Creación de un "Balanced Scorecard" para la dirección integrada de proyectos de construcción
Abstract
Este PFG tiene por objeto establecer una serie de procedimientos operativos a fin de crear un documento que represente de forma gráfica todos los variables de un Proyecto de Construcción. Dicho documento se define como “Balanced Scorecard”, entendiendo que se trata del análisis y representación gráfica de los variables más destacables del Proyecto que indican la marcha del mismo. Se han seleccionado los variables en función del efecto que tienen sobre el cumplimiento de objetivos del Proyecto tanto de Calidad, como de Coste y Plazo. Se pretende reducir al mínimo la subjetividad en el análisis del Proyecto y que el Cliente tenga siempre datos fiables y concretos sobre el estado del mismo. Las áreas objeto a control en el Balanced Scorecard serán las resultantes del estudio e investigación de Informes de Inicio de Proyecto, de Definición y/o Revisión de Objetivos, Mensuales y Finales de Obra desarrollados por Empresas de Servicios de Project Management así mismo. Así mismo, se analizarán las indicaciones al respecto de diversas Organizaciones Internacionales de Project Management. No obstante, como base de partida, se considera que dichas áreas podrían ser: - Planificación. - Contratación. - Presupuestos. - Diseño. - Certificación y Facturación. - Construcción. El resultado a obtener con el PFG propuesto, es un documento formado por una serie de gráficos, fácilmente entendibles y representativos, enfocado a los altos cargos de dirección de Empresas que contraten los servicios de Project Management Externos para la consecución de sus Proyectos, así como a los propios directivos de dichas empresas. Dicho documento estará acompañado por un manual de interpretación de cada una del las gráficas que conformarán el Balanced Scorecard. Así mismo, el PFG estará compuesto por toda una serie de tablas de entrada de datos en Excel, con el correspondiente manual de procedimientos para rellenar las mismas por parte de los técnicos de la Empresa de Servicios de Project Management, siendo en todo momento funcional y operativo dicho Balanced Scorecard. En referencia a la ambientalización del presente PFG, debe indicarse que el mismo ha sido desarrollado teniendo en cuenta las consideraciones ambientales expuestas en la “Guía de Ambientalización de la EPSEB”, publicada en la Web del centro. No obstante, en base a lo indicado en dicha guía, el presente PFG es considerado como “Tipología A: PFG que no trata del impacto ambiental”. La justificación de dicha consideración reside en la especificidad y concreción del PFG desarrollado. No infravalorando la relevancia de la conciencia medioambiental en la actualidad empresarial, así como de la necesidad de aplicar políticas de Responsabilidad Social Corporativa (RSC), el Balanced Scorecard resultante de este PFG proporciona una mirada global del estado de los Proyectos de construcción en los ámbitos de gestión temporal, económica y operativa, pero no medioambiental. Aún así, cabe decir que sí se deriva de este PFG una mejora de ámbito ecológico, al pretender sustituir el Balanced Scorecard resultante los innumerables y extensos informes en papel presentes durante un Proyecto de construcción (de Inicio de Proyecto, de Definición y/o Revisión de Objetivos, Mensuales, Finales de Obra,...) con el correspondiente ahorro de papel, tinta y derivados que ello conlleva. Así mismo, en este sentido, el presente PFG se entrega en soporte escrito sobre papel reciclado e impreso con tinta ecológica.
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"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN CREACIÓN DE UN “BALANCED SCORECARD” PARA LA DIRECCIÓN INTEGRADA DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN Alumno: Rubén Navarro Sánchez Estudios: Grado en Ingeniería de Edificación Director PFG: Jaume Guixà i Mora Convocatoria: Junio 2010
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 Apartado 00 Resumen PFG.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 1 RESUMEN Este PFG tiene por objeto establecer una serie de procedimientos operativos a fin de crear un documento que represente de forma gráfica todos los variables de un Proyecto de Construcción. Dicho documento se define como “Balanced Scorecard”, entendiendo que se trata del análisis y representación gráfica de los variables más destacables del Proyecto que indican la marcha del mismo. Se han seleccionado los variables en función del efecto que tienen sobre el cumplimiento de objetivos del Proyecto tanto de Calidad, como de Coste y Plazo. Se pretende reducir al mínimo la subjetividad en el análisis del Proyecto y que el Cliente tenga siempre datos fiables y concretos sobre el estado del mismo. Las áreas objeto a control en el Balanced Scorecard serán las resultantes del estudio e investigación de Informes de Inicio de Proyecto, de Definición y/o Revisión de Objetivos, Mensuales y Finales de Obra desarrollados por Empresas de Servicios de Project Management así mismo. Así mismo, se analizarán las indicaciones al respecto de diversas Organizaciones Internacionales de Project Management. No obstante, como base de partida, se considera que dichas áreas podrían ser: - Planificación. - Contratación. - Presupuestos. - Diseño. - Certificación y Facturación. - Construcción. El resultado a obtener con el PFG propuesto, es un documento formado por una serie de gráficos, fácilmente entendibles y representativos, enfocado a los altos cargos de dirección de Empresas que contraten los servicios de Project Management Externos para la consecución de sus Proyectos, así como a los propios directivos de dichas empresas. Dicho documento estará acompañado por un manual de interpretación de cada una del las gráficas que conformarán el Balanced Scorecard. Así mismo, el PFG estará compuesto por toda una serie de tablas de entrada de datos en Excel, con el correspondiente manual de procedimientos para rellenar las mismas por parte de los técnicos de la Empresa de Servicios de Project Management, siendo en todo momento funcional y operativo dicho Balanced Scorecard. En referencia a la ambientalización del presente PFG, debe indicarse que el mismo ha sido desarrollado teniendo en cuenta las consideraciones ambientales expuestas en la “Guía de Ambientalización de la EPSEB”, publicada en la Web del centro. No obstante, en base a lo indicado en dicha guía, el presente PFG es considerado como “Tipología A: PFG que no trata del impacto ambiental”. La justificación de dicha consideración reside en la especificidad y concreción del PFG desarrollado. No infravalorando la relevancia de la conciencia medioambiental en la actualidad empresarial, así como de la necesidad de aplicar políticas de Responsabilidad Social Corporativa (RSC), el Balanced Scorecard resultante de este PFG proporciona una mirada global del estado de los Proyectos de construcción en los ámbitos de gestión temporal, económica y operativa, pero no medioambiental. Aún así, cabe decir que sí se deriva de este PFG una mejora de ámbito ecológico, al pretender sustituir el Balanced Scorecard resultante los innumerables y extensos informes en papel presentes durante un Proyecto de construcción (de Inicio de Proyecto, de Definición y/o Revisión de Objetivos, Mensuales, Finales de Obra,...) con el correspondiente ahorro de papel, tinta y derivados que ello conlleva. Así mismo, en este sentido, el presente PFG se entrega en soporte escrito sobre papel reciclado e impreso con tinta ecológica.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 Índice
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 2 APARTADO 00: RESUMEN PFG Pág. 01 ÍNDICE: Pág. 02 APARTADO 01: INTRODUCCIÓN Pág. 04 APARTADO 02: LABORES DE INVESTIGACIÓN DE INFORMES INICIALES, MENSUALES Y FINALES DESARROLLADOS POR EMPRESAS DE SERVICIOS DE PROJECT MANAGEMENT. 02.01. DATOS DE PARTIDA EN BASE A EMPRESAS NACIONALES DE PM Pág. 05 02.02. DATOS DE PARTIDA EN BASE A ASOC. INTERNACIONALES DE PM. Pág. 06 02.03. DESARROLLO DE LAS FASES CUATRO FASES INDICADAS Pág. 09 02.04. RESUMEN DE ACTIVIDADES DURANTE LAS CUATRO FASES EXPUESTAS Pág. 15 APARTADO 03: ANÁLISIS Y ESTUDIO DE LOS APARTADOS QUE CONFORMAN LOS INFORMES DESARROLLADOS POR EMPRESAS DE SERVICIOS DE PROJECT MANAGEMENT. 03.01. DATOS DE PARTIDA PARA EL PRESENTE ANALISIS Y ESTUDIO Pág. 16 03.02. DESARROLLO Y AVANCE DEL PRESENTE ANALISIS Y ESTUDIO Pág. 16 03.03. INDICE GENERAL EN BASE A EMPRESAS NACIONALES DE PM. Pág. 16 03.04. INDICE GENERAL EN BASE A BASE A ASOC. INTERNACIONALES DE PM Pág. 19 03.05. DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL INFORME MENSUAL Pág. 21 APARTADO 04: ANÁLISIS Y ESTUDIO DE LAS VARIABLES MÁS REPRESENTATIVAS DE LOS APARTADOS QUE CONFORMAN LOS INFORMES DESARROLLADOS POR EMPRESAS DE SERVICIOS DE PROJECT MANAGEMENT. 04.01. DATOS DE PARTIDA PARA EL PRESENTE ANALISIS Y ESTUDIO Pág. 27 04.02. DESARROLLO Y AVANCE DEL PRESENTE ANALISIS Y ESTUDIO Pág. 27 04.03. VARIABLES MÁS REPRESENTATIVAS DEL RESUMEN EJECUTIVO Pág. 27 04.04. SITUACION DEL DISEÑO. Pág. 28 04.05. SITUACIÓN DE LAS OBRAS. AVANCE Pág. 28 04.06. INCIDENCIAS DEL MES. Pág. 29 04.07. ESTADO DE LA PLANIFICACIÓN Pág. 29 04.08. ESTADO ECONÓMICO Pág. 35 04.09. CONTRATACIONES Pág. 39 04.10. OBJETIVOS DEL PROYECTO Pág. 39 04.11. DOCUMENTACIÓN GRÁFICA Y ANEXOS Pág. 40 APARTADO 05: ESTUDIO DE POSIBLES REPRESENTACIONES GRÁFICAS DE LAS VARIABLES ANALIZADAS. COMPARATIVO DE LAS GRÁFICAS DEFINITIVAS CON LOS INFORMES ESCRITOS ANALIZADOS. 05.01. DATOS DE PARTIDA PARA EL PRESENTE ESTUDIO Pág. 41 05.02. DESARROLLO Y AVANCE DEL PRESENTE ESTUDIO Pág. 41 05.03. SITUACIÓN DEL DISEÑO – ESTUDIO GRÁFICO Pág. 42 05.04. SITUACIÓN DE LAS OBRAS – ESTUDIO GRÁFICO Pág. 43 05.05. INCIDENCIAS DEL MES – ESTUDIO GRÁFICO Pág. 43 05.06. ESTADO DE LA PLANIFICACIÓN – ESTUDIO GRÁFICO Pág. 44 05.07. ESTADO ECONÓMICO – RESUMEN TOTAL DE LA INVERSIÓN – E. GRÁFICO Pág. 46 05.08. ESTADO ECONÓMICO –CONTROL DE COSTES – ESTUDIO GRÁFICO Pág. 47 05.09. ESTADO ECONÓMICO – RELACIÓN DE ÓRDENES DE CAMBIO – E. GRÁFICO Pág. 47 05.10. CONTRATACIONES – ESTUDIO GRÁFICO Pág. 49 05.11. OBJETIVOS DEL PROYECTO – ESTUDIO GRÁFICO Pág. 50 APARTADO 06: CREACIÓN DE LAS HOJAS DE EXCEL, CUADROS DE ENTRADAS DE DATOS Y GRÁFICOS DE SALIDA DE DATOS. 06.01. DATOS DE PARTIDA PARA EL PRESENTE ESTUDIO Pág. 52 06.02. DESARROLLO Y AVANCE DEL PRESENTE ESTUDIO Pág. 52 06.03. CREACIÓN DEL SISTEMA GLOBAL - BASE DE PARTIDA Pág. 52 06.04. ESQUEMA Y FUNCIONAMIENTO DE LOS CUADROS DE ENTRADA DE DATOS Pág. 54 06.05. GRÁFICOS DE SALIDA DE DATOS – EJEMPLO DE CUADRO DE MANDO Pág. 62 06.06. PRESENTACIÓN DEL BALANCED SCORECARD Pág. 80
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 3 APARTADO 07: MANUAL DE INTERPRETACIÓN Y PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS. 07.01. INTRODUCCIÓN Pág. 82 07.02. MÉTODO OPERATIVO Pág. 82 07.03. PLANIFICACIÓN Pág. 82 07.04. CONTRATACIÓN Pág. 83 07.05. PRESUPUESTOS Pág. 85 07.06. DISEÑO Pág. 86 07.07. CERTIFICACIÓN Y FACTURACIÓN Pág. 86 07.08. CONSTRUCCIÓN Pág. 87 APARTADO 08: CONCLUSIONES PFG Pág. 88 APARTADO 09: BIBLIOGRAFÍA PFG Pág. 89
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 Apartado 01 Introducción.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 9 02.03. DESARROLLO DE LAS FASES CUATRO FASES INDICADAS Tras llevar a cabo las primeras labores de análisis de los Informes, se detallan a continuación las fases o etapas mencionadas en el apartado anterior, estructurando su contenido en tres bloques: - Objetivos de cada fase, que establece el objeto final de la actuación de las empresas de Project Management en dicha etapa, y que responden generalmente a conceptos que giran alrededor de costes, plazo y calidad, independientemente del tipo de proyecto. - Actividades Genéricas, que corresponden a grupos de tareas a desarrollar para la obtención de los objetivos anteriormente reseñados, y que habitualmente son de común aplicación en los proyectos, aunque pudieran reducirse o ampliarse en función del tipo de proyecto. - Actividades Específicas u operativas, que son el desglose detallado de cada actividad genérica y que pueden presentar variaciones en cada proyecto. 02.03.01. FASE INICIAL Aunque se comience el servicio en una fase posterior del proceso de construcción, la fase inicial se desarrolla siempre en los servicios prestados por las empresas de Project Management, ya que es el momento donde se definen los objetivos y estrategias del proyecto que constituirán el punto de referencia constante en todas las fases de un proyecto. De acuerdo con la estructura mencionada en el punto anterior, se considera dentro de la fase inicial lo siguiente: 02.03.01.01. Objetivos - Definición de objetivos (identificación y revisión) Las empresas de Project Management deben establecer unos objetivos claros, coherentes, adecuados y en los que el equipo crea. Los objetivos deben recogerse en un documento escrito que ha de estar firmado por el cliente y por el gerente. Si los objetivos no están claros difícilmente se podrá transmitir el compromiso de cumplirlos a los que paulatinamente se vayan incorporando al proyecto. Estos “objetivos” deben como mínimo incluir: - Objetivo Presupuestario - Objetivo de Plazo - Objetivo de prestaciones o calidad - Definición de estrategias. Se establece así el marco adecuado para el correcto desarrollo del proyecto. Es de vital importancia resaltar esta actividad en los servicios de las empresas de Project Management, así como llevarla a cabo con extremo rigor. En este punto se toman decisiones que marcarán gran parte del éxito del proyecto y que en numerosas ocasiones no es suficientemente percibido por el Cliente, ya que no es algo material o tangible.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 10 Las estrategias a definir se refieren a: - Contratación de Proyectistas - Modalidad de construcción. - Obtención de Licencias - Control del Proyecto - ,etc. 02.03.01.02. Actividades Genéricas - Establecer Objetivo Presupuestario - Establecer Objetivo de Plazo - Estudio de Viabilidad - Evaluación de Riesgos - Establecimiento de la estrategia general de ejecución del proyecto, definiendo el alcance del proyecto, la forma de realizar las contrataciones, los sistemas a utilizar, las responsabilidades de los implicados, los permisos necesarios y la legislación relevante. 02.03.01.03.- Actividades Específicas de Cada Proyecto - Identificar las necesidades del Cliente. - Colaborar con el Cliente en la asistencia y control del equipo de diseño en el supuesto en que para fijar unos objetivos sea preciso un anteproyecto. - Estudio de la documentación disponible del proyecto: anteproyecto, planos, normativa urbanística, etc. - Presupuesto Inicial. - Planificación Inicial - Revisión de Objetivos para verificar la viabilidad de los objetivos inicialmente establecidos, una vez que se ha analizado la documentación y se ha realizado una primera estimación de coste y plazo. - Emisión de informes mensuales sobre la evolución de la obra. 02.03.02. FASE DE PRECONSTRUCCIÓN El papel de las empresas de Project Management en la fase de preconstrucción se desarrolla a través de una serie de actividades encaminadas a cumplir unos objetivos. Así podríamos estructurar el proceso de preconstrucción en los siguientes apartados. 02.03.02.01. Objetivos Los objetivos de la fase de PRE- construcción son: - Asegurar la realización de diseños eficientes acordes con los objetivos del proyecto.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 11 - Contrataciones de técnicos y contratistas. - Organización general del proyecto 02.03.02.02. Actividades Genéricas Las actividades genéricas en fase de PRE-construcción son: - Confirmar la transmisión de objetivos del cliente al equipo de diseño que deberá evaluarlo y aceptarlo. - Asistir en el desarrollo del proyecto supervisando: o Adecuación en coste o Adecuación en plazo o Constructibilidad (supervisión del proyecto de arquitectura: si esta bien definido, es coherente, etc.) o Controlabilidad del proyecto durante la ejecución o Optimización: ofrecer al cliente lo que solicita satisfaciendo así sus necesidades. o Viabilidad, en cuanto a normativa, verificación de licencias etc. - Integrar al equipo de diseño con el equipo de proyecto Cliente. - Verificar la correcta selección y contratación del equipo de diseño (tipo arquitecto, estructura del equipo de diseño, criterios de selección, tipo de contrato, etc.) - Gestionar y dirigir la selección de contratistas. - Asistir en la firma de contratos. - Definir el entorno óptimo desde el punto de vista organizativo estableciendo fundamentalmente: o Planificación del proyecto o Plan de costes o Procedimientos o Organización de la obra 02.03.02.03. Actividades Específicas Las actividades específicas de la fase de PRE- construcción son: - Coordinación, seguimiento y activación del desarrollo de los proyectos básico y ejecutivo. - Control del desarrollo del proyecto en plazos, costes y calidades aprobadas.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 12 - Apoyo y colaboración en los trámites administrativos necesarios para la obtención de la licencia de obra. - Asesoría constructiva y análisis de soluciones aportadas por el equipo de diseño. - Análisis y estudio del proyecto definitivo. - Determinación de la estructura de costes. - Presupuesto objetivo. - Planificación y programación detallada de la obra. - Estudio y determinación de la sistemática de control de costes, plazos y administración de la obra. - Definición de los flujos de documentación e información necesaria entre los distintos agentes y según niveles. - Propuesta de información periódica y sintética a la propiedad. - Estudio y determinación de materiales con plazos de entrega críticos. - Organización y planificación de la logística y servicios de obra. - Selección técnicoeconómica de las empresas licitantes. - Preparación de la documentación para la petición de ofertas. - Conducción del proceso de licitación, asistencia técnica y aclaraciones a las empresas licitantes. - Asistencia en la apertura de plicas y redacción de actas correspondientes. - Análisis, aclaraciones y comparación de ofertas. - Propuestas de adjudicación y apoyo en las negociaciones finales. - Redacción de contratos finales y formalización de los mismos. - Determinación de la sistemática de presentación, aprobación y pago de certificaciones. - Análisis de riesgos. - Ingeniería de valor. - Gestión de reuniones (por ejemplo, reunión con equipo de diseño a fin de integrarlos en el proyecto). - Reglas de control y gestión de la documentación generada en el desarrollo del proyecto: cartas, actas, fax, planos, etc. - Emisión de informes mensuales y registro fotográfico sobre la evolución de la obra.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 13 02.03.03. FASE DE CONSTRUCCIÓN 02.03.03.01. Objetivos - Control del Proceso Constructivo. - Minimizar Imprevistos. - Cumplir objetivos de coste y plazo. 02.03.03.02. Actividades Genéricas - Administrar el contrato de construcción. - Coordinar la actuación de los diversos agentes intervinientes. - Coordinar y dirigir a los diversos contratistas. - Resolución de Conflictos. - Monitorizar el control de calidad como agente del cliente. - Monitorizar el Plan de Seguridad y salud. - Control de Costes. - Control de la Planificación. - Control Documental. - Propuestas de Alternativas ante imprevistos. Capacidad de respuesta ante determinadas incidencias. 02.03.03.03. Actividades Específicas - Establecimiento y Aprobación del programa definitivo de construcción. - Seguimiento y control de la planificación. Análisis de desviaciones e implantación de medidas correctoras. - Seguimiento y control de plazos de fabricación de materiales y equipos. - Seguimiento y control de costes. - Mantenimiento de cash-flow actualizado. - Control de facturación de obra: pagos y certificaciones. - Gestión de reformados y órdenes de cambio. - Gestión de las peticiones de información del contratista. - Dirección y Organización de la obra. Implantación Logística y Servicios de Obra. - Gestión de reuniones periódicas de obra. Coordinación de contratistas y equipo de la dirección facultativa.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 14 - Asistencia a la Dirección Facultativa en la dirección técnica de las obras. - Asegurar que los contratistas poseen la información suficiente para el adecuado progreso de los trabajos. - Monitorizar la entrega y flujo de materiales a la obra, exigiendo a los contratistas el mantener la obra equipada y provista de los medios necesarios para su óptimo progreso. - Comprobar la Producción de los contratistas, buscando en todo momento la optimización de los recursos disponibles. - Monitorizar que la ejecución de los trabajos esté de acuerdo con los planos, pliegos técnicos y calidad especificada. - Control de la documentación y Comunicación entre Cliente, proyectistas y contratistas. - Atender a las necesidades de información y visita del Cliente a las obras, así como de terceros y organismos oficiales. - Actuar como agente del Cliente, velando por la buena marcha general de los trabajos y por la consecución de los objetivos finales del proyecto. - Agilizar las respuestas técnicas a pie de obra para evitar entorpecer la buena marcha de los trabajos, asesorando pues en la toma de decisiones durante la construcción. - Distribuir la información relevante y necesaria a cada equipo, manteniendo el flujo de trabajo al día con el diseño y la contratación. - Emisión de informes mensuales y registro fotográfico sobre la evolución de la obra. - Gestión de Compras, Importación y Tráfico de Máquinas y Equipos, en caso de ser necesario. - Coordinación, Supervisión y Comprobación del Control de Calidad de la obra. - Coordinación, Supervisión y Comprobación de la Seguridad y Salud de la Obra. 02.03.04. FASE DE POSTCONSTRUCCIÓN 02.03.04.01. Objetivos Es objetivo fundamental de una empresa de Project Management en esta fase: - Cierre del Proyecto, quedando finalizadas todas las actividades y procesos que definían el proyecto de construcción, para dar inicio al proceso de Operación del edificio. - Verificación del resultado Final, comparando el resultado obtenido en cuanto a coste, plazo y calidad respecto de los objetivos inicialmente establecidos y teniendo en cuenta las incidencias de fuerza mayor acaecidas en el transcurso del proyecto. - Puesta en Marcha del Edificio en aquellas disciplinas que sean de responsabilidad del Gerente de Proyecto de acuerdo con el servicio contratado. - Entrega del Proyecto
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 15 02.03.04.02. Actividades Genéricas - Liquidación de contratos de obra. - Control de Recepción (provisional). - Liquidación de costes, programa de obra y calidad. - Recopilación y ordenamiento de la documentación del proyecto. - Coordinación con el Cliente en la ocupación y posterior gestión del mantenimiento del edificio. 02.04. RESUMEN DE ACTIVIDADES DURANTE LAS CUATRO FASES EXPUESTAS Según lo expuesto en los apartados anteriores, a continuación se resume y muestra gráficamente dichas cuatro fases del proceso, con las correspondientes actividades (o areas de actividad) a llevar a cabo en cada una de las fases. Así mismo, el gráfico muestra la carga de trabajo en función de los recursos que deben destinarse al Proyecto en cada una de las fases (gráfica de color rojo), así como el poder de influencia en el proceso a medida que avanza el mismo (gráfica en color azul).
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 Apartado 03 Análisis y Estudio de los Apartados que Conforman los Informes Desarrollados por Empresas de Servicios de Project Management.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 16 03.01. DATOS DE PARTIDA PARA EL PRESENTE ANALISIS Y ESTUDIO He llevado a cabo un primer análisis de varios Informes, tanto Iniciales como de Definición y/o Revisión de Objetivos y Mensuales, de diversas empresas de Project Management, así como el estudio del contenido que deben disponer los mismos según algunas Organizaciones Internacionales de Project Management (Association of Project Management in England, Project Management Institute, Construction Management Association of America y Australian Project Management Institute). De dicho análisis se detecta que realmente sí es posible establecer una estructura base del informe mensual que se debe entregar al Cliente durante el desarrollo del servicio suministrado por dichas empresas, tal y como se muestra en los posteriores apartados. 03.02. DESARROLLO Y AVANCE DEL PRESENTE ANALISIS Y ESTUDIO En este apartado se pretende exponer la estructura estándar detectada, dado que gran parte de los Informes al Cliente presentan un estilo y forma semejante. Este apartado se estructura indicando inicialmente el índice general, tanto del Informe Inicial, como del Informe de Objetivos y del Informe Mensual, para posteriormente desarrollar su contenido. No se muestra el índice ni el desarrollo del Informe Final de Proyecto, dado que se observa que el mismo sigue al 100% las pautas y prescripciones del Informe Mensual. 03.03. INDICE GENERAL EN BASE A EMPRESAS NACIONALES DE PM. 03.03.01. INFORME INICIAL Como primer documento base de estudio, se presenta el Informe Inicial de Proyecto. En base al análisis llevado a cabo de diversos Informes Iniciales, se detecta una coincidencia en los apartados que conforman el mismo, en torno al 85%. De dichas coincidencias, se extrae el siguiente índice: 1. ANTECEDENTES. Datos del Proyecto. Alcance de la Inversión. Objeto del Informe. 2. RESUMEN EJECUTIVO 3. OBJETIVOS INICIALES DEL CLIENTE Diseño. Coste. Planificación. Otros. 4. REQUERIMIENTOS LEGALES Situación Actual. Tramitación de Acometidas, Suministros y Otros Permisos.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 17 5. SITUACIÓN DEL DISEÑO Análisis Técnico General. Grado de Definición del Proyecto. Adecuación del Proyecto a los Objetivos de la Propiedad. Análisis de Riesgos. Conclusiones y Acciones a Tomar. 6. PLANIFICACIÓN Hipótesis de Partida. Programa Inicial. Riesgos. 7. ESTADO ECONÓMICO Hipótesis de Partida. Otros Costes de Proyecto. Construcción Equipamiento y Ocupación. Riesgos. 8. CONCLUSIONES 9. RECOMENDACIONES 10. ANEXOS 10.1. Documentación Analizada. 10.2. Objetivos del Cliente. 10.3. Otros. 03.03.02. INFORME DE OBJETIVOS Como segundo documento base de estudio, se presenta el Informe de Objetivos de Proyecto. En este caso, me he encontrado con el hecho que no todas las Empresas de Servicios de Project Management objeto de análisis, disponen de este Informe. No obstante, dado que dos de las empresas analizadas sí disponen del mismo, detectándose una coincidencia en los apartados prácticamente del 100%, he procedido ha redactar el siguiente índice: 1. ANTECEDENTES. 1.1. Objeto del Informe. 2. RESUMEN EJECUTIVO. 3. OBJETIVOS PREVIOS DEL CLIENTE. 3.1. Diseño. 3.2. Coste. 3.3. Planificación. 4. CAUSAS DE MODIFICACIÓN 4.1. Diseño. 4.2. Coste. 4.3. Planificación.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 24 Diseño: documentación o decisiones pendientes relativas al proyecto y fecha límite de entrega. Otros: reseñar brevemente aquellos otros asuntos que sean de urgente o necesaria definición para la buena marcha del proyecto 03.05.02. SITUACIÓN DEL DISEÑO Corresponde a una descripción detallada del avance y situación del diseño del proyecto en el mes vencido. 03.05.03. SITUACIÓN DE LAS OBRAS. AVANCE Corresponde a una descripción detallada del avance y situación de las obras en el mes vencido. 03.05.04. INCIDENCIAS DEL MES Se reflejan en este apartado todas las incidencias acaecidas en el mes vencido que impacten o se prevea el impacto de forma relevante en el coste, plazo u objetivos del proyecto. 03.05.05. ESTADO DE LA PLANIFICACIÓN 1. PROGRAMAS RESUMIDOS (COMPARATIVO BASE / REAL. PROYECCIÓN) - Hitos de Control. - Programa General completo. - Diseño. - Contratación. - Construcción 2. PROGRAMAS DETALLADOS (COMPARATIVO MES ANTERIOR / REAL. PROYECCIÓN) - Diseño (+/- 1 mes) - Contratación (+/- 1 mes) - Construcción (+/- 1 mes) 3. EXPLICACIÓN SOBRE EL ESTADO GENERAL DE LA PLANIFICACIÓN Y DEL MOVIMIENTO DE HITOS EN EL MES Y A ORIGEN. - Estado general. - Movimiento de Hitos - Cambios de Programa.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 25 4. CURVA DE PROGRESO En los informes estudiados, la documentación arriba indicada varía según la etapa en que se encuentra el proyecto. 03.05.06. ESTADO ECONÓMICO 1. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN. 2. RESUMEN TOTAL DE LA INVERSIÓN (PRESUPUESTO OBJETIVO O DE PROYECTO APROBADO POR EL CLIENTE). 3. CONTROL DE COSTES. 4. RELACIÓN DE ORDENES DE CAMBIO. - Mes. - Aprobadas a Origen. - Pendientes de aprobación. 5. FACTURACIÓN DEL PROYECTO - Mes vencido (relación de Contratistas/Proveedores). - Origen (relación de Contratistas/Proveedores) 6. PREVISIÓN DE PAGOS 7. CURVA DE COSTES. 03.05.07. CONTRATACIONES 1. MES VENCIDO. 2. ORIGEN. 03.05.08. RESUMEN CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Se indica en este punto el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos con el Cliente y los cambios generados en el mes de los mismos por diversas causas. Se estructura, por tanto, este punto en dos apartados: 1. MES ANTERIOR 2. GENERALES
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 26 03.05.09. OBJETIVOS MES PRÓXIMO Se indican los objetivos a cumplir fijados previamente y los que han surgido como consecuencia de los cambios hasta la fecha. Sirve como punto de referencia para indicar los objetivos, todos aquellos que corresponden con el camino crítico del proyecto. 03.05.10. DOCUMENTACIÓN GRÁFICA Se confecciona una documentación gráfica breve incluyendo fotos, así como planos, croquis, etc; del proyecto. 03.05.11. ANEXOS Se adjuntan todos los documentos, actas, memos, cartas, etc; que se consideren necesarios como soporte y/o apoyo del informe que se presenta.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 Apartado 04 Análisis y Estudio de las Variables más Representativas de los Apartados que Conforman los Informes Desarrollados por Empresas de Servicios de Project Management.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 27 04.01. DATOS DE PARTIDA PARA EL PRESENTE ANALISIS Y ESTUDIO Tras analizar en el apartado anterior el contenido de los Informes Iniciales, de Definición y/o Revisión de Objetivos e Informes Mensuales de diversas empresas de Project Management y Organizaciones Internacionales de Project Management, finalmente se expuso la estructura estándar detectada en todos ellos. Así pues, tras presentar el índice común de apartados que se extraía del comparativo de los Informes de distinto origen (en lo que a empresas se refiere) y enumerar el conjunto de subcapítulos que desarrollan dichos apartados, a continuación se pretende analizar y estudiar el conjunto de variables más representativas a las que se hace referencia en dichos subcapítulos. Se pretende valorar en orden de relevancia dichas variables, en función del efecto que tienen sobre el cumplimiento de objetivos del Proyecto tanto de Calidad, como de Coste y Plazo. El resultado de este estudio pretende ser un conjunto de variables, la lectura de las cuales debe reducir al mínimo la subjetividad en el análisis del Proyecto de forma que el Cliente tenga siempre datos fiables y concretos sobre el estado del mismo. 04.02. DESARROLLO Y AVANCE DEL PRESENTE ANALISIS Y ESTUDIO Una vez analizados los Informes indicados en el apartado anterior, dado que se detectó que el Informe Mensual parte bien de un Informe Inicial, bien de un Informe de Definición y/o Revisión de Objetivos, contemplando prácticamente el 100% de los apartados que abarcan estos dos últimos, se procedió a desarrollar el contenido del Informe Mensual. A partir del desarrollo del contenido del Informe Mensual, a continuación se procede a analizar el conjunto de variables más representativa en cada uno de los apartados que conforman el mismo. 04.03. VARIABLES MÁS REPRESENTATIVAS DEL RESUMEN EJECUTIVO Según lo detectado en el análisis de diversos Informes Mensuales, es en este punto inicial de los mismos en que se informa de forma escueta de la situación general de los aspectos más relevantes del proyecto. En consecuencia, podemos partir de la base que son estos aspectos los que, de una forma u otra, deberá abarcar el Balanced scorecard resultante del presente PFG: 1. SITUACIÓN DE LAS LICENCIA Y PERMISOS. 2. SITUACIÓN DEL PROYECTO (AVANCE DE DISEÑO Y DE LAS OBRAS). 3. ACTIVIDADES SIGNIFICATIVAS ATRASADAS (TANTO DE DISEÑO COMO DE OBRAS). 4. ACTIVIDADES SIGNIFICATIVAS ADELANTADAS (TANTO DE DISEÑO COMO DE OBRAS). 5. VARIACIONES SIGNIFICATIVAS EN LOS HITOS DE CONTROL. 6. CONTROL PRESUPUESTARIO. 7. CONTROL DE COSTES. 8. CONTRATOS ADJUDICADOS POR EL CLIENTE EN EL MES. 9. PORCENTAJE DE AVANCE DE LA CONTRATACIÓN A ORIGEN. 10. DECISIONES PENDIENTES SIGNIFICATIVAS.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 28 Así mismo, si analizamos un Risk Chart (Tabla de Riesgos) ejemplo del PMI (Project Management Institute), observamos que existen claras coincidencias entre los diez apartados anteriores y los expuestos como objeto de Análisis de Riesgos por dicha organización, confirmando así esto las líneas a seguir en la información a mostrar en el Balanced scorecard: 1. MANAGEMENT’S DOCUMENT 2. UNDERTAKEN COMMITMENTS 3. REGISTRY 4. PERMITS AND LICENSES 5. PROMOTER INSURANCES 6. CONTRACTS 7. DESIGN 8. EXECUTION 9. QUALITY CONTROL 10. HEALTH AND SAFETY 11. ENVIRONMENT 12. SOCIO-POLÍTICAL AND MARKET'S RISKS 04.04. SITUACION DEL DISEÑO. Entrando al análisis en detalle de las variables expuestas en este apartado en los Informes Mensuales analizados, se observa que se explica y detalla de forma escrita la situación del Proyecto a nivel de Diseño en el mes de emisión del Informe, indicando el estado del mismo en base a lo siguiente: 1. FRAGMENTACIÓN DEL DISEÑO EN SUB-PROYECTOS (FASES, EDIFICACIONES, ETC.) 2. ESTADO DEL DISEÑO EN EL MES ANTERIOR 3. AVANCE DEL DISEÑO EN EL MES 4. INCIDENCIAS O COMENTARIOS AL RESPECTO 5. PREVISIÓN AVANCE DEL DISEÑO MES PRÓXIMO Así pues, podríamos indicar que las variables a considerar en el presente apartado son dos: 1. Avance del Diseño. 2. Temporización del avance. 04.05. SITUACIÓN DE LAS OBRAS. AVANCE En este apartado, de estructura muy similar al apartado anterior, se explica y detalla de forma escrita la situación del Proyecto a nivel de Obras en el mes de emisión del Informe, indicando el estado del mismo en base a lo siguiente: 1. FRAGMENTACIÓN DE LAS OBRAS EN SUB-PROYECTOS (FASES, EDIFICACIONES, ETC.) 2. ESTADO DE LAS OBRAS EN EL MES ANTERIOR 3. AVANCE DE LAS OBRAS EN EL MES 4. INICIO DE NUEVAS ACTIVIDADES DE CONSTRUCCIÓN 5. INCORPORACIÓN DE NUEVOS CONTRATISTAS EN EL PROCESO 6. PREVISIÓN AVANCE DE LAS OBRAS MES PRÓXIMO
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 29 En este caso, podríamos indicar que las variables a considerar son cuatro: 1. Avance de las Obras. 2. Empresas participantes. 3. Actividades de ejecución en marcha. 4. Temporización del avance. 04.06. INCIDENCIAS DEL MES. De la misma forma que en los dos apartados anteriores, en el apartado de incidencias se expone de forma explicativa y escrita el volumen de incidencias ocurridas en el mes, enumerando las mismas e indicando el posible impacto en el coste, plazo u objetivos del proyecto. Así pues, podríamos indicar como variables de estudio las tres siguientes: 1. Incidencias con repercusión en Coste 2. Incidencias con repercusión Plazo 3. Incidencias con repercusión en los Objetivos 04.07. ESTADO DE LA PLANIFICACIÓN A diferencia que en los apartados anteriores, en el presente toma gran protagonismo el aspecto gráfico, mostrándose pues los Programas de Proyecto (Diagramas de Gantt) que muestran el avance y estado de las variables, bien durante la totalidad del proceso (Programas Resumidos), bien únicamente durante el mes anterior, presente y venidero (Programas Detallados). A fin de analizar y extraer las posibles variables a considerar en el Balanced scorecard, a continuación se muestran algunos ejemplos de los programas que se presentan en los Informes Mensuales:
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 30 04.07.01. PROGRAMAS RESUMIDOS (COMPARATIVO BASE / REAL. PROYECCIÓN) - Hitos de Control: - Programa General completo:
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 31 - Diseño: - Contratación: - Construcción:
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 32 04.07.02. PROGRAMAS DETALLADOS (COMPARATIVO MES ANTERIOR / REAL. PROYECCIÓN) - Diseño (+/- 1 mes):
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 39 De la misma forma que en al apartado anterior, no se consideran nuevas variables a analizar aparte de las ya indicadas en los apartados anteriores, dado que la información a considerar es asemejable a la obtenida de la hoja de costes presentada anteriormente. 04.09. CONTRATACIONES En el apartado del Informe referente a contrataciones, se presente de forma escrita el estado de las mismas, tanto mensual (contratos o presupuestos firmados en el mes) como a origen, indicando el estado de los mismos en base a lo siguiente: 1. FRAGMENTACIÓN DE LAS OBRAS EN SUB-PROYECTOS (FASES, EDIFICACIONES, ETC.) 2. PAQUETES (LOTES) DE CONTRATACIÓN EN QUE SE DIVIDEN LOS SUB-PROYECTOS ANTERIORES 3. EMPRESAS ADJUDICATARIAS DE DICHOS LOTES DE CONTRATACIÓN 4. ALCANCE ECONÓMICO DE LOS CORRESPONDIENTES CONTRATOS Así pues, podríamos indicar que las variables a considerar en el presente apartado son cuatro: 1. Contratos llevados a cabo en el mes (y alcance económico de las mismos). 2. Contratos a origen (y alcance económico de las mismos). 3. Importe pendiente de contratación. 4. Temporización del avance. 04.10. OBJETIVOS DEL PROYECTO En este apartado del Informe se enumeran y presentan los objetivos del Proyecto acordados con el Cliente, tanto a alcanzar en el mes como generales. Así mismo, se indica el
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 40 cumplimiento de éstos y las causas de los posibles cambios generados en los mismos. La información expuesta en este punto podría estructurarse de la siguiente forma: 1. LISTADO DE OBJETIVOS A ALCANZAR EN EL MES (PRESENTADOS EL MES ANTERIOR) 2. ESTADO DEL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS 3. OBJETIVOS PENDIENTES DE CUMPLIMIENTO 4. LISTADO DE OBJETIVOS PARA EL MES PRÓXIMO En base a lo indicado en el párrafo anterior, podríamos indicar como variables a considerar las tres siguientes 1. Listado global de objetivos. 2. Listado de objetivos cumplidos y objetivos pendientes. 3. Temporización del avance. 04.11. DOCUMENTACIÓN GRÁFICA Y ANEXOS Dado que el contenido de estos dos apartados no se considera relevante, puesto que tiene como objetivo único el de añadir información fotográfica y documentación gráfica diversa al Informe del que forman parte, no se presenta variable alguna a analizar en el Balanced scorecard.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 Apartado 05 Estudio de Posibles Representaciones Gráficas de las Variables Analizadas. Comparativo de las Gráficas Definitivas con los Informes Escritos Analizados.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Junio 2010 Rubén Navarro Sánchez 41 05.01. DATOS DE PARTIDA PARA EL PRESENTE ESTUDIO Una vez analizado y estudiado en el apartado anterior el conjunto de variables más representativas de los capítulos y sub-capítulos en que se dividen los Informes Iniciales, de Definición y/o Revisión de Objetivos e Informes Mensuales de empresas de Project Management, en la presente sección se pretende llevar a cabo un estudio y propuesta de las posibles representaciones gráficas de dichas variables, así como el correspondiente comparativo con los Informes escritos analizados. A raíz de dichas posibles representaciones, se pretende dar inicio al montaje de las gráficas pertinentes que conformarán el “Balanced Scorecard ”, objeto del presente PFG. 05.02. DESARROLLO Y AVANCE DEL PRESENTE ESTUDIO Del análisis y estudio llevado a cabo en apartado previo al que nos ocupa, se desprenden una serie de variables, las cuales se consideran de suficiente importancia o relevancia en el Proceso como para formar parte del Balanced Scorecard . A continuación se procede a exponen el compendio de variables indicadas: SITUACIÓN DEL DISEÑO 1. AVANCE DEL DISEÑO 2. TEMPORIZACIÓN DEL AVANCE SITUACIÓN DE LAS OBRAS. AVANCE 1. AVANCE DE LAS OBRAS 2. EMPRESAS PARTICIPANTES 3. ACTIVIDADES DE EJECUCIÓN EN MARCHA 4. TEMPORIZACIÓN DEL AVANCE INCIDENCIAS DEL MES 1. INCIDENCIAS CON REPERCUSIÓN EN COSTE 2. INCIDENCIAS CON REPERCUSIÓN PLAZO 3. INCIDENCIAS CON REPERCUSIÓN EN LOS OBJETIVOS ESTADO DE LA PLANIFICACIÓN 1. HITOS REPRESENTATIVOS DEL PROYECTO 2. MOVIMIENTOS EN EL TIEMPO DE DICHOS HITOS 3. AVANCE GLOBAL DEL PROYECTO. 4. AVANCE DEL DISEÑO 5. AVANCE DE LAS CONTRATACIONES 6. AVANCE DE LA CONSTRUCCIÓN 7. TEMPORIZACIÓN DEL AVANCE ESTADO ECONÓMICO – RESUMEN TOTAL DE LA INVERSIÓN 1. PRESUPUESTOS OBJETIVO O DE PROYECTO APROBADOS POR EL CLIENTE 2. REVISIONES Y/O MODIFICACIONES DEL ALCANCE DE ÉSTOS 3. AVANCE Y EVOLUCIÓN EN EL TIEMPO DE LOS MISMOS ESTADO ECONÓMICO –CONTROL DE COSTES 1. PRESUPUESTO OBJETIVO O DE PROYECTO DE REFERENCIA 2. PREVISIÓN DE CERTIFICACIÓN A ORIGEN 3. PREVISIÓN DE CERTIFICACIÓN MENSUAL 4. TEMPORIZACIÓN DEL PROCESO.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Junio 2010 Rubén Navarro Sánchez 42 ESTADO ECONÓMICO – RELACIÓN DE ÓRDENES DE CAMBIO 1. NÚMERO DE ÓRDENES DE CAMBIO APROBADAS EN EL MES (Y ALCANCE ECONÓMICO DE LAS MISMAS) 2. NÚMERO DE ÓRDENES DE CAMBIOS APROBADAS A ORIGEN (Y ALCANCE ECONÓMICO DE LAS MISMAS) 3. ORIGEN Y CAUSA DE LAS CORRESPONDIENTES ÓRDENES DE CAMBIO 4. TEMPORIZACIÓN DEL PROCESO. CONTRATACIONES 1. CONTRATOS LLEVADOS A CABO EN EL MES (Y ALCANCE ECONÓMICO DE LAS MISMOS) 2. CONTRATOS A ORIGEN (Y ALCANCE ECONÓMICO DE LOS MISMOS) 3. IMPORTE PENDIENTE DE CONTRATACIÓN 4. TEMPORIZACIÓN DEL AVANCE OBJETIVOS DEL PROYECTO 1. LISTADO GLOBAL DE OBJETIVOS 2. LISTADO DE OBJETIVOS CUMPLIDOS Y OBJETIVOS PENDIENTES 3. TEMPORIZACIÓN DEL AVANCE. 05.03. SITUACIÓN DEL DISEÑO – ESTUDIO GRÁFICO Atendiendo a lo indicado en el apartado anterior, en el presente apartado consideramos las siguientes variables: 1. Avance del Diseño. 2. Temporización del Avance. En base a estos dos parámetros, tras el estudio de diversas posibilidades, a continuación se muestra una gráfica en la que se indica el avance del diseño real (azul oscuro) sobre el previsto (lila), cuantificándose el mismo en el eje Y a la izquierda, y referenciándose en base al eje X, en el que aparecen los meses de avance previstos. Así mismo, se incluye en el eje Y a la derecha el numero de peticiones de Información PDI´s (Peticiones de Información) contestadas y pendiente de contestar por parte del Equipo de Diseño y/o consultores asociados, mostrando así pues la influencia de dichas peticiones en el avance del diseño del Proyecto. MESES TRANSCURRIDOS % DE AVANCE Nº DE PDI’s En el gráfico podemos observar y cuantificar claramente las dos variables indicadas en este apartado.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Junio 2010 Rubén Navarro Sánchez 43 05.04. SITUACIÓN DE LAS OBRAS – ESTUDIO GRÁFICO En este apartado, las variables a considerar son: 1. Avance de las obras. 2. Empresas participantes. 3. Actividades de ejecución en marcha. 4. Temporización del avance. Atendiendo a estos cuatro parámetros, se ha procedido a la creación de la gráfica que se muestra en este apartado, en la que se indica el avance de construcción real (azul oscuro) sobre el previsto (rojo), cuantificándose el mismo porcentualmente en base al eje Y de la izquierda, y referenciándose en base al eje X, en el que aparecen los meses de avance previstos. Así mismo, en base al eje Y de la derecha, se cuantifica el numero medio diario de recursos en la obra cada mes, tanto previsto (amarillo) como real (verde). % DE AVANCE Nº RECURSOS MESES TRANSCURRIDOS En este caso, el gráfico no muestra ni cuantifica la totalidad de las variables indicadas, quedando pendiente de valorar las “Empresas Participantes” y las “Actividades en Marcha”. Esto se debe a que, una vez creados los borradores de todos los gráficos, estas variables quedan mostradas de forma más clara en los apartados de Estado de la Planificación (en el caso de Actividades en Marcha) y Contratación (en el caso de Empresas Participantes). 05.05. INCIDENCIAS DEL MES – ESTUDIO GRÁFICO En lo que a Incidencias del mes se refiere, nos encontramos con las siguientes variables: 1. Incidencias con repercusión en coste. 2. Incidencias con repercusión en Plazo 3. Incidencias con repercusión en los objetivos. En base a estos tres parámetros, se ha procedido a la creación del gráfico que se muestra a continuación, en el que se distribuyen de forma porcentual el total de incidencias ocurridas durante el mes, indicándose tanto las que afectan al coste (naranja), como las que afectan a plazo (amarillo) y a los objetivos previstos en el mes (granate).
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Junio 2010 Rubén Navarro Sánchez 44 33% 43% 24% Incidencias con repercusión en coste. Incidencias con repercusión en Plazo Incidencias con repercusión en los ob j etivos. En el gráfico podemos observar y cuantificar claramente las tres variables indicadas en este apartado (todo y que el dato mostrado se refiere a un porcentaje del total, también podría cuantificarse en número entero). 05.06. ESTADO DE LA PLANIFICACIÓN – ESTUDIO GRÁFICO En el presente apartado, las variables a considerar son las indicadas a continuación: 1. Hitos representativos del proyecto. 2. Movimiento en el tiempo de dichos hitos. 3. Avance global del Proyecto. 4. Avance del diseño. 5. Avance de las contrataciones. 6. Avance de la construcción. 7. Temporización del avance. Ante tal cantidad de variables a valorar, hemos de tener en cuenta que diversas de ellas ya se analizan en otras gráficas, como son el “Avance del diseño” (se muestra en el apartado Situación del Diseño), el “Avance de las contrataciones” (se muestra en el apartado de Contrataciones) y el “Avance de la construcción” (se muestra en el apartado de Situación de las Obras). Así pues, de las siete variables iniciales, restan pendientes valorar cuatro de ellas: 1. Hitos representativos del proyecto. 2. Movimiento en el tiempo de dichos hitos. 3. Avance global del Proyecto. 4. Temporización del avance. En base a estas cuatro variables, se ha optado por generar dos gráficas para mostrar de forma clara los datos de interés, siendo estas el “Análisis de Movimiento de Hitos” y la “Curva de Avance Global del Proyecto”. En el caso de la grafica que se muestra a continuación, Análisis de Movimiento de Hitos, se representa en el eje X los meses del Informe Mensual y en el eje Y las fechas de terminación de cada Hito importante diferenciado por colores y tipo de línea. Se añade también 2 hitos adicionales cuyo función es en el primero, de indicar la fecha probable de terminación por absorción de retrasos, y en el segundo indicar la fecha probable de terminación por bajo rendimiento en el transcurso de la obra hasta la fecha.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Junio 2010 Rubén Navarro Sánchez 45 MESES TRANSCURRIDOS FECHAS DE TERMINACIÓN En el gráfico podemos observar y cuantificar claramente las dos variables indicadas en este apartado, pudiéndose detallar y Mostar en cuantos apartados lo deseemos. En el caso de la siguiente gráfica, Curva de Avance de Proyecto Global, se indica el avance de todas las fases del proyecto resumido en una curva prevista (lila) y otra real (verde), cuantificándose el mismo porcentualmente en base al eje Y de la izquierda, y referenciándose en base al eje X, en el que aparecen los meses de avance previstos. Así mismo, se incluye una curva que indica el % de actividades ejecutadas en el mes sobre los previstos. Debería ser siempre alrededor de 100%. % DE AVANCE MESES TRANSCURRIDOS En el gráfico podemos observar y cuantificar claramente las dos variables indicadas en este apartado.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Junio 2010 Rubén Navarro Sánchez 46 05.07. ESTADO ECONÓMICO – RESUMEN TOTAL DE LA INVERSIÓN – ESTUDIO GRÁFICO Dentro del alcance del apartado de Estado Económico, nos encontramos con tres subapartados: Resumen Total de la Inversión, Control de Costes y Relación de Órdenes de Cambio. De estos sub-apartados se han desarrollado diversas gráficas, las cuales se exponen a continuación, empezando por desarrollar el “Resumen Total de la Inversión”. Atendiendo a lo expuesto anteriormente, consideraremos las siguientes variables: 1. Presupuestos objetivo o de proyecto aprobados por el Clientes. 2. Revisiones y/o modificaciones del alcance de éstos. 3. Avance y evolución en el tiempo de los mismos. En base a estos tres parámetros, tras el estudio de diversas posibilidades, a continuación se muestra una gráfica en la que se indica para cada mes el valor de los diversos presupuestos. En el primer mes del proyecto indica el presupuesto inicial (verde) y a partir de éste se indica el presupuesto objetivo y las variaciones del mismo (amarillo). Una vez que se recibe el primer proyecto de ejecución, se indica con otro color el mismo (lila). Todos estos valores hacen referencia al eje Y de la izquierda. En el eje Y de la derecha se indica en términos porcentuales en un color (rojo) el % de desviación del último presupuesto contra el presupuesto inicial. En otro color (azul) se indica en % la cantidad de presupuesto objetivo que ha sido consolidado como presupuesto de proyecto con la entrega del correspondiente proyecto de ejecución. MESES TRANSCURRIDOS PRESUPUESTO (€) PRES. OBJ. CONSOLIDADO % DESVIÓ PRESUPUESTO De la misma forma que en el gráfico del apartado anterior, en el presente podemos observar y cuantificar claramente las tres variables objeto de análisis.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 52 06.01. DATOS DE PARTIDA PARA EL PRESENTE ESTUDIO Tras presentar en los capítulos anteriores un total de doce gráficas, pretendiendo éstas informar de la totalidad del contenido que abarcan los Informes Mensuales analizados, en el presente estudio se plantean y desarrollan una serie de hojas de Excel (así como los métodos operativos utilizados para la creación de éstas) en las cuales encontramos diversos cuadros de entrada de datos y los gráficos de salida pertinentes, los cuales son la base del Balanced Scorecard objeto del PFG que nos ocupa. Dichos cuadros y gráficos son el resultado de un largo proceso de formulación y creación de macros informáticas desarrolladas a partir de los diversos métodos operativos planteados en el apartado anterior. 06.02. DESARROLLO Y AVANCE DEL PRESENTE ESTUDIO Una vez llevados a cabo gran cantidad de posibles planteamientos y razonamientos a fin de alcanzar un sistema óptimo para crear los cuadros de entrada de datos necesarios (así como la posterior “alimentación” de los mismos), en el presente capítulo se exponen los considerados definitivos. Así mismo, debe indicarse que ante la complejidad de la formulación generada y utilizada en dichas hojas de Excel, así como ante dificultad de presentar y explicar de forma escrita la composición de las mismas (sin incurrir en ese caso en textos de compleja interpretación), en este documento se presenta únicamente la correlación e interdependencias de dichos documentos informáticos, aclarando el funcionamiento de los mismos mediante un ejemplo práctico resultado de aplicar el Balanced Scorecard a un Proyecto arquitectónico ya finalizado. 06.03. CREACIÓN DEL SISTEMA GLOBAL - BASE DE PARTIDA PARA LA CREACIÓN DE METODOS OPERATIVOS A fin que el Balanced Scorecard sea operativo en los máximos servicios de Management posibles (por no decir en todos ante la gran diversidad de los mismos), si retomamos lo expuesto en el Capítulo 2 de este PFG (Labores de Investigación), queda claro que debemos abarcar las Fases comunes y repetitivas en todos los Proyectos Inmobiliarios. Partiendo de lo indicado anteriormente en este PFG, dichas Fases serían: 01. Fase Inicial 02. Fase de Preconstrucción 03. Fase de Construcción 04. Fase de Postconstrucción. No obstante, si procuramos definir (de forma muy resumida) el alcance de los trabajos de cada una de estas fases, podríamos obtener lo siguiente: 01. Diseño 02. Contratación. 03. Construcción 04. Puesta en Marcha
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 53 Así mismo, si analizamos la totalidad de gráficas a desarrollar, así como los datos a reflejar en las mismas, detectamos variables y parámetros comunes, como los siguientes: 01. Duración prevista de las actividades (Hitos de Inicio y Fin). 02. Avance de las actividades (Temporización del mismo) 03. Actualización inicial, mensual y final de los hitos y avance de las actividades 04. Recursos que intervienes (Cuantificación de éstos) 05. Incidencia en Coste, Plazo y/o Calidad (Peso de las actividades respecto el global del Proyecto). 06. Posibilidad de desglose de las actividades principales en múltiples sub-actividades. De la misma forma que detectamos variables y parámetros comunes, nos encontramos con elementos y particularidades específicos de algunos gráficos (o bien de un grupo reducido de los mismos) como los indicados a continuación: ANÁLISIS DE MOVIMIENTO DE HITOS 01. Existencia de Hitos intermedios condicionantes para el avance proceso. 02. Probabilidades de cambio de fecha por bajo rendimiento. PROCESO DE DISEÑO 01. Existencia y estado de Peticiones de Información (PDI’s). PROCESO DE CONTRATACIÓN 01. Paquetización de Obra Prevista (Nº de empresas y Nº de contratos previstos). 02. Presupuesto Inicial y Objetivo de referencia. 03. Volumen de contratación en curso y prevista. 04. Volumen de facturación en curso y prevista. 05. Desviación respecto la previsión. 06. Cambios ocurridos en el Proyecto (Órdenes de Cambio) y estado de los mismos. 07. Volumen de certificación. PROCESO DE CONSTRUCCIÓN 01. Volumen de recursos previstos y reales. PROCESO DE PUESTA EN MARCHA 01. Volumen de actividades previstas para la puesta en marcha, y estado de las mismas. En base a las exposiciones anteriores, estamos en disposición de plantear un sistema global de recogida y entrada de datos, con la finalidad de valorar y cuantificar las variables y parámetros de las distintas gráficas a generar. En los apartados posteriores al presente se procede a desarrollar dicho sistema.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 54 06.04. ESQUEMA Y FUNCIONAMIENTO DE LOS CUADROS DE ENTRADA DE DATOS En base a lo indicado en el apartado anterior, en el presente se procede a desarrollar el sistema global de recogida y entrada de datos necesario para valorar y cuantificar las variables y parámetros de las distintas gráficas a generar. 06.04.01. CUADRO DE ENTRADA DE DATOS: DISEÑO – CONTRATACIÓN – CONSTRUCCIÓN Y PUESTA EN MARCHA A raíz de las variables y parámetros comunes entre todas las gráficas, se plantea un cuadro de entrada de datos común para DISEÑO, CONTRATACIÓN, CONSTRUCCIÓN Y PUESTA EN MARCHA, en el que se definen (como base del mismo) y se actualizan mensualmente las actividades comunes: 01. Duración prevista de las actividades (Hitos de Inicio y Fin). 02. Avance de las actividades (Temporización del mismo) 03. Actualización inicial, mensual y final de los hitos y avance de las actividades 04. Recursos que intervienes (Cuantificación de éstos) 05. Incidencia en Coste, Plazo y/o Calidad (Peso de las actividades respecto el global del Proyecto). 06. Posibilidad de desglose de las actividades principales en múltiples sub-actividades. Dicho cuadro responderá al siguiente esquema bases: Partiendo de los datos iniciales para todas y cada una de las Actividades y Sub-Actividades, el seguimiento del avance y cumplimiento de las previsiones se llevará a cabo mensualmente, desde el mes “0” has el mes previsto como fin o mes “n”. Así pues, aplicando este esquema a Diseño – Contratación – Construcción - Puesta en Marcha, a medida que fuésemos desglosando estas actividades en sub-actividades, nos encontraríamos con los siguientes cuadros: Inicio Final Dur Peso Parcial Peso Total Avance % ACTIVIDAD fecha fecha dias número/100 100 % Sub-Actividad fecha fecha dias número/100 100 % mes 0 mes 1 mes "n" ACTIVIDAD Sub-Actividad Traba j os a desarrollar
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 55 CUADRO DE ENTRADA DE DATOS – DISEÑO Así pues, pa CUADRO DE ENTRADA DE DATOS – CONTRATACIÓN CUADRO DE ENTRADA DE DATOS – CONSTRUCCIÓN Inicio Final Dur Peso Parcial Peso Total Avance % Diseño fecha fecha dias número/100 100 % Recopilación Información fecha fecha dias número/100 100 % Recopilación Información Estudios Previos fecha fecha dias número/100 100 % Pro y ecto Básico y Oficiales fecha fecha dias número/100 100 % 0 Pro y ectos E j ecución fecha fecha dias número/100 100 % Revisión y Mejora Proyecto de Ejecución Proyecto Ejecución Telecomunicaciones Inicio Final Dur Peso Parcial Peso Total Avance % Contratación fecha fecha dias número/100 100 % Contratación fecha fecha dias número/100 100 % Movimiento de Tierras Contratista Principal Inicio Final Dur Peso Parcial Peso Total Avance % Construcción fecha fecha dias número/100 100 % Trabajos Previos fecha fecha dias número/100 100 % Traba j os Previos Demoliciones Movimiento de Tierras / Cimentación fecha fecha dias número/100 100 % Movimiento de Tierras / Cimentaciones Movimiento de Tierras Cimentaciones Estructuras fecha fecha dias número/100 100 % Estructuras Estructura Cerramientos y Cubiertas fecha fecha dias número/100 100 % Cerramientos y Cubiertas Cerramientos y Cubiertas Instalaciones y Acabados fecha fecha dias número/100 100 % Instalaciones y Acabados Instalaciones Acabados Urbanización y Jardinería fecha fecha dias número/100 100 % Urbanización y Jardinería
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 56 CUADRO DE ENTRADA DE DATOS – PUESTA EN MARCHA 06.04.02. CUADRO RESUMEN DE ENTRADA DE DATOS Ante la existencia de cuatro cuadros de entrada de datos, se considera oportuno crear un quinto cuadro que se “alimente” de los datos de los cuatro anteriores, de forma que muestre mes a mes el avance y estado de los primeros, pero de forma global para el Proyecto. En este cuadro no introduciremos dato alguno, estando éste vinculado a los cuatro iniciales. 06.04.03. CUADRO AUXILIAR DE ENTRADA DE DATOS Como ya se ha indicado en el apartado anterior, a raíz de la gran cantidad de datos resultantes de alimentar los cuatro cuadros generales de entrada de datos (Diseño, Contratación, Construcción y Puesta en Marcha) se ha procedido a la creación de un Cuadro Resumen. No obstante, dado que (como se muestra a continuación) debemos generar diversos Cuadros Específicos de Entrada de Datos, en los cuales encontramos información provinente de los Cuadros Generales, es necesario generar un “Cuadro Auxiliar” donde aparezcan todos y cada uno de los datos generales, detalladamente para todos y cada uno de los meses que abarque el Proyecto. De este cuadro se alimentarán los Cuadros Específicos indicados. Inicio Final Dur Peso Parcial Peso Total Avance % PEM fecha fecha dias número/100 100 % Remates y Puesta en Marcha fecha fecha dias número/100 100 % Remates y Puesta en Marcha Remates y Puesta en Marcha Inicio Final Dur Peso Parcial Peso Total Avance % Proyecto Inmobiiario "X" fecha fecha dias número/100 100 % Diseño fecha fecha dias número/100 100 % Diseño Licencias fecha fecha dias número/100 100 % Licencias Contratación fecha fecha dias número/100 100 % Contratación Construcción fecha fecha dias número/100 100 % Construcción PEM fecha fecha dias número/100 100 % PEM
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 57 El Cuadro Auxiliar responderá al siguiente modelo (siendo las celdas matrices retroalimentadas): Este cuadro tendrá tantos filas como meses discurra el Proyecto. A raíz de los datos en él indicados, se genera un segundo cuadro que se muestra a continuación: 06.04.04. CUADRO ESPECÍFICO DE ENTRADA DE DATOS: ANÁLISIS DE MOVIMIENTO DE HITOS Una vez definido el método operativo para valorar y cuantificar los parámetros y variables “genéricos”, en el caso del Análisis de Movimiento de Hitos se plantea un cuadro particular a fin de cuantificar las constantes específicas: 03. Existencia de Hitos intermedios condicionantes para el avance proceso. 02. Probabilidades de cambio de fecha por bajo rendimiento. Informe Fecha Corte Inicio Servicios Licencia Obtenida Inicio de Construcción Fin Estructura Fin Instalaciones y Acabados Fin Construcció n Fin Proyecto Fin Probable por bajo Rendimiento Ultima Fecha fecha Objetivo fecha fecha fecha fecha fecha fecha fecha fecha fecha mes "0" mes "0" fecha fecha fecha fecha fecha fecha fecha fecha fecha mes 1 mes 1 fecha fecha fecha fecha fecha fecha fecha fecha fecha mes "fin" mes "n" fecha fecha fecha fecha fecha fecha fecha fecha fecha Hitos Fecha Global Previsto Global Real Diseño Previsto Diseño Real Contratació n Previsto Contratació n Real Construcció n Previsto Construcció n Real PEM Previsto PEM Real TRANSPONER (Global!) TRANSPONER (Global!) TRANSPONER (Global!) TRANSPONER (Diseño!) TRANSPONER (Diseñol!) TRANSPONER (Contrataciónl!) TRANSPONER (Contrataciónl!) TRANSPONER (Construcciónl!) TRANSPONER (Construcciónl!) TRANSPONER (PEMl!) TRANSPONER (PEMl!) TRANSPONER (Global!) TRANSPONER (Global!) TRANSPONER (Global!) TRANSPONER (Diseño!) TRANSPONER (Diseñol!) TRANSPONER (Contrataciónl!) TRANSPONER (Contrataciónl!) TRANSPONER (Construcciónl!) TRANSPONER (Construcciónl!) TRANSPONER (PEMl!) TRANSPONER (PEMl!) TRANSPONER (Global!) TRANSPONER (Global!) TRANSPONER (Global!) TRANSPONER (Diseño!) TRANSPONER (Diseñol!) TRANSPONER (Contrataciónl!) TRANSPONER (Contrataciónl!) TRANSPONER (Construcciónl!) TRANSPONER (Construcciónl!) TRANSPONER (PEMl!) TRANSPONER (PEMl!) Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Global Previsto Global Real Diseño Previsto Diseño Real Contratació n Previsto Contratació n Real Construcció n Previsto Construcció n Real PEM Previsto PEM Real
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 58 Este cuadro debe rellenarse el mes “0” de inicio de servicios, previendo la fecha de cumplimiento para todos y cada uno de los hitos más reseñables desde el primer día. A partir de este momento, mensualmente deberán ratificarse o actualizarse las fechas previstas. Las fechas a incurrir en el cuadro de referencia, las introduciremos manualmente en la hoja de Excel pertinente, que será el propio cuadro (no se retroalimenta de otro cuadro). 06.04.05. CUADRO ESPECÍFICO DE ENTRADA DE DATOS: PROCESO DE DISEÑO Siguiendo con los cuadros particulares correspondientes a constantes específicas, en el caso de Proceso de Diseño, nos encontramos con la siguiente variable: 01. Existencia y estado de Peticiones de Información (PDI’s). En el cuadro se muestra nuevamente (dado que aparece en el cuadro genérico) el avance previsto y real del mes, así como una valoración y cuantificación de la Peticiones de Información (PDI’s), dividendo éstas en Emitidas, Pendientes y Contestadas. Dado que los datos de las tres primeras columnas ya los hemos introducido anteriormente en los cuadros generales, en el presente se retroalimentan de éstos, debiendo introducir manualmente pues únicamente los números correspondientes a las PDI’s. 06.04.06. CUADRO ESPECÍFICO DE ENTRADA DE DATOS: PROCESO DE CONTRATACIÓN En este caso, como añadido a las numerosas variables específicas, nos encontramos que las posibles causas y consecuencias de una de estas variables (Órdenes de Cambio) son múltiples, estando pues obligados a desarrollar no sólo un detallado cuadro de entrada de datos específico, si no diversos cuadros, atendiendo a lo siguiente: CUADRO Nº 1: 02. Paquetización de Obra Prevista (Nº de empresas y Nº de contratos previstos). 03. Volumen de contratación en curso y prevista. 04. Volumen de facturación en curso y prevista. 05. Desviación respecto la previsión. Previsto (%) Verificación Real (%) Nº PDI´s Emitidos Nº PDI´s Pendientes Nº PDI´s Contest. Diseño
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 59 De la misma forma que en el cuadro del apartado anterior (Proceso de Diseño), a raíz que los datos de las columnas de avance ya han sido introducidos anteriormente en los cuadros generales, en el presente se retroalimentan de éstos, debiendo introducir manualmente pues únicamente los números correspondientes a las empresas y a los importes de presupuesto. CUADRO Nº 2: 01. Presupuesto Inicial y Objetivo de referencia. 02. Desviación respecto la previsión. A diferencia que en los casos anteriores, en este cuadro la totalidad de los datos de las cuatro columnas los introduciremos manualmente mes a mes. CUADRO Nº 3: 01. Volumen de certificación. Como en casos anteriores, en el presente cuadro las dos primeras columnas (Certificación Prevista % y €) se retroalimentan de datos ya introducidos en los cuadros generales (avance previsto de obra y producto de éste por el presupuesto objetivo). Así pues, únicamente debemos introducir manualmente los importes correspondientes a la Certificación Real y a la Facturación. Nº Empresas Previstas Nº de Contratos Nº Empresas que Facturan Contratado según Ppo. Objetivo Contratado Pendiente de Contratar Previsto (%) Verificación Real (%) Desviación respecto Ppo. Objetivo número número número € € € #¡VALOR! #¡VALOR! % #¡VALOR! número número número € € € #¡VALOR! #¡VALOR! % #¡VALOR! número número número € € € #¡VALOR! #¡VALOR! % #¡VALOR! Contratación Certificación Prevista (%) Certificación Prevista Certificación Real Facturación € número € € € número € € € número € € € Certificación/Facturación Ppo. Inicial Ppo. Objetivo (n) Total Previsto Desviación respecto Ppo. Objetivo (%) Presupuestos
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 60 CUADRO Nº 4: 01. Cambios ocurridos en el Proyecto (Órdenes de Cambio) y estado de los mismos: - Petición del Cliente. - Contingencias. - Administrativos. - Defectos de Construcción. - Errores y Omisiones del Proyecto. En este caso, la totalidad de los datos de entrada los introducimos manualmente el mes “0” y los siguientes, actualizando los mismos mensualmente mientras dure el Proyecto. 06.04.07. CUADRO ESPECÍFICO DE ENTRADA DE DATOS: PROCESO DE CONSTRUCCIÓN En el caso de la Construcción, independientemente del Cuadro General de Entrada de Datos, se plantea un segundo cuadro particular a fin de cuantificar las constantes específicas: 01. Volumen de recursos previstos y reales. En el cuadro se muestra nuevamente (dado que aparece en el cuadro genérico) el avance previsto y real del mes. Así pues, dado que los datos de las tres primeras columnas ya los hemos introducido anteriormente en los cuadros generales, en el presente debemos únicamente introducir los números correspondientes a los Recursos Previstos y Reales. Aprobado En curso Aprobado En curso Aprobado En curso Aprobado En curso Aprobado En curso Petición Cliente Petición Cliente Contingencias Contingencias Administrativas Administrativas Defectos de Construcción Defectos de Construcción Errores y Omisiones Proyecto Errores y Omisiones Proyecto Aprobados Presentados Aprobados Presentados Aprobados Presentados Aprobados Presentados Aprobados Presentados Cambios Aprobados al Presupuesto Aprobado Aprobado En curso En curso Sin Cambios Cambios en el Mes Aprobados Cambios a Origen Aprobados Cambios en el Mes Presentados Cambios a Origen En curso Presupuesto Actualizado Último Presupuesto Desvio respecto Ppo. Objetivo Cambios Aprobados al Presupuesto Previsto (%) Verificación Real (%) Recursos Previstos Recursos Reales Construcción
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 61 06.04.08. CUADRO DE SEGUIMIENTO: ACTUALIZACIÓN MENSUAL DE DATOS Una vez presentados, analizados y explicados todos y cada uno de los Cuadros de Entrada de Datos (tanto generales como específicos), ante la necesidad de actualizar los datos que conforman los mismos desde el momento “0 – Inicio de Servicios” hasta el momento “N – Fin de Servicios (normalmente de Proyecto)”, únicamente resta pendiente de presentación el correspondiente cuadro de Seguimiento, el cual actualizará mensualmente el Equipo de Project Management de cada uno de los Proyectos en que se implante el Balanced Scorecard. El contenido de este cuadro muestra de forma resumida la globalidad del Proyecto (en base a las variables y parámetros presentados a lo largo del presente PFG), siendo la interpretación del mismo muy sencilla. Los datos ha introducir están indicados de forma muy clara y concisa, no siendo pues de gran complejidad la obtención ni introducción de éstos en el cuadro. Al ser la base del correcto funcionamiento del Balanced Scorecard, este cuadro es tanto o más importante que todos los presentados anteriormente, siendo imperativamente necesario disponer del mismo debidamente actualizado cada mes. El cuadro en cuestión es el siguiente: Nº PDI´s Emitidos Nº PDI´s Pendientes Nº PDI´s Contest. Peticiones de Información DATOS NECESARIOS PARA EL CUADRO DE MANDO Nº Empresas Previstas Nº de Contratos Nº Empresas que Facturan Contratado según Ppto. Objetivo Contratado Real Pendiente de Contratar Contratación Ppto. Inicial Ppto. Objetivo (n) Total Previsto Presupuestos
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 68 CUADRO RESUMEN DE ENTRADA DE DATOS *NOTA 9: El Cuadro Resumen de Entrada de Datos se retroalimenta de todos los mostrados con anterioridad al presente, mostrándose en el mismo el % de AVANCE GLOBAL semanalmente, mediante una suma-producto de los % de avance parciales por el peso parcial.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 69 06.05.03. EJEMPLO DE APLICACIÓN BALANCED SCORECARD – CUADRO AUXILIAR *NOTA 10: Dentro del Cuadro Auxiliar que se muestra observamos la existencia de dos sub-cuadros: uno situado en el nivel inferior de la pantalla y otro en un nivel superior. El cuadro inferior se retroalimenta de los cuadros mostrados anteriormente (diseño, contratación, etc) y se desarrolla temporalmente en vertical, siendo cada fila una semana de actualización. El cuadro superior se retroalimenta a su vez del cuadro inferior, dado que muestra los datos correspondientes al avance del proyecto de forma mensual (mientras que el inferior lo hace semanalmente). 06.05.04. EJEMPLO DE APLICACIÓN BALANCED SCORECARD - CUADRO ESPECÍFICO DE ENTRADA DE DATOS: ANÁLISIS DE MOVIMIENTO DE HITOS *NOTA 11: En el Cuadro Específico de Análisis de Movimiento de Hitos que se muestra a continuación, mensuamente se han ido introduciendo las fechas manualmente, en base a la Planificación prevista y actualizaciones de la misma. En las filas de datos (que muestran los meses de avance) vemos los movimiento producidos en las fechas previstas a lo largo del Proyecto, tanto parciales como globales.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 70 06.05.05. EJEMPLO DE APLICACIÓN BALANCED SCORECARD - CUADRO ESPECÍFICO DE ENTRADA DE DATOS: PROCESO DE DISEÑO *NOTA 12: En el Cuadro Específico de Diseño se muestra que se se ha cumplido con la previsión de avance del mismo, al coincidir todos los %: previsto, verificado y real. Así mismo, vemos que no se ha producido PDI alguna.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 71 06.05.06. EJEMPLO DE APLICACIÓN BALANCED SCORECARD - CUADRO ESPECÍFICO DE ENTRADA DE DATOS: PROCESO DE CONTRATACIÓN *NOTA 13: Como ya se ha indicado anteriormente, en el caso de la Contratación se ha procedido a desarrollar no sólo un cuadro de entrada de datos específico, si no diversos cuadros, siendo éstos: Contratación, Presupuestos, Cambios Aprobados y Certificación-Facturación (estos cuadros son los mostrados a continuación. CUADROS 1 + 2: CONTRATACIÓN + PRESUPUESTOS *NOTA 14: En los Cuadros Específicos de Contratación y Presupuestos mostrados, las celdas sombreadas son las celdas en las que introducimos manualmente los datos a mostrar, retroalimentándose las celdas sin sombreado de la Hoja de Datos Auxiliar (salvo la columna de desviación, que es una resta porcentual de dos columnas de la izquierda). CUADRO 3: CAMBIOS APROBADOS AL PRESUPUESTO *NOTA 15: En el Cuadro Específico de Cambios que se muestra a continuación, el funcionamiento es similar al caso anterior, siendo las celdas sombreadas en las que introducimos manualmente los datos a mostrar, retroalimentándose en este caso las celdas sin sombreado de las columnas de la izquierda (sumas de datos y fórmulas condicionadas). *NOTA 16: Debemos diferenciar claramente la causa y motivo de creación de todos y cada uno de los cambios (introduciendo correctamente los datos en la columna pertinente) a fin que los gráficos resultantes muestren datos válidos.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 72 CUADRO 4: CERTIFICACIÓN - FACTURACIÓN *NOTA 17: En el Cuadro Específico de Facturación, se repite la situación de los casos anteriores, siendo las celdas sombreadas en las que introducimos manualmente los datos a mostrar, y las celdas sin sombreado el resultado del producto del % previsto por el importe total de certificación previsto.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 73 06.05.07. EJEMPLO DE APLICACIÓN BALANCED SCORECARD - CUADRO ESPECÍFICO DE ENTRADA DE DATOS: PROCESO DE CONSTRUCCIÓN *NOTA 18: Nuevamente se repite la situación de los casos anteriores, disponiendo de celdas sombreadas en las que introducimos manualmente los datos a mostrar, y celdas sin sombreado que se retroalimentan de la Hoja de Datos Auxiliar. 06.05.08. EJEMPLO DE APLICACIÓN BALANCED SCORECARD – GRÁFICOS DE SALIDA DE DATOS: ANÁLISIS DE MOVIMIENTO DE HITOS *NOTA 19: En el caso práctico que nos ocupa se procede a desarrollar un total de 11 gráficas, las cuales conformarán el Balanced Scorecard. Como ya se ha comentado anteriormente, en función del Proyecto, el Cliente y los Servicios de Management contratados estas gráficas podrán variar, incidiendo en unas variables u otras según nuestro interés. *NOTA 20: La primera gráfica de todas, la cual se muestra a continuación, corresponde al ANÁLISIS DE MOVIMIENTO DE HITOS. En el ejemplo que se desarrolla, el gráfico nos muestra un retraso producido en el hito fin de Estructura (los meses de agosto y septiembre de 2004, así como en febrero, marzo y abril de 2005), el cual afecta al hito previsto de Fin de Proyecto. No obstante, a media que avanzan los meses se observa que se regulariza la situación, se absorve el retraso y se mantienen las fechas de fin previstas.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 74 06.05.09. EJEMPLO DE APLICACIÓN BALANCED SCORECARD – GRÁFICOS DE SALIDA DE DATOS: AVANCE GLOBAL *NOTA 21: La gráfica muestra un leve retraso en el avance global los meses de agosto y septiembre de 2004 (coincidiendo con el retraso de Estructura), así como un retraso más notable en la fecha de corte (mayo de 2005).
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 75 06.05.10. EJEMPLO DE APLICACIÓN BALANCED SCORECARD – GRÁFICOS DE SALIDA DE DATOS: AVANCE DE DISEÑO *NOTA 22: En este caso, la gráfica de AVANCE DE DISEÑO muestra que el mismo finalizó en agosto de 2004, cumpliéndose en todo momento con el avance previsto. 06.05.11. EJEMPLO DE APLICACIÓN BALANCED SCORECARD – GRÁFICOS DE SALIDA DE DATOS: AVANCE DE CONTRATACIONES
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 76 *NOTA 23: De la misma forma que en el diseño, en la gráfica de AVANCE DE CONTRATACIÓN se muestra que el mismo ha finalizado ya, en octubre de 2004. Así mismo, se muestra como se ha producido un retraso en el proceso a partir de julio de 2004, finalizando así pues con un mes de retraso. 06.05.12. EJEMPLO DE APLICACIÓN BALANCED SCORECARD – GRÁFICOS DE SALIDA DE DATOS: AVANCE DE CONSTRUCCIÓN *NOTA 24: En la gráfica mostrada, AVANCE DE CONSTRUCCIÓN, nuevamente detectamos un retraso producido los meses de agosto y septiembre de 2004, así como en febrero, marzo y abril de 2005 (dicho retraso ha sido mostrado ya en el gráfico de Análisis de Movimiento de Hitos). 06.05.13. EJEMPLO DE APLICACIÓN BALANCED SCORECARD – GRÁFICOS DE SALIDA DE DATOS: EVOLUCION DE PRESUPUESTOS *NOTA 25: En el gráfico de EVOLUCIÓN DE PRESUPUESTOS que se muestra a continuación, vemos que desde el inicio de los servicios hasta la fecha de corte (mayo de 2005) apenas se han producido cambios entre el Presupuesto Previsto y el Real.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 77 06.05.14. EJEMPLO DE APLICACIÓN BALANCED SCORECARD – GRÁFICOS DE SALIDA DE DATOS: EVOLUCION DE CERTIFICACIONES
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 82 07.01. INTRODUCCIÓN El presente documento tiene por objeto establecer el sistema que representa de forma gráfica todos los variables del proyecto. Este sistema se define como el “Balanced Scorecard” dando de entender que se trata de la representación gráfica de los variables más destacables del proyecto que indican la marcha de la misma. Se han seleccionado los variables en función del efecto que tienen sobre el cumplimiento de objetivos del proyecto de Coste y Plazo. Se pretende reducir al mínimo la subjetividad en el análisis del proyecto y que la dirección de la empresa tenga siempre datos fiables y concretos sobre el estado de cada proyecto. Se indica abajo los áreas objeto a control en el Balanced Scorecard y sus características más destacables. 07.02. MÉTODO OPERATIVO Se rellenará por el personal del proyecto una hoja de cálculo que alimenta los gráficos. Al cerrar el proyecto el último día de cada mes para realizar el informe mensual se obtendrán los datos necesarios. Cada mes el responsable de planificación en obra entregará al Gerente de Proyecto la actualización al final del tercer día laborable después de la fecha de corte. Éste hará el informe de análisis de planificación y los datos procedentes de esto serán enviados al planificador del proyecto para alimentar los hitos de control en lo referente a fechas probables de terminación y también las actividades hechas en el mes. Asimismo el planificador de obra enviará las curvas de progreso para los gráficos que lo requieran. Se indica abajo los áreas objeto a control en el Balanced Scorecard y sus características más destacables. 07.03. PLANIFICACIÓN Aunque la planificación está representada en muchas áreas, esta área específica hace referencia al proyecto global. Se divide en: - ANÁLISIS DE MOVIMIENTO DE HITOS que representa en el eje X los meses del informe mensual y en el eje Y las fechas de terminación de cada Hito importante diferenciado por colores y tipo de línea. Se añade también 2 hitos adicionales cuyo función es en el primero, de indicar la fecha probable de terminación por absorción de retrasos, y en el segundo indicar la fecha probable de terminación por bajo rendimiento en el transcurso de la obra hasta la fecha. Esta información procede del informe de análisis de planificación realizado en obra cada mes.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 83 - CURVA DE AVANCE PROYECTO GLOBAL que indica el avance de todos las fases del proyecto resumido en una curva prevista y otra real. Asimismo se incluye una curva que indica el % de actividades ejecutadas en el mes sobre los previstos. Debe ser siempre alrededor de 100%. 07.04. CONTRATACIÓN La Contratación se divide en el control de avance, desviación contra presupuesto, contratado y pendiente de contratar, y análisis de paquetización. Se detallan las tres áreas como sigue: - PREVISTO/CONTRATADO Y DESVIACIÓN C /PRESUPUESTO que indica el avance real sobre el previsto del proceso de contratación en el eje Y a la izquierda. Asimismo se incluye en el eje Y a la derecha una curva de Desviación de lo contratado con el presupuestado.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 84 - CONTRATADO / PENDIENTE que indica en el gráfico circular la cantidad, en euros y %, contratado y pendiente de contratar en el momento del informe. Será ligeramente diferente (inferior) que el % real en el gráfico anterior, debido a que este último se refiere al proceso de contratación donde cada paso del proceso aporta avance. - EVOLUCIÓN DE LA PAQUETIZACIÓN Y CONTRATOS que indica la evolución de la paquetización en cuanto al numero de paquetes previstos se refiere. Asimismo se indica el numero de contratos de empresas dadas de alta y el numero de empresas que han pasado facturas. Esta información se obtiene de la base de datos de proyecto. Se trata de detectar variaciones en la paquetización que produce un aumento en el esfuerzo de contratación. El histograma de Nº de Contratos y Nº de empresas que facturan detectan si se está fragmentando mucho la obra con pequeños contratistas o si la cantidad de contratos o facturas comparado con el numero de paquetes indica que la paquetización queda desfasada teniendo en cuenta el % de la obra contratado.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 85 07.05. PRESUPUESTOS Se muestra en este gráfico la evolución de los presupuestos desde el presupuesto inicial, pasando por los presupuestos objetivos, hasta los presupuestos de proyecto. Asimismo se indica la evolución de los cambios y por último el desglose de las causas de los cambios. Estos gráficos se explican a continuación: - EVOLUCIÓN DE PRESUPUESTOS muestra para cada mes el valor de los varios presupuestos, en el primer mes del proyecto indica el presupuesto inicial y a partir de allí se indica el presupuesto objetivo y las variaciones de la misma. Una vez que se recibe el primer proyecto de ejecución se indica con otro color el mismo. Todos estos valores hacen referencia al eje Y izquierda. En el eje Y derecha se indica en términos porcentuales en un color el % de desviación del último presupuesto contra el presupuesto inicial. En otro color se indica en % la cantidad de presupuesto objetivo que ha sido consolidado como presupuesto de proyecto con la entrega del correspondiente proyecto de ejecución. - EVOLUCIÓN DE LOS CAMBIOS APROBADOS muestra el coste de cambios mensual y acumulado en el eje Y a la izquierda. En el eje Y a la derecha indica en % la variación con respeto al presupuesto de proyecto.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 86 - CAUSAS DE CAMBIOS muestra un reparto de los cambios entre los pedidos por el Cliente, por contingencias y los provocados por errores y omisiones. Este último a su vez se divide en errores y omisiones de alcance (errores en la paquetización etc...), defectos de construcción, y por último errores y omisiones del proyecto. 07.06. DISEÑO - AVANCE PREVISTO / REAL DE DISEÑO Y ESTADO PDI´S muestra el avance real sobre el previsto del diseño en el eje Y a la izquierda. Asimismo se incluye en el eje Y a la derecha el numero de peticiones de Información PDI´s contestadas y pendiente de contestar. 07.07. CERTIFICACIÓN Y FACTURACIÓN - CERTIFICACIÓN ACUMULADA PREVISTA / REAL Y FACTURACIÓN muestra la curva prevista de certificación y la certificación. Asimismo se muestra la cantidad facturada que será siempre igual o menos que lo certificado por facturas que no han sido emitidos por la empresa.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 87 07.08. CONSTRUCCIÓN - AVANCE PREVISTO / REAL DE CONSTRUCCIÓN Y MEDIA RECURSOS EN OBRA muestra en el eje Y de la Izquierda el avance real contra el avance previsto en %. En el eje derecha está el numero medio diario de recursos en la obra cada mes, tanto previsto como real.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 Apartado 08 Conclusiones PFG.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 88 08.01. CONCLUSIONES El “Balanced Scorecard” puede ayudar a planificar mejor, entender y comunicar la estrategia, y a gestionar mejor los Proyectos de construcción gracias a otorgar una visión más global y a largo plazo. En este PFG se han expuesto los elementos que deben existir en los Proyectos de construcción, así como en las empresas que dirigen y/o gestionan los mismos, para tener un buen modelo de planificación y gestión. Se han analizado y tratado también las claves para una buena implantación. El apoyo por parte de los máximos responsables de dichos Proyectos, el tener un equipo base de trabajo con poder formal e informal dentro del la organización, una comunicación fluida y una participación por parte de personas clave, cada una aportando su punto de vista en facetas concretas del Proyecto, son fundamentales para una implantación con éxito. El “Balanced Scorecard” debe simplificar y mejorar la planificación y la gestión a través de la claridad del modelo de gestión integrada de Proyectos, priorizar lo importante y dar consistencia a los diferentes elementos presentados en este PFG, consistencia de la que muchos Proyectos de construcción todavía carecen. El presente PFG se ha planteado que en el futuro pueda verse complementado y ampliado mediante una ampliación de las variables e indiciadores analizados, pudiéndose abarcar de esta forma todos aquellos aspectos o áreas no cubiertas por este Balanced Scorecard, dentro del ámbito empresarial del sector construcción.
"BALANCEDSCORECARD”PARALADIRECCIÓN INTEGRADADEPROYECTOSDECONSTRUCCIÓN Rubén Navarro Sánchez Junio 2010 Apartado 09 Bibliografía PFG.