Geschäftsordnung des Hochschulrats der Universität Paderborn: vom 6. September 2016

amtliche mitteilungen verkündungsblatt der universität paderborn am.uni.pb ausgabe 216.16 vom 6. September 2016 geschäftsordnung des hochschulrats der universität paderborn vom 6. September 2016 herausgeber: präsidium der universität paderborn Ordnung zur Änderung der Geschäftsordnung des Hochschulrats Vom 6. September 2016 Auf Grund der §§ 2 Abs. 4 Satz 1, 21 Abs. 6 Satz 3 des Gesetzes über die Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen vom 16. September 2014 (GV. NRW. S. 547) hat der Hochschulrat der Universität Paderborn folgende Ordnung beschlossen: Inhalt § 1 Zusammensetzung und Leitung; Vorschlag der Abberufung .................................................................. 2 § 2 Einberufung des Hochschulrats ................................................................................................................... 2 § 3 Beschlussfähigkeit .......................................................................................................................................... 3 § 4 Tagesordnung................................................................................................................................................. 3 § 5 Beratung und Beschlussfassung .................................................................................................................. 3 § 5a Interessenkonflikte und Befangenheit ....................................................................................................... 4 § 6 Öffentlichkeit .................................................................................................................................................... 5 § 7 Ausschüsse ...................................................................................................................................................... 5 § 8 Geschäftsstelle ............................................................................................................................................... 5 § 9 Sitzungsniederschrift ...................................................................................................................................... 6 § 10 Aufwandsentschädigung ............................................................................................................................. 6 § 11 Änderung der Geschäftsordnung ............................................................................................................. 6 §12 Inkrafttreten .................................................................................................................................................... 6 2 § 1 Zusammensetzung und Leitung; Vorschlag der Abberufung (1) Der nach § 21 HG eingerichtete Hochschulrat hat acht Mitglieder. Die Mitglieder des Präsidiums und die zentrale Gleichstellungsbeauftragte der Hochschule nehmen an den Sitzungen mit beratender Stimme teil. (2) Der Hochschulrat wählt in geheimer Abstimmung jeweils ein Mitglied zur oder zum Vorsitzenden und zur oder zum stellvertretenden Vorsitzenden mit der Mehrheit seiner Mitglieder. Zur oder zum Vorsitzenden kann nur ein hochschulexternes Mitglied gewählt werden. Die Amtszeiten für den Vorsitz und den stellvertretenden Vorsitz beginnen am Tag nach der Wahl und enden mit Ablauf der Amtszeit als Mitglied des Hochschulrats. Der Hochschulrat kann mit der Mehrheit seiner Mitglieder die oder den Vorsitzenden abwählen, wenn er in der gleichen Sitzung eine Nachfolgerin oder einen Nachfolger wählt. (3) Die Sitzungsleitung obliegt der oder dem Vorsitzenden; bei deren oder dessen Abwesenheit obliegt sie der Stellvertreterin oder dem Stellvertreter. (4) Die oder der Vorsitzende vertritt den Hochschulrat gegenüber Hochschule und Öffentlichkeit. (5) Der Hochschulrat kann mit der Mehrheit von zwei Dritteln seiner Stimmen dem Ministerium die Abberufung eines Hochschulratsmitglieds vorschlagen. § 2 Einberufung des Hochschulrats (1) Der Hochschulrat tagt mindestens viermal jährlich. Der Hochschulrat wird schriftlich oder elektronisch unter Angabe der Tagesordnung und unter Beifügung der für die Sitzung erforderlichen Unterlagen spätestens zwölf Werktage vor dem Sitzungstermin einberufen. Die Einladung gilt als rechtzeitig erfolgt, wenn sie vierzehn Werktage vor dem Sitzungstag abgesandt oder dreizehn Werktage vor der Sitzung elektronisch übermittelt worden ist. Die Sitzungsleitung hat diejenigen Punkte in die Tagesordnung aufzunehmen, die ihr oder ihm mindestens sechzehn Werktage vor dem Sitzungstag schriftlich oder elektronisch mitgeteilt worden sind. Gleichzeitig mit dem Versand der Einladung wird der Entwurf der Tagesordnung auf der Homepage der Universität veröffentlicht. (2) Der Hochschulrat muss unverzüglich einberufen werden, wenn es mindestens vier Mitglieder beantragen. In diesen Fällen muss die Einladung zwei Werktage vor dem Sitzungstag zugehen bzw. die Mitglieder müssen von der Einladung Kenntnis erhalten haben. (3) In dringenden Fällen kann der Hochschulrat formlos nur unter Angabe der Tagesordnung einberufen werden. In diesen Fällen muss die Einladung zwei Werktage vor dem Sitzungstag zugehen bzw. die Mitglieder müssen von der Einladung Kenntnis erhalten haben. 3 § 3 Beschlussfähigkeit (1) Der Hochschulrat ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit seiner Mitglieder anwesend ist und die Sitzung ordnungsgemäß einberufen wurde. Der Hochschulrat gilt als beschlussfähig, solange seine Beschlussunfähigkeit nicht auf Antrag eines in der Sitzung anwesenden Mitglieds festgestellt ist. Der Antrag muss spätestens vor Beginn einer Abstimmung gestellt werden. Die Beschlussfähigkeit ist auf Antrag durch die Sitzungsleitung formell festzustellen. (2) Stellt die Sitzungsleitung die Beschlussunfähigkeit fest, so beruft sie zur Behandlung der nicht erledigten Tagesordnungspunkte unverzüglich eine zweite Sitzung ein. Der Hochschulrat ist in der zweiten Sitzung im Hinblick auf die nicht erledigten Tagesordnungspunkte ohne Rücksicht auf die Zahl der anwesenden Mitglieder beschlussfähig; hierauf ist bei der Einladung hinzuweisen. § 4 Tagesordnung Die Sitzungsleitung lässt über die vorgeschlagene Tagesordnung Beschluss fassen. Zusätzliche Tagesordnungspunkte können aufgenommen werden, wenn mehr als die Hälfte der anwesenden Mitglieder des Hochschulrats zustimmt. § 5 Beratung und Beschlussfassung (1) Die Mitglieder und die zentrale Gleichstellungsbeauftragte sind berechtigt, zu den Verhandlungspunkten der Tagesordnung Anträge zu stellen. Über die Reihenfolge, in der abgestimmt wird, entscheidet die Sitzungsleitung, bei Widerspruch der Hochschulrat. (2) Anträge zur Geschäftsordnung sind unmittelbar nach Ende eines Diskussionsbeitrags zu behandeln. (3) Soweit nichts anderes bestimmt ist, werden Beschlüsse mit der einfachen Mehrheit der anwesenden Mitglieder gefasst; Mitglieder, die durch Telefon- oder Videokonferenz zugeschaltet sind, gelten als anwesend. Die einfache Mehrheit ist erreicht, wenn die Stimmen für einen Antrag die Gegenstimmen überwiegen oder wenn auf einen von mehreren Anträgen die meisten Stimmen entfallen; Stimmenenthaltungen und ungültig abgegebene Stimmen bleiben unberücksichtigt. (4) Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme der Sitzungsleitung den Ausschlag. 4 (5) Auf Beschluss der oder des Vorsitzenden können abwesende Mitglieder elektronisch abstimmen, wenn kein Mitglied widerspricht. Ausgenommen sind Angelegenheiten gemäß § 1 Absatz 2. Die Möglichkeit der elektronischen Abstimmung ist den Mitgliedern rechtzeitig mitzuteilen. Die E-Mail mit der Stimmabgabe muss bei der oder dem Vorsitzenden spätestens am Tag vor der Sitzung eingegangen sein. Die Sitzungsleitung gibt die per E-Mail abgegebenen Stimmen in der Sitzung nach Abgabe der Stimmen durch die anwesenden Mitglieder namentlich bekannt. (6) Beschlüsse des Hochschulrates können auch im schriftlichen oder elektronischen Verfahren unter Fristsetzung für die Stimmabgabe gefasst werden; die Frist soll mindestens eine Woche und höchstens vier Wochen umfassen. Die schriftliche oder elektronische Stimmabgabe ist nur zulässig, wenn die Mitglieder hierüber Einvernehmen erzielt haben. § 5a Interessenkonflikte und Befangenheit (1) Die Mitglieder des Hochschulrats sind in ihrer Amtsführung ausschließlich dem Interesse der Hochschule verpflichtet. (2) Jedes Mitglied des Hochschulrats wird Interessenkonflikte dem Hochschulrat gegenüber offen legen. (3) Im Falle eines Interessenkonflikts ist das Hochschulratsmitglied von der Beratung und/oder Entscheidung im Hochschulrat ausgeschlossen, sofern die Entscheidung dem Hochschulratsmitglied selbst oder folgenden Personen oder Unternehmen einen unmittelbaren wirtschaftlichen Vor- oder Nachteil bringen kann: a) dem Ehepartner, Lebenspartner nach § 1 Lebenspartnerschaftsgesetz, oder einer Person, mit der das Organmitglied in eheähnliche Gemeinschaft lebt, b) einem in gerader Linie oder in der Seitenlinie bis zum dritten Grad Verwandten; c) einem in gerader Linie oder in der Seitenlinie bis zum zweiten Grad Verschwägerten; d) einer von ihm kraft Gesetzes oder Vollmacht vertretenen Person oder e) einem Unternehmen, an dem das Hochschulratsmitglied oder eine der in Buchst. a) bis d) genannten Personen beteiligt ist oder eine Organfunktion ausübt. (4) Der Hochschulrat entscheidet im Einzelfall, ob das Mitglied von der Beratung und Beschlussfassung auszuschließen ist, wenn a) die Entscheidung unmittelbar Auswirkungen auf die Organisationseinheit hat, in der ein internes Hochschulratsmitglied hauptberuflich tätig ist oder b) die Entscheidung die Zusammenarbeit der Hochschule mit einem Unternehmen betrifft, in dem ein externes Hochschulratsmitglied tätig ist oder in den zurückliegenden vier Jahren war . 5 (5) Berater-, Dienstleistungs- und Werkverträge mit Mitgliedern des Präsidiums werden nicht geschlossen. Derartige Verträge sollen mit ehemaligen Mitgliedern des Präsidiums innerhalb von zwei Jahren nach Beendigung ihrer Tätigkeit nur geschlossen werden, wenn dafür ein wichtiger Grund gegeben ist und der Hochschulrat zustimmt. § 6 Öffentlichkeit (1) Die Sitzungen des Hochschulrates sind nicht öffentlich. (2) Der Hochschulrat kann weitere Personen zu einzelnen Sitzungen oder Tagesordnungspunkten hinzuziehen. (3) Die Mitglieder des Hochschulrates sind zur Verschwiegenheit über Beratungsgegenstände und -ergebnisse verpflichtet. (4) Der Hochschulrat beschließt am Ende einer jeden Sitzung, welche Informationen an die Medien weiter gegeben werden und legt den Inhalt der Medieninformation fest. (5) Die Ergebnisse der Sitzungen des Hochschulrats werden nach Zustimmung durch die Sitzungsleitung auf der Homepage der Hochschule öffentlich zugänglich gemacht. (6) Einmal im Semester gibt der Hochschulrat den Mitgliedern des Senats, den Vorständen des AStAs und der Personalräte sowie der Gleichstellungsbeauftragten, der Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen und der oder dem Beauftragten für Studierende mit Behinderung oder chronischer Erkrankung Gelegenheit zur Stellungnahme und Beratung. § 7 Ausschüsse Der Hochschulrat kann für bestimmte Aufgaben Entscheidungsbefugnisse auf Ausschüsse widerruflich übertragen. Über Entscheidungen des Ausschusses ist dem Hochschulrat in dessen nächster Sitzung zu berichten. Generelle Festlegungen hinsichtlich der Zuständigkeit der Ausschüsse trifft der Hochschulrat. Für die Arbeit der Ausschüsse gelten die Regelungen dieser Geschäftsordnung entsprechend. § 8 Geschäftsstelle Die Hochschule richtet eine Geschäftsstelle in der Zentralverwaltung der Universität ein. Die Geschäftsstelle ist verantwortlich für Vor- und Nachbereitung der Sitzungen. Sie nimmt die Verwaltungsangelegenheiten des Hochschulrats wahr. 6 § 9 Sitzungsniederschrift (1) Über jede Sitzung des Hochschulrats wird eine Niederschrift gefertigt, in welcher der wesentliche Verlauf der Sitzung wiedergegeben wird. (2) Die Niederschrift ist von der Sitzungsleitung und der Protokollführerin oder dem Protokollführer zu unterzeichnen und in der folgenden Sitzung zu genehmigen. § 10 Aufwandsentschädigung (1) Die Mitglieder des Hochschulrats können für die Teilnahme an den Sitzungen des Hochschulrats, von gemeinsamen Gremien des Hochschulrats und anderer Hochschulorgane sowie der Hochschulwahlversammlung eine Aufwandsentschädigung nach eigener Festlegung erhalten. Die Gesamtsumme der Aufwandsentschädigungen wird jährlich in den Amtlichen Mitteilungen der Universität Paderborn veröffentlicht. (2) Reisekosten werden in Anwendung der landesreisekostenrechtlichen Bestimmungen erstattet. § 11 Änderung der Geschäftsordnung Eine Änderung der Geschäftsordnung bedarf der Mehrheit der Mitglieder des Hochschulrats. §12 Inkrafttreten Diese Geschäftsordnung tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung in den Amtlichen Mitteilungen der Universität Paderborn in Kraft. Gleichzeitig tritt die Geschäftsordnung des Hochschulrats der Universität Paderborn vom 26. Juni 2015 (AM.Uni.Pb. Nr. 65.15) außer Kraft. Ausgefertigt aufgrund des Beschlusses des Hochschulrats vom 2. September 2016. Paderborn, den 6. September 2016 Für den Präsidenten Die Vizepräsidentin für Wirtschafts- und Personalverwaltung Simone Probst herausgeber präsidium der universität paderborn warburger str. 100 33098 paderborn http://www.uni-paderborn.de Issn 2199-2819