Plan de comunicación de la Feria Medieval del campus de Gandia

UNIVERSIDAD POLITECNICA DE VALENCIA E S C U E L A P O L I T E C N I C A S U P E R I O R D E G AN D I A L i c e n c i a d o e n C o m u n i c a c i ó n Au d i o vi s u a l “Plan de Comunicación de la Feria Medieval del Campus de Gandia” TRABAJO FINAL DE CARRERA Autor/es: Sofía Herrero Gil Director/es: Dña. Rebeca Díez Somavilla GANDIA, 2011 Plan de Comunicación de la Feria Medieval del Campus de Gandia Proyecto Final de Comunicación Audiovisual Sofía Herrero Gil Campus de Gandia Universidad Politécnica de Valencia Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo ÍNDICE 1. OBJETIVOS DEL PROYECTO Pág. 11 2. PROCESO DE INVESTIGACIÓN O METODOLOGÍA Pág. 15 2.1. Análisis de un caso previo práctico Pág. 15 2.2. Documentación o fuentes de información Pág. 15 2.3. Contacto con fuentes directas Pág. 16 3. CONTEXTO SOCIAL Pág. 19 3.1. Gandia y la Safor Pág. 20 3.2. La Universidad Politécnica de Valencia y el Campus de Gandia Pág. 23 3.2.1. La actividad cultural de la UPV y el Campus de Gandia Pág. 27 4. ESTUDIO PREVIO AL PLAN DE COMUNICACIÓN Pág. 35 4.1. Antecedentes de la Asociación Pág. 35 4.2. Análisis de las acciones llevadas a cabo en la I Feria Medieval del Campus de Gandia Pág. 36 4.2.1. Público Objetivo: Target (I Feria Medieval del Campus de Gandia) Pág. 36 a) Los alumnos Pág. 36 b) Los comerciantes Pág. 37 c) Habitantes de Gandia Pág. 37 d) Conclusiones Pág. 38 4.2.2. Estrategias de organización Pág. 39 4.2.2.1. Estrategias a realizar durante doce meses Pág. 39 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 4.2.2.2. Estrategias a realizar durante un curso académico Pág. 41 4.2.2.3. Estrategias a realizar en los meses previos a la feria Pág. 42 4.2.2.4. Conclusiones Pág. 43 4.2.3. Resultados de la organización Pág. 44 4.2.3.1. Programación Pág. 44 4.2.3.2. Conclusiones Pág. 50 4.2.4. Análisis de la difusión Pág. 52 4.2.4.1. Difusión de la I Feria Medieval del Campus de Gandia Pág. 52 4.2.4.2. Breve valoración de la II Feria Medieval del Campus de Gandia en honor a San Francisco de Borja Pág. 56 4.3. Estudio del sector, ferias medievales Pág. 59 4.3.1. Panorama actual Pág. 60 4.3.2. El origen de las ferias Pág. 64 4.3.3. Tipos de ferias: Feria Medieval de Gandia y Feria Medieval d’Elx Pág. 67 4.3.3.1. Difusión Fira i Festes de Gandia Pág. 71 4.3.4. Análisis del mercado: trabajo de campo Pág. 80 4.3.4.1. Introducción Pág. 80 4.3.4.2. Objetivos Pág. 81 4.3.4.3. Resultados de la encuesta Pág. 82 4.3.5. Un nuevo “ámbito por explorar”: Las Ferias Medievales Universitarias Pág. 99 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 5. PLAN DE COMUNICACIÓN Pág. 103 5.1. Identidad de la marca Pág. 103 5.1.1. “Enseñar, aprender y compartir”, hacia una identidad Pág. 103 5.1.2. Origen de la palabra Feria Pág. 104 5.2. Target Pág. 106 a) Comunidad Universitaria Pág. 106 - Órgano oficial de la Universidad Politécnica de Valencia Pág. 106 - Alumnos del Campus de Gandia Pág. 106 - Profesorado del Campus de Gandia Pág. 108 - Asociaciones y servicios del Campus de Gandia Pág. 108 b) Localidad de Gandia Pág. 109 c) Empresas y grupos relacionados con las feria medievales Pág. 113 5.3. Manual corporativo Pág. 115 5.3.1. Símbolo y logotipo Pág. 115 5.3.2. Variaciones y versión monocromática Pág. 116 5.3.3. Dimensiones mínimas y área de respeto Pág. 117 5.3.4. Color corporativo y tipografías oficiales Pág. 118 5.3.5. Señalética Pág. 119 5.3.6. Aplicaciones de la imagen Pág. 122 5.3.6.1. Tarjeta de visita Pág. 122 5.3.6.2. Saluda Pág. 123 5.3.6.3. A4 Pág. 124 5.3.6.4. Sobre Pág. 125 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 5.3.6.5. Fax Pág. 126 5.3.6.6. Factura Pág. 127 5.3.6.7. Mapa de situación de la feria Pág. 128 5.4. Plan estratégico: objetivos del plan de comunicación Pág. 129 5.5. Comunicación interna Pág. 132 5.5.1. Creación de un comité organizador Pág. 132 5.5.1.1. Necesidad de un comité organizador oficial Pág. 133 5.5.1.2. Áreas de actuación Pág. 134 5.5.1.3. Roles y funciones Pág. 136 a) Dirección Pág. 138 b) Equipo gestor Pág. 139 c) Grupo asesor histórico Pág. 140 d) Colaboraciones internas Pág. 140 e) Gabinete de comunicación Pág. 141 5.5.2. Comunicación descendente y ascendente Pág. 142 5.5.2.1. Base de datos compartida Pág. 144 5.5.2.2. Intranet Pág. 145 5.5.2.3. Reuniones Pág. 147 5.6. Comunicación externa Pág. 149 5.6.1. Gabinete de comunicación Pág. 149 5.6.2. Medios de comunicación: convencionales y digitales Pág. 150 5.6.2.1. Convencionales Pág. 150 5.6.2.2. Digitales Pág. 152 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 5.6.3. Comunicación interpersonal: exposiciones, conciertos, talleres Pág. 157 5.6.4. Calendario de estrategias: plan de comunicación Pág. 161 5.6.4.1. Lista de actividades Pág. 161 5.6.4.2. Cronograma: Desde abril de 2011 hasta diciembre de 2012 Pág. 165 6. PRESUPUESTO Pág. 169 7. CONCLUSIONES Pág. 173 8. ANEXOS Pág. 179 8.1. Anexo 1: Índice de cuadros Pág. 179 8.2. Anexo 2: Encuestas II Feria Medieval Campus Gandia Pág. 181 8.3. Anexo 3: Presencia en los medios de la Fira i Festes de Gandia (Facilitado por el Ayuntamiento de Gandia) Pág. 225 8.4. Anexo 4: Panfletos de la Fira i Festes de Gandia Pág. 229 8.5. Anexo 5: Entrevista a colaboradores Gabinete de Comunicación. Campus Gandia Pág. 232 8.6. Anexo 6: Los Gabinetes de Comunicación del sector ferial ante la crisis Pág. 233 9. BIBLIOGRAFÍA Pág. 251 9.1. Consultas bibliográficas Pág. 251 9.2. Consultas multimedia Pág. 233 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 1. OBJETIVOS DEL PROYECTO Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 16 Cabe destacar, como fuente imprescindible en este trabajo, la consulta de una bibliografía adecuada: en ella se ha encontrado información importante sobre las Relaciones Públicas, formas de gestionar una actividad e historia y contexto adecuado sobre la Época Medieval desmitificando muchos de los tópicos que albergan en ella. 2.3. Contacto con fuentes directas Esta fuente de información ha sido imprescindible para completar la investigación del siguiente proyecto. Se han realizado diferentes consultas telefónicas al centro universitario sobre su funcionamiento y recursos disponibles. También se ha contactado con distintas empresas relacionadas con eventos medievales para concretar un presupuesto real ceñido a esta feria en en cuestión. Las encuestas han sido una fuente muy útil para conocer los públicos y las demandas relacionadas con esta actividad. Durante la II edición de la Feria Medieval del Campus (2010) se realizacron un total de 44 encuestas a los distintos públicos que asistieron a la misma: alumnos, profesores y equipo técnico, visitantes externos y feriantes. Además, se enviaron unas encuestas también a expertos en Edad Media para conocer su impresión de las Feria Medievales actuales. Un total de cinco expertos ha contribuido con este trabajo. Las entrevistas directas han tomado un protagonismo especial en este trabajo. En primer lugar, hubo un encuentro con el Gabinete de Comunicación de la Concejalía de Cultura del Ayuntamiento de Gandia en el que se obtuvo toda la información pertinente a cómo se trabaja la difusión anual de la Fira i Festes de Gandia. También se han realizado consultas de este tipo a colaboradores del proyecto de investigación Comunica2.0 en cuanto al tipo de difusión que genera el Campus de Gandia. Pero, además, se concertó una cita con uno de los expertos en la Edad Media (José Bordes) que fue el encargado de recolocarnos en un contexto medieval apropiado y aportó muy buenos consejos sobre qué documentación sería la más apropiada de consultar y cómo podría ser la nueva propuesta de feria medieval. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 17 3. CONTEXTO SOCIAL Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 18 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 19 3. CONTEXTO SOCIAL El ser humano, como sujeto social tiende a estructurarse en grupos que constituyen pequeños sistemas sociales. El sistema, en su definición más básica, es un conjunto ordenado de cosas que tienen relación entre sí y contribuyen a un fin. Es interesante cómo la palabra “ordenado” aparece como un adjetivo indispensable para definir el concepto de sistema. Una organización, por lo tanto, no es más que un grupo de personas “ordenadas” que crean un todo y cuya relación recae en unos intereses comunes para llegar a un mismo objetivo. La Escuela de Sistemas1, experta en definir teorías de las tipologías que existen (sobre todo desde un punto de vista empresarial) completó teorías que habían sido formuladas con anterioridad y en las que se incluyeron nuevas variables, como las relaciones entre los individuos con las distintas partes de la empresa. Entre sus descubrimientos tuvo lugar una nueva distinción: la división entre sistemas abiertos y sistemas cerrados. Mientras los sistemas cerrados no reciben ningún tipo de estímulo y, por lo tanto, no son condicionados por las energías externas; los sistemas abiertos se basan en el intercambio de proyecciones desde el entorno hacía él y viceversa. Esto es lo que ocurre en todas las organizaciones. La gran mayoría son un sistema abierto donde es más que evidente la influencia que el entorno social y ambiental tienen sobre ellas. Este rasgo es un factor de gran importancia a la hora de definir la organización, puesto que su éxito dependerá del entorno que la envuelva y de si éste favorece las condiciones de la agrupación o no. Sin embargo, hay que tener en cuenta que esta relación no es unidireccional, la organización también influye sobre su entorno. Por esta razón, conocer el entorno en el que se mueve una organización y adaptarse a él es fundamental para la supervivencia de cualquier asociación o entidad. Se pueden diferenciar dos tipos de entorno: el general y el más especifico. En las estrategias formuladas del plan de comunicación, prestaremos una mayor atención al entorno específico por ser el que más influye en los resultados de la organización. En nuestro caso, el entorno que más nos afecta está compuesto por la Universidad y la localidad donde se encuentra. Es decir, 1 Escuela basada en la Teoría de los Sistemas, formulada por primera vez por el filósofo y biólogo Ludwig von Bertalanffy en un seminario de Charles Morris en la Universidad de Chigago en 1937. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 20 la Universidad Politécnica de Valencia, la playa de Gandia y la ciudad de Gandia son los entornos más inmediatos. Sin embargo, también se tendrán en cuenta las localidades cercanas y los medios de comunicación de La Safor, comarca a la que pertenece Gandia. Para reconocer en qué medida éstos entornos influyen en la organización, es preciso estudiar cómo son, qué les define y cuál es su evolución. Así, se podrán puntualizar con mayor eficacia los públicos objetivos a los que irán destinadas las nuevas estrategias. 3.1. Gandia y la Safor Gandia es una de las ciudades más prósperas de la Comunidad Valenciana y la provincia de la comarca La Safor. En la actualidad, cuenta con una población de 81.993 habitantes (Datos recogidos del Ayuntamiento de Gandia durante 2010), aunque se estima que su población flotante se sitúa en torno a las 100.000-120.000 personas, por lo que se trata de la séptima ciudad más poblada y una de las más importantes de la Comunidad Valenciana, debido también a su próxima ubicación entre los límites de las provincias de Valencia y Alicante. Además, es considerada como uno de los puntos más turísticos de la Comunidad gracias a su oferta cultural y de playa, por lo que en verano la ciudad triplica su población hasta llegar, en agosto, a los 350.000 habitantes aproximadamente. Esta ciudad cuenta con 15 pedanías y barrios a su cargo, entre los que se encuentran El Grau y la Playa de Gandia, donde está situado el edificio de la Escuela Politécnica Superior de Gandia (Campus de Gandia). Posee un gran bagaje cultural que tiene su origen en la Edad Media y el Renacimiento. Los lugares más relevantes de Gandia son el Palacio Ducal, que fue residencia natal de San Francisco de Borja; la Colegiata de Santa María y el Museo Arqueológico de Gandia. Sus ciudadanos más ilustres pertenecen al sigo XV, es el caso de Ausiàs March, Joanot Martorell o Joan Roís Corella, escritores y poetas de la época. También lo es San Francisco de Borja, duque de Gandia y patrón del municipio. Esta tradición histórica se ve reflejada en la mayoría de las fiestas que se celebran en la ciudad. Entre las más importantes se encuentran la Semana Santa (Fiesta de interés turístico nacional) y la “Fira i Festes” que se realiza en honor a San Francisco de Borja. La principal base económica de la localidad son los comercios y servicios, fortaleciendo con ello el carácter turístico de la ciudad. En verano, se convierte en uno de los lugares preferidos por Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 21 turistas del interior, sobre todo por su oferta de sol y playa. Sin embargo, Gandia también se ha convertido en destino para interesados en cultura, arquitectura, historia y gastronomía. Así mismo, cuenta con una gran oferta cultural durante todo el año gracias a la labor de la Concejalía de Cultura y de distintas asociaciones. Por nombrar algunas de las actividades culturales se destacan a continuación las siguientes: Concurso Internacional de Fideuà: La comarca de la Safor es rica en gastronomía y uno de sus platos más populares es la “Fideuà”. Desde hace 35 años se organiza el Certamen Internacional de Fideuà gandiense de gastronomía, para promocionar este plato entre los mejores cocineros nacionales e internacionales. La organización puede recibir más de diez mil visitantes al concurso, entre profesionales y público en general.2 Certamen de fotografía Playa de Gandia: Desde hace unos años la Asociación de Vecinos de la Playa de Gandia viene realizando un Certamen de fotografía anual dividido en dos secciones distintas: nacional (tema libre), y local dedicado a la memoria de “Vicent Monrabal”, cuyo tema es “puerto, playa y marjales”. Festival Internacional de Música de Gandia. Polisònic: Desde hace más de 20 años, durante el mes de agosto, Gandia se rinde a la música de todo el mundo. Un total de 15 días de conciertos de los estilos más variados: ritmos latinos, balcánicos, tradicionales, blues, jazz, étnicos o flamencos. Francia, Estados Unidos, Alemania o Inglaterra son sólo un ejemplo, junto con España, de los países representados en este encuentro. Premios literarios de Gandia: Esta ciudad cuenta con dos premios de reconocido prestigio dentro del mundo de la literatura. Los Premios Narrativa “Joanot Martorell” y los Premios Poesía “Ausiàs March” convocan cada año un gran número de participantes, no sólo por su nivel sino por la posibilidad de publicar las obras de los ganadores respaldadas por la editorial “Edicions 62”. Universidad d’Estiu de Gandia (UV): La casa de la Cultura es la sede permanente de la Universitat d'Estiu de Gandia. En ella se realizan diferentes cursos y talleres sobre formación, investigación, actividades culturales y de relaciones internacionales. 2 http://www.visitgandia.com/es/actividades-culturales. Consultado el 12 de noviembre de 2010. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 22 Concurso de Teatro “Ligorio Ferrer”: Es un certamen que ofrece la posibilidad a grupos de teatro amateur de representar sus obras en valenciano. Festival Internacional de Música Clásica de Gandia: Durante el período estival, el Palacio Ducal de los Borgia se convierte en sede para albergar conciertos de música clásica de diferentes cámaras, orquestas y solistas de toda Europa. UPV – Campus de Verano: Durante la jornada estival la UPV ofrece una gran cantidad de cursos de formación en el Campus de Gandia ofertados tanto para estudiantes como para el público en general3. A pesar del carácter turístico de Gandia, se han enumerado estas actividades anuales con el objetivo de dar a conocer que, efectivamente, en la ciudad de Gandia hay un interés constante por parte de las instituciones de ofrecer una oferta cultural competente y ambiciosa. La historia, la literatura, la música, la fotografía están integradas en la oferta turística de Gandia, y así se hace constar en páginas especializadas en turismo gandiense, como es el caso de “visitgandia.com”. Este abanico de propuestas se puede llevar a cabo en Gandia gracias a los recursos e infraestructuras de los que dispone la ciudad, por citar unos ejemplos: - Casa de Cultura: También conocida como Casa La Marquesa o Marqués González de Quirós, este palacio de estructura defensivo-palatina, se construyó a finales del siglo XIX por la familia Vallier, originarios de Francia. En la parte trasera dispone de un jardín romántico con especies autóctonas. En la actualidad, se usa para exposiciones, conferencias, presentaciones y otro tipo de actos culturales, así como musicales y educativos. - Museo Arqueológico de Gandia: Situado en las salas del antiguo hospital de San Marcos de Gandia. En él se ofrecen visitas guiadas de exposiciones permanentes y talleres didácticos, sobre todo, relacionados con la Prehistoria. 3 Actividades Culturales de Gandia en http://www.visitgandia.com Consultado el 12 de noviembre de 2010 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 23 - Museo Fallero de Gandia: Es un centro de interpretación de la fiesta fallera. En él se pueden encontrar a través de escenas y recreaciones el bagaje histórico, cultural y festivo de esta tradición valenciana. - Biblioteca de Gandia: Aún tratándose de la biblioteca pública de la ciudad, en ella se recogen algunas actividades interesantes como charlas o talleres. - Escuela Politécnica Superior de Gandia (EPSG): Este Campus es referente de actividades culturales desde la perspectiva de la Ciudad de Gandia, gracias a su oferta de cursos, talleres, así como del resto de actividades que se realizan durante el año4. 3.2. La Universidad Politécnica de Valencia y el Campus de Gandia La Universidad Politécnica de Valencia (UPV) es una institución pública de calidad que imparte titulaciones modernas. Tiene varios campus: en Valencia, Alcoi y Gandia, que acogen a más de 42.000 miembros. De ellos, cerca de 37.800 son alumnos, 2.600 son profesores y 1.700 integran el grupo de personal de la administración y los servicios. La UPV está constituida por 15 centros universitarios, de los que 10 son escuelas técnicas superiores, 3 son facultades y 2 son escuelas politécnicas superiores. Además, cuenta con 5 centros adscritos (Escuela Universitaria Ford España, Facultad de Estudios de la Empresa, Florida Universitaria, Mediterranean University of Science & Technology y Escuela de Turismo Pax) y una extensión universitaria, ubicada en Xàtiva. Dispone de todo tipo de recursos y servicios para sus alumnos: aulas, bibliotecas, laboratorios, equipos informáticos de última generación, red inalámbrica, 25.000 ordenadores, correo electrónico desde el primer día, prácticas en empresas, estancias en el extranjero, excelentes instalaciones deportivas de acceso gratuito, la Casa del Alumno… Uno de los pilares del reconocimiento social de la Universidad Politécnica de Valencia es su capacidad investigadora. En los últimos años, la actividad de I+D+i ha crecido a un ritmo cercano al 23%. Es líder nacional en patentes y en contratos de licencia (con cifras 20 veces mayores que la media de las universidades españolas). La UPV tiene su propio parque 4 Instalaciones culturales de Gandia. Datos extraídos de http://www.turismogandia.com Consultado el 12 de noviembre de 2010 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 24 científico, llamado Ciudad Politécnica de la Innovación, que comprende un espacio de 140.000 m2, y agrupa al 60% del colectivo activo en I+D, es decir, a unos 1.000 investigadores y 400 personas de apoyo. El trabajo internacional de este centro se traduce en una fuerte presencia en el extranjero, con sedes en Colombia (Corporación COINNOVAR), en Argentina (Centro de Capacitación Técnica), en México (Centro Universitario de Vinculación con el Entorno), en Cuba (Centro de Estudios de Tecnologías Avanzadas) y en Uruguay (Fundación para el Desarrollo del Cono Sur), entre otras. Actualmente, se están intentando abrir nuevos frentes con otros países de América Latina, Japon (dónde ya existen convenios de colaboración con las universidades de Mie y Suzuka), Emiratos Árabes, Marruecos y Estados Unidos5. La Escuela Politécnica Superior de Gandia es uno de los Campus de la UPV, y se encuentra en el Grau de Gandia. Durante los años 1992 y 1993, el Excmo. Ayuntamiento de Gandia y la Universidad Politécnica de Valencia estudiaron la posibilidad de implantar un centro universitario en la ciudad. Después de realizar varios estudios municipales se propusieron las áreas más acordes con las actividades tradicionales del lugar. De esta manera se propuso el área de las telecomunicaciones, así como del turismo y las ciencias ambientales. Con los años la oferta de titulaciones se ha ido ampliando teniendo en cuenta la actualización de los criterios académicos. En 1999, la Escuela Universitaria de Gandia pasa a ser la Escuela Politécnica Superior de Gandia, alcanzando así el máximo nivel para impartir estudios universitarios superiores. Poco a poco, se han ido consolidando las tres áreas que desde el principio formaron parte de la Escuela: - Área 1: Técnicas de Telecomunicación y Comunicación Audiovisual · I.T. Telecomunicaciones. Especialidad Sonido e Imagen. · I.T. Telecomunicaciones. Especialidad Sistemas de Telecomunicación. · I.T. Telecomunicaciones. Especialidad Sistemas Electrónicos · Licenciatura en Comunicación Audiovisual / Grado 5 Datos extraídos de la página oficial de la Universidad www.upv.es Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 25 - Área 2: Medio Ambiente. · I.T. Forestal. Especialidad Explotaciones Forestales. · Licenciatura en Medio Ambiente - Área 3: Turismo. · Diplomatura en Turismo/Grado. · Grado en Gestión Turística. - Área 4: Estudios de Postgrado. · Máster Universitario en Ingeniería Acústica. · Máster Universitario en Postproducción digital. El Campus de Gandia se encuentra integrado en la Playa de Gandia, donde dispone de todos los recursos públicos, como el transporte directo con la ciudad de Gandia y Valencia, así como bancos, centro de salud, farmacias, supermercados… que se pueden encontrar en el mismo puerto. Así mismo, el centro del Campus de Gandia cuenta con una amplia oferta de instalaciones y servicios orientados, no sólo a mejorar las condiciones del estudiante durante su instancia, sino a poder abarcar otras actividades complementarias en el Campus. El ejemplo más reciente es el nuevo Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación (CRAI) inaugurado en 2009 y construido con el objetivo de contribuir a la mejora de la docencia, el aprendizaje y la investigación. Con este nuevo espacio, el Campus de Gandia se sitúa entre los centros mejor adaptados al nuevo Espacio Europeo de Educación Superior, donde las bibliotecas adoptan un papel fundamental en cuanto a servicios, recursos y tecnologías accesibles al alumnado. En él, se encuentra la Sala Multiusos, diseñada expresamente para conferencias, exposiciones y otras actividades culturales. Pero también existen otros espacios idóneos para desarrollar distintas actividades culturales: - El Aula Magna: Este edificio fue construido en el año 2002. Su diseño esta pensado expresamente para realizar cursos, jornadas, congresos y otros eventos. Tiene tres plantas distribuidas de la siguiente manera: Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 32 actividades del Campus de Gandia fueron mencionadas en la página de la UPV. Sin embargo, Gandia cuenta con una mayor presencia dentro del marco general de la Universidad que el Campus de Alcoi, algo en lo que se debe continuar trabajando. Cuadro 5. Participación de APNL en Actividades Culturales UPV 2010 Cuadro 5. Participación de la APNL en actividades culturales UPV 2010. Datos extraídos de la página oficial de la Universidad (www.upv.es) en la sección de actividades culturales. Gráfico de elaboración propia. En este gráfico se ha querido destacar la implicación de APNL en cuanto a actividad cultural comparándola con el resto que tuvieron lugar durante todo el año de 2010. Este “servicio al entorno” genera, gracias al esfuerzo y el trabajo de sus componentes, el 24% de toda la actividad cultural que tiene lugar en la Universidad durante todo el año. Por lo tanto, constituye la principal herramienta cultural en estos momentos en el centro. Este dato se tendrá en cuenta en las estrategias posteriores y en las posibles colaboraciones entre el comité organizador de la feria y el resto de grupos de trabajo de la Universidad. Para finalizar con este apartado, solo cabe reafirmar con este estudio el gran interés que todos los años la Universidad Politécnica de Valencia deposita en actos culturales. Así mismo, los nuevos sectores descubiertos serán tenidos en cuenta para la elaboración de las actividades de la feria. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 33 4. ESTUDIO PREVIO AL PLAN DE COMUNICACIÓN Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 34 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 35 4. ESTUDIO PREVIO AL PLAN DE COMUNICACIÓN 4.1. Antecedentes de la Asociación La I Feria Medieval del Campus de Gandia surgió como una alternativa a la tradicional Fiesta de Bienvenida dedicada a los Alumnos de Nuevo Ingreso durante varios años no consecutivos en el Campus de Gandia. El motivo de esta nueva alternativa era cambiar la finalidad que esta actividad había adoptado en los últimos años. La Fiesta de Bienvenida fue concebida desde un primer momento para ser un encuentro entre los alumnos veteranos y los que se incorporaban a la universidad por primera vez. Una forma de acercar la vida universitaria al nuevo alumno y darle la oportunidad de aprender de la experiencia de sus predecesores y así, tener un contacto mucho más cercano con ellos. Sin olvidar que se trataba de un acontecimiento festivo. Sin embargo, en los últimos años, la tradicional Fiesta de Bienvenida ha ido perdiendo su verdadera finalidad centrándose exclusivamente en cumplir fines lúdico-festivos. Era obvio que era necesario un nuevo planteamiento para así poder retomar los principios con los que se creó la Fiesta de Bienvenida: el intercambio cultural y la hermandad entre antiguos y nuevos alumnos. Como nueva alternativa se pensó desde un primer momento en una Feria Medieval, no sólo por mantener una temática como incentivo al acontecimiento, sino además, porque una Feria Medieval es capaz de abarcar perfectamente los objetivos y propuestas que se querían proponer a los alumnos del Campus de Gandia. Una de las ventajas de una Feria Medieval es la gran cantidad de actividades distintas que puede contemplar. Por ello, recurrir a una época posibilita realizar muchas actividades de Instántanea durante la I Feria Medieval del Campus de Gandia (2009) Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 36 distinta naturaleza como el baile, la música, la pintura, la interpretación..., y hacerlo con la propia colaboración de los alumnos. Así, se convertiría en un evento hecho por alumnos y para alumnos. A esta primera concepción de Feria como punto de encuentro entre alumnos se le suma, debido a la experiencia alcanzada, la necesidad de tener en cuenta a un público mucho más amplio. Lo que parecía ser una actividad entre alumnos pronto dio paso a la mejor oportunidad para establecer un encuentro anual entre la comunidad universitaria y la ciudadanía de Gandia. Tanto es así, que desde la primera edición se pensó en aproximar la actividad a comerciantes y habitantes de Gandia, para que todos pudieran compartir la misma experiencia. Por lo tanto, valores como el aprendizaje, el encuentro y la enseñanza cobran forma desde los primeros instantes en los que surge la idea de realizar una actividad distinta en el Campus de Gandia. 4.2. Análisis de las acciones llevadas a cabo en la I Feria Medieval del Campus de Gandia 4.2.1. Público objetivo: target. (I Feria Medieval del Campus de Gandia) A continuación, se realiza un análisis de los públicos a los que se dirigió la I Feria Medieval del Campus de Gandia. Se valorará cómo se abordaron y qué mejoras se pueden aplicar al nuevo plan de comunicación. En la I Feria Medieval del Campus de Gandia en 2009 se propuso llegar a tres públicos objetivos: los alumnos, los comerciantes de la playa de Gandia y los habitantes de Gandia. Se pretendía involucrar de esta forma a toda la comunidad con la puesta en marcha del evento. a) Los alumnos Esta actividad se propuso como una alternativa a la fiesta de bienvenida para alumnos de nuevo ingreso, este dato subraya el protagonismo de los estudiantes como el gran público potencial. Pero, además, la I Feria Medieval quiso ir más allá y se concibió como un evento que contase con la participación y colaboración del alumnado. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 37 El trabajo que se realizó con la implicación de este público objetivo obtuvo muy buenos resultados, ya que el 80% de los colaboradores estaba formado por estudiantes de la Escuela. La feria contó con asociaciones estudiantiles como el grupo teatral Monminet o la Asociación de rol El señor de las pulseras. Este trabajo conjunto benefició la imagen que se generaba entre los alumnos sobre qué era o cómo sería la I Feria Medieval del Campus, previamente a su celebración. Sin duda, era el público más importante del que dependería en buena parte el éxito de la primera feria y fue al grupo que más tiempo dedicaron los organizadores. b) Los comerciantes Este segundo público objetivo lo componían todas aquellas empresas colindantes a la población de Gandia que estuviesen interesadas en participar en este evento promocionando sus productos o patrocinando la realización de actividades. Se pretendía aprovechar esta actividad como una oportunidad de acercar la Universidad a su entorno. Se realizaron propuestas dirigidas exclusivamente a este sector y se visitaron algunos comercios. Considero que se le dio demasiada importancia a este público objetivo para conseguir financiación. Sin embargo, dos meses de planificación fueron insuficientes para llegar a los comerciantes y conseguir su apoyo. Hay que tener en cuenta que se trataba de una actividad nueva y desconocida para la población, factores que complicaron más su alcance. La organización tuvo muy poco tiempo para informar a los públicos externos de la Universidad. Con los plazos tan ajustados, se optó por una difusión generalizada y más orientada a los estudiantes que al resto de los públicos objetivos. c) Habitantes de Gandia El tercer público objetivo era los ciudadanos de Gandia. Como Institución Pública que es la Universidad, se quería aprovechar una actividad educativo-festiva de estas características para acercar el Campus de Gandia a los habitantes de la ciudad. Este público era el más complejo, al que era más difícil llegar por su hetereogeneidad y, además, del que menos información se había conseguido recopilar. Todo ello condujo a que la difusión diseñada para la Feria Medieval y las estrategias comunicativas fuesen insuficientes para informar convenientemente a los gandienses. Se intentó difundir la actividad sin la colaboración de instituciones públicas locales ni los medios de comunicación convencionales como periódicos o televisiones locales porque no daba tiempo a hacer las relaciones comunicativas oportunas. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 38 Estas condiciones dieron lugar a una menor asistencia a la Feria por parte de los gandienses. Aunque se registró un porcentaje favorable de personas externas a la universidad, la mayoría eran turistas o viandantes que se encontraban por la zona en el momento de la celebración. d) Conclusiones Los comerciantes y los habitantes de Gandia son parte del público potencial a los que la Feria Medieval del Campus de Gandia tiene que prestar atención, sin embargo, debería hacerlo en otro momento de la organización. Pretender llegar a estos grupos durante el período de gestación de la actividad es demasiado arriesgado si tenemos en cuenta que todavía no se han establecido unas bases de lo que es y lo que puede aportarles. Sin embargo, existen otros públicos, más cercanos y más directamente relacionados con el momento en el que se encuentra la feria medieval. No hay que olvidar que esta actividad está integrada en un ámbito académico y depende de la propia universidad. Esto conlleva a que sea el propio Campus el principal público objetivo con el que trabajar desde el principio. Hay un ejemplo claro que corrobora esta idea, y es que la I Feria Medieval del Campus se pudo llevar a cabo gracias a la financiación de departamentos de la propia Escuela. Además, es a ella a la que hay que acudir para todos los trámites de aprobación, permisos, seguros… Otro de los grupos a lo que se debió prestar mayor atención fue el de los feriantes. Los servicios de artesanos, agrupaciones musicales, representaciones teatrales; todas las vertientes que envuelven a una feria medieval se trataron como una mera gestión de servicios. Si se quiere realizar una Feria Medieval todos los años hay que conocer y cuidar a aquellos que contribuyan a su realización. Es fundamental conocer el mercado actual de las Ferias Medievales, las nuevas tendencias y el modo de trabajar de estos profesionales. Sólo así, la Feria del Campus de Gandia encontrará sus características propias y se posicionará ante el resto. Estas consideraciones serán muy útiles para determinar en el plan de comunicación cuáles son los públicos objetivos a los que la organización de la feria debería dirigirse en su primera etapa. Para ello, se tendrán en cuenta dos tipologías distintas: por un lado, aquellos públicos a los que deberá llegar de manera más directa y en un espacio de tiempo más corto, y con los que empezará a tratar paulatinamente durante el primer año de la organización. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 39 4.2.2. Estrategias de organización En este apartado se realiza un análisis de aquellas estrategias que se propusieron para organizar la I Feria Medieval del Campus de Gandia. Se dividirán según el tiempo estimado para ellas entre estrategias a largo, medio y corto plazo dentro del marco de dos meses para obtener sus resultados. En este estudio se valorará la adecuación de las estrategias a las necesidades del momento, y en qué medida se consiguieron unos resultados óptimos. 4.2.2.1. Estrategias a realizar durante doce meses Contar con una Empresa especializada en la organización de Ferias Medievales. El primer paso que dieron los organizadores fue contactar con empresas expertas en la organización de Ferias Medievales. Uno de los objetivos a largo plazo fue y debe seguir siendo conseguir su colaboración. Sin embargo, es una aspiración que entraña dificultades, ya que este tipo de organizaciones maneja presupuestos y recursos mucho mayores de los que este proyecto dispone. Aún así, se contactó con un total de 13 empresas. A pesar del poco presupuesto, se consiguió captar el interés de 2 empresas del sector: Acierta Eventos y Animatium. La negociación con Acierta Eventos no fructificó ya que exigían el pago por anticipado. En cambio, se logró llegar a un acuerdo con Animatium que se encargó de suministrar la mayoría de los recursos de época. Hay que tener en cuenta que la forma de pago de las administraciones públicas, en las que se encuentra la Universidad, resulta un inconveniente añadido puesto que los pagos a noventa días implican para las empresas un gran esfuerzo al no recuperar su inversión hasta tres meses después de su trabajo. Por ello, este punto debe ser una estrategia prioritaria y de las más importantes en las que se trabaje dentro de la organización con el objetivo de asegurar buenos acuerdos entre empresas de servicios especializadas en temática medieval. Será, por tanto, una de las estrategias a las que se le dedique un mayor tiempo y trabajo. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 40 Conseguir Financiación Obtener una financiación acorde a las necesidades de esta actividad es una de las estrategias más difíciles de conseguir y de las que hay que prestar una mayor atención, sobre todo, en los primeros momentos de la organización. Para la realización de la I Feria Medieval la propuesta se presentó a la dirección de la Escuela, al Ayuntamiento de Gandia, al Vicerrectorado de Alumnos en Valencia y, por último, al Vicerrectorado de Cultura de Valencia. Supuso un duro trabajo defender la propuesta, convencer a los interesados de la calidad de la actividad y acordar el porcentaje de financiación en cada uno de los casos. El trabajo en equipo, la constancia y la creatividad pueden condicionar que una agrupación, entidad o departamento este interesado o no en colaborar con la feria. Por esa razón, el conocimiento previo de estas agrupaciones, y una buena estrategia previa son fundamentales para encontrar financiación. Conseguir la colaboración de asociaciones sin ánimo de lucro Como alternativa para completar el número de puestos que la feria ofrecía se decidió contar con la colaboración de organizaciones no gubernamentales. Estas asociaciones sin ánimo de lucro cubren muchas funciones. No sólo despliegan soportes suficientes para cubrir las necesidades de las culturas o posibles carencias sociales de las que se dedican dentro del sector político-económico y a nivel mundial, también son pioneras en organizar actos interculturales y de sensibilización. En todas las asociaciones de esta índole existen proyectos de mejora en las que se fomentan las habilidades de los sujetos basadas en la realización de productos artesanales. Es por ello, que estas asociaciones son un buen reclamo y una buena colaboración en este tipo de eventos. Encontrar artesanos y talleres para la actividad Lo más importante para conseguir buenos resultados con esta estrategia es conocer cómo se mueven los profesionales de este sector. No sólo se buscaron artesanos profesionales, también se dio la oportunidad a personas aficionadas a este tipo de artes. Incluso se propuso a los alumnos que ellos mismos pudiesen impartir algún taller relacionado con alguna destreza personal, siempre y cuando tuviese relación con la temática. Pero el tiempo de planificación volvió a ser un problema fundamental para informar y que estos grupos tuviesen el tiempo necesario en organizar algo así. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 41 4.2.2.2. Estrategias a realizar durante un curso académico Los objetivos a medio plazo son imprescindibles para que una actividad compleja se lleve a cabo. Son las estrategias que modelan y orientan los objetivos a largo plazo y las que, a su vez, definen los objetivos a corto plazo. Hay que tener en cuenta que la organización de una feria requiere de muchos tipos de tareas que son el resultado de unos objetivos por cumplir. En este caso, el poco tiempo para implantarlas influyó en la eficacia de las mismas. Este condicionante, aparentemente poco relevante, fue decisivo para conseguir buenos resultados. A continuación, se enumeran aquellas estrategias a medio plazo que se intentaron llevar a cabo durante la realización de la I Feria Medieval. - Difusión de la Feria Medieval (A nivel universitario, comerciantes y población de Gandia). - Conseguir patrocinadores y colaboradores de Gandia para el evento - Planificación del tipo de talleres a realizar (Asociación de rol, Dones de Hui) - Acuerdos con la Universidad y la cafetería - Promover la realización de talleres por alumnos de Bellas Artes Una de las debilidades que se percibe en la observación de estas iniciativas es la falta de información que hubo entre los organizadores y las asociaciones colaboradoras, sobre todo aquellas que impartían talleres. Aunque sí que se realizaron un par de reuniones con cada una de ellas no quedó clara la idea sobre qué tipo de talleres se habían concebido para la feria. Mientras los organizadores las concibieron como un lugar de aprendizaje e interacción con los visitantes, las asociaciones colaboradoras plantearon los talleres como una exposición. El problema del tiempo disponible para conseguir los propósitos de la feria se acentúa cuando se trata de las estrategias que son a medio plazo. Este inconveniente dio lugar a que la mayoría de ellas no se llevasen a cabo como, por ejemplo, la realización de talleres por parte de alumnos de bellas artes, o conseguir patrocinadores para la feria. En cambio, aquellas estrategias cuyos recursos eran más accesibles no fueron influidas por la falta de tiempo. Es el caso de los acuerdos con la Universidad y cafetería del Campus. Esto se debe a que algunas se plantearon sin estudiar convenientemente el tiempo necesario que necesitaban para su correcta ejecución. Fueron iniciativas originales y que podían mejorar la actividad ferial pero Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 48 Es necesario aclarar que lo que se publicó como taller en realidad se convirtió en un pequeño servicio para hacer tatuajes de Henna. Sin embargo, la responsable estuvo muy cordial con las personas interesadas en el arte de la pigmentación de la piel y contestó a todas las preguntas que clientes o curiosos realizaban sobre el tema. La falta de una estrategia comunicativa específica informando mejor al público objetivo de las funciones que se iban a desarrollar en ese taller (informando de un temario general, una hora de inscripción...) influyó en su resultado. Aún así, se hizo un balance positivo final de la actividad, ya que el nuevo rumbo que tomó el taller de Henna funcionó bastante bien y no repercutió en el número de personas interesadas en él. 17:30 “Justa Medieval” por el grupo teatral Monminet Hay que destacar, antes de continuar, que en este horario se estaban realizando, paralelamente al mercado ferial, tres actividades conjuntas: el juego de rol, el taller de henna y la representación de la Justa Medieval. Ese fue uno de los objetivos que se persiguieron cuando se planificó la jornada: conseguir que hubiesen varias ofertas simultáneas en la feria. La Justa Medieval recibió una atención y un recibimiento muy similar al obtenido con la Subasta de Esclavos. Una vez más, el grupo teatral sorprendió a los espectadores con una justa de lo más pintoresca en la que se incluían elementos contemporáneos sin olvidar la esencia histórica en la que se encontraban. Este carácter transgresor de las actuaciones tuvo una gran acogida que concedió una gran ovación final a sus actores. 18:00 Taller de pintura sobre tela Este taller se suspendió días antes a la celebración de la feria porque la persona que lo iba a impartir finalmente no pudo asistir. A cambio, la Asociació de Dones de Hui que era la encargada de facilitarnos el taller propuso otra oferta como alternativa: la talla en madera. Trovadores de la puesta en escena realizada por el grupo de teatro “Monminet”. I Feria Medieval del Campus de Gandia (2009) Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 49 Fue una alternativa propuesta a última hora lo que dio lugar a publicitar muy poco este taller. Influyó también la ubicación, puesto que se encontraba dentro del espacio destinado a la zona de mercado. Por esta razón no se entendió bien que se trataba de un taller y no de una simple exhibición. 18:15 Torneo de Ajedrez El torneo de ajedrez estuvo organizado gracias a la colaboración de Vicerrectorado de Deportes que se encargó de las inscripciones previas y la posterior coordinación de la actividad con un colaborador de deportes. Una de las características de este torneo es que tuvo un planteamiento interno completamente ajeno al resto de la feria. Eso se debió a una falta de comunicación previa de lo que se iba a hacer realmente en él. Contó con una gran asistencia por parte del grupo de ajedrez de la universidad. El torneo consistía en un número de personas inscritas que tenían la posibilidad de jugar contra dos de los mejores ajedrecistas de la zona bastante jóvenes, y que practicaban partidas simultáneas con los participantes. Finalmente, ellos decidían quién era el concursante que a su parecer había sido el mejor adversario. Este planteamiento del torneo tuvo mucha aceptación y la actividad se prolongó hasta casi las 20:00 horas. Sin embargo, hay que puntualizar que los detalles sobre cómo se realizaría el torneo o quién lo coordinaría, no fueron facilitados a la propia organización de la feria. Esta información se obtuvo durante el desarrollo de la actividad en sí. Esta falta de cooperación y responsabilidad por parte de la persona que coordinaba la actividad en representación de Vicerrectorado de Deportes provocó graves dificultades posteriores al comité organizador de la feria. 19:00 “Quema de Brujas” por el grupo teatral Monminet En esta ocasión la representación sufrió una serie de imprevistos así como una menor asistencia de un público que empezaba a cansarse y perder el interés. Surgieron problemas de iluminación en el escenario para realizar la última obra. El cansancio después de toda una jornada de representaciones también repercutió en la energía transmitida por los artistas que utilizaron en exceso la improvisación. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 50 19:30 Conferencia de Nobiliaria, Castellología y Heráldica No cabía duda que una conferencia de estas características suscitaba un gran interés por parte de la organización para redondear las actividades que se propusieron en un primer momento para la feria. Se reservó una pequeña aula para actos de este tipo, contando con que la asistencia no sería masiva pero que atendía a la demanda de un pequeño grupo de asistentes interesados en el tema. Sin embargo, esta actividad sufrió todas las consecuencias del retraso pogresivo de las actividades. Además, se contaron con imprevistos técnicos ya que no se podían visionar bien las diapositivas y se tuvo que llamar al personal informático de la universidad para arreglar la cuestión retrasando la actividad media hora. A eso se le sumaba el hecho de que ya casi no quedaba gente en la universidad, y a esa hora la obra de teatro (previa) no había dado comienzo todavía. Finalmente, resultó ser una actividad poco ubicada con respecto el resto de la feria. Debido a su carácter más serio, podría haberse concebido como una acto ajeno pero que sirviese para promocionar la feria los días previos, o incluso haber aprovechado el éxito de la feria para dar a conocer la conferencia con posterioridad. 20:00 Baile y entrega de premios Mientras comenzaba el baile, la conferencia todavía no había acabado por lo que la asistencia se limitó a miembros de la organización y unas pocas personas que se encontraban todavía en la universidad. Sin duda, fue la actividad con menor éxito y la que más pasó desapercibida en las opiniones de los asistentes días después de la feria. Se proponía un concurso de disfraces y un baile final donde se darían el premio al ganador junto con el campeón del torneo de ajedrez y del combate de espadas. La propuesta de un baile final para concluir los actos de la feria fue una buena decisión. Pero a ella le afectaron los problemas acaecidos en las actividades que le precedían. Quizás fue demasiado ambiciosa la programación intentando que la jornada se alargase demasiado. Además, también repercutió la falta de una información eficaz entre los colaboradores de actividades distintas. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 51 4.2.3.2. Conclusiones Es cierto que en el análisis de las actividades se han encontrado tanto resultados positivos como negativos. Hay que tener en cuenta que, a pesar de todo, la actividad tuvo una gran acogida y una buena respuesta por parte del público. Pero a continuación, se hará un mayor hincapié en aquellos aspectos que se deberán mejorar de cara a una nueva edición. Tanto las exhibiciones como los talleres sufrieron el mismo problema: no existía para ellos un lugar delimitado y específico. Un espacio bien identificado evitaría muchos de los imprevistos y desavenencias de la I edición. Una de las opciones sería crear una señalética específica para la feria. Además, también se percibe en este grupo de actividades una falta de información a través de una estrategia comunicativa propia, aunque acorde al resto de la feria. En relación al espacio de las actividades lo más conveniente sería establecer unas pequeñas pautas de conducta, es decir, informar a los encargardos convenientemente de lo que pueden y no pueden hacer y delimitarles un espacio bien identificado. Eso sí, sin eliminar esa libertad para improvisar sobre su exhibición que estimuló tanto sus actuaciones en la I edición de la feria. También será necesaria una mejor comunicación con los colaboradores externos de la feria. En este caso, el taller de Henna no fue concebido propiamente como taller puesto que no se compartía la misma idea de taller entre la organización de la feria y la asociación en cuestión. Otro ejemplo es el caso del Torneo de ajedrez. Los detalles de esta actividad no fueron debidamente informados a los coordinadores de la feria, lo que perjudicó en la coordinación de esta actividad junto con el resto. Para evitar esto será necesario establecer unas pautas sobre qué datos son obligatorios facilitar a la organización de la feria para que la actividad pueda ser aprobada. En cuanto a las obras de teatro hay que destacar que tuvieron una gran importancia para conseguir una buena respuesta por parte del público asistente. Sin embargo, sería conveniente contar también con otras agrupaciones para la feria. Y será muy importante controlar el tiempo de cada actuación para evitar en lo posible retrasos en la organización. Por su parte, el concierto de música medieval y la conferencia fueron grandes aportaciones para contribuir a ese carácter didáctico de la feria que se pretendía instaurar. Pero, en relación al resto de actividades y debido a su duración y la falta de interacción con los públicos será Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 52 más acertado tenerlas en cuenta en otro lugar y horario, es decir, como actividades complementarias a la feria. La programación fue demasiado ambiciosa y alargó demasiado su jornada. Hay que tener en cuenta que a lo largo de todo el día la mayoría de las actuaciones y exhibiciones fueron realizadas por el mismo personal. Durante la celebración de la feria hubo varios imprevistos y cancelaciones. Algunos se pudieron solucionar y otros sufrieron una respuesta más lenta. Para próximas ediciones será indispensable crear un plan de imprevistos para evitarlos en la medida de lo posible. 4.2.4. Análisis de la difusión En el siguiente apartado se va a analizar la difusión y las acciones comunicativas que tuvieron lugar durante la I Feria Medieval del Campus de Gandia. Así mismo, se ha creído conveniente compararla con la difusión de la II edición en honor a San Francisco de Borja para comprobar las mejoras obtenidas o si, por el contrario se han cometido los mismos errores. 4.2.4.1. Difusión de la primera Feria Medieval del Campus de Gandia Durante la primera edición de la actividad, la acción comunicativa dirigida al público externo la componían: cartelería, material impreso (folletos) y aparición en las redes sociales. Una de las estrategias que se llevaron a cabo fue crear distintos carteles temáticos que informasen de todas las actividades que tendrían lugar en la Feria, y así, acercar un evento completamente nuevo a un público progresivamente más receptivo. Por esa razón, se realizaron un total de ocho carteles contando el de la programación oficial En primer lugar, se realizó un cartel oficial dónde únicamente se informaba del tipo de la actividad y de la fecha. Este cartel se imprimió en un tamaño A0 y se colocó en dos de los lugares más concurridos de la Universidad: la entrada del Edificio A y frente a la Cartel oficial de la I Feria Medieval del Campus de Gandia. 2009 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 53 Biblioteca (ubicada en 2009 también en el edificio A, primera planta). Se colocó un mes antes de que tuviese lugar la actividad, algo que favoreció el interés de los alumnos en descubrir de qué se trataba. Mientras tanto, y al mismo tiempo que se cerraban el resto de actividades, se diseñaron todos los carteles temáticos siguiendo unos criterios en cuanto a actividades más numerosas o más relevantes de la feria. Como se puede comprobar a continuación, los diseños siguen todos una misma línea, compartiendo tipografía y colores con el cartel oficial. Además, todas las ilustraciones han seguido un mismo tratamiento con el objetivo de mantener esa homogeneidad consiguiendo así que se identifiquen con la misma actividad. Los primeros carteles colgados, después del cartel oficial, fueron aquellos que anunciaban de manera todavía ambigua qué tipo de evento tendría lugar el 12 de noviembre. El objetivo de esta campaña era suscitar el interés entre la comunidad universitaria, puesto que era la primera vez que se hacía algo parecido. Por esa razón, se optó por un diseño claro y acorde completamente con la época a la que se quería hacer referencia. Lo primordial era que toda la comunidad tuviese en mente las actividades, la puesta en escena y la temática. Carteles temáticos de la I Feria Medieval del Campus de Gandia. 2009 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 54 Otra de las ventajas en este tipo de carteles temáticos es que la información diversificada permite aportar más detalles sobre una actividad específica en función de su importancia, por ejemplo, en cuanto a horario o necesidad de una isncripción, como ocurre en las imágenes que se detallan a continuación. Carteles temáticos de la I Feria Medieval del Campus de Gandia relacionados con el combate. 2009 Carteles informativos de actividades concretas de la I Feria Medieval del Campus de Gandia. 2009 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 55 Por último, el diseño fue adaptado a otro tipo de informaciones como los flyers, que fueron repartidos durante la feria, y que contenían toda la información de las actividadades. Toda esta cartelería se utilizó de diferentes maneras: - Fue colgada en la Universidad en función de diferentes valoraciones en cuanto a la importancia de algunas actividades. Casi 40 carteles de distinto tamaño fueron repartidos por aulas, pasillos y los lugares más transitados de la Universidad, como reprografía, cafetería o el Aula Magna. - Con esta cartelería se imprimieron 150 flyers informativos con toda la programación. - También fueron imagen protagonista en las redes sociales, especialmente en el perfil de facebook tanto de Delegación de alumnos como de Casa del Alumno, ambos del Campus de Gandia. En estos dos perfiles se podían visionar las imágenes, descargarlas y consultar dudas relacionadas con el día y lugar de celebración. Al margen de la comunidad universitaria y las redes sociales (facebook) en la que coincidía mayoritariamente la misma población estudiantil, también se hizo eco de la actividad en otros medios: - Fue anunciada en la página web de la Escuela Politécnica Superior de Gandia. En el apartado de actos culturales durante dos semanas previas al evento. Ésta fue toda la difusión previa con la que pudo contar la I Edición de la Feria Medieval del Campus de Gandia. Una vez realizada la actividad, varios medios publicaron información acerca de la jornada: Programación de la I Feria Medieval del Campus de Gandia. 2009 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 56 - El blog del club de ajedrez que colaboró con el acto redactó un pequeño reportaje sobre la feria. - El programa de Tv Telegrafíes, del Campus de Gandia, dedicó un reportaje al evento. - Por último, el boletín informativo periódico del Campus de Gandia ofreció en su número 11 un pequeño resumen sobre la jornada. Teniendo en cuenta que ésta fue toda la difusión previa a la Feria se puede concluir que este aspecto de la organización se fue desviándose de su propósito final prestando más atención al grafismo que a las acciones comunicativas. Para la difusión de la misma, se contó con la realización de cartelería, programación impresa y difusión a través de las redes sociales más inmediatas entre los alumnos. Sin embargo, no se atendió al resto de los públicos objetivos a los que iba destinada esta actividad como era la población de Gandia y el Campus de Valencia. Se realizó un gran trabajo en los diseños para ofertar todas las actividades. Pero carecieron de la eficacia suficiente para abarcar a todo el entorno potencial, ya que tan sólo se tuvo en cuenta al público estudiantil. Además, las conexiones que debían hacerse con otros medios de comunicación como prensa, o radios locales no se aplicaron por parte del colaborador encargado de ello. Esto provocó que la propia universidad no contase con un flujo de información directo sobre qué actividades se iban a realizar y con qué asociaciones. Sí que es cierto que los plazos de imprenta y cartelería lograron cumplirse, sin embargo, el objetivo de que tres públicos objetivos estuviesen informados con suficiente antelación a la celebración de la feria se redujo a uno solo. Hay que valorar el esfuerzo que se hizo para que la comunidad universitaria conociese la actividad, pero hay que analizar en qué medida es necesario cambiar los métodos de comunicación para que la información llegue a todos los públicos potenciales a los que se dirige el evento. 4.2.4.2. Breve valoración de la II Feria Medieval del Campus de Gandia en honor a San Francisco de Borja Aprovechando que se acudió a la II edición de la Feria Medieval del Campus de Gandia para realizar una encuesta a los públicos sobre sus impresiones durante la celebración, se decidió también prestar atención a cómo se había efectuado la difusión en 2010. Entre los aspectos más destacados caben mencionar los siguientes: Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 57 - La II edición fue titulada “Feria Medieval del Campus de Gandia. Del Medievo al Renacimiento” con motivo de la celebración del V centenario del nacimiento de San Francisco de Borja. - Se contó con el apoyo del Ayuntamiento de Gandia y con el de un medio de comunicación, Saforguía. - Se diseñaron doce carteles distintos y se colgaron un total de 100 carteles por la Universidad y la playa de Gandia. - Además, se repartieron flyers tanto en la Universidad como en hoteles y escuelas cercanas la facultad. - Su presencia en las redes fue ampliada: se creó una noticia a través de la UPV en twitter, y los perfiles de facebook de “Delegación de Alumnos del Campus de Gandia”, “Casa del Alumno del Campus de Gandia” y “Sant Franscesc de Borja” contribuyeron con su difusión. - Se incorporaron actividades nuevas para la jornada: exhibición de cetrería, taller de velas, Tiro con arco y taller de cantería fueron los más novedosos. - Se contó un año más con sectores del Campus como Vicerrectorado de Deportes o el grupo teatral “Monminet”. Todas estas acciones contribuyeron a mejorar la comunicación externa con respecto a la primera edición de la feria. Sin embargo, existen algunas otras que contrarrestaron esta mejora comunicativa en la organización del evento: - Se aumentó el número de cartelería distinta y su rango de difusión. Sin embargo, desde un punto de vista innovador se recicló en exceso el diseño realizado en la primera edición, cambiando simplemente un par de elementos. A continuación, se hace una comparativa de algunos carteles de la primera edición y la segunda. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 64 Cuadro 9. Porcentaje de Municipios de la Comunidad Valenciana con Ferias Medievales Cuadro 9. Porcentaje de Municipios de la Comunidad Valenciana con Ferias Medievales. Resultados obtenidos de la página web “innatia.com”. Cuadro de elaboración propia. Otra de las conclusiones a las que se ha podido llegar a raíz de estos datos es que existe una mayor tendencia en definir estos eventos como mercados que como ferias. Esto es porque estas actividades tienden más a una proyección mercantil que de encuentro cultural como podría ser una feria o festival. Además, mientras que el concepto de mercado y de mercado medieval se identifica inmediatamente con una actividad socioeconómica el concepto de feria es recibido con más escepticismo y mayor ambigüedad. Uno de los motivos es la falta de rigor conceptual cuando nos acercamos a la definición de feria y de feria medieval. 4.3.2. El origen de las ferias El término de Feria procede del latín feria que significa “solemnidad y fiesta”. “Algunos autores proponen también como antecedente el término forum. Ambos remiten al concepto de solemnidad o peregrinación” (Cuellar y Parra, 2010: 104). Esta acepción surgió, precisamente, como un fenómeno económico durante la Baja Edad Media en la Europa Occidental. Fue en estas ferias donde se sofisticaron las prácticas comerciales y financieras; se empezaron a fijar precios, créditos y pagos aplazados. Se convirtió en el origen del capitalismo comercial tal y como lo conocemos hoy. Además, no tenían el carácter festivo que se les atribuye ahora: “el Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 65 concepto de feria, unido a fiesta, la fiesta por la fiesta, de carácter gratuito, exclusivamente lúdico, es algo muy contemporáneo que no existía en otros tiempos6” ( Cuellar y Parra, 2000: 104) . En sus orígenes e influenciadas por la sociedad medieval, las ferias adquirieron un carácter religioso celebrándose en las proximidades de conventos o iglesias. La primera feria destacable de la que se tiene constancia bajo esta concepción, es la de San Denís, próxima a París, fundada por el Rey Dagobert, en el año 629. Sin embargo, durante la Edad Media las ferias se centraron más en el valor mercantil relegando el aspecto religioso a un segundo plano (Bahamonde, 2010). Su condición centralizada en el ámbito mercantil las convirtió en el eje europeo del comercio internacional. En España, las primeras ferias aparecen en los siglos XII y XIII, en regiones como Castilla, Extremadura y Andalucía. En el norte de la Península Ibérica también comienzan una serie de ferias, impulsadas en cierta medida por el Camino de Santiago (Bahamonde,2010). Este tipo de actos feriales sufrieron su decadencia en España durante el s. XVI debido a los problemas financieros que sufría el reino. De esta forma, las grandes ferias se localizaron y redujeron su capacidad, dimensiones y duración. Como consecuencia, surgió una proliferación de ferias semanales a partir del s.XVIII. Estos antecedentes, muestran la naturaleza económica que han tenido siempre a lo largo de la historia este tipo de actos multitudinarios. Sin embargo, fue con la Revolución Industrial del s.XIX cuando las ferias se convierten en exposiciones universales donde se reúnen cada año un gran número de países para mostrar sus productos, pero también para enseñar al resto del mundo los avances científicos. Un ejemplo de ello es la Exposición de Londres celebrada en el Cristal Palace de Londres, en 1851 y que duró siete meses, con 14.000 expositores y más de 6 millones de visitantes; o la exposición que tuvo lugar en París en 1855, con 23.954 expositores y 5,1 millones de visitantes (Bahamonde, 2010). Paulatinamente, al aspecto mercantil se le suma el factor cultural al tratarse de un acto de carácter universal. Este tipo de actos son el precedente más directo al tipo de actividades feriales actuales. 6 Cuellar y Parra. Las ferias medievales, origen de documentos de comercio.Universitat de Valéncia. 2000 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 66 La evolución de las ferias se ha ido diversificando en distintas temáticas: exposiciones, muestras, comercio, gastronómicas, de empleo, de época, de artesanía, profesionales… En la actualidad, se ha alcanzado un gran nivel de especialización albergando casi todos los sectores de actividades vigentes hasta la fecha. Casi todas ellas tienen asignada una definición de lo que son, de sus contenidos y sus ofertas. Sin embargo, todo parece difuminarse mucho más cuando se habla de Feria Medieval. Un dato bastante esclarecedor es que no existe ninguna definición oficial de lo que es una “Feria Medieval”. Se asume como un evento relacionado con la Edad Media. Esta indeterminación de lo que es o lo que debería ser una feria medieval provoca una gran distorsión del concepto y el uso término en festividades muy distintas entre sí. El significado de feria ha ido evolucionando y actualmente se concibe como “un evento social, económico y cultural —establecido, temporal o ambulante, periódico o anual— que se lleva a cabo en una sede y que llega a abarcar generalmente un tema o propósito común”. Sus objetivos pueden ser culturales aunque “más comúnmente el objetivo es la estimulación comercial7”. En esta definición vuelve a citarse ese carácter comercial característico en las ferias. Sin embargo, aparece un valor nuevo en esta definición: “cultural”. Las ferias, en general, se conciben ahora también como un acto cultural. En ellas ha habido un incremento del número de exposiciones, conferencias, actuaciones teatrales, música, pintura... Lo mismo ocurre en aquellas ferias que se definen como “Medieval”. Por ejemplo, en ferias ancestrales como “La fira de tots Sants de Cocentaina”, la segunda en antigüedad de toda España, comienzan a incorporar desde hace un par de años actividades paralelas como exposiciones o conferencias. Existe, por lo tanto, una tendencia a “culturalizar” a los visitantes al mismo tiempo que se entretienen, tanto en las Ferias Medievales como en los Mercados Medievales. Pero ese valor añadido no debe ceñirse únicamente en aportar más actividades al programa. El contenido de estas exposiciones, talleres, obras teatrales… deben reunir elementos históricamente corroborados si lo que se pretende es despojarse de tópicos y ser consecuentes con la historia medieval de cada región. El hecho de considerar una actividad, y en este caso, una Feria Medieval como algo “cultural” implica que la información que se 7 Definición extraída de la enciclopedia universal Wikipedia. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 67 perciba de la misma sea verídica, informe al visitante de la realidad medieval de su entorno, y no se quede en los tópicos espectaculares más recurrentes. Existen muchos tipos de Ferias Medievales Españolas. La mayoría de ellas se inclinan por prestar más atención al elemento socioeconómico y festivo que aportan. Otras, las menos numerosas, comienzan a valorizar el factor histórico y cultural como su rasgo más importante. A continuación se analizan estas dos tendencias distintas a través del caso de La Fira i Festes de Gandia y el Festival Medieval d’Elx. 4.3.3. Tipos de ferias: Feria Medieval de Gandia y Feria Medieval d’Elx Destacan dos ferias que, debido a su naturaleza, han desembocado en planteamientos distintos: Mientras la Fira i Festes de Gandia (antes conocida como la Feria Medieval de Gandia) tiene su origen en tradiciones locales y surge como un acontecimiento festivo local y el Festival Medieval d’Elx que nace con el propósito de acercar el mundo medieval a los ilicitanos a través de las artes. La celebración de “La Fira i Festes de Gandia” se remonta a 1310, cuando Jaume II de Aragón otorga a la ciudad el privilegio de hacer quince días de feria, bajo la advocación del arcángel San Miguel. En 1671 se nombra patrón de la ciudad a San Francisco de Borja, canonizado ese mismo año por el papa Clemente X, y se decide celebrar la ya tradicional fiesta ferial en su honor. Además, a estos rasgos se le añade la figura del “Tío de la Porra”, único en Gandia, cuyo origen tiene lugar por el año 1871 y que se define como “Una figura que representa la transmisión del poder de las autoridades locales al pueblo, para que pueda disfrutar de las fiestas. Esa transmisión se escenifica cuando el Cartel oficial de la Fira i Festes de Gandia 2010. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 68 alcalde entrega su vara de mando al Tío de la Porra, que a continuación desfila con ella por el centro de la ciudad, seguido de sus tambores8”. El término “El tío de la Porra” procede de los mercados tradicionales valencianos denominados “Porrats” cuyo llamamiento era una porra adornada con frutos y dulces tradicionales. A estos rasgos históricos hay que añadir que es en Gandia donde se encuentra el Palacio Ducal de la Familia Borgia, dinastía de gran importancia durante el renacimiento. Es indiscutible el bagaje histórico que se asienta en la celebración de La Fira i Festes de Gandia. Sin embargo, esta afluencia de tradiciones similares y a la vez de distinta naturaleza ha hecho que la organización adecuase los contenidos al tipo de festividad que albergaba. Uno de los cambios más importantes tuvo lugar hace cuatro años cuando se empezó a diferenciar la feria de las fiestas de la localidad. Así lo hicieron nombrando a la festividad como Fira i Festes de Gandia: “Hace ya unos cuatro años que la festividad salió de su cascarón. La Fira i Festes inundó las calles de Gandia. Este cambio de concepto, con espectáculos in situ, recreaciones, mercados, actuaciones diversas..., atrajo a la gente a recorrer las calles, a disfrutar cada minuto. La población de la capital y la comarca había recuperado su festividad9”. Además, se adaptó la feria medieval y su ambientación a la época del renacimiento. La feria pasó a formar parte del espacio dedicado a la dinastía de los Borgia. Se ajustó la época que representaba mejor las características históricas más relevantes de la localidad. Otra de las medidas que adoptaron fue crear espacios distintos con temáticas diferentes. Con este recurso podían incorporar elementos contemporáneos junto con los de época sin ningún tipo de ambigüedad. Entre los espacios que delimitaron se encuentran: - El Tío de la Porra: desfile tradicional - Espai Borja: Palacio Ducal y Mercado Renacentista - Festival de les Arts al Carrer: donde se fomenta el teatro de calle 8 Texto extraído del informe sobre el Tio de la Porra de Gandia. 9 Información extraída de un artículo en la revista digital Saforguía relacionada con la Fira i Festes de Gandia de 2010: http://www.saforguia.com/Fira2010/tabid/248/Default.aspx Consultado el 15 de noviembre de 2010 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 69 - Plaça de les Cultures: espacio de distintas etnias - Espai d'Art: espacio para jóvenes músicos gandienses - Jardín de la Casa de Cultura Marqués de González de Quirós: zona de conciertos música-espectáculos - Plaza Major: espacio de conciertos de época dedicado a población mayor - Teatre Serrano: representaciones contemporáneas - Plaza del Mosset: espacio gastronómico - Contacontes i Bebé-espai: actividades infantiles - Parc de la Festa: Conciertos gratuitos Con esta nueva distribución la Feria Renacentista queda relegada a uno de los espacios del conjunto ferial junto con los otros nueve que lo conforman. Es un reflejo del crecimiento que este evento ha sufrido en los últimos años y de cómo la antigua feria medieval se ha visto sustituida por otras actividades contemporáneas. En este caso, el objetivo principal de la Fira de Gandia es celebrar la fiesta mayor de la ciudad mediante el conjunto de actividades de ocio y tradicionales, no realizar una feria medieval o renacentista. Aún así, es una opción que se ha elegido ante unos cambios sociales y culturales a los que la feria de Gandia debía adecuarse. Es un acierto no eliminar la feria medieval, sino definirla en el conjunto de actividades de la festividad y adaptarla a la realidad social concreta cambiando la época en la que se sitúa. Sólo de esa forma su función cultural y didáctica podrá mantenerse. La Fira i Festes de Gandia es un ejemplo de cómo las ferias medievales (en este caso renacentista desde 2005) son un reflejo y un pretexto para celebrar tradiciones propias. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 70 El caso del Festival Medieval d’Elx10 es bien distinto. Esta organización surge hace 20 años bajo la dirección de Luís Quirante, filólogo, profesor de la Universidad de Valencia y amante del teatro. Con el nombre de “Festival de Teatro y Música” comienza la primera edición del festival. Como actividad complementaria se celebró el “primer seminario de estudios que abarcó temas relacionados con las representaciones y recitales medievales”. El tema de este primer seminario fue el “Concepto de espectáculo en la Edad Media”. Desde el primer momento este festival se posicionó como un punto de encuentro para el conocimiento de la cultura medieval. Tan sólo seis años después realizaba su primer "Seminario internacional sobre teatro y música medieval". El contacto con agrupaciones internacionales ha sido y sigue siendo uno de los reclamos más importantes de este evento. Tanto es así, que en el 2010, conmemorando los 20 años de su creación y, como Festival Medieval d’Elx, ha tenido lugar el “I Encuentro Internacional de Festivales Medievales” con la participación de países como Italia, Marruecos, Polonia o Portugal. Este ha sido un paso decisivo en la creación de una red internacional de las artes escénicas medievales para el Festival de Elche. En el caso de la programación d’Elx: predominan las exposiciones, obras de teatro y música, todo ambientado en la Edad Media, junto con la feria medieval. Además, no se realiza una separación tan clara de espacios, utilizando todos los recursos disponibles de la ciudad: teatros, centros de cultura, basílicas, plazas, iglesias, parques… Hay que tener en cuenta que mientras en Gandia se dedican cuatro días exclusivos a la fiesta mayor en un espacio más o menos delimitado, las actividades en Elche se desarrollan durante trece días. Desde el punto de vista de la programación cambia totalmente el número de actividades por día y su ubicación. 10 Información del Festival Medieval D’Elx estraída de http://festivalmedieval.com/es/historia/iedicion Consultado el 15 de octubre de 2010 Cartel oficial del XV Festival Medieval d’Elx 2010 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 71 La Fira i Festes de Gandia y el Festival Medieval d’Elx son dos ejemplos distintos de cómo se pueden concebir las ferias medievales en el entorno local y cultural de cada zona. Este rasgo les ha permitido a ambas crear una personalidad propia y aportar cada una en su medida algo del valor cultural de estas ferias. 4.3.3.1. Difusión Fira i Festes de Gandia Una vez comparadas la “Fira i Festes de Gandia” y el “Festival Medieval d’Elx” en lo que respecta a la oferta cultural y festiva que proponen se considera oportuno prestar atención a cómo el Gabinete de Comunicación de la Concejalia de Cultura del Ayuntamiento de Gandia lleva a cabo toda la difusión anual de la fira. ¿Cómo se trabaja en el Departamento de Comunicación para la organización de la Fira i Festes de Gandia? Con el motivo de la realización de este proyecto, en junio de 2010 se realizó una reunión informativa con el gabinete de comunicación de la concejalía de Cultura, en concreto, con los encargados de coordinar toda la información y difusión de la feria a lo largo de todo el año. De esa reunión se extrajeron notas importantes sobre cómo trabajan, qué tipo de difusión se realiza y como se muestra a los públicos. Este ejemplo servirá de guía y de punto de partida al Comité Organizador Oficial de la Feria del Campus de Gandia para ver y comprobar cómo se trabaja la difusión de un evento de estas dimensiones. A continuación, se desarrolla un breve resumen con las acciones más importantes ordenadas cronológicamente11. El trabajo del gabinete de comunicación no llega, a menos de manera intensiva, hasta que la concejalía no tiene cerradas varias actividades y la gestión básica para poder transmitirlo así al público. Una de las primeras apariciones importantes en los medios es la presentación del cartel de fiestas que suele realizarse durante el mes de abril. Sin embargo, con motivo del V Centenario de Francisco de Borja, este año 2010 se realizó en febrero. En la actualidad, los carteles se hacen por encargo a un artista local, eliminando, con ello, el papeleo y la organización paralela que implica un concurso de esta clase. Esta tendencia se ha ido extendiendo y normalizando Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 72 también en otras localidades, sobre todo en cuanto a actos tradicionales y de gran trayectoria histórica. Las representaciones teatrales se cierran en mayo y los conciertos se confirman en junio. Es a partir de este momento cuando comienza la primera fase de difusión. Se aprovecha la visita de vecinos de Gandia y turistas para ampliar los públicos a los que iría destinada la información en cualquier otro momento del año. Es contratada una empresa especializada en la distribución de cartelería para repartir todos los carteles. Los primeros MUPIS en contener el nuevo cartel son los de la playa de Gandia, junto con los de la ciudad unos días después. También se distribuyen entre los comerciantes. El gabinete de comunicación comenta que cada año se reparte una media de “500 carteles grandes y 20 mupis”. Este período estival es aprovechado por el gabinete de comunicación para lanzar avances de las actividades. De esta forma, se reparten folletos con las actividades ya confirmadas a hoteles en castellano, valenciano e inglés. El objetivo primordial durante el verano es publicitar los espacios de la feria, aunque todavía no esté todo cerrado. Por esa razón, también se reparte toda la información con la que se dispone hasta el momento a todos los medios de comunicación valenciana a través de una nota de prensa. Entre los más importantes de la localidad se encuentran: - Levante, Avui, Las Provincias, Gente de la Safor, Saforguía, Radio Gandia (SER), Onda Naranja (COPE), Gandia TV. Mientras toda esta difusión previa tiene lugar, la comisión de la feria se reúne para aprobar todas las propuestas, adjudicar las últimas contrataciones y empezar a lanzar la gran campaña de difusión con el Dossier de Prensa. Este documento se redacta durante los meses de junio y agosto para enviarlo a primeros de septiembre a los medios más importantes. En la ciudad de Gandia, los medios más utilizados son la radio, la TV y la prensa; es decir, los medios de comunicación convencionales. Este dossier contiene toda la información de las actividades y novedades cerradas hasta esa fecha. Es el elemento comunicativo más importante con el que el comité se presenta a los medios de comunicación, por lo que la información que contenga, así como su estructura influirán en la difusión que los medios hagan de la festividad. Aún teniendo en cuenta todos aquellos medios que se harán eco de la noticia, el medio de comunicación más importante es La Agenda de la Feria. Este documento está íntegramente diseñado y confeccionado por el gabinete de comunicación y se distribuye a toda la localidad Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 73 de Gandia y alrededores a partir de septiembre completamente gratis para que todo el mundo pueda disponer de una guía útil sobre las actividades que tendrán lugar en esa semana y su ubicación. Se reparten un total de 20.000 agendas cada año. A partir de septiembre, comienzan también aquellas acciones comunicativas puntuales que permitirán no perder el contacto con la ciudadanía e informarles sobre los cambios y las novedades que vayan surgiendo. La mayoría de estas informaciones se transmiten convocando a los medios a una rueda de prensa. La convocatoria, en estos casos, se amplía a las emisoras de radio y los medios televisivos, además de la prensa. Además, se diseñan diversos trípticos y folletos informativos especializados en los distintos espacios que ofrece la feria, como por ejemplo el “Mercat dels Borja” o el programa previsto en “La Plaça de les Cultures12”. Este tipo de publicaciones tienen el objetivo de dirigirse a un público más especializado y al que le interese especialmente un tipo de actividad. Pero las acciones comunicativas también tienen lugar durante la celebración de los festejos. En la edición de 2010, como novedad, se incorporaron puestos informativos donde se podían recoger este tipo de folletos, así como consultar cualquier duda o sugerencia que el ciudadano quisiese aportar. Además, todos los días de la feria se realiza una rueda de prensa en la que se informan a los medios de los actos más importantes que van a discurrir durante ese día. Los medios audiovisuales se convierten en una herramienta fundamental, ya que muchas de las actividades pueden seguirse en directo a través de la TV de Gandia. Los medios locales, tanto radio, TV o prensa realizan un seguimiento diario de la festividad, por lo que son tenidos en cuenta y ubicados convenientemente en el recinto. Presencia en Internet A continuación, se ha creído oportuno aalizar la presencia de la Fira i Feste de Gandia y el Festiva Medieval d’Elx en internet y las redes sociales. En el caso de la Feria de Gandia, la presencia en Internet se reduce a una función meramente informativa. Las principales plataformas que mencionan el festejo la componen los organismos públicos, así como las agencias turísticas principales de Gandia: 12 Ver anexo 4 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 80 Este caso concreto es un ejemplo de cómo crear una página web adecuada a los contenidos que caracterizan una festividad tal como una feria o festival medieval. Además, se puede aprender de él qué contenidos deberían albergar en una página de este tipo. Entre los rasgos más significativos hay que destacar que toda la información es escrita, diseñada y controlada por el comité del festival. Además, no sólo cuentan con una web muy completa y propia, también tienen una presencia importante en las redes sociales y a las que se puede acceder a través de la misma página. Está en youtube, tiene cuenta en twitter, facebook, flikr y servicio RSS. Todo lo anteriormente mencionado en estas líneas no hace más que corroborar la importancia de que festividades como la Fira i Festes de Gandia, o la Feria Medieval del Campus de Gandia, tengan una presencia y un control de la imagen que se proyecta de ellas en Internet. Incorporando recursos a la difusión convencional, tales como una página web, un blog y aparecer en las redes sociales se mejorará la imagen de la asociación, se conocerán de primera mano las impresiones de los públicos y se abaratarán costes en lo que respecta a difusión masiva. Para acabar, tan sólo citar un apunte, el Festival Medieval d’Elx cuenta con un total de 2.383 personas14 sólo en facebook a las que le gusta su actividad y que recibirán notificaciones de todas las actualizaciones que haga el festival en su perfil. 4.3.4. Análisis de mercado: trabajo de campo 4.3.4.1. Introducción Para proponer una buena estrategia comunicativa es imprescindible conocer cuáles son los públicos a los que va dirigida. Saber sus gustos y sus preferencias contribuirá a crear un plan estratégico acorde a sus necesidades más inmediatas con respecto al evento. Con la finalidad de ampliar la información sobre los asistentes de esta actividad, para el presente trabajo se ha diseñado una encuesta de opinión sobre la 2º edición de la Feria Medieval del Campus de Gandia que tuvo lugar el 18 de noviembre de 2010. Esta encuesta fue realizada cara a cara con los asistentes mediante una sencillo cuestionario en el que se pudieron compartir impresiones de forma directa. 14 Dato consultado en la página del Festival Medieval d’Elx en facebook el 10 de febrero de 2011 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 81 4.3.4.2. Objetivos El principal objetivo de esta encuesta en conocer de primera mano cómo perciben los asistentes la Feria del Campus. En concreto, se pretende ampliar información sobre: - A través de qué medios de comunicación han sido informados los asistentes - Qué tipo de actividades les parecen más interesantes - Su predisposición en acudir a actividades complementarias - Hasta qué punto consideran que las Ferias reflejan fielmente la época histórica 4.3.4.3.Resultados de la Encuesta Se realizaron un total de 44 encuestas a cuatro tipos de público distinto: alumnos, profesores y equipo técnico de la Universidad, visitantes externos y feriantes. A continuación, se detallan las conclusiones obtenidas de los resultados de las encuestas. La segmentación de los públicos en los cuatro grupos citados ha permitido conocer mejor las necesidades específicas que precisa cada uno, y así, poder adecuar las estrategias con mayor rigor. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 82 1. ¿Cómo ha sido informado de la celebración de la feria? Cuadro 10. Medios de Comunicación Cuadro 10. Medios de Comunicación (medios utilizados por los asistentes para informarse sobre la feria). Resultados obtenidos durante la II Feria Medieval del Campus de Gandia a través de una encuesta personal a los asistentes. Cuadro de elaboración propia. (Anexo 2.) Para responder a esta pregunta se proponían seis opciones: facebook, cartelería, página web de la escuela, revista el Full, aquellos que ya asistieron a la primera edición y el caso de que se hubiesen enterado el mismo día. Para la elaboración de la gráfica se ha incluido una séptima opción, “otros medios”, por tratarse de la opción más utilizada por los asistentes. Observando primero los grupos, se aprecia cómo la cartelería tiene más eficacia entre los alumnos, precisamente, porque la mayor parte de estos carteles fueron colgados por el Campus. Sin embargo, los profesores y el equipo técnico, aunque también valoran la cartelería, en general, han sido informados de la celebración de la feria el mismo día de la actividad. Eso quiere decir que ni la cartelería ni el resto de acciones de difusión se han dirigido convenientemente al profesorado y equipo técnico. Entre los visitantes externos, un número considerable había consultado la página web de la escuela. Sin embargo, la gran mayoría han sido informados a través de otros medios. Es 3 1 1 0 5 9 4 0 1 14 3 0 3 2 8 0 0 1 1 6 3 1 1 11 0 6 0 0 6 0 0 6 13 19 Alumnos Profesores y equipo técnico Visitantes externos Feriantes Total Medios de Comunicación Facebook Cartelería colgada en la Universidad Página web del Campus El full (revista cultural de Gandia) Asistí a la 1º edición de la feria Hoy mismo, con la celebración Otros medios Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 83 interesante conocer qué “otros medios” les han facilitado la información. Telegandia, Saforguía y los hoteles son medios que se han hecho eco de la noticia puesto que la 2º edición estaba dedicada a San Francisco de Borja, patrón de Gandia. Sin embargo, estos medios no han sido controlados por la organización. Respecto a la mayoría de los feriantes, éstos fueron informados por la empresa contratada en cuestión. En los totales se pueden valorar los medios utilizados por el siguiente orden: otros medios, carterlería, Asistí en la 1º edición de la feria, Página web del Campus, Hoy mismo con la celebración y Revista cultural “El Full” Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 84 2. ¿Qué actividades le llaman más la atención? (Numerar del 1 al 6 teniendo en cuenta el 1 como el que “más gusta”) Cuadro 11. Valoración de las Actividades 43 30 36 39 148 49 28 23 49 149 27 14 16 39 96 34 39 21 26 120 21 8 23 48 100 42 41 39 70 192 Alumnos Profesores y equipo técnico Visitantes externos Feriantes Total Valoración de las actividades Talleres Representación teatral Rol en vivo Concierto música medieval Torneo de ajedrez Exposición cetrería Cuadro 11. Valoración de las actividades. Resultados obtenidos durante la II Feria Medieval del Campus de Gandia a través de una encuesta personal a los asistentes. Cuadro de elaboración propia. (Anexo 2.) En esta pregunta se les pedía a los encuestados que valorasen las actividades que se citaban del 1 al 6 teniendo en cuenta la número uno como la que más les gustaba. Para obtener los resultados se asignó una puntuación distinta según el orden de elección sumando seis puntos en la primera opción, cinco en la segunda y así, sucesivamente. Los alumnos opinan que las actividades más interesantes son las representaciones teatrales y los talleres. En cambio, los profesores y equipo técnico, así como los feriantes dan más importancia a la exposición de cetrería, seguida de las representaciones teatrales y el concierto de música. También los visitantes externos dan mayor valor a la exposición de cetrería pero en segundo lugar, tienen en cuenta los talleres. Por lo tanto, las actividades más valoradas son la exposición de cetrería, la representación teatral y los talleres. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 85 Sin embargo, hay que tener en cuenta que muchos de los encuestados valoraban positivamente el resto de actividades, mientras que otros desechaban algunas de ellas. Esto significa que existe gran variedad de opiniones entre los asistentes, por lo que una oferta variada seguiría siendo la mejor opción. Sí que es cierto, que en las contestaciones la gran mayoría observan una falta del número de actividades disponibles. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 86 3. Del 1 al 10 (considerando el 10 como la nota más alta) ¿Qué valoración pondría a la II Feria Medieval del Campus de Gandia: teniendo en cuenta la ambientación, el servicio, las actividades, la organización? Cuadro 12.1. Valoración Feria (1 a 10) 0 2 4 6 8 10 12 Alumnos Profesores y equipo técnico Visitantes externos Feriantes Totales Puntuación de los asistentes Grupos de asistentes Valoración Feria (1 al 10) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ns/nc Cuadro 12.1. Valoración de la Feria del 1 al 10 (Grupos de asistentes). Resultados obtenidos durante la II Feria Medieval del Campus de Gandia a través de una encuesta personal a los asistentes. Cuadro de elaboración propia. (Anexo 2.) Mientras los alumnos, profesores y equipo técnico valoran el resultado general de la feria con un 8, siendo las otras calificaciones un 7 y un 9, los visitantes son un poco más exigentes ya que hay una misma postura entre el 7, el 8 y el 9. Por su parte, los feriantes se decantan por un 8 como nota media. Sin embargo, en este último caso, valoran la empresa contratada ya que consideran que en relación a asistencia la feria no consigue aprobar. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 87 Cuadro 12.2. Valoración Feria (1 al 10) Cuadro 12.2. Valoración de la Feria del 1 al 10 (Total de asistentes). Resultados obtenidos durante la II Feria Medieval del Campus de Gandia a través de una encuesta personal a los asistentes. Cuadro de elaboración propia. (Anexo 2.) A nivel global, los asistentes han quedado satisfechos con la organización de la feria. La gran mayoría la califican a partir de un 7. Este factor supone un punto a favor de la feria y de la posibilidad de que este público sea más receptivo en próximas ediciones. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 88 4. ¿Ha echado en falta alguna actividad? Cuadro 13. Tipo de actividades Cuadro 13. Tipo de actividades (Opinión de los asistentes sobre la falta de actividades). Resultados obtenidos durante la II Feria Medieval del Campus de Gandia a través de una encuesta personal a los asistentes. Cuadro de elaboración propia. (Anexo 2.) Aunque el total de todas las encuestas señala que en general la gente no ha echado en falta actividades, la mayoría de las opiniones de los grupos de asistentes están bastante equilibradas. Además, en el caso de los alumnos, hay un mayor número que considera que sí faltan actividades, mientras que profesores y equipo técnico tienen una opinión igualada. En este caso, es más representativo el alto número de personas que consideran que faltaron actividades. Entre las actividades que más destacan los encuestados se encuentran: un mayor número de actuaciones, incorporar música en directo y una mayor implicación por parte del alumnado. 0 5 10 15 20 25 30 Valoración Grupo de asistentes Tipo de actividades Echan en falta alguna actividad No falta ninguna actividad Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 89 5. ¿Cree que estas ferias dan una imagen real de cómo fue la Edad Media en Valencia? Cuadro 14. ¿Cumplen las ferias un rigor histórico? 0 10 20 30 Alumnos Profesores y equipo técnico Visitantes externos Feriantes Totales Opinión Grupo de asistentes ¿Cumplen las ferias un rigor histórico? SI NO ns/nc Cuadro 14. ¿Cumplen las ferias con un rigor histórico? Resultados obtenidos durante la II Feria Medieval del Campus de Gandia a través de una encuesta personal a los asistentes. Cuadro de elaboración propia. (Anexo 2.) Al realizar esta pregunta a los asistentes la mayoría opina que las Ferias Medievales no ofrecen una imagen fiel de la época a la que hacen referencia. Es interesante ver cómo los mismos feriantes niegan que estas actividades cuenten con un rigor histórico. Sin embargo, también es curioso ver cómo alumnos y visitantes externos se muestran más dispuestos a pensar que, efectivamente, las ferias muestran una época de manera realista. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 96 de historias y conocimientos literarioculturales (mediante juglares, representaciones teatrales, muestras iconográficas, etc.).Medicina y sexualidad medieval.La conservación y restauración del patrimonio material medieval (manuscritos, edificios, retablos, yacimientos arqueológicos, etc.)”.(Jeroni, 2010) “Especialmente podrían recrearse talleres artesanales (panaderías, herrerías, elaboración de paños) que darían una visión más real de la economía bajomedieval”. (José, 2010) “Organizar los ámbitos por materias: economía (qué se producía, cómo se elaboraba, cómo se comía: elaboración del pan, recetas medievales, dulces, paños, papel…), transportes (caballos, mulos, carretas, enseñando el herraje de los animales, las alforjas, los carros medievales, que eran muy distintos a los posteriores…), armas (más que espadas, ballestas, lanzas, dardos…), religiosidad, cultura, justas (no sólo los torneos, también la “joia”, tan valenciana…). Y desde luego combinar todas estas atracciones para el gran público con pequeñas intervenciones (no grandes conferencias) sobre las ferias y mercados medievales (los más importantes, las redes, los ciclos…)” (Toni, 2010) Hasta ahora se ha hablado de la conciencia de los ciudadanos y la información que reciben de la Edad Media, así como la valoración de los expertos en cuanto a la imagen que ofrecen las ferias medievales al público. Pero, en el cuestionario se quiso comprobar que no existe ese rigor histórico preguntándoles, precisamente, si alguna vez habían asesorado una feria de ese tipo. En la mayoría de los casos afirmaron que no, sólo Enrique Méndez afirma haber asesorado una “Feria del siglo XIX”. Esto significa que los ropajes, el tipo de artesanía, los productos, los oficios… dependen en mayor medida de la empresa contratada para el evento y se ajusta muy poco a la realidad medieval de la localidad en cuestión. También es cierto, que todo ello dependerá de los objetivos que se pretendan cumplir con la feria. Sin embargo, no deberían considerarse actos culturales aquellos que se enmarcan en una máscara histórica completamente inventada. Inmediatamente después de esta pregunta, se incorpora otra pregunta necesaria, ¿consideran importante un comité científico en este tipo de eventos?: “Depende de para qué. Si es para organizar un mercadillo, aunque se llame feria, de artesanos de bisutería y de tenderos de comestibles, como los que encontramos en las fiestas de cualquier ciudad o pueblo, no tiene mucho sentido. Si, por el contrario, se trata de algo más ambicioso, con intervención de instituciones públicas y entidades culturales, entonces sí que sería conveniente la creación del mencionado comité”. (Toni, 2010) Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 97 “En absoluto y recomendaría la eliminación del adjetivo medieval; estos eventos banalizan la historia y no deben tener el beneplácito de los investigadores” (Sonia,2010) “Considero necesario un asesoramiento científico, pero también de marketing y comunicación”.(Enrique, 2010) “Al menos aquellos eventos que pretendan acercarse más a la realidad histórica y cultural de la Edad Media (o alguno de sus períodos) o que tengan la divulgación cultural como uno de sus objetivos de programa deberían contar con algún equipo asesor que les facilitara la documentación pertinente o los aconsejara en lo posible”.(Jeroni, 2010) “Creo que la colaboración entre diferentes especialistas, tanto historiadores como especialistas en eventos (por ejemplo, montajes teatrales), es fundamental para mantener el rigor”. (José, 2010) Una vez tratadas las cuestiones más conflictivas se aprovechó la experiencia y el conocimiento de estos historiadores y teóricos para que contribuyesen a desmitificar la idea de que la Edad Media fue tan sólo una época oscura, decadente, protagonizada por las pestes y las guerras: “No hay períodos largos, en este caso la Edad Media o el Renacimiento, más o menos interesantes, sino épocas mejor o peor estudiadas (…)si aceptamos la típica división académica de las universidades europeas, la Edad Media tuvo una duración aproximada de 1.000 años, en los cuales existieron momentos de parálisis económica y desaparición del Estado en algunas regiones pero también avances tecnológicos, artísticos (románico, gótico), literarios, comerciales (la letra de cambio, los registros notariales)” (José, 2010) “Es una opinión que obedece a una de esas ideas preconcebidas a partir de las cuales el público general concibe la Edad Media de manera superficial. Hay que tener en cuenta que la Edad Media son unos diez siglos (del V al XV) y, por tanto, constituye un largo período histórico tremendamente polifacético, en el que hubo momento y lugar para todo y en el que existen evoluciones culturales, sociales, económicas y científicas (que además dependen del emplazamiento geográfico) (…). Sin Edad Media, no hubiera podido concebirse el Renacimiento. (Dejando de lado que no existe sólo una Edad Media cristiana sino que también existieron otras culturas medievales” (Jeroni, 2010) “La Edad Media es un periodo de mil años en el que se originaron muchos de los elementos que conforman nuestra modernidad: las ciudades, las universidades, la red de caminos, el amor tal como lo conocemos ahora, las lenguas que utilizamos… Y por lo que respecta al caso valenciano, la Edad Media es una de las épocas más originales y florecientes de nuestra historia” (Toni, 2010) Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 98 Las citas anteriores demuestran que la Edad Media es una época mucho más compleja y culturalmente rica de lo que el público en general puede llegar a concebir. Y que Valencia fue uno de los lugares más prolíficos de la época. Por esa razón, una de las últimas cuestiones es ¿qué bagaje cultural de la Edad Media propiamente valenciano se podría difundir en estos eventos?: “La nómina de escritores (Ausiàs March, Joanot Martorell, Jaume Roig, Roiç de Corella…), pero también de pintores, arquitectos… es abundante y notable, por no hablar de los dos papas (Calixto III, Alejandro VI), de la propia familia Borja y de muchos linajes aristocráticos y burgueses de gran proyección e interés”. (Toni, 2010) “El Tirant lo Blanch de Joanot Martorell, por ejemplo, ofrece infinidad de datos sobre el mundo caballeresco y cortesano de la Baja Edad Media (usos y costumbres, armamento, vestimenta, decoración, modas, joyas, gastronomía, creencias, etc.). El Llibre de Sent Soví , por otra parte, ofrece más doscientas recetas de cocina de todo tipo. Las poesías de Jordi de Sant Jordi o Ausiàs March, incluso algún texto de Joan Roís de Corella, nos ofrecen la posibilidad de entender el mundo amoroso en la Edad Media…” (Jeroni, 2010). “…hay que mencionar la importancia de la documentación histórica conservada para ese período en diferentes archivos valencianos. Ese sería un factor muy aprovechable porque se podría recrear de manera fidedigna un taller notarial”.(José, 2010) Como puede comprobarse en estas últimas citas de los teóricos existen muchas posibilidades a la hora de generar actividades didácticas y que aboguen por la rigurosidad histórica en el marco de las ferias medievales actuales. Si bien, la mayoría han mostrado, una actitud un tanto recelosa frente a estas fiestas, pero positiva ante la necesidad de colaborar con ellas y que la historia forme parte de estos eventos, tan sólo uno de los teóricos se ha mostrado totalmente en desacuerdo: “Creo que no se deben plantear como recreaciones históricas (…) sino como mercadillos de artesanía y en consecuencia no requieren de ningún bagaje medieval” (Sonia, 2010) Es normal que no todos los expertos compartan las mismas opiniones en relación a las ferias medievales, lo que no puede negar ninguno de ellos es que son actos festivos que influyen (para bien o para mal) en la percepción que los ciudadanos tienen sobre la Edad Media. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 99 4.3.5. Un nuevo “ámbito por explorar”: Las Ferias Medievales Universitarias En todo el apartado dedicado al estudio del sector se ha creado un discurso sobre las ferias medievales muy completo. Se ha comprobado cómo las Ferias Medievales son un acontecimiento social y cultural en auge, muy popular en toda España y sobre todo en la Comunidad Valenciana. Se ha hecho alusión a dos tipos de eventos: mercados y ferias. Y aunque se ha podido corroborar que en la mayoría de los casos las ferias o mercados responden a un interés económico y comercial también se ha mostrado el ejemplo de la Fira i Festes de Gandia (un acto de una gran tradición local) o el caso del Festival Medieval d’Elx (convertido en uno de los festivales medievales referentes a nivel internacional). Pero no sólo eso, se ha realizado un estudio pormenorizado del tipo de difusión que llevaría a cabo una organización de este tipo a partir de la documentación facilitada por el Gabinete de Comunicación de la Concejalía de Cultura del Ayuntamiento de Gandia en relación a la Fira i Festes de Gandia. Y, además, se ha optado por detenerse en las acciones comunicativas llevadas a cabo, así como la importancia de contar con una presencia en Internet a través de las plataformas web y las redes sociales. Todo ello, de gran utilidad en la creación de una nueva organización con características similares. Por último, y gracias a la contribución de expertos en la Época Medieval, se ha detectado un problema subyacente en la forma de celebrar este tipo de eventos: una falta de rigor histórico adecuado y su repercusión en el conocimiento erróneo que se genera en la ciudadanía con respecto a la Edad Media. Hasta ahora, la comunidad histórica no se había detenido a considerar estas festividades como algo perjudicial para el bagaje cultural. Sin embargo, el aumento de este tipo de actos medievales y su creciente repercusión social ha preocupado a estos expertos que consideran necesaria su intervención y asesoramiento en la mayoría de los casos. Toda esta información recopilada conduce irremediablemente a proponer como la mejor solución la incorporación de un nuevo ámbito al mundo de las Ferias Medievales y que protagoniza la temática de este proyecto: las comunidades académicas. Queda evidente la Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 100 necesidad de suplir las incorrecciones históricas que estos actos enseñan y transmiten a los ciudadanos. Aparece, por tanto, una necesidad cultural que puede ser subsanada con la ayuda de las universidades. Surge, con ello, el concepto de Ferias Medievales Universitarias. Una iniciativa cuyo objetivo consiste en transformar la rigurosidad histórica en un valor añadido para estas ferias a través de la práctica. A partir de este nuevo concepto nace la nueva Feria Medieval en el Campus de Gandia con el desarrollo de un plan comunicativo planteado para crear una organización compuesta por alumnos y profesores, cuyo trabajo en equipo, defienda un modelo de feria adecuada a las referencias históricas y culturales, en este caso, de la zona de Valencia. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 101 5. PLAN DE COMUNICACIÓN Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 102 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 103 5 . PLAN DE COMUNICACIÓN 5.1. Identidad de la Marca 5.1.1. “Enseñar, aprender y compartir”, hacía una identidad La identidad de una organización la forman aquellos rasgos que identifican, y por lo tanto, describen qué tipo de organización es y por qué se diferencia del resto. Es la personalidad propia que la dota de distinción y permite que todos sus componentes mantengan sus intereses comunes. La identidad está formada por todos los rasgos físicos, culturales, lingüísticos e interpersonales de la entidad, y es la que permite tener un concepto general de la asociación. Hay que tener en cuenta, que no se refiere únicamente a la imagen gráfica que se proyecte de ella. Todos los aspectos que envuelven el trabajo que se realiza por sus colaboradores asienta las bases de lo que conformará una identidad. Por eso, en este apartado no se pretende “crear” una identidad expresamente para la organización ya que ésta dependerá del trabajo que se realice en ella día a día, e incluso serán necesarios años de experiencia para que se consolide como tal. Lo que sí que podemos comentar es desde dónde puede partir. Lo más conveniente es atender a aquellos principios básicos que se intentaron instaurar en la primera feria medieval: enseñar, aprender y compartir. En estos tres valores se pueden encontrar aquellos rasgos que mejor caracterizan una institución docente, como es la Universidad. Además, en ellos pueden centrarse aquellas medidas que sirvan para diferenciarse del resto de ferias medievales. Por ejemplo, el aprendizaje será un valor que se transmitirá en todas las actividades de la feria convirtiéndose en la base que permita aceptar propuestas externas. Una de las prioridades de la feria, por lo tanto, será que con esta actividad tanto los asistentes como los colaboradores aprendan nuevos conocimientos. La enseñanza quedará implícita y compartirá espacio con el aprendizaje en actividades en las que los propios alumnos podrán adquirir destrezas docentes. La feria será una proyección de las bases de la enseñanza, una extensión de las funciones básicas de la Universidad enmarcada en un contexto histórico distinto. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 104 Pero además, la feria será concebida como un punto de encuentro a todos los niveles. Un lugar de reunión entre profesores, entre alumnos y habitantes de Gandia, entre artesanos y profesionales de las ferias medievales. De esta forma, la actividad no sólo consistirá en una clase magristral a grande escala, será una cita anual y un punto de encuentro entre sectores afines. Analizando los valores de la identidad de este evento se ha creído conveniente investigar el origen de la palabra Feria, y replantearse si, “Feria Medieval del Campus de Gandia” realmente es un nombre acertado. 5.1.2. Origen de la palabra Feria Existen distintos significados que identifican la palabra Feria. Según la RAE (Real Academia Española de la Lengua) Feria es: “1. Mercado de mayor importancia que el común, en paraje público y días señalados. 2. Fiestas que se celebran con tal ocasión. 3. Paraje público en que están expuestos los animales, géneros o cosas para su venta”. Los términos mercado, fiesta y exposición se encuentran como los tres primeros para definir una feria. Pese al interés porque esta actividad se cree bajo un ambiente festivo, ese no es su objetivo primordial y menos aún, bajo la pretensión de crear un mercado. En un principio, parece no muy conveniente denominar Feria Medieval del Campus de Gandia al acto, puesto que es demasiado ambiguo y se relaciona directamente con un tipo de oferta que no es la que se pretende ofrecer en este caso. Por esa razón, se han buscado otras expresiones que sustituyan el término de feria y que se adecuen más con la actividad, como por ejemplo: certamen, forum o festival. Sin embargo, estos no parecen tampoco definir exactamente la actividad para el Campus. Puede que haya concursos y la literatura esté presente, pero no será el tema central. Por supuesto, se trata de un punto de encuentro, pero al que se le dará el menor carácter comercial posible. Y la música y el teatro estarán presentes en todas las ediciones, pero no se tratarán únicamente las artes. El objetivo de este evento es enseñar arte, literatura, sociedad, economía, tecnología… todo visto desde la perspectiva de la Edad Media. Y hacerlo de manera interactiva, que en cada actividad se trabaje conjuntamente con el público. Por esa razón, encontramos un concepto mucho más acorde a la propuesta que aquí se detalla: Taller. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 105 Taller: (del fr. Atelier) 1. Lugar en que se trabaja una obra de manos. 2. Escuela o seminario de ciencias o de artes. 3. Conjunto de colaboradores de un maestro. (Definición de RAE) En efecto, la palabra taller se acerca mucho más al concepto de escuela, enseñanza e interacción. Además, se tiene en cuenta el origen francés (atelier) de esta palabra que surgió, precisamente, en la Edad Media. Proviene de la palabra “astiller”, nacida durante el siglo XIV y que hacía referencia a las astillas de madera del trabajo manual de los carpinteros. Una vez concretada la tipología queda por remarcar la temática abordada. Uno de los aspectos que se han querido instaurar en este proyecto es la importancia de la “rigurosidad”. Enseñar la Edad Media de forma precisa, contando con un comité científico como asesor. Este aspecto debe quedar reflejado en el nombre del evento, que se convertirá en el logo oficial y en la marca. Por esta razón, al concepto de taller se le añade el adjetivo de medieval utilizando una palabra muy utilizada entre los expertos y que en sí, explica su origen: Medievo, (medio evo). Como resultado de todo este trabajo previo, se construye un nuevo título para la actividad: Atelier Medievo. Sin embargo, y teniendo en cuenta el sector al que se dirige, es de considerar que el público reconoce estas actividades como ferias o mercados (Teniendo en cuenta los estudios realizados anteriormente sobre el sector, y los condicionantes para buscarlos por Internet). Por esa razón, para darla a conocer se hará bajo la denominación de feria: “Feria Atelier Medievo”. Hay que tener en cuenta que se va a aportar algo nuevo, del que los usuarios no tienen un conocimiento previo. Por esa razón, se incluyen también aquellos aspectos que el público objetivo ya conoce, aprovechándolos y relacionándolos con los conceptos nuevos que se pretenden incorporar. Todas estos motivos sugieren un cambio en el título original de la Feria y definir mejor, con este nuevo título, qué es lo que la diferencia del resto de ferias y cómo se va a presentar ante los públicos. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 112 Colegios en Gandia Cuadro 18.a Colegios públicos de Gandia CP Josep Camarena Centre Ed. Esp. Enric Valor CP Benipeixcar CC Abad Sola CP Botànic Cavanilles CC Abecé CP Cervantes CC Borja Jesuitas CP Joan Martorell CC Escola Pia CP Joan XXIII CC Gregori Mayans CP Les Foies CC MM Escolàpias CP Montdúver CC Nostra Sra. del Carme (Carmelitas) CP Roís de Corella CC A. Suárez de Calderón CP Sant F. De Borja Colegios públicos y concertados de Gandia 2010 Cuadro 18.a Colegios públicos de Gandia. Datos extraídos de portalgandia.odec.es Cuadro de elaboraciónpropia. Cuadro 18. b Institutos y centros universitarios de Gandia Centros de Educación Secundaria y Universitarios de Gandia 2010 IES Ausiàs March Universidad Politécnica de Valencia IES Maria Enríquez UNED Gandia IES Tirant Lo Blanc Universidad Internacional de Gandia (UV) IES Veles e Vents Cuadro 18.a Institutos y centros universitarios de Gandia. Datos extraídos de portalgandia.odec.es Cuadro de elaboraciónpropia. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 113 Tanto en el caso de los hoteles como en los colegios, el Comité Organizador Oficial deberá acercarse a ellos de forma directa en un primer momento, presentando la asociación y qué tipo de actividades se realizan en ella. Posteriormente, será recomendable mantener un contacto constante para facilitar la transmisión de información y la difusión de aquellas acciones que se van a llevar a cabo para llegar a estos públicos y que se detallan en el apartado 5.5.3.(Comunicación interpersonal: exposiciones, conciertos, talleres) de este plan de comunicación. c) Empresas y grupos relacionados con las feria medievales Es importante analizar qué grupos interesan en un primer momento dentro de este sector. Como comentábamos en líneas anteriores, es importante mantener unos lazos de unión durante todo el año con aquellas empresas o asociaciones que nos prestarán los servicios necesarios para poder realizar una feria medieval. Además, este entorno adquiere una mayor importancia en tanto que para las próximas ferias medievales uno de los objetivos será también que distintas empresas de este sector tengan un punto de encuentro dentro del ámbito universitario. Durante los primeros años de la Feria Medieval lo más conveniente será siempre contar con la seguridad de una empresa que se comprometa a facilitar el la recreación e instalaciones generales de una feria. No obstante, si queremos mantener el espíritu participativo, es conveniente dejar algunas actuaciones para que éstas sean contratadas por la propia organización recurriendo a otras asociaciones que se consideren de interés. Esta acción será más fácil de poder llevarla a cabo conforme la agrupación vaya consolidando sus funciones. El mayor o menor rango de implicación de este sector dependerá del presupuesto con el que se cuente y de las medidas previas que se hayan adoptado. Por ello, antes de concluir a qué grupos nos dirigiremos será necesario agrupar en una base de datos el marco de empresas del sector a las que la organización podrá acceder en sus inicios. Sin embargo, se puede adelantar ya, que éstas estarán formadas en su mayoría por empresas gestoras de ferias, grupos musicales, compañías de teatro y otros espectáculos aislados relacionados con la temática. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 114 Sin embargo, hemos creído conveniente nombrar a este público objetivo porque será uno de los componentes fundamentales de la feria, junto con la Universidad y el alumnado. Por esta razón, las primeras estrategias a desarrollar también irán dirigidas a este sector. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 115 5.3. Manual corporativo 5.3.1. Símbolo y logotipo Para la imagen oficial de la Organización se ha optado por un logotipo sobrio, equilibrado, sencillo y, al mismo tiempo actual. La pluma remite al aprendizaje, las escuelas, la investigación, el bagaje histórico. Se combinan las curvas con un color plano y estático, creando una relación perfecta entre barroco y modernidad. El vacío forma parte de este diseño: dirige la dirección de lectura, contrarresta el peso entre el imago y el texto, y hace que el diseño sea adec uado. La orientación vertical transmite estabilidad y serenidad. La versión conjunta del logotipo y el símbolo componen la imagen oficial. En cuanto al logotipo se le da mayor importancia al nombre de la feria por ser lo que la distingue de las demás y, además, refuerza el nuevo nombre de la feria. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 116 5.3.2. Variaciones y versión monocromática La marca se puede utilizar en blanco y negro o marrón. Dependiendo del color de fondo del soporte se optará por usar el oficial o el que va encuadrado en un fondo con textura. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 117 5.3.3. Dimensiones mínimas y área de respeto Las dimensiones mínimas son necesarias tenerlas en cuenta, sobre todo cuando se aplica el logo en formatos pequeños. El área de respeto obliga a que los elementos que estén próximos al logotipo no sobrepasen los límites y así se puedan apreciar las formas. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 118 5.3.4. Color corporativo y tipografías oficiales El color corporativo es el PANTONE solid coated 476 C. Se utiliza la combinación del mismo color en intensidades de porcentaje distintos: al 100% y al 97% Las tipografías deberán respetarse tanto en los logotipos como en el material de oficina y el resto de aplicaciones. Para el logotipo oficial se utiliza la “Moderne Fraktur”, “Trebuchet MS” se usa en las aplicaciones. En relación a la papelería, “Walbaum MT” se utiliza para el cuerpo del texto mientras los títulos serán enmarcados con “University Roman LET”. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 119 5.3.5. Señalética Para plantear los diseños se ha recurrido al contexto de la Edad Media en relación a la señaletica. Debido a las curiosidades encontradas, se ha creído conveniente añadirlo en este apartado para dar buena cuenta de la documentación previa requerida. En la Edad Media el uso de formas de comunicación iconográfica era muy frecuente debido a la analfabetización de la población. Se denominaban “enseñas” a la señalización de indentificación de los diferentes comercios de la Antigüedad y la Edad Media. Enseñas (llamadas "signa" en Grecia y Roma): "Estas formas de comunicación estaban destinadas a atraer y a orientar a los posibles clientes en la localización y las características del establecimiento" (…) "Estas enseñas que se colocaban por las calles, sirviendo de guía al forastero, o en los muros o dinteles de los establecimientos, representaban algún elemento relacionado con la actividad que se desarrollaba en ellos; y, con frecuencia, los motivos eran de carácter religioso17”. (Raúl Erquizábal, 1998:27). A pesar de su variedad, podemos agrupar estas enseñas según posean un caracter más simbólico (sobre todo religioso), como el empleo de una corona de yedra (símbolo báquico) para identificar una taberna; metonímico: la cabra de las lecherías o el cántaro del dispensario de aceite; o simplemente icónico, en la representación de un artesano serrando para identificar una carpintería. Pero había quien al parecer no necesitaba de estos trucos para atraer a su clientela pues -según se afirmavino vendibili suspensa hedera non opus est ("vino vendible no necesita yedra colgando"). Homenajeando esta tradición medieval, se ha decido diseñar una señalética para la organización. La componen siete símbolos distintos que corresponden a las diferentes actividades y servicios que se desarrollan durante la celebración de la feria. Los espacios son los siguientes: Representación teatral, Exhibición de animales, Exposiciones, Conciertos, Zona de comida y descanso, Talleres didácticos y Exhibición de combates medievales. 17 Eguizábal Maza, Raúl. Historia de la publicidad. 1ª ed. Madrid: Eresma & Celeste Ediciones, 1998. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 120 Esta señalética responde a la necesidad de delimitar correctamente los espacios para un mejor funcionamiento a cuya conclusión se llegó en el análisis de los resultados de la organización. (apartado 4.2.3.) Su diseño puede aplicarse tengo en negro como en el color oficial del logotipo. En su diseño se ha querido combinar la imagineria medieval con un estilo sobrio y actual. Representación teatral Exhibición de animales Exposiciones Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 121 Conciertos Zona de Comida y descanso Talleres didácticos Exhibición combates medievales Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 128 5.3.6.7. Mapa de situación de la feria Se ha creído conveniente diseñar también un mapa de situación de todos los espacios que conformaban la feria con su correspondiente leyenda. Con esta aportación se completa la incorporación de espacios bien definidos a la actividad. Este mapa se podrá incluir en carteles, trípticos y cualquier tipo de impresión, así como en cualquier ámbito digital. Pero esta señalización no se limitará al papel. También se colocarán “enseñas” en todos los lugares de la feria. Éstas serán fabricadas con materiales reciclables como el cartón. A través de la pintura se recreará la madera y el metal. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 129 5.4. Plan estratégico: objetivos del plan de comunicación En el análisis de todas las acciones llevadas a cabo para la realización de la I Feria Medieval del Campus de Gandia, se detectan dos tendencias comunes en la mayoría de las estrategias: los objetivos propuestos se incluyen normalmente en períodos de tiempo insuficientes, y todas las estrategias se centran únicamente en el día de la celebración de la feria. Estos dos factores dan lugar a dos inconvenientes importantes. En primer lugar, contar con un tiempo menor al necesario perjudica a los resultados de la actividad, la debilitan y provocan un menor control de la respuesta de los públicos que puede llegar a perjudicar la imagen del evento. En segundo lugar, aunque es comprensible que el poco tiempo disponible se dedicase íntegramente a la feria, hay que tener en cuenta que el 50% del éxito de actos de este tipo depende de la imagen exterior que ofrezca, y por lo tanto, de una correcta difusión previa. En el nuevo plan estratégico se han tenido en cuenta estos dos condicionantes para diseñar un planning adecuado de acciones organizativas y de estrategias de comunicación. Este plan tendrá una duración aproximada de año y medio de duración (dependerá, en gran medida, de los plazos de registro como asociación oficial de la UPV y de las fechas oficiales para las ayudas necesarias). También se han tenido en cuenta aquellos errores cometidos en la anterior edición, las características del sector, los públicos objetivos más importantes y la imagen de la feria como asociación cultural. Como consecuencia, se han definido tres objetivos generales prioritarios a perseguir durante este año y medio de trabajo: - Lograr que la Universidad (en su conjunto) se implique con la realización de la Feria Medieval - Crear una organización consolidada y específica para la feria - Conseguir una mayor difusión En efecto, lo más importante ahora es que la propia Universidad conozca mejor los propósitos que se pretenden alcanzar con la feria medieval y que se identifique con ellos. Sólo de esta forma la organización de la feria podrá evolucionar hacía una consolidación de sus funciones. Además, esta asociación se ha concebido como un punto de encuentro y colaboración entre los Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 130 distintos sectores de la Universidad. Con ese propósito, se han confeccionado varias actividades anuales dirigidas a los alumnos, a los institutos y a la población en general, con el fin de reforzar la imagen de la Universidad como una institución comprometida con la sociedad, que aporta conocimiento y genera formas de aprendizaje. Es muy importante aprovechar al máximo los recursos disponibles y, en este caso, la Universidad Politécnica de Valencia cuenta con una gran cantidad de servicios y prestaciones capaces de obtener muy buenos resultados si se combinan bien. Es obvio, además, que este primer año de vida servirá como punto de partida para conseguir una organización consolidada, como imagen corporativa y como equipo humano. Y, por último, ya que su actividad es completamente recíproca con el público al que va dirigida, se le prestará una dedicación especial a la difusión y la imagen externa. A continuación, se enumeran y explican aquellas acciones pensadas para llevar a cabo durante los 18 meses previstos. Teniendo en cuenta que este trabajo ha sido presentado en febrero de 2011, el plan estratégico está orientado para dedicar un rango de seis meses con la formación de la organización, para empezar el 2012 con las actividades del grupo ferial. En primer lugar, se realizará una pequeña exposición de las acciones más importantes que aparecen en el calendario de estrategias. - Formar la asociación y registrarla en la UPV Antes de contar con el apoyo oficial de la Universidad, es necesario formar un grupo de trabajo competente y que asiente las bases mínimas del funcionamiento y los principios que perseguirá la asociación. Por esa razón, el primer paso para conseguir crear una organización sólida y específica para la feria será contar con un profesor interesado y que apoye el proyecto, así como un grupo de alumnos y personal universitario que se comprometa a cumplir cada una de las funciones que se detallan en el apartado dedicado al “comité organizador”. Serán necesarias unas reuniones previas, la asignación de las tareas a cada miembro, la aprobación de unos estatutos (en los que debe quedar reflejado el tipo de colaboración de las asociaciones de la UPV). Después de todo ese trabajo, es conveniente presentar la propuesta a aquellas asociaciones de la Universidad con las que se prevee colaborar en un futuro próximo. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 131 Junto con su apoyo y una base organizativa, es el momento de presentar el proyecto a la dirección del Campus de Gandia, para compartir con ellos los objetivos propuestos e invitarles a ser partícipes. También será el momento de comunicarles el deseo de convertir la agrupación en una asociación oficial de la UPV y de contar con su apoyo para esta iniciativa. El paso siguiente consistirá en preparar y confeccionar toda la información necesaria para poder llevar a cabo el registro en la Secretaría General de la UPV. La documentación y los pasos a seguir están explicados en el documento “Reglamento de asociaciones de la Universidad Politécnica de Valencia”. Lo más importante a tener en cuenta, es que la seriedad con la que se reciba a la organización dependerá de la eficacia y eficiencia en ese trabajo previo de documentación. Por esa razón, y para evitar errores de principiantes, se aconseja a la asociación que desde un primer momento se cree una Base de Datos, que contenga toda la información del comité organizador, desde las actividades, hasta los gastos de gestión. Una base de datos accesible a todos los miembros, que sea interactiva y que se actualice casi a diario. Fomentar esta forma de trabajo desde el principio es primordial para adoptar unas conductas organizativas adecuadas, en las que todos aprendan al mismo tiempo la forma de trabajar conjuntamente. Por esa razón, se presta una atención especial a esa base de datos, a cómo debería estructurarse y cómo debería ser utilizada por cada uno de los miembros. La idea es que sea una combinación entre Base de Datos e Intranet, de forma que se pueda seguir trabajando y actualizando trabajo aunque los miembros no puedan reunirse físicamente. También se recomienda aprovechar las nuevas tecnologías en el buen funcionamiento de la asociación, como los documentos compartidos (ejemplo: google docs), las videoconferencias y los grupos de discusión. Todo esto, queda más detallado en el apartado dedicado a la comunicación de la asociación. Aunque no esté notificado aún el registro oficial de la Asociación es conveniente empezar a trabajar a nivel interno en relación a las primeras actividades que se realizarán, al diseño de la difusión, la búsqueda de posibles financiadores y, en definitiva, a preparar toda la artillería para despegar en cuanto la Universidad Politécnica de Valencia de el “Sí” al comité. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 132 - Organizar la feria Esta actividad comportará prácticamente todo el año en lo que refiere a financiación, búsqueda de empresas especializadas, confección de la programación…etc. Todo este trabajo se hará junto con las actividades propuestas durante el resto del año y que se detallan a continuación. Para realizar el calendario de este aspecto de la feria se han tenido en cuenta todas las desavenencias que se produjeron en la I edición. Su análisis y la búsqueda de los errores más importantes han sido fundamentales para orientar las estrategias hacia una mayor eficacia de gestión. 5.5. Comunicación interna 5.5.1. Creación de un Comité organizador Antes de profundizar en los elementos que definen una estructura organizativa bien coordinaba cabe mencionar el porqué se ha decidido enfocar esta organización desde un punto de vista meramente académico, es decir, formada en su mayoría por profesores y alumnos. Ante todo, hay que adecuarse a la realidad en la que se encuentra la Feria Medieval en estos momentos. Todavía no existe un presupuesto fiable, constante y con una cantidad suficiente para que la actividad pueda profesionalizarse en toda su extensión. Es necesario, en esta primera fase de adaptación, conseguir la mayor eficacia por parte de alumnos y profesores dispuestos a llevar esta propuesta adelante. Por consiguiente, el plan de gestión se centrará en crear modos de conducta, formas de actuar y la definición de las mejores conexiones comunicativas entre ellos, que faciliten el buen transcurso de la coordinación de la actividad, y que estén acorde a las características de sus componentes. Lo importante es establecer unas comunicaciones eficaces para el buen desarrollo de la actividad. El propósito es crear una organización que permita una buena gestión para celebrar una feria Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 133 en estas condiciones y bajo unos recursos limitados. La eficacia organizativa es, en este caso, la mejor elección para conseguir en un futuro próximo nuevos propósitos y objetivos. 5.5.1.1. Necesidad de un comité organizador oficial La iniciativa de crear una organización oficial para la feria medieval de Gandia tendrá un resultado distinto en función del orden que establezcamos para informar a sus públicos objetivos. Si atendemos a la estructura jerárquica funcional de la Universidad existen dos posibilidades de acceso para que se apruebe la propuesta: seguir el proceso vertical hasta llegar a los vicerrectorados, pasando por el consentimiento de profesores, departamento del profesor, director de la escuela... o saltarse este proceso y acudir directamente con la propuesta a un Vicerrectorado. Esta segunda opción, es mucho más arriesgada, sobre todo si lo que pretendemos es realizar una agrupación oficial. Para que se tome en serio esta iniciativa habrá que respetar el sistema jerárquico de la universidad, así como los períodos impuestos para poder establecer las relaciones pertinentes con cada uno de ellos. Por eso, habrá que tener en cuenta, dentro del calendario de estrategias que proponen en este trabajo, que este proceso cuenta con un importante grado de incertidumbre en cuanto a su duración y a los inconvenientes que puedan surgir durante su desarrollo. Sin embargo, eso no significa que no se permita utilizar la astucia para acortar las distancias y vender nuestra idea antes siquiera de que se presente oficialmente. Antes de presentar las propuestas pertinentes a los órganos oficiales de la Universidad será necesario tener un grupo básico de organizadores y defensores de la idea, para que ésta adquiera la seriedad que precisa una actividad como esta. Deberá haber un número mínimo de componentes dispuestos a participar en los inicios de la organización para que ésta adquiera una mayor fuerza de convicción. Además, habrá que tener en cuenta que para que la actividad pueda perpetuarse en el tiempo una parte de la organización deberá ser estable y continua. Será la que asuma la dirección de y en la que recaiga la responsabilidad de transmitir la experiencia y la identidad de la asociación. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 134 5.5.1.2. Áreas de actuación Antes de establecer algún contacto con los públicos objetivos más inmediatos es necesario que se forme un número mínimo de personas dispuestas a llevar a cabo esta idea. Serán ellas las que defiendan la ideología que se pretende instaurar en la organización y las impulsoras del proyecto, por lo que deberán estar debidamente implicadas con la iniciativa. En primer lugar, es recomendable contar con el apoyo de algún departamento del Campus a través de un profesor. Éste será el encargado, al menos durante los inicios, de representar la actividad. En este punto, es de vital importancia que tanto el profesor como los alumnos implicados trabajen conjuntamente para conseguir un mayor apoyo antes de proponer la actividad a la Universidad. En un sistema organizativo como es el universitario una idea adquiere mayor fuerza cuando no sólo es promovida por el alumnado, sino apoyada y reforzada por el profesorado. Por ello, la feria medieval debe contar en primera instancia con el apoyo representativo de un profesorado de acuerdo con la propuesta. En segundo lugar, es recomendable informar al resto de asociaciones del Campus (sobre todo a aquellas que contribuyeron con la I Feria Medieval) acerca de las acciones que se pretenden llevar a cabo, e invitarles a ser partícipes. En este apartado será determinante el tipo de comunicación que se establezca para cada asociación. Entre las asociaciones a las que se informará de la actividad se encuentran: - Àrea de Promoció i Normalització Lingüística: aunque no se trata de una organización como tal, sí que es un servicio universitario de vital importancia para mantener el uso de los dos idiomas oficiales del centro. Precisamente, a este grupo se le ofrecerá la posibilidad de controlar el número de actividades en valenciano que se desarrollen en la feria, así como la supervisión de una difusión bilingüe correcta. - ESN: La asociación ESN, responsable de asegurar los derechos de aquellos alumnos residentes con una beca ERASMUS podrá ser la encargada de gestionar la información que llegue a este colectivo sobre la feria. - Gabinete de prensa del Campus de Gandia: Se ofrecerá a un colaborador directo de la Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 135 organización de la feria con el gabinete de prensa del Campus de Gandia para mantener un contacto continuo sobre las novedades de la actividad. - Delegación de Alumnos: Fue la precursora para realizar este tipo de actividades. A ella se le ofrecerá la oportunidad de ser la principal fuente de comunicación con el alumnado, así como la encargada de gestionar aquellas subvenciones que permitan la colaboración de estudiantes con la feria. - Grupo de teatro Monminet y Big Band del Campus de Gandia: A estas dos agrupaciones de alumnos se les invitará, una vez más, a colaborar en las actuaciones que se desarrollen durante la jornada. - Vicerrectorado de Cultura de la UPV: Es muy aconsejable presentarse formalmente como organización oficial de la UPV al Vicerrectorado de Cultura de la Universidad. Ellos son los encargados de coordinar todas las actividades culturales que se realizan en los distintos Campus, así como uno de los vicerrectorados donde salen las ayudas que necesitará la organización. Una presentación clara, concisa y que muestre las ganas de colaboración e interacción con ellos será fundamental. - El Área de Gestión Cultural de la UPV: “El Área de Gestión Cultural es el órgano del Vicerrectorado de Cultura, Comunicación e Imagen Institucional encargado de la gestión, organización y difusión de eventos culturales de todo tipo (exposiciones, conciertos, festivales, teatro, poesía, conferencias, aulas de cultura, etc.)(…) para la comunidad universitaria y, a su vez, para los pueblos y ciudades que abarcan y rodean sus tres campus18”. También es el área encargada de de convocar ayudas a proyectos culturales todos los años. Todo ello, son razones suficientes para tenerla en cuenta en el contacto de la agrupación con asociaciones y áreas de la Universidad. - La Biblioteca General de la UPV y del Campus de Gandia: La Biblioteca universitaria no sólo proporciona grandes recursos al alumnado relacionados con la documentación y el estudio. Durante el curso, además, realizan distintas actividades culturales muy interesantes 18 Cita extraída de la informacióncontenida en la página oficial de la UPV, http://www.upv.es/entidades/ACU/info/495665normalc.html Consultado el 12 de diciembre de 2010 Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 136 como exposiciones, presentaciones de libros o talleres. También será un sector al que deberá informarse e invitarle a participar en las actividades de la Feria Medieval del Campus de Gandia. - Facultad de Bellas Artes de la UPV: la Universidad Politécnica de Valencia cuenta con la oferta de los estudios en Bellas Artes en el Campus de Vera. Esta carrera es del interés de la organización si tenemos en cuenta que parte de la programación de talleres y otros recursos de decoración y ambientación dependerán de creativos y artistas de la talla de estos estudiantes. Por esa razón, se invitará a la facultad a colaborar con la agrupación en distintas áreas y se promocionará la posibilidad de que alumnos de bellas artes puedan impartir talleres artísticos ambientados en la Edad Media. Estos grupos son muy importantes dentro del entorno universitario del Campus, puesto que son los protagonistas principales de la mayoría de actividades que se fomentan a lo largo del curso, junto con Vicerrectorado de Cultura. A pesar de la complejidad de “unir” a todos estos sectores, los cuales muchas veces compiten por utilizar un mismo espacio o disponer de las mismas subvenciones, es importante tener en cuenta que su colaboración dependerá de que todas salgan beneficiadas con la actividad. Por lo tanto, todas las propuestas dirigidas a estas agrupaciones deberán centrarse en lo que ellas obtienen con su participación. Sin embargo, será en estos momentos de negociación donde deberán quedar claras las funciones que desempeñarán y las que no, así como dónde empiezan y acaban sus poderes e influencias dentro de la propia organización. Estas determinaciones se explican con mayor claridad en el siguiente punto sobre los roles y las funciones de sus componentes. 5.5.1.3. Roles y funciones En primer lugar cabe aclarar que las funciones y roles que se explican a continuación se han diseñado en función de las características propias de una organización formada por alumnos y profesores. Además, aquí lo que se detalla es el ideal de organización, tanto en el número de miembros mínimo como en sus tareas. Sin embargo, este plan estructural podrá ser sujeto a variaciones atendiendo a las necesidades de la organización o debido a cambios, como por ejemplo, un aumento en el número de sus componentes. Lo que se pretende es proponer las Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 137 mejores condiciones de trabajo para que la organización pueda funcionar y compaginar sus funciones en la feria con el resto de actividades propias del ámbito docente. Por esta razón, la estructura organizativa que se propone a continuación es la más funcional y eficiente para poder conseguir todos los objetivos propuestos con un trabajo conjunto equilibrado y ajustado a un calendario escolar y profesional propio. La organización se dividirá en cinco grupos de trabajo, tal y como recoge el Cuadro 17: Dirección, Equipo Gestor, Grupo Asesor Histórico, Colaboradores Internos y Gabinete de Comunicación. Estos grupos se han creado con el propósito de especializar el trabajo de cada uno de sus componentes. Sin embargo, y como veremos a continuación, el sistema de trabajo y la labor de la comunicación interna permitirá la implicación de todos los grupos en el resultado global de la actividad. Cuadro 19. Grupos de Trabajo Cuadro 19. Grupos de Trabajo. Organigrama confeccionado en función de las necesidades de la organización. Cuadro de elaboración propia. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 144 Si bien a principios de los 90 la información y el flujo de información eran fundamentales en las estrategias de trabajo dentro de las organizaciones, hoy en día, es mucho más importante la “comunicación de esa información”, en las que los dos sujetos se convierten en emisores y receptores, en miembros activos de una misma información. Conocer las impresiones de todos los componentes, discutir qué acciones se van a llevar a cabo, y realizar un seguimiento diario del trabajo de todos, entre todos, será fundamental en los primeros meses del Comité Organizador Oficial para sentar las bases de una política comunicativa interna eficaz. A continuación, se enumeran una serie de medidas comunicativas indispensables para fomentar un lugar de trabajo agradable y distendido entre todos los miembros de la organización. Sobre todo, se fomentarán las reuniones informativas y los canales de información interactivos para la comunicación interna de la asociación. 5.5.2.1. Base de datos compartidas Lo más importante, antes incluso de comenzar las tareas como organización, es que todos sus componentes conozcan e interioricen “de dónde viene” la primera celebración de la Feria Medieval del Campus de Gandia. Cómo surge, por qué, cuáles fueron sus antecedentes más inmediatos, qué ocurrió, anécdotas, qué errores se cometieron… La respuesta a estas preguntas en una reunión discernida y cercana fomentará la empatía de los componentes con la organización. Sentir que formas parte de algo implica tener alguna experiencia previa, por eso, conocer como nace una idea, una actividad, acelerará el proceso de integración de sus miembros. El siguiente paso, es proponer entre todos qué contenidos deberán componer la Base de Datos compartida. Esta acción tendrá lugar durante los primeros momentos de la organización, mientras se formaliza todo el proceso de registro en la Universidad. Las bases de datos son muy útiles en este tipo de agrupaciones donde se manejan grandes cantidades de información de distinta naturaleza: notas de prensa, informes, memorias, facturas, agendas… Además, hay que contar con que anualmente la organización tendrá que dar cuenta de todas las actividades realizadas y justificar todos los gastos en cada una de ellas. También se trabajará conjuntamente con distintas asociaciones relacionadas con el teatro, la música, las Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 145 artes escénicas… Y el contacto con los medios de comunicación convencionales y digitales será una constante en la comunicación externa. Una plataforma adecuada que integre toda la información y a la que puedan acceder todos sus componentes es la primera gran propuesta de comunicación interna, y la más importante. Es muy importante que en todas las estrategias de comunicación interna que se lleven a cabo se utilice la tecnología más adecuada según el caso. Los correos, las reuniones, el material impreso, la ofimática; todos estos recursos mejoran la comunicación dentro del entorno organizacional, pero si no se usan en el momento apropiado, o valorando las destrezas y necesidades de sus usuarios puede perjudicar la comunicación dentro de la asociación. En esta ocasión, la Base de Datos debería ser una plataforma digital, a modo de página web y colgada en un servidor para que su consulta no se restrinja a los ordenadores disponibles en la Universidad. Convertir un ordenador en un servidor es “relativamente sencillo”, sin embargo, habrá que tomar las medidas oportunas de protección mediante encriptación y registro ya que se trata de una información privada. El uso de la Base de Datos y la responsabilidad de los usuarios deberán quedar completamente claros entre los componentes del comité, realizando las reuniones necesarias para ello e informando del mismo modo a todo aquel que se incorpore por primera vez a la organización. Porque este tipo de comunicación interna no sólo debe tenerse en cuenta en los inicios de la organización, sino cada vez que se incorpora una nuevo miembro a la misma. Sólo así se conseguirá un mismo nivel de información entre todos los socios. 5.5.2.2. Intranet En el apartado anterior se ha citado la importancia de crear una Base de Datos adecuada a esta organización y que permita mantener informados a todos los componentes. También se ha comentado que sería más productivo que esa Base de Datos estuviese instalada en Internet, de manera que se pudiese consultar en cualquier momento y desde lugares distintos. Pero lo que no se ha argumentado todavía es que lo “ideal” sería tener integrada esa Base de Datos en una “Intranet” accesible al Comité Organizador Oficial. El concepto de Intranet consiste en implantar las tecnologías de Internet para generar un conjunto de aplicaciones organizativas como son la transferencia de ficheros, bases de datos, documentación; todo ello interactivo y accesible a través de la red global. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 146 Una de las ventajas con las que cuenta el Comité es que estará formado mayoritariamente por profesores y alumnos que están acostumbrados a utilizar este tipo de herramientas interactivas diariamente. En la actualidad, pocas son las Universidades que no cuenten con una Intranet donde poder consultar horarios, realizar matrículas, subir trabajos e incluso conversar con grupos de estudiantes y profesores in situ. Además, la Universidad Politécnica de Valencia, y sus respectivos Campus, cuentan con una Intranet destinada a todos los miembros de la Comunidad Universitaria que no repara en aplicaciones y recursos útiles para todos sus usuarios, de forma que cada vez es menos necesario acudir al centro para gestionar muchas de las tareas cotidianas. Teniendo en cuenta, además, que los miembros de la organización ya conocen esta plataforma y el tipo de navegación de la Intranet de la UPV, lo más efectivo sería crear un enlace específico para el Comité Organizador Oficial. Es decir, crear una aplicación privada que pudiese aprovechar los recursos que ya existen en la Intranet del centro como el correo interno, la subida de documentos… etc. y, además, incorporar en ella toda la información necesaria, entre ellas, la base de datos anteriormente mencionada. En la actualidad ya existen aplicaciones de ese tipo en la Intranet de la UPV. Por ejemplo: dependiendo del usuario, si es profesor, alumno o administrador accedes a unas aplicaciones u otras. Pero ocurre lo mismo si estás en una asociación o sector de la Universidad. Por ejemplo: Casa del Alumno de la UPV dispone de un enlace en Intranet para que todos sus voluntarios puedan acceder al sistema de préstamo informatizado con el que trabajan. Según el grupo técnico informático del Campus de Gandia20, como miembros de la Comunidad Universitaria de la UPV y siendo, además, una asociación oficial de la Universidad es posible gestionar los recursos informáticos de diferentes maneras: - Se puede crear una aplicación dentro de la Intranet de la Universidad que cuente con aplicaciones propias y que aproveche las que ya existen. - Pero es que, además, es posible crear una aplicación externa a través de los servicios y servidores de la Universidad. 20 Información consultada al grupo técnico de informáticos del Campus de Gandia confirmando la posibilidad de llevar a cabo esta iniciativa. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 147 - Y, en última instancia, la agrupación tiene la posibilidad de tener un servidor propio gestionado con los recursos del centro. Por lo tanto, esta propuesta es perfectamente viable y permitirá a todos los miembros de la agrupación incluir las tareas del comité a su propio sistema de trabajo. Sin embargo, hay que tener en cuenta que para llevar a cabo esta aplicación habrá que adaptarse a los plazos que la Universidad y el personal técnico dispongan. Por esa razón, se ha diferenciado la creación de una Base de Datos de este apartado, ya que es aconsejable crear una Base de Datos desde el principio y no esperar a que las aplicaciones de Intranet se pongan en marcha para tenerla en cuenta; ya que la organización trabajará con esa base desde los primeros días de su formación. En el momento de crear la aplicación, lo más conveniente será realizar una reunión conjunta en la que todos los socios aporten ideas, formas de trabajar, aplicaciones con las que les gustaría contar, y definir cómo va a ser el sistema de trabajo para diseñar una “Intranet” lo más ajustada posible a las necesidades de la asociación y sus trabajadores. Pero, además, esa propuesta deberá ser revisada por el equipo técnico e informático, al que se le pedirán consejos de qué opción será la más adecuada en el caso del Comité Organizador Oficial de la Feria. 5.5.2.3. Reuniones Una buena comunicación y gestión del trabajo a través de Intranet debe ser reforzada con unas reuniones periódicas para realizar un seguimiento de la actividad y del trabajo conjunto. Las reuniones son una de las acciones más efectivas de comunicación interna, en ellas no sólo se habla del trabajo; se empatiza con el resto de trabajadores y se crea una confianza interna y un sentimiento de grupo mucho más reforzado que con otras acciones comunicativas menos directas. “En una organización, las reuniones de trabajo significan una oportunidad inmensa para crecer y conocer más, al plantearse diferentes puntos de vista e ideas y determinar, así mismo, si las labores en un grupo de la empresa se están realizando correctamente o no21” (Oscar Javier Salinas, 2001). 21 Información consultada en un artículo publicado por Oscar Javier Salinas en la página www.gestiopolis.com Consultado el 3 de enero de 2010. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 148 Las reuniones deberán convertirse en una de las prioridades de la organización en cuanto a comunicación interna se refiere. Serán el punto de encuentro de sus miembros, un lugar donde compartir impresiones, charlas personales y curiosidades. Se fomentará un tipo de reunión un tanto informal, sobre todo en los primeros momentos de la asociación, para invitar a todos los reunidos conocerse mejor entre ellos. Ello les ayudará a confiar más los unos en los otros y a apoyarse ante imprevistos y situaciones difíciles. Crear un grupo de trabajo consolidado será el objetivo primordial de estas reuniones, puesto que el trabajo en equipo es la base para la consolidación y el éxito de un proyecto de estas características. Sin embargo, es aconsejable que la primera parte de la reunión se utilice para cuestiones importantes que afectan a las decisiones que se van a tomar en cuanto a la gestión de la actividad, dejando para el final los momentos más relajados y de interacción entre sus componentes. Para que el aspecto más formal de las reuniones se lleve a cabo lo más rápido posible, de manera efectiva y sin distracciones, es importante evitar perder el tiempo en temas sin ninguna importancia y en comentar de todo, menos lo que se pretendía aclarar o hablar en la reunión. Para conseguir respetar los turnos de palabra y contribuir a que los puntos a tratar fluyan de forma distendida se proponen las siguientes recomendaciones: - Los encargados de convocar la reunión deberán preparar con anticipación lo que se vaya a exponer en la misma. Se aconseja, para una mejor comprensión por parte de todos, que esta información vaya acompañada de material impreso e incluso audiovisual (presentación). Repartir índices de los puntos a tratar, informes resumidos, gráficos… contribuirá a una comprensión más rápida y unánime de aquellas cuestiones que deben tratarse en la reunión. - En segundo lugar, es muy importante que se respeten los turnos de palabra. Para ello, es conveniente que exista un moderador que introduzca los temas a tratar, sea el que controle los comentarios y los turnos, y será el que controlo el ritmo de la reunión. La presencia de esta figura es de vital importancia para asegurar que se tratan todos los puntos y se oyen todas las propuestas. Es decir, para que la calidad de la reunión sea buena y se aproveche el tiempo de la mejor manera. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 149 - También es necesario que haya una persona encargada de recoger en un documento (acta) todas las impresiones y comentarios que tengan lugar durante la reunión. Este trabajo evitará que se repitan temas y comentarios en posteriores encuentros o que se lancen las mismas críticas. Además, este seguimiento permitirá analizar más detenidamente todo lo acontecido de la reunión tomar la decisión más oportuna como resultado. - En cuarto lugar, es muy importante que los sujetos acudan a las reuniones con una actitud adecuada. Una predisposición abierta a críticas y diferentes opiniones será la mejor forma de afrontar los temas y las desavenencias que puedan surgir durante el coloquio. “Al llegar a una reunión, debemos tener una actitud que nos permita analizar otros puntos de vista y así disminuiremos nuestra tensión o preocupación por los temas que se van a tratar. Esto ayudará a que la reunión se desarrolle en buenos términos y sea sumamente productiva para todos los participantes de la misma” (Oscar Javier Salinas, 2001). - Por último, es importante que exista un ambiente de respeto escrupuloso sobre todas las opiniones que se aporten. Hay que tener en cuenta, que lo importante de una reunión es el beneficio colectivo y no individual, por lo que la gente debe aceptar que sus ideas no hayan sido las mejores en pro del bien común. En los primeros momentos de trabajo conjunto será aconsejable realizar reuniones semanales entre los distintos grupos, y cada dos semanas a nivel goblal. A medida que la actividad, y el trabajo de todos, se vaya consolidando no serán necesarias tantas reuniones. Sin embargo, es conveniente no descuidarlas ya que ayudan a mantener la cohesión y el contacto directo de una organización. 5.6. Comunicación externa 5.6.1.Gabinete de comunicación En el apartado dedicado a la creación de un Comité Organizador Oficial desarrollado en anteriores líneas (5.4.1. Creación de un Comité organizador/Roles y funciones/e) Gabinete de Comunicación) se presta atención a la necesidad de tener tres personas de la organización Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 150 para dedicarse exclusivamente a la difusión y los tipos de comunicación necesarios dentro del comité. Hay que tener en cuenta que la comunicación que se haga durante el primer año de su existencia será primordial para permitir que la actividad amplíe sus objetivos y logre llegar a todos los públicos, incluidos los potenciales financieros. Por esa razón, este plan de comunicación se centra también en el tipo de comunicación externa que se llevará a cabo, así como los medios más aconsejables a los que dirigirse en una primera fase de promoción. Uno de los aspectos que hay que tener en cuenta es que será una organización inscrita en el Campus de Gandia de la UPV, que ya cuenta con un Gabinete de Comunicación que se encarga de todo lo relacionado con el centro. La colaboración y trabajo conjunto con este gabinete será fundamental, y durante todo el proceso de formación y creación de estrategias comunicacionales habrá que contar con su colaboración y consejo. A continuación, se detallan y explican aquellos medios a los que deberá dirigirse la organización como Comité Oficial de la Feria. Esta lista no ha sido confeccionada al azar, es producto de un estudio donde se ha tenido en cuenta la presencia de la Universidad Politécnica de Valencia y el Campus de Gandia en los medios, así como la actividad cultural de la localidad de Gandia, y , en concreto, qué medios hacen eco todos los años de la Fira i Festes de Gandia. 5.6.2.Medios de comunicación: convencionales y digitales 5.6.2.1. Convencionales En primer lugar, respecto a los medios convencionales el área de actuación se ha centrado en la zona de Gandia, al menos durante el primer año estratégico de la asociación. El resto de los públicos serán atendidos a través de la implementación de las posibilidades digitales disponibles actualmente. En esta ocasión, y gracias a la colaboración del Gabinete de Comunicación de la Concejalía de Cultura, se ha confeccionado una enumeración de los medios más influyentes en la Comunidad de Gandia y alrededores, que se detalla a continuación: Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 151 - Medios impresos: Entre los medios impresos se encuentran como los más consultados los periódicos diarios tales como Levante, Avui o Las Provincias. Además, se tiene en cuenta también la difusión que tiene en el territorio la revista comarcal Safor Guía, Gente de la Safor y la revista cultural de Gandia El Full. Todos ellos se caracterizan por ser los medios de información más utilizados en la zona de Gandia. Por lo tanto, la organización deberá dirigirse a ellos, establecerá los primeros contactos y, sobre todo, deberá cuidarlos para que proporcionen la debida información de la feria cuando así lo solicite la asociación. También habrá que tener en cuenta a el Diario de Valencia, y el Mini Diario por encontrarse entre los diarios que más atención prestan a las festividades de la comarca como es el caso de una Feria Medieval. - Radio y TV: En Gandia, las emisoras más escuchadas son COPE y Radio Gandia. Así mismo, la televisión digital con más espectadores sigue siente la TV pública de Gandia. Es un medio de difusión muy utilizado por la localidad por lo que el gabinete de comunicación del comité deberá tenerlos en cuenta. Para este tipo de medios será muy importante realizar las siguientes actividades comunicativas, siempre en función de las necesidades de la organización y con suficiente antelación para que resulte lo más efectiva posible: - Notas de prensa: permitirán al Comité informar de las novedades a todos los medios impresos (y sus versiones digitales). - Dossier de prensa: Será enviado a todos los medios con toda la información disponible de cara a la proximidad de la celebración del evento de la feria medieval. Este documento será el más importante que se difunda previamente al día señalado, y condicionará la información que los periódicos (y el resto de medios) difundan sobre la actividad. - Gestión de entrevistas: Es una de las acciones comunicativas que más pueden beneficiar a la Organización a corto plazo. Se establece una relación directa con los medios (y con los públicos que leen o escuchan la entrevista) y es la oportunidad para acercar los valores, propósitos y una actitud amigable a la ciudadanía. Sin embargo, hay que decidir con criterio qué tipo de entrevistas se conceden, a qué medios y quién será la persona más adecuada para representar a la Organización en función del tema o el asunto que se vaya a tratar. También es importante ir preparado a la entrevista y no olvidar que todo lo que se diga en ella puede ser publicado. Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 152 - Llamadas telefónicas, e-mail, newsletters: es muy importante cuidar a aquellos medios que mejor hayan tratado o que primero se hayan interesado por las actividades que se promocionan desde el Comité de la feria. Llamarles antes que a nadie ante una exclusiva, mantenerles informados personalmente de las novedades de la feria (sin resultar abrumadores), o invitarles a participar o seguir las distintas actividades durante el curso serán algunos de los detalles que fomentarán el contacto y la fidelidad con estos medios. Todas estas estrategias comunicativas podrán extrapolarse a los medios digitales, siempre y cuando se adecuen a este tipo de información, como el caso de los periódicos digitales, las emisoras de radio vía web o las páginas de medios y agrupaciones relacionadas con las ferias medievales (revistas especializadas, foros de ferias, comunidades de expertos…). 5.6.2.2. Digitales Si bien los medios convencionales permitirán a la Asociación estrechar las relaciones con su público más directo geográficamente hablando, los medios digitales contribuirán a abarcar el resto del campo de actuación y consolidar a los primeros públicos. En los últimos años, el desarrollo web y las aplicaciones en Internet relacionadas con la información y los medios de comunicación han alcanzado unos niveles de difusión inimaginables e imparables. Pocos son los ciudadanos que no acceden a su periódico favorito, visualizan vídeos o películas vía streaming, consultan el tiempo de su localidad o buscan ofertas de viajes a través de Internet. Cada vez más, la población utiliza esta herramienta en sus actividades cotidianas de comunicación e información. Por esa razón, es necesario prestarle la debida atención a este medio y las grandes posibilidades que albergan en él para una Organización como la Feria Atelier Medievo del Campus de Gandia. Una de las plataformas más “tradicionales” y de las más utilizadas por instituciones públicas son los sitios web. Están formados por una página o grupo de páginas que estructuran toda la información de la Asociación en cuestión. Esta elección es muy recomendable para actividades que requieren una gran proyección mediática y presentan una entidad oficial. Es recomendable que la Feria Atelier Medievo cuente con una página web propia, dentro de la web de la UPV, donde consultar todas las novedades e información de la asociación. Sin embargo, no se considera una acción comunicativa urgente. Es más, para poder llevarla a cabo es necesario que la Organización cuente con unos contenidos y una oferta comunicativa ya Plan de Comunicación. Feria Atelier Medievo 153 consolidada, que tendrá lugar como consecuencia del trabajo previo de meses antes de poder confeccionar una página web propia. Por eso, se aconseja que se tenga en cuenta esta medida, pero que se desarrolle a largo plazo, una vez se haya afianzado la Organización como tal. Para esta acción, se aconseja aprovechar los recursos con los que ya cuenta la Universidad, ya que entre todas las aplicaciones interactivas, la Universidad Politécnica de Valencia proporciona “alojamiento web” a toda la comunidad universitaria. Sí que será preciso, atender, como ya se ha comentado en líneas anteriores, a aquellos medios de comunicación más cercanos de Gandia que cuentan con su versión digital como Saforguia.com o Ondanaranjacope.com. Pero, dónde más posibilidades de éxito comunicativo tiene la Feria Atelier Medievo en el panorama de Internet, sobre todo en sus primeros meses de vida, es en las redes sociales. Las Redes Sociales en Internet El uso de las redes sociales en Internet como vía de información y comunicación está despuntando con respecto a otros canales en línea y, sobre todo, frente a los medios de comunicación convencionales: “La tecnología de los social media: es más barata, más sencilla y más flexible. Tanto para los creadores como para los usuarios. La globalización y el aumento de la velocidad de Internet, junto a la gratuidad de la gran mayoría de los sitios de la web social caracterizan la explosión dospuntocero22”. (Luís López Cuenca. 2010: 70) Esta importancia no sólo ha sido planteada por los investigadores en comunicación, también las empresas privadas y las instituciones han reconocido el enorme potencial que las redes sociales aportan a la comunicación con sus públicos: “El social media se ha convertido en un elemento indispensable en el mundo corporativo para realizar labores de promoción y difusión comercial, así como para mantener un contacto más directo con los clientes23”. (Carlos Guadián. 2010) 22 Conclusiones extraídas del Proyecto Final de Carrera “Estrategia de Comunicación y Posicionamiento en la Web 2.0. Aplicación, caso real: Ayuntamiento de Catarroja”. Consultado el 7 de febrero de 2010 en la Biblioteca del Campus de Gandia 23 Carlos Guadian, experto en comunicación política y miembro de Autoritas Consulting. 256