Logística farmaceútica en un hospital

Logística Farmacéutica en un hospital i ESCUELA DE INGENIERÍAS INDUSTRIALES PROYECTO FIN DE MASTER EN LOGÍSTICA Logística farmacéutica en un hospital Autor: Andrés Manuel ZARZUELO SÁNCHEZ Tutor: Angel Manuel GENTO MUNICIO Valladolid, Septiembre 2013 Logística Farmacéutica en un hospital ii Dedicatoria A mi esposa Marta, y a mis hijas Ángela y Olga Por el tiempo que no las he podido dedicar por acudir a clases y a realizar este Trabajo Fin de Master Logística Farmacéutica en un hospital iii INDICE DE CONTENIDOS 1. INTRODUCCIÓN _______________________________________________________________________1 1.1. A LCANCE Y OBJETIVOS ________________________________________________________________1 1.2. C ONSIDERACIONES PREVIAS _____________________________________________________________2 1.3. L A FARMACIA EN LA LOGÍSTICA FARMACÉUTICA _______________________________________________3 2. FARMACIA HOSPITALARIA ______________________________________________________________6 2.1. E L CIRCUITO DEL MEDICAMENTO _________________________________________________________6 2.2. L A CADENA LOGÍSTICA HOSPITALARIA ______________________________________________________7 2.3. E SQUEMA DE DISTRIBUCIÓN ____________________________________________________________7 2.3.1. Área de gestión 2.3.2.Recepción 2.3.3 Dispensación a internados 2.3.4.Dispensación a pacientes externos 2.3.5 Unidades asistenciales 2.4. S ISTEMA TRADICIONALES DE DISPENSACIÓN _________________________________________________10 2.4.1.Sistemas de dispensacion por stock en unidad de enfermería 2.4.2.Sistema de dispensación por unidad y paciente 2.4.3.Sistema de dispensación de medicamentos por dosis unitaria 2.5. D ISPENSACIÓN Y CONTROL DE BOTIQUINES __________________________________________________13 2.5.1.Implantación de un botiquín 2.5.2. Organización de botiquines 2.6. S ISTEMA AUTOMATIZADOS ____________________________________________________________14 2.6.1.Tipos de sistemas automatizados 3. CARRUSELES HORIZONTALES ___________________________________________________________18 3.1. C ARACTERÍSTICAS DE UN CARRUSEL HORIZONTAL ______________________________________________18 3.1.1.Grupo motriz 3.1.2. Sistema de transmisión 3.1.3.Rail guiado superior e inferior 3.1.4.Cesta o basket 3.1.5.Árbol de luces o reposición 3.1.6.Señalización 3.1.7.Sistemas de seguridad 3.2 C IRCUITO LOGÍSTICO ________________________________________________________________21 3.3.1.Circuitos de entrada 3.3.2 Circuitos de salida 3.3. D ESCRIPCIÓN DEL SOFTWARE ASOCIADO ___________________________________________________25 3.3.1.Conectividad 3.3.2 Sistema de información 3.3.3 Características principales de la gestión automatizada Logística Farmacéutica en un hospital iv 4. CARRUSELES VERTICALES ______________________________________________________________29 4.1. GESTIÓN DE TERMOLÁBILES ____________________________________________________________30 4.2. GESTIÓN DE UNIDOSIS ________________________________________________________________31 4.2.1.Análisis de productividad. Unidosis 4.2.2.Definición de equipo para unidosis 4.3. C ARACTERÍSTICAS TÉCNICAS ____________________________________________________________34 4.3.1.La estructura fija 4.3.2.El sistema de entrenamiento 4.3.3.Las bandejas 4.3.4.La parte electrica y electrónica 4.3.5.Las seguridades 4.4 C ARRUSEL REFRIGERADO ______________________________________________________________37 4.4.1.Cerramiento cámara frigorífica 4.4.2.Equipos frigoríficos 4.4.3.Ventana de trabajo y registro 4.4.4.Instalación eléctrica 5. AUTOMATIZACIÓN DE DISPENSACIÓN DE PACIENTES EXTERNOS______________________________41 5.1. U NIDAD DE DISPENSACIÓN A PACIENTES EXTERNOS ____________________________________________41 5.1.1.Tipos de medicamentos dispensados en una U.P.E. 5.1.2.Localización 5.1.3.Niveles de stock 5.2. D ESCRIPCIÓN GENERAL DE LA INSTALACIÓN _________________________________________________43 5.3 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS ____________________________________________________________44 5.3.1.Sistema robotizado 5.2.2.Módulos de frío 5.4. I MPLANTACIÓN ____________________________________________________________________49 5.4.1.Requisitos del suelo 5.4.2.Requisitos del techo 5.4.3.Alimentación eléctrica 5.4.4.Desagües 5.4.5.Climatización 5.4.6.Requerimientos de conectividad 6. ALMACENES DE MEDICAMENTOS EN UNIDADES ASISTENCIALES ______________________________51 6.1. S ISTEMAS AUTOMÁTICOS DE DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS ___________________________________51 6.1.1.Objetivos de la automatización 6.1.2.Área de dispensación. Circuito automatizado 6.1.3 Descripción de SAD 6.1.4.Implantación de un SAD 6.1.5.Funcionamiento de un SAD 6.1.6.Errores de medicación en un SAD 6.2. A LMACENES DE MEDICAMENTOS DE GRAN VOLUMEN . D OBLE MÓDULO RFID ___________________________62 6.2.1.Equipamiento 6.2.2.Funcionamiento 6.2.3 Implementación del doble compartimento Logística Farmacéutica en un hospital v 7. APLICACIÓN PRÁCTICA ________________________________________________________________68 7.1. I MPLANTACIÓN FÍSICA _______________________________________________________________69 7.2 . D ETERMINACIÓN DE FORMATO DE EQUIPAMIENTO ____________________________________________69 7.2.1.Carruseles horizontales 7.2.2.Carrusel vertical refrigerado 7.2.3.Almacén robotizado 7.2.4.Almacén de producto de gran tamaño en unidad clínica. 7.3 . D ISEÑO DE INSTALACIONES ____________________________________________________________81 7.3.1.Carruseles horizontales 7.3.2.Carruseles verticales 7.3.3.Almacén robotizado 7.4 . P LIEGO DE PRESCRIPCIONES ____________________________________________________________85 8. ESTUDIO ECONÓMICO ________________________________________________________________86 8.1. J ERARQUÍA DEL ESTUDIO DE LA LOGÍSTICA FARMACÉUTICA DE UN HOSPITAL ____________________________86 8.2. F ASES DEL DESARROLLO ______________________________________________________________87 8.3 H ORAS DE PERSONAL DEDICADAS A CADA FASE DEL PROYECTO _____________________________________87 8.4. C OSTES ASIGNADOS A CADA FASE DEL PROYECTO ______________________________________________88 8.4.1.Fase I:Exigencias y requisitos del SFH 8.4.2.Fase II:Estudio técnico del equipamiento 8.4.3.Fase III:Integración de la información 8.4.4.Fase IV:Reuniones de toma de decisiones 8.5. C ÁLCULO DEL COSTE TOTAL ____________________________________________________________96 9. CONCLUSIONES ______________________________________________________________________97 9.1. P ROCESO DE MEJORA DEL CIRCUITO DEL MEDICAMENTO _________________________________________97 9.1.1.Mejorar el proceso de toma de decisiones clínicas 9.1.2.Mejorar la comunicación entre profesionales a tiempo real 9.1.3.Asegurar la eficiencia de la dispensación de los medicamentos 9.1.4.Asegurar la seguridad en la administración de los medicamentos 9.1.5.Optimizar la gestión complta de la logística 9.1.6.Medir el impacto de las actuaciones de los implicados en el proceso 9.2 V ENTAJAS E INCONVENIENTES __________________________________________________________99 9.2.1.Gerencia del Hospital 9.2.2.Servicio de Farmacia 9.2.3.Personal de Enfermería 9.3. C ONCLUSIÓN FINAL ________________________________________________________________102 10. BIBLIOGRAFÍA ______________________________________________________________________103 10.1. E NLACES DE I NTERÉS _______________________________________________________________104 11. ACRÓNIMOS _______________________________________________________________________105 Logística Farmacéutica en un hospital vi ÍNDICE DE FIGURAS F IGURA 1.1. E SLABONES DE LA LOGÍSTICA FARMACÉUTICA . PALEX. ___________________________________ 2 F IGURA 1.2. A LMACÉN SFH. ___________________________________________________________ 3 F IGURA 1.3. O RGANIZACIÓN DEL SISTEMA MÚLTIPLE . _____________________ ____________________________ 4 F IGURA 2.1. C IRCUITO DEL MEDICAMENTO . __________________________________________________ 6 F IGURA 2.2. E SQUEMA CADENA LOGÍSTICA HOSPITALARIA . _________________________________________ 7 F IGURA 2.3. S PAGUETTI -F LOW DEL S ERVICIO DE F ARMACIA . ________________________________________ 8 FIGURA 2.4. C ARROS DE DOSIS UNITARIA . _________________________________________________________11 FIGURA 2.5. E SQUEMA P RESCRIPCIÓN - ADMINSITRACIÓN . ______________________________________________12 F IGURA 2.6. B OTIQUÍN DE PLANTA AUTOMATIZADO . _____________________________________________ 13 F IGURA 2.7. S ISTEMAS A UTOMATIZADOS . ___________________________________________________ 15 F IGURA 2.8. T UBO NEUMÁTICO . _________________________________________________________ 16 F IGURA 3.1. C ARRUSEL HORIZONTAL . ______________________________________________________ 18 F IGURA 3.2. E LEMENTOS DE UN CARRUSEL HORIZONTAL . __________________________________________ 19 F IGURA 3.3. C ESTA O BASKET . __________________________________________________________ 20 F IGURA 3.4. C IRCUITO LOGÍSTICO DEL PICKING . ________________________________________________ 22 F IGURA 3.5. R EPRESENTACIÓN DE LA ZONA DE TRABAJO . __________________________________________ 23 F IGURA 3.6. F ASES DE LOS CIRCUITOS DE ENTRADA Y SALIDA DE PEDIDOS . _______________________________ 24 F IGURA 3.7. D IAGRAMA DE LA GESTIÓN AUTOMATIZADA . __________________________________________ 26 F IGURA 3.8. C ONECTIVIDAD HOSPITAL - SFH . __________________________________________________ 27 F IGURA 4.1. C ARRUSEL VERTICAL . ________________________________________________________ 29 F IGURA 4.2. D ISTRIBUCIÓN EN PLANTA DE UNIDOSIS . ____________________________________________ 31 F IGURA 4.3. E LEMENTOS DE UN CARRUSEL VERTICAL . ____________________________________________ 34 F IGURA 4.4. D IMENSIONES EXTERIORES . ____________________________________________________ 35 F IGURA 4.5. D ISEÑO DE LA BANDEJA . ______________________________________________________ 36 F IGURA 4.6. F ORMATOS DE TABIQUES DIVISIONARIOS DE BANDEJAS . ___________________________________ 36 F IGURA 4.7. C ERRAMIENTO CÁMARA FRIGORÍFICA . ______________________________________________ 37 F IGURA 4.8. U NIDAD EVAPORADORA CON DIFUSOR DE AIRE . ________________________________________ 38 F IGURA 4.9. V ENTANA DE TRABAJO . ______________________________________________________ 39 F IGURA 4.10.C UADRO ELÉCTRICO SISTEMA DE REFRIGERACIÓN . ______________________________________ 40 F IGURA 5.1. U NIDAD DE P ACIENTES EXTERNOS ACTUAL . __________________________________________ 41 F IGURA 5.2. D ISTRIBUCIÓN EN PLANTA DE UNA UNIDAD DE PACIENTES EXTERNOS . ___________________________ 42 F IGURA 5.2. A LMACÉN ROBOTIZADO . ______________________________________________________ 44 F IGURA 5.3. R ECOGIDA DE PRODUCTO POR GRAVEDAD . ___________________________________________ 45 F IGURA 5.4. R ECOGIDA DE PRODUCTO POR BRAZO - PINZA . _________________________________________ 45 F IGURA 5.5. C ARGA SEMIAUTOMÁTICA . ____________________________________________________ 46 F IGURA 5.6. C ARGA AUTOMÁTICA . _______________________________________________________ 46 F IGURA 5.7. S ISTEMAS DE ENTREGA DE MEDICAMENTOS . __________________________________________ 47 F IGURA 5.8. M ÓDULOS DE FRÍO DE UN ALMACÉN ROBOTIZADO . ______________________________________ 48 F IGURA 6.1. Á REA DE DISPENSACIÓN . C IRCUITO R OBOTIZADO _______________________________________ 52 F IGURA 6.2. A RMARIO DE DISPENSACIÓN AUTOMATIZADO _________________________________________ 53 F IGURA 6.3. C AJONES TIPO MATRIZ _______________________________________________________ 54 F IGURA 6.4. C AJONES DIVIDIDOS POR CONTENEDORES ___________________________________________ 54 F IGURA 6.5. M INICAJONES DE APERTURA PROGRESIVA ___________________________________________ 55 F IGURA 6.6. A CCESO AL SAD. H UELLA DIGITAL , TARJETA O CLAVE INFORMÁTICA ____________________________ 59 F IGURA 6.7. M ANEJO DEL SAD POR TÉCNICO SANITARIO __________________________________________ 61 F IGURA 6.8. P ANEL DE TARJETAS Y ORGANIZACIÓN MEDIANTE CAJONES _________________________________ 63 F IGURA 6.9. P ANEL DE TARJETAS Y ORGANIZACIÓN MEDIANTE COORDENADAS _____________________________ 63 F IGURA 6.10.B UZÓN _______________________________________________________________ 64 F IGURA 6.11.B OTÓN RF ______________________________________________________________ 64 F IGURA 6.12.A RMARIOS CON PANELES GUÍA PARA MÓDULOS N ORMA ISO 3394 ___________________________ 65 F IGURA 6.13.C ESTA " DOBLE CAJÓN " ______________________________________________________ 65 Logística Farmacéutica en un hospital vii F IGURA 6.14.E TIQUETA RFID __________________________________________________________ 66 F IGURA 6.15.E SQUEMA DE FUNCIONAMIENTO DE LAS TARJETAS RFID __________________________________ 67 F IGURA 7.1. I NFOGRAFÍA HOSPITAL CLÍNICO UNIVERSITARIO DE VALLADOLID _______________________________ 68 F IGURA 7.2. D ISTRIBUCIÓN EN PLANTA _____________________________________________________ 69 F IGURA 7.3. C OTAS PRINCIPALES A LMACÉN DE FARMACIA _________________________________________ 70 F IGURA 7.4. O PCIÓN DE 3 LINEALES _______________________________________________________ 71 F IGURA 7.5. E NTRADA Y SALIDA DE PRODUCTO POR UN LATERAL ______________________________________ 72 F IGURA 7.6. E NTRADA POR EL LATERAL PRÓXIMO A RECEPCIÓN Y SALIDA POR LATERAL CONTRARIO _________________ 73 F IGURA 7.7. C ARRUSEL DENTRO DE CÁMARA FRIGORÍFICA _________________________________________ 75 F IGURA 7.8. C ERRAMIENTO DE CARRUSEL CON PANEL DE CÁMARA ____________________________________ 75 F IGURA 7.9. C ARRUSEL VERTICAL REFRIGERADO _______________________________________________ 76 F IGURA 7.10. I NFOGRAFÍA DISPENSACIÓN ALMACÉN ROBOTIZADO ____________________________________ 76 F IGURA 7.11. A LMACÉN DE PACIENTES EXTERNOS . D ISPENSACIÓN MANUAL _______________________________ 77 F IGURA 7.12. U.P.E. CON CARRUSEL VERTICAL Y TUBO NEUMÁTICO ___________________________________ 78 F IGURA 7.13. U.P.E. CON ARMARIO ROBOTIZADO Y CINTA TRANSPORTADORA _____________________________ 78 F IGURA 7.14. B RAZO -P INZA ___________________________________________________________ 79 F IGURA 7.15. S ISTEMA DE RECOGIDA DE MEDICAMENTO POR GRAVEDAD ________________________________ 79 F IGURA 7.16. G AVETAS DOBLE CAJÓN _____________________________________________________ 80 F IGURA 7.17. A LTURAS DE TECHOS Y ACOMETIDAS ELÉCTRICAS DE CARRUSELES _____________________________ 81 F IGURA 7.18. E SPACIO UBICACIÓN DEL CARRUSEL HORIZONTAL ______________________________________ 82 F IGURA 7.19. E SPACIO UBICACIÓN DE LOS CARRUSELES VERTICALES ___________________________________ 83 F IGURA 8.1. E STRUCTURA DEL GRUPO MULTIDISCIPLINAR __________________________________________ 86 F IGURA 9.1. P RESCRIPCIÓN ELECTRÓNICA ___________________________________________________ 97 F IGURA 9.2. I NTERCONEXIÓN SAD CON EL SISTEMA DE INFORMÁTICA _________________________________ 100 INDICE DE TABLAS TABLA 4.1. P LAN HORARIO DE ACTIVIDADES DE UN CARRUSEL VERTICAL _________________________________ 33 TABLA 4.2. E SPECIFICACIONES CARRUSEL VERTICAL _____________________________________________ 33 TABLA 4.3. D IMENSIONES DE LAS BANDEJAS _________________________________________________ 36 TABLA 5.1. N ECESIDADES DE ALMACENAJE PREVISTAS ___________________________________________ 43 TABLA 5.2. A LIMENTACIÓN ELÉCTRICA ALMACÉN ROBOTIZADO ______________________________________ 49 TABLA 5.3. A LIMENTACIÓN ELÉCTRICA DEL SISTEMA DE TRANSPORTE __________________________________ 50 TABLA 5.4. A LIMENTACIÓN ELÉCTRICA DE LOS EQUIPOS DE REFRIGERACIÓN ______________________________ 50 TABLA 7.1. D ATOS DE ACOMETIDAS . C ARRUSEL HORIZONTAL _______________________________________ 82 TABLA 7.2. D ATOS DE ACOMETIDAS . C ARRUSEL VERTICAL _________________________________________ 83 TABLA 7.3. D ATOS DE ACOMETIDAS . C ARRUSEL VERTICAL REFRIGERADO ________________________________ 84 TABLA 7.4. D ATOS DE ACOMETIDAS . A LMACÉN ROBOTIZADO _______________________________________ 84 TABLA 8.1. D ISTRIBUCIÓN DE HORAS DE TRABAJO ______________________________________________ 88 TABLA 8.2. C OSTES DE EXIGENCIAS Y REQUISITOS DEL SFH ________________________________________ 89 TABLA 8.3. C OSTES DEL ESTUDIO ECONÓMICO DEL EQUIPAMIENTO ___________________________________ 91 TABLA 8.4. C OSTES DE LA INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN _______________________________________ 93 TABLA 8.5. C OSTES DE LAS REUNIONES DE TOMA DE DECISIONES _____________________________________ 95 TABLA 8.6. C OSTE TOTAL DEL ESTUDIO ____________________________________________________ 96 Logística Farmacéutica en un hospital viii AGRADECIMIENTOS A mi tutor. Por la paciencia en soportar mis demandas A la Jefa del Servicio de Farmacia Por explicarme el funcionamiento del circuito del medicamento A las empresas colaboradoras Por facilitarme información y experiencias Introducción Logística Farmacéutica en un hospital 1 1. Introducción La gestión de la sanidad pública es sumamente compleja. Los hospitales y centros de salud son entidades sin ánimo de lucro y presupuesto limitado que deben cumplir su misión principal de atención al paciente con unos requisitos de calidad elevados. Uno de los puntos clave para cumplir este objetivo eficazmente es la optimización de los recursos y de los procesos que se llevan a cabo en un hospital. En este sentido, conviene contemplar un sistema tan complejo desde perspectivas diferentes. Dentro de los hospitales, los servicios de farmacia son responsables de la adecuada gestión de los medicamentos. En este tema se da una breve visión, desde un punto de vista logístico principalmente, de la estructura del servicio de farmacia. Se describen y comparan los sistemas de dispensación implantados en los hospitales como ejemplo de optimización de recursos. Estos sistemas, aunque requieren una mayor inversión inicial, facilitan y agilizan los procesos de gestión y producción con el consiguiente ahorro económico a largo plazo. 1.1. Alcance y objetivos El alcance de este proyecto fin de máster es desarrollar un sistema que permita gestionar el almacén general del servicio de farmacia para la reposición de las distintas áreas del hospital, así como el implantación del equipamiento necesario en un espacio concreto. Esta propuesta se fundamenta en la utilización de sistemas automatizados para la gestión, almacenamiento y dispensación de medicamentos en el almacén general de farmacia. Los objetivos prioritarios son: • Adaptar los equipamientos a la arquitectura del edificio • Establecer las limitaciones físicas del entorno • Prever las instalaciones auxiliares necesarias • Diseñar espacios ergonómicos, para una mejora en los procesos de trabajo El estudio está dirigido a tres ámbitos de actuación diferenciados: 1. Automatización del almacén general de Farmacia, para el suministro en dosis unitaria mediante la implantación de sistemas automatizados. 2. Sistemas de dispensación a pacientes externos 3. Implantación en todas las unidades de sistemas automatizados de dispensación Farmacia hospitalaria Logística Farmacéutica en un hospital 8 Fig. 2.3 Spaghetti-flow del Servicio de Farmacia. Elaboración propia 2.3.1. Área de gestión Es el área en la que se definen los procedimientos básicos para la selección, adquisición, recepción, almacenamiento y distribución de medicamentos y otros insumos farmacéuticos en volumen y a plazos razonables, con el mínimo riesgo para los pacientes y a menor costo posible. El equipamiento necesario es un sistema informático dotado de un sistema de planificación de recursos empresariales (en inglés ERP, Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de la dispensación asociadas con los aspectos operativos o productivos del SFH. . Los objetivos principales de los sistemas ERP son: • Optimización de los procesos • Acceso a la información. • Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. • Eliminación de datos y operaciones innecesarias. El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los usuarios, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación. Farmacia hospitalaria Logística Farmacéutica en un hospital 9 2.3.2. Recepción En la entrada del SFH se sitúa la recepción. En esta área se recepcionan los insumos que se reciben del exterior del hospital y se irán colocando hasta su análisis, revisión, confirmación y posterior almacenamiento en el depósito que corresponda. En esta zona se acopia los suministros entregados por los transportistas, se consigna el albarán de entrada y se orienta el producto hacia los diversos tipos de almacenes. Esta zona está integrada con el sistema de información del SFH y los pedidos se registran con una pistola lectora de códigos, para la lectura de los albaranes de entrega. 2.3.3. Dispensación a internados Es el área que se ocupa de la demanda asistencial de medicamentos o productos farmacéuticos para atender los requerimientos generados para la dispensación. En esta área se dispensa a los pacientes hospitalizados y bajo control del hospital. Una vez seleccionados los medicamentos a través de los almacenes horizontales y verticales, se posicionan en la zona de “Pedidos finalizados” a la espera de traslado a las unidades asistenciales. 2.3.3.1. Almacén principal El equipamiento tecnológico a dotar para esta área es el siguiente: • Almacén para e.f. a temperatura ambiente: Carrusel horizontal • Almacén para e.f. termolábiles: Carrusel vertical refrigerado • Almacén para estupefacientes y psicotropos: Armario acorazado • Almacén Inflamables: Armario ignífugo • Almacén para e.f. gran tamaño: Estanterías convencionales 2.3.3.2. Dispensación intrahospitalaria Esta área está en el mismo local que el almacén principal, e incluso comparte equipos como en el caso de especialidades farmacéuticas termolábiles, que utilizan el mismo equipo (carrusel vertical refrigerado): • Almacén dosis unitaria temperatura ambiente: Carrusel vertical • Almacén dosis unitaria termolábiles: Carrusel vertical refrigerado • Almacén e.f. dosis unitaria gran tamaño: Estanterías convenciones Farmacia hospitalaria Logística Farmacéutica en un hospital 10 2.3.4. Dispensación a pacientes externos Pacientes a los que se les suministra un tipo de medicamento de uso hospitalario, que no está disponible en oficinas de farmacia. Los pedidos van directamente del proveedor a la UPE y desde el punto de atención farmacéutica se hace entrega al usuario. El equipo a utilizar para esta área es un almacén robotizado 2.3.5. Unidades asistenciales El médico prescribe el medicamento, la dosis y la frecuencia a administrar a cada paciente por medios informáticos. Esta información el sistema lo transforma en una petición al SFH y tras la validación por los farmacéuticos se da la orden al sistema para proceder a su dispensación. El SFH traslada los carros de demanda de productos farmacéuticos posicionados en la zona de “pedidos finalizados” a cada unidad asistencial y carga los sistemas automáticos de dispensación para el uso por parte de las unidades asistenciales. El equipamiento definido para el funcionamiento de estas áreas se compone de los siguientes elementos técnicos: • Almacén de Dosis unitarias: Sistema de dispensación automatizados • Botiquín: Sistema de dispensación automatizados • Almacén de Unidad gran Volumen: Doble módulo RFID Sistemas de dispensación La implantación de las nuevas tecnologías en el servicio de farmacia afecta a la gestión y la forma de trabajar del personal que lo compone. Vamos a analizar el impacto que supone la implantación de los sistemas de dispensación automáticos de medicamentos en este servicio y sus posibles ventajas en el manejo de los medicamentos y de la información. 2.4. Sistemas tradicionales de dispensación La ley del Medicamento define que entre las funciones del servicio de Farmacia está la de establecer un sistema eficaz y seguro de distribución de medicamentos. Los sistemas más conocidos e implantados en hospitales son: • Sistema de dispensación por stock en unidad de enfermería. • Sistema de dispensación por reposición y paciente. • Sistemas de dispensación de medicamentos en dosis unitarias (SDMDU). Cada uno de estos sistemas fue diseñado para perfeccionar al anterior, el SDMDU es el único que permite un control adecuado de los medicamentos y está reconocido como el idóneo. No obstante en sistemas de urgencias, cuidados intensivos y quirófanos (donde la urgencia y la variabilidad son altas) son más prácticos los otros dos sistemas de dispensación debido a las características del flujo de materiales. Además, en la unidad de enfermería es necesario establecer un stock de medicamentos adicional o botiquín, cuya función es cubrir ciertas necesidades, como primeras dosis de medicamentos de urgencias, medicamentos a demanda, sueros y soluciones de gran volumen Farmacia hospitalaria Logística Farmacéutica en un hospital 11 2.4.1.1. Sistema de dispensación por stock en unidad de enfermería El sistema de dispensación por stock en unidad de enfermería, consiste en establecer una unidad de enfermería dentro de la unidad clínica que funcione a modo de almacén a cargo del personal de enfermería donde se guardan los medicamentos que normalmente se emplean en dicha unidad clínica. Las reposiciones de stock se solicitan a medida que se consumen los medicamentos. Solo se recomienda en unidades en las que no son operativos otros sistemas de dispensación y en aquéllas donde coexistan distintos servicios médicos. Este sistema es barato y sencillo de implantar, pero requiere mucho tiempo dedicado a trámites burocráticos y no en atención al paciente y la intervención del farmacéutico es limitada. Aumenta la posibilidad de error y además requiere de un nivel de almacenamiento en stock que aumenta el riesgo de caducidades 2.4.1.2. Sistema de dispensación por reposición y paciente En el sistema de dispensación por reposición y paciente también se establecen depósitos controlados por el personal en cada almacén de planta o unidad clínica. La reposición del stock es diaria y por paciente. Una variante de este sistema consiste en solicitar la medicación por paciente antes de la administración, lo que supone un ahorro en stock. Con este sistema se pueden analizar los costes de un tratamiento concreto, además de conocer detalladamente el historial del paciente y, por tanto, permitir una mayor intervención del farmacéutico. Pero por otra parte, este sistema no baja los trámites burocráticos, ni elimina los riesgos de caducidad de medicamentos. 2.4.1.3. Sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitarias (SDMDU) El sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitarias (SDMDU) implica la intervención previa del farmacéutico antes de la administración de medicamentos al paciente. Una dosis unitaria es la dosis concreta que un paciente recibe en el momento de la administración, no una dosis que venga en un envase. Fig. 2.4 Carros de dosis unitaria. www.pharmastat.tridop.com Farmacia hospitalaria Logística Farmacéutica en un hospital 12 Está demostrado que este sistema disminuye los errores que se producen con los sistemas tradicionales. Puntos clave de esta disminución de errores son por un lado, una mayor colaboración entre personal de enfermería, médico y farmacéutico y por otro, un proceso de doble validación del tratamiento prescrito por el médico, ya que no se produce la administración hasta que no haya sido validada por el farmacéutico y por el personal de enfermería. La prescripción llega al personal de enfermería que prepara el plan de administración, y el servicio de farmacia se encarga de la dispensación a realizar. Cualquier discrepancia que surja puede ser aclarada con el médico sin necesidad de elaborar informes. Este sistema potencia el papel del farmacéutico ya que, además de revisar la prescripción en cuanto a dosis y duración del tratamiento, puede decidir sobre el tipo de medicamento a administrar, siempre que se respeten los principios activos. El sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitarias que opera actualmente en la mayoría de los hospitales españoles comenzó a implantarse en los años 70 y se estructura en torno al intercambio de cajetines individuales que contienen la dosis de medicamento necesaria para cubrir un período de tiempo concreto, normalmente 24 horas. Fig. 2.5 Esquema Prescripción-Administración. www.carloshaya.net/inforcorporativa (2013) De forma esquemática y eliminando los pasos de revisión, el circuito del SDMDU consta de los siguientes pasos: 1-Diagnóstico del médico y cumplimentación de la orden médica. 2-Entrega de la orden médica a la enfermería de planta. 3-Entrega de la orden al servicio de farmacia para la validación por parte del farmacéutico. 4-Elaboración de las dosis y colocación en los cajetines de cada paciente. Los cajetines se colocan en los cassettes de planta. Este paso puede estar informatizado o no con un programa de llenado del carro. Farmacia hospitalaria Logística Farmacéutica en un hospital 13 5-Colocación de los cassettes en los carros nodriza que llevan los medicamentos a planta. 6-Entrega de los cassettes con medicamentos y recogida de los cassetes vacíos en los almacenes de planta. 7-Colocación de cassettes en los carros de dispensación de la planta. 8-Registro de la medicación en enfermería. 9-Administración al paciente. 2.5. Dispensación y control de botiquines Es necesario establecer en la unidad de enfermería un stock de medicamentos adicional o botiquín, cuya función es cubrir ciertas necesidades, como primeras dosis de medicamentos de urgencias, medicamentos a demanda, antisépticos y sueros. 2.5.1. Implantación de un botiquín A la hora de establecer un botiquín de planta, habrá una serie de factores determinantes a tener en cuenta: • Número de pacientes a los que atender en la unidad asistencial • Especificaciones de los pacientes • Dotación de personal y horarios, tanto de la unidad como del SFH • Características físicas del lugar donde va a implantarse el botiquín y sus posibles limitaciones a la hora de asegurar un correcto control y conservación adecuada de los medicamentos. El botiquín tendrá que cumplir unas condiciones adecuadas de higiene, temperatura, luz, humedad, ventilación. • Acceso restringido a los medicamentos. Figura 2.6 Botiquín de planta automatizado. www.omnicell.com (2013) Farmacia hospitalaria Logística Farmacéutica en un hospital 14 En base a estos factores, se pactará con la unidad de enfermería la relación de especialidades y cantidades que van a formar parte del botiquín. Es importante evitar la acumulación innecesaria de medicamentos en la unidad, lo cual comprometería no solo el buen funcionamiento y control del botiquín, sino también el del propio sistema de distribución al que complementa. También se establecerá la frecuencia de días y horarios adecuados de reposición del botiquín, con el fin de programar y coordinar adecuadamente el trabajo de todas las partes implicadas con el resto de las actividades cotidianas. 2.5.2. Organización de botiquines Una vez definido el stock fijo de medicamentos que van a constituir el botiquín de planta y el lugar donde va a ubicarse, habrá que organizarlo físicamente, de manera que facilite su utilización segura y cómoda, así como el buen control y conservación de todas las especialidades que los compongan: • Las especialidades farmacéuticas deben organizarse en base a la vía de administración. • Los medicamentos para administración oral, parenteral y rectal deberán guardarse por especialidad. • Medicamentos fotosensibles: Deberán ser protegidos adecuadamente por la luz. • Medicamentos termolábiles: Deberán conservarse en cámara. Se debe disponer de algún tipo de dispositivo para la toma diaria de la temperatura máxima y mínima, para confeccionar un registro. • Los sueros se ordenarán por tipos y volumen • Carro de parada: Deberá estar en un lugar de fácil acceso, los medicamentos en cajetines perfectamente etiquetados y con una relación de su contenido. • Estupefacientes: Deberán guardarse en caja de seguridad bajo llave, debiendo ser custodiados y controlados por la supervisora de la unidad de enfermería o quien delegue el Jefe del Servicio de la Unidad. Periódicamente, la enfermera responsable de la unidad solicitará al SFH la medicación suficiente para reponer el botiquín hasta el stock máximo pactado. Una vez recibida la petición en el SFH y previa validación por el farmacéutico, se llevará a cabo la preparación y dispensación del pedido. 2.6. Sistemas automatizados El hospital evoluciona hacia una asistencia más eficiente, con una mayor rotación de camas y un descenso de la estancia por paciente. Por ello, el sistema de dispensación debe ser más accesible y estar más próximo a los lugares donde se necesitan los medicamentos para responder con mayor rapidez a los cambios. Además del uso de los sistemas tradicionales de dispensación, desde hace algunos años ciertos hospitales han apostado por la automatización del proceso de dispensación. Esto se debe a que los sistemas de dispensación en dosis unitarias tienen una serie de características mejorables, como son la repetición de tareas que en algunos casos requieren gran concentración y memoria, o registros intensivos y meticulosos. Para este tipo de tareas es ideal un sistema automatizado que tiene mucha menor probabilidad de error. En cuanto a eficiencia son muchos los estudios que aseguran que el sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitarias es el más seguro para el paciente, el más eficiente y económico para el hospital, y el más efectivo para la utilización de los recursos profesionales. La automatización nace en los Farmacia hospitalaria Logística Farmacéutica en un hospital 15 hospitales de USA al constatar la ineficiencia del sistema de intercambio de cajetines, donde se producen bastantes retrasos y excesos de trabajo por cambios de órdenes médicas. La automatización de algunos procesos es una herramienta para mejorar el sistema de dispensación y no un fin en sí mismo. El cambio a sistemas automatizados implica un cambio en la forma en que cada estamento profesional asume la responsabilidad que le corresponde dentro del sistema de medicación, que pasa a ser responsabilidad casi exclusiva del Servicio de Farmacia. Es preciso, por tanto, preparar previamente el entorno farmacéutico y hospitalario relacionado con el proceso de medicación, para poder obtener los máximos beneficios que justifiquen la inversión de recursos y la rotura de pautas de trabajo establecidas que se producen en su implantación. La automatización pretende mejorar la calidad y la seguridad del sistema de dispensación de dosis unitarias, y mejorar la utilización de recursos para que sean más eficientes desde el punto de vista de los usuarios y del hospital. La decisión de cambiar el sistema de medicación a otro automatizado ha de tener carácter institucional. En muchos hospitales los sistemas de dispensación automáticos se usan como complemento al Sistema de Dispensación de Medicamentos mediante Dosis Unitarias bajo el concepto de botiquín de planta. Figura 2.7. Sistemas automatizados. PALEX (2012) La elección del tipo de sistema dependerá de la finalidad y objetivos de uso. Es necesaria una planificación estratégica previa a la implantación y asegurar que la automatización es compatible con la estructura y misión del hospital. En esta planificación se deben establecer las responsabilidades del proveedor con el hospital con respecto a la instalación, mantenimiento, formación y funcionamiento. Se debe garantizar la formación del personal implicado y definir las responsabilidades del mismo. Es recomendable elaborar un manual de procedimientos que recoja los procedimientos normalizados de trabajo para cada estamento del equipo de salud y los protocolos de seguridad. Farmacia hospitalaria Logística Farmacéutica en un hospital 16 Para todo esto es muy útil formar un equipo multidisciplinar que represente al personal implicado en la utilización y funcionamiento del sistema y que incluya a técnicos de la empresa proveedora para colaborar en la planificación y en los calendarios de instalación e implantación, así como en la configuración del sistema. La instrucción en el funcionamiento de los sistema automatizados es una fase delicada ya que un pequeño fallo de cálculo en su implantación puede provocar el rechazo por parte del persona sanitario. Otro efecto no deseado es el relajamiento en las tareas ya que un exceso de confianza en los sistemas automáticos puede hacer que, por ejemplo, el personal de enfermería no compruebe las dosis como lo hacían con los cajetines. La implantación implica una instrucción adecuada para evitar ineficiencias y errores derivados de los cambios en las tareas asociadas al nuevo sistema. Existe acuerdo en considerar que el despliegue de los armarios de dispensación controlada se comience en las zonas oscuras de dispensación, aquellas en que el sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitarias no ha sido implantado, tales como urgencias, cuidados intensivos y quirófano. Esta demostrado que su implantación proporciona resultados a corto plazo: disminuye el inventario de medicamentos depositados en esas unidades, se controla eficientemente el proceso de medicación, disminuye el tiempo de dedicación del personal de enfermería a trabajos derivados del uso de medicamentos y permite la facturación exacta a cada enfermo de los medicamentos utilizados. 2.6.1. Tipos de sistemas automatizados Existen varios tipos de sistemas automatizados. Uno de los primeros sistemas automatizados empleados fue el tubo neumático, que es un sistema electromecánico que permite enviar rápidamente, de punto a punto, dosis de medicamentos desde el Servicio de Farmacia a cualquier unidad de enfermería del hospital. Los cambios urgentes de medicación y las dosis que se reclaman desde las unidades de enfermería, pueden enviarse eficientemente usando este dispositivo. En sí, este sistema no está considerado como un sistema automatizado específico para la logística farmacéutica, ya que por este sistema se transporta otro tipo de elementos como muestras de sangre, documentación, analíticas, etc… Figura 2.8 Tubo Neumático. www.swisslog (2013) Los sistemas automatizados de dispensación de medicamentos, de acuerdo a su ubicación y prestaciones pueden ser: • Centralizados: Ubicados en el Servicio de Farmacia. Son sistemas de almacenaje semiautomáticos diseñados para facilitar y mejorar el llenado manual de los carros de dosis unitaria. La aplicación informática del SF se conecta con el sistema para transferir los perfiles farmacoterapéuticos de cada paciente. Farmacia hospitalaria Logística Farmacéutica en un hospital 17 • Descentralizados: Ubicados en unidades clínicas. Son los sistemas automáticos de dispensación propiamente dichos. A su vez, pueden funcionar de acuerdo con su configuración, como sistemas automáticos de dispensación individualizada con o sin validación previa por el farmacéutico y sistemas de botiquines automatizados. Constan de tres partes integradas: el armario, un programa informático y sistemas de interconexión con el resto de sistemas de información del hospital. Carruseles Horizontales Logística Farmacéutica en un hospital 24 3.2.2. Circuito de salidas De la misma forma que en el caso de las entradas, los movimientos de salida pueden venir informados mediante la conexión con el aplicativo central del hospital, conexión con los almacenes periféricos automatizados o bien mediante realización manual de las salidas. En el momento de la recepción, el programa va a imprimir: • Impresión de los pedidos: con su identificación en la cabecera del mismo, en formato texto y en formato de código de barras (la lectura de este código nos habilitará la agrupación manual de pedidos. • “Etiqueta”: con la identificación del pedido en formato texto y en formato código de barras para la identificación externa de la caja donde se ubicarán los productos incluidos en el pedido. Esta identificación, podrá ser utilizada para una verificación visual en la mesa de preparación mediante comparación de la identificación de la etiqueta y la identificación que aparecerá en la 2ª barra de Pick to Light. La impresión del pedido se puede configurar para que imprima todos los productos incluidos en el pedido, o bien sólo los productos externos ordenados por ubicación, o bien un listado diferente por cada ubicación, de manera que se pueda distribuir la búsqueda de estos productos externos a diferentes usuarios para completar el pedido. Una vez hecha la agrupación de los pedidos a preparar, en la caja destinada a cada pedido incluiremos la etiqueta que identifica la caja, y el pedido impreso con los productos externos. Las cajas se envían por la rampa inferior de rodillos desde la Zona A, a la zona B. Se valida la puesta en marcha de la agrupación pendiente y las cajas vacías se colocarán manualmente en la mesa de preparación, comprobando el usuario la adecuada posición de cada caja (mediante la comparación de la identificación de la etiqueta y la información del display ubicado en la parte superior de la mesa). Figura 3.6 Fases de los circuitos de entrada y salida de pedidos. www.etsystems.com (2012) Carruseles Horizontales Logística Farmacéutica en un hospital 25 En este momento el sistema comenzará a realizar los movimientos de Licking de productos necesarios para completar los pedidos incluidos en la agrupación en curso. Cada movimiento de picking en el carrusel podrá ser validado mediante el pulsador de validación. Si al realizar un movimiento la cantidad indicada en pantalla es superior al stock real del producto en la ubicación, esto generará una discrepancia, validándose el movimiento referente a la cantidad real de la ubicación, pero dejando incompleto el pedido. Estas discrepancias se definirán en un informe impreso para informar de las mismas y en su caso poder completarlo al finalizar la preparación de los pedidos. El software de gestión de los carruseles permite la regularización de stock (mediante un botón de acceso directo en pantalla) cuando se produce la discrepancia de stock comentada (movimientos cuya cantidad validada ha sido inferior a la cantidad pedida), y de esta manera corregir el descuadre de stock detectado en el momento de la validación del movimiento. Esta característica es muy importante para tener un proceso de corrección de errores e inventario continuo. Si al realizar la agrupación y posterior reserva, de un producta no hay stock suficiente dentro del armario este dispensará el stock del que dispone y realizará la impresión de un informe con las roturas de stock producidas en el proceso. Al finalizar la preparación de los pedidos y en función de las unidades destino, se enviará al sistema central del hospital la información de los movimientos reales realizados por el sistema, y se imprimirán los pedidos realizados con estos movimientos. 3.3. Descripción del software asociado 3.3.1. Conectividad El aplicativo central del hospital es el núcleo principal de la gestión de la información y a él se integrarán los sistemas de información asociados a las soluciones logísticas que se proponen. Esta integración además de ser eficiente y ágil en el intercambio de información, también ha de velar por la integridad y seguridad absoluta de los datos, independientemente de la aplicación que los use. Este punto es un objetivo prioritario imprescindible para que el modelo propuesto tenga un éxito asegurado en su fase de implantación. 3.3.2. Sistemas de información El modelo de gestión del almacén general de farmacia que estudiamos es un modelo basado en la integración de distintos elementos clave que nos van a permitir gestionar globalmente la cadena logística hospitalaria del material. Para lograrlo, es clave considerar los consumos como motor de la cadena logística. Esto sólo será posible si logramos tres objetivos clave: 1. Disponer de la tecnología adecuada para gestionar de forma la reposición de todos los almacenes periféricos del hospital, y en cada uno de ellos con integración del 100% de los productos en el circuito de gestión automatizado. 2. Disponer de la tecnología adecuada para gestionar de forma automatizada y eficiente el almacén general de farmacia, combinando la necesaria capacidad de almacenaje con productividad en nº de líneas/día. 3. Desarrollar una integración de sistemas de información a máximo nivel entre todos los actores principales de la cadena logística: Sistema central del hospital <-> Carruseles Horizontales Logística Farmacéutica en un hospital 26 Almacenes periféricos <-> Almacén general. Esta comunicación será “on line” y garantizará una integridad total de la información compartida por todas las partes. Sólo un modelo organizativo que asegure la consecución de estos objetivos estará en disposición de garantizar el éxito en el proyecto 3.3.3. Características principales de la gestión automatizada En el esquema presentado queda descrita la arquitectura del sistema de gestión asociado a los equipos automáticos para almacén general de farmacia, carruseles horizontales y verticales. Figura 3.7 Diagrama de la gestión automatizada. Presentación GRIFOLS (2011) Esta arquitectura está basada en un equipo con funciones de servidor y un equipo con funciones de cliente atendiendo a cada estación de trabajo (conjunto de carruseles horizontales, carrusel vertical refrigerado y carruseles verticales para material de uso específico): • Interfaz de usuario con operatividad por pantalla táctil. • Multipuesto. Arquitectura cliente/servidor. • Base de datos única. • Hardware dedicado y tolerante a fallos. • Opción de conectividad a través de tecnología inalámbrica. • Múltiples posibilidades de selección de pedidos a preparar. • Gestión de productos con ubicaciones externas a los equipos automáticos. Carruseles Horizontales Logística Farmacéutica en un hospital 27 • Impresión de etiquetas de códigos de barras en paralelo a las labores de picking. Especialmente útil en labores de identificación de lotes/números de serie y para optimizar procesos de reposición en almacenes periféricos. • Gestión por producto y ubicación. Gestión de distintas ubicaciones por producto • Gestión de lotes y caducidades. • Diferentes posibilidades de reposición: Mínimos, máximos, etc. • Listados definibles por personal formado a tal efecto. • Perfiles de usuario: Definibles individualmente. Permite asignar tareas o privilegios en función de los requerimientos de cada uno de los usuarios. • Impresión automática de pedidos configurable por estación. • Impresión de productos externos. 1 hoja por almacén externo. Sólo se imprimirán hojas de aquellos almacenes externos de los cuales se solicite algún producto. • Impresión del pedido realmente servido. Figura 3.8 Conectividad Hospital – SFH. PALEX. Carruseles (2011) • Impresión de incidencias de los productos no externos no servidos en su totalidad. • Generación de etiquetas de códigos de barras en los productos que lo requieran. • Sincronización de catálogo de productos • Solicitud de inventario de todos aquellos huecos que sufrieron algún cambio dinámico en la cantidad solicitada durante la preparación de los pedidos. ERP INTERFASES INTERFASES Servicio de Farmacia Hospital Carruseles Horizontales Logística Farmacéutica en un hospital 28 • Simulador de display conteniendo la siguiente información en tamaño de letra lo suficientemente amplio para poder resultar visible desde una distancia de unos 3 m.: Nº + descripción pedido o Descripción producto o Destino o Cantidad • Posibilidad de introducir lote y caducidad en aquellos productos marcados como gestión de lotes/caducidad en aquellos casos en los que esta información no se reciba del sistema principal del hospital. • Importación automática de los pedidos de reposición de los almacenes periféricos Carrusel vertical Logística Farmacéutica en un hospital 29 4. Carrusel vertical Proponemos como solución la instalación de un sistema de almacenamiento rotativo basado en el principio de “mercancía al usuario”. Se trata de un sistema de carruseles verticales. El sistema permite la reducción de desplazamientos y los tiempos de espera; combinado con el software que lo gestiona se asegura una adecuada integración del sistema en todos los procesos y elementos básicos de la gestión del almacén de dispensación de farmacia. Figura 4.1 Carrusel vertical. www.dadialmedica.com.mx (2013) Como principales características del conjunto diseñado, destacaremos: • Eliminación de problemas asociados a la ineficiencia de la productividad, desplazamientos, tiempos de espera, etc… • Elementos como el control que ejerce el software sobre el sistema, así como luces guía, permiten asegurar un alto grado de exactitud de movimientos. • El principio de “mercancía al usuario” elimina los tiempos de búsqueda y obtenemos como resultado una clasificación de los productos rápida y precisa. El carrusel siempre recorrerá la distancia mas corta hasta la zona de picking, donde el sistema de iluminación indicará la ubicación correcta del producto. • Preparación simultánea de un conjunto de camas. Incremento de la productividad. • La centralización del puesto de trabajo en la zona de picking, permite equiparlos con elementos como impresoras de etiquetas de códigos de barras, scanner, sistemas auxiliares de envasado, etc… • El sistema de carruseles asegura la máxima capacidad de almacenamiento dentro de la mínima superficie utilizada. Carrusel vertical Logística Farmacéutica en un hospital 30 • Se adapta a una amplísima variedad de formas y tamaños de los productos a almacenar, mediante la disponibilidad de distintas dimensiones de cestas y niveles, configurables en el momento de la instalación. Este estudio consiste en armarios formados por un conjunto de bandejas que giran verticalmente respondiendo a unas instrucciones generadas informáticamente o manualmente, posicionando las diversas referencias de forma rápida y segura. En la figura podemos observar el esquema y dimensiones del equipo. Su tecnología se basa en un sistema de bandejas rotatorias accionadas por un motor de corriente continua y controlada por microprocesador. El motor de corriente continua garantiza el funcionamiento silencioso, preciso y sin grandes aceleraciones, importante para determinados productos. El propio motor actúa de freno magnético, reduciendo al mínimo las partes mecánicas. El microprocesador posiciona con precisión de décimas de mm. las bandejas a la altura de trabajo programada. El uso de microprocesadores para el control de giro permite la conexión con ordenadores y por tanto la gestión informática del producto almacenado en el armario. Para dimensionar los equipos necesarios hemos de tener en cuenta: • El número y stock de las especialidades farmacéuticas a manejar (en torno a las 500). El volumen que éstas ocupan dentro del equipo. • El plan horario de la actividad de llenado y salidas de carros • El número de camas a completar. La capacidad de trabajo de un equipo viene dada tanto por el número de especialidades a almacenar como por la velocidad de realización de los movimientos. Conforme a los estudios por empresas especializadas, se establece que el máximo rendimiento de un equipo se establece en la dispensación de los medicamentos destinados a un total de 270-300 camas. - 4.1. Gestión de termolábiles Los medicamentos termolábiles (ejemplo insulinas, las vacunas, determinados colirios, algunos antibióticos) deben conservarse en nevera, entre 2 °C y 8 °C. En las especialidades farmacéuticas de conservación en nevera, es muy importante que no se rompa la cadena de frío desde su fabricación hasta el momento de su administración al paciente, para poder garantizar la idoneidad del preparado. Para asegurar que los medicamentos se mantienen en este rango de temperatura, se debe comprobar regularmente la temperatura de la nevera. La forma de almacenamiento de este tipo de medicamentos se orienta hacia un sistema de almacenamiento tipo “pater-noster” o carrusel vertical, integrado en los circuitos logísticos y de información del resto de productos. La ubicación de este sistema se propone en la misma área que el sistema de carrusel horizontal. Se espera integrar el proceso de picking (entradas/salidas) de medicamentos térmolábiles, en el mismo circuito que el resto de medicamentos. De esta forma no distraemos recursos y optimizamos al máximo los movimientos de productos y personas. El software que gestionará este tipo de carrusel vertical, estará integrado al 100% con el que gestionará el sistema de carruseles horizontales. La estructura de gestión de los distintos dispositivos, la analizaremos en profundidad mas adelante en este proyecto fin de máster. Para la definición de este conjunto, hemos considerado: Carrusel vertical Logística Farmacéutica en un hospital 31 • Las características físicas de los productos a almacenar (medicamentos de conservación en frío). • El número de referencias estimadas a gestionar. 4.2. Gestión de unidosis. Tradicionalmente la zona destinada a la preparación para unidosis ha sido una delimitación física dentro de Farmacia, dotada de estanterías alineadas en forma de “U” con cajetines a diferentes niveles que contienen la medicación utilizada durante la preparación de carros de unidosis. Esta disposición física se estima que puede ocupar alrededor de 10 m² para albergar cerca de 500 referencias. El estudio de automatización ofrece una optimización del espacio, ya que para albergar estas mismas 500 referencias, necesitamos un carrusel que ocupa una superficie de 3,5 m². Antes de comenzar con el análisis de nuestra propuesta para la automatización del almacén de dispensación de dosis unitarias, descubriremos cuál es la situación actual teórica de un almacén (basada en una estimación de los circuitos que actualmente puede tener el Hospital) en lo que respecta a los aspectos relativos a la actividad desarrollada. Vamos a desarrollar un supuesto en el que el Hospital cuenta con un total de 420 camas en dosis unitarias. La dosis unitaria se prepara en dos zonas diferencias - Unidosis 1 - Unidosis 2 Figura 4.2 Distribución en planta de unidosis. Automatización Farmacia (2010). GRIFOLS Carrusel vertical Logística Farmacéutica en un hospital 32 La zona Unidosis 1 dispone de un número aproximado de 500 especialidades farmacéuticas de 500 y prepara un total de 200 camas. La zona Unidosis 2 tiene el mismo tamaño. Existe una sola salida de carro cada 24 horas, que se produce entre las 14:00 y 15:00 horas. 4.2.1. Análisis de productividad. Unidosis Diversos estudios y publicaciones hablan de tiempos de llenado de carros promedios de 24“ por cama en Unidades de 30-40 camas, con un promedio de 5-6 movimientos (medicamentos distintos) por cama, estableciendo unos promedios para 198/200 camas de entorno a los 80 – 90 minutos. Veamos ahora un cuadro de análisis de tiempos (valores en minutos): Tiempos estimados para 250 camas Nº de camas: 250 Nº de especialidades 566 Nº de camas por U_E 24 Promedio movimientos / cama 6 Tiempo promedio para 30 camas 12,5 min. Tiempo promedio para 50 camas 20,8 min. Tiempo promedio para 60 camas 30 min. Tiempo promedio para 250 camas 122 min. Cuantas más camas agrupemos, menor nº de cambios de agrupación, lo que supone una mayor rapidez en la preparación. Por el contrario supone tener delante un mayor nº de camas para localizar el cajetín correspondiente. Para el nº de camas indicado, y teniendo en cuenta la velocidad de movimientos del armario y el nº de movimientos por cama, son necesarios más de un equipo ya que, aunque aumentemos el volumen dentro del armario, la velocidad de movimientos del mismo no aumenta . 4.2.2. Definición de equipo para unidosis La definición del equipo para unidosis se orienta hacia el suministro de un sistema automáticos de almacenamiento del tipo "Pater-Noster". Este equipo de 2.400 mm. de altura, 2.560 mm. de anchura y 1.155 mm. de fondo. El armario tiene 12 bandejas; cada bandeja se puede dividir en 3 niveles, incorporando 2 niveles adicionales, y en cada una de ellas podemos colocar un máximo de 23 cajetines pequeños, 9 medianos, 9 grandes. Los cajetines para evitar errores de configuración se instalan por bandejas y tamaños, de manera que en una misma bandeja no haya cajetines de diferente tamaño. La posición del cajetín viene dada por un led de iluminación, que indica al usuario la localización del medicamento objeto del movimiento en curso. La capacidad del armario es de unas 700 especialidades, contando con medicamentos reenvasados en dosis unitaria así como antibióticos de gran volumen. Con el fin de conseguir un rendimiento óptimo tanto del armario como del personal destinado para su uso se propone el siguiente plan horario de actividades: Carrusel vertical Logística Farmacéutica en un hospital 33 CARRUSEL HORIZONTAL 1 8:00 8:30 9:00 Reposición de mínimos 9:30 10:00 10:30 11:00 11:30 Reposición SAD 12:00 12:30 13:00 13:30 Llenado de carros 14:00 14:30 15:00 Salida de carros Tabla 4.1 Plan horario de actividades de un Carrusel Horizontal El armario pueden utilizarse también para la automatizar la reposición de los sistemas automáticos de dispensación que forman parte del estudio. La comunicación de la información relativa a las necesidades de reposición desde los distintos almacenes automatizados en planta, se realiza de forma programada y automática. Indicar también que el proceso de reposición de los sistemas automáticos de dispensación se ve mejorado cualitativamente al incorporar la identificación de los medicamentos con códigos de barras en el momento de la reposición, asegurando que el medicamento correcto de repone en la ubicación correcta. Altura: 2.400 mm. Anchura: 3.259 mm. Profundidad: 1.155 mm + 350 mm. mostrador Espacio ocupado: 3,70 m² Cantidad de bandejas: 12 Tiempo de acceso medio 19,2 segundos Peso equipo vacío: 1.465 Kg. Desequilibrio: 700 Kg. Altura Mostrador: 1.000 mm. Potencia Motor: 1.800 W Alimentación eléctrica: Monofásica 220 V + Tierra Tabla 4.2 Especificaciones Carrusel Vertical Carrusel vertical Logística Farmacéutica en un hospital 40 Figura 4.10 Cuadro eléctrico sistema de refrigeración. HCUV La iluminación constará de dos luminarias antihumedad situadas encima de las puertas de acceso en el interior de la cámara. En el frontal de la cámara se instalarán dos setas de seguridad, a ambos lados de la ventana de trabajo. Van seriadas con los seguidores del archivo rotativo. Automatización de dispensación a pacientes externos Logística Farmacéutica en un hospital 41 5. Automatización de dispensación a pacientes externos 5.1. Unidad de dispensación a pacientes externos Esta unidad tiene por objeto la dispensación de medicamentos y material sanitario, desarrollando actividades de farmacia clínica y atención farmacéutica, estableciendo un adecuado seguimiento en cada caso y desarrollando técnicas de educación sanitaria e información sobre los tratamientos y productos dispensados. 5.1.1. Tipos de medicamentos dispensados en una U.P.E. Se realiza dentro del servicio de Farmacia, en el área de dispensación de medicamentos a pacientes externos. Los medicamentos de dispensación en hospitales son los llamados medicamentos de uso hospitalario, los cuales debido a sus efectos adversos, necesitan un seguimiento médico muy detallado. También se dispensan otros medicamentos como: • Medicamentos de uso compasivo: Son medicamentos utilizados para indicaciones distintas a las autorizadas, estos medicamentos necesitan una autorización del Ministerio de Sanidad para su dispensación, para ello el paciente debe rellenar el impreso denominado “consentimiento informado del paciente ante testigo”. • Medicamentos no comercializados en España de uso hospitalario • Formulaciones magistrales: Requeridas en la atención al paciente que no pueden realizarse en las oficinas de farmacia. Figura 5.1 Unidad de Pacientes Externos actual. HCUV Automatización de dispensación a pacientes externos Logística Farmacéutica en un hospital 42 5.1.2. Localización La actual unidad de dispensación a pacientes externos se constituye en una sala con estanterías convencionales y un mostrador para atención directa al paciente. Este habitáculo está unido a la zona de realización de pedidos del SFH El diseño de una U.P.E. nueva se concibe como una zona diferenciada y dedicada exclusivamente a la atención y dispensación a pacientes externos y se ubica anexa al servicio de Farmacia contando con una superficie de 20 m² con dos puertas de acceso: una para el acceso de los pacientes y otra que comunica con el resto del Servicio de Farmacia para el acceso del personal sanitario. En el área destinada a la atención al paciente se dispone de dos zonas bien diferenciadas con el objeto de poder dispensar a dos pacientes separadamente y conseguir la privacidad y confort, respetar su confidencialidad y conseguir una óptima relación farmacéutico-paciente. Para mantener siempre la “cara” al paciente externo y conseguir mayor rapidez en el suministro de medicamento recetado, se diseña un almacén robotizado con salida directa a cada punto de atención farmacéutica. También se desea poder distribuir los medicamentos requeridos en dos consultas de atención a pacientes externos, sin tener desplazarse de la consulta. Figura 5.2 Distribución en planta de una U.P.E. Elaboración Propia Automatización de dispensación a pacientes externos Logística Farmacéutica en un hospital 43 5.1.3. Niveles de stock Para realizar el diseño de la solución propuesta, se basa en la información proporcionada por los análisis de instalaciones de hospitales de similares características: La información disponible para realizar el estudio consta de: • Estimación actual y futura del número de envases a almacenar. • Información relativa a los requerimientos de niveles de stock. • Croquis arquitectónicos de la zona donde se plantea la instalación del robot. Para dimensionar la capacidad de almacenaje que debe tener el sistema robotizado previsto, el estudio se basa en el número de referencias a gestionar en temperatura ambiente y termolábil. En base a instalaciones similares, el ratio por referencias es de 16 envases por referencia en temperatura ambiente y 21 envases por referencia en termolábil. Se plantea un escenario de necesidades de almacenaje a satisfacer con el equipo para que cumpla con los requerimientos asistenciales y de stock habituales que se consideran en instalaciones de similar características. Condiciones de almacenaje Nº de referencias Nº de envases Tª ambiente 105 1.650 (75%) Termolábiles (2-8ºC) 56 540 (25%) TOTAL 161 2.190 Tabla 5.1 Necesidades de almacenaje previstas 5.2. Descripción general de la instalación Para poder mantener medicamentos a dos temperaturas distintas, se plantea equipara un robot con módulos de nevera en su interior de manera que se gestionen los medicamentos termolábiles en nevera, y el resto a temperatura ambiente. Se estudia la implantación de un sistema robotizado con dos módulos de nevera, con sistemas de cintas transportadoras y bajantes de entrega que habilitan 4 puntos de dispensación (dos consultas y dos puntos en U.P.E.). Para la entrada de medicamentos se instala un sistema de carga mediante estantes fijos con acceso frontal por persiana y lector de códigos de barras. Automatización de dispensación a pacientes externos Logística Farmacéutica en un hospital 44 Para la salida de medicamentos se habilitarán cintas de salida y salida directa de máquina para dispensación de envases. Figura 5.3 Almacén robotizado. www.farmanitram.es/r-evolución.es La optimización de la entrega, se consigue debido a que se plantea unos recorridos de las cintas de transporte flexible tal que se adapte a las características reales de la zona de montaje. El cuerpo principal del robot (zona de estanterías) estará instalado en la zona de almacén que aparece en el plano. Gracias a las estimaciones de capacidad realizadas y las capacidades en temperatura ambiente y en refrigerado, se consigue las dimensiones necesarias para el equipo. 5.3. Características técnicas 5.3.1. Sistema robotizado Hay que buscar en el mercado el tipo de almacén robotizado que mas se adapte a nuestras necesidades y a la forma de entrega de los medicamentos. También hay que valorar en un almacén robotizado aspectos como la capacidad, la fiabilidad, la rapidez y el servicio Post-venta. 5.3.1.1. Tipología de los envases Estos sistemas tienen la capacidad de manipular: • Envases cúbicos • Envases con envoltorio (celofán, etc…) Automatización de dispensación a pacientes externos Logística Farmacéutica en un hospital 45 • Envases cilíndricos. Para este tipo hay que colocar un adaptador en el sistema de carga automática especial 5.3.1.2. Sistema de recogida de productos En el mercado hay dos tipos de almacenamiento de estantes en este tipo de almacenes robotizadas 1) Por gravedad: El robot simplemente traslada el producto sin realizar presión. Utiliza un brazo robotizado para la entrada y otro brazo para la salida. Las estanterías poseen inclinación Figura 5.3 Recogida de producto por gravedad. www.farmanitram.es /galería (2013) 2) Por brazo-pinza: Este sistema posee una pinza prensil que agarra la caja. Las estanterías carecen de inclinación y puede acceder a cualquier producto almacenado en profundidad. Figura 5.4 Recogida de producto por brazo-pinza. ARX-ROWA. Catálogo (2013) 5.3.1.3. Sistema de carga Según la disposición de medios podemos contemplar dos sistemas de carga: 1) Carga Semiautomática: Este sistema contempla un escaneo manual de los envases para lectura de código de barras y su ubicación en las posiciones marcadas en los estantes de carga. Gracias a unos sensores ubicados en los estantes, va asignando la ubicación ocupada a cada artículo leído por el escáner, de manera que en cuanto se baja la persiana de acceso, esos envases ya están disponibles para su dispensación. No obstante, por defecto del brazo robotizado colocará en los estantes de almacenaje los envases que han sido cargados para dejar liberada la carga y poder realizar nuevas entradas. Automatización de dispensación a pacientes externos Logística Farmacéutica en un hospital 46 Figura 5.5 Carga semiautomática. ARX-ROWA. Catálogo (2013) 2) Carga automática: El 100% de la clasificación de los medicamentos es automática, en un mínimo de tiempo y sin manipulación de personal. Una cubeta se vuelca en la entrada de la tolva y el equipo selecciona una a una cada caja de medicamento. Se encarga de escanear, medir y poner a disposición del robot para almacenar el medicamento. Este proceso dura unos 15 segundos por unidad Figura 5.6 Carga automática. ARX-ROWA. Catálogo (2013) Características técnicas de un sistema de carga automática: • Lectura de código de barras. • Medición de las dimensiones del envase. Automatización de dispensación a pacientes externos Logística Farmacéutica en un hospital 47 • Sistema inteligente con capacidad para detectar y expulsar los envases deteriorados. Estos envases nunca vuelven a la cinta de entrada evitando, por un lado, una pérdida de tiempo por repetición de la misma tarea y, por otro lado, el bloqueo de carga de otros envases. • Sistema inteligente con capacidad para detectar y expulsar los envases que por error se le entregan y que no se almacenan en el robot. estos envases nunca vuelven a la cinta de entrada evitando, por un lado, una pérdida de tiempo por repetición de la misma tarea y, por otro lado, el bloqueo de carga de otros envases. 5.3.1.4. Sistemas de entrega de medicamentos El sistema garantizará la entrega de medicamentos en los puntos de dispensación de la manera correcta. Contará con el conjunto de elementos adecuados para adaptarse a los requisitos de Farmacia.  Cintas transportadoras para el traslado de los medicamentos a los puntos de entrega a la velocidad de 1 m/s de forma limpia y segura. Serán compactas, silenciosas y con transporte continuo, sin interrupciones.  Bajantes en espiral para las entregas Figura 5.7 Sistemas de entrega de medicamentos. ARX-ROWA. Catálogo (2013) 5.3.1.5. Sistema de control electrónico y software El sistema robotizado dispone de: • Unidad de control para la operación del robot • 4 Ordenadores PC con disco duro sistema “espejo” • 1 Terminal de operador con pantalla táctil Automatización de dispensación a pacientes externos Logística Farmacéutica en un hospital 48 • Video sistema con 3 cámaras interiores para el control de las operaciones y monitor. • S.A.I. con 1 hora de autonomía informática en caso de emergencias. • Software para almacén dinámico y administración de accesos • Software de acceso a transmisión remota de datos 5.3.2. Módulos de frío En algunos sitios se diseña el almacén robotizado dentro de una cámara de frío, pero no es aconsejable, ya que cada medicamento debe estar a su temperatura para la que se ha fabricado. La refrigeración de los medicamentos se lleva a cabo mediante módulos de nevera. Cada uno de estos módulos está aislado y con su propia puerta motorizada que se coordina con el sistema de carga del robot de manera que permanece cerrado mientras no se tenga que retirar o reponer algún envase de frío. Considerando los requisitos de capacidad y almacenaje, el robot se equipa con un número terminado de módulos cuya capacidad individual está entre 500 y 560 envases. Figura 5.8 Módulo de frío de un almacén robotizado. ARX-ROWA. Catálogo (2013) Automatización de dispensación a pacientes externos Logística Farmacéutica en un hospital 49 Las principales características que cumplen estos módulos son: • Temperatura de régimen de 2 a 8 °C • Equipados con sensor de temperatura que monitoriza la misma y con posibilidad de ser conectados con la central de alarmas de temperatura existente en el centro. • Óptimo consumo energético • Bajos niveles de ruido 5.4. Implantación 5.4.1. Requisitos del suelo 1) Nivelación: Los desniveles del suelo en el área de colocación del armario automatizado no deben sobrepasar los ±10 mm. 2) Cargas: El número de puntos de carga dependerá de la longitud del robot. La capacidad de carga del suelo debe ser de 500 g/m² como mínimo. 3) Espesor del suelo: El espesor del forjado en el área de colocación del autómata no debe ser inferior a 100 mm. No debe haber tuberías y conductos en el área de colocación del robot. 5.4.2. Requisitos del techo 1) Altura libre necesaria: La altura debe ser + 5 cm. como mínimo en toda el área de colocación del robot. 2) Colocación de cintas transportadoras: Las cintas transportadoras se fijan al techo mediante soportes antivibratorios de aluminio. 5.4.3. Alimentación eléctrica 5.4.3.1. Alimentación eléctrica robot (Principal) Tipo Características Instalación Línea principal Trifásica 400V, 50 Hz Carga punta: 6,6 Kw. Consumo medio: 2,0 Kw Línea independiente Alumbrado interior Monofásica 230V, 50 Hz Interruptor de mano Tabla 5.2 Alimentación eléctrica Almacén Robotizado Almacenes de medicamentos en unidades asistenciales Logística Farmacéutica en un hospital 56 El programa dispone de dos opciones: • Con intervención del farmacéutico previa a la dispensación: La enfermera sólo puede acceder a los medicamentos prescritos por el médico y validados por el servicio de Farmacia para cada paciente. • Con intervención del farmacéutico posterior a la dispensación: La enfermera puede acceder a todos los medicamentos contenidos en el armario. 6.1.3.3. Sistema de interconexión con el resto de sistemas de información del hospital Las dos conexiones básicas para un buen funcionamiento del SAD son: • Con el censo actualizado de pacientes de la unidad de admisión del hospital: Permite la asignación de consumos de medicamentos a un paciente y, a partir de él, también a los servicios médicos, unidades de enfermería y GRD que correspondan. • Con el programa de gestión de stock del servicio de Farmacia: Permite un control rápido y eficaz del inventario de los medicamentos. Si el SAD va a funcionar como sistema de dispensación de dosis unitaria, también es imprescindible la conexión con el programa de dispensación de dosis unitaria del Servicio de Farmacia, o bien, con la historia clínica informatizada si se dispone de esta aplicación. Otras posibles conexiones son: Facturación, Suministros, Gerencia, etc… 6.1.4. Implantación de un SAD Los sistemas automatizados de dispensación son una herramienta para mejorar el proceso asistencial de utilización de medicamentos (Prescripción → Dispensación → Distribución → Administración). La elección de un tipo de SAD dependerá de la finalidad y objetivos de uso 6.1.4.1. Consideraciones específicas Para estudiar el formato de SAD a elegir, hay que tener una serie de consideraciones: • Garantizar la compatibilidad del SAD con el sistema informático del Servicio de Farmacia y del Servicio de Admisión de Pacientes. • Consensuar con el personal sanitario implicado la elección del tipo de SAD y módulos auxiliares en función de las características cualitativas y cuantitativas de la terapéutica de la unidad clínica, nivel de información y control de uso de los medicamentos. • Incorporar la utilización del sistema automatizado dentro de la planificación estratégica del hospital. Asegurar que la automatización es compatible con la visión y misión del hospital. • Valorar la integración del SAD con otros sistemas y procesos, manual y automatizado. Almacenes de medicamentos en unidades asistenciales Logística Farmacéutica en un hospital 57 • Formar al personal del Hospital que utilizará el SAD y definir responsabilidades. • Definir estándares de resultados para la seguridad, precisión (incluyendo tasas de error de medicamentos), tiempo hasta la disponibilidad del medicamento y costos. • Establecer las responsabilidades del proveedor del SAD con el hospital respecto de la instalación, mantenimiento, formación y funcionamiento. • Elaborar un manual de procedimientos que recoja los procedimientos normalizados de trabajo para cada estamento del equipo de salud. 6.1.4.2. Etapas para la implantación de un SAD El farmacéutico, como profesional y responsable de la seguridad e integridad de todo el proceso de utilización de medicamentos en el hospital, debe liderar la implantación, desarrollo y cumplimiento de los procedimientos que garanticen la seguridad de utilización de los SAD. Una vez tomada la decisión de instalar un SAD, se debe constituir un equipo multidisciplinar que represente al personal implicado en la utilización y funcionamiento del sistema. Serán los miembros ineludibles del equipo: • Farmacéuticos • Supervisora de Farmacia • Médicos • Supervisora de la Unidad Clínica y una enfermera de esta unidad • Informático del Hospital Este equipo junto con los técnicos de la empresa proveedora planificará todo el proceso de implantación que constará de las siguientes etapas: Formación Todo el personal implicado en la utilización del SAD debe recibir formación sobre el funcionamiento del sistema en función de su nivel de acceso al mismo. Se comenzará con sesiones generales en las unidades implicadas, después se procederá a la formación específica de los miembros del equipo multidisciplinar, responsabilizándose éstos de la formación del resto de miembros de la unidad. Para el Servicio de Farmacia la formación abarcará todo el proceso de utilización de medicamentos a través del SAD, conocerá las funciones de cada miembro de la unidad clínica y será capaz de resolver cuestiones básicas de funcionamiento. Parametrización y configuración del sistema El equipo multidisciplinar selecciona los medicamentos a almacenar y establecer el inventario en base a estudios cuantitativos y cualitativos de consumo de medicamentos en la unidad. Definir los criterios de inclusión y exclusión de los medicamentos a almacenar. De entrada, los medicamentos de corta duración, los que requieren condiciones especiales de conservación y manipulación, los contaminantes y de alto riesgo para el paciente y manipulador, son considerados poco apropiados para almacenar en los SAD. Los medicamentos se almacenarán acondicionados en dosis unitaria y listos para ser administrados, sin manipulaciones previas, siempre que sea posible. Almacenes de medicamentos en unidades asistenciales Logística Farmacéutica en un hospital 58 Se establece el stock máximo y mínimo para cada especialidad y la periodicidad de reposición. Dependerá de la capacidad del SAD, frecuencia de consumo y nivel de control de acceso (a mayor control, menor capacidad). El equipo multidisciplinar tiene que decidir la ubicación y nivel de control de acceso a los medicamentos almacenados. Las ubicaciones de máximo acceso y mínimo control (alta capacidad de almacenaje) son adecuadas para medicamentos de alto consumo, sin restricciones de uso y/o para medicamentos de prescripción a demanda. Las ubicaciones de mínimo acceso y máximo control (baja capacidad de almacenaje) se reservarán para medicamentos de uso restringido por cuestiones de eficacia, seguridad y coste. También debe acordar el nivel de intervención del farmacéutico (con intervención previa o posterior a la dispensación), de acuerdo al circuito de funcionamiento que sea más adecuado implantar. Hay que definir usuarios, niveles de acceso al sistema y claves Se tiene que convenir cuándo se puede acceder a la medicación: Antes de la validación del farmacéutico, solo a la hora de la administración, en cualquier momento de extrema urgencia, etc… Asignación de responsabilidades Hay que definir las actividades a desarrollar por cada miembro del equipo en las distintas unidades implicadas, así como definir las responsabilidades de cada nivel de acceso. Monitorización y seguimiento del proceso Estos sistemas complejos, con gran cantidad de usuarios requiere una prueba piloto con el objeto de detectar los errores realizar los cambios de configuración y funcionamientos necesarios. Para ello hay establecer lo siguiente: • Definir los parámetros para monitorizar el funcionamiento y uso de medicamentos: o Monitorización del inventario para identificar las posibles discrepancias entre las existencias reales y las teóricas, y entre las existencias reales y la medicación imputada a los distintos niveles de asignación establecidos o Monitorización de stock máximo y mínimos para garantizar la cobertura de necesidades y evitar pérdidas por caducidad. o Monitorización de la información sobre asignación de consumos por paciente, proceso, servicio médico o unidad de enfermería o Monitorizar el cumplimiento de protocolos, indicaciones o restricciones de uso de medicamentos. • Problemas técnicos. Además del seguimiento y resolución de las eventualidades técnicas que se presenten, es necesario disponer de un sistema alternativo de dispensación en caso de avería, al menos, para los medicamentos de extrema urgencia. • Reuniones periódicas del equipo multidisciplinar para evaluar las deficiencias y tomar medidas correctoras. • Programa de control de calidad con definición de indicadores y estándares de seguridad, cobertura de necesidades, utilización de medicamentos e información. Almacenes de medicamentos en unidades asistenciales Logística Farmacéutica en un hospital 59 6.1.5. Funcionamiento Una vez efectuada la prescripción médica, (puede ser con transcripción cuando el farmacéutico recibe copia del tratamiento y la introduce en el módulo de prescripción, o bien, prescripción electrónica asistida si es el médico quien prescribe directamente en el programa) la enfermera introduce su clave de acceso en la unidad principal del armario apareciendo en pantalla el listado de pacientes ingresados en la unidad de hospitalización. Al seleccionar el paciente, aparece en pantalla el tratamiento prescrito indicando la dosis, pauta, horario y recomendaciones en la administración. El programa permite también acceder a la medicación prescrita por rangos horarios de administración. La enfermera selecciona el medicamento prescrito que desea administrar y automáticamente se abre el cajón y/o casillero que contiene ese medicamento, indicando en la pantalla, o a través de luces guía la ubicación y la cantidad a retirar. Este movimiento queda registrado en el sistema tras confirmarse la operación realizada y se encuentra electrónicamente a la consola central de farmacia, lo que permite conocer todo el inventario disponible en los armarios de los controles de enfermería, así como los medicamentos administrados por paciente. Por tanto, de acuerdo a la periodicidad establecida para la reposición, el servicio de farmacia extrae los listados de medicamentos que han alcanzado un nivel crítico (stock mínimo) y el número de unidades a reponer. Figura 6.6 Acceso al SAD. Huella digital, tarjeta o clave informática. www.omnicell.com (2012) Hay que añadir que el sistema limita la disponibilidad de un medicamento si la orden ha sido anulada y, en cualquier caso, permite que los diversos cambios que se generan en las prescripciones médicas no supongan limitaciones en la disponibilidad y suministro al efectuarse el proceso de forma inmediata. Por ello, si se ha de cubrir la necesidad de una primera dosis, bien por inicio o nuevo tratamiento, una urgencia o un “si precisa”, el sistema puede configurarse de manera que pueda accederse a determinados contenedores sin validación previa. Para ello, basta con solo introducir el número de dosis retiradas y el proceso es enviado y comunicado a farmacia. 6.1.6. Errores de medicación en los SAD Utilizar un único sistema de aprovisionamiento de fármacos genera una disminución en el número de errores. Estos errores se centran, fundamentalmente, en los aspectos de la administración: diferencias de horario y omisión del medicamento. Almacenes de medicamentos en unidades asistenciales Logística Farmacéutica en un hospital 60 Los errores propios de los SAD pueden ser específicamente de dos tipos: los debidos a la estructura y/o funcionamiento de la máquina, y los de manejo del usuario. 6.1.6.1. Errores de estructura y funcionamiento • Fallo del suministro eléctrico: Al ser un sistema electromecánico, necesita estar conectado a la corriente eléctrica para poder realizar todas las operaciones necesarias, así como poder mantener la configuración e información de la base. • Fallo en el sistema informático: La conexión entre el sistema de dispensación automática de medicamentos y el resto de aplicaciones informáticas, por ejemplo, con el departamento de admisiones (para el ingreso de pacientes), o con el de gestión de almacenes (para regularizar las existencias), o el propio de dispensación de medicamentos (para conocer los medicamentos dispensados por paciente), etc…, necesitan de una aplicación que ayude a comunicarse entre ambos programas. Si esta conexión falla, se pierde parte de la información necesaria para su funcionamiento. • Fallo de la estructura mecánica: Pueden estropearse los sistemas de apertura de los cajetines o el sistema mecánico de serpentín continuo, por el que el usuario no podrá obtener los medicamentos que contengan dichos cajetines. 6.1.6.2. Errores de manejo o procedimiento • Errores en el llenado: Con independencia de si el SFH quienes hace cargo del llenado o reposición de los medicamentos que han sido utilizados, existen posibilidades de errores en la ubicación de los medicamentos durante la fase de reposición. • Errores por omisión: Los SAD, como cualquier sistema de almacenamiento, pueden sufrir en un determinado momento una rotura de existencias y quedar el sistema sin disponibilidad de medicamentos. • Errores en la extracción: Es posible que a la hora de retirar un medicamento, éste se encuentre mal ubicado en el cajetín sin ser verificado, o bien que el usuario retire el medicamento en un cajetín erróneo, especialmente cuando el armario está parametrizado para contener dentro del mismo cajón múltiples subdivisiones que contienen a su vez, diferentes especialidades farmacéuticas. • Conservación: El Servicio de Farmacia debe responsabilizarse de la revisión periódica de las caducidades en los medicamentos incluidos en los SAD. Es preciso establecer los mecanismos de control que garanticen en todo momento el buen estado de los mismos. En este sentido, los sistemas diseñados para permitir la dispensación según el orden inverso a su reposición, constituyen una mayor garantía para evitar la dispensación de fármacos caducados. Los sistemas compartimentados donde se puede producir la mezcla de diferentes lotes, por ubicar los medicamentos dentro del mismo habitáculo sin separación de los mismos, exigen una revisión más continua a fin de garantizar la actividad y seguridad de los medicamentos dispensados. Almacenes de medicamentos en unidades asistenciales Logística Farmacéutica en un hospital 61 Figura 6.7 Manejo del SAD por técnico sanitario. Revista e-salud. Nuevos avances en la dispensación nº26 (2011) En cualquier caso, para las especialidades con menor índice de rotación, ambos sistemas serían subsidiarios de presentar caducidad de los medicamentos existentes en los armarios, y por tanto es preciso siempre el registro y control periódico de la caducidad de los fármacos contenidos en los SAD. 6.1.6.3. Prevención de los errores de medicación El establecimiento de medidas que prevengan la aparición de errores dependerá de la política global que incluya todos y cada uno de los aspectos propios del SAD empleado. A continuación, se proponen una serie de medidas dirigidas a prevenir los errores: • Elaborar un manual de procedimiento: En él se explica el funcionamiento de cada una de las operaciones a realizar en estos SAD, los niveles de acceso y el nivel de responsabilidad de cada uno de los colectivos integrantes en el proceso. Asimismo, se detallarán las actuaciones a realizar en caso de fallo de alguno de los integrantes del SAD, sean de carácter informático, mecánico o eléctrico. • Especificar un mecanismo de control y reajuste periódico del contenido: Acomodar el volumen de fármacos del armario en función del consumo y las necesidades del usuario, de forma que se puedan evitar al máximo las roturas de las existencias. • Correcta reposición de cajetines: Establecer fórmulas de control que garanticen la correcta reposición de medicamentos en los cajetines correspondientes. • Identificación y caducidades: Instaurar un mecanismo de control de identificación, conservación y caducidad de los medicamentos. • Crear un libro de registro de incidencias: En el libro se anotarán todos los fallos del armario. Esto nos permite conocer la prevalencia de cada uno de los errores detectados en el proceso y corregir las posibles desviaciones que se detecten. • Nombrar un responsable: Dependiente del SFH. Será la persona que supervise el funcionamiento de la máquina de cada uno de los aspectos mencionados. Almacenes de medicamentos en unidades asistenciales Logística Farmacéutica en un hospital 62 6.2. Almacenes de medicamentos de gran Volumen. Doble módulo RFID Los medicamentos de gran tamaño a albergar en este tipo de almacenamiento son los siguientes: • Sueros o Salinos o Glucosalinos o Ringer-Lactatos o Mezclas de gran volumen • Nutrición enteral El almacén de productos farmacológicos gestionado mediante el principio Kanban y dotado de equipamiento modular (según ISO 3394), estanterías de balda, hardware para lectura de pedidos (PDAs, paneles ó botoneras RFID) y del software de gestión de pedidos/stocks en servicio; posibilita al Centro y a dicho almacén incrementar las capacidades de almacenaje, aplicar el principio de FIFO de forma inequívoca para erradicar los stocks caducos, y lograr la máxima de "pedido igual a consumo" . El hospital dispone de diversos almacenes periféricos de material sanitario (de los que no son objeto de este proyecto) y farmacéuticos situados por todas las áreas del hospital. El material se almacena en armarios normalizados UNE con estanterías de gran volumen, mediante un sistema de doble módulo. Cada uno de los compartimentos de un mismo producto está identificado con una tarjeta RFID (Identificación por radiofrecuencia). RFID es un sistema de almacenamiento y recuperación de datos remoto que usa dispositivos denominados etiquetas, tarjetas, transpondedores o tags RFID. El propósito fundamental de la tecnología RFID es transmitir la identidad de un objeto mediante ondas de radio. Para cada uno de los compartimentos existen dos tipos de tarjetas: una blanca para el primer cajón, que es tratada como una reposición por calendario (definida por el hospital) y otra roja, que es tratada como una reposición de urgencia. En los almacenes intermedios se instalan unos sistemas de lectura de tarjetas donde el personal debe colocar estas tarjetas. A su vez, el panel se comunica con un software de gestión, al cual envía notificaciones para el reaprovisionamiento del material. Su primera función es monitorizar en tiempo real el estado de los paneles y la necesidad de reposición de cada uno de los almacenes periféricos. 6.2.1. Equipamiento El sistema de “doble módulo” con lectura RFID lleva los siguientes elementos: 6.2.1.1. Sistema de identificación de tarjetas Consiste en un Lector de RFID o transceptor: compuesto por una antena, un transceptor y un decodificador. El lector envía periódicamente señales para ver si hay alguna etiqueta en sus inmediaciones. Cuando capta una señal de una etiqueta (la cual contiene la información de identificación de esta), extrae la información y se la pasa al subsistema de procesamiento de datos. Almacenes de medicamentos en unidades asistenciales Logística Farmacéutica en un hospital 63 Existen varias opciones para la lectura de tarjetas: • Panel de tarjetas y organización mediante cajones: Utiliza la frecuencia HF. Puede realizar las lecturas de las tarjetas una detrás de la otra y esto hace que se puedan gestionar múltiples tarjetas en un solo panel. Figura 6.8 Panel de tarjetas y organización mediante cajones. DYANE SMART KANBAN. Catálogo (2012) • Panel de tarjetas y organización mediante coordenadas: Utiliza la frecuencia UHF y la colocación de las tarjetas es individual. Figura 6.9 Panel de tarjetas y organización mediante coordenadas. DYANE SMART KANBAN. Catálogo (2012) Almacenes de medicamentos en unidades asistenciales Logística Farmacéutica en un hospital 64 • Buzón: Utiliza la frecuencia HF. Dispone de una ranura donde se introducen las tarjetas. La tarjeta sólo se introducirá dentro del buzón si es leída por el sistema, lo que permite detectar tags defectuosos, o no corresponden con las tarjetas de la unidad clínica. Figura 6.10 Buzón. DYANE SMART KANBAN. Catálogo (2012) • Botón RF: Es una solución inalámbrica de reposición. Consiste en un botón con tecnología RFID que funciona de forma sencilla: “Pulsar para solicitar, pulsar para reponer” Figura 6.11 Botón RF. PALEX Almacenes de medicamentos en unidades asistenciales Logística Farmacéutica en un hospital 65 6.2.1.2. Estanterías Son estanterías de doble cesta y estantería de parrilla para el almacenaje de los medicamentos de gran tamaño. Figura 6.12. Armarios con paneles guía para módulos Norma ISO 3394. www.normedam.com (2013) 6.2.1.3. Cesta “doble cajón” Las cestas “doble cajón” están divididas en dos compartimentos por cada producto almacenado. Se coloca la etiqueta con la referencia para comprobar visualmente su contenido. Los tamaños y características de estas cestas están definidas por la Norma ISO 3394 Figura 6.13. Cesta “doble cajón”. HCUV Aplicación práctica Logística Farmacéutica en un hospital 72 También se ha estudiado los puntos de entrada y salida de mercancía. Estudiamos dos alternativas: • Alternativa 1: La entrada y salida de producto por un solo lateral y el lateral opuesto aledaño a una pared. Figura 7.5. Entrada y salida de producto por un lateral. Elaboración propia EXT EXT Aplicación práctica Logística Farmacéutica en un hospital 73 • Alternativa 2: La entrada de producto por el lateral corto más próximo a la recepción, y la salida de producto por el opuesto. EXT EXT Figura 7.6. Entrada por lateral próximo a recepción y salida por lateral contrario. Elaboración propia Se opta por la Opción 2, con el objeto de optimizar los tiempos y desplazamientos del personal del Servicio de Farmacia. También se desea evitar que se obstaculicen los técnicos del almacén en las entradas y salidas de producto Aplicación práctica Logística Farmacéutica en un hospital 74 7.2.1.2. Cálculo de los volúmenes de los carruseles horizontales Este estudio se basa en la instalación de dos carruseles horizontales equipados con cestas de 960 x 2159 x 610 mm (ancho x alto x fondo) = 1,26 m³/cesta La ubicación física y la distribución en planta del sistema de carruseles se detallada en el plano de situación. Las dimensiones de las cestas están pensadas para albergar los diversos tamaños de las cajas de los productos farmacéuticos y se estudia de forma que el personal que trabaje pueda alcanzar de manera cómoda las referencias ubicadas a la altura máxima de 2159 mm. y 460 mm. de fondo. La configuración desarrollada será: 1 Carrusel de 13.160 mm. de largo con 24 cestas 1 Carrusel de 13.160 mm. de largo con 24 cestas en total 48 cestas, con un volumen útil de 60,69 m³. Todas las cestas se dividen conforme a las necesidades de espacio y volumen de los medicamentos en niveles que están distribuidos de la siguiente manera, teniendo en cuenta que podemos hacer divisiones cada 76 mm., siendo esta configuración adaptable en el futuro a nuevas distribuciones de los niveles de la cesta, para poder adaptarse a las nuevas necesidades de almacenamiento de productos de distinto volumen. Se realiza un estudio de tipos de huecos necesarios por productos, obteniendo como resultado que para ubicar las aproximadamente 1000 referencias de material, utilizaremos básicamente 5 tipos distintos de huecos. Cada tipo de hueco definido tiene unas dimensiones en altura que hay que ajustar al paso de 76 mm. que nos permite la cesta. De modo que podemos extrapolar una configuración genérica de cesta formada por la siguiente subdivisión de niveles/cesta: 2 niveles de 140 Mm con 7 divisiones = 14 referencias 3 niveles de 280 Mm con 3 divisiones = 9 referencias 1 nivel de 140 Mm con 4 divisiones = 4 referencias 1 nivel de 470 Mm con 2 divisiones = 2 referencias 7 niveles = 29 referencias x cesta 48 cestas = 1.392 ubicaciones 48 cestas x 7 niveles = 336 niveles Se pueden gestionar 1.392 huecos diferentes, teniendo en cuenta que habría en torno a 1000 referencias diferentes a ubicar, tendríamos capacidad para ubicar el total de referencias y en función de la rotación y aprovisionamiento de las mismas tener diferentes ubicaciones de producto, en función de los lotes y caducidades de los mismos. Aplicación práctica Logística Farmacéutica en un hospital 75 7.2.2. Carrusel vertical refrigerado Cada empresa aporta un sistema de integración entre el elemento móvil y el conjunto de refrigeración. Existen dos formatos de Carrusel vertical refrigerado: • Alternativa 1: Un carrusel de tipo normal, es introducido en el interior de una cámara frigorífica, con dos equipos individuales que aportan frío al exterior de carrusel. Por convección enfrían los medicamentos del carrusel. Por ejemplo Carrusel KARDEX Condensadora Evaporadora Condensadora Evaporadora Figura 7.7 Carrusel dentro de cámara frigorífica. Elaboración propia • Alternativa 2: Las paredes de cerramiento del carrusel son paneles de cámara frigorífica y en la parte superior se instalan dos equipos individuales que enfrían todos los medicamentos. Por ejemplo: Carrusel ATHOSCIA Figura 7.8 Cerramiento de carrusel con panel de cámara. Elaboración propia CAMARA 2-8°C Condensadora Evaporadora Condensadora Evaporadora Aplicación práctica Logística Farmacéutica en un hospital 76 La mejor solución a diseñar es la segunda alternativa, por varios motivos: 1) Ahorra espacio. La superficie ocupada es inferior 2) Los costes energéticos referidos a la producción de frío son menores debido a se enfría diréctamente el habitáculo 3) La distribución de frío en el carrusel es homogénea. Figura 7.9. Carrusel vertical refrigerado. ATHOSCIA 7.2.3. Almacén robotizado El espacio definido por la Dirección Facultativa para albergar la UPE no ha sido diseñado para albergar un almacén robotizado. Figura 7.10. Infografía dispensación almacén robotizado. PALEX Aplicación práctica Logística Farmacéutica en un hospital 77 La dirección facultativa del Plan Director ha definido un almacén con estanterías convencionales para almacenar los fármacos y una ventanilla de dispensación que conecta con una zona donde llegan los pacientes externos para recoger las medicinas Figura 7.11. Almacén de de pacientes externos. Dispensación manual. Elaboración propia El Servicio de Farmacia del HCUV desea instalar un sistema de dispensación asistido por un equipamiento electromecánico, evitando mantener el modelo actual que consiste en una serie de huecos en estanterías donde almacena por orden alfabético las especialidades farmacéuticas que se facilitan en este servicio. 7.2.3.1. Alternativas de almacén robotizado Además del punto de entrega de atención individualizada, se desea hacer llegar el fármaco solicitado a dos consultas atendidas por el farmacéutico responsable del seguimiento individualizado del paciente. Para contemplar estas premisas el mercado nos da dos tipos de soluciones antagónicas, de las que paso a describir: Alternativa 1: El almacenaje se realiza en un carrusel vertical (dos si existen medicamentos termolábiles). La entrega en la atención individualizada se hace extrayendo el fármaco solicitado del carrusel y llevado al mostrador para su entrega al paciente. La entrega a las consultas del farmacéutico se realiza mediante tubo neumático, según se define en el dibujo adjunto. Este sistema es comercializado por ULMA La desventaja de este sistema es que para que en la consulta reciba un medicamento, siempre tiene que haber otro técnico en el carrusel vertical, que lleve la petición hasta la base inicio del tubo neumático. Además, siempre tiene que aproximarse el técnico desde el mostrador hasta el carrusel vertical y realizar la petición en la zona del carrusel y no en el puesto de entrega del medicamento al paciente externo. Aplicación práctica Logística Farmacéutica en un hospital 78 Figura 7.12. U.P.E. con carrusel vertical y tubo neumático Alternativa 2: Almacén robotizado con dos salidas y traslado de medicamentos por cinta: Este sistema introduce un armario controlado por ordenador dentro del habitáculo. Por número de especialidades farmacéuticas a almacenar, hay que tirar un tabique y colocar un mostrador de dos usuarios con elementos separadores para mantener la confidencialidad. Sistema comercializado por GRIFOLS, PALEX y FARMANITRAM. Este último sistema es el elegido ya que no depende en ningún momento de una segunda persona para que el fármaco llegue al punto donde está el paciente externo. Además el producto siempre va al usuario en todo momento. Figura 7.13 U.P.E.con armario robotizado y cinta transportadora. Elaboración propia Aplicación práctica Logística Farmacéutica en un hospital 79 Existen dos tipos de adquisición de producto en un almacén robotizado para la Unidad de Pacientes Externos: 1) Por Brazo- Pinza: Este tipo de almacén robotizado lo fabrican empresas como ARX-ROWA o CAREFUSIÓN Figura 7.14. Brazo-pinza. Dossier ARX ROWA 2) Por Gravedad: El producto no se agarra por un elemento mecánico. Este diseño es comercializado por FARMANITRAM Figura 7.15. Sistema de recogida de medicamentos por gravedad. Catálogo 2012 FARMANITRAM La mejor alternativa de sistema de adquisición es por gravedad, ya que el producto o la caja que lo contiene no se deterioran. Incidir que este tipo de almacén robotizado se fabrica en Valladolid, por lo que el servicio técnico tiene una respuesta más ágil, importante a la hora de una reparación. El resto de fabricantes dependen de servicios técnicos extranjeros. Aplicación práctica Logística Farmacéutica en un hospital 80 Otro problema que se suscita es cómo almacenar los productos termolábiles. Se nos brindan varias opciones que detallamos: 1) Instalar dos almacenes robotizados (uno de Frío y otro a temperatura ambiente). Se desecha esta opción por falta de espacio y por duplicar los puntos de entrada y salida de producto. 2) Instalar un almacén robotizado en el interior de una cámara frigorífica y mantener todos los medicamentos a 4ºC. Se desestima porque obliga a los medicamentos a temperatura ambiente a estar en condiciones térmicas no adecuadas. 3) Instalar persianas y dotar al hueco de una zona de frío. Cuando el sistema demanda un producto farmacéutico termolábil se abre una persiana previamente, y en su interior está la e.f. a 4ºC. El resto del habitáculo se mantiene a temperatura ambiente. Opción seleccionada. Los fabricantes a los que he tenido acceso no tienen un sistema desarrollado al 100%, ya que, aunque tengan la solución requerida, intentan que se instalen las dos primeras opciones porque se evitan problemas técnicos y de montaje 7.2.4. Almacén de producto de gran tamaño en unidad clínica Para especialidad farmacéutica de gran tamaño existen dos opciones de ubicar el producto en la unidad clínica. • Alternativa 1: Almacenar el producto en un Sistema Automatizado de Dispensación SAD de un tamaño considerable. • Alternativa 2: Alojar el producto de gran tamaño en gavetas de “doble cajón” en estanterías normalizadas Por sencillez de uso del personal sanitario y por gran diferencia económica de un sistema frente al otro, se opta por el “doble cajón”. Es un sistema que se usa actualmente en el hospital para almacenar otro tipo de producto, como material consumible sanitario o reactivos de laboratorio. Figura 7.16. Gavetas doble cajón. HCUV Aplicación práctica Logística Farmacéutica en un hospital 81 7.3. Diseño de instalaciones Se intenta dejar las instalaciones en el punto final de consumo para evitar tener que tirar líneas eléctricas, datos, etc.… después la recepción del edificio. He solicitado la colaboración de varias empresas del ramo como Grifols, Palex, Ulma, etc… y me han proporcionado los datos técnicos necesarios para dimensionar las instalaciones auxiliares en el punto de consumo. Una vez definido el tipo, la ubicación y el tamaño de los dos carruseles horizontales, vamos a definir en el techo la subordinación creada para poder instalar estos equipos. Hay que tener en cuenta que además de la altura del carrusel hay que dejar un espacio para sacar las cestas y realizar tareas de mantenimiento. Figura 7.17. Alturas de techos y acometidas eléctricas de carruseles. Elaboración propia Se ha definido un carrusel de 2597 mm. y un tramo de mantenimiento de 150 mm., por lo que la altura total es de 2747 mm. En este contexto, no podemos introducir instalaciones auxiliares como los conductos de climatización, por lo que se tiene que rediseñar los conductos para evitar estar en la zona de proyección de los carruseles horizontales y verticales. EXT EXT CAMARA 2-8°C Instalaciones Instalaciones INSTALACIONES INSTALACIONES 5 Kw III-400V 4P/16A 5 Kw III-400V 4P/16A Estudio económico Logística Farmacéutica en un hospital 88 Etapa 1 Exigencias y requisitos SF Etapa 2 Estudio técnico del equipamiento Etapa 3 Integración de la información Etapa 4 Reuniones de toma de decisiones Jefe del Servicio de Farmacia 10 12 Supervisor de Farmacia 45 12 Técnicos Farmacia 140 Jefe del Servicio de Ingeniería 10 12 Ingeniero Técnico 60 Maestro Industrial 40 Director técnico 15 12 Ingeniero de Organización 75 Ingeniero Junior 105 Delineante 160 Aux. administrativo 15 TOTAL HORAS: 195 110 370 48 Tabla 8.1 Distribución de horas de trabajo 8.4. Costes asignados a cada fase del proyecto 8.4.1. Fase I: Exigencias y requisitos del servicio de Farmacia En esta etapa trabajan el Jefe del Servicio de Farmacia, el Supervisor de este servicio y los técnicos de Farmacia que se designen. El Jefe del servicio de Farmacia, en colaboración con el Supervisor, diseña las necesidades del servicio, así como el tipo de equipamiento que será elegido para el funcionamiento de todas las unidades. También establece el circuito del medicamento, los espacios donde albergar todos los equipos y qué tipo de Estudio económico Logística Farmacéutica en un hospital 89 almacén se utilizará para cada producto farmacéutico. Los técnicos de Farmacia definen las cantidades a almacenar de producto y los pactos de consumos con las unidades asistenciales. EXIGENCIAS Y REQUISITOS. SERVICIO DE FARMACIA Horas convenio 1.670 Año 2013 Año 2013 PERSONAL DIRECTO Sueldo Bruto Coste Empresa Coste Horario 1 Jefe del Servicio de Farmacia 35.000,00 33,50% 46.725,00 27,98 Sueldo Bruto Coste Empresa Coste Horario 1 Supervisor de Farmacia 28.000,00 33,50% 37.380,00 22,38 Sueldo Bruto Coste Empresa Coste Horario 1 Técnicos de Farmacia 23.000,00 33,50% 30.705,00 18,39 Coste Base 12 Año 2013 PERSONAL horas Jefe del Servicio de Farmacia 10,0 279,80 279,80 Supervisor de Farmacia 45,0 1.007,10 1.007,10 Técnicos de Farmacia 140,0 2.574,60 2.574,60 MO 195,0 total: 3.861,50 absentismo/enfermedad 1,00% 38,62 Disponibilidad 0 0,00 0,00 Turnicidad 0 0,00 0,00 COMPLEMENTOS total: 38,62 COSTE DE PERSONAL TOTAL PERSONAL 3.900,12 Coste Base 12 Año 2013 VARIOS INTERNOS dietas 0 0,00 0,00 DIETAS total: 0,00 Papelería 1 65,00 65,00 Seguros RC 0,17% 0,00 0,00 Consumibles Impresoras 1 58,00 58,00 Gastos representación 0 0,00 0,00 Alquiler Oficinas 0 0,00 0,00 Mejoras 0 0,00 0,00 Gastos financieros 0,5% 0,00 0,00 OTROS total: 123,00 VARIOS INTERNOS TOTAL INTERNOS 123,00 TOTAL SERVICIO DE FARMACIA 4.023,12 Margen 0 Margen % 0 TOTAL Fase 1: 4.023,12 Estudio económico Logística Farmacéutica en un hospital 90 Tabla 8.2 Costes de Exigencias y requisitos del SFH 8.4.2. Estudio técnico del equipamiento Decidido el tipo de equipos que se van a adquirir, el Servicio de Ingeniería tiene que comprobar que se adecuan las magnitudes físicas al recinto que se desean instalar. Es muy importante que los equipos mantengan unas alturas y longitudes concretas para el posterior mantenimiento de los equipos, sobre todo de los carruseles horizontales y verticales. También hay que comprobar que los pesos de los equipos a carga llena estén en límites inferiores con la capacidad de carga de los forjados donde se apoyan. Este servicio se tendrá que contactar con las casas comerciales para que les informen sobre las instalaciones auxiliares necesarias para el correcto funcionamiento del equipo: • Instalación eléctrica • Alumbrado necesario en la zona de trabajo • Conexiones informáticas (voz y datos) • Instalación de refrigeración (medicamentos termolábiles) • Climatización. Tanto de personal de trabajo como de medicamentos a temperatura ambiente • Desagües de condensados • Instalaciones de apoyo (tubo neumático, megafonía, etc…) Con estas premisas tiene que determinar aquellas instalaciones, que por su potencia o modificaciones generales de los espacios, sean susceptibles de definir, y en consecuencia, proceder a su descripción en una memoria técnica anexa. Debe de aconsejar al Servicio de Farmacia cuál son las tecnologías mas adecuadas con la arquitectura y el diseño de las instalaciones del Hospital. Estudio económico Logística Farmacéutica en un hospital 91 ESTUDIO TÉCNICO DEL EQUIPAMIENTO. SERVICIO DE INGENIERÍA Horas convenio 1.670 Año 2013 Año 2013 PERSONAL DIRECTO Sueldo Bruto Coste Empresa Coste Horario 1 Jefe del Servicio de Ingeniería 34.000,00 33,50% 45.390,00 27,18 Sueldo Bruto Coste Empresa Coste Horario 1 Ingeniero Técnico 27.000,00 33,50% 36.045,00 21,58 Sueldo Bruto Coste Empresa Coste Horario 1 Maestro industrial 25.000,00 33,50% 33.375,00 19,99 Coste Base 12 Año 2013 PERSONAL horas Jefe del Servicio de Ingeniería 10,0 271,80 271,80 Ingeniero Técnico 60,0 1.294,80 1.294,80 Maestro industrial 40,0 799,60 799,60 MO 110,0 total: 2.366,20 absentismo/enfermedad 1,00% 23,66 Disponibilidad Nocturnidad 0 15,00 0,00 Turnicidad 0 26,29 0,00 COMPLEMENTOS total: 23,66 COSTE DE PERSONAL TOTAL PERSONAL 2.389,86 Coste Base 12 Año 2013 VARIOS INTERNOS dietas 0 0,00 0,00 DIETAS total: 0,00 Papelería 1 80,00 80,00 Seguros RC 0,17% 0,00 0,00 Consumibles Impresoras 1 75,00 75,00 Gastos representación 0 0,00 0,00 Alquiler Oficinas 0 0,00 0,00 Mejoras 0 0,00 0,00 Gastos financieros 0,5% 0,00 0,00 OTROS total: 155,00 VARIOS INTERNOS TOTAL INTERNOS 155,00 TOTAL ASISTENCIA TECNICA 2.544,86 Margen 0 Margen % 0 TOTAL Fase 2: 2.544,86 Tabla 8.3 Costes del estudio técnico del equipamiento Estudio económico Logística Farmacéutica en un hospital 92 8.4.3. Integración de la información Una empresa consultora contratada a través de un sistema de control presupuestario de la administración, tipo concurso público es la encargada de lograr que todos los datos y propuestas consensuadas por los Servicios de Farmacia Hospitalaria y el Servicio de Ingeniería se plasmen en un documento o proyecto. Este proyecto técnico estará compuesto de los siguientes elementos: • Memoria descriptiva de las soluciones adoptadas • Características técnicas detalladas de cada uno de los equipos • Cálculos técnicos de las instalaciones a instalar • Normativa vigente • Presupuesto detallado, tanto de los equipamientos, como de las instalaciones auxiliares a acometer para la adaptación de los equipos. • Planos de detalle de los equipos, así como planos de implantación de los mismos en los espacios designados Se presentarán versiones previas en las reuniones de validación de soluciones y se modificarán hasta adoptar la solución final. Estudio económico Logística Farmacéutica en un hospital 93 INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN. EMPRESA CONSULTORA Horas convenio 1.760 Año 2013 Año 2013 PERSONAL DIRECTO Sueldo Bruto Coste Empresa Coste Horario 1 Director Técnico 47.000,00 36,00% 63.920,00 36,32 Sueldo Bruto Coste Empresa Coste Horario 1 Ingeniero organización 40.500,00 35,80% 54.999,00 31,25 Sueldo Bruto Coste Empresa Coste Horario 1 Ingeniero Junior 23.000,00 35,60% 31.188,00 17,72 Sueldo Bruto Coste Empresa Coste Horario 1 Delineante 18.700,00 35,20% 25.282,40 14,37 Sueldo Bruto Coste Empresa Coste Horario 1 Auxiliar administrativo 16.500,00 35,20% 22.308,00 12,68 Coste Base 12 Año 2013 PERSONAL horas Director Técnico empresa 15,0 544,80 544,80 Ingeniero de organización 75,0 2.343,75 2.343,75 Ingeniero Junior 105,0 1.860,60 1.860,60 Delineante 160,0 2.299,20 2.299,20 Auxiliar administrativo 15,0 190,20 190,20 MO 370,0 total: 7.238,55 absentismo/enfermedad 1,00% 72,39 Disponibilidad 3 21,00 63,00 COMPLEMENTOS total: 135,39 COSTE DE PERSONAL TOTAL PERSONAL 7.373,94 VARIOS INTERNOS dietas 8 18,00 144,00 DIETAS total: 144,00 Papelería 1 210,00 210,00 Seguros RC 0,17% 9.750,00 16,58 Consumibles Impresoras 1 195,00 195,00 Gastos representación 1 60,00 60,00 Alquiler Oficinas 1 505,00 505,00 Mejoras 1 180,00 180,00 Costes indirectos (luz, agua, calefacción) 1 630,00 630,00 Comunicaciones 1 204,00 204,00 Otros 1 180,00 180,00 Amortización equipos 0,5% 9.750,00 48,75 OTROS total: 2.229,33 VARIOS INTERNOS TOTAL VARIOS 2.373,33 TOTAL 9.747,27 Margen 1462,09 Margen % 15 TOTAL Fase 3: 11.209,36 IVA 21% 2.353,97 TOTAL IVA INCLUIDO: 13.563,33 Tabla 8.4 Costes de la integración de la información Estudio económico Logística Farmacéutica en un hospital 94 8.4.4. Reuniones de toma de decisiones Se mantendrán varias reuniones con los diversos responsables de los servicios afectados. Habrá varias etapas, con el objeto de sugerir, en una primera etapa y concretar, en unas fases posteriores, la solución idónea tanto operativa como económica. No siempre se corresponde que la solución previa planteada se pueda conseguir ya que el factor económico tiene, muchas veces, un peso lo suficientemente elevado, como para ser un factor determinante a la hora de decidir qué tipo de equipamiento se ha de elegir. Por ello, en la primera reunión se deben aportar diversas soluciones para un mismo proceso. En reuniones posteriores, se concretará el tipo de equipamiento y se irán decidiendo el tipo de capacidad, las necesidades de refrigeración, el número de puestos de picking, así como los desplazamientos, tanto del medicamento como de las personas usuarias de esta infraestructuras. En la fase final, se tenderá a matizar la solución definitiva, con las posibles variables surgidas en el proceso de estudio. Debido a que existe una conjunción de servicios de la administración pública con una empresa privada, para evitar desviaciones, se estudia esta fase como si no fuese afectada por el impuesto del Valor Añadido. Estudio económico Logística Farmacéutica en un hospital 95 REUNIONES DE TOMA DE DECISIONES Horas convenio 1.670 Año 2013 Año 2013 PERSONAL DIRECTO Sueldo Bruto Coste Empresa Coste Horario 1 Jefe del Servicio de Farmacia 35.000,00 33,50% 46.725,00 27,98 Sueldo Bruto Coste Empresa Coste Horario 1 Supervisor de Farmacia 28.000,00 33,50% 37.380,00 22,38 Sueldo Bruto Coste Empresa Coste Horario 1 Jefe del Servicio de Ingeniería 34.000,00 33,50% 45.390,00 27,18 Sueldo Bruto Coste Empresa Coste Horario 1 Director Técnico empresa 47.000,00 36,00% 63.920,00 36,32 Coste Base 12 Año 2013 PERSONAL horas Jefe del Servicio de Farmacia 12,0 335,76 335,76 Supervisor de Farmacia 12,0 268,56 268,56 Jefe del Servicio de Ingeniería 12,0 326,16 326,16 Director Técnico empresa 12,0 435,84 435,84 MO 48,0 total: 1.366,32 absentismo/enfermedad 1,00% 13,66 Disponibilidad 0 0,00 0,00 Turnicidad 0 0,00 0,00 COMPLEMENTOS total: 13,66 COSTE DE PERSONAL TOTAL PERSONAL 1.379,98 Coste Base 12 Año 2013 VARIOS INTERNOS dietas 4 35,00 140,00 DIETAS total: 140,00 Papelería 1 10,00 10,00 Seguros RC 0,17% 0,00 0,00 Consumibles Impresoras 1 8,00 8,00 Gastos representación 0 0,00 0,00 Alquiler Oficinas 0 0,00 0,00 Mejoras 0 0,00 0,00 Amortización equipos 0,5% 0,00 0,00 OTROS total: 18,00 VARIOS INTERNOS TOTAL VARIOS INTERNOS 158,00 TOTAL TOMA DE DECISIONES 1.537,98 Margen 0 Margen % 0 TOTAL Fase 4: 1.537,98 Tabla 8.5 Costes de las reuniones de toma de decisiones Estudio económico Logística Farmacéutica en un hospital 96 8.5. Cálculo del coste total La valoración final se alcanza tras sumar cada uno de los costes importes de cada una de las fases, según se ha detallado anteriormente. En los costes ya estudiados se han incrementado los costes de los márgenes comerciales, los impuestos así como otra serie de sobrecostes adyacentes a la actividad desarrollada. Se tiene que tener en cuenta que la actividad de los organismos públicos no se ven afectados por el IVA, no ocurriendo lo mismo para una empresa privada como es la consultora seleccionada. FASE HORAS PERSONA COSTE Exigencias y requisitos del SFH 195 4.023,12 € Estudio técnico del equipamiento 110 2.544,86 € Integración de la información 370 13.563,33 € Reuniones de toma de decisiones 48 1.537,98 € TOTAL: 21.669,29 € Tabla 8.6 Coste total del estudio Conclusiones Logística Farmacéutica en un hospital 97 9. Conclusiones En los hospitales hay que elaborar un sistema adecuado para la consecución de los objetivos en el área farmacológica, desarrollando soluciones a medida y realistas, adaptadas a las necesidades, permitiendo que los profesionales se centren en los temas estratégicos y apoyándose en el manejo de la logística y a informatización. 9.1. Proceso de mejora del circuito del medicamento Una vez detectadas las posibilidades de mejora del circuito del medicamento en el hospital se estudiarán las posibilidades existentes en el mercado de una aplicación informática que integre la prescripción electrónica, la dispensación, la administración y el control de existencias, sobre un hardware de gran movilidad. El proceso de mejora se detalla paso a paso. 9.1.1. Mejorar del proceso de toma de decisiones clínicas Aquellas decisiones relacionadas con el medicamento (asegurando que el tratamiento es adecuado para el paciente) implantando un sistema informatizado integrado que contemple: • Registro médico completo: Actualizado a tiempo real, que incluya la prescripción y datos básicos del paciente (peso, tala, alergias medicamentosas, etc…) • Información farmacológica: Propiedades de los fármacos, dosis, efectos adversos. • Guía farmacológica: Protocolos y criterios de selección de principios activos y estrategias terapéuticas Figura 9.1 Prescripción electrónica. Presentación Nuevas Tecnologías. H.G.U. GREGORIO MARAÑÓN Validación Farmacéutica Registro de Enfermería Sistema de Gestión: Cargos a Pacientes Emisión listado de reposición Perfil farmacoterapéutico Prescripción médica Paciente Servicio Farmacia U.Hospitalización Cargo a Pacientes Listado reposición Bibliografía Logística Farmacéutica en un hospital 104 10.1. Enlaces de interés www.3ar.es www.aecoc.es www.arxautomatización.es www.carefusion.com www.farmanitram.es www.grifols.com www.krz.es www.logistecsl.net www.mecalux.es www.medicalmodularsystem.com www.normedam.com www.omnicell.com www.palexmedical.com www.robotfarmacia.es www.tecnyfarma.com www. ulma.es Acrónimos Logística Farmacéutica en un hospital 105 11. Acrónimos A.E.CO.C: Asociación Española de Codificación Comercial E.F.: Especialidad farmacéutica E.R.P.: Planificación de recursos empresariales (en inglés ERP: Enterprise Resource Planning) G.F.H.: Grupo Funcional Homogéneo G.R.D.: Grupo Relacionado por el Diagnóstico H.C.U.V.: Hospital Clínico Universitario de Valladolid I.S.O.: Organización Internacional de Normalización R.F.ID: Radio Frecuency Identification (Identificación por Radiofrecuencia) S.A.D.: Sistemas Automatizados de Dispensación S.D.M.D.U.: Sistema de Dispensación de Medicamentos en Dosis Unitaria S.E.F.H. Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria S.F.H.: Servicio de Farmacia Hospitalaria U.C.I.: Unidad de Ciudados Intensivos U.N.E.: Una Norma Española U.P.E.: Unidad de Pacientes Externos