Gestión de proyectos con ProjectLibre TM

Gestión de proyectos con ProjectLibreTM Marta Braulio Gonzalo Valeria Ibáñez Forés www.sapientia.uji.es | 180 Portada Col·lecció «Sapientia», núm. 180 GESTIÓN DE PROYECTOS CON PROJECT LIBRE TM Marta Braulio Gonzalo Valeria Ibáñez Forés De p a r t a m e n t D'en g i n y e r i a me c à n i c a i co n s t r u c c i ó Codi de l’assignatura: SJA017 i SJF003 Crèdits Edita: Publicacions de la Universitat Jaume I. Servei de Comunicació i Publicacions Campus del Riu Sec. Edifici Rectorat i Serveis Centrals. 12071 Castelló de la Plana http://www.tenda.uji.es e-mail: [email protected] Colección Sapientia 180 www.sapientia.uji.es Primera edición, 2021 ISBN: 978-84-18432-99-6 DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Publicacions de la Universitat Jaume I es miembro de la u n e , lo que garantiza la difusión y comercialización de sus publicaciones a nivel nacional e internacional. www.une.es. Atribución-CompartirIgual 4.0 Internacional (CC BY-SA 4.0) https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0 Este libro, de contenido científico, ha estado evaluado por personas expertas externas a la Universitat Jaume I, mediante el método denominado revisión por iguales, doble ciego. 5 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 ÍNDICE index Presentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1 . Introducción a la gestión de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 1.1. La Gestión de Proyectos ................................... 9 1.2. Técnicas ............................................... 10 1.3. Herramientas ........................................... 13 2 . Visión general de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 2.1. Terminología ............................................. 15 2.2. Instalación ............................................. 17 2.3. Entorno de trabajo ....................................... 17 2.4. Vistas ................................................. 18 3 . Cómo crear un nuevo proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 3.1. Información del proyecto .................................. 21 3.2. Guardar el proyecto ...................................... 23 4 . Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 4.1. Tabla de tareas .......................................... 25 4.2. Tareas normales y su duración .............................. 26 4.3. Hitos .................................................. 29 4.4. Tareas resumen .......................................... 30 4.5. Tareas repetitivas o periódicas .............................. 32 4.6. Restricciones temporales de tareas ........................... 32 4.7. Vincular tareas .......................................... 34 4.8. Visualización de tareas en Gantt ............................. 36 4.9. Camino crítico y holguras .................................. 38 5 . Temporalización del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 5.1. Cálculo de la duración de las tareas y del proyecto .............. 41 5.2. Definición de calendarios .................................. 42 5.3. Asignación de calendarios ................................. 44 5.4. Consideraciones para el cálculo de la duración de las tareas ....... 45 6 . Recursos y costos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 6.1. Tabla de recursos ........................................ 49 6.2. Tablas de tasa de costo .................................... 53 7 . Asignación de recursos a tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 7.1. Proceso de asignación de recursos a tareas ..................... 55 7.2. Cálculo de la programación de las tareas: la fórmula del trabajo .... 57 7.3. Visualización de recursos asignados .......................... 61 7.4. Costos ................................................. 61 6 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 8 . Visualización del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 8.1. Visualización de tareas .................................... 67 8.2. Visualización de recursos .................................. 69 8.3. Vistas combinadas ....................................... 70 8.4. Filtros ................................................. 72 9 . Nivelación del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 9.1. Identificación de sobreasignaciones e infraasignaciones .......... 73 9.2. Nivelación del proyecto ................................... 76 10 . Seguimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 10.1. Líneas base ............................................ 80 10.2. Fecha de estado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 10.3. Progreso del proyecto .................................... 81 10.3.1. Actualización de las tareas .......................... 82 10.3.2. Actualización del proyecto completo .................. 84 10.4. Visualización del seguimiento ............................. 84 11 . Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 11.1. Diagrama de Gantt ...................................... 87 11.2. Informes .............................................. 89 11.3. Gráficos de resultados .................................... 92 12 . Actividades propuestas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Actividad 1: Planificación ..................................... 95 Actividad 2: Programación .................................... 99 Actividad 3: Nivelación y optimización .......................... 102 Actividad 4: Seguimiento ..................................... 102 Actividad 5: Informes ........................................ 104 Bibliografía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Índice 7 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Presentación Esta publicación tiene como objetivo exponer el funcionamiento del programa ProjectLibre y abordar sus funcionalidades para planificar y programar un proyecto en el entorno de la gestión de proyectos y controlar su seguimiento, de principio a fin. En primer lugar, expone una visión general de los fundamentos de la gestión de proyectos, a continuación, presenta el funcionamiento del programa y sus capacidades y, por último, propone diferentes actividades para aplicar y adquirir los contenidos teóricos expuestos. Los diferentes apartados del documento se desarrollan siguiendo la secuencia de los grupos de procesos propuesta por el pmbok (Project Management Body of Knowledge o Guía de los fundamentos de la dirección de proyectos) que estructura el ciclo de vida de un proyecto desde la etapa de inicio y planificación hasta la etapa final de evaluación de resultados. Índice 9 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 1. Introducción a la gestión de proyectos 1 .1 . La gestión de proyectos De acuerdo con la Guía de los fundamentos de la dirección de proyectos (p m b o k , Project Management Body of Knowledge), un proyecto puede definirse como un esfuerzo temporal desarrollado por personas o entidades, con un principio y final definidos, con el fin de alcanzar un objetivo vinculado con la creación de un producto, servicio o resultado único. Los proyectos implican la utilización coordinada de recursos de diferente naturaleza (de trabajo y materiales) para el desarrollo de tareas interrelacionadas entre sí. Dichas tareas son actividades coordinadas y controlables periódicamente, con límites temporales propios, cuyo desarrollo permite alcanzar el logro de los objetivos del proyecto. Los recursos de un proyecto suelen ser limitados, por lo que su adecuada gestión está directamente relacionada con el éxito del proyecto. La adecuada gestión de un proyecto, medida en términos de tiempo-coste, implica la optimización de los procesos que lo configuran, desde la conceptualización del proyecto hasta su evaluación final tras el cierre. La norma UNE-ISO 21500 define la gestión de proyectos (o Project Management) como la aplicación de métodos, herramientas, técnicas y competencias a un proyecto. La dirección y gestión de proyectos incluye la integración de las diversas fases del ciclo de vida del proyecto y se lleva a cabo mediante procesos. Dicha norma propone cinco grupos de procesos: inicio, planificación, implementación, control y cierre, que son independientes del tipo de proyecto desarrollado y pueden agruparse en tres grandes etapas que determinan el desarrollo de un proyecto. La figura 1 refleja la interacción entre los grupos de procesos y las etapas, las cuales se describen a continuación: Etapa I: ideación y planificación del proyecto.• Incluye los procesos de inicio y planificación. Esta etapa se basa en definir los objetivos y el plan base del proyecto con el fin de establecer cada una de las tareas y recursos que lo conforman, sus características, interdependencias y requisitos, así como las restricciones temporales, materiales y económicas en las que debe desarrollarse el proyecto. Índice 16 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Inglés Español Descripción Resource usage Uso de recursos - Summary task Tarea resumen - Task Tarea - Task Usage Uso de tareas - View Vista - WBS EDT Estructura de descomposición del trabajo (Work Breakdown Structure) Por otro lado, en la tabla 2 se indican algunos comandos rápidos del teclado que pueden resultar útiles para el manejo del programa. Tabla 2. Comandos rápidos del teclado en ProjectLibre Comando Descripción CTRL + F, CTRL + G o CTRL + L Buscar CTRL + I Insertar fila CTRL + C Copiar objeto seleccionado CTRL + X Cortar objeto seleccionado CTRL + V Pegar objeto copiado/cortado CTRL + Z Deshacer Índice 17 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 La simbología utilizada en este manual indica lo siguiente: Información o conclusión interesante Ejemplo Información importante a considerar Nota adicional o aclarativa 2 .2 . Instalación Para instalar la herramienta, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Visitar la página web del desarrollador: https://www.projectlibre.com/. 2. Descargar la última versión y ejecutar el fichero. 3. Seguir las instrucciones de instalación del menú. 4. Aceptar términos y condiciones. 5. Opcionalmente, introducir la dirección de correo electrónico del usuario para recibir noticias y actualizaciones. La herramienta se instala en el idioma que tiene configurado por defecto el equipo. 2 .3 . Entorno de trabajo La interfaz principal de ProjectLibre es la que se muestra en la figura 5. Figura 5. Entorno de trabajo de ProjectLibre Índice 18 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Parte superior: • barra de menús (File, Task, Resources y View), barra de herramientas para cada uno de los menús en los que se puede navegar y subvistas. Parte principal:• – Panel izquierdo: tablas de tareas o recursos (según el menú activo), columnas de atributos o campos y primera columna con la numeración de filas. – Panel derecho: área del gráfico Gantt con su escala temporal. La escala temporal se puede ampliar o reducir realizando zoom desde el menú Vista. 2 .4 . Vistas ProjectLibre ofrece diversas opciones de visualización, cada una de las cuales resulta útil según las necesidades de la usuaria en cada momento. Se accede a través del menú View ubicado en la parte superior de la interfaz principal, según se muestra en la figura 6. Figura 6. Menú View Las vistas más útiles que ProjectLibre ofrece son las siguientes: Gantt• : permite la vista combinada de la Tabla de tareas (panel izquierdo) y del diagrama de Gantt (panel derecho), de forma que cada barra del diagrama corresponde con la temporalización de cada tarea (de inicio a fin). Network• : diagrama de red p e r t que representa las tareas mediante etiquetas que contienen la duración y las fechas de inicio y fin y las dependencias entre tareas. Resulta útil para visualizar las tareas del proyecto en forma de diagrama de flujo. Además, la propia vista del diagrama permite realizar cambios, como son el desplazar las etiquetas de las tareas y modificar vínculos y/o texto. WBS• : muestra las tareas mediante un diagrama de flujo jerarquizado. Task Usage• : muestra la distribución horaria del trabajo asociado a cada tarea, plasmada en el calendario. Permite hacer modificaciones del número de horas de trabajo diario asociado a cada tarea. Resources Table• : contiene la lista de recursos y sus atributos (en los campos de las columnas). RBS• : muestra los recursos mediante un diagrama de flujo jerarquizado. Índice 19 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Resource Usage• : muestra la distribución horaria del trabajo asociado a cada recurso, plasmada en el calendario. Permite hacer modificaciones del número de horas asignadas a cada recurso. Zoom• : desde el menú Task, se puede hacer zoom in / zoom out para ver el calendario con mayor nivel de detalle. El nivel más detallado posible es cada dos horas. Sub-views• : permite dividir horizontalmente la pantalla en dos secciones con el fin de ofrecer una vista combinada que resulta muy útil para visualizar diferente tipo de información al mismo tiempo. Se accede, o bien desde la propia sección dentro del menú View, o bien desde los botones ubicados en la parte superior derecha de la interfaz (tal y como se observa en las figuras 5 y 6). Las sub-views se abordan más adelante. Índice 21 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 3. Cómo crear un nuevo proyecto Al iniciar el programa, este da la opción de crear un nuevo proyecto (Create Project) o abrir uno existente (Open Project). Al crear un nuevo proyecto, el programa solicita el nombre del proyecto, el nombre de la persona que gestiona el proyecto (Project Manager) y la fecha de inicio (Start Date), además de permitir introducir anotaciones (Notes). La casilla Forward scheduled tiene como objeto programar el proyecto desde la fecha de finalización, de manera que, cuando se activa la casilla, se solicita la fecha fin del proyecto (Finish Date), en lugar de la de inicio. Una vez aceptadas las opciones introducidas, el programa muestra su interfaz principal, descrita en la figura 5. 3 .1 . Información del proyecto El primer paso es acceder a la información del proyecto (Project Information) desde el menú File y revisar las opciones (véase figura 7). Los campos Name, Manager, Start/Finish ya se han cumplimentado anteriormente al crear el proyecto. Por tanto, se introduce ahora la siguiente información: Current Date• : fecha actual. Status Date• : fecha de estado en la que se desea controlar el seguimiento del proyecto. Aparece reflejada en el diagrama de Gantt mediante una línea vertical a trazo discontinuo de color verde. Base Calendar• : calendario base. Por defecto se muestran los tres tipos (Standard, 24 hours y Night Shift) aunque se pueden crear nuevos calendarios, como se ve más adelante. Project Status• : estado en el que se encuentra el proyecto (planning, pending approval, active, completed, cancelled, on hold). Cabe señalar que esta información puede modificarse en cualquier momento, ahora bien, si se modifica una vez iniciada la programación, la temporalidad de las tareas puede verse alterada. Índice 22 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Por otro lado, en la pestaña Statistics del menú se muestran las estadísticas del proyecto en términos totales de duración, trabajo y coste. En la pestaña Notes pueden incluirse comentarios o notas aclaratorias sobre el proyecto. La fecha de inicio del proyecto aparece reflejada en el diagrama de Gantt mediante una línea vertical negra a trazo discontinuo y la fecha de estado, mediante una línea vertical verde a trazo discontinuo. Figura 7. Menú Información del Proyecto: General (arriba) y Estadísticas (abajo) ! ! Índice 23 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 3 .2 . Guardar el proyecto Los proyectos creados en ProjectLibre pueden guardarse en dos formatos diferentes: *.pod: es el formato por defecto de los ficheros creados en ProjectLibre.• *.xml: permite el intercambio de ficheros con el programa comercial • Microsoft Project. El guardado del proyecto se realiza desde el botón Save, dentro del menú File. El botón Save as permite modificar el nombre del proyecto y guardarlo en otro formato de archivo. Compatibilidad de ficheros con Microsoft Project El software de gestión de proyectos Microsoft Project emplea el formato *.mpp para sus ficheros. La apertura de ficheros de un programa en el otro se realiza como sigue: Abrir un fichero de Microsoft Project (*.mpp) en ProjectLibre: directo, • no requiere conversión de ficheros. Abrir un fichero de ProjectLibre (*.pod) en Microsoft Project:• 1. Desde ProjectLibre, Save as el fichero en formato *.xml. 2. Desde Microsoft Project abrir el fichero *.xml. Índice 25 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 4. Tareas Las tareas o actividades son las acciones necesarias para elaborar los entregables del proyecto. Existen cuatro tipos de tareas: Tarea normal (• Task) Hito (• Milestone) Tarea resumen (• Summary task) Repetitiva• En las siguientes secciones se describe cómo introducir cada tipo de tarea en el programa y, previamente, se presenta el formato de visualización de la Tabla de tareas. 4 .1 . Tabla de tareas La Tabla de tareas se visualiza desde el menú Task > Gantt (véase figura 8). Las columnas básicas que se visualizan por defecto son Information, Name, Duration, Start, Finish, Predecessors, Resource Names. La disposición de estas columnas puede modificarse, bien cambiando el orden de las mismas y/o insertando u ocultando columnas: Cambiar el orden: clic sobre el título de la columna y arrastrar con el ratón • hasta la posición deseada. Insertar columna: clic con botón derecho del ratón sobre el título de la co-• lumna a la izquierda de la cual se quiere insertar la nueva y pulsar Insert column. En el menú desplegable que aparece se elige el campo deseado. Ocultar columna: clic con botón derecho del ratón sobre el título de la co-• lumna a ocultar y pulsar Hide column. Buscar valor en columna: clic con botón derecho del ratón sobre el título de • la columna y pulsar Find. Introducir el texto o valor a buscar. Personalizar columna: los campos que finalizan con un dígito en su nombre • (por ejemplo: Cost1), pueden insertarse y renombrarse para crear un campo personalizado. Índice 32 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Una vez organizadas las tareas, se observa que las tareas resumen tienen a su izquierda un signo +/-, sobre el que se puede clicar para mostrar u ocultar las tareas que engloba. También se puede hacer seleccionando la tarea (clicando en la numeración de toda la fila), haciendo clic en el botón derecho del ratón y clicando en los botones ! . Conviene crear la tarea resumen del proyecto para visualizar de forma rápida en la primera fila del listado de tareas las generalidades del proyecto. Para ello, simplemente se crea una primera tarea con el nombre del proyecto y se sangran el resto de tareas: seleccionando todas las filas a la vez y clicando en Indent. Véase figura 16. Figura 16. Tarea resumen del proyecto 4 .5 . Tareas repetitivas o periódicas Una tarea repetitiva es una tarea que se repite periódicamente en el tiempo. Sin embargo, ProjectLibre no incorpora la opción de crear tareas repetitivas o periódicas de forma automática. Para ello, se deben crear manualmente todas las tareas individuales que deban repetirse de manera periódica, cada una en su correspondiente fecha y, a posteriori, crear una tarea resumen de orden superior que las englobe a todas. 4 .6 . Restricciones temporales de tareas ProjectLibre permite asignar restricciones temporales a las tareas (Constraints). Para ello, debe accederse al menú Task Information y a la pestaña Advanced (figura 17). Figura 17. Restricciones de las tareas (Constraints) Índice 33 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Existen dos restricciones: Constraint Type• y Constraint Date (tipo de restricción): ProjectLibre define ocho tipos de restricciones temporales para condicionar las fechas de inicio y/o finalización de las tareas (véase tabla 4). Se debe introducir el tipo de restricción y también la fecha que condicionará la misma. ProjectLibre permite la introducción de un único tipo de restricción para cada tarea. Tabla 4. Tipos de restricciones temporales de las tareas Restricción Descripción As soon as possible Lo más pronto posible La tarea se inicia tan pronto como las tareas predecesoras lo permitan. Esta opción está habilitada por defecto al planificar el proyecto desde la fecha de inicio (forward scheduled). As late as posible Lo más tarde posible La tarea se inicia lo más tarde que las tareas predecesoras lo permitan. Esta opción está habilitada por defecto al planificar el proyecto desde la fecha de finalización. Must start on Debe comenzar el La tarea se debe iniciar en una determinada fecha, anulando las tareas predecesoras. Must finish on Debe finalizar el La tarea debe finalizar en una determinada fecha, anulando las tareas predecesoras. Start no earlier tan Iniciar no antes de La tarea no puede iniciarse antes de una determinada fecha. Start no later than Iniciar no más tarde de La tarea no puede iniciarse más tarde de una determinada fecha. Finish no earlier than Finalizar no antes de La tarea no puede finalizar antes de una determinada fecha. Finish no later than Finalizar no más tarde de La tarea no puede finalizar después de determinada fecha. Deadline• (fecha límite): fecha en la que debería terminar la tarea, reflejada en el Gantt con un símbolo ♦ en color amarillo. Cuando la fecha fin planificada supera dicho deadline, aparece un icono de aviso en la columna Information de la Tabla de tareas. Índice 34 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 4 .7 . Vincular tareas Las tareas de los proyectos deben llevarse a cabo en un determinado orden que debe especificarse a través del establecimiento de vínculos o dependencias entre ellas. Existen diversos tipos de dependencias que determinan el inicio de una tarea en base al inicio o el final de otra. En una relación de dependencia entre dos tareas, la primera tarea se conoce como predecesora y es la tarea independiente (A), mientras que la segunda se denomina tarea sucesora y es la dependiente (B). Ambas se relacionan mediante una flecha, de manera que la punta de la flecha recae sobre la tarea dependiente (véase figura 18). AB Figura 18. Relación de dependencia entre dos tareas Las relaciones de dependencia entre tareas son cuatro (figura 18): Tabla 5. Tipos de relación de dependencia entre dos tareas Tipo de dependencia Gráfico Descripción FS (Finish-Start, FinComienzo) AB B no puede comenzar hasta que A haya finalizado SS (Start-Start, Comienzo-Comienzo) A B B no puede comenzar hasta que A haya comenzado FF (Finish-Finish, FinFin) A B B no puede finalizar hasta que A haya finalizado SF (Start -Finish, Comienzo-Fin) A B B no puede finalizar hasta que A haya comenzado lag (lapso) Periodo de tiempo de retraso o adelanto aplicable a cualquier tipo de vínculo Hay varias formas de vincular tareas en ProjectLibre: Índice 35 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Desde la Tabla de tareas: hacer clic sobre las tareas (dos o más) a vincular • (con tecla Control activa) y pulsar botón Link en el menú Task (véase figura 19). Se asignará por defecto el tipo FS. Figura 19. Botones para vincular tareas Desde el Gantt: hacer clic en la barra de la tarea independiente (A) y • arrastrar el cursor hasta la tarea dependiente (B). Al soltar el cursor las tareas quedan vinculadas, por defecto, con una relación FS, la cual se puede modificar posteriormente haciendo clic sobre la flecha y cambiando el tipo de dependencia desde el menú desplegable que emerge (Task Dependency). Desde la columna • Predecessors en Tabla de tareas: introducir manualmente los códigos de las vinculaciones (FS, SS, etc. mostrados en la tabla 5). Una vez generada la vinculación, esta se puede modificar mediante diferentes procedimientos: Con doble clic sobre la tarea, desde el menú • Task Information y en la pestaña Predecesoras, como se observa en la figura 20. Directamente con doble clic sobre el campo • Predecessors. Desde el Gantt, clicando en la flecha del vínculo.• ! ! Índice 36 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 ! Figura 20. Menú Task Information y pestaña Predecessors Para desvincular tareas, simplemente, se seleccionan y se pulsa el botón Unlink o bien, desde el menú Task Dependency se pulsa Remove. Si se desea introducir una demora o adelanto, se accede al menú Task Dependency y se introduce en la casilla Lag el tiempo precedido de un signo –/+, en función de si se trata de un adelanto o retraso, respectivamente. Ej. 3 Si se desea que la tarea B comience 1 día antes de que A termine, se debe introducir el siguiente código en la columna Predecesoras: 10FS-1day, como se muestra en la figura siguiente. El número 10, en este caso, hace referencia al número de fila de la tarea A predecesora. Figura 21. Ejemplo 3: codificación de tareas predecesoras 4 .8 . Visualización de tareas en Gantt A medida que se introducen tareas, se grafía una barra para cada una de ellas que representa su distribución temporal. De esta manera, se va generando el diagrama de Gantt de forma progresiva. Dicho diagrama se visualiza desde el menú View > Gantt. La figura 22 muestra un ejemplo de visualización de la Vista Gantt, que incluye el diagrama. Índice 37 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Figura 22. Vista Gantt Existen diversas opciones de visualización del diagrama, tal y como se describe a continuación: Código de • colores: las tareas no críticas se muestran en color azul, mientras que las tareas críticas, en rojo. Las • tareas resumen se convierten en una llave de color negro que engloba a sus subtareas. Los • hitos se muestran con el símbolo ♦, en color negro. Las fechas límite (• deadlines) se muestran con el símbolo ♦, en color amarillo. La holgura total (• Total slack) se representa con una trama azul. La • fecha de inicio del proyecto (introducida en el menú Project Information) se visualiza mediante una línea vertical negra de trazo discontinuo. La • fecha de estado del proyecto (introducida en el menú Project Information) se visualiza mediante una línea vertical verde de trazo discontinuo. En la primera columna de • Información aparecen símbolos que alertan de determinados aspectos. Al pasar el cursor por encima de los símbolos, se muestra un mensaje informativo. Diálogo clic derecho• : haciendo clic en el área del Gantt con el botón derecho se accede a un diálogo con diferentes opciones de visualización (figura 23). Estas son las siguientes: mostrar asignaciones de recursos (Show Assignments, será muy útil para la introducción de los recursos), mostrar dependencias (Show Links), mostrar el calendario (Show Calendar), mostrar las filas (Show Rows), estilos de barras (Bar Styles, para milestones, deadlines, critical tasks, etc.) y estilos de anotación (Annotation Styles). Índice 38 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 ! Figura 23. Diálogo sobre opciones de visualización del Gantt La primera opción del diálogo (Split) permite dividir tareas, mostrando un tiempo de interrupción intermedio. El cursor toma la forma ||→ y basta con hacer clic sobre la barra de la tarea para dividirla. Posteriormente se pueden modificar los tiempos de inicio y fin arrastrando con el cursor. Véase como ejemplo la tarea 1.1 en la figura 22. 4.9. Camino crítico y holguras En un proyecto existen ciertas tareas que permiten cierto retraso sin que afecten a la fecha de finalización del proyecto. Por otro lado, existen tareas que no pueden retrasarse sin que la fecha de finalización se vea afectada. Estas últimas se denominan tareas críticas (Critical Tasks), las cuales conforman el camino crítico (Critical Path) del proyecto. ProjectLibre calcula automáticamente el camino crítico, mostrando en color rojo las barras del Gantt que lo constituyen. Para asegurarnos de que el camino crítico se está mostrando, se debe activar la opción Critical Tasks en el diálogo de la figura 24 (pinchando sobre el botón derecho del ratón en la región del Gantt). Índice 39 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 ! Figura 24. Mostrar las tareas críticas Por otro lado, cabe introducir los conceptos de holgura total y holgura libre, que se definen a continuación: La holgura total (• Total Slack), HT, son las unidades de tiempo que puede retrasarse una tarea sin que aumente la duración total del proyecto. Si es cero, la tarea es crítica. La opción para mostrar la HT en el Gantt se encuentra al final del diálogo mostrado en la figura 24. La HT de una tarea A se calcula como TMTTA – TMPTA, donde: TMTTA: tiempo más tarde de terminación de la tarea A. TMPTA: tiempo más pronto de terminación de la tarea A. La holgura libre (• Free Slack), HL, son las unidades de tiempo suplementario para ejecutar dicha tarea sin que afecte a la duración total del proyecto ni al inicio de las tareas sucesoras. ProjectLibre no muestra la HL en el Gantt. La HL se calcula como TMPCB - TMPTA, donde: TMPCB: tiempo más pronto de comienzo de la tarea B. TMPTA: tiempo más pronto de terminación de la tarea A. La figura 25 describe gráficamente la HT y la HL, así como la relación entre ambas. Índice 40 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 A A TMPC A TMPT A TMTC A TMTT A T e (A) T e (A) H L BB TMPC B TMPT B TMTC B TMTT B T e (B) T e (B) H T Tiempo disponible para ejecutar A Figura 25. Holgura total y holgura libre En el gráfico Gantt, la HT se muestra mediante una trama rayada de color azul, a continuación de o sobre la tarea, como se muestra en la tarea 1.1 de la figura 24. Se puede añadir también la columna relativa al campo de holgura total (Total Slack) en la Tabla de tareas, siguiendo lo dispuesto en el apartado 4.1, para mostrar las unidades de tiempo correspondientes. Índice 41 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 5. Temporalización del proyecto La temporalización de un proyecto es fundamental para realizar su programación. En ProjectLibre, la temporalización se programa a través del calendario (Calendar), de manera que los datos introducidos en él servirán de base para realizar los cálculos temporales automáticamente. Por ello, es de vital importancia comprender cómo ProjectLibre opera internamente. El calendario del proyecto define los días laborables, en los que sí se desarrollan tareas, y los no laborables, en los que el transcurso de las tareas queda interrumpido o, lo que es lo mismo, el tiempo no computa a efectos de trabajo planificado o ejecutado. Cabe distinguir entre dos aspectos clave: Información temporal para el cálculo de la • duración de las tareas y del proyecto (Duration Settings). Es la información relativa a las horas/día (jornada laboral), horas/semana, días/mes. Definición de • calendarios (Calendar). Permite establecer qué días son laborables y no laborables y los horarios en los que se desarrolla la jornada de trabajo. En base a ello, se distribuirán las tareas y, por ende, se calculará su duración. A continuación, se detalla cada una de estas configuraciones. 5 .1 . Cálculo de la duración de las tareas y del proyecto Para ajustar los cálculos de la duración, se accede al menú File, Calendar y Options y se introduce la información que se muestra en la figura 26, la cual servirá como base para que el programa realice los cálculos. Índice 48 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Al modificar las horas/día en Duration Settings a 4 (en lugar de 8), en consonancia con el horario indicado en el Calendario, se observa que se recalcula la Duration a 2,5 días, siendo ahora esta acorde con la barra de Gantt (véase figura 31). Figura 31. Relación entre Trabajo, Duración y Calendario (II) Índice 49 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 6. Recursos y costos Los recursos son los medios necesarios para llevar a cabo un proyecto e incluyen, principalmente, los recursos humanos, los materiales y productos, y el equipamiento y la maquinaria. ProjectLibre distingue dos tipos de recursos: Trabajo• (Work). Son recursos cuyo coste depende de las horas de trabajo empleadas para completar una tarea. Corresponde a la mano de obra, las empresas subcontratadas o la maquinaria. Material• (Material). Son recursos cuyo coste depende de la cantidad necesaria de materiales para completar una tarea. Estos llevan asociada una unidad de medida (ud., m, m2, kg, litros, etc.), que debe ir indicada en el campo Etiqueta de material (Material Label) del formulario o Tabla de recursos, descrita a continuación. Solo una vez introducidos los recursos, puede ser anotado su coste. Los costos fijos asociados a una tarea concreta que no dependen de la cantidad de trabajo, duración de la tarea o cantidad de material, pueden insertarse como recurso de tipo Material. Hay que definir la cantidad de 1 y ud. como Etiqueta de material. Ejemplo: gastos de representación (gastos de viaje, dietas por comida, etc.), licencia de obras, seguro de la obra, etc. 6.1. Tabla de recursos Para insertar los recursos, hay que acudir al menú Resource y clicar en la tabla Resources. Se abre un panel con diversas columnas ya insertadas por defecto (figura 32). Índice 50 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Figura 32. Tabla de recursos Las columnas que conforman la Tabla de recursos son: Information• : muestra los avisos mediante iconos o indicadores. Name:• nombre del recurso. RBS:• estructura de descomposición de los recursos (Resource Breakdown Structure). Diagrama de flujo que muestra la agrupación y relación entre los recursos. Type:• tipo del recurso, Work o Material. E-mail address:• dirección de correo electrónico del recurso. Material label:• etiqueta de material, donde se especifican las unidades en las que se cuantifica el recurso. El coste del material viene definido por la unidad monetaria €/Material Label. Por ejemplo, si se trata del material cemento y se mide en kg, se debe insertar el texto «kg» en el campo «Material Label», de manera que el costo se computará en €/kg. Initials:• iniciales del recurso, para una identificación más corta del mismo. Especialmente útil cuando queremos visualizar los recursos asignados a cada tarea en el diagrama de Gantt. Por ejemplo, pueden emplearse letras mayúsculas para los recursos de tipo Work y letras minúsculas para los de tipo Material. Group: • grupo al que pertenece el recurso, por ejemplo: Departamento técnico, en el caso de recursos de tipo Work; Morteros y hormigones, en el caso de recursos de tipo Material. Max. Units:• disponible para los recursos tipo Work, indica las unidades máximas disponibles del mismo, o lo que es lo mismo, su capacidad de trabajo. La capacidad máxima puede variar con el tiempo, de manera que un trabajador puede trabajar con una capacidad diferente a partir de una fecha determinada. Ello puede configurarse en el diálogo Resource information > Resource Availability, al que se accede con doble clic sobre el nombre del recurso o desde la barra de herramientas en la pestaña Resource. Índice 51 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Ej. 7 Casuística en la capacidad de los recursos: Max. Units• : para indicar las horas de trabajo que un recurso puede dedicar como máximo al proyecto. Por ejemplo, si un recurso tiene una jornada laboral de 8 horas y su capacidad máxima es del 100 %, trabajará 8 horas al día, mientras que, si su capacidad es del 50 %, trabajará solo 4. Configuración de equipos de trabajo como un solo recurso. Es el caso • de los recursos formados por equipos de trabajo integrados por varias personas. Por ejemplo, una cuadrilla de albañiles formada por 5 operarios puede constituir un único recurso con capacidad de trabajo al 500 %. Cambios en la disponibilidad temporal de los recursos. Por ejemplo, • el Project Manager de un proyecto dedicará solo media jornada al proyecto a partir de una fecha determinada porque gestionará otro proyecto simultáneamente. La configuración se realiza desde el menú Resource Information, tal y como se muestra en la figura 33. Figura 33. Disponibilidad temporal de los recursos Standard Rate:• es la tasa o coste por unidad de tiempo para recursos tipo Work, en €/h o €/d, y el coste por unidad consumida para recursos tipo Material, en €/unidad (siendo la unidad, aquella definida en la columna Material label). Overtime Rate: • es el coste de las horas extra de los recursos de tipo Work, en su caso. Cost Per Use: • es el coste fijo a imputar cada vez que un recurso, Work o Material, se asigna a una tarea, independientemente de las horas o unidades utilizadas. Ej. 8 Un ejemplo de Cost Per Use sería el coste que implicaría el transporte de un andamio a obra, a imputar una sola vez por la contratación del andamio, y que es adicional a su tasa estándar. Índice 52 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Accrue At:• indica cuándo se van a imputar los costos asociados al recurso y ProjectLibre distingue entre tres opciones: - Start: al inicio, el coste del recurso se imputa al comenzar la tarea. - Finish: al final, el coste del recurso se imputa al finalizar la tarea. - Prorrated: prorrateado, el coste del recurso se imputa equitativamente a lo largo del desarrollo de la tarea. Esta es la opción más habitual y predeterminada por el programa. Base Calendar:• es el calendario específico escogido para el recurso, si se desea que sea diferente al definido para el proyecto. Los calendarios de los recursos pueden ser particularizados de forma individual, seleccionando el recurso y clicando en Calendar, en la pestaña Resources. Los cambios en el calendario del recurso pueden realizarse siguiendo las mismas pautas que para crear un calendario, definidas anteriormente. Dichos cambios únicamente afectarán al recurso. Ej. 9 Por ejemplo, el calendario de un recurso se puede particularizar cuando se desea definir los días de vacaciones de un trabajador en particular. Cuando un recurso tiene su propio calendario, es posible elegir si se desea que el recurso trabaje con este o se ajuste al calendario del proyecto. Ello se configura activando o desactivando la casilla Ignore Resource Calendar en Task Information> Advanced (véase figura 34). Figura 34. La programación omite el calendario del recurso A medida que se insertan los recursos, ProjectLibre crea calendarios por defecto para cada recurso, que están visibles desde el menú Calendar. ! Índice 53 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Para insertar un recurso, basta con introducir el nombre del recurso en el campo Name y completar el resto de información en los campos de la propia Tabla de recursos. Las acciones en las columnas (insertar u ocultar) y en las filas (desplazar, insertar o eliminar) son las mismas que para la Tabla de tareas. Los recursos también pueden estructurarse y organizarse en el listado, mediante las acciones ! . La información propia de cada recurso puede ser también introducida y consultada en el diálogo Resource Information, al que se accede con doble clic sobre el nombre del recurso o desde la barra de herramientas en la pestaña Resource (véase figura 35). Figura 35. Información del recurso En la pestaña Resource Availability se pueden introducir las fechas en las que el recurso se encuentra disponible, y en Tasks se muestran las tareas en las que el recurso está asignado (una vez se ha realizado la asignación, como se verá más adelante). 6 .2 . Tablas de tasa de costo Cabe indicar que los costos de los recursos pueden variar durante el desarrollo del proyecto y también dependiendo del tipo de tarea a realizar. Para ello, se emplean las Tablas de tasa de costo (Cost Rate Tables), las cuales se introducen en el diálogo Resource Information, pestaña Costs, en las diferentes pestañas que se muestran (A, B, C, D y E), en las que, a su vez, pueden definirse diferentes Standard Rate y Overtime Rate y Cost Per Use. Además, también pueden especificarse las fechas a partir de las cuales dicha tasa se hará efectiva (véase figura 36). Índice 54 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Figura 36. Tabla de tasa de costo Las tablas de tasa de costo van vinculadas al recurso y a la tarea, por lo que es necesario previamente asignar el recurso a la tarea para seleccionar qué tasa se desea aplicar. Ello se detalla en apartados posteriores. Cabe indicar que las tablas de tasa de costo no se pueden mostrar como columna en la Tabla de recursos, sino que debe accederse al menú de la figura 36 para definirlas y visualizarlas, como se ha indicado anteriormente. Ej. 10 Recursos de tipo Trabajo. Una albañil está capacitada para desempeñar diferentes tareas: demoler tabiquería existente, construir muros de ladrillo o ejecutar revestimientos cerámicos, entre otras. Cada una de estas tareas las puede realizar el mismo albañil, sin embargo, el rendimiento para ejecutar una u otra puede ser bien diferente, puesto que el nivel de detalle y pericia requerido varía de una tarea a otra. Por ello, resulta interesante definir diferentes tasas de costo para el recurso Albañil y asignar, posteriormente, la tasa correspondiente según la tarea a ejecutar. Recursos de tipo Material. En un proyecto se emplean dos tipos de hormigones con diferente resistencia, HA-25 y HA-40, y con precios diferentes. Se puede definir un recurso para cada tipo de hormigón, o bien, un recurso genérico llamado «Hormigón» con dos tasas de costo diferentes, A y B. De la misma manera que en el caso anterior, al asignar el recurso a la tarea, debe especificarse la tasa deseada. Índice 55 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 7. Asignación de recursos a tareas Una vez creados las tareas y los recursos del proyecto, se procede con la asignación de los recursos a las tareas. La asignación de recursos consiste en asociar aquellos recursos, tanto de tipo Work como Material, y sus costos, a las tareas para las que son necesarios en su desarrollo. Cada vez que un recurso está asignado, en la vista Tabla de recursos, aparece sombreado en verde y queda indicado con el símbolo ! , tal y como se muestra en la figura 37. ! Figura 37. Tabla de recursos asignados Cabe tener en cuenta que la forma en la que se asignan los recursos (orden y capacidad) y el tipo o naturaleza de tarea, condicionará la programación de la tarea. 7 .1 . Proceso de asignación de recursos a tareas ProjectLibre ofrece dos caminos para asignar recursos a tareas que conducen al mismo diálogo (véase figura 38): Desde el diálogo • Task Information > Resources > Botón Assign Resources . Desde el menú • Task > Botón Assign Resources. Para realizar la asignación, se selecciona el recurso, se incorpora en el campo Units el valor correcto y se clica en ! o Assign. Para eliminar un recurso, se selecciona y clica en o Remove. Índice 56 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Figura 38. Asignación de recursos a tareas Como se observa en la figura 38, en el caso de los recursos humanos la asignación tiene la unidad porcentual %, mientras que en el caso de los materiales, las unidades corresponden a la unidad definida previamente en Material Label. Los equipos de trabajo, como por ejemplo las cuadrillas de albañilería, el equipo de ingeniería, etc., pueden crearse como un único recurso con una asignación de 100 % x N.º de personas que integran el equipo. Las tablas de tasa de costo, Cost Rate Tables, se pueden seleccionar una vez el recurso ya ha sido asignado a la tarea, desde la pestaña Resources del diálogo Task Information, como muestra la figura 39. El coste de la tarea, por tanto, se calculará aplicando la tasa correspondiente asociada al recurso. Índice 57 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 ! Figura 39. Asignación de tablas de tasa de costo 7 .2 . Cálculo de la programación de las tareas: la fórmula del trabajo La programación de un proyecto se calcula en función de tres variables que vienen definidas según la siguiente expresión o fórmula del trabajo (figura 40). Figura 40. Fórmula del trabajo Estas son: Trabajo• (Work): cantidad de trabajo o esfuerzo en horas necesarias para llevar a cabo una determinada tarea. Duración• (Duration): tiempo necesario, en días, para completar una tarea. Unidades• (Units): unidades de recursos tipo Trabajo (Work) asignadas a una tarea para su desarrollo, considerando su % de capacidad (por ejemplo: 100 %, cuando la dedicación es a tiempo completo; 50 %, cuando es a media jornada; etc.). Índice 64 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 alquiler de maquinara o equipamiento, alquiler de un espacio para realizar un evento, empresa subcontratista, etc., con coste contabilizado en €/día, con Units = días. Figura 46. Caso 2: coste variable diario Caso 3• . Coste fijo + coste variable en función del uso. Sería el ejemplo del alquiler de un coche, maquinaria o espacio, en el que se paga una tasa fija o fianza al inicio por dicho alquiler y una tasa variable en función de los días de alquiler o el kilometraje realizado. Se imputa en € + €/día. Para ello, se debe crear un recurso de tipo Trabajo e introducir en el campo Cost per Use el coste fijo (coste a imputar por cada vez que se emplea el recurso) y en el campo Standard Rate, el coste variable. Por ejemplo, el alquiler de una caseta de obra cuesta 30 €/día (3,75 €/hora, si la jornada es de 8 horas) y tiene un coste fijo de 250 € en concepto de suministro a obra por parte del proveedor. En Standard Rate se introduce 3,75 €/hora y en Cost per Use 250 € (véase figura 47). Figura 47. Caso 3: coste fijo y coste variable según el uso Si además se deseara introducir algún otro coste fijo asociado al recurso, como podría ser, siguiendo con el ejemplo anterior, el coste de un servicio de reparación de la caseta de obra, disponible durante toda la utilización del recurso, este podría introducirse como un recurso «ficticio». Para crear un recurso «ficticio», se deben seguir los siguientes pasos: Insertar un recurso tipo Material y (recomendación) nombrar el recurso in-• cluyendo las iniciales RF (Recurso Ficticio) antes del nombre, para identificarlo y no inducir a confusión. Índice 65 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Seleccionar el modo de imputar el coste (• Accrue At) al inicio, final o prorrateado, según proceda. Insertar el costo en el campo • Cost per Use. Ej. 15 Ejemplo Caso 3: El alquiler de una maquinaria de obra implica una tasa fija de 100 € a pagar al inicio (por gastos de administración y transporte) y una tasa variable según el número de días que la maquinaria esté disponible en obra, de 10 €/día. Además, la empresa suministradora ofrece un servicio de reparación de 200 €, del cual se puede hacer uso en caso necesario y cuyo coste se imputa al finalizar el alquiler. La maquinaria se alquila durante 20 días y se hace uso del servicio de reparación. Se crea un recurso de tipo Trabajo, incorporando una Standard Rate de 1,25 €/hora (= 10 €/día, considerando una jornada de 8 h) y un Cost per Use de 100 €. A continuación, se crea un recurso ficticio para el servicio de reparación, para lo que se inserta un recurso de tipo Material en el que se incluye un Cost per Use de 200 €, con el resto de campos a cero €, e imputado al finalizar la tarea. La Tabla de recursos queda como se muestra en la figura 48: Figura 48. Ejemplo 15: creación de recurso ficticio A continuación, se asignan ambos recursos creados a la tarea correspondiente. Figura 49. Ejemplo 15: asignación de recursos Índice 66 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Si se visualiza en la Tabla de tareas el desglose detallado (Show Assignments) y la columna Cost, se observa cómo se ha calculado el coste de 500 €, correspondiente a la tarea: Maquinaria: 100 € + (1,25 €/h * 8 h) * 20 días = 300 €− Reparación: 200 €− Además, si se consulta la vista Uso de recursos (véase figura 50), se observa que efectivamente el servicio de reparación se imputa al finalizar la tarea. Figura 50. Ejemplo 15: distribución temporal e imputación de costes Índice 67 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 8. Visualización del proyecto Llegado el punto de la programación en el que las tareas, los recursos y los costos ya están introducidos en el programa, ProjectLibre ofrece diferentes formas de visualizar la información. A la mayoría de estas vistas se puede acceder desde la pestaña View (figura 51). Figura 51. Menú Vista Cuando se manejan proyectos grandes con una duración larga, las barras de las tareas del diagrama de Gantt pueden no estar completamente visibles. Para desplazarnos de forma directa y rápida a la barra de la tarea que se desea visualizar en pantalla, es útil emplear el comando Scroll to Task , disponible en el menú Task. 8.1. Visualización de tareas Muchas de las vistas ya se han descrito anteriormente, por lo que se comentan a continuación ciertas particularidades y nuevas opciones de visualización. Gantt• : un clic con el botón derecho del ratón en la primera celda de la Tabla de tareas permite acceder a un menú para seleccionar diferentes configuraciones de la tabla. La vista que tiene el nombre del fichero (que se le ha dado por defecto al crear el fichero), es la que se configura de forma personalizada con las columnas insertadas por la usuaria, como se observa en la figura 52. Todas las opciones de visualización de la Tabla de tareas se muestran en Índice 68 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 dicha figura. Son especialmente interesantes las opciones Cost (coste), Work (trabajo), Tracking (seguimiento), Earned Value (valor ganado) y Summary (resumen). Figura 52. Opciones de vista de la Tabla de tareas Network• : muestra el diagrama de red p e r t , en el que cada tarea viene representada por un recuadro con información sobre el nombre, la duración y las fechas de inicio y fin. Las tareas resumen se representan con un romboide de contorno en color negro, las normales con un rectángulo en azul, las críticas con un rectángulo en rojo, los hitos con un rombo ♦ negro y las dependencias mediante flechas, como muestra la figura 53. Figura 53. Network o Diagrama de red p e r t WBS• : muestra la Estructura de Descomposición del Trabajo (Work Breakdown Structure) que establece la organización de tareas y el coste asociado a cada una de ellas (figura 54). Permite modificar la relación de dependencia Índice 69 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 y la jerarquía entre tareas, haciendo clic y arrastrando el cursor entre los recuadros. Figura 54. wbs/edt Task Usage• : muestra el uso de las tareas y su distribución en el calendario (hasta detalle horario). En el panel de la derecha, con un clic derecho del cursor en la primera celda, se puede seleccionar en el menú desplegable el parámetro que se desea visualizar (Work, Cost, Baseline Cost, etc.). Figura 55. Uso de tareas 8 .2 . Visualización de recursos Desde el menú Recursos, puede visualizarse lo siguiente: Resources• : contiene la lista de recursos y sus atributos. RBS• : muestra los recursos esquematizados mediante un diagrama de flujo (si se han insertado grupos en la Tabla de recursos), como en la figura 56. Permite modificar la relación de dependencia y la organización de los recursos, haciendo clic y arrastrando el cursor entre los recuadros. Índice 70 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Figura 56. rbs Resource Usage• : muestra la distribución del trabajo asociado a cada recurso y plasmada en el calendario (hasta detalle horario). De la misma forma que en la Tabla de tareas se puede visualizar el parámetro deseado (figura 57) haciendo clic derecho en el cursor. Figura 57. Uso de recursos 8 .3 . Vistas combinadas Cada una de las vistas anteriores puede combinarse con las subvistas disponibles en el apartado Sub-views, mostradas tanto en la pestaña View como en la parte superior derecha de la interfaz del programa . Estas son: • Histogram: muestra el histograma de uso de cada recurso del proyecto. Al seleccionar una tarea, los recursos asignados a dicha tarea aparecen resaltados con el símbolo . El filtro permite seleccionar el tipo de recurso por visualizar. La leyenda de colores significa lo siguiente: - Selected (barra azul): asignación del recurso seleccionado. - This Project (barra verde): asignación del recurso en la tarea seleccionada. - Resource Availability (línea negra): indica el % de capacidad máxima del recurso distribuido en el calendario. Índice 71 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Figura 58. Histograma de recursos • Charts: muestra diversos gráficos para presentar la información del proyecto (Cost, Actual Cost, Fixed Cost, Remaining Cost, etc.). Esta información puede mostrarse en formato de línea o de histograma, y acumulada o no. Véase ejemplo en la figura 59. Figura 59. Gráfico de coste acumulado para un recurso (Peón 1) asignado a una tarea (Desbroce y limpieza del terreno) • Task Usage: muestra el uso de las tareas con el desglose de los recursos asignados a cada una de ellas y su distribución temporal en horas (cada dos horas). Esta subvista resulta útil combinada con la vista Gantt. Índice 72 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 • Resource usage: muestra el uso de los recursos con el desglose de las tareas vinculadas a cada uno de ellos y el tiempo invertido en cada tarea. Esta subvista resulta útil combinada con la vista Gantt. • No sub-window: suprime cualquier subvista que se esté visualizando. 8 .4 . Filtros Por último, el menú Sub-view ofrece la posibilidad de filtrar la visualización de tareas según su tipo. Desde la vista Gantt, pueden seleccionarse diferentes opciones para filtrar, clasificar y/o agrupar tareas, como se muestra en la figura 60. Figura 60. Opciones de filtro, clasificación y agrupación Índice 73 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 9. Nivelación del proyecto El proceso de asignación de los recursos del proyecto a las tareas conlleva, en muchas ocasiones, la pérdida de control sobre la carga de trabajo finalmente asignada a cada recurso. Una de las funciones más importantes de la Project Manager es la supervisión de estas asignaciones y su correcta nivelación para optimizar el proyecto y garantizar su realización en plazo de tiempo y en coste. Los desajustes en la asignación de recursos dan lugar a dos situaciones: Sobreasignaciones• : cuando el recurso tiene sobrecarga de trabajo; por ejemplo, por verse implicado en varias tareas al mismo tiempo o por tener asignada una carga de trabajo por encima de su capacidad máxima disponible (Max. Units). En este caso, será necesario reducir la carga de trabajo del recurso. Infraasignaciones• : cuando el recurso trabaja por debajo de su capacidad. En este caso, se podrá aumentar la carga de trabajo de dicho recurso. Tras el proceso de asignación de los recursos a las tareas, se deberá revisar si existen desajustes y realizar la optimización del proyecto. Para ello, en primer lugar, será necesario identificar las sobreasignaciones e infraasignaciones y, en segundo, resolverlas, es decir, nivelar el proyecto. La nivelación del proyecto siempre debe aspirar a que los consumos de los diferentes tipos de recursos durante el período de ejecución de proyecto sean lo más uniformes posible. La situación óptima, a la que en la mayor parte de los casos no se podrá llegar, será aquella en la que el consumo de cada uno de los recursos coincide exactamente con su capacidad máxima, en cada uno de los períodos de tiempo en los que se ejecuta el proyecto. 9.1. Identificación de sobreasignaciones e infraasignaciones Existen varias vistas interesantes para identificar las sobreasignaciones e infrasignaciones de los recursos del proyecto. Se explica a continuación cada una de ellas. Según el nivel de detalle con que se desee identificar el recurso y el tipo de acción de nivelación, puede ser más conveniente emplear una u otra. Queda a elección del usuario seleccionar aquella más conveniente en cada caso. Índice 80 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Ej. 16 Interpretación del seguimiento de una tarea A Una tarea A tiene previsto un trabajo inicial de 8 horas (Work = Baseline). Sin embargo, debido a un imprevisto surgido durante el transcurso del proyecto, en la realidad se inicia más tarde y, además, acaba implicando 10 horas de trabajo (Work). En una fecha de estado determinada, la Project Manager controla el seguimiento de la tarea A y comprueba que se han ejecutado 6 horas de trabajo (Actual Work) y que, por tanto, restarán 4 horas para finalizar la tarea (Remaining Work). El campo Work inicialmente previsto/programado en la planificación (8 horas), se convierte en el Work de seguimiento (real final) y refleja aquello realmente ejecutado (10 horas). Es entonces la Baseline (previsto inicialmente) la que sirve como referencia y punto de comparación para verificar la variación entre lo previsto y el progreso real del proyecto. Véase figura 64. Figura 64. Seguimiento de una tarea A 10 .1 . Líneas base La línea base (Baseline) es el reflejo de lo que el planificador del proyecto ha estimado inicialmente y tiene como objetivo poder comparar la planificación inicial y aquello que realmente se ha ejecutado, en un momento determinado en el tiempo. La línea base es, pues, como una captura o imagen fija de la información del proyecto planificado en una fecha determinada y sirve como estado de comparación. Por ello, es muy importante que sea el primer paso a realizar previamente a iniciar el seguimiento del proyecto, para no perder de vista la información de partida, inicialmente planificada. Para establecer la línea base, se accede al menú File > Save Baseline y, como se observa en la figura 65, accediendo a dicho menú se pueden establecer hasta 11 líneas base diferentes. Índice 81 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Figura 65. Guardar línea base y visualización de la misma La línea base puede generarse del proyecto completo o solamente de ciertas tareas, seleccionándolas previamente a acceder y marcar dicha opción en el menú anterior (Selected Tasks). Al guardar una línea base, aparece una línea de color diferente debajo de las barras del Gantt. Para eliminar una línea base, se accede al menú File > Clear Baseline. Cuando se accede a la pestaña Statistics en el menú Project Information, se observa que los datos relacionados con la duración, el trabajo y el coste ya quedan reflejados para la línea base una vez esta ha sido guardada. Estos datos corresponden a lo previsto o planificado inicialmente para el proyecto (justo antes de efectuar el seguimiento). 10.2. Fecha de estado La fecha de estado es la fecha en la que se desea controlar la evolución del proyecto, es decir, la fecha hasta la que se desean introducir los datos reales de desarrollo del proyecto, y se establece desde el menú File > Project Information > Status Date. En el gráfico Gantt, dicha fecha queda representada con una línea vertical de color verde en trazo discontinuo. 10 .3 . Progreso del proyecto El seguimiento refleja dos aspectos sobre la evolución del proyecto: Cambios o variaciones producidas en las tareas debidas a posibles impreA. vistos: fechas reales de inicio y fin, o duración, trabajo y coste real final de Índice 82 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 las tareas desarrolladas. Estas variaciones deben introducirse en los campos correspondientes, Start, Finish, Duration o Work, en la Tabla de tareas (siempre tras haber guardado la Baseline, para no perder su referencia). Avance real del proyecto en una fecha de estado B. , en términos de porcentaje, trabajo o duración completados. El avance debe introducirse en el campo porcentaje (Percent completed) o en los campos Actual Duration o Actual Work. Para introducir el progreso de las tareas que integran el proyecto conviene visualizar la vista Gantt de seguimiento, que ayudará a identificar puntos que difieren del plan inicial previsto. Para ello, desde la Tabla de tareas, se puede visualizar la información propia del seguimiento mediante las columnas propias de la Tabla de seguimiento o Tracking, pulsando clic derecho del cursor en la primera celda superior izquierda (figura 66) y seleccionando Tracking del menú desplegable. Figura 66. Vista Tabla de seguimiento 10.3.1. Actualización de las tareas Las tareas deben actualizarse respetando su orden cronológico, es decir, no actualizando una tarea antes que su predecesora. Los datos reales que pueden introducirse en el seguimiento de un proyecto son: Fecha real de inicio y fin de las tareas.• Porcentaje completado de las tareas.• Duración real de la tarea.• Trabajo real de la tarea.• El coste real no puede modificarse manualmente, sino que es resultado del • cálculo automático. Índice 83 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Esta información puede introducirse de dos formas diferentes: desde la propia Tabla de seguimiento, rellenando los campos de las colum-• nas correspondientes, o bien, seleccionando la tarea, accediendo al menú • Task > Update y modificando los valores deseados (figura 67). Repetir este proceso para cada tarea a actualizar. Figura 67. Actualizar el seguimiento de las tareas Si se desea introducir un seguimiento más detallado a nivel de recurso, cabe recordar que se puede acudir a la vista combinada Uso de tarea o Uso de recurso e introducir el trabajo real que efectúa cada recurso dentro de la tarea a actualizar. La figura 68 muestra, desde la vista Uso de tareas, la variación entre el trabajo previsto inicialmente (Baseline), el trabajo real (Work) y el trabajo ejecutado (Actual work). Figura 68. Seguimiento detallado de una tarea Índice 84 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 10.3.2. Actualización del proyecto completo También puede actualizarse el proyecto completo desde File > Update. En este caso, la actualización no va asociada a una tarea concreta, sino al proyecto o a un grupo de tareas seleccionadas de manera previa, cuando se accede al menú. La figura 69 muestra las opciones que da el menú. Estas son: Actualizar el trabajo como completado en una fecha dada:• – Ajustar el porcentaje completado en una fecha dada: en dicha fecha las tareas se completarán hasta el porcentaje, de 0 a 100 %, que le corresponda a cada una. – Ajustar y completar al 100 % solamente las tareas que finalizan por completo y con anterioridad a la fecha dada. Reprogramar el trabajo restante tras una fecha dada.• Figura 69. Actualizar el proyecto completo 10 .4 . Visualización del seguimiento Cuando se ha guardado la Baseline, al acceder al menú File > Project Information > Statistics, se puede observar la variación de los datos globales del proyecto en términos de fechas, duración, trabajo y coste, para los estados de Baseline (previsto inicialmente), real final, real en progreso y remanente. Índice 85 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Fechas Duración Trabajo Coste Real Final Previsto inicialmente Real en progreso Real remanente Figura 70. Estadísticas globales del proyecto en seguimiento También se puede obtener la información global del proyecto: En la propia Tabla de seguimiento, en la • tarea resumen del proyecto (primera fila). Desde • File > Projects Dialog, insertando las columnas correspondientes que se deseen visualizar. El porcentaje % completado del proyecto en términos globales se puede visualizar desde la tarea resumen del proyecto o desde File > Project e insertando la columna % completado. Índice 87 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 11. Informes Los informes del proyecto permiten extraer la información y presentarla de forma adecuada para su comunicación. Su objetivo es facilitar el análisis de los resultados parciales o totales del proyecto e identificar el estado del mismo para tomar decisiones e implementar acciones que corrijan o mejoren los posibles puntos críticos que podrían afectar al correcto desarrollo del trabajo. Los informes permiten, pues, analizar y evaluar el ciclo de vida completo de un proyecto. Existen seis elementos fundamentales que conforman los informes, a los que se accede desde los menús indicados en la figura 71. GANTT INFORMES REPORTS Detalles del proyecto Project details Información de Recursos Resource information Información de Tareas Task information Quién hace Qué Who Does What GRÁFICOS CHARTS Figura 71. Tipos de informes En los siguientes apartados se detalla cómo se obtiene el gráfico Gantt y cada uno de los tipos de informes y gráficos. 11 .1 . Diagrama de Gantt Para previsualizar el diagrama de Gantt, se accede al menú File > Preview y se formatea la vista según lo deseado. La previsualización permite las siguientes Índice 88 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 opciones: imprimir en impresora o formato p d f , orientación vertical u horizontal de la página, configurar los márgenes, imprimir la Tabla de tareas y/o el diagrama de Gantt y escalar la página mediante el % o el número de páginas. Hay que tener en cuenta que la impresión del Gantt depende de lo que se esté visualizando en la interfaz del programa, en cuanto a columnas, opciones de formato de las barras del Gantt y zoom se refiere. Lo más conveniente para obtener una buena optimización del gráfico Gantt, es tener las siguientes opciones activadas en el menú de previsualización (véase figura 72): Imprimir como • p d f . Una vez guardado en p d f el Gantt, desde el propio fichero p d f , se puede guardar como imagen. El formato *.tiff ofrece mejor resolución de imagen que el *.jpg. Orientación horizontal.• Tamaño A4 o A3 (si el diagrama abarca un calendario muy amplio).• En • Diagrams, marcar tanto Spreadsheet (para mostrar la Tabla de tareas) como Gantt. → Si se desea potenciar la información del gráfico Gantt frente a la Tabla de tareas, conviene visualizar únicamente el nombre de las tareas en la Tabla de tareas. Ello se consigue rápidamente seleccionando en la Tabla de tareas la opción Name/Nombre. Escalar el % de manera que todo el Gantt se visualice en una sola página.• Figura 72. Previsualización del diagrama Gantt Índice 89 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 11 .2 . Informes Detalles del proyecto Este informe muestra la información general del proyecto en relación a fechas de inicio y fin (prevista y real) y duración, trabajo y costes (previsto, real, % completado y variación). Véase figura 73. El informe se puede guardar en diversos formatos, pulsando el icono Save dentro del menú Report. Figura 73. Informe: Detalles del proyecto Información de los recursos Al desplazarse por el menú desplegable Reports, se accede al informe Resource Information que, a su vez, permite presentar diversa información, con diversas opciones, en un segundo menú desplegable (véase figura 74), como es, por ejemplo, el valor ganado y sus índices: Índice 96 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 EDT Nombre Duración Dependencias Observaciones 3.1 Reunión 1 1 hora 1.er día 3.2 Reunión 2 1 hora 2.o lunes 3.3 Reunión 3 1 hora 3.er lunes … Reunión … 1 hora 4.o lunes … … 1 hora … lunes 4Movimiento de tierras 1 día? 4.1 Desbroce y limpieza del terreno 8 días Empieza cuando «Firma del Acta…» finaliza 4.2 Excavación de zapatas 2,5 días Empieza 4 días más tarde del inicio de «Desbroce y limpieza del terreno» 4.3 Fin de movimiento de tierras 0 días (hito) Finaliza cuando finaliza toda la fase mov. tierras 5Cimentación 1 día? 5.1 Encofrado de zapatas 1,5 días Empieza cuando finaliza «Fin de mov. tierras» 5.2 Hormigón de limpieza 1 día? Empieza cuando finaliza «Encofrado de zapatas» 5.3 Colocación de separadores 2 horas Empieza 2 días más tarde del fin de «Hormigón de limpieza» 5.4 Hormigonado 2 días Empieza cuando «Colocación separadores” finaliza 5.5 Fraguado hormigón 5 días transcurridos Empieza cuando «Hormigonado» finaliza 5.6 Fin de cimentación 0 días (hito) Empieza cuando finaliza toda la fase Cimentación Deadline 4.º lunes Generar el • listado de recursos indicados en la tabla 9 y sus costos asociados. Agrupar los recursos según los grupos indicados. Índice 97 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Tabla 9. Actividad 1: listado de recursos y costos asociados. Nombre Tipo Etiqueta material Iniciales Grupo Unidades Máx. Tasa estándar Costo por uso Accrue at Project Manager Trabajo PM Equipo técnico 100 % 30 €/h Prorated Ingeniera Trabajo Ing Equipo técnico 20 % 25 €/h Prorated Arquitecto Técnico Trabajo ArqT Equipo técnico 20 % 25 €/h Prorated Jefa de obra Trabajo JO Equipo técnico 100 % 22 €/h Prorated Peón 1 Trabajo P1 Mano de obra 100 % Tasa costo A: 19 €/h Tasa costo B: 21 €/h Prorated Peón 2 Trabajo P2 Mano de obra 100 % Tasa costo A: 19 €/h Tasa costo B: 21 €/h Prorated Cuadrilla de estructuristas (subcontrata) Material día CE Mano de obra 650 € End Tasa licencia obras Material t Gastos 1.000 € End Dieta por desplazamiento Material d Gastos 50 € End Índice 98 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Nombre Tipo Etiqueta material Iniciales Grupo Unidades Máx. Tasa estándar Costo por uso Accrue at Café Material u c Gastos 1 € Start Retroexcavadora Trabajo retro Maquinaria y medios 100 % 5 €/h 80 € Prorated Encofrado Material m2e Maquinaria y medios 17 € Start Hormigón HL-150 blanda TM 20 Material m3HL Material construcción 55 € Prorated Hormigón H-25 blanda TM 20 IIa Material m3HA Material construcción 65 € Prorated Acero B 500 S Material Kg A Material construcción 0,75 € Prorated Separadores de plástico Material u s Material construcción 0,50 € Prorated Índice 99 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Además, hay que considerar lo siguiente: • El Peón 1 tiene previsto un aumento de sueldo del 10 %, que se hará efectivo a partir del mes siguiente al inicio del proyecto. • El Peón 2 tiene prevista una reducción a media jornada a partir de la segunda quincena del mes siguiente al inicio del proyecto. Actividad 2: Programación Configurar el calendario del proyecto• , llamado «Obra», de acuerdo con las siguientes condiciones: – Laborable de lunes a viernes de 9:00 a 14:00 h y de 15:00 a 18:00 h. – Días festivos: 1 y 6 de enero; 19 de marzo; 1 de mayo; 24 y 29 de junio; 15 de agosto; 9 y 12 de octubre; 1 de noviembre; 6, 8 y 25 de diciembre. Asignar el calendario• «Obra» al proyecto. Incluir las siguientes consideraciones:• – Resulta conveniente realizar las tareas de hormigonado de forma continuada, por lo que, si alguna de ellas queda interrumpida por el fin de semana, es aconsejable desplazar su comienzo al lunes siguiente. – La tarea «Fraguado de hormigón» implica una duración de cinco días naturales, que han de computar en tiempo transcurrido. Ajustar el calendario de dicha tarea para que su programación sea correcta. – Ajustar el número de reuniones periódicas a la duración del proyecto. Asignar los recursos a las tareas• de acuerdo con lo indicado en la tabla 10. Índice 100 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Tabla 10. Actividad 2: Asignación de recursos a tareas. Nombre Tipo C.E. Trab. Durac. Recursos asignados Observaciones Permisos Unidades fijas No Ingeniera (2 h de trabajo) Tasa licencia obras (1 u) Dieta por desplazamiento (1 u) Hito Empieza a las 9:00 h Firma del Acta de Replanteo Unidades fijas No Ingeniera (6 h de trabajo) Arquitecto técnico (6 h de trabajo) Jefa de obra (6 h de trabajo) Peón 1 (4 h de trabajo) Peón 2 (4 h de trabajo) 3 cafés Hito Empieza cuando termina «Permisos» y no antes de las 8:00 h Reuniones de la D. F. Duración fija No 1 h Project Manager (1 h de trabajo) Ingeniera (1 h de trabajo) Arquitecto técnico (1 h de trabajo) Jefa de obra (1 h de trabajo) 4 cafés Empiezan a las 9:00 h Desbroce y limpieza del terreno Trabajo fijo Sí 56 h 1.ª asignación: Peón 1 100 % Retroexcavadora 2.ª asignación: Peón 2 50 % Índice 101 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Nombre Tipo C.E. Trab. Durac. Recursos asignados Observaciones Excavación de zapatas Trabajo fijo Sí 20 h 1.ª asignación: Peón 1 100 % Retroexcavadora 2.ª asignación: Peón 2 50 % Encofrado de zapatas Trabajo fijo Sí 16 h Cuadrilla de estructuristas (2 días) 75 m2 de encofrado Hormigón de limpieza Trabajo fijo Sí 4 h 1.ª asignación: Peón 1 100 % 2,5 m3 de HL-150 2.ª asignación: Peón 2 50 % Aplicar la Tabla de costo B para los 2 peones Colocación de separadores Trabajo fijo Sí 2 h Peón 1 100% Peón 2 100% 100 separadores Hormigonado Unidades fijas No 8 h Peón 1 100% Peón 2 50% 12,5 m3 de H-25 625 kg de Acero B 500 S Aplicar la Tabla de costo B para los 2 peones Fraguado hormigón Duración fija No 120 h *C. E.: tarea Condicionada por el Esfuerzo (Effort Driven) Identificar el • camino crítico del proyecto. Índice 102 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Actividad 3: Nivelación y optimización Visualizar el • diagrama de red p e r t (Network) del proyecto. Visualizar el diagrama de flujo de la • e d t /w b s . Visualizar el diagrama de flujo de la • e d r /r b s . Visualizar los • histogramas de los recursos e identificar las sobreasignaciones e infraasignaciones. Es recomendable realizar un trabajo de análisis en un documento de texto y elaborar una tabla, cuyo modelo se adjunta en la tabla 11, para estudiar cada caso y poder plantear, posteriormente, las acciones de nivelación pertinentes en cada caso. Tabla 11. Actividad 3: Análisis de sobreasignaciones e infraasignaciones. Recurso Fecha Tarea/s Horas de sobre/ infra-asignación Observaciones … … Consultar y guardar la información global del proyecto, en términos de fe-• chas de inicio y fin, duración, trabajo y costo, desde el menú Statistics. Tomar decisiones sobre las • acciones de nivelación necesarias para corregir las sobreasignaciones y/o infraasignaciones, e implementarlas para optimizar el proyecto. Consultar de nuevo la información global del proyecto y valorar la optimi-• zación obtenida tras el proceso de nivelación. Actividad 4: Seguimiento Se pide introducir el seguimiento del proyecto y evaluar su estado, en términos de porcentaje completado, duración, trabajo y coste, en las dos situaciones siguientes: El • Project Manager efectúa un primer control del avance proyecto el tercer viernes desde el inicio del mismo y comprueba que todas las tareas se han ejecutado conforme a la programación inicial. El quinto viernes desde el inicio del proyecto, el • Project Manager efectúa un segundo control y observa que, tras algunos imprevistos ocurridos durante el desarrollo del proyecto, algunas tareas han sufrido variaciones en las fechas de inicio y fin y en el trabajo realmente ejecutado con respecto a la programación inicial (A). Por otro lado, toma nota del avance de las tareas (B). Esta información se refleja en la tabla 12. Índice 103 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Tabla 12. Actividad 4: Avance del proyecto el quinto viernes (fecha de estado). A. Variaciones producidas durante el desarrollo real del proyecto con respecto a lo inicialmente programado B. Avance del proyecto a fecha de estado Tarea Inicio real Fin real Duración real final (Duration) Trabajo real final (Work) % Completado Duración real en progreso (Actual Duration) Trabajo real en progreso (Actual Work) Reunión 4 Previsto 5 h 5 h Reunión 5 Previsto 100 % Excavación de zapatas Acaba 2 d más tarde Encofrado de zapatas 1 día 100 % Hormigón de limpieza 1 día 1 d Colocación de separadores 2 h 100 % Hormigonado 1 d más tarde El % que le corresponda a la tarea a fecha de estado Fraguado hormigón El % que le corresponda a la tarea a fecha de estado Índice 104 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Actividad 5: Informes Configurar el diagrama de Gantt de seguimiento en formato • p d f , incluyendo únicamente el nombre de las tareas, con la escala temporal del calendario a nivel de detalle diario. Generar los siguientes informes del proyecto a fecha de estado (quinto vier-• nes del proyecto): – Detalle del proyecto (datos globales) y porcentaje completado hasta la fecha de estado. – Información de las tareas en relación a costos. – Información de las tareas en relación a trabajo. – Información sobre tareas críticas (c p m ). – Información de las tareas sobre seguimiento (Tracking). – Información de tareas en relación a valor ganado. – Quién hace qué. Generar los histogramas de los recursos en cuanto a trabajo real ejecutado.• Generar los siguientes gráficos:• – Flujo de caja comparativo entre el coste, el coste real y el de línea base (Baseline Cost). – Curva S del trabajo acumulado (Work) en relación al de línea base (Baseline Work). – Histograma del coste acumulado que implica cada uno de los peones a lo largo del proyecto. Elaborar un documento con la información anterior que sintetice la evalua-• ción del proyecto en la fecha de estado. Índice 105 Gestión de proyectos con ProjectLibreTM ISBN: 978-84-18432-99-6 Marta Braulio Gonzalo y Valeria Ibáñez Forés DOI: http://dx.doi.org/10.6035/Sapientia180 Bibliografía UNE-ISO 21500:2013 Directrices para la dirección y gestión de proyectos. PMBOK 6.ª Edición Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (PMBoK, Project Management Body of Knowledge) - Project Management Institute (PMI). ProjectLibre User Guide –Version 0.3.2 – 11 marzo, 2014. https://www.projectlibre.com/wiki/projectlibre-documentation Índice