Tecnologías de la Información y la Comunicación en los Recursos Humanos

1 FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES, JURÍDICAS Y DE LA COMUNICACIÓN Grado Administración y Dirección de Empresas TRABAJO DE FIN DE GRADO Tecnologías de la Información y la Comunicación en los Recursos humanos Presentado por Luis Manuel Orrasco Fernandez Tutelado por Diego Jesús Cuello de Oro Celestino Segovia, Octubre 2021 2 ÍNDICE RESUMEN ……………………………………………………………...4 INTRODUCCIÓN………………………………………………………5 Capítulo 1 TICs: Herramientas de gestión empresarial 1.1 Objetivos…………………………………………………………………………7 1.2 Factores de implantación……………………………………………………….7 1.2.1 Gestión del tiempo……………………………………………………………7 1.2.2 Ambiente de trabajo…………………………………………………………..8 1.2.3 Gestión del talento…………………………………………………………..8 1.3 Integración de las TICs en la gestión empresarial…………………………….8 1.4 Sistemas de planificación empresarial (ERPs)………………………………...9 2.2.1 Ventajas de los sistemas de planificación empresarial………………………10 2.2.2 Desventajas de un sistema de planificación empresarial…………………….10 1.5 Smart Working………………………………………………………………….11 1.6 Digital Employer Branding…………………………………………………….13 1.6.1 Redes sociales……………………………………………………………..13 1.6.2 Página web………………………………………………………………...14 1.7 Gamificación……………………………………………………………………..14 1.8 Inteligencia artificial…………………………………………………………….17 1.9 Big Data…………………………………………………………………………..18 1.10 Data Mining……………………………………………………………………19 3 1.11 Tecnologías aplicadas (ejemplos de implantación) …………………………20 1.11.1.1 Tecnologías aplicadas de Inteligencia artificial …………………………21 1.11.1.2 Tecnologías aplicadas de Big Data y Data Mining………………………22 Capítulo 2 TICs para reclutamiento y formación 2.1 Tics para el reclutamiento y formación del capital humano…………………..26 2.2 E-learning…………………………………………………………………………27 2.2.1 Formación continua…………………………………………………………..27 2.2.2 Ventajas del E-learning……………………………………………………....28 2.2.3 Desventajas del E-learning…………………………………………………...29 2.2.4 Ejemplos de aplicación……………………………………………………….30 2.3 E-recruiting……………………………………………………………………….31 2.3.1 Ventajas del E-recruiting…………………………………………………….31 2.3.2 Desventajas del E-recruiting…………………………………………………32 2.3.3 Ejemplos de aplicación………………………………………………………33 CONCLUSIONES……………………………………………………….34 BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………...36 WEBGRAFÍA……………………………………………………………36 ANEXOS…………………………………………………………………37 4 Resumen El objetivo de este trabajo es el análisis de las herramientas de gestión que las tecnologías de la información y de la comunicación o TICs han introducido en la gestión de las empresas y más concretamente en el departamento de recursos humanos. Las TIC’s han revolucionado el mundo en el que vivimos, facilitando la comunicación y el acceso a datos. Así como la vida empresarial cambiando la forma de gestión tradicional para reducir costes y aumentar la productividad. El trabajo se divide en dos principales capítulos. En el primero se detallan herramientas tecnológicas que se han integrado en la gestión general de la mayoría de las empresas. En el segundo se analizan aquellas herramientas dedicadas específicamente a la gestión de los recursos humanos con especial atención al reclutamiento y a la selección de personal de forma on-line. Acompañados ambos capítulos con ejemplos de cómo estas prácticas se llevan a cabo en diversas empresas reales. Abstract The objective of this work is the analysis of the management tools that information and communication technologies or ICTs have introduced in the management of companies and more specifically in the human resources department. ICTs have revolutionized the world we live in, facilitating communication and access to data. As well as business life changing the traditional way of management to reduce costs and increase productivity. The work is divided into three main chapters. In the first, technological tools that have been integrated into the general management of most companies are detailed. In the second, those tools specifically dedicated to the management of human resources are analyzed with special attention to the recruitment and selection of personnel online. Accompanied both chapters with examples of how these practices are carried out in various real companies 5 INTRODUCCION Las tecnologías de la información y la comunicación (TICs) han cambiado la vida personal y profesional de todos, gracias a la capacidad de compartir información de forma casi instantánea. Las empresas no son ninguna excepción y también han notado estos cambios. Centrándonos específicamente en los departamentos de recursos humanos, los beneficios que las TICs pueden aportar a estos departamentos son muchos y pasan, por ejemplo, por liberarlos de muchas de sus tareas operativas. De esa forma pueden centrarse en la estrategia de la organización, en especial por la capacidad de analizar la información en tiempo real, sobre datos personales y profesionales o por la velocidad y facilidad a la hora de transmitir información. Se logra, a su vez, una reducción de costes y se evita la pérdida de tiempo, además de incrementar las oportunidades de acceso al aprendizaje continuo, posibilitando la flexibilidad e interactividad, conceptos que veremos más adelante en este trabajo. El hecho de que los profesionales de los recursos humanos puedan aprovechar estas tecnologías a su favor para las tareas más valiosas, es vital para que una empresa pueda alcanzar un mayor nivel de competitividad y una gestión más eficiente del talento de sus empleados. La implantación de estas tecnologías en la gestión del capital humano en las organizaciones, se ha conseguido a través de varias herramientas especializadas, que permiten abaratar y facilitar la entrada de nuevos empleados, así como la formación y el desarrollo de los ya instalados. De entre las herramientas de las que vamos a hablar con mayor profundidad a lo largo del trabajo, podemos destacar en primer lugar aquellas relativas a la gestión empresarial general, es decir aquellas que se puedan utilizar en diversas áreas funcionales. La mayoría de estas, referentes a la gestión de las ingentes cantidades de información que se recibe o se envía (Big Data), como los procesos de gestión y condensación de la información (Data mining) o los sistemas de planificación empresarial (ERPs). Otros procesos que serán analizados, son aquellos exclusivos del departamento de recursos humanos, encargados de la comunicación con el personal y la gestión de la plantilla, tanto en la contratación de un nuevo empleado (E-recruiting), como en el correcto desarrollo profesional de los ya contratados (E-learning). Así pues, el objetivo de este trabajo es plantearnos y analizar cómo las tecnologías de la comunicación han influido en las organizaciones, qué tecnologías han resultado en la práctica más útiles y adaptables a la estrategia empresarial y en qué sistemas han desembocado, así como descubrir las herramientas que están fijando las vías de actuación a la hora de lidiar con las dificultades que se plantean en el ámbito especifico de los recursos humanos. 6 Capítulo 1 TICs: Herramientas de gestión empresarial 7 1.1 Objetivos El objetivo del presente trabajo es estudiar las TICs en las empresas y las formas que han adquirido para lograr la mayor utilidad posible. A lo largo del trabajo se desarrollarán diferentes herramientas que han ido surgiendo gracias a las TICs y como empresas reales se sirven de ellas para facilitar su labor. Mas adelante en este trabajo nos centraremos en analizar el reclutamiento y el desarrollo de capital humano con estas nuevas tecnologías, dando especial importancia al Erecruiting y al E-learning, estudiando las ventajas que suponen y también sus limitaciones. La parte final de cada uno de los capítulos estará dedicada a la presentación de casos interesantes sobre el uso de estas nuevas tecnologías, con especial hincapié en aquellas cuya implementación sea más común y este más extendido. 1.2 Factores que favorecen su implantación Antes de comenzar analizando las nuevas tecnologías, los efectos que han tenido y cómo se han ido desarrollando a lo largo del tiempo, vamos a comenzar dando algunas pinceladas de cómo las TICs han terminado cambiando la gestión empresarial y aportando multitud de ventajas. Algunas de las razones más importantes y que más peso tienen a la hora de favorecer la implantación de éstas en las empresas, son: 1.2.1 Facilitan la gestión de tiempo. En general las empresas, y en concreto el departamento de recursos humanos de cualquiera de ellas, debe llevar a cabo muchas tareas de gestión al día: control de la jornada laboral de todos los empleados, valoración de su desempeño, etc. Para lograr esto, se pueden utilizar herramientas muy diversas, sin embargo, las que se han demostrado más eficaces son aquellas que implican nuevas tecnologías. Mediante el uso de software de control se pueden gestionar multitud de estas variables, por ejemplo, una aplicación de fichaje puede ser una gran forma de llevar un control preciso de la plantilla, cumpliendo con la normativa legal, de forma poco intrusiva y automática. Es evidente que el número de horas que un trabajador pasa en su puesto de trabajo no implica necesariamente, que su desempeño sea satisfactorio. Por esto las clásicas técnicas de valoración por objetivos, pueden combinarse con las TICs para obtener datos objetivos de la productividad de cada empleado. 8 1.2.2 Fomentan un buen ambiente de trabajo Lo parezca o no, la modernización de la empresa es un paso imprescindible a la hora de tener una plantilla motivada; la tecnología acelera el trabajo y la resolución de problemas, dando a la plantilla una sensación de satisfacción y de trabajo bien hecho. Por otro lado, la productividad se ve incrementada en un ambiente digital, lo que es imprescindible para poder competir con las demás empresas del sector y, no solo eso, sino que permiten una mejor respuesta ante cualquier incidencia, al favorecer la comunicación entre compañeros de trabajo. Esto último, es imprescindible para crear un ambiente de trabajo agradable y conseguir que los empleados se encuentren cómodos y mejore no solo su rentabilidad, sino también la fidelidad de éstos para con la empresa, implicándolos en la consecución de unos objetivos comunes para empresa y trabajador. 1.2.3 Ayudan a gestionar el talento Las nuevas tecnologías se convierten en un aliado en el momento de seleccionar, retener, desarrollar y formar el talento de forma adecuada y personalizada. En primer lugar, al realizar un seguimiento individualizado de un empleado se dibuja el desarrollo y progreso dentro de la organización y a largo plazo, se consigue identificar sus capacidades y poder potenciarlas. Todo este proceso es posible gracias a la utilización de las nuevas tecnologías. Sin ellas, sería un proceso demasiado largo, caro y laborioso, que, aunque útil, no resultaría tan rentable. Además, como comentamos anteriormente, el uso de algunas técnicas fomenta la coordinación y la creación de un espíritu de grupo que tiene una gran importancia a la hora de gestionar el talento. La mejor forma de atraer buenos empleados es proyectar al mercado la imagen de una empresa donde exista un buen ambiente de trabajo, a la vez que se incentiva la formación y la promoción laboral, creando así nuevas expectativas laborales que incentivarían la oferta de candidatos, así como evitar la fuga de los trabajadores actuales, que verán mejorada su situación profesional. 1.3 Integración de las TICs en la gestión empresarial Las TICs son un conjunto de procesos y productos derivados de las nuevas herramientas (hardware y software), soportes y canales de comunicación, relacionados con el almacenamiento, procesamiento y la transmisión digitalizada de la información (Ochoa y Cordero, 2002) La existencia de estas tecnologías requiere la evolución de las estructuras organizativas y sus procesos de gestión. El acceso a la información requiere, por parte de las empresas, la colaboración entre todos los miembros. Por esto se viene produciendo desde hace 9 algunos años la sustitución, en algunas empresas, de las tradicionales estructuras jerárquicas verticales por otras más horizontales que favorezcan el intercambio eficiente de la información, en un mundo cada vez más tecnológico. Este cambio ya es algo prácticamente asentado hoy en día. Aun así, las TICs no son condición suficiente para mejorar la productividad de las empresas, la calidad de los servicios o la comunicación interna. Para conseguir esto deben ser instaladas de forma inteligente y conociendo las características propias de la empresa. Antes de añadir un componente tecnológico, hay que conocer bien la organización y/o empresa. Se ha descubierto que el 90% de las veces, el fracaso no es debido al software ni a los sistemas, sino al hecho de que la gente no tiene suficientes conocimientos sobre su propia empresa o sus procesos empresariales. Ante este escenario, en los epígrafes siguientes se analizan las diversas herramientas que las nuevas tecnologías han hecho posibles y como se están implantando en empresas reales. Se abordará como una perspectiva general a algunas de estas herramientas que han mejorado el rendimiento y han facilitado el camino a los gestores empresariales. 1.4 Sistemas de planificación empresarial (ERPs) Los sistemas de planificación de recursos empresariales, más conocidos por su nombre inglés Enterprise Resource Planning (ERP). Una definición general de estos sistemas podría ser cualquier combinación organizada de personas, hardware, software, redes de comunicación y recursos de información que almacene, recupere, transforme y disemine información en una organización (O’Brien y Marakas, 2005). Son en definitiva sistemas de información que se dedican a las gestión y administración de las áreas funcionales de las empresas, haciéndose cargo desde la producción a la distribución y por supuesto los recursos humanos. Estos sistemas son conocidos por estar formados por diversos módulos cada uno encargado de un departamento en concreto: producción, ventas, compras, logística, contabilidad, inventarios, almacenes, etc. Cada uno de estos programas específicos automatiza los procesos más mecánicos y genera un flujo de datos que, al unirse con los datos de otros departamentos, forma una base de datos conjunta para la organización. De esta forma el sistema ERP funciona como una plataforma central, haciendo una gestión conjunta de las bases de datos correspondiente a los diferentes departamentos o módulos que se quieran integrar en el sistema. Algunos ejemplos de tareas que en las empresas actuales son llevadas por ERPS pueden ser la gestión de nóminas, control del desempeño de los trabajadores y de su formación, planes de prevención de riesgos laborales etc. Como ejemplo de la automatización de estos procesos han aparecido marcas tales como Geinfor y sobre todo SAP, uno de los gigantes del sector. La encuesta publicada por Panorama Consulting de 2016, confirma que el 60% de las empresas que invierten en estos sistemas notan un aumento de la productividad, ya en el primer año de uso. Este estudio también concluye que la utilidad de un sistema ERPs aumenta conforme aumenta el tamaño de la empresa, siendo la cantidad de procesos e 16 • Espíritu de Marca Otro aspecto importante de la gamificación en Recursos Humanos es que está orientado a potenciar el sentido de marca de la empresa entre los empleados. Este también ha sido un tema tocado con anterioridad en este trabajo. Al dejar que nuestros objetivos empresariales permeabilizaran entre los empleados, conseguíamos un mayor nivel de compromiso. Un empleado, motivado y con sentido de pertenencia a la marca es un recurso de alto nivel para la empresa mucho más útil que al principio. La propia dinámica de la gamificación, basada en sus retos, puntuaciones y premios contribuyen a generar este denominado espíritu de marca. Así como otros beneficios asociados con el compañerismo o el compromiso, es una forma de conducir a los empleados por el mejor camino para llegar a las metas que marca la empresa. • Cultura Organizacional Positiva Evidentemente, la organización interna de una empresa juega un papel clave en el éxito o el fracaso de cualquier proyecto. Es imprescindible que cada una de las partes involucradas tenga clara sus tareas y funcione de forma coordinada y en sincronía con sus compañeros. Es importante, por tanto, una cultura organizativa lo suficientemente estricta como para que todos tengan claras sus funciones y obligaciones, pero que a la vez sea suficientemente flexible como para que no asfixie las capacidades individuales y colectivas de la plantilla dejando espacio suficiente para desarrollar la originalidad y la creatividad de los empleados. La gamificación en este sentido ayuda a la hora de entender las relaciones empresariales como algo menos riguroso, consiguiendo que los trabajadores se encuentran más cómodos con ellas. • Evaluación del desempeño La evaluación del desempeño es la herramienta que permite solucionar una de las tareas más importantes y que más conflictos suele generar en el departamento de Recursos Humanos: medir el talento y el rendimiento de la plantilla, así como las remuneraciones que dependen de ello. Los juegos pueden ayudar en este sentido, midiendo en tiempo real a los trabajadores. A la vez que favoreciendo la acumulación de conocimientos, promoviendo un adecuado ambiente laboral y favoreciendo la formación de los trabajadores, debido a una respuesta inmediata. Gracias a la digitalización, el departamento de cultura de empresa o el departamento de recursos humanos tendrá un panel donde podrá observar qué empleados se toman más en serio la cultura de empresa y qué empleados la ignoran. 17 1.8 Inteligencia artificial Al igual que lo comentado con el Employer Branding, esta herramienta tampoco está limitada a la gestión. La inteligencia artificial se hace efectiva en las empresas de diversas formas, ocupándose del marketing, de la atención al cliente, de los estudios de mercado, del desarrollo profesional y muchas ramas más. Al igual que hicimos anteriormente, esta herramienta se volverá a comentar tratando su importancia en el mundo de los recursos humanos. John McCarthy fue quien acuñó por vez primera el término de inteligencia artificial (IA) en el año 1956, definiéndose como el arte de crear máquinas que se comporten de formas que serían llamadas inteligentes si un ser humano lo hiciera. En otras palabras, la IA permite a los ordenadores «pensar como humanos; una inteligencia artificial puede recibir y analizar la información, pero también entenderla. La forma más común de implementación de la IA es mediante el Machine Learning (Aprendizaje Automático); las maquinas capaces de sustituir a las personas en procesos de gestión es el fin último de este método de trabajo. El aprendizaje automático es una herramienta que proporciona a los ordenadores la capacidad de aprender sin ser programados explícitamente, centrándose en la idea de crear programas informáticos que permitan su propio desarrollo, en función de los datos a los que se los exponga. El proceso de aprendizaje automático es similar al del Data Mining; ambos sistemas buscan entre los datos para encontrar patrones, sin embargo, en lugar de extraer los datos para la comprensión humana, como es el caso de las aplicaciones de Data Mining, el aprendizaje automático utiliza esos mismos datos para dar una mejor respuesta a las tareas que se le asignen. Los algoritmos del aprendizaje automático se clasifican normalmente en dos grupos: • Algoritmos supervisados: son aquellos que se entrenan con un histórico de datos aprendiendo a asignar la respuesta correcta ante cada estímulo y prediciendo el resultado que, en función de los datos, es más probable que ocurra. • Algoritmos no supervisados: son aquellos que trabajan sólo con los datos de entrada, es decir, no hay una base de datos pasados sobre los que instruirse y por tanto, sólo podemos describir la estructura de los datos para intentar encontrar algún tipo de organización que simplifique el análisis. A pesar de que Recursos Humanos no es un departamento que destaque por ser pionero en el empleo de estas tecnologías digitales, ha terminado aceptando y sacando el máximo partido a las mismas. No es de extrañar, teniendo en cuenta que estas tecnologías favorecen la cultura corporativa y proporcionan herramientas que optimizan y dinamizan las tareas del departamento. 18 1.9 Big Data En cuanto al Big Data en el presente apartado vamos a proceder definiéndolo y abordándolo desde una perspectiva general para el conjunto de la empresa. Mas adelante en este trabajo nos centraremos en su utilización especifica en labores relacionada con los recursos humanos. El Big Data hace referencia a la acumulación de datos por parte de las empresas durante su tiempo de vida. Este término no solo se refiere a los datos acumulados en sí, también se refiere a los métodos de análisis que puedan ser utilizados por los usuarios para cribar y procesar estas cantidades de datos, para poder hacerlos valiosos a la hora de tomar decisiones. En definitiva, el objetivo del Big Data es tratar de hacer cosas a partir del análisis de inmensas cantidades de información, que simplemente no son posibles con volúmenes más pequeños (Cukier, 2013). Algunas otras definiciones aplicadas al tema lo definen como una serie activos de información caracterizados por su alto volumen, velocidad y variedad, que demandan soluciones innovadoras y eficientes de procesado para la mejora del conocimiento y toma de decisiones en las organizaciones (Smolan, 2013). Los datos que componen este Big Data se entienden a nivel mundial y se recaban de fuentes muy variadas desde personales como puedan ser encuestas, mensajes en redes sociales, un e-mail o simplemente navegar por la red. Incluso se recaban datos sin necesidad de la intervención humana, simplemente maquinas que comparte datos con otras como GPS, teléfonos móviles, parquímetros, etc. Los datos masivos son una fuente de innovación y de valor económico. El auge de este tipo de datos ha provocado un cambio en cómo se analiza y se organiza la información. Por un lado, somos capaces de analizar muchos más datos, en ocasiones todos los relacionados con una determinada materia. No obstante, generalmente debemos depender de estadísticas y generalizaciones que condensen la información, ya que al alcanzar determinadas cantidades de datos nos resultaría imposible manejarlas. Precisamente considerando estos números tan vastos de datos, estamos dispuestos a relajar nuestras expectativas de exactitud, con tal de reducir estas cifras a otras más útiles. A cambio sí exigimos una mayor rigidez a la hora de escoger los datos que se integraran en la muestra que se desea estudiar. Es decir, suponemos que, con menores errores de muestreo, se asumen más errores de medida. Para ello es necesario distinguir como estén organizados los datos, si bien pueden encontrarse ordenados y presentar información valiosa rápidamente. Esto no es lo común, sino que el mayor problema al que nos enfrentamos en este aspecto es distinguir los datos fiables y coherentes de los que no lo son. 19 Por ello estos datos se pueden clasificar según el formato en que aparezcan: - Datos estructurados. Son datos que aparecen ya ordenados en bases de datos o hojas de cálculo, de las que extraer información fiable y real es sencillo, por lo que la mayor parte de estos datos ya está siendo gestionada por maquinas. - Datos no estructurados. Son datos que están desorganizados y que surgen del conjunto de multitud de fuentes distintas, como pueden ser los datos recopilados en redes sociales y requieren un esfuerzo extra para ser útiles. - Datos semiestructurados. Híbrido entre los dos anteriores, es decir, pueden tener un formato definido, como pueden ser los datos resultantes de estudiar los registros en una página web o pueden ser datos digitales que no se encuentren en una base de datos propia. La idea principal del uso del Big Data es que cuanta más información poseamos en mejor posición estaremos para afrontar las decisiones y solucionar los problemas que surjan, siendo bastante común la automatización de estos procesos. La prueba de ello es, por ejemplo, los millones de simulaciones que se hacen en el ámbito empresarial para predecir las consecuencias de una determinada acción. 1.10 Data Mining Muy estrechamente relacionado con el Big Data tenemos el concepto sobre el que vamos a tratar a continuación: el Data Mining. Como comentamos anteriormente, el problema de tratar con tanta información como se requiere actualmente es conseguir ordenarla y seleccionarla para que ofrezca una utilidad real a la empresa. El Data Mining, o la minería de datos, es un conjunto de técnicas y tecnologías que permiten a las corporaciones explorar grandes bases de datos de manera automática o semiautomática, con el fin de encontrar patrones o tendencias que puedan explicar el comportamiento general de los datos. El tratamiento de estas bases de datos es fundamental para que las empresas logren crear estrategias de mercado, y consigan así atraer nuevos clientes o fidelizar los habituales. Esto exige una capacidad de cribado que permita organizar esta información eficientemente, y es aquí donde entra en juego el Data Mining. En 1999 Dorian Pyle publicó un libro llamado “Data Preparation for Data Mining” en el que propone una manera de usar la Teoría de la Información para analizar datos. En este nuevo enfoque, una base de datos es un canal que transmite información. Por un lado, está el mundo real que captura datos generados por el negocio. Por el otro, están todas las situaciones y problemas importantes del negocio. Y la información fluye desde el mundo real y a través de los datos, hasta la problemática del negocio. 20 El conocimiento extraído de las tendencias o comportamientos tradicionales de una empresa es usado como pilar central de varias áreas operativas, desde las áreas de producción hasta las de recursos humanos, pasando por las de marketing y atención al cliente, en las que el Data Mining está presente. Si nos paramos a pensarlo, es increíble la cantidad de datos que generamos en nuestro día a día, en compras, transacciones bancarias o simplemente navegando por internet. Muchas empresas han visto un filón del que extraer multitud de estudios de mercado. El objetivo es claro, si se consiguen extraer datos exactos y representativos, lo que es posible mediante el data mining, se pueden encontrar tendencias de comportamiento con las que entender mejor a su público, sus competidores y el resto de su entorno. Estos descubrimientos ayudan a las empresas a tomar mejores decisiones de negocio y desarrollar campañas de marketing más inteligentes, al poder predecir con precisión la lealtad del cliente. También permiten adelantarse a sus competidores potenciales, al comprender mejor el mercado. Y de cara al entorno interno de la empresa también puede demostrarse útil, por ejemplo, en áreas de producción para analizar el proceso productivo y descubrir posibles ineficiencias y corregirlas, o también aglutinar las quejas, exigencias o recomendaciones que pueda tener el personal, facilitando así la gestión humana en el futuro. 1.11 Tecnologías aplicadas En este nuevo apartado, vamos a dejar de lado la teoría para centrarnos en estudiar la realidad con una óptica más práctica. El objetivo será ver como algunas de las herramientas descritas en los epígrafes anteriores se están llevando a cabo en empresas reales, dejando de lado los supuestos teóricos y estudiando lo que estas empresas consideran beneficioso de ellas. A la hora de referirnos a las tecnologías ya implantadas en un entorno real o a su uso especifico en la citada empresa, lo haremos con el nombre de tecnologías aplicadas. Es decir, es con la tecnología aplicada como se ponen de manifiesto los beneficios del uso de las herramientas tecnológicas mencionadas. 1.11.1 Ejemplos de tecnologías Aplicadas Como ejemplos de las tecnologías desarrolladas anteriormente nos centraremos en dos tipos primero en aquellas que recurren a la Inteligencia artificial para gestionar procesos que requieran la ayuda tecnológica por el volumen de datos y segundo las que utilizan el Big Data y el Data Mining como herramienta para la evolución empresarial. De todas las herramientas estudiadas nos centraremos en estas pues son de las que existen ejemplos más clarificadores y su uso esta registrado en empresas de renombre. 21 1.11.1.1 Tecnología aplicada de inteligencia artificial La inteligencia artificial ha sido un tema ampliamente tratado en este trabajo y sus beneficios han sido explicados tanto en el terreno de los recursos humanos como en una visión más amplia. Ya sabemos que el objetivo de esta tecnología es conseguir simular la capacidad de pensamiento y actuación de los seres humanos para que pueda ser realizada por maquinas. McCormick La empresa McCormick, buscaba expandirse en el sector de la alimentación para ello, y en colaboración con IBM ha creado un sistema para recopilar los datos generados por la empresa durante su vida para así crear productos nuevos e innovadores. Cada producto que se produce en las instalaciones debe ser evaluado previamente para ser adecuado en aspectos como los ingredientes, la sostenibilidad del producto, su nivel de salubridad y su rango de precios. Esta realidad está a punto de cambiar gracias a la Inteligencia artificial creada. La cual aprende previamente de millones de datos patentados por McCormick, entre los cuales destacan los sustitutos alternativos a la materia prima, la respuesta humana a una fórmula y su relativa novedad, los ratios, etc. Así se puede predecir que formulas tendrán mayor existe entre los consumidores. Nestle Otro ejemplo es la iniciativa pionera que el gigante Nestle está llevando a cabo en Japón adentrándose en la nutrición personalizada. Esta propuesta llamada Nestlé Wellness Ambassador (embajador de bienestar Nestlé) aprovecha la Inteligencia Artificial y las pruebas genéticas para recomendar los productos más adecuados para cada consumidor. Para realizar estas recomendaciones, Nestlé se sirve de un programa de inteligencia artificial de reconocimiento de imágenes que analiza las fotos del menú que envía cada usuario a través de la aplicación de comunicación Line. Detecta qué carencias nutricionales puede tener para hacerle recomendaciones nutricionales y ofrecerle recetas y suplementos alimenticios. Los suscriptores a esta iniciativa debían realizarse pruebas genéticas, realizadas por laboratorios externos de forma que la multinacional no tuviera acceso completo a los resultados. Con la foto de los menús y con la información del análisis (nivel de colesterol o de azúcar) el programa Nestlé Wellness Ambassador ofrece cápsulas para preparar bebidas y alimentos ricos en determinados nutrientes y vitaminas. 22 Tencent Cambiando completamente de sector, nos movemos al de las telecomunicaciones con el caso de Tencent. Tencent controla una de las aplicaciones de comunicación más grandes del mundo, WeChat de China, solo superado por WhatsApp en número de usuarios. Es otro ejemplo del uso positivo o negativo que puede tener la IA, planteando el dilema ético del uso de la tecnología para controlar y censurar la vida humana. Las tecnologías de IA y machine learning se aplican continuamente en la conversión de voz a texto, lo cual es algo a lo que estamos completamente acostumbrados hoy en día. Sin embargo, el factor que más debates éticos ha provocado es el uso de la recopilación de datos de usuario para ser analizados por la IA de la aplicación para un filtrado automático de los contenidos divulgados. El proceso de machine learning empleado permite a la plataforma reconocer publicaciones que deben ser censuradas por no seguir las directrices y políticas chinas. Al margen de esta polémica es cierto que el mayor distintivo que esta red social tiene con respecto a las demás, es la apuesta por la Inteligencia artificial controlado por voz. El sistema podrá proporcionar acceso más fácil a aplicaciones de música, clima y de comunicaciones y a otros programas para contratar servicio de transporte, compartición de bicicletas y compras en línea tan solo con el reconocimiento de voz y el dictado de las instrucciones. 1.11.1.2 Tecnología aplicada de Big Data y Data Mining Como comentamos en su momento el Big Data y el Data Mining son conceptos que van de la mano y se utilizan habitualmente juntos, siendo imposible crear un sistema funcional cuando falta una de las partes. El Data Mining no tiene sentido sin una gran base de datos en la que indagar y el Big Data no aporta ninguna utilidad si no se ordena y depura antes. El Big data ha sido otro de los temas analizados con anterioridad y permite obtener información valiosa de la empresa, sus clientes, sus competidores y el mercado en general. Todo ello gracias a la gran capacidad de procesamiento de información que las herramientas de Big Data proveen y que permite filtrar una gran cantidad de datos estructurados, semiestructurados y no estructurados provenientes de distintas fuentes. Netflix En la práctica tenemos ejemplos muy cercanos sobre su uso pudiendo mencionar el caso de Netflix. Empresa a la cual el uso del Big Data le ha permitido ascender de ser una empresa de alquiler de DVD por correo a ser un líder mundial en la industria del entretenimiento. Netflix dispone de una gran base de datos con información del comportamiento de sus usuarios. A lo largo de sus casi 20 años de vida y especialmente durante los últimos años 23 Netflix ha recogido y analizado todo tipo de datos del consumo que realizan sus usuarios. Desde qué buscan y cómo etiquetan cada contenido a dónde, cuándo y cómo consumen cada contenido. Gracias a esto también puede predecir con cierta seguridad que temas interesan a cada tipo de audiencia. Resultado de esto Netflix puede asegurarse el estreno de series acordes a esos gustos. Un ejemplo muy claro del éxito del Big Data en la estrategia de marketing de Netflix es el caso de ¨House of Cars¨, la cual tenía el éxito garantizado incluso antes de ser creada. Gracias a un algoritmo que se encargó de descubrir los gustos de los usuarios de Netflix, se aseguró de esta manera la creación de un producto que iba a encantar a la audiencia. Zara Otro caso muy interesante para estudiar, donde el Big Data tiene un papel muy destacado es el caso de Zara. Zara es una cadena de moda que pertenece al grupo textil Inditex y que cuenta con más 2.040 tiendas por todo el mundo, convirtiéndose en la distribuidora textil más grande. El motivo de su éxito radica en la capacidad para detectar las nuevas tendencias tan pronto como surgen y enviar prendas a las tiendas más rápido que sus competidores para satisfacer las necesidades de sus clientes. El sistema de Big Data que emplea Zara le permite procesar los miles de bytes de información que se extraen a diario de las tiendas repartidas por todo el mundo. Mediante un análisis diario de lo que ocurre en todas las tiendas del mundo la central de Zara puede saber lo que funciona y lo que no y distribuir sus prendas en un máximo de 48h. La gestión genera dos beneficios. El primero, es el obvio adelanto en la satisfacción al cliente, así como el ajuste a las nuevas modas. El segundo, es que mediante un seguimiento exhaustivo y una cadena de distribución eficiente, Zara consigue ahorrar mucho dinero de almacenes, reduciendo las unidades que quedan en stock. Pepsico Un caso parecido al de Zara, pero dirigida a la promoción más que a la distribución, es el caso de Pepsico. Esta empresa multinacional estadounidense se dedica a la fabricación, comercialización y distribución de bebidas y aperitivos. La empresa creó una plataforma de Big Data y análisis llamada Pep Worx, que desde su lanzamiento en 2018 ayuda a la empresa a aconsejar a las tiendas sobre qué productos comprar, dónde colocarlos y qué promociones lanzar. Como preparación para el lanzamiento al mercado de un nuevo producto, Pepsico usó este sistema para estudiar más de 24 millones de hogares posibles a los que dirigir el producto. Después identificaron los lugares de compra a los que con mayor probabilidad acudirían y en esos lugares crearon promociones específicas para estas audiencias. 24 El resultado de esto fue un 80% de crecimiento de ventas del producto en los primeros 12 meses tras el lanzamiento. El estudio de datos para después centrarse en la promoción única de un nuevo producto fue un caso a estudiar dentro de la segmentación de mercados y funcionó tan bien que fue copiado por otras empresas en ámbitos diferentes. 25 Capítulo 2 Tics para reclutamiento y formación de los Recursos Humanos 32 validar las competencias de los candidatos, conversar con ellos a través de Skype y otras herramientas digitales de comunicación. • Permite mantener el contacto con los candidatos. Con las herramientas digitales es mas sencillo hacer un seguimiento de aquellos candidatos que tengan potencial para así poder invitarlos a un futuro proceso de selección. • Internet es un canal mucho más duradero y amplio que cualquier otro, funcionando ininterrumpidamente y con un alcance global. Así las ofertas que publiquemos se mantendrán mucho más en el tiempo y llegarán a muchos más candidatos. • Usar este tipo de métodos de reclutamiento proyecta una imagen tecnológica y futurista de la empresa, por eso muchas empresas mantienen siempre un canal de comunicación abierto para las personas interesadas en trabajar para ellas. • Encargarse de la gestión de curriculums de manera digital facilita considerablemente el proceso. Aplicando distintos filtros a ellos se asegura la recepción de aquellos que de verdad se correspondo al perfil requerido. 2.3.2 Desventajas del E-recruiting • Aunque parezca raro no todo el mundo está en la red y aunque la tendencia es muy alta, debes tener en cuenta que hay personas muy cualificadas que pueden no estar en internet, por lo que jamás darías con ellas si realizas sólo este método de selección. • Muchos candidatos hacen envíos masivos de currículums a diferentes empresas sin adaptar la información a cada empresa. Esto hace necesario filtrar los curriculums para deshacerte de aquellos que no tengan datos interesantes en relación con el puesto que ofertas. • La utilidad de este método de selección de candidatos tiene que tener muy en cuenta que clase de puesto intenta cubrir, esta técnica es especialmente útil para puestos relacionados con las nuevas tecnologías o para personal joven entre 20 y 35 años. No podemos pretender escoger puestos de dirección con estos métodos ni trabajadores de escasa cualificación. • Crear un sistema automático para filtrar los curriculums es prácticamente imposible y en muchas ocasiones se pierden candidatos que podrian ser muy válidos para determinadas ofertas. 33 2.3.3 Ejemplos de E-Recruiting El sector de los Recursos Humanos se está reinventando y adoptando nuevas técnicas, ahora vamos a analizar algunas de estas nuevas técnicas que utilizan las empresas para encontrar a los candidatos perfectos. Decathlon El Inbound Recruiting es una innovadora metodología de reclutamiento centrada en el candidato, que ayuda a las empresas a atraer el talento adecuado, haciendo que sea el empleado el que quiera ofrecer su mano de obra a la empresa, mediante la creación de una gran imagen de marca. Decathlon ha apostado por el Inbound Recruiting como metodología para atraer talento. Sin embargo, hace algunos años, la multinacional francesa llegó a la conclusión de que estaba dedicando demasiados recursos, humanos y económicos, a la gestión de sus procesos de reclutamiento. Paralelamente, la empresa constató que un porcentaje muy significativo de los aspirantes no respondían a los perfiles deseados, esto obligaba a gastar una gran cantidad de tiempo en cribar las candidaturas. Por ello se digitalizó y automatizó la mayor parte del proceso de atracción de candidatos, creando una base de datos que descartara los perfiles inaceptables, pero que a la vez recordara aquellos que se han descartado en fase posteriores de la selección o aquellos que han abandonado la empresa con anterioridad. Así, cuando surge la necesidad de cubrir algún puesto de trabajo especialmente sensible, la empresa puede contactar rápidamente con profesionales cuya idoneidad ya ha sido comprobada. Google En cualquier repaso por las empresas que más están innovando en el ámbito de la gestión del personal no puede faltar una mención a Google. La firma de Silicon Valley lleva años apostando por el factor humano y esta visión arranca, lógicamente, con los procesos de selección. Al igual que sucede con Decathlon, Google deja que sean los profesionales interesados en formar parte de la empresa quienes se pongan en contacto con los responsables de Recursos Humanos. No obstante, no se reduce únicamente a esto pues Google utiliza otras vías a la hora de buscar candidatos, la primera es el reclutamiento interno y la segunda detectar el talento joven indagando en las universidades con el fin de encontrar a los mejores estudiantes. Si los reclutadores encuentran una coincidencia potencial, el candidato pasa a la segunda fase: las entrevistas. Por lo general, el candidato se reúne con cuatro ‘Googlers’, algunos posibles compañeros de equipo y otros con funciones cruzadas. Con esto se involucra al equipo con el que va a trabajar el candidato, de esta manera los empleados del equipo donde se va a incorporar dejan de ver a las nuevas incorporaciones como una amenaza. 34 CONCLUSIONES La aparición de las TIC’s y su constante evolución es algo que ha revolucionado el mundo y ha eliminado la barrera de la distancia, transformando el mundo en un lugar más pequeño, donde cualquiera puede comunicarse con cualquiera o acceder a cualquier información de manera instantánea en cualquier lugar. Pero las TIC’s no se limitan al uso cotidiano y personal, sino que las empresas hacen un gran uso de ellas, llegando a transformar nuestro mundo laboral, permitiendo a las empresas aumentar su producción, sus estándares de calidad y reduciendo los tiempos de fabricación. Las TIC’s son una excelente herramienta de gestión empresarial, que ayuda positivamente para el desarrollo y viabilidad de las organizaciones. Estas tecnologías facilitan las tareas mecánicas de gestión y permiten a las empresas obtener ventajas competitivas, permanecer en el mercado y centrarse en su negocio. Por ejemplo, gracias a servicios de mensajería instantánea como WhatsApp o Telegram, las empresas pueden comunicarse de manera inmediata y los sistemas ERPs automatizan gran parte de la gestión de los departamentos. Si hablamos del estudio de datos, la ciencia de datos o el big data son elementos nacidos a partir de las TICs y que, sin lugar a duda, han estimulado el crecimiento empresarial en muchos ámbitos. Esto unido a herramientas como el machine learning y la data science, las empresas pueden estudiar inmensos volúmenes de datos para determinar oportunidades de negocios, encontrar mejores procesos y optimizar sus etapas de producción para ser más eficientes. Centrándonos en el departamento de recursos humanos hay que destacar el papel protagonista que está teniendo en los últimos años, gracias al cambio de mentalidad empresarial, que considera, que toda empresa es una organización humana, está compuesta por personas, y su éxito o fracaso es fruto del esfuerzo de los seres humanos que la componen. Las TIC’s ofrecen herramientas muy valiosas a la hora de llevar a cabo las labores del departamento, así tareas como la evaluación del rendimiento o la gestión del talento han encontrado una forma más eficiente de ser gestionadas mediante las nuevas metodologías que ofrecen estas tecnologías. Finalmente, las TIC’s aplicadas a la selección y formación de personal han marcado una gran diferencia para las empresas proporcionando soluciones sencillas y adaptables a distintos negocios, generándose las ideas de e-recruitment o e-learning. Permitiendo primero acceder a ventajas en el reclutamiento mediante el acceso a portales de empleo, web especializadas y bolsas de trabajo. Asimismo, facilita la gestión de curriculums y ahorran tiempo en ofertas que no se ajusten a lo exigido. Por último, el e-learning un método educativo basado en las nuevas tecnologías de la que estamos hablando y que luego se ha aplicado al mundo empresarial y a los empleados. Los cursos on-line adelantan a la educación presencial en ciertos aspectos, facilitando el 35 acceso, manteniendo los contenidos actualizados y ahorrando en costes formativos a la empresa. Como hemos podido ver, las TICs forman parte de nuestro día a día, y llevan haciéndolo desde hace mucho tiempo. Su constante evolución ha propiciado que su uso se extienda más allá de la vida cotidiana y pasen a formar parte de las empresas. Objetivamente las TIC se han convertido en poco tiempo en un pilar fundamental de las organizaciones hasta tal punto que han comenzado a transformar las formas tradicionales de trabajo, del trato personal y profesional y del plan de negocios de muchas empresas. Bibliografía Becker, G. (1983). El capital humano el análisis teórico y empírico referido fundamentalmente a la educación. Cukier, K. y Mayer-Schönberger, V. (2013). La Revolucion De Los Datos Masivos. Gallego-Duran, F. (2016). Gamificación del Proceso de Aprendizaje. Mosley, R. (2011). Employer Brand management. O’brien, J. y Marakas, G. (2011). Management Information Systems. Ochoa, X. y Cordero, S. (2002). Las Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación. Pyle, D. (1999). Data preparation for Data Mining. Riascos, J. y Carmona, R. (2011). La gestión estratégica integral en la práctica. Smolan, R. (2012). The human face of big data. 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Solo en 2018 se registraron en todo el mundo un total 78.085 invenciones en inteligencia artificial, más del triple que en 2008 (con 22.913 registros).