X Edición del Festival Publicatessen: "Diez años enamorados de la publicidad". Organización y gestión del Departamento de Gala

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES, JURÍDICAS Y DE LA COMUNICACIÓN. GRADO EN PUBLICIDAD Y RELACIONES PÚBLICAS. CURSO 2018/2019 TRABAJO DE FIN DE GRADO X Edición del Festival Publicatessen: “Diez años enamorados de la publicidad” Organización y gestión del Departamento de Gala Autoras: María Moreno Topete Sara Prendes Valdés Tutora: Marian Núñez Cansado Segovia, junio 2019 2 Índice 1. Resumen ................................................................................................................... 4 2. Objetivos ................................................................................................................... 5 2.1. Generales .......................................................................................................... 5 2.2. Del Departamento de Gala ............................................................................... 6 3. Descripción del Departamento ................................................................................. 7 3.1. Equipo ............................................................................................................... 7 3.2. Metodología de trabajo ..................................................................................... 8 3.3. Relación con otros Departamentos ................................................................... 9 3.3.1. Junta Directiva .............................................................................................. 9 3.3.2. Dpto. de Arte y Diseño ................................................................................. 9 3.3.3. Dpto. de Patrocinio ..................................................................................... 10 3.3.4. Dpto. de Jornadas ....................................................................................... 10 3.3.5. Dpto. de Tardecitas y Noches ..................................................................... 11 3.3.6. Dpto. de Protocolo ...................................................................................... 11 3.3.7. Dpto. de Comunicación .............................................................................. 11 3.3.8. Dpto. de RSC .............................................................................................. 12 4. Puesta en marcha .................................................................................................... 12 4.1. Reuniones y propuestas descartadas ............................................................... 12 4.2. Calendario ....................................................................................................... 13 3 4.3. Casting y elección final .................................................................................. 17 4.4. Categorías ....................................................................................................... 20 4.4.1. Básicas ........................................................................................................ 20 4.4.2. Nuevas categorías ....................................................................................... 22 4.5. Entregas de piezas .......................................................................................... 22 4.6. Venta de entradas ............................................................................................ 25 5. Gala ......................................................................................................................... 26 6. Cóctel ...................................................................................................................... 27 7. Presupuesto y gasto final ........................................................................................ 27 8. Resultados ............................................................................................................... 30 9. Contratiempos, controversias y resolución ............................................................. 31 10. Conclusiones ....................................................................................................... 33 11. Propuestas de mejora .......................................................................................... 34 Referencias ..................................................................................................................... 37 Anexos ............................................................................................................................ 39 4 1. Resumen El presente trabajo consiste en una memoria de la organización del Festival Publicatessen en su X Edición “Diez años enamorados de la Publicidad”, concretamente del Departamento de Gala. Se trata de un festival publicitario original de la Universidad de Valladolid en su Campus María Zambrano de Segovia, realizado en mayor parte por alumnos y dirigido a los alumnos. La organización está formada por estudiantes del Grado en Publicidad y Relaciones Públicas de cuarto curso (sumándose este año la primera promoción del Programa de Estudios Conjunto de Publicidad y Relaciones Públicas con Turismo), que se dividen en los distintos departamentos que colaboran entre sí para dar lugar al evento. El X Festival Publicatessen tuvo lugar la semana del 12 al 15 de marzo de 2018, terminando la noche del jueves con la Gala, bajo la temática anteriormente mencionada “Diez años enamorados de la Publicidad” (anexo I). El evento comenzó siendo “La Noche de la Publicidad” y ha ido evolucionando con los años hasta convertirse en lo que es hoy: cuatro días enteramente dedicados a conferencias, talleres y todo tipo de actividades relacionadas con la publicidad. A lo largo de su historia, cada Edición se ha basado en una temática concreta, como “Innovate Yourself”, “Adver Trends” o “Digitivity”; pero la X ha querido abarcar un espectro mayor, de tal forma que los alumnos pudieran disponer por primera vez de una oferta interdisciplinar. Uno de los principales objetivos de esta Edición fue animar a participar a todos los estudiantes desde su primer curso, cuando aún sus conocimientos en publicidad son más generales y quizá por ese motivo su asistencia fuera menor en años anteriores. Además, para la X se incluyeron nuevas categorías, entre las que destacamos “Interuniversidad”, que consiguió incluso participación extranjera y supuso una gran sorpresa en la Gala. “Diez años enamorados de la Publicidad” se desarrolló entonces como conmemorativo de los festivales pasados, pero sobre todo como punto de inflexión de cara al futuro de Publicatessen, que busca posicionarse como referente universitario nacional. No solamente rememorar el espíritu Publicatessen que nos ha acompañado desde hace diez años sino alimentarlo; aprovechando el aniversario de festival para 5 marcar un antes y un después en su historia y que las promociones venideras lo impulsen y aborden con aún más ganas. 2. Objetivos 2.1. Generales Para los alumnos que conforman la organización, el festival facilita una primera toma de contacto real con el mundo laboral y los eventos. Además, les supone una muy buena oportunidad para poner en práctica todos los conocimientos adquiridos a lo largo de sus cuatro años de carrera. Demostrando de forma ciertamente tangible que han adquirido las competencias suficientes relativas a su Título como para sacar adelante un evento de la magnitud de Publicatessen. A su vez, los participantes se enfrentan a la publicidad desde una perspectiva profesional, al tener que crear piezas más técnicas ateniéndose a requisitos marcados y teniendo en cuenta asuntos ya legales como el copyright; además de las compensaciones tanto económicas como académicas que consiguen los ganadores de cada categoría. Desde la creación del Espacio Europeo de Estudios Superiores (EEES), se han querido unificar los criterios educativos a nivel universitario, estableciendo como uno de sus objetivos fundamentales la formación de los alumnos en un marco práctico que facilite su accesibilidad al mercado laboral. Exigiendo a los estudiantes una mayor implicación, pensamiento crítico y trabajos conjuntos, el nuevo modelo busca dejar atrás los exámenes como único método de calificación. Este proceso de transformación del alumno de agente pasivo a activo pasa por ir actualizando la educación a las necesidades sociales actuales, aportando conocimientos correspondientes a un nivel de cualificación apropiado a la situación laboral europea. Teniendo en cuenta que en el Grado de Publicidad y Relaciones Públicas de la Universidad de Valladolid las prácticas no son obligatorias, Publicatessen supone para nosotros la mejor oportunidad de incluir el mundo profesional en el académico y establecer contacto real con profesionales del sector. Nos orientan acerca de las oportunidades laborales de forma realista, junto con una visión más práctica del mundo publicitario, permitiendo así que salgamos del marco teórico que acostumbramos a 6 tratar en las clases. Durante una semana, todos nos sumergimos de lleno en la publicidad. 2.2. Del Departamento de Gala Trabaja fundamentalmente en crear y organizar el evento de cierre de la semana de Publicatessen y su posterior cóctel (todo ello ateniéndose a un presupuesto fijado y sin descuidar asuntos protocolarios). Este Departamento es algo especial en el sentido de que está formado por dos equipos unidos, Gala y Protocolo, que juntos deben ponerse de acuerdo en todo lo relativo al evento. Se puede considerar éste como uno de los departamentos más especiales en el sentido de que trabaja con discreción para poder impresionar a los asistentes de la especial noche. De esta forma, y a excepción de información que evidentemente se debe compartir con el resto de la organización y Junta Directiva, intentamos enérgicamente conservar el factor sorpresa de nuestra noche para que el público lo disfrute más. La Gala tiene lugar la última noche de la semana y sirve como broche final del evento en el que se reparten los premios a los ganadores de las distintas categorías. A excepción de la IX Edición, en la que tuvo lugar en el Ágora del Campus María Zambrano, se celebra en el Teatro Juan Bravo, amablemente cedido por la Diputación Provincial de Segovia. Los objetivos principales de esta noche son ofrecer entrenamiento a los asistentes, compensación a los ganadores, agradecimientos a los participantes y aportar mayor visibilidad a Publicatessen. Tras la pertinente entrega de premios, se da por finalizado el festival con un cóctel que, entre otras cosas, sirve de espacio común para establecer más contacto y conversación con los asistentes y organización. En la X Edición la Gala tuvo lugar el jueves 15 de marzo de 2018 en el anteriormente mencionado Teatro Juan Bravo de Segovia, conducida por primera vez por únicamente dos presentadoras. Bajo la temática del festival, toda la noche de Gala giró en torno al sentimiento Publicatessen y su décimo aniversario, que más adelante se desarrollará en el presente trabajo. 7 3. Descripción del Departamento 3.1. Equipo Como se ha explicado anteriormente, el Departamento es un “2x1”, siendo los integrantes de Gala - Sara Prendes Valdés (Coordinadora) - María Moreno Topete (Subcoordinadora) - Raquel Conde Martínez (Secretaria) - Carla Martínez - Carmen García Molina - Alba Sánchez - Silvia Pardo Sanz - Cristina Pardo Vázquez - Adriana Sánchez y los de Protocolo - Álvaro Acevedo Comesaña (Coordinador) - Virginia Pérez Casado (Subcoordinadora) - Laura Luaces Rodríguez (Secretaria). La función básica de un/a coordinador/a es dirigir al equipo, además de servir como representante del Departamento. Es la persona que asume mayor responsabilidad, ya que tanto para lo positivo como para lo negativo es quien debe dar la cara por su grupo. Esta función de representante también incluye asistir a las reuniones con Junta, establecer todos los contactos externos necesarios o hablar con la prensa en nombre de su Departamento. Normalmente se reparten tareas y trabajo entre los integrantes, de forma consensuada y en función de las preferencias y habilidades de cada uno, pero el coordinador es finalmente quien tiene el poder de delegar y decidir. El/la subcoordinador/a es el mayor apoyo para el/la coordinador/a y asume, junto con éste/a mayores responsabilidades en el Departamento. Si por cualquier motivo el/la líder no pudiera cumplir una función puntual, el/la subcoordinador/a es quien ocupa su lugar. 8 Por último, el/la secretario/a es la persona que ayuda a coordinador/a y subcoordinador/a en la toma de decisiones, toma nota de reuniones, recordatorios, etc. Este puesto es algo más relativo en el sentido de que sus funciones son más generales y cada equipo lo gestiona de la forma que considera oportuna. Sin embargo, aún así supone un muy buen segundo apoyo para el/la coordinador/a y, en ocasiones, de gran utilidad como opinión de desempate en el proceso de toma de decisión. Estas tres figuras juntas, pues, (coordinador/a, subcoordinador/a y secretario/a) conforman la cabeza visible de cada Departamento, respaldada por el resto de sus integrantes, cuyo número varía dependiendo de la promoción y el equipo, y que a veces se ve reducido a cero, como es el caso de Protocolo en esta X Edición. Cabe destacar, no obstante, que aunque éste no suele ser de los departamentos más atestados, siempre cuenta con el apoyo de Gala, que le aporta una mayor base. 3.2. Metodología de trabajo Cada equipo (y en función de su coordinador/a, la relación entre los constituyentes, etc.) lleva a cabo distintas metodologías dependiendo de la tarea que desempeñe. Sin embargo, todos comparten un elemento y objetivo común que es la organización del festival, por lo que deben ponerse de acuerdo y mantener una comunicación interna muy fluida que facilite el correcto desarrollo. Por ello, y con relativa frecuencia, se fueron estableciendo reuniones de coordinadores con la Junta Directiva, en la que todos compartíamos los avances de cada Departamento, dudas, propuestas, etc. de tal forma que fuéramos teniendo una visión general y seguimiento de la organización, además de la oportunidad de darnos más ideas o sugerencias entre nosotros. La tónica de las reuniones era normalmente la misma, primero hablaba Jesús David Ponga Sánchez (presidente), contándonos la información o avisos pertinentes, y después se cedía el turno a cada Departamento y a partir de ahí se creaba conversación entre todos. El objetivo se estableció en reunirse una vez cada semana, aunque por circunstancias no siempre fuera posible. De todos modos, la Junta Directiva era informada de todos los movimientos de cada Departamento con asiduidad. En nuestro equipo comenzamos fijando reuniones todas las semanas en aulas disponibles de la universidad. Nuestra principal vía de comunicación era un grupo de 9 WhatsApp en el que nos encontrábamos todo el equipo de Gala y Protocolo. De esta manera, fijábamos la fecha y hora más conveniente para todos y quedábamos para discutir las cuestiones importantes de cada momento. Las coordinadoras solíamos llevar escrito punto por punto todos los temas a tratar y posteriormente, lo pasábamos y explicábamos al resto de integrantes que no habían podido asistir a la reunión. Finalmente, y dado a numerosas circunstancias, a pesar de que nunca se dejaron de fijar reuniones, el equipo se fue viendo reducido y procedimos a una mayor división de tareas. En este sentido cabe destacar a Raquel Conde Martínez (secretaria), Carla Martínez y Carmen García Molina por ser quienes mayor participación tuvieron en nuestro Departamento de principio a fin. 3.3. Relación con otros Departamentos La totalidad de la organización está formada por diez departamentos distintos (incluyendo el nuestro). En lo que a Gala respecta, la relación más estrecha teóricamente se tiene con Protocolo por estar ambos unidos y en continuo contacto para organizar la noche. Sin embargo, cada equipo tiene su papel e influencia en la Gala: 3.3.1. Junta Directiva Compuesta por Jesús David Ponga Sánchez (presidente), Gema (vicepresidenta), Roberto Velayos (secretario), Cristina Garzón (vicesecretaria) y Carmen Conte (tesorera), la Junta Directiva es el filtro final de toda decisión tomada por cualquier Departamento respecto a la organización del festival. Además, es quien decide y redacta las bases de las categorías que se premian en la Gala. 3.3.2. Dpto. de Arte y Diseño Con Eduardo Senovilla como coordinador, Laura Catalina de subcoordinadora y Javier González secretario; este Departamento juega un papel crucial en toda la organización del evento, pero especialmente para la Gala. De él depende todo el montaje de la noche y la puesta en escena en el teatro. Ambos Departamentos tienen que estar en contacto asiduamente para la elaboración de carteles, producción y realización de videos, escaleta del guion y organización de la música para la Gala. 16 09/02/18 Reunión con el Departamento de Gala para escribir el Guion 12/02/18 Reunión con Marian y Alberto para revisar todo lo relacionado con la Gala Confirmación del servicio de fotomatón para el Cóctel Comienzo de los ensayos con las presentadoras, con una periodicidad de mínimo 2 veces a la semana hasta el día de la Gala 13/02/18 Fiesta temática de carnaval de Publicatessen Votación de la categoría de Cartel en el Ágora 1415/02/18 Charlas Pre-Publicatessen 16/02/18 Visita al Teatro Juan Bravo Vermú en la Zapatería 21/02/18 Reunión de Coordinadores con Marian Casting de azafatos para la Gala (18:00-20:00h) por cuenta de Protocolo 22/02/18 Pasa-clases para explicar a los alumnos qué es Publicatessen y animarlos a participar 23/02/18 Exposición en la Casa de la Moneda 26/02/18 Mercadillo de ropa de segunda mano en el Ágora Entrega de piezas Publicatessen en Santa Eulalia 27/02/18 Mercadillo de ropa de segunda mano en el Ágora Venta de entradas para las jornadas de Publicatessen 17 28/03/18 Mercadillo de libros de segunda mano en el Ágora 01/03/18 Mercadillo de libros de segunda mano en el Ágora Minijornadas Publicatessen 02/03/18 Minijornadas Publicatessen y cena de reencuentro 05/03/18 Entrega de piezas en Santa Eulalia 06/03/18 Reunión de coordinadores con Marian 07/03/18 Venta de entradas para la Gala 08/03/18 Concurso de tortillas en el Ágora Venta de entradas para la Gala 09/03/18 Venta de las últimas entradas para la Gala Entrega de piezas en Santa Eulalia 10/03/18 Paella Pre-Publicatessen 12/03/18 Comienzo de la semana de Publicatessen 15/03/18 Gala y Cóctel Fig. 1: Recopilación de todas las fechas y acciones relevantes para la organización del evento. Fuente: elaboración propia. 4.3. Casting y elección final La importancia de la toma de decisión de presentadores/as puede compararse a la del propio guion, porque de ello depende cómo salga la Gala y el recuerdo que los asistentes guarden de ella. Es importante que además de ser capaces de memorizar un guion tan largo, sepan reaccionar correctamente ante imprevistos o problemas que puedan surgir, además de que tengan una buena aceptación entre el público en general, en lo que normalmente la propia promoción tiene más poder de decisión. 18 El casting se anunció a través de las redes sociales de Publicatessen, en la propia facultad con carteles diseñados por el Departamento de Arte y Diseño (anexo II) y gracias al boca a boca. Esto último sigue siendo una cuestión relevante, incluso después de haber elegido a los presentadores, por dos motivos: por una parte, la elección de presentadores/as suele ser un tema muy recurrente en la promoción, que está expectante por saber quién o quiénes serán y se genera mucha conversación que a su vez aporta presencia a Publicatessen; y, por otra, (teniendo en cuenta que el objetivo es que la elección sea sorpresa hasta el día de la propia Gala) ésa conversación generada deriva muchas veces en rumores inciertos que confunden a la gente y, efectivamente, se llevan la sorpresa en el teatro. Con intención de no hacer esperar a los participantes y lograr una organización más fluida, convocamos con un margen de 20 minutos a cada persona en los dos días en los que tuvieron lugar las audiciones. MARTES 14 MIÉRCOLES 15 18:00 Elena Ballesteros 16:00 Ana Oliveira 18:20 Marta Torres 16:20 Valvanera Gómez 18:40 Mara Escobar 16:40 Sara Viñuela 19:00 Isa Topham 17:00 Sergio Urtiaga 19:20 Sara Medina 17:20 Fernando Sanmartín Fig. 2: Horario estructurado del casting. Fuente: elaboración propia. Avisando de antemano a los participantes en la audición de que trajeran preparado un discurso o monólogo de libre elección, comentamos con cada uno de ellos las siguientes preguntas: 1. Por qué quieres ser presentador/a. 2. Qué fallos observas de anteriores galas que crees que podrías mejorar. 3. Qué cualidades crees que tienes tú como presentador/a. 4. Cómo actuarías si se da algún percance en la gala (fallos técnicos, olvidarse el guion, caídas…). 5. Imitación, chiste, anécdota, canto o baile. 19 Además, durante las actuaciones, fuimos poniéndoles a prueba con pequeñas distracciones para ver cómo reaccionaban; llamadas al teléfono en sonido, interrupciones, apagar la luz, toser, etc. Algunos se distrajeron, sin embargo, otros, siguieron con el discurso con mucha naturalidad. La elección de los presentadores se hizo a través del voto de los miembros del Departamento de Gala y el de los miembros de la Junta Directiva. Es importante contar con los votos de este último departamento, pero también es lícito que sea Gala quien tenga mayor poder de decisión. Por ello, coordinadora, subcoordinadora y secretaria cuentan con dos. Cabe destacar que no todo el departamento estuvo presente los días que se realizaron los castings, y a pesar de que se ofreció a aquellos que no asistieron la oportunidad de ver los vídeos que habíamos previsto grabar por si alguien faltaba, por varios motivos solo pudimos contar con pocas opiniones. Sin embargo, el resultado fue positivo. Las elegidas fueron dos chicas muy diferentes entre ellas, pero ambas con mucha presencia sobre el escenario. Además, logramos romper con los típicos roles utilizados en Galas anteriores, donde los presentadores eran chicos y chicas y el argumento principal del guion jugaba fundamentalmente con la atracción entre ellos. Mara Escobar Meléndez y Marta Torres Estévez fueron las encargadas de presentar la X Edición, con la sorpresa para los asistentes de que estuvieron acompañadas al principio de la Gala por Ismael y Martín, los presentadores de la IX con motivo del aniversario del Festival. Ellos fueron los encargados de abrir la Gala y de engañar al público para que pensaran que serían de nuevo los presentadores. La mayoría de los asistentes habían participado en la edición anterior y ellos como presentadores habían gustado mucho entre el público. Por este motivo y para hacer un guiño a la trayectoria y al sentimiento de Publicatessen pensamos que sería buena idea contar con su participación en la Gala de la X Edición. Además, la Gala tuvo otras sorpresas. Lo primero que hicimos fue, a modo de pequeño regalo y para ir calmando el apetito del esperado Cóctel, colocar en cada una de las butacas del teatro una bolsa de golosinas. Con respecto al guion y con intención de, por una parte, quitar algo de peso a las presentadoras y, por otra, amenizar el guion; introducimos apariciones sorpresa como fueron la de Miguel Vargas (alumno Erasmus muy querido entre la promoción), Marilyn Monroe cantando el cumpleaños feliz a la X 20 Edición y Glòria Serra en una aparición estelar en un falso directo desde el Convento de Mínimos, lugar donde más tarde se celebraría el cóctel, que hizo reír mucho al público. 4.4. Categorías El equipo de la Junta Directiva es el encargado de decidir y redactar las bases de las distintas categorías. La mayoría de ellas, a las que hemos llamado “básicas”, se mantienen cada año, pero de otros patrocinadores o contactos de parte de la organización depende la creación de nuevas categorías. Concretamente, para la X Edición contamos con muchas novedades gracias a las Escuelas de Creatividad Publicitaria de Zink y Brother; Creative Focus, Aviman, la mayor granja online y a Vermú Garciani. A pesar de no ser nuestro Departamento el encargado de redactar las bases, Gala está evidentemente ligado a las categorías: Se encarga de recoger las piezas presentadas por los participantes en la antigua Escuela de Informática, Santa Eulalia y de asegurar el cumplimiento de las bases redactadas. Además, la elaboración del guion gira en torno a la presentación de las categorías ya que es en la Gala donde se entregan los Acuetruchos a los ganadores. Cabe mencionar también, que en esta Edición surgieron algunas dudas entre los participantes por la redacción de las bases y fue necesario aclarar ciertas erratas que dieron lugar a confusiones. Algunas con respecto a lo que se pedía, el formato de entrega o con relación al uso de música libre de derechos de autor. Por ello, es de suma importancia transmitir correctamente, de forma clara y concisa todos los requisitos del concurso. A pesar de ello, se solventaron los posibles errores y la participación de los alumnos en la Edición superó la de años anteriores con gran calidad y creatividad en las piezas. 4.4.1. Básicas Cartel: Producción y diseño de un cartel publicitario original que represente y promocione la X Edición del Festival de Publicatessen. Cuña de radio: Producción de una cuña de radio original sobre un producto, servicio, marca real o ficticia. 21 Deportes: Producción de una pieza audiovisual publicitaria que muestre la visión de los estudiantes sobre los valores y aspectos de la práctica deportiva de la vida universitaria. Eventos: Creación de un evento en forma de Case Study* sobre un producto, servicio, marca real o ficticia con una temática totalmente libre. Exalumnos: Producción de un trucho audiovisual publicitario inédito y original sobre un producto, servicio o marca real o ficticia. La temática será totalmente libre. Fotografía: Imagen de realización propia que muestre lo que el producto es capaz de ofrecernos y que sea capaz de percibirse en una sola imagen. Gráfica: Producción de una gráfica publicitaria inédita y original, sobre un producto, servicio, marca real o ficticia. La temática será totalmente libre. Interuniversidad 1 : Producción de una pieza publicitaria inédita y original sobre tu universidad, con el objetivo de dar a conocer el lugar donde estudiar y resaltar los valores que se promueven desde la educación. Solidaridad: Creación de una pieza con temática libre que refleje y/o muestre la solidaridad con personas, grupos o colectivos sociales vulnerables, desprotegidos, agraviados, discriminados, violentados, empobrecidos o que padezcan cualquier situación de injusticia de nuestro tiempo. Trucho imitación: Producción de un trucho inédito y original de imitación de un spot real ya emitido por algún medio de comunicación. 1 Incluimos Interuniversidad en el apartado de categorías básicas porque, efectivamente, otros años se había intentado llevar a cabo, pero había resultado vacía y por tanto no expuesta en la Gala. Sin embargo, nos referimos a ella como nueva porque la X Edición fue el primer año que se consiguió. 22 Trucho libre: Producción de un trucho publicitario inédito y original sobre un producto, servicio o marca real o ficticia. 4.4.2. Nuevas categorías New Creatives 2018 (Zink!): Producción de cualquier pieza para el porfolio, desde un spot, cuña de radio, gráficas, hasta todo lo relacionado con temas online, innovación, activaciones, experienciales o branded content. Creatividad Social by Brother: Creación de una campaña de revalorización del trabajo de los jóvenes profesionales y el sueño de vivir de su vocación. Creative Focus: Creación de un vídeo que muestre lo que es Creative Focus y que fomente la colaboración dentro del mundo creativo, resaltando la colaboración entre creadores de contenido y la creación de una comunidad. Identidad Visual Corporativa “Aviman”: Creación de la identidad corporativa completa de la marca, que comprenda al menos logotipo, tipografía corporativa, colores, usos correctos e incorrectos, proporciones, tamaño mínimo y utilización en papelería, rotulación de vehículos e identificación de ropa de trabajo. Packaging Garciani: Decoración de la botella con el mensaje social, político, cultural o artístico susceptible de ser debate con amigos, compañeros de trabajo o familiares, en torno a un Vermú Garciani. 4.5. Entregas de piezas Normalmente existe una sola fecha para la entrega de piezas, pero este año como algo excepcional por ciertos inconvenientes que surgieron con los patrocinadores de dichos premios se abrieron diferentes fechas de entrega, que fueron los días 11, 12 y 26 de febrero, y el 1, 5 y 9 de marzo en el aula A-4 de Santa Eulalia. Para poder participar es necesario ser alumno de la Universidad de Valladolid y realizar los estudios de Publicidades y Relaciones Públicas. Como se indica en las bases de la página web de 23 Publicatessen, los trabajos deben ser presentados en un sobre con el CD/DVD de la pieza y el nombre de la categoría correspondiente, además dentro del sobre debe incluirse un folio con la siguiente información: - Nombre de la categoría - Titulo o lema de la pieza - Nombre y apellidos de los participantes - DNI - Curso y grupo - Número de teléfono de contacto y email Para aquellos alumnos interesados en participar pero que estén disfrutando de la Beca Erasmus o SICUE, deben enviar sus piezas al correo electrónico [email protected]. En caso de tratarse de un archivo pesado, la entrega se hace mediante el sistema WE TRANSFER. Estos alumnos deben atenerse al resto de las bases de todas categorías, siendo la única excepción para ellos el método de envío de sus piezas por motivos evidentes. Como en todo evento y al igual en otros aspectos del Festival, surgieron algunos inconvenientes, siendo los más frecuentes archivos que no se pueden abrir correctamente, falta de información del participante en la ficha requerida con la pieza, y la utilización de música con copyright. Además, algunas personas no se ajustaron al horario de entrega, por lo que las piezas enviadas fuera de plazo no pudieron ser votadas. CATEGORÍA ENTREGA HORARIO Cartel 11/02/18 Correo electrónico ([email protected]) 20:00 máx. 12/02/18 Ágora María Zambrano 10:00-13:00 Cuña de radio 26/02/18 Aula A-4 de Santa Eulalia 12:00-14:00 15:00-20:00 24 Deportes 26/02/18 Aula A-4 de Santa Eulalia 12:00-14:00 15:00-20:00 Eventos 26/02/18 Aula A-4 de Santa Eulalia 12:00-14:00 15:00-20:00 Exalumnos 26/02/18 Aula A-4 de Santa Eulalia 12:00-14:00 15:00-20:00 Fotografía 26/02/18 Aula A-4 de Santa Eulalia 12:00-14:00 15:00-20:00 Gráfica 26/02/18 Aula A-4 de Santa Eulalia 12:00-14:00 15:00-20:00 Interuniversidad 26/02/18 Correo electrónico ([email protected]) 20:00 máx. Solidaridad 26/02/18 Aula A-4 de Santa Eulalia 12:00-14:00 15:00-20:00 Trucho Imitación 26/02/18 Aula A-4 de Santa Eulalia 12:00-14:00 15:00-20:00 Trucho Libre 26/02/18 Aula A-4 de Santa Eulalia 12:00-14:00 15:00-20:00 New Creatives 2018 1/03/18 Correo electrónico ([email protected]) 20:00máx. 5/03/18 Aula A-4 de Santa Eulalia 12:00-14:00 15:00-20:00 Creatividad Social by Brother 5/03/18 Aula A-4 de Santa Eulalia 12:00-14:00 15:00-20:00 Creative Focus 5/03/18 Aula A-4 de Santa Eulalia 12:00-14:00 15:00-20:00 Identidad Visual Corporativa “Aviman” 9/03/18 Aula A-4 de Santa Eulalia 12:00-14:00 15:00-20:00 Packaging Garciani 9/03/18 12:00-14:00 25 Aula A-4 de Santa Eulalia 15:00-20:00 Fig. 3: Plazos y horarios establecidos para la entrega de las diferentes piezas. Fuente: elaboración propia. 4.6. Venta de entradas Los días 7, 8 y 9 de marzo tuvo lugar la venta de las entradas para la noche. Divididos entre el Ágora del Campus María Zambrano y la Antigua Escuela de Magisterio de Segovia, organizamos (teniendo en cuenta las prioridades protocolarias y logísticas) todos los asientos en el teatro. Los días para la venta se establecieron consecutivamente y por orden de prioridad. - Día 7: en Magisterio y el Ágora, para los asistentes a las jornadas, nominados de las categorías e integrantes del equipo Publicatessen. - Dia 8: en el Ágora para el profesorado. - Día 9: en el Ágora, las entradas restantes para aquellos no asistentes a Jornadas y que quisieran asistir. Las entradas incluían tanto la Gala como el cóctel que se celebraba después en el Convento de Mínimos, situado junto al Teatro Juan Bravo y la Plaza Mayor (anexo III). La venta y organización de las entradas, en un principio es competencia del Dpto. de Protocolo, pero debido a numerosas incidencias fue nuestro Departamento el finalmente encargado de realizar la venta (anexo IV). Debido a esos problemas que surgieron a la hora de sentar a las autoridades según marca el protocolo, en el último momento tuvimos que reorganizar algunos asientos y finalmente conseguimos solventarlo gracias a la ayuda de la profesora de Relaciones Públicas y Protocolo, Lara González Díaz. El diseño de los Acuetruchos y las entradas corrió por cuenta del Dpto. de Arte y Diseño, así como de la realización de las bobinas que daban paso a los nominados y ganadores de cada categoría en la Gala. 32 pasado el filtro del jurado y no se consideraron en un primer momento plagio, bien sea por desconocimiento de las piezas originales o por considerar las presentadas suficientemente originales. El problema fundamental fue la gran repercusión que tuvo en Redes Sociales y el alcance de algunos vídeos comparativos de las piezas originales y plagiadas; que, junto con el boca a boca, crearon dos grandes grupos de opinión que muy básicamente podemos calificar proy contraPublicatessen. Marian Núñez y Alberto Martín nos apoyaron mucho dándonos su opinión al respecto y aconsejándonos sobre cómo actuar, basándose en su experiencia. Fueron ellos junto con Jesús David Ponga (presidente) fueron finalmente quienes verdaderamente lidiaron con el problema. Es importante mencionar en este sentido que, resolver este tipo de situaciones correctamente es muy difícil, al igual que no dejarnos influenciar por nuestras relaciones personales con los implicados. Al fin y al cabo, el hecho de llevar cuatro años compartiendo aulas y amistad, inevitablemente dificulta el camino hacia la objetividad. La solución que se determinó sería la mejor para intentar compensar a ambas partes afectadas, fue repartir el premio de 200 euros entre los dos, de tal forma que cada uno contara con la misma compensación económica, y se devolvieron los Acuetruchos a los ganadores legítimos de las categorías. Otra inconveniencia que nos gustaría destacar a pesar de ser externo a Gala tiene que ver con VirUp, otro exitoso evento organizado por alumnos de Publicidad y Relaciones Públicas que tuvo lugar en la Antigua Escuela de Magisterio poco antes de Publicatessen. Aparentemente, hubo cierta rivalidad entre ambos. Esto es importante porque el objetivo de todo lo que organizamos entre alumnos es aprender y crecer profesionalmente. La competitividad deber ser sana y legítima; y precisamente entre alumnos de una misma Promoción o de un mismo Grado, debería existir apoyo y no rivalidad. Si entre los dos eventos nos hubiéramos ayudado un poco más, o al menos haber tenido una comunicación fluida, podríamos haber hecho algo más. Esperamos que esto sirva de consejo para promociones futuras y para ayudar a crecer a iniciativas como éstas, que es el objetivo principal. 33 10. Conclusiones Como hemos venido diciendo y demostrando con el desarrollo de este trabajo, Publicatessen es una de las mejores oportunidades que tenemos de poner en práctica nuestros conocimientos, adquiriendo muchos otros nuevos. La experiencia es la forma más efectiva de aprendizaje, y este evento sin duda nos la aporta con creces. Es más difícil de lo que en un principio muchos pensamos, sobre todo para los coordinadores/as, ya que tenemos que, no solo organizar todo el festival sino tampoco descuidar nuestras clases. Por ello, es muy importante saber organizarse y complementar ambas tareas. Además de los conocimientos prácticos relativos a la organización de eventos y todo lo que conlleva, es digno de destacar el aprendizaje personal que el Festival implica. Como coordinadores/as, debemos aprender a comunicar y liderar, comprometernos con todas las responsabilidades de nuestro puesto y asumirlo de una manera ciertamente profesional. Muchas veces trabajar con compañeros de clase desde esta perspectiva más formal es más complicado. Por una parte, a los coordinadores/as puede costarles hacerse con su puesto del mismo modo que el resto del departamento no siempre está preparado para admitir dirección. Aunque bien es cierto que Publicatessen está organizado en su mayoría por y para los alumnos, no podemos obviar la inmensa ayuda que tanto profesores/as como la propia Universidad nos ofrecen. Sin ellos este evento no saldría adelante, aunque nosotros seamos la cara visible del Festival. No solo en términos de ayuda económica o cesión de infraestructuras, sino del enorme apoyo que terminan siendo para nosotros. En resumidas cuentas, todo lo positivo que nos aporta este Festival Publicatessen es mucho tanto a nivel profesional como personal, y la Universidad de Valladolid puede mostrar con gran orgullo esta oportunidad que ofrece cada año a sus alumnos de Publicidad y Relaciones Públicas y PEC. El objetivo fundamental es mejorar y crecer cada año para posicionarnos como referente nacional en un futuro (esperamos) muy próximo. 34 11. Propuestas de mejora Basándonos en nuestra experiencia personal a lo largo de estos cuatro años viviendo Publicatessen tanto como asistentes, concursantes y finalmente organizadoras, proponemos a continuación una serie de ideas que consideramos ayudarían a la mejor gestión del evento y hacia una perspectiva en varios casos, más ecológica. a) Organización de una reunión informativa previa a la creación de departamentos. A pesar de que se nos advierte que la organización del evento es más dura de lo que a priori pueda parecernos, mucha gente se embarca en el proyecto sin ser plenamente consciente de lo que ello conlleva y, como resultado, los departamentos terminan reduciéndose conforme pasa el tiempo. No es tanto una cuestión de cantidad como de calidad: quien se comprometa debe cumplirlo hasta el final; por ello, sería útil realizar una primera reunión en la que se ofreciera a los alumnos una guía realista y algo más desarrollada de tareas, con un calendario general que les ayude a formarse una mejor idea de todo el proceso. b) Obligatoriedad de memorias. También en relación con el anterior apartado, el objetivo fundamental de las memorias es que haya una mayor disponibilidad de información para todos. Una vez terminado el festival y dentro de un plazo razonable, los coordinadores y subcoordinadores deberían redactar unas memorias con los datos e incidencias más relevantes de cada departamento. De este modo, no estaríamos construyendo Publicatessen desde cero cada año, sino que ya dispondríamos de los cimientos básicos. Los profesores que nos acompañan durante la organización dejarían de tener que enseñar lo mismo cada año, los estudiantes dejarían de cometer los mismos errores en cada promoción y, en definitiva, se ganaría más tiempo para hacer crecer al festival. c) Renovación de la identidad visual corporativa de Publicatessen. Un buen diseño ayudaría a la marca a ser percibida como tal. Obviando el hecho de que entre alumnos sería más aceptado; un logotipo más profesional y que de verdad proyecte nuestras capacidades es lo primero en lo que se fijarían las agencias, 35 escuelas creativas y patrocinadores con los que establezcamos relación, mejorando así nuestra imagen corporativa y, probablemente, abriéndonos más puertas en el futuro. d) Fomento de la visibilidad de Publicatessen. Trabajando en la presencia de marca de una manera más regular y continuada, este objetivo debería enfocarse desde tres niveles: • Local. Crear convivencia con el nombre dentro de la propia universidad, estando Publicatessen presente en iniciativas durante todo el año, sin desaparecer una vez termina el festival. • Nacional. Promover la colaboración de otros centros en la categoría “Interuniversidad”. • Internacional. Elegir estudiantes Erasmus que ejerzan de embajadores de marca en sus distintos destinos, no solo con la finalidad de generar visibilidad y participación, sino también ejemplo a seguir. e) Aumentar la importancia del Departamento de RSC. Dedicar más tiempo a este tipo de acciones supondría, además de otra oportunidad de llevar los conceptos estudiados a la práctica, una excelente motivación y mayor cantidad de oportunidades para crear acciones que contribuyan a crear la presencia e imagen de marca anteriormente mencionadas. f) Digitalización de la entrega de piezas. Con el objetivo de agilizar y hacer más cómodo el proceso. Por ejemplo, a través de Wetransfer, que ofrece un servicio gratuito y fácil de usar con el que se podrían enviar piezas pesadas sin perder calidad. Obviando el valor añadido que le da el hecho de ser la opción más ecológica, supone una ventaja tanto para concursantes como organizadores: los primeros no tendrían que gastar ningún dinero ni esfuerzo en preparar los sobres, CDs y desplazarse hasta el punto de entrega; y los segundos, no tendrían que pasarse todo el día de recogida de piezas esperando por la gente en el aula correspondiente. Además, aporta exactitud al plazo de entrega al quedar registradas las horas de las transferencias. 36 g) Profesionalización del jurado. O, en su defecto, inclusión de más fases de decisión, que ayudasen al festival a que no se repitan situaciones de plagio y problemáticas como las que tuvimos que enfrentar en esta Edición. Si cada categoría dependiera de los votos de más profesores/as o profesionales, no solamente el resultado sería más justo, sino que sería más fácil detectar posibles plagios o similitudes con piezas ya existentes y que dieran lugar a posteriores controversias. h) Renovación o mejora del sistema de venta de entradas. No solo aplicable a las entradas de Gala y Cóctel, esta medida evitaría que se formaran colas demasiado largas en el Ágora, además de evitar incidentes de que la gente intente colarse i) Aprovechamiento de la “Fase 2” como espacio extra. Cuando el Campus María Zambrano disponga de salón de actos, el posible aforo aumentará. Sin renunciar al espacio ya disponible en la antigua Escuela de Magisterio, usando éste como refuerzo, podrían ampliarse e impartirse jornadas simultáneamente en ambos salones. De esta forma, muchos más alumnos tendrían acceso a más charlas, además de poder decantarse por una temática preferida. Todo ello a falta de solventar qué se haría con respecto a la noche de Gala y priorizando, en este caso, el aprendizaje de los estudiantes en las jornadas. 37 Referencias Allende García, S., Alarcón Calzado, M. (2018). Organización y gestión del departamento de Jornadas X edición del Festival Publicatessen. (Trabajo fin de Grado). Universidad de Valladolid, Segovia, España. Recuperado de: https://uvadoc.uva.es/handle/10324/852/browse?type=subject&order=ASC&rpp=20&v alue=Publicatessen BOCYL (2013). Resolución de 11 de abril de 2013, del Rector de la Universidad de Valladolid, por la que se acuerda la publicación del reglamento sobre la elaboración y evaluación del trabajo de fin de grado. Boletín Oficial de Castilla y León, nº 78, pp. 27266-27273. Cebada Garrido, S. (2017). Planificación del Festival Publicatessen: objetivos y resultados del Departamento de Jornadas. (Trabajo fin de Grado). Universidad de Valladolid, Segovia, España. 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