Innovación en las metodologías de Dirección de Proyectos para PYMES
Abstract
Departamento de Organización de Empresas y Comercialización e Investigación de Mercados
Full text
UNIVERSIDAD DE VALLADOLID ESCUELA DE INGENIERIAS INDUSTRIALES GRADO EN INGENIERÍA DE ORGANIZACIÓN INDUSTRIAL INNOVACIÓN EN LAS METODOLOGÍAS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS PARA PYMES Autor: Baeza Sanz, Lucía Departamento: Organización de Empresas y CIM Valladolid, Julio 2019. Tutor 1: David Jesús Poza García Tutor 2: Fernando Acebes Senovilla
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__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 2 1 Resumen y palabras clave 1.1 Resumen El TFG está orientado en la propuesta de metodologías que ayuden tanto en la introducción de planes de innovación en la organización, como en las actividades cotidianas de las pymes del área de dirección de proyectos, para así mejorar la estructura, modo de trabajo y la organización de la empresa. Para ello, primero voy a analizar las principales metodologías tradicionales de dirección de proyectos que hay en la actualidad como el PMBOK 6ª edición, Prince2, Open PM2, ISO21500 e IPMA y hacer la comparación de ellas con el PMBOK, ya que es el estándar usado en la pyme analizada, y uno de los más usados a nivel internacional. Debido al gran uso del PMBOK, haré más hincapié en el análisis de esta metodología. Para proponer una innovación en la metodología de una empresa, es necesario conocer de primera mano todos los aspectos más importantes para ver en qué puede mejorar y así seguir creciendo en el mercado y poder hacer competencia a empresas del mismo sector. En el caso de pymes que se dedican a pequeños proyectos, el uso de una metodología clásica no sería lo más apropiado para la planificación de los mismos, ya que conllevan un gran tiempo en la planificación y la posterior modificación de algún proceso resulta compleja, debido a su escasa flexibilidad. Con el uso de una metodología agile o en ocasiones la combinación de ambas técnicas, se puede mejorar el funcionamiento y la facilidad de ejecución de todos los procesos. Por ello, en segundo lugar analizo las metodologías agiles que considero más oportunas para las pymes hacia las que está destinado este TFG y realizo la comparación entre ellas para poder seleccionar las más adecuada en cada propuesta. El objetivo de este TFG es doble, por una parte propongo una nueva metodología, con una combinación entre las ya existentes, para que las pymes puedan usarlo como base en su empresa, tanto para proyectos internos como externos. Por otra parte, planteo una propuesta de digitalización, centrada en mejorar la comunicación en aquellas pymes que trabajen con clientes o necesiten mejorar la eficacia de los intercambios de información. 1.2 Palabras clave Keywords: Dirección de Proyectos, PMBOK, pyme, agile, Project Management, metodología, tradicionales.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 3 1.3 Abstract The TFG is oriented in the proposal of methodologies that help in the introduction of innovation plans in the organization, as well as in the daily activities of SMEs in the area of project management, to improve the structure, the way of working and the organization of the company. To do this, I will first analyze the main traditional project management methodologies currently in place such as he PMBOK 6th edition, Prince2, Open PM2, ISO21500 and IPMA and compare them with de PMBOK, because it is the standard used in the SME analyzed, and one of the most used internationally. Due to this intensive use of PMBOK, I will put more emphasis on the analysis of the methodology. To propose an innovation in the methodology of a company, it is necessary to know first-hand all the most important aspects to see what can improve and so continue to grow in the market and be able to compete with companies in the same sector. In the case of SMEs that are dedicated to small projects, the use of a classical methodology would not be the most appropriate for their planning, becasuse they involve much time in planning and the subsequent modification of some process is complex, due to it is little flexibility. With the use of an agile methodology or sometimes the combination of both techniques, the operation and execution of all the processes can e improved. Therefore, in second place I analyze the agile methodologies that I considered most appropriate for the SMEs to which this TFG is destined and I make the comparison between them in order to select the right methodology in each case. The objective of this TFG is twofold, on the one hand I propose a new methodology with a combination of existing ones, so the SMEs can use it as a basis in their company, for internal and external projects. On the other hand, I set a digitalization proposal, focused on improving communication in those SMEs that work with clients or need to improve the efficiency of information exchanges. 1.4 Key words Keywords: Project Management, PMBOK, SME, agile, methodology, traditional.
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__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 5 2 Índice Índice 1 Resumen y palabras clave ............................................................................ 2 1.1 Resumen .................................................................................................. 2 1.2 Palabras clave ......................................................................................... 2 1.3 Abstract .................................................................................................... 3 1.4 Key words ................................................................................................. 3 2 Índice............................................................................................................... 5 2.1 Tabla de ilustraciones ............................................................................. 9 2.2 Índice de tablas ..................................................................................... 10 3 Introducción .................................................................................................. 12 3.1 Antecedentes y justificación del proyecto ........................................... 12 3.2 Objetivo del TFG ..................................................................................... 13 3.3 Alcance del TFG ..................................................................................... 13 3.4 Estructura de la memoria ..................................................................... 14 1 Capítulo: Conceptos generales e introducción a las metodologías .......... 17 1.1 Conceptos generales ............................................................................. 17 1.1.1 ¿Qué es un proyecto? .................................................................... 17 1.1.2 ¿Qué es un proceso? ..................................................................... 19 1.1.3 Ciclo de vida de un Proyecto ......................................................... 21 1.1.4 Organización de un Proyecto ......................................................... 21 1.1.5 ¿Qué es Dirección de Proyectos?.................................................. 27 1.2 Tipos de estructuras organizativas ...................................................... 27 1.2.1 La estructura funcional .................................................................. 28 1.2.2 La estructura orientada a proyectos ............................................. 29 1.2.3 La estructura matricial ................................................................... 31 1.3 Metodologías ......................................................................................... 33 1.3.1 ¿Qué es metodología? ................................................................... 33 1.3.2 Metodología de gestión de proyectos de cadena crítica (CCPM) 34 1.3.3 Metodología Agile ........................................................................... 35 1.3.4 Metodologías de proyectos en cascada ....................................... 37
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 6 2 Capítulo: PMBOK 6ª edición ........................................................................ 41 2.1 PMI .......................................................................................................... 41 2.1.1 Metodología PMBOK 6ª edición. ................................................... 41 3 Capítulo: Descripción metodologías más usuales y comparación con el PMBOK .................................................................................................................. 66 3.1 Metodología IPMA: ICB .......................................................................... 66 3.2 Metodología ISO 21500 ........................................................................ 69 3.3 Metodología PRINCE2 ........................................................................... 70 3.4 Metodología OPEN PM2 ........................................................................ 74 3.5 Comparación de las metodologías clásicas con el PMBOK ............... 76 3.5.1 Metodología IPMA vs PMBOK ........................................................ 76 3.5.2 ISO21500 VS PMBOK .................................................................... 76 3.6 Prince2 vs PMBOK................................................................................. 79 3.6.1 Prince2 vs PMI vs IPMA ................................................................. 80 3.6.2 PMBOK VS OpenPM² ..................................................................... 80 Diagrama comparativa entre las diferentes metodologías ....................... 81 4 Capítulo: Metodología de una pyme analizada, Scwuimac ....................... 83 4.1 Introducción a las pymes ...................................................................... 83 4.2 Descripción de la pyme analizada........................................................ 84 4.2.1 Metodología .................................................................................... 84 4.2.2 Estructura ....................................................................................... 85 4.2.3 Áreas ............................................................................................... 86 4.2.4 Estrategias y forma de trabajo ...................................................... 87 4.2.5 Organización y líneas de negocio .................................................. 88 4.3 Método Scwuimac ................................................................................. 96 5 Capítulo: Innovación y metodología Base para pymes ........................... 101 5.1 Innovación en pymes ......................................................................... 101 5.2 Metodología Base propuesta para las pymes .................................. 104 5.3 Discusión sobre las metodologías agiles .......................................... 107 5.3.1 Clásicas vs agiles ........................................................................ 107 5.3.2 Scrum ........................................................................................... 110 5.3.3 Extreme Programming o XP ........................................................ 110 5.3.4 Dynamic Systems Development Method o Desarrollo de sistemas dinámicos .................................................................................................. 111
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 7 5.3.5 Kanban ........................................................................................ 112 5.3.6 Metodologías Agiles que moldean la organización, mejoran los procesos y la toma de decisiones ............................................................ 112 5.3.7 Herramientas básicas y plataformas agiles .............................. 113 5.4 Elección de la metodología final ....................................................... 116 6 Capítulo: Digitalización ............................................................................. 121 6.1 Modelos generales a estudiar ........................................................... 122 6.1.1 Modelo en Cascada .................................................................... 123 6.1.2 Modelo de Espiral ....................................................................... 123 6.1.3 Metodología de Prototipo ........................................................... 123 6.1.4 Metodología de Desarrollo Rápido de Aplicaciones (RAD) ....... 124 6.1.5 Metodología Incremental ............................................................ 124 6.1.6 Metodología de Programación Externa (XP) .............................. 124 6.2 Metodologías específicas para innovar en una empresa ................ 126 6.2.1 Design Thinking ........................................................................... 127 6.2.2 Lean Startup ................................................................................ 128 6.2.3 SAFe ............................................................................................. 129 6.2.4 JTBD ............................................................................................. 129 6.2.5 OKR .............................................................................................. 130 6.2.6 Teoría U ........................................................................................ 130 6.2.7 Kotter ........................................................................................... 131 6.2.8 Forth Innovation Method ............................................................ 132 6.2.9 Metodología 3D ........................................................................... 132 6.2.10 Design Sprint ........................................................................... 134 6.2.11 Otras metodologías de innovación menos conocidas .......... 134 6.3 Decisión sobre las metodologías escogidas de base ...................... 135 6.4 Filosofía Kaizen o modo de actuación complementario al uso de las metodologías escogidas ............................................................................... 137 7 Capítulo: Implementación de las innovaciones ...................................... 143 7.1 Metodología de base .......................................................................... 143 7.1.1 Proyectos internos ...................................................................... 144 7.1.2 Proyectos externos ...................................................................... 148 7.1.3 Herramienta tanto para proyectos internos como externos .... 149 7.2 Digitalización: metodología agile Incremental, metodología específica Design Thinking y filosofía o método Kaizen............................................... 151
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 8 7.2.1 Metodología incremental ............................................................ 151 7.2.2 Metodología Design Thinking ..................................................... 153 7.2.3 Combinación metodología Incremental y Design Thinking ...... 154 7.2.4 Filosofía empresarial Kaizen ...................................................... 157 8 Capítulo: Conclusiones ............................................................................. 160 9 Bibliografía ................................................................................................. 163 ANEXOS: Herramientas de ayuda en la digitalización .................................... 168 Anexo 1: Factores que impulsan la innovación .......................................... 169 Inteligencia competitiva ............................................................................ 169 Planificar y hacer un seguimiento de los proyectos ............................... 169 Comunicación efectiva.............................................................................. 169 Anexo 2: Metodología complementaria ....................................................... 173 Anexo 3: Otras mejoras ................................................................................. 174
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 15 pyme del sector de dirección de proyectos pueda aplicar este proceso de implantación basándose en el ejemplo concreto de la empresa analizada. - Capítulo 8: Conclusiones del TFG. Por último la bibliografía utilizada en el TFG con los artículos de referencia.
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__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 17 1 Capítulo: Conceptos generales e introducción a las metodologías Primero, veo necesario empezar con la definición de qué es un proyecto, para encaminarnos en el trabajo de este sector. Después voy a analizar las subdivisiones de un proyecto, qué es un proceso, tarea, y también los miembros que pueden llegar a participar en el proyecto, describiendo cada uno de los papeles posibles. Estos conceptos son muy generales, nos dan una visión global de cualquier proyecto, sin especificar metodologías, tamaño, recursos, etc. En segundo lugar, explico qué es una estructura organizativa y su clasificación, puesto que será un concepto que utilizaré en mi aportación. Y, por último, definiré los conceptos básicos sobre las metodologías y los grandes grupos en las que poder clasificarlas a nivel general. 1.1 Conceptos generales 1.1.1 ¿Qué es un proyecto? “Un Proyecto es un esfuerzo temporal, con un principio y un final, encaminado a conseguir un resultado, un producto, o un servicio único. El Proyecto va alineado con la estrategia de la organización ejecutante.” ( Project Management Institute, 2017) Un proyecto es un trabajo o proceso único. Tiene un comienzo y un fin definidos antes de empezar la ejecución del mismo como norma general. El trabajo debe planificarse y controlarse y debería tener como objetivo primero cumplir con los requisitos que se pactaron con el cliente. Todo proyecto genera un cambio. Por normal general, un proyecto tendrá tres restricciones básicas: tiempo, alcance y costos. Esto se denomina en el proyecto restricción triple. Se puede distinguir entre varios tipos de proyectos, dependiendo de su naturaleza:
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 18 1) Por el nivel de dificultad: - Proyectos simples: Se realizan tareas sencillas y en un tiempo corto. - Proyectos complejos: Se llevan a cabo tareas de mayor complejidad, que requieren una planificación y una gestión distinta y más exhaustiva a los proyectos simples. 2) Según la fuente de capital: - Proyectos públicos: Aquellos que se financian en su totalidad con fondos públicos. - Proyectos privados: Su capital proviene de empresas particulares y son de iniciativa privada. - Proyectos mixtos: Combinan las dos formas anteriores, el dinero viene tanto de fondos públicos como de fondos privados. 3) Según el sector del que provienen se pueden clasificar en varios tipos, como por ejemplo, proyectos industriales, proyectos de construcción, proyectos medioambientales, proyectos de energía, proyectos de servicios, proyectos de finanzas, etc. 4) Por el ámbito en el que se desarrollan, pueden ser: Proyecto en ingeniería, proyectos en economía, proyectos legales, proyectos artísticos, proyectos literarios, proyectos tecnológicos, etc. 5) Según las áreas que abarcan: Proyectos locales, proyectos regionales, proyectos nacionales, proyectos europeos y proyectos internacionales. En la siguiente imagen, la ilustración 1, podemos ver cuáles son las actividades necesarias que se suelen llevar a cabo en un proyecto general, independientemente de la empresa, el tipo de proyecto, las características específicas, etc. Estas tareas son imprescindibles, desde mi punto de vista en cualquier proceso que se realice:
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 19 Ilustración 1. Actividades de un proyecto. En un proyecto se pueden involucrar una o varias personas, una única empresa o en colaboración con varias organizaciones. El proyecto puede tener varios fines: - Generar un producto, que puede ser totalmente novedoso, una mejora de otro producto anterior o una parte de otro producto. - Originar un servicio o mejorar uno ya existente. - Mejora en los procesos. - Generar un resultado o una conclusión que nos ayude en la toma de decisiones. 1.1.2 ¿Qué es un proceso? Un proceso por la definición general es: “una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico.” (Definición mx, 2019) Los procesos de dirección de proyectos nos indican la manera de realizar las acciones en un proyecto. Son una especie de guías en los proyectos.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 20 1.1.2.1 La Metodología de los Procesos Los procesos deben utilizar una metodología en dirección de proyectos correcta que nos diga, qué y cómo, vamos a producir los entregables del proyecto. La aplicación de los procesos en la dirección de proyectos se realiza de forma continua. Los proyectos se efectúan a través de procesos. Hay 5 fases esenciales en la gestión de proyectos, como vemos en la ilustración 2, que se pueden subdividir a su vez en varios procesos: - Análisis de la viabilidad. - Planificación detallada. - Ejecución. - Seguimiento y Control. - Cierre. Estas fases, se completan con una serie de tareas generalmente necesarias en la gestión de proyectos, y coinciden en cierta medida con las 5 fases que puede tener el PMBOK. Ilustración 2.Cinco fases esenciales en la gestión de proyectos. Adaptada de EOI. (EOI, 2019)
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 21 1.1.3 Ciclo de vida de un Proyecto El ciclo de vida del Proyecto se encarga de llevar a cabo el trabajo necesario para que un proyecto se pueda realizar con éxito y además se cumplan los plazos y objetivos requeridos. De forma complementaria, se encarga de la metodología para la propia dirección del proyecto, es decir de la metodología para que el proyecto funcione adecuadamente. El ciclo de vida del proyecto se desarrolla en grupos de procesos o fases en las que se divide el proyecto para realizar un mejor control del mismo. A su vez, se componen de tareas y actividades específicas para conseguir el objetivo final. Para pasar de una fase a otra es necesario que el trabajo realizado sea aprobado y transferido a la siguiente. Aunque en algunas ocasiones, se suele empezar la siguiente fase sin haber concluido la anterior, siempre que el riesgo asumido sea aceptable. Una característica esencial para que el proyecto tenga éxito es proponer un ciclo de vida sencillo y con no más de 5 o 6 fases, siempre dependiendo del proyecto. En el ciclo de vida se definen aspectos como, qué trabajo se realiza en cada fase, cuándo se deben suministrar los entregables, cómo se verifican y validan, qué personas realizan cada fase y cómo se debe aprobar cada fase para pasar a la siguiente. (Bucero, 2002). 1.1.4 Organización de un Proyecto “El Project Manager o Director del Proyecto es el profesional de la dirección de proyectos que se ocupa de la aplicación del buen saber, de la habilidad, de las herramientas, de las técnicas y del liderazgo adecuado para maximizar las garantías de éxito y conseguir la satisfacción del cliente del Proyecto.” (Laboratorio TI, 2013). Es el máximo responsable de todo el Proyecto, y se dedica a dirigirlo de forma eficaz, durante todo su ciclo de vida, desde la presentación del plan inicial del proyecto hasta la entrega del resultado del proyecto en plazo, calidad, coste y alcance. Dirige al equipo para que se ejecuten con éxito las metas marcadas en el proyecto.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 22 Es el encargado de gestionar, controlar, administrar y supervisar cada una de las acciones y recursos que forman parte de un proyecto. Algunas de sus funciones obligatorias serían: 1Elaborar el Plan de Proyecto y ejecutarlo, aunque algunas veces no realiza las dos funciones. 2Proponer las acciones a realizar, administrar los tiempos y los recursos por cada actividad. 3Motivar y controlar a los equipos que tiene a su cargo para poder sacar adelante el proyecto. 4Adopción de un método para usar en la ejecución del proyecto. 5Revisar y monitorizar cada fase, para evitar posibles errores. Algunas de las habilidades con las que debe contar el Project Manager a nivel general, sin especificar en una metodología concreta, y que suelen ser comunes en un director de proyecto, son: - Empatía. - Previsión de riesgos. - Control de costes. - Gestión del tiempo. - Resolver conflictos. - Facilidad en la comunicación. - Liderazgo. - Organizado y eficiente tanto en la planificación como en la ejecución. - Capaz de motivar a su equipo. - Saber negociar. - Tener la capacidad de influir en los demás. - Capaz de aportar soluciones ante cualquier problema. El Director del Proyecto manejará 4 variables más importantes, aunque dependiendo de la metodología y proyecto pueden variar, estas suelen ser comunes a todos: Tiempo o plazo, alcance, costos y calidad. En las que sólo 3 se podrán fijar al mismo tiempo. Si el cliente nos fijara dos variables, como por ejemplo, terminar en un plazo determinado y con un coste cerrado, sólo podremos actuar sobre la calidad y el alcance del proyecto. Y así con las demás situaciones.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 23 El Equipo de Proyecto: “el Equipo de Proyecto es el personal que bajo la supervisión del Manager del Proyecto realiza todas las tareas del Proyecto.” (Executive Master Project Management, 2016). El equipo del proyecto crea su propia cultura, es decir, establece sus propias normas para mantener unido al equipo y para asegurarse que se cumplan esos requisitos impuestos en el proyecto. Características principales del equipo de proyectos: - Velar por los intereses comunes del proyecto, y no por los intereses propios. - Comunicación y escucha efectiva. Tener en cuenta las opiniones de todos los miembros del equipo y transmitir la información de la forma más clara posible. - Compromiso y conducta de sacrificio. Aunque a largo plazo esta conducta puede llegar a reducir la creatividad y la búsqueda de nuevas ideas e innovación. - Confianza tanto en uno mismo como en el conjunto del equipo. - Los objetivos deben estar definidos de forma clara al igual que las responsabilidades de cada miembro necesarias para sacar adelante el proyecto. Sumando todos los objetivos de cada miembro del equipo, tendremos el objetivo final al 100%. Aparte de dichas características que deben asumir, el equipo debe pasar por una serie de fases que suelen ser comunes en todos los proyectos, comparando varios estudios de escuelas de dirección de proyectos y que creo que son muy básicas en cualquier proyecto (Ealde, 2018): 1Formación: Primer contacto con el proyecto, se definen las responsabilidades y roles de cada miembro. 2Desorden: Empiezan a afrontarse las primeras decisiones del proyecto y se produce una orientación hacia los objetivos. 3Normalización: Primer contacto efectivo del trabajo en equipo, los trabajadores empiezan a confiar entre ellos. 4Ejecución: Esta fase destaca por el buen trabajo en equipo sin conflictos entre los miembros y por la alta productividad.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 24 5Disolución: Una vez que se han completado todos los entregables y el trabajo necesario, los miembros se disipan del proyecto. Patrocinador o sponsor: el Patrocinador del Proyecto es aquella persona u organización quien paga el Proyecto. Se encarga de dar la promoción y de buscar los apoyos y recursos necesarios para su ejecución. Puede ser tanto un patrocinador interno dentro de la propia organización, un patrocinador externo de otra empresa u organización o una sola persona. Es necesario un trabajo conjunto entre este patrocinador y el director de proyectos, además de una buena comunicación para asegurarnos el éxito del proyecto. Debe estar presente en todas las etapas del proyecto, aunque en concreto en la fase de inicialización. Habilidades necesarias para un patrocinador: - Capacidad de influenciar a los stakeholders. - Competencia de liderazgo. - Seguro y capaz de tomar decisiones de forma rápida. - Rápida solución a los problemas y controlar las situaciones de estrés. - Disponer de conocimiento amplios sobre el tema y ser capaz de transmitirlos a los miembros del equipo con el fin y objetivo de formarlos. - Comunicación efectiva. Responsabilidades: - Aprobar el acta de constitución. - Aceptar los entregables. - Aprobar el resultado o producto final. - Consentir los posibles cambios que quieran realizar sobre el proyecto inicial. - Llevar un buen control sobre los riesgos. - Autorizar las compras y gastos que se realicen.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 31 - Es una metodología más flexible cuando se presentan tareas o problemas. (Marchewka, 2002); (Sakvendy, 2001). Las principales desventajas de este tipo de organización son: - No hay comunicación entre los diferentes proyectos. - Nivel de eficiencia y efectividad en el uso de los recursos mucho más bajos. - Fecha incierta en cuanto a la finalización del proyecto. - El trabajo se divide, y es más complicado la integración posterior. - Dificultades de generar conocimiento debido a la división del trabajo. (Marchewka, 2002); (Sakvendy, 2001); (Levine, 2002). 1.2.3 La estructura matricial La estructura matricial es muy habitual en algunas empresas de servicios y en organizaciones que crecen con rapidez. Mezcla características de organizaciones funcionales y orientadas a proyectos. Se basa en la agrupación de recursos y materiales para tareas específicas o proyectos. Una vez finalizados, la estructura suele disolverse. Los integrantes de los equipos pueden pertenecer o no a la organización. La estructura matricial es perfecta para una gestión eficaz de los recursos. Además, es un componente positivo para la motivación y el fortalecimiento de los equipos. En esta ilustración 7, muestro cómo sería de forma esquemática la estructura matricial:
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 32 Ilustración 7. Organización Matricial. La organización matricial combina dos ejes: el funcional (vertical) y el de proyectos (horizontales). Se pueden distinguir tres tipos: Estructura matricial débil: es muy similar a una organización funcional, siendo el papel del director de proyecto más bien de coordinador, es decir, hace de ayudante y coordinador, por lo que no puede tomar decisiones de forma personal, pero tiene una comunicación directa con todas las áreas funcionales involucradas en el proyecto. Estructura matricial equilibrada: cuenta con un director de proyecto que tiene una mayor autonomía que en la estructura matricial débil, pero no le confiere autoridad total sobre el proyecto, especialmente sobre su financiamiento. Estructura matricial fuerte: coincide en muchas características con la organización orientada a proyectos, ya que tienen un director de proyecto y un equipo administrativo dedicados a tiempo completo. El director de proyecto posee autoridad plena sobre el mismo y actúa al mismo nivel que los responsables de las áreas funcionales.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 33 Las mayores ventajas de las organizaciones matriciales son: - Elevado nivel de integración. - Mejor comunicación. - Eficiencia en el uso de los recursos. - El uso del aprendizaje de la organización funcional. - La flexibilidad para responder a los cambios de alcance. - La liberación del gerente del proyecto de problemas de personal. (Marchewka, 2002); (Lester, 2006). Las mayores desventajas de las organizaciones matriciales son: - Gran número de conflictos. - La disputa por los recursos que se comparten. - La limitada respuesta en el tiempo. (Marchewka, 2002); (Lester, 2006). 1.3 Metodologías Una vez aclarados estos conceptos básicos, pasaremos a analizar qué es una metodología, un concepto clave para este TFG, ya que es la base principal. Con la metodología analizaremos los grupos generales existentes, y luego iremos subdividiendo esta clasificación en los siguientes capítulos. 1.3.1 ¿Qué es metodología? Es un conjunto de procedimientos y reglas que son utilizadas por aquellos que trabajan en una disciplina, es decir, es un conjunto de métodos de trabajo. Para cada empresa esta metodología será diferente, variando en función de las características de dicha organización. Principales pasos para establecer una metodología: 1Esquematizar los procedimientos y métodos que funcionan. 2Realizar un Benchmark de cómo la empresa gestiona sus proyectos. Comparar la empresa con los estándares. 3Establecer aquellos procesos que pueden suponer una mejora para la gestión en la organización.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 34 4Es necesario llevar un control o documentación acerca de los procesos y los registros que realiza la entidad. 5Reevaluar y redefinir. Llevar un control continuo de la organización, proponiendo posibles mejoras y formas de cambio. Podemos realizar la siguiente clasificación de las metodologías más usadas actualmente en las empresas. 1.3.2 Metodología de gestión de proyectos de cadena crítica (CCPM) Es una de las metodologías más jóvenes, creada en 1997 por Eliyaau (M.Goldratt, 1997) y más usadas por sus buenos resultados. Puede conseguir la realización de proyectos más baratos y rápidos que los otros métodos. Podemos destacar entre sus características diferenciales, la simplificación del control y el seguimiento de tareas. Como cualidad diferenciadora, podemos distinguir que esta metodología se centra en los recursos, en vez de en la tarea. Debido a esto, se limita la disponibilidad de los recursos durante el ciclo de vida del proyecto, para que termine en el menor tiempo posible. Se asignan amortiguadores (de proyecto, de alimentación y de recurso) a las tareas más críticas, para evitar posibles retrasos, y que se entreguen en el plazo propuesto. Esta metodología se centra en el análisis de la etapa de planificación, en el que se impone un plazo mínimo en el que puede terminarse el proyecto y se intenta cumplir imponiendo unas restricciones para evitar posibles retrasos. De esta forma la duración del proyecto es la menor posible, y así evitamos un posible fracaso del proyecto que pueda ser causado por el límite de finalización. (OBS, 2019). Se fundamenta en tres principios: - Definir y establecer unos límites temporales y unos recursos mínimos en cada proyecto. - Orden de ejecución prioritario. Se llevan a cabo primero las tareas más urgentes y de manera simultánea. - Ver la disponibilidad de recursos tanto humanos como materiales que se necesitan en una determinada tarea.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 35 El alcance, costes, riesgos, calidad y cronología son variables que quedan cubiertas por este método. En diferencia con otras metodologías, la cadena crítica permite ahorrar recursos, minimizar el riesgo y entregar el proyecto en el menor tiempo posible, según el OBS ( Business School, 2019). 1.3.3 Metodología Agile Debido a la insatisfacción ante los métodos tradicionales de gestión de proyectos, surge en la década de los 90 el nuevo documento, el Manifiesto Agile. Se empezó a utilizar en el sector de las nuevas tecnologías y software, y gracias a los buenos resultados tardó poco en introducirse en otras áreas. Aporta gran agilidad al proyecto, como el propio nombre indica y la satisfacción del cliente aumenta, gracias a la buena comunicación. Agile cuenta con 12 principios fundamentales: 1Ofrecer buenos productos que cubran las necesidades del mercado y así conseguir una satisfacción de los clientes. 2Se asume de buen grado cualquier cambio o recomendación que se haga sobre el producto, ya que es una metodología flexible, capaz de adaptarse a los cambios oportunos. 3División del trabajo. Se realizan entregas todas las semanas. 4Con ciertos indicadores es capaz de medir el progreso. 5Buena adaptación a las diferentes circunstancias o cambios surgidos durante el ciclo de vida del proyecto. 6No hay muchas figuras de jerarquía impuestas, cada equipo de trabajo se gestiona sus tareas. 7Las tareas deben ser lo más sencillas posibles. 8Se persigue la excelencia técnica y el buen diseño. 9Se promueve la confianza y la motivación de todos los trabajadores. 10Comunicaciones presenciales para evitar posibles errores en la transmisión de ideas o información. 11Un único sitio de trabajo en el que se mezclan responsables con trabajadores. 12Desarrollo sostenible.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 36 Existen varios métodos entre los que destacan: Agile Modeling, Agile Unified Process, Crystal Clear, Extreme Programming y, Scrum. A continuación voy a analizar el método Scrum ya que es el más utilizado en un nivel global y además el más conocido entre las organizaciones. 1.3.3.1 Método Scrum Es un método ágil utilizado generalmente en el desarrollo de proyectos software. Está enfocado a proyectos de larga duración y complejos para mejorar la productividad en equipos de alto rendimiento. Se orienta a proyectos que exigen rapidez en los resultados. Permite abordar el proyecto desde dos perspectivas, tanto la global del proyecto como la específica en función del momento. Se basa en entornos dinámicos y que cambian de forma flexible. Roles de la metodología Agile Scrum 1. Product owner. Desempeña la responsabilidad de dialogar con el cliente y garantiza que el equipo está trabajando según lo previsto. 2. El Scrum Master. Comprueba que los integrantes del proyecto alcanzan sus metas realizando un proceso de acompañamiento constante. Ayuda al grupo a adquirir las habilidades necesarias para el perfecto desarrollo de sus funciones. 3. El Scrum Team. Es la base de esta metodología ágil puesto que es un equipo capaz de trabajar de manera autónoma en beneficio del producto principal. En esta metodología, las reuniones de trabajo son vitales porque el tiempo es un valor diferencial. Cada encuentro parte de una planificación previa en relación con el propósito de la sesión, las cuestiones a tratar y el estado del trabajo. Ya hemos definido los roles del método Scrum, pero las reglas generales se componen además de artefactos, eventos y roles como vemos en el esquema de la siguiente ilustración 8. (Plaza, 2019).
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 37 Ilustración 8. Método Scrum. 1.3.4 Metodologías de proyectos en cascada Las metodologías de proyectos en cascada o tradicionales consisten en dividir el proyecto en diferentes procesos que se ejecutan de forma secuencial hasta conseguir los objetivos del proyecto o la fase. Estos procesos son los comunes con el PMBOK (Recursos en project management, 2014): Inicialización: definición inicial del proyecto y fase, junto con la aprobación de su inicio. Planificación: desarrollo de los diferentes planes de gestión. Ejecución: realización de las tareas planificadas en la fase anterior con objeto de completar los entregables. Seguimiento y control: supervisión de las tareas ejecutadas, comparación con la planificación, es decir, con la línea base. Cierre: finalización de la fase o proyecto, bien por haber conseguido la aprobación del conjunto de entregables, por no ser posible conseguirlos, o porque el proyecto ha dejado de tener motivo de ser. Esta finalización formal conlleva la liberación de los recursos que participaban del proyecto y la realimentación del proceso con las lecciones aprendidas. Esto es la división del proyecto en fases, de tal forma que este se ejecuta de forma secuencial, acercándonos de forma progresiva al objetivo final a través de la consecución de los objetivos parciales de cada fase. Se muestra en la ilustración 9.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 38 Ilustración 9. Grupos de procesos en las metodologías de cascada. Elaboración propia. Algunas de las ventajas de la metodología en cascada serían: - Es una metodología segura, con una alta planificación y un gran ajuste a los posibles problemas que se pueden dar, como por ejemplo la salida de unos miembros del equipo, gracias a esta metodología nos permite seguir con el proyecto sin problema. - Planificación completa con todos los aspectos definidos, con los que no es posible generar confusión en temas de presupuesto, plazos,… - Es recomendable cuando se está seguro de que la lista de requisitos no va a cambiar. Desventajas de la metodología en cascada: - Si se produce algún cambio en el diseño del proyecto es muy difícil llevarlo a cabo, es poco flexible. - Es imprescindible cumplir todos los requisitos iniciales para que se pueda desarrollar el proyecto. - Si surge algún problema, puede retrasar en gran medida el fin del proyecto. - Una vez acabada alguna fase, es muy difícil retroceder e introducir alguna modificación. - Los cambios generan costes de capital, recursos y tiempo importantes. Entre las desventajas, destacamos el triángulo de hierro, que dice que para mantener la calidad del proyecto, si se modifica una de las tres variables (Alcance, Recursos o Tiempo), debemos modificar las otras dos. Esto sería difícil en una metodología de cascada, ya que tiene poca flexibilidad frente a las metodologías ágiles. En la ilustración 10 se muestra el triángulo descrito:
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 39 Ilustración 10. Triángulo de hierro en la gestión de proyectos.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 40
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 47 13. Plan de gestión de cambios. 14. Plan de gestión de la configuración. 4Planificar el involucramiento de los interesados La gestión de los interesados es definir la estrategia para comprometerlos con el proyecto y mitigar de esa forma posibles impactos negativos. Se gestionan sus expectativas y requisitos. Estrategias para gestionar los interesados: Compromiso. Autoridad. Impacto. Interés. Durante la fase de planificación se define el nivel de participación y compromiso de un interesado: Desconocedor. Reticente. Neutral. Partidario. Líder. Salidas Plan de gestión de los interesados: Nivel actual de participación de cada interesado contra el nivel deseado. ¿Qué impacto tendrá sobre los interesados un cambio en el proyecto? Las interrelaciones entre los interesados. Frecuencia con la que vamos a comunicarnos y lo que vayamos a comunicar a cada miembro. ¿Cómo y cuándo actualizaremos el plan de gestión de los interesados? 5Planificar la gestión del alcance Se debe describir cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 48 El alcance del producto son las características y funciones principales del producto o servicio que será desarrollado por el proyecto. El alcance del proyecto es todo el trabajo que se tiene que realizar. Consiste en definir todos los procesos y el trabajo necesario para que el producto tenga todas las características y funciones requeridas. Salidas Para el plan de gestión del alcance se debe contar es: Fases o ciclo de vida del proyecto. Qué procesos y herramientas se van a utilizar en el proyecto. 6Recopilar los requisitos Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados. Deben estar formalmente documentados y formalmente aprobados. Herramientas y Técnicas: - Entrevistas. - Lluvia de ideas. - Técnica Delphi: consenso de expertos. - Cuestionarios y encuestas. - Realizar estudios comparativos (Benchmarking) para comparar con otras empresas del mercado. 7Definir el alcance El enunciado del alcance describe de forma concisa los entregables del proyecto y el trabajo requerido. Debe tener como mínimo: Descripción del alcance del producto. Principios de aceptación. Entregables. Restricciones. Supuestos.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 49 Herramientas y Técnicas: Generación de ideas creativas e innovadoras. Acta de constitución del proyecto vs Enunciado del alcance El acta de constitución del proyecto contiene información de alto nivel, mientras que el enunciado del alcance del proyecto contiene una descripción detallada de los elementos del alcance. El acta de constitución del proyecto se realiza durante la fase de inicio y sirve como justificación. Contiene una descripción de alto nivel de: Requisitos. Riesgos. Cronograma de entregables. Lista de interesados. Requisitos de aprobación. Del director del proyecto. Patrocinador. El enunciado del alcance se realiza durante la fase de planificación y contiene una descripción detallada de: Criterios de aceptación. Entregables del proyecto. Exclusiones del proyecto. Limitaciones del proyecto. Suposiciones del proyecto. 8Crear la EDT/WBS La EDT/WBS (work breakdown structure) consiste en dividir al proyecto en menores componentes o tareas para facilitar la planificación del proyecto. Con esta herramienta se puede dar una visión estructurada de lo que se debe entregar. La EDT/WBS es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el equipo del proyecto.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 50 9Planificar la gestión del cronograma Planificar la gestión del cronograma implica definir las políticas para elaborar y gestionar el cronograma y los temas relacionados con la gestión de cambios. Se define cómo se van a gestionar las contingencias, los cambios solicitados en el cronograma y también cómo se va a actualizar esos cambios. 10Definir las actividades Los paquetes de trabajo se descomponen en componentes más pequeños denominados actividades, que representan el trabajo necesario para completar los paquetes de trabajo. Una de las salidas en este proceso sería: Lista de hitos: es un punto o evento significativo dentro del proyecto. Se caracterizan por no poseer duración. Normalmente se entrega un informe de hitos a la alta dirección de la organización. 11Secuenciar las actividades Secuenciar las actividades es determinar las dependencias entre las actividades del proyecto. La secuencia de tareas puede llevarse a cabo mediante la utilización de un software de gestión de proyectos o mediante técnicas manuales. Adelanto o retraso. Relaciones lógicas: Final a inicio: La actividad B puede comenzar cuando la actividad A termina. Final a final: La actividad B no puede finalizar hasta que la actividad A finalice. Inicio a inicio: La actividad B no puede comenzar hasta que la actividad A comience. 12Planificar la gestión de los riesgos Un riesgo es una condición o factor incierto que puede tener un efecto negativo o positivo sobre el proyecto si sucede. La gestión de riesgos busca aumentar la probabilidad y el impacto de las oportunidades, y disminuir la probabilidad y el impacto de las amenazas.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 51 En la siguiente ilustración 13, se representa de forma gráfica la gestión de los riesgos, cómo sería el nivel del riesgo y del impacto en función de las diferentes etapas que nos encontremos dentro del proyecto. Ilustración 13. Gestión de riesgos. Adaptada de Todo PMP. (TODO PMP, 2016, fecha última consulta 2019) 13Identificar los riesgos Enumerar los riesgos del proyecto. 14Realizar el análisis cualitativo de riesgos Clasificación de los riesgos identificados anteriormente por diferentes niveles, como por ejemplo, riesgo alto, medio o bajo. 15Realizar el análisis cuantitativo de riesgos El análisis anterior se cuantifica para que sea lo más claro posible. 16Planificar la respuesta a los riesgos
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 52 Planificar la respuesta a los riesgos consiste en desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. - Riesgo residual: Riesgos que permanecen después de haber implementado las respuestas. - Riesgo secundario: Es un nuevo riesgo que se origina como consecuencia directa de la implementación de respuestas a otros riesgos. - Acción preventiva: Puede reducir la probabilidad de sufrir consecuencias negativas asociadas con los riesgos del proyecto. - Acción correctiva: Se lleva a cabo para poder ajustar el rendimiento que se prevé del trabajo del proyecto con el plan de gestión del proyecto. Técnicas y herramientas: Estrategias para riesgos negativos o amenazas: - Evitar: Es una estrategia de respuesta a los riesgos según la cual el equipo del proyecto actúa para eliminar la amenaza o para proteger al proyecto de su impacto. Por lo general implica cambiar el plan para la dirección del proyecto, a fin de eliminar por completo la amenaza. - Transferir: Trasladar el impacto negativo del riesgo hacia un tercero. - Mitigar: Disminuir la probabilidad de ocurrencia o el impacto. - Aceptar: No cambiar el plan original. Una aceptación activa consiste en dejar establecida una política de cómo actuar en caso que ocurra el evento negativo. Estrategias para riesgos positivos u oportunidades: - Explotar: Realizar acciones para concretar la oportunidad para el beneficio del proyecto. - Compartir: Aprovechar las habilidades de otra persona u organización mejor capacitada para conseguir las oportunidades del mercado. - Mejorar: Realizar acciones para aumentar la probabilidad de ocurrencia. - Aceptar: Estar dispuesto a aprovechar la oportunidad si se presenta. 17Planificar la gestión de recursos Identificar y documentar los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, así como de crear un plan para la gestión de personal.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 53 En la siguiente ilustración 14, tenemos un pequeño esquema de cómo sería la gestión de recursos en un proyecto. Las actividades a realizar, los documentos y el control de los mismos. Ilustración 14. Planificación de recursos. Adaptada Todo PMP. (TODO PMP, 2016, fecha última consulta 2019) 18Planificar la gestión de los costos Planificar la gestión de los costos es establecer las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto. Los costos deben estar basados en la EDT y los estimados de costos deben hacerlos las personas o recursos que harán luego las tareas. Tipos de costos: Oportunidad, fijos, variables, hundidos, directos, indirectos, calidad, ciclo de vida del proyecto. 19Estimar los costos
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 54 Estimación análoga: Utilización de datos históricos de una actividad o proyecto similar. Es útil para estimar duración, presupuesto, tamaño y complejidad. Es rápida y económica pero imprecisa. Estimación ascendente: Consiste en descomponer el trabajo de la actividad en partes menores; luego estimar los recursos necesarios de las partes inferiores; y por último sumar todos los recursos desde abajo hacia arriba. Es lenta y costosa y requiere mucha información sobre el proyecto. Estimación paramétrica: Es una técnica de estimación en la que se utiliza un algoritmo para calcular el costo o la duración sobre la base de los datos históricos y los parámetros del proyecto. Es muy lenta y compleja, pero muy precisa. 20Estimar los recursos de las actividades Es una estructura jerárquica de los recursos, tanto materiales como humanos, identificados por categoría y tipo de recurso. Tipos y cantidades de recursos que requiere cada actividad para ser ejecutada de acuerdo con el alcance. Se debe documentar la cantidad de recursos requeridos y su nivel de disponibilidad. 21Estimar la duración de las actividades La fórmula para estimar esta duración es: (Estimación Optimista + 4 (Estimación Más Probable) +Estimación Pesimista) / 6. 22Desarrollar el cronograma El cronograma se suele desarrollar utilizando los siguientes pasos: 1.- La primera vez que se desarrolla el cronograma no se incluyen retrasos, adelantos, dependencias y se asume recursos ilimitados. El propósito principal es determinar la fecha de finalización optimista. 2.- La segunda vez que se desarrolla el cronograma se incluyen retrasos, adelantos, dependencias y se asumen recursos limitados. Herramientas
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 55 Método de la ruta crítica: Estima la duración mínima del proyecto. Calcula las fechas de inicio y finalización, tempranas y tardías, para todas las actividades, sin tener en cuenta las limitaciones de recursos. La ruta crítica es la secuencia de actividades que representa el camino más corto. 23Determinar el presupuesto La línea de base es la aprobada por el proyecto. A continuación, en la siguiente ilustración 15, muestro en qué grupos de subdivide el presupuesto total destinado al proyecto. Ilustración 15. Línea de base del proyecto. Curva S La línea base de los costos se asemeja a una “S” porque la mayoría del presupuesto se consume durante la ejecución del proyecto. En la ilustración 16 podemos ver dicha línea “S” en función del tiempo transcurrido y del costo acumulado.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 56 Ilustración 16. Curva S. Adaptada Todo PMP. (TODO PMP, 2016, fecha última consulta 2019) 24Planificar la gestión de la calidad La calidad se planifica, se diseña y se incorpora antes de que comience la ejecución del proyecto. La prevención de errores y defectos por medio de la implementación de las auditorías de calidad de manera oportuna, periódica y puntual. Se deben: Recomendar mejoras en los procesos y políticas de calidad de la empresa. Establecer métricas para medir la calidad. Revisar la calidad antes de finalizar el entregable. Evaluar el impacto en la calidad cada vez que cambia el alcance, tiempo, costo, recursos y riesgos. Destinar tiempo para realizar mejoras de calidad. Asegurar que se utilice el control integrado de cambios. 25Planificar la gestión de las comunicaciones
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 63 Ilustración 18. Resumen de los procesos por grupos del PMBOK.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 64 Ilustración 19. Resumen procesos PMBOK por áreas.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 65
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 66 3 Capítulo: Descripción metodologías más usuales y comparación con el PMBOK Una vez explicado el PMBOK, voy a analizar las metodologías clásicas más importantes y más utilizadas para su posterior comparación con el PMBOK 6ª edición. Esta comparación me servirá para elegir la metodología clásica que más se adapte a las necesidades comunes de las pymes de dirección de proyectos y así utilizarla en la metodología de base propuesta en el capítulo 7. Como veremos, elijo la guía estándar del PMBOK como método, ya que creo que es el más completo, y además el más estudiado por los profesionales de dirección de proyectos, según he visto en la pyme analizada. 3.1 Metodología IPMA: ICB IPMA es la organización de gestión de proyectos más antigua, creada en Suiza en 1965 y está formada por una red de asociaciones nacionales de gestión de proyectos. La metodología IPMA está basada en un marco de actuación para la dirección de proyectos, como el caso de PMI. La gestión de proyectos engloba la planificación, organización, seguimiento y control de cada uno de los aspectos de un proyecto. Incluye también todas las tareas de liderazgo, organización y dirección de cada proyecto. El objetivo es el cumplimiento del alcance, tiempo y coste del proyecto; el objetivo perseguido es el empleo de una metodología adecuada que permiten garantizar la correcta ejecución del proyecto. ICB (IPMA Individual Competence Baseline) es el estándar de IPMA (Internacional Project Management Association) para la competencia en la dirección de proyectos. ICB es la metodología que se usa para la dirección de proyectos. Es un estándar muy útil para los profesionales y los stakeholders. Establece el
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 67 conocimiento y la experiencia que se espera de los gestores de proyectos y programas de proyectos. ICB contiene los términos básicos, tareas, habilidades, funciones, procesos, métodos, técnicas y herramientas que se deben usar, tanto teórica como prácticamente, para una buena gestión de proyectos. El objetivo fundamental de ICB es estandarizar y reducir las tareas básicas necesarias para completar un proyecto de la forma más efectiva y eficiente. Además, las directrices ICB se usan para certificar y evaluar las capacidades necesarias de los gestores de proyectos de acuerdo con 4 niveles de certificación. Certificación IPMA niveles: La Certificación IPMA abarca 4 niveles de competencias, establecidos en el Modelo 4LC IPMA: IPMA Nivel A: Capacidad para dirigir proyectos complejos. IPMA Nivel B: Capacidad para dirigir proyectos complejos. (Experiencia mínima de 5 años). IPMA Nivel C: Capacidad para dirigir proyectos de cierta complejidad (Experiencia mínima de 3 años). IPMA Nivel D: Capacidad para aplicar los conocimientos de la dirección de proyectos. Para evaluar la competencia técnica efectiva de cada uno de los niveles de certificación IPMA, ICB define 29 elementos de competencia técnica relacionados con la gestión de los proyectos en los que hayan trabajado los profesionales. IPMA se completa con estas competencias organizadas en tres áreas, personal, práctica y perspectiva. Personal (10 competencias): - Auto reflexión y auto gestión. - Integridad personal y confianza. - Comunicación personal. - Relaciones y compromiso. - Liderazgo. - Trabajo en equipo. - Conflictos y crisis. - Inventiva. - Negociación.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 68 - Orientación de resultados. Práctica (14 competencias): - Diseño de proyecto. - Requerimientos y objetivos. - Alcance. - Tiempo. - Organización e información. - Calidad. - Finanzas. - Recursos. - Obtención. - Planificación y control. - Riesgos y oportunidades. - Interesados. - Cambio y transformación. - Seleccionar y equilibrar. Perspectiva (5 competencias): - Estrategia. - Gobierno, estructuras y procesos. - Conformidad, normas y reglamentos. - Poder e interés. - Cultura y valores. (IPMA ICB4, 2015) En la ilustración 20, se muestra un resumen de las 29 competencias de IPMA, organizadas en 3 áreas.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 69 Ilustración 20. Competencias y áreas de IPMA. 3.2 Metodología ISO 21500 Ofrece directrices para la dirección y gestión de proyectos, pero no requisitos ni ningún tipo de certificación, a diferencia de los dos estándares del PMI y de IPMA. Se diferencia por ejemplo de otras normas como la ISO 9001 de calidad que si ofrece unos procedimientos para mejorar la gestión de la empresa. Proporcionar orientación para la dirección de proyectos, de manera que pueda ser usada por cualquier tipo de organización, ya sea pública, privada u organización civil sin ánimo de lucro y para cualquier tipo de proyecto, con independencia de su complejidad, tamaño o duración. Algunas de las características que ofrece la norma son los siguientes: Proporcionar una descripción de alto nivel de conceptos y procesos que forman parte de las buenas prácticas en dirección de proyectos, definiendo un lenguaje global al respecto. Define qué debe considerarse para gestionar eficientemente los proyectos, no dice como (no incluye herramientas ni técnicas), a fin de que cada organización desarrolle su metodología de trabajo.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 70 Actualmente no es una norma certificable, no contiene requisitos (control de documentos, de registros, auditorías, no conformidades, acciones correctivas, preventivas, etc.) Aumenta la flexibilidad de los empleados en la gestión de proyectos. No anula los estándares existentes. Proporciona la base para lograr que las actuales certificaciones puedan ser identificadas. Ajustar la capacidad de los equipos de proyecto para su trabajo en entornos internacionales. (ISO21500, 2013). Los beneficios que el uso de la norma 21500 puede ofrecer a la empresa que lo utiliza: Aumenta la calidad de los resultados en cada una de las fases. La norma incrementa la utilización de un lenguaje coherente a la gestión de proyectos. El trabajo se optimiza, ganando productividad y eficiencia en el proyecto y facilitando la flexibilidad del mismo. Tiene un especial sentido para equipos dispersos geográficamente, unificando los procedimientos de gestión. La evaluación y auditoria de proyectos también se ve reforzada, ya que los criterios de seguimiento y control se estandarizan. Transparencia de conocimientos entre las empresas para desarrollar mejores resultados, colaborando y cooperando bajo una misma guía internacional aceptada por todos. (Congreso internacional de dirección de proyectos, 2014). 3.3 Metodología PRINCE2 PRINCE2 deriva de un método anterior llamado PROMPTII y del método de gestión de proyectos de PRojects IN Controlled Environments (PRINCE), cuya versión inicial se desarrolló en 1989 como una iniciativa por encargo para el Gobierno del Reino Unido que deseaba contar con un estándar de gestión de proyectos para las tecnologías de la información. Como consecuencia de la popularización de PRINCE, se empezó a aplicarse en otros ámbitos externos a las tecnologías de la información, lo que llevó a la publicación de una segunda versión PRINCE2 en 1996, como un método de gestión de proyectos estándar.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 71 (PRINCE2, 2017). Esta metodología describe procedimientos para coordinar las actividades y los equipos de trabajo en un proyecto, cómo diseñar y dirigir el proyecto y los pasos a seguir si ocurre alguna desviación de lo planificado y es necesario realizar cambios. (González, 2007) Es una metodología para la dirección de proyectos organizada en tres partes que son: principios, temáticas y procesos. En la siguiente ilustración 21 muestro el esquema: Ilustración 21. Estructura PRINCE2. Principios: El método PRINCE2 consta de siete principios que son universales y afectan a toda la organización por completo. Son los siguientes: Justificación continúa de negocio o comercial: se trata de encontrar un motivo para justificar el negocio que se mantenga durante todo el ciclo de vida del proyecto. La justificación tiene que ser aprobada.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 72 Aprender de la experiencia: se aprende continuamente de la experiencia del proyecto y de experiencias anteriores recogidas en las lecciones aprendidas hasta el cierre del proyecto. Roles y responsabilidades definidos: es el establecimiento de una estructura organizativa bien definida, asegurándonos que se vela por los intereses comunes. Gestión por fases: los proyectos constan de planificación, monitorización y control fase a fase. Gestión por excepción: trata sobre la delegación de funciones hacia departamentos inferiores. Orientación a productos: la orientación del proyecto debe estar en el producto y no en las actividades o tareas a realizar. Adaptación al entorno del proyecto: hay que adaptar el método PRINCE2 al entorno del proyecto. El conocimiento de estas metodologías y su aplicación contribuye a la culminación de los proyectos con éxito. Temáticas Son aspectos que debe tener en cuenta el director del proyecto y que deben ser adaptados a cada proyecto. En total hay también siete y son los siguientes: Business Case: se trata de establecer la idea que dio inicio al proyecto para cumplir con lo ideado estratégicamente. Organización: se establece la necesidad de una organización temporal para el proyecto. Calidad: se trata la planificación y control de la calidad. Planes: trata sobre la creación de planes para poder hacer una planificación escalonada del proyecto. Riesgo: contiene lo referente a los riesgos del proyecto con su identificación, análisis y control correspondientes. Cambio: se ocupa de que los cambios que se realicen durante el proyecto se lleven de la forma adecuada. Progreso: trata el seguimiento de los logros y objetivos alcanzados del proyecto para determinar si es viable continuar con este. Esquema de las temáticas de PRINCE2 en la ilustración 22:
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 79 Proceso en el que las modificaciones de los documentos se reconocen, acreditan y se determinan para finalmente aprobar o rechazar el cambio. No existen diferencias relevantes sustanciales entre PMBOK 6ª Edición e ISO21500 salvo la diferencia en la denominación del proceso. Cerrar el proyecto o fase Proceso por el que se finalizan todas las actividades para completar formalmente el proyecto. No existen diferencias relevantes sustanciales entre PMBOK 6ª Edición e ISO21500. Como podemos observar, no hay diferencias significativas en cuanto a la realización de los procesos entre el PMBOK 6ª edición y la ISO21500. 3.6 Prince2 vs PMBOK En la siguiente tabla 2, se muestras las principales diferencias entre la metodología PRINCE2 y el PMBOK. (Anthony, 2011). PRINCE2 PMBOK 6 Método de gestión de proyectos Colección de buenas prácticas para la gestión del proyecto Prescriptivo Descriptivo Conjunto integrado de procesos y temáticas Cada tema se puede consultar aislado a los otros Cubre todos los roles de gestión del proyecto Orientado a directores del proyecto No cubre las competencias interpersonales Cubre las competencias interpersonales
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 80 Hace referencias a las técnicas Describe las técnicas Tabla 2. Comparativa entre PRINCE2 y PMBOK. PRINCE2 fue desarrollado por la OGC (Office of Government Commerce) y gestionado por la APM (Association for Project Management) con un claro enfoque en proyectos de informática y telecomunicaciones, por lo que tradicionalmente este estándar se ha considerado más centrado en estos campos de actividad, a diferencia del PMBOK o ICB que están más focalizados en proyectos industriales o de obra civil. Aunque esto fuera así en un principio, cada vez se introduce más el PRINCE2 en todo tipo de proyectos, no sólo en los referentes a la instalación de software. (Jose Montes de Oca Salcedo , Manuel Darío Perez Lopez , 2014). 3.6.1 Prince2 vs PMI vs IPMA Primero hay una diferencia clara en el origen, mientras IPMA y PMI surgieron como organizaciones profesionales para el desarrollo de metodologías y procesos para la gestión de proyectos, Prince2 ha tenido el origen inverso, de una metodología inicial se ha formado una organización. PMI e IPMA se crearon para poder gestionar cualquier proyecto, mientras que Prince2 comenzó como modelo de proyectos de tecnologías de la información, aunque ya hemos visto que últimamente se está introduciendo en otros campos. Otra característica a destacar es que PMI es mucho más formal, mientras que Prince2 es mucho más directo, es decir, asume los conceptos iniciales y va directamente a los factores de interés de un proyecto. Por esto sería una herramienta más útil y rápida, siempre dependiendo de los proyectos a realizar. 3.6.2 PMBOK VS OpenPM² La diferencia más importante es que el PMBOK es un estándar de gestión de proyectos, junta el manual de conocimiento y mejores prácticas del sector.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 81 En cambio la guía del OpenPM² es una metodología paso a paso que te va a guiar en cada momento, indicando los pasos a seguir en cada una de las fases. Esto puede ser especialmente útil para aquellas personas con menos experiencia que necesiten un método práctico que aplicar a sus proyectos. Aunque comparando formalmente los modelos, veo más estructurado el PMBOK. Además la guía está alineada con los estándares y marcos de referencia actuales: PMBOK, Prince2, ICB de IPMA, etc. Diagrama comparativa entre las diferentes metodologías En la siguiente ilustración 25 se representa gráficamente las metodologías analizadas anteriormente y sus grandes diferencias, en cuanto a qué están destinas, si a personas, a organizaciones o a proyectos a grandes rasgos. Ilustración 25. Diagrama comparativa metodologías estudiadas.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 82
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 83 4 Capítulo: Metodología de una pyme analizada, Scwuimac En este capítulo estudiaré en detalle la pyme de dirección de proyectos en la que me he basado para realizar este TFG. Primero una pequeña introducción para las pequeñas empresas, puesto que son sobre las que en el capítulo 5 ,6 y en el 7, propongo la metodología de base y la digitalización. En esta pequeña introducción, propongo una serie de sencillos pasos con los que poder alcanzar el éxito en la creación del negocio y en el seguimiento diario del mismo. Después de esta introducción, describo las principales áreas de trabajo de la empresa, en el que destaca la dirección de negocios por proyectos, en la que baso mi estudio. Por último, al analizar la metodología actual que utiliza la pyme, he podido visualizar los puntos de mejora para que todas las tareas realizadas se hagan de la manera más eficiente posible. Y desde aquí pasaríamos a los capítulos de mi propuesta de innovación para las pymes de dirección de proyectos, como la empresa analizada. 4.1 Introducción a las pymes Antes de entrar en el negocio, se lleva a cabo unos procesos, para comprobar que la idea a desarrollar puede ser exitosa, un primer sondeo sobre la empresa y si puede tener cabida en el mercado actual. - Realización de encuestas: Es una herramienta fácil para examinar si los productos que se van a ofrecer, podrían tener cabida en el mercado. Una alta calidad no asegura que el producto vaya a ser comprado. Debemos asegurarnos de hacer las preguntas adecuadas, por ejemplo, dónde comprarían ese producto o servicio, por qué lo comprarían, cuánto pagarían por él, etc.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 84 - Pruebas del producto o servicio: Así se podría observar a los posibles clientes, el valor que este tiene sobre ellos y posibles ideas de mejora. - Plan estratégico: Elaborado por la Dirección de la empresa o por los propietarios del negocio. Tiene una duración entre 1 y 2 años. - Plan de marketing: Para vender y comercializar el producto o servicio. Sin publicidad, si no te das a conocer no puedes acceder a ser conocido, lo que conlleva menos clientes. - Analizar los recursos disponibles: Ver hasta qué punto somos capaces de llegar con los recursos de los que disponemos, tanto materiales como recursos humanos. - Priorizar metas y tareas: Realizar primero las tareas más urgentes o más productivas. - Planificación del tiempo: Síntesis de un cronograma que nos guie para abarcar las actividades a efectuar dentro del plazo propuesto. - Planes de crecimiento o expansión: Intentar expandirse en el mercado, ya sea por propio crecimiento o por medio de alianzas y socios. . 4.2 Descripción de la pyme analizada Esta empresa trata de ser la Dirección de Proyectos de aquellas organizaciones que persiguen el afán por la mejora continua, el crecimiento y la transformación. Esta es la rama fundamental del negocio de dicha empresa, un campo muy demandado en la sociedad actual debido a la gran demanda de proyectos, ya sean a alta o a pequeña escala, como puede ser el caso de las pymes. Creo que el área de dirección de proyectos es muy importante en cualquier organización, institución o empresa, y por ello cada vez este negocio estará más presente en el mercado. De aquí la realización de este trabajo, para que pueda servir de ayuda a aquellas empresas que actualmente se dedican a ello o para dar un impulso a cualquier emprendedor que quiera introducirse en este campo. 4.2.1 Metodología
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 85 Esta pyme analizada, utiliza como base la metodología Prince2 junto con el PMBOK, aunque la adapta a cada empresa con la que trabaja, con el objetivo de poder facilitar a su cliente la implantación del proyecto que quiere realizar. Esta metodología se centra en el producto, a través de una serie de procesos, busca como objetivo llegar a la meta propuesta, acondicionando estos procesos a las necesidades de cada uno de sus clientes. Muchos de los integrantes de la empresa, tienen formación en PMBOK, por eso es la metodología que se suele utilizar, sobre todo para los proyectos internos o aquellos que siguen unos pasos o una estructura más fija y estándar. También consta con la certificación IPMA de nivel C, para dirigir proyectos de cierta complejidad (se requiere una experiencia mínima de tres años). Aunque no es el objetivo de Scwuimac llevar a cabo proyectos de tal complejidad, ya que sus principales clientes son pymes (pequeñas y medianas empresas) que buscan proyectos sencillos, y no que les complique su forma de trabajar. A continuación se muestra el logo de la pyme analizada en la ilustración 26. Ilustración 26. Logo (Scwuimac, 2014). 4.2.2 Estructura La estructura organizativa utilizada por esta empresa se divide en dos partes; la estructura por proyectos en la rama del negocio principal, en la que los miembros de cada proyecto trabajan de forma individual a los otros. A pesar de esta organización principal, Scwuimac intenta llevar a cabo una estructura funcional, estructurada por departamentos, en la que cada miembro tiene una función determinada dentro de la empresa.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 86 Esta estructura coincide con una estructura matricial pura, en la que se realiza una estructura funcional de forma vertical, y a la vez una estructura por proyectos en el eje horizontal. Uno de los objetivos de esta organización es que todos los miembros de la empresa se integren o sepan lo que cada uno está realizando, es decir, que cada proyecto sea conocido por todos los miembros de la empresa, aunque no participen en él directamente. Generalmente un día a la semana, se reúnen todos los miembros de la empresa para comentar el avance de los proyectos, poner en común las ideas o posibles problemas que vayan surgiendo, o simplemente por informar del estado de los proyectos. Además, este día, se realiza una sesión de formación, en el que un miembro de la empresa especializado en un área determinada, da una pequeña formación básica al resto del equipo. Con el propósito principal de formar con los conocimientos básicos de cada departamento de la empresa a todos los trabajadores que la integran. 4.2.3 Áreas Intenta acercar sus proyectos a la rama ingeniería, de consultoría y financiera. Por ello, los perfiles de los trabajadores son muy variados, aunque todos ellos tienen una formación en dirección de proyectos, ya sea adquirida en la propia empresa o por estudios externos. Como se ha explicado más arriba, se está actualmente formando a todos los integrantes de la empresa en la herramienta del PMBOK. No es necesario tener unos estudios específicos en este campo pero si tener una noción en el campo de dirección de proyectos al entrar en la empresa. Las habilidades de dirección y gestión de proyectos se van adquiriendo con la experiencia de participar en proyectos y con el tiempo empezar a dirigir alguno. A parte de las áreas en las que está especializada, siempre intenta seguir creciendo y adentrándose en nuevos campos en los que poder trabajar, por ello nunca cierra las puertas a un negocio o proyecto nuevo.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 87 4.2.4 Estrategias y forma de trabajo La empresa tiene un plan estratégico de desarrollo para asegurar el crecimiento interno de la empresa. Su objetivo es poder ir implicarse cada vez en más proyectos, y no sólo en las áreas actuales, sino en nuevos campos que introducir su negocio y cada vez conseguir que las empresas les entreguen proyectos cada vez más amplios. Si les proponen un proyecto en un área que no tienen los conocimientos suficientes, procederán a la contratación de un nuevo personal con los conocimientos técnicos en esa área o bien se contratará a un tercero únicamente por el ciclo de vida del proyecto. Esto dependerá de si la empresa considera esta área como una fuente de crecimiento en la que poder introducirse o simplemente un proyecto aislado. Como plan estratégico de uno a dos años vista, quiere aumentar su presencia a nivel nacional, ya que en la actualidad sus trabajos se centran principalmente en Castilla y León. Su forma de trabajar se basa en la comunicación continua con sus clientes, lo que requiere una gran presencia en las empresas, organizando y controlando la gestión del proyecto. Debido a esto, se reduce el tiempo de presencia interna en la propia organización, y conlleva una pérdida en tiempo de desplazamiento. Para poder solucionar este problema y lograr trabajar de forma más eficiente, cuenta con un proyecto interno, que se hará en un corto plazo, dedicado a la creación de un software que controle este proceso mediante la digitalización. Gracias a esta herramienta, habría un gran ahorro en cuanto a los recursos utilizados, tanto de recursos humanos como de recursos materiales. Otro proyecto que la empresa espera realizar en un plazo de no más de dos años es ser el impulsor y coordinador para dirigir un Proyecto Europeo, liderado por una empresa española. Como actualmente no cuenta con la capacidad para presentar un proyecto por su cuenta, el objetivo sería dirigir y coordinar un proyecto en conjunto con otros colaboradores de otros países, pero liderado por una empresa española de más volumen. Para introducirse en los Proyectos Europeos, le interesa sobre todo los campos orientados hacia la industria, innovación y robótica. Actualmente se cuenta con numerosos programas, en el que las empresas, ya sean públicas o privadas, instituciones o entidades, pueden presentar un proyecto de casi cualquier área, y si llega a elegirse, puede ser financiado por la Comisión Europea en un porcentaje variable para llevarse a cabo.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 88 Generalmente estos proyectos cuentan con un líder (aquella empresa que dirige y administra el trabajo), y varios colaboradores, que normalmente son de distintos países europeos. Y, entre ellos llevan a cabo el proyecto que puede ser de duración variable entre uno y tres años. Uno de los más conocidos es el programa H2020, el cual financia proyectos de investigación e innovación de diversas temáticas en el entorno europeo. Está dotado con cerca de 80.000 millones de euros de financiación de la UE hasta 2020 (Europea, 2019). Sus principales objetivos se centran en proyectos de investigación, para intentar posicionar a la UE en la ciencia, proyectos de innovación industrial y proyectos que aborden problemas de interés social como le cambio climático, las energías renovables, un transporte sostenible, la seguridad alimenticia, etc. Todos estos proyectos tratarán de intensificar las relaciones entre los países colaboradores, tanto dentro como fuera de la UE y además garantizar que esos proyectos se traduzcan en productos viables con gran potencial en el mercado. Investigadores, empresas, centros tecnológicos y entidades públicas tienen cabida en este programa. Uno de los proyectos que se están llevando a cabo es por ejemplo el proyecto Sharework (Safe and effective HumAn-Robot coopEration toWards a better cOmpetiveness on cuRrent automation lacK manufacturing processes), liderado por el centro tecnológico eurecat (Eurecat, 2019), organización española, cuyo propósito consiste en impulsar el trabajo conjunto entre operarios y robots sin necesidad de barreras físicas de protección, incrementado la productividad de los procesos y mejorando la ergonomía de los puestos de trabajo donde se implante. Su objetivo es establecer un sistema modular pensado para adecuar la robótica colaborativa a cada proceso industrial y a los propios trabajadores, y que además permitirá también la adaptación de los robots existentes en cada planta para una cooperación más efectiva con los humanos. Dicho proyecto está financiado completamente por la Comisión Europea y se realizará en España, Italia, Luxemburgo, Francia, Alemania y Grecia. 4.2.5 Organización y líneas de negocio Scwuimac se puede dividir en tres líneas de negocios: Dirección de negocios por proyectos, consultoría 3.0 y sexto sentido de los emprendedores.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 95 - Supervisar el trabajo de los empleados y orientarles si fuera necesario. - Entregar los informes necesarios. - Asegurar el cumplimiento de las normas de seguridad para todos los trabajadores. Realizar planos para nuevas oficinas, nuevas ampliaciones de una misma empresa, diseño de naves industriales o talleres. Todo plan de proyectos incluirá: 1. Descripción del problema en la empresa. 2. Objetivos básicos a alcanzar. 3. Plan de necesidades del cliente, que se traducirán en servicios o productos a utilizar o implementar. 4. Alcance del proyecto, incluyendo hitos y entregables. 5. Posibles contratos requeridos. 6. División del trabajo o estructurar la empresa interna. 7. Cronograma indicando el trabajo a realizar y la duración detallada de cada actividad. 8. Asignación de recursos: equipos, materiales, servicios auxiliares, personas,… 9. Realizar un análisis de los riesgos que puedan afectar al proyecto. 10. Implementar un sistema de control y supervisión continuo. 4.2.5.2 Sexto sentido de los emprendedores Este proyecto pendiente de llevarse a cabo, está en fase de desarrollo, en el que las empresas pequeñas que se acaban de formar, o pequeños emprendedores con ideas, vierten los departamentos de administración y finanzas a Scwuimac para que lo dirija, mientras ellos se centran en las tareas que realmente generan valor a la empresa para poder seguir creciendo y avanzando en el mercado. 4.2.5.3 Consultoría 3.0 Se puede subdividir en dos líneas:
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 96 - Consultoría de negocio: Ayudar a controlar la empresa desde varios campos: Dirección y Estructuración Financiera. Elaboración de Cuadros de Mando. Organización Industrial. Organigrama y Creación de Perfiles. Mejora de Procesos Internos. Optimización del Software. Búsqueda de Activos para la Expansión. Sistematizar, Racionar la Información Ejecutiva, Analítica y Operativa. Identificación de Objetivos a Largo Plazo y del Crecimiento Ordenado. - Consultoría estratégica: Ayuda a desarrollar estrategias de cambio o para definir una dirección clara. Establecimiento y seguimiento de planes estratégicos a 18 meses. Identificación y jerarquización de Proyectos Estratégicos. Realización, Negociación y Establecimiento de Estructuras Financieras para el Crecimiento. 4.3 Método Scwuimac Ahora voy a describir la metodología de la empresa, es decir, el procedimiento que utiliza a la hora de empezar un nuevo proyecto. Con esta metodología, compararé las analizadas en los capítulos 3, 5 y 6. Ya que el capítulo 2 es del PMBOK, base de la metodología de la pyme. Fases en la gestión de proyectos: Análisis de la empresa o análisis interno: Se estudia la situación actual, y los años anteriores para ver si tiene evolución y cómo sería dicho crecimiento. Examinación detallada de la actividad que realiza la empresa, identificar el modelo de negocio establecido como patrón, y
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 97 seguir un riguroso análisis de la actividad diaria desde el punto de vista financiero, RRHH, marketing, producción, comercial, I+D+I,… Análisis del entorno o análisis externo: Examinar el sector en el que se encuentra la empresa, el mercado, la competencia, la localización, las limitaciones legales, políticas, clientes, proveedores, fuentes de financiación,… Una vez estudiado el entorno, tanto general como específico, podremos hacer un análisis DAFO, para ver las debilidades y disminuirlas, las fortalezas para explotarlas, las amenazas para reducirlas y las oportunidades para aumentarlas. Después de este análisis tendremos que definir una estrategia empresarial para cumplir los objetivos propuestos en los próximos años. A continuación de haber realizado el análisis completo a la empresa, se procede a la identificación de una necesidad concreta en la empresa o ganas de innovación. Para ello la empresa debe estar preparada, concienciada y debe disponer de los recursos necesarios para llevar a cabo la innovación necesaria o la solución al problema anteriormente identificado en el análisis. Se realiza un primer diseño sobre la planificación del proyecto. Este tendrá una fecha de inicio, unos recursos necesarios y unos entregables de cada una de las etapas o actividades que formen el mismo. La planificación del proyecto puede llevar diferente extensión y requisitos, dependiendo de cada proyecto. Si es un proyecto grande, esta planificación será más extensa y detallada ya que el proyecto será más complejo. Si estamos frente a un proyecto de pequeña escala y que además el ciclo de vida sea corto, esta planificación no requerirá mucho tiempo, será más flexible durante la vida del proyecto. Hay que dedicarle tiempo y esfuerzo, pero sobre todo lógica y mucho sentido común. Al trabajar con muchos recursos, es necesario un equilibro entre todos los elementos, para ser eficientes y aprovecharlos al máximo. Además debemos adaptarnos a un presupuesto pactado por el cliente. Una vez que se han realizado todas las fases previas al inicio del proyecto, debemos seguir una serie de pasos durante la realización del mismo.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 98 Seguimiento y evaluación continua. Una vez que el proyecto está en marcha, no se quedaría en la planificación, sino que se seguirá dirigiendo y gestionando todos los elementos de la empresa, evitando posibles errores en la realización y asegurando el correcto funcionamiento del proyecto durante todo su ciclo de vida. Se realiza una revisión periódica de todos los aspectos más importantes del plan para que realmente se lleven a cabo y funcionen los objetivos del proyecto. Si es una estrategia de innovación y desarrollo industrial, se diseñaría e implementaría el diseño, si es organización industrial, se diseña desde cero, si se trata de una estructura funcional de un solo departamento, se supervisará desde el inicio hasta el fin. Una vez acabado el proyecto, se revisa la evolución de dicha empresa tras el cambio, siempre con el objetivo de poder innovar y ser más eficaces en las tareas. Aquí se obtienen los resultados y los objetivos que se han cumplido, y si hubiera que seguir con más proyectos o tareas para complementar o mejorar el proyecto inicial. Intentar mejorar y llevar ideas nuevas, utilizando métodos tan sencillos como el gemba walk, lluvia de ideas,… A veces los proyectos se convierten en continuos o constantes, por el afán de la empresa en seguir creciendo en su sector y para poder acceder a nuevos mercados o áreas. Gracias a esta gestión innovadora, las relaciones con los clientes son más fuertes y duraderas. Esto puede dar lugar a la creación de una serie de fuertes alianzas, socios e inversores, muy beneficiosos para la evolución y la innovación de la empresa. Actualmente la empresa cuenta con partners, activos socios que ayudan al crecimiento de la empresa como a dar a conocer a la empresa en otros sectores. Cada vez Scwuimac está más presente en el mercado nacional, pero su objetivo a un horizonte a largo plazo, es intentar entrar en el mercado europeo, y darse a conocer de forma internacional, ya que su gestión innovadora puede ser un gran apoyo para aquellas pymes fuera de España. Ya cuenta con un proyecto
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 99 realizado en Alemania, y espera tener potenciales clientes en los próximos años. Otra ventaja a destacar en la empresa, es la involucración y la estrecha relación que existe entre todos los miembros, sin apenas distinguir en jerarquía, todos trabajan de forma igualitaria. Es un modelo de liderazgo afiliativo, en el que todos trabajan de forma conjunta, pero siempre respetando el rol y la posición de cada momento de la empresa. Como vemos, esta metodología no lleva un procedimiento muy marcado, necesita unas bases más definidas para que cualquier proyecto sea más productivo. En otras pymes de este sector, seguro que se puede mejorar la metodología de la misma forma que en esta organización. Así podremos sentar unas bases que duren con el paso del tiempo, siempre teniendo que actualizarnos con las posibles innovaciones para no quedarnos estancados.
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__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 101 5 Capítulo: Innovación y metodología Base para pymes En este capítulo, voy a proponer una metodología de base de innovación, para que las pymes, como la empresa analizada, puedan usarlo para mejorar la forma de trabajo, poder ser más productivos, eficientes y eficaces en las tareas que se realizan e intentar reducir aquellas fases o labores que no aporten valor al producto o servicio realizado. Entendiendo como valor, aquellas actividades que el cliente está dispuesto a pagar. Para ello, primero haré una pequeña introducción a los conceptos de innovación, aquellas ideas previas que toda empresa u organización debe conocer antes de introducir una innovación, para así explotar los resultados al máximo. El siguiente paso será, empezar a estudiar las diferentes metodologías que se pueden ajustar a las condiciones particulares de estas empresas. Después de realizar el estudio, análisis y posterior comparativa de estos métodos, paso a la descripción del método final escogido, es decir, la metodología final propuesta. 5.1 Innovación en pymes “Innovar es la introducción en el mercado de un nuevo o sustancialmente mejorado producto (bien o servicio), de un proceso, de un nuevo método de comercialización o de un nuevo método organizativo, en las prácticas internas de la empresa, en la organización del lugar de trabajo o en las relaciones externas.” Según el Manual de Oslo (OCDE, 2005) “Conjunto de actividades inscritas en un determinado período de tiempo y lugar, que conducen a la introducción con éxito en el mercado, por primera vez, de una idea en forma de nuevos o mejores productos, servicios técnicas de gestión y organización.” (Pajares, 2017) Esta definición incluye las cuatro tipologías básicas de innovación: - Producto. - Proceso.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 102 - Marketing y comercialización. - Organización y gestión. La innovación consiste en un cambio. Llevar a cabo ese cambio sin dar más importancia al miedo, la ignorancia o la comodidad. Las tecnologías avanzan cada vez más deprisa y es inevitable. Intentar implantar cambios en los procesos para mejorar los resultados obtenidos, es entendido como innovación. Pero hay muchas ocasiones en los que estos cambios no funcionan en la empresa de la forma esperada. Hay que tener en cuenta que no es un proceso sencillo, por ello, necesitamos tener claros algunos aspectos iniciales como: - Lo primero de todo es saber identificar el problema de la empresa, es decir, su punto flojo. Una vez identificado, es necesario conocer cuál es su raíz, de dónde proviene. - Una vez conocido el problema, hay que proponer una solución al mismo, siempre que sea aceptada por todos los miembros del equipo. - Definir un objetivo, el enfoque de la innovación y los resultados finales que esperamos obtener. Siempre hay que intentar simplificar el proceso, reunir al equipo directivo que decide el enfoque y poco a poco añadir complejidad a los procesos. Para decidir el enfoque, podemos hacer una serie de preguntas para no olvidarnos de los factores principales, como por ejemplo: ¿Cómo mejorar la experiencia del cliente?, ¿Qué servicios añadidos podríamos ofrecer a los clientes?, ¿Cómo mejorar los productos o servicios?, ¿Cómo podemos reducir costes?, ¿Qué actividades son positivas de otros sectores?, ¿Cómo aumentar la eficiencia de nuestros procesos?, ¿Cuál podría ser una ventaja competitiva para mejorar nuestra posición en el mercado?, ¿Qué acciones son las que producen un impacto positivo? Hay que organizar y decidir quiénes van a ser los líderes y el equipo de trabajo. El líder de la iniciativa debe ser: - Un director de proyectos. - Debe tener un conocimiento completo de la empresa. - Ser creativo, ya que estamos hablando de innovación. - Necesaria una visión de negocio.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 103 El equipo de trabajo debe estar compuesto por empleados de varias áreas de la empresa, es decir, que sea un equipo multidisciplinar. Características principales: - Resistencia al fracaso. - Capacidad creativa. - Ganas de emprender. - Autoaprendizaje. - Trabajo en equipo. Las sesiones de lluvia de ideas también son muy importantes para llevar a cabo estos proyectos. Los miembros del equipo de trabajo se reúnen y ponen en común sus nuevas ideas o visiones sobre los hitos importantes a llevar a cabo en el proyecto de innovación. Es necesario la participación de todos los miembros del equipo, para que se pueda tener en cuenta todas las áreas involucradas. Compartir la información con todos los integrantes de la empresa es necesario para que no se produzcan errores en cuanto a conceptos o requerimientos del propio producto a servicio. Cada paso avanzado en el proyecto se tiene que comunicar con todos los miembros y ponerlo en común, y así poder hacer una revisión efectiva o feedback para mejorar en los siguientes pasos. Por eso son tan importantes las reuniones cara a cara del equipo, y así podemos evitar que existan malentendidos o errores en los procesos. El siguiente paso sería poner en marcha las ideas y modificaciones aportadas. Para ellos se deben seguir una serie de pasos: 1Hacer una filtración de las ideas aportadas y en consenso poder elegir las mejores. Tener en cuenta todos los departamentos de trabajo para poder hacer una selección equitativa y que se aporten ideas desde todos los puntos de vista. 2Una vez elegidas estas ideas, hay que ponerlas en marcha. Para ello hay que analizar todos los posibles factores que pueden cambiar. 3Otro punto positivo es la organización matricial de la empresa, en la que se combinan la organización por proyectos, con la funcional, en la que todos los departamentos están presentes en
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 104 los proyectos, pero el flujo de información no tiene que pasar por todos los jefes de departamentos, sino sólo por el director de proyecto. 4Esta información a transmitir, debe realizarse de forma sencilla, en una cadena directa entre los beneficiarios del proyecto hasta el director del proyecto. 5Además es necesario saber qué está realizando cada persona en todo momento, para poder realizar un buen trabajo en equipo y se evitarán errores y actividades repetitivas. 6En estos proyectos de innovación, de lo que se trata es de buscar la diferencia frente a los demás proyectos. Poder construir una ventaja competitiva que nos diferencie del resto de empresas de nuestro sector, además de generar mayores beneficios. 7Por último, hay que realizar una buena formación del equipo antes y durante todo el ciclo de vida del proyecto. Tanto de aspectos técnicos que requiera el proyecto como de las competencias necesarias para llevarlo a cabo con éxito y siempre con un buen ambiente de trabajo. Esto puede llevar alguna inversión financiera, pero a la larga tendrá beneficios. (Proyecta innovación, 2014). 5.2 Metodología Base propuesta para las pymes Voy a proponer una metodología base que se pueda utilizar para cualquier proyecto de los distintos departamentos. Esto beneficiaría en la agilidad de los procesos al realizar los proyectos, ya que siempre seguirían un estándar de base en lo que poder guiarse y así se aumenta la rapidez de actuación. La empresa estudiada trabaja con una estructura matricial, por lo que necesita una metodología más flexible, que a su vez se adapte a los diferentes departamentos y a los proyectos que tiene en marcha. Esta estructura es común en aquellas empresas que se dedican a la dirección de proyectos, por lo que es aplicable a cualquier pyme del sector.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 111 Para los proyectos que tengan una mayor duración, no es un método efectivo ya que necesitamos el contacto continuo con los clientes y el gasto de recursos puede ser excesivo. Los clientes deben estar bien definidos al igual que los requisitos. Nos ayuda a organizar la programación y a reducir los errores pero sólo es recomendable su uso en proyectos de corto plazo y si se encuentran fallos en el proyecto con el uso de este método, los gastos económicos son muy altos. 5.3.4 Dynamic Systems Development Method o Desarrollo de sistemas dinámicos En este método es necesario contar con un framework para que el desarrollo del software sea de forma fácil y ágil. El usuario tiene implicación de forma continua para mejorar el desarrollo y para asegurar que los procesos sean siempre crecientes, es decir, que si es necesario realizar cambios, tienen que ser inmediatos y la evolución de ellos siempre progresiva. Esta metodología está agrupada dentro de las RAD (rapid aplication development) y es ideal para aquellos proyectos cuyo tiempo y presupuesto sean muy ajustados. Es muy eficaz para prevenir los cambios que se produzcan en la tecnología y además, de fácil adaptación. Algunas de las características a destacar son: - El trabajo en equipo es muy importante para todos los participantes del proyecto. - La toma de decisiones es casi directa pues no hace falta ascender hasta la cúspide de la organización, sólo pasa por las personas implicadas. - Los cambios son reversibles, si hay que volver a la línea base es posible, pero siempre de forma ascendente. - Suele ser utilizado en sistemas IT, pero también en proyectos que requieran cambios en algún sistema que no sea IT. - La estimación y la evaluación de los riesgos deben estar basadas en la funcionalidad del negocio. Es una buena metodología pero más enfocada hacia proyectos en IT.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 112 5.3.5 Kanban El método Kanban permite clasificar las tareas y analizar la productividad en cada fase del proyecto. Es muy sencillo en la planificación de tareas y también para la asignación de responsabilidades. No es muy recomendable para proyectos complejos, pero teniendo en cuenta que vamos a trabajar con pequeñas empresas, esto no debe suponer un problema. 5.3.6 Metodologías Agiles que moldean la organización, mejoran los procesos y la toma de decisiones Existen algunas metodologías agiles complementarias que ayudan a mejorar algunos aspectos extras en la organización. Holacracy: Consiste en la formación de círculos de trabajo específicos, que no corresponden con la organización habitual. Hay un líder en estos círculos, que asigna una responsabilidad a cada miembro. Lo habitual sería que cada empleado tuvieran varios roles en los diferentes círculos. En esta organización forman a los empleados para que sean capaces de tomar decisiones importantes, y hay una concienciación grupal para lograr los objetivos y propósitos comunes de la empresa. OKR’s ( Objectives and key results): Definir los objetivos a alcanzar y ejecutarlos de la manera adecuada es lo que diferencia a la empresa. Cada empleado se marca unos objetivos, todos estructurados de la misma forma bajo una misma metodología, así todos seguirán un mismo proceso para cumplir dichos objetivos. Todos estos objetivos individuales se alinearán para cumplir un objetivo común en la empresa. Design Sprint: Esta metodología tiene que ver con la rapidez en la actuación. Si surge un problema, se actúa de forma rápida para poder solventarlo y así mejorar continuamente en sus productos o servicios.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 113 Este modelo busca el desarrollo de nuevos productos o servicios mediante la creación de prototipos, y la comunicación continua con los clientes. Una vez analizadas las principales metodologías, vamos a estudiar las herramientas que pueden facilitarnos el trabajo y ofrecen muchas ventajas en la actualidad a las empresas. 5.3.7 Herramientas básicas y plataformas agiles Blogs Con este blog podríamos informar a nuestros seguidores sobre las novedades de la empresa y de los sectores en los que se trabaja, hablar de los servicios que ofrecen y además exponer casos reales de los proyectos en los que se han trabajado, al igual que las opiniones personales desde el punto de vista de cada empresa. Aunque estos blogs, si se gestionan bien puede llevar un gasto de tiempo, en el que no todas las empresas pueden invertir sus recursos. Chatbots Se define como “un software que automatiza una conversación.” Sirve para optimizar el servicio de atención al cliente mediante el uso de inteligencia artificial, es decir, relaciona las consultas que han realizado los usuarios con la información que se ha almacenado en la web y así puede resolver de forma automática las consultas. Se llegan a resolver hasta el 70% de las consultas realizadas por los usuarios. Es un servicio rápido, preciso y muy sencillo de implantar en la empresa, ya que no se requieren amplios conocimientos sobre el tema para poder aplicarlo. Es un servicio útil en el sector de la gestión empresarial, la dirección de proyectos y en las áreas de finanzas y comercio.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 114 Financiación En la actualidad, existen mucha cantidad de herramientas con las que las pymes pueden financiarse como por ejemplo el crowdfunding, con el que además de generar fondos para la empresa, es una estrategia de marketing que genera publicidad y visibilidad para atraer a clientes y a partners. “José Moncada, CEO de La Bolsa Social (Moncada, 2017).” Se han desarrollado nuevas formas de financiación en los últimos años, a través de las divisas digitales, aunque tienen un efecto negativo al ser muy volátiles, pero pueden operar en cualquier mercado del mundo y no se pueden descifrar. Aunque está herramienta parece estar orientada para las grandes empresas, en la actualidad ya muchas pymes lo están usando con resultados positivos. Para utilizarlas tienes que ofrecer parte de tus servicios y productos en ellas. “Joan Riera, profesor de ESADE (Riera, 2017).” Intranet o wikis internas Es una herramienta muy útil si se desarrolla de la forma correcta. Permite tanto almacenar como poner a disposición de los trabajadores de la empresa la información más importante de la empresa. Big Data Big data es el conjunto de herramientas que permiten gestionar y analizar la gran cantidad de datos que se generan con cada transacción digital. Es una herramienta muy útil, y que actualmente todas las empresas que quieren crecer en el mercado, están invirtiendo en esta herramienta. Gracias a esta herramienta se pueden captar y gestionar la gran cantidad de datos que reciben las empresas a través de plataformas públicas, sobre todo en lo referido a los recursos humanos, y se pueden filtrar, analizar y utilizar los únicamente más relevantes y que aportan interés. “Ángel Barbero, profesor de EAE (Barbero, 2017).”
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 115 Vamos a analizar los chats internos y plataformas ágiles de gestión de proyectos que más interesan en la empresa actual, debido a su tamaño, clientes y funciones. Trello Es una metodología agile que viene con chat incorporado. Incorpora varias funciones y es muy fácil de usar. Slack Es una herramienta que se emplea en el trabajo en equipo, ya sea para equipos internos de una empresa o para mezclar clientes con la empresa. Esta herramienta permite que la conversación sea más eficiente y la toma de decisiones más fácil. Basecamp Basecamp no se centra en un solo chat para mejorar la comunicación, sino que incorpora todas las herramientas necesarias para trabajar de forma directa, lo que llega a reducir el tiempo de trabajo. Asana Se encarga de realizar un seguimiento de las tareas importantes para el equipo, además de proporcionar la información necesaria a todos los integrantes del equipo de trabajo, para así poder trabajar de forma rápida y eficaz. SaS Se emplea para el uso de herramientas nuevas, ya que incorpora una parte de asesoramiento sobre el funcionamiento de ellas. Es un rasgo muy positivo en la sociedad actual, que continuamente están cambiando las herramientas utilizadas, así como la forma de emplearlas. Cloud computing Se trata del conjunto de todos los servicios y programas que contiene un servidor, que además es accesible desde cualquier punto y ordenador con acceso a internet. No es necesario la instalación de ningún programa. Esta herramienta puede suponer un gran ahorro en equipos informáticos y también en software.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 116 Gracias a esta herramienta, el almacenamiento de los datos e información de la empresa se encuentra en la nube y es posible realizar trabajo a distancia, ya que puedes acceder a esta información cuando quieras, siempre que tengas conexión a internet. Internet de las cosas La creación de bases de datos, es muy importante en la actualidad, ya que nos permite realizar muchas funciones como la automatización de los procesos en una planta de producción, o en el caso de producirse una avería, el propio sistema puede ordenar su auto reparación. Programas de ayudas Existen numerosos programas de ayuda para dar un impulso a las pymes españolas hacia la digitalización, y encaminarlas poco a poco hacia la tecnología actual. Red.es es una organización que llevará a cabo dos programas para impulsar esta transformación digital. Destinará 10 millones de euros para esta función (esmartcity, 2017). El primer programa es Asesores Digitales, en el que se dará un asesoramiento individualizado por agentes especializados en el tema a estas pymes que quieran realizar la transformación digital. El programa consistirá en la realización de un Plan de Digitalización para incorporar las TICs en los procesos de la empresa. 5.4 Elección de la metodología final Relacionando cada método con lo más útil para la empresa Scwuimac, y para todas las pymes del sector, el método Scrum, podría llegar a crear un mal ambiente de trabajo, debido al estrés generado por los plazos tan ajustados de las entregas. El método XP, puede ser beneficioso por la gran comunicación entre el cliente y la empresa, pero puede conllevar a una utilización excesiva de los recursos disponibles, así como una pérdida de tiempo. La herramienta de desarrollo de sistemas, puede ser útil como hemos visto anteriormente, si se habla de proyecto muy ajustado en cuanto a tiempo y presupuestos, que no es el caso de la mayor parte de los planes de la empresa.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 117 Y por último, el método kanban es una herramienta de uso muy fácil, entendible por cualquier trabajador y además nos ayuda a aumentar la productividad gracias a la planificación de cada actividad, con un responsable asignado. Por esta razón decido utilizar como base en la metodología de la empresa el método kanban, que gracias a su sencillez, nos ayuda a organizar todas las tareas a realizar, en un plazo justo y además cada empleado puede asumir sus responsabilidades sin suponerle un agobio. Vamos a analizar en más detalle la metodología Kanban, escogida para ser la base de la empresa. Se gestiona el trabajo de forma fluida, para así producir un aumento en el rendimiento de los trabajadores. Las tareas se distribuyen de forma sencilla, se monitoriza el flujo de trabajo y se incrementa la eficiencia al realizar los ajustes adecuados a lo largo del proceso. A continuación, en la ilustración 28, vemos un esquema gráfico de cómo utilizar este método kanban, mediante el uso de tarjetas o post-it. Ilustración 28. Método Kanban. Principales características o principios: - Organizar el trabajo que hay que realizar, desglosando las tareas más pequeñas en tablas, que hace más fácil que los miembros de equipo de trabajo sepan las actividades que tiene que realizar.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 118 - Acortar las entregas a realizar, dividiéndolas en pequeños entregables, para así disminuir el trabajo en proceso. - Seguimiento del trabajo realizado y en proceso de forma continua y precisa. - Indicar el flujo de trabajo, utilizar distintos indicadores como tarjetas de colores para diferenciar a primera vista los diferentes elementos en el trabajo. Identificar los cuellos de botella y poder eliminar los aspectos negativos, aprovechando al máximo los plazos. Algunas características que pueden afectar a un proyecto con el uso de la metodología agile son: - Cierta incertidumbre al no tener los procesos cerrados desde el principio. Aunque esto nos ofrece flexibilidad y posibilidad de adaptación frente a los cambios. - Los miembros de la empresa se gestionan sus propias tareas, lo que puede ser negativo si no hay iniciativa ni involucración en la empresa, y positivo si hay concienciación y ganas de mejorar. - Cada miembro del equipo tiene la posibilidad de tomar sus propias decisiones y asumir un papel importante. - El producto o servicio se somete a evaluación cada poco tiempo para comprobar sus avances, si hubiera que realizar alguna modificación, o por simple revisión, lo que puede conllevar un efecto negativo como la pérdida de tiempo, pero ayudar a disminuir los errores. - Al coordinarse en un equipo variado en distintas áreas, se produce una transferencia de conocimiento, en la que todos tienen un papel de maestro y aprendiz. - No existen fases definidas como tal, sino entregables cada cierto tiempo y los propios procesos se solapan entre sí. Esto puede llevar a retrasos en los procesos. - Es necesario que los trabajadores de la empresa, sepan trabajar en equipo y que no generen conflictos, para así establecer un buen ambiente de trabajo. - Se debe potenciar la transmisión de información, así como la necesidad de documentar. - Reconocer los méritos del equipo, y siempre al valorar los errores, asumirlos en conjunto y nunca de forma particular.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 119 Los métodos ágiles descritos anteriormente se presentan como contrapunto a PMBOK y PRINCE2, es decir, hacia las metodologías clásicas, ofreciendo un enfoque más adecuado a proyectos de desarrollo o para la implantación de otro tipo de productos. Aunque se opte por el uso de una metodología agile, sería interesante incorporar alguna herramienta clásica que dé lugar a una gestión eficiente y eficaz, como veremos en el capítulo 7 para los proyectos internos. Por último, como complemento a la implantación del capítulo 7, propongo el uso de una plataforma agile, definidas en este capítulo.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 120
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 127 Voy a analizar las principales metodologías que actualmente utilizan las empresas, y a partir de ahí descubrir cuál es la que mejor se adapta a cada empresa. 6.2.1 Design Thinking Surgió en la Universidad de Stanford en California, alrededor de los años 70 como una metodología teórica. Es la metodología que más se usa en los procesos de innovación, ya que esta fomenta la creatividad en todas las áreas que se utiliza y además forma parte del proceso de utilización de otras metodologías. Por ejemplo, en el método Lean Startup, se utilizan las herramientas de la metodología Design Thinking, hasta el punto de integrarse la una con la otra para diseñar un nuevo modelo de negocio en la empresa. Los principales objetivos de esta metodología se centran en proponer una solución y entender las necesidades reales de los clientes de la empresa. Utilizan la forma de pensar de los diseñadores, en la que las nuevas ideas y diseños surgen al momento. Los principales puntos son: - Es necesario desarrollar la capacidad de ser empático, ponerse en la piel del cliente para realmente descubrir esos problemas y ponerles solución con sus productos o servicios. - El trabajo en equipo es fundamental para utilizar todas las capacidades y conocimientos de los empleados de la empresa. - Gracias a la creación de prototipos podemos validar si realmente los servicios ofrecidos sirven para solventar los problemas. - Como he dicho antes, la necesidad de actuar como un diseñador, fijarse en los detalles, observar y ser capaces de ser creativos. - Un buen ambiente de trabajo contribuye a la generación de buenas ideas. - Ser capaces de dibujar lo que vayamos a construir. Esta metodología se puede adaptar en gran medida a lo que necesitamos, ya que conecta al cliente con la empresa, la comunicación es continua entre ambas partes, se crean prototipos para probar el producto antes de terminarlo. Además esta metodología se mezcla con el Lean Startup que evita los
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 128 desperdicios, compara varios productos de la mano de los clientes y los procesos que se realizan siguen una cadena, evitando de esta forma posibles desperdicios. Se centra primero en el problema y luego implementa las soluciones. Se centra en la necesidad de encontrar, entender, crear, pensar y hacer. Como partimos de un problema, que en este caso es la comunicación entre la empresa analizada y los clientes es demasiado presencial, este método es perfecto para buscar las mejores soluciones, una vez entendido el problema. 6.2.2 Lean Startup Al fabricar o poner en marcha nuevos servicios o productos para el cliente, lo principal es intentar que ese proyecto no fracase, es decir, tenemos que minimizar el riesgo o la incertidumbre que crea. Reducir el riesgo al lanzar un nuevo producto o servicio mediante el método ‘lean manufacturing’ para desarrollar las tareas. Está más focalizado hacia empresas dedicadas a crear en condiciones de alta incertidumbre, como por ejemplo el caso de un emprendedor que quiere fundar una nueva empresa o lanzar un producto totalmente nuevo en el mercado. Gracias a esta metodología, se puede reducir esta incertidumbre en gran medida y encontrar el camino hacia un mercado sostenible. Hace a las empresas más eficientes a la hora de invertir, ya que hay menos posibilidades de fracaso. Lean Startup intenta acortar el ciclo de vida de aquel producto o servicio, midiendo el progreso real y ayudando a entender las necesidades reales del cliente desde el principio, por lo que el proceso es más seguro. También ofrece la oportunidad de modificar el producto durante el ciclo de vida si fuera necesario. Algunas características fundamentales del Lean Startup son: - El proceso de aprendizaje se realiza lo más rápido posible, en la que con un bajo esfuerzo, se consiguen los conocimientos básicos sobre los consumidores, aquellos que aportan valor y nos permiten enfocar el producto.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 129 - Se ofrecen varias versiones del producto a la vez. Así se puede observar las reacciones del cliente en cada uno y evaluarlos. - Sigue un proceso en cadena. Las ideas se transforman en productos, se analizan las reacciones de los clientes a dicho producto y se sacan las conclusiones de seguir adelante o hacer una reestructuración a tiempo. - Se genera una plantilla que establece la relación entre los clientes, las formas de trabajo y los beneficios. Es una buena metodología, pero veo más beneficios a la técnica Design Thinking que mezcla ambas alternativas. 6.2.3 SAFe Scaled Agile Framework es una derivación de la metodología Agile, que intenta organizar la estructura interna de la empresa. Se pueden estructurar proyectos de desarrollo de software que ofrezcan un soporte ágil a los procesos de la empresa, mejorando así la productividad, y desarrollando ventajas competitivas. Está pensada para grandes empresas, por lo que no nos interesa mucho estudiarlo. Ventajas: - Se prioriza el trabajo en equipo y se realizan actividades de corto plazo que aportan valor al producto o servicio. - Se alinean los procesos, se realiza una integración continua, se revisan los procesos y se establecen los objetivos del negocio. 6.2.4 JTBD Jobs to be done o tareas a realizar es una metodología creada por Clayton Christensen que ayuda a la empresa a encontrar las soluciones más innovadoras para las necesidades de sus clientes. Separa aquellas innovaciones que tienen éxito frente a aquellas que aportan buenas resultados. Ayuda a identificar qué características hacen a un producto o servicio innovador que sea aceptado por el mercado.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 130 Hace un estudio sobre qué personas son las que más necesitan el producto o servicio y cuanto estarían dispuestos a pagar por él. Esta metodología se centra mucho en la novedad, es decir, en que el producto sea muy innovador. En esta ocasión nos interesa más la utilidad de esa herramienta que la propia innovación en sí. 6.2.5 OKR Objectives and key results, objetivos y resultados clave. Metodología orientada a mejorar el trabajo que realizan los empleados dentro de la empresa y explotar sus capacidades. Sus principales características son: - Los resultados deben ser medibles, se tiene que poder expresar en números o porcentajes. - Deben ser objetivos ambiciosos, para que el trabajador dé lo mejor de sí mismo para lograrlos. - Además de ambiciosos deben ser simples y no proponer muchos al mismo tiempo para evitar estrés. - El trabajador encargado de llevar a cabo estos objetivos, debe conocer todos los detalles. - Pueden medir el crecimiento de cada trabajador, pero nunca juzgando. - Todos los objetivos de la empresa, deben ser públicos. - Constantemente se deben ir actualizando y adaptando a las necesidades de la empresa y el sector. Para la innovación que vamos a implementar, veo más útil otras técnicas. Esta la utilizaría para proyectos destinados a mejorar el rendimiento de los trabajadores, de ahí la necesidad de conocer las habilidades de todos los trabajadores. 6.2.6 Teoría U Creada por Otto Scharmer. Ha logrado una gran relevancia entre los recursos humanos, ya que presenta una metodología para incrementar la innovación a nivel personal.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 131 Se emplean una serie de herramientas que dan a conocer las habilidades de cada miembro de la empresa y así se puede sacar partido de estas. Está destinada a la innovación específica de cada uno de los miembros del equipo de trabajo. 6.2.7 Kotter Esta metodología intenta facilitar los procesos de cambio dentro de la empresa. Todas las personas dentro de la empresa deben estar dispuestas a llevar a cabo al cambio para que este tenga éxito. Es una técnica útil aunque quizá la planificación y desarrollo mediante esta herramienta requiera más trabajo. Se estructura de 8 fases distintas: - Intentar promover una motivación hacia el cambio, para así lograr una movilización interna. Hay que identificar las principales amenazas que se pueden dar en un futuro, así como las oportunidades que nos pueden ayudar a seguir creciendo e innovando en un futuro. Tener un apoyo extra de los clientes es un punto muy importante para conseguir la motivación extra. - El objetivo final del cambio debe ser fácil de entender por los trabajadores, para que lo internalicen y pueden ejecutar las acciones para conseguir ese objetivo final. La Dirección debe crear un plan estratégico que indique los pasos a seguir en cada momento. - Hay que saber liderar a los equipos de trabajo para llevar a cabo este cambio, sin un buen líder el personal puede llegar a trabajar de forma más independiente y menos eficiente. - La comunicación es otro punto importante. Debe ser frecuente para que sirva para solventar los posibles problemas encontrados y buscar una solución rápida mediante la toma de decisiones en equipo. - Eliminar las barreras que existen para poner en marcha el cambio. Ayudar a los trabajadores a hacer frente a esta innovación y recompensar por el trabajo bien hecho. - Hacer entregables a corto plazo, ya que aparte de ser más simples, llegan a motivar al equipo a seguir consiguiendo metas.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 132 - Realizar un análisis de los entregables realizados y sacar un informe de los posibles fallos y cosas a mejorar, como de los hechos positivos para ser más eficientes en los siguientes. - Interiorizar en la empresa que el cambio es un factor muy importante para poder seguir siendo competitivos en el mercado. 6.2.8 Forth Innovation Method El cliente está presente en la innovación desde el principio, asegurándonos que estos proyectos resulten atractivos para los clientes y que además tengan una entrada en el mercado al cubrir una necesidad. Esta metodología llega a minimizar los riesgos de las inversiones y también las dificultades que pueden encontrar las empresas, pero no muy enfocada a nuestra innovación por la fijación en los clientes, ya que va a ser la propia empresa el beneficiario de esta innovación. Se estructura en una serie de fases que tienen una duración aproximada de 20 semanas: - Construir un equipo comprometido con el cambio, y definir el objetivo final de este proyecto. - Explorar las tecnologías disponibles, oportunidades a explotar, necesidades de la sociedad para aprender qué puede ser mejor. - Lluvia de ideas. Se deben desarrollar al menos 30 ideas innovadoras, las cuales hay que analizar y mediante una toma de decisiones ir descartando. - Realizar una pequeña investigación para analizar la viabilidad de las 3 o 4 ideas elegidas. - Puesta en marcha del trabajo. Elaboración del plan de negocio, división del trabajo, entregables, plazos, etc. 6.2.9 Metodología 3D Es una mezcla de las metodologías Design Thinking, Agile, Scrum y Kanban. Buena técnica aunque nos daría mayor trabajo en la planificación y comprensión de todos los aspectos. Principios:
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 133 - Se producen cambios de forma continua debido al gran avance de la tecnología, sobretodo en el ámbito digital. - Las personas están por encima de los otros recursos en la organización. Es necesario conocer sus capacidades para poder utilizarlas de la mejor forma. - Analizar las diferentes perspectivas a todo lo que se está analizando, tener en cuenta la opinión de todos los departamentos o áreas de la empresa. - Descubrir el “por qué” de las cosas antes que analizar las otras perspectivas para intentar ser únicos. - Buscar las herramientas adecuadas para dirigir la innovación en nuestra empresa. - Se debe colaborar entre los departamentos de tecnología y negocio. - Realizar prototipos que acerquen físicamente al cliente con la innovación que se quiere realizar. - Revisar y analizar los entregables para intentar rectificar a tiempo. - Obtener feedback de los clientes para futuros proyectos. Aquí, en la ilustración 29, analizamos la técnica del “Golden circle”, utilizada en la metodología 3D como principio. Lo más importante es descubrir el porqué de las cosas que se hacen.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 134 Ilustración 29. Golden circle. 6.2.10 Design Sprint Consiste en ver los aspectos críticos que afectan el diseño. Se utiliza para analizar la viabilidad de un nuevo negocio y para desarrollar la funcionalidad de productos ya existentes. No es una metodología muy utilizada, y para usarla como metodología de base, por sus características no es la mejor opción. 6.2.11 Otras metodologías de innovación menos conocidas Estas metodologías también se podrían usar como base para innovar en la empresa de forma complementaria a las anteriores, si quieres especificar aún más en la metodología de base. Co-creación de valor: Gracias al diálogo continuo mantenido con el cliente, se busca llegar a las necesidades del cliente de forma directa. Ambas partes se involucran en los procesos de descentralización de los procesos moviéndolos del centro de la empresa hacia la interacción con los clientes. Se crean alianzas y valor compartido. Deep-dive: Se centra en buscar a un equipo para que resuelva los problemas y cree ideas. Se utiliza tanto en el desarrollo de productos como en la mejora de procesos y estrategias de servicio a clientes. Lean Thinking: Se trata de buscar de forma continua un mayor valor para el cliente y evitar los desperdicios, eliminando aquellas tareas que no aporten valor. Como los métodos Lean se compone de 5 procesos, conocer lo que es valor para el cliente, identificar la cadena de procesos que sí aportan valor, buscar un servicio continuo que siga estos procesos, estar a disposición del cliente cuando lo necesite y gestionar de la forma más perfecta posible. Open Innovation: Esta estrategia busca sacar a las empresas de su zona de confort y abrirse a nuevos mercados, áreas, servicios, etc. Consiste en dos actividades, primero hay que dar a la empresa conocimiento sobre los servicios externos y segundo llevar el conocimiento interno de la empresa hacia los aspectos externos.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 135 Project Management: Consiste en la estructuración de los procesos de gestión de proyectos para reducir el riesgo en los procesos y aumentar los beneficios de la innovación. Consta de 5 fases, inicio, planificación, ejecución, supervisión y control y cierre. Proyectos de alta complejidad. Scenario Planning: Se utiliza para conseguir una planificación flexible a largo plazo. Se construyen diferentes escenarios, los que se valoran y se toman las decisiones oportunas, reduciendo el posible riesgo. Cada escenario analizado debe ser detallado, que contemple todas las posibles opciones. Six Sigma: Basada en análisis de datos para aumentar la calidad de la empresa. Se analizan meticulosamente los datos para identificar las posibles raíces de los problemas y poder eliminarlas para lograr un mejor funcionamiento y que el cliente esté más satisfecho. Está estructurado en 5 fases, definir, medir, analizar, mejorar y controlar. Se utilizan herramientas estadísticas, y dispositivos que analizan las variables de los procesos y sus relaciones. Technology Roadmapping: Analizan todos los aspectos que se deben tener en cuenta para innovar en la empresa como las oportunidades de crear un nuevo producto, mejorar los actuales, la estrategia de comercialización, nuevos mercados, debilidades que tiene la empresa para enfrentarse a este nuevo producto, etc. Esta metodología crea un plan que combina estrategias tanto a corto como a largo plazo, e investiga los factores tanto internos como externos de la empresa. TRIZ “Teoría para Resolver Problemas de Inventiva”: Es una metodología basada en la lógica, el análisis de datos y la investigación, se basa en hechos probados. Aceleran la capacidad de los trabajadores para resolver problemas de manera creativa. Primero se identifica el problema específico y se trasforma es un problema abstracto, luego se propone una solución abstracta y se convierte esta en una solución específica. 6.3 Decisión sobre las metodologías escogidas de base Una vez analizadas de forma individual, debo escoger la metodología que más se ajusta a las pymes indicadas, ya que todas aplican técnicas de innovación para mejorar la actividad. Gracias al uso de una metodología que nos ayude a innovar, podremos mejorar la forma de trabajo, los equipos de trabajo y los procesos que se llevan a cabo.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 136 El primer paso comienza con la formación del personal implicado de la empresa, para que la conozcan de primera mano y así evitar errores. También se debe dar igual importancia a todos los miembros de la empresa para que se involucren de forma autónoma. La mejora continua es la situación de trabajo ideal, ya que si sólo se implanta una mejora con el tiempo se acaba deteriorando, por lo que hay intentar innovar constantemente, ya que es la forma de no quedarse obsoletos, poder hacer competencia en el mercado y a los competidores. Además si inculcamos en los trabajadores esta rutina, serán ellos los que quieran seguir mejorando para que la empresa siga creciendo. La metodología que he elegido para implementar los procesos del cambio es Design Thinking. Esta metodología la voy a unir con la agile escogida anteriormente, la metodología incremental, para incrementar la alimentación de los flujos de procesos, facilitar la coordinación de los equipos y lograr un nivel de integración alto. Para ayudar a estas metodologías que implementen el cambio o la innovación en la empresa, vamos a centrarnos en la función de 4 áreas de la empresa: - Modelo de Negocio: Es imprescindible innovar antes en el Modelo de Negocio que en los productos o procesos, ya que la ventaja competitiva que se puede crear es mucho mayor. La forma en la que la empresa crea valor y lo facilita a los clientes es la parte más importante de una empresa, no solamente sus productos o procesos. - Producto: Una vez propuesta la innovación en el Modelo de Negocio, innovar en el producto o servicio es el siguiente paso. Por ello contamos con el departamento de I+D+I que lleva la innovación de todos los productos de los clientes. - Servicio: Innovar en el servicio está destinado para los mercados maduros, en los que los productos ya son tan equivalentes que hay que distinguirles por el servicio que ofrecen. Este factor es lo que hace la diferencia entre tu empresa y los competidores en el mismo sector. Ofrecer un buen servicio a los clientes es fundamental para conservarlos. El Design Thinking es una buena herramienta para ayudarnos a cumplir los objetivos en este aspecto.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 143 7 Capítulo: Implementación de las innovaciones Primero voy a implementar la metodología de base en la empresa, la cual está formada por la metodología Kanban, descrito en el capítulo 5. Analizaré su implementación desde el principio diferenciando entre departamentos internos y externos. Además propongo una herramienta online para el uso de dicha metodología en ambos departamentos. En segundo lugar muestro cómo he decidido utilizar las metodologías propuestas en el capítulo 6 para la digitalización de la empresa, desde el método más general, Incremental, la metodología específica Design Thinking y la filosofía Kaizen. 7.1 Metodología de base Cómo implantar la metodología de base propuesta en las pymes del sector de dirección de proyectos, para mejorar y hacer más eficientes los procesos. Para conseguir dicho objetivo, he elegido una metodología común en toda la organización, ya sea para el trabajo por departamentos o por proyectos. De esta forma, los trabajadores tienen una base en la que poder guiar sus tareas, aunque luego sean proyectos externos o internos, y se orienten de diferentes formas. Para los proyectos externos, que son hacia los que he centrado mi trabajo, la base elegida será la propuesta del capítulo 5. En estos proyectos casi siempre interviene el departamento de I+D+I, en el caso específico de la empresa, y necesitan más flexibilidad en los proyectos, por lo que la metodología agile será la base principal del proyecto. Para los proyectos internos, he elegido combinar con esta metodología agile de base, una clásica como es el PMBOK, ya que para los proyectos internos de crecimiento, suelen tener en común los procesos a realizar. Por ello lo voy a dividir en diferentes pasos, para que las empresas puedan seguir detenidamente la implantación.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 144 La metodología Kanban es de fácil implantación y entendible por cualquier empleado. En todos los servicios que ofrece la empresa analizada, como son la Dirección de negocios por proyectos, el sexto sentido de los emprendedores, y la consultoría 3.0, propongo utilizar como base la metodología Kanban. Y para otras pymes con sólo uno de estos departamentos, sería igual. Primero tenemos que definir las actividades que vamos a realizar para estos servicios, para cada uno de los distintos departamentos puede ser un poco diferente, aunque siempre en la misma línea. En la Dirección de negocios por proyectos, dependiendo de si es un proyecto interno o externo, combinaríamos esta metodología Kanban, con el PMBOK para proyectos internos y con otra metodología agile, o simplemente con la metodología Kanban para los proyectos externos. 7.1.1 Proyectos internos Debemos dividir el proyecto propuesto, ya sea de TICs, de SAP, financiero, etc, en varias fases o tareas, una vez definido el proyecto en cuestión. Al desglosar el trabajo total del proyecto en pequeñas actividades, debemos tener en cuenta los recursos de los que disponemos y compararlos con los recursos necesarios para realizar el proyecto. Si no disponemos de suficientes recursos, debemos proceder a la contratación de servicios externos que nos cubran esa carencia o bien contratar nuevo personal para nuestra empresa. Cuando ya contemos los recursos requeridos, empezamos a desglosar el proyecto en pequeñas tareas o actividades, indicando quien será el responsable de cada una, qué personas realizarán el trabajo y el plazo de entrega de dicha tarea. Al dividir las tareas, es necesario que sean comprensibles para todos los empleados que participen en ellas, tener claro el objetivo final de cada actividad y además que la carga de trabajo se distribuya de forma equitativa en todos los empleados. Al organizar estas tareas, debemos representarlas de forma gráfica, indicando el flujo de trabajo.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 145 Cada tarea que se entregue, debe ser revisada, para realizar modificaciones si fuera necesario, sacar un feedback de los fallos para mejorar la eficiencia en las tareas posteriores y analizar la productividad de esa tarea. Para realizar la representación gráfica del flujo de trabajo, se puede hacer con una estructura física de post-it a los que todos los miembros del equipo de trabajo tengan acceso o también utilizando alguna herramienta como trello o slack, que son muy sencillas de usar, con las que todos los miembros están en contacto en tiempo real y pueden ver las tareas que ya se han terminado, las que están por hacer o las siguientes. En la siguiente ilustración 32, se muestra un esquema de aplicación del método Kanban mediante la estructura de post-it. Ilustración 32. Aplicación método Kanban. El método Kanban funciona por tarjetas, así nos puede ayudar a ver las necesidades de forma inmediata y visual. El tablero se puede dividir en diferentes apartados en función de las actividades que realice la empresa, en el caso particular de las pymes, con pequeños proyectos, veo conveniente dividir en To Do (para hacer, lista de tareas), in progress (en progreso, tareas en proceso), in review (en revisión, tareas en proceso), Ready (listas, tareas listas) and Done (terminadas, tareas acabadas). En cada papel, se debe determinar la tarea a realizar y la información relevante en cada una de ellas para que los empleados puedan determinar la carga de trabajo que supondrá dicha tarea y los recursos que deben emplear.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 146 Esto puede beneficiar a la comunicación interna de las pymes, ya que no es necesario la presencia de todos los miembros de la empresa al mismo tiempo, cada trabajador puede actualizar estas tarjetas en cualquier momento si lo considera conveniente. Es una herramienta que permite ahorrar tiempo en la comunicación, así como en la transmisión de la información, ya que todos los miembros pueden ver los avances de sus compañeros con las tarjetas. Nos permitirá eliminar los procesos innecesarios y las repeticiones ya que todas las personas serán conscientes de las actividades de los demás y la productividad de la empresa aumentará. Todo el proceso se hará de forma más dinámica por lo que la eficacia de los mismos incrementará. Esta metodología será muy eficaz para todos los proyectos internos de las pymes para proyectos tanto de desarrollo interno, de TICs, de logística interna, de comunicación, etc. No se dejarán proyectos a medias como en algunas ocasiones, ya que con esta metodología se prioriza el trabajo en curso antes que empezar uno nuevo. Esto nos permite que las tareas que se realicen lleguen a concluirse. Una vez que el equipo de trabajo determina las actividades, tareas o proyectos que priorizar, se realizarán primero. Ahora vamos a analizar los beneficios para la empresa. Estas son las principales ventajas de utilizar la metodología Kanban en la organización: - Se pueden visualizar las tareas de un único vistazo al tablero físico, y cada empleado identificará las actividades que debe realizar. - Este modelo ayudará a mejorar la gestión de la empresa, y también a conseguir los objetivos propuestos en cada proyecto que se realice. - Se priorizan las actividades, realizando primero las más necesarias y así evitar retrasos en las tareas principales. En esta metodología no se premia la rapidez de ejecución, sino la calidad con que se realiza cada tarea. - Tienen más importancia las tareas pendientes que las nuevas que entran, así se asegura que ningún proyecto quede a medias. Aunque en algunas ocasiones las tareas nuevas son más prioritarias que las pendientes, y en este caso, se cambiaría el orden de ejecución.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 147 Una vez que se ha implementado la metodología agile en la empresa para los proyectos internos, se mezclará con la metodología clásica PMBOK para poder hacerles frente de la mejor manera. He elegido la metodología PMBOK ya que varias personas de la empresa analizada, y en general en las pequeñas empresa, al ser uno de los manuales más conocidos en la dirección de proyectos, están formados en ella o tienen conocimientos básicos para poder utilizarla. La mayoría de los procesos internos siguen un modelo estándar de actuación, es decir, la mayoría de las ocasiones, hay que realizar los mismos pasos tanto para el desarrollo como para la implantación del proyecto interno en la empresa. Además es independiente del proyecto que se quiera realizar, ya sea una mejora en los procesos de la empresa, una digitalización, implantación de alguna herramienta software que mejore la comunicación,…, los procesos a seguir suelen tener un estándar para guiarse. Este estándar de actuación nos lo dará el PMBOK en este caso. Vamos a guiarnos de los 49 procesos del PMBOK, siempre utilizando los necesarios y no todos, ya que al tratarse de pequeños proyectos muchos procesos son incensarios y no aportan valor sobre el servicio o producto que vamos a implementar. Estos serían algunos de los procesos necesarios a analizar: - Pequeña acta de constitución del proyecto a desarrollar. - Identificar a los interesados (que al ser un proyecto interno, será la propia empresa ejecutora aunque puede incluir algún partner o un tercero). - Gestión del alcance, definir el objetivo final del proyecto. - Recopilar requisitos mediante la lluvia de ideas de todos los integrantes de la empresa. - EDT muy sencilla, por paquetes de trabajo y tareas, que serán las que se definan en el tablero. - Cronograma del tiempo. - Definir las tareas o actividades. - Secuenciar estas tareas. - Identificar los riesgos. - Respuesta a los riesgos, inmediata y la del PMBOK. - Planificar los recursos. - Estimar los recursos por actividad. - Estimar los costos. - Identificar la duración de cada tarea.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 148 - Gestionar la calidad. - Gestionar las comunicaciones. - Gestionar las adquisiciones. - Desarrollar al equipo. - Dirigir al equipo. - Monitorear y controlar el trabajo del proyecto. - Control de los cambios. - Cerrar el proyecto. Los procesos que identifiquemos como necesarios del PMBOK 6ª edición, son lo que vamos a utilizar para definir las tareas en el tablero según la metodología agile Kanban. Dependiendo de la complejidad y el trabajo que requieran estos procesos los dividiremos en tareas, le asignaremos unos responsables y un equipo de trabajo y lo colocaremos en el tablero con la información más importante. 7.1.2 Proyectos externos Para los proyectos externos he propuesto esta metodología agile de Kanban y, dependiendo del departamento en el que se realice la innovación, podemos mezclarlo con una metodología agile u otra. Así conseguiremos que se tenga una base inicial en la que centrarse, Kanban, y luego una metodología específica que se adapte a las necesidades del proyecto. Hay que tener en cuenta que estos proyectos pueden ser de mediana complejidad, pero no llegarán a ser grandes proyectos ya que están destinados a realizarse sobre otras pymes, cuyo objetivo principal es facilitarles el trabajo. Con esta condición los proyectos deben ser entendibles y fáciles de ejecutar sobre cualquier pequeña empresa. Lo primero a realizar en un proyecto externo, es llegar a comprender muy bien los requerimientos del cliente, por lo que hace falta una primera etapa de comunicación y entendimiento del proyecto. En este proyecto se tienen que involucrar tanto los miembros de la empresa ejecutora, como los miembros de la empresa cliente.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 149 Una vez que se ha llegado a definir los objetivos del cliente, hay que proceder a utilizar el método Kanban, que lo haremos de una forma muy parecida a los proyectos internos. Con los objetivos del proyecto, toda empresa tiene que dividir el proyecto en varios procesos y estos a su vez dividirse en pequeñas tareas o actividades que son las que colocaremos en el tablero. Al seleccionar los responsables y repartir los recursos en cada tarea, se debe tener en cuenta el personal de la pyme ejecutora y el de la empresa cliente que esté disponible para trabajar de forma conjunta. También debe contener cada tarea o actividad la información más relevante sobre ella, para que los encargados de llevarla a cabo conozcan los detalles más importantes. La trasparencia en los procesos es vital. Toda la información relevante al proyecto externo, debe ser conocida por todas las personas del equipo de trabajo, tanto propiamente de las pymes que lleven a cabo los proyectos, como los propios clientes. La información debe ser transmitida en el momento y lugar adecuado para que sea útil. Luego se procederá a colocar las tareas con toda esta información en el tablero del proyecto correspondiente e ir actualizándolo cada vez que se produzca alguna modificación. Dicho tablero se puede colocar en la empresa como en el cliente, para que vaya visualizando las tareas que están por realizar, las realizadas y las pendientes por ambas partes. Es una forma de controlar el trabajo tanto por parte del cliente como por parte de la empresa ejecutora. Gracias a esta metodología se puede reducir en parte la comunicación física, que requiere mucho tiempo y ya simplemente con ver el tablero pueden visualizar las actividades y los avances que se han hecho en cuanto a las tareas sin necesidad de transmitir la información persona por persona, que siempre es mucho más lento y puede conllevar a errores. 7.1.3 Herramienta tanto para proyectos internos como externos Tanto en los proyectos internos como en los externos, se puede mejorar aún más este método con la utilización de alguna herramienta informática o en la nube que presente la misma información en el tablero pero que se pueda
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 150 visualizar de forma online, modificar y actualizar sin la necesidad de estar físicamente frente al tablero. Esto supone una comodidad al equipo de trabajo implicado, ya que además no necesita trabajar de forma física en la oficina o en su puesto de labor habitual, le da la posibilidad de simplemente con acceso a internet tener toda la información necesaria y trabajar desde cualquier lugar. Actualmente en la empresa estudiada, utilizan Trello para algún proyecto de I+D, y Flag Savia para el control interno de todos los proyectos, pero sin incluir en ellos a los clientes. Por eso creo que según la estructura y la forma de trabajo de la empresa, deberían utilizar otra herramienta que les permitiera incluir a los clientes en los proyectos a realizar, y además que la comunicación entre ambas partes sea más directa, incluyendo por ejemplo un chat online o una plataforma de mensajes directos entre todos los participantes. Analizando las herramientas comentadas anteriormente en el capítulo 5, Slack me da la posibilidad de incluir a los clientes, proveedores u otros terceros en las tareas de forma directa gracias a los canales compartidos o canales de invitado. Slack es una plataforma de trabajo colaborativo, donde se comparten documentos y tareas de forma ordenada y sencilla. Toda la información que el equipo de trabajo necesitaría para trabajar estaría en esta plataforma y es igual que si se realizara de forma física. Cuenta con canales directos de comunicación, que se organizan por proyectos, tareas o departamentos, dependiendo de lo que más beneficie en cada momento. Mediante las búsquedas, cualquier persona puede acceder a las conversaciones que se han mantenido, para buscar datos o extraer información. También se puede integrar con las herramientas o aplicaciones de uso diario en la empresa como Excel, Project o Word. Y por último la seguridad y protección de los datos está garantizada con esta herramienta, para así dar confianza a la empresa.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 151 7.2 Digitalización: metodología agile Incremental, metodología específica Design Thinking y filosofía o método Kaizen. Para introducir la digitalización tanto en las pymes del sector como en la empresa analizada, he puesto una combinación de dos metodologías, una general como es la Incremental, y otra más específica como es la Design Thinking, y ambas implementadas con una filosofía o método como es el Kaizen. Es una metodología japonesa, que proviene del “kai” (cambio) y “zen” (bueno). La metodología Kanban también se sustenta en esta filosofía. Voy a ir introduciendo las metodologías, empezando por la general, luego la específica, y por último la filosofía. Así todas las pymes pueden ir siguiendo paso a paso la implementación de las mismas de forma ordenada y sencilla. 7.2.1 Metodología incremental La funcionalidad de las tareas se va incrementando con cada paso. Cada actividad tiene que ser más eficiente que la anterior en cuanto a términos de productividad, comunicación, planeación, modelado de procesos, etc. En la ilustración 33 podemos ver un esquema de esta metodología, en la que cada incremento aumenta en funcionalidad y siempre va avanzando.
__Innovación en las metodologías de dirección de proyectos para pymes__ 152 Ilustración 33. Modelo Incremental. Adaptada de (usidistrital, 2012). La metodología Incremental combina el modelo en cascada con el modelo prototipos. Aplica secuencias lineales en forma escalonada mientras progresa el tiempo en el calendario. Cada secuencia produce un incremento en el software. Gracias a esta metodología se puede generar un software operativo de forma rápida y en las etapas iniciales del ciclo de vida del proyecto de software. Nos permite centrarnos en objetivos específicos ya que las tareas a la vez están agrupadas en pequeñas interacciones y no es necesario llegar hasta el final de las tareas para cumplir estos objetivos. Para poder cubrir una de las necesidades más importantes en la empresa, y así mejorar la eficiencia global de todos los proyectos, propongo la innovación de la digitalización de la empresa con el objetivo de reducir tiempo en los procesos y mejorar las tareas o actividades a realizar. Con esta metodología se puede ver los pequeños incrementos y mejoras con cada actividad, sin necesidad de planear de manera muy exhaustiva todas las tareas hasta el cierre del proyecto, ya que con la flexibilidad de esta metodología podremos ir incorporando los cambios necesarios en las actividades sucesoras y con la alta participación del cliente podremos asegurarnos el éxito del proyecto, minimizando los riesgos.