Acordo do Consello de Goberno do 31-05-2023, que aprobou o Regulamento polo que se establece o Sistema Interno de Información da USC

DULCE Mª GARCÍA MELLA, SECRETARIA XERAL DA UNIVERSIDADE DE SANTIAGO DE COMPOSTELA, CERTIFICA, antes da aprobación da acta correspondente, que o Consello de Goberno na sesión ordinaria que tivo lugar o día 31 de maio de 2023 aprobou o Regulamento polo que se establece o Sistema Interno de Información da Universidade de Santiago de Compostela, nos termos do documento adxunto. E para que así conste, asino a presente certificación en Santiago de Compostela, co Vº e Prace do sr. reitor. Vº e prace O reitor Antonio López Díaz Documento asinado dixitalmente conforme a Lei 39/2015 de 1 de outubro, do procedemento administrativo común das administracións públicas (BOE nº 236 do 2 de outubro de 2015). Documento asinado dixitalmente e accesible en:/Documento firmado digitalmente y accesible en:/Digitally signed document with accessibility at: https://sede.usc.es/csv/BCCC-F994-4675-AABF Ver detalle da sinatura na derradeira páxina/Ver detalle de la firma en la última página/See detail of the signature on the last page CSV: BCCC-F994-4675-AABF 1 / 12 1 REGULAMENTO POLO QUE SE ESTABLECE O SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN DA UNIVERSIDADE DE SANTIAGO DE COMPOSTELA (Aprobado polo Consello de Goberno o día 31 de maio de 2023) Con data do 21 de febreiro de 2023 publicouse no Boletín Oficial do Estado a Lei 2/2023, do 20 de febreiro de 2023, reguladora da protección das persoas que informen sobre infraccións normativas e de loita contra a corrupción. Esta lei supón a incorporación ao noso ordenamento xurídico da Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, do 23 de outubro de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión. Esta Directiva pretende asegurar unha aplicación coherente do Dereito europeo e perseguir as súas infraccións e, para iso, a citada Directiva regula aspectos mínimos que han de satisfacer as distintas canles de información, a través dos cales unha persoa física que sexa coñecedora nun contexto laboral dunha infracción do Dereito da Unión Europea poida dar a coñecer a a súa existencia. En concreto, obriga ás entidades públicas e ás empresas a contaren con canles internas de información porque se considera que é preferible que a información sobre prácticas irregulares se coñeza pola propia organización para poder corrixilas ou reparar canto antes os danos producidos. A citada Lei española persegue así os dous claros obxectivos previstos na Directiva, protexer os informantes e establecer as normas mínimas das canles de información. En particular, sobre este último aspecto a Lei obriga a que se dispoña dun sistema interno de información e establece as súas condición mínimas. É por isto que procede a aprobación dun regulamento co obxecto de desenvolver a Lei dentro da Universidade de Santiago de Compostela, coa creación dunha canle de información interna da USC, establecendo a súa organización, o procedemento de presentación de denuncias e as garantías das persoas que interveñan neste procedemento. Polo que antecede, o Consello de Goberno, na súa sesión do 31 de maio de 2023, acordou aprobar o Regulamento polo que se establece o Sistema Interno de Información da Universidade de Santiago de Compostela. Artigo 1. Obxecto A finalidade do presente Regulamento é a de crear o Sistema Interno de Información da Universidade de Santiago de Compostela (SII) en aplicación da Lei 2/2023, reguladora da protección das persoas que informen sobre infraccións normativas e de loita contra a corrupción e da Directiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeo e do Consello, do 23 de outubro de 2019. Tamén ten como finalidade o fortalecemento da cultura da información e das infraestruturas de integridade da organización universitaria, así como o fomento da cultura da información e comunicación como mecanismo para previr e detectar ameazas ao interese público. Documento asinado dixitalmente e accesible en:/Documento firmado digitalmente y accesible en:/Digitally signed document with accessibility at: https://sede.usc.es/csv/BCCC-F994-4675-AABF Ver detalle da sinatura na derradeira páxina/Ver detalle de la firma en la última página/See detail of the signature on the last page CSV: BCCC-F994-4675-AABF 2 / 12 2 Artigo 2. Ámbito subxectivo de aplicación O presente Regulamento será de aplicación á Administración xeral da Universidade de Santiago de Compostela (USC) e, cun tratamento diferenciado, tamén ás entidades dependentes ou adscritas a ela. Artigo 3. Ámbito material de aplicación 1. O SII recollerá as denuncias que se presenten por parte dos membros da comunidade universitaria ou de terceiros relativas a: a) Accións ou omisións que poidan constituír infraccións do Dereito da Unión Europea nos termos establecidos na Lei 2/2023, reguladora da protección das persoas que informen sobre infraccións normativas e de loita contra a corrupción e na Directiva (UE) 2019/1937, relativas a: i. Contratación pública ii. Servizos, produtos e mercados financeiros, e prevencin do branqueo de capitais e o financiamento do terrorismo iii. Seguridade dos produtos e conformidade iv. Seguridade do transporte v. Protección do medio ambiente vi. Protección fronte ás radiacións e seguridade nuclear vii. Seguridade dos alimentos e os pensos, sanidade animal e benestar dos animais viii. Saúde pública ix. Protección dos consumidores x. Protección da privacidade e dos datos persoais, e seguridade das redes e os sistemas de información b) Accións ou omisións que poidan ser constitutivas de infracción penal ou administrativa grave ou moi grave. En todo caso, entenderanse comprendidas todas aquelas infraccións penais ou administrativas graves ou moi graves que impliquen quebranto económico para a USC. 2. O sistema interno non será de aplicación: a) Ás obrigacións que resultan da protección do segredo profesional dos profesionais da medicina e da avogacía e do deber de confidencialidade do persoal da USC, nin nos supostos de tramitación de informacións reservadas. b) Ás informacións relativas a infraccións na tramitación de procedementos de contratación que conteñan información clasificada ou que sexan declarados segredos ou reservados, nin a aqueles cuxa execución deba ir acompañada de medidas de seguridade especiais conforme á lexislación vixente. Documento asinado dixitalmente e accesible en:/Documento firmado digitalmente y accesible en:/Digitally signed document with accessibility at: https://sede.usc.es/csv/BCCC-F994-4675-AABF Ver detalle da sinatura na derradeira páxina/Ver detalle de la firma en la última página/See detail of the signature on the last page CSV: BCCC-F994-4675-AABF 3 / 12 3 3. A protección para as persoas traballadoras que informen sobre infraccións do Dereito laboral en materia de seguridade e saúde no traballo enténdese sen prexuízo da establecida na súa normativa específica. Artigo 4. Ámbito persoal de aplicación 1. O Sistema interno aplicarse aos informantes que obteñan información sobre infraccións nun contexto laboral ou profesional, comprendendo en todo caso as persoas que teñan a condición de empregados públicos e as persoas pertencentes ao órgano de administración, dirección ou supervisión de fundacións ou empresas de titularidade da USC e calquera persoa que traballe para ou baixo a supervisión e a dirección de contratistas, subcontratistas e provedores. 2. Tamén se aplicará aos informantes que comuniquen ou revelen información sobre infraccións obtida no marco dunha relación laboral ou estatutaria xa finalizada, voluntarios, bolseiros, persoas traballadoras en períodos de formación con independencia de que perciban ou non unha remuneración, así como a aquelas cuxa relación laboral aínda non comezase, nos casos en que a información sobre infraccións sexa obtida durante o proceso de selección. Artigo 5. Sistema interno de información 1. Corresponde á Secretaría Xeral da USC a responsabilidade na implantación, tramitación e seguimento do sistema interno de información. 2. O SII deberá: a) Permitir a todas as persoas ás que se refire o artigo 3 deste Regulamento comunicaren información sobre as infraccións previstas no seu artigo 2. b) Estar deseñado, establecido e xestionado dunha forma segura, de modo que se garanta a confidencialidade da identidade da persoa informante e de calquera terceiro mencionado na comunicación, das actuacións que se desenvolvan na súa xestión e na súa tramitación, así como a protección dos datos, impedindo o acceso de persoal non autorizado. c) Permitir a presentación de comunicacións por escrito ou verbalmente, ou de ambos os dous modos. d) Integrar as distintas canles internas de información que puidesen establecerse. e) Garantir que as comunicacións presentadas poidan tratarse de maneira efectiva dentro da USC. f) Contar coa figura de responsable do sistema. g) Contar cun procedemento de xestión das informacións recibidas. h) Establecer as garantías para a protección dos informantes. Documento asinado dixitalmente e accesible en:/Documento firmado digitalmente y accesible en:/Digitally signed document with accessibility at: https://sede.usc.es/csv/BCCC-F994-4675-AABF Ver detalle da sinatura na derradeira páxina/Ver detalle de la firma en la última página/See detail of the signature on the last page CSV: BCCC-F994-4675-AABF 4 / 12 4 Artigo 6. Responsable do Sistema Interno de Información da USC 1. O reitor é o órgano competente para designar a persoa física responsable da xestión do sistema ou «responsable do Sistema», e da súa destitución ou cesamento. Non poderán ser nomeados como «responsable do Sistema» os altos cargos, as persoas que desempeñen postos directivos nin aqueloutras nas que concorra algún tipo de conflito de intereses coa USC. A súa designación será comunicada ao Consello de Goberno, ao Consello Social, á Autoridade Independente de Protección do Informante e, de ser o caso, á autoridade competente da Comunidade Autónoma de Galicia. 2. A persoa «responsable do Sistema» contará cunha comisión de asesoramento e apoio para desenvolver o seu labor, que estará conformada por persoas de distintas áreas operativas. Os membros da comisión serán nomeados polo reitor e terán o mesmo deber de sixilo que o «responsable do Sistema». 3. O «responsable do Sistema» deberá desenvolver as súas funcións de forma independente e autónoma respecto dos restantes órganos da USC. O exercicio ordinario da súa función non poderá ser causa para o seu cesamento. 4. O «responsable do Sistema» terá as competencias que se establecen no presente Regulamento e na lexislación de aplicación, podendo realizar propostas de modificación ou mellora do SII. Os membros da comunidade universitaria deberán prestarlle pleno apoio e colaboración no exercicio das súas funcións. 5. No caso de vacante, ausencia ou enfermidade do «responsable do Sistema», este será substituído temporalmente pola persoa que designe o reitor, de ser posible, por proposta da persoa titular. Artigo 7. Canles do Sistema Interno de Información 1. A USC establece as seguintes canles do SII: a) Canle escrita As persoas ás que se fai referencia no artigo 3 poderán presentar por escrito a súa denuncia a través dos medios electrónicos que se establezan para estes efectos. Tamén a poderán remitir por correo postal, dirixida ao responsable do sistema de información da USC. Permitirase que as denuncias sexan anónimas. Ao presentar a información, o informante poderá indicar un domicilio, correo electrónico ou lugar seguro para recibir as notificacións, podendo renunciar expresamente á recepción de calquera comunicación de actuacións. Na Sede Electrónica da USC figurará o enlace de acceso á canle de denuncias. Ao denunciante facilitaráselle un código de acceso que lle permitirá coñecer o estado de tramitación do procedemento respectando o seu anonimato. Documento asinado dixitalmente e accesible en:/Documento firmado digitalmente y accesible en:/Digitally signed document with accessibility at: https://sede.usc.es/csv/BCCC-F994-4675-AABF Ver detalle da sinatura na derradeira páxina/Ver detalle de la firma en la última página/See detail of the signature on the last page CSV: BCCC-F994-4675-AABF 5 / 12 5 b) Canle verbal A información poderase comunicar verbalmente, por vía telefónica ou a través de sistema de mensaxaría de voz nun número de teléfono institucional habilitado para estes efectos. A solicitude do informante, tamén poderá comunicarse mediante unha reunión presencial dentro do prazo máximo de sete días hábiles. Advertirase ao informante de que a comunicación será gravada e informaráselle do tratamento dos seus datos de acordo co establecido no Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeo e do Consello, do 27 de abril de 2016 e na Lei Orgánica 3/2018, do 5 de decembro, de Protección de Datos Persoais e garantía dos dereitos dixitais. As comunicacións verbais, incluídas as realizadas a través de reunión presencial, telefonicamente ou mediante sistema de mensaxaría de voz, deberán documentarse dalgunha das maneiras seguintes: i) mediante unha gravación da conversación nun formato seguro, duradeiro e accesible, ou ii) a través dunha transcrición completa e exacta da conversación realizada polo persoal responsable de tratala. En todo caso ofreceráselle á persoa informante a oportunidade de comprobar, rectificar ou aceptar, mediante a súa sinatura, a transcrición da conversación. 2. Con independencia da canle utilizada, daráselles información ás persoas informantes, de forma clara e accesible, sobre as canles externas de información ante as autoridades competentes e, de ser o caso, ante as institucións, órganos ou organismos da Unión Europea. 3. Estas canles poderán ser receptoras doutras comunicacións ou informacións fóra do ámbito establecido no artigo 2, pero nestes casos as persoas informantes non gozarán da mesma protección. A persoa «responsable do Sistema» remitirá a comunicación ao órgano competente observando o nivel de reserva que corresponda ao procedemento. Artigo 8. Principios do procedemento de xestión de informacións 1. Son principios do procedemento de xestión das informacións recibidas, os seguintes: a) Tramitación dilixente. b) Información clara ao informante sobre o estado de tramitación da denuncia c) Establecemento do dereito da persoa afectada a que se lle informe das accións ou omisións que se lle atribúen, e a ser oída en calquera momento. d) Garantía da confidencialidade. e) Respecto á presunción de inocencia e á honra das persoas afectadas. f) Respecto ás disposicións sobre protección de datos persoais. g) Remisión da información ao Ministerio Fiscal con carácter inmediato cando os feitos puidesen ser constitutivos de delito. Documento asinado dixitalmente e accesible en:/Documento firmado digitalmente y accesible en:/Digitally signed document with accessibility at: https://sede.usc.es/csv/BCCC-F994-4675-AABF Ver detalle da sinatura na derradeira páxina/Ver detalle de la firma en la última página/See detail of the signature on the last page CSV: BCCC-F994-4675-AABF 6 / 12 6 2. A tramitación do procedemento non poderá exceder dos tres meses con carácter ordinario, agás nos casos de especial complexidade. 3. Cando a comunicación sexa remitida por canles de denuncia que non sexan as establecidas ou a membros do persoal non responsable do seu tratamento, as persoas receptoras deben estar informadas do deber de sixilo e advertidas da tipificación como infracción moi grave do seu quebranto. Así mesmo, deberán ser coñecedoras da obriga de remitir inmediatamente as denuncias ao responsable do Sistema. Artigo 9. Inicio do procedemento de xestión da información 1. Presentada a información, procederase ao seu rexistro no sistema de xestión da información, séndolle asignado un código de identificación. Este sistema estará contido nunha base de datos segura e de acceso restrinxido, na que constarán os seguintes datos: a) Data de recepción b) Código de identificación c) Actuacións desenvolvidas d) Medidas adoptadas e) Data de peche 2. Recibida a información, nun prazo non superior a sete días hábiles desde a súa recepción acusarase recibo dela, a menos que o informante expresamente renuncie a recibir comunicacións relativas á investigación ou que a denuncia sexa anónima. Artigo 10. Trámite de admisión no procedemento de xestión da información 1. Rexistrada a información, deberá comprobarse se se atopa dentro do ámbito de aplicación recollido nos artigos 2 e 3 deste Regulamento. 2. Poderá inadmitirse a comunicación, nun prazo non superior a dez días hábiles: a) Cando os feitos relatados carezan de toda verosimilitude. b) Cando os feitos relatados non sexan constitutivos de infracción do ordenamento xurídico incluída no ámbito de aplicación deste Regulamento. c) Cando a comunicación careza manifestamente de fundamento ou existan indicios racionais de tela obtido mediante a comisión dun delito. Neste último caso, ademais da inadmisión, remitirase ao Ministerio Fiscal relación circunstanciada dos feitos que se estimen constitutivos de delito. Documento asinado dixitalmente e accesible en:/Documento firmado digitalmente y accesible en:/Digitally signed document with accessibility at: https://sede.usc.es/csv/BCCC-F994-4675-AABF Ver detalle da sinatura na derradeira páxina/Ver detalle de la firma en la última página/See detail of the signature on the last page CSV: BCCC-F994-4675-AABF 7 / 12 7 d) Cando a comunicación non conteña información nova e significativa sobre infraccións en comparación cunha comunicación anterior respecto da cal concluíron os correspondentes procedementos. 3. No caso de admisión a trámite enviarase ao informante un acuse de recibo dentro dos sete días hábiles, agás que poña en perigo a confidencialidade da comunicación. 4. Poderá dispoñerse de oficio a acumulación dun procedemento de xestión de información a outros cos que garde identidade substancial ou íntima conexión. Artigo 11. Trámite de instrución no procedemento de xestión da información 1. A instrución comprenderá todas aquelas actuacións encamiñadas a comprobar a verosimilitude dos feitos relatados. No caso de que afecte a áreas concretas nas que existan comités ou comisións creadas sobre a materia obxecto da denuncia, remitirase a estes órganos para que emitan o correspondente informe ou proposta de resolución. 2. Garantirase que a persoa afectada pola información teña noticia desta, así como dos feitos relatados de maneira sucinta. Adicionalmente informaráselle do dereito que ten a presentar alegacións por escrito e do tratamento dos seus datos persoais. Non obstante, esta información poderá efectuarse no trámite de audiencia se se considerase que a súa achega con anterioridade puidese facilitar a ocultación, destrución ou alteración das probas. 3. En ningún caso se comunicará aos suxeitos afectados a identidade do informante nin se dará acceso á comunicación. Durante a instrución darase noticia da comunicación con sucinta relación de feitos ao investigado. Esta información poderá efectuarse no trámite de audiencia se se considera que a súa achega con anterioridade pode facilitar a ocultación, destrución ou alteración das probas. 4. Sen prexuízo do dereito a formular alegacións por escrito, a instrución comprenderá, sempre que sexa posible, unha entrevista coa persoa afectada na que, sempre con absoluto respecto á presunción de inocencia, convidaráselle a expor a súa versión dos feitos e a achegar aqueles medios de proba que considere adecuados e pertinentes. 5. A fin de garantir o dereito de defensa da persoa afectada, esta terá acceso ao expediente sen revelar información que puidese identificar á persoa informante, podendo ser oída en calquera momento, e advertiráselle da posibilidade de comparecer asistida de avogado. 6. Todos os membros da comunidade universitaria deberán colaborar coas autoridades competentes e estarán obrigados a atender os requirimentos que se lles dirixan para achegar documentación, datos ou calquera información relacionada cos procedementos que se estean tramitando, incluso os datos persoais que lles fosen requiridos. Documento asinado dixitalmente e accesible en:/Documento firmado digitalmente y accesible en:/Digitally signed document with accessibility at: https://sede.usc.es/csv/BCCC-F994-4675-AABF Ver detalle da sinatura na derradeira páxina/Ver detalle de la firma en la última página/See detail of the signature on the last page CSV: BCCC-F994-4675-AABF 8 / 12 8 Artigo 12. Remate das actuacións no procedemento de xestión da información 1. Concluídas todas as actuacións, o responsable do sistema, co apoio que precise, emitirá un informe que conterá polo menos: a) Unha exposición dos feitos comunicados. b) As actuacións realizadas co fin de comprobar a verosimilitude dos feitos. c) As conclusións alcanzadas na instrución e a valoración das dilixencias e dos indicios que as sustentan. 2. Emitido o informe, o reitor adoptará algunha das seguintes decisións: a) Arquivo do expediente, que será notificado ao informante e, de ser o caso, á persoa afectada. b) Remisión ao Ministerio Fiscal no caso de que os feitos puidesen revestir o carácter delitivo. c) Adopción de acordo de inicio dun procedemento sancionador. Estas decisións poderán ir acompañadas da adopción das medidas correctoras que puideran corresponder. Artigo 13. Duración do procedemento e efectos 1. O prazo para rematar as actuacións e dar resposta ao informante non poderá ser superior a tres meses dende o acuse de recibo da solicitude, agás nos casos de especial complexidade que requiran a ampliación do prazo por un período máximo doutros tres meses adicionais. Calquera que sexa a decisión, comunicarase ao informante, salvo que renuncie á comunicación ou que a denuncia sexa anónima. 2. As decisións adoptadas non serán recorribles en vía administrativa nin en vía contencioso administrativa, sen prexuízo do recurso administrativo ou contencioso administrativo que poida interporse fronte á eventual resolución que poña fin ao procedemento sancionador que puidese incoarse con ocasión dos feitos relatados. 3. A presentación dunha comunicación polo informante non lle confire, por si soa, a condición de interesado. 4. O informante terá dereito á protección prevista na Lei reguladora da protección das persoas que informen sobre infraccións normativas e de loita contra a corrupción, agás que non se admitise a trámite. As medidas de protección do informante tamén se aplicarán, no seu caso, especificamente aos representantes legais das persoas traballadoras no exercicio das súas funcións de asesoramento e apoio ao informante. Documento asinado dixitalmente e accesible en:/Documento firmado digitalmente y accesible en:/Digitally signed document with accessibility at: https://sede.usc.es/csv/BCCC-F994-4675-AABF Ver detalle da sinatura na derradeira páxina/Ver detalle de la firma en la última página/See detail of the signature on the last page CSV: BCCC-F994-4675-AABF 9 / 12