Diseño de una metodología para elaborar planes estratégicos encaminados a la acreditación institucional de centros

Proyecto de Innovación Convocatoria 2023/2024 Nº de proyecto: 346 Diseño de una metodología para elaborar planes estratégicos encaminados a la acreditación institucional de centros Responsable del proyecto: MANUEL CÓRDOBA DÍAZ Facultad de Farmacia Decanato 1. Objetivos propuestos en la presentación del proyecto El proyecto presentado centraba su objetivo principal en el diseño de un MARCO ESTRATÉGICO COMÚN entre dos facultades de Ciencias de la Salud (Enfermería, Fisioterapia y Podología y Farmacia) encaminado a la creación de un Sistema de Aseguramiento Interno de Calidad (SAIC) que cumpla con los criterios y directrices especificados en el modelo de certificación de centros e instituciones SISCAL de la Fundación para el Conocimiento madri+d. Este objetivo se basa en la premisa del diseño e implantación de una ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN dirigida a todos los estamentos implicados en cada proceso identificado. Para ello, se propuso que este marco estratégico suponga una suerte de Buenas Prácticas que puedan ser asimiladas por otros centros, independientemente del área o áreas de conocimiento en las que se circunscriben sus enseñanzas, y que constituya una herramienta útil para facilitar la acreditación institucional de centros. Para la consecución de este objetivo general se plantearon los siguientes objetivos específicos: •Diseñar e implantar en ambos centros un MANUAL DE CALIDAD. Para ello, será necesario alcanzar los siguientes objetivos: oDefinición de responsables y organigrama del SAIC. oDefinición de grupos de interés. oEstablecimiento de un manual de procesos detallando los agentes implicados en cada uno. •Diseñar e implantar un PLAN DE COMUNICACIÓN con todos los grupos de interés, previamente identificados, para organizar su participación en el diseño del SAIC. •Diseñar la documentación adaptada a cada centro para la definición de los distintos PROCESOS ESTRATÉGICOS del SAIC: oPE01. Elaboración, revisión y actualización de la política y objetivos de calidad. oPE02. Planificación y diseño de la oferta formativa. oPE03. Sistema de información para el análisis, evaluación y mejora continua. Sobre esta estructura organizativa se pretende que se sienten las bases para el diseño de los distintos procesos clave y procesos de soporte, con la participación de los agentes implicados en cada uno (identificados en los puntos anteriores) y mediante el plan de comunicación implantado. Como objetivo a medio plazo, se plantea seguir profundizando en esta estrategia para crear una metodología general de utilidad para cualquier centro que tenga como objetivo la obtención de la certificación oficial SISCAL. 2. Objetivos alcanzados Como consecuencia de la metodología propuesta, se han logrado los objetivos específicos siguientes: •Diseño en ambos centros un MANUAL DE CALIDAD. Para ello, ha sido necesario alcanzar los siguientes objetivos: oDefinición de responsables y organigrama del SAIC. oDefinición de grupos de interés: §Se identifican los potenciales Grupos de interés internos y externos, incluyendo a los estudiantes. §Se identifican los Grupos de interés pertinentes en cada centro. En el ANEXO 1 se describen de forma detallada los grupos de interés identificados y su justificación. oEstablecimiento de un manual de procesos detallando los agentes implicados en cada uno. •Diseño inicial de un PLAN DE COMUNICACIÓN con todos los grupos de interés, previamente identificados, para organizar su participación en el diseño del SAIC. Para ellos se han alcanzado de manera consecutiva los siguientes hitos: oElaboración de una propuesta de Política de aseguramiento de la calidad, definida en el contexto de los Estatutos en vigor de la UCM y sus funciones, recogidas en los citados Estatutos, alineada en el Espacio Europeo de Educación Superior, que da soporte a la cultura de calidad de la institución, y que tiene en cuenta la estructura y el contexto de la organización, los requisitos de los grupos de interés, tanto internos y externos, y que se alinee con su gestión estratégica. Se incluye en la propuesta de Política de aseguramiento de la calidad los compromisos necesarios para asegurar que se implementa en el centro y se despliega, estableciendo los objetivos, procedimientos de la calidad y mecanismos de realimentación necesarios para asegurar su eficacia. Este modelo de Política de Calidad se adapta a las premisas marcadas en la última edición de la Guía SISCAL madri+d de mayo de 2018 sobre Certificación de Sistemas Internos de Calidad. El ANEXO 2 recoge el documento plantilla elaborado como propuesta de política de calidad en consonancia con las premisas descritas anteriormente. oDefinición de un Plan de comunicación de la Política de aseguramiento de la calidad como aplicación piloto del mismo, implicando a los grupos de interés identificados. oDespliegue del Plan de comunicación con los grupos de interés identificados, utilizando la propuesta de Política de aseguramiento de la calidad como aplicación piloto para validar el modelo de comunicación. oAnálisis de los resultados obtenidos en la participación de los grupos de interés identificados. oValidación de una herramienta que facilita la participación de los Grupos de interés identificados en el diseño y despliegue del SAIC, que reúne las siguientes características: § Facilidad de uso: está diseñado para identificar el grado de acuerdo, e incluye tratamiento de datos y toma de decisiones. § Rapidez: al estructurar en rondas el proceso de participación y consulta § Confidencial: permite mantener el anonimato de las respuestas a lo largo de todo el proceso § Independencia: los Grupos de interés participantes no se ven presionados o condicionados por las respuestas de otros. § Flexiblilidad: permite aplicarla en cualquier paso de diseño y despliegue del SAIC que requiera la participación de Grupos de interés internos y/o externos a la Universidad § Transversalidad: permite su uso en distintos centros y titulaciones § Proyección: permite identificar áreas de discrepancia o de incertidumbre, dentro del principio de mejora continua del SAIC. o Validación de una propuesta de Política de aseguramiento de la calidad con la participación de los Grupos de interés identificados, mediante la aplicación de la metodología propuesta para el diseño y despliegue del SAIC. • Diseño de la documentación adaptada a cada centro para la definición de los distintos PROCESOS ESTRATÉGICOS del SAIC: o PE01 Elaboración, revisión y actualización de la política y objetivos de calidad (en ambos centros) o PC05 Gestión de prácticas externas (Enfermería, Fisioterapia y Podología) Sobre esta estructura organizativa se sientan las bases para el diseño de los distintos procesos clave y procesos de soporte, con la participación de los agentes implicados en cada uno (identificados en los puntos anteriores) y mediante el plan de comunicación implantado. 3. Metodología empleada en el proyecto La metodología empleada para la consecución de los objetivos propuestos se describe en los siguientes puntos: •FASE 1: REUNIÓN INICIAL DE COORDINACIÓN DE PROYECTO. Análisis inicial del SGIC existente en cada centro y revisión de los objetivos específicos. •FASE 2: REUNIÓN DE COORDINACIÓN DE PROYECTO EN CADA CENTRO. Análisis inicial del SGIC del centro y presentación del modelo general del Manual de Calidad y reparto de tareas. •FASE 3: ESTABLECIMIENTO DE FUNCIONES DEL MANUAL DE CALIDAD DE CADA CENTRO, ALCANCE Y POLÍTICA DE CALIDAD de cada centro y año. •FASE 4: DISEÑO DEL SGIC DE CADA CENTRO, ESTRUCTURA E IDENTIFICACIÓN DE GRUPOS DE INTERÉS. •FASE 5: ELABORACIÓN Y DISEÑO DEL PLAN DE COMUNICACIÓN CON GRUPOS DE INTERÉS. oIdentificación de Grupos de interés oDefinición de la metodología para la obtención de la opinión de los grupos de interés. •FASE 6: DISEÑO E IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIÓN (PE03) DE CADA CENTRO CON LOS GRUPOS DE INTERÉS. oElaboración de la Propuesta de Política de aseguramiento de la calidad (Ver ANEXO 2). oElaboración del cuestionario a distribuir a los Grupos de interés (Ver ANEXO 3). oDistribución del cuestionario a los Grupos de interés según la metodología prevista oRecopilación de respuestas de los Grupos de interés y análisis de resultados •FASE 7: DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS CLAVE, IMPLICANDO A LOS DIFERENTES RESPONSABLES. Presentación del primer borrador de cada procedimiento, analizado y debatido con el resto del equipo investigador. •FASE 8: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL CUMPLIMIENTO PARCIAL DE OBJETIVOS •FASE 9: ANÁLISIS FINAL DE RESULTADOS Y CONCLUSIONES. oRecopilación de resultados y establecimiento de conclusiones. Elaboración de la memoria final. 4. Recursos humanos Este proyecto se ha planteado como una estrategia pluridisciplinar para crear herramientas para la certificación de centros universitarios. Esto se plasma a través de un trabajo colaborativo emprendido entre las Facultades de Farmacia, y Enfermeria, Fisioterapia y Podología. El personal que forma parte del equipo incluye a profesores con una amplia experiencia tanto en gestión académica desde ambos centros, como en innovación docente, lo que viene avalado por su pertenencia a numerosos proyectos de innovación y mejora de la calidad docente y de gestión en los últimos años. En concreto, los profesores integrantes del equipo investigador son los siguientes: •CORDOBA DIAZ, MANUEL (I.P.) – F. Farmacia •DEL GALLEGO LASTRA, RAMÓN – F. Enfermería, Fisioterapia y Podología •MARTÍNEZ RINCÓN, MARÍA DEL CARMEN – F. Enfermería, Fisioterapia y Podología •TENORIO SANZ, MARÍA DOLORES – F. Farmacia •JACINTO GÓMEZ HIGUERA – F. Enfermería, Fisioterapia y Podología •LOZANO FERNÁNDEZ, RAFAEL – F. Farmacia •Mª LUZ GONZÁLEZ FERNÁNDEZ – F. Enfermería, Fisioterapia y Podología •Mª ÁNGELES ATÍN ARRATIBEL – F. Enfermería, Fisioterapia y Podología •PILAR MORI VARA – F. Enfermería, Fisioterapia y Podología Además, se encuentran integradas en el equipo varios miembros pertenecientes al estamento de PTGAS de ambas facultades: •LÓPEZ CAMPOS, ANA MARÍA – F. Farmacia •RAFAEL AZUARA GONZÁLEZ – F. Enfermería, Fisioterapia y Podología •MARTÍN ZAPATERO, MACARENA – F. Farmacia •FCO. JAVIER RODRÍGUEZ GÜEMES – F. Enfermería, Fisioterapia y Podología El equipo se completa con dos estudiantes de ambos centros: •ARESES HUETE, Mª TERESA – F. Farmacia •BUENO FERMOSO, REBECA – F. Enfermería, Fisioterapia y Podología Gracias a la labor conjunta de todo este equipo, se ha logrado con éxito la consecución de los objetivos del proyecto planteados inicialmente. 5. Desarrollo de las actividades La política de calidad de las universidades debe elaborarse contando con la participación de todos los grupos de interés. Los SGIC ya cuentan con mecanismos para la participación de los grupos de interés internos (estudiantado, profesorado y personal técnico, de gestión y de administración y servicios). Pero la dificultad puede estar en conseguir el concurso de amplios sectores de la sociedad que constituyen los grupos de interés externo de los centros universitarios. Para conseguir esa participación y hacerlo con un sistema homologable por las agencias externas de calidad proponemos una estrategia basada en la METODOLOGÍA DELPHI que garantice la participación de la sociedad y que sus opiniones puedan ser analizadas con objetividad y constituyan una base sólida para la toma de decisiones. Se trata de una técnica cualitativa estructurada y ampliamente utilizada en la investigación de las ciencias sociales para abordar situaciones problemáticas en las que no hay mucha información previa y se recurre a expertos para contar con su valiosa opinión. Para garantizar un tratamiento adecuado de las opiniones de los expertos, el método Delphi propone una estructura que se inicia con la definición del problema por parte de un grupo coordinador, identificación del objetivo y determinación de los criterios de consenso, hasta la evaluación de los resultados y conclusiones, pasando por la formación del panel de expertos a través de los criterios de selección fijados, diseño del cuestionario de la primera y sucesivas rondas de preguntas, evaluación de los cuestionarios, análisis de las respuestas e iteraciones hasta alcanzar el grado de acuerdo necesario y aplicación de las mejoras aceptadas por el grupo coordinador (Gª Ruiz, 2018). Para la DEFINICIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIÓN DIRIGIDO A LAS PARTES INTERESADAS, de forma que se puede garantizar que se tiene en cuenta su opinión en los procesos de diseño y despliegue del SAIC, se ha seleccionado el Método RAND/UCLA o Método de «uso apropiado», como herramienta que puede facilitar las acciones de participación y consulta a los Grupos de interés. A lo largo del desarrollo del proyecto se ha seguido la metodología descrita obteniendo los siguientes resultados: PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO: el vicedecano con competencias en calidad y, en su caso, la Comisión de Calidad constituiyen el grupo coordinador del centro (GCC), encargado de elaborar la propuesta de Política y Objetivos de Calidad (POC) del Centro, con los elementos del SGIC en los que deben participar los distintos grupos de interés. Aunque no existe un consenso sobre el número de panelistas, suele tomarse entre 7 y 30 (Landeta, 2002), aunque este número puede sobrepasarse si así lo exige la complejidad del tema. Se han identificado y justificado los grupos de interés potenciales descritos en el ANEXO 1 para cada centro participante en el estudio. El GCC elaboró un cuestionario con afirmaciones concretas que una vez consensuadas serán tenidas en cuenta para elaborar el documento de POC. Este cuestionario se distribuyó en forma de encuesta on-line a los panelistas para que manifiesten su opinión sobre lo apropiado o no de las afirmaciones, ofreciendo la posibilidad de ampliar su opinión en texto libre. Se redactó un encabezamiento explicando el propósito del estudio, la definición del término apropiado y la forma de votación, aportando el borrador descrito en el ANEXO 2 como documentación complementaria para que todos los expertos dispusiesen de la misma información (Martínez-Sahuquillo, 2001). DESARROLLO DEL ESTUDIO: la obtención del consenso se ha logrado mediante el sistema de doble garantía propuesto por Martínez-Sahuquillo en 2001, consistente en que cada pregunta se puntúa en una escala del 1 al 9, en la que 1 significa que el elemento se considera inapropiado y 9 es extremadamente apropiado. Después de la primera ronda se analizaron estadísticamente los datos y se clasificaron las opciones en “apropiada”, “inapropiada” y “dudosa”, a partir del valor de la mediana de las puntuaciones para cada ítem. Dividiendo la escala de valoración en tres tramos (1-3, 46, 7-9), se consideró que se alcanzaba un “acuerdo” cuando al menos el 80% de los panelistas lo puntuado dentro de la región de tres puntos que contiene la mediana. Existiría “desacuerdo” cuando el 33% o más de los panelistas puntúan en la región del 1-3 y otro 33% o más puntúan en la del 7-9. Se considera, por tanto, un ítem “apropiado” cuando la mediana está en la región del 7-9 sin desacuerdo; “inapropiado” cuando la mediana está en la región del 1-3 y no hay desacuerdo, y “dudoso” cuando la mediana está en la región del 4-6 o hay desacuerdo. En caso de no alcanzarse un acuerdo en algún ítem, se preveía realizar una segunda ronda en la que cada panelista tendría a su disposición los resultados de la 1ª ronda y su propia puntuación, así como los comentarios recogidos en esa fase, tras la cual se podría puntuar el cuestionario de la 2ª ronda. Con los resultados de esta 2ª ronda el equipo investigador realizaría los ajustes metodológicos oportunos para preparar la documentación de la siguiente fase. Tras la última fase, el GCC elabora el documento definitivo. Para la VALIDACIÓN DE LA HERRAMIENTA diseñada, se ha definido una propuesta de modelo de Política de aseguramiento de la calidad (ver ANEXO 2) definida en el contexto legislativo descrito anteriormente. Se incluye en la propuesta de Política de aseguramiento de la calidad los compromisos necesarios para asegurar que se implementa en el centro y se despliega, estableciendo los objetivos, procedimientos de la calidad y mecanismos de realimentación necesarios para asegurar su eficacia. Se han registrado 29 respuestas en la Facultad de Farmacia de los 36 panelistas seleccionados inicialmente en este centro (80,5% de respuesta), y 19 respuestas en la Facultad de Enfermería, Fisioterapia y Podología de los 33 panelistas seleccionados inicialmente en este centro (63,64% de respuesta). A modo de ejemplo, la figura 1 representa el porcentaje de respuestas del panel por cada grupo de interés en la Facultad de Farmacia: Fig. 1: porcentaje de respuestas registradas por estamentos en la Facultad de Farmacia. El análisis de las respuestas por rangos en función de la mediana, nos permitió establecer el grado de acuerdo alcanzado para cada ítem propuesto en cada centro. En la figura 2 se presenta el porcentaje de respuestas por rango para cada una de las 11 afirmaciones valoradas por los panelistas. Los datos completos de las respuestas obtenidas en cada centro, se recogen en las tablas 3 y 4 (Ver ANEXO 4). Fig. 2: Porcentaje de respuestas en cada uno de los rangos (1-3, 4-6, 7-9), por afirmación (A_1 – A-11) valorada por los panelistas y por centro. En la figura 3 se representa el porcentaje de respuestas de los panelistas en ambos centros en el rango 7-9, estando el valor de la mediana incluido en el rango 7-9 en todos los casos, lo que demuestra que se alcanza un ACUERDO. Los resultados obtenidos nos permiten obtener las siguientes conclusiones que avalan el documento propuesto de Política y Objetivos de Calidad, con arreglo a las opiniones expresadas por las partes interesadas identificadas y a través del plan de comunicación con las mismas: - La mediana se encuentra en el rango 7-9 para las 11 afirmaciones, por lo que se puede considerar que todas ellas son “apropiadas” en los dos centros. - Al menos el 80% de los panelistas han puntuado dentro del rango 7-9 las 11 afirmaciones en los dos centros, constatando que existe “acuerdo” en todas ellas. - En relación a los comentarios recibidos en el campo disponible para cada una de las afirmaciones que valoran los panelistas se constata que se refuerza la respuesta y el acuerdo de los panelistas. Además de confirmar la propuesta, los panelistas solicitan mayor información en relación a como se está implementando. Fig. 3: porcentaje de respuestas en el rango 7-9 en ambos centros participantes en el estudio.