La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV : estudio de un caso

Universitat Politècnica de València Escuela Técnica Superior de Ingeniería Informática Licenciatura de Documentación La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso Autor: Carmen Cárcel Codirector: Antonia Ferrer Sapena Codirector: Fernanda Peset Mancebo Modalidad del PFC: B Noviembre 2011 La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 2 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 4 OBJETIVO GENERAL .............................................................................................. 4 CONCEPTOS BÁSICOS DEL SISTEMA ARCHIVÍSTICO ESPAÑOL Y EVOLUCIÓN HISTÓRICA ............................................................................................................. 6 I. D EFINICIÓN DE ARCHIVO .......................................................................................................... 6 I. O RIGEN Y FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS .................................................................................... 7 II. E L SISTEMA ARCHIVÍSTICO ESPAÑOL ......................................................................................... 8 Definición de sistema archivístico ................................................................................................. 8 Modelos centralizados y descentralizados ..................................................................................... 9 El sistema archivístico español ..................................................................................................... 9 III. L AS FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS EN LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS .................................. 11 Retos de las organizaciones que afecten a los archivos ................................................................ 12 Normalización de procesos e información .................................................................................... 12 Normalización de procedimientos administrativos ....................................................................... 12 Normalización de procesos de gestión ......................................................................................... 12 Normalización del lenguaje administrativo .................................................................................. 13 Normalización de sistemas y lenguajes de recuperación de la información ................................... 13 Categorización y/o clasificación de las actuaciones administrativas ............................................ 13 Documentos electrónicos ............................................................................................................. 13 SISTEMA ARCHIVÍSTICO EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESPAÑOLA ....... 14 I. I DENTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN DE PARTIDA DE LA ADMINISTRACIÓN .................................... 15 II. E STRATEGIAS PARA EL DISEÑO , DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DE PROYECTOS DE MODERNIZACIÓN .............................................................................................................................. 19 III. E LEMENTOS DE CAMBIO EN LA REMODELACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA , HACIA LA N ETWORKORIENTATION .................................................................................................................... 21 IV. P ROCESO DE M ODERNIZACIÓN DE LA A DMINISTRACIÓN P ÚBLICA E SPAÑOLA ....................... 24 V. P RODUCCIÓN ADMINISTRATIVA ELECTRÓNICA ......................................................................... 25 VI. P LAN A VANZA Y E STRATEGIA 2011-2015 ........................................................................... 26 VII. C ONSECUENCIAS TECNOLÓGICAS DE LA MODERNIZACIÓN : INTEROPERABILIDAD , INSTRUMENTOS Y ESTÁNDARES ........................................................................................................ 30 El contexto político europeo ........................................................................................................ 31 Interoperability Solutions for European Public Administration (ISA) Work Programme .............. 32 Metadatos .................................................................................................................................. 33 Formatos digitales para la conservación .................................................................................... 34 La llegada del PDF/A ................................................................................................................. 34 Firma digital y Autenticación ......................................................................................................35 Validación de Certificados y Firmas Electrónicas ........................................................................ 37 Documentos PDF con sello de tiempo ......................................................................................... 38 Firmar Documentos electrónicamente ........................................................................................ 38 SISTEMA ARCHIVÍSTICO ADMINISTRACIÓN PÚBLICA EN LA COMUNIDAD VALENCIANA ........................................................................................................ 39 Sistema archivístico valenciano ............................................................................................ 39 Proceso de modernización de la Administración Pública Valenciana ............................... 43 Planes de innovación: Avantic y Gobernanza 2013 ............................................................. 45 CASO PRÁCTICO. PROYECTO DE MODERNIZACIÓN DEL REGISTRO DE COOPERATIVAS DE LA GENERALITAT VALENCIANA .............................................. 46 I. S ITUACIÓN ACTUAL ................................................................................................................. 47 II. E STRATEGIA A SEGUIR ............................................................................................................ 49 III. T RÁMITES MÁS COMUNES SOLICITADOS POR LOS ADMINISTRADOS ............................................. 51 IV. A SPECTOS DE DESARROLLO ................................................................................................ 52 V. F ASES DEL PROYECTO ..............................................................................................................53 La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 3 VI. D ESARROLLO DEL S ISTEMA PARA EL R EGISTRO DE C OOPERATIVAS DE LA C OMUNIDAD V ALENCIANA VÍA I NTERNET ............................................................................................................ 54 A ) E SPECIFICACIONES DEL PROYECTO ........................................................................................... 55 B ) M ÓDULOS A DESARROLLAR .................................................................................................... 56 VII. F IRMA D IGITAL ................................................................................................................... 67 VIII. M ATERIALES DEL PROYECTO .............................................................................................. 68 IX. D IGITALIZACIÓN DOCUMENTACIÓN R EGISTRO DE COOPERATIVAS ........................................ 69 X. E L PROCESO DE DIGITALIZACIÓN ............................................................................................. 70 XI. L A CADENA DE LA DIGITALIZACIÓN ..................................................................................... 71 XII. E L HARDWARE , SOFTWARE Y REDES PARA SU ACCESIBILIDAD . .............................................. 74 XIII. P ROTOCOLOS , NORMAS Y POLÍTICAS DE PROCEDIMIENTOS , ASÍ COMO LOS NIVELES DE HABILIDAD Y RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL ............................................................................. 77 CONCLUSIÓN........................................................................................................ 79 BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 80 ANEXO I ................................................................................................................ 85 EL MARCO LEGAL DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA ................................... 85 Ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos ......................... 86 Real Decrto 1671/2009 por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007 ............................. 86 Real Decreto 3/2010, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la administración electrónica ......................................................................................................... 89 Real Decreto 4/2010, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la administración electrónica ................................................................................................. 93 Ley 59/2003, de Firma Electrónica ............................................................................................. 96 Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos Personales ......................................................... 98 Real Decreto 1720/2007, de medidas de seguridad de ficheros automatizados que contengan datos personales .................................................................................................................................. 99 Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información ..................................... 100 La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 4 Introducción La administración debe implementar la gestión electrónica de la información para así cumplir con el compromiso sostenido con la Unión Europea según el marco de la Estrategia Europa 2020 respecto al crecimiento inteligente, sostenible e integrador de la sociedad. De otro lado, debido a las dificultades financieras extremas hace inviable la continuación del modelo vigente. Debe crearse en la administración una nueva capacidad productiva basada en nuevos modelos de servicio, más competitivos, a base de conocimiento. Por lo tanto es el acceso a documentación electrónica conduce a la conciliación futura entre la provisión de servicios públicos a los ciudadanos con la austeridad económica. Esto puede o debe revertir en una modificación de tipo de la organización de la administración orientada a un suministro de información electrónico. No olvidemos la necesidad de optimizar la gestión en la temporalidad y en las funciones entre los distintos servicios, así como con los usuarios finales (administrados). Resumiendo, el acceso a la documentación en soporte electrónico y los proyectos de digitalización son debidos, en parte, además de al propio innato desarrollo sociotecnológico, a los parámetros establecidos por la Unión Europea, y obligados en cierta forma por la temperancia que nos exige la situación económica social actual. Objetivo General Realizar una revisión del sistema de archivo administrativo de la función pública española y el estado de adaptación a la normativa de modernización de la administración. Estudio de un caso de la administración valenciana. Objetivos específicos: • Analizar la situación del registro de cooperativas en el momento actual y propuesta de un sistema de mejora para facilitar la realización de sus trámites a través de Internet. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 5 • Propuesta de un sistema capaz de incrementar la eficacia: celeridad, calidad y reducción de costes a los ciudadanos/empresas cooperativas/sales en la realización de los procedimientos. • Ofrecer una gestión que permita incrementar la eficiencia del registro, es decir, incrementar la productividad. • Facilitar la transparencia de los procedimientos y acceso a los datos e información del sector. • Dar posibilidad a nuevos mecanismos de participación. Metodología Metodología del trabajo: 1. Estudio de la normativa de cada una de las administraciones tratadas 2. Análisis de los planes de modernización 3. Comparativa de los planes de modernización con el estado actual. 4. Adaptación de la normativa a un caso específico. De un lado ofreceremos, basándonos en la definición de archivo, la evolución de la función archivística a lo largo de los siglos. No es posible desarrollar el estudio sin antes comprender la génesis del concepto archivística. De otro lado, en el anexo, se dará un repaso al marco legislativo actual relacionado con la administración electrónica. De este modo sabremos en qué se han fundamentado los diferentes estándares para el acceso y gestión de la documentación electrónica. Es de especial interés especificar brevemente el sistema autonómico valenciano, dado que el interés sería en aplicarlo a esta administración. A continuación se procede a explicar brevemente la génesis de la archivística y el estado de la situación archivística actual y su aplicación en la administración. Se considera interesante antes de profundizar en las medidas de adaptación a las nuevas condiciones tecnológicas y fiscales que nos obliga a situarnos en un momento de transformación en la organización administrativa. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 6 Conceptos básicos del sistema archivístico español y evolución histórica I. Definición de archivo Según el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), la palabra “archivo” tiene tres acepciones: 1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico. 2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos. 3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos. Los conceptos anteriormente señalados abarcan de una u otra forma dos importantes aspectos para una correcta definición de Archivo: • la cualidad del orden, referida a la organización y la ordenación como partes esenciales del archivo y • la doble finalidad atribuida al fondo documental, en cuanto a salvaguardar los derechos de la institución que los crea en función de facilitar su gestión, actuando por un lado como memoria y por otro como fuente de elaboración histórica, en unos límites de difícil fijación por su movilidad. Teniendo en cuenta estos aspectos, la función archivística ha experimentado una evolución en los últimos siglos: • Desde un oficio eminentemente práctico a una profesión de fuerte componente multidisciplinar. • Desde una visión unívoca asociada al ámbito histórico-cultural a una visión bidimensional, transversal, amplia e integradora en la que se combina la función histórica con la jurídico-administrativa. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 7 La transición de la archivística ha sido un proceso lento y complicado. Ha pasado de unos postulados que le conferían el monopolio del cuidado de los tesoros documentales o de los instrumentos jurídicos, de forma alternativa y excluyente, a la asunción de su rol fundamental en las políticas de gestión de la información en la administración pública y en las empresas. A partir de la década de los años 80, la creciente sensibilización de la Administración por todo aquello que fuera encaminado a conseguir materializar los principios de eficiencia y eficacia ha conseguido que haya un cambio de mentalidad, cambio que se refleja en la imposición lenta y gradual de una visión integradora de la archivística. I. Origen y funciones de los archivos La palabra Archivo proviene del latín Archivum, y éste del griego Archeión que significa principio, origen. Hablar del origen de los archivos es hablar de la historia del hombre y de la aparición de los primeros testimonios escritos que sentarían las bases de lo que hoy son los archivos. En la antigüedad, puede hablarse de la existencia de archivos en las civilizaciones más avanzadas tales como la egipcia, fenicia, persa, siria, mesopotámica y griega. En la Edad Media el archivo cobró un sentido utilitario: se usaba para esgrimir derechos legales. Sería la Iglesia Católica la que, dado el carácter estable de sus monasterios, se convertiría en una importante institución de preservación de documentos. Con la aparición del papel se aumentará la producción documental y en consecuencia el número de lugares destinados a su custodia. Con la Edad Moderna crecerá el interés por preservar los documentos de origen histórico, de allí que se produzcan en todo el mundo esfuerzos serios para lograr ese fin. A fines del siglo XVIII se producirá la apertura de los archivos a los ciudadanos comunes. La Edad Contemporánea marcará la delimitación de la Archivística, la formulación de una legislación de archivos y la puesta en marcha de sistemas de archivos modernos, lo cual traerá como consecuencia: mayor número de usuarios, diversidad de soportes, expansión y diversificación de entidades productoras y multiplicación de la producción documental. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 8 A lo largo de la historia de la humanidad, la preservación y organización de los archivos han estado íntimamente vinculadas a momentos de desarrollo en la historia de los pueblos: un Estado organizado siempre procurará conservar los documentos que testifiquen su desarrollo, por lo que la existencia de los archivos (y muy particularmente de los archivos históricos) se convierte en fuente documental importantísima para la mejor comprensión del devenir histórico de una sociedad. Las funciones genéricas propias de un archivo se pueden agrupar en tres bloques: 1) Génesis o reunión de los documentos: se trata de una reunión “natural” de los materiales, no artificial. El archivo es consustancial a la actividad de los individuos e instituciones, y de ello se deduce la inevitabilidad de su existencia: el archivo nace espontáneamente como sedimentación documental de una actividad práctica, administrativa o jurídica. 2) Tratamiento de la documentación: la selección de la información, se realiza después de recoger los documentos y la evaluación se lleva a cabo en un contexto complejo de valoración administrativa, fiscal, legal, testimonial e informativa, y con la finalidad de conservar permanentemente los documentos. 3) Servir la documentación: el concepto de libre acceso a la información es un derecho constitucional básico que cada día cobra más fuerza en los archivos. La modalidad de acceso en los archivos es también un rasgo distintivo, a los archivos les concierne una fuerte carga jurídica (restricciones, términos, normativa legal). II. El sistema archivístico español Definición de sistema archivístico En su trabajo Archivística general: teoría y práctica, Antonia Heredia Herrera define sistema de archivos como “un conjunto de actividades articuladas a través de una red de centros y de servicios técnicos, para estructurar la recogida, transferencia, depósito, organización, descripción y servicio de los documentos”. A partir de un sistema de archivos los distintos conjuntos de documentos resultantes de las diferentes La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 9 Administraciones no pueden considerarse aisladamente, sino formando parte del conjunto orgánico. También hay un hecho que es necesario recalcar: en un sistema de archivos se integran no sólo los archivos históricos sino también los administrativos, de manera que la atención dedicada a unos y otros sea uniforme mediante una planificación coherente. Un sistema de archivos es lógicamente el soporte de un sistema de información nacional. Básicamente, podemos decir que un sistema de archivos está formado por una red de centros, unos órganos impulsores de las políticas archivísticas, un marco legal que en cierta manera recoge tanto la tradición histórica como la voluntad política de los gobiernos y unos recursos económicos y humanos. Modelos centralizados y descentralizados La estructura y el sistema archivístico de un país es el reflejo de su organización política. Consecuentemente, en los países de organización centralista, los órganos, los recursos y los instrumentos de gestión y coordinación están asumidos por una autoridad archivística central. Siguen el modelo centralizado países como Francia, Italia, Holanda o Rusia. Por el contrario, en los países descentralizados políticamente, no hay una autoridad central, ni un sistema estatal ni una legislación uniforme. La consecución de una organización territorial profundamente autónoma confiere la responsabilidad de la creación, mantenimiento y gestión de los archivos a los diversos estratos en que se organiza el país. Alemania o España son ejemplos de este modelo descentralizado, en el que la creación de mecanismos de integración y de coordinación resulta esencial. El sistema archivístico español La Constitución española de 1978 constituye el punto de partida de una nueva concepción descentralizada de la estructura política y administrativa del Estado, que ha tenido el reflejo en los estatutos de autonomía de cada comunidad autónoma. Este reparto competencial entre el Estado y las autonomías se concreta en los art. 148.1 y 149.1 de la CE, que establecen las competencias exclusivas del Estado y especifican las La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 16 concibe para proporcionar la satisfacción de necesidades de los destinatarios, tanto internos y externos. c) Multitud de unidades orgánicas, lo que desencadena una necesidad de coordinación y homogenización de las mismas. d) Integración de niveles lo que supone una imperiosa necesidad de gestionar y de integrar la información de los usuarios. e) Servicios personalizados e/o individualizados. Aunque ahora los planes de modernización de las organizaciones públicas resultan ser en lo global un tema recurrente, y todas o casi todas se han embarcado en procesos de racionalización de su gestión interna, una nueva forma de hacer las cosas, y a este aspecto interno han incorporado la necesidad de comunicación del conjunto de servicios que producen; quizás a los profesionales de los archivos la modernización, aunque necesaria, ya hace mucho tiempo que de alguna manera la hemos detectado, interiorizado, y en muchos de sus aspectos ejecutado. Normalizar nuestros procesos internos de gestión archivística, comunicar los resultados obtenidos mediante instrumentos de comunicación, hacer accesible los documentos y la información contenida en los mismos a los ciudadanos (prestación de servicios), es algo que entra dentro de nuestra metodología de trabajo desde hace ya bastante tiempo, lo único de lo que siempre hemos carecido ha sido de los recursos necesarios para realizarlo de una forma eficaz, y en general de herramientas tecnológicas que soportaran esos procesos. Pues bien muchos de estos planteamientos de trabajo que venimos realizando desde los archivos se convierten ahora en una necesidad imperante del conjunto de las organizaciones públicas, y para su realización es necesario analizar desde diferentes perspectivas, con carácter general, cual es el estado en que estas se encuentran con el objetivo de lograr determinar cuales podrán ser sus necesidades reales para poder establecer ese deber ser lógico de las cosas, que implican los procesos de modernización. Las unidades de gestión en que se estructuran orgánicamente las organizaciones públicas han venido actuando en lo que podríamos denominar de un modo tradicional, gracias, casi exclusivamente al buen hacer de los empleados públicos, y en esto el mundo de los archivos creo que es buen conocedor, y a pesar de la carencia de sistemas La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 17 de información y de su falta de relación cuando existen. Resulta difícil, sino imposible, conocer en muchos casos cuantos expedientes administrativos se iniciaban diariamente y quien los tramitaba. El único conocedor del estado de tramitación de un expediente administrativo es el empleado público responsable de cada área o ámbito competencial. La consecuencia de esta forma tradicional de trabajo ha dado como resultado la duplicidad de esfuerzos, multiplicándose los consiguientes errores humanos (por ejemplo un mismo nombre y apellidos se introduce varias veces para el mismo asunto con distintos formatos en los sistemas de información). Por otro lado la producción administrativa se soporta casi exclusivamente en papel, con escaso soporte electrónico que, en todo caso, se produce con aplicativos de ofimática y no puede ser utilizado para integrarse en un sistema general de información de la organización, ni con otras aplicaciones que forman parte del circuito de tramitación. En términos relativos se desconoce el tiempo real de tramitación de los expedientes o cualquier otro tipo de indicador (cuantitativo o cualitativo) de calidad de la producción administrativa, resultando impracticable realizar cualquier gestión con indicadores (por ejemplo colectivos que reciben subvención, áreas geográficas con obras públicas, etc.). Hasta este momento, además, no se había detectado la necesidad ni existía ningún mecanismo establecido para gestionar de modo sistemático y dinámico el conocimiento y los contenidos producidos en la organización al margen de los concretos expedientes administrativos, que en el mejor de los casos formaban parte del sistema de información propio del archivo de la organización, ni se prestaba atención alguna al conocimiento objetivo (mediante indicadores) de las necesidades y expectativas de los ciudadanos. Es imposible contar con datos únicos, como elementos de información fiables de un ciudadano, de un territorio o de una organización y, por tanto, es imposible realizar un seguimiento de los servicios que la Administración le está prestando o decirle en que estado de tramitación está su solicitud, salvo caso a caso, previa localización del empleado público responsable de cada asunto y consulta de los documentos del expediente correspondiente. Las organizaciones públicas eran en general totalmente pasivas, siendo siempre el ciudadano el que debía de acudir a ellas para realizar la solicitud de un servicio; al mismo tiempo que les resulta difícil identificar y analizar sus formas de actuación en cuanto a la organización de sus actividades con el fin de adquirir conocimiento basado La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 18 en la experiencia acumulada y, a partir del análisis del mismo, prestar un mejor servicio a la ciudadanía y anticiparse sus necesidades. La denominada administración electrónica -rasgo indiscutible de la modernización de la administración, pero no el único-, cuya efectividad se basa en la implantación de sistemas de información que soporten el conjunto de actividades de una organización, y la integración y relación de unos sistemas de información con otros, era algo impensable. Las actividades de gestión administrativa de la organización finalizan con la resolución del procedimiento tramitado produciéndose una absoluta desconexión entre las unidades productoras y el archivo (desintegración de niveles). En este aspecto conocemos, como finalizada la tramitación administrativa la transferencia de documentos a los archivos correspondientes, resultaba en muchos casos difícil de realizar, y dependía de la voluntariedad del empleado público correspondiente para el cual elaborar las relaciones de entrega o transferencia suponía el tener que volver a crear las informaciones que ya se habían generado durante la tramitación administrativa (falta de relación entre sistemas de información). En resumen, podemos afirmar que la situación de partida de las organizaciones públicas hacia el fenómeno de la modernización se caracteriza por la fragmentación, heterogeneidad, falta de coordinación a todos los niveles, y la ausencia de proactividad en la prestación de servicios debido a varios factores: a) En el plano pol í tico existe una primací a de acciones departamentales aisladas en vez de ejecución de prioridades globales de gobierno. No existe una visió n de conjunto de la organización.[Se pretende una subsanación mediante el informe OECD Information Society Reviews] b) En el plano de gesti ó n se produce un fomento de autarquía de las unidades orgá nicas de gestión en contraposición a la necesidad de potenciar su integració n y buscar la consolidación de las posibles economías de escala. c) En el plano territorial prevalece una falta de suficiente articulació n entre las distintas entidades públicas (nivel estatal, autonómico, y local). d) En el plano organizativo se detecta una importante carencia de criterios para la adecuada dotación y organización de los recursos humanos. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 19 e) En el plano tecnol ó gico se mantiene una atomización de los sistemas de informació n lo que genera incapacidad para obtener información agregada útil para la gestió n y la toma de decisiones. f) En cuanto al concepto de servicio , éste es casi inexistente, siendo el procedimiento administrativo el centro y la razón de ser de todas las actuaciones admin istrativas y en este aspecto lo habitual era la inexistencia de sistemas de soporte adecuados para gestionarlos, la redundancia de tareas, y la heterogeneidad en la calidad de los resultados obtenidos. g) En cuanto a la oferta y difusión de servicios, el ciudadano desconoce qué servicios se prestan y dónde pueden solicitarlos. II. Estrategias para el diseño, desarrollo e implantación de proyectos de modernización Determinados los elementos que de alguna manera frenaban el desarrollo racional y objetivo de nuestras organizaciones públicas y con el fin de poder proceder a diseñar proyectos de modernización, es evidente que se detectan una serie de premisas básicas que deben de asumir dichas organizaciones a la hora de planificar sus estrategias de desarrollo e implantación de sistemas de información y que habrán de materializarse en cambios que las afectarán en su globalidad. Esos cambios deberán dirigirse a cubir ciertas carencias tales como las siguientes: - Desde el punto de vista interno, la principal carencia a resolver es la falta de coordinación a todos los niveles lo que produce una desestructuración de las actividades ordinarias de las organizaciones e implica una duplicación de los esfuerzos materiales y humanos necesarios para lograr cualquier finalidad. - Desde el punto de vista organizativo se manifiesta la dificultad de determinar la coherencia de la dotación de recursos humanos, su formación y su estructuración orgánica, lo cual implica un importante riesgo a la hora de acometer acciones estructurales de modernización ya que el funcionamiento de cualquier organización y los resultados obtenidos de su gestión dependerán en gran medida de la capacidad de adaptación, formación y relaciones interdepartamentales de los empleados La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 20 públicos en el desarrollo de sus competencias, en este sentido deberán de valorarse como necesidades estratégicas de las organizaciones en este punto: a) La definició n detallada de tareas y objetivos a asumir por cada unidad administrativa. b) La adecuación de la estructura organiza tiva a las necesidades reales de la organización atendiendo al desarrollo de sus funciones. c) La especializació n del personal en las funciones desarrolladas por cada unidad administrativa. d) El estudio de las necesidades de formación del personal. Los resultados de estas actividades se pueden resumir en la realización de un Manual de funciones por competencias, en una adaptación de la realidad a estructuras orgánicas coherentes, y en la mejora del conocimiento de las actividades de las distintas áreas, permitiendo la reducción de determinadas tareas administrativas y la realización de actividades de mayor valor añadido, asesoramiento y ayuda a los ciudadanos. - Desde el punto de vista tecnológico otro de los ejes estratégicos a tener en cuenta es la necesidad de acabar con la atomización de los sistemas existentes y con la escasa capacidad para aportar información corporativa de utilidad práctica que estos tienen. Por lo tanto el planteamiento de optimizar recursos, costes y esfuerzos determinará la necesidad de integración de todas aquellas actividades de gestión administrativa cuyos trámites tienen aspectos y requisitos comunes. El objetivo no es otro que evitar duplicidades, optimizar recursos y simplificar al máximo la gestión de todos los sistemas de tal manera que en este sentido cualquier estrategia de implantación que tenga como objetivo la integración de sistemas deberá tener en cuenta la relación de los mismos con los procesos claves y relevantes de carácter transversal. - Desde el punto de vista de la prestación de servicios la necesidad estratégica pasa por terminar en este aspecto también con la descoordinación del conjunto de la organización en cuanto a la información que comunica, totalmente fragmentada y sin un tratamiento uniforme debido a que cada unidad administrativa solo conoce en detalle la problemática específica de su ámbito material de competencia. La La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 21 información relativa al catálogo de servicios finales que generan las organizaciones públicas debe ser transmitida de forma homogénea y actualizada como dato único lo que implicará la necesidad de establecer de forma clara las responsabilidades y procedimientos para el tratamiento y actualización de dicha información, así como la utilización y distribución de la misma. Por último, y en relación con este apartado es necesario, en el ámbito de nuestras organizaciones públicas, posibilitar la proactividad en el sentido de poner en marcha planes destinados a anticiparse a las necesidades futuras, definir estrategias, propiciar las acciones para que estas generen los resultados esperados, y someter constantemente estas a un análisis crítico riguroso, de modo que permitan interrumpir cuanto antes aquellas acciones iniciadas que se demuestren que no llevan a ninguna parte. Por otro lado proactividad no significa sólo tomar la iniciativa, sino crear cambio y asumir la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan; decidir en cada momento lo que queremos hacer y cómo lo vamos a hacer. III. Elementos de cambio en la remodelación de la administración pública, hacia la Networkorientation Al tiempo que las organizaciones van profundizando en sus necesidades de cambio se hace más evidente la necesidad de racionalizar los esfuerzos, costes y recursos. Sobre todo cuando las pautas de referencia que soportan procesos y procedimientos comparten requisitos y normas en un porcentaje importante, y la metodología de gestión es idéntica en las organizaciones por venir regulada por normas jurídicas. Por lo tanto el planteamiento de optimizar recursos, costes y esfuerzos surgirá de la integración común de todos aquellos conceptos cuya gestión tiene aspectos y requisitos comunes. El objetivo no es otro que evitar duplicidades, optimizar recursos y simplificar al máximo la gestión de todos los sistemas. Así las organizaciones deben de potenciar los sistemas internos de control de la gestión que darán a la tramitación de los expedientes administrativos una mayor rapidez y transparencia, mejorando los tiempos de respuesta, producción, control documental, La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 22 tratamiento de la información automatiza, diseño de metodologías para la identificación de procedimientos administrativos y gestión de expedientes y modelos de información que resulten sencillos para ciudadanos y empleados públicos. A la hora de definir los elementos que configuran un sistema de este tipo creo que hay que partir de la diferenciación conceptual que existe entre sistemas de "seguimiento de expedientes" y sistemas de "gestión de procedimientos". Este último tipo debe permitir el flujo horizontal de la información entre distintas unidades de gestión que interactúan sobre un mismo procedimiento. Estas dos líneas de actuación básica implicarán considerar la gestión administrativa en términos de producción administrativa concepto más amplio de gestión basado en un ciclo productivo completo que se articula para su funcionamiento en tres sistemas básicos de gestión en las organizaciones: gestión de registro, gestión de expedientes, y gestión de archivo. En este sentido la producción administrativa basada en el ciclo completo de gestión implica desde el punto de vista conceptual considerar el ciclo administrativo de forma global desde el diseño de procedimientos y documentos que han de generar, hasta que dichos documentos son transferidos al sistema de archivos, y se incorporan una vez tratados técnicamente al sistema general de información de la propia organización. En líneas generales y en relación con este aspecto podemos resumir diciendo que el proyecto de modernización que se plantee en cada organización con respecto a la actuación sobre la organización interna, los procesos de gestión y la tecnología disponible debería contemplar al menos los siguientes aspectos: a) un desarrollo de la capacitación en infraestructuras tecnol ó gicas básicas de cará cter corporativa lo que resulta ser la base imprescindible para implantar cualquier modelo actual de gestión. b) una racionalizaci ó n de los procesos administrativos al mismo tiempo que se procede a automatizar su ciclo de producción. A la vista del panorama expuesto pueden establecerse líneas generales de actuación dirigidas a fijar modelos de gestión que podemos articular sobre dos funciones importantes de la organización pública: a) La producci ó n de servicios , entendida como el ámbito de la organizació n integrado por los sistemas de informació n y las unidades administrativas encargados de La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 23 producir servicios, tanto servicios mediales necesarios para el adecuado funcionamiento de la propia organización (tecnología, gestió n de recursos humanos, contabilidad, archivo, etc.) como servicios finales destinados a los ciudadanos. b) La distribuci ó n de servicios , entendida como el ámbito de la organizació n integrado por los sistemas de informació n y las unidades administrativas encargados de las relaciones con la ciudadanía lo que implica una gestió n de entrega de los servicios finales producidos, una gestión de los canales de comunicación (Web, telé fono, presencial, correo, etc.), y la gestión de las relaciones con los ciudadanos. Tal y como Van Veestra et al. (2010) concluyen, la implementación de la administración electrónica requiere cambio completo potencial de las jerarquías de las organizaciones públicas hacía una “networorientation”. El cambio en las organizaciones públicas, sin embargo, es un complejo e impredecible proceso. La literatura actual sobre e-gobierno está tratando de comprender la complejidad de la materia y se encuentra en la búsqueda de enfoques multidisciplinarios en las investigaciones. Se investiga cómo el uso de dos lentes teóricas complementarias se puede utilizar para obtener un mayor conocimiento en este espacio. Combinamos la organización y la teoría de la estructuración mediante el uso de la primera categoría para identificar cómo los aspectos del cambio de la estructura organizativa bajo la influencia de las TI y que ésta fuera capaz de explicar el funcionamiento de estos factores en el proceso de estructuración. Mediante la reestructuración administrativa conforme a una orientación orientada a suministro electrónico de la documentación conseguiríamos las siguientes ventajas en la gestión y suministro de la información: • La digitalización de todo el fondo en soporte papel permitirá la perduración del contenido en el tiempo. • Con un sistema de ventanilla única se permite realizar los trámites de forma electrónica facilitando el acceso a los usuarios vía Internet. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 24 • Incrementa la eficacia: celeridad, calidad y reducción de costes a los ciudadanos y empresas cooperativas en la realización de los procedimientos. • Aumenta la eficiencia del registro, es decir, incrementar la productividad. • Facilita la transparencia de los procedimientos y acceso a los datos e información del sector. • Da posibilidad a nuevos mecanismos de participación. • Reduce del costo de los trámites. • Aumenta de las transacciones realizadas por agente. • Mejora definición de los trámites y normalización de las casuísticas, reduce la tramitación de expedientes, fuera de procedimiento. • Reduce los plazos de tramitación. • Reduce de los papeles y archivos necesarios para ellos. • Mejora la seguridad de las transacciones. • Elimina la reintroducción de la información en variados sistemas. • Reduce las fugas de información de forma involuntaria. Con esta administración digital, se reducirán los costos de las empresas y ciudadanos en la cumplimentación de los distintos trámites con la administración. IV. Proceso de Modernización de la Administración Pública Española Una necesidad común a todas las administraciones públicas, independientemente de su ámbito geográfico de actuación (local, regional, estatal o supraestatal), es dar una respuesta ágil, integral y eficaz a su producción administrativa entendida ésta como el conjunto de tareas administrativas vinculadas entre sí como una única unidad de actuación que se realiza por parte de una Administración Pública con la finalidad de adoptar una resolución. La consecución de esta respuesta ágil se ve dificultada por la general desintegración de los sistemas de información empleados en las distintas gestiones que componen la producción administrativa de una Administración Pública cualquiera (registro de entrada/salida, gestión de expedientes, gestión archivística, gestión documental,…) y por la ausencia de bases de datos corporativas que La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 25 proporcionen los datos únicos necesarios del interesado, del territorio, del servicio solicitado o de la organización. A esta necesidad se le añade la divergencia entre hacer operaciones con la Administración Pública en el mundo real y actuar como ciudadano o como empresa en el mundo virtual que está haciendo que se preste mucha atención al nivel de incorporación de las tecnologías de la información y las comunicaciones a los modelos de prestación de servicios de las Administraciones Públicas. De entre las gestiones que componen la producción administrativa, la gestión de expedientes ha sido considerada, generalmente, como la de mayor dificultad a la hora de dotar de una solución tecnológica completa, flexible y en un razonable plazo de tiempo. Sin tener adecuada y completamente resuelta la gestión de la producción administrativa no se tiene la información requerida para adoptar las medidas necesarias que mejoren la calidad de los servicios que la Administración presta y optimicen los recursos humanos disponibles. Igualmente, si no está resuelta la gestión de expedientes no se tiene resuelta, de manera global, la producción administrativa. V. Producción administrativa electrónica La convergencia, cada vez más acentuada, entre las tecnologías de la información, de las telecomunicaciones y de los contenidos está configurando el entorno económicosocial del siglo XXI. En este contexto, las Administraciones públicas se ven obligadas a tener en cuenta en su manera de relacionarse con los ciudadanos, con las empresas y con otras administraciones las nuevas posibilidades que se ofrecen (Internet, telefonía,…) empujadas por la activa adaptación del sector privado y de los propios ciudadanos. La prestación de servicios de la Administración «en línea» ocupa ahora un lugar destacado en el discurso político. Las Administraciones Públicas reconocen las importantes ventajas que se pueden obtener al trasladar a Internet los servicios tradicionalmente basados en papel y prestados presencialmente. Igualmente, los gobiernos son conscientes de que estos servicios deben estar centrados en el ciudadano, deben ser eficaces en términos de costes, fáciles de utilizar y deben añadir valor para los ciudadanos, las empresas y los propios gobiernos. La Administración electrónica, incluye como concepto la teletramitación de asuntos, en sentido amplio (consultas y actuaciones) realizada a través de técnicas multicanal. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 32 Interoperability Solutions for European Public Administration (ISA) Work Programme En la Europa actual, los ciudadanos son libres de trabajar y cambiar de residencia a cualquier país de la Unión, y las empresas son igualmente libres de comerciar y realizar negocios. Con frecuencia tienen que interactuar con las administraciones de los Estados miembros, que cada vez con más frecuencia se hace electrónicamente. Para facilitar la interacción electrónica con ciudadanos y empresas, los Estados miembros han ido transformado sus administraciones, mejorar sus procesos de negocio y la forma en que interactúan con ciudadanos y empresas, reduciendo así gran parte de la carga administrativa y los costes y aumentar la eficiencia y eficacia de los servicios públicos. Sin embargo, hay un alto riesgo de que esta transformación de lugar a las barreras electrónicas, debido tanto a la dimensión nacional y la falta de interoperabilidad a nivel europeo, lo que hace imposible para los ciudadanos y las empresas interactúen electrónicamente con una administración pública de otro Estado miembro con la misma facilidad que los locales. Esto podría dificultar el funcionamiento del mercado interior y la libertad de movimiento asociado con efectos negativos sobre la apertura y competitividad de los mercados y la movilidad transfronteriza, así como tener un impacto en la prestación de algunos servicios de interés general para los ciudadanos y las empresas, ya sea económica o no económica. Al mismo tiempo, los desafíos que enfrenta Europa hoy en día exigen cada vez más una respuesta política común, y por lo tanto los Estados miembros deben unir sus fuerzas para poner esto en efecto. La implementación de una amplia gama de actos legislativos es, de hecho, el compartir responsabilidad de los Estados miembros y la Comisión Europea, y requiere interacción a través de las fronteras y los sectores por medio de la Información y la Comunicación (TIC). Los Estados miembros y la Comisión tienen que intensificar sus esfuerzos para lograr la interoperabilidad entre las soluciones TIC nacionales y las comunitarias, fomentarlas de común acuerdo y evitar la dependencia de la trayectoria con el fin de garantizar una interacción eficiente y eficaz entre las administraciones públicas europeas en apoyo de la prestación de servicios públicos electrónicos y la aplicación de las políticas y actividades comunitarias. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 33 A continuación se recopilan una serie de protocolos, estándares, formatos y herramientas utilizados en la actualidad en los proyectos de digitalización. Gracias al desarrollo legislativo que procederemos a resumir tras este punto tenemos la base de la elección de las herramientas mencionadas. Metadatos Dentro de este conjunto de Normas Técnicas de Interoperabilidad, las normas relativas al documento electrónico, al expediente electrónico, a la digitalización de documentos en soporte papel, a los procedimientos de copiado auténtico y conversión y a la política de gestión de documentos electrónicos responden a lo previsto en el citado Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, sobre interoperabilidad, recuperación y conservación del documento electrónico, a la luz de la necesidad de garantizar todos estos aspectos para el documento electrónico a lo largo del tiempo. En este desarrollo legislativo se establecen la descripción que debe contener cada documento electrónico, es decir, lo metadatos con el fin de que la transferencia de documentos electrónicos o expedientes electrónicos se realice de forma correcta. En la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico nos señala los metadatos mínimos obligatorios del documento electrónico. Estos son, tal y como podremos observar más extensamente en el anexo III, los siguientes:  Versión de la Norma Técnica de Interoperabilidad.  Identificador normalizado del documento.  Identificador de la administración generadora del documento o del órgano capturador.  Fecha de la captura.  Origen, si el contenido fue creado por un ciudadano o por la administración.  Estado de elaboración.  Nombre de formato lógico del fichero de contenido.  Tipo documental.  Tipo de firma. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 34  Identificador de documento de origen. Formatos digitales para la conservación He conducido el texto a ofrecer directamente los resultados ofrecidos por HodgeAnderson (2007) por considerar el estudio más exhaustivo leído y por formar parte de un grupo de investigación -Digital Preservation Task Group (CENDI) perteneciente a Information International Associates-. A él pertenecen grandes e importantes instituciones de preservación de la información a nivel internacional (como la Library of Congress, National Science Foundation, National Archives and Records Administration, etc.). Los formatos digitales están considerados como medio para preservar la información de la administración. De cualquier forma, con la variedad de formatos disponibles, la cuestión que se plantea es cual de ellos debe ser usado. Los formatos elegidos como más óptimos para preservar la información, y por tanto los analizados en función de factores técnicos, de calidad y funcionales, fueron Tagged Image File Format (TIFF), Portable Document Format (PDF), Portable Document Format/Archival (PDF/A) y Extensible Markup Language (XML). Sin embargo, vamos a centrarnos en el PDF/A por considerarlo el más óptimo para gestionar el tipo de documentación que mantiene la administración a la que hacemos referencia. La llegada del PDF/A El tema de formato de conservación se elevó de nuevo por la llegada de PDF/A-1. Varias organizaciones, entre ellas la Association for Information and ImageManagement (AIIM) y Association for Suppliers of Printing , Publishing and Converting Technologies (NPES) decidió abordar los problemas de conservación que fueron surgiendo con el uso generalizado de PDF. La Oficina Administrativa de los tribunales de los EE.UU. fue una fuerza impulsora en la formación de un Comité de EE.UU. para iniciar una norma ISO basada en en formato PDF. Un objetivo importante era "para abordar la cuestión de que grandes masas de documentos oficiales e La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 35 importantes la información se mantienen en PDF, pero PDF que no es adecuado como un formato de archivo”. En 2005, PDF/A-1 fue aprobado como estándar ISO 19005-1: 2005, bajo TC 171 (comité técnico de la International Organization for Stardardization, ISO). PDF/A-1 es un conjunto de reglas para las que no hay que hacer en un documento PDF con el fin de tener alguna posibilidad de leerlo más tarde. También especifica que es lo que está permitido y lo que se requiere en PDF/A-1 y la forma de aplicar esos objetos. Esta definición más estricta es esencial para comprender los usos apropiados para PDF/A-1 y las limitaciones de PDF/A-1 como formato por defecto para el archivo de documentos electrónicos en general. De acuerdo con la evaluación de la Library of Congress-National Digital Information Infrastructure Preservation (LC-NDIIPP), PDF/A-1 intenta maximizar la independencia de dispositivo, el propio contenido y documentación, que son todos factores que se consideran beneficiosos para la sostenibilidad de un formato, y, por tanto, deseable con fines de preservación. Sin embargo, PDF/A-1 no sería apropiado para todo tipo de materiales como audio, video, Javascript o ejecutables. Firma digital y Autenticación La Ley de Patrimonio Histórico Español (Ley 16/1985) y la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común (Ley 30/1992) ya hacen referencia a la emisión de documentos válidos por medios electrónicos. Lejos estaban estas dos legislaciones del espíritu y transcendencia de lo que hoy nos plantea y obliga la Ley de Administración Electrónica (Ley 11/2007); no obstante ambas legislaciones están presentes en la nueva. La nueva ley recoge definiciones de varios tipos de documentos electrónicos, los que se emiten por la propia administración pública que se definen como documentos públicos administrativos. Los documentos válidamente emitidos por los órganos de las administraciones públicas y, por consiguiente, los documentos administrativos electrónicos sólo pueden ser emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Se condiciona su validez a la incorporación de una o varias firmas electrónicas y que el objeto de éste debe referirse a La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 36 cualquier información o actuación de la administración, actos resolutorios, trámites, informes, pruebas, etc... La consideración de otros documentos electrónicos serán los emitidos por los particulares y que obran en poder de la Administración Pública. Todos ellos deberán ser emitidos por medios electrónicos, y deberá garantizarse su conservación con las garantías de su titularidad, originalidad, autenticidad e inalterabilidad. Es pues una de las exigencias la referencia temporal desde la perspectiva de los prestadores de servicios de certificación electrónica y los servicios de sellado de tiempo. Todo esto, nos lleva de nuevo a una parte de la interoperabilidad y que será lo que marque de una manera importante su utilización de forma habitual, la obligatoriedad de disponer de la necesaria normalización de documentos y formatos electrónicos, universales y gratuitos. El valor jurídico y probatorio del documento, base del ordenamiento jurídicoadministrativo, incide de nuevo en la autenticación con la firma electrónica y el sellado electrónico, que no deja de ser la validación legal del documento firmado, y la acreditación de la fecha y hora de cualquier operación y transacción por medios electrónicos. En definitiva, el documento electrónico debe cumplir las condiciones que garanticen la prueba documental imprescindible en el derecho administrativo. Resumiendo, tendremos que disponer de: • Documentos electrónicos válidos, es decir íntegros, auténticos, permanentes, originales y únicos, que en su uso garanticen la confidencialidad, la fiabilidad, la calidad, el acceso y la identificación del usuario. • Documentos que necesitan su registro y fiabilidad de las notificaciones. Poder acceder a la trazabilidad de los mismos (sello en el tiempo). Todo ello con la duplicidad que nos proporciona la convivencia con el papel, y que en un momento determinado habrá que destruir el papel que se ha duplicado del documento digital y dejar de producir en este soporte. • Los procedimientos tendrán que someterse a la perfecta clasificación y simplificación de los mismos y, por supuesto, sometido a la interoperabilidad entre administraciones para poder unificar todos los que tenga una legislación o tramites comunes. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 37 • Gestión de procedimientos electrónicos, estamos hablando de software apropiado y que ya está en los mercados informáticos. Estos programas nos van a dar soluciones a muchos de los problemas planteados. Validación de Certificados y Firmas Electrónicas Los certificados electrónicos proporcionan las garantías de la autenticidad de la identidad del firmante y la integridad de un documento electrónico y de cualquier otro tipo de fichero electrónico como lo podría ser perfectamente, por ejemplo, un fichero de música o video. Para poder confiar plenamente en un certificado electrónico usado en una firma electrónica ha de comprobarse principalmente que éste cumpla una serie de condiciones: en primer lugar en los certificados por el cual podemos confiar emitido por una autoridad de certificación en la que confiamos. Además se deberá comprobar que la firma se realizó dentro del tiempo de vigencia del certificado. Este tipo de validación que se podría calificar de algún modo como “estática” se realiza completamente en el propio equipo del usuario. Pero para realizar una validación realmente completa de un certificado y/o una firma electrónica basada en un certificado electrónico hay que comprobar además que no haya sido revocado y para averiguar este extremo no hay más remedio que consultar a la autoridad de certificación que lo emitió. El proceso de validación, incluida la consulta sobre la revocación, de la firma electrónica y el certificado en el que está basada lo hará una herramienta concreta, dependiente del formato utilizado en la firma electrónica. En las actividades profesionales, por ejemplo de un funcionario, estas tareas se realizarán en la medida de lo posible automáticamente por las aplicaciones que el profesional utiliza en su trabajo. En una aplicación de gestión de un procedimiento, será la propia aplicación la que validará de manera transparente para el funcionario si las firmas electrónicas son válidas. El sistema incluso ni aceptará documentos firmados electrónicamente si la validación da un resultado negativo. Un registro electrónico, por ejemplo, valida en el acto el certificado que el ciudadano utiliza para la firma electrónica, y si no es válido, ni procede a dar entrada al documento en cuestión. No obstante, el trabajo con documentos con firma electrónica no siempre se realiza dentro de una aplicación de gestión especializada. Esto podría ser el caso, por ejemplo, de dos organismos que se intercambian por correo electrónico una serie de documentos La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 38 firmados electrónicamente para un propósito determinado, una empresa que envía una factura firmada electrónicamente a otra o una Administración que no dispone de una recepción automatizada de facturas electrónicas. En estos casos será necesario validar las firmas electrónicas de manera “manual”, es decir, los usuarios que trabajan con estos documentos tendrán que utilizar herramientas para la validación de las firmas electrónicas cuya elección dependerá de los formatos concretos de firma digital utilizados. Documentos PDF con sello de tiempo Con el tiempo los ciudadanos se encontrarán en cada vez más ocasiones con documentos PDF emitidos por una Administración Pública que, además de la firma electrónica, contendrán un sello de tiempo emitido por una tercera parte de confianza, una autoridad de sellado de tiempo (TSA – Timestamping Authority). El sello de tiempo, como indica su nombre, se usa en esta ocasión como evidencia electrónica que certifica y garantiza que la firma electrónica fue realizada en el momento que certifica el sello. El sello de tiempo puede actuar como evidencia electrónica para muchos propósitos diferentes, un ejemplo puede ser el uso de un sello electrónico para acreditar la fecha y hora exacta en un asiento de un registro electrónico. Es importante resaltar aquí la distinción que hace el Real Decreto 1671/2009 de Desarrollo de la Ley 11/2007 entre el concepto de sello de tiempo que sería “la asignación por medios electrónicos de una fecha y hora a un documento electrónico con la intervención de un prestador de servicios de certificación que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento” tal como se ha explicado arriba frente al concepto de marca de tiempo que sería “la asignación por medios electrónicos de la fecha y, en su caso, la hora a un documento electrónico. La marca de tiempo será utilizada en todos aquellos casos en los que las normas reguladoras no establezcan la utilización de un sello de tiempo.”, es decir, la simple inclusión de la información de una fecha y hora en el documento electrónico, sin la acreditación de la misma por parte de una TSA. Firmar Documentos electrónicamente La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 39 Al igual que la validación, la firma electrónica se debería realizar en la mayoría de los casos mediante una aplicación de gestión especializada que ya incorpora las funcionalidades necesarias para firmar y/o generar documentos con firma electrónica. El caso típico de una aplicación de este tipo sería una aplicación Web de un registro electrónico ante el cual presentar un documento para un determinado procedimiento administrativo, por ejemplo, la declaración de la renta. Por otra parte los profesionales, los funcionarios, utilizarán a su vez aplicaciones internas en las que se harán cosas como, por ejemplo, la emisión de una resolución. No obstante, también aquí a veces habrá casos en los que será necesario crear una firma electrónica en un documento de una manera “manual”, es decir, no usando una aplicación de gestión especializada. Por todo ello vamos a mencionar los mecanismos que se han activado y desarrollado para conseguir llevar a cabo lo mencionado. Debido a la complejidad de dichas descripciones, las insertaremos repasando los puntos más importes del marco legislativo de la administración electrónica. Tras las mencionadas especificaciones técnicas pasaremos a materializar el Plan de Acción desarrollado en un proyecto concreto de la Generalitat Valenciana. Sistema archivístico administración pública en la Comunidad Valenciana Sistema archivístico valenciano Del reparto de competencia, parece obvio que es la autonomía la que recoge el grueso competencial. El Estado central se reserva la “defensa del patrimonio cultural” en dos situaciones: la exportación y la expoliación, mientras que la Generalidad Valenciana acoge competencias exclusivas sobre dicho patrimonio sin límite expreso alguno salvo las concretas atribuciones estatales. Estas competencias se recogen en el Estatuto de Autonomía de la Comunidad Valenciana (Ley Orgánica 1/2006, de 10 de abril): art. 49.1 y 51.1. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 40 «Artículo 49 1. La Generalitat tiene competencia exclusiva sobre las siguientes materias: […] 6.ª Archivos, bibliotecas, museos, hemerotecas y demás centros de depósito que no sean de titularidad estatal. Conservatorios de música y danza, centros dramáticos y servicios de Bellas Artes de interés para la Comunitat Valenciana. » «Artículo 51 1. Corresponde a la Generalitat la ejecución de la legislación del Estado en las siguientes materias: […] 5.ª Museos, archivos y bibliotecas de titularidad estatal, cuya ejecución no quede reservada al Estado. » De modo similar, el Estado tiene competencia exclusiva sólo sobre archivos de titularidad estatal, mientras que la Generalidad lo tendrá sobre cualquier archivo “de interés para la comunidad autónoma”, e incluso se le podrá encomendar la gestión de los primeros. La evolución política durante estos diez y ocho años no ha hecho sino acentuar el protagonismo de la comunidad autónoma en dichas cuestiones. La situación actual del sistema archivístico valenciano es en gran parte fruto de esta doble caracterización en su génesis: el reparto competencial entre el Estado central y la Generalidad Valenciana, con claro predominio de la segunda, y la construcción de un nuevo sistema aprovechando en gran parte medios, personal y recursos del antiguo sistema archivístico español en nuestro territorio. El Sistema Archivístico Valenciano, definido como el conjunto de órganos, archivos y servicios encargados de la protección, organización y difusión del patrimonio documental valenciano, se regula en la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos. La mencionada Ley, en el título I nos indica la estructura que tiene el sistema archivístico valenciano, tal y como lo reflejamos a continuación: “Artículo 7. Estructura del Sistema Archivístico Valenciano. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 41 1. El Sistema Archivístico Valenciano se estructura en órganos directivos, asesores y archivos. 2. El órgano directivo del Sistema Archivístico Valenciano es la conselleria competente en materia de cultura. 3. Son órganos asesores del Sistema Archivístico Valenciano: a) El Consejo Asesor de Archivos. b) La Junta Calificadora de Documentos Administrativos. c) El órgano de la Generalitat competente en materia de nuevas tecnologías.” Servicio de archivos El Servicio de Archivos se crea por Decreto de 3 de diciembre de 1982 por el que se establece la estructura y el régimen interno de la Conselleria de Cultura, Educació i Ciència (DOGV 21.12.1982). Por este decreto se crea, dentro de la Dirección General de Promoción Cultural, una Subdirección General de Archivos y Museos de la que dependerá el Servicio de Archivos. En la actualidad, Orden de 12 de noviembre de 2007, de la Conselleria de Cultura i Esport, de desarrollo del Reglamento Orgánico y Funcional de este departamento (DOCV 21.11.2007), el Servicio de Archivos pertenece a la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas que depende orgánicamente de la Secretaría Autonómica de Cultura. Corresponde al Servicio de Archivos la elaboración de informes, apoyo técnico, inspección y evaluación acerca de la prestación de los servicios de archivo; la organización de encuentros, reuniones, congresos y actos culturales sobre temas de interés para el sistema de archivos; la gestión de las ayudas que desde la Generalitat se destinen al sistema de archivo; la coordinación y la propuesta a los órganos competentes de las relaciones de puestos de trabajo adecuados para un correcto funcionamiento de los centros o servicios de archivo; la edición de la serie “Arxius Valencians”; el impulso y gestión del registro de los bienes pertenecientes al patrimonio documental valenciano, incluidos o no en los centros de archivo del sistema; el impulso de las acciones oportunas destinadas a garantizar que elementos importantes del patrimonio documental valenciano que no se hallan en territorio valenciano, puedan pasar a sus centros de archivo mediante copia en cualquier soporte material; el soporte técnico al Consejo La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 48 • Oficina sin papel. De estos pasos, actualmente el registro ha abordado el primero: la mecanización interna. Aunque, por lo observado en la visita y entrevista con el personal de los distintos servicios, es mejorable. Una de las cuestiones que más demandan los empleados es la adecuación del software a las necesidades diarias que se les plantean. Esta demanda ha sido transmitida prácticamente por el 100% del personal entrevistado. Tras el estudio, de manera no exhaustiva, del programa que se utiliza en el registro, en algunos casos no es carencia de prestaciones del programa como desconocimiento del mismo por parte de los usuarios lo que hace que no se adecue a las necesidades que ellos demandan. De la visita a los distintos centros se pueden establecer las siguientes conclusiones: • Existe una actitud muy positiva por parte de todo el personal que trabaja en los distintos servicios para que se proceda a la digitalización del material y a la realización de las mejoras que se consideren oportunas del programa • Consideran que la administración a través de la red puede ser una herramienta muy útil • La única problemática planteada en los distintos lugares ha sido la falta de espacio para trabajar más personal o incorporan nuevos medios tecnológicos. Este factor lo consideramos importante a la hora de proceder a la digitalización de la información, ya que en un primer momento se va a considerar que se esta sobrecargando de mayor cantidad de trabajo a las personas del registro si además de sus trabajos habituales deben proceder a digitalizar la información nueva entrante, a no ser, que la documentación entrante ya venga en formato electrónico debidamente legalizado. Otro factor a tener en cuenta en el proceso de digitalización es la escaso espacio del que disponen en las distintas registros para montar nuevos equipos e introducir nuevo personal para realizar trabajos de manera intensiva. Debida a esta circunstancia sería necesario estudiar la posibilidad de sacar la documentación antigua fuera del registro para proceder a su digitalización de manera masiva, estableciendo para ello los mecanismos de seguridad y de legalidad adecuados para su realización. Si este hecho no fuera posible, debería estudiarse como realizar: La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 49 o Digitalización en cada uno de los registros o Comunicación de la persona que digitaliza con el exterior por medio de Internet para el envío de la documentación o Asociación de la documentación a la Base de Datos del registro, para lo cuál se deberían facilitar los oportunos permisos en la red y a la persona/s encargadas de realizar tal asociación. II. Estrategia a seguir Tras el análisis realizado en las distintas visitas, proponemos el siguiente mecanismo de trabajo: Estrategia de reorganización Estrategia en implantación de procesos de tecnologías de la información Criterios de funcionamiento empresarial Potenciación de la implantación de la tecnología en los puestos de trabajo Atención integrada Herramientas de ayuda en la realización de procesos Estrategia de calidad Integración de la información de los distintos registros Control de la gestión Red de comunicaciones Rediseño de procesos de tramitación para el paso a la oficina sin papel Trabajo en red. Firma digital. Documentación de realización de procesos Estandarización de procesos y funcionamiento (Intranet) Quizás una de las estrategias de más difícil implantación sea la de calidad, ya que esta se debe realizar de manera conjunta con otros departamentos del servicio que no dependen del propio registro. Si fuera posible el establecimiento y realización de una política de calidad del servicio permitiría el que no se diluyeran las responsabilidades entre los distintos integrantes del proceso, ya que cada funcionario sería responsable del procedimiento en su totalidad por ello, el personal debe ser polivalente y debe tener una actitud positiva en relación a la prestación de un servicio eficiente y ágil al ciudadano, La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 50 en nuestro caso a la empresa cooperativa. Tal y como señala el propio proyecto de modernización de la Generalitat Valenciana, abordar un proyecto de este tipo aparte de ser multidisciplinar ya que precisan del conocimiento de profesionales de distintas ramas para poderlo llevar a cabo, también es necesario que los propios funcionarios sepan adaptarse al cambio que los nuevos procedimientos generen, se adapten a políticas de calidad del sistema y conozcan e integren la tecnología en sus procedimientos diarios de trabajo. El agilizar los trámites y que estos no tengan una dilación en el tiempo es consecuencia de: • Falta de recursos humanos en los distintos servicios (queja del personal de los distintos registros) • Necesidad de adaptación y agilización de los trámites mediante el uso de las nuevas tecnologías. (observación realizada en la visita) • Formación para la adaptación a la tecnología y procesos. (observación realiza en las visitas). • Integración de los procedimientos dentro de la política general de la Generalitat Valenciana de la administración electrónica. Una de las ventajas que tiene la implantación de la administración electrónica en el registro de cooperativas es que al menos el primero de los pasos se encuentra ya realizado. En la actualidad se trabaja con una base de datos centralizada, donde figuran los datos de todas las empresas cooperativas y sales de la comunidad valenciana. En ella además, vienen registrados todos los asientos que se realizan de las distintas empresas, así como el libro diario del registro. La estrategia que más nos interesa en el proceso que se está trabajando es la estrategia de implantación del registro en Internet y los servicios a ofertar. Para ello, se seguirán los siguientes pasos: • Gestión de los contenidos. Digitalización de la documentación e incorporación de ficheros digitalizados a la base de datos. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 51 • Estrategia de trámites a realizar adecuado al nuevo reglamento del registro de cooperativas. • Estrategia de gestión de clientes CRM. Cooperativas y Sociedades laborales. III. Trámites más comunes solicitados por los administrados La disposición de los trámites en formato electrónico ahorrará trámites a los administrados, ya que al menos la descarga de los formularios será posible, de esta manera al menos en una de las ocasiones no tendrán que acudir al registro de cooperativas. De la misma manera se intentará seguir el trámite de los distintos expedientes a través de la web. Permitiendo un seguimiento personalizado de cada una de las peticiones realizadas por el ciudadano/empresa. Ello permitirá una simplificación en los trámites con la administración y un ahorro de los tiempos de gestión. Consecuencia de una gestión integrada de los trámites a realizar, a través de formularios on line se conseguirán menos errores administrativos y una menor tramitación. De esta manera se conseguirá que el “cliente” trabaje para la administración. La información consultable a través de la web, tendrá una parte pública para el público en general y una parte privada de cada una de las empresas o usuarios registrados. La información pública se adaptará a los criterios establecidos por la LOPD sobre protección de datos. Según las conversaciones mantenidas con los distintos registros de la Comunidad Valenciana, se realizan los siguientes trámites administrativos: • Constitución de la Cooperativa. Escritura de constitución y estatutos (http://www.notariado.org/ y http://www.ancert.com/ Consejo Nacional de Certificación de los notarios, en estas páginas se observa como el notariado esta trabajando para la administración electrónica, por lo que en el momento en que se aborde esa parte del proyecto habría que consultar en que fase de implantación del proceso se encuentran) • Cambio de miembros del Consejo Rector La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 52 • Presentación Libros contabilidad • Presentación de cuentas • Certificados IV. Aspectos de desarrollo Una de las cuestiones a cuidar es el archivo de documentación electrónica. Así habrá que tener en cuenta: • Archivo, conservación y recuperación de los documentos electrónicos firmados • La aportación de expedientes electrónicos en contenciosos judiciales • Los registros electrónicos oficiales y en general los mecanismos de notificación y comunicación electrónica con el exterior. • La política de firma digital en la institución • El modelo de identidad electrónica. Cualquier proyecto por parte de la Administración que trate de ofertar los servicios online a los ciudadanos debe tener en cuenta cuatro puntos fundamentales: • Su organización interna • La manera en que las administraciones se relacionan entre sí • Los procesos que afectan directamente a la relación Administración-Ciudadano. La interacción de todos estos servicios, los hemos tenido en cuenta a la hora de plantear el proyecto a abordar. Asimismo hemos realizado un análisis de: • Las mejores prácticas realizadas por parte de la administración y el registro mercantil (elemento claramente comparable por la semejanza en la documentación que tratan). El análisis de estas Webs nos ha permitido tener constancia de procedimientos y servicios entre las administraciones que pueden estar directamente relacionados y cómo adaptarlos a los ofertados por el registro de cooperativas. • Hemos conocido la organización interna del servicio. El análisis de la misma se ha realizado mediante visita y entrevista a los distintos servicios directamente La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 53 implicados en: Valencia, Alicante y Castellón. Debemos señalar que en Valencia se ha visitado el Registro de cooperativas territorial y el de la Comunidad Valenciana, así cómo el área de informática responsable del mantenimiento de la aplicación del registro. V. Fases del proyecto Este proyecto se compone de diversas fases que detallamos seguidamente: FASE 1 J Digitalización de los documentos del Registro existentes en las tres provincias, Alicante, Valencia y Castellón. o Fase 1.1: Digitalización de los documentos ya existentes en el registro. o Fase 1.2: Desarrollo e Implantación de los procedimientos según norma UNE 166001:2002 para la digitalización de todos los documentos que se recibirán en el registro una vez instalada la aplicación. FASE 2 - Desarrollo de un sistema documental para facilitar la gestión de todos los procesos del registro general de cooperativas y sociedades laborales de la Comunidad Valenciana. FASE 3 - Implantación de la herramienta en los diversos registros de la Comunidad Valenciana y formación de usuarios. A continuación se detalla el desarrollo del sistema y del proceso de digitalización. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 54 VI. Desarrollo del Sistema para el Registro de Cooperativas de la Comunidad Valenciana vía Internet Los trabajos incluidos en el ámbito del presente apartado se detallan seguidamente: ♦ Análisis y diseño del sistema software. Se realizará el análisis y diseño del sistema de administración de las bases de datos requeridas para las tareas vía Internet y físicamente en el registro. ♦ Elección y adquisición del hardware y software. Estudio de las necesidades del hardware necesario para alojar la aplicación, así como el software que compone el sistema operativo del sistema servidor y de los equipos de las entidades relacionadas. ♦ Implementación y configuración de la seguridad del sistema. Se realizará la configuración de la seguridad del sistema servidor, así como la protección de datos contenidos en la aplicación. Así mismo se diseñará el sistema adecuado al uso de firma digital tanto para los registros como para los usuarios. ♦ Construcción del sistema. Se construirá el sistema, y el código necesario para cumplir con la funcionalidad del registro. Asimismo se implementarán los procesos de mantenimiento de los diversos servicios vía Internet. ♦ Hosting. Alojamiento del sistema y generación de estadísticas de uso y acceso al sistema. ♦ Manuales de usuario. Se adjuntarán diversos materiales de usuario del sistema, con las descripciones de funcionamiento del sistema según el perfil de usuario . ♦ Pruebas y puesta a punto. El sistema será probado, y con una garantía ante posibles fallos de funcionamiento. ♦ Instalación in-situ. Se realizará la instalación y configuración del sistema definitivo en el Servidor seleccionado, así como los requerimientos necesarios en cada registro. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 55 a) Especificaciones del proyecto La herramienta que se utiliza actualmente en los Registros de la Comunidad Valenciana está desarrollada bajo la plataforma Oracle. Dicha herramienta está pensada para agilizar los trámites de registro de forma presencial y ayudar al registrador para la informatización de los datos básicos de las cooperativas o Sociedades Laborales que presenten su documentación. Permite el acceso a documentos originales pero con muy poca accesibilidad por documentos individualizado. En cuanto a la temporalidad de los documentos digitalizados solamente se dispone de la documentación digitalizada desde la fase de instalación del sistema año 2000. El histórico de los registros no ha sido digitalizado por lo que el acceso se realiza mediante la localización en el archivo físico de cada registro provincial. La herramienta en si tiene acceso a los datos básicos de las cooperativas pero tiene claras carencias en cuanto a la creación de listados y acceso a datos puntuales dentro de los propios expedientes de una cooperativa o Sociedades Laborales. En una primera opción se analizó la posibilidad de la utilización de la herramienta ya existente como base de los nuevos desarrollos necesarios para crear un acceso público vía Internet. Esta opción ha sido descartada ya que dado el desarrollo de la herramienta es poco consistente el sistema para ser accesible vía Internet, el grado de seguridad, encriptación y protección de datos personales del sistema no permitiría este acceso. Así mismo la herramienta actual está pensada como algo de carácter interno como herramienta de uso diario y no como un sistema con diversos niveles de usuarios y accesos. Es por esta circunstancia por lo que se plantea una solución de un nuevo desarrollo que permita transferir los datos ya existentes en esta aplicación al nuevo sistema, que por los requerimientos de seguridad exigidos para el acceso vía Internet permita al usuario externo acceder a los datos de interés sin que pueda suponer una vulnerabilidad del sistema. A la vez que sirve como herramienta de trabajo diario para los diversos registros. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 56 La aplicación que proponemos se basará en la tecnología actual de autentificación de datos aplicada mediante el uso de la firma digital tanto por los registros como por los propios usuarios externos del sistema. Siguiendo este esquema debemos desarrollar una aplicación modular que permita: 1. A los Registros a. Registro de la documentación y datos aportados b. Un control interno de la documentación actualizaciones cambios y contabilización de expedientes c. Envió de avisos y certificados 2. A los Usuarios a. Aportación de datos y documentación requerida por el registro vía Internet b. Acceso a parte de dichos documentos por parte de las cooperativas o entidades que quieran acceder a dicha documentación. c. Solicitud de certificaciones y documentos de validez jurídica. b) Módulos a desarrollar Dado que la herramienta deberá controlar todos los flujos de información que se producen en el registro, planteamos un sistema global que será desarrollado en tres módulos de uso, delimitados según el usuario del sistema. - Gestión del Registro. o Gestión Documental. o Gestión Corporativa. - Gestión de certificaciones y envió de documentos del Registro a los usuarios o Gestor de notificaciones o Gestor de Avisos o Envió de certificaciones La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 57 - Servicios del registro para las Cooperativas y Sociedades Laborales o Aplicaciones para entrega de datos informatizados para el registro o Formularios de solicitud de certificados o Sistema de acceso y consulta personalizado a datos de la entidad en el registro Con la utilización del sistema propuesto, se pretende centralizar la información de una manera lógica de todos los registros de la Comunidad Valenciana e implementar un acceso y una gestión sencilla para todas las oficinas que componen los registros provinciales. Entre las ventajas que proporciona el uso del sistema cabe destacar las siguientes: - Mejora de las comunicaciones entre los distintos registros. Con el sistema propuesto, se consigue un punto de encuentro común a las distintas oficinas de los registros que forman el grupo, independientemente de su localización geográfica. - Centralización y alineación de la información. De este modo se consigue que la información pueda estar centralizada y a la vez compartida por todos los usuarios. Se consigue así un sistema sencillo de búsqueda y almacenamiento de la información de todo el grupo similar al esquema físico de un Registro Central y oficinas provinciales. - Gestión de la información. Se consigue la gestión de la información en todas las oficinas de los registros sin necesidad de instalación de ningún software adicional, ya que el sistema tanto a nivel de usuario como de administración, se maneja íntegramente desde un navegador de Internet. - Privacidad de la Información La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 64 dispondrá de diversos modelos de certificados que permitirán la registrador agilizar los trámites de certificación. c) Expedir las certificaciones exigidas en la legislación mercantil en el caso de transformación de una cooperativa valenciana en sociedad mercantil. d) Legalizar los libros de las entidades cooperativas a que se refiere el artículo 63 de la Ley de Cooperativas de la Comunidad Valenciana. El sistema permitirá enviar un certificado de acreditación de los libros a los solicitantes. e) Calificar e inscribir el depósito de las cuentas anuales de las entidades cooperativas sujetas a la Ley de Cooperativas de la Comunidad Valenciana. Serán dados de alta en el sistema una vez hayan inscrito las cuentas de forma electrónica o físicamente en los registros. f) Legalizar los libros del Registro y autorizar con su firma los asientos, notas y diligencias que se practiquen en los mismos. Esta firma podrá ser suplida por la autorización informática realizada por él mismo. g) Nombrar auditores y otros expertos independientes en los casos en que su designación corresponda al Registro. Podrá realizar envíos certificados de correo electrónico para la designación de estos auditores o expertos siempre que estén dados de alta en el sistema. h) Calificar las cooperativas como entidades no lucrativas de acuerdo con lo establecido en el artículo 114 de la Ley. Podrá enviar certificados de calificación vía Internet. i) Emitir el dictamen no vinculante respecto de los proyectos de estatutos y escritura según lo establecido en el artículo 12.4 de la Ley de Cooperativas de la Comunidad Valenciana. El sistema permitirá un espacio para el intercambio de documentos de trabajo entre diversos usuarios que les permita trabajar sobre borradores conjuntos. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 65 j) Formular consultas, en su caso, a la Oficina Central a efectos de unificar criterios de funcionamiento de los Registros. Registrará todo tipo de consultas realizadas entre las oficinas mediante las FAQ del sistema. k) Custodiar los libros y documentos sociales depositados por las cooperativas que hayan sido liquidadas. Toda la documentación de las cooperativas que haya sido registradas en algún momento en las diversas oficinas estarán digitalizadas y salvaguardadas por el sistema aun posteriormente a su desaparición. Otras utilidades del sistema El sistema tendrá otros servicios para la gestión del registro no directamente relacionados con su función  Administración del Sistema - Suministro de permisos según niveles y usuarios - Mantenimiento. Mantenimiento de la base de datos, Inserción / Modificación / Borrado de datos.  Grupos y líneas de trabajo - Mensajería. Se implementará un servicio de mensajería web en el cual los usuarios del sistema podrán enviarse mensajes de usuario a usuario/línea/varias líneas/usuarios de proyecto. - Alertas También se podrán comunicar por un sistema de alertas las cuales estarán predeterminadas de antemano y serán comunes a todos los registros. - Calendario. Gráficos / diagramas de calendarios por grupos, diagramas de los diferentes calendarios por línea. Actualización del calendario global a partir del calendario de línea  Agenda - Calendario. Calendario global de los registros. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 66 - Fechas. Añadir fechas límite. - Alertas. Alertas automáticas asignadas a las fechas límite. - Tareas. Tareas insertadas por los usuarios en relación a documentos a revisar u otras actividades compartidas por diversas personas del registro. - Datos adicionales. Personas de contacto, direcciones de interes. - Agenda de actividades. Actividades relacionadas a los registros, (Cursos, jornadas, seminarios etc.).  Herramientas de ayuda para los registros - WebMail. Utilización de la cuenta de correo de los usuarios a través de una página web desde cualquier ordenador con conexión a Internet. - Formación. Toda la documentación de ayuda para el uso del sistema - Informes y Formularios. Informes y formularios requeridos por administración para uso de los trabajadores (hojas de dietas, partes de solicitud de días etc.) - Direcciones Interesantes. "Marcadores", sistema de búsqueda e inserción de direcciones Web interesantes para los empleados, clasificadas por temas. La Extranet del Sistema Servicios del registro para las Cooperativas Tal como hemos comentado anteriormente, el sistema permite una comunicación bidireccional del registro por lo que no solamente el registro puede enviar notificaciones, certificaciones o avisos desde el sistema sino que a su vez debe permitir a los usuarios agilizar los trámites ofreciéndoles soluciones de envió de datos que puedan ser gestionadas por el registro. Para ello esta parte del sistema se divide en dos zonas: - Aplicaciones para entrega de datos informatizados para el registro Los usuarios dispondrán de diversas aplicaciones para el envió de datos de sus cooperativas o Sociedades Laborales que permitirán al solicitante enviar la información requerida vía Internet. Estas aplicaciones serán descargables desde la parte de usuarios externos previa solicitud de un pastword. Algunas de estas aplicaciones podrían ser: La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 67 o Aplicación para el depósito digital de cuentas anuales o Legalización digital de libros o Validación del depósito digital de cuentas anuales o Validación de legalización de libros o Aplicación para uso de firma digital Todas estas aplicaciones serian desarrolladas para poder ser utilizadas en cualquier equipo PC actual para todas las versiones en uso de Windows. Una vez el solicitante enviara estos datos en la aplicación el registro podría integrar esos datos al expediente e incluso trabajar con los datos conjuntos para realización de estadísticas etc. - Formularios de solicitud de certificados Otra zona de usuarios permitirá la solicitud de certificados al registro. Se tratará de formularios conectados al sistema que permitirán en muchos casos una resolución en tiempo real o en el caso de ser necesaria una tramitación personal enviarán al usuario una confirmación de recepción por parte del registro de su solicitud Así mismo el sistema permitirá mediante su password que las cooperativas puedan acceder y consultar sus expedientes para ver el estado de su documentación avisos de requerimientos etc . VII. Firma Digital Es importante detallar que tanto el Registro como los usuarios externos dispondrán de una aplicación para uso de su firma digital que les permitirá. añadir firmas electrónicas a paquetes de datos en distintos formatos así como para verificar su autenticidad y garantizar una transmisión segura, eficaz e íntegra de la información desde cualquier ordenador vía Internet, intranets o extranets. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 68 Es un "plug-in" que permite firmar electrónicamente documentos con formato pdf para identificar al autor de los mismos e impedir cualquier posible alteración de su contenido. También es posible imprimir electrónicamente tampones sobre los documentos firmados y securizarlos para evitar su modificación. Aquellos documentos que hayan sido almacenados en pdf, podrán ser compartidos entre registros, departamentos con la seguridad de que son auténticos y vinculantes para todas las partes implicadas. Esta solución basada en la tecnología PKI, se integrara en el Adobe Acrobat para ofrecer herramientas de firma electrónica a los usuarios de este programa , dado que se trata de un programa muy normalizado en el uso en las entidades y empresas. Se tratará de una herramienta de tipo "desktop",que permirá al usuario firmar cualquier documento o fichero del escritorio así como carpetas completas para dejar constancia de su autoría y detectar cualquier posible alteración de su contenido. Esta solución se plantea ya que los procesos del registro que hemos comentado anteriormente requieren que las personas deban ser identificadas inequívocamente como autores de un documento electrónico. Así es posible verificar la identidad de los firmantes, si los documentos firmados han sufrido alguna alteración posterior a la firma o si los certificados utilizados para las firmas son válidos, e incluso el orden en el que se han ido firmando los documentos. Es un componente ActiveX, basado en la tecnología PKI, que permite firmar electrónicamente cualquier conjunto de datos basados en el formato HTML, para garantizar una transmisión segura de los mismos en cualquier transacción realizada. VIII. Materiales del proyecto Anteriormente hemos detallado la metodología que seguiremos para el desarrollo del proyecto, en este punto vamos a comentar qué Informes, análisis y productos vamos a entregar a la finalización de cada módulo de desarrollo. La entrega de dichos materiales servirá para que pueda valorar el grado de satisfacción de las tareas realizadas hasta el momento de la entrega o solicitar un cambio de estrategia o de desarrollo en las fases posteriores del proyecto. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 69 FASE 1: APLICACIÓN CLIENTE / SERVIDOR MÓDULOS PRODUCTOS MODULO I Análisis. MÓDULO II Desarrollo. MODULO III Integración y Testeo. MODULO IV Implantación. Estructuras de información y Bocetos Presentación de demos parciales. Versiones Beta del producto final. Documentación, Manuales de uso según perfiles de usuario en formato digital y código fuente. IX. Digitalización documentación Registro de cooperativas Son distintas las motivaciones que llevan a la implantación de un proceso de digitalización en una organización. Entre ellos hay que destacar: • Permite la duplicación de la información existente en los distintos registros públicos de manera fácil y rápida, permitiendo con ellos establecer mecanismos de seguridad mucho más fiables que si únicamente se encuentran en formato papel donde su destrucción dejaría sin información a la administración. • El crecimiento de la información en papel incrementa los costos de almacenamiento, recuperación y acceso a la información, contribuyendo este hecho a la necesidad de incremento del número de personal dedicado. • Existen también distintos peligros relacionados con la manipulación física de la documentación: rotura, dañado del papel, robo, pérdida, etc. Asegurar un soporte informático minimiza las pérdidas que ello puede producir. • Permitir un mejor servicio de atención al ciudadano a través del acceso a la información por medio de las telecomunicaciones. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 70 • Adaptación del registro a las nuevas demandas realizadas por los distintos sectores del cooperativismo En este apartado se expone cómo se preparara la información para su digitalización y el procedimiento que se seguirá para su implantación. De esta manera los distintos responsables del servicio serán conscientes de cómo se realizará todo el procedimiento. Cómo ya se ha señalado anteriormente todo el procedimiento de digitalización se ajustara a la normativa estatal y/o autonómica que en su momento proceda. Tal y como se puede observar de todo el documento visto hasta ahora, el proyecto tiene dos partes fundamentales: • Digitalización de la información ya existente en el Registro de cooperativas y asociación de la documentación generada a la Base de Datos existente gracias a la adaptación del software. • Adaptación del software del registro a su puesta en servicio a través de la web. El proceso de digitalización de la documentación existente en el registro, se realizará de manera paralela a lo que será la adaptación del software a las nuevas necesidades del registro. En el apartado anterior hemos detallado la manera en la que se va a proceder a adaptar el software a los nuevos servicios, ahora pasaremos a detallar el procedimiento a seguir en la digitalización de la documentación. X. El proceso de digitalización Cuando abordamos un proyecto de digitalización debemos tener en cuenta varias cuestiones: 1. La cadena de la digitalización 2. El hardware, software y redes para su accesibilidad. 3. Protocolos, normas y políticas de procedimientos, así como los niveles de habilidad y responsabilidades del personal. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 71 En el apartado anterior ya se ha tratado cómo se podrá realizar una adaptación del software a todo este procedimiento, así como todos los medios que aseguren la certificación de la calidad, originalidad, seguridad de la documentación a tratar en el sistema mediante las normativa UNE y las marcas de agua, ahora trataremos el procedimiento de digitalización únicamente, así como el hardware necesario para su desarrollo. XI. La cadena de la digitalización El procedimiento de digitalización pasa por las siguientes fases: 1. Preparación de la documentación 2. Escaneado 3. Inspección 4. Indización 5. Grabación La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 72 Una vez analizada la documentación a procesar, uno de los trabajos que mayor cantidad de tiempo va a consumir va a ser la preparación de la documentación a digitalizar. Esta preparación, en función de la calidad de la documentación pasara por: • Desgrapado / Grapado (posterior) • Desencuadernación / Encuadernación (posterior) • Fotocopia de material en formato libro y que no pueda ser desencuadernado • Otros. Una vez preparado el material se procederá al escaneado de la documentación, la cuál como se ha podido observar no podrá realizarse de manera automática ya que el formato de la documentación no es homogéneo, aunque predomina el formato DINA/4, y la calidad de los documentos es también variable. Todos los documentos a escasear seguirán unos requisitos de calidad mínimos basados en los atributos de los documentos, para ello nos basaremos en las tablas de visualización de documentación que recomienda la Universidad de Cornell. A ser posible, intentará conseguirse una resolución de 600 pdi y la máxima compresión posible. Toda la documentación, una vez escaneada y antes de ser introducida en la base de datos, pasará por un control de calidad que permitirá asegurar que la documentación escaneada es una copia legible y de calidad que permite la sustitución del original. Si esta condición no se cumple, la documentación volverá a escasearse o se registrará la incidencia para tratar de manera adecuada su resolución. De esta manera, las imágenes, en función de cómo se haya realizado el escaneado, pueden necesitar editar la imagen para proceder a: • Limpieza, para eliminar todo aquello que no sea parte del contenido del documento, tal como: manchas o rayas • Recorte, para eliminar bordes innecesarios • Enderezado. Esto es bastante común. Las páginas suelen tener cierta inclinación después de la manipulación en el proceso de fotocopiado y La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 73 escaneo, por lo que se hace necesario utilizar un software de edición para corregirlas. Las infraestructuras técnicas con las que se trabajara estarán en función de: • Si las infraestructuras con las que se proceda al digitalizado masivo pasaran a ser herramientas para el trabajo habitual de los profesionales del registro • O si la documentación saldrá de las instalaciones de la Consellería para ser tratada en otras dependencias. Tanto en uno como en otro caso y pensando que al mismo tiempo que se digitalice la documentación histórica se va a proceder a implantar un procedimiento para la digitalización de la documentación entrante, la Consellería deberá adquirir software y hardware adecuado. Así deberá dotar de escáner y programas de tratamiento de imágenes a cada uno de los registros, exceptuando el caso de que anualmente decida subcontratar la realización de este trabajo. En todo este proceso de escaneado y organización de la información en distintos archivos y directorios, se tratará de manera sistemática para de esta manera, y en función de cómo se desarrolle el programa de gestión del Registro se pueda realizar de manera automática la carga de la documentación escaneada a cada uno de los registros de la Base de Datos. Para poder realizar este proceso, es importante tener la mayor disponibilidad posible por parte de los informáticos de la Consellería para proceder a dicha carga de la documentación. Como ya se ha comentado en el apartado anterior la información escaneada, será accesible desde la intranet del sistema, y en modo restringido a través de Internet. El mantenimiento actualizado de la digitalización en el sistema se puede realizar mediante dos procedimientos: • Formación del personal del registro adaptándolo a las nuevas necesidades tecnológicas. • Creación de nuevos puestos que se dediquen a este proceso • Subcontratación del servicio a una empresa externa. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 80 Bibliografía Administración electrónica : normativa general. (2010). (3rd ed., p. 400). Madrid: Ministerio de Economía y Hacienda. Adobe Systems Incorporated. (2011). Certified Document Services . Retrieved April 12, 2011, from http://www.adobe.com/security/partners_cds.html. Agencia de Protección de Datos Personales. (2011). AGPD. Retrieved from https://www.agpd.es/portalwebAGPD/index-ides-idphp.php. Agencia de Tecnología y Certificación Electrónica. (2010). Firma On-Line PDF. Generalitat Valenciana. Retrieved April 4, 2011, from http://www.accv.es/ciudadanos/firma-on-line-pdf/. Ars-Legal. (2011). Informe 2010 de la Sociedad de la Información. Blog Ars-Legal. Retrieved April 17, 2011, from http://www.ars-legalconsulting.es/blog/informeespana-2010-sociedad-informacion/01/2011. Banco de España. (n.d.). Normativa autonómica de cooperativas. BNE-Eurosistema. Retrieved April 4, 2011, from http://www.bde.es/webbde/es/secciones/normativa/cooperativa/cooperativas.html. Bustelo-Ruesta, C. (2011). Los grandes temas relacionados con la gestión de documentos: desafíos y oportunidades. El Profesional de la Información, 20(2). Retrieved from http://www.metapress.com/content/m3351833r53g3558/fulltext.pdf. Camaras de Comercio - Ventanilla Unica Empresarial. (2011). . Retrieved from http://www.ventanillaempresarial.org/. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 81 Centro de Tecnología del Plan Avanza. (2010). Manual de usuario de la aplicación Ecofirma v.1.2.1. Retrieved from http://oficinavirtual.mityc.es/javawebstart/soc_info/ecofirma/Manual de usuario aplicacion escritorio eCoFirma v1.2.1.pdf. CIS 2009. (n.d.). . Madrid. CODESI : Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información de la Administración de la Generalitat Valenciana. (2002). . Valencia. Retrieved from http://www.just.gva.es/portal/c/document_library/get_file?uuid=0f9aedfc-a2eb49f1-98a6-e01e2569791e&groupId=10630. Comunitat Valenciana. Generalitat. (2010). Plan de Innovación y Modernización de la Administración Pública Valenciana. Valencia. Retrieved from http://www.cjap.gva.es/portal/c/document_library/get_file?uuid=83384dea-38514ada-bbfa-d87a263ae20b&groupId=10128. Encabo, A. (2004). INTERNATIONAL COOPERATIVE ALLIANCE EUROPEAN CONFERENCE. ICA. Retrieved April 4, 2011, from http://www.uv.es/iudescoop/ICA-2004/. España. (1999). LEY ORGÁNICA 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Boletín Oficial del Estado. Retrieved May 17, 2011, from http://www.boe.es/boe/dias/1999/12/14/pdfs/A43088-43099.pdf. España. (2007). REAL DECRETO 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. Boletín Oficial del Estado. Retrieved May 17, 2011, from http://www.boe.es/boe/dias/2008/01/19/pdfs/A04103-04136.pdf. España. (2003). Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. Boletín Oficial del Estado. Retrieved May 17, 2011, from http://www.boe.es/boe/dias/2003/12/20/pdfs/A45329-45343.pdf. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 82 España. (2007). LEY 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Boletín Oficial del Estado. Retrieved May 17, 2011, from http://www.boe.es/boe/dias/2007/06/23/pdfs/A27150-27166.pdf. España. (2007). LEY 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. Boletín Oficial del Estado. Retrieved May 17, 2011, from http://www.boe.es/boe/dias/2007/12/29/pdfs/A53701-53719.pdf. España. Ministerio de Economía y Hacienda. (2011). La Administración Electrónica y el servicio a los ciudadanos : el Ministerio de Economía y Hacienda ante los retos de la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. Madrid. Retrieved from http://www.meh.es/Documentacion/Publico/SGT/e-administracion.pdf. España. Ministerio de Presidencia. (2009). Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Boletín Oficial del Estado. Retrieved May 17, 2011, from http://www.boe.es/boe/dias/2009/11/18/pdfs/BOEA-2009-18358.pdf. EUGO España, Ventanilla Única de la Directiva de Servicios. (2011). Retrieved from http://www.eugo.es/. Europa 2020 : Una estrategia para un crecimiento inteligente, sostenible e integrador. (3AD). . Bruselas. Retrieved from http://ec.europa.eu/commission_20102014/president/news/documents/pdf/20100303_1_es.pdf. European Commission Interoperability Solutions for European Public Administrations. (2011). ISA work programme. Retrieved from http://ec.europa.eu/isa/workprogramme/doc/isa_work_programme.pdf. Feijoo, A. M. (2009). La e-administración el paso de la gestión tradicional a la gestión electrónica. Revista General de Información y Documentación, 19, 161-171. Retrieved from http://revistas.ucm.es/byd/11321873/articulos/RGID0909110161A.PDF. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 83 Fomento de Empleo, Trámites de cooperativas. (n.d.). Generalitat Valenciana. Retrieved April 4, 2011, from http://portales.gva.es/ocupacio/ocupacio/coopsales_c.htm. Forja del Centro de Transferencia de Tecnología (Forja-CTT) . (2011). Gobierno de España. Retrieved May 16, 2011, from http://forjactt.administracionelectronica.gob.es/web/inicio. Generalitat Valenciana. (2010). Plan de simplificación y reducción de cargas administrativas de la Generalitat 2010-2012. Retrieved from http://www.cjap.gva.es/portal/c/document_library/get_file?uuid=7e2a14e7-186f4b76-a99a-4c8710ce503e&groupId=10128. Gobierno de España. (18AD). Proveedores de servicios de certificación v.5.3.1. Retrieved from http://forja-ctt.administracionelectronica.gob.es/webdav/site/cttmap/users/soporte_afirma/public/@FirmaV5p0_ANEXO_PSC.pdf. Instituto Valenciano de Finanzas. (2011). IVF. Generalitat Valenciana. Retrieved April 7, 2011, from http://portales.gva.es/ivf/PaginasCastellano/home.html. Instituto Valenciano de Finanzas. (n.d.). . Retrieved from http://portales.gva.es/ivf/PaginasCastellano/home.html. Intercambio electrónico de datos entre administraciones: Programa IDA. (2005). Unión Europea. Retrieved April 17, 2011, from http://europa.eu/legislation_summaries/information_society/l24147a_es.htm. La RED Emprendes | RED EMPRENDES. (2011). . Retrieved from http://www.redemprendes.es/red-emprendes. Los certificados de autenticación y firma del DNIe. (2010). Instituto Nacional de Tecnología. Retrieved April 23, 2011, from https://zonatic.usatudni.es/es/aprendizaje/aprende-sobre-el-dnie/57-aspectostecnicos/207-los-certificados-de-autenticacion-y-firma-del-dnie.html. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 84 Ministerio de Industria, T. y C. (2011). Aplicación eCoFirma. Madrid: Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Retrieved from http://oficinavirtual.mityc.es/javawebstart/soc_info/ecofirma/index.html. Ministerio de Trabajo e Inmigración: Registro de Cooperativas. (2011). . Retrieved from http://www.mtin.es/es/sec_trabajo/autonomos/economiasoc/Regsociedades/contenidos/cooperativas.htm. Portal CIRCE. (n.d.). . Retrieved from http://www.circe.es/Circe.Publico.Web/pub/Default.aspx. Página principal de Cooperativas de la Generalitat Valenciana. (2011). Generalitat Valenciana. Retrieved April 4, 2011, from http://www.gva.es/portal/page/portal/inicio/empresas/emp_sectores/emp_sec_relac iones_laborales/emp_sec_rl_cooperativas. Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica. (29AD). Boletín Oficial del Estado. Retrieved May 17, 2011, from http://www.boe.es/boe/dias/2010/01/29/pdfs/BOE-A-2010-1330.pdf. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica. (29AD). Boletín Oficial del Estado. Retrieved April 17, 2011, from http://www.boe.es/boe/dias/2010/01/29/pdfs/BOE-A-2010-1331.pdf. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica. (2010). Boletín Oficial del Estado. Retrieved April 23, 2011, from http://www.boe.es/boe/dias/2010/01/29/pdfs/BOE-A-2010-1331.pdf. SEDE-e. (2011). . Retrieved from https://sede.mityc.gob.es/esES/procedimientoselectronicos/Paginas/index.aspx. Solicitud de inscripción en el Registro de Cooperativas de la Comunidad Valenciana. (2011). Generalitat Valenciana. Retrieved from La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 85 http://www.gva.es/portal/page/portal/inicio/procedimientos?id_proc=327&id_page =&id_site=368. Subsede electrónica de la Direcci{ó}n General de Política de la Pequeña y Mediana Empresa. (2011). SEDE-e. Retrieved from https://subsede.dgpyme.mityc.gob.es/es-ES/Paginas/principal.aspx. Unión Europea. (2009). La administración electrónica: eGovernment. Europe. Retrieved April 17, 2011, from http://europa.eu/legislation_summaries/information_society/l24226b_es.htm. http://www.transparencia.org.es/INCAU%20-%202010/INDICE%20INCAU.htm Anexo I El Marco Legal de la Administración Electrónica Como no podía ser de otra forma, la administración electrónica cuenta con su propio marco legal dentro del cual destaca la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP). Pero el marco legal completo de la administración electrónica va mucho allá de esta ley, hay muchas cuestiones concretas, como la protección de los datos personales o la legislación en torno al uso de firmas electrónicas, que es imprescindible conocer bien si se quieren concebir nuevos servicios electrónicos. Dada la envergadura y complejidad de la suma de estas cuestiones es imposible, pero sí se pretende esbozar, al menos, un pequeño mapa básico de las normas legales más importantes que sirva al lector interesado en la materia como punto de orientación inicial a partir del cual hacerse una idea global que le permita adquirir una primera base de conocimiento útil para poder profundizar por su cuenta en los temas concretos que necesite. Para ello se repasan de manera somera los principales elementos de los textos legales a lo largo de este capítulo, con especial hincapié en la Ley 11/2007. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 86 Ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos La Ley 11/2007 es la primera norma legal con rango de ley que se centra enteramente en la problemática propia de la administración electrónica, es por tanto la norma legal de referencia en esta materia y establece un marco homogéneo para las tres administraciones en la materia. Su principal objetivo es reconocer y garantizar el derecho del ciudadano a relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones Públicas. Por otra parte se pretende impulsar el uso de los servicios electrónicos en la Administración creando las condiciones necesarias, y de manera indirecta ejercer con ello un efecto arrastre sobre la sociedad de la información en general. Esta normativa marca en un principio, aunque luego fue pospuesto, la oblicación que se puso a las Administraciones Públicas de posibilitar el acceso a todos sus servicios electrónicos, incluyendo registros, pago, notificaciones y la consulta del estado de tramitación de sus procedimientos desde el 31 de diciembre del 2009. Real Decrto 1671/2009 por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007 El Real Decreto 1671/2009, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007 pretende ser el complemento necesario en la Administración General del Estado para facilitar la efectiva realización de los derechos reconocidos en la Ley 11/2007. En este sentido es de esperar que las diversas Administraciones desarrollen sus correspondientes textos legales y que en gran medida se basen en este Real Decreto. Tal como explica en su exposición de motivos, este texto se ha construido sobre la base de los siguientes principios estratégicos: En primer lugar, procurar la más plena realización de los derechos reconocidos en la Ley 11/2007, de 22 de junio, facilitándolos en la medida que lo permite el estado de la técnica, y la garantía de que no resultan afectados otros bienes constitucionalmente protegidos, como pueden ser la protección de datos, los derechos de acceso a la información administrativa o la preservación de intereses de terceros. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 87 En segundo lugar, establecer un marco lo más flexible posible en la implantación de los medios de comunicación, cuidando los niveles de seguridad y protección de derechos e intereses previstos tanto en la propia Ley 11/2007, de 22 de junio, como en la legislación administrativa en general. Con ello se persigue un triple objetivo: en primer lugar, evitar que la nueva regulación imponga una renovación tal en las soluciones de comunicación con los ciudadanos que impida la pervivencia de técnicas existentes y de gran arraigo; en segundo lugar, facilitar la actividad de implantación y adaptación a las distintas organizaciones, funciones y procedimientos a los que es de aplicación el real decreto; y en tercer lugar, impedir que la opción rígida por determinadas soluciones dificulte para el futuro la incorporación de nuevas soluciones y servicios. El Real Decreto empieza por concretar la manera de realizar el derecho de no aportación de datos y documentos que ya obren en poder de la Administración y especifica las pautas de actuación concretas necesarias para su implementación en la práctica administrativa. A continuación se abordan en profundidad el concepto de sede electrónica, detalles relativos a la creación y operativa de las mismas, y el punto de acceso general de la Administración General del Estado que actualmente se encarna en la Red 060. Se abordan igualmente detalles sobre los certificados electrónicos a usar por las sedes electrónicas y la identificación de las mismas tales como la obligación, en un plazo de 4 meses a partir de la entrada en vigor del Real Decreto, de utilizar nombres de dominio del tipo “gob.es” en todas las sedes electrónicas de la Administración General del Estado, obligación que entró en vigor en marzo del año 2010. Se regulan asimismo detalles acerca de los sellos electrónicos emitidos por la Administración General del Estado (AGE) y sus organismos, los códigos seguros de verificación (necesidad de una Orden Ministerial o resolución de titular de organismo público para su aplicación, procedimiento directo y gratuito para los interesados, posibilidad de utilizar el código seguro de verificación también como modalidad de firma del personal de la AGE), y los demás medios de autenticación y firma del personal. Se prohíbe expresamente la aplicación de los certificados de sede electrónica para la firma electrónica de documentos y trámites. Se crea también el concepto de certificado electrónico de empleado público, un certificado electrónico vinculado a un puesto de trabajo que identifica a su titular y se especifican los contenidos mínimos con los que ha de contar. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 88 Por otra parte, se establece el régimen de habilitaciones generales y específicas de personas físicas o jurídicas autorizadas para la presentación electrónica de documentos en representación de los interesados, se detallan algunos aspectos de la identificación y autenticación de ciudadanos por funcionario público y se crea el registro electrónico de apoderamientos de la Administración General del Estado. En cuanto a los servicios relacionados con el uso de certificados electrónicos se aborda el sistema nacional de verificación (que hoy por hoy se encarna en el servicio @Firma de la Red SARA) y la integración de otras plataformas de verificación como lo pueden ser plataformas de validación de las Comunidades Autónomas. Como no podía ser de otra forma, una de las cuestiones más importantes es todo lo relativo a los registros electrónicos, a los cuales se les dedica un título entero: el Título IV. Ahí se abordan detalles sobre la creación y operativa de los mismos y se crea el concepto un tanto controvertido del Registro Electrónico Común al cual se pueden presentar todas aquellas solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a la AGE o sus Organismos los cuales no estén contempladas un registro electrónico específico. En cuanto a las comunicaciones electrónicas, se regula la posibilidad de establecer la obligatoriedad de comunicarse por medios electrónicos con determinados órganos de la AGE en los supuestos del artículo 27.6 de la Ley 11/2007 y mediante Orden Ministerial. A continuación se tratan las notificaciones electrónicas y se abordan las formas de notificación, especialmente la posibilidad de usar correo electrónico con acuse de recibo siempre que se genere automáticamente y con independencia de la voluntad del destinatario un acuse de recibo que deje constancia de su recepción y que se origine en el momento del acceso al contenido de la notificación. Por otra parte se define el concepto de notificación por comparecencia electrónica y sus características operativas, este tipo de notificación consiste en un acceso especial a un apartado específico de la sede electrónica con el cual se entiende practicada la notificación. También ocupan un lugar destacado con su propio título, el Título VI, el documento electrónico y sus copias. Aquí se tratan detalles sobre las características de los documentos electrónicos y sus metadatos como el disponer de información identificativa suficiente para permitir su individualización, detalles sobre las copias electrónicas como que incluyan su carácter de copia entre sus metadatos, detalles sobre La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 89 la destrucción de documentos en papel como la necesidad de una resolución del órgano responsable del procedimiento y la prohibición de la destrucción de documentos con valor histórico, artístico u otro carácter relevante. Se explicita además cómo se han de entender los conceptos de marca de tiempo y sello de tiempo en los documentos administrativos electrónicos, siendo la diferencia básicamente que el primero consiste en una simple referencia temporal electrónica en el documento y el segundo en una marca similar, pero con intervención de un tercero de confianza que es el prestador de servicios de sellado de tiempo. El expediente electrónico, archivo electrónico y conservación de los documentos electrónicos se tratan en los últimos capítulos de este mismo título. Aquí se tratan cuestiones como, por ejemplo, las reglas para determinar los plazos mínimos de conservación de los documentos electrónicos. Se explicita la idea de compulsa electrónica en el artículo 50 (la Ley 11/2007 no llega a utilizar el término de compulsa como tal aunque su contenido ya establece implícitamente esta posibilidad), que consiste en la obtención de copias electrónicas digitalizadas a efectos de compulsa, además se detallan cuestiones como que los periodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos de un procedimiento se determinan por cada órgano responsable y que los documentos electrónicos incorporados al expediente electrónico han de utilizar formatos de larga duración. El Reglamento termina con una larga serie de disposiciones en las cuales, entre otras cosas se establecen los plazos de 6 meses para la creación del directorio de sedes electrónicas, 4 meses para la adaptación de las sedes electrónicas y 6 meses para adaptación de los registros electrónicos. Además se deroga el Real Decreto 263/1996, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado. Real Decreto 3/2010, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la administración electrónica La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 96 que se compone únicamente de un único artículo que establece la obligación de mantener el ENI actualizado de manera permanente. El ENI concluye con una serie de disposiciones y un anexo con un glosario de términos muy útil y completo. Entre las disposiciones se puede destacar especialmente la disposición adicional primera que se refiere al desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad. Este desarrollo se concretará en una serie de normas técnicas de interoperabilidad e instrumentos de interoperabilidad. Las normas técnicas se referirán a cuestiones como un catálogo de estándares que satisfagan las previsiones del Esquema Nacional de Interoperabilidad, metadatos relativos al documento electrónico, estructura y formato del expediente electrónico, la antes mencionada política de firma electrónica y de certificados de la Administración, relación de modelos de datos comunes en la Administración o una política de gestión de documentos electrónicos. 148 En cuanto a los instrumentos de interoperabilidad estos se compondrán de un inventario de procedimientos administrativos y servicios prestados, el centro de interoperabilidad semántica de la Administración y el directorio de aplicaciones para su libre reutilización. Entre las disposiciones restantes se pueden destacar especialmente las relativas a los plazos de adecuación de los sistemas, la relativa al plazo de adaptación de los medios actualmente admitidos de identificación y firma electrónica (24 meses) y aquellas que se refieren al papel impulsor en materia de interoperabilidad que deben ejercer el CENATIC y el INTECO en sus respectivas áreas de responsabilidad. Ley 59/2003, de Firma Electrónica La Ley 59/2003, de Firma Electrónica incorpora al derecho español la normativa legal europea en materia de firma electrónica, concretamente la Directiva 1999/93/CE por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica. La ley regula fundamentalmente las siguientes cuestiones: el concepto de firma electrónica, los certificados electrónicos, los prestadores de servicios de certificación (es decir, que La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 97 actúan como autoridades de certificación, autoridades de registro, etc.), los dispositivos de creación de firma y de verificación de firma, el régimen de supervisión y control, y el régimen de infracciones y sanciones. La Ley empieza por el régimen de la prestación de los servicios de certificación estableciendo que no está sujeta a autorización previa y se realizará en régimen de libre competencia. Por otra parte, define los tres tipos de firma electrónica (firma electrónica, firma electrónica avanzada y firma electrónica reconocida) que se detallan a fondo en apartado “Firma Electrónica” de este mismo manual, y se matizan aspectos importantes del uso de la firma electrónica en el ámbito de las Administraciones Públicas. En esta primera parte hay que destacar también especialmente los artículos 3.5 y 3.8, introducidos como modificaciones a través de la Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información dónde se aclara el concepto de documento electrónico y aspectos relevantes respecto de la admisión de datos firmados electrónicamente como prueba documental en juicio. La Ley se dedica a continuación de manera especialmente intensiva a los certificados electrónicos y quienes los expiden: los prestadores de servicios de certificación. En esta parte tienen especial importancia el concepto de certificado reconocido (el que va asociado a la firma electrónica reconocida) y los requisitos para que un certificado electrónico se pueda considerar como tal, dónde destaca la obligación para los prestadores que los expiden de contratar un seguro de responsabilidad civil de, al menos, 3.000.000€. Por otra parte, se establece la validez universal del DNI electrónico como medio universal de identificación y firma que cualquier persona física o jurídica ha de reconocer. El siguiente título se centra en los dispositivos de firma electrónica y los sistemas de certificación de prestadores de servicios de certificación y de dispositivos de firma electrónica. Aquí cabe destacar el hecho de que la certificación de los prestadores se regula sobre una base voluntaria, la definición del concepto de dispositivo seguro de creación de firma, la certificación de este tipo de dispositivos y la referencia a las condiciones para el reconocimiento de conformidad con la Ley de los productos de firma electrónica. La Ley termina finalmente con los títulos habituales relativos a la supervisión y control en la materia, y el régimen de infracciones y sanciones. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 98 Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos Personales La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, (LOPD) tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente el derecho de las personas a su honor, intimidad y privacidad personal y familiar, que es uno de los derechos fundamentales que recoge la Constitución española. Su objetivo principal es regular el tratamiento de los datos y ficheros, de carácter personal, independientemente del soporte en el cual sean tratados, los derechos de los ciudadanos sobre ellos y las obligaciones de aquellos que los crean o tratan. Los conjuntos de datos protegidos abarcan cualquier tipo de fichero (informático o en papel), solamente con unas pocas excepciones como el caso de ficheros creados por personas físicas para su uso estrictamente personal o ficheros para la investigación del terrorismo y de formas graves de delincuencia organizada. Además se tipifican algunos casos con un régimen jurídico propio como lo es el caso de ficheros regulados por la legislación del régimen electoral o los propios del Registro Civil. La ley regula derechos como el derecho de información en la recogida de los datos, la necesidad de consentimiento para su tratamiento o el derecho a su rectificación y cancelación en cualquier momento. Se define la categoría de datos especialmente protegidos (datos sobre ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud y vida sexual) que gozan de un nivel de protección especialmente reforzado. Por otra parte, se regula cesión de los datos a terceros, tanto a nivel nacional como internacional, donde la regla general es que la cesión tiene que ser consentida por el sujeto del tratamiento de datos, y que la cesión internacional a países que no proporcionen un nivel de protección equiparable al que presta la presente Ley queda prohibida. Sobre esta base se definen excepciones concretas como que la cesión en cuestión esté regulada por una ley, o en el ámbito internacional que el país en cuestión pertenezca a la UE o haya un tratado específico con él a ese respecto. Un título completo (el Título IV) se dedica enteramente a disposiciones sectoriales para el sector público y privado. Se tratan cuestiones como que la creación, modificación o supresión de los ficheros de las Administraciones públicas sólo podrán hacerse por La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 99 medio de disposición general publicada en el Boletín Oficial del Estado o Diario oficial correspondiente. En los dos últimos títulos se trata, por una parte, la Agencia Española de Protección de Datos y, por otra parte, las infracciones y sanciones, pudiendo llegar estas últimas hasta 600.000€ en el caso de incumplimientos graves. La Agencia se establece como un ente de derecho público, con personalidad jurídica propia y plena capacidad pública y privada, que actúa con plena independencia de las Administraciones públicas en el ejercicio de sus funciones. Se definen sus funciones entre las cuales se pueden desatacar la de Registro de General de Protección de Datos en el cual ha de inscribirse todo fichero que cae dentro del ámbito de esta ley, su función consultora, y su potestad de inspección y potestad sancionadora. Real Decreto 1720/2007, de medidas de seguridad de ficheros automatizados que contengan datos personales El Real Decreto 1720/2007, que sucede al Real Decreto 994/1999, de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos personales, supone una revisión enorme que refleja el peso que esta materia ha ido adquiriendo con el tiempo. Si el anterior reglamento constaba de 29 artículos, el actual consta de 158. Por otra parte, hay que destacar también especialmente el importante hecho de que a diferencia del anterior, regula también medidas aplicables a los ficheros en papel. Obviamente, dada la envergadura del reglamento, este apartado no puede ni siquiera arañar la superficie de este texto legal, no obstante se intentará transmitir al lector, al menos, una idea del espíritu del reglamento. A efectos de este manual la parte del actual reglamento que más nos interesa es aquella dedicada a las medidas de seguridad aplicables a ficheros y tratamientos de ficheros automatizados. Se estructura en medidas de seguridad de nivel básico, medio y alto. Esta parte abarca desde el artículo 80 al artículo 104. En primer lugar, el responsable del fichero o tratamiento debe elaborar el documento de seguridad que recogerá las medidas de índole técnica y organizativa acordes a la La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 100 normativa de seguridad vigente que será de obligado cumplimiento para el personal con acceso a los sistemas de información. Las medidas concretas que el reglamento obliga a cumplir dependen fundamentalmente de la naturaleza de los datos. En ese sentido, las medidas se estructuran a grandes rasgos de la siguiente forma: Medidas de nivel básico: se aplican a cualquier fichero o tratamiento de datos de carácter personal. Medidas de nivel medio: estas medidas se aplican cuando los datos personales abarcan información sobre infracciones administrativas o penales, servicios de información sobre solvencia patrimonial y crédito, datos de gestión tributaria, servicios financieros, de la Seguridad Social y mutuas, y datos que permiten la elaboración de un perfil de la personalidad del sujeto. Medidas de nivel alto: se aplican fundamentalmente a los datos especialmente protegidos (ideología, afiliación sindical, religión, creencias, salud, origen racial o vida sexual), a los datos con fines policiales recogidos sin consentimiento de las personas afectadas y los datos sobre violencia de género. Según el nivel de seguridad aplicable a los datos, el reglamento define medidas de seguridad concretas que van desde cosas básicas como un registro de incidencias y asegurar la correcta identificación y autenticación de los usuarios que accedan a los datos personales, medidas de nivel medio como auditorias y control de acceso físico hasta medidas de nivel alto como el cifrado de las comunicaciones o un registro de acceso detallado que guarda cómo mínimo la identificación del usuario, la fecha y hora en que se realizó, el fichero accedido, el tipo de acceso y si fue autorizado o denegado. Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información Esta Ley se enmarca en el conjunto de medidas que constituyen el Plan 2006-2010 para el desarrollo de la Sociedad de la Información y de convergencia con Europa y entre Comunidades Autónomas y Ciudades Autónomas, Plan Avanza64, aprobado por el Gobierno en noviembre de 2005. La documentación administrativa en archivos administrativos y a la e-Administration en la CV. Estudio de un caso 101 Los contenidos se centran principalmente en innovaciones normativas en materia de facturación electrónica y de refuerzo de los derechos de los usuarios y, por otra parte, las modificaciones necesarias en el ordenamiento jurídico para promover el impulso de la sociedad de la información. En este sentido, se introducen una serie de modificaciones tanto de la Ley 34/2002, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico, como de la Ley 59/2003, de firma electrónica, que constituyen dos piezas angulares del marco jurídico en el que se desenvuelve el desarrollo de la sociedad de la información. En cuanto a la facturación electrónica se prevén diferentes medidas para su impulso como un plan para la generalización del uso de la factura electrónica y la elaboración de un formato de factura electrónica que se ha traducido en el formato español Facturae y la creación de una Web propia sobre la factura electrónica. En cuanto a las medidas de refuerzo de derechos de usuarios y el impulso de la sociedad de la información se establecen medidas como la obligación de disponer de un medio de interlocución telemática para la prestación de servicios al público de especial trascendencia económica (telecomunicaciones, banca, seguros, suministro eléctrico, gas, etc.), medidas para la extensión de servicios de banda ancha, un plan de mejora de los niveles de seguridad y confianza en Internet, mejoras en la planificación de infraestructuras para las canalizaciones de redes de comunicaciones electrónicas, difusión de aplicaciones de fuentes abiertas a través del CENATIC a la sociedad y muchas otras medidas concretas. Esta revisión del ordenamiento jurídico se completa con otras modificaciones menores de la Ley 32/2003, General de Telecomunicaciones, de la Ley 11/1998, General de Telecomunicaciones y de la Ley 7/1996, de ordenación del comercio minorista.