Un servicio de apoyo a la investigación como modelo de gestión del conocimiento a través de internet : el caso del "Hospital universitario Vall d'Hebron"

El profesional de la información, vol. 11, n 3, mayo-junio 2002 182 Recursos informativos en las redes Un servicio de apoyo a la investigación como modelo de gestión del conocimiento a través de internet. El caso del Hospital Universitario Vall d’Hebron Por Laura Casado Castells yJudith Prieto Ayuda Resumen: Se describe el servicio de apoyo a la investigación de la Dirección de Investigación del Hospital Universitario Vall d’Hebron, basado en recoger, procesar, tratar, gestionar y almacenar información sobre becas y ayudas para la investigación, de forma que se pueda distribuir a través de internet, y así contribuir a la consecución de objetivos en el ámbito de la investigación biomédica. Se exponen los principales resultados de este servicio de gestión del conocimiento. Palabras clave: Investigación biomédica, Becas, Hospital Universitario Vall d’Hebron, Gestión del conocimiento. Title:A research support service as a model of knowledge management through the internet network. The case of Vall d’Hebron University Hospital Abstract: The research support service of research department of the Vall d’Hebron University Hospital is described, based on collecting, processing, managing and keeping information on research grants, in a way that can be delivered through the internet network, contributing to the achievement of goals in the field of biomedical research. Main results of this knowledge management service are shown. Keywords: Biomedical research, Grants, Vall d’Hebron University Hospital, Knowledge management. EN EL CONTEXTO de la sociedad de la información, los centros de apoyo a la investigación de las instituciones hospitalarias se han visto obligados a la maximización del valor añadido de sus servicios, con el objetivo de afrontar los retos y exigencias de este mundo tan cambiante en el entorno institucional y financiero de la investigación nacional e internacional. «Las becas y ayudas son la herramienta fundamental que todo país tiene para mejorar la calidad de la investigación que se lleva a cabo» En este sentido, la Dirección de Investigación da apoyo a las actividades de investigación del Hospital Universitario Vall d’Hebron (HuVH) —actualmente el primer complejo hospitalario de Cataluña y uno de los más grandes del Estado—, proporcionando la información necesaria para el conocimiento y la gestión de las convocatorias de investigación más importantes de ámbito autonómico, estatal y de la Unión Europea. Uno de sus principales objetivos es recoger, procesar, tratar, gestionar y almacenar información sobre becas y ayudas para la investigación, de forma que se pueda distribuir a través de internet, y así contribuir a la consecución de objetivos en el campo biomédico. Las becas para formación de personal investigador, pre y postdoctoral y las ayudas para proyectos de investigación son una herraEnlaces de interés: —Ministerio de Ciencia y Tecnología. http://www.mcyt.es/ayudas/default.htm —Secretaría de Estado de Educación y Universidades (Mecd). http://www.univ.mecd.es/convocatorias/convocatorias.html —Fondo de Investigación Sanitaria (Fis). http://www.isciii.es/unidad/Sgis/fis/ccfis.html —Generalitat de Catalunya-Departament d’Universitats, Recerca i Societat de la Informació (Dursi). http://dursi.gencat.es/jsps/beques.jsp —Consejo Superior de Investigaciones Científicas (Csic). http://www.csic.es/postgrado/ — Comisión Europea. http://www.cordis.lu/es/home.html —Oficina Española de Ciencia y Tecnología (Sost). http://sost.cdti.es/ 183 El profesional de la información, vol. 11, n 3, mayo-junio 2002 El caso del Hospital Universitario Vall d’Hebron mienta fundamental para mejorar la calidad de la investigación que se lleva a cabo y para aumentar la masa crítica de sus investigadores. Pueden ser convocadas por organismos oficiales (ministerios, Comisión Europea, gobiernos autonómicos, etc.) o no oficiales, de carácter público (Csic, universidades, etc.) o privado (fundaciones, laboratorios farmacéuticos, etc.) Metodología El procedimiento de análisis utilizado para ofrecer este servicio es: 1. Primera fase. Obtención de información sobre becas y ayudas para la investigación a partir de fuentes de información primarias y secundarias: —Boletín Oficial del Estado (BOE). Es el diario oficial del Estado Español en el que se publican las leyes, disposiciones y actos de inserción obligatoria. Así mismo, contiene las leyes producidas en el seno de las Cortes Generales, las disposiciones emanadas del Gobierno de la Nación y las disposiciones generales de las comunidades autónomas, con independencia de que éstas se publiquen así mismo en los diarios oficiales de la propia autonomía. Es posible la consulta gratuita a texto completo desde el 1 de enero de 1999. http://www.boe.es/boe/boe.htm —Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya (Dogc). Publicación oficial que reúne leyes, disposiciones, actos administrativos y todos aquellos textos que reglamentariamente han de ser publicados en el órgano oficial de esta comunidad autónoma. Permite la consulta íntegra a partir de las siguientes opciones: Último ejemplar: http://www.gencat.es/diari/ultim.htm Últimos 30 días: http://www.gencat.es/diari/llista.htm y también es posible la consulta gratuita de sus sumarios desde enero de 1996: http://www.gencat.es/diari/llista.htm Próximos números monográficos Julio 2002 Bases de datos a través de web Septiembre 2002 Comunidades virtuales Noviembre 2002 Comercio electrónico y gestión de la información Los interesados pueden remitir notas, artículos, propuestas, publicidad, comentarios, etc., sobre estos temas a: [email protected] El profesional de la información, vol. 11, n 3, mayo-junio 2002 184 Laura Casado Castells y Judith Prieto Ayuda —Diario Oficial de las Comunidades Europeas (Doce). Se trata de la publicación oficial de la legislación de la Unión Europea y es editada diariamente en las once lenguas oficiales de la Comunidad. Consta de dos series relacionadas: la L (legislación) y la C (información, avisos y legislación comunitaria preparatoria), así como un suplemento y un anexo. Desde Eur-Lex se permite acceder gratuitamente a ambas partes durante los 45 días siguientes a la publicación: http://europa.eu.int/eur-lex/es/oj/ index.html —Prensa especializada. Diario Médico. Es una publicación de acceso gratuito a través de la Red restringida al colectivo médico y sanitario, producida por el grupo Recoletos. http://www.diariomedico.com/ —Fundació Catalana per a la Recerca (Fcr). Es una institución privada sin ánimo de lucro que tiene por objetivo promover el desarrollo tecnológico y científico y difundirlo entre la sociedad civil de Cataluña. Para ello, utiliza el sistema de información Estudiasotrabajas.com, basado en el Servicio de información de ayudas y becas (Siab) de la Fcr. Estudiasotrabajas.com es un portal especializado en educación y trabajo para los estudiantes universitarios de habla hispana; dispone de 5 listas de correo relacionadas con las becas, ayudas y premios más relevantes, entre ellas una dedicada a ciencias de la vida y la salud. http://www.fcr.es/cat/index.html http://www.estudiasotrabajas.com/ cas/index.asp 2. Segunda fase. La información sobre becas y ayudas obtenida a partir de las diferentes fuentes de información primarias y secundarias es tratada para facilitar su comprensión, así como permitir un fácil acceso. De este modo, de cada beca y ayuda se seleccionan los principales items de información, que son ordenados, sistematizados y homogeneizados (figura 1). 3. Tercera fase. En este punto se lleva a cabo la distribución de la información entre los investigadores del hospital mediante una lista de correo-e moderada que el HuVH creó en el año 2000. El objetivo principal era que se conviertiera en un medio de comunicación interno que permitiera al colectivo científico del hospital recibir información sobre becas, ayudas, premios, cursos, congresos, conferencias de personalidades reconocidas en el campo biomédico y otros actos puntuales de especial relevancia científica y de interés general. Actualmente cuenta con algo más de 1.000 usuarios. [email protected]on.es Además se realizó una doble labor: a. Definición de los contenidos y de la estructura del mensaje según los items identificados en el apartado anterior. b. Creación de unas normas de presentación y redacción de la información: —texto en formato html, —tipo de letra: amplitud variable de 10 ó 12 puntos, dependiendo de la extensión del mensaje, y —utilización de negritas y cursivas. 4. Cuarta fase. La información enviada a través de la lista de distribución es acFigura 1. Principales items de información Figura 2. Estructura jerárquica de una categoría 185 El profesional de la información, vol. 11, n 3, mayo-junio 2002 cesible también desde una página web creada a tal efecto. La estructura de la sede es jerárquica. Las becas están organizadas según su tipo. Distinguimos así entre becas para: —Proyectos de investigación: administración central, autonómica, Unión Europea, organismos no oficiales. —Investigadores: predoctorales, postdoctorales, enfermería. —Apoyo a la investigación: grupos de investigación, acciones especiales, infraestructura. Dependiendo de cada categoría encontramos una página individual para cada beca, de modo que se facilite su consulta e impresión (figura 2). La definición de los contenidos es exactamente igual que la de los mensajes a la lista de distribución. No obstante, el diseño del formato y el estilo de las páginas se realiza siguiendo la imagen corporativa del HuVH. 5. Quinta fase. Se divide en las siguientes etapas: a. Entrega de la documentación requerida para la presentación de solicitudes desde la Dirección de Investigación, preferiblemente en soporte digital y mediante correo electrónico: —Bases de la convocatoria: ejemplar del BOE, Dogc, Doce o bases publicadas por los diferentes organismos convocantes. —Impreso de solicitud: ficheros con formato rtf, doc, pdf, etc. b. Resolución de dudas de los investigadores y aclaraciones a las convocatorias. c. Tramitación de las becas y ayudas así como envío al organismo convocante. d. Control del proceso de resolución de las convocatorias y presentación de recurso de reposición y/o contencioso-administrativo, si procede. La Dirección de Investigación dispone de un sistema de gestión documental basado en la creación y mantenimiento de una base de datos de investigación (becarios, proyectos de investigación, infraestructuras, acciones especiales, etc.) y el archivo, en soporte papel, de las solicitudes. Conclusión Esta explotación inteligente de la información sobre becas y ayudas, que se traduce en la combinación de gestores de información, procesos y tecnología, y el hecho de que ésta se convierta en conocimiento a través de internet, es un recurso fundamental para que el colectivo de investigadores del hospital pueda alcanzar sus objetivos en el ámbito de la investigación biomédica. Los resultados conseguidos son: un sistema de información claro y atractivo; eliminación de barreras espacio/tiempo, así como ahorro de costes; comunicación eficaz entre la Dirección de Investigación y los investigadores; mejora sustancial de la oferta de información sobre becas y ayudas para la investigación; incremento de la financiación externa destinada a equipamientos e infraestructura de investigación y, en general, potenciación de la investigación. Laura Casado Castells, Dirección de Investigación. Tel.: +34-934 894 011; fax: 934 894 102 [email protected]on.es Judith Prieto Ayuda, Agencia para la Gestión del Conocimiento y la Docencia. Tel.: +34-934 894 012; fax: 934 894 014 [email protected]on.es