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El proyecto tiene por objeto facilitar a las PYMES entre cuyas tareas se encuentre la fabricación de un producto/prestación de un servicio y/o la ejecución de proyectos de desarrollo e innovación tecnológica (I+D+i) la posibilidad de integrar de modo eficiente sus Sistemas de Gestión de la Calidad, Medio Ambiente, Prevención de Riesgos Laborales, Responsabilidad Social Corporativa y Gestión de I+D+i. Dichos sistemas de Gestión deben responder a las siguientes normas:  UNE-EN-ISO 9001:2008. Sistemas de Calidad. Modelo para el aseguramiento de la calidad en producción, instalación y servicio pos venta.  UNE-EN-ISO 14001:2004. Sistema de Gestión Medio Ambiental. Especificaciones y directrices para su utilización.  UNE 81900:1996. Prevención de Riesgos Laborales. Reglas generales para la implantación de un Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales.  SGE 21:2008. Requisitos para la implantación de un Sistema de Gestión Ética.  UNE 166002:2006. Gestión de la I+D+i: Requisitos del Sistema de Gestión de la I+D+i. Entre las ventajas que demuestra la integración de los Sistemas formales de Gestión destaca la reducción del volumen de documentación en relación con los sistemas individuales integrados. Esta reducción es factible al aprovechar el paralelismo evidente entre los siguientes aspectos de los Sistemas de Gestión Integrados: control de documentación, control de registros, comunicaciones internas, revisión del Sistema de Gestión, planificación del Sistema de Gestión, formación, control de indicadores, no conformidades, acciones correctivas, preventivas y de mejora, análisis de datos y auditorías internas. La reducción del volumen de documentación generada, y especialmente del número de registros, facilita la implantación y simplifica el funcionamiento de los Sistemas, lo que reduce el tiempo de implantación necesario. Todo lo anterior se traduce en una reducción de costes de implantación y mantenimiento del Sistema de Gestión Integrado. Los beneficios son mayores si la opción es integrar de entrada que si se integran Sistemas de Gestión en otro ya existente. Para efectuar su integración efectiva se deberán analizar estas normas e identificar los aspectos comunes de los Sistemas a integrar. A partir de dicho análisis se efectuará un mapa de procesos genérico aplicable a una PYME de cualquier sector que modelice su gestión y se base en el ciclo de mejora continua P–D–C–A. Se desarrollará la documentación básica del Sistema de Gestión Integrado, incluyendo Manual de Gestión Integrada, Procedimientos e Instrucciones, a excepción de los procedimientos específicos de Fabricación del producto/realización del servicio, que deberán ser elaborados por cada empresa en particular. Para ello, se plantea utilizar como herramienta los diagramas de flujo, por simplicidad y claridad en su interpretación. Para disminuir los costes de implantación del Sistema de Gestión Integrado se introducirá la documentación en un gestor documental que permita el control de documentos coherentemente con los requisitos al respecto establecidos por las normas mencionadas, incluyendo la cumplimentación, archivo y consulta de registros del Sistema. Esto exigirá realizar una comparativa entre gestores documentales, estudiar la viabilidad de cumplimiento de las normas y seleccionar la mejor opción disponible con criterios técnicos y económicos. Una circunstancia que complica la implantación de un Sistema de Gestión Integrado es la necesidad de personal competente en la gestión de todos los aspectos integrados. Sin embargo, también es cierto que la integración no sólo documental sino también organizativa de los Sistemas de Gestión ofrece una oportunidad de implantación a las PYMES que de otro modo no se le plantearía por no ser viable la contratación de diferentes especialistas para cada uno de los Sistemas de Gestión Integrados. In this Project, it is proposed an integrated management model applied to R&D&I and manufacturing processes for an organization. The model intends to integrate the quality, the environmental, risk prevention and ethical aspects as well as research, development and innovation projects management in the general management structure. It aims to fulfill the standards:  UNE-EN-ISO 9001:2008  UNE-EN-ISO 14001:2004.  UNE 81900:1996.  SGE 21:2008.  UNE 166002:2006. One of the main advantages of the proposed integration is the reduction of the volume of documentation in relation with the individual systems which are integrated. This reduction is feasible when taking advantage of the evident parallelism between the requirements of the integrated systems of management. The reduction of the volume of documentation generated (especially records) simplifies the operation of the system, what reduces the time of implantation needed. This optimization allows the reduction of costs of implementation and maintenance of the Integrated Management System. To have an effective integration it will have to be analyzed and identify the different common standars and aspects of the Systems to integrate. From the above mentioned analysis there will be done a generic map of applicable processes to a SME of any sector to model his management and the global structure is based on the continuous improvement Plan-Do-Check-Act cycle. It will be developed basic documentation of Integrated System Management, including Manual of Integrated Management, Procedures and Instructions, with the exception of the specific procedures of Manufacture of the product / accomplishment of the service, which they will have to be elaborated for every company especially. For it, it considers to use as tool the flow charts, for simplicity and clarity in his interpretation. To reduce the costs of implantation of the System of Management Integrated the documentation will get in Enterprise Content Management who allows the control of documents coherent with the requirements in the matter established by the mentioned procedure, filling in, file and consultation of records of the System. This will demand to realize the comparative one between documentary managers, to study the viability of fulfillment of the procedure and to select the best available option with technical and economic criteria. A circumstance that complicates the implementation of an Integrated Management System is the need of competent personnel in the management of all the integrated systems. However, it is true that the integration not only documental but also organizational of the Management Systems offers an opportunity of implementation in small and medium size companies. INDICE 1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 1 2. OBJETO DEL PROYECTO......................................................................................... 3 3. ¿QUÉ ES LA GESTIÓN INTEGRADA? ...................................................................... 4 4. DESCRIPCIÓN DEL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA ............... 5 4.1. SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA .................................................................. 5 4.2. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN ........................................................... 5 4.3. GESTIÓN DE LOS RECURSOS ........................................................................... 6 4.4. GESTIÓN DE LA I+D+i ....................................................................................... 6 4.5. FABRICACIÓN DEL PRODUCTO/PRESTACIÓN DEL SERVICIO ..................... 8 4.6. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA .................................................................... 9 5. ESTRUCTURA DOCUMENTAL ................................................................................ 10 5.1. ELABORACIÓN DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA ..... 11 5.2. PROCEDIMIENTOS GENERALES .................................................................... 13 5.3. INSTRUCCIONES TÉCNICAS O DE TRABAJO ................................................ 15 6. CONTROL DOCUMENTAL .................................................................................... 16 7. GESTOR DOCUMENTAL ........................................................................................ 17 7.1. NECESIDAD DE UN GESTOR DOCUMENTAL ................................................ 18 7.2. SELECCIÓN PRÁCTICA DE GESTORES DOCUMENTALES ........................... 18 7.2.1. Consideraciones críticas ....................................................................... 18 7.2.2. Evaluación de las herramientas de gestión documental................ 21 7.3. METODOLOGÍA DE IMPLANTACIÓN DEL GESTOR DOCUMENTAL........... 23 7.3.1. Análisis general de la situación actual ............................................... 24 7.3.2. Análisis de necesidades ........................................................................ 24 7.3.3. Diseño ...................................................................................................... 25 7.3.4. Elaboración de guía de utilización del gestor documental............ 25 7.3.5. Instalación y parametrización del gestor documental .................... 25 7.3.6. Puesta en marcha ................................................................................. 25 7.3.7. Seguimiento ............................................................................................ 25 8. CONCLUSIONES .................................................................................................... 26 9. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................ 28 Modelo de gestión integrada de calidad, prevención de RRLL, medio ambiente y responsabilidad social corporativa en PYMES 1. INTRO DUCCIO N El uso de técnicas de gestión se ha convertido en un método cada vez más aceptado para realizar una amplia gama de tareas de organización en una empresa. Las técnicas de gestión están siendo utilizadas por una amplia gama de disciplinas y organizaciones que nunca los habían considerado previamente como un método viable para la realización de trabajos. Cada vez son más las empresas que están llegando a comprender los beneficios únicos que puede derivarse de las técnicas de gestión, incluyendo la creación y/o el desarrollo más rápido de los productos y/o prestación de servicios, usos mejores y más eficientes de todos los recursos (humanos, materiales, naturales, económicos, etc.) y el incremento de la productividad. Se han entusiasmado con las diversas y enormes ventajas que estas ofrecen. Además, en su afán por permanecer por delante de la competencia, las empresas que aplican las técnicas de gestión están encontrando que se convierten en un elemento indispensable que forma parte de sus operaciones. Junto con el aumento en las técnicas de gestión se debe tener en cuenta que sin una formación adecuada y con expectativas poco realistas, muchos de estas nuevas técnicas de gestión fracasarán. El primer paso que debe afrontar cualquier empresa es atravesar la teoría idealizada para encontrarse con la realidad práctica. En la búsqueda constante de las mejores habilidades y técnicas de gestión, la experiencia juega un papel crucial. Las empresas deben fijarse en su propia experiencia, de donde puede obtener una valiosa carga de información para ser aprendida particularmente para comprender la naturaleza de los fallos y las oportunidades de mejora. En el presente proyecto se propone un modelo de Sistema de Gestión Integrada de una organización, entre cuyas tareas se encuentra la fabricación de un producto y/o prestación de un servicio y la ejecución de proyectos de investigación, desarrollo e innovación tecnológica (I+D+i). Este modelo de Sistema de Gestión Integrada se basa en el ciclo de mejora continua P – D – C – A y pretende, integrar en la estructura propuesta en ISO 9001: 2008 como modelo de gestión de calidad de una organización los aspectos medioambientales, de prevención de riesgos, de responsabilidad social, de economía y de I+D+i. Se persigue con ello cumplir con los estándares ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OSHAS 18001:2007, SGE 21:2008 y UNE 166002:2006 y se consideran los principios básicos para la integración establecidos en UNE 66177:2005, así como en la guía. Modelo de gestión integrada de calidad, prevención de RRLL, medio ambiente y responsabilidad social corporativa en PYMES Universidad de Zaragoza | Escuela de Ingeniería y Arquitectura El modelo se estructura en 6 bloques, establecidos por analogía con ISO 9001:2008, que se muestran en la Figura 1. Figura 1. Modelo del Sistema de Gestión Integrada para una organización Este modelo desarrollado ampliamente se presentan en el Anexo II: “Mapa de procesos del Sistema de Gestión Integrada”. Modelo de gestión integrada de calidad, prevención de RRLL, medio ambiente y responsabilidad social corporativa en PYMES Universidad de Zaragoza | Escuela de Ingeniería y Arquitectura Al final de estos bloques operativos (Figura 6), sea cual sea la misión de la organización se habrán generado en los procesos implantados efectos medioambientales (residuos, vertidos o emisiones) que será necesario gestionar a través de los correspondientes procedimientos. Además, por supuesto, se habrá facilitado al cliente un producto y/o servicio o un resultado de I+D+i. Se deberán recoger sus sugerencias o reclamaciones, cuyo tratamiento es preciso igualmente documentar en un procedimiento. Figura 6. Fabricación del producto / Prestación del servicio 4.6. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA A partir de los resultados de los procesos operativos se realiza el control de los productos y/o servicios y de los procesos, mediante el procedimiento de control de indicadores. Junto con los resultados de dicho control, se recogen los resultados del tratamiento de las reclamaciones y sugerencias de los clientes (aunque no necesariamente un cliente insatisfecho efectúa una reclamación) y del procedimiento proactivo de estudio de satisfacción del cliente. Como resultado de estas mediciones, pueden evidenciarse no conformidades. Si así fuese, se procede según el procedimiento de no conformidades, acciones correctivas, preventivas y de mejora. Todos estos procesos de medición arrojan unos resultados sobre los cuales se efectúa análisis de datos, utilizando las técnicas gráficas, estadísticas, etc. que proceda. Los resultados de este análisis se documentan y son un elemento de entrada fundamental para la realización de la auditoría interna del Sistema de Gestión Integrada, en la cual se evalúa la implantación y eficacia de dicho Sistema. El informe de auditoría, así como el resto de los resultados de medición, análisis y mejora, constituyen los elementos fundamentales de entrada para la realización de la revisión del Sistema de Gestión Integrada, perteneciente al bloque de revisión por la dirección. Por otra parte, los resultados del análisis de datos son parte fundamental de la información relevante relativa al Sistema de Gestión Integrada que se deberá comunicar a las partes interesadas mediante el procedimiento de comunicación externa. De este modo se cierra el ciclo de mejora continua (Figura 7) que justifica la implantación del Sistema Integrado de Gestión. Figura 7. Medición, análisis y mejora Modelo de gestión integrada de calidad, prevención de RRLL, medio ambiente y responsabilidad social corporativa en PYMES Universidad de Zaragoza | Escuela de Ingeniería y Arquitectura 5. ESTRUCTURA DOCUM ENTAL El trabajo del presente proyecto se basa en la elaboración de toda la documentación básica del Sistema de Gestión Integrado, incluyendo Manual de Gestión Integrada, Procedimientos Generales e Instrucciones Técnicas o de Trabajo, a excepción de los procedimientos específicos de Fabricación del producto/realización del servicio, que deberán ser elaborados por cada empresa en particular. Estos documentos se presentan en el Anexo I: “Manual del Sistema de Gestión Integrada”. El Sistema de Gestión Integrada incluye: a) La preparación de la documentación del Sistema de Gestión (estructura organizativa, responsabilidades, procedimientos, instrucciones, etc.), de acuerdo con los requisitos de las normas correspondientes. b) La implantación efectiva de los procedimientos e instrucciones del Sistema de Gestión Integrada. Al implantar el sistema, la dirección de la empresa debe tener en cuenta la legislación vigente en la materia. El Sistema de Gestión Integrada capacita a la PYME para: a) Establecer una Política de Gestión Integrada adecuada para la misma. b) Identificar los aspectos relativos a la calidad, los riesgos laborales, el medio ambiente, la responsabilidad social corporativa, la economía y la I+D+i que surjan de las actividades, productos y servicios, pasados, existentes o planificados de la organización. c) Identificar los requisitos legales y reglamentarios aplicables. d) Identificar las prioridades y fijar los objetivos y metas. e) Establecer una estructura y un(os) programa(s), para llevar a cabo la Política y alcanzar los objetivos y metas. f) Facilitar la planificación, control, seguimiento, acciones correctoras, actividades de auditoría y revisión para asegurar que se cumple con la política y que el Sistema de Gestión Integrada sigue siendo apropiado. g) Ser capaz de adaptarse a circunstancias cambiantes. Modelo de gestión integrada de calidad, prevención de RRLL, medio ambiente y responsabilidad social corporativa en PYMES Universidad de Zaragoza | Escuela de Ingeniería y Arquitectura 5.1. ELABORACIÓN DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA El Manual de Gestión Integrada se define como un documento que contiene la Política del Sistema de Gestión Integrada y describe el Sistema de Gestión Integrada en una empresa y sólo está destinado para uso interno. Sin el Manual no se expone dicho Sistema, ni puede demostrarse su capacidad funcional, desempeñando un papel esencial en la certificación. La empresa debe establecer y mantener un Manual del Sistema de Gestión Integrada que incluya y describa la totalidad de las entidades y procesos relevantes de la misma, para ello se debe tener en cuenta:  El alcance del Sistema de Gestión Integrada, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión ya que en caso de exclusión no se podrá alegar conformidad con la norma correspondiente, a menos que estas exclusiones queden restringidas a los requisitos expresados en algún capítulo concreto de la norma correspondiente y no afecten a la capacidad o responsabilidad de la empresa para proporcionar productos y/o servicios que cumplan con los requisitos del cliente y los reglamentarios y legales aplicables.  Los procedimientos establecidos, documentados, implementados y mantenidos para el Sistema de Gestión Integrada, o referencia a los mismos.  Una descripción de la interacción entre los procesos y las actividades del Sistema de Gestión Integrada. Los capítulos del Manual de Gestión Integrada se codifican MGI-X, siendo X un número correlativo, aconsejándose una estructuración unificada de cada capítulo para facilitar su legibilidad y posibilitar una búsqueda rápida de la información deseada. Además, la descripción unificada de los diferentes procedimientos, facilita su elaboración y evita textos redundantes. Cada capítulo del Manual de Gestión Integrada consta de portada y contenidos. En la portada de cada capítulo del Manual de Gestión, aparecerá:  Título.  Índice, indicando los contenidos del mismo  Histórico de revisiones, que recoge para cada edición la fecha y la naturaleza de las modificaciones introducidas.  Responsables y fechas de la elaboración, revisión y aprobación. Modelo de gestión integrada de calidad, prevención de RRLL, medio ambiente y responsabilidad social corporativa en PYMES Universidad de Zaragoza | Escuela de Ingeniería y Arquitectura Se aconseja configurar el Manual como una colección de hojas sueltas para facilitar un cambio rápido, siendo el capítulo la unidad básica de intercambio y no se deben sustituir hojas o secciones sueltas. Las páginas se enumeran secuencialmente dentro de cada capítulo, el número de páginas de cada capítulo y el estado de la edición actual se citará en cada página y en una tabla sobre el estado de revisión. Las páginas de cada capítulo del Manual de Gestión Integrada responden a la siguiente estructura: 1. Nombre o logotipo de la empresa XYZ. 2. Objeto: Finalidad o propósito del capítulo del Manual de Gestión Integrada, explica la necesidad de los procedimientos, secuencias y reglas contenidas en él y detalla los objetivos de cada proceso y actividad. 3. Alcance: Campo de aplicación del capítulo del Manual de Gestión Integrada; expresará claramente las aplicaciones de cada elemento, respondiendo a estas preguntas:  ¿A quién interesa?  ¿Qué se incluye?  ¿Qué recursos y procedimientos son afectados?  ¿Cuándo es aplicable? 4. Responsabilidades: Define los responsables y sus atribuciones. En caso de responsabilidades múltiples, se deslindarán las zonas de competencias individuales. 5. Desarrollo: Relata el orden, la documentación, los medios y los métodos que la organización desarrolla para cumplir los requisitos de las normas y legislación correspondientes a calidad, prevención de riesgos laborales, medio ambiente, responsabilidad social corporativa, economía e I+D+i. 6. Documentación: Incluye los registros exigidos o los documentos sobre procedimientos y reglas. 7. Referencias: Fuentes utilizadas para la elaboración del capítulo del Manual de Gestión Integrada. Modelo de gestión integrada de calidad, prevención de RRLL, medio ambiente y responsabilidad social corporativa en PYMES Universidad de Zaragoza | Escuela de Ingeniería y Arquitectura 5.2. PROCEDIMIENTOS GENERALES Los procedimientos del Sistema de Gestión Integrada detallan la forma de ejecución y descripción de las secuencias, es decir el ¿cómo?, y estarán codificados mediante el código PG-X-Y; donde:  PG: indica que es un Procedimiento General.  X: Capítulo del Manual de Gestión Integrada en el que se genera.  Y: Número correlativo del Procedimiento General derivado del capítulo X del Manual de Gestión Integrada. Los anexos a un Procedimiento General se codifican en la forma: PG-X-Y-ANX-Z, donde:  PG-X-Y: es la codificación del Procedimiento General.  ANX: indica que se trata de un anexo.  Z: es un índice correlativo que indica el orden del anexo dentro de un mismo Procedimiento General. Todos los Procedimientos Generales del Sistema de Gestión Integrada costarán de portada, contenidos y anexos. En la portada del Procedimiento General, aparecerá:  Título y un índice indicando los contenidos de la misma.  Histórico de revisiones, que recoge para cada edición la fecha y la naturaleza de las modificaciones introducidas.  Responsables y fechas de la elaboración, revisión y aprobación. Los Procedimientos Generales se documentan mediante diagramas de flujo que incluyen la representación gráfica de la secuencia de tareas que se realizan en un determinado proceso. Los diagramas de flujo:  Facilitan la comprensión del proceso y su visión general.  Facilitan la determinación clara de la interacción y secuenciación de procesos y actividades, evitando lagunas o duplicidades en las cuales es fácil incurrir en la redacción literal de un Procedimiento General.  Facilitan la comunicación entre los afectados.  No amplían excesivamente el volumen del Procedimiento General, lo que limitaría su utilidad. Modelo de gestión integrada de calidad, prevención de RRLL, medio ambiente y responsabilidad social corporativa en PYMES Universidad de Zaragoza | Escuela de Ingeniería y Arquitectura Los símbolos utilizados en los diagramas de flujo son: SÍMBOLO SIGNIFICADO Entrada/Salida Actividad, operación o acción. Punto de decisión, pregunta cuya respuesta posible es “SI” o “NO”. Flecha de conexión entre los elementos descritos. Conectores situados entre páginas diferentes del procedimiento. Unen un punto determinado con su continuación en otra página u otro extremo de la misma página, señalizado con otro conector con el mismo número La página de un Procedimiento General se desarrolla según los siguientes apartados: 1. Objeto: Finalidad del Procedimiento General. 2. Alcance: Campo de aplicación del Procedimiento General. 3. Entradas: Situaciones o necesidades que desencadenan la ejecución del Procedimiento General. 4. Desarrollo: Descripción de las actividades ejecutadas, debidamente secuenciadas y expresadas en forma de diagramas de flujo. Agrupa las actividades de modo que queden alineadas en columnas aquellas cuya responsabilidad recae en el mismo órgano. 5. Salidas: Resultado de la ejecución del Procedimiento General. 6. Observaciones: Información complementaria que ayuda a la comprensión de alguna etapa. 7. Registros o documentos del sistema relacionados con el Procedimiento General y están situadas en los márgenes del mismo. Modelo de gestión integrada de calidad, prevención de RRLL, medio ambiente y responsabilidad social corporativa en PYMES Universidad de Zaragoza | Escuela de Ingeniería y Arquitectura 5.3. INSTRUCCIONES TÉCNICAS O DE TRABAJO Las Instrucciones Técnicas o instrucciones de Trabajo, se utilizan para complementar a los Procedimientos Generales y documentar procesos específicos, vendrán identificadas también con un código de la forma: IT-X-Y donde:  IT: indica que es una Instrucción Técnica o de Trabajo.  X: es el punto del Manual de Gestión Integrada al que se refiere, numerado del mismo modo que los Procedimientos Generales.  Y es un número correlativo que la identifica. Las Instrucciones Técnicas o de Trabajo también podrán tener anexos ligados a ellas. La numeración o codificación que seguirán estos documentos será IT-X-Y-ANX-Z, donde:  IT-X-Y: será la codificación de la Instrucción Técnica o de Trabajo a que pertenece el anexo.  ANX: indica “Anexo”.  Z: será un número correlativo de anexo dentro de esa misma Instrucción Técnica o de Trabajo. Cada Instrucción Técnica o de Trabajo consta de portada, contenidos y anexos. En la portada de cada Instrucción Técnica o de Trabajo, aparecerá:  Título y un índice indicando los contenidos de la misma.  Histórico de revisiones, que recoge para cada edición la fecha y la naturaleza de las modificaciones introducidas.  Responsables y fechas de la elaboración, revisión y aprobación Las siguientes páginas de cada Instrucción Técnica o de Trabajo responden a la estructura: 1. Objeto: Finalidad de la Instrucción Técnica o de Trabajo. 2. Alcance: Campo de aplicación de la Instrucción Técnica o de Trabajo. 3. Referencias: Fuentes utilizadas para la elaboración de la Instrucción Técnica o de Trabajo. 4. Desarrollo: Relata las actividades que la organización desarrolla para cumplir los requisitos de las normas y legislación correspondientes a calidad, prevención de riesgos laborales, medio ambiente, responsabilidad social corporativa, economía e I+D+i. Modelo de gestión integrada de calidad, prevención de RRLL, medio ambiente y responsabilidad social corporativa en PYMES Universidad de Zaragoza | Escuela de Ingeniería y Arquitectura 6. CONTROL DOCUMENTAL Todos los documentos y datos requeridos por el Sistema de Gestión Integrada deben estar controlados, incluidos los de origen externo, como los aportados por el cliente, grupos de interés, normas, comunicaciones, etc., si son necesarios para la planificación y la operación del Sistema de Gestión Integrada. La empresa XYZ establece los controles necesarios para:  Analizar y clasificar todos los documentos pertenecientes al Sistema de Gestión Integrada.  Aprobar los documentos en cuanto la idoneidad y su adecuación antes de su emisión y distribución.  Revisar y actualizar, cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente por la entidad que los ha emitido, a menos que se indique lo contrario y llevándose un registro.  Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado y la revisión de la versión vigente de los documentos.  Para la relaboración, cuando un documento acumule un cierto número de cambios.  Asegurarse de que los documentos permanecen legibles, fácilmente identificables y accesibles en los puntos de utilización.  Asegurarse de que los documentos de origen externo, que la empresa XYZ determina que son necesarios para la planificación y la operación del Sistema de Gestión Integrada, se identifican y se controla su distribución.  Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan, si se conservan por algún motivo y no están en uso (legal o por el simple hecho de conservar información), y si no se retirarán inmediatamente de los puntos de distribución.  La distribución, llevándose un registro, logrando hacer llegar los documentos a todas las áreas o secciones donde se precisen para el funcionamiento del Sistema de Gestión Integrada. Modelo de gestión integrada de calidad, prevención de RRLL, medio ambiente y responsabilidad social corporativa en PYMES Universidad de Zaragoza | Escuela de Ingeniería y Arquitectura 7. GESTO R DOCUM ENTAL La orientación hacia el cliente de los mercados actuales exige a las empresas flexibilidad, fiabilidad y capacidad de reacción. La utilización de entornos colaborativos para la gestión de los procesos y actividades de una empresa constituye una herramienta de ayuda que facilita y agiliza las tareas de gestión documental y el flujo de actividades que se generan entre los diferentes actores (internos y externos) que intervienen. El Sistema de Gestión Integrada apoyado y asistido por un gestor documental ayuda a estos esfuerzos, a eliminar defectos en las empresas y a reaccionar ante los cambios del mercado posibilitando un tratamiento rápido, racional y fiable de grandes masas de documentos, datos e información mediante una organización clara y estructurada. El gestor documental aumenta la eficiencia y efectividad de las prestaciones empresariales. También influye decisivamente sobre el éxito de la empresa y, por ello, adquiere una importancia estratégica. Adicionalmente, facilitan un registro histórico de documentos y procesos de gestión documental que deben ser tenidos en cuenta. El término “gestión documental” puede tener distintos significados en el contexto empresarial. En la mayor parte de los casos, se entiende como la gestión de los “papeles” que, en casi todos los ámbitos, desbordan la capacidad de las personas para guardarlos y encontrarlos cuando los buscan. En otros, con un nivel tecnológico más alto, “gestión documental” va asociada a la digitalización de imágenes y a escáneres que se supone que hacen desaparecer los papeles; pero, es algo más. Así definimos libremente gestión documental como una serie de procesos y tareas que permiten almacenar y compartir de una forma óptima la información necesaria para el desarrollo de cualquier PYME. Un gestor documental es capaz de manejar todo tipo de contenidos, incluyendo documentos comerciales o empresariales, contenidos basados en la web, transacciones electrónicas, e-mails y documentos e imágenes multimedia, pero no es una nueva categoría de producto, sino un enfoque integrado. La gestión de documentos, contenido de gestión, portales empresariales, gestión del conocimiento y las herramientas de colaboración están convergiendo y existe una necesidad de tomar un enfoque coherente para la gestión de la información dentro de la empresa. Modelo de gestión integrada de calidad, prevención de RRLL, medio ambiente y responsabilidad social corporativa en PYMES Universidad de Zaragoza | Escuela de Ingeniería y Arquitectura 7.1. NECESIDAD DE UN GESTOR DOCUMENTAL Actualmente casi el 100% de los documentos que se generan en las empresas se crean en formato electrónico; sin embargo, las fórmulas para guardarlos y hacerlos accesibles no están normalmente establecidas. La acumulación de documentos electrónicos en los ordenadores de las empresas aparece como un nuevo problema que hasta ahora no existía. El espacio en este caso no preocupa demasiado, pues la memoria de almacenamiento es cada vez más barata; pero la dificultad para encontrar lo que se busca y la generación de copias de seguridad empiezan a ser considerados problemas importantes de gestión. Además la facilidad con la que se generan las copias de los documentos electrónicos en discos duros y mensajería interna, reproduce un caos todavía mayor. Se producen copias de un documento pudiendo tener infinitas versiones. Los documentos suelen estar repartidos en los discos duros de las personas que los crean y utilizan de tal forma que no se sabe bien quién tiene la última versión e incluso muchas veces no se sabe ni dónde están. En el momento en el que se manda un e-mail con un archivo adjunto este archivo es copia del original y puede a llevar a problemas de versiones. Todos estos problemas llevan a la empresa la necesidad de implantar un gestor documental que facilite su trabajo diario, además de tener la posibilidad de un enfoque integrado para la gestión de toda la información de la organización incluyendo la estrategia, las herramientas, procesos y habilidades que necesitan para gestionar sus activos de información sobre su ciclo de vida. 7.2. SELECCIÓN PRÁCTICA DE GESTORES DOCUMENTALES 7.2.1. Consideraciones críticas Un gestor documental debe equilibrar las necesidades de gestión de contenidos de todas las partes interesadas en la empresa. Algunos sistemas de contenido básico de gestión emergentes más recientes, también llamados servicios básicos de contenido (BCS), ofrecen componentes libres o de bajo costo que son buenos para el manejo de grupos pequeños y ligeros enrutamientos y aprobaciones. La desventaja de estos sistemas es su capacidad interna limitada. En las aplicaciones de terceros y personalización significativa es necesario complementar el conjunto de características propias. Por el contrario, el tradicional gestor documental de clase empresarial puede ofrecer todas las capacidades que una empresa pueda necesitar, pero puede dejar a los usuarios finales confundidos debido a la complejidad inherente de la aplicación, y lo hacen aun extremadamente alto coste por usuario. Modelo de gestión integrada de calidad, prevención de RRLL, medio ambiente y responsabilidad social corporativa en PYMES Universidad de Zaragoza | Escuela de Ingeniería y Arquitectura 7.3.3. Diseño En el apartado de diseño se realizarán las siguientes acciones:  Se determinaran el ciclo de vida de la documentación, quién la crea, quién la revisa y la vida legal de los documentos.  Se diseñará una estructura de carpetas donde serán almacenados los documentos y datos para facilitar la búsqueda.  Se asignarán los permisos de los grupos de usuarios a las distintas carpetas, así como los distintos perfiles de usuarios. ¿Quién podrá escribir y dónde? ¿Quién borrar?, ¿Quién será el administrador del gestor documental?, etc.  Se decidirá la nomenclatura que tendrán los documentos.  Se definirán los meta – datos o atributos que irán asociados a los documentos.  Se definirán los estados o workflow y la transición entre ellos. 7.3.4. Elaboración de guía de utilización del gestor documental Se procederá a elaborar una guía para la instalación, configuración y manejo del gestor documental, de modo que se facilite su implantación por todos los usuarios del Sistema de Gestión Integrado. En este caso se ha elaborado el “Manual del gestor documental Alfresco”, que se presenta como Anexo III. 7.3.5. Instalación y parametrización del gestor documental Se instalará el gestor documental elegido y una vez instalado se procederá a la configuración y parametrización de acuerdo con la documentación de diseño y las exigencias de los usuarios. 7.3.6. Puesta en marcha Por fin el gestor documental pasará a funcionar, durante el arranque y el periodo establecido de mantenimiento, se realizan las actividades de soporte a los equipos de gestión de sistemas y aplicaciones, la formación a los usuarios, etc. 7.3.7. Seguimiento Se realiza un seguimiento del gestor documental gestionando las incidencias y mejoras, optimizando tareas, etc. Modelo de gestión integrada de calidad, prevención de RRLL, medio ambiente y responsabilidad social corporativa en PYMES Universidad de Zaragoza | Escuela de Ingeniería y Arquitectura 8. CONCLUSIONES La integración de sistemas formales de gestión es posible y se propone para ello adoptar un mapa de procesos basado en el en el ciclo de mejora continua que propugna ISO 9001:2008. El desarrollo dentro de las PYMES del Sistema de Gestión Integrada permite un notable ahorro de recursos y de esfuerzos dado que estos sistemas tienen aspectos comunes: tanto el Sistema de Gestión de la Calidad, Sistema de Gestión Medioambiental como el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad del Trabajo, como el Sistema de Gestión de I+D+i. Al concebir a toda PYME como un sistema, es fundamental considerar que la integración de los diversos sistemas que la constituyen facilite que todos los miembros de la PYME sean activos participantes de los logros de la misma. Se pueden señalar como ventajas del Sistema de Gestión Integrada para una PYME:  Las auditorias de implantación, seguimiento y certificación de todos los Sistemas de Gestión que hayan establecidos en la empresa se podrán realizar al mismo tiempo, en los plazos correspondientes, por un equipo auditor polivalente. Con ello se reducirían los costos que para una PYME supone la preparación de dichas auditorias.  Sería un incentivo para la innovación en las PYMES, que proporcionaría valor añadido a sus actuaciones.  Simplificaría la documentación necesaria al ser ésta única, lo que traería consigo transparencia, facilidad de manejo y reducción del volumen de documentación y de costos de implantación y mantenimiento, en relación con los Sistemas de Gestión individuales.  Al tender a un sistema único y por lo tanto, un sistema más fácil de manejar, desarrollar, implantar y mantener, ayudando, animando y sensibilizando a las PYMES a mejorar su competitividad y su imagen en el mercado.  Mejora de la comunicación interna y externa, la participación y confianza del personal.  Eficacia del Sistema de Gestión, al establecer en conjunto políticas, objetivos, programas, capacitación, control, seguimiento y revisión.  Simplificación del proceso de certificación y menor costo. En este momento en algunas entidades certificadoras se ofrece la opción de certificar simultáneamente varios Sistemas de Gestión, lo que reduce los costes de la auditoría externa al tratar conjuntamente los aspectos de Gestión paralelos en ambos sistemas.  Presenta más ventajas competitivas con respecto a cada Sistema de Gestión por separado a pesar de ser más costoso.  Mejor satisfacción del cliente y otras partes interesadas.  Desde el punto de vista operacional, un Sistema de Gestión Integrada cubre todos los aspectos del negocio, desde la calidad del producto y el servicio alos clientes, hasta el mantenimiento de las operaciones dentro de una situación de seguridad laboral y ambiental aceptable. Modelo de gestión integrada de calidad, prevención de RRLL, medio ambiente y responsabilidad social corporativa en PYMES Universidad de Zaragoza | Escuela de Ingeniería y Arquitectura También existen desventajas como:  Mayor costo de implantación, en relación con un sólo Sistema particular de Gestión.  Mayor esfuerzo en materia de formación, de organización y de cambio de la cultura empresarial.  Déficit de personal capacitado para la gestión de todos los aspectos integrados de los Sistemas de Gestión existentes.  Se requiere de mayor esfuerzo en la planificación, el control de los procesos y en la toma de decisiones. Sin embargo, también es cierto que la integración no sólo documental sino también organizativa de los Sistemas de Gestión ofrece una oportunidad de implantación a las PYMES que de otro modo no se le plantearía por no ser viable la contratación de diferentes especialistas para cada uno de los Sistemas de Gestión Integrados. Los beneficios son mayores si la opción es integrar de entrada que si se integran sistemas de gestión en otro ya existente. Por último como factores de éxito podremos señalar:  Hay que creérselo. Como toda estrategia debe estar impulsada y defendida por la dirección de la empresa.  Hay que saber a dónde se quiere llegar. Si no sabes dónde ir, cualquier camino no te lleva.  Hay que saber sacar partido a las tecnologías. Un Sistema de Gestión Integrada se apoya en una base tecnológica.  Hay que tener una perspectiva integradora. No se debe caer en la creación de islas en la Gestión Integrada.  Hay que partir de lo que ya se tiene. Sacar provecho de lo ya existente es un buen camino para empezar.  Hay que asignar las distintas tareas a realizar entre los distintos participantes de la implantación del Sistema de Gestión Integrada. Modelo de gestión integrada de calidad, prevención de RRLL, medio ambiente y responsabilidad social corporativa en PYMES Universidad de Zaragoza | Escuela de Ingeniería y Arquitectura 9. 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