ISO 21500

PROYECTO FINAL DE CARRERA ISO 21500 Titulo: ISO 21500 Estudios: Ingeniería Electrónica Autor: Javier Fernández González Director: Jaume Mussons Selles Fecha: Septiembre 2014 El presente proyecto tiene como objetivo el estudio de la norma UNE-ISO 21500:2012. La norma UNE-ISO 21500 proporciona un alto nivel de descripción de los conceptos y procesos que se consideran para formar buenas prácticas en la gestión de proyectos. Se presentará los principios y directrices de la norma ISO 21500 y se analizará el proceso de proyecto de una planta solar fotovoltaica aplicando la metodología ISO 21500. ISO 21500 ___________________________________________________________ 2 INDICE 1. INTRODUCCION ................................................................................... 4 2. ISO 21500 .............................................................................................. 5 2.1 La norma ISO 21500 ............................................................................ 5 2.2 Contenidos de la norma ISO 21500 ..................................................... 5 2.2.1 Alcance ................................................................................... 5 2.2.2 Términos y definiciones .......................................................... 6 2.2.3 Conceptos de la dirección y gestión de proyectos.................. 7 2.2.4 Procesos de dirección y gestión de proyectos ....................... 13 2.3 Descripción de procesos por grupo de materia .................................... 16 2.3.1 Grupo de materia: Integración ................................................ 16 2.3.2 Grupo de materia: Parte Interesada ....................................... 23 2.3.3 Grupo de materia: Alcance ..................................................... 25 2.3.4 Grupo de materia: Recurso .................................................... 29 2.3.5 Grupo de materia: Tiempo ...................................................... 34 2.3.6 Grupo de materia: Costo ..................................................... ... 37 2.3.7 Grupo de materia: Riesgo ..................................................... 40 2.3.8 Grupo de materia: Calidad .................................................... 43 2.3.9 Grupo de materia: Adquisiciones ........................................... 46 2.3.10 Grupo de materia: Comunicación ........................................ 49 3. COMPARATIVA ISO 21500 vs PMBOK ............................................... 53 3.1 Introducción .......................................................................................... 53 3.2 Definición de proyecto en ambas normas............................................. 54 3.3 Organización de los procesos de dirección de proyectos .................... 54 3.4 Grupos de procesos ……………………................................................ 54 3.5 Grupos de materias / áreas de conocimiento ....................................... 55 3.6 Estructura de la descripción del proceso .............................................. 55 3.6.1 Grupo de procesos de integración .......................................... 58 3.6.2 Grupo de procesos de partes interesadas .............................. 60 3.6.3 Grupo de procesos de alcance .............................................. 60 3.6.4 Grupo de procesos de recurso / recursos humanos ............... 61 3.6.5 Grupo de procesos de tiempo ................................................. 63 3.6.6 Grupo de procesos de costo ................................................... 64 3.6.7 Grupo de procesos de calidad ................................................ 64 3.6.8 Grupo de procesos de riesgo .................................................. 65 3.6.9 Grupo de procesos de adquisiciones ...................................... 66 3.6.10 Grupo de procesos de comunicación .................................... 66 3.7 Resumen ............................................................................................... 67 4. CASO PRÁCTICO .................................................................................. 68 4.1 Inicio ...................................................................................................... 68 4.1.1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto ……………… 68 4.1.2 Establecer el equipo de proyecto ………………………………. 71 4.1.3 Identificar las partes interesadas ………………………………. 72 ISO 21500 ___________________________________________________________ 3 4.2 Planificación ………………………………………………………………… 74 4.2.1 Definir el Alcance ………………………………………………… 74 4.2.2 Crear la estructura de desglose de trabajo …………………… 78 4.2.3 Definir las actividades y lista de actividades ………………..... 82 4.2.4 Secuenciar las actividades y Estimar la duración de las actividades ……………………………………………………….. 91 4.2.5 Desarrollar el cronograma ……………………………………… 94 4.2.6 Estimar los costos ……………………………………………..... 96 4.2.7 Desarrollar el presupuesto ……………………………………… 97 4.2.8 Planificar la calidad ……………………………………………… 97 4.2.9 Estimar los recursos …………………………………………….. 100 4.2.10 Definir la organización del proyecto …………………………. 103 4.2.11 Identificar los riesgos ………………………………………….. 104 4.2.12 Evaluar los riesgos …………………………………………….. 107 4.2.13 Planificar las adquisiciones ………………………………....... 110 4.2.14 Planificar las comunicaciones ……………………………...... 112 4.2.15 Desarrollar los planes del proyecto ………………………….. 115 4.3 Implementación …. ..………………………………………………………. 118 4.3.1 Dirigir el trabajo del proyecto …………………………………… 118 4.3.2 Gestionar las partes interesadas ………………………………. 119 4.3.3 Tratar los riesgos ………………………………………………… 120 4.3.4 Realizar el aseguramiento de la calidad ……………………… 122 4.3.5 Seleccionar los proveedores ………………………………...... 122 4.3.6 Distribuir la información ………………………………………… 123 4.3.7 Desarrollar el equipo de proyecto ……………………………… 123 4.4 Control ….. …………………………………………………………………. 124 4.4.1 Controlar el trabajo del proyecto ………………………………. 124 4.4.2 Controlar los cambios ………………………………………...... 125 4.4.3 Controlar el alcance ……………………………………….. ….. 125 4.4.4 Controlar los recursos ………………………………………….. 126 4.4.5 Gestionar el equipo de proyecto ………………………………. 127 4.4.6 Controlar el cronograma ……………………………………….. 127 4.4.7 Controlar los costos …………………………………………….. 128 4.4.8 Controlar los riesgos ……………………………………………. 129 4.4.9 Realizar el control de la calidad ……………………………….. 129 4.4.10 Administrar los contratos …………………………………....... 130 4.4.11 Gestionar las comunicaciones ……………………………….. 131 4.5 Cierre .. ……………………………………………………………………… 133 4.5.1 Cerrar la fase del proyecto o el proyecto …………………….. 133 4.5.2 Recopilar las lecciones aprendidas …………………………… 133 5. CONCLUSIONES .................................................................................. 135 6. BIBLIOGRAFIA ..................................................................................... 136 7. GLOSARIO ............................................................................................ 137 8. ANEXO .......................................................................................... ........ 140 ISO 21500 ___________________________________________________________ 4 1. INTRODUCCIÓN Los conocimientos sobre Gestión de Proyectos se agrupan en normas o estándares, reconocidas de manera generalizada, pues su aplicación ha demostrado su influencia en la mejora de resultados de los proyectos. En este documento se estudia la norma ISO 21500 creada por el ISO (Organización Internacional de Normalización) y aprobada en septiembre de 2012. Norma de gestión de proyectos mundialmente aceptada que proporciona una descripción de alto nivel de los conceptos y procesos que son considerados buenas prácticas, reconocidas de manera generalizada, pues su aplicación de forma consistente ha demostrado su eficiencia en la gestión de proyectos. Como consecuencia de la aparación e internalización de la norma ISO 21500 tanto las organizaciones como los profesionales que gestionan y dirigen proyectos utilizan los mismos conceptos y estructura con sus clientes, promotores, proveedores y demás agentes intervinientes de forma que se facilita la gestión de proyectos en un ámbito internacional. También se incluye un capítulo dedicado a la comparativa entre la norma ISO 21500 y el PMBOK, estándar del PMI (Project Management Institute) anterior a la ISO y en el cuál se basan buena parte de los procesos de la metodología del ISO 21500. El presente proyecto incluye además el desarrollo de un caso práctico donde se implementan todos los procesos de la norma ISO 21500 facilitando la compresión y aplicación de la normativa. ISO 21500 ___________________________________________________________ 5 2. ISO 21500 2.1 LA NORMA ISO 21500 La norma ISO 21500:2012 "Orientación sobre la gestión de proyectos" proporciona orientación sobre los conceptos y los procesos relacionados con la dirección y gestión de proyectos que son importantes para, y tienen impacto en el desempeño de los proyectos. Está dirigida a: - Altos directivos y patrocinadores de proyectos, para facilitar la comprensión de los principios y prácticas en la dirección y gestión de proyectos, y ayudarles a dar apoyo y la orientación apropiados a sus directores de proyecto, equipos de dirección de proyectos y miembros de equipos de proyecto. - Directivos de proyecto, equipos de dirección de proyectos y miembros de equipo de proyecto para que puedan tener una base común de comparación de sus normas y prácticas con las de otros. - Redactores de normas nacionales o de organizaciones, para el desarrollo de estándares sobre dirección y gestión de proyectos. 2.2 CONTENIDOS DE LA NORMA ISO 21500 La norma se estructura en las siguientes partes: 1. Alcance; 2. Términos y definiciones; 3. Conceptos de la dirección y gestión de proyectos; 4. Procesos de dirección y gestión de proyectos; 2.2.1 ALCANCE El alcance de la norma ISO 21500, es proporcionar una guía para la gestión de proyectos y poder ser utilizado por cualquier tipo de organización, incluidas las organizaciones públicas, privadas u organizaciones comunitarias, y para cualquier tipo de proyecto, independientemente de la complejidad, tamaño o duración. ISO 21500 proporciona un alto nivel de descripción de los conceptos y procesos que se consideran formar parte de las buenas prácticas en la gestión de proyectos. Los proyectos están definidos en el contexto de programas y carteras de proyectos, aunque la norma solo trata los temas relativos a la gestión general en el contexto de la dirección y gestión de proyectos. ISO 21500 ___________________________________________________________ 6 2.2.2 TÉRMINOS Y DEFINICIONES Contiene dieciséis términos específicos de dirección y gestión de proyectos y sus definiciones de aplicación en el documento de la norma. Términos Definiciones Actividad Componente de trabajo identificado, dentro de un cronograma, que requiere ser realizado para completar un proyecto. Área de aplicación Categoría de proyectos que generalmente tienen un enfoque común relacionado con un producto, cliente o sector. Línea base Base de referencia de comparación contra la que es supervisado y controlado el desempeño del proyecto. Solicitud de cambio Documentación que define una propuesta de moficación del proyecto. Gestión de la configuración Aplicación de procedimientos para controlar, correlacionar y mantener la documentación, las especificaciones técnicas y los atributos físicos. Control Comparación del desempeño real del proyecto con el planificado, analizando las variaciones y tomando las acciones correctivas y preventivas apropiadas cuando sea necesario. Acción correctiva Directiva y actividad que modifica el desempeño del trabajo para ajustarlo al planificado. Camino crítico Secuencia de actividades que determina la fecha más temprana de finalización del proyecto o fase. Retraso Atributo que se aplica a una relación lógica para retrasar el inicio o el final de una actividad. Adelanto Atributo que se aplica a una relación lógica para adelantar el inicio o el final de una actividad. Acción preventiva Directiva y actividad para modificar el trabajo con el objeto de evitar o reducir desviaciones potenciales del desempeño respecto al plan. Ciclo de vida del proyecto Conjunto definido de fases desde el inicio hasta el final del proyecto. Registro de riesgos Registro de los riesgos identificados, incluyendo los resultados del análisis de riesgos y las respuestas planificadas. Parte interesada Persona, grupo u organización que tiene interés, o puede afectar, ser afectado, o que percibe que puede ser afectado por cualquier aspecto del proyecto. Oferta Documento en forma de oferta o respuesta a una licitación para suministrar un producto, servicio o resultado, generalmente, como respuesta a una invitación o solicitud. Diccionario de la estructura de desglose de trabajo Documento que describe cada componente de la estructura de desglose de trabajo. ISO 21500 ___________________________________________________________ 7 2.2.3 CONCEPTOS DE LA DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS Describe los conceptos clave durante la ejecución de la mayoría de proyectos y también describe los contextos en los cuales se llevan a cabo los proyectos. Los conceptos de la dirección y gestión de proyecto que describe la norma ISO 21500 son: • Proyecto; • Dirección y gestión del proyecto; • Estrategia de la organización y proyectos; • Objection de benefices; • Entorno del proyecto; • Gobernanza del proyecto; • Proyecto y operaciones; • Las partes interesadas y la organización del proyecto; • Competencias del personal del proyecto; • Ciclo de vida del proyecto; • Restricciones del proyecto; • Relación entre los conceptos de dirección y gestión de proyectos y procesos. Estos conceptos y su relación se muestra en la figura 1: Figura 1. Visión general de los conceptos de dirección y gestión de proyectos y de sus relaciones. ISO 21500 ___________________________________________________________ 8 La estrategia organizativa identifica las oportunidades. Las oportunidades son evaluadas y capturadas en un caso de negocio o en un documento similar. Las oportunidades seleccionadas pueden acabar siendo proyectos que proporcionarán entregables; y dichos entregables pueden contribuir a generar beneficios a la organización. Finalmente dichos beneficios pueden ser un nuevo input para la estrategia organizativa, cerrándose un ciclo. CONCEPTOS DE LA DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS EN ISO 21500 Proyecto Un proyecto es un conjunto único de procesos que consiste en actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y fin, llevado acabo para lograr un objetivo. El logro de los objetivos del proyecto requiere entregables conforme a requerimientos específicos, incluyendo múltiples restricciones como el tiempo, costos y recursos. Cada proyecto es único y sus diferencias entre estos pueden darse en: • los entregables; • las partes interesadas; • los recursos utilizados; • las restricciones; • la forma de adaptación de los procesos para proveer los entregables. Dirección y gestión de proyecto Es la aplicación de métodos, herramientas, técnicas y competencias a un proyecto. La dirección y gestión de proyectos incluye la integración de las distintas fases del ciclo de vida del proyecto. La gestión de proyectos se lleva a cabo mediante procesos. Y cada fase del ciclo de vida del proyecto provee entregables específicos que son revisados regularmente durante todo el desarrollo del proyecto para cumplir los requisitos del patrocinador, clientes y otras partes interesadas. Estrategía de la organización y proyectos Las estrategias de la organización se desarrollan mediante proyectos. Las organizaciones establecen la estrategia en función de su misión, visión y políticas. Los proyectos son a menudo los medios para lograr los objetivos estratégicos. En la figura 2 tenemos un ejemplo de marco para la creación de valor. Figura 2. Ejemplo de marco de creación de valor mediante proyectos. ISO 21500 ___________________________________________________________ 9 La estrategia organizativa identifica las oportunidades. Las oportunidades son evaluadas y capturadas en un caso de negocio o en un documento similar. Las oportunidades seleccionadas pueden acabar siendo proyectos que proporcionarán entregables; y dichos entregables pueden contribuir a generar beneficios a la organización. Finalmente dichos beneficios pueden ser un nuevo input para la estrategia organizativa, cerrándose un ciclo. Entorno del proyecto El entorno del proyecto puede afectar al desempeño y a su éxito. El equipo de proyecto debería considerar: • Los factores externos a los límites de la organización: socioeconómicos, geográficos, políticos, legislativos, tecnológicos y ecológicos; • Los factores comprendidos dentro de los límites de la organización: estrategía, tecnología, madurez de la dirección y gestión de proyectos y disponibilidad de recursos, cultura y estructura de la organización. Gobernanza del proyecto La gobernanza de un proyecto es el marco en que se desenvuelve la organización del mismo. La gobernanza del proyecto puede incluir aspectos como: • la definición de la estructura de gestión; • las políticas, procesos y metodologías a usarse; • los límites a la autoridad para la toma de decisiones; • las responsabilidades y rendición de cuentas a las partes interesadas; • las interacciones tales como la información y la elevación de los asuntos o riesgos. Proyecto y operaciones La dirección de proyectos se sitúa en el marco de referencia general de la gestión, distinguiéndose de otras disciplinas de gestión en su carácter temporal y naturaleza única de los proyectos. La organización organiza y administra los recursos para culminar los trabajos requeridos en el proyecto dentro del alcance, el tiempo y coste definidos. Estos trabajos pueden clasificarse en: • proyectos: esfuerzos temporales, únicos y progresivos, cuya finalidad son crear un producto y/o servicio únicos realizados por equipos temporales; • operaciones: realizadas por equipos relativamente estables a través de procesos continuos y repetitivos. Las partes interesadas y la organización del proyecto Los roles y responsabilidades de las partes interesadas se definen y comunican basándose en las metas de la organización y del proyecto. En la figura 3 se muestran las partes interesadas que están afectadas en modo alguno por el proyecto. ISO 21500 ___________________________________________________________ 16 2.3 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS POR GRUPO DE MATERIA En este apartado se describen cada uno de los procesos de la norma ISO 21500 en términos de propósito, descripción y entradas y salidas principales, agrupados por grupos de materias. 2.3.1 GRUPO DE MATERIA: INTEGRACION El grupo de materia integración abarca el proyecto desde su inicio al cierre y todos los procesos intermedios. Se ocupa del comienzo del desarrollo del proyecto y terminación de los trabajos para la consecución de los objetivos del proyecto, agrupando todos los procesos para la coordinación y seguimiento. El grupo de materia de integración coordina e integra todos los procesos de todos los otros grupos de materia. Los entregables obtenidos en el resto de grupos de materia proporcionan los parámetros básicos del Proyecto, que en el los procesos de integración se coordinan y controlan de cara al “entregable” final. Figura 6. Esquema del proceso del grupo de materia integración. Trata de encontrar el equilibrio entre las limitaciones y requisitos del proyecto, búsqueda de alternativas y gestionar las dependencias entre el resto de grupos de materias. ISO 21500 ___________________________________________________________ 17 Existen siete procesos del grupo de materia integración: Figura 7. Detalle del grupo de procesos del grupo de materia integración. Los procesos del grupo de materia integración del proyecto se detallan en la siguiente tabla: Grupo de materia: INTEGRACION Proceso 4.3.2 Desarrollar el acta de constitución del proyecto Descripción El acta de constitución del proyecto es el documento que autorizará formalmente el proyecto o una fase del mismo. En el desarrollo del acta se documentarán los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados. Con la firma del Acta de Constitución se autoriza el inicio del proyecto y queda asignado el Director de Proyecto, sus responsabilidades y autoridades, siendo preferible su participación en la elaboración del acta, pues será el responsable de asignar los recursos del proyecto. El Acta es autorizada por alguien externo al proyecto, el patrocinador o promotor, o bien una PMO (Oficina de Dirección de Proyectos) y vincula el proyecto con los objetivos estratégicos de la organización y debe identificar cualquier término apropiado de referencia, obligaciones, supuestos y restricciones. Entradas principales  Enunciado del trabajo del proyecto: El enunciado del trabajo (Project statement of work-SOW) es una descripción narrativa de los productos o servicios a ser entregados por el proyecto y es proporcionado por el iniciador del proyecto o cliente para proyectos externos o por el patrocinador o la organización solicitante para proyectos internos. El enunciado del trabajo del proyecto detalla las necesidades de negocio, la descripción del alcance del producto, el plan estratégico de la organización y las características del producto ISO 21500 ___________________________________________________________ 18 que se creará en el proyecto.  Contrato: En el caso de cliente externos, se considera el contrato un entrada de este proceso y suficiente para su puesta en marcha.  Caso de negocio o documentos de fases previas: El caso de negocio o documento similar es una propuesta estructurada de negocio, que se justifica en términos de costo-beneficio, con el fin de justificar la financiación del proyecto y que debe ser un prerrequisito a la hora de iniciar el proyecto. El caso de negocio se crea como resultado de una o más de las siguientes razones: - demanda del mercado - necesidad comercial - solicitud de un cliente - adelantos tecnológicos - requisito legal - impacto ecológico - necesidades sociales Salidas principales  Acta de constitución del proyecto: Documenta las necesidades comerciales, el conocimiento actual de las necesidades del cliente y el nuevo producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar, como por ejemplo: - propósito o justificación del proyecto - objetivos medibles y criterios de éxito relacionados - requisitos de alto nivel - descripción del proyecto de alto nivel - resumen del cronograma de hitos - resumen del presupuesto - requisitos de aprobación del proyecto - director del proyecto asignado, responsabilidad y nivel de autoridad - nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de los que autorizan el acta de constitución del proyecto Grupo de materia: INTEGRACION Proceso 4.3.3 Desarrollar los planes del proyecto Descripción La finalidad de desarrollar los planes del proyecto es documentar: - por qué se está acometiendo el proyecto - qué se debe crear y por quién - cómo será creado - cuánto costará - cómo será implementado, controlado y cerrado el proyecto Los planes del proyecto normalmente consisten en el plan del proyecto y el plan para la gestión del proyecto. El plan para la dirección y gestión del proyecto describe cómo se ISO 21500 ___________________________________________________________ 19 emprende, monitoriza y controla el proyecto. Define los roles, responsabilidades, la organización y los procedimientos para la gestión de los riesgos, los problemas, el control de cambios, el cronograma, los costos, las comunicaciones, la gestión de la configuración, la calidad, la salud, el medio ambiente, la seguridad y otros temas según necesidades. En definitiva recoge los planes de gestión de cada área de conocimiento que definen cómo se va a gestionar el proyecto. El plan de proyecto contiene la definición de líneas base para realizar el proyecto, en términos de alcance, costo, tiempo, recursos y riesgos. Se inicia como un plan de alto nivel y se va elaborando progresivamente y actualizando a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Debe estar comunicado siempre a las partes interesadas apropiadas en el proyecto. El plan de proyecto incluirá las salidas de todos los procesos de la planificación de proyectos y las acciones necesarias para definir, integrar y coordinar todos los esfuerzos apropiados para implementar, controlar y cerrar el proyecto. Entradas principales  Acta de constitución del proyecto: Descrito como “salida” en el proceso de Desarrollar el acta de constitución del proyecto.  Planes subsidiarios: Salidas de los procesos de Planificación.  Lecciones aprendidas de proyectos previos: Lecciones aprendidas sobre los aspectos técnicos, de gestión y de proceso de proyectos anteriores.  Caso de negocio: Descrito como “entrada” en el proceso de Desarrollar el acta de constitución del proyecto.  Cambios aprobados: Cambios propuestos y aprobados que repercuten a la planificación del proyecto por lo que habrán de actualizarse los planes afectados: alcance, coste, plazo, riesgos, ... Salidas principales  Plan de proyecto: Integra las planificaciones, técnicas y estratégicas de los resultados de los procesos del resto de grupo de materias del proyecto: - alcance - recurso - tiempo - costo - riesgo - calidad - adquisiciones - comunicación Así pues el plan de proyecto será el documento gestiona y coordina el proyecto, e integra las distintas planificaciones obtenidas de cada grupo de materia.  Plan de gestión del proyecto: Documento que define como el proyecto se ejecuta, supervisa, controla y se cierra. Documento de ISO 21500 ___________________________________________________________ 20 guía para la gestión del proyecto y incluirá: - organización del equipo del proyecto - patrocinador, agentes interesados,... - cauces y trámites en la comunicación - monitorización del coste, cronograma, calidad - gestión de los riesgos - acciones correctivas, preventivas - seguimiento de compras y suministros Grupo de materia: INTEGRACION Proceso 4.3.4 Dir igir el trabajo del proyecto Descripción La finalidad de dirigir el trabajo del proyecto es gestionar el desempaño del trabajo tal y como está definido en los planes del proyecto para crear los entregables aprobados del proyecto. El director de proyecto debería dirigir la realización de las actividades planificadas del proyecto y gestiona las varias interfaces técnicas, administrativas y organizativas del proyecto. Entradas principales  Planes del proyecto: Todos los planes del proceso de Desarrollar los planes de proyecto.  Cambios aprobados: Descrito como “entrada” en el proceso de Desarrollar los planes del proyecto. Salidas principales  Datos de progreso: Informe de la situación y estado de los trabajos del proyecto. Este informe será el resultado del proceso de Controlar el trabajo del proyecto.  Registro de problemas: Identificación de problemas durante el proceso de dirigir el trabajo del proyecto. Las incidencias detectadas que ocurren durante la ejecución de los trabajos se registran para posteriormente implantar cambios para corregir los problemas.  Lecciones aprendidas: Documentación que recoge información relativa a aspectos técnicos, de gestión y organización del proyecto que se obtienen durante y al finalizar el proyecto. Esta información será de utilidad para el proyecto y futuros proyectos. Además serán entrada de otros procesos del proyecto. Grupo de materia: INTEGRACION Proceso 4.3.5 Controlar el trabajo del proyecto Descripción La finalidad de controlar el trabajo del proyecto es asegurar que las actividades del proyecto se completan íntegramente de acuerdo a los planes de proyecto. El proceso controla mediante la medición del desempeño de los trabajos del proyecto, en avance, coste, plazo, con el objetivo de evitar desviaciones y activa los cambios en los procesos para mejorar el rendimiento. ISO 21500 ___________________________________________________________ 21 Entradas principales  Planes del proyecto: Todos los planes del proceso de Desarrollar los planes de proyecto.  Datos de progreso: Descrito como “salida” en el proceso de Dirigir el trabajo del proyecto.  Medidas de control de calidad:  Registro de riesgos: Riesgos previsto o imprevistos en sus consecuencias y que desvían al proyecto de su planificación.  Registro de problemas: Descrito como “salida” en el proceso de Dirigir el trabajo del proyecto. Salidas principales  Solicitudes de cambio: Si se detecta algún problema durante la ejecución del trabajo, se procederá a emitir una solicitud de cambio, que debe ser aprobada por el comité integrado de cambios y que puede modificar las políticas o procedimientos, el alcance, el costo o el presupuesto, el cronograma o la calidad del proyecto.  Informes de progreso: Descripción precisa y actualizada del desempeño del proyecto. La dirección del trabajo del proyecto deberá suministrar la información relevante para las partes interesadas en el momento apropiado, detallando actividades, hitos, logros, problemas, etc.  Informes de finalización del proyecto Grupo de materia: INTEGRACION Proceso 4.3.6 Controlar los cambios Descripción El objetivo es controlar todos los cambios del proyecto y los entregables, y formalizar la aceptación o rechazo de estos cambios antes de la implementación subsiguiente. Los cambios se tendrán que evaluar en este proceso de controlar los cambios en términos de beneficio, alcance, recursos, tiempo, costo, calidad y riesgo, verificar su impacto, y obtener la aprobación para su implantación. Entradas principales  Planes del proyecto: Todos los planes del proceso de Desarrollar los planes de proyecto.  Solicitudes de cambio: Descrito como “salida” en el proceso de Controlar el trabajo del proyecto. Salidas principales  Cambios aprobados: Cambios aprobados después de su análisis del análisis de sus ventajas y consecuencias en los parámetros básicos de definición del proyecto: alcance, coste y plazo. Los cambios aprobados implicarán la actualización de los documentos del proyecto, alcance, presupuesto, planificaciones,... y ha de comunicarse a las partes interesadas relevantes para su ISO 21500 ___________________________________________________________ 22 implementación.  Registro de cambios: Registro de los cambios aprobados de cara a tener un historial del proyecto de las modificaciones producidas durante la ejecución de los trabajos y que afectan a los objetivos básicos: alcance, coste, cronograma, riesgos, etc. Grupo de materia: INTEGRACION Proceso 4.3 .7 Cerrar la fase del proyecto o el proyecto Descripción Consiste en confirmar la finalización completa de todos los procesos y actividades del proyecto con el fin de cerrar una fase de un proyecto o un proyecto. Incluyendo la verificación formal y la aceptación de los resultados de los proyectos terminados. Toda la documentación de un proyecto terminado debería también ser recolectada y archivada de acuerdo con las normas vigentes y liberar a todo el personal y todos los recursos del proyecto. Entradas principales  Informes de progreso: Descrito como “salida” en el proceso de Controlar el trabajo del proyecto.  Documentación del contrato: Requisitos del contrato que deben cumplirse antes de finalizar el cierre del proyecto.  Informes de terminación del proyecto: Informe realizado por el director del proyecto donde se recoge el desarrollo final del proyecto e incluye; las premisas iniciales, desarrollo económico, compras realizadas, registro de acciones correctoras, cambios, directorio de participantes en el proyecto, etc. El informe será un resumen que abarca todo el alcance de los trabajos realizados Salidas principales  Adquisiciones completadas: Cierre de contratos con los proveedores una vez verificado el desempeño de los trabajos realizados.  Informe de cierre de fase o de proyecto: Informe de cierre final del proyecto o una fase, una vez se han verificado que se han obtenido todos los entregables de la fase de proyecto o el proyecto y que todos los procesos de dirección y gestión de proyecto se han completado adecuadamente, con lo que la gestión de proyectos se desprende de su responsabilidad de la fase de ejecución.  Recursos liberados: La cancelación de los recursos y liberalización del personal, formalizando su fin de actividad y relación con el proyecto. Grupo de materia: INTEGRACION Proceso 4.3.8 Recopilar las lecciones aprendidas Descripción El objetivo del proceso es evaluar el proyecto y recoger experiencias para beneficiar la gestión de futuros proyectos. Durante todo el ciclo de vida del proyecto, el director de proyecto y el resto de partes interesadas identifican lecciones aprendidas relativas ISO 21500 ___________________________________________________________ 23 a aspectos técnicos, de gestión y procesos del proyecto. Entradas principales  Planes del proyecto: Todos los planes del proceso de Desarrollar los planes de proyecto.  Informes de progreso: Descrito como “salida” en el proceso de Controlar el trabajo del proyecto.  Cambios aprobados: Descrito como “salida” en el proceso de Controlar los cambios.  Lecciones aprendidas: Experiencias relativas a aspectos técnicos como de gestión y organización, recogidas durante y al final del proyecto. Información sobre asuntos o riesgos, así como sobre técnicas que funcionan bien y que pueden aplicarse en proyectos futuros.  Registro de riesgos: Descrito como “entrada” en el proceso de Controlar el trabajo del proyecto.  Registro de problemas: Descrito como “entrada” en el proceso de Controlar el trabajo del proyecto. Salidas principales  Documento de lecciones aprendidas: Las lecciones aprendidas deben capturarse, recogerse, formalizarse, archivarse, distribuirse y utilizarse en este y en futuros proyectos. Permitirán obtener experiencia para la mejora continua. Incluirá información sobre asuntos o riesgos, técnicas aspectos técnicos, de gestión y procesos del proyecto. Experiencia que también servirá para obtener evaluaciones del desempeño del personal de los equipos del proyecto y proveedores. 2.3.2 GRUPO DE MATERIA: PARTE INTERESADA Este grupo de materia incluye todas las medidas necesarias para identificar a las personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por el proyecto. Se trata de analizar el impacto de los interesados en el proyecto y sus necesidades asociadas. Trata de desarrollar estrategias de gestión apropiadas para la participación y la comunicación con las partes interesadas con eficacia durante todas las etapas del proyecto. La satisfacción de las partes interesadas debe ser tenida como un objetivo clave en la gestión del proyecto. Y la comprensión del entorno de los interesados en una entrada clave para la definición del alcance del proyecto. Las partes interesadas son parte de cada proyecto y pueden ser afectados por, o pueden tener un impacto en, el proyecto de una manera favorable o menos favorable. Algunos tienen una capacidad limitada para influir en el curso del proyecto, mientras que otros tienen más influencia en el proyecto y sus resultados. ISO 21500 ___________________________________________________________ 24 Existen dos procesos del grupo de materia parte interesada: Figura 8. Detalle del grupo de procesos del grupo de materia parte interesada. Los procesos del grupo de materia parte interesada del proyecto se detallan en la siguiente tabla: Grupo de materia: PARTE INTERESADA Proceso 4.3.9 Identificar las partes interesadas Descripción El propósito de este proceso es determinar los individuos, grupos u organizaciones impactadas por, o que impactan en, el proyecto, y documentar la información pertinente relacionada con sus intereses e implicación. El Director de proyecto identificará el nivel apropiado en que debe focalizarse en relación a cada parte interesada o grupo de partes interesadas. Su identificación desde un primer momento es importante para la definición de las responsabilidades, procesos de autorización y estrategia de comunicaciones del proyecto Las partes interesadas pueden estar activamente involucrados en el proyecto, ser internas o externas al proyecto, y estar en niveles de autoridad diferentes. Entradas principales  Acta de constitución del proyecto: Descrito previamente como “salida” en el proceso de Desarrollar el acta de constitución del proyecto. Incluirá una primera identificación de las partes interesadas del proyecto así como información sobre las mismas.  Organigrama del proyecto: Permitirá definir las partes interesadas internas al proyecto. Salidas principales  Registro de partes interesadas: Información de las partes interesadas del proyecto. El registro puede ser una plantilla en la que se incluya por ejemplo: - interesados o implicados - puesto / departamento - rol ISO 21500 ___________________________________________________________ 25 - requisitos - expectativas/intereses - nivel de influencia Grupo de materia: PARTE INTERESADA Proceso 4.3.10 Gestionar las partes interesadas Descripción El objetivo de este proceso es asegurar la comprensión y atención de las partes interesadas. Incluye actividadades tales como entender sus expectativas, sus preocupaciones y resolver problemas. El director del proyecto debe realizar un análisis detallado de las partes interesadas y evaluar el impacto que pueden tener en el proyecto, aprovechando las ventajas de las partes interesadas a favor del proyecto y por otro lado contrarrestando los efectos negativos de las partes interesadas con una posible influencia negativa en el proyecto. A partir de este análisis, se puede dar prioridad al desarrollo de planes de gestión de las partes interesadas prioritarias. Entradas principales  Registro de partes interesadas: Descrito previamente como “salida” en el proceso de Identificar las partes interesadas.  Planes del proyecto: Todos los planes descritos previamente como “salidas” en el proceso de Desarrollar los planes del proyecto. Salidas principales  Solicitudes de cambio: Proponiendo alteraciones al proyecto que se dirigen como entrada al proceso Controlar los cambios 2.3.3 GRUPO DE MATERIA: ALCANCE El grupo de materia alcance incluye el conjunto de procesos necesarios para identificar el trabajo y los entregables, y sólo aquellos que son requeridos en el proyecto. El término alcance se refiere tanto al alcance del producto; características y funciones que debe cumplir el producto, servicio o resultado final, así como al alcance del proyecto; todo el trabajo necesario para entregar el producto, servicio o resultado acordado. El grupo de materia alcance define y controla todas las tareas que sí son parte del proyecto (dentro del alcance) y las que no forman parte del proyecto (fuera del alcance) para entregar el resultado del proyecto. ISO 21500 ___________________________________________________________ 32  Cambios aprobados: Cambios aprobados en el proyecto y ejecutados en el proceso de 4.3.6 Controlar los cambios. Salidas principales  Descripción de los roles: Descripción de la responsabilidad, autoridad, límites y competencias asignadas a cada persona involucrada en el proyecto en niveles apropiados de la estructura de desglose de trabajo.  Organigrama del proyecto: Representación gráfica de los miembros del equipo de proyecto y sus relaciones. Grupo de materia: RECURSO Proceso 4.3. 18 Desarrollar el equipo de proyecto Descripción La finalidad del proceso es establecer las reglas básicas de comportamiento aceptable y la mejora continua del desempeño de los miembros del equipo, su interacción y motivación, respetando y optimizando las competencias de los miembros del equipo. Entradas principales  Asignaciones de los miembros del equipo: Descrito como “salida” en el proceso de Establecer el equipo de proyecto.  Disponibilidad de recursos: Descrito como “entrada” en el proceso de Establecer el equipo de proyecto.  Plan de recursos: Descrito como “salida” en el proceso de Estimar los recursos.  Descripción de los roles: Descrito como “salida” en el proceso de Definir la organización. Salidas principales  Desempeño del equipo: Informe del rendimiento del equipo.  Evaluaciones del equipo: Evaluaciones, formales o informales, del desempeño del equipo del proyecto permite llevar a cabo acciones para resolver problemas. Modificar la comunicación, abordar conflictos y mejorar la interacción del equipo. Estas evaluaciones se deben realizar periódicamente, a lo largo del desarrollo del proyecto, y se comprueba si las estrategias implementadas aumentan realmente el desempeño del equipo. Grupo de materia: RECURSO Proceso 4.3.19 Controlar los recu rsos Descripción La finalidad de controlar los recursos es asegurar que los recursos necesarios para llevar a cabo el trabajo del proyecto están disponibles y asignados al proyecto, así como el establecimiento de procedimientos para identificar la escasez de recursos, y abordar los conflictos en la disponibilidad de recursos y facilitar su reasignación en caso necesario ISO 21500 ___________________________________________________________ 33 Entradas principales  Planes de proyecto: Todos los planes de dirección del proyecto y planes subsidiarios descrito como “salida” en el proceso 4.3.3 Desarrollar los planes del proyecto.  Asignaciones de los miembros del equipo: Descrito como “salida” en el proceso de Establecer el equipo de proyecto.  Disponibilidad de los recursos: Descrito como “entrada” en el proceso de Establecer el equipo de proyecto.  Datos del progreso: Informes sobre el estado actual del proyecto en comparación con las proyecciones del mismo. Resultados del control del cronograma, costos, calidad y verificación del alcance. Estos informes de rendimiento ayudarán a saber si los recursos están rindiendo como se esperaba de ellos.  Requisitos de los recursos: Descrito como “entrada” en el proceso de Establecer el equipo de proyecto. Salidas principales  Solicitudes de cambio: Solicitudes para modificar recursos del proyecto de cara a corregir desviaciones y/o mejorar el rendimiento del rendimiento del trabajo. Las acciones tomar pueden ser: - correctivas: para alinear el desempeño futuro del trabajo con el plan de dirección del proyecto. - preventivas: para disminuir la probabilidad de riesgos negativos para el proyecto - de reparación de defectos: componentes a sustituir o reparar.  Acciones correctivas: Acciones necesarias para lograr que el desempeño del trabajo vuelva a alinearse con los objetivos del plan de dirección del proyecto. Grupo de materia: RECURSO Proceso 4.3.20 Gestionar el equipo de proyecto Descripción El objetivo de gestionar el equipo de proyecto es optimizar el rendimiento del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas de recursos, fomentar la comunicación y la coordinación de los cambios a realizar para lograr el éxito del proyecto Entradas principales  Planes de proyecto: Todos los planes de dirección del proyecto y planes subsidiarios descrito como “salida” en el proceso 4.3.3 Desarrollar los planes del proyecto.  Organigrama de proyecto: Descrito como “salida” en el proceso de Definir la organización.  Descripciones de las funciones de cada miembro: Descripción de los cargos, habilidades y competencias de cada miembro del equipo de proyecto.  Datos de progreso: Descrito como “entrada” en el proceso de Controlar los recursos. ISO 21500 ___________________________________________________________ 34 Salidas principales  Rendimiento del personal: Resultado de aplicar este proceso de Gestionar el equipo de proyecto.  Evaluaciones del personal: Evaluaciones del rendimiento y comportamiento de cada uno de los miembros del equipo del proyecto.  Solicitudes de cambio: Solicitudes de cambio respecto a los recursos del proyecto humanos o materiales con el objetivo de corregir desviaciones y/o mejorar el rendimiento del trabajo.  Acciones correctivas: Acciones implementadas para alinear el desempeño futuro del trabajo con los objetivos del plan de dirección del proyecto. 2.3.5 GRUPO DE MATERIA: TIEMPO En el grupo de materia tiempo se incluyen los procesos necesarios para elaborar el cronograma y controlarlo, y si procede, modificarlo. La gestión de la materia tiempo tiene por objeto determinar las fechas posibles de entrega de las actividades del proyecto, hitos o fechas de finalización, teniendo en cuenta las restricciones. Existen cuatro procesos del grupo de materia tiempo: Figura 11. Detalle del grupo de procesos del grupo de materia tiempo. Los procesos del grupo de materia tiempo del proyecto se detallan en las siguientes tablas: Grupo de materia: TIEMPO Proceso 4.3.21 Secuenciar las actividades Descripción La finalidad es definir y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto asegurando que se define y documenta la secuencia lógica de trabajos necesarios para gestionar eficientemente el proyecto considerando todas sus restricciones. ISO 21500 ___________________________________________________________ 35 Se obtendrá un diagrama de red en función de las dependencias entre las distintas actividades del proyecto permitirá calcular el camino crítico. La secuencia de actividades debe realizarse de un modo lógico con sus relaciones de precedencia y con los apropiados adelantos, retrasos, restricciones, interdependencias y dependencias externas. Entradas principales  Lista de actividades: Descrito como “salida” en el proceso de Definir las actividades. El listado contiene el detalle de las actividades incluidas en el cronograma y necesarias para la ejecución del proyecto.  Cambios aprobados: Cambios que afectan a las actividades del proyecto, modificándolas, eliminándolas o añadiendo otras nuevas, de forma que se deberá tener en cuentas de cara a secuenciar las actividades. Salidas principales  Secuencia de actividades: Secuenciación lógica para la ejecución de las actividades en función de las dependencias entre estas. Grupo de materia: TIEMPO Proceso 4.3.22 Es timar la duración de las actividades Descripción El objetivo de este proceso es estimar el tiempo requerido para completar cada una de las actividades del proyecto. Incluyendo el tiempo necesario para la tramitación y aprobación administrativa, así como reestimaciones periódicas en caso necesario y actualización del cronograma. En la mayoría de ocasiones, la duración de las actividades supone un compromiso entre las limitaciones de plazos y la disponibilidad de recursos. Entradas principales  Lista de actividades: Descrito como “salida” en el proceso de Definir las actividades.  Requisitos de los recursos: Identifica los tipos y cantidad de recursos necesarios para realizar cada activad. La documentación de los requisitos de recursos para cada actividad puede incluir la base de la estimación de cada recurso, así como los supuestos considerados al determinar los tipos de recursos que se aplican, su disponibilidad y en qué cantidad se utilizan.  Datos históricos: Datos de duración de actividades similares realizadas en proyectos anteriores que ayudarán a estimar con mayor facilidad la duración de las actividades en el nuevo proyecto.  Normas de la industria: Que se han de tener en cuenta a la hora de estimar el tiempo necesario para la ejecución de cada tarea. Como puede ser tramites administrativos incluyendo los períodos de aprobación que han de tenerse en cuenta en la estimación de la duración de las actividades que los requieran.  Cambios aprobados: Modificaciones aprobadas que afectarán a la duración de las tareas a realizar y por tanto en la duración total del proyecto. Salidas principales  Estimación de la duración de las actividades: Estimación temporal de las actividades detalladas como entrada en la lista de ISO 21500 ___________________________________________________________ 36 actividades. También aparte de la duración estimada para cada actividad se puede incluir la mínima y máxima estimada. Grupo de materia: TIEMPO Proceso 4.3.23 Desarrollar el cronograma Descripción La finalidad de desarrollar el cronograma es calcular las fechas de inicio y cierre de las actividades del proyecto y establecer el cronograma base global del proyecto. El cronograma permitirá realizar una comparativa del avance real del proyecto respecto a la consecución de los logros del proyecto. Es un proceso iterativo ya que probablemente requiera que las estimaciones de duración y recursos sean analizadas y modificadas para desarrollar un cronograma realista y aprobado del proyecto que pueda servir como línea de base contra la cual se pueda seguir el progreso. Entradas principales  Secuencia de actividades: Descrito como “salida” en el proceso de Secuenciar las actividades.  Estimación de la duración de las actividades: Descrito como “salida” en el proceso de Estimar la duración de las actividades.  Restricciones del cronograma: Restricciones temporales, ya sean internas como fechas de cumplimiento de contratos o entregables, o externas como disponibilidades temporales o condiciones climáticas.  Registro de riesgos: Los riesgo tanto las oportunidades como las amenazas, habrá que tenerlos en cuenta de cara a realizar un cronograma lo más ajustado posible con la realidad, ya que también pueden afectar a los plazos de ejecución del proyecto.  Cambios aprobados: Cualquier cambio en el proyecto. Modificaciones en el alcance, el presupuesto, riesgos nuevos pueden provocar cambios en el cronograma. Salidas principales  Cronograma: Incluirá las fechas de comienzo y fin planificadas para cada actividad. Y su representación gráfica puede ser un: - diagrama de hitos: identifican solamente el inicio o la finalización programada de los principales entregables y las interfaces externas clave. Utilizado como herramienta de control general. - diagrama de barras o gantt: con barras que representan las actividades con su fecha de inicio y fin, así como la duración de la actividad. Utilizados frecuentemente en presentaciones para la dirección del proyecto. - Diagrama de precedencias: diagrama de barras más detallado que los anteriores, ya que además se incluye las relaciones de precedencia entra las distintas actividades, así como el camino crítico del proyecto. Utilizado como herramienta habitual por el equipo de dirección de proyecto. ISO 21500 ___________________________________________________________ 37 Grupo de materia: TIEMPO Proceso 4.3.24 Controlar el cronograma Descripción El proceso de controlar el cronograma implica realizar el seguimiento de variaciones en el cronograma y tomar medidas correctoras para resolver las desviaciones. Se realiza un seguimiento de las variaciones de programación mediante la determinación de la situación actual del cronograma del proyecto, comparándolo con la línea de base aprobada, y tomando acciones apropiadas para evitar impactos adversos al cronograma. Los cambios en el cronograma deberán gestionarse mediante el proceso 4.3.6. Controlar los cambios. Entradas principales  Cronograma: Descrito como “salida” en el proceso de Desarrollar el cronograma. Con el cronograma se comparará el estado real de ejecución del proyecto.  Datos de progreso: Informe del avance de las actividades incluidas en el cronograma del proyecto, con la información de las fechas de inicio, su estado de avance y problemas encontrados.  Planes del proyecto: En los planes de dirección del proyecto, se deberá incluir un plan de gestión del cronograma para controlar el avance del mismo empleando la línea base del cronograma como objetivo a cumplir. Salidas principales  Solicitudes de cambio: Cualquier orden de cambio en la línea base del cronograma que el director del proyecto considere oportuno debido a modificaciones en la planificación de alguna actividad del proyecto o fecha de cumplimiento de algún hito.  Acciones correctivas: Acciones ha aplicar ante solicitudes de cambio de cara a solucionar o paliar los problemas detectados. 2.3.6 GRUPO DE MATERIA: COSTO El dinero es típicamente uno de los principales obstáculos de cualquier proyecto. El grupo de materia costo trata de encontrar el presupuesto y la gestión del coste real del proyecto dentro del presupuesto aprobado. El director del proyecto tiene que ser consciente de que costos se asignan al proyecto, la forma en que se asignan y realizar un seguimiento de su progreso para controlar los gastos. ISO 21500 ___________________________________________________________ 38 Existen tres procesos del grupo de materia costo: Figura 12. Detalle del grupo de procesos del grupo de materia costo. Los procesos del grupo de materia costo del proyecto se detallan en las siguientes tablas: Grupo de materia: COSTO Proceso 4.3.25 Estimar los costos Descripción Es el proceso de estimar los costes necesarios para completar cada actividad del proyecto y para el proyecto en su conjunto, incluidas las reservas o estimaciones de contingencia para hacer frente a los riesgos que tienen un impacto en los costos. La estimación de los costes de una actividad es la evaluación cuantitativa de los costes probables de los recursos necesarios para completar las actividades. En la estimación de los costes se tienen en cuenta todos los recursos que se necesitan en cada actividad. Esto incluye, entre otros, mano de obra, los equipos, los materiales, los servicios, las instalaciones, la tecnología de la información, y los costes especiales como reservas o contingencias para hacer frente a riesgos o incertidumbres. Entradas principales  Estructura de desglose de trabajo: Descrito previamente como “salida” en el proceso de Crear la estructura de desglose de trabajo.  Lista de actividades: Descrito previamente como “salida” en el proceso de Definir las actividades.  Planes del proyecto: Todos los planes descritos previamente como “salidas” en el proceso de Desarrollar los planes del proyecto.  Cambios aprobados: Descrito como “salida” en el proceso de Controlar los cambios. La estimación del coste del proyecto puede verse cambiada por los cambios solicitados que una vez revisados y aprobados por el equipo de dirección del proyecto deberán ser incorporados a la línea base revisada. ISO 21500 ___________________________________________________________ 39 Salidas principales  Estimación de costos: Determinación del costo total del proyecto. Grupo de materia: COSTO Proceso 4.3.26 Desarrollar el presupuesto Descripción El objetivo de desarrollar el presupuesto es distribuir el presupuesto del proyecto a los niveles apropiados de la estructura de desglose de trabajo (EDT). A cada actividad o paquete de trabajo se le asignará un presupuesto detallado en el tiempo contra el que se podrá comparar el desempeño real. También se incluye en este proceso los costes de reservas de contingencia para cubrir riesgos identificados. Los presupuestos son normalmente distribuidos de la misma forma en que se obtuvo el costo estimado del proyecto. La estimación del costo del proyecto y el presupuesto del proyecto están directamente relacionados. Es esencial que el director del proyecto y su equipo elaborar y mantener el presupuesto acordado y realista de acuerdo con el alcance de trabajo establecido. Entradas principales  Estructura de desglose de trabajo: Descrito previamente como “salida” en el proceso de Crear la estructura de desglose de trabajo.  Estimación de costos: Descrito previamente como “salida” en el proceso de Estimar los costos.  Cronograma: Descrito previamente como “salida” en el proceso de Desarrollar el cronograma.  Planes del proyecto: Todos los planes descritos previamente como “salidas” en el proceso de Desarrollar los planes del proyecto.  Cambios aprobados: Descrito como “salida” en el proceso de Controlar los cambios. Salidas principales  Presupuesto: El presupuesto identificará dónde y cuándo se ejecutarán los costos previstos y establece un medio por el que puede ser gestionado el desempeño. Grupo de materia: COSTO Proceso 4.3.27 Controlar los costos Descripción El fin de este proceso es supervisar las variaciones de costos y la adopción de medidas. En este proceso se deberían identificar las variaciones en costes respecto a lo planificado en la línea base de costos, y tomar acciones correctivas y preventivas para minimizar así los riesgos. ISO 21500 ___________________________________________________________ 40 Entradas principales  Datos del progreso: Informe de mediciones del desempeño del costo que se utilizarán para evaluar posibles variaciones con respecto a la línea base original de costo.  Planes del proyecto: Todos los planes descritos previamente como “salidas” en el proceso de Desarrollar los planes del proyecto.  Presupuesto: Descrito como “salida” en el proceso de Desarrollar el presupuesto. Salidas principales  Costos reales  Costos estimados  Solicitudes de cambio: Cualquier solicitud de cambio en la línea base de los costos debería gestionarse de acuerdo con el proceso Controlar los cambios. Las variaciones pueden producirse por una mala planificación, cambios no previstos en el alcance del proyecto, problemas técnicos, fallos de equipos u otros factores externos. Cualquiera sea la causa, las acciones correctivas requieren un cambio en la línea base de los costos o el desarrollo de planes de recuperación de corto plazo  Acciones correctivas: Las acciones preventivas o correctivas se procesarán en el proceso Controlar los cambios. 2.3.7 GRUPO DE MATERIA: RIESGO El grupo de materia riesgo incluye todos los procesos necesarios para identificar y gestionar amenazas y oportunidades. Los riesgos del proyecto son las incertidumbres futuras que pueden afectar a los resultados del proyecto en ambos sentidos, es decir, para mejor o peor. La gestión de este grupo de materia se encargará de disminuir la probabilidad e impacto de amenazas y en incrementar la probabilidad e impacto de las oportunidades. Trata de identificar los riesgos e intenta minimizar el impacto de las amenazas potenciales para los resultados del proyecto, que generalmente repercuten atrasando, encareciendo, o reduciendo el nivel de calidad deseado. Y por el lado contrario, trata de maximizar el impacto de las posibles oportunidades, factores que podrían ayudar a conseguir los resultados del proyecto más rápido, con menor coste y mayor calidad. ISO 21500 ___________________________________________________________ 41 Existen tres procesos del grupo de materia riesgo: Figura 13. Detalle del grupo de procesos del grupo de materia riesgo. Cabe destacar el carácter iterativo de este grupo de materia debido a la naturaleza de los proyectos que cambian con respecto a su planificación inicial y ejecución. Los procesos del grupo de materia riesgo del proyecto se detallan en las siguientes tablas: Grupo de materia: RIESGO Proceso 4.3.28 Identificar los riesgos Descripción Identificar los riesgos consiste en determinar los eventos de riesgo potenciales y sus características que, si ocurren, pueden tener un impacto positivo o negativo sobre los objetivos del proyecto. La identificación de los riesgos debe ser un proceso iterativo para encontrar riesgos que pueden aparecer a medida que avanza el proyecto durante su ciclo de vida. Todos los riesgos ya tengan un impacto potencial negativo “amenazas” o un impacto potencial positivo “oportunidades” deben ser registrados, y en este proceso deberían estar implicados muchas de las partes interesadas, entre otros, el cliente del proyecto, el director de proyecto, el patrocinador, el equipo de dirección de proyecto, expertos en gestión de riesgos, expertos según materia. Entradas principales  Planes del proyecto: Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios descritos previamente como “salidas” en el proceso de Desarrollar los planes del proyecto. Salidas principales  Registro de riesgos: Documento con la información de los riesgos del proyecto. Puede incluir: - riesgos identificados, su descripción, áreas afectadas del proyecto, sus causas y efecto en el proyecto - disparadores y señales de advertencia - propietario del riesgo y sus responsabilidades - potencial respuesta al riesgo ISO 21500 ___________________________________________________________ 48 principales procesos de adquisición de bienes y servicios para el proyecto, desde la elaboración de los documentos de adquisición hasta el cierre de contrato. El plan de adquisiciones es un plan subsidiario para la dirección del proyecto.  Lista de proveedores preferidos: Registro de proveedores habituales o preferidos.  Lista de decisiones de hacer o comprar: Lista dónde se documentan las decisiones de “hacer” o “comprar” relativas a los productos o servicios que se adquirirán fuera de la organización del proyecto. Grupo de materia: ADQUISICIONES Proceso 4.3.36 Seleccionar los proveedores Descripción En este proceso se evalúan las respuestas de los potenciales proveedores, se selecciona el proveedor y se firma el contrato. Para este fin se: - asegura que la información es obtenida de los proveedores de forma que exista una evaluación consistente en función de los requisitos requeridos, - revisa y examina toda la información aportada por los potenciales proveedores, y - finalmente se selecciona a los proveedores. Los criterios de selección de proveedores serán los definidos en el proceso de planificar las adquisiciones evaluando la capacidad y competencias de los posibles proveedores para proporcionar los productos o servicios solicitados. Entradas principales  Plan de adquisiciones: Descrito como “salida” en el proceso de Planificar las adquisiciones.  Lista de proveedores preferidos: Descrito como “salida” en el proceso de Planificar las adquisiciones.  Ofertas de proveedores  Lista de decisiones de hacer o comprar: Descrito como “salida” en el proceso de Planificar las adquisiciones. Salidas principales  Solicitud de información, propuesta, oferta, suministro o presupuesto: La solicitud ha de ser suficientemente clara para asegurar que la información recibida por parte del proveedor responde a las necesidades y requerimientos legales y reglamentarios. Debe incluir una descripción completa de los documentos que deben ser proporcionados, tales como el alcance, formato, calidad y cantidad de estos documentos, así como su propósito y la fecha en la que tienen que ser presentados.  Contratos u órdenes de compra: Principal salida de este proceso son los contratos con los proveedores, estableciéndose de esta forma un documento legal vinculante y las órdenes de compra; adquisiciones de productos o servicios directamente de un ISO 21500 ___________________________________________________________ 49 proveedor.  Lista de proveedores seleccionados: Proveedores seleccionados después del resultado de la evaluación de la propuesta u oferta y que se considera cumplen con los requisitos especificados. Grupo de materia: ADQUISICIONES Proceso 4.3.37 Administrar los contratos Descripción El objetivo de administrar los contratos es la gestión de las relaciones entre el comprador y los proveedores. Incluye el seguimiento y revisión del desempeño del contrato, además de realizar cambios y correcciones si fuera necesario incluyendo la finalización del ciclo de vida del contrato por cada artículo adquirido. Entradas principales  Contratos y órdenes de compra: “Salida” definida en el proceso de Seleccionar los proveedores.  Planes del proyecto: Los planes para la dirección del proyecto y el plan de adquisiciones.  Cambios aprobados: Solicitudes de modificaciones de contrato, entre otros motivos por revisión de precios, modificaciones del enunciado del trabajo de las adquisiciones, productos o servicios suministrados.  Informes de inspección: El director de proyecto debe revisar durante la ejecución del trabajo de las adquisiciones que se cumplen los parámetros establecidos contractualmente, calidad, rendimiento, puntualidad, seguridad, etc. Salidas principales  Solicitudes de cambio: Los cambios de contrato deben realizarse formalmente por escrito. Durante el proceso de selección de proveedores cabe la posibilidad de que surjan solicitudes de cambio sobre los planes del proyecto, que serán tratadas siguiendo el proceso de controlar los cambios. Cambios que pueden afectar al plan de adquisiciones, el plan de dirección del proyecto, u otros planes subsidiarios como líneas base de costes, cronograma.  Acciones correctivas: Las acciones encaminadas a implementar las solicitudes de cambio. 2.3.10 GRUPO DE MATERIA: COMUNICACION Este grupo de materia incluye los procesos necesarios para planificar, gestionar y distribuir la información relevante al proyecto. Una comunicación eficaz mejora la probabilidad de éxito del proyecto identificando adecuadamente las necesidades de información de las partes interesadas, creando los vínculos necesarios entre las diversas partes ISO 21500 ___________________________________________________________ 50 involucradas en el proyecto y estableciendo los medios de comunicación adecuados. El director de proyecto dedica buena parte de su tiempo en la comunicación o facilitar y asegurar la comunicación con los miembros del equipo y otras partes interesadas ya sean internas o externas a la organización. Planificándola, gestionándola y revisándola en caso necesario para aumentar la eficacia de la comunicación durante todo el avance del proyecto. Existen tres procesos del grupo de materia comunicación: Figura 16. Detalle del grupo de procesos del grupo de materia comunicación. Es importante destacar que la secuencia de procesos de comunicación es iterativa ya que a medida que el proyecto avanza pueden producirse cambios respecto a la planificación inicial o respecto a la ejecución del proyecto y es necesario revisar que información y a qué partes interesadas hay que redistribuir y cómo la información. La gestión de la comunicación determinará: - quién necesita la información, - qué información necesita, - cuándo la necesitará, - cómo le será suministrada, - y por quién le será suministrada la información Los procesos del grupo de materia comunicación del proyecto se detallan en las siguientes tablas: Grupo de materia: COMUNICACION Proceso 4.3.38 Planificar las comunicaciones Descripción Este proceso determina las necesidades de información y comunicación de las partes interesadas en un plan de comunicación. Se inicia este proceso al principio del proyecto una vez identificadas las partes interesadas. Se recoge y analiza la información del ISO 21500 ___________________________________________________________ 51 proyecto y las necesidades de las partes interesadas para desarrollar los métodos de distribución más apropiados. Este proceso debería ser revisado periódicamente cuando sea necesario, asegurando su eficacia a lo largo de todo el proyecto. También el proceso ha de tener en cuenta múltiples factores, como la dispersión geográfica del equipo, diferentes culturas, factores externos a la organización, entre otros, regulatorios, políticos, como internos a la organización, como pueden ser entre otros la disponibilidad de recursos, su estructura, etc.. Entradas principales  Planes del proyecto: Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios descritos previamente como “salidas” en el proceso de Desarrollar los planes del proyecto, con los que el plan de comunicaciones debe alinearse.  Registro de las partes interesadas: Descrito como salida en el proceso de Identificar las partes interesadas. Este documento es vital para la planificación de las comunicaciones ya que recoge todas las partes interesadas implicadas en el proyecto.  Descripciones de las funciones: Documento con la definición de los roles y responsabilidades de los miembros del equipo de proyecto.  Cambios aprobados: Cualquier modificación autorizada en el proyecto deberá ser comunicado a las partes interesadas afectadas a de forma que puedan actuar en consecuencia en cuanto a lo que implica en su trabajo. Salidas principales  Plan de comunicaciones: El plan de comunicaciones será un documento basado en las necesidades del proyecto y que proporcionará: - requisitos de comunicación - información que debe ser comunicada, incluyendo formato, contenido, idioma, nivel de detalle - qué información necesita - cuándo la necesitará - cómo le será suministrada - y por quién le será suministrada la información - plazo y frecuencia - motivo - responsables - receptores - métodos o tecnologías - restricciones También puede incluir pautas a seguir para reuniones sobre el estado del proyecto, reuniones del equipo del proyecto, reuniones “electrónicas”. Grupo de materia: COMUNICACION Proceso 4 .3.39 Distribuir la información Descripción El propósito de distribuir la información es hacer que la información requerida esté a disposición de las partes interesadas del proyecto tal como se definió en el plan de comunicaciones y responder a solicitudes imprevistas de información. ISO 21500 ___________________________________________________________ 52 Entradas principales  Plan de comunicaciones: Descrito como “salida” en el proceso de Planificar las comunicaciones.  Informes de progreso: Información sobre el estado y desempeño de las tareas realizadas, acciones en proceso, riesgos detectados y demás asuntos de interés. La información debe de ser precisa y estar actualizada antes de las reuniones.  Solicitudes inesperadas: Aquellas peticiones de información no planificadas, y que hay que dar respuesta para mantener la comunicación en el proyecto. Salidas principales  Información distribuida: Información enviada por los medios apropiados a las partes o grupos interesadas que la requieran, como por ejemplo: - informes del proyecto - notificaciones a las partes interesadas - registro del proyecto - presentaciones del proyecto - retroalimentación de las partes interesadas - documentación sobre lecciones aprendidas Grupo de materia: COMUNICACION Proceso 4.3.40 Gestionar las comunicaciones Descripción El propósito de gestionar las comunicaciones es asegurar que las necesidades de comunicación de las partes interesadas del proyecto están siendo cubiertas y resolver los problemas detectados en la comunicación. Este proceso implica: - proporcionar información oportuna, exacta e imparcial - trabajo en equipo entre las diferentes partes interesadas y compresión entre las mismas a través de buenas prácticas - asegurar la efectividad de la comunicación a través de controles y feed-back entre las partes interesadas Entradas principales  Plan de comunicaciones: “Salida” definida en el proceso de Planificar las comunicaciones.  Información distribuida: “Salida” descrita en el proceso de Distribuir la información. Salidas principales  Información exacta y oportuna: Salida clave en el proceso de gestionar las comunicaciones para el éxito del proyecto. Las partes interesadas han de recibir la información puntual exacta y en el momento adecuado.  Acciones correctivas: Cualquier acción a realizar, que no ha sido planificada previamente, y que es necesaria para mejorar la comunicación en el proyecto. ISO 21500 ___________________________________________________________ 53 3. COMPARATIVA ISO 21500 vs PMBOK 3.1 Introducción La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) es una norma reconocida en la profesión de la dirección de proyectos. Estándar en la gestión de proyectos desarrollado por el Project Management Institute (PMI-www.mpi.org). La primera versión de PMBOK fue publicada en 1987. La Guía proporciona pautas para la dirección de proyectos tomados de forma individual. Define la dirección de proyectos y otros conceptos relacionados, y describe el ciclo de vida de la dirección de proyectos y los procesos conexos. Las dos versiones recientes de la guía del PMBOK 5th y el estándar ISO 21500 están muy cercanas. Ambas presentan un conjunto de procesos que están organizados del mismo modo, por grupos de procesos y por grupos de temas. El ISO 21500 contiene tan sólo 47 páginas y está limitado a la definición y relación entre procesos de entrada y salida con su documentación correspondiente, pero no desarrolla las herramientas y técnicas aplicables a cada proceso. Por eso, constituye una norma de principios y directrices como competencias de gestión y dirección de proyectos, y no entra en los requisitos y exigencias sobre herramientas y técnicas a emplear para realizar cada proceso. Esto hace que inicialmente, sea una norma no certificable, pues al no explicitar requisitos y exigencias sobre los procesos, no se dispone de criterios explícitos para auditar su aplicación metodológica. En cambio la guía del PMBOK 4th describe, sobre unas 450 páginas, la dirección y gestión de procesos, sus entradas, sus salidas y las herramientas y técnicas asociadas. Es el estándar que ha servido en la elaboración de la norma ISO 21500. Cronológicamente el estándar ANSI apareció primero, con la 4 th edición de la guía del PMBOK. El ISO estándar ha sido aprobado por los comités nacionales y su lanzamiento se realizó en Septiembre de 2012. La nueva edición del PMBOK fue lanzada para finales de 2012. ISO 21500 emplea muchos de los procesos de la 4 th del PMBOK pero con algunas pequeñas adaptaciones: el área de conocimiento del riesgo ha sido reubicada, así como también la gestión de los recursos humanos. El cambio más importante es el de la gestión de las partes interesadas (stakeholders management); este grupo de materia o área de conocimiento se ha introducido por la ISO y también aparece en la nueva versión del PMBOK. Los dos procesos introducidos en este grupo de materia por ISO fueron dos procesos del área de conocimiento de la gestión de comunicaciones de la guía del PMBOK 4th . Al analizar la norma ISO 21500 es difícil abstraerse de PMBOK que dio las principales ideas para su creación. ISO 21500 ___________________________________________________________ 54 3.2 Definición de proyecto en ambas normas En ISO 21500 un proyecto es un conjunto único de procesos que consta de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y fin, que se llevan a cabo para lograr los objetivos del proyecto. En PMBOK un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. El proyecto se define para ambos como un esfuerzo temporal único para producir unos resultados basados en unos objetivos. 3.3 Organización de los procesos de Dirección de Proyectos Ambas normas ANSI e ISO agrupan los procesos individuales en dirección y gestión de proyectos (dirección de proyectos-en la norma ANSI) de dos desde dos perspectivas diferentes: • como grupos de procesos, en que se considera el ciclo de vida del proyecto, para la dirección del proyecto • y como grupos de materias para la ISO 21500 y áreas de conocimiento para PMBOK. ISO 21500 PMBOK 5th Grupos de procesos 5 grupos de procesos 5 grupos de procesos Grupos de materias / áreas de conocimiento 10 grupos de materias 10 áreas de conocimiento Procesos 39 proces os 47 procesos Tabla 2. Comparativa procesos, materias y procesos. La norma contiene 39 procesos, frente a los 47 de la guía PMBOK 5th , pero la alineación entre ambas es casi absoluta, porque existen procesos en ISO 21500 que engloban varios procesos de PMBOK. 3.4 Grupos de procesos La siguiente tabla contiene la comparación de ISO 21500 y PMBOK 5th en cuanto a los grupos de procesos: ISO 21500 PMBOK 5th Grupo de procesos Inicio Inicio Planificación Planificación Implementación Ejecución Cont rol Supervisión y Control Cierre Cierre Tabla 3. ISO 21500 y PMBOK comparación grupos de proceso. ISO 21500 ___________________________________________________________ 55 La diferencia entre ambas es mínima. Tan sólo cambia la denominación. 3.5 Grupos de materias / áreas de conocimiento ISO 21500 cambia el nombre de áreas de conocimiento de la guía del PMBOK por grupo de materias. En la tabla 4 podemos ver la comparación. ISO 21500 PMBOK 5th Grupo de materias / Áreas de conocimiento Integración Integración Parte Interesada Parte Interesada Alcance Alcance Recur so Recursos Humanos Tiempo Tiempo Costo Costo Riesgo Riesgo Calidad Calidad Adquisiciones Adquisiciones Comunicación Comunicación Tabla 4. Comparativa ISO 21500 grupo de materias y PMBOK 5th áreas de conocimiento. Se ve claramente en las dos comparaciones que la ISO 21500 se basa estrictamente en la Guía del PMBOK. El área de conocimiento de los recursos humanos ha sido renombrado a recursos con el fin de abarcar los dos tipos de proyectos: los recursos humanos y de otro tipo. 3.6 Estructura de la Descripción del Proceso La estructura de la descripción de los procesos en ISO 21500 difiere de la Guía del PMBOK. La principal diferencia es que la ISO 21500 no proporciona una descripción de las herramientas y técnicas. La descripción de cada proceso en la norma ISO 21500 consta de una descripción general y una tabla que contiene las entradas primarias y salidas principales. Además las descripciones en ISO 21500 a grandes rasgos son más cortas que de los de la Guía del PMBOK. En la siguiente tabla se refleja los 39 procesos de dirección de dirección y gestión de proyectos mostrados con referencia cruzada a los 5 grupos de proceso y a los 10 grupos de materia en ISO 21500 ISO 21500 Inicio Planificación Implementación Control Cierre Integración 4.3.2 Desarrollar el acta de constitución del proyecto 4.3.3 Desarrollar los planes del proyecto 4.3.4 Dirigir el trabajo del proyecto 4.3.5 Controlar el trabajo del proyecto 4.3.6 Controlar los cambios 4.3.7 Cerrar la fase del proyecto o el proyecto 4.3.8 Recopilar las lecciones ISO 21500 ___________________________________________________________ 56 aprendidas Parte Interesada 4.3.9 Identificar las partes interesadas 4.3.10 Gestionar las partes interesadas Alcance 4.3.11 Definir el alcance 4.3.12 Crear la estructura de desglose de trabajo 4.3.13 Definir las actividades 4.3.14 Controlar el alcance Recurso 4.3.15 Establecer el equipo de proyecto 4.3.16 Estimar los recursos 4.3.17 Definir la organización del proyecto 4.3.18 Desarrollar el equipo de proyecto 4.3.19 Controlar los recursos 4.3.20 Gestionar el equipo de proyecto Tiempo 4.3.21 Secuenciar las actividades 4.3.22 Estimar la duración de las actividades 4.3.23 Desarrollar el cronograma 4.3.24 Controlar el cronograma Costo 4.3.25 Estimar los costos 4.3.26 Desarrollar el presupuesto 4.3.27 Controlar los costos Riesgo 4.3.28 Identificar los riesgos 4.3.29 Evaluar los riesgos 4.3.30 Tratar los riesgos 4.3.31 Controlar los riesgos Calidad 4.3.32 Planificar la calidad 4.3.33 Realizar el aseguramiento de la calidad 4.3.34 Realizar el control de la calidad Adquisiciones 4.3.35 Planificar las adquisiciones 4.3.36 Seleccionar los proveedores 4.3.37 Administrar los contratos ISO 21500 ___________________________________________________________ 57 Comunicación 4.3.38 Planificar las comunicacione s 4.3.39 Distribuir la información 4.3.40 Gestionar las comunicaciones Tabla 5. ISO 21500 El siguiente cuadro refleja la correspondencia entre los 47 procesos de dirección de proyectos con los 5 grupos de procesos de dirección de proyectos y las 10 Áreas de conocimiento de la Dirección de Proyectos en PMBOK 5th PMBOK 5TH Inicio Planificación Ejecución Supervisión y control Cierre Integración 4.1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto 4.2 Desarrollar el plan de gestión del proyecto 4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto 4.4 Supervisar y controlar el trabajo del proyecto 4.5 Realizar control integrado de cambios 4.6 Cerrar el proyecto o fase Alcance 5.1 Planificar la gestión del alcance 5.2 Recopilar requisitos 5.3 Definir el alcance 5.4 Crear la EDT 5.5 Validar el alcance 5.6 Controlar el alcance Tiempo 6.1 P lanificar la gestión del cronograma 6.2 Definir las actividades 6.3 Secuenciar las actividades 6.4 Estimar los recursos de las actividades 6.5 Estimar la duración de las actividades 6.6 Desarrollar el cronograma 6.7 Controlar el cronograma Costo 7.1 P lanificar la gestión de costos 7.2 Estimar costes 7.3 Determinar el presupuesto 7.4 Controlar costes Calidad 8.1 Planificar la gestión de calidad 8.2 Realizar aseguramiento de la calidad 8.3 Realizar control de calidad Recursos Humanos 9.1 Planifica r los recursos humanos 9.2 Adquirir el equipo de proyecto 9.3 Desarrollar el equipo de proyecto 9.4 Dirigir el equipo de ISO 21500 ___________________________________________________________ 64 ISO 21 500 PMBOK 5th Tiempo 4.3.13 Definir las actividades (está incluido en el grupo de materia de alcance) 6.2 Definir las actividades No hay en ISO 21500 cambios con respecto a PMBOK en cuanto a la definición de las actividades excepto que el primero lo incluye en el grupo de materia de alcance. ISO 21500 PMBOK 5th Tiempo 4.3.16 Estimar los recursos (está incluido en el grupo de materia de recursos) 6.4 Estimar los recursos de las actividades El proceso de estimar los recursos abarca toda clase de recursos al igual que la norma ANSI pero ha sido trasladado al grupo de materia de recursos por el Standard ISO. 3.6.6 Grupo de procesos de costo ISO 21500: Incluye los procesos requeridos para desarrollar el presupuesto y monitorizar el progreso para controlar los costes. PMBOK: Incluye los procesos destinados a estimar, presupuestar, financiar, gestionar y controlar los costes para lograr que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado. ISO 21500 PMBOK 5th Costo 7.1 Planificar la gestión de costos ISO 21500 no requiere de un proceso separado para la planificación de la gestión de costos. En la norma ISO se considera que se elabora como parte del plan de dirección del proyecto y sus planes subsidiarios del proceso 4.3.3 Desarrollar los planes del proyecto. En PMBOK el objetivo de este proceso establece las políticas, procedimientos y documentación necesaria para planificar, gestionar, ejecutar, controlar y reportar los costes de los proyectos. El resto de procesos de ISO 21500 siguen estrictamente a los de la guía PMBOK. 3.6.7 Grupo de procesos de riesgo ISO 21500: Incluye los procesos requeridos para identificar y gestionar amenazas y oportunidades. ISO 21500 ___________________________________________________________ 65 PMBOK: Incluye los procesos para dirigir la planificación de la gestión de riesgos, identificación, análisis, plan de respuesta y control del riesgo en un proyecto. ISO 21500 PMBOK 5th Riesgo 11.1 Planificar la gestión de riesgos No un proceso propio como tal en ISO 21500, se considera que se elabora como parte del plan de dirección del proyecto y sus planes subsidiarios. En PMBOK este proceso se define cómo se van a realizar las actividades encaminadas a gestionar los riesgos de proyecto. ISO 21500 PMBOK 5th Riesgo 4.3.29 Evaluar los riesgos 11.3 Realizar análisis cualitativo de riesgos El proceso 4.3.29 Evaluar los riesgos en ISO 21500 tiene como objetivo medir y priorizar los riesgos identificados con lo cual incluye los objetivos y contenidos del proceso del PMBOK 5th 11.3 Realizar análisis cualitativo de riesgos: proceso mediante el cual se priorizan los riesgos mediante la evaluación conjunta de su probabilidad e impacto con el objetivo de identificar aquellos que requerirán un análisis más detallado. ISO 21500 PMBOK 5th Riesgo (4.3.29 Evaluar los riesgos) 11.4 Realizar análisis cuantitativo de riesgos El proceso del PMBOK 11.4 Realizar análisis cuantitativo de riesgos: proceso mediante el cual se analiza el impacto numérico del efecto de los riesgos identificados como más relevantes en los objetivos del proyecto, aunque no está explícitamente descrito en la norma ISO 21500 se puede considerar parte del proceso de 4.3.29 Evaluar los riesgos. ISO 21500 PMBOK 5th Riesgo 4.3.30 Tratar los riesgos 11.5 Planificar la respuesta a los riesgos El proceso 4.3.30 Tratar los riesgos de ISO 21500 es equivalente al 11.5 Planificar la respuesta a los riesgos del PMBOK 5th , tan solo se diferencia en que el primero pertenece al grupo de procesos de implementación y el segundo al grupo de procesos de planificación. 3.6.8 Grupo de procesos de calidad ISO 21500: Incluye los procesos necesarios para planificar y establecer el aseguramiento y control de calidad. ISO 21500 ___________________________________________________________ 66 PMBOK 5th : Incluye los procesos que tratan de planificar, medir y controlar la calidad total del desempeño de los procesos del proyecto, controlar los resultados y compararlos con los niveles mínimos de calidad establecidos en el plan de calidad que a su vez está relacionado con el documento de requerimientos del producto. No existen diferencias sustanciales entre ISO 21500 y PMBOK 5th . 3.6.9 Grupo de procesos de Adquisiciones ISO 21500: Incluye los procesos necesarios para planificar y adquirir productos, servicios o resultados y gestionar la relación con los proveedores. PMBOK: Incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir fuera de la organización productos, servicios o resultados necesarios para completar el proyecto. ISO 21500 PMBOK 5th Adquisiciones 4.3.37 Administrar los contratos 12.3 Controlar las adquisiciones 12.4 Cerrar las adquisiciones PMBOK incluye el proceso 12.4 Cerrar las adquisiciones en el grupo de procesos de cierre: proceso mediante el cual se completa y cierra contractualmente cada adquisición del proyecto. En ISO 21500 no existe este proceso como tal, se considera que cerrar contratos es una parte de 4.3.37 Administrar los contratos. No hay diferencias notables en el resto de los procesos de ambas normas en cuanto a este grupo de materia 3.6.10 Grupo de procesos de Comunicación ISO 21500: Incluye los procesos necesarios para planificar, gestionar y distribuir información relevante para el proyecto. PMBOK: Incluye los procesos que se requieren para garantizar una planificación adecuada, la recopilación, la creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, seguimiento y la disposición final de la información del proyecto. ISO 21500 PMBOK 5th Comunicación 4.3.39 Distribuir la información 4.3.40 Gestionar las comunicaciones 10.2 Gestionar las comunicaciones 10.3 Controlar las comunicaciones ISO 21500 ___________________________________________________________ 67 Los procesos de ISO 21500 coinciden con los de PMBOK 5th . Tan sólo difieren en la denominación. 10.2 Gestionar las comunicaciones del PMBOK tiene las mismas funciones que 4.3.39 Distribuir la información de ISO 21500 mientras que el objetivo de 4.3.40 Gestionar las comunicaciones de ISO 21500 es controlar y mejorar las comunicaciones del proyecto; y este objetivo de proceso 10.3 Controlar las comunicaciones del PMBOK. 3.7 Resumen Como hemos ido viendo hay un gran esfuerzo de alineación entre la norma ANSI desarrollada por el Project Management Institute y la norma ISO 21500 desarrollada por Internacional Organization for Standardization. Desde el punto de vista de grupos de procesos son 5 e iguales en ambos casos y de áreas de conocimiento son 10 en ambos casos (denominadas “grupos de materia” en ISO 21500) no hay diferencias. Las diferencias más destacables: - se incluye en ISO 21500 un tercer proceso en el grupo de inicio: 4.3.15 Establecer el equipo de proyecto. - se incluyen tres planes en el grupo de planificación: 5.1 Planificar la gestión del alcance 6.1 planificar la gestión del cronograma y 7.1 Planificar la gestión de costos – específicos en PMBOK 5th . - se incluye un proceso nuevo 4.3.8 Recopilar las lecciones aprendidas en ISO 21500. ISO 21500 ___________________________________________________________ 68 4. CASO PRÁCTICO El objetivo de este caso práctico es diseñar un plan de proyecto para la construcción y puesta en marcha de una planta fotovoltaica, aplicando los 39 procesos de dirección y gestión de proyectos según la normativa ISO 21500. Los procesos se presentan agrupados en función de los grupos de procesos de la norma ISO 21500 y por el orden sugerido por la norma (ver anexo). Hay que destacar que los grupos de procesos de la norma se repiten normalmente dentro de cada fase de proyecto para conducir el proyecto hasta su finalización efectiva. 4.1 INICIO Los procesos de inicio servirán para comenzar el proyecto; para definir los objetivos del proyecto y autorizar al director del proyecto a proceder con el trabajo del proyecto. 4.1.1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto Desarrollar el acta de constitución del proyecto es el proceso que consiste en desarrollar el documento que autoriza formalmente el proyecto y documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados. En el Acta se identifica al director del proyecto y se documenta las necesidades del proyecto de la planta fotovoltaica, los objetivos, resultados esperados, supuestos y restricciones y un presupuesto resumido del proyecto. El proyecto se inicia formalmente con la firma del acta de constitución del proyecto aprobada. Se selecciona y asigna un director del proyecto tan pronto como sea posible, de preferencia durante la elaboración del acta de constitución del proyecto, pero siempre antes de comenzar la planificación. La salida de este proceso es el acta de constitución del proyecto: Acta de constitución del proyecto Identificación Nombre del proyecto CONSTRUCCION DE UNA PLANTA SOLAR FOTOVOLTAICA CONECTADA A LA RED ubicada en el terreno _______________ propiedad del promotor. Promotor El sr. Cliente, con nif...............domicilio............telefono Fecha de presentación 12/01/2014 ISO 21500 ___________________________________________________________ 69 Antecedentes Se entiende por energía solar fotovoltaica la transformación de los rayos de sol en energía eléctrica a partir de la utilización de las propiedades eléctricas de los materiales contenidos en las células solares. Durante los últimos años, en el campo de la actividad fotovoltaica, los sistemas de conexión a la red eléctrica constituyen la aplicación que mayor expansión ha experimentado. Desde la liberalización del mercado eléctrico cualquier particular puede convertirse en generador energético y vender la energía producida a partir del sol y venderla a la red contribuyendo a la protección del medio ambiente. Los sistemas solares dependen de la radiación solar, un recurso variable de fácil predicción y de muy baja incertidumbre espacial y temporal en períodos de tiempos largos. La legislación actual permite en España que cualquier interesado pueda convertirse en productor de electricidad a partir de la energía del Sol. Objetivo El objetivo del proyecto es la CONSTRUCCION DE UNA PLANTA SOLAR FOTOVOLTAICA CONECTADA A LA RED 115 kWp, cuyo fin es la generación de energía eléctrica e inyección a la red de Baja Tensión. La planta solar será instalada en la finca propiedad del promotor del proyecto, situada ______________ La empresa suministradora de energía eléctrica en el emplazamiento de la finca es FECSA-ENDESA. Requisitos que satisfacen las necesidades y expectativas del promotor del proyecto El titular de la instalación facturará a la Compañía Eléctrica con una Tarifa prefijada (0,46 €/kWh, actualmente) y durante la vida de la instalación, alcanzando retornos de inversión: 7-8 años (la vida de la instalación supera los 30 años) y financiándose prácticamente sola. Todo ello cuenta con un fuerte respaldo institucional tanto a nivel Administración Central como Autonómica. ISO 21500 ___________________________________________________________ 70 Resumen del cronograma de hitos La fecha de inicio de este proyecto es el 12/01/2014 y como fecha límite de finalización el 22/12/2014. El calendario de hitos queda reflejado según el siguiente esquema: Resumen del presupuesto El presupuesto total estimado para la ejecución del presente proyecto es de 364.200 € (sin IVA). Por parte del promotor de la instalación se aportará un capital inicial de unos 127.470 €, 35% de la inversión total a realizar, y el 65% restante se realizará mediante la contratación de un préstamo bancario. Director del proyecto y su nivel de autoridad Se ha designado al Sr. ____________ como Gerente del Proyecto debido a su experiencia y conocimiento del campo de conocimiento específico requerido para el desarrollo y ejecución del Proyecto, sus habilidades en dirección y ejecución de proyectos. El director del proyecto tendrá como responsabilidades principales: • Elaborar el plan del proyecto y asegurar que se cumpla lo establecido. • Llevar a cabo labores de seguimiento y control: Reportar periódicamente la situación del proyecto, actualizar periódicamente el plan del proyecto. • Tomar decisiones sobre aspectos que tengan impacto en el alcance, costo o plazo comprometidos. • Asegurar la integridad y calidad de los entregables generados en el proyecto. Además tendrá la suficiente autoridad y atribución como para resolver los conflictos que puedan poner en riesgo y los objetivos y metas del proyecto. Entorno organizacional El promotor comunicará directamente al director del proyecto su programa de necesidades, exigencias, plazos, calidades, etc., y este transmitirá al resto del equipo el conjunto de tareas a realizar. ISO 21500 ___________________________________________________________ 71 El promotor tendrá una comunicación directa con el director del proyecto y a su vez éste transmitirá las órdenes al resto del equipo. Las reuniones se desarrollarán en las oficicinas de la organización y en su fase de construcción y puesta en marcha se dispondrá de una caseta provisional en el terreno de la instalación de la planta. Tabla 7. Acta de constitución del proyecto 4.1.2 Establecer el equipo de proyecto El proceso de establecer el equipo de proyecto consiste en conseguir los recursos humanos del proyecto necesarios para completar la instalación y puesta en marcha de la planta solar. Las necesidades de personal para el desarrollo de cada una de las tareas de las diferentes fases en las que se desarrolla el proyecto de la planta solar se reflejan en el siguiente cuadro: Fase del proyecto Función Tipo de recurso Previa Director del proyecto Coordinador de ingeniería Equipo administrativo-legal Inicial Director del proyecto Coordinador de ingeniería Equipo administrativo-legal Planificación y Diseño Director del proyecto Coordinador de ingeniería Equipo administrativo-legal Equipo técnico Coordinador compras Construcción y Control Director del proyecto Coordinador de ingeniería Equipo administrativo-legal Equipo técnico Coordinador compras Equipo de compras Equipo de obra Equipo de operación Abogado Coordinación seguridad y salud Subcontratado Subcontratado Subcontratado Subcontratado Subcontratado Subcontratado Subcontratado Subcontratadod Subcontratado Subcontratado Explotación Director del proyecto Coordinador de ingeniería Equipo administrativo-legal Equipo de operación y mantenimiento Subcontratado Subcontratado Subcontratado Subcontratado Tabla 8. Necesidades de personal ISO 21500 ___________________________________________________________ 72 4.1.3 Identificar las partes interesadas El proceso de identificar las partes interesadas, consiste en identificar a las personas u organizaciones cuyos intereses puedan verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o terminación del proyecto de la planta fotovoltaica, y en documentar información relevante a sus intereses e implicación. El director del equipo de proyecto junto a los coordinadores recopila y analiza la información necesaria para determinar los intereses de quién debe ser considerado de cara al proyecto. Registro de partes interesadas: Partes Interes adas Necesidades/Requisitos Expectativas Promotor - Mínimo impacto en las operaciones del proyecto - Planta solar completada en tiempo y con el presupuesto acordado - Comunicación regular con el Director de Proyecto - Sistema plenamente operativo Director del Proyecto - Capacidad para monitorizar y controlar el proyecto - Aprobación del cliente y financiación - Cooperación con el cliente - Comunicación regular con cliente y Coordinadores de Construcción e Ingeniería Equipo de obra y Equipo técnico - Completo acceso a la ubicación planta fotovoltaica - Zona de almacenamiento en ubicación de la planta - Comunicación regular con el Coordinador de Ingenería - La organización respecte la legislación vigente en la materia de salarios, cargas sociales, accidentes, seguridad e higiene Coordinador de Ingeniería - Completo acceso a la ubicación planta fotovoltaica - Completar construcción de la planta - Cumplir los requisitos técnicos de la instalación - Comunicación regular con el Director de Proyecto - Comunicación regular con el Coordinador de Construcción - Cooperación con el Coord. de Construcción - Equipos de obra y técnicos completen el trabajo en tiempo - Comunicación con la Compañía Eléctrica - Acceso a las facturas de electricidad para requerimientos de uso Compañía Eléctrica - Acceso al contador eléctrico - Sistema de la planta ISO 21500 ___________________________________________________________ 73 - Notificación de cambios de sobre-potencia fotovoltaica plenamente operativa Proveedores material - Acceso a la zona de almacenamiento en la ubicación de la planta - Comunicación regular con el Coordinador de Construcción (compras) - Cobro en tiempo estipulado de los materiales suministrados - Cooperación con el Coord. de Construcción Banco - Informe de viabilidad del proyecto - Remuneración de los intereses Ayuntamiento - Cumplimiento de las normativas legales y reglamentarios Compañía de Seguros - Remuneración Agencias Regulatorias Gobierno - Cumplimiento de las normativas legales y reglamentarios Propietarios colindantes - Mínimo ruido - Mínimo impacto en sus propiedades Tabla 9. Registro partes interesadas ISO 21500 ___________________________________________________________ 80 Figura 18. Estructura de Desglose de Trabajo PROYECTO PLANTA SOLAR 1 (fases 1, 2 & 3) Fase Previa 1.1 Fase Inicial 1.2 Fase de Planificación y Diseño 1.3 Redacción Documento Técnico Básico 1.2.1 Estudio Técnico 1.1.1 Estudio de Mercado 1.1.2 Estudio Viabilidad Ecónomica 1.1.3 Evaluación Financiera del Proyecto 1.1.4 Toma de decisión Solicitud Autorización de uso suelo Ayuntamiento 1.2.2 Aval tramitar solicitud acceso a red de trransporte Solicitud Punto Conexión a la compañía eléctrica 1.2.4 Redacción Proyecto Técnico Definitivo 1.3.1 Autor. Administrativa 1.3.2 Licencia Obra 1.3.3 Memoria Descriptiva 1.3.1.1 Memoria Técnica Inst. Fotovoltaica 1.3.1.2 Memoria Técnica Sist. Complem 1.3.1.4 Planos 1.3.1.5 Pliego Condi. Técnicas 1.3.1.6 Estudio Seguridad y Salud 1.3.1.7 Presupuesto Ejecución 1.3.1.8 Anexos 1.3.1.9 Inscripción Inst. Agencia Tributaria 1.3.4 ISO 21500 ___________________________________________________________ 81 Figura 19. Estructura de Desglose de Trabajo (Continuación) PROYECTO PLANTA SOLAR 1 ( fases 4 & 5) Fase de Construcción y Control 1.4 Construcción 1.4.1 Emisión Boletín caract. Inst. y Superación Pruebas comp . Inst. 1.4.2 Autorización puesta en servicio por com. Autónoma 1.4.3 Solicitud Firma contrato Comp. Eléctrica 1.4.4 Fase de Explotación 1.5 Venta de energía producida a la red 1.5.1 Mantenimiento de la instalación y equipos 1.5.2 Firma contrato Comp. Eléctrica 1.4.5 Inscripción previa Reg. Adm. Inst. de Prod. Reg Especial RIPRE 1.4.6 Verificación acometida y equios por comp. Eléctrica 1.4.7 Emisión de certificado de cumplimiento 1.4.8 Inscrip. Definitiva Reg. Adm. Inst. de Prod. Reg Especial RIPRE 1.4.9 Conexión a la red eléctrica comp. Distribuidora 1.4.10 Acondicionamiento del terreno 1.4.1.1 Aprov., transp, recep. y almac. material 1.4.1.2 Obra Civil 1.4.1.3 Estructura de soporte equipo seguimiento solar 1.4.1.4 Instalación Eléctrica 1.4.1.5 ISO 21500 ___________________________________________________________ 82 4.2.3 Definir las actividades y lista de actividades El proceso de Definir las actividades identificará los productos entregables al nivel más bajo de la EDT. Estos productos se denominan paquetes de trabajo del proyecto (PT), que están descompuestos en paquetes más pequeños denominados actividades del cronograma. La descomposición de los paquetes de trabajo en actividades del cronograma proporciona una base con el fin de: • Estimar y establece el cronograma • Ejecutar el proyecto • Supervisar y controlar el trabajo del proyecto La lista de actividades es una lista completa que incluye todas las actividades del cronograma planificadas para ser realizadas en el proyecto. La lista de actividades incluye: • El identificador de la actividad • Una descripción del alcance del trabajo para cada actividad del cronograma lo suficientemente detallada para permitir que los miembros del equipo del proyecto entiendan qué trabajo deben completar Lista de actividades CÓDIGO AC TIVIDAD 1.1 FASE PREVIA Reunión inicial con el cliente - definición parámetros básicos 1.1.1 Estudio Técnico (Anteproyecto) 1.1.2 Estudio de Mercado 1.1.3 Estudio de Viabilidad Económica 1.1.4 Evaluación Financiera del Proyecto Toma de decisión Descripción de las actividades fase previa: Estudio Técnico (Anteproyecto) Se realizará un estudio de viabilidad técnico teniendo en cuenta factores tales como la irradiación global de la zona, la inclinación, el espacio disponible, las posibles sombras o los puntos de evacuación factibles. Buscando obtener la máxima rentabilidad a partir de unos recursos concretos y valorando las posibles pérdidas del sistema. Se debe realizar una visita al terreno en la que se va a realizar la instalación fotovoltaica. Puesto que la información capturada en esta visita es imprescindible para realizar el plan de ingeniería y, por lo tanto, para elaborar el presupuesto. Estudio de Mercado El estudio de los componentes de la instalación solar requeridos se realiza utilizando la información técnica proporcionada por los fabricantes de equipos ISO 21500 ___________________________________________________________ 83 solares, realizando los cálculos necesarios y adecuándose a las necesidades del promotor. El objetivo de este estudio es realizar una comparativa para decidir el modelo fotovoltaico más adecuado a las necesidades del promotor. A la hora de la elección de un panel fotovoltaico, es necesario tener en cuenta varios aspectos, como la calidad, la garantía, el origen del producto, el tipo de tecnología, la eficiencia, etc. Estudio de Viabilidad Económica Se realiza un estudio económico teniendo en cuenta los gastos (seguros, tramitaciones, mantenimiento, etc) e inversión (contratos, suministro planta, línea, materiales, etc.) que supone la creación de la instalación, puesta en marcha y funcionamiento con los ingresos (producción energética, facturación anual) que se estiman se obtendrán por la venta de energía una vez en funcionamiento. Evaluación Financiera del Proyecto Se evaluán las posibilidades de financiación del proyecto. Posibilidad de solicitar un préstamo para financiación de la inversión del proyecto. Toma de decisión: La información y asesoramiento se ofrece al promotor, respondiendo a las diferentes cuestiones que pueda plantear en cuanto a las características técnicas, normativa aplicable, viabilidad económica, exigencia de mantenimiento, fiabilidad, garantía de suministro y otros aspectos relacionados con la instalación fotovoltaica. En este momento el director de proyecto ha de esperar la toma de decisión del promotor. CÓ DIGO ACTIVIDAD 1.2 FASE INICIAL 1.2.1 Redacción Documento Técnico Básico 1.2.2 Solicitud de Autorización de uso del suelo al Ayuntamiento 1.2.3 Aval para tramitar la solicitud de acceso a la red de transporte 1.2.4 Solicitud del Punto de Conexión a la compañía eléctrica Descripción de las actividades de la fase inicial: Redacción Documento Técnico Básico Para la concesión del punto de conexión es necesario tener un proyecto de instalación fotovoltaica con unos requisitos mínimos (datos del titular, ubicación de la instalación, características técnicas,...) Solicitud de Autorización de uso del suelo al Ayuntamiento Debe pedirse una autorización de uso del suelo para la instalación fotovoltaica, detallando el lugar y los motivos de la instalación. ISO 21500 ___________________________________________________________ 84 Aval para tramitar la solicitud de acceso a la red de transporte Presentación de una aval ante la Dirección General de Política Energética y Minas por un valor de 500 €/kW instalado. Solicitud del Punto de Conexión a la compañía eléctrica La documentación a aportar por el interesado en las oficinas principales de la compañía es la siguiente: - Solicitud del punto de conexión como “Servicio de trabajo a Terceros”. - Datos del titular y emplazamiento de la instalación. - Punto propuesto para realizar la conexión. - Documento técnico básico de la instalación: potencia pico del campo de paneles y potencia nominal de la instalación; descripción, modos de conexión y características del inversor o de los inversores; y descripción de los dispositivos, esquema unifilar,... - Autorización favorable por parte del Ayuntamiento del uso del suelo para la instalación a realizar. La propuesta relativa de la empresa distribuidora incluirá al menos los siguientes términos: - Punto de conexión propuesto. - Tensión nominal máxima y mínima de la red en el punto de conexión. - Potencia de cortocircuito esperada en explotación normal. - Justificación, si procede, de cambio de punto de conexión respecto al inicialmente propuesto por el titular. Si la potencia nominal máxima a instalar es superior a la potencia máxima disponible en el punto, la compañía eléctrica comunicará mediante un informe preceptivo las condiciones técnicas y las medidas necesarias para la adecuación. Los gastos de las modificaciones irán a cargo del titular de la instalación, salvo que no fueran exclusivamente para su servicio, en cuyo caso se repartitían de mutuo acuerdo. Puede recurrirse a la Administración en caso de disconformidad con las condiciones técnicas impuestas por la empresa, que decidirá en un plazo máximo de 3 meses. En caso de que resulte necesaria la presentación de alguna documentación adicional, la empresa distribuidora la solicitará en el plazo de diez días a partir de la recepción de la solicitud, justificando la procedencia de tal petición. CÓDIGO ACTI VIDAD 1.3 FASE DE PLANIFICACION Y DISEÑO 1.3.1 Redacción Proyecto Técnico Definitivo 1.3.1.1 Memoria descriptiva 1.3.1.2 Memoria técnica instalación fotovoltaica 1.3.1.3 Memoría técnica sistemas complementarios 1.3.1.4 Planos 1.3.1.5 Pliego de condiciones técnicas 1.3.1.6 Estudio de seguridad y salud 1.3.1.7 Presupuesto ejecución ISO 21500 ___________________________________________________________ 85 1.3.1.8 Anexos 1.3.2 Autorización Administrativa por parte de la Comunidad Autónoma 1.3.3 Licencia de Obra municipal 1.3.4 Inscripción de la instalación en las depend encias de la Agencia Tributaria Descripción de las actividades de la fase de proyecto: Redacción Proyecto Técnico Definitivo Una vez acordado el punto de conexión con la compañía eléctrica se elaborará un Proyecto Técnico por el técnico del proyecto encargado de esta función y visado por el Colegio Oficial, que contemplará toda la información suministrada por la empresa distribuidora y todos los aspectos de la instalación. El proyecto técnico tipo de la instalación solar fotovoltaica debería contemplar los siguientes aspectos: Memoria descriptiva: • Descripción • Situación de la ubicación • Datos del cliente • Datos del autor del proyecto • Fecha • Firma (firma del autor y sello de visado colegial) Memoria técnica instalación fotovoltaica • Consideraciones generales • Antecedentes y marco general del proyecto • Descripción de la instalación - Generador fotovoltaico - Estructuras soportes (estátcias o móviles) - Inversor - Línea eléctrica - Protecciones - Puesta a tierra • Planificación y cálculos - Consideraciones iniciales - Dimensionado eléctrico - Estimación producción anual - Análisis económico rentabilidad Memoria técnica sistemas complementarios • Consideraciones generales • Antecedentes y marco general del proyecto • Dimensionado de la instalación • Descripción de la instalación - Subsistema Circuito Cerrado de Televisión - Subsistema de Protección Contra Incendios ISO 21500 ___________________________________________________________ 86 - Sistemas Anti-intrusión y antirrobo - Estación meteorológica - Sistema telemétrico control de instalaciones • Planificación de la instalación (capacidad del sistema, número de equipos, etc.) Planos • Plano de información geográfica • Esquema general • Esquema unifilar continua • Esquema unifilar conexión a red • Plano estructura soporte y distancia entre filas y entre pilares de sistemas de seguimiento • Esquema de diseño de red y topología de sistemas complementarios • Canalizaciones Pliego de condiciones técnicas • Condiciones particulares - Generalidades - Equipos - Línea eléctrica - Conexión a red - Protecciones - Infraestructuras - Sistemas complementarios • Condiciones generales - Legislación aplicable - Normativa técnica - Normativa vigente en prevención de riesgos laborales Estudio de Seguridad y Salud • Objetivo del estudio • Evaluación de los riesgos • Planificación prevención Presupuesto ejecución • Descripción equipos: - Módulos - Estructuras soportes - Inversores - Protecciones - Contadores - Cableado, canalización y tierra - Sistemas complementarios • Obra civil - Montaje, instalación, puesta en marcha ISO 21500 ___________________________________________________________ 87 - Gestión administrativa - Coste de mano de obra asociada Anexos • Hojas de características de equipos utilizados • Certificados de calidad y conformidad Autorización Administrativa por parte de la Comunidad Autónoma La documentación a presentar es la siguiente: - Solicitud firmada por el titular o representante legal. - Proyecto técnico visado de la instalación fotovoltaica. - Documentos que acrediten la propiedad o el alquiler de la propiedad donde se ubique la instalación. La autorización administrativa corresponderá al órgano competente de la Comunidad Autónoma. El plazo aproximado de este trámite es de 3 meses. Licencia de Obra municipal Los documentos requeridos son: - NIF o CIF del solicitante. - Proyecto visado o memoria técnica según proceda. (en este ccaso mem. Técnica) - Facultativo competente para la dirección de la obra. - Autorización administrativa de Industria según potencia. - Documento que acredite la calificación territorial del suelo. Inscripción de la instalación en las dependencias de la Agencia Tributaria La producción de electricidad en régimen especial debe declararse , por lo que es necesaria su inscripción para la obtención del Código de Actividad y Establecimiento (C.A.E). CÓDIGO ACTIVIDAD 1.4 FASE DE CONSTRUCCION Y CONTROL 1.4.1 Construcción 1.4.1.1 Acondicionamiento del terreno 1.4.1.1.1 Vallado 1.4.1.1.2 Excavación de tierras 1.4.1.1.3 Cimentación 1.4.1.2 Aprovisionamiento, transporte, recepción y almacenamiento de materiales 1.4.1.3 Obra civil 1.4.1.3.1 Apertura de pozos y zanjas, y colocación de conducciones: 1.4.1.3.1.1 Replanteo, marcado, emplazado y trazado de lineas en suelos, techos y paredes 1.4.1.3.1.2 Excavación de pozos y zanjas 1.4.1.3.1.3 Recepción y recuento de material ISO 21500 ___________________________________________________________ 88 1.4.1.3.1.4 Montaje de las condiciones de alimentación hasta la caseta de los equipos principales 1.4.1.3.2 Armado, hormigado y cubrimiento de conducciones 1.4.1.3.2.1 Armado de los pozos de las bases de los seguidores 1.4.1.3.2.2 Hormigonado de los pozos 1.4.1.3.2.3 Instalación de la caseta de los equipos principales 1.4.1.3.2.4 Colocar soportes y/o armarios 1.4.1.3.2.5 Colocar los equipos en los soportes 1.4.1.3.2.6 Cubrir zanjas 1.4.1.4 Estructura de soporte de equipos de seguimiento solar 1.4.1.4.1 Ejecución de montaje de elementos estructurales 1.4.1.4.1.1 Instalación mástiles de seguidores 1.4.1.4.1.2 Instalación estructura principal de seguidores solares 1.4.1.4.1.3 Instalación estructura secundaria de aluminio 1.4.1.4.1.4 Instalación de paneles solares sobre estructura 1.4.1.4.2 Ejecución de montaje de elementos de captación solar 1.4.1.4.2.1 Instalación de paneles solares sobre estructura 1.4.1.4.2.2 Montaje de las cajas de conexión 1.4.1.4.2.3 Montaje de equipos de control 1.4.1.5 Instalación Eléctrica 1.4.1.5.1 Replanteo, marcado, emplazado y trazado de lineas en suelo, techos y paredes 1.4.1.5.2 Montaje en techos, paredes, patios y galerias de servicios 1.4.1.5.3 Montaje de los aparatos eléctricos y electrónicos 1.4.1.5.4 Montaje de las conducciones de alimentación hasta el aparato principal 1.4.1.5.5 Instalacción del aparato principal del sistema 1.4.1.5.6 Colocar soportes y/o armarios 1.4.1.5.7 Colocar los equipos en los soportes 1.4.1.5.8 Manipulación de elementos de acumulación de energía, baterías, alternadores, etc. 1.4.1.5.9 Conexión red eléctrica 1.4.1.5.10 Pruebas de equipos y de su instalación 1.4.1.5.11 Pruebas de producción 1.4.1.5.12 Retirada de obra de todo el material sobrante y equipos 1.4.2 Emisión de Boletín de características de la instalación y superación de las pruebas por parte de la compañía instaladora 1.4.3 Autorización puesta en servicio por parte de l a comunidad Autónoma 1.4.4 Solicitud de firma del contrato con la compañía eléctrica 1.4.5 Firma del contrato con la empresa distribuidora 1.4.6 Inscripción previa en el Registro Administrativo de Instalaciones de Producción en Régimen Especial 1.4.7 Verificación de la acometida y de los equipos de medida por parte de la compañía eléctrica 1.4.8 Emisión de certificado de cumplimiento 1.4.9 Inscripción definitiva en el Registro Administrativo de ISO 21500 ___________________________________________________________ 89 Instalaciones de Producción en Régimen Especial 1.4.10 Conexión a la red eléctrica de la compañía distribuidora Descripción de las actividades de la fase de proyecto: Construcción Estas actividades son las necesarias para la ejecución de la planta fotovoltaica en que primero se realizará una acondicionamiento de la parcela y vallado, para posteriormente iniciar el replanteo, cimentación, montaje de la estructura, colocación de módulos e instalación eléctrica. Emisión de Boletín de características de la instalación y superación de las pruebas por parte de la compañía instaladora Autorización puesta en servicio por parte de la comunidad Autónoma - Solicitud de puesta en servicio. - Certificado de dirección de obra. - Certificado de la emisión del boletín extendido por instalador. Solicitud de firma del contrato con la compañía eléctrica El contrato debe estar firmado en un mes. Firma del contrato con la empresa distribuidora La empresa distribuidora solicitará, entre otros documentos, el C.A.E. (Código de Actividad y Establecimiento). En el contrato constarán: • Condiciones generales de entrega de la energía eléctrica. - Condiciones técnicas de la instalación - Condiciones económicas. - Condiciones de explotación  Derechos del titular y la compañía eléctrica  Obligaciones del titular y la compañía eléctrica. • Causas de rescisión o modificación del contrato. • Duración del contrato Inscripción previa en el Registro Administrativo de Instalaciones de Producción en Régimen Especial La documentación a presentar es la siguiente: - Nombre o razón social y domicilio del peticionario. - Capital social y accionistas con partición superior al 5%, en su caso, y partición de éstos. Relación de empresas filiales en las que el titular tenga participación mayoritaria. - Condiciones de eficiencia energética, técnicas y de seguridad de la instalación para la que se solicita la inclusión en el régimen especial. - Relación de otras instalaciones acogidas al régimen especial de las que sea titular. ISO 21500 ___________________________________________________________ 96 4.2.6 Estimar los costos En la siguiente tabla se describen la estimación de costos necesarios a invertir para completar el proyecto para una planta capaz de generar 115 kWp. CONCEPTO CANTIDAD PVP ( €) / Unidad PVP ( €) INGEN I ERIA, OBRA Y GESTIONES ADMINISTRATIVAS Ingeniería y Dirección de obra 1 9.500,00 eur 9.500,00 eur Legalizaciones 1 700,00 eur 700,00 eur Derechos de la verificación de la compañia eléctrica 1 150,00 eur 150,00 eur Tasas de Industria 1 2.300,00 eur 2.300,00 eur Solicitud Permisos de Obra 1 450,00 eur 450,00 eur OBRA CIVIL Excavación y Cimentación para canalizaciones y anclages 18 750,00 eur 13.500,00 eur Excavación y instalación de valla perimetral 420 4.900,00 eur 4,900,00 eur ESTRUCTURA DE SOPORTE Y SEGUIMIENTO Estructuras de soporte. Material y mano de obra Seguidor (eur/Wp) 18 2.100,00 eur 37.800,00 eur MÓDULOS F OTOVOLTAICOS Módulo fotovoltaico 540 430,00 eur 232.200,00 eur INVERSORES Inversor red 18 1.850,00 eur 33.300 eur CUADROS ELÉCTRICOS Caja de conexión 1 820,00 eur 820,00 eur Cuadro de protecciones de continua 1 1.300,00 eur 1.300,00 eur Cuadro de protecciones de alterna 1 1.050,00 eur 1.050,00 eur Cuadro de contadores y protecciones generales 1 980,00 eur 980,00 eur Prefabricados protección cuadros 1 2.500,00 eur 2.500,00 eur MATERIAL ELÉCTRICO Cableado 1 3.500,00 eur 3.500,00 eur Conducciones 1 1.950,00 eur 1.950,00 eur Toma de tierra 1 400,00 eur 400,00 eur Pequeño material 1 850,00 eur 850,00 eur MATERIAL DE SEGUIMIENTO, MONITORIZACIÓN Y OFIMATICA Sensor de temperatura ambiente 1 35,00 eur 35,00 eur Sensor de temperatura de módulo FV 1 85,00 eur 85,00 eur Sensor de irradiancia solar 1 70,00 eur 70,00 eur Tarjeta de comunicaciones para cada inversor 1 150,00 eur 150,00 eur Tarjeta de lectura de sensores para inversor 1 550,00 eur 550,00 eur ISO 21500 ___________________________________________________________ 97 Tarjeta datalogger para inversor 1 500,00 eur 500,00 eur Programa de seguimiento para PC 1 Cableado, conducciones y material pequeño 1 300,00 eur 300,00 eur Ordenador PC 1 1.250,00 eur 1.250,00 eur Módem u otro sistemas de transmisión de datos 1 250,00 eur 250,00 eur Display 1 500,00 eur 500,0 0 eur MANO DE OBRA DE MONTAGE Montage y puesta en servicio de la instalación FV 1 10.500,00 eur 10.500,00 eur Montage y puesta en servicio de la instalacción de seguimiento 1 540,00 eur 540,00 eur SEGURIDAD Y SALUD Material de señalización y protecciones colectivas 1 450,00 eur 450,00 eur OTROS Seguro Construcción 1 950,00 eur 950,00 eur TOTAL INVERSIÓN TOTAL (SIN IVA) 364.200,00 eur TOTAL (CON IVA) 422.472,00 eur Tabla 14. Costes. 4.2.7 Desarrollar el presupuesto Los costes presupuestados para cada una de las fases del proyecto son las siguientes: Fase Presupuesto Inicial 2.700,00 eur Planificación y diseño 11.300,00 eur Construcción y control 350.200,00 eur PRESUPUESTO 364.200,00 eur Tabla 15. Presupuesto. El presupuesto total estimado para la ejecución del presente proyecto es de 364.200 € (sin IVA). Por parte del promotor de la instalación se aportará un capital inicial de unos 127.470 €, 35% de la inversión total a realizar, y el 65% restante se realizará mediante la contratación de un préstamo bancario. 4.2.8 Planificar la calidad El director del proyecto será el responsable de la planificación y del aseguramiento de la calidad, en colaboración de los coordinadores de ingeniería y compras. ISO 21500 ___________________________________________________________ 98 El director de proyecto debe conseguir que el equipo del proyecto se comprometa con la calidad, detectando oportunamente los errores y anomalías y además, sirva de apoyo al director en las decisiones operativas y estratégicas del proyecto. La finalidad de planificar la calidad es determinar los requisitos de calidad y las normas que deben ser aplicadas al proyecto y los entregables del proyecto. Para este objetivo se desarrolla el plan de la figura en función de las etapas indicadas en el que se realizarán auditorías técnicas y de gestión, para asegurar la calidad técnica de los entregables y el cumplimiento de la Norma ISO 9001 como política de calidad de la propia organización del proyecto basada en el ciclo de Deming (planificar-realizar-comprobar-actuar). Figura 19. Plan de aseguramiento de la calidad. El plan de aseguramiento de la calidad está compuesto por una serie de acciones y controles de calidad que se llevan a cabo en diferentes etapas del proyecto de la planta fotovoltaica, desde los cálculos y estimaciones previas hasta la fase de venta de energía a la compañía eléctrica, de forma que se consigan mitigar los riesgos que pueden afectar a la rentabilidad del mismo. El proyecto de la planta solar se basa fundamentalmente en el óptimo diseño del sistema y el correcto funcionamiento de sus componentes, especialmente del generador (módulos fotovoltaicos) cuyo coste supone más del 50% de la inversión del proyecto. Por tanto, es fundamental evaluar los aspectos técnicos más críticos que inciden en la productividad y vida útil del proyecto así como hacer una adecuada planificación técnico-financiera del proyecto en todas sus fases. El hecho de que los productos entregables cumplan con todos los criterios de aceptación implica que se han satisfecho las necesidades del cliente que es uno de los principios básicos de la finalidad del plan de calidad. A continuación se muestran el detalle de las acciones y auditorías contempladas en el plan de calidad: Etapa Actividad “Due diligence” técnica y financiera  Auditoría del cálculo de la producción estimada: compuesto de un estudio del recurso solar y una estimación del rendimiento global del sistema.  Auditoría del proyecto de ingeniería: con objetivo por un lado la valoración de los puntos más relevantes del diseño conceptual de la instalación, tales como el dimensionado eléctrico, pérdidas consideradas en él, etc.; y por otro lado, la identificación de los principales “Due diligence” técnica/financiera Adquisición de equipos Control de calidad de los equipos Auditoría de funcionamiento ISO 21500 ___________________________________________________________ 99 riesgos técnicos del proyecto.  Definición del plan de puntos de inspección de obra (PPI) y verificación de protocolos de aceptación provisional y definitiva de la instalación: Se programarán un control de calidad a cada unidad de obra (cimentación, estructura, instalación électrica, etc.)  Revisión de contratos y tramites administrativos  Revisión del presupuesto del proyecto  Revisión de la planificación del proyecto Adquisición de equipos  Comprobación de las certificaciones de calidad del producto, de la fábrica y las especificaciones técnicas del producto  Control de calidad durante el suministro: de forma que el proveedor suministre los componentes con los mínimos de calidad requeridos: para ello se reflejará en el contrato con el proveedor un protocolo de inspección de calidad a llevar a cabo: criterios de aceptación y rechazo de lotes.  Definición del alcance de la garantía del producto: se incluye ensayos que se realicen para demostrar falta de producción de los módulos fotovoltaicos Control de calidad de equipos  Control de calidad de los componentes: Este control propuesto consta de los ensayos específicados en la figura 20, que permitirá obtener información sobre el posible comportamiento a medio y largo plazo de los módulos. Figura 20. Acciones control calidad equipos Con los enyasos 1,2,3 se obtendrá información del estado actual del módulo, y con el 4 inspección termográfica proporcionará información sobre el posible comportamiento a medio y largo plazo de los módulos.  Control de calidad del inversor: medida de su curva de eficiencia y comprobación de las especificaciones dadas por el fabricante. Auditoría de funcionamiento  Inspección de la ejecución de la instalación, basada en el plan de puntos de inspección de la obra definidos en la “Due diligence” técnica: ensayo consistente en verificar la potencia pico real instalada e identificación posibles módulos defectuosos.  Verificación de la producción real de la instalacción: ISO 21500 ___________________________________________________________ 100 mediante estudio de la eficiencia productiva de la instalación comparandola con las producciones teóricas obtenidas del modelo simulado. Tabla 16. Plan calidad. 4.2.9 Estimar los recursos Se determina en base a la experiencia y conocimientos del director del proyecto y los coordinadores de compras e ingenería el tipo y la cantidad de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad de la lista de actividades necesarios para llevar a cabo el proyecto. Los coordinadores a través de sus miembros del equipo con experiencia y conocimientos suficientes revisan la estimación de la duración de cada tarea y los requisitos de los recursos. El director del proyecto como responsable asignará estos recursos a cada actividad del cronograma buscando un equilibrio entre el número de recursos necesarios para realizar una actividad determinada y la dificultad de dicha tarea, es decir, asignando el número de recursos suficiente pero justo para terminar con éxito cada actividad. Todos los recursos necesarios para la realización del proyecto deben estar disponibles cada uno de ellos antes de empezar la actividad para la que se destinan y durante la duración estimada de cada actividad según el cronograma desarrollado. A continuación se muestra en la tabla 17 la hoja de recursos estimados en función de las actividades planificadas para llevar a cabo la planta solar. Tabla 17. Recursos requeridos. Matriz de responsabilidades. Actividad de la EDT Tipo de Recurso Recurso Cantida d 1.1.1 Estudio Técnico (Anteproyecto) rrhh Coord. ingeniería 1 1.1.2 Estudio de Mercado rrhh Coord. ingeniería 1 Coord. compras 1 1.1.3 Estudio de Viabilidad Económica rrhh Director de proyecto Coord. ingeniería Coord. compras 3 1.1.4 Evaluación Financiera del Proyecto rrhh Director del proyecto 1 1.2.1 Redacción Documento Técnico Básico rrhh Coord. ingeniería 1 1.2.2 Solicitud de Autorización de uso del suelo al Ayuntamiento rrhh Equipo administrativo-legal 1 1.2.3 Aval para tramitar la rrhh Equipo 1 ISO 21500 ___________________________________________________________ 101 solicitud de acceso a la red de transporte administrativo-legal 1.2.4 Solicitud del Punto de Conexión a la compañía eléctrica rrhh Equipo administrativo-legal 1 1.3.1 Redacción Proyecto Técnico Definitivo rrhh Coord. ingeniería 1 1.3.2 Autorización Administrativa por parte de la Comunidad Autónoma rrhh Equipo administrativo-legal 1 1.3.3 Licencia de Obra municipal rrhh Equipo administrativo-legal 1 1.3.4 Inscripción de la instalación en las dependencias de la Agencia Tributaria rrhh Equipo administrativo-legal 1 1.4.1 Construcción rrhh Coord. ingeniería 1 Equipo de obra 20 Coord. de compras 1 Equipo técnico equipos Grúas 1 Elevadores 1 Máquinasherramientas 1 Herramientas manuales 1 Almacenamiento de materiales 1 infraestructura Caseta prefabricada 1 materiales Estructura de soporte y seguimiento 18 Modulos fotovoltaicos 540 Inversores 18 Caja de conexión 1 Cuadro de protecciones de continua 1 Cuadro de protecciones de alterna 1 Cuadro de contadores y protecciones generales 1 Cableado 1 Conducciones 1 Toma de tierra 1 Valla perimetral 420 m Pequeño material 1 Sensor de temperatura ambiente 1 ISO 21500 ___________________________________________________________ 102 Sensor de temperatura de módulo FV 1 Sensor de irradiancia solar 1 Tarjeta de comunicaciones para cada inversor 1 Tarjeta de lectura de sensores para inversor 1 Tarjeta datalogger para inversor 1 Programa de seguimiento para PC 1 Cableado, conducciones y material pequeño 1 Ordenador PC 1 Módem u otro sistemas de transmisión de datos 1 Display 1 1.4.2 Emisión de Boletín de características de la instalación y superación de las pruebas por parte de la compañía instaladora rrhh Director de proyecto 1 Coord. ingenería 1 1.4.3 Autorización puesta en servicio por parte de la comunidad Autónoma rrhh Equipo administrativo-legal 1 Equipo administrativo-legal 1 1.4.5 Firma del contrato con la empresa distribuidora rrhh Director de proyecto 1 Equipo administrativo-legal 1 1.4.6 Inscripción previa en el Registro Administrativo de Instalaciones de Producción en Régimen Especial rrhh Equipo administrativo-legal 1 1.4.7 Verificación de la acometida y de los equipos de medida por parte de la compañía eléctrica rrhh Coord. ingeniería 1 Equipo técnico 1 1.4.8 Emisión de certificado de cumplimiento rrhh Equipo administrativo-legal 1 1.4.9 Inscripción definitiva en el Registro Administrativo de Instalaciones de Producción en Régimen Especial rrhh Equipo administrativo-legal 1 1.4.10 Conexión a la red rrhh Coord. ingenería 1 ISO 21500 ___________________________________________________________ 103 eléctrica de la compañía distribuidora 1.5.1 Venta de energía eléctrica producida a la red rrhh Equipo administrativo-legal 1 1.5.2 Mantenimiento de la instalación y equipos rrhh Equipo técnico 1 4.2.10 Definir la organización del proyecto El equipo responsable de la realización de este proyecto desarrollará su labor en base a la siguiente estructura organizativa: Figura 21. Organigrama estructura organizativa. El equipo especializado con el que cuenta el proyecto de la planta solar está dedicado a brindar la mayor calidad en el diseño, ejecución y seguimiento del proyecto en cada una de sus fases: • El director del proyecto es responsable de elaborar el plan del proyecto y asegurar que se cumpla lo establecido. Debe asegurar la integridad y calidad de los entregables generados en el proyecto. • El coordinador de ingeniería tiene la responsabilidad sobre el equipo técnico y de obra. Reportará al director del proyecto y debe tener experiencia suficiente en proyectos de instalaciones fotovoltaicas, legalización de proyectos y de obra civil. • El coordinador de compras tiene la responsabilidad sobre el equipo de compras y reportará directamente al director del proyecto. Su función será asegurar la calidad y la disposición de las adquisiciones para el proyecto. Debe tener experiencia acreditada en gestión de aprovisionamientos técnicos relacionados con proyectos de ingenería fotovoltacia. • El equipo técnico cuenta con las herramientas de diseño más actuales, que permiten una implantación óptima de la planta fotovoltaica en lo Director del proyecto Coordinador de ingeniería Coordinador de compras Equipo de compras Equipo técnico Equipo de obra Equipo de operación y mantenimiento Equipo administrativolegal ISO 21500 ___________________________________________________________ 104 concerniente al diseño y replanteo sobre el terreno, la minimización de las pérdidas de producción y la elección de los equipos de mayor calidad y más durables. • El equipo de obra cuenta con la experiencia para hacer cumplir las especificaciones técnicas del proyecto y su realización según la legislación actual, a partir de la obtención de todos los permisos y autorizaciones requeridas, ya sea de Industria, la Compañía Eléctrica, Medio Ambiente, Urbanismo y del Ayuntamiento. • El equipo de compras se encargará bajo la dirección del coordinador de compras de la adquisición y aprovisionamiento del material necesario para la ejecución de la planta solar. • El equipo de operación y mantenimiento realiza una de las actividades más importantes y, por tanto, su organización y formación son esenciales, debiendo mantener operativa la planta con unos niveles elevados de disponibilidad durante más de 30 años. • El equipo administrativo-legal es responsable de la tramitación de los permisos, licencias y autorizaciones necesarias y de la elaboración y seguimiento de los contratos con todos los agentes implicados en el proyecto. Debe dar respuesta a las necesidades del cliente, proponiéndole el proyecto que más se ajusta a su activo y a su perfil inversor. 4.2.11 Identificar los riesgos La identificación de los riesgos determina qué riesgos pueden afectar al proyecto y documenta sus características. La identificación de los riesgos es un proceso repetible porque se pueden descubrir nuevos riesgos a medida que avanza el proyecto. Este proceso debería implicar a todo el personal. Las personas que participan en la identificación de los riesgos serian: • Director del proyecto. • Miembros del Equipo del Proyecto. • Clientes. • Usuario/s final/es. • Otros directores de proyectos. • Interesados. • Expertos en gestión de riesgos. Para efectos del proyecto de instalación y puesta en marcha de la planta fotovoltaica, la clasificación de los riesgos será agrupada según la siguiente tabla: Clasificación de riesgos Descripción Dirección del Projecto Riesgos relacionados con la gestión del proyecto que afectan al desarrollo del los planes del proyecto de la planta fotovoltaica:cambios organizacionales, ISO 21500 ___________________________________________________________ 105 habilidades técnicas para ejecutar los planes del proyecto, problemas de diseño, etc. Construcción Riesgos relacionados con la contrucción y su ejecución: acopio de materiales, accidentes laborales, etc... Técnicos Riesgos relacionados con la fiabilidad de los componentes de la planta fotovoltaica. Financieros Riesgos relacionados con los aspectos económicos del proyecto: crédito para llevar a cabo el proyecto, coste de materiales, etc. Policticos y regulatorios Riesgos relacionados con cambios en las politicas gubernamentales, de la compañía electrica. Mediambientales Riesgos relacionados con la localización de la planta y sus alrededores: cambios del clima, efectos en los habitantes locales, etc. Externos Riesgos relacionados con robos, vandalismo. Tabla 18. Clasificación riesgos. La técnica utilizada para identificar los riesgos del proyecto será la del “Brainstorming”. El objetivo de está técnica es obtener una lista completa de los riesgos del proyecto. El equipo de proyecto mediante reuniones de trabajo con la participación de los interesados y expertos bajo el liderazgo de un moderador, teniendo en cuenta los Planes de proyecto, y la ayuda de la clasificación de riesgos de la tabla 18 identifican colectivamente los riesgos clave. Este método es el más sencillo en términos de intercambios de opiniones y recopilación de datos. Es el más apropiado para proyectos de energía solar fotovoltaica que pueden destinar recursos limitados (personal, tiempo y presupuesto) para llevar a cabo este tipo de análisis. Cuando sea posible, los riesgos deberían hacer referencia a un paquete específico de trabajo o a un elemento de la estructura de desglose del trabajos (EDT). A continuación se listan los riesgos identificados, que pueden afectar al desarrollo del proyecto. ISO 21500 ___________________________________________________________ 112 4.2.14 Planificar las comunicaciones El proceso de planificación de las comunicaciones determina las necesidades de información y comunicación de los interesados: • ¿Quién necesita la información? • ¿Qué información necesita? • ¿Cuándo la necesitará? • ¿Cómo le será suministrada? • ¿Por quién le será suministrada la información? La matriz de comunicaciones diseñada contendrá los siguientes componentes: • Documento: es la información que se distribuirá a los interesados. ¿Qué se comunica? • Responsable. ¿Quién emite el documento? • Frecuencia: Cada cuanto tiempo se distribuirá la información • Tipo de distribución: el método de transmisión • Tipo de documento: El diseño de la información • Receptores: ¿A quién se le comunica? El equipo de proyecto ha considerado crear dos matrices de comunicación; una en función de la dirección y gestión del proyecto, y otra en función de los documentos necesarios en el proceso de ejecución de la planta. ISO 21500 ___________________________________________________________ 113 Tabla 21. Matriz de comunicación: Dirección y gestión del proyecto ISO 21500 ___________________________________________________________ 114 Tabla 22. Matriz de Comunicación: Proceso del producto ISO 21500 ___________________________________________________________ 115 4.2.15 Desarrollar los planes del proyecto A continuación se documentan los planes del proyecto a ejecutar durante el ciclo de vida del proyecto: Fase previa: Fase previa al inicio del proyecto y en la que se tomará la decisión de iniciar el proyecto.  Se realiza una reunión con el promotor del proyecto y se evaluan sus necesisades e intereses, estableciendose unos parámetros básicos del alcance del proyecto.  El director de proyecto junto con los componentes del equipo evaluan las necesidades e intereses energéticos del promotor y clasifican para la toma de decisión sobre el tipo y características del suministro energético más apropiado, determinando las diferentes posibilidades de suministro, los costes económicos globales y la amortizacización de la instalación.  La información y asesoramiento se ofrece al promotor, respondiendo a las diferentes cuestiones que pueda plantear en cuanto a las características técnicas, normativa aplicable, viabilidad económica, exigencia de mantenimiento, fiabilidad, garantía de suministro y otros aspectos relacionados con la instalación solar. Fase de inicio: El objetivo principal de esta fase es el de obtener todos los datos básicos del proyecto, con la finalidad de con seguir la documentación necesaria para decidir la ejecución del proyecto.  Reunión de los coordinadores de ingenería y compras con el director de proyecto para establecer la organización; identificar las partes interesadas; delimitar el alcance del proyecto; confirmar la comprensión del proyecto por parte de los integrantes.  Formalizar una propuesta de instalacion solar respondiendo a las necesidades energéticas e intereses acordados con el promotor. La propuesta se concreta y formaliza incorporando las características técnicas, esquemas generales, bocetos complementarios y orientaciones sobre cumplimiento de la normativa, posibles subvenciones, amortización y vías de financiación.  La documentación técnica y administrativa requerida para la obtención de los permisos de instalación se cumplimenta, organiza y tramita. Fase de planificación: Se centra en el desarrollo de la planificación del proyecto, documentación del proyecto y obtención de permisos necesarios para llevar a cabo la instalación. ISO 21500 ___________________________________________________________ 116  Definición de las tareas a llevar a cabo y sus responsable de su ejecución (matrix de responsabilidades); período de tiempo estimado; descomposición de las tareas; estimación de costes; estimación de recursos; planificación de las tareas, y procesos de seguimiento y control del progreso del proyecto.  Definir las características de la instalación solar fotovoltaica, aplicando procedimientos de cálculo y normas establecidas, para seleccionar los equipos y elementos necesarios con sus especificaciones, por parte del coordinador de ingenería.  Realizar memorias e informes justificativos del proyecto de instalacion que sean requeridos por los organismos oficiales reguladores, por parte del coordinadoor de ingenería.  Elaborar plano del trazado general y del detalle de la instalacion solar fotovoltaica, a partir de las especificaciones técnicas de diseño establecidas, consiguiendo los niveles de calidad y acabado exigidos, por parte del coordinadoor de ingenería.  Elaborar un presupuesto de la instalacion a partir de los diseños realizados y detallando las diferentes partidas; precios unitarios y totales de cada material y equipos, gastos ocasionados por mano de obra, elaborado por los coordinadores de ingenería y compras.  Elaborar el plan de seguridad y salud en el montaje de la instalación solar fotovoltaica, utilizando la documentación del proyecto y garantizando el cumplimiento de la normativa, por parte del coordinador de ingenería.  Realizar los trámites administrativos requeridos para obtener la autorización de la instalación solar fotovoltaica y para acceder a las posibles subvenciones, por parte conjunta del coordinador de ingenería y el equipo administrativo de la organización.  Organizar aprovisionamiento y suministro de materiales necesarios para la ejecución de la instalación. Fase de implementación: En esta fase se pasa a la ejecución física del proyecto.  Adquisición de los recursos necesarios para la ejecución de la instalación.  Interpretar el proyecto o memoria técnica del montaje de la instalación solar fotovoltaica y proceder a la ejecución planificada.  Pruebas de seguridad y funcionamiento y la puesta en servicio de las instalaciones solares fotovoltaicas, ajustando los equipos y elementos de regulación y control, y asegurando las condiciones de funcionamiento establecidas. Fase de control: En esta fase se controla todos los procesos necesarios para la ejecución del proyecto.  Controlar la fase de replanteamiento, planificación y montaje de estructuras y elementos de la instalación solar fotovoltaica, de acuerdo al cronograma ISO 21500 ___________________________________________________________ 117 establecido, realizando las adaptaciones y/o solicitudes de cambio correspondientes a partir de las posibles contingencias que puedan originarse.  Organizar y controlar las pruebas de seguridad y funcionamiento y la puesta en servicio de la instalacion, ajustando los equipos y elementos de regulación y control, y asegurando las condiciones de funcionamiento establecidas.  Controlar la ejecución del plan de seguridad y salud en las operaciones de montaje de la instalacion, garantizando la integridad de las personas, de los medios y su entorno. Fase de cierre: Fase de finalización del proyecto en que se pone en marcha la instalación y se recopila toda la información generada del proyecto.  Proyecto, dirección de obra, certificados y gestión de autorizaciones.  Gestión y trabajos necesarios para la presentación y obtención de financiación.  Documentación final, manuales de uso y operación.  Diseño e ingenería de detalle de la instalación y montaje de los equipos.  Boletín de la instalación realizado por instalador autorizado y documentación técnica y administrativa necesaria para la obtención de los permisos, régimen especial, contrato empresa distribuidora.  Tramitación de los expedientes administrativos.  Puesta en marcha.  Pruebas de funcionamiento y para la certificación de prestaciones.  Elaboración de un manual de servicio y mantenimiento, de equipos y sistemas.  Conformidad de todos los entregables del proyecto. Dentro de la planificación del proyecto se contemplan además de las especificaciones técnicas y funcionales definidas al inicio del proyecto los siguientes procesos especificados por materias de acuerdo a la norma de gestión aplicada en este proyecto:  Alcance  Estructura de desglose del trabajo  Organigrama  Coste estimado y presupuestado  Riesgos identificados  Plan de Calidad  Planificación de adquisiciones  Plan de comunicación El proyecto ha sido planificado del tal manera que el equipo de proyecto conoce claramente los objetivos del proyecto, y las responsabilidades de los entregables que tienen a su cargo. A continuación se detalla el proceso a seguir para realizar el trabajo del proyecto: ISO 21500 ___________________________________________________________ 118 1. Inicialmente el equipo de proyecto se reúne para definir cual será el alcance del proyecto. 2. Se establece los documentos de gestión del proyecto necesarios que respaldan los acuerdos tomados por el equipo de proyecto, que serán las salidas de los procesos de definidos en el presente documento. 3. Se establecen la responsabilidades y roles del equipo de proyecto, y las fechas en que deberán estar listos los entregables. 4. Se realizan reuniones semanales del equipo de proyecto para informar cual es el estado del proyecto, en términos de costo, calidad, tiempo. En esta reunión se presenta el informe de performance del proyecto. 5. Al término del proyecto se verifica la entrega de todos los entregables, y se redactan los documentos de cierre del proyecto. 4.3 IMPLEMENTACIÓN A continuación se describen los procesos para realizar las actividades propias de la gestión del proyecto y para apoyar la producción de los entregables de acuerdo a los planes del proyecto. 4.3.1 Dirigir el trabajo del proyecto El director de proyecto es responsable de dirigir la realización de las actividades planificadas del proyecto. La ejecución del trabajo definido en los planes de proyecto va desde el inicio de los trabajos de desarrollo del entregable hasta su entrega final, para lo que se requiere coordinar los trabajos y corregir posibles desviaciones. Las actividades planificadas del proyecto abarcan:  Crear los entregables del proyecto.  Obtener, gestionar y utilizar los recursos técnicos y humanos, incluyendo materiales, herramientas, equipos e instalación.  Establecer y gestionar los canales de comunicación del proyecto.  Generar los datos del proyecto, como costo, cronograma, avance del estado, y resultados de calidad.  Gestionar los riesgos e implementar las respuestas a estos.  Gestión de los proveedores.  Emitir las solicitudes de cambio y adaptar los cambios aprobados al alcance y los planes de proyecto. Cualquier problema que se detecte durante la dirección del trabajo del proyecto se documentará de forma que tendremos un registro de incidencias, que servirá para un análisis posterior para la organización de lecciones aprendidas. Las incidencias detectadas durante la implementación del proyecto serán tratadas en las reuniones de equipo para fomentar acciones correctivas, preventivas o se llebarán a cabo reparaciones de defectos detectados. ISO 21500 ___________________________________________________________ 119 4.3.2 Gestionar las partes interesadas Una buena gestión de las partes interesadas será clave para garantizar el éxito del proyecto. Para ello, una vez identificados las partes interesadas y analizadas sus necesidades y expectativas, el director del proyecto se responsabilizará de comunicarse y trabajar en conjunto con las partes interesadas para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan. Los métodos de comunicación serán los especificados en las matrizes de comunicación además de las reuniones convocadas por el director del proyecto y/o partes interesadas del proyecto. Las acciones que se llebarán a cabo para gestionar las expectativas de los interesados serán:  En la fase previa del proyecto se informará y asesorará al promotor de las características técnicas, normativa aplicable, viabilidad económica, exigencia de mantenimiento, fiabilidad, garantía de suministro y otros aspectos relacionados con la instalación solar.  A partir del diseño fijado con el promotor en la fase anterior, y los datos recabados de organismos oficiales (ayuntamiento, comunidad autónoma, ministerios, etc), compañía distribuidora y, en definitiva, de cualquier parte interesada que intervenga o se vea afectada en la realización de la ejecución, se procederá a la redacción del proyecto. En este punto intervendrán todos los miembros del equipo de trabajo que informarán al director de proyecto. Una vez redactado el proyecto se presentará al promotor.  Contacto con proveedores. En este punto el coordinador de compras será quién gestiones las expectativas de este grupo de partes interesadas, e informe al director del proyecto.  Durante la ejecución del proyecto se informará al promotor del proyecto por parte del director del proyecto del estado de los siguientes puntos: - Avance del proyecto (costos, tiempo, alcance) - Certificados y autorizaciones de obra, punto de conexión y régimen especial - Diseño de la instalación - Obtención de permisos, régimen especial, contrato empresa distribuidora - Tramitación expedientes administrativos - Pruebas y certificaciones de prestaciones - Puesta en marcha  Durante todo el ciclo de vida del proyecto se realizarán reuniones del equipo del proyecto entre el director del proyecto y el equipo de proyecto ISO 21500 ___________________________________________________________ 120 involucrado en cada fase para tratar el estado del proyecto. Y documentar las necesidades y/o solicitudes de cambio. 4.3.3 Tratar los riesgos La evaluación de riesgos debe ser, en general, un proceso continuo. Por lo tanto, la adecuación de las medidas de control debe estar sujeta a una revisión continua y modificarse, si es preciso. El la siguiente tabla se indica el plan de acciones a realizar para anticiparse a los riesgos o mitigar o transferir el impacto en caso de que se produzca alguno de los riesgos registrados. ID Descripción del riesgo Acciones planificadas 1 Retraso en la obtención del punto de conexión  Seguimiento de la solicitud del punto de acceso y condiciones de conexión a la compañía eléctrica.  El cumplimiento de la normativa técnica y administrativa de la instalación se asegura de forma preliminar a la realización de los trámites de autorización ante los organismos oficiales correspondientes.  Si para la evacuación de energía no se dieran las características técnicas suficientes, se podrían realizar las modificaciones de la red necesarias, mediante propuesta técnica de la Empresa Distribuidora.  Obtención de un informe favorable del gestor de la red de distribución de la zona sobre la existencia de suficiente capacidad de acceso a dicha red en el punto requerido. Director de proyecto junto con el coordinador de ingeniería ha de anticiparse ante posibles denegaciones o retrasos contactando con el gestor. 2 Retraso en la obtención de la licencia de obras  Si la instalación se realiza sobre suelo catalogado finalmente como no urbanizable, será necesaria la aprobación del gobierno autonómico.  Puede ser necesario con carácter previo a la licencia municipal, la obtención de la calificación urbanística por parte de la Comisión Provincial de Urbanismo. Previamente se solicitará dicha calificación.  Dependiendo de la legislación propia de la Comunidad Autónoma, podrá ser requerido un estudio de impacto ambiental por eso se realizará el estudio en la elaboración del proyecto técnico. Se deberá vigilar el impacto que puede causar la construcción de la instalación fotovoltaica en otros ámbitos y tener en cuenta la legislación específica por si hay que realizar algún trámite al respecto. 3 Retraso en el contrato con la compañia eléctrica  El cumplimiento de la normativa técnica y administrativa de la instalación se asegura de forma preliminar a la realización de la solicitud de firma del contrato.  Una vez acordado el punto y las condiciones de conexión, la empresa distribuidora tiene la obligación de suscribirlo en el plazo máximo de un mes desde que el solicitante lo haya requerido. Las discrepancias sobre el contrato se resuelven por la administración competente, en el plazo máximo de un mes. Las discrepancias que puedan surgir sobre el punto de conexión, las condiciones de conexión y el contrato a suscribir, las deben resolver los órganos competentes en el plazo máximo de tres meses. El director de proyecto ha de estar en constante contacto con la compañía eléctrica para asegurar los puntos requeridos anteriormente para evitar retrasos y malentendidos. 4 Estimación de las actividades  Evitar la incertidumbre en la estimación de la duración de las actividades.  Control y seguimiento sobre la ruta crítica.  El director de proyecto debe dar a conocer este riesgo a los miembros del equipo. ISO 21500 ___________________________________________________________ 121  Los plazos son muy cortos (riesgo en los plazos): Revisión del equipo de proyecto basada en la experiencia del equipo en otros proyectos y lecciones aprendidas de otras instalaciones.  No existe problema en el tiempo total de ejecución pero existen fases del proyecto donde parecen mayores probabilidades de incumplimiento de plazos. Este hecho obliga por parte del director de proyectos, a un mayor esfuerzo de coordinación en las diferentes tareas. 5 Plazos de entrega de los materiales  Organizar y controlar el aprovisionamiento y suministro de materiales a la obra según procedimientos y plazos acordados con los proveedores.  El suministro de los distintos materiales respecto a sus plazos de entrega, condiciones de suministro, gestión de acopio en almacenamiento se coordina, controla y supervisa de acuerdo con las especificaciones y normativas establecidas con los proveedores.  Si los equipo periféricos no se compran a tiempo o son inadecuados puede afectar el rendimiento del equipo principal y por lo tanto el alcance del proyecto 6 Problemas de diseño de la planta fotovoltaica  Satisfacer los requisitos de diseño en lo posible, y cumplir con las normas y reglamentos en vigor, para obtener del sistema la máxima producción de electricidad posible y reducir las pérdidas en la inyección de energía a la red.  Realizar un “due-diligence” técnico, que verifique y evalue las especificaciones técnicas y condiciones que constituyen la base de la producción de la planta fotovoltaica.  Dimensionamiento incorrectos del inversor FV / cables: disponibilidad de herramientas de simulación y diseño. ID Descripción del riesgo Acciones planificadas 7 Accidentes  Elaborar el plan de seguridad y salud en el montaje de la instalación solar fotovoltaica, utilizando la documentación del proyecto y garantizando el cumplimiento de la normativa.  La previsión y planificación del plan de emergencias se integra en la documentación de la obra.  El plan de seguridad de la obra se formaliza, identificando los distintos riesgos laborales y proponiendo las medidas correctoras para su eliminación, reducción razonable y control.  Los riesgos profesionales derivados del montaje de la instalación se identifican y controlan, gestionando el despliegue y ubicación de infraestructuras de seguridad y salud así como el empleo, funcionamiento y estado de conservación de los equipos de seguridad y protección personales. 8 Personal poco cualificado  La actividad de la empresa requiere de contar con personal con altos niveles de cualificación y experiencia en este campo. Es fundamental por parte del director del proyecto seleccionar los recursos humanos necesarios y cualificados para llevar a cabo las tareas del proyecto.  Una mano de obra especializada y cualificada con una formación y certificaciones adecuadas. 9 Reducción de la potencia de los módulos fotovoltaicos  Se tiene en cuenta en el propio diseño de la planta fotovoltaica medidas para evitar pérdidas de potencia y de producción de energía.  Planta diseñada correctamente y mantenimiento recomendado, alargará la vida útil de los módulos y su rendimiento.  Prevenir la aparición de problemas de degradación a medio y largo plazo.  Inspección visual de los módulos para comprobar roturas del vidrio, penetración de humedad en el interior del módulo. 10 Reducción de la tarifación de la compañía  Aceptación por parte del promotor y director del proyecto. ISO 21500 ___________________________________________________________ 128 En cada una de las fases requeridas los miembros del equipo involucrados deberán informar ante el director del proyecto de la revisión del desempeño de la tarea de trabajo asignada. Comparán y analizarán el desempeño de las fechas reales de inicio y finalización, los porcentajes completados y la duración restante para la actividad comenzada. Cualquier cambio se tramitará como una solicitud de cambio, documentando su necesidad o motivación, debidamente justificada, mediante el control integrado de cambios. Además el director de proyecto informará al promotor del mismo si este cambio tiene una afectación al alcance del proyecto. 4.4.7 Controlar los costos El director de proyecto se responsabilizará de monitorizar la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo. La actualización del presupuesto implica registrar los costos reales en los que se ha incurrido a la fecha. Cualquier incremento con respecto al presupuesto autorizado sólo puede aprobarse mediante el proceso del control integrado de cambios. Los cambios solicitados se procesarán para su revisión mediante un documento formal de solicitud de cambio y una vez aprobados por el director de proyecto deberán ser incorporados a la línea base revisada. A las solicitudes de cambio se les deberá adjuntar la documentación necesaria para justificar el motivo del cambio y el nuevo costo, indicando los siguientes aspectos: • Costo presupuestado y el nuevo coste. • Justificación del nuevo coste. • Impacto en el coste proyectado de la actividad del desglose de trabajo y en la duración. • Impacto en otras actividades, tanto económico como en duración. • Impacto en el alcance, tiempo, calidad, riesgos y otras áreas de materia. • Análisis del posible valor agregado. • Documentación de respaldo. El equipo administrativo se encargará de recopilar en una base de datos en Access, todo lo referente a los costes reales incurridos con referencias de productos, precios, costes de mano de obra, costes administrativosburocráticos, gastos de ingenería (proyectado-visado), costes logísticos. El “precio” del proyecto de la instalación fotovoltaica depende fuertemente de los paneles solares, mientras que el resto de componentes estimados en el presupuesto serán fijos, ingeniería y la tramitación administrativa. ISO 21500 ___________________________________________________________ 129 4.4.8 Controlar los riesgos Este proceso servirá al equipo de proyecto para:  Actualizar el registro de riesgos conforme avance el proyecto, identificando, analizando nuevos riesgos que puedan surgir a lo largo del proyecto y que no hubiesen sido identificados anteriormente en los planes del proyecto, elaborando nuevas respuestas.  Comprobar si se han materializado alguno de los riesgos identificados, y en tal caso, determinar si las respuestas planificadas ante la presencia de algún riesgo para el proyecto se ha llebado a cabo.  Realizar el seguimiento de los planes de respuesta en ejecución.  Administrar el fondo de reserva del presupuesto para posibles contingencias. 4.4.9 Realizar el control de la calidad El control de calidad del proyecto consistirá en verificar y medir que los entregables del proyecto cumplan con los requisitos de calidad aceptables y que se han completado y correctamente finalizado. Con este objetivo se realizarán en función del plan de aseguramiento de la calidad diseñado en la tabla XXX las auditorías e inspecciones (revisiones técnicas, pruebas, etc) sobre los productos y servicios durante su desarrollo y/o finalización presentandolos durante o a la finalización de cada una de las actividades del cronograma del proyecto en forma de estadísticas o informes de resultados e incidencias al director del proyecto, responsable de validarlos en última instancia. Para monitorizar los requisitos de calidad del proyecto se presentarán una serie de informes para cada uno de los siguientes puntos como resultado de aplicar el plan de calidad: • Revisión del proyecto y su adecuación a la normativa vigente. • Revisión de la gestión de riesgos, comunicaciones, económicas y financieras del proyecto. • Revisión del cronograma (cumplimiento de hitos). • Control y recepción de proveedores y materiales (homologaciones, calidad, etc.). • Control e inspección de avance de la obra (programa de puntos de inspección – PPI’s – específicos para todos los elementos de la instalación). • Simulaciones de la instalación fotovoltaica. • Inspección Reglamentaria de Baja Tensión Inicial Puesta en marcha y Recepción final: Medición de parámetros; Pruebas y ensayos; Certificación de potencia y rendimiento. • Control termográfico del generador fotovoltaico. ISO 21500 ___________________________________________________________ 130 • Certificación de productos (Generador Fotovoltaico, inversores, etc.). • Preparación de los dossieres y de la información necesaria en temas relacionados con la calidad de la ejecución del proyecto para la solicitud provisional de puesta en marcha y para la solicitud de puesta en marcha definitiva. • Informe final de aptitud de la instalación que incluye los informes de todas las inspecciones realizadas durante las actividades de construcción, el informe final de obra, y los resultados de las pruebas de puesta en marcha. De esta forma se evaluará las necesidades de medidas preventivas, correctoras o solicitudes de cambio en el proyecto. 4.4.10 Administrar los contratos El coordinador de compras del proyecto será la persona que administre la ejecución del contrato controlando que el proveedor cumpla con la triple limitación (tiempo, costo y calidad) impuesto de cara a adquirir los equipos y materiales necesarios para la instalación de la planta fotovoltaica. Debe encargarse del seguimiento y monitoreo de la compra de adquisiciones y sus contratos. Las actividades clave para gestionar los contratos con los proveedores asignados que debe realizar y ejecutar el coordinador de compras son:  Elaborar un buen contrato con el proveedor, estableciendo unas buenas bases: - Definir bien los requerimientos de la adquisición - Identificar los requerimientos de entregas, fechas de entrega, forma de pago, monto o precio y obligaciones de las partes - Mínimizar riesgos tales como productos no entregados, atrasos en la entrega, productos entregados con menos calidad de la acordada. - Clausula de garantía del producto  Gestionar la relación con el proveedor, estableciendo una buena relación abierta y constructiva con el proveedor.  Gestionar la entrega del producto asegurando que la compra es entregada en la cantidad, calidad acordados y fecha, hora y lugar pactados.  Gestionar el pago, cumpliendo los plazos acordados de pago al proveedor, lo que nos permitirá estar en mejores condiciones para exigir a la contraparte.  Registrar y evaluar el desempeño del contrato; en una base de datos que permita ubicar el contrato, garantías. Además esta información servirá a la organización de material de consulta y para futuras tomas de decisiones. ISO 21500 ___________________________________________________________ 131 El registro deberá tener los siguientes datos: Registro Datos Contrato Nº identificativo Ubicación Donde se encuentra el archivo físico y/o digital Nombre de la compra Nombre de la compra: Inversor Tipo de contrato Nuevo; renovado Proveedor Nombre del proveedor Mecanismo de compra Presencial, Internet,… Cantidad Unidades compradas Monto Valor ecónomico de la compra Fecha de inicio Inicio del contrato Fecha de término Final del contrato Descripción de la compra Breve descripción de la compra Entrega oportuna del producto o servicio Sí o No Si no fue oportuna Señalar los motivos por los cuales no fue oportuna Modificaciones o extensiones del contrato Sí o No Si hubo modificaciones o extendiones del contrato Señalar los motivos por los que hubo modificaciones o extensiones del contrato Calificación del proveedor Escala del 1 al 5, valoración consensuada del coordinador de compras y director del proyecto Tabla 24. Registro contratos. 4.4.11 Gestionar las comunicaciones Las partes interesadas establecen las relaciones con la organización del proyecto a través de canales formales tales como el correo electrónico o telefónicamente, además de las reuniones y también demostraciones de campo, es decir, el promotor del proyecto en aquellos casos que considere oportuno el director del proyecto podrá estar presente en la pruebas o actividades de desarrollo del campo fotovoltaico. El proceso de comunicación de los entregables, tareas del proyecto, información y acciones correctivas se llebarán acabo de acuerdo al plan de comunicaciones establecido anteriormente. Los coordinadores de ingenería, compras y el equipo administrativo junto con el director del proyecto se constituyen en interlocutores y estarán a disposición ISO 21500 ___________________________________________________________ 132 del cliente para coordinar todos los aspectos que puedan ponerse de manifiesto, así como la propia evolución del proyecto. Es fundamental por parte de cualquiera de los miembros del equipo a la hora de realizar cualquier tipo de comunicación analizar la expectativa y demandas de acceso a la información:  La satisfacción de esta expectativa y demanda por parte del interesado.  Proveer la información más frecuentemente solicitada por la parte interesada.  Obtener por parte de la parte interesada una respuesta a la información suministrada que permita cerciorarse de la comprensión por parte de esta. El director de proyecto puede considerar realizar un control de satisfacción tanto del promotor como del resto del equipo a través de entrevistas personales para valorar y realizar en caso necesario acciones correctivas en cuanto a los procesos de comunicación si detecta problemas. El equipo de trabajo ha de mantener una relación fluida tanto entre ellos como con los grupos de interés más relevantes para el proyecto, entendiendo como tales aquellos que puedan tener una influencia en el desarrollo del proyecto; el promotor, proveedores, la entidad financiera, gobierno y entidades reguladoras, así como con la comunidad local. ISO 21500 ___________________________________________________________ 133 4.5 CIERRE Llegado el final de las actividades, el proyecto igual que se formalizo su inicio, se realiza ahora su cierre, comprobando la consecución de los objetivos previstos. 4.5.1 Cerrar la fase del proyecto o el proyecto Al cierre del proyecto, el director del proyecto revisará toda la información anterior procedente de los cierres de las fases previas para asegurarse de que todo el trabajo del proyecto está completo y de que el proyecto ha alcanzado sus objetivos. Puesto que el alcance del proyecto se mide con relación al plan para la dirección del proyecto, el director del proyecto revisará este documento para cerciorarse de su culminación antes de considerar que el proyecto está cerrado. En el cierre del proyecto se espera obtener la aceptación del cliente, una revisión tras el cierre del proyecto o fase, archivar todos los documentos relevantes del proyecto con el fin de ser utilizados como datos históricos y liberar todos los recursos empleados. Entre los documentos relevantes del proyecto, una vez realizada toda la planta fotovoltaica y pruebas de funcionamiento, estarán:  Acta de constitución del proyecto.  Memoria Técnica del proyecto.  Boletín de la instalación realizado por instalador autorizado y documentación técnica y administrativa necesaria para la obtención de permisos, régimen especial, contrato empresa distribuidora.  Gestiones y trabajos necesarios para la presentación y obtención de ayudas y, en su caso, punto de conexión y régimen especial.  Certificados y gestión de autorizaciones.  Documentación final, manuales de uso y operación.  Informes de pruebas de funcionamiento y para la certificación de prestaciones.  Informe de puesta en marcha.  Informe desempeño final del proyecto.  Acta de aceptación del proyecto.  Relación documentos del proyecto (actas de reuniones, planes de dirección, cronograma, alcance, riegos, costes, etc.). 4.5.2 Recopilar las lecciones aprendidas Durante todo el ciclo de vida del proyecto, el equipo de trabajo y también las partes interesadas principales, identifican las lecciones aprendidas de las experiencias obtenidas sobre los aspectos técnicos, administrativos y de los propios procesos de la dirección y gestión del proyecto. Todas las lecciones aprendidas del proyecto se documentarán y archivarán en la base de datos de la organización pues estas servirán como ISO 21500 ___________________________________________________________ 134 recomendaciones y/o pautas a seguir tanto en el proyecto actual como para posibles proyectos futuros. El director de proyecto contemplará en las reuniones con el equipo sesiones de carácter técnico y gestión del proyecto, que potenciará la comunicación entre los integrantes del proyecto, facilitando la puesta en común de la experiencia obtenida a lo largo de la ingenería, supervisión de la construcción y puesta en marcha de la planta. La gestión de las lecciones aprendidas es básica para la mejora continua de los procesos y el cumplimiento de los plazos, coste, alcance y requerimientos de calidad del proyecto. En cada sesión el responsable de cada actividad explica los problemas y dificultades que se han ido encontrando en la actividad, así como la solución a las mismas. De esta manera se consiguen aplicar los conocimientos adquiridos para proyectos futuros y en el que actualmente se está planeando en este proyecto. De proyectos y experiencias anteriores en el sector fotovoltaico el director de proyecto presenta algunas lecciones aprendidas de otras experiencias como:  Se debe asegurar que el personal cumple con el perfil necesario para todas las tareas asignadas.  Las pruebas que se realizen de los recursos, equipos y la propia planta deben tener todos los escenarios reales posibles y se deben registrar todos los problemas encontrados.  Se ha de tener en cuenta costos adicionales respecto al estudio inicial debido a posibles reemplazo de componentes.  Se debe conocer la normativa tanto técnica como administrativa vigente.  Analizar cada desviación de los planes del proyecto examinando si se pudo evitar y cómo se podía haber evitado. ISO 21500 ___________________________________________________________ 135 5. CONCLUSIONES El uso de normas es voluntario, asi pues lo es la norma ISO 21500. Constituye una norma de principios y directrices sobre las “buenas prácticas” en gestión y dirección de proyectos recogidos en los estándares más acreditados como el PMBOK. De hecho como se ha estudiado en este proyecto, la norma ISO 21500 es un éstandar muy similar al éstandar del PMBOK del Project Management Institute. Sus 39 procesos directivos se reducen a la definición y relación entre procesos de entrada y salida, pero no desarrolla herramientas y técnicas aplicables a cada proceso. El objetivo de la norma ISO 21500 es el de recomendar a las organizaciones una manera profesional de elaborar los proyectos basada en las mejores prácticas del mercado global. Todas las organizaciones y profesionales que alieen sus procedimientos corporativos y prácticas de gestión de proyectos con la nueva ISO 21500 compartirán una terminología y estructura para gestionar proyectos a nivel internacional, lo que facilita la expansión de los negocios por proyectos al ámbito internacional. El resultado de aplicar los principios y directrices para la gestión de proyectos según la norma ISO 21500 permite una sistematización de los procesos enfocada al ahorro de tiempos, recursos, duplicidades y costes, que se traduzca en una mejora en la calidad del cumplimiento de los requisitos del producto y/o servicio del proyecto dentro del alcance, el tiempo, y el coste definidos. ISO 21500 ___________________________________________________________ 136 6. BIBLIOGRAFIA A continuación se detallan los libros, documentos y enlaces web que se han consultado para el desarrollo del presente proyecto: [1] UNE-ISO 21500:2012 Directrices para la dirección y gestión de proyectos - AENOR, Marzo 2013. [2] Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Cuarta edición - Project Management Institute, 2008. [3] A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) Fifth Edition - Project Management Institute, 2013. [4] Pliego de Condiciones Técnicas de Instalaciones Conectadas a Red - IDAE Instituto para la Diversificación y Ahorro de la Energía. [5] Energía Solar Fotovoltaica – Luís Castañer Muñoz– Ediciones UPC. [6] http://www.iso-21500.es - Grupo de Análisis para la implantación de la norma ISO 21500. [7] http://www.iso.org - International Organization for Standardization. [8] http://www.pmi.org - Project Management Institute. [9] http://www.idae.org - Instalaciones de Energía Solar Fotovoltaica - IDAE Instituto para la Diversificación y Ahorro de la Energía. [10] http://www.icaen.net - Normativa fotovoltaica - Institut Catalá d’Energia. [11] http://www.energiasrenovables.ciemat.es – Portal de Energía Renovables. ISO 21500 ___________________________________________________________ 137 7. GLOSARIO En este glosario se identifican los términos y definiciones empleados en este documento tanto propios de la dirección de proyectos como los empleados para el caso práctico propios de la energía solar fotovoltaica. C.A.E. Código de Actividad y Establecimiento. Impuesto Especial de Electricidad. Tras inscribir la planta solar fotovoltaica como fábrica de electricidad en régimen especial, hemos de solicitar el C.A.E., y llevar un libro de registro sellado por el Departamento de la Agencia Tributaria encargada de los Impuestos Especiales. Célula solar o fotovoltaica. Dispositivo que transforma la radiación solar en energía eléctrica. Diagrama de Gantt. Herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. Due Diligence. Es el instrumento de diagnóstico fundamental que permite efectuar un chequeo del activo en un momento dado, y por tanto evaluar las discrepancias entre el estado real del mismo y los requisitos minimos establecidos. Permite analizar aspectos tanto administrativos como técnicos, analizar las causas y prevenir sus efectos y valorar a tiempo las contramedidas a adoptar. EDT. Estructura de Desglose del Trabajo, en inglés WBS o Work Breakdown Structure. Una descomposición jerárquica orientada al entregable relativa al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Energía solar fotovoltaica. La energía solar fotovoltaica se basa en la captación de energía solar y su transformación en energía eléctrica por medio de módulos fotovoltaicos. FV. Fotovoltaico. El efecto fotovoltaico (FV) es la base del proceso mediante el cual una célula FV convierte la luz solar en electricidad. Generador fotovoltaico. Conjunto de paneles formados por células solares conectados entre sí. Instalación fotovoltica. Aquella que dispone de módulos fotovoltaicos para la conversión directa de la radiación solar en energía eléctrica sin ningún paso intermedio. Inversor. Convertidor de tensión y corriente continua en tensión y corriente alterna.