El proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental en la Universitat Politècnica de València

El proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental en la Universitat Politècnica de València. Álvaro Muñoz Sánchez e Irene Sansano del Castillo Sistema de Gestión Ambiental de la Universitat Politècnica de València Universitat Politècnica de València Área de Medio Ambiente, Planificación Urbanística y Ordenación de los Campus Camino de Vera s/n Código del documento: UPV.MA-FOR.SGA-ALL-03 Revisión: 03, 28/09/2011 Tabla de contenidos 1. Introducción.........................................................................................................4 2. Fases de implantación del Sistema de Gestión Ambiental...............................5 2.1. Información a la comunidad universitaria...................................................................... 5 2.2. Revisión ambiental inicial.............................................................................................. 6 2.3. Política ambiental. ......................................................................................................... 8 2.4. Estructura y responsabilidades. .................................................................................... 9 2.5. Identificación y jerarquización de aspectos ambientales............................................ 11 2.6. Identificación de requisitos legales y otros requisitos. ................................................ 12 2.7. Plan ambiental (objetivos, metas y programa)............................................................ 15 2.8. Formación, sensibilización y competencia profesional. .............................................. 18 2.9. Documentación del sistema. ....................................................................................... 19 2.10. Control de la documentación del sistema. ............................................................ 21 2.11. Registros de gestión.............................................................................................. 21 2.12. Auditoría interna. ................................................................................................... 21 2.13. Revisión del sistema por la dirección. ................................................................... 23 2.14. Declaración ambiental. .......................................................................................... 23 2.15. Auditoría de verificación, validación de la declaración y registro.......................... 23 3. Bibliografía.........................................................................................................24 El proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental en la Universitat Politècnica de València UPV.MA-FOR.SGA-ALL-03 / Revisión: 03 Página 4 de 25 1. Introducción. En el año 1993 se crea en la Universitat Politècnica de València (UPV) la Oficina Verde. Las competencias atribuidas a este servicio incluían principalmente tareas de gestión ambiental. De esta manera, la UPV, se convertía en la primera universidad española en disponer de un servicio con competencias específicas en medio ambiente. Desde el principio, el trabajo de la oficina se orientó principalmente hacia la gestión aunque sin olvidar la formación y sensibilización de la población universitaria. Una de las primeras tareas, y la que se lleva realizando durante más tiempo, fue la gestión de los residuos. La universidad tomaba así conciencia de que sus actividades producían una gran cantidad de desechos y se proponía controlarlos y minimizarlos en la medida de lo posible. En el año 1996 la Oficina Verde se embarca, abalada por la Unión Europea, en el desarrollo de una metodología de implantación de un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) en instituciones de enseñanza superior. La metodología pretendía adaptar las pautas establecidas en el Reglamento Europeo de Ecogestión y Ecoauditoría (EMAS) para que las universidades pudieran quedar incluidas dentro del ámbito del documento. El éxito fue tal que la propia universidad optó por la realización de una prueba piloto, implantando la metodología en varios centros de la UPV. Fruto del proyecto piloto de implantación se aprueba en el año 1999 la primera versión de la Política Ambiental de la UPV con la que se da el primer paso para el establecimiento de los sistemas de gestión ambiental en los centros implicados. El proyecto culmina con la certificación en el año 2001 del sistema de gestión ambiental de la Escuela Técnica Superior de Ingenieros de Caminos, Canales y Puertos convirtiéndose así en el primer centro universitario en disponer de un SGA certificado según la norma UNE-EN ISO 14001. A la escuela de caminos le siguen la Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales y la Escuela Técnica Superior de Ingenieros Agrónomos que obtienen el certificado en el año 2003. El proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental en la Universitat Politècnica de València UPV.MA-FOR.SGA-ALL-03 / Revisión: 03 Página 5 de 25 En el año 2006 la UPV se compromete desde la alta dirección a la implantación de un sistema de gestión ambiental global que aborde la problemática ambiental de la universidad en su conjunto en los campus de Alcoi, Gandia y Vera. El objetivo es conocer el impacto ambiental de las actividades universitarias para posteriormente establecer los mecanismos de control necesarios y los objetivos pertinentes para la mejora continua. Adicionalmente y como garante del comportamiento ambiental de la UPV se pretende certificar el sistema según el Reglamento 761/2001 EMAS. En el año 2007 la Política ambiental de la UPV sufre su última modificación para adaptarse al nuevo proyecto de implantación global del sistema. Tal y como se ha hecho con la política, también ha sido necesario adaptar determinados aspectos de la implantación para dar cabida a las particularidades de un organismo como la universidad. Fruto de esta adaptación ha sido la distribución del proceso en 15 fases en las que se incluyen todos los requisitos de EMAS. 2. Fases de implantación del Sistema de Gestión Ambiental. 2.1. Información a la comunidad universitaria. El objeto que se persigue al llevar a cabo esta primera fase es el de dar, al conjunto de la comunidad universitaria, una visión global del proyecto que incluya: el cronograma establecido para su consecución, los beneficios que aporta y el papel que juega cada uno de los miembros de la comunidad universitaria para el correcto desarrollo del proyecto. Es una fase desarrollada en la UPV de modo voluntario ya que el Reglamento EMAS no la establece como requisito obligatorio. En la UPV se considera fundamental su realización ya que el sistema afecta a un colectivo de más de 35.000 personas entre trabajadores y alumnos. Todos ellos deben conocer el sistema y actuar de acuerdo a lo que en él se establece de forma voluntaria. El proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental en la Universitat Politècnica de València UPV.MA-FOR.SGA-ALL-03 / Revisión: 03 Página 6 de 25 Esta fase únicamente se lleva a cabo en el comienzo del desarrollo del proyecto. En la UPV tuvo lugar en mayo de 2006. El acto de presentación consistió en una reunión informativa presidida por el Rector donde se dio a conocer el proyecto a los directores de las distintas unidades que componen la UPV (escuelas y facultades, servicios, departamentos, estructuras de investigación, etc.). Complementariamente se envió un correo masivo a todo el colectivo universitario. Como resultado de esta fase se incluye en la página web del Área de Medio Ambiente información sobre el proyecto global, la justificación y antecedentes y las fases de implantación. Los contenidos están disponibles en la sección “Nuestro sistema de gestión ambiental”. 2.2. Revisión ambiental inicial. Mediante la realización de la revisión ambiental se pretende conocer la situación ambiental de partida de la UPV y determinar, de este modo, los aspectos ambientales generados en la organización (consumo de energía, agua, generación de residuos, etc.). Además, la revisión permite identificar los puntos fuertes y las oportunidades de mejora con las que se cuenta de cara a la implantación del SGA. Como primer paso en la realización de esta fase se debe determinar el alcance del sistema. Este alcance abarca, en principio, a los campus de Alcoi, Gandia y Vera y a todas las instalaciones e infraestructuras que se encuentran en ellos. Sin embargo, en lo que se refiere a las unidades de la UPV, no todas se incluyen dentro del alcance; por razones evidentes se descartan aquellas que no tienen espacios físicos propios o que los comparten con alguna unidad que ya está sometida a revisión. El alcance se actualiza anualmente para determinar la presencia o ausencia de nuevas unidades Una vez determinado el alcance del sistema se designan interlocutores en cada una de las unidades seleccionadas y se realizan entrevistas y visitas físicas a sus dependencias. Mediante esta revisión se identifican los aspectos ambientales de cada unidad. El proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental en la Universitat Politècnica de València UPV.MA-FOR.SGA-ALL-03 / Revisión: 03 Página 7 de 25 La información recogida acerca de los aspectos ambientales identificados en cada unidad se muestra al personal de la organización a través de su intranet. El epígrafe se encuentra en la sección “Servicios” donde hay un menú dedicado al Área de Medio Ambiente. La opción de menú es “Información ambiental”. Desde aquí se puede acceder a toda la información ambiental de la universidad y, en concreto, a los aspectos ambientales identificados en la unidad, en cada uno de los campus y en toda la UPV. El proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental en la Universitat Politècnica de València UPV.MA-FOR.SGA-ALL-03 / Revisión: 03 Página 8 de 25 2.3. Política ambiental. La Política Ambiental es el pilar sobre el que descansa el SGA. Representa el compromiso de la alta dirección de la UPV con la mejora continua de su comportamiento ambiental. El proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental en la Universitat Politècnica de València UPV.MA-FOR.SGA-ALL-03 / Revisión: 03 Página 9 de 25 La primera versión de este documento fue redactada y aprobada en el año 1999. En el año 2007, se modificó para adaptarse al proyecto de implantación global del SGA. El texto completo de la última revisión de la Política Ambiental se puede consultar en la página web del Área de Medio Ambiente o en el BOUPV número 6 disponible en la página web de la Secretaría General. 2.4. Estructura y responsabilidades. Para llevar a cabo la implantación de un sistema de gestión ambiental en la universidad, es necesario crear una estructura donde se atribuyan funciones y responsabilidades tanto a algunos órganos universitarios como a determinadas personas con cargos específicos. En la UPV se ha creado la siguiente estructura: - Consejo de Gobierno: Aprueba la Política Ambiental cada vez que sufre una modificación, los planes ambientales y la Declaración Ambiental de la UPV anualmente. - Comisión Ambiental: Entre otras tareas realiza el control y seguimiento de los planes aprobados, sirve de foro para la toma de decisiones de relevancia ambiental, aprueba los documentos estructurales del SGA, confirma la implantación de todos los requisitos del SGA, revisa el grado de eficacia del SGA, identifica las acciones de mejora del SGA, revisa anualmente la totalidad del SGA, etc. - Área de Medio Ambiente: Entre otras tareas elabora la Política Ambiental de la UPV, identifica, evalúa y jerarquiza los aspectos ambientales de la UPV, identifica y actualiza los requisitos legales ambientales, elabora e implanta los planes, elabora, distribuye y actualiza la documentación del SGA y los registros derivados, elabora la declaración ambiental, etc. Los cargos específicos con funciones y responsabilidades ambientales en el SGA son: - Presidente/a de la Comisión Ambiental. El proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental en la Universitat Politècnica de València UPV.MA-FOR.SGA-ALL-03 / Revisión: 03 Página 16 de 25 El plan ambiental incluye: - Asignación de responsabilidades para lograr los objetivos y metas en cada función y nivel relevante de la organización. - Asignación de los recursos (humanos y económicos) y el calendario en que han de ser alcanzados. La difusión del contenido de los planes ambientales se realiza a través de la intranet, en el apartado denominado “Planes ambientales”. En este apartado se presentan diferentes planificaciones, pero la que nos ocupa es el plan ambiental. El proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental en la Universitat Politècnica de València UPV.MA-FOR.SGA-ALL-03 / Revisión: 03 Página 17 de 25 Al acceder a los contenidos del plan ambiental es posible visualizar los objetivos y metas planteados, así como el estado de cumplimiento de los mismos. Asimismo se puede obtener información más detallada sobre cada uno de los objetivos. El proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental en la Universitat Politècnica de València UPV.MA-FOR.SGA-ALL-03 / Revisión: 03 Página 18 de 25 2.8. Formación, sensibilización y competencia profesional. La realización de esta fase permite identificar las necesidades de formación del personal de la UPV. Una vez identificadas las necesidades se establece un plan de formación que cubra estas necesidades y que asegure que el colectivo universitario: - Conoce la Política Ambiental y el SGA (requisitos, documentación, etc.) - Es consciente de los impactos ambientales derivados de sus actividades. - Sabe cuál es su función dentro del SGA y cómo debe colaborar para alcanzar los objetivos y metas fijados. - Conoce las consecuencias potenciales de la falta de seguimiento de los procedimientos establecidos. Las acciones de formación, sensibilización y competencia profesional que se llevan a cabo en el marco del sistema de gestión ambiental, están disponible para el personal de la UPV a través de la intranet en el apartado “Planes ambientales” “Acciones formativas”. La forma de acceso y consulta es la misma que para el plan ambiental. El proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental en la Universitat Politècnica de València UPV.MA-FOR.SGA-ALL-03 / Revisión: 03 Página 19 de 25 2.9. Documentación del sistema. En esta fase se redactan, revisan y aprueban todos los documentos necesarios para el Sistema de Gestión Ambiental. La documentación básica del sistema de la UPV está compuesta por: - Manual de gestión Ambiental: describe el SGA y la documentación que lo compone, sirviendo de guía para todo el sistema. El proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental en la Universitat Politècnica de València UPV.MA-FOR.SGA-ALL-03 / Revisión: 03 Página 20 de 25 - Procedimientos estructurales: Describen la estructura básica del SGA. En ellos se establece el método utilizado para cumplir con los requisitos de EMAS. - Procedimientos de control operacional: Describen el control que el sistema realiza sobre todos los aspectos ambientales detectados en el funcionamiento de la universidad. Toda la documentación elaborada para el correcto control y funcionamiento del sistema está disponible en la intranet, en el apartado “Documentación del sistema”. El proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental en la Universitat Politècnica de València UPV.MA-FOR.SGA-ALL-03 / Revisión: 03 Página 21 de 25 2.10. Control de la documentación del sistema. En esta fase se establece la forma en que la universidad redacta, revisa y aprueba la documentación del sistema, así como el método por el que se hace llegar la documentación en vigor a los miembros de la comunidad universitaria o la manera en que los documentos obsoletos se retirarán de la circulación. Tal y como se ha explicado en el apartado anterior las versiones que se encuentran en vigor de todos los documentos están disponibles en la intranet. Estas versiones son las únicas que tienen validez a efectos del sistema de gestión ambiental. De este modo se establecen los mecanismos necesarios de control documental y se pone a disposición del personal toda la documentación pertinente. 2.11. Registros de gestión. Los registros son la evidencia de que se cumple lo establecido en la documentación y los planes. Es la parte del sistema que permite demostrar la eficacia de las distintas actuaciones (informes de consumos, comunicaciones internas y externas, seguimiento y medición de vertidos, ruidos, residuos, etc.). La difusión de los registros se realiza utilizando los cauces de comunicación establecidos para el sistema: bien se publica su contenido en la página web del Área de Medio Ambiente o bien se pone a disposición de la comunidad universitaria a través de la intranet. 2.12. Auditoría interna. La auditoría consiste en realizar una revisión del SGA de modo sistemático, independiente y documentado. De este modo, se obtienen evidencias y se evalúan de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios del sistema de gestión ambiental. Por tanto, es una herramienta que permite detectar posibles deficiencias en la implantación del SGA y así poder adoptar las medidas correctoras pertinentes antes de la realización de la auditoría de certificación. El proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental en la Universitat Politècnica de València UPV.MA-FOR.SGA-ALL-03 / Revisión: 03 Página 22 de 25 Esta auditoría se realiza por personal de la UPV, con formación adecuada e independencia del sistema. Actualmente el personal de la UPV puede consultar las no conformidades detectadas durante el último proceso de auditoría y las acciones correctoras y preventivas previstas para solucionarlas. El proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental en la Universitat Politècnica de València UPV.MA-FOR.SGA-ALL-03 / Revisión: 03 Página 23 de 25 2.13. Revisión del sistema por la dirección. La Comisión Ambiental revisa todo el sistema para asegurar su adecuación y su eficacia continuada. Esta revisión debe determinar si es necesario aplicar cambios en la política, los objetivos u otros elementos del sistema. Para la toma de decisiones se parte de los resultados de la auditoría interna y han de tenerse en cuenta las circunstancias cambiantes de la universidad y el compromiso con la mejora continua. 2.14. Declaración ambiental. Tras la revisión del sistema por la dirección se redacta un informe anual donde se incluye toda la información del sistema implantado. Esta declaración pretende facilitar información al público y a otras partes interesadas sobre el impacto ambiental de las actividades de la UPV y sobre el comportamiento ambiental de la universidad. El texto completo de la última declaración ambiental está disponible en la página web del Área de Medio Ambiente. 2.15. Auditoría de verificación, validación de la declaración y registro. Es la última fase de la implantación y comprende las siguientes partes: - Auditoría de verificación: El proceso seguido es similar al de la auditoría interna. Esta auditoría la realiza una empresa verificadora externa a la organización. La UPV superó esta auditoría por primera vez en Febrero de 2009. - Validación de la Declaración Ambiental: Este proceso también lo lleva a cabo una empresa verificadora externa a la organización. Consiste en comprobar que los datos reflejados por la organización en la Declaración Ambiental son fieles a la realidad. - Emisión del certificado: Si se supera la auditoría de verificación, la empresa verificadora expide el certificado que lo acredita. El proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental en la Universitat Politècnica de València UPV.MA-FOR.SGA-ALL-03 / Revisión: 03 Página 24 de 25 - Inscripción en el Registro EMAS: Una vez conseguido el certificado la administración con competencias en medio ambiente inscribe a la organización en el Registro EMAS. Actualmente la UPV está inscrita en el registro con el número: ES-CV-000030. La información de la auditoría de verificación seguirá los mismos cauces de difusión que cualquier otro tipo de auditoría. Como ya se ha explicado en el apartado dedicado a la auditoría interna, actualmente en la intranet se pueden consultar las no conformidades detectadas y las acciones correctoras y preventivas establecidas para subsanarlas. 3. Bibliografía  Estruch Fuster, Alicia. Procedimiento para el establecimiento y control de los objetivos y metas ambientales. Valencia: Universitat Politècnica de València, 26 de enero de 2011.  Estruch Fuster, Alicia. Procedimiento para la elaboración y difusión de la declaración ambiental. Valencia: Universitat Politècnica de València, 29 de enero de 2009.  Estruch Fuster, Alicia. Procedimiento para la evaluación y jerarquización de aspectos ambientales en condiciones normales y situaciones anormales y de emergencia. Valencia: Universitat Politècnica de València, 26 de enero de 2011.  Estruch Fuster, Alicia. Procedimiento para la identificación, acceso y evaluación de los requisitos legales y otros requisitos. Valencia: Universitat Politècnica de València, 15 de enero de 2010.  Martí Barranco, Cristina. Procedimiento para la elaboración y control de la Política Ambiental. Valencia: Universitat Politècnica de València, 26 de enero de 2011. El proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental en la Universitat Politècnica de València UPV.MA-FOR.SGA-ALL-03 / Revisión: 03 Página 25 de 25  Martí Barranco, Cristina. Procedimiento para la identificación de aspectos ambientales y de situaciones anormales. Valencia: Universitat Politècnica de València, 29 de junio de 2011.  Martí Barranco, Cristina. Procedimiento para la realización de las auditorías internas del Sistema de Gestión Ambiental. Valencia: Universitat Politècnica de València, 29 de junio de 2011.  Muñoz Sánchez, Álvaro. Procedimiento para el control de los registros del Sistema de Gestión Ambiental. Valencia: Universitat Politècnica de València, 26 de enero de 2011.  Muñoz Sánchez, Álvaro. Procedimiento para la elaboración y control de la documentación del Sistema de Gestión Ambiental. Valencia: Universitat Politècnica de València, 29 de junio de 2011.  Sansano del Castillo, Irene. Procedimiento para el establecimiento de los recursos, funciones, responsabilidades y autoridad ambiental del Sistema de Gestión Ambiental. Valencia: Universitat Politècnica de València, 06 de noviembre de 2009.  Sansano del Castillo, Irene. Procedimiento para la gestión de la formación y sensibilización ambiental. Valencia: Universitat Politècnica de València, 26 de enero de 2011.