Explikation und Wahrnehmung kollaborativer Arbeitskontexte mittels
Workspace Awareness am Beispiel von Prozessunterstützungssystemen
– Konzepte, Rahmenmodell und Realisierung –
Dissertation
zur Erlangung des akademischen Grads
des Doktors der Wirtschaftswissenschaften
(Dr. rer. pol.)
der Universität Paderborn
vorgelegt von
Dipl.-Wirt.-Inf. Holger Ploch
Pontanusstraße 24
33102 Paderborn
In Liebe Susanne und meinen Eltern
Verzeichnisse I
Inhaltsübersicht
1 Einleitung..............................................................................................................1
1.1 Szenario und Zielsetzung der Arbeit......................................................................................... 1
1.2 Wissenschaftstheoretische Ausrichtung der Arbeit .................................................................. 6
1.3 Aufbau der Arbeit...................................................................................................................... 7
2 Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds ...................................9
2.1 Charakterisierung von Wissen, Kontext und Awareness.......................................................... 9
2.2 Kollaborative Arbeitsumgebungen.......................................................................................... 24
2.3 Konzepte asynchroner und synchroner Kollaboration............................................................ 31
2.4 Prozessunterstützungssysteme.............................................................................................. 41
2.5 Basistechnologien................................................................................................................... 45
2.6 Zwischenbetrachtung und Zusammenfassung....................................................................... 52
2.7 Forschungs- und Praxislücke.................................................................................................. 53
2.8 Forschungsziel........................................................................................................................ 54
3 Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen........................65
3.1 Einsatzbereich wissensintensive Unternehmungen ............................................................... 65
3.2 Charakteristika der Werkzeuge virtueller Arbeitsumgebungen .............................................. 66
3.3 Taxonomie kollaborativer Werkzeuge virtueller Arbeitsumgebungen .................................... 71
3.4 Arbeitsumgebungen und Arbeitskontexte von Prozessunterstützungssystemen................... 74
3.5 Taxonomie für Kooperation in Prozessunterstützungssystemen ........................................... 81
3.6 Zwischenbetrachtung.............................................................................................................. 90
4 Rahmenmodell für Workspace Awareness......................................................93
4.1 Bedeutung von Workspace Awareness.................................................................................. 93
4.2 Anforderungen für Workspace Awareness........................................................................... 109
4.3 Architekturentwurf eines Rahmenmodells für Workspace Awareness................................. 127
4.4 Zusammenfassung ............................................................................................................... 176
5 Anwendungsszenario Grading-Management.................................................177
5.1 Szenario Grading-Management............................................................................................ 177
5.2 Das GCC Grading-Management-System............................................................................. 181
5.3 Arbeitskontexte und Kooperationsformen des Grading-Managements................................ 187
5.4 Potenzialanalyse zur Förderung der kontextuellen Wahrnehmung...................................... 191
5.5 Erweiterung des Grading-Management-Systems um Komponenten für
Workspace Awareness......................................................................................................... 198
5.6 Zusammenfassung ............................................................................................................... 228
5.7 Erste Erfahrungen................................................................................................................. 229
6 Schlussbetrachtungen und Ausblick.............................................................231
6.1 Ausblick................................................................................................................................. 232
6.2 Ergebnis und kritische Würdigung der Arbeit ....................................................................... 236
7 Literaturverzeichnis.........................................................................................243
II Verzeichnisse
8 Anhang ............................................................................................................. 271
8.1 Zuordnung von Fragestellungen und Komponenten für Workspace Awareness .................271
8.2 Tabellarisches Ergebnis der Analyse für den Arbeitskontext Bewertungsmanagement
vor der Einführung von Workspace Awareness....................................................................276
8.3 Tabellarisches Ergebnis der Analyse für den Arbeitskontext Prüfungsbewertung
vor der Einführung von Workspace Awareness....................................................................280
8.4 Tabellarisches Ergebnis der Analyse für den Arbeitskontext Bewertungsmanagement
nach der Einführung von Workspace Awareness.................................................................284
8.5 Tabellarisches Ergebnis der Analyse für den Arbeitskontext Prüfungsbewertung
nach der Einführung von Workspace Awareness.................................................................288
Verzeichnisse III
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung..............................................................................................................1
1.1 Szenario und Zielsetzung der Arbeit......................................................................................... 1
1.2 Wissenschaftstheoretische Ausrichtung der Arbeit .................................................................. 6
1.3 Aufbau der Arbeit...................................................................................................................... 7
2 Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds ...................................9
2.1 Charakterisierung von Wissen, Kontext und Awareness.......................................................... 9
2.1.1 Wissen.......................................................................................................................... 9
2.1.2 Kontext........................................................................................................................ 13
2.1.2.1 Annäherung und Abgrenzung...................................................................... 13
2.1.2.2 Beziehungen zwischen Wissen und Kontext ............................................... 15
2.1.2.3 Begriffsdefinitionen....................................................................................... 17
2.1.3 Awareness.................................................................................................................. 17
2.1.3.1 Begriffsdefinition und Abgrenzung............................................................... 17
2.1.3.2 Workspace Awareness................................................................................. 21
2.1.4 Zusammenfassung..................................................................................................... 23
2.2 Kollaborative Arbeitsumgebungen.......................................................................................... 24
2.2.1 Computer Supported Cooperative Work (CSCW) und Groupware............................ 24
2.2.2 Kommunikationsunterstützung................................................................................... 26
2.2.3 Koordinationsunterstützung........................................................................................ 27
2.2.4 Kooperationsunterstützung......................................................................................... 30
2.3 Konzepte asynchroner und synchroner Kollaboration............................................................ 31
2.3.1 Organisationsstrukturen.............................................................................................. 31
2.3.2 Der Gruppenprozess .................................................................................................. 35
2.3.3 Arbeitsfolgen: asynchrone und synchrone Gruppeninteraktion ................................. 37
2.3.4 Zusammenfassung..................................................................................................... 40
2.4 Prozessunterstützungssysteme.............................................................................................. 41
2.4.1 Allgemeine Bedeutung................................................................................................ 41
2.4.2 Begriffsdefinition im Rahmen dieser Arbeit ................................................................ 44
2.5 Basistechnologien................................................................................................................... 45
2.5.1 Verteiltes Dokumentenmanagement.......................................................................... 46
2.5.1.1 Dokumente................................................................................................... 46
2.5.1.2 Dokumentenmanagement............................................................................ 47
2.5.2 Informationssysteme für verteilte Echtzeitkommunikation ......................................... 48
2.6 Zwischenbetrachtung und Zusammenfassung....................................................................... 52
2.7 Forschungs- und Praxislücke.................................................................................................. 53
2.8 Forschungsziel........................................................................................................................ 54
2.8.1 Zieldefinition................................................................................................................ 54
2.8.2 Angrenzende Forschungsansätze.............................................................................. 56
2.8.2.1 Sohlenkamp: Rahmenmodell für Group Awareness.................................... 56
2.8.2.2 Gutwin, Greenberg: Workspace Awareness................................................ 57
2.8.2.3 Prinz: NESSIE-Awareness-Rahmenmodell ................................................. 59
2.8.2.4 Hoffmann: Zukunfts-Awareness................................................................... 60
2.8.2.5 Jones et al.: Ortsbewusste Community-Systeme ........................................ 61
2.8.2.6 Moran et al.: Unified Activity Management................................................... 62
2.8.3 Zusammenfassung..................................................................................................... 63
IV Verzeichnisse
3 Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen........................ 65
3.1 Einsatzbereich wissensintensive Unternehmungen................................................................65
3.2 Charakteristika der Werkzeuge virtueller Arbeitsumgebungen...............................................66
3.3 Taxonomie kollaborativer Werkzeuge virtueller Arbeitsumgebungen.....................................71
3.4 Arbeitsumgebungen und Arbeitskontexte von Prozessunterstützungssystemen...................74
3.5 Taxonomie für Kooperation in Prozessunterstützungssystemen............................................81
3.5.1 Vorüberlegungen ........................................................................................................81
3.5.2 Arbeitsgemeinschaft ...................................................................................................82
3.5.3 Aufgabenteilung..........................................................................................................83
3.5.4 Arbeitsteilung ..............................................................................................................84
3.5.5 Arbeitsanalogie ...........................................................................................................86
3.5.6 Zusammenfassung .....................................................................................................88
3.6 Zwischenbetrachtung..............................................................................................................90
4 Rahmenmodell für Workspace Awareness ..................................................... 93
4.1 Bedeutung von Workspace Awareness..................................................................................93
4.1.1 Vorteile durch Workspace Awareness........................................................................94
4.1.1.1 Antizipation von Aktivitäten und Ereignissen................................................95
4.1.1.2 Förderung und Vereinfachung von Kopplungsprozessen............................96
4.1.1.3 Vereinfachung der Kommunikation ..............................................................97
4.1.1.4 Koordination von Aktivitäten.........................................................................99
4.1.1.5 Unterstützung bei der Durchführung von Arbeitsschritten .........................100
4.1.1.6 Förderung eigenständiger Arbeitsschritte ..................................................102
4.1.1.7 Zwischenbetrachtung .................................................................................102
4.1.2 Problemfelder durch den Einsatz von Workspace Awareness.................................104
4.1.2.1 Privatsphäre und informationelle Selbstbestimmung.................................105
4.1.2.2 Unterbrechungen und Informationsüberflutung..........................................106
4.1.3 Zusammenfassung ...................................................................................................108
4.2 Anforderungen für Workspace Awareness ...........................................................................109
4.2.1 Organisatorische Ebene ...........................................................................................109
4.2.1.1 Akzeptanz ..................................................................................................109
4.2.1.1.1 Vertrauen...................................................................................109
4.2.1.1.2 Sicherheit ..................................................................................111
4.2.1.1.3 Gesetzmäßigkeit.......................................................................113
4.2.1.2 Reziprozität.................................................................................................114
4.2.1.3 Vollständigkeit.............................................................................................114
4.2.2 Funktionale Anforderungen.......................................................................................117
4.2.2.1 Automatismen zur Kontextexplikation ........................................................117
4.2.2.2 Gebrauchstauglichkeit................................................................................119
4.2.2.3 Integration kollaborativer Funktionalitäten..................................................123
4.2.3 Technische Anforderungen.......................................................................................124
4.2.3.1 Stabilität und Korrektheit ............................................................................124
4.2.3.2 Integrierbarkeit, Erweiterbarkeit und Wiederverwendbarkeit .....................124
4.2.3.3 Management von Awareness-Informationen..............................................126
4.2.4 Zusammenfassung ...................................................................................................126
4.3 Architekturentwurf eines Rahmenmodells für Workspace Awareness.................................127
4.3.1 Vorgehensweise für den Entwurf des Rahmenmodells für
Workspace Awareness.............................................................................................128
4.3.2 Modell für Arbeitskontexte in PU-Systemen.............................................................128
4.3.3 Platzmetapher für Arbeitskontexte............................................................................136
4.3.4 Konzeption von Fragestellungen für Workspace Awareness...................................139
Verzeichnisse V
4.3.4.1 Vorüberlegungen........................................................................................ 139
4.3.4.2 Workspace Awareness der Gegenwart...................................................... 140
4.3.4.3 Workspace Awareness der Vergangenheit................................................ 143
4.3.4.4 Workspace Awareness der Zukunft........................................................... 146
4.3.4.5 Zwischenbetrachtung................................................................................. 148
4.3.5 Architekturentwurf für Workspace Awareness ......................................................... 151
4.3.5.1 Vorüberlegungen........................................................................................ 151
4.3.5.2 Komponentenentwurf................................................................................. 155
4.3.5.3 Social Awareness....................................................................................... 157
4.3.5.4 Process Awareness.................................................................................... 159
4.3.5.5 Object Awareness...................................................................................... 161
4.3.5.6 Individual Awareness ................................................................................. 163
4.3.5.7 Presence Awareness ................................................................................. 165
4.3.5.8 Place-based Awareness............................................................................. 166
4.3.5.9 Zwischenbetrachtung................................................................................. 173
4.4 Zusammenfassung ............................................................................................................... 176
5 Anwendungsszenario Grading-Management.................................................177
5.1 Szenario Grading-Management............................................................................................ 177
5.2 Das GCC Grading-Management-System ............................................................................. 181
5.2.1 Historie und Einordnung........................................................................................... 181
5.2.2 Basistechnologie....................................................................................................... 182
5.2.3 Architektur................................................................................................................. 184
5.2.4 Prozessorientierung und -management ................................................................... 187
5.3 Arbeitskontexte und Kooperationsformen des Grading-Managements................................ 187
5.3.1 Bewertungsmanagement.......................................................................................... 188
5.3.2 Prüfungsbewertung................................................................................................... 190
5.4 Potenzialanalyse zur Förderung der kontextuellen Wahrnehmung...................................... 191
5.4.1 Analyse für den Arbeitskontext Bewertungsmanagement........................................ 192
5.4.2 Analyse für den Arbeitskontext Prüfungsbewertung ................................................ 195
5.4.3 Zusammenfassung................................................................................................... 198
5.5 Erweiterung des Grading-Management-Systems um Komponenten für
Workspace Awareness......................................................................................................... 198
5.5.1 Vorüberlegungen...................................................................................................... 198
5.5.2 Process Awareness.................................................................................................. 200
5.5.3 Object Awareness..................................................................................................... 204
5.5.4 Individual Awareness................................................................................................ 209
5.5.5 Presence Awareness................................................................................................ 211
5.5.6 Place-based Awareness........................................................................................... 213
5.5.6.1 Identifikation und Abgrenzung virtueller Plätze.......................................... 213
5.5.6.2 Architekturentwurf der Komponente für Place-based Awareness............. 217
5.5.6.3 Schnittstelle zwischen PBA-Sensorik und PBA-Eclipse-Komponente....... 220
5.5.6.4 Benutzeroberfläche der PBA-Eclipse-Komponente................................... 221
5.5.6.5 Zwischenbetrachtung................................................................................. 226
5.5.7 Social Awareness..................................................................................................... 227
5.6 Zusammenfassung ............................................................................................................... 228
5.7 Erste Erfahrungen................................................................................................................. 229
6 Schlussbetrachtungen und Ausblick.............................................................231
6.1 Ausblick................................................................................................................................. 232
6.2 Ergebnis und kritische Würdigung der Arbeit ....................................................................... 236
VI Verzeichnisse
7 Literaturverzeichnis......................................................................................... 243
8 Anhang ............................................................................................................. 271
8.1 Zuordnung von Fragestellungen und Komponenten für Workspace Awareness .................271
8.2 Tabellarisches Ergebnis der Analyse für den Arbeitskontext Bewertungsmanagement
vor der Einführung von Workspace Awareness....................................................................276
8.3 Tabellarisches Ergebnis der Analyse für den Arbeitskontext Prüfungsbewertung
vor der Einführung von Workspace Awareness....................................................................280
8.4 Tabellarisches Ergebnis der Analyse für den Arbeitskontext Bewertungsmanagement
nach der Einführung von Workspace Awareness.................................................................284
8.5 Tabellarisches Ergebnis der Analyse für den Arbeitskontext Prüfungsbewertung
nach der Einführung von Workspace Awareness.................................................................288
Verzeichnisse VII
Abkürzungsverzeichnis
ÄNV Änderungsnachverfolgung
BDSG Bundesdatenschutzgesetz
BetrVG Betriebsverfassungsgesetz
BPA Business Process Automation
BvR Bundesverfassungsrichter
CSCW Computer Supported Cooperative Work
DMS Dokumentenmanagementsystem
EIM Enterprise Instant Messaging
ER Entity Relationship
ERP Enterprise Resource Planning
GCC Groupware Competence Center
GM-System Grading-Management-System
GPU-System Gruppenprozessunterstützungssystem
HCI Human Computer Interaction
HPW High Perfomance Workplace
IM Instant Messaging
IS Informationssystem
ISO International Organization for Standardization
IuK-System Informations- und Kommunikationssystem
KDD Knowledge Discovery in Databases
MB Modulbewertung
MP Modulprüfung
NESSIE Awareness Environment
PBA Place-based Awareness
PIM Persönliches Informationsmanagement
PSS Process Support System
VIII Verzeichnisse
PU-System Prozessunterstützungssystem
RAD Rapid Application Development
RCP Eclipse Rich Client Platform
TMB Teilmodulbewertung
TMP Teilmodulprüfung
UAM Unified Activity Management
UI User Interface
WA Workspace Awareness
WfMC Workflow Management Coalition
WFMS Workflow-Management-System
WKS Web-Konferenzsystem
WMS Wissensmanagementsystem
WWW World Wide Web
XML Extensible Markup Language
Verzeichnisse IX
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1-1: Hype Cycle for the High-Performance Workplace, 2007..............................5
Abbildung 2-1: Grundschema des Austausches von Wissen durch Informationsobjekte.....12
Abbildung 2-2: Grundformen von Arbeitsfolgen..................................................................38
Abbildung 3-1: Ausbreitung von Werkzeugen virtueller Arbeitsumgebungen.....................67
Abbildung 3-2: Automatisierbarkeit von Aktivitäten............................................................68
Abbildung 3-3: Werkzeug-Material-Metapher......................................................................69
Abbildung 3-4: Fabrik-Metapher...........................................................................................70
Abbildung 3-5: Taxonomie für Werkzeuge virtueller Arbeitsumgebungen unter
Berücksichtigung der Dimensionen Verbreitung, Automation und
Prozessorientierung......................................................................................72
Abbildung 3-6: Arbeitskontexte in virtuellen Informationsräumen......................................75
Abbildung 3-7: Aktiver und passiver Arbeitskontext............................................................76
Abbildung 3-8: Primäre, sekundäre und tertiäre Artefakte des aktiven Arbeitskontextes....78
Abbildung 3-9: Taxonomie für Kooperationsformen in PU-Systemen.................................82
Abbildung 3-10: Zugriff auf Artefakte in Arbeitsgemeinschaften..........................................83
Abbildung 3-11: Weiterleitung von Artefakten bei Aufgabenteilung.....................................84
Abbildung 3-12: Weiterleitung von Artefakten bei Arbeitsteilung.........................................86
Abbildung 3-13: Wissens- und Informationspool der Arbeitsanalogie...................................88
Abbildung 4-1: Modell für Arbeitskontexte in PU-Systemen.............................................130
Abbildung 4-2: Platzmetapher für kollaborative Arbeitskontexte.......................................137
Abbildung 4-3: Semantische Beziehungen zwischen Plätzen.............................................138
Abbildung 4-4: Ereignisbasierte Erzeugung von Awareness..............................................153
Abbildung 4-5: Komponentenmodell für Workspace Awareness.......................................157
Abbildung 4-6: Komponentenentwurf Social Awareness...................................................159
Abbildung 4-7: Komponentenentwurf Process Awareness.................................................161
Abbildung 4-8: Metrik für Sichtbereiche von Plätzen.........................................................169
Abbildung 4-9: Komponentenentwurf für Place-based Awareness ....................................173
Abbildung 5-1: Kooperationsbeziehungen für modularisierte Prüfungen...........................179
Abbildung 5-2: Architektur GCC Grading-Management-System.......................................185
Abbildung 5-3: Datenmodell des GCC Grading-Management-Systems.............................185
Abbildung 5-4: Artefakte im Arbeitskontext Bewertungsmanagement..............................188
Abbildung 5-5: Prozessmodell Bewertungsmanagement....................................................189
Abbildung 5-6: Einstiegsseite Modulbewertungsdokument................................................193
Abbildung 5-7: Informationen zu einem Workflow eines Modulbewertungsdokuments...194
X Verzeichnisse
Abbildung 5-8: Ansicht für die Navigation auf den TMB-Dokumenten
des GM-Systems.........................................................................................196
Abbildung 5-9: Bewertungsmaske eines Teilmodulbewertungsdokuments........................197
Abbildung 5-10: Erweiterte Darstellung der Prozessablaufstruktur für das
Bewertungsmanagement.............................................................................202
Abbildung 5-11: Ansicht Process Awareness........................................................................203
Abbildung 5-12: Architektur Komponente Object Awareness für
IBM Lotus Notes/Domino Dokumente ......................................................206
Abbildung 5-13: Zustandsdiagramm des ÄNV-Services.......................................................206
Abbildung 5-14: ÄNV-Visualisierung für den Punktwert von (Teil-)Aufgabe 2..................207
Abbildung 5-15: ÄNV-Visualisierung der Änderungen aller Eigenschaften eines
Dokuments..................................................................................................208
Abbildung 5-16: Dialog zur Erstellung multipler Verweise..................................................211
Abbildung 5-17: Integration von IBM Lotus Sametime in eine Maske des GM-Systems....212
Abbildung 5-18: Bewertungsplatz für eine Modulprüfung....................................................215
Abbildung 5-19: Auswahldialog für einen darzustellenden Bewertungsplatz.......................217
Abbildung 5-20: Client/Server-Architektur der Komponenten und Services für
Place-based Awareness...............................................................................218
Abbildung 5-21: Darstellung von Awareness-Informationen durch die
PBA-Eclipse-Komponente (Gliederung nach virtuellen Plätzen)..............222
Abbildung 5-22: Darstellung von Awareness-Informationen durch die
PBA-Eclipse-Komponente (Gliederung nach Anwendern) .......................223
Abbildung 5-23: Darstellung von Awareness-Informationen durch die
PBA-Eclipse-Komponente (Benutzung eines Dokuments)........................224
Abbildung 5-24: Kontextmenü für virtuelle Plätze (links) und Anwender (rechts) ..............225
Abbildung 5-25: Darstellung der Historie für einen Bewertungsplatz ..................................225
Abbildung 5-26: Visualisierung eines abbestellten Platzes...................................................226
Verzeichnisse XI
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Eigenschaften von Kooperationen........................................................................89
Tabelle 2: Szenarien für den Einsatz von Workspace Awareness.......................................104
Tabelle 3: Attribute von Personen.......................................................................................131
Tabelle 4: Attribute von Aufgaben......................................................................................132
Tabelle 5: Attribute von Artefakten.....................................................................................133
Tabelle 6: Attribute der Beziehung zwischen Personen und Aufgaben ..............................133
Tabelle 7: Attribute der Beziehung zwischen Personen und Artefakten.............................134
Tabelle 8: Attribute der Beziehung zwischen Aufgaben und Artefakten............................134
Tabelle 9: Attribute der Beziehungen zwischen Personen ..................................................135
Tabelle 10: Attribute der Beziehungen zwischen Aufgaben.................................................135
Tabelle 11: Attribute der Beziehungen zwischen Artefakten................................................135
Tabelle 12: Workspace Awareness der Gegenwart – Wer & Wo .........................................141
Tabelle 13: Workspace Awareness der Gegenwart – Was & Wie........................................142
Tabelle 14: Workspace Awareness der Vergangenheit.........................................................145
Tabelle 15: Workspace Awareness der Zukunft....................................................................147
Tabelle 16: Komponenten für die Explikation der Workspace Awareness
der Gegenwart – Wer & Wo...............................................................................272
Tabelle 17: Komponenten für die Explikation der Workspace Awareness
der Gegenwart – Was & Wie..............................................................................273
Tabelle 18: Komponenten für die Explikation der Workspace Awareness
der Vergangenheit...............................................................................................274
Tabelle 19: Komponenten für die Explikation der Workspace Awareness der Zukunft.......275
Tabelle 20: Analyse Arbeitskontext Bewertungsmanagement bezüglich der Explikation
der Workspace Awareness der Gegenwart – Wer & Wo...................................276
Tabelle 21: Analyse Arbeitskontext Bewertungsmanagement bezüglich der Explikation
der Workspace Awareness der Gegenwart – Was & Wie..................................277
Tabelle 22: Analyse Arbeitskontext Bewertungsmanagement bezüglich der Explikation
der Workspace Awareness der Vergangenheit...................................................278
Tabelle 23: Analyse Arbeitskontext Bewertungsmanagement bezüglich der Explikation
der Workspace Awareness der Zukunft..............................................................279
Tabelle 24: Analyse Arbeitskontext Prüfungsbewertung bezüglich der Explikation
der Workspace Awareness der Gegenwart – Wer & Wo...................................280
Tabelle 25: Analyse Arbeitskontext Prüfungsbewertung bezüglich der Explikation
der Workspace Awareness der Gegenwart – Was & Wie..................................281
Tabelle 26: Analyse Arbeitskontext Prüfungsbewertung bezüglich der Explikation
der Workspace Awareness der Vergangenheit...................................................282
XII Verzeichnisse
Tabelle 27: Analyse Arbeitskontext Prüfungsbewertung bezüglich der Explikation
der Workspace Awareness der Zukunft............................................................. 283
Tabelle 28: Analyse Arbeitskontext Bewertungsmanagement bezüglich der Explikation
der Workspace Awareness der Gegenwart nach Erweiterung – Wer & Wo ..... 284
Tabelle 29: Analyse Arbeitskontext Bewertungsmanagement bezüglich der Explikation
der Workspace Awareness der Gegenwart nach Erweiterung – Was & Wie.... 285
Tabelle 30: Analyse Arbeitskontext Bewertungsmanagement bezüglich der Explikation
der Workspace Awareness der Vergangenheit nach Erweiterung..................... 286
Tabelle 31: Analyse Arbeitskontext Bewertungsmanagement bezüglich der Explikation
der Workspace Awareness der Zukunft nach Erweiterung................................ 287
Tabelle 32: Analyse Arbeitskontext Prüfungsbewertung bezüglich der Explikation
der Workspace Awareness der Gegenwart nach Erweiterung – Wer & Wo ..... 288
Tabelle 33: Analyse Arbeitskontext Prüfungsbewertung bezüglich der Explikation
der Workspace Awareness der Gegenwart nach Erweiterung – Was & Wie.... 289
Tabelle 34: Analyse Arbeitskontext Prüfungsbewertung bezüglich der Explikation
der Workspace Awareness der Vergangenheit nach Erweiterung..................... 290
Tabelle 35: Analyse Arbeitskontext Prüfungsbewertung bezüglich der Explikation
der Workspace Awareness der Zukunft nach Erweiterung................................ 291
1. Einleitung 1
1 Einleitung
1.1 Szenario und Zielsetzung der Arbeit
Die Rahmenbedingungen, in denen Organisationen und ihre Mitarbeiter agieren, unterliegen
einem stetigen Wandel, der insbesondere in den letzten Jahren zu grundlegenden Veränderun-
gen geführt hat. Aus den vielfältigen Gründen für diese Entwicklung werden im Folgenden
zwei Trends von besonderer Relevanz für die Charakterisierung der Situation herangezogen.
Der erste dieser globalen Trends ist im Zeitalter der Postindustrialisierung die stetig zuneh-
mende Bedeutung von Informationen und Wissen sowie ihrer effizienten Nutzung. Auf
gesellschaftlicher Ebene spiegelt sich dieser Umbau der wirtschaftlichen als auch sozialen
Umwelt darin wider, dass die sich herausbildende Gesellschaftsform als „Informationsgesell-
schaft“ oder auch „Wissensgesellschaft“ bezeichnet wird (vgl. [Probst et al. 2003], S. 3).
Damit ist die Entwicklung verbunden, die Wissen neben Kapital, Boden und Arbeit als die
aufstrebende ökonomische Ressource erscheinen lässt, die auf Dauer sogar die traditionellen
Produktionsfaktoren in ihrem Stellenwert überflügeln kann (vgl. [Drucker 1993]; [North
2002], S. 14 ff.).
Dieser Verschiebung folgte eine Revolution der Informationstechnologien, die die effiziente
elektronische Speicherung, Verteilung als auch Vernetzung von Informationen ermöglichte.
Damit verbunden ist eine Steigerung der verfügbaren Informationsmenge, die letztlich das
ursprüngliche Problem eines Mangels an Informationen derart wandelt, dass benötigte
Informationen aufgrund der unüberschaubaren Flut nicht mehr identifiziert sowie
kontextualisiert werden können und diese infolgedessen letztlich ungenutzt bleiben (vgl.
[Feather 1998], S. 118). Ein Ausweg aus diesem Dilemma besteht in dem Einsatz angepasster
Informations- und Kommunikationssysteme, die eine adäquate Bereitstellung von Informatio-
nen und Werkzeugen zu ihrer Bearbeitung automatisiert und gefiltert im Kontext der Durch-
führung von Geschäftsprozessen ermöglichen. Entsprechend werden zukünftig vermehrt
Anwendungssysteme benötigt, die hochgradig an den verschiedenartigen informationstechno-
logischen Bedürfnissen einer Organisation ausgerichtet sind (vgl. [Plattner 2006], S. 5).
Grundlage dieser Bestrebungen ist eine Neuorientierung der Herangehensweise für die Ent-
wicklung von Anwendungssystemen. Neben ihren Fähigkeiten, einen Geschäftsprozess bei
seiner Durchführung zu unterstützen, treten darin zukünftig insbesondere die Menschen in
den Fokus der Betrachtungen, die mit diesen Arbeitsumgebungen umgehen müssen. Folglich
ist ein Verständnis über die Verwendung der Anwendungssysteme in ihrem jeweiligen
Arbeitskontext erforderlich, sodass ein Gesamtsystem aus Geschäftsprozessen, Prozessbetei-
2 1. Einleitung
ligten, den innerhalb der Arbeitsumgebung eingesetzten Hilfsmitteln sowie ihren Arbeits-
kontexten entsteht (vgl. [Plattner 2006], S. 7).
Ein weiterer Trend besteht in dem zunehmenden Einsatz von Gruppen- oder Teamarbeit als
integrale Form organisationsinterner als auch organisationsübergreifender Arbeitsprozesse.
Dabei hat sich die Teamarbeit innerhalb der letzten zwei Jahrzehnte von einer Mode-
erscheinung zu einer etablierten Arbeitsform entwickelt. Eine grundlegende Motivation für
ihren Einsatz liegt in der Annahme begründet, dass die kollektiven Fähigkeiten einer
Arbeitsgruppe durch die geschickte Kombination der individuellen Fähigkeiten die Summe
dieser übersteigen kann. Für das langfristige Überleben einer Organisation gewinnt daher in
Verbindung mit dem zuerst genannten Trend zunehmend die Fähigkeit an Bedeutung, die
Ressource Mensch mit dem Wissen effizient zu kombinieren (vgl. [Probst et al. 2003],
S. 20 f.). Diese Entwicklung wird durch den sich stetig intensivierenden Prozess der Globali-
sierung zusätzlich verstärkt, der eine Ausweitung des Wettbewerbs auf global agierende
Liefernetzwerke (engl. supply chains) mit sich bringt (vgl. [Karnani 2001]). Vor diesem Hin-
tergrund verwundert es nicht, dass bedingt durch die Fortschritte in der Informations- und
Kommunikationstechnologie seit Mitte der 1990er Jahre eine Ausweitung der Zusammen-
arbeit auf virtuelle Teams gleichfalls an Bedeutung gewinnt (vgl. [Isermann 2004], S. 41).
Während traditionellen Teams aufgrund ihrer räumlichen Nähe vielfältige Möglichkeiten zur
Koordination ihrer Aktivitäten, zum Austausch von Informationen über den gegenwärtigen
Arbeitsfortschritt als auch über den gemeinsamen Arbeitskontext zur Verfügung stehen,
gehen diese Fähigkeiten durch die räumlich verteilte Zusammenarbeit jedoch zumindest in
Teilen verloren (vgl. [Prinz et al. 2002], S. 255). Daraus resultierende Synchronisations-
probleme, die sich beispielsweise in Form von Missverständnissen, Doppelarbeiten oder auch
gegenseitigen Behinderungen bei der Durchführung von Arbeitsaufgaben äußern, lassen neue
Hindernisse entstehen, die die eigentlich positiven Effekte verteilter Gruppenarbeit untermi-
nieren. Folglich sind Mittel und Wege zu identifizieren, die einen reibungslosen Ablauf der
Kooperationsprozesse und damit verbunden ein nahtloses Ineinandergreifen der Handlungen
der Gruppenmitglieder gleichfalls für räumlich als auch zeitlich verteilte Gruppenprozesse
ermöglichen. Ein gemeinsames Verständnis der individuellen als auch kollaborativen
Arbeitskontexte aller Kooperationsmitglieder ist hierfür unerlässlich.
Groupware-Systeme, deren vorrangiges Ziel in der Überwindung der durch die räumliche als
auch zeitliche Verteilung der Kooperationspartner entstehenden Barrieren besteht, erfahren
als integraler Bestandteil mittlerweile in verschiedenartigen Ausprägungsformen einen nahezu
vollständigen Einzug in die informationstechnologische Infrastruktur von Organisationen
(vgl. [Smith et al. 2006], S. 4; [Levitt/Mahowald 2002], S. 2). Dennoch wurde das bereits
1991 von Ellis, Gibbs und Rein formulierte Ziel, die Effektivität verteilter Interaktionen auf
1. Einleitung 3
ein Niveau traditioneller, örtlich als auch zeitlich verbundener Aktivitäten zu bringen, bisher
nicht in vollem Umfang erfüllt (vgl. [Ellis et al. 1991], S. 44). Für diese Situation ist insbe-
sondere der Umstand verantwortlich, dass viele innerhalb einer real-physischen Arbeitsumge-
bung als alltäglich angesehene Aktivitäten, wie die Kommunikation mit Gruppenmitgliedern,
die Verfolgung der Aktivitäten anderer im Umfeld der eigenen Handlungen bis hin zur Wahr-
nehmung des Zustands der Arbeitsumgebung, sich nur unter besonderem Aufwand und unter
Akzeptanz von Einschränkungen in die virtuelle und verteilte Welt der Groupware-Systeme
übertragen lassen. Diese Beschränkungen in der Vermittlung der zuvor allgegenwärtigen
Wahrnehmungen des Arbeitsumfelds lassen ein Groupware-System für seine Anwender daher
in seiner Verwendung schnell schwerfällig und inadäquat erscheinen (vgl. [Pinelle et al.
2003], S. 286; [Gutwin/Greenberg 2002], S. 411). Begleitet wird dieses Phänomen von dem
Umstand, dass bisher vielfach für den Entwurf von Groupware-Systemen die Arbeitskontexte
der Anwender nur in unzureichendem Ausmaß Berücksichtigung gefunden haben (vgl.
[Borges et al. 2004], S. 1).
Die Motivation zur Verwendung eines Groupware-Systems lässt sich jedoch steigern, wenn
neben den primären Funktionalitäten zur Unterstützung der Arbeitsprozesse auch Informatio-
nen über den persönlichen wie auch kollaborativen Arbeitskontext seiner Anwender bereitge-
stellt werden, sodass der durch ein Groupware-System abgebildete Ausschnitt der Arbeits-
umgebung eine weitere Annäherung an die Wahrnehmung in der real-physischen Umgebung
zulässt (vgl. [Andersson et al. 2005], S. 543). Hierfür gilt es Mittel und Wege zu finden, wie
zugleich die Anwender aufgabenangemessen über einen virtualisierten Arbeitskontext
informiert werden können, ohne einen zusätzlichen Aufwand für seine Explikation von ihnen
zu verlangen.
Ein sich in wissenschaftlichen Beiträgen herauskristallisierender Ansatz zur Lösung dieser
Aufgabe, der gleichfalls bereits in Form erster professioneller Anwendungssysteme weltweit
Einzug in die informationstechnologische Landschaft der Unternehmen gefunden hat, besteht
in dem Einsatz von Informationssystemen zur Gewährung von Awareness. Diesen liegt die
Annahme zugrunde, dass sich die Wahrnehmung relevanter Arbeitsabläufe als auch der Zu-
stände einer Arbeitsumgebung durch die Bereitstellung entsprechender Informationen fördern
lässt (vgl. [Hoffmann 2002], S. 246). Wenngleich sich durch den Einsatz von Awareness-
Systemen keinesfalls eine gleichwertige, auf multiplen Sinnen beruhende Wahrnehmung der
Umgebung realisieren lässt, wird zumindest das durch die Virtualisierung und Verteilung der
Arbeitsumgebung entstehende informationelle Defizit mithilfe der Awareness gemildert.
Grundlage für den Erfolg eines Awareness-Systems ist daher die adäquate Bestimmung der
von ihnen zu erfassenden und zu verteilenden Informationen über den kollaborativen
Arbeitskontext. Das ermöglicht es den Anwendern, diese direkt im Zuge ihrer Aufgaben-
4 1. Einleitung
durchführung zu kontextualisieren und in Beziehung zu ihren vergangenen, gegenwärtigen als
auch zukünftigen Handlungen zu stellen. Gelingt dies, können durch den Einsatz von
Awareness-Systemen nicht nur die entstandenen Defizite ausgeglichen werden. Vielmehr
lässt sich eine Art der Wahrnehmung der kooperierenden Personen, ihrer Aktivitäten und Auf-
gaben, ergo ihrer eigenen als auch kollaborativen Arbeitskontexte erreichen, die für
ausgewählte Merkmale jene in der real-physischen Arbeitsumgebung sogar noch übersteigen
kann (vgl. [Hoffmann 2002], S. 246).
Obwohl die Potenziale für den Erfolg von Awareness-Systemen offensichtlich erscheinen, ist
bis heute kein einheitlicher und umfassender Ansatz zu ihrer Realisierung zu erkennen.
Bisherige Lösungen betrachten vornehmlich spezifische Fragestellungen, zu deren Beantwor-
tung genauso spezifische Lösungswege vorgestellt werden (vgl. [Gutwin/Greenberg 2002],
S. 412). Ein mittlerweile weitgehend akzeptierter und etablierter Kandidat dieser Gattung sind
die Systeme der Presence Awareness, die nach einer aktuellen Studie der Gartner Group
bereits die Plateauphase ihrer Marktdurchdringung erreicht haben (vgl. [Knox et al. 2007];
Abbildung 1-1). Ihre Entstehung geht auf die rasche Verbreitung des Internets in den 1990er
Jahren zurück, als Onlinedienste wie AOL ihren Mitgliedern Systeme zur räumlich verteilten
Echtzeitkommunikation bereitstellten und damit verbunden zugleich Informationen über die
gegenwärtige Verfügbarkeit der Gesprächspartner ausgetauscht wurden. Mit dem Einzug der
Anwendungssysteme für Presence Awareness in die informationstechnologische Landschaft
der verteilt operierenden Unternehmen ist die Effizienz der Kommunikationsprozesse der
Mitarbeiter und letztlich auch die Effizienz der Geschäftsprozesse der gesamten Organisation
nachweisbar gestiegen (vgl. [Knox et al. 2007], S. 36). Die Entwicklung darf jedoch nicht mit
der Befriedigung einzelner Informationsbedürfnisse enden, sondern muss zu einem Gesamt-
konzept weiterentwickelt werden, das die vollständige Wahrnehmung kollaborativer, verteilt
operierender Kooperationspartner unterstützt.
So verwundert es kaum, dass die Gartner Group seit 2005 unter dem Begriff des High
Performance Workplace (HPW) einen Hype Cycle entsprechender kollaborativer Technolo-
gien vorstellt, der die kollaborativen Technologien im Hinblick auf die jeweilige
Wahrnehmung in der Fachöffentlichkeit (engl. visibility), des Reifegrads (engl. maturity)
sowie der veranschlagten Zeit bis zu ihrer Entwicklung als Standardtechnologie (engl. time to
plateau) einordnet (vgl. [Austin et al. 2005]; [Knox et al. 2007]). Während die Presence
Awareness als auch die damit eng verbundenen Technologien zur Unterstützung verteilter
Echtzeitkommunikation darin bereits als Standardtechnologie eingeordnet werden, befinden
sich die integrierten Technologien zu prozessorientierten, den Arbeitskontext berücksichti-
genden Informationssystemen (bei Gartner als Workplace-Enhanced Business Applications
1. Einleitung 5
bezeichnet) noch ganz am Anfang ihrer Entwicklung mit einem zeitlichen Horizont von 5-10
Jahren (vgl. Abbildung 1-1).
Abbildung 1-1: Hype Cycle for the High-Performance Workplace, 2007, ([Knox et al. 2007]).
Unter Berücksichtigung der zuvor aufgezeigten Trends und der Erkenntnis, dass durch die
Verbesserung der Wahrnehmung kollaborativer Arbeitskontexte in verteilten, mittels
Informationssystemen virtualisierten Arbeitsumgebungen ein Potenzial zur Förderung der
Gruppenarbeit besteht, lässt sich eine erste Definition über die Zielsetzung der vorliegenden
Arbeit formulieren:
Ziel ist es, zu analysieren, mit welchen Ansätzen das Potenzial, das in dem Einsatz
von Awareness-Technologien besteht, effizient für die Explikation kollaborativer
Arbeitskontexte sowie ihrer räumlich als auch zeitlich getrennten Wahrnehmung im
Kontext der geschäftsprozessbezogenen Aufgabenerfüllung genutzt werden kann.
Die Ergebnisse der Analysen sind in einem Rahmenwerk abzubilden, welches sich in Abhän-
gigkeit von einem jeweiligen Anwendungsszenario in die bereits existierende informations-
technologische Infrastruktur eines Unternehmens integrieren lässt. Hierfür sollen ins-
besondere jene Anwendungssysteme erweitert werden, die bereits aufgrund ausgeprägter
Unterstützungsfunktionen zur Verwaltung als auch Durchführung von Geschäftsprozessen die
Arbeitskontexte in den einzelnen Arbeitsschritten berücksichtigen. Eine Überprüfung der
informationstechnologischen Realisierbarkeit hat durch eine abschließende Anwendung des
6 1. Einleitung
Rahmenmodells in einem ausgewählten Anwendungsszenario zu erfolgen. Eine zweite,
detailliertere Definition der Zielsetzung der vorliegenden Arbeit findet sich als Abschluss des
zweiten Kapitels im Abschnitt 2.8.1.
1.2 Wissenschaftstheoretische Ausrichtung der Arbeit
Die in der Wirtschaftsinformatik positionierte Arbeit hat ihre Grundlagen sowohl im Bereich
der Betriebswirtschaftslehre als auch der Informatik. Sie beabsichtigt Fragestellungen aus
beiden Bereichen zu betrachten als auch zu beantworten. Die wissenschaftstheoretischen,
methodologischen Grundlagen werden durch die Prinzipien der Sekundärforschung (engl.
desk research), der Modellentwicklung und der Aktionsforschung (engl. action research)
gelegt.
Die unter Berücksichtigung der Prinzipien der Sekundärforschung (vgl. [Kornmeier 2007],
S. 107 ff.; [Gabler 2004], S. 2644) erfolgte Auswahl, das Studium und die Analyse der Litera-
turbasis bilden den Ausgangspunkt für das vorliegende Forschungsvorhaben. Um ein mög-
lichst breites Fundament zu legen, werden dabei wissenschaftliche Arbeiten sowie Beiträge
aus der Praxis berücksichtigt. Die Auswahl und Verdichtung der Literaturbasis trägt zugleich
dem Umstand der teils inkommensurablen Ansätze Rechnung, indem sie vor dem Hintergrund
eines umfassenden Rahmenwerks aufbereitet, positioniert und kritisch diskutiert werden (vgl.
[Ringlstetter 1988], S. 50; [Kornmeier 2007], S. 107). Darauf aufbauend ist der Unter-
suchungsgegenstand anhand einer Modellentwicklung zu spezifizieren, sodass mithilfe von
Beschreibungs- und Erklärungsmodellen eine Abbildung der Wirklichkeit gelingt (vgl.
[Ulrich 1978], S. 272 ff.; [Heinrich 1993], S. 83 f.). Komplexe Untersuchungsgegenstände
werden erst durch die im Rahmen der Modellentwicklung zu erfolgende Reduktion und
Fokussierung auf die wesentlichen Aspekte operationalisierbar und öffnen sich damit der
wissenschaftlichen Untersuchung. Darüber hinaus wird unter Berücksichtigung der wissen-
schaftstheoretischen Ansätze der Aktionsforschung der zyklische, alternierende Dialog
zwischen Praxis und Forschung angestrebt, um die Ergebnisse der Sekundärforschung und der
Modellbildung in einer für die Praxis nutzbaren Form aufzubereiten (vgl. [Gabler 2004],
S. 76). Hierzu bietet sich die Entwicklung von Prototypen an. Außerdem sind die Anforderun-
gen und Bedürfnisse der Praxis bereits im Zuge der Modellbildung zu berücksichtigen. Dieser
sowohl qualitative als auch partizipative Prozess bildet einen Regel- und Wirkungskreis aus
Praxis und Forschung, der Modellbildung und prototypische Entwicklung beeinflusst (vgl.
[Whyte et al. 1991]; [Ulrich/Hill 1979]; [Gummesson 1991]).
1. Einleitung 7
1.3 Aufbau der Arbeit
Im nachfolgenden zweiten Kapitel werden im Sinne einer Grundlagenbildung ausgewählte
Aspekte zur Erlangung von Awareness als auch die Realisierung und Organisation traditionel-
ler sowie verteilter Gruppenarbeit erläutert. Hierzu wird zunächst durch die Festigung des
Begriffs Wissen und durch die Diskussion über Modelle zur Übertragung von Wissen ein
Verständnis entwickelt als auch eine Abgrenzung von Kontexten vorgenommen (Abschnitt
2.1), um letztlich die Funktionen von Awareness zur Wahrnehmung von Kontexten und zum
Erwerb von Wissen darzustellen. Parallel dazu erfolgt die Betrachtung informationstechnolo-
gischer Ansätze zur Unterstützung von Zusammenarbeit (Abschnitt 2.2), welche durch die
Eingrenzung der organisationalen Rahmenbedingungen komplementiert wird (Abschnitt 2.3).
Eine erste Annäherung an die Systemklasse der Prozessunterstützungssysteme wird im
Anschluss angestrebt (Abschnitt 2.4). Sie ist erforderlich, da Anwendungssysteme dieser
Systemklasse die informationstechnologische Basis für die Konzeption eines Rahmenwerks
zur Verbreitung von Awareness der kollaborativen Arbeitskontexte bilden sollen. Eine
Vorstellung spezifischer informationstechnologischer Basistechnologien (Abschnitt 2.5), die
eine Grundlage für die Unterstützung kollaborativer Zusammenarbeit darstellen, vervollstän-
digt die allgemeinen Grundlagen des zweiten Kapitels. Hieraus ergibt sich die anschließende
Darstellung der Forschungs- und Praxislücke (Abschnitt 2.7), die zugleich Grundlage und
Motivation für die vorliegende Arbeit ist. Das zweite Kapitel schließt mit der Konkretisierung
des Forschungsziels – der Konzeption eines Rahmenwerks zur Verbreitung von Workspace
Awareness – und der Betrachtung sowie Abgrenzung angrenzender Forschungsansätze
(Abschnitt 2.8).
Ausgangspunkt für das dritte Kapitel ist im Rahmen der Modellbildung die Untersuchung von
Kollaborationsmustern, die bei der verteilten Anwendung von Prozessunterstützungssystemen
entstehen. Hierzu wird der bereits im ersten Kapitel aufgezeigte Trend zu wissensintensiven
Unternehmen (Abschnitt 3.1) weitergehend betrachtet, um die Charakteristika der im Zuge
kollaborativer Arbeitsprozesse eingesetzten informationstechnologischen Werkzeuge
virtueller Arbeitsumgebungen zu identifizieren (Abschnitt 3.2). Diese geben erste Aufschlüsse
über die Art der Unterstützungsfunktionen von Groupware-Systemen, die schließlich zur
Bildung einer Taxonomie kollaborativer Werkzeuge genutzt werden (Abschnitt 3.3). Damit
findet die bereits im Kapitel 2 begonnene Annäherung an die Systemklasse der Prozessunter-
stützungssysteme einen fundierten Abschluss. Erforderlich ist eine Betrachtung der
persönlichen als auch kollaborativen Arbeitskontexte, wie sie durch den Einsatz von
Prozessunterstützungssystemen informationstechnologisch bereitgestellt werden (Abschnitt
3.4). Die Analyse der dabei entstehenden Anwendungsmuster und der organisationalen sowie
prozessbedingten Rahmenbedingungen bereitet schließlich das Feld für die Bestimmung einer
8 1. Einleitung
Taxonomie von Kooperationsformen (Abschnitt 3.5), die für die spätere Konzeption der
Workspace Awareness eine Grundlage darstellt.
Der Fokus des vierten Kapitels liegt im Rahmen der Modellbildung auf der Konzeption eines
Rahmenwerks zur Erlangung von Workspace Awareness – einem Ansatz zur Unterstützung
der verteilten Wahrnehmung persönlicher als auch kollaborativer Arbeitskontexte. Die Kon-
zeption erfolgt unter Berücksichtigung der Vorüberlegungen über die Bedeutung von
Workspace Awareness, also ihrer potenziellen Vor- als auch Nachteile für die kollaborative
Aufgabenerfüllung (Abschnitt 4.1). Zur Realisierung der identifizierten Vorteile unter gleich-
zeitiger Vermeidung der identifizierten Nachteile werden im Anschluss Anforderungen auf
organisatorischer, funktionaler als auch technischer Ebene an das zu konzipierende
Rahmenmodell der Workspace Awareness formuliert (Abschnitt 4.2). Damit ist das
Fundament geschaffen, um eine Architektur für das Rahmenmodell zur Verbreitung von
Workspace Awareness zu entwerfen (Abschnitt 4.3). Hierzu wird zu Beginn eine geeignete
Entwurfsmethode entwickelt, die sowohl die Bildung eines Modells für Arbeitskontexte in
Prozessunterstützungssystemen als auch die eigentliche Konzeption der Workspace
Awareness zur Explikation selbiger ermöglicht. Vervollständigt wird das Rahmenmodell
durch den Entwurf von Komponenten, die sowohl die Explikation der Merkmale
kollaborativer Arbeitskontexte als auch ihre Verbreitung und Wahrnehmbarkeit ermöglichen.
Die Anwendung des Rahmenmodells in einem ausgewählten Szenario sowie die informa-
tionstechnologische Umsetzung anhand der modularen Erweiterung eines etablierten
Prozessunterstützungssystems wird im fünften Kapitel vorgestellt. Diese Umsetzung bildet
den Nachweis der Anwendbarkeit des entwickelten Rahmenmodells sowie die Grundlage für
die Validierung der informationstechnologischen Realisierbarkeit. Die Implementierung bietet
eine Basis für die Evaluierung des Ansatzes in der Praxis, wenngleich diese über den Fokus
der vorliegenden Arbeit hinausgeht.
Das abschließende sechste Kapitel gibt einen Ausblick auf die noch ausstehende praktische
Verifizierung des Ansatzes und auf weitere, in der vorliegenden Arbeit nicht berücksichtigte
Fragestellungen, die gleichfalls Ausgangspunkte für zukünftige Forschungen und
Entwicklungen sein müssen. Eine resümierende Darstellung der Ergebnisse erfolgt letztlich
im Rahmen der Zusammenfassung, die auch eine kritische Würdigung der Arbeit umfasst.
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 9
2 Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
Im Rahmen dieses Kapitels werden die grundlegenden in dieser Arbeit verwendeten Begriffe
und Konzepte theoretisch fundiert. Darüber hinaus wird insbesondere das in der Einleitung
umrissene Forschungsumfeld konkretisiert, die Forschungslücke identifiziert und das
Forschungsziel formuliert.
Im Anschluss an die Charakterisierung und Abgrenzung der Begriffe Wissen, Kontext und
Awareness (Abschnitt 2.1) werden grundlegende kollaborative Unterstützungsfunktionen
betrachtet (Abschnitt 2.2). Darauf aufbauend erfolgt die Präzisierung der Konzepte asynchro-
ner und synchroner Kooperation (Abschnitt 2.3). An eine erste Abgrenzung und Begriffs-
definition von Prozessunterstützungssystemen (Abschnitt 2.4) schließt sich die Vorstellung
ausgewählter Basistechnologien an (Abschnitt 2.5). Abschließend wird basierend auf der
Formulierung der Forschungslücke (Abschnitt 2.7) das Forschungsziel präzisiert (Abschnitt
2.8).
2.1 Charakterisierung von Wissen, Kontext und Awareness
2.1.1 Wissen
Das Verständnis des Begriffs Wissen ist vielfältig, oftmals widersprüchlich und personen-
abhängig geprägt. Im Folgenden werden ohne Anspruch auf Vollständigkeit ausgewählte
Ansätze, die für die weiteren Ausführungen von Relevanz sind, zusammenfassend dargestellt.
Die Epistemologie versucht den Wissensbegriff durch Erkennen seines Wesens, seiner
Struktur und seiner Erlangung zu erklären. Ein Überblick über die epistemologischen Erklä-
rungsansätze findet sich bei Riempp (vgl. [Riempp 2004]). Ein häufig komplementär dazu in
der Literatur anzutreffender Erklärungsversuch basiert auf der Abgrenzung der Begriffe
Daten, Informationen und Wissen (vgl. u.a. [Nonaka/Takeuchi 1995]; [Davenport/Prusak
1998]; [Probst et al. 2003]; [North 2002]; [Klempke 2000]; [Riempp 2004]). Bodendorf stellt
in Frage, ob eine trennscharfe Abgrenzung überhaupt möglich ist, und plädiert für die
Vorstellung eines Kontinuums zwischen den Polen Daten und Wissen (vgl. [Bodendorf
2006], S. 2). Daten kennzeichnen dabei einzelne syntaktisch geordnete Fakten zu Ereignissen,
Sachverhalten oder Transaktionen. Daten besitzen als solche kaum Bedeutung und lassen sich
in maschinenlesbarer Form erfassen und speichern. Sie sind frei von Werturteilen oder
Interpretationen und erweisen sich als unzureichend für die Grundlage menschlichen
Handelns (vgl. [Davenport/Prusak 1998], S. 2 f.; [Riempp 2004], S. 62). Dennoch treten sie
als Rohmaterial für die Bildung von Informationen als eine wichtige Ausgangsbasis auf.
10 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
Informationen entstehen aus Daten durch die Zuordnung eines Bedeutungszusammenhangs1.
Davenport und Prusak beschreiben Informationen als Nachrichten, die – mit dem Zweck zu
informieren – eine kontextualisierte, kategorisierte, kalkulierte, korrigierte bzw. komprimierte
Aufwertung von Daten darstellen (vgl. [Davenport/Prusak 1998], S. 3 f.). Riempp ergänzt,
dass Informationen zugleich als Prozess der Aufnahme und Verarbeitung von
Wahrnehmungen, z. B. in Form von Daten, durch Individuen angesehen werden können (vgl.
[Riempp 2004], S. 62).
Klempke schreibt die Kontextualisierung dagegen dem Wissensbegriff zu und sieht in Infor-
mationen lediglich eine verarbeitete, konzeptionalisierte und kategorisierte Aufarbeitung von
Daten (vgl. [Klempke 2000], S. 14-2). Entsprechend sieht er Wissen als Informationen an,
welche durch Kontextualisierung und Personalisierung die zur Lösung von Problemen not-
wendigen Kenntnisse und Fähigkeiten darstellen. Wissen ist eine Mischung aus strukturierten
Erfahrungen, Wertvorstellungen, Kontextinformationen und Fachkenntnissen, was einen
Rahmen zur Beurteilung neuer Informationen und Erfahrungen und ihrer Eingliederung in den
Gesamtzusammenhang aufspannt (vgl. [Davenport/Prusak 1998], S. 5). Hierzu ist
insbesondere eine sinnvolle Verknüpfung von Informationen im jeweiligen Kontext
erforderlich (vgl. [Bodendorf 2006], S. 1 f.). Grundlage für diesen Prozess ist Wissen,
welches durch Vernetzung von Informationen die Schaffung neuen Wissens ermöglicht (vgl.
[Pomerol/Brézillon 2001], S. 2). Die Personalisierung und Bindung von Wissen an Wissens-
träger führt allerdings dazu, dass sich diese Verknüpfungen erst im Bewusstsein des Wissen-
den manifestieren, sodass das Wissen damit zwangsweise ein subjektives Verständnis des
Einzelnen darstellt (vgl. [North 2002], S. 39 f.; [Polanyi 1962], [Smolnik 2005], S. 18;
[Reinhardt 2002], S. 210). Smolnik und Riempp folgern daraus, dass Wissen nicht losgelöst
von einem Individuum als organisationales Wissen auftreten oder in Form von Wissensobjek-
ten in technischen Systemen gespeichert werden kann (vgl. [Smolnik 2005], S. 22; [Riempp
2004], S. 62). Dieses Verständnis weicht grundlegend von der klassischen Ansicht von
Nonaka und Takeuchi ab, die eine Dichotomie zwischen implizitem (unbewusstem) und expli-
zitem (bewusstem) Wissen sehen und in Form eines Spiralmodells die Umwandlungsprozesse
Sozialisation (implizit zu implizit), Externalisierung (implizit zu explizit), Kombination
(explizit zu explizit) und Internalisierung (explizit zu implizit) definieren (vgl. [Nonaka/Ta-
keuchi 1995], S. 59 ff.). Ihr Spiralmodell leiten Nonaka und Takeuchi aus empirischen
Untersuchungen in japanischen Unternehmen ab.
Die Prägung der Begriffe implizites und explizites Wissen lässt sich auf den Philosophen
Michael Polanyi zurückführen, der seine Erkenntnisse aus der Beobachtung menschlichen
1 Eine weitergehende Betrachtung von Bedeutungszusammenhängen und Kontexten findet sich in dem
anschließenden Abschnitt 2.1.2.
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 11
Lernverhaltens ableitet (vgl. [Polanyi 1962], S. 5). Implizites Wissen bezeichnet dabei das
unbewusste, persönliche und kontextspezifische Wissen, welches intuitiv vorhanden ist und
dennoch nicht artikuliert werden kann. Es erstreckt sich beispielsweise auf konkretes Know-
how oder handwerkliche Fertigkeiten. Im Gegensatz dazu wird explizites Wissen von seinem
Wissensträger bewusst wahrgenommen und kann von ihm kommuniziert werden. Nonaka und
Takeuchi sehen in der Externalisierung impliziten Wissens die Chance, über den Gebrauch
von Metaphern, Analogien und Modellen explizites Wissen zu schaffen, welches losgelöst
von seinem Wissensträger im organisationalen Kontext produktiv genutzt werden kann (vgl.
[Nonaka/Takeuchi 1995], S. 62 ff.). Dieses Verständnis von explizitem Wissen weicht von
der ursprünglichen Sichtweise Polanyis ab, der in implizitem und explizitem Wissen sich
gegenseitig ergänzende Teile sieht, die weder losgelöst voneinander betrachtet oder
ineinander überführt werden können (vgl. [Smolnik 2005], S. 22; [Polanyi 1966]).
Auch wenn Wissen somit nicht unabhängig von seinem Wissensträger existieren kann, müs-
sen die in einer Organisation aufgebauten Kompetenzen, Erfahrungen und das individuell
erworbene Wissen der gesamten Organisation zugänglich gemacht werden, um in der
heutigen Wissensgesellschaft die eigene Wettbewerbsposition zu festigen und auszubauen
(vgl. [Probst et al. 2003]). Zur Beschreibung der dafür notwendigen Wissenstransferprozesse
wird häufig das konstruktivistische Konzept der mentalen Modelle verwendet. Allgemein
werden unter Modellen vereinfachte, auf das Wesentliche reduzierte Abbilder der Realität
verstanden (vgl. [Heinrich 1993], S. 224 f.). Menschen bilden im Verlauf ihrer Entwicklung
individuelle mentale Modelle ihrer Umwelt, in denen sie ihre sensorisch wahrgenommenen
Erfahrungen einordnen und mit deren Hilfe sie denken (vgl. [Hasebrook 1995], S. 123 ff.).
Die so entstandenen mentalen Modelle umfassen neben logischen Verknüpfungen
Erinnerungen an Bilder, Ereignisse und sonstige Wahrnehmungen, die für die Bildung des
Verständnisses von Bedeutung sind. Mentale Modelle sind dabei nicht nur auf Abbildungen
der Realität beschränkt. Mittels kreativer und intuitiver Prozesse können Menschen mentale
Konstrukte bilden, die grundlegend neu und zur Gestaltung der Wirklichkeit nutzbar sind.
Bewusst wahrgenommene Teile der mentalen Modelle entsprechen explizitem Wissen, die
unbewussten Teile implizitem Wissen (vgl. [Riempp 2004], S. 64 f.).
Aufbauend auf dem Konzept mentaler Modelle lässt sich ein konstruktivistisches Modell für
den Austausch von Wissen generieren (vgl. [Riempp 2004], S. 65 ff.). Wissensträger können
mittels Reflexion Ausschnitte ihrer bewusst wahrgenommenen mentalen Modelle in Form
von Informationsobjekten, beispielsweise als Sprache, Text, Bilder oder Handlungen explizie-
ren und an andere Menschen übertragen (vgl. Abbildung 2-1). Der Sender wählt bei der
Reflexion und Explikation bewusst oder unbewusst Grenzen für seine mentalen Modelle und
versucht die in der jeweiligen Situation von ihm als besonders relevant eingeschätzten
12 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
Aspekte bei der Gestaltung der zu übermittelnden Informationsobjekte hervorzuheben.
Zugleich hat die Wahl des Explikationsverfahrens einen Einfluss auf die Abbildungs-
mächtigkeit der Informationsobjekte. Die Informationsobjekte weisen daher immer im
Vergleich zum ursprünglichen mentalen Modell ein gewisses Maß an Verlust auf. Empfänger
der Informationsobjekte nehmen diese durch Reflexion auf und versuchen die verstandenen
Elemente in ihre individuellen mentalen Modelle zu integrieren. Dabei können aufgrund von
Missverständnissen Veränderungen oder Verluste des Bedeutungsgehalts beim Empfänger
auftreten. Im Ergebnis gelingt der Wissenstransfer nur in Ausschnitten. Für eine weitergehen-
de Darstellung sei auf [Smolnik 2005], [Herrmann 2001] und [Riempp 2004] verwiesen.
Reflexion
Explikation
Sender Empfanger
Mentales Modell
Sender
Mentales Modell
Empfanger
Informations -
objekt
Informations -
objekt
Adaption
Reflexion
Dekodierung
Ubermittlung
Abbildung 2-1: Grundschema des Austausches von Wissen durch Informationsobjekte
(vgl. [Riempp 2004], S. 67)
Zusammenfassend wird für die vorliegende Arbeit die folgende Sichtweise zugrunde gelegt:
Informationen stellen eine um kontextuelle Elemente angereicherte und für die
Darlegung eines Bedeutungszusammenhangs aufgearbeitete Menge von Daten dar.
Informationen und Daten können in elektronischen Systemen erfasst, aufbereitet und
gespeichert werden.
Wissen stellt die Summe von Erkenntnissen und Kompetenzen dar, die Personen für
reflektierte Handlungen benötigen. Wissen ist an einen Wissensträger gebunden und
kann als solches nicht kommuniziert oder gespeichert werden.
Der Austausch von Wissen erfolgt über Informationsobjekte, die aus einer reflektier-
ten Explikation mentaler Modelle des Wissensträgers hervorgehen und von einem
Empfänger mittels Dekodierung und Reflexion kontextgebunden in sein mentales
Modell integriert werden können.
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 13
2.1.2 Kontext
Im folgenden Abschnitt wird zunächst eine Annäherung an den Kontextbegriff vorgenommen,
um anschließend die Beziehungen zwischen Kontext und Wissen herauszuarbeiten. Abschlie-
ßend wird eine Begriffsdefinition für Kontexte im Verständnis dieser Arbeit vorgestellt.
2.1.2.1 Annäherung und Abgrenzung
Ebenso wie für die im vorhergehenden Abschnitt diskutierten Begriffe Daten, Informationen
und Wissen lässt sich der Begriff Kontext aufgrund seines individuellen, situativen Charakters
nur schwer präzise in allen seinen Facetten und Ausprägungen fassen. Eine erste Annäherung
gelingt über die Betrachtung von Parallelen zu psychologischen Konzepten. So zeigt Witkins
Theorie kognitiver Wahrnehmungen die Bedeutung von Situationen und deren Umfeld auf die
Interpretation von Stimulanzen auf (vgl. [Witkin 1982]). Dabei repräsentieren die von Witkin
identifizierten Merkmale jene Eigenschaften, die im Folgenden als Kontext verstanden
werden sollen.
Die Formulierung einer einheitlichen Definition für den Begriff Kontext fällt deswegen
schwer, weil jede Definition von dem individuellen Verständnis, der Situation und dem Zu-
sammenhang, in dem sie gebildet wird, abhängig ist (vgl. [Brézillon 2003b], S. 1; [Rosa et al.
2003], S. 301; [Patel et al. 1998]). Bazire und Brézillon gehen dennoch davon aus, dass sich
unter Beschränkung auf einige wenige Einflussgrößen eine allgemeingültige und objektive
Definition finden lässt (vgl. [Bazire/Brézillon 2005]). Sie untersuchten dazu über 150 aus ver-
schiedenen Fachdisziplinen stammende Definitionen auf ihre Gemeinsamkeiten und Unter-
schiede. Mittels semantischer Analysen waren sie in der Lage, ein Modell für die Begriffs-
bestimmung aufzustellen. Im Kern dieses Modells steht die Spezifikation einer Situation
anhand der Merkmale Anwender, die eine Situation definieren, Artefakte, die sich in einer
Umgebung befinden, und der die Situation wahrnehmenden Beobachter. Der Kontext und
sein Verständnis bilden sich aus einer spezifischen Konstellation dieser Merkmale und ihrer
Beziehungen untereinander. Hervorzuheben ist die Subjektivität von Kontexten, die sich
aufgrund der individuellen Perspektive des Beobachters ergibt (vgl. [Brézillon 2003a], S. 6).
Die Wahrnehmung eines Kontextes beruht nicht zuletzt auf den mentalen Modellen (vgl.
Abschnitt 2.1.1) des Betrachters, der die sich darstellende Situation für ihre Erfassung in
Bezug zu seinen Erfahrungen und Erkenntnissen setzt. Die daraus resultierende enge
Verbundenheit zwischen Kontexten und Wissen soll daher gesondert in dem sich
anschließenden Abschnitt 2.1.2.2 näher untersucht werden.
Neben der persönlichen Subjektivität des einzelnen Beobachters lässt sich ein spezifisches
Verständnis innerhalb einzelner Fachdisziplinen feststellen. So sind Linguisten an einem
kontextuellen Verständnis, also der Bedeutung einzelner Wörter im gesprochenen oder ge-
14 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
schriebenen Sachzusammenhang interessiert, während Vertreter des Ubiquitous Computing
bei der Diskussion von Kontexten den Fokus auf die persönliche Situation einer Person, auf
ihre Umwelt, ihre verfügbaren Hilfsmittel oder Netzwerkkonnektivität legen, um allgegen-
wärtige elektronische Werkzeuge zu konzipieren (vgl. [Weiser 1991]; [van Kranenburg et al.
2006]; [Klempke 2000]; [Koch/Schlichter 2001a]).
Von besonderer Bedeutung für diese Arbeit ist das Verständnis von Kontext aus dem For-
schungsfeld der Human Computer Interaction (HCI). Der Fokus der dortigen Betrachtungen
liegt auf Personen, ihren Aktionen und Interaktionen mit Informations- und Kommu-
nikationssystemen (IuK-Systemen). Kontext wird dabei als Menge von Randbedingungen
verstanden, die das Verhalten von Personen und IuK-Systemen in einem Prozess beeinflussen
(vgl. [Bazire/Brézillon 2005]). Eine häufig anzutreffende Definition stammt von Abowd und
Dey. Sie stellt die Bedeutung von Informationen zur Charakterisierung der Situation einer
Entität in den Vordergrund (vgl. ([Abowd/Dey 1999], S. 1). Dey formuliert später präziser:
„Context is any information that can be used to characterise situation of an entity. An entity is a person,
place, or object that considered relevant to the interaction between a user and application, including the
user and applications themselves.“ ([Dey 2001a], S. 5)
Brézillon ergänzt, dass sich ein Informationsraum aufspannen lässt, der den individuellen
Kontext einer Person darstellt und dabei lediglich einen Ausschnitt des Kontinuums von
Informationen, die den Kontext charakterisieren, abbildet. Die Konstruktion und Verteilung
eines den Kontext adäquat abbildenden Informationsraumes lässt sich durch den Einsatz
geeigneter Informationstechnologien unterstützen. Ein Informationsraum bezeichnet hierbei
eine ausreichende Menge Daten, die mittels Strukturierung, Klassifizierung und semantischer
Verknüpfungen den Kontext umschreibende Informationen bilden (vgl. [Brézillon 2003a],
S. 2). Angesichts der individuellen Wahrnehmung des Informationsraumes ist seine Interpre-
tierbarkeit und damit das Verständnis des Kontextes neben dem Vorwissen einer Person auch
von der Aussagekraft der einzelnen Informationen abhängig (vgl. [Patel et al. 1998], S. 3).
Zur Strukturierung der Kontexttypen schlägt Klemke eine Klassifikation in einem ebenen-
basierten Ansatz vor (vgl. [Klempke 2000], S. 14-5 ff.). Auf der ersten Ebene unterscheidet er
die Kontexttypen organisational, domänen-/inhaltsbasiert, persönlich und physisch. Diese
Dimensionen präzisiert er auf der zweiten Ebene durch die Bildung von insgesamt acht
Kontexttypen, indem z. B. die organisationale Dimension in eine Prozess- und Strukturklasse
untergliedert wird. Kofod-Petersen und Cassens leiten aus den Konzepten der Aktivitäts-
theorie eine vergleichbare Taxonomie her (vgl. [Kofod-Petersen/Cassens 2005], S. 11 ff.), die
die Kategorien Umgebungskontext, persönlicher Kontext, sozialer Kontext, Aufgabenkontext
und Raum-Zeit-Kontext gegeneinander abgrenzt. Weitere vergleichbare Typologien finden
sich auch bei [Chen/Kotz 2000] oder [Schilit et al. 1994].
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 15
Aus der Perspektive einer informationstechnologischen Anwendung definiert Kontext den
Zustand der Anwendung, der das Verhalten auf Benutzerinteraktionen und prozessuale
Ereignisse bestimmt (vgl. [Chen/Kotz 2000], S. 3). Eine besondere Beachtung findet der Kon-
text in Anwendungen des Context-aware Computing, einer Disziplin des Ubiquitous
Computing, die einerseits anhand einer Analyse der Situation und physischen Umgebung ihr
Interaktionsverhaltens aktiv und automatisch anpassen. Andererseits unterstützen sie ihre
Anwender durch die passive Darstellung ausgewählter kontextueller Informationen bei der
Adaption eines Kontextes (vgl. [Chen/Kotz 2000], S. 3; [Dourish 2004]).
2.1.2.2 Beziehungen zwischen Wissen und Kontext
Aus den Ausführungen der vorangegangenen Abschnitte 2.1.1 und 2.1.2.1 gehen Parallelen
und Abhängigkeiten zwischen Wissen und der Wahrnehmung von Kontexten hervor.
Kontexte sind ein notwendiger Katalysator für die Transformation von Daten in Informatio-
nen. Zugleich stützt sich dieser Prozess auf die Erfahrungen und das Wissen des Wissensträ-
gers (vgl. [Brézillon 2003a], S. 5). Umgekehrt wird für die Wahrnehmung und Sinnerschlie-
ßung eines Kontextes Vorwissen benötigt, um diesen in einem Gesamtzusammenhang einord-
nen und bewerten zu können. Sowohl die Bildung von Wissen als auch die Wahrnehmung
von Kontexten geschieht daher subjektiv. Die Subjektivität für die Bildung von Wissen
begründet sich aus der Bindung von Wissen an eine Person (vgl. Abschnitt 2.1.1), im Bildnis
mentaler Modelle also aus der reflektierten Eingliederung von Informationen in die
persönlichen mentalen Modelle. Für die Wahrnehmung, Einordnung und Erschließung eines
Kontextes ist gleichfalls ein reflektierter Abgleich mit den persönlichen mentalen Modellen
erforderlich, wodurch diese zugleich erweitert werden und somit neues Wissen gebildet
werden kann. Brézillon geht noch weiter und folgert: „Context is knowledge, and knowledge
is context“ ([Brézillon 2003b], S. 5). Nach seiner an McCarthy (vgl. [McCarthy 1993])
angelehnten Theorie sind die Dimensionen von Kontexten unendlich und dadurch steht jeder
spezifische Kontext relativ zu einem übergeordneten, allgemeineren Kontext. Pomerol und
Brézillon bezeichnen den Teil des Kontextes und des Wissens, dem im Rahmen einer Akti-
vität die Aufmerksamkeit gewidmet wird, als kontextuelles Wissen (vgl. [Pomerol/Brézillon
2001]). Es stellt für eine Handlung Hintergrundwissen dar. Ein Akteur kann es jedoch nicht
bewusst von seinem komplementären externen Wissen abgrenzen. Durch die Fokussierung auf
eine Aktivität und die damit verbundene Anwendung des kontextuellen Wissens im Zusam-
menhang einer Tätigkeit entsteht handlungsbezogenes Wissen. Pomerol und Brézillon schaf-
fen hierfür den Begriff des verarbeiteten Kontextes (engl. proceduralized context). Mit der
Bildung von verarbeiteten Kontexten entsteht aus den gewonnenen Erfahrungen neues kon-
textuelles Wissen, welches für andere Aktivitäten erneut als Hintergrundwissen zur
Verfügung steht.
16 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
Brézillon sieht in der Umwandlung von kontextuellem Wissen in verarbeitete Kontexte ein
komplementäres Verständnis zum Umwandlungsprozess der Externalisierung in der Wissens-
spirale von Nonaka und Takeuchi (vgl. [Brézillon 2003b]; [Nonaka/Takeuchi 1995]). Die
Externalisierung bezeichnet darin die Umwandlung von implizitem Wissen in explizites
Wissen, indem es durch die Artikulation von Analogien, Beschreibungen, Modellen oder
Hypothesen in eine übertragbare Form gebracht wird. Hierfür ist der Transfer kontextuellen
Wissens in verarbeitete Kontexte notwendig, um eine aktivitätsbezogene Artikulation erfolg-
reich durchzuführen. Nonaka und Takeuchi sehen in der Bildung expliziten Wissens eine
Schlüsselrolle des organisationalen Wissensmanagements (vgl. [Nonaka/Takeuchi 1995],
S. 79). Explizites Wissen kann in ihrem Verständnis zwischen einzelnen Wissensträgern aus-
getauscht und geteilt werden. Analog gehen Pomerol und Brézillon von der Übertragbarkeit
verarbeiteter Kontexte aus (vgl. [Pomerol/Brézillon 2001], S. 10).
Unter dem Begriffsverständnis dieser Arbeit muss dieser Ansicht widersprochen werden.
Implizites und explizites Wissen sind untrennbar miteinander verbunden und an den Wissens-
träger gebunden. Kommunizierbar sind Informationen, die ein Wissensträger mittels Refle-
xion und Fokussierung aus seinem mentalen Modell explizieren kann. Gleichermaßen sind
Kontexte subjektiv und abhängig vom Fokus des Betrachters. Ein individuell im Rahmen
einer Handlung wahrgenommener verarbeiteter Kontext stellt eine persönliche Erfahrung dar,
die sich für den Akteur durch die Erweiterungen seines mentalen Modells, also in der Bildung
neuen Wissens, widerspiegelt. Eine Explikation und Übertragung dieses kontextuellen Wis-
sens ist in Form von Informationen über den Kontext möglich. Die von Riempp beschriebe-
nen Informationsverluste treten allerdings auch hierbei auf (vgl. [Riempp 2004], S. 67 f.). Der
Sender wählt einen ihm als relevant erscheinenden, im Fokus seiner Betrachtungen liegenden
Ausschnitt des Kontextes für die Explikation aus und greift dazu auf sein kontextuelles
Wissen zurück. Durch die Wahl des Ausschnittes, die Betonung einzelner Elemente und ihrer
Darstellungsweise bilden die den Kontext beschreibenden Informationsobjekte einen subjek-
tiv geprägten Auszug des Kontextes ab. Aufseiten des Empfängers kann dieser Auszug genü-
gen, um ein Verständnis des Kontextes zu erlangen. Allerdings können aufgrund der Ausge-
staltung des mentalen Modells des Empfängers hierbei Veränderungen und Verluste auftreten.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Übertragung von Informationen für den
Austausch von Wissen und für die Beschreibung von Kontexten eine Schlüsselrolle einnimmt.
IuK-Systeme zur Unterstützung des Wissensmanagements fördern die organisationalen
Prozesse zur Generierung, Speicherung, zum Auffinden und zur verteilten Anwendung von
Wissen (vgl. [Alavi/Leidner 2001], S. 114). Mit ihrer Hilfe werden Informationsobjekte
verwaltet, die kollaborativ innerhalb einer Organisation genutzt werden. Für die Erfassung
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 17
und Verteilung von Informationen zur Beschreibung von aktivitätsbezogenen Kontexten
werden zusätzlich spezialisierte Awareness-Systeme eingesetzt.
2.1.2.3 Begriffsdefinitionen
Basierend auf den vorangegangenen Ausführungen soll folgende Definition des Kontext-
begriffs für die weiteren Teile dieser Arbeit Anwendung finden:
Definition: Kontext
Kontext ist die Gesamtheit der Informationen, die zur Beschreibung und Cha-
rakterisierung einer Entität, also einer Person, eines Objekts oder einer Situa-
tion, herangezogen werden. Die Wahrnehmung von Kontexten ist subjektiv,
situativ und abhängig vom Fokus des Betrachters. Die einen Kontext
beschreibenden Informationen, die Kontextinformationen, können expliziert
und in IuK-Systemen gespeichert sowie durch sie verteilt werden.
2.1.3 Awareness
Der Begriff Awareness wird im Forschungsgebiet Computer Supported Cooperative Work
(CSCW) bereits seit den frühen 1990er Jahren diskutiert. Dennoch konnte eine allgemeingül-
tige Definition aufgrund der verschiedenartigen Betrachtungsfokusse bisher nicht gefunden
werden. Daher wird im folgenden Abschnitt zunächst eine Abgrenzung und allgemeine
Begriffsdefinition im Rahmen dieser Arbeit vorgenommen (Abschnitt 2.1.3.1), bevor die
spezielle Form der Workspace Awareness diskutiert wird (Abschnitt 2.1.3.2).
2.1.3.1 Begriffsdefinition und Abgrenzung
Das englische Wort Awareness gehört zu jenen elastischen Begriffen, die eine offene Interpre-
tation verschiedenster Bedeutungen ermöglicht. Abgeleitet aus dem Adjektiv „aware“, wird es
im Oxford English Dictionary als „having knowledge or perception of a situation or fact“
(vgl. [Soanes/Hawker 2005]) charakterisiert. Awareness bezeichnet in seiner ursprünglichen
Bedeutung den Wahrnehmungsprozess und den Zustand einer Person, in dem das Wissen
über eine Situation oder ein Faktum erworben wird (vgl. [Schmidt 2002], S. 287 f.). Die Bio-
logie versteht unter der Wahrnehmung die Zuordnung von Sinnesempfindungen zu angebo-
renen oder erlernten Bedeutungsklassen (vgl. [Ewert/Ewert 1981], S. 37). Hierbei handelt es
sich um einen Erkennungsprozess, bei dem die Sinnesreize interpretiert und in die mentalen
Modelle integriert werden (vgl. Abschnitt 2.1.1).
Die klassische Wahrnehmungs- und Kognitionsforschung betrachtet den konstruktivistischen
Prozess der Wahrnehmung als Informationsverarbeitung (vgl. [Neisser 1976], S. 13 ff.).
Neisser geht von einem Wahrnehmungszyklus aus, in dem die verfügbaren Informationen, das
18 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
individuelle Wissen und die Wahrnehmung in einer zyklischen Abhängigkeit zueinander
stehen. Wahrnehmbar sind nur jene Informationen, die durch eine Person erkundet werden.
Geleitet werden die Erkundungen durch das bereits vorhandene Wissen, von Neisser in seiner
Arbeit Schema genannt. Das Wissen des Wahrnehmenden unterliegt mit der Aufnahme neuer
Informationen kontinuierlichen Veränderungen, die sich direkt auf die Steuerung der Erkun-
dung auswirken und schließlich die Fokussierung auf bestimmte Bereiche des Informations-
angebots bestimmen. Neissers Modell zeigt auf, dass die Wahrnehmung nicht allein von den
angebotenen Informationen abhängt, sondern zugleich einen subjektiven Prozess darstellt.
Informationssysteme zu ihrer Unterstützung können lediglich durch die Auswahl und
Vorstrukturierung der angebotenen Informationen einen grundlegenden Beitrag leisten (vgl.
[Gross/Specht 2001]).
In der CSCW- und HCI-Forschung werden Methoden und Konzepte zur Unterstützung von
Wahrnehmungsprozessen unter dem Begriff Awareness bereits seit vielen Jahren diskutiert.
Oftmals wird dabei unter Awareness die Wahrnehmung von Personen und Situationen in Ver-
bindung mit kollaborativen Arbeitsumgebungen und -prozessen verstanden (vgl. [Sohlen-
kamp 1999], S. 40). Eine häufig in der CSCW-Forschung zitierte Definition stammt von
Dourish und Bellotti:
„(…) awareness is an understanding of the activities of others, which provides a context for your own
activity.“ ([Dourish/Bellotti 1992], S. 107).
Während Dourish und Bellotti in ihrer Definition die Wahrnehmung der Aktivitäten anderer
Personen in den Vordergrund stellen, sieht Sohlenkamp darin lediglich eine Spezialisierung.
Er definiert allgemeiner, dass Awareness das Verständnis eines Systemzustands darstellt.
Darin inbegriffen ist sowohl ein Verständnis des vergangenen und aktuellen Systemzustands
als auch der Optionen zukünftiger Entwicklungen (vgl. [Sohlenkamp 1999], S. 41). Die
Bedeutung des Begriffs System hat er explizit offen gewählt, um die verschiedenartigen
Interpretationen und Einsatzszenarien abbilden zu können. Beiden Definitionen gemeinsam
ist die Eigenschaft, dass durch Awareness der Kontext für Aktivitäten aufgenommen werden
kann. Im Rahmen dieser Arbeit soll folgende allgemeine Definition Anwendung finden:
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 19
Definition: Awareness
Awareness bezeichnet die Wahrnehmung und das Verständnis von Kontext-
informationen zu die Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft betreffenden
Kontexten. Awareness begünstigt die Bildung von Wissen und hat damit direkt
als auch indirekt Einfluss auf die Handlungen des Wahrnehmenden. Notwendi-
ge Voraussetzung für die Entwicklung des Verständnisses ist Wissen, welches
mittels Reflexion und Adaption den subjektiven Wahrnehmungsprozess erst
ermöglicht.
Awareness tritt in der CSCW- und HCI-Forschung häufig zusammen mit qualifizierenden
Attributen auf. Durch sie wird eine spezifische Auffassung und Interpretation von Awareness
angedeutet. Die große Anzahl an Publikationen über verschiedene Formen von Awareness
lässt darauf schließen, dass Awareness einerseits eine bedeutsame Rolle in der Forschungs-
landschaft eingenommen hat. Andererseits unterstreicht diese Proliferation der Begriffe die
Mehrdeutigkeit von Awareness (vgl. [Schmidt 2002], S. 286 f.). Presence Awareness bezeich-
net beispielsweise die Wahrnehmung von anwesenden Personen in einer (Arbeits-)Umge-
bung, ihrer Handlungen in einem gemeinsam genutzten Umfeld und ihrer Verfügbarkeit (vgl.
[Prinz 1999]; [Gutwin/Greenberg 2002]). Die Presence Awareness wird allgemein zur Klasse
der Group Awareness gezählt. Sie fasst jene Formen von Awareness zusammen, die zur
Unterstützung kollaborativer Arbeitsprozesse eingesetzt werden (vgl. [Greenberg et al.
1996b]; [Sohlenkamp 1999]; [Collazos et al. 2003]; [Pinelle et al. 2003], S. 290). Group
Structural Awareness, Task-oriented Awareness und Informal Awareness sind weitere
Formen von Awareness dieser Klasse. Group Structural Awareness bezeichnet die Wahr-
nehmung von Organisationsstrukturen, Rollenverteilungen und Zuständigkeiten, während
Task-oriented Awareness das Verständnis von kooperativ ausgeführten Aktionen zur
Erreichung eines gemeinsamen Gruppenziels beinhaltet. Informationen über Personen in
einem kollaborativen Arbeitsumfeld werden mittels Informal Awareness erfasst.
Das Gegenstück zur Group Awareness bildet die Klasse der Personal Awareness. Sie kon-
zentriert sich auf die Wahrnehmung der individuellen Umgebung, der eigenen Handlungs-
abläufe und Aufgaben oder auch auf die zur Lösung einer Aufgabe verfügbaren Hilfsmittel
(vgl. [Greenberg et al. 1996a]; [Mark et al. 1997]; [Mitchell et al. 1995]; [Ferscha et al.
2004]). Des Weiteren fällt die Wahrnehmung der Auswirkungen eigener Handlungen in die
Klasse der Personal Awareness. Situation Awareness kann beiden Klassen zugeordnet wer-
den. Situation Awareness bezeichnet die Wahrnehmung, das Verständnis und die Voraus-
schau zukünftiger Entwicklungen in der aktuellen Umgebung, um in einem System hand-
lungsfähig zu sein (vgl. [Endsley 1995]; [Adams et al. 1995], S 85). Somit sind sowohl die
Aktivitäten anderer Beteiligter als auch die eigenen Aktivitäten Bestandteil von Situation
20 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
Awareness. Weitergehende Diskussionen der verschiedenartigen Formen von Awareness hin-
sichtlich Group und Personal Awareness finden sich bei [Rittenbruch 2002], [Hoffmann
2002] und [Schmidt 2002].
Sohlenkamp klassifiziert Awareness anhand der wahrzunehmenden Informationen in die drei
Dimensionen Fragen, Zeit und Ursprung (vgl. [Sohlenkamp 1999], S. 50 ff.). In der Dimen-
sion Fragen werden die Formen von Awareness anhand ihrer Eignung zur Beantwortung von
Fragen, z. B. zu aktiven Personen in der Umgebung und ihren Tätigkeiten, unterschieden.
Unter temporalen Aspekten wird in der Dimension Zeit bezüglich der Vergegenwärtigung von
vergangenen, gegenwärtigen und die Zukunft betreffenden Informationen differenziert. In der
dritten Dimension Ursprung grenzt Sohlenkamp die Formen von Awareness anhand der
Dichotomie real und virtuell gegeneinander ab. Informationen über Aktivitäten und Objekte
in der real-physischen Welt ordnet er der erstgenannten Gruppe zu, selbst wenn die Übertra-
gung und Erfassung zusätzlich in elektronischer Form erfolgt. Virtuell sind nur jene Informa-
tionen, die ausschließlich in elektronischen Systemen existierende Objekte und Informationen
betreffen.
Awareness und Techniken bzw. Informationssysteme zur Unterstützung von Awareness müs-
sen getrennt voneinander betrachtet werden. Kirsch-Pinheiro et al. sehen in Awareness ein
Designkonzept für die Gestaltung von IuK-Systemen zur Förderung ihrer Nutzbarkeit und
Benutzerfreundlichkeit (vgl. [Kirsch-Pinheiro et al. 2003], S. 48). IuK-Systeme können durch
eine situative Gestaltung ihrer Benutzeroberfläche und eine aufgabenangemessene Auswahl
sowie Strukturierung der angezeigten Informationen den Wahrnehmungsprozess des Anwen-
ders und letztlich seine Produktivität fördern. Eine Garantie, dass durch die Anzeige von
Informationen die vom Anwendungsdesigner intendierte Wahrnehmung aufseiten des Benut-
zers ausgelöst wird, besteht aufgrund der Subjektivität der Wahrnehmung und des persönli-
chen Hintergrundwissens hingegen nicht. Abweichungen des Informationsangebots von den
Informationsbedürfnissen eines Anwenders führen dazu, dass trotz eines durchdachten
Designkonzepts die beabsichtigten Wahrnehmungsprozesse nicht erfolgen können. Allerdings
liefern IuK-Systeme überhaupt erst die Informationen, um den Wahrnehmungsprozess zu
stimulieren (vgl. [Sohlenkamp 1999], S. 41; [Dourish/Bellotti 1992], S. 108).
IuK-Systeme, die Informationen und Funktionalitäten in Abhängigkeit vom Kontext einer
Tätigkeit ihren Anwendern zur Verfügung stellen, werden auch als Context-aware bezeichnet
(vgl. [Dey 2001b], S. 5 f.). Der Begriff wurde von Schilit und Theimer geprägt (vgl. [Schi-
lit/Theimer 1994]), die damit die Adaption eines Systems an die real-physische Umgebung
ihrer Nutzung bezeichneten. Dey identifiziert drei Funktionsklassen für Context-aware
Anwendungen (vgl. [Dey 2001b], S. 6 f.): die Präsentation von Informationen und Funktiona-
litäten im Kontext eines Anwenders, die automatische Ausführung von Aufgaben bei Eintre-
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 21
ten eines Ereignisses oder einer Situation und die Verschlagwortung von Informationsobjek-
ten mit Kontextinformationen. Auch wenn diese Funktionalitäten für IuK-Systeme zur Unter-
stützung von Awareness einen vielversprechenden Ansatz darstellen, so liegt der Fokus der
Forschungsarbeiten für Context-aware Anwendungen eher auf der Unterstützung von mobilen
Anwendungsszenarien, in denen beispielsweise Informationen zu naheliegenden Geschäften
in Abhängigkeit vom Standort eines Anwenders dargestellt werden (vgl. [Rittenbruch 2002],
S. 163). Parallelen sind insbesondere in der Aufbereitung und Verbreitung von Informationen
über den Kontext des Systemzustands und Aktivität innerhalb des Systems zu sehen. Der Ur-
sprung dieser Informationen kann sowohl in der aktiven sowie selbstständigen Beobachtung
und Analyse durch das System erfolgen als auch auf Benutzereingaben beruhen (vgl. [Ritten-
bruch 2002], S. 166; [Dourish/Bellotti 1992]). Gleichfalls lassen sich die Präsentation und
Nutzung dieser Informationen nach passiven und aktiven Formen unterscheiden (vgl.
[Chen/Kotz 2000], S. 3; [Gross/Specht 2001]). Passive Nutzung bedeutet, dass die über einen
Kontext gewonnenen Informationen dem Anwender lediglich in aufbereiteter Form durch das
System zugänglich gemacht werden. Dagegen adaptieren aktive Systeme die Informationen
über einen Kontext für ihr Interaktionsverhalten gegenüber dem Anwender.
2.1.3.2 Workspace Awareness
Seit Mitte der 1990er Jahre wird eine besondere Form von Group Awareness unter der
Bezeichnung Workspace Awareness (WA) in der Literatur diskutiert (vgl. [Gutwin et al.
1995]; [Greenberg et al. 1996b]; [Schlichter et al. 1998]; [Otjacques et al. 2006]). Eine
nachhaltige Prägung des Begriffs erfolgte durch die Arbeiten von Gutwin und Greenberg (vgl.
[Gutwin 1997]; [Gutwin/Greenberg 2002]). Workspace Awareness kennzeichnet eine Form
von Awareness, die Informationen über den Zustand eines gemeinsamen Arbeitsbereichs
(engl. shared workspace) und die in ihm ausgeführten Aktivitäten expliziert. Greenberg et al.
definieren Workspace Awareness als „as the up-to-the minute knowledge a person requires
about another group member’s interaction with a shared workspace if they are to collaborate
effectively“ ([Greenberg et al. 1996b]). Greenberg und Gutwin analysieren die Auswirkungen
von Workspace Awareness in kleinen Arbeitsgruppen zwischen zwei und fünf Personen in
synchron genutzten kollaborativen Arbeitsbereichen, z. B. beim Einsatz elektronischer White-
boards. Im Fokus ihrer Betrachtungen steht die Wahrnehmung der Interaktionen anderer
Akteure mit dem kollaborativen Arbeitsbereich. Folglich ordnen sie Workspace Awareness
als Spezialisierung von Group Awareness der Situation Awareness zu (vgl. [Gutwin 1997],
S. 20; [Greenberg et al. 1996b]).
Workspace Awareness expliziert nicht nur die in einem Arbeitsbereich aktiven Personen und
ihre gegenwärtigen sowie kommenden Aktionen. Workspace Awareness informiert gleicher-
22 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
maßen über den Zustand des Arbeitsbereichs und der in ihm enthaltenen Objekte. Studien von
Gutwin und Greenberg zeigen auf, dass Akteure in einem Arbeitsbereich diese Form der
Wahrnehmung benötigen, um ihre Handlungsabläufe untereinander zu koordinieren, um
Kopplungsprozesse auszulösen oder untereinander Hilfestellungen zu geben (vgl. [Gutwin
1997]; [Gutwin/Greenberg 2002]; [Gutwin/Greenberg 2004]). Aktiv genutzte Arbeitsbereiche
unterliegen fortwährenden Veränderungen, die über den Arbeitsbereich erfasste Informatio-
nen gleichfalls altern lassen und eine stetige Aktualisierung dieser Informationen erfordern.
Für einen Akteur kann die Wahrnehmung des aktuellen Istzustandes genauso wie der Rück-
blick auf vergangene Ereignisse und somit auf die Gründe für die Entstehung des Istzustandes
von Bedeutung sein. Workspace Awareness lässt sich entsprechend in Workspace Awareness
der Gegenwart bzw. der Vergangenheit untergliedern. Informationen, die mittels Workspace
Awareness über den Kontext des gemeinsamen Arbeitsbereichs informieren, eignen sich in
dem von Gutwin und Greenberg konzipierten Rahmenmodell zur Beantwortung der Fragen
Wer, Was, Wo, Wann und Wie (vgl. [Gutwin/Greenberg 2002], S. 420 ff.). Diese Fragen
bilden in ihrem Modell die Basis zur Vergegenwärtigung des gemeinsamen Arbeitskontextes
und lassen sich sowohl für die Gegenwart als auch die Vergangenheit heranziehen.
Für Workspace Awareness der Gegenwart sieht das Rahmenmodell die Analyse des Arbeits-
bereichs in den Kategorien Wer, Was und Wo vor. In der Kategorie Wer werden die Elemente
Anwesenheit, Identität und Urheberschaft expliziert. Die ausgeführten Aktionen, die dabei
verfolgten Absichten und die involvierten Objekte werden in der Kategorie Was untersucht. In
der Kategorie Wo stehen die Analyse des Tätigkeitsorts, der sichtbaren bzw. betrachteten oder
zugreifbaren Objekte im Zentrum der Analyse des Arbeitsbereichs. Die Auswahl dieser Kate-
gorien und Elemente lässt die intendierte Ausrichtung des Rahmenmodells auf echtzeitkolla-
borative Arbeitsumgebungen erkennen.
Informationen über zurückliegende Ereignisse innerhalb des Arbeitsbereichs liefert die Work-
space Awareness der Vergangenheit. Das Rahmenmodell gliedert die erfassten Informationen
in die Kategorien Wie, Wann, Wer, Wo und Was. Die Aktions- und Objekthistorien geben in
der Kategorie Wie Auskunft darüber, wie eine Zustandsänderung an den Objekten innerhalb
der Arbeitsumgebung herbeigeführt wurde. Die Ereignishistorie ergänzt diese Informationen
um den Zeitpunkt der Aktionen in der Kategorie Wann. Historische Informationen über die in
der Vergangenheit in der Arbeitsumgebung aktiven Personen, ihre Handlungen und Inter-
aktionsbereiche werden mittels Anwesenheits-, Aktions- und ortsbezogener Historie für die
Fragestellungen Wer, Was und Wo erfasst.
Mehrheitlich konzentrieren sich die im Rahmenmodell von Gutwin und Greenberg analysier-
ten Informationen auf die Interaktionen mit und Manipulationen von Artefakten innerhalb des
kollaborativ genutzten Arbeitsbereichs. Diese Informationen kennzeichnen den Kontext für
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 23
die Handlungen einer Person innerhalb dieses Arbeitsbereichs (vgl. [Ellis/Wainer 1994],
S. 86; [Preguiça et al. 2000], S. 71; [Rittenbruch 2002], S. 163). Hierin besteht eine Analogie
zum Contextual-Awareness-Ansatz von Mark et al. (vgl. [Mark et al. 1997]). Mittels dezidier-
ter Awarenessprofile werden darin für Objekte und mit ihnen ausgeführte Aktionen kontext-
relevante Informationen erfasst und als Contextual Awareness angezeigt (vgl. [Rittenbruch
2002], S. 166; [Leiva-Lobos/Covarrubias 2002]).
Workspace Awareness stellt ein Konzept zur Explikation eines von einer Arbeitsgruppe
gemeinschaftlich genutzten Arbeitsbereichs dar. Der Arbeitskontext eines Akteurs bestimmt
sich allerdings nicht nur aus der Kenntnis der Aktivitäten anderer Akteure. Gleichermaßen ist
die Kenntnis über vergangene, gegenwärtige und zukünftige eigene Aktivitäten und der damit
verbundenen Objekte Bestandteil des individuellen Arbeitskontextes. Insofern soll im Rah-
men dieser Arbeit der Begriff Workspace Awareness weiter gefasst und um die persönlichen
Elemente des Arbeitskontextes erweitert werden:
Definition: Workspace Awareness
Workspace Awareness bezeichnet die Wahrnehmung von persönlichen und
gemeinschaftlichen Arbeitsbereichen und expliziert den Kontext für die persön-
lichen Aktivitäten. Dazu informiert Workspace Awareness über die vergange-
nen, gegenwärtigen und geplanten zukünftigen Aktivitäten aller in einem
Arbeitsbereich tätigen Akteure und die durch sie verursachten Zustandsände-
rungen an Objekten des Arbeitsbereichs.
2.1.4 Zusammenfassung
Die Zielsetzung dieses Abschnitts war die Vermittlung eines grundlegenden Verständnisses
für die Merkmale und Zusammenhänge von Wissen, Kontext und Awareness, insbesondere
für die Ausgestaltung kollaborativer Arbeitsbereiche. Die Ausführungen basieren vornehm-
lich auf einem Studium der Literatur und führen die teils konträr diskutierten Begriffsver-
ständnisse in einen konsistenten Gesamtzusammenhang.
Wissen repräsentiert die individuell erworbenen Kenntnisse und Kompetenzen einer Person.
Wissen ist Voraussetzung für reflektierte Handlungen und als solches an den Wissensträger
untrennbar gebunden. Mittels Reflexion und Selektion kann ein Wissensträger Informationen
über sein Wissen in Form von Informationsobjekten explizieren. Der Wissenstransfer erfolgt
über Dekodierung und Reflexion der Informationsobjekte und schlägt sich in einer kontext-
gebundenen Vernetzung mit bereits bestehenden Wissensstrukturen nieder. Informationen
unterscheiden sich von Daten durch eine Anreicherung kontextueller Elemente, also Daten,
die mittels semantischer Interpretation zur Beschreibung und Charakterisierung von Kontex-
ten geeignet sind. Kontexte stellen die Summe der eine Person, ein Objekt oder eine Situation
24 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
kennzeichnenden Kontextinformationen dar. Der Prozess zur Wahrnehmung und das Ver-
ständnis der Kontextinformationen werden als Awareness bezeichnet. Damit ist Awareness
eine grundlegende Voraussetzung und ein integraler Prozessbestandteil, um Informationen
aufzunehmen und letztlich Wissen zu bilden. Als Auswirkung dieser Erkenntnis werden unter
dem Begriff Workspace Awareness der Wissenstransfer und die Vermittlung von Eigenschaf-
ten der Arbeitskontexte in individuell sowie auch kollaborativ genutzten Arbeitsumgebungen
betrachtet.
2.2 Kollaborative Arbeitsumgebungen
Bisher wurde der Begriff der kollaborativen Arbeitsumgebung weitgehend intuitiv genutzt. In
den folgenden Abschnitten wird eine Charakterisierung und Abgrenzung dieses Begriffs
angestrebt, um darauf aufbauend ausgewählte Unterstützungsfunktionalitäten vorzustellen.
2.2.1 Computer Supported Cooperative Work (CSCW) und Groupware
Die hier betrachteten theoretischen Grundlagen zur Unterstützung kollaborativer Arbeit stam-
men aus der vergleichsweise jungen Forschung über Computer Supported Cooperative Work
(CSCW). Ziel dieser interdisziplinären Forschungsdisziplin ist der Aufbau eines Verständ-
nisses der Wesensmerkmale und Eigenschaften kooperativen Arbeitens von Menschen, um
Konzepte und Techniken für ihre Unterstützung durch IuK-Systeme zu entwerfen (vgl. [Greif
1988]; [Nastansky et al. 2000], S. 238). Die aus diesen Bemühungen resultierenden Software-
systeme werden als Groupware bezeichnet (vgl. [Ellis et al. 1991]; [Baurens 2001]; [Khosha-
fian/Buckiewicz 1995]). Das Einsatzgebiet von Groupware-Anwendungen erstreckt sich
vornehmlich auf Büroumgebungen, in denen Menschen in Arbeitsgruppen ihren Aufgaben zur
Realisierung gemeinsamer Unternehmensziele nachgehen. Ihre Anwender werden häufig als
Knowledge Worker bezeichnet. Drucker prägte diesen Begriff für Personen, die vorrangig mit
Informationen arbeiten und damit kontinuierlich Wissen aufbauen, das sie für die Erfüllung
ihrer Aufgaben benötigen (vgl. [Drucker 1958]).
Eine klassische Gliederung der Unterstützungsfunktionen von Gruppenarbeit in Kommunika-
tion (engl. communication), Koordination (engl. coordination) und Kooperation (engl.
cooperation) geht auf Ellis et al. zurück und wird auch als 3C-Klassifikation bezeichnet (vgl.
[Ellis et al. 1991], S. 40). Kommunikation beschreibt den Informationsaustausch und die Ver-
ständigung zwischen mehreren Personen, Personen und Applikationen bzw. Applikationen
untereinander. Erfolgt die Kommunikation mit dem Ziel der aufgabenbezogenen Abstimmung
von Tätigkeiten, wird diese Kommunikation als Koordination bezeichnet. Kooperation kenn-
zeichnet Kommunikation zur Vereinbarung gemeinsamer Ziele und zur Koordination (vgl.
[Teufel et al. 1995], S. 12; [Borghoff/Schlichter 1998], S. 111 f.; [Back/Seufert 2000], S. 9).
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 25
Anstelle des Begriffs Kooperation verwendeten Ellis et al. seinerzeit noch den Begriff der
Kollaboration. Das Begriffsverständnis hat sich mittlerweile gewandelt, sodass Kollaboration
die Gesamtheit von Kommunikation, Koordination und Kooperation bezeichnet (vgl. [Pinelle
et al. 2003]; [Nastansky 2008]). Eine grundlegende Stellung zur Unterstützung kollaborativer
Zusammenarbeit nimmt die Kommunikation ein. Sowohl Koordination als auch Kooperation
setzen eine intakte Kommunikationsbasis für ihre Realisierung voraus.
Parallel zur 3C-Klassifikation untergliedert die Raum-Zeit-Matrix die Unterstützungsfunktio-
nen von Gruppenarbeit entlang den Dimensionen Raum und Zeit (vgl. [Johansen 1988], S. 44;
[Teufel et al. 1995], S. 24 f.). Hinsichtlich der räumlichen Lokation wird die Zusammenarbeit
an gleichen beziehungsweise verschiedenen Orten unterschieden. Entsprechend wird bei der
temporalen Dimension zwischen synchroner und asynchroner Zusammenarbeit differenziert.
Groupware-Anwendungen lassen sich gemäß ihren primären Unterstützungsfunktionen einer
oder mehreren der vier Kategorien der Raum-Zeit-Matrix zuordnen. Allerdings wird
insbesondere durch die zunehmende Diversifizierung und Ausweitung der Funktionalitäten
von Groupware-Anwendungen eine eindeutige Zuordnung aktueller Groupware-Anwendun-
gen zu einer Kategorie zunehmend schwieriger (vgl. [Rimer et al. 2005], S. 16). Das im Rah-
men dieser Arbeit vorgestellte Workspace-Awareness-Konzept berücksichtigt daher alle vier
Ausprägungen der Raum-Zeit-Matrix.
Für die Planung und Beurteilung von Groupware-Anwendungen wird im Denver Modell für
Groupware Design ein dreischichtiges und zugleich hierarchisches Modell für ihre Beschrei-
bung vorgeschlagen (vgl. [Salvador et al. 1996]). Die oberste Ebene besteht aus der Analyse
der mit einer Groupware-Anwendung verfolgten Ziele und der Anforderungen an sie. Die
Beschreibung und Klassifizierung des funktionalen Designs erfolgt auf der mittleren Ebene
und wird durch die Identifikation von Technologien zur funktionalen Umsetzung auf der
untersten Ebene vervollständigt. Für die Charakterisierung des funktionalen Designs wird die
Analyse der Unterstützungsfunktionen einer kollaborativen Arbeitsumgebung in den Katego-
rien Personen, Artefakte, Aufgaben und Aktivitäten, interaktive Situationen und soziale Proto-
kolle empfohlen. Salvador et al. kennzeichnen die in diesen Kategorien erfassten Ausprägun-
gen als eindeutige Merkmale kollaborativer Arbeitsumgebungen. In der Kategorie Personen
werden die Personen, Arbeitsgruppen, ihre Rollenverteilung und Eigenschaften charakteri-
siert. Unter den Artefakten werden die Objekte der Arbeitsumgebung zusammengefasst, die
durch Interaktion innerhalb der Arbeitsumgebung konsumiert, produziert, manipuliert oder
angewendet werden. Hierzu können Dokumente genauso wie multimediale Objekte gehören.
Die durch die Akteure der Arbeitsumgebung verfolgten Ziele, die daraus resultierenden Auf-
gaben, Aktivitäten und Handlungen kennzeichnen die Kategorie Aufgaben und Aktivitäten.
Die sich ergebenden Interaktionsmuster und Abhängigkeiten zwischen den Akteuren auf per-
26 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
sönlicher, zeitlicher und räumlicher Ebene bestimmen die Eigenschaften der interaktiven
Situationen innerhalb der Arbeitsumgebung. Darüber hinausgehende Gewohnheiten, implizite
und explizite Vereinbarungen zwischen den Akteuren und ihre Auswirkungen auf die organi-
sationale Flexibilität werden als soziale Protokolle bezeichnet. Die aus der Summe dieser
Merkmale entstehende Charakterisierung einer kollaborativen Arbeitsumgebung und ihrer
Kontexte bietet eine Grundlage für die Bestimmung von Unterstützungsfunktionen von
Groupware-Anwendungen zur Steigerung der Effektivität und Effizienz der Gruppenarbeit
(vgl. [Salvador et al. 1996]; [Gao et al. 2005]). Kollaborativen Arbeitsumgebungen ist
gemein, dass sich ein maßgeblicher Mangel an Kommunikations-, Kooperations- und Koordi-
nationsunterstützung negativ auf den Erfolg auswirkt (vgl. [Pinelle et al. 2003], S. 286;
[Kirsch-Pinheiro et al. 2003], S. 48). Eine nähere Betrachtung dieser Unterstützungsfunktio-
nen schließt sich daher in den folgenden Abschnitten an.
2.2.2 Kommunikationsunterstützung
Die Übermittlung von Informationen von einem Sender über einen Kanal an einen Empfänger
wird als Kommunikation bezeichnet. Kommunikation kann explizit – durch einen Sender aus-
gelöst – verbal (mittels gesprochener Sprache, textueller als auch multimedialer Nachrichten)
oder nonverbal (mittels Bilder, Mimik Körpersprache und deiktischer Handlungen) erfolgen.
Indirekte Kommunikation geht dagegen von einem Empfänger aus, der durch Beobachtung
seiner Umgebung bewusst oder auch unbewusst ausgestrahlte verbale oder nonverbale Infor-
mationen aufnimmt (vgl. [Pinelle et al. 2003], S. 287 ff.; [Burger 1997], S. 51 f.). IuK-Syste-
me zur Unterstützung von Awarenessprozessen fördern aufgrund ihrer Fähigkeit zur Über-
mittlung von Kontextinformationen insbesondere die indirekte Kommunikation.
Für die Auswahl eines Mediums zur Unterstützung von Kommunikationsprozessen ist der
Kommunikationskanal von grundsätzlicher Bedeutung. Dabei ist zu beachten, dass sich nicht
jede Information in gleicher Qualität und Effizienz für jeden Kommunikationskanal aufberei-
ten, übertragen und aufseiten des Empfängers aufnehmen lässt (vgl. Abschnitt 2.1.1). Bei-
spielsweise gelingt die Übermittlung komplexer Zusammenhänge leichter textuell, gegebe-
nenfalls unter Zuhilfenahme von Abbildungen oder Schaubildern, während zeitkritische
Kommandos und Meldungen besser über akustische Kanäle übertragen werden können (vgl.
[Burger 1997], S. 51 f.). Ein IuK-System sollte daher möglichst mehrere verschiedene, auch
simultan übertragbare Kommunikationskanäle unterstützen (vgl. [Herrmann 2001]).
In Abhängigkeit von der Anzahl Sender oder Empfänger werden die Kommunikationsformen
1:1, 1:n, n:1 oder n:m unterschieden (vgl. [Nastansky et al. 2000], S. 241). Eine Unterstüt-
zung der Kommunikation mittels push-basierter IuK-Systeme, wie E-Mail oder Instant
Messaging, ist für die direkte 1:1- und 1:n-Kommunikation aufgrund der einseitig ausgelösten
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 27
Kommunikationsform oftmals hinreichend effizient und zugleich flexibel an die Kommunika-
tionsbedürfnisse von Sender und Empfänger anzupassen (vgl. [Dierker/Sander 1997],
S. 98 ff.). Angesichts einer schwachen Strukturierung und schnell anwachsender Informa-
tionsvolumina ist für eine n:1- und n:m-Gruppenkommunikation der Einsatz von pull-
basierten IuK-Systemen und von gemeinsam genutzten Informationsräumen sinnvoll (vgl.
[Nastansky 2008] S. 185 f.). Die durch die Verwendung push-basierter IuK-Systeme entste-
henden Informationsmengen bei Gruppenkommunikation führen ansonsten schnell zu einem
Wahrnehmungsverlust für die wesentlichen benötigten Informationen. Studien der vergange-
nen Jahre haben gezeigt, dass dieses Phänomen der Informationsüberflutung zu Stress, gerin-
gerer Arbeitszufriedenheit, Krankheit und letztlich ebenso zu einer sinkenden Effektivität des
Kommunikationsmittels führen kann (vgl. [Lewis 1996]; [Wilson 1995], S. 45; [Feather
1998], S. 118).
Eine Unterscheidung synchroner und asynchroner Kommunikation berücksichtigt temporale
Merkmale von Kommunikationsprozessen. Synchrone Kommunikation findet an einem oder
an mehreren Orten zur gleichen Zeit zwischen mehreren Kommunikationspartnern statt (vgl.
[Teufel et al. 1995]). Sie ist die Basis für die Zusammenarbeit in echtzeitbetriebenen kollabo-
rativen Arbeitsumgebungen, weil synchrone Kommunikation für den Informationsaustausch
über einen gemeinsamen gegenwärtigen Arbeitskontext benötigt wird. Klassische IuK-Syste-
me zur Unterstützung synchroner Kommunikation, insbesondere zur Überwindung räumlicher
Distanz, sind das Telefon, textuelles oder auch audiovisuelles Instant Messaging, Konferenz-
oder Presence-Awareness-Systeme (vgl. [Kaiser 2001]). Asynchrone Kommunikation gestat-
tet einen zwischen Sender und Empfänger zeitlich verschobenen Informationsaustausch. Die
Informationen werden dazu vorübergehend oder dauerhaft persistiert, eventuell zur Überbrü-
ckung räumlicher Distanzen übertragen und zu einem späteren Zeitpunkt durch den Empfän-
ger wieder abgerufen. Eine der ältesten dokumentierten Ausprägungen dieser Kommunika-
tionsform sind Höhlenmalereien aus der Steinzeit. Heutige IuK-Systeme erlauben die asyn-
chrone Kommunikation durch elektronische Nachrichtensysteme oder gemeinsam genutzte
Informationsräume (vgl. [Pankoke-Babatz 2001]). Für den flexiblen und zeitversetzten Aus-
tausch von Informationen haben sich E-Mail-Systeme als feste Komponente von IuK-Syste-
men für die Unterstützung kollaborativer Arbeitsumgebungen etabliert (vgl. [Levitt/Maho-
wald 2002], S. 2).
2.2.3 Koordinationsunterstützung
Die Notwendigkeit zur Koordination innerhalb von Arbeitsgruppen entsteht aus den Anforde-
rungen der Planung, Durchführung und Steuerung der Arbeitsaufgaben zur Erreichung
gemeinsamer Gruppenziele (vgl. [Rhein 2002], S. 162 f.). Koordination übernimmt die Rolle
28 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
des Vermittlers zwischen den zu erreichenden Zielen, den dafür notwendigen Aktivitäten und
dabei involvierten Akteuren (vgl. [Malone/Crowston 1990], S. 360; [Malone/Crowston 1994],
S. 90; [Schlichter et al. 1998], S. 204). Koordination beinhaltet somit die Abstimmung von
Einzelaktivitäten zur Erreichung übergeordneter Gesamtziele (vgl. [Schulte-Zurhausen 2005],
S. 225). Regelmäßig müssen die Kooperationspartner dabei die folgenden Fragen mittels
Kommunikation beantworten (vgl. [Herrmann 2001], S. 25):
Welche Vorbedingungen müssen von anderen Akteuren oder Systemen erbracht wer-
den, damit eine erfolgreiche Durchführung der eigenen Tätigkeiten gelingen kann?
Welche logischen Abhängigkeiten zwischen einzelnen Tätigkeiten und ihren dadurch
verfolgten Zielen bestehen?
Welche nachgelagerten Aktivitäten schließen sich an die eigenen Tätigkeiten an und
welche Ziele werden durch sie verfolgt?
Welche Akteure sind beteiligt und in welcher organisationalen Abhängigkeit stehen
sie zueinander?
Welche Ressourcen werden gemeinschaftlich genutzt und wie ist ein konkurrierender
Zugriff organisiert?
Inwiefern ist eine räumliche Verteilung der Aktivitäten angebracht?
Ferner ist die Kooperation auf den Ebenen Arbeitsschritt, Geschäftsprozess und Workflows zu
unterscheiden (vgl. [Jablonski et al. 1997], S. 7 ff.). Arbeitsschritte bezeichnen Vorgänge der
Realität, in deren Zusammenhang die beteiligten Personen einzelnen Aktivitäten zur Erfüllung
ihrer Aufgaben nachgehen. Unter Geschäftsprozessen wird dagegen ein Bündel untereinander
verbundener Verfahren und Aktivitäten verstanden, das aus einer Menge von Inputfaktoren
ein Ergebnis zur Erreichung der Unternehmensziele erzeugt (vgl. [Schmalzl/Merkl 2004],
S. 460; [Fischer 2000], S. 313). Darauf aufbauend definiert die Workflow Management
Coalition (WfMC) einen Workflow als die (Teil-)Automatisierung von Geschäftsprozessen,
für die Dokumente, Informationen oder Aufgaben anhand von vorbestimmten Regeln zwi-
schen den einzelnen Akteuren zur Ausführung einzelner Aktivitäten verteilt werden (vgl.
[Allen 2001], S. 15). Entsprechend beinhaltet ein Workflow die zeitlichen, fachlichen und
ressourcenbezogenen Spezifikationen eines Arbeitsprozesses, die für eine automatisierte
Steuerung des operationalen Arbeitsablaufes notwendig sind (vgl. [Gadatsch 2003], S. 33).
Die Erfordernisse und Ansprüche an koordinative Tätigkeiten unterscheiden sich je nach
betrachteter Kooperationsebene. Während für Arbeitsschritte ein Bedürfnis für Koordination
bei der Abstimmung gemeinschaftlich ausgeführter Handlungen in einem gemeinsamen
Arbeitsgebiet und in der Koordination von konkurrierenden Zugriffen auf gemeinsam genutz-
te Ressourcen liegt, muss Koordination von Geschäftsprozessen aus einer ganzheitlicheren
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 29
Ebene zur Planung, Steuerung und Optimierung von Wertschöpfungsprozessen und -prozess-
ketten betrachtet werden (vgl. [Schmalzl/Merkl 2004]; [Kirchmer/Scheer 2004]; [Gadatsch
2003]). Der Kontext von Workflows kann dagegen sowohl auf der Mikroebene von kleinen
Arbeitsgruppen und ihren Arbeitsschritten als auch auf der Makroebene von Geschäftspro-
zessen angesetzt werden (vgl. [Huth 2004], S. 21).
Anwendungen zur Planung, Verwaltung und Unterstützung bei der Ausführung von Work-
flows werden als Workflow-Management-Systeme (WFMS) bezeichnet (vgl. [Hollingsworth
1996]). Sie sind „anwendungsneutrale, generische Werkzeuge, die sich überall dort einsetzen
lassen, wo geplante, strukturierte und arbeitsteilige Arbeitsabläufe vorzufinden sind“ ([Schul-
ze 2000], S. 1). Ihre Kernfunktion besteht in der Vermittlung zwischen Akteuren, Arbeitsauf-
gaben und benötigten Ressourcen. Während in der Planungsphase mithilfe von WFMS
lediglich Regelsysteme für die Ausführung von Workflows konstruiert werden, übernehmen
WFMS in der Ausführungsphase die Steuerung und Kontrolle der Ausführung. Durch
Analyse- und Auswertungsfunktionalitäten zeigen WFMS darüber hinaus Optimierungs-
potenziale für die durch sie unterstützten Workflows auf und tragen damit langfristig zur
Verbesserung von Koordinationsprozessen bei (vgl. [Jablonski 2001], S. 210).
Riempp differenziert anhand der Wiederholungsfrequenz und dem Grad der Vorausplanbar-
keit zwischen fest strukturiertem und flexiblem bzw. adaptivem Workflow-Management für
wiederholte Prozesse und Projektmanagement, Ad-hoc-Workflow-Management und Indivi-
dualbehandlung für einmalig bzw. kaum wiederkehrende Prozesse (vgl. [Riempp 1998],
S. 51 f.). Fest strukturierte Workflows sind planbar und werden wiederkehrend unter Befol-
gung eines regelbasierten Ausführungspfades durchgeführt. WFMS unterstützen bei der
Modellierung des Regelsystems und wenden dieses auch für die Zuweisung von Aufgaben
und Ressourcen zu einzelnen Akteuren, Rollen oder Arbeitsgruppen an. Ad-hoc-Workflows
weisen dagegen keine oder nur eine sehr geringe Wiederholungshäufigkeit auf. Ihre Prozess-
modelle sind durch eine partielle Planbarkeit gekennzeichnet, die auf ein spontanes und
unvorhersehbares Auftreten während der täglichen Arbeit zurückzuführen ist und damit eine
Vorausplanung auf einige wenige Prozessschritte eingrenzt. Häufig wird die Planung simultan
zur Abarbeitung eines Ad-hoc-Workflows fortgesetzt, um den inhärent hohen Grad an Dyna-
mik und Spontaneität über ein flexibel ausgestaltetes Prozessmodell zu unterstützen (vgl.
[Huth 2004], S. 31 ff.). Eine hohe Flexibilität für die Ausgestaltung von Workflow-Prozessen
ist in Fällen wichtig, in denen für die Planung der weiteren Prozessschritte zunächst Zwi-
schenergebnisse aus den vorangegangenen Prozessschritten benötigt werden. Dennoch eignen
sich sowohl strukturierte als auch Ad-hoc-Workflows für die koordinative Unterstützung von
Arbeitsschritten in kollaborativen Arbeitsumgebungen, da in Abhängigkeit von der spezifi-
30 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
schen Arbeitssituation neben unvorhergesehenen, spontanen Aktivitäten gleichfalls planbare,
fest strukturierte Arbeitsprozesse auftreten.
Weitergehende Diskussionen von Workflow-Management und Architekturkonzepten für
WFMS finden sich unter anderem bei [Schulze 2000], [Riempp 1998], [Huth 2004] und den
dort referenzierten Quellen.
2.2.4 Kooperationsunterstützung
Elementarer Bestandteil arbeitsteiliger Wertschöpfungsprozesse sind die Interaktionen
zwischen den beteiligten Akteuren. Jedoch besteht nicht in jeder Interaktion auch die Absicht
zur Kooperation. Konkurrierende Interaktionen verfolgen bezogen auf ihre Handlungen indi-
viduelle, teils konfliktionäre Interessen. Kooperativen Interaktionen liegt dagegen ein gemein-
sames Gesamtziel zugrunde, auch wenn einzelne Handlungen, wie die Nutzung gemein-
schaftlicher Ressourcen, zur Zielerreichung im Konflikt stehen können (vgl. [Herrmann
2001], S. 24). Für eine weitergehende Betrachtung der Beziehungen zwischen Kooperation
und Konkurrenz sei auf die Arbeiten von [Hackert 1999] und [Küpper/Felsch 2000] verwie-
sen. Von Rosenstiel, Molt und Rüttinger unterscheiden zusätzlich zur kontraagierenden und
interagierenden Zusammenarbeit die koagierende Kooperation, bei der die einzelnen Akteure
unabhängig voneinander ohne echte Interaktion oder koordinierende Kommunikation einem
gemeinsamen Ziel untergeordnete Arbeitsaufgaben erfüllen (vgl. [von Rosenstiel et al. 2005],
S. 119 ff.). Eine weitere wesentliche Eigenschaft von Kooperationen besteht in der Existenz
gegenseitigen Vertrauens, wodurch eine Grundlage für den wechselseitigen Austausch von
Informationen und Know-how sowie die Gewährung von Hilfestellungen untereinander ge-
schaffen wird. Zahlreiche Autoren beschäftigen sich mit verschiedenen Aspekten zur Bildung,
Absicherung und Relevanz von Vertrauen in innerbetrieblichen und unternehmensüber-
greifenden Kooperationsbeziehungen (vgl. [De Laat 1999]; [Hackert 1999]; [Ring 1999];
[Köszegi 2001]).
Häufig sind Kooperationen an der gemeinschaftlichen Nutzung von Ressourcen, wie Arbeits-
mitteln, Informationen oder den zu erzeugenden Objekten, in einer physischen oder virtuellen
Arbeitsumgebung zu erkennen (vgl. [Gutwin/Greenberg 2002], S. 414; [Herrmann 2001],
S. 24; [Fuks et al. 2005], S. 300 f.). Insbesondere für räumlich verteilte, aber auch für direkte
Kooperationsbeziehungen ist die Schaffung und Explikation eines gemeinsamen Arbeitskon-
textes notwendig, um die Handlungen des Einzelnen mit den Aktivitäten der Kooperations-
partner abzustimmen oder Wissen über die Arbeitsaufgabe zu teilen (vgl. [Mark et al. 1997],
S. 255; [Otjacques et al. 2006], S. 95; [Brezillon/Pomerol 1999], S. 19; [Klempke 2000],
S. 14-2). Die dafür notwendigen Kommunikationsprozesse sollten gerade so oft wie nötig –
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 31
geplant oder ungeplant – bei guter Qualität und mit geringem Aufwand realisierbar sein (vgl.
[Kraut et al. 1988]; [Teufel et al. 1995], S. 75).
IuK-Systeme zur flexiblen Unterstützung von Kooperationen in Arbeitsgruppen schaffen hier-
zu vor allem einen gemeinsamen Informationsraum. In ihm werden die Informationen des
Kooperationsprozesses gemeinschaftlich nach dem Share-Prinzip verwaltet (vgl. [Nastansky
et al. 2000], S. 241). Die kooperierenden Partner haben unabhängig voneinander einen pull-
basierten Zugriff auf den Informationsbestand und können auf die im Kontext ihrer Aktivitä-
ten relevanten Informationen zugreifen und sie verändern. Groupware-Anwendungen zur
Unterstützung kooperierender Arbeitsgruppen bei der Durchführung zeitlich befristeter
Arbeitsprozesse werden zur Systemklasse Workgroup Computing gezählt (vgl. [Teufel et al.
1995], S. 84 f.). Die im Rahmen dieser Arbeit betrachteten Prozessunterstützungssysteme
erfüllen durch ihre koordinativen und kooperativen Funktionalitäten die Voraussetzungen, um
Arbeitsgruppen in entsprechender Weise zu unterstützten. Aufgrund der grundlegenden
Bedeutung für diese Arbeit werden in einem gesonderten Kapitel 3 unter anderem ihre
Charakteristika zur Unterstützung kooperativer Arbeitsprozesse und die Einsatzbereiche von
Prozessunterstützungssystemen untersucht.
2.3 Konzepte asynchroner und synchroner Kollaboration
Für die Einordnung und Strukturierung kollaborativer Arbeitsstrukturen lassen sich unter-
schiedliche organisationale Aufbau- und Ablaufstrukturen unterscheiden, die aufgrund ihrer
gegenseitigen Verflochtenheit allerdings nur verschiedene Aspekte des gleichen Gegenstan-
des darstellen (vgl. [von Rosenstiel 2007], S. 289 f.). Für die spätere Beurteilung und Model-
lierung von Mechanismen zur Unterstützung von Awareness bei kollaborativer Zusammen-
arbeit werden in den folgenden Abschnitten zunächst allgemeine Konzepte und Eigenschaften
asynchroner und synchroner Zusammenarbeit einführend diskutiert. Hierfür werden zunächst
die Charakteristika von Aufbaustrukturen für die Ausgestaltung der Arbeitsteilung analysiert
(Abschnitt 2.3.1). Aufgrund der besonderen Relevanz für diese Arbeit werden Ablaufstruktu-
ren und ihre koordinativen Anforderungen gesondert in den daran anschließenden Abschnit-
ten über Gruppenprozesse (Abschnitt 2.3.2) und den damit verbundenen asynchronen und
synchronen Gruppeninteraktionen näher betrachtet (Abschnitt 2.3.3).
2.3.1 Organisationsstrukturen
Modelle zur Beschreibung der Aufbaustruktur definieren hierarchische Beziehungen zwi-
schen den Mitgliedern einer Organisation. Dagegen beschreiben Ablaufstrukturen die zeitlich-
logischen Abläufe von Arbeitsprozessen. Die Zusammensetzung der kooperierenden Personen
ist zumeist durch die Aufbauorganisation der Unternehmung bestimmt. In Wissenschaft und
32 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
Praxis hat sich eine Organisationsstrukturierung anhand der Spezialisierung auf der zweiten
Hierarchieebene nach Funktionen, nach Objekten, nach Funktionen und Objekten oder nach
rechtlich selbstständigen Einheiten in den Grundformen funktionale, divisionale, Matrix- oder
Holdingorganisation etabliert (vgl. [Klimmer 2007], S. 42 ff.; [Bea/Göbel 2002], S. 75 ff.).
Jede dieser Grundformen ist mit Chancen und Risiken für den Erfolg einer Unternehmung
verbunden. Um die Chancen bei gleichzeitiger Reduktion der Risiken zu nutzen, haben sich
Sekundärorganisationen, wie Produkt-, Kunden-, Funktions- oder Projektmanagement durch-
gesetzt (vgl. [Klimmer 2007], S. 55 ff.).
Die Entscheidung, ob und wie Aufgaben auf verschiedene Arbeitskräfte, Stellen oder Rollen
aufzuteilen sind, stellt sich meist erst mit zunehmender Aufgabenmenge oder -vielfalt, wenn
die einzelnen Arbeitskräfte an ihre individuellen fachlichen oder kapazitativen Grenzen sto-
ßen. Entsprechend kann unter fachlichen und quantitativen Aspekten zwischen der Artentei-
lung und Mengenteilung als Grundformen der Arbeitsteilung, die in der Praxis auch als
Mischformen anzutreffen sind, unterschieden werden (vgl. [Klimmer 2007], S. 92 ff.;
[Bea/Göbel 2002], S. 301 ff.; [Schulte-Zurhausen 2005], S. 150 f.; [Schreyögg 2003],
S. 129 ff.). Bei Mengenteilung wird die Arbeit nach den zu bearbeitenden Objekten unter den
Arbeitskräften aufgeteilt, sodass der jeweilige Arbeitsprozess weitgehend als Ganzes bei einer
Arbeitskraft erhalten bleibt. Nach dem Verrichtungsprinzip erhält bei Artenteilung jede
Arbeitskraft eine verschiedene Arbeit. Der gesamte Schaffungsprozess zerfällt damit in eine
sequenzielle Folge von Aufgaben, die durch einzelne, spezialisierte Arbeitskräfte gelöst
werden. Die Artenteilung wird daher auch als Spezialisierung bezeichnet, die sich bezogen
auf den Tätigkeitsumfang und die Tätigkeitsebenen in horizontale und vertikale Spezialisie-
rung unterscheiden lässt. Eine horizontale Spezialisierung bestimmt sich über den Umfang
verschiedener Tätigkeiten, die von einer Person auf derselben Tätigkeitsebene ausgeführt wer-
den, während für die vertikale Spezialisierung der Umfang der unterschiedlichen Tätigkeits-
ebenen, wie Planung, Ausführung oder Kontrolle, ausschlaggebende Bestimmungsgröße ist.
Im Gegensatz zur tayloristischen Spezialisierung und Organisation der Arbeitskräfte nach
Funktionen in Silo-Strukturen wird mit den Mitteln der Prozessorganisation eine Strukturie-
rung von Unternehmen anhand kundenorientierter Prozesse quer über die Organisationslinien
angestrebt. Ziel dieser Bemühungen ist die Schaffung organisatorischer Einheiten, welche
ausgestattet mit Prozessverantwortung kundenorientiert zusammengefasste Prozessschritte
übernehmen. Durch die Reduktion von Schnittstellen und durch die damit erhoffte Steigerung
der Motivation der Prozessbeteiligten können die kundenorientierten Prozesse bei
gleichzeitiger Kostensenkung und Qualitätsverbesserung beschleunigt werden (vgl. [Taylor
1911]; [Picot/Frank 1995]; [Wilhelm 2007]; [Bea/Göbel 2002], S. 422 ff.; [Salcher/Stieber
2006], S. 334 sowie für eine kritische Beurteilung des Taylorismus [Hebeisen 1999]). Sowohl
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 33
in der Theorie als auch in der betrieblichen Praxis finden sich zahlreiche prozessorientierte
Organisationsstrukturen und Arbeitskonzepte für die Ausgestaltung von Team- und
Gruppenarbeit (vgl. [Hackert 1999], S. 54 ff.). Klassische Ansätze der Aufbauorganisation
unterscheiden Team- und Gruppenarbeit anhand ihrer Merkmalsausprägungen eines
Merkmalsraumes, beispielsweise in Abhängigkeit von Weisungsbefugnissen, Berichterstat-
tungspflichten und Autonomiebeziehungen, der Spezialisierung, der Gruppengröße oder der
Dauer der geplanten Zusammenarbeit (vgl. [Bea/Göbel 2002]; [Kühl/Kullmann 2002];
[Hackert 1999]; [Kieser/Walgenbach 1992], S. 67 ff.).
Häufig werden umgangssprachlich die Begriffe Team und Gruppe für die Beschreibung
kleiner Arbeitsgruppen synonym verwendet. In der wissenschaftlichen Literatur hat sich
gleichfalls bisher keine allgemein akzeptierte Argumentation für die Unterscheidung zwi-
schen Teams und Gruppen herausgebildet (vgl. [Bay 1998], S. 17; [Isermann 2004], S. 7 f.).
Eine frühe inhaltsanalytische Auswertung 20 verschiedener Teamdefinitionen geht auf Forster
zurück und identifiziert sechs Merkmale von Teams (vgl. [Forster 1978], S. 17; [Isermann
2004], S. 7; [Wiendieck 1992], S. 2377 ff.). Ein Team besteht danach aus einer kleinen funk-
tionsgegliederten Arbeitsgruppe, die unter intensiven wechselseitigen Beziehungen und einem
ausgeprägten Gemeinschaftsgeist sowie einem starken Gruppenzusammenhalt kooperativ eine
gemeinsame Zielsetzung verfolgt. Walzik vermutet daher, dass Teams lediglich eine besonde-
re Form von Gruppen darstellen, und entwickelt unter dieser Annahme ein integriertes Modell
zur Charakterisierung von Zusammenarbeit in Gruppen und Teams (vgl. [Walzik 2004],
S. 21 ff.). Im Rahmen der vorliegenden Arbeit kann folglich auf eine Unterscheidung von
Gruppen- und Teamarbeit verzichtet werden.
Gruppen- und teamorientierte Arbeitsformen zeichnen sich durch die Übernahme einer oder
mehrerer Aufgaben und Kompetenzen sowie der Verantwortung durch mehrere Personen aus
(vgl. [Bea/Göbel 2002], S. 426). Die interagierenden Personen treten dabei nach außen dauer-
haft oder temporär als organisatorische Einheit auf, die parallel zur regulären Organisation
besteht oder ihr integrierter als auch integraler Bestandteil ist (vgl. [Isermann 2004], S. 10 ff.;
[Bay 1998], S. 19 ff.). Innerhalb der Gruppe oder des Teams können Mechanismen der
Selbstkoordination für die Planung und Steuerung der gemeinsamen Aktivitäten verantwort-
lich sein und extrinsische Vorgaben ranghöherer Organisationseinheiten eine Fremdkoordi-
nation auslösen (vgl. [Kühl/Kullmann 2002], S. 10 ff.; [Bea/Göbel 2002], S. 307 ff.).
Klassische Formen von Gruppenarbeit werden in der Literatur unter den Schlagwörtern
teilautonome Gruppenarbeit, Qualitätszirkel oder Projektgruppen diskutiert (vgl. [Kühl/Kull-
mann 2002], S. 15 ff.; [Bea/Göbel 2002], S. 426 ff.; [Hackert 1999], S. 54 f.; [Schulte-Zur-
hausen 2005], S. 183 ff.; [Bartölke 1992]). Entsprechend ihrer Bezeichnung werden bei der
organisatorischen Ausgestaltung verschiedenartige Aspekte vorrangig berücksichtigt. Für eine
34 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
detaillierte Betrachtung der zuvor genannten Gruppenarbeitsformen sei auf die in diesem
Abschnitt referenzierte Literatur verwiesen.
Mit dem Durchbruch des um den Begriff Web 2.02 entstandenen Wandels des weltweiten
Internets (engl. World Wide Web, WWW) wurden die klassischen Kommunikationsstruk-
turen zwischen Informationsanbietern und -konsumenten durch den Einsatz neuer techno-
logischer Ansätze aufgebrochen, sodass sogenannte Communities zunehmend an Bedeutung
gewinnen. Ein Grundbestandteil des Web 2.0 bildet die Architektur des Mitwirkens, die jeden
Konsumenten gleichfalls zum Anbieter und Mitgestalter eines Informationsangebots werden
lässt (vgl. [Alby 2007]). Eine Community ist eine Gruppe von Personen, die gemeinsame
Interessen und Charakteristika aufweisen und daher lose soziale Interaktionen unterhalten
(vgl. [Koch 2001], S. 287; [Schlichter 2004], S. 119). Bilden sich Communities aufgrund ge-
meinsamer Interessen, werden diese als Communities of Interest charakterisiert. Dagegen sind
Communities of Practice durch eine gemeinschaftliche Beteiligung an einem Prozess oder
durch die Anwesenheit an einem Ort gekennzeichnet. Gegenüber klassischen Teamstrukturen
bilden sich Communities aus einer großen Anzahl lose interagierender Personen, die sich
oftmals nicht persönlich kennen und nur einen gelegentlichen Austausch pflegen (vgl.
[Schlichter 2004], S. 120).
Bislang haben Communities und die Einbeziehung des Wissens möglichst vieler Beteiligter
jedoch höchstens eine untergeordnete Rolle für die betrieblichen Gruppenarbeitsstrukturen
eingenommen (vgl. [Dufft 2008], S. 174). Die klassischen Organisationsstrukturen könnten
zukünftig mit Communities eine weitere Ausprägung hinzugewinnen, wenn der für das Web
2.0 ausgelöste rasante Wandel der basisdemokratisch ausgebildeten Kundenbedürfnisse und -
anforderungen einen parallelen Einfluss auf die Organisationsstrukturen in Unternehmen
haben sollte. Nastansky betont, dass hierzu zunächst die kulturellen Gegensätze zu den in
Unternehmen üblichen Verbindlichkeitsstrukturen überwunden werden müssten (vgl.
[Nastansky 2008], S. 218 ff.). Der größte Unterschied zwischen den Interaktionen von
Communities zur Zusammenarbeit in Gruppen und Teams besteht in der losen Kopplung und
geringeren Koordination der einzelnen Akteure. Mitglieder einer Community bringen ihr
Wissen und ihre Erfahrungen häufig unaufgefordert aus eigenem Antrieb in
gemeinschaftliche Prozesse ein, während die Erwartungen und Anforderungen an die
2 Der Begriff Web 2.0 wurde im Rahmen der Planung einer Konferenz über die Zukunft und die Entwicklun-
gen des weltweiten Internets nach einem Brainstorming von Dale Dougherty (O’Reilly) und Craig Cline
(MediaLive) eingeführt. Die erste Web-2.0-Konferenz fand 2004 statt. Das anfängliche Begriffsverständnis
entwickelte sich aus einer Reihe von Vergleichen zwischen verschiedenen Konzepten etablierter und neuer
Webauftritte. Aus ihren Beobachtungen entwickelten Dougherty und Cline zusammen mit John Battelle erste
Schlüsselprinzipien zur Charakterisierung von Geschäftsmodellen und Anwendungen für das Web 2.0 (vgl.
[O’Reilly 2005]). Musser und O’Reilly definieren Web 2.0 als „a set of social, economic, and technology
trends that collectively form the basis for the next generation of the Internet – a more mature, distinct
medium characterized by user participation, openness, and network effects.“ ([Nusser et al. 2007], S. 12).
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 35
Mitglieder einer Gruppe oder eines Teams stärker formalisiert und strukturiert sind. Der
Organisation eröffnen sich durch die Nutzung der verwobenen sozialen Netzwerke neue
Potenziale, um in wandelnden Märkten die notwendige Flexibilität und Innovativität
freizusetzen (vgl. [Carter 2007]; [Weinberger 2008]).
2.3.2 Der Gruppenprozess
Für die Analyse der zeitlichen und räumlichen Ablaufstrukturen von Gruppenarbeitsprozessen
werden die Interaktionsmuster der Gruppenmitglieder in der Abwicklungsphase der Koopera-
tion betrachtet. Begleitend oder dieser Phase vorausgehend hat die Festigung der Aufbau-
struktur durch Identifikation und Rekrutierung der Gruppenmitglieder zu erfolgen. In der
betriebswirtschaftlichen Literatur wird zunehmend die Ansicht vertreten, dass die Gesamt-
effizienz von Gruppenarbeit durch die integrierte Modellierung der Aufbau- und Ablauforga-
nisation im Sinne einer Prozessorganisation gesteigert werden kann (vgl. [Klimmer 2007],
S. 76 ff.; [Bea/Göbel 2002], S. 344). Der Prozess kennzeichnet die Aufgaben und den Ablauf
von Aktivitäten innerhalb einer Gruppe. Typischerweise bilden ein Wechselspiel von
synchronen und asynchronen Kooperationsabschnitten und die Etablierung von Untergruppen
für die Lösung von Teilproblemen den Rahmen von Gruppenarbeit.
Borghoff und Schlichter verwenden den Begriff des Gruppenprozesses für die Spezifikation
von Informationen, Aktivitäten und Eigenschaften einer bei der Koordination der Gruppen-
arbeit durch kollaborative IuK-Systeme unterstützten Gruppe (vgl. [Borghoff/Schlichter
1998], S. 150 ff.). Ein Gruppenprozess bestimmt sowohl die vorrangig statischen Elemente
der Aufbauorganisation der Gruppe und ihrer Umgebung sowie die dynamischen Strukturen
des Prozessablaufs, die für die Durchführung benötigten Informationen und den jeweiligen
Status der Gruppenarbeit. Der Gruppenprozess bildet einen integrierten Ansatz, um neben
dem organisatorischen Aufbau einer Gruppe zugleich die Ziele der Gruppe und die zu ihrer
Erreichung erforderlichen Aktivitäten und dabei benötigten Informationen zu konkretisieren
und zu koordinieren. Die Aktivitäten des Gruppenprozesses unterliegen in der Regel sowohl
temporalen als auch kausalen Abhängigkeiten, sodass Kommunikations- und Koordinations-
prozesse unter den Gruppenmitgliedern notwendig werden. Die Art und Weise, wie diese
Kommunikations- und Koordinationsprozesse verlaufen, wird über implizit oder explizit zwi-
schen den Gruppenmitgliedern vereinbarte Gruppenprotokolle geregelt. Sie umfassen sowohl
Komponenten sozialer Protokolle für den zwischenmenschlichen Umgang als auch technische
Aspekte über die im Rahmen des Gruppenprozesses zu nutzenden IuK-Systeme. Gruppen-
protokolle unterstützen die Gruppenmitglieder, um ihr persönliches Verhalten an die Erwar-
tungen und Bedürfnisse der Gruppe anzupassen. Die Bildung und der Wissensaustausch über
die in einer Gruppe etablierten Regeln erfolgen unter den Gruppenmitgliedern einer an einem
36 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
Ort interagierenden Gruppe gegenüber räumlich verteilten Gruppen aufgrund der höheren
Verfügbarkeit von Kommunikationskanälen jedoch häufig leichter. Umgekehrt führt ein Man-
gel an gemeinsamer Präsenz und eine unzureichende und ungleichmäßige Versorgung der
Gruppenmitglieder mit Informationen bei fehlenden oder nicht beachteten Gruppenprotokol-
len schnell zu Kommunikationsproblemen (vgl. [Isermann 2004], S. 53 ff.; [Senst 2001];
[Borghoff/Schlichter 1998], S. 151 f).
Kommunikation wird im Rahmen von Gruppenprozessen zum Austausch von Informationen
und Wissen, zum Abgleich gemeinsamer Arbeitskontexte sowie zur Koordination der einzel-
nen Aktivitäten unter den Gruppenmitgliedern benötigt. Borghoff und Schlichter klassifizie-
ren die Kommunikation in Gruppen anhand der Assoziierung der Gruppenmitglieder unterein-
ander und der Richtung des Informationsflusses (vgl. [Borghoff/Schlichter 1998], S. 158 f.;
sowie Abschnitt 2.2.2). Interaktionen zwischen den Gruppenmitgliedern erfordern Kommu-
nikationsprozesse in beiderseitiger Richtung, die sowohl synchron als auch asynchron
erfolgen können. Der reine Austausch von Mitteilungen oder Instruktionen beruht dagegen
auf einem einseitigen Informationsfluss. Sowohl einseitige als auch gegenseitige Kommuni-
kationen treten zwischen einzelnen und mehreren Gruppenmitgliedern auf. Kommunikations-
störungen lassen sich beobachten, wenn die Beteiligten zu wenig Informationen untereinander
austauschen und ein Kommunikationsmangel eintritt (vgl. [Isermann 2004], S. 21).
Insbesondere verteilte Arbeitsgruppen können einen Kommunikationsmangel nur unter
großen Schwierigkeiten überwinden, wenn fehlende Informationen eine Interpretation der
Kommunikationsstille nicht zulassen (vgl. [Senst 2001], S. 37).
Senst empfiehlt die Entwicklung von Kommunikationsnormen als Bestandteil der Grup-
penprotokolle, die im Wesentlichen die Erreichbarkeit der Gruppenmitglieder, die Verdeut-
lichung der Bedeutung von Nachrichten, einen Verhaltenskodex für Konferenzen und die
Teilung von Informationen betreffen (vgl. [Senst 2001], S. 43 ff.). Durch die Vereinbarung
von Erreichbarkeits- und Verfügbarkeitsstandards werden die Zeiten festgelegt, zu denen die
Mitglieder einer Gruppe erreichbar sind und wie schnell sie auf eingehende Nachrichten
reagieren sollen. Zur Verdeutlichung des Kontextes und des Inhalts einer Nachricht empfiehlt
Senst die Hervorhebung der besonders relevanten Abschnitte einer Nachricht. Gruppenproto-
kolle müssen dabei die Rechte für den Zugriff auf Informationen und die Verpflichtungen zu
ihrer Herausgabe regeln. Sie sollten auch festlegen, welche Informationen direkt zugesendet
werden (Push-Modell, siehe Abschnitt 2.2.2) oder in einem allen Mitgliedern zugänglichen
Datenbestand zu hinterlegen sind (Pull-Modell, siehe Abschnitt 2.2.2). Eine ausgeglichene
und den kommunikativen Erfordernissen angepasste Verwendung von push- und pull-basier-
ten Kommunikationsmedien ist ebenfalls von großer Bedeutung für die Effektivität der Grup-
penarbeit (vgl. [Senst 2001], S. 49; [Haywood 1998], S. 33 ff.).
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 37
Die Mitglieder einer Gruppe nehmen im Rahmen der gemeinsamen Arbeitsschritte und Akti-
vitäten bewusst oder unbewusst eine oder auch mehrere Rollen ein, an die bestimmte Verhal-
tensweisen, Erwartungen und Kompetenzen geknüpft sind. Eine Rolle charakterisiert die an
den Rolleninhaber gestellten Erwartungen und seine zu prognostizierenden Verhaltensmuster
(vgl. [Schulte-Zurhausen 2005], S. 184; [Pohl/Witt 2000], S. 66). Damit definiert die Rolle
die soziale Funktion in Beziehung zum Gruppenprozess, zur umgebenden Organisation und
zu den weiteren Mitgliedern der Gruppe. Rollen berücksichtigen die Kompetenzen und Fer-
tigkeiten der Gruppenmitglieder und spiegeln die in der Gruppe gewählten Spezialisierungen
in formalisierten Strukturen wider. Mit der Annahme einer Rolle ergeben sich somit Rechte
und Pflichten für den Inhaber der Rolle, denn sie spezifizieren die Rechte und Privilegien für
den Zugriff auf Informationen und konkretisieren die zu erfüllenden Aktivitäten (vgl. [Borg-
hoff/Schlichter 2000], S. 158). So können Rollen für die strukturierte Kanalisierung des Infor-
mationsflusses innerhalb des Gruppenprozesses genutzt werden. Voraussetzung ist hierfür
eine für die Gruppenmitglieder klar ersichtliche Rollenverteilung, die für formell vergebene
Rollen gegenüber informellen Rollen leichter ersichtlich ist. Beide Formen der Rollenvergabe
sind in Gruppenprozessen entsprechend der Anforderung der zu lösenden Aufgabe an die
Spontaneität, an die Kreativität oder auch an die Stabilität der Gruppenmitglieder anzutreffen.
Die Ausführung einer gemeinsamen Arbeitsaufgabe ohne Etablierung einer klaren Rollenver-
teilung ist dagegen kaum möglich (vgl. [Antoni 1996], S. 10).
2.3.3 Arbeitsfolgen: asynchrone und synchrone Gruppeninteraktion
Klassische Planungen von Arbeitsabläufen beabsichtigen die Bildung sachlich sinnvoller und
logischer Arbeitsfolgen, die die einzelnen Arbeitsschritte bei einer hohen Auslastung der ein-
zelnen Beteiligten so aufeinander abstimmen, dass beispielsweise die Durchlaufzeit des
gesamten Prozesses möglichst gering ist (vgl. [Klimmer 2007], S. 95). Zur Bestimmung von
Arbeitsfolgen werden regelmäßig sechs Grundformen miteinander kombiniert, sodass sich
selbst komplizierteste Arbeitsabläufe durch synchron und asynchron ausgeführte Arbeits-
schritte ausführen lassen (vgl. Abbildung 2-2; [Fischermanns/Liebelt 2000], S. 47 ff.;
[Klimmer 2007], S. 95 ff.).
Eine streng sequenzielle Abfolge von Arbeitsschritten wird als Kette bezeichnet. Die einzel-
nen Mitglieder der Gruppe führen ihre Aktivitäten asynchron nacheinander aus und sind bei
ihren Handlungen abhängig von den Ergebnissen der vorhergehenden Arbeitsschritte. Im
Gegensatz dazu können im Fall der UND-Verzweigung einzelne Aktivitäten nach der Ver-
zweigung unabhängig voneinander auch synchron ausgeführt werden. Eine parallele Bearbei-
tung ist jedoch nur möglich, wenn die entsprechenden Aktivitäten auf unterschiedliche Bear-
beiter mit entsprechenden Kompetenzen und Befähigungen aufgeteilt werden können (vgl.
38 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
Artenteilung, Abschnitt 2.3.1). Müssen zunächst arbeitsteilig vorgenommene Aktivitäten für
einen späteren Arbeitsschritt wieder zusammengeführt werden, handelt es sich um eine UND-
Verknüpfung. Eine Zusammenführung ist erst möglich, wenn alle Aktivitäten der vorherge-
henden parallelen Ausführungsstränge vollständig abgeschlossen sind. Eine ODER-Verzwei-
gung liegt vor, wenn die Arbeitsfolge von der Erfüllung bestimmter Bedingungen abhängig
ist. Eine parallele Ausführung mehrerer Aktivitäten tritt nicht ein, da korrespondierend zum
Erfüllungsgrad einer Bedingung nur eine der möglichen Arbeitsfolgen realisiert wird. Glei-
ches gilt für Aufgaben, die zunächst alternative Aufgabenpfade vorsehen, jedoch später
wieder eine identischen Arbeitsfolge aufweisen und daher als ODER-Verknüpfung in einem
Ausführungsstrang zusammengeführt werden können. Eine ODER-Rückkopplung liegt vor,
wenn die Fortführung eines Ausführungsstranges an die Erfüllung einer Bedingung geknüpft
ist und bis zu ihrem Eintritt davorliegende Aktivitäten zu wiederholen sind. Die einzelnen
Aktivitäten werden auch hierbei streng sequenziell ausgeführt.
Kette UND-Verzweigung ODER-Verknupfung
nach
ODER-Verzweigung
ODER-Verzweigung
UND-Verknupfung
nach
UND-Verzweigung
ODER-
Ruckkopplung
Abbildung 2-2: Grundformen von Arbeitsfolgen (vgl. [Klimmer 2007], S. 96)
Arbeitsfolgen von Gruppenarbeit unterliegen allerdings nicht zwangsläufig einer langfristigen
Vorausplanbarkeit. Insbesondere Ad-hoc-Prozesse werden lediglich partiell vorausgeplant.
Ihre Ausführungsstruktur ist auch zum Zeitpunkt der Ausführung noch variabel und kann
basierend auf den bereits gewonnenen Zwischenergebnissen verändert werden (vgl. Abschnitt
2.2.3). Dennoch kommen die zuvor skizzierten Grundformen von Arbeitsfolgen auch bei der
Modellierung von Ad-hoc-Prozessen zum Einsatz. Eine gesonderte Betrachtung der
Arbeitsfolgen von spontanten Ad-hoc- und langfristig geplanten und optimierten Prozessen ist
daher für die vorliegende Arbeit nicht notwendig.
Zusätzlich zu der Betrachtung asynchroner und synchroner Arbeitsfolgen müssen die im Rah-
men der jeweiligen Arbeitsschritte benötigten Artefakte der kollaborativen Arbeitsumgebung
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 39
bei der Gestaltung von Gruppeninteraktionen berücksichtigt werden. Eine echte
Parallelbearbeitung bei UND-Verzweigung oder UND-Verknüpfung der Arbeitsabläufe setzt
voraus, dass für simultan ausgeführte Aktivitäten unterschiedliche Artefakte der
Arbeitsumgebung benötigt werden. Andernfalls treten konkurrierende Zugriffe auf, die zu
gegenseitigen Behinderungen und Blockierungen der einzelnen Aktivitäten führen. Konkur-
rierende Zugriffe können gleichfalls auftreten, wenn einzelne grundsätzlich sequenziell
ausgeführte Aktivitäten durch mehrere Mitglieder der Arbeitsgruppe unter Mengenteilung
(vgl. Abschnitt 2.3.1) synchron ausgeführt werden. Der Ursprung dieser Konkurrenz ist dabei
weniger struktureller als vielmehr koordinativer Natur. Insgesamt ergeben sich unter Berück-
sichtigung des Nutzungsverhaltens von Artefakten der kollaborativen Arbeitsumgebung die
Koordinationsformen sequenziell, parallel und reziprok (vgl. [Fouss/Chang 2000], S. 118).
Bei sequenzieller Koordination erfolgt die Nutzung nacheinander und ist dadurch frei von
Konflikten, während sich bei parallel ausgeführten Aktivitäten die gegenseitige Unabhängig-
keit in der Nutzung unterschiedlicher Artefakte begründet. Ein reziprokes Nutzungsverhalten
liegt vor, wenn mehrere Mitglieder einer Gruppe gleichzeitig und gemeinschaftlich an einem
Artefakt der Arbeitsumgebung mit gleicher Zielsetzung arbeiten und sich dadurch in ihren
gegenseitigen Handlungen nicht behindern, sondern wechselseitig ergänzen.
Für die Verwaltung der im Rahmen von Gruppenprozessen ausgetauschten Informationen las-
sen sich mit dem linearen, dem Kamm- und dem Verzweigungsmodell drei allgemeine Mo-
delle unterscheiden (vgl. [Borghoff/Schlichter 2000], S. 167 ff.). Beim linearen Modell ist der
Kommunikationsverlauf streng sequenziell geordnet. Neue Informationen werden jeweils
nacheinander angefügt und erlauben dadurch auch nachträglich einen Einblick in den histori-
schen Verlauf der Kommunikation für die Entstehung von Ergebnissen. Demgegenüber be-
steht beim Kammmodell der Gruppenprozess aus einer Menge von Unterthemen mit geson-
derten Zielen, für die der Informationsaustausch jeweils linear erfolgt. Eine gemeinsame
Informationsnutzung zwischen den einzelnen Unterthemen erfolgt nicht. Die Vorteile dieses
Modells sehen Borghoff und Schlichter in der guten Strukturierbarkeit des Gruppenprozesses,
wodurch sowohl die Navigation durch den Informationsraum des Gruppenprozesses als auch
die Auffindbarkeit von Information zu einem Unterthema erleichtert werden. Die größten
strukturellen Freiheitsgrade ergeben sich beim Verzweigungsmodell. Ausgangspunkt in die-
sem Modell ist ein Thema, von dem mehrere Unterthemen abgezweigt werden. In den jewei-
ligen Unterthemen ist der Kommunikationsverlauf zunächst linear strukturiert. Ergänzend ist
zu jedem Zeitpunkt der Kommunikation die Abspaltung weiterer Unterthemen von einem Un-
terthema denkbar. Die entstehenden Kommunikationsstrukturen erlauben eine hohe Dynamik,
die mit einer komplexen Struktur des Informationsraumes einhergeht.
40 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
Nebenläufigkeitskontrolle
Soll ein simultaner Zugriff auf die Artefakte einer Arbeitsumgebung oder eine Änderung an
gemeinsam genutzten Informationsobjekten erfolgen, müssen im Rahmen der Neben-
läufigkeitskontrolle die konkurrierenden Zugriffe koordiniert werden. Pessimistische Techni-
ken zur strikten Vermeidung konfliktionärer Aktivitäten nutzen oftmals Token oder Sperr-
mechanismen, um eine sequenzielle Nutzung zu erzwingen. Demgegenüber erlauben die
häufig in Groupware-Anwendungen eingesetzten Verfahren der optimistischen Nebenläufig-
keitskontrolle auch simultane Zugriffe auf identische Informationsobjekte (vgl. [Ellis/Wainer
1994], S. 83; [Davidson 1984]; [Greenberg/Marwood 1994]). Optimistische Verfahren weisen
gegenüber den pessimistischen Ansätzen durch den Verzicht auf Mechanismen zur Vermei-
dung von Konflikten ein höheres Leistungsvermögen auf. Sie eignen sich daher insbesondere
für Gruppeninteraktionen, die geringere Anforderungen an die Konsistenz der gemeinsamen
Daten stellen und vorübergehende Inkonsistenzen tolerieren (vgl. [Borghoff/Schlichter 1998],
S. 193 ff.). Aufgabe der optimistischen Verfahren ist die Identifikation und Explikation einge-
tretener Konflikte, um diese automatisiert oder manuell durch ein Mitglied der kollaborativen
Arbeitsumgebung aufzulösen. Für eine Übersicht und die weitergehende Betrachtung der Ver-
fahren zur pessimistischen und optimistischen Nebenläufigkeitskontrolle sei auf [Borg-
hoff/Schlichter 1998], [Pernul/Unland 2001] und [Härder/Rahm 1999] verwiesen.
2.3.4 Zusammenfassung
Zu Beginn des Abschnitts 2.3 erfolgte eine kurze Einführung in die klassischen Konzepte
arbeitsteiliger Wertschöpfungsprozesse. Unter fachlichen und kapazitativen Aspekten wurden
die Arten- und Mengenteilung als Grundformen der Spezialisierung und Aufteilung von
Arbeitsfolgen auf die Mitglieder einer Organisation eingeführt. Mit der Prozessorganisation
wurden die klassischen Ansätze der Organisationslehre um prozessorientierte Organisations-
strukturen in Form von Gruppenarbeitsstrukturen ergänzt. Der hierfür gebildete integrierte
Ansatz des Gruppenprozesses vereint statische und dynamische Merkmale zur Beschreibung
und Spezifikation gruppenbasierter Prozessabläufe unter Einbeziehung von benötigten Infor-
mationen und Artefakten einer kollaborativen Arbeitsumgebung. Die zwischen den Mitglie-
dern einer Gruppe vereinbarten Gruppenprotokolle bilden sowohl den zwischenmenschlichen
Rahmen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit als auch ein implizites bis explizites Regel-
werk für die Nutzung kollaborativer Informationssysteme im Rahmen von Gruppenprozessen.
Die Organisation der zur Erreichung der gemeinsamen Ziele notwendigen Aktivitäten einer
Arbeitsgruppe resultiert in sequenziell, parallel oder reziprok koordinierten Arbeitsverläufen
und ist – verbunden mit der Arten- und Mengenteilung – ein Ergebnis der konkurrierenden
und kooperativen Nutzung der Ressourcen einer Arbeitsumgebung. Eine konkurrierende als
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 41
auch kooperative Nutzung im Kontext des Gruppenprozesses besteht sowohl für die gemein-
schaftlich genutzten Informationen als auch für die sonstigen Artefakte der Arbeitsumgebung.
In Abhängigkeit davon, ob eine Ausführung der wechselseitigen Aktivitäten synchron oder
asynchron erfolgen soll, sind Mechanismen zur Unterstützung oder Vermeidung eines paralle-
len Zugriffs zur Verfügung zu stellen. Insbesondere die Konzepte der Nebenläufigkeits-
kontrolle versuchen, eine konfliktionäre Nutzung durch pessimistische Ansätze auszuschlie-
ßen oder durch optimistische Ansätze bedingt zuzulassen. Sowohl in der strikten Vermeidung
von Konflikten als auch in der Tolerierung ihrer Entstehung sind Behinderungen von Grup-
penprozessen zu sehen, die sich in einer Verminderung der Effizienz der Gruppenleistung dar-
stellen können. Durch den Einsatz von IuK-Systemen stehen Hilfsmittel bereit, die eine auto-
matisierte Kontrolle und Gewährleistung von nebenläufigen Aktivitäten innerhalb eines
Gruppenprozesses ermöglichen. Eine Vermeidung von Konflikten setzt jedoch voraus, dass
sich die Mitglieder der Gruppe frühzeitig über einen möglichen Konflikt bewusst werden und
diesen durch Anpassung ihrer eigenen Handlungsabläufe gar nicht entstehen lassen. Ein
möglicher Ansatz zur Förderung dieser Wahrnehmungen ist der im Rahmen der vorliegenden
Arbeit untersuchte Ansatz der Workspace Awareness.
2.4 Prozessunterstützungssysteme
Die Analyse und Entwicklung eines Konzeptes für Workspace Awareness soll im Rahmen
dieser Arbeit zur Unterstützung von Gruppenprozessen erfolgen. Eine Systemklasse zur Un-
terstützung von Gruppenprozessen sind Prozessunterstützungssysteme (PU-Systeme). In den
folgenden Abschnitten wird dieser Begriff vor dem Hintergrund dieser Arbeit aufgearbeitet
und definiert. Eine weitergehende Betrachtung erfolgt im Kapitel 3.
2.4.1 Allgemeine Bedeutung
Seit über zwei Jahrzehnten werden in der wissenschaftlichen Literatur IuK-Systeme zur
Unterstützung von geschäfts- und aufgabenbezogenen Arbeitsprozessen konzipiert und
entwickelt (vgl. [Wang 2002], S. 1). Unter dem Begriff des Prozessunterstützungssystems
(engl. process support system, PSS) wird dabei eine Systemklasse von Anwendungen verstan-
den, die durch die Bereitstellung von Werkzeugen und spezifischen Systemkomponenten die
Prozessbeteiligten bei der Planung und Durchführung ihrer Aufgaben unterstützt. Estublier,
Amiour und Dami charakterisieren PU-Systeme als Werkzeuge, die einerseits Prozesslogik
und -methodik beinhalten und andererseits durch die Verwaltung und Anpassung ihres
Zustandes die Eigenschaften eines prozesssensitiven Systems (engl. process sensitive system)
aufweisen (vgl. [Estublier et al. 1998], S. 137 f.). Davon sind PU-Systeme zu unterscheiden,
die in einem ganzheitlichen Ansatz sowohl bei der Ausführung von kleineren Arbeitsschritten
42 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
als auch bei der Planung und der Durchführung strategischer Geschäftsprozesse behilflich
sind (vgl. [Estublier et al. 1999], S. 197).
Der Beitrag von Estublier, Amiour und Dami stellt anschaulich dar, dass ein solch
umfassendes PU-System aufgrund der unterschiedlichsten Bedürfnisse und Anforderungen in
den jeweiligen Domänen einer Organisation nur durch die Abstraktion von Detailaspekten
realisiert werden kann. Diese Abstraktion der Anforderungen reduziert jedoch zugleich die
Einsatzmöglichkeiten von PU-Systemen, wenn sie zur Unterstützung von Arbeits- und
Geschäftsprozessen lediglich Teilbereiche des Aufgabengebiets abdecken. Umgekehrt bauen
komplexe Systeme, die möglichst viele Anforderungen erfüllen, durch ihre zahlreichen und
teils aufwendig zu nutzenden Funktionalitäten schnell Berührungshemmnisse bei ihren
Anwendern auf. Estublier, Amiour und Dami sehen in ihrem Beitrag daher in der Föderation
von spezialisierten PU-Systemen einen Ausweg und fordern die Offenheit von PU-Systemen
für ihre Kopplung (vgl. [Estublier et al. 1999]).
Spezialisierte PU-Systeme werden seither beispielsweise in Form von Enterprise-Resource-
Planning-Systemen (ERP-Systeme), Customer-Relationship-Management-Systemen oder
Workflow-Management-Systemen eingesetzt, um Geschäftsprozesse technologieunabhängig
zu unterstützen (vgl. [Salcher/Stieber 2006], S. 342; [Bernstein 2000], S. 279). Die kleinsten
dabei zu unterstützenden und koordinierenden Handlungen sind die Aktivitäten der Prozess-
beteiligten (vgl. [Estublier et al. 2003], S. 50; [Papamichail/Roberson 2004], S. 567). Salcher
und Stieber verwenden den Begriff des PU-Systems im Kontext von Telekommunikations-
diensteanbietern, um auf betriebliche Dienstleistungsprozesse fokussierte Operations-Support-
Systeme und auf Geschäftsprozesse ausgerichtete Business-Support-Systeme in einer
Systemklasse zusammenzufassen (vgl. [Salcher/Stieber 2006], S. 334). Casati und Cugola
charakterisieren PU-Systeme als Softwaresysteme, die die Modellierung, Ausführung,
Überwachung und Analyse von Geschäftsprozessen unterstützen (vgl. [Casati/Cugola 2001]).
In ihrer Arbeit über die Behandlung von Ausnahmen und Fehlern während der Anwendung
von PU-Systemen heben sie hervor, dass PU-Systeme einerseits vorhersehbare und
wiederkehrende Prozesse bzw. Aktivitäten innerhalb von Prozessen automatisieren und
andererseits bei der Ausführung von Prozessen entstehende Ausnahmen mittels geeigneter
Analysetechniken unterstützen können. Das Kernelement von PU-Systemen sehen sie in einer
Ausführungsebene, die Instanzen zuvor definierter Prozessabläufe automatisch zwischen den
jeweiligen menschlichen Akteuren oder automatisierten Ausführungseinheiten verteilt.
Sowohl Salcher und Stieber als auch Casati und Cugola bezeichnen den Einsatz von PU-
Systemen als eine Möglichkeit zur Steigerung der Qualität von Prozessen und ihren
Ergebnissen. Diese rein prozessorientierte Charakterisierung von PU-Systemen findet sich
auch bei Greenwood, Balasubramaniam und Kirby (vgl. [Greenwood et al. 2001]) und ähnelt
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 43
stark dem Business-Process-Automation(BPA)-Ansatz (vgl. [Kirchmer/Scheer 2004]). Dieser
steht für eine ertragswirksame und produktive Gestaltung und Ausführung von
Geschäftsprozessen (vgl. [Nastansky 2006]).
Demgegenüber beschreiben Haake und Wang ein PU-System als ein aktivitätenorientiertes
Unterstützungssystem für Arbeitsgruppen mit integrierten kollaborativen Funktionalitäten zur
Unterstützung von Kommunikation, Kooperation und Koordination (vgl. [Haake/Wang
1997]). In ihrer Arbeit stellen sie ein Konzept für flexibel einzusetzende PU-Systeme vor, die
bei der Vermittlung zwischen formellen und informellen Koordinations- und Kooperations-
prozessen Arbeitsgruppen behilflich sind. Ihr Ansatz beruht auf der zentralisierten Verwal-
tung von strukturierten und unstrukturierten Daten in Hypertextsystemen, ergänzt durch Tech-
niken zur Koordinationsunterstützung sowie Werkzeugen zur Ausführung von Aktivitäten.
Die aus diesen beiden grundlegend verschiedenen Ansätzen für PU-Systeme resultierenden
Konsequenzen thematisiert Bernstein in seiner Arbeit (vgl. [Bernstein 2000]). Darin stellt er
fest, dass die meisten PU-Systeme sich entweder auf die Automatisierung fest strukturierter
Arbeitsprozesse oder auf die Kommunikationsunterstützung von Ad-hoc-Prozessen fokus-
sieren. Entsprechend sind sie unflexibel und kaum an spontan auftretende Anforderungen
anzupassen oder ihnen fehlen Funktionalitäten, um eine aufgabenspezifische Unterstützung
bei der Verwaltung, Steuerung und Durchführung der Aktivitäten der Arbeitsprozesse zu
gewähren. Bernstein fordert in seiner Arbeit, dass PU-Systeme einerseits beide Extreme einer
spezifisch planbaren und unspezifisch dynamischen Prozessunterstützung übernehmen
müssen. Andererseits soll sich ein PU-System auch bei wechselnden Anforderungen und
Gegebenheiten der Prozessausführung dynamisch anpassen und damit seinen Anwender
weiterhin adäquat unterstützen.
Die vorhergehenden Ausführungen stellten den Werkzeugcharakter von PU-Systemen zur
Koordination und Automatisierung von Arbeits- und Geschäftsprozessen heraus. Eine vorran-
gig auf die Unterstützung von Gruppen und Teams fokussierte Systemklasse wird als
Gruppenprozessunterstützungssystem (GPU-System, engl. group process support system)
bezeichnet. GPU-Systeme werden häufig im Bereich der Entscheidungsunterstützung einge-
setzt, um negativ auf Entscheidungsprozesse einwirkende Gruppeneffekte, wie die Dominanz
einer Gruppe durch einige wenige Gruppenmitglieder oder die zwanghafte Einhaltung
sozialer Gruppengefüge, zu reduzieren und damit eine Steigerung der Produktivität und
Qualität bei der Entscheidungsfindung zu erreichen (vgl. [Read et al. 2000], S. 253;
[Tyran/George 1999], S. 88 f.). Neben der Beeinflussung sozialer Faktoren werden GPU-
Systeme auch zur nachhaltigen Informationsversorgung der Gruppenmitglieder eingesetzt
(vgl. [Gear/Read 1993]). Zigurs und Kozar definieren GPU-Systeme allgemein als integrierte
Kombination von Hardware, Software und Vorgangslogik, um die Aktivitäten einer Gruppe
44 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
zu unterstützen (vgl. [Zigurs/Ilze 1994]). Vitharana und Ramamurthy stellen in ihrer Arbeit
über computervermittelte Gruppenunterstützung heraus, dass GPU-Systeme durch die gezielte
Etablierung von Anonymität innerhalb der Gruppe und durch die Gewährung paralleler
Beiträge zu einem Gruppenprozess die Effektivität der Gruppe beeinflussen können (vgl.
[Vitharana/Ramamurthy 2003], S. 168 f.). Mit der Anonymisierung der einzelnen Beiträge
wird von ihnen eine Trennung der sachlichen und der persönlich-sozialen Ebene angestrebt,
um damit eine Offenheit für neue und innovative Beiträge durch alle Gruppenmitglieder zu
erzielen (vgl. [Dennis et al. 1999], S. 119).
Zusammengefasst resultiert aus der Literaturanalyse, dass GPU-Systeme vorrangig die Unter-
stützung dynamischer und unstrukturierter kollaborativer Gruppenprozesse anstreben und
dass im direkten Vergleich zu reinen PU-Systemen die Koordination von Arbeits- und Ge-
schäftsprozessen höchstens eine untergeordnete Stellung einnimmt. Gemeinsamkeiten beste-
hen in der Werkzeugeigenschaft. Sowohl PU- als auch GPU-Systeme bieten ihren Anwendern
Funktionalitäten an, um sie mit Informationen für die Ausführung der jeweiligen Aktivitäten
zu versorgen und Standardaufgaben zu automatisieren. Die Mehrheit der Arbeiten über PU-
Systeme hebt die koordinativen Fähigkeiten zur Planung und Steuerung von strukturierten
und spontan-dynamischen Arbeitsschritten und Geschäftsprozessen hervor. Aufgrund der
Breite der zu unterstützenden Anwendungsfälle ist das individuelle Verständnis der einzelnen
Arbeiten jedoch durch den jeweiligen Anwendungsfall geprägt und nur bedingt zu verallge-
meinern. Allen Anwendungsfällen gemeinsam ist, dass für einen erfolgreichen Einsatz eines
PU-Systems die Nutzung durch alle in den Prozess involvierten Mitglieder einer Organisation
erfolgen muss (vgl. [Bider et al. 2006], S. 14).
2.4.2 Begriffsdefinition im Rahmen dieser Arbeit
Die Begriffe Prozessunterstützungssystem (PU-System) und Gruppenprozessunterstützungs-
system (GPU-System) beschreiben eine großen Systemklasse von IuK-Systemen, die Organi-
sationen bei der Durchführung ihrer Prozesse unterstützen. Im Rahmen dieser Arbeit soll eine
Eingrenzung und genauere Spezifizierung dieser Systemklasse durch die folgenden System-
merkmale vorgenommen werden. Weitergehende Ausführungen zu den jeweiligen System-
merkmalen erfolgen im Abschnitt 3.2.
Prozessmanagement
Aufgabe von PU-Systemen ist die Koordination der Aktivitäten aller Prozessbeteilig-
ten. Dies umfasst im Fall von Mengenteilung die Zuweisung einzelner Prozessobjekte
auf Bearbeiter. Für unter Artenteilung ausgeübte Arbeitsteilung sind in Abhängigkeit
vom jeweiligen Prozessfortschritt die Aufgabenträger vom PU-System zu identifizie-
ren und die Prozessobjekte zur Bearbeitung vorzulegen.
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 45
Automation
Die selbstständige, einem Regelsystem folgende Ausführung einzelner Aktivitäten
eines Prozesses ist eine Kernkomponente der Prozessunterstützung. Die Automation
kann fest in den Prozessablauf eingeplant oder dynamisch durch einen Prozess-
beteiligten ausgelöst werden.
Werkzeugunterstützung
Aktivitäten, deren Ausführung nicht automatisiert durch ein PU-System erfolgen
kann, müssen weiterhin durch menschliche Aufgabenträger bearbeitet werden. Mit der
Bereitstellung aufgabenangemessener Werkzeuge unterstützen PU-Systeme ihre
Anwender sowohl direkt als auch indirekt.
Informationsmanagement
PU-Systeme finden Anwendung in kollaborativen Arbeitsumgebungen und unterstüt-
zen die Aufgabenträger durch die Erfassung und Verwaltung der für die Aufgaben-
erfüllung benötigten Informationen.
Qualitätssicherung
Insbesondere bei der Ausführung strukturierter Prozesse mit planbaren Aktivitäten
und Handlungsabläufen unterstützen PU-Systeme durch die Überwachung der Ergeb-
nisse die Prozessbeteiligten bei der Einhaltung prozessbezogener Qualitätsstandards.
Als Synthese der zuvor skizzierten Systemmerkmale soll die folgende Definition für die
weiteren Teile der vorliegenden Arbeit Verwendung finden:
Definition: Prozessunterstützungssystem
Prozessunterstützungssysteme sind IuK-Systeme, die in Prozesse eingebundene
Aufgabenträger bei der Ausführung ihrer prozessbezogenen Aktivitäten unter-
stützen. Hierzu koordinieren sie Prozessabläufe und führen einzelne Prozess-
schritte automatisiert aus. Für die manuelle Bearbeitung von Aktivitäten stellen
sie Werkzeuge und Informationen bereit und verwalten diese Artefakte der
kollaborativen Arbeitsumgebung. Sie sichern die Qualität der Prozessergeb-
nisse, wenn die Prozessabläufe und Aktivitäten strukturiert planbar sind und die
resultierenden Ergebnisse messbare Eigenschaften aufweisen.
2.5 Basistechnologien
Ausgewählte Technologien zur Realisierung von Anwendungen für die elektronische Unter-
stützung kollaborativer Arbeitsumgebungen im Büroumfeld werden in diesem Abschnitt kurz
vorgestellt. Die Erstellung und die Arbeit mit Dokumenten gehört für einen Knowledge
Worker zu den alltäglichen Aufgaben. An die Betrachtung ihrer Eigenschaften und ihrer Kon-
46 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
zepte zur Verwaltung und Verteilung von Dokumenten (Abschnitt 2.5.1) schließt sich die Dis-
kussion von Informationssystemen zur Unterstützung verteilter Echtzeitkommunikation an
(Abschnitt 2.5.2).
2.5.1 Verteiltes Dokumentenmanagement
2.5.1.1 Dokumente
Dokumente finden bereits seit Jahrhunderten Anwendung bei der dauerhaften Speicherung
von Informationen. Ihre Form unterliegt seither einem stetigen Wandel und wurde mit den
Veränderungen der kulturellen und technischen Rahmenbedingungen der jeweiligen Zeit-
epoche angepasst und weiterentwickelt. Ihre Entwicklung in der jüngsten Geschichte verlief
vom handgeschriebenen Papierstück über maschinengeschriebene Papierdokumente bis hin zu
elektronisch erfassten und gespeicherten Dokumenten (vgl. [Ellis/Naffah 1987], S. 150 ff.).
Ein Dokument bildet unabhängig von seiner Form eine Einheit aus Inhalt, Struktur und Lay-
out (vgl. [Bodendorf 2006], S. 70). Der Inhalt repräsentiert die in einem Dokument hinterleg-
ten Informationen. Der Aufbau und die Abfolge der Informationen werden durch die Struktur
des Dokuments bestimmt, während das Layout die Visualisierung des Dokuments festlegt.
Dokumente werden traditionell als Nachweis und Beweismittel sowie als einfacher Träger
von Informationen eingesetzt (vgl. [Götzer et al. 2004], S. 9 f.). Anhand der inhaltlichen Aus-
richtung lassen sich Dokumente zu Dokumentenklassen, wie beispielsweise Mitteilungen,
Berichten, Verträgen oder Rechnungen zuordnen (vgl. [Ellis/Naffah 1987], S. 154 f.). Ein
elektronisches Dokument setzt sich häufig aus verschiedenen Elementen, wie Text, Grafiken
oder eingebetteten Anwendungselementen zusammen und wird daher auch Verbunddokument
(engl. compound document) genannt. Der Inhalt eines Dokuments wird aus strukturierten als
auch aus unstrukturierten Daten gebildet, die die Eigenschaften, den Kontext und den eigent-
lichen Inhalt des Dokuments darstellen. In Abhängigkeit von der jeweiligen Dokumentenklas-
se lassen sich insbesondere strukturierte Daten, wie beispielsweise ein Datum, eine Rech-
nungs- oder eine Vertragsnummer in vorgegebenen Feldstrukturen erfassen.
Die insbesondere im Büroumfeld anfallenden betrieblichen Informationen sind dagegen zu 80
bis 90 Prozent unstrukturiert (vgl. [Austin et al. 2005], S. 3). Betriebliche Informationen kön-
nen daher nur in spezifischen Anwendungsfällen in starren Strukturen erfasst werden, sodass
auch strukturierte Daten häufig zusammen mit unstrukturierten Daten, eventuell durch tex-
tuelle Formatierungen hervorgehoben, in Dokumenten festgehalten werden (vgl. [Dier-
ker/Sander 1997], S. 27).
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 47
2.5.1.2 Dokumentenmanagement
Die fortschreitende Durchdringung mit Informationstechnologien, insbesondere in heutigen
Büroumgebungen, hat zu einer ständig wachsenden Informationsflut in der betrieblichen
Informationsverarbeitung geführt. Aus dem früheren Informationsmangel ist eine Informa-
tionsüberflutung, auch Infoglut genannt, entstanden, die eine effektive und effiziente Nutzung
der Informationen zur Herausforderung hat werden lassen (vgl. [Denning 2006]; [Forester
1992], S. 8 f.). Um trotz ständig wachsender Informationsflut in der betrieblichen Informa-
tionsverarbeitung ihre effiziente Erfassung, Verteilung und Archivierung weiterhin zu ge-
währleisten, werden Techniken des Dokumentenmanagements als Lösungskonzepte benötigt
und eingesetzt (vgl. [Riggert 2000], S. 5 ff.). Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zur
elektronischen Erfassung, Bereitstellung, Weiterleitung und dauerhaften Speicherung von
Dokumenten erlauben einen ortsunabhängigen und simultanen Zugriff auf Dokumente mit
beliebigen Informationen bei kurzen Suchzeiten und gleichzeitig hoher Verfügbarkeit und
Konsistenz (vgl. [Abts/Mülder 2000], S. 178 ff.). Sie ermöglichen sowohl die elektronische
Verwaltung ursprünglich papiergebundener als auch die Verarbeitung rein elektronisch erfass-
ter Dokumente. DMS sind aus der Weiterentwicklung von revisionssicheren optischen
Archivsystemen hervorgegangen, deren typische Funktionalitäten in der Massendatenarchi-
vierung und der Speicherung von Dokumenten auf unveränderlichen Medien bestehen. Zu
den erweiterten Funktionalitäten von DMS gehört die Weiterleitung, die Wiedervorlage, die
Zugangskontrolle auf die einzelnen Dokumente genauso wie die Verwaltung unterschiedli-
cher Dokumentenversionen (vgl. [Klingelhöller 2001], S. 7 ff.). Damit weisen DMS grund-
legende Funktionalitäten für die Realisierung von Workflow-Management-Systemen auf und
ermöglichen eine beschleunigte Verteilung der Dokumente durch die Substitution von Papier
(vgl. [Bodendorf 2006], S. 108 f.). Neben der automatisierten Verteilung der Dokumente im
jeweiligen Prozesskontext weisen DMS Komponenten zu ihrer Indexierung, zur elektroni-
schen Ablage sowie zu ihrem einfachen und zeitnahen Wiederauffinden auf. Werden die
Dokumente in einem DMS inhaltlich klassifiziert und indiziert, sodass ein Wiederauffinden in
spezifischen Kontexten möglich ist, werden DMS auch Wissensmanagementsysteme (WMS)
genannt. Klingelhöller verwendet zur Abgrenzung von Archivsystemen, DMS und WMS den
Grad der Dokumentenklassifizierung und ihre Eignung zur Speicherung von in Informations-
objekten expliziertem Wissen (vgl. [Klingelhöller 2001], S. 7 f.). Mit einer korrekten und
inhaltlich zutreffenden Stichwortvergabe wird sowohl in DMS als auch WMS ein Wiederauf-
finden der Dokumente ermöglicht. Die Indexierung kann dabei manuell oder insbesondere für
DMS auch automatisch, beispielsweise anhand von Kunden- oder Vorgangsnummern, vorge-
nommen werden (vgl. [Bodendorf 2006], S. 111).
48 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
Bei verteilten DMS können einzelne Dokumente simultan genutzt werden, ohne sie zuvor ver-
vielfältigen zu müssen. Vorteilhaft wirkt sich diese Eigenschaft – begleitet von einem Aus-
bleiben der teils manuellen Verwaltung unterschiedlicher Versionen desselben Dokuments –
auf den Verbrauch von Speicherressourcen aus. Simultane Änderungen an einem Dokument
führen dagegen auch weiterhin zu in Konflikt zueinander stehenden Dokumentenversionen,
die manuell aufgelöst oder automatisiert zusammengeführt werden müssen. Mechanismen zur
Nebenläufigkeitskontrolle (vgl. Abschnitt 2.3.3) können einerseits simultane Änderungen
unterbinden oder sich andererseits auf die nachträgliche Identifikation entstandener Konflikte
in unterschiedlichen Dokumentenversionen beschränken. Neben der Verwaltung unbeabsich-
tigt entstandener Versionen eines Dokuments können in DMS zudem gewollt unterschiedliche
Versionen eines Dokuments gespeichert werden, sodass die Bearbeitungshistorie zurückver-
folgt und damit seine Entstehung über die Endversion hinaus noch nachträglich eingesehen
werden kann.
Zusätzliche einführende und weitergehende Informationen zu DMS finden sich z. B. bei
[Götzer et al. 2004], [Klingelhöller 2001] und [Morschheuser 1997].
2.5.2 Informationssysteme für verteilte Echtzeitkommunikation
IuK-Systeme zur Unterstützung räumlich verteilter Echtzeitkommunikation stehen heutzutage
neben der klassischen Telefonie in diversen Ausprägungen zur Verfügung. Eine weite
Verbreitung haben Instant-Messaging(IM)-Systeme erfahren, die sich zunächst im privaten
Umfeld etablierten und als Enterprise-Instant-Messaging (EIM)-Systeme nach einer Studie
von Gartner Research bis zum Jahr 2010 in 90 Prozent der Unternehmen mit Anwendern von
E-Mail-Systemen eingesetzt werden (vgl. [Fenn et al. 2007], S. 30; [Casey 2007], S. 18;
[Joyce 2007], S. 49). Dabei unterscheiden sich EIM-Systeme gegenüber IM-Systemen in
ihrem Einsatzgebiet. IM wird zumeist in öffentlich zugänglichen Netzen für die synchrone
Kommunikation zwischen zwei Personen eingesetzt, während EIM im Unternehmenskontext
unter Berücksichtigung der besonderen Anforderungen an die Vertraulichkeit der Informa-
tionsübermittlung Anwendung findet (vgl. [Fenn et al. 2007], S. 30). Im Weiteren wird auf
diese Unterscheidung verzichtet, sodass unter IM-Systemen IuK-Systeme zur Realisierung
örtlich verteilter Echtzeitkommunikation in privaten und öffentlichen Netzen zwischen zwei
oder mehreren Personen verstanden werden.
Für den sofortigen Austausch von Nachrichten stellen IM-Systeme textuelle
Kommunikationskanäle zur Verfügung, die einen Chat direkt zwischen zwei, bei manchen
IM-Systemen auch als Gruppenchat mit mehreren Personen, in kleinen Fenstern ermöglichen.
Mehreren unabhängigen Kommunikationssträngen kann dabei auch parallel in voneinander
eigenständigen Fenstern nachgegangen werden. Zusätzlich zur Übermittlung rein textueller
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 49
Nachrichten weisen IM-Systeme zunehmend Funktionalitäten zum Austausch von Bildern,
Screenshots und auch Dateien auf. Neben der Bereitstellung von Chat-Funktionalitäten
verbreiten IM-Systeme in der Regel Informationen zur Presence Awareness anderer am IM-
System angemeldeter Benutzer (vgl. [Mamberto 2007]). Kontakte können in einer
Kontaktliste (engl. buddy list) gepflegt werden, in der durch das IM-System zugleich die
Verfügbarkeit für einen Chat in Form eines Anmelde-, eines Abwesenheitsstatus oder der
Wunsch nach Unterlassung einer Störung signalisiert werden kann (vgl. [Fichter 2005],
S. 49).
Die Kombination aus Presence Awareness und direkter sowie intuitiver Chat-Funktionalität in
Echtzeit lässt IM-Systeme zu einem effizienten Kommunikationsmedium für die Koordi-
nation und Abstimmung von Terminen oder Aufgaben werden (vgl. [Isaacs et al. 2002];
[Nardi et al. 2000]). Während die Koordination mittels asynchroner Kommunikationsmedien,
wie E-Mail-Systemen, aufgrund der Zeitabstände zwischen den einzelnen Mitteilungen nur
langsam und oftmals in mehreren Iterationszyklen erfolgen kann, signalisieren IM-Systeme
optimale Zeitpunkte für die schnelle und direkte in Chats oder Gruppenchats auszuführende
Koordination (vgl. [Nardi et al. 2000], S. 81). Die Informationen zur Presence Awareness sind
dabei nicht an die von IM-Systemen angebotenen Kommunikationskanäle gebunden und
werden häufig auch für die Koordination der Kommunikation auf anderen
Kommunikationskanälen, beispielsweise für telefonische oder persönliche Gespräche
eingesetzt ([Fichter 2005], S. 49).
Nardi, Whittaker und Bradner haben in ihrer Studie zum Einsatz von IM im
Unternehmensumfeld Gründe und Vorteile für ihren Einsatz untersucht (vgl. [Nardi et al.
2000]). Anhand von Interviews mit erfahrenen Anwendern von IM-Systemen identifizierten
sie neben dem schnellen und unkomplizierten Austausch kurzer Mitteilungen für Rückfragen,
Hilfestellungen oder koordinative Abstimmungen ebenso den Einsatz von IM für die
informelle Kommunikation, die sie als Outeraction bezeichnen. Unter Outeraction fassen sie
dabei kommunikative Prozesse zusammen, die unabhängig von einem reinen
Informationsaustausch auf einer zwischenmenschlichen Ebene zur Anbahnung von
Kommunikationsprozessen Anwendung finden.
Informelle Kommunikation erfolgt in der Regel ungeplant und situativ. Entsprechend kom-
plex kann sich ein Auffinden des Kommunikationspartners und die Identifikation günstiger
Zeitpunkte für die Kommunikation gestalten. Studien über die Kommunikation im Arbeits-
umfeld konnten aufzeigen, dass annähernd 60 Prozent der ungeplanten Kommunikations-
versuche aufgrund fehlender zeitlicher und räumlicher Abstimmung unbeantwortet bleiben
(vgl. [Tang et al. 1994]; [Whittaker et al. 1994]; [Nardi et al. 2000], S. 82). Durch die
Berücksichtigung der durch IM-Systeme verbreiteten Informationen zur Presence Awareness
50 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
wird diese Abstimmung auch ohne direkte Koordination der einzelnen Kommunikations-
partner ermöglicht.
Die Presence Awareness lässt sich jedoch nicht nur zur Koordination von Kommunikations-
prozessen einsetzen. Die Wahrnehmung der Anwesenheit und der Verfügbarkeit anderer Per-
sonen in einem IM-System lässt die Pflege sozialer Verbindungen zwischen räumlich verteil-
ten Arbeitsumgebungen auch ohne direkte Kommunikation zu. Nardi, Whittaker und Brader
beobachteten während ihrer Untersuchung zum Nutzungsverhalten von IM-Systemen zu ihrer
eigenen Überraschung, dass die ausschließliche Wahrnehmung der Anwesenheit anderer
Personen über die Beobachtung der Statusinformationen in einer Buddy List ausreichte, um
eine persönliche Verbundenheit herzustellen (vgl. [Nardi et al. 2000], S. 84). Vergleichbare
Beobachtungen konnten allgemein für den Einsatz von Awareness-Technologien gemacht
werden (vgl. [Dourish/Bly 1992]; [Gutwin/Greenberg 1998]). IM-Systeme können damit die
zwischenmenschlichen Bindungen einer örtlich verteilt agierenden Arbeitsgruppe verstärken
und einen Ersatz für die informellen Gespräche am Kaffeeautomaten oder in einem
Aufenthaltsraum darstellen.
Synchrone durch eine Person initiierte Kommunikation bedeutet in vielen Fällen eine Unter-
brechung einer anderweitigen Aktivität für den Empfänger des Kommunikationswunsches.
Während der Initiator der Kommunikation von einer schnellen Beantwortung seines Kommu-
nikationswunsches profitiert, wird der Empfänger durch die Unterbrechung häufig auch ohne
persönlichen Vorteil zunächst direkt benachteiligt (vgl. [O’Conaill/Frohlich 1995]). Die in
IM-Systemen enthaltenen Informationen zur Presence Awareness erlauben es dagegen dem
Nachfrager einer Kommunikation, bereits vor ihrem Beginn die Verfügbarkeit und den Status
des Kommunikationspartners zu erkennen und somit unerwünschte Unterbrechungen zu
unterlassen. Nardi, Whittaker und Bradner stellten weitergehend fest, dass IM-Systeme nicht
ausschließlich zur unmittelbaren Kommunikation, sondern auch zur reinen Ankündigung
eines Kommunikationswunsches eingesetzt werden (vgl. [Nardi et al. 2000], S. 83). Während
ihrer Untersuchungen setzten Nachfrager häufig lediglich eine kurze Nachricht an den poten-
ziellen Kommunikationspartner ab und erbaten eine kurze Rückmeldung, sobald sich der
Kommunikationswunsch mit seinen Aktivitäten in Einklang bringen ließ. Der Empfänger
einer solchen Nachricht ignorierte diese zumeist zunächst, indem das entsprechende Chat-
Fenster in den Hintergrund der Bildschirmoberfläche gebracht wurde.
Darüber hinaus lässt sich beobachten, dass mittels Chat geführte Diskussionen die parallele
Kommunikation in unterschiedlichen Kommunikationssträngen unterstützen und begünstigen
(vgl. [Licari 2005], S. 4; [Nardi et al. 2000], S. 83). Nardi, Whittaker und Brader bemerkten,
dass Konversationen mittels IM häufig gleichzeitig zu Telefonaten oder persönlichen
Gesprächen geführt werden, um Hintergrundinformationen für das Telefonat oder für das
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 51
persönliche Gespräch von einem Kollegen zu erhalten oder einer anderen Person eine kurze
Hilfestellung zu geben. Diese simultan geführten Gespräche verlaufen oftmals unbemerkt für
den Gesprächspartner am Telefon oder stören die weiteren Mitglieder in einer physisch ge-
führten Besprechung kaum. Dagegen lassen sich ein Telefonat und ein persönliches Gespräch
nicht gleichzeitig abhalten, ohne unhöflich zu wirken und den jeweiligen Gesprächsfluss zu
unterbrechen oder zu behindern.
Für die räumlich verteilte Durchführung von multimedial unterstützten Besprechungen mit
mehreren Teilnehmern genügen die Chat-Funktionalitäten von IM-Systemen dagegen nicht.
Web-Konferenzsysteme (WKS) bieten neben der Möglichkeit zur Übermittlung von Textnach-
richten weitere Funktionalitäten an. Hierzu gehören unter anderem Sprach-, Videoüber-
tragung, Präsentationsübermittlung, Application Sharing oder ein virtuelles Whiteboard. Dies
erfolgt mit dem Ziel, den Informationsaustausch zwischen den Teilnehmern der Besprechung
simultan auf diversen Kommunikationskanälen zu ermöglichen und an die Vielfalt bei real
abgehaltenen Besprechungen anzunähern (vgl. [Peters/Bell 2006]; [Lamont 2005]; [Baurens
2001], S. 178 ff.). WKS stellen damit eine konsequente Weiterentwicklung von IM-Systemen
dar, um unabhängig vom jeweiligen Aufenthaltsort eine Teilnahme an einer virtuellen Bespre-
chung zu ermöglichen. Durch die Bereitstellung weiterer Kommunikationskanäle erleichtern
WKS im Vergleich zu IM-Systemen den Kommunikationsfluss zwischen den Gesprächsteil-
nehmern. Dies gelingt, indem simultan zum gesprochenen Wort alle Teilnehmer auf ihren
Bildschirmen die identischen Präsentationsfolien oder mittels Application Sharing die identi-
sche Anwendung angezeigt bekommen, sodass Missverständnisse vermieden und die Effi-
zienz der Kommunikation gesteigert werden kann (vgl. [Lamont 2005], S. 16 f.). Daneben
erlauben Annotationsfunktionen oder auch virtuelle Whiteboards die kollaborative grafische
Gestaltung von Skizzen und Schaubildern. Während real abgehaltene Besprechungen häufig
nicht oder nur in Protokollen dokumentiert werden, lassen sich Web-Konferenzen automa-
tisiert aufzeichnen und zu einem späteren Zeitpunkt wiedergeben. Diese Aufzeichnungen kön-
nen anschließend nicht nur von den ursprünglichen Teilnehmern der Besprechung, sondern
auch von verhinderten Personen oder zusätzlichen Gruppenmitgliedern zur Nachverfolgung
einer Diskussion oder als Lernmaterial genutzt werden (vgl. [Lamont 2005], S. 16; [Kuhlen
2005], S. 140 f.). Dabei ist der Zeitpunkt der Wiedergabe frei wählbar und somit optimal in
den individuellen Arbeitsprozess integrierbar. Für räumlich verteilt operierende Arbeitsgrup-
pen reduziert sich durch die Teilnahme an virtuellen Besprechungen der Reiseaufwand.
Neben der Entlastung der Budgets für Reisekosten lässt sich durch die resultierende Zeit-
ersparnis auch die Produktivität der Teilnehmer steigern (vgl. [Baker 2007], S. 40).
52 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
2.6 Zwischenbetrachtung und Zusammenfassung
In den vorangegangenen Abschnitten wurden die Grundlagen für die vorliegende Arbeit ge-
legt. Insbesondere wurden die Zusammenhänge zwischen Wissen, Informationen und Kontex-
ten dargelegt, um daraus die Notwendigkeit zur Vermittlung von Awareness abzuleiten (vgl.
Abschnitt 2.1).
Der Erfolg von Gruppen- und Teamarbeit liegt in dem Umstand begründet, dass die indivi-
duellen Fähigkeiten und Kapazitäten einer einzelnen Person in der Regel nicht ausreichen, um
komplexe und umfangreiche Aufgaben in vorgegebenen Zeitspannen und Qualitäten auszu-
führen (vgl. Abschnitt 2.3.1). Mit der Bildung von Gruppenprozessen werden Organisations-
und Prozessstrukturen geschaffen, deren Fähigkeiten die Summe der Fähigkeiten ihrer Teile
übersteigt. Durch die effiziente Kombination der kollektiven Fähigkeiten und Kenntnisse
entsteht ein organisationales Problemlösungspotenzial, das sowohl in seiner Effizienz zur
Durchführung der für die Lösung der Aufgabe notwendigen Aktivitäten als auch in der zu
erwartenden Qualität der Ergebnisse über die ursprünglichen Grenzen hinausgeht (vgl. [Probst
et al. 2003], S. 20 ff.). Zur Erreichung dieser Effekte werden Mechanismen benötigt, um
einen zielgerichteten Informationsaustausch und eine barrierefreie Kommunikation zwischen
den Gruppenmitgliedern zu gewährleisten. Es genügt daher nicht, lediglich die Fähigkeiten
der einzelnen Individuen zu kombinieren und ihr Wissen zu explizieren, ohne es im Kontext
des gemeinsamen Gruppenprozesses den Mitgliedern zur Verfügung zu stellen (vgl. [Kirsch-
Pinheiro et al. 2003], S. 47). Der gemeinsame Prozesskontext bildet damit das Bindeglied
zwischen den am Gruppenprozess beteiligten Personen. Er umfasst dabei sowohl die koope-
rierenden und assoziativ eingebundenen Personen, ihre Aufgaben und Tätigkeiten, die
erzielten und geplanten Ergebnisse als auch die gemeinsam genutzten und produzierten
Artefakte der kollaborativen Arbeitsumgebung. Entsprechend müssen Konzepte zur Unter-
stützung von Gruppenprozessen sowohl den gemeinsamen Kontext explizieren als auch
diesen mit den jeweiligen Personen und Artefakten der kollaborativen Arbeitsumgebung ver-
knüpfen können, um einen barrierefreien Austausch von Informationen ohne Missverständ-
nisse zu ermöglichen (vgl. [Borges et al. 2004], S. 1; Abschnitt 2.1.1).
Für die Unterstützung kollaborativer Zusammenarbeit stehen optimierte Mechanismen zur
Förderung von Kommunikation, Koordination und Kooperation als Bestandteile kollaborati-
ver Arbeitsumgebungen zur Verfügung (vgl. Abschnitt 2.2). Sie operieren vielfach auf Infor-
mationen, die unstrukturiert oder semistrukturiert in Form von Dokumenten vorliegen und
zwischen den Mitgliedern des Gruppenprozesses aufzuteilen sind (vgl. Abschnitt 2.5.1). Die
weiteren Betrachtungen gehen daher von einem Einsatz von Prozessunterstützungssystemen
für die Durchführung von Gruppenprozessen aus, welche die beteiligten Personen bei der
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 53
Durchführung ihrer Aufgaben entlasten und die zugleich bei der Koordination der Aufgaben
und bei der Versorgung mit Informationen helfen (vgl. Abschnitt 2.4).
2.7 Forschungs- und Praxislücke
Die Berücksichtigung von Wissen und Prozesskontexten hat bei der Ausgestaltung kollabora-
tiver Arbeitsbereiche seit den 1990er Jahren stetig zugenommen und zur mittlerweile weiten
Verbreitung spezialisierter Systeme für Wissens-, Content- und Prozessmanagement geführt.
Die dadurch entstandene Systemlandschaft adressiert mit ihrer Fülle optimierter Einzellösun-
gen die jeweiligen Teilaspekte zum Austausch von Wissen, zur betrieblichen Informationsver-
waltung oder einer automatisierten Prozesssteuerung und -überwachung. Zusammen mit
angepassten Werkzeugen zur Durchführung von Standardaufgaben steht den Mitarbeitern
einer Organisation damit ein reichhaltiges Sortiment an Instrumenten zur persönlichen Infor-
mationsversorgung und Aufgabendurchführung zur Verfügung. Moderne Kommunikations-
systeme stellen begleitend dazu reichhaltige Kommunikationskanäle und Mechanismen zum
Austausch von Informationen über die Verfügbarkeit von Gruppenmitgliedern (vgl. Presence
Awareness, Abschnitt 2.5.2) bereit, um die teambasierten Kommunikationsstrukturen zu
stärken. Ein einleitender Überblick über die kommunikativen, koordinativen und kooperativen
Unterstützungsfunktionen kollaborativer Arbeitsumgebungen wurde insbesondere im
Abschnitt 2.2 bereits gegeben.
Die Gartner Group sieht diese Technologien in ihren Hype Cycles über High Performance
Workplaces (HPW) und über Kollaborations- und Kommunikationstechnologien bereits in
weniger als fünf Jahren – also bis 2012 – als durchgängig am Markt und in den
Organisationen etabliert an (vgl. [Knox et al. 2007]; [Smith et al. 2006]; Abbildung 1-1). Die
zunehmende und voneinander unabhängige Verbreitung der zahlreichen Werkzeuge wirkt
einerseits den Problemen bei der Informationsversorgung und Kommunikationsunterstützung
am Arbeitsplatz entgehen und stellt damit zugleich eine Basis für die Ausgestaltung
kollaborativer Arbeitsumgebungen dar. Andererseits wird durch die steigende Proliferation
der an einem Arbeitsplatz zur Verfügung stehenden Werkzeuge die Verbreitung und
Erkenntnis eines kollaborativen Arbeitskontextes nur unzureichend unterstützt. Die Unterneh-
men stehen damit erneut vor der Aufgabe, die einzelnen Systeme miteinander im Kontext der
teambasierten Arbeitsprozesse zu integrieren, um kontextsensitiv die notwendigen Funktiona-
litäten und Informationen dem jeweiligen Mitarbeiter bei der Durchführung seiner Aufgaben
bereitzustellen. Die Gartner Group bezeichnet den dadurch entstehenden Arbeitsplatz als
High-Perfomance Workplace, an dem die Akteure sowohl bei Routine- als auch bei unvorher-
sehbaren Aufgaben adäquat informationstechnologisch versorgt werden (vgl. [Austin et al.
2005] sowie Abschnitt 1.1).
54 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
Die Notwendigkeit zur Integration der einzelnen Systeme und entsprechende technische
Lösungsansätze werden in der wissenschaftlichen Literatur bereits umfassend diskutiert. Die
Betrachtungen lassen jedoch neben dem Erkennen des Problems eine gesamtumfassende Ver-
mittlung persönlicher und gruppenspezifischer Arbeitskontexte und die damit verbundene
Notwendigkeit zur Erzeugung einer aufgabenbezogenen Awareness vermissen. Beiträge aus
Theorie wie Praxis, die die persönlichen wie gruppenspezifischen kontextuellen Informations-
bedürfnisse analysieren und direkt bei der konzeptionellen und funktionalen Ausgestaltung
von Prozessunterstützungssystemen berücksichtigen, fehlen weitgehend. Entsprechend lässt
der Mangel an Modellen für die Analyse und Konzeption der persönlichen und gruppenspezi-
fischen Informationsbedürfnisse, für ihre Verflechtungen mit den Artefakten einer kollabora-
tiven Arbeitsumgebung und den daraus resultierenden informationstechnologischen Ansätzen
zur Vermittlung ihrer Awareness eine fundierte Umsetzung nicht zu, die zu einem Erkenntnis-
gewinn in diesem Forschungsfeld beitragen könnte. Dies bildet für die vorliegende Arbeit die
zu schließende Forschungs- und Praxislücke.
2.8 Forschungsziel
Aufbauend auf dem aufgezeigten Szenario und den allgemeinen Grundlagen für die vorlie-
gende Arbeit soll im Folgenden das Forschungsziel präzisiert werden (Abschnitt 2.8.1). Daran
schließt sich die Einordnung und Abgrenzung dieser Arbeit gegenüber angrenzenden
Forschungsansätzen an (Abschnitt 2.8.2).
2.8.1 Zieldefinition
Eine erste Definition des Ziels der vorliegenden Arbeit wurde bereits im Rahmen der Einlei-
tung gegeben (vgl. Abschnitt 1.1) und durch die Vorstellung der wissenschaftstheoretischen
Ausrichtung ergänzt (vgl. Abschnitt 1.2). Die vorbereitenden Darstellungen in den vorherigen
Abschnitten dienten einerseits der Definition und Abgrenzung der einzelnen Begriffe und der
zusammenfassenden konzeptionellen Vorstellung der organisationalen, strukturellen und
informationstechnologischen Grundlagen von Gruppenprozessen in kollaborativen Arbeits-
umgebungen. Sie ermöglichen andererseits eine Konkretisierung und eine einfachere
Nachvollziehbarkeit der Formulierung der Zieldefinition der Arbeit unter Beibehaltung der
wissenschaftlichen Grundsätze:
Beruhend auf der Erkenntnis, dass zur Durchführung von Arbeitsprozessen die einzel-
nen Akteure Kenntnis über den Kontext ihrer persönlichen Handlungen und Aufgaben
benötigen, hat im Rahmen dieser Arbeit eine Operationalisierung zu erfolgen, wie sich
die Kontextinformationen automatisiert explizieren und durch Mechanismen zur Ver-
breitung von Awareness für die Durchführung von Gruppenprozessen visualisieren
lassen. Aufbauend auf der Analyse von Prozessunterstützungssystemen und den mit
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 55
ihrer Unterstützung durchführbaren Prozessen soll ein Modell konzipiert werden, dass
die Verbreitung von Workspace Awareness für Gruppenprozesse gewährleistet. Dies
hat unter Berücksichtigung einer Anforderungsanalyse zu erfolgen, die die
Informationsbedürfnisse in verschiedenen Anwendungsszenarien von Prozessunter-
stützungssystemen beachtet. Die Umsetzbarkeit des abstrakten Konzepts ist durch eine
exemplarische Anwendung in einem Anwendungsszenario zu validieren.
Die Explikation und Visualisierung der zur Durchführung von Gruppenprozessen relevanten
kontextuellen Informationen haben vor dem in Abschnitt 2.1.2.1 dargestellten Kontinuum der
den Kontext abbildenden Informationen zu erfolgen. Dies setzt eine Analyse der
Interaktionsmuster zwischen den Mitgliedern eines Gruppenprozesses sowie den Artefakten
der kollaborativen Arbeitsumgebung voraus. Hierzu sind die von Prozessunterstützungssyste-
men begleiteten Aufgaben zu analysieren und in Bezug zu den Eigenschaften der persönli-
chen Arbeitsumgebung zu setzen.
Übergeordnetes Ziel für die Bildung eines Modells zur Gewährung von Workspace Aware-
ness für Gruppenprozesse ist die Konzeption eines offenen Rahmenwerks, das sich unter
Berücksichtigung spezifischer Anwendungsszenarien und zur Vermeidung von Informations-
überflutung flexibel an die jeweiligen Erfordernisse der Informationsversorgung anpassen
lässt. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht hat das Modell jene Aspekte zu beachten, die zur
Steigerung der Leistung und der Qualität des Gruppenprozesses beitragen und die zugleich
die organisationalen Rahmenbedingungen berücksichtigen. Zudem hat das Konzept aus tech-
nischer Sicht an bestehende Technologien anzusetzen und diese durch eine Rekomposition
und Erweiterung zu ergänzen, ohne einen grundsätzlichen Strukturbruch und eine
Neukonzeption des Prozessunterstützungssystems zu erfordern. Die Erkenntnisse der Analyse
sollen darüber hinaus dazu genutzt werden, die Schwachstellen und Verbesserungspotenziale
bei der Vermittlung von Kontexten in Prozessunterstützungssystemen aufzuzeigen. Nur unter
Berücksichtigung des übergeordneten Ziels und der organisationalen sowie technologischen
Vorgaben kann ein offenes Modell entworfen werden, das die notwendige Flexibilität und
Spezifität für seine Anwendung gewährleistet.
Das zu entwickelnde Konzept stellt ein abstraktes Rahmenmodell dar, das über die Umsetz-
barkeit und Anwendbarkeit keine Aussage macht. Daher hat im Anschluss eine exemplarische
Realisierung zu erfolgen, welche durch die Anwendung in einem ausgewählten Szenario von
Gruppenprozessen zu validieren ist. Hierfür sind generische Komponenten zu konzipieren, die
sich im Rahmen einer informationstechnologischen Realisierung als Erweiterung in bestehen-
de Prozessunterstützungssysteme integrieren lassen und damit eine funktionale Validierung
des Konzepts erlauben. Durch die Anwendung in einem ausgewählten Szenario von Gruppen-
prozessen, die mittels Prozessunterstützungssystemen begleiteten werden, sollen anwen-
56 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
dungsorientierte Potenziale des Konzepts aufgezeigt werden. Die wissenschaftlich fundierte
Überprüfung des Konzepts und der prognostizierten Ergebnisse hat – unter Beobachtung der
in der Praxis real zu erzielenden Effekte – losgelöst von dieser Arbeit in einer eigenständigen
Studie im Rahmen einer praxisorientierten Validierung zu erfolgen. Die Ergebnisse der vor-
liegenden Arbeit können darüber hinaus dazu genutzt werden, um in weiteren iterativen
Schritten das Konzept auszubauen und zu einem späteren Zeitpunkt zu verbessern.
2.8.2 Angrenzende Forschungsansätze
In den vorangegangenen Ausführungen wurde bereits mehrfach auf einige an die vorliegende
Arbeit angrenzende Forschungsansätze referenziert. Im Folgenden werden die Ziele sowie
mögliche Berührungs- und Unterscheidungspunkte ausgewählter Ansätze mit Bezug zu dem
in dieser Arbeit verfolgten Forschungsziel in einem kurzen Überblick dargestellt und abge-
grenzt.
2.8.2.1 Sohlenkamp: Rahmenmodell für Group Awareness
Sohlenkamp ([Sohlenkamp 1999]) thematisiert in seinem Beitrag die Notwendigkeit zur
Berücksichtigung von Group Awareness bei der Ausgestaltung von IuK-Systemen zur Unter-
stützung kollaborativer Arbeitsprozesse. Die Motivation seiner Arbeit beruht auf der Beob-
achtung, dass sich Systeme zur Unterstützung kooperativen Arbeitens in ihren Benutzer-
schnittstellen weitgehend an den Paradigmen traditioneller Einzelplatzlösungen orientieren.
Demgegenüber wird die Darstellung von Informationen über die Tätigkeiten der Koopera-
tionspartner und den Gesamtzustand kooperativer Prozesse weitgehend vernachlässigt. Ziel
seiner Arbeit ist es daher, Konzepte und Lösungsansätze für die Entwicklung von Mehrbenut-
zersystemen zu erarbeiten, welche die Wahrnehmung der Gruppenaktivitäten unterstützen. Zu
diesem Zweck beantwortet er in seinem Beitrag grundlegende Fragen über die Bedeutung von
Awareness bei der Anwendungsgestaltung und wie sich Awareness durch entsprechende
Maßnahmen vermitteln lässt.
Das von Sohlenkamp vorgestellte und systematisch hergeleitete Rahmenmodell zur Verbrei-
tung von Awareness stellt eine allgemeine Grundlage für jedwede Konzeption und Realisie-
rung vergleichbarer Forschungsansätze dar und berücksichtigt neben informellen und techni-
schen Anforderungen insbesondere soziale Aspekte, wie Vertraulichkeit oder organisationale
Rahmenbedingungen. Unter Einbeziehung dieser Faktoren konzipiert er ein Entwicklungs-
modell für die Auswahl, Filterung, Übertragung und Darstellung von Informationen über die
Aktivitäten kooperierender Partner, das insbesondere als konzeptionelle und funktionale Basis
für das Forschungsprojekt der vorliegenden Arbeit angesehen werden kann. Aufseiten der
konkreten Anwendung und Bewertung des Rahmenmodells wird sein Einsatz im praktischen
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 57
Szenario kollaborativer Prozesse in großen, räumlich verteilt agierenden Organisationen
betrachtet. Das dazu herangezogene System POLITeam beruht auf dem Konzept elektronisch
zirkulierender Ordnerstrukturen, die prozessorientiert von den Kooperationspartnern zur
Verwaltung der Informationen eingesetzt werden.
Im Unterschied zu den Zielsetzungen der vorliegenden Arbeit liegt der Fokus des Beitrags
von Sohlenkamp auf der Beantwortung grundlegender Fragen zur Bedeutung von Group
Awareness für kollaborative Arbeitsprozesse und den daran anknüpfenden Konsequenzen an
die Systemgestaltung entsprechender IuK-Systeme. Darauf aufbauend wird in dem hier ver-
folgten Forschungsvorhaben die Notwendigkeit zur Explikation von Kontexten und Wissen
für Gruppenprozesse betrachtet und daraus die Forderung zur Verbreitung von Workspace
Awareness in Prozessunterstützungssystemen hergeleitet. Konzeptionell besteht das Ziel der
vorliegenden Arbeit daher nicht in der Beantwortung der Frage, wie sich Informationen zur
Verbreitung von Awareness grundsätzlich erfassen und verteilen lassen, sondern wie und
wodurch sich diese Konzepte für durch Prozessunterstützungssysteme verwaltete Gruppen-
prozesse zur Steigerung der Prozessgeschwindigkeit und -qualität einsetzen lassen.
2.8.2.2 Gutwin, Greenberg: Workspace Awareness
Gutwin und Greenberg analysieren in ihren Beiträgen die Unterschiede zwischen real-physi-
scher und räumlich verteilter Zusammenarbeit in virtuellen Arbeitsumgebungen ([Gutwin
1997]; [Gutwin/Greenberg 2002]). Sie betrachten dafür in ihren Arbeiten Groupware-Anwen-
dungen, die für die Unterstützung kleiner Gruppen mit zwei bis fünf Mitgliedern eingesetzt
werden, um in Echtzeit räumlich verteilt und kollaborativ eine Arbeitsaufgabe zu lösen. Hier-
bei beschränken sie sich auf Groupware-Anwendungen, die einen virtuellen Tisch oder eine
virtuelle Tafel als kollaborativ genutzte Arbeitsfläche anbieten, mit der die beteiligten Perso-
nen interagieren. Beispiele hierfür sind Gruppeneditoren, Zeichenprogramme oder auch ver-
teilte Kontrollsysteme, in denen die Anwender der Systeme jeweils zeitgleich einen Text
schreiben, eine Zeichnung erstellen oder Kontrollfunktionen wahrnehmen. Zusätzlich gehen
sie davon aus, dass die einzelnen Akteure parallel zu ihren kollaborativ ausgeübten Tätigkei-
ten individuellen Aufgaben nachgehen und daher ihre Aktionen an der gemeinsamen Arbeits-
aufgabe immer wieder unterbrechen müssen.
In ihren Beiträgen stellen Gutwin und Greenberg fest, dass in dem zuvor skizzierten Einsatz-
szenario Echtzeitkollaboration mittels Groupware-Anwendungen gegenüber realer Zusam-
menarbeit häufig als unbeholfen und schwerfällig empfunden wird. Sie stellen die These auf,
58 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
dass hierfür in Teilen ein Mangel an Workspace Awareness3 verantwortlich ist. Sie stellen in
ihren Beiträgen ein Konzept zur Identifikation der Elemente von Workspace Awareness und
ihrer Verbreitung und Darstellung vor. Durch die Fokussierung auf Workspace Awareness
von virtuellen Arbeitsflächen orientiert sich das Konzept an den bewusst und unbewusst
wahrgenommenen Informationen während der Zusammenarbeit in einem realen Raum und an
der gemeinsamen Betrachtung der Arbeitsfläche. Entsprechend weist ihr Konzept für
Workspace Awareness auch Elemente zur Identifikation des aktuell betrachteten Ausschnittes
der Arbeitsfläche und der darauf für die einzelnen Betrachter sichtbaren Elemente auf. Mit der
Durchführung von Studien und Laborexperimenten gelingt Gutwin und Greenberg der Nach-
weis, dass sich durch die Verbreitung von Workspace Awareness die Benutzerfreundlichkeit
der Groupware-Anwendung steigern lässt. Einzelne Aufgaben ließen sich schneller und
effizienter kollaborativ lösen, jedoch führten die von Gutwin konzipierten Visualisierungen
zur Darstellung der erfassten Awareness-Informationen auch zur Verunsicherung bei einigen
Testpersonen.
Der von Gutwin und Greenberg aufgezeigte Bedarf zur Vermittlung von Workspace Aware-
ness bei kollaborativer Zusammenarbeit mittels verteilter Groupware-Anwendungen deckt
sich mit den Annahmen der vorliegenden Arbeit. Das aufgestellte Konzept ist unter den
getroffenen Annahmen sehr speziell und dennoch als richtungweisend anzusehen. So gibt es
Aufschluss darüber, welche Aspekte grundsätzlich bei der Konzeption zu berücksichtigen
sind und wie die einzelnen Elemente zur Verbesserung der Kollaboration beitragen können.
Die gewählten Visualisierungsformen und ihre Implementierung sind allerdings an echtzeit-
kollaborative Groupware-Anwendungen angepasst und weit weniger auf abweichende Szena-
rien übertragbar als das originäre Konzept der Workspace Awareness.
Für die vorliegende Arbeit stellt der Beitrag von Gutwin und Greenberg einen Anstoß und
eine Grundlage zugleich dar. Entgegen ihren Annahmen soll der Ansatz der Workspace
Awareness im Zuge der Ausgestaltung und Erweiterung von Prozessunterstützungssystemen
analysiert und angewandt werden. Entsprechend wird mit dieser Arbeit nicht das Ziel
verfolgt, mittels Workspace Awareness Arbeitsgruppen bei der gemeinsamen Interaktion auf
einer virtuellen Arbeitsfläche zu unterstützen. Vielmehr soll Workspace Awareness als
integraler Ansatz zur Vermittlung des Verständnisses eines gemeinsamen Arbeitskontextes
bei nebenläufig und sequenziell ausgeübter Gruppenarbeit im Kontext von Gruppenprozessen
analysiert und exemplarisch realisiert werden. Die zur Unterstützung dieser Gruppenaktivitä-
ten eingesetzten Prozessunterstützungssysteme unterscheiden sich grundlegend von den bei
3 Um eine zusammenfassende Einführung in Workspace Awareness und einen Überblick über die von Gutwin
und Greenberg identifizierten Elemente zur Verbreitung von Workspace Awareness in echtzeitkollaborativen
Arbeitsumgebungen zu erhalten, siehe auch die Ausführungen in Abschnitt 2.1.3.2.
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 59
Gutwin und Greenberg betrachteten Groupware-Anwendungen. Die durch Prozessunterstüt-
zungssysteme unterstützten Prozesse werden durch die kollaborative Bearbeitung von Arte-
fakten der virtuellen Arbeitsumgebung, ergo insbesondere von Dokumenten und Kollektionen
von Dokumenten ausgeführt (vgl. Abschnitt 3.4). Demzufolge verfügen sie nicht über eine
virtuelle Arbeitsfläche, auf der gemeinschaftlich interagiert wird. Dennoch ist zu untersuchen,
ob sich die Konzeption von Gutwin und Greenberg zumindest in Teilen auf dieses Szenario
übertragen lässt.
2.8.2.3 Prinz: NESSIE-Awareness-Rahmenmodell
Prinz bringt in seinem Beitrag mit NESSIE4 einen Ansatz zur Entwicklung einer Infrastruktur
ein, der eine automatisierte Erfassung und Verbreitung des Geschehens in einer elektroni-
schen Umgebung ermöglicht ([Prinz 1999]). Zum Geschehen zählt er insbesondere die Prä-
senz, die Aktionen und die Bewegungen anderer Akteure, Agenten oder Objekte in der realen
oder virtuellen Arbeitsumgebung. Prinz wählt in seinem Awareness-System für die Erfassung
und Verbreitung des Geschehens einen auf Ereignissen beruhenden Ansatz, bei dem durch
Sensoren erkannte Zustandsänderungen automatisiert an ein zentrales Awareness-System
übermittelt werden. Dieses leitet Informationen über eingetretene Ereignisse an berechtigte
und interessierte Anwender sowohl pull- als auch push-basiert weiter. Prinz hebt in seinem
Beitrag hervor, dass sein Konzept einen anwendungsübergreifenden und -unabhängigen
Awareness-Service vorsieht, der durch den Einsatz offener und erweiterbarer Protokolle einen
flexiblen Einsatz unter verschiedenen organisatorischen Rahmenbedingungen ermöglicht.
Das von Prinz mit NESSIE vorgestellte Konzept zur ereignisbasierten Erfassung und Vertei-
lung von Zustandsänderungen in einer Arbeitsumgebung überschneidet sich mit dem For-
schungsziel der vorliegenden Arbeit insofern, als die Vermittlung des gegenwärtigen Gesche-
hens in einer Arbeitsumgebung einen Bestandteil von Workspace Awareness darstellt. Dar-
über hinaus vermittelt Workspace Awareness Informationen über die Ereignisse der Vergan-
genheit und der zu erwartenden Aktivitäten der Zukunft. Das von Prinz vorgestellte Konzept
ist durch seine Offenheit und Erweiterbarkeit einerseits dazu geeignet, weitere Bestandteile
von Workspace Awareness zu erfassen. Andererseits bleibt durch den Verzicht auf ein fokus-
siertes Anwendungsszenario eine Analyse und Bewertung der erforderlichen Bestandteile zur
Unterstützung kollaborativer Zusammenarbeit aus. Ein Vergleich mit den Zielsetzungen der
vorliegenden Arbeit ergibt, dass der Beitrag von Prinz lediglich eine allgemeine Konzeption
einer Infrastruktur für die Verbreitung von Awareness darstellt. Damit sind für die vorliegen-
de Arbeit sowohl die Rahmenbedingungen zur Unterstützung von Gruppenprozessen als auch
4 Die Abkürzung NESSIE steht bei Prinz für „awareNESS envIronmEnt“.
60 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
das Anwendungsszenario im Bereich der Prozessunterstützungssysteme weit spezieller
gefasst.
2.8.2.4 Hoffmann: Zukunfts-Awareness
Hoffmann betrachtet in seinem Beitrag Faktoren zur Steigerung positiver Nutzungserwartun-
gen an Groupware-Anwendungen ([Hoffmann 2002]). Er stellt die These auf, dass Mechanis-
men zur Verbreitung von Awareness um die Erwartung möglicher Folgen des eigenen Han-
delns, um die Kenntnis über Handlungsoptionen und um die damit zu erwartenden Nutzen-
potenziale ergänzt werden sollten. Das verfolgte Ziel ist die Wahrnehmung des Kooperations-
systems über die Vergangenheit und Gegenwart hinaus auch für die in der Zukunft liegende
Weiterentwicklung. Entsprechend umfasst Zukunfts-Awareness die Erwartungen an zu-
künftige Ereignisse und Entwicklungen der Kooperation. Während Informationen über ver-
gangenes oder gegenwärtiges Geschehen auf nachvollziehbaren und dokumentierten Fakten
beruhen, kann Zukunfts-Awareness lediglich über Erwartungen an mehr oder minder
wahrscheinliche Entwicklungen informieren. Hoffmann hebt hervor, dass Zukunfts-
Awareness grundsätzlich unsicher ist und aus unterschiedlichen, sogar widersprüchlichen
Alternativen bestehen kann. Dennoch sieht Hoffmann in der Anwendung prospektiver
Mechanismen, wie der Ableitung von Erwartungen aus vorhandenen Daten oder erwarteten
Aktivitäten, eine Möglichkeit zur Unterstützung kooperativer Gruppenarbeit. Entsprechend
zeigt er in seinem Beitrag ein Modell zukunftsbezogener Awareness-Mechanismen im
Nutzungszusammenhang auf, sodass sich sowohl vage als auch durch einen Prozesskontext
gesicherte Erwartungen miteinander verbunden explizieren und nutzen lassen.
Der von Hoffmann identifizierte Bedarf an der Offenlegung erwarteter Ereignisse und Verän-
derungen deckt sich mit dem Ziel der vorliegenden Arbeit. Workspace Awareness zur Expli-
kation kooperativer Arbeitskontexte umfasst sowohl Elemente der Vergangenheit, der Gegen-
wart als auch der Zukunft. Während Hoffmann einerseits davon ausgeht, dass sich zur Unter-
stützung der Kooperation mittels statistischer Analysen historischer Daten brauchbare Vorher-
sagen für die Zukunft treffen lassen, hebt er andererseits die eingeschränkte Zuverlässigkeit
der Prognosen und eine dadurch möglicherweise zurückgehende Akzeptanz und Nutzung der
betroffenen Groupware-Systeme hervor. Die vorliegende Arbeit verfolgt jedoch nicht das
Ziel, durch vage Vorhersagen einen Erwartungshorizont mit den Mitteln der Workspace
Awareness zu eröffnen. Vielmehr soll die Workspace Awareness der Zukunft basierend auf
den gesicherten Verlaufseigenschaften der zu unterstützenden Prozesse eine Explikation der
zu erwartenden nächsten Prozessschritte ermöglichen. Der von Hoffmann aufgezeigte Ansatz
mag zukünftig eine Erweiterung des hier verfolgten Ziels darstellen, wenn weitere Arbeiten
zur gesicherten Vorhersage zukünftiger Entwicklungen und Handlungen vorliegen oder
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 61
zumindest die Voraussetzungen für die Akzeptanz der Unsicherheiten aufseiten der Anwender
gegeben sind.
2.8.2.5 Jones et al.: Ortsbewusste Community-Systeme
Jones et al. stellen in ihrem Beitrag ein Rahmenmodell für die Entwicklung ortsbewusster
(engl.: location-aware) Community-Systeme im Forschungsgebiet des Ubiquitous Computing
vor ([Jones et al. 2004]). Hierzu untersuchen sie den Einfluss sozial etablierter Plätze auf das
individuelle Kommunikationsverhalten und die Neigung zur Teilung von Informationen.
Unter sozial etablierten Plätzen verstehen sie dabei real existierende Orte, wie das Büro, das
Zuhause, ein Museum oder auch eine Schule. Anhand mehrerer Studien gehen sie der Frage
nach, welche Informationen die untersuchten Personen über einen Platz benötigen oder
wünschen und inwiefern sich durch die Gewährung einer entsprechenden Awareness ihr
Kommunikationsverhalten verbessern lässt. Dabei unterscheiden Jones et al. personen- und
platzorientierte Ansätze, um entweder die zwischenmenschliche Wahrnehmung und Kommu-
nikation zu verbessern oder um Informationen über Plätze und den dort aktiven Personen
bereitzustellen.
Die Ergebnisse der von Jones et al. durchgeführten Studien konnten aufzeigen, dass sich der
individuelle Informationsbedarf nicht nur am Platz, sondern auch an dort ausgeübten Tätig-
keiten und an ihrer Wiederholungshäufigkeit orientiert. Zudem kristallisierte sich heraus, dass
ein Platz alleine keine Rückschlüsse auf die Informationsbedürfnisse der anwesenden Perso-
nen zulässt, wenn nicht zugleich ihre gegenwärtigen und geplanten Aktivitäten bekannt sind.
Hierin ergeben sich Analogien zu den Annahmen der vorliegenden Arbeit, die einen Informa-
tionsbedarf in Abhängigkeit vom Kontext einer Person und der von ihr ausgeführten Tätig-
keiten sieht und entsprechende Elemente zur Explikation des persönlichen Kontextes und der
darin inbegriffenen Aktivitäten zu identifizieren versucht. Während Jones et al. in ihren
Untersuchungen real existierende Plätze und darin anwesende Personen betrachten, werden in
dieser Arbeit virtuelle, durch Prozessunterstützungssysteme bereitgestellte Arbeitsumgebun-
gen untersucht. Dennoch bestehen Parallelen in der grundsätzlichen Zielsetzung beider Arbei-
ten, indem durch die Förderung kontextueller Awareness die Kommunikation und Koopera-
tion begünstigt werden soll. Die dabei zu berücksichtigenden Rahmenbedingungen, wie
beispielsweise die Akzeptanz der Preisgabe persönlicher Informationen durch die Anwender,
sind sowohl in der realen als auch in der virtuellen Umgebung aufzufinden. Jones et al. ver-
zichten in ihren Studien jedoch darauf, explizite Bezüge zwischen den Aktivitäten und Plätzen
der Personen herzustellen und entsprechende Informationsbedürfnisse aus ihnen abzuleiten.
Die vorliegende Arbeit versucht dagegen, durch die Identifikation von Interaktions- und
62 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
Kollaborationsszenarien zur Förderung zweckmäßige Kontextelemente herauszuarbeiten und
Mechanismen für die Explikation zu entwickeln.
2.8.2.6 Moran et al.: Unified Activity Management
Am IBM Research Center wird unter der Leitung von Thomas P. Moran unter dem Projekt-
titel Unified Activity Management (UAM) ein Ansatz zum kollaborativen Aktivitätenmanage-
ment (engl. activity-centric collaboration) verfolgt (vgl. [Moran 2005]; [Moran et al. 2005];
[Muller et al. 2004]). Ausgangspunkt dieser Bemühungen ist eine von der Forschungsgruppe
identifizierte Lücke in den etablierten kollaborativen Unterstützungsfunktionen. So sehen sie
die Notwendigkeit für kollaboratives Aktivitätenmanagement immer dann gegeben, wenn
eine effiziente Durchführung der Geschäftsprozesse mittels Ad-hoc-Kommunikation nicht
mehr gewährleistet ist und das Anforderungsprofil der Aufgabe zugleich eine formal
strukturierte und planbare Durchführung nicht erlaubt.
Das Konzept des kollaborativen Aktivitätenmanagement beruht auf dem Grundsatz, dass die
persönlichen und kollaborativen Arbeitsabläufe nicht anhand der zur Verfügung stehenden
Werkzeuge und Artefakte einer kollaborativen Arbeitsumgebung zu organisieren sind,
sondern dass die durchzuführenden Aktivitäten in den Fokus der organisatorischen
Bemühungen gerückt werden müssen. Eine Aktivität umfasst dabei die verfolgten
Zielsetzungen, die dafür notwendigen organisatorischen und temporalen Rahmenbedingungen
der Kollaboration und die für die Durchführung der Aufgabe benötigten Ressourcen.
Aktivitäten bilden damit den Kontext, um den Zusammenhang zwischen zu bestimmten
Zeitpunkten durchgeführten Aktionen eines Individuums, wie dem Schreiben einer E-Mail,
einem Telefonat oder der Erstellung eines Dokuments, herzustellen. Dafür stellt die
Forschungsgruppe mit Unified Activities ein Metamodell vor, um die Beziehungen zwischen
den in einer Aktivität eingebundenen Personen, den benötigten Werkzeugen, Materialien und
Artefakten, den vorgegebenen Rahmenbedingungen sowie den bereits erzeugten Ergebnissen
aufzuzeigen. Unified Activities sollen damit zum primären Organisationsmittel der
persönlichen Handlungen werden, welches einen zentralen Zugriff auf alle eingebundenen
Elemente erlaubt und zugleich Funktionen zu ihrer Strukturierung bereitstellt.
Unified Activities unterstützen das Individuum bei der Explikation des Kontextes seiner
Tätigkeiten und seiner Beziehungen zu anderen Aktivitäten, indem sowohl die Beziehungen
zwischen den einzelnen Personen, Artefakten und weiteren benötigten Elementen der Aktivi-
tät aufgedeckt als auch die Bezüge zu weiteren Aktivitäten aufgezeigt werden. Die Explika-
tion des Kontextes kollaborativer Handlungen wird auch mit dem in der vorliegenden Arbeit
verfolgten Workspace-Awareness-Ansatz verfolgt. Der Ausgangspunkt liegt hierbei aller-
dings nicht in der Konstruktion eines Kontextes im Rahmen einer Aktivität, sondern in der
2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds 63
Förderung der Explikation bestehender Kontexte in prozessual strukturierten Arbeitsabläufen.
Entsprechend muss Workspace Awareness die Beziehungen zwischen den kooperierenden
Personen, den genutzten Artefakten der kollaborativen Arbeitsumgebung, den vorgegebenen
Rahmenbedingungen als auch den bereits erzielten Ergebnissen aufzeigen. Die dafür zu
betrachtenden Arbeitsabläufe unterliegen der vorausgeplanten Strukturierung und Steuerung
durch Prozessunterstützungssysteme und gehen nicht von einer ad hoc gebildeten Struktur
aus. Dennoch können die einzelnen Handlungen dieses Arbeitskontextes in ad hoc
ausgelösten Kommunikationen, Kooperationen und Kollaborationen bestehen, um das mit
einem Geschäftsprozess verfolgte Ziel zu erreichen. Wenngleich formal strukturierte
Arbeitsabläufe nicht im Zentrum des UAM-Ansatzes stehen, schließt die Forschergruppe um
Thomas P. Moran ihre Unterstützung mittels Techniken des kollaborativen Aktivitäten-
managements nicht gänzlich aus. So sehen sie eine Einsatzmöglichkeit ihres Ansatzes bei der
Ausführung einzelner Prozessschritte, während die Steuerung des Geschäftsprozesses weiter-
hin einem Prozessunterstützungssystem überlassen werden kann.
Unterliegen die Handlungen innerhalb der einzelnen Prozessschritte unstrukturierten
kollaborativen Arbeitsabläufen, erscheint die Anwendung von UAM sinnvoll und
gewinnbringend. Erfordern die Handlungen dagegen eine teils repetitive Ausführung
vorstrukturierter Handlungsabläufe, in denen die benötigten Artefakte und Werkzeuge von
vornherein feststehen, rückt die individuelle Organisation der Handlungen in Form von
Unified Activities in den Hintergrund. An ihre Stelle tritt die aufgabenbezogene
Unterstützung der Handlungen durch angemessene Werkzeuge begleitet von der
automatisierten Bereitstellung der Artefakte, die bei der Durchführung der Arbeitsaufgabe
benötigt werden. Die Explikation des persönlichen und kollaborativen Arbeitskontextes hat in
dieser Situation vergleichbar zum UAM-Ansatz zu erfolgen. Die Auslösung und Bereitstel-
lung der den Kontext beschreibenden Informationen kann jedoch automatisiert anhand der
formal strukturierten Prozessabläufe erfolgen. Selbiges Ziel wird mit der Konzeption eines
Workspace-Awareness-Modells für Prozessunterstützungssysteme verfolgt.
2.8.3 Zusammenfassung
Aufbauend auf der identifizierten Forschungs- und Praxislücke wurde in diesem Abschnitt
das Forschungsziel für die vorliegende Arbeit konkretisiert. Mit dem Ziel, ein Modell und
Rahmenwerk für die Vermittlung von Workspace Awareness für durch Prozessunter-
stützungssysteme unterstützte Gruppenprozesse zu konzipieren, wird der Erkenntnis
Rechnung getragen, dass für die Erfüllung der persönlichen Aufgaben eine Wahrnehmung des
Kontextes notwendig ist. Der Vergleich und die Abgrenzung zu ausgewählten
Forschungsansätzen konnten aufzeigen, dass die Explikation persönlicher und kollaborativer
64 2. Grundlagen und Abgrenzung des Forschungsumfelds
Arbeitskontexte sowie daraus resultierende Bemühungen zur Steigerung ihrer Wahrnehmung
mit unterschiedlichen Ansätzen und Schwerpunkten bereits mehrfach untersucht wurden.
Dennoch fokussiert sich keiner der vorgestellten Beiträge in gleicher Art und Weise auf die
Unterstützung kollaborativer und formal strukturierter Prozessabläufe, wie sie in Prozess-
unterstützungssystemen abgebildet werden können. Insbesondere die Beiträge von Sohlen-
kamp, Gutwin und Greenberg bringen zahlreiche Aspekte hervor, die bei der Konzeption
eines Rahmenmodells für Workspace Awareness in Prozessunterstützungssystemen zu
berücksichtigen sind. Darüber hinaus wird mit der vorliegenden Arbeit auch die exempla-
rische Anwendung des Konzepts angestrebt. Hierzu ist ein Anwendungsszenario zu identifi-
zieren, das eine Darstellung und Validierung möglichst aller Facetten des Rahmenmodells
erlaubt.
3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen 65
3 Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungs-
systemen
Nachdem bereits in den Grundlagen der vorliegenden Arbeit eine Einführung und Abgren-
zung von Prozessunterstützungssystemen erfolgte (Abschnitt 2.4), wird mit den folgenden
Ausführungen im Zuge der Modellbildung eine tiefer gehende Charakterisierung ihrer Ein-
satzbereiche und der daraus resultierenden Anforderungen an ihre funktionalen Aufgaben vor-
genommen. Ergänzend zu dieser funktionalen Betrachtung der PU-Systeme erfolgt eine struk-
turelle Analyse der Kooperationsmuster und der daraus resultierenden persönlichen als auch
kollaborativen Arbeitskontexte, die bei dem Einsatz von PU-Systemen zwischen den Aufga-
benträgern auftreten und die Anforderungen an ein PU-System maßgeblich beeinflussen.
3.1 Einsatzbereich wissensintensive Unternehmungen
Unter der im Abschnitt 2.4.2 definierten Systemklasse der PU-Systeme werden Anwendungs-
systeme zusammengefasst, die eine prozessbezogene Unterstützung und Automatisierung von
Arbeitsabläufen in kollaborativen Arbeitsumgebungen gewähren. Ihr Einsatz liegt damit in
einem Bereich, der von kollaborativen Interaktionen geprägt ist und in dem vorrangig wis-
sensintensive Arbeitsprozesse aufzufinden sind. In Zeiten des Wandels von der Industrie-
gesellschaft hin zu einer Informations- und Wissensgesellschaft wird damit jenes Einsatz-
gebiet betrachtet, welches vermehrt den wirtschaftlichen Erfolg einer Unternehmung
bestimmt (vgl. Abschnitt 1.1; [Wood 2006]) und eine zunehmende Bedeutung in der wissen-
schaftlichen Literatur erfährt. Organisationen, deren wesentliches Kapital aus ihren Mitarbei-
tern und ihrem Wissen besteht, werden daher als wissensintensive Unternehmung bezeichnet.
Dabei ist die Abgrenzung wissensintensiver von nicht oder kaum wissensintensiven Arbeits-
abläufen und Unternehmungen nicht offensichtlich, da zumeist jeglicher Aktivität ein zuvor
erworbenes Wissen zugrunde liegt. Entsprechend finden sich in der wissenschaftlichen Litera-
tur zahlreiche äußerst heterogene Ansätze zur Beschreibung und Abgrenzung dieses Sektors
(vgl. [Ditillo 2002]). Praktisch allen Definitionen gemeinsam ist eine Hervorhebung der Mit-
arbeiter und deren Wissen, welche die klassischen Produktionsfaktoren, wie Boden und Kapi-
tal, als Voraussetzung für die Leistungserbringung mehr oder weniger ersetzen. Einen maß-
geblichen Einfluss auf den Erfolg einer Organisation haben entsprechend die Fähigkeit zur
Vermittlung von Informationen zwischen ihren einzelnen Mitgliedern und die Art und Weise
der Kombination ihrer Fertigkeiten.
Alvesson betont, dass wissensintensive Unternehmen im Vergleich zu klassischen Unterneh-
mensformen von einem hohen Maß an individueller Selbstbestimmung ihrer Organisations-
mitglieder beeinflusst werden und dass sich einhergehend mit flachen Organisationsstrukturen
66 3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen
ihre Tätigkeiten durch umfangreiche kollaborative Interaktionen kennzeichnen lassen. Wenn-
gleich auch diese Eigenschaften keine scharfe Abgrenzung erlauben, vermitteln sie zumindest
einen vagen Eindruck, der die Aufmerksamkeit auf jene Bereiche lenkt, die andernfalls häufig
unbeachtet bleiben (vgl. [Alvesson 2000], S. 1102 f.).
Entsprechend müssen die in diesem Umfeld einzusetzenden PU-Systeme Eigenschaften auf-
weisen, die sowohl dem hohen Grad an organisationaler Selbstbestimmung Rechnung tragen
als auch individuell und flexibel anpassbare kollaborative Unterstützungsfunktionen aufwei-
sen. PU-Systeme werden damit zum Mediator zwischen den Organisationsmitgliedern einer
wissensintensiven Organisation, die im Kontext der Prozessabwicklung sowohl dezidierte
Werkzeuge zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen als auch von den Fähigkeiten und dem
Wissen ihres Umfeldes abhängig sind.
3.2 Charakteristika der Werkzeuge virtueller Arbeitsumgebungen
Zur näheren Klassifizierung der im Rahmen des persönlichen und kollaborativen Manage-
ments von Informationen, Aktivitäten sowie Prozessen verfügbaren Werkzeuge, zu denen
gleichfalls PU-Systeme gehören, lassen sich die Merkmale Verbreitung, Automation und
Prozessorientierung heranziehen. Entgegen den klassischen Merkmalen wie Raum und Zeit
oder den rein auf die kollaborativen Unterstützungsfunktionen Kommunikation, Koordination
und Kooperation ausgelegten Charakteristika (vgl. Abschnitt 2.2.1) erlauben die hier ausge-
wählten Eigenschaften eine Einordnung verschiedener Arten von Informationssystemen (IS),
die als Werkzeuge virtueller Arbeitsumgebungen in unterschiedlichem Ausmaß zur Unter-
stützung persönlicher Arbeitsaufgaben genauso wie zur Unterstützung der Zusammenarbeit in
Arbeitsgruppen beitragen.
Verbreitung
Hinsichtlich der Verbreitung von Werkzeugen virtueller Arbeitsumgebungen lassen sich diese
nach dem Grad ihrer kollaborativen Nutzbarkeit unterscheiden. Dabei beruht die Verbreitung
grundsätzlich auf dem Maß der Verteilung und der Ausbreitung. Sie ist damit ein Maß dafür,
inwiefern sich ein Werkzeug virtueller Arbeitsumgebungen von einer oder mehreren Personen
und Organisationseinheiten räumlich oder zeitlich verteilt nutzen lässt. Dabei wird ein höherer
Ausbreitungsgrad vielfach mit einem steigenden Bedarf an räumlich und zeitlich verteilter
Nutzbarkeit einhergehen, insbesondere wenn für die Durchführung der Arbeitsaufgabe die
simultane Anwesenheit an einem (virtuellen) Ort nicht erforderlich ist.
Im Bereich der CSCW-Forschung wird Verteilung traditionell in den Dimensionen Raum und
Zeit betrachtet (vgl. Abschnitt 2.2.1). Ausgehend von der Annahme einer kollaborativ genutz-
ten Groupware-Anwendung erlaubt die Raum-Zeit-Matrix eine Einordnung nach der geografi-
3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen 67
schen (benachbart und entfernt) und zeitlichen Verteilung (synchron und asynchron) ihrer
Anwender.
Werkzeuge virtueller Arbeitsumgebungen
Einzelbenutzersysteme Mehrbenutzersysteme
nebenlaufige Nutzung kooperative Nutzung
geschlossen
offen
geschlossen
offen
Abbildung 3-1: Ausbreitung von Werkzeugen virtueller Arbeitsumgebungen
Die Ausbreitung der Werkzeuge virtueller Arbeitsumgebungen unterscheidet im Gegensatz
zur Verteilung nach der Anzahl der Anwender, für deren gemeinschaftliche Nutzung sie kon-
zipiert sind (vgl. Abbildung 3-1). Dabei sind multiple, voneinander unabhängige Installatio-
nen bei der Betrachtung auszuschließen. Auf erster Ebene lassen sich die Werkzeuge virtuel-
ler Arbeitsumgebungen daher in zwei Hauptkategorien voneinander abgrenzen: Einzelbenut-
zersysteme sind auf die Verwendung durch einen Benutzer ausgelegt. Ihnen fehlen Funktiona-
litäten, um die Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen zu unterstützen. Dagegen eignen sich
Mehrbenutzersysteme für die Nutzung durch mehrere Anwender. Diese kann voneinander un-
abhängig nebenläufig erfolgen, sodass dem einzelnen Anwender eines Mehrbenutzersystems
andere Anwender, die von ihnen bearbeiteten Artefakte und die mit ihnen ausgeführten Aktio-
nen verborgen bleiben. Kooperative Mehrbenutzersysteme sind demgegenüber auf den
gemeinschaftlichen Einsatz ausgelegt. Sie stellen eine virtuelle Arbeitsumgebung bereit, in
der den beteiligten Akteuren im Rahmen ihrer Aufgaben und Befugnisse ein gemeinsamer
Zugriff auf die einzelnen Artefakte gewährt wird.
Basierend auf dem Anwenderkreis kann ferner eine Untergliederung in geschlossene und
offene kooperative Mehrbenutzersysteme vorgenommen werden. Geschlossene Systeme sind
gekennzeichnet durch einen festgelegten Anwenderkreis. Die Identität der potenziell in
diesem Mehrbenutzersystem miteinander kooperierenden Personen und Personengruppen
kann a priori vergeben und eingesehen werden. Offene Mehrbenutzersysteme gewähren im
Vergleich dazu einem nicht genau spezifizierbaren Personenkreis Zugang. Entsprechend wird
ihre Ausbreitung den Bedürfnissen oder Interessen der Anwender überlassen und nicht durch
Zugriffshürden eingeschränkt. Ein klassisches Einsatzszenario für offene Mehrbenutzer-
68 3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen
systeme findet sich bei der Kooperation in Communities of Interest oder Communities of
Practice (vgl. Abschnitt 2.3.1).
Die von Becker und zur Muehlen vorgestellte Klassifikation für WFMS unterscheidet bezüg-
lich der Ausbreitung ergänzend nach einem innerbetrieblichen und organisationsübergreifen-
den Einsatzbereich (vgl. [Becker/zur Muehlen 2002], S. 41 f.). Neben der quantitativen Aus-
breitung ist somit ebenso die qualitative Ausbreitung zu berücksichtigen. Dabei lässt sich die
innerbetriebliche Ausbreitung weiter verfeinern, indem zusätzlich die Nutzung zwischen den
einzelnen Organisationsebenen Berücksichtigung findet.
Automation
Sowohl einzelne Aktivitäten innerhalb einer virtuellen Arbeitsumgebung als auch die Ge-
schäftsprozesse, in denen sie eingebettet sind, erfordern zur Steigerung der eigenen Effizienz
und des Wettbewerbsvorteils einer Organisation einen gewissen Grad an Automation (vgl.
[Kirchmer/Scheer 2004]). Eine Überprüfung häufig wiederkehrender Aktivitäten auf ihre
Automatisierbarkeit empfiehlt sich mit steigender Wiederholungsfrequenz, um Skaleneffekte
auszunutzen.
Kreativitat
Planbarkeit
Individualitat
Automatisierbarkeit
Abbildung 3-2: Automatisierbarkeit von Aktivitäten
Der Grad der Automatisierbarkeit einer Aktivität ist dabei insbesondere abhängig von ihrer
Kreativität, Planbarkeit und Individualität (vgl. Abbildung 3-2). Erfordern Aktivitäten ein
hohes Maß an menschlicher Kreativität oder Entscheidungskraft, sind die Möglichkeiten zu
ihrer Automatisierung aufgrund eines fehlenden Regelwerks kaum gegeben. Anstelle einer
Automatisierung werden in diesem Fall Werkzeuge benötigt, die die notwendigen Informatio-
nen und Hilfsmittel für die manuelle und individuelle Ausführung bereitstellen. Mit steigen-
der Planbarkeit lassen sich häufig Parameter finden, die in Kombination mit einem Regelwerk
eine Automatisierung in Teilbereichen einer Aktivität bis hin zur vollständigen Aktivität
ermöglichen. Voraussetzung hierfür ist auch, dass sich die aus der Individualität einer
Aktivität ergebenden Parameter des Regelwerks messen und algorithmisch auswerten lassen.
Unter dem Begriff Business Process Automation (BPA) wird in einem ganzheitlichen Ansatz
die Automation von Geschäftsprozessen bei der Planung, Implementierung und Ausführung
betrachtet (vgl. [Kirchmer/Scheer 2004]). Damit rücken neben der Automation gleichfalls die
3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen 69
Prozessorientierung und das Prozessmanagement in den Fokus der Betrachtungen, welche im
Folgenden als gesondertes Merkmal untersucht werden sollen.
Prozessorientierung & -management
Die in einer virtuellen Arbeitsumgebung eingesetzten Werkzeuge verfügen über verschiedene
Ausprägungsarten der Prozessorientierung und der Fähigkeit, die Ausführung von Arbeitspro-
zessen zu planen, zu strukturieren und zu koordinieren (vgl. Abschnitt 2.2.3). Das Maß für die
Prozessorientierung und das Prozessmanagement drückt daher aus, in welchem Umfang die
durch ein Werkzeug bereitgestellten Hilfsmittel diese unterstützen. Die Prozessorientierung
lässt sich unter Zuhilfenahme von Arbeitsmetaphern veranschaulichen und einordnen, da
diese anhand von Bildern aus der wirklichen Welt die Struktur von Arbeitsabläufen und von
Benutzerinteraktionen mit den Werkzeugen der virtuellen Arbeitsumgebung verdeutlichen.
Die im Folgenden diskutierten Analogien der Fabrik-Metapher und der Werkzeug-Material-
Metapher gehen auf die Ausführungen von Dittert zurück (vgl. [Dittert 2002], S. 143 ff.).
Das Leitbild der Werkzeug-Material-Metapher ist ein Werkzeug, das an einem qualifizierten
Arbeitsplatz die komplexen Tätigkeiten unterstützt (vgl. Abbildung 3-3). Das jeweilige Werk-
zeug oder auch ein Werkzeugsortiment kann für die Durchführung des einzelnen Arbeits-
schrittes optimiert worden sein, was letztlich zu einer Automatisierung des Arbeitsschrittes
führen kann. Der Gesamtzusammenhang aller Arbeitsschritte und ihre Steuerung verbleiben
dagegen beim Anwender des Werkzeugs. Erfordert ein Arbeitsschritt den Einsatz mehrerer
Werkzeuge, kann der dafür notwendige Aktivitätenwechsel die eigentliche Aufgabe beein-
trächtigen oder deren effiziente Lösung verhindern (vgl. [Herczeg 1994], S. 150 f.). Herczeg
fordert folgerichtig, dass die Werkzeuge untereinander einen schnellen Wechsel ermöglichen
müssen und bereits vorliegende Teilergebnisse unter Beibehaltung ihrer internen Struktur, wie
beispielsweise der Textformatierung oder der Einbettung von Grafiken innerhalb eines
Textes, zu übernehmen sind. Die Unterstützungsleistung der Werkzeuge erfolgt direkt, wenn
Mechanismen zur einfacheren Herbeiführung eines gewünschten Zwischen- oder Endergeb-
nisses bereitgestellt werden, und indirekt, wenn lediglich Hinweise oder Empfehlungen zur
Erlangung eines Ziels gegeben werden.
Tatigkeit A : Werkzeug x
Werkzeug-Material-Metapher
Tatigkeit B : Werkzeug y
Tatigkeit C : Werkzeug z
Endergebnis
Abbildung 3-3: Werkzeug-Material-Metapher (vgl. [Dittert 2002], S. 144 f.)
70 3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen
Demgegenüber folgen in einer Fabrik die einzelnen Arbeitsschritte einem Plan, nach dem in
fest vorgegebener Abfolge die einzelnen Arbeitsschritte durchlaufen werden (vgl. Abbildung
3-4). Das Ausgangsprodukt eines Arbeitsschrittes wird zum Eingangsprodukt der folgenden
Arbeitsschritte. Anhand eines geplanten Regelwerks werden die Zwischenprodukte von einem
Arbeitsschritt an den nächsten weitergeleitet, bis abschließend ein Endergebnis vorliegt. Die
eingesetzten Werkzeuge sind für die Nutzung in einer geplanten Abfolge optimiert und unter-
stützen die Weiterleitung der Zwischenprodukte zwischen den jeweiligen Arbeitsschritten.
Bedingt durch die anzustrebende Uniformität von Werkzeugen kann in letzter Konsequenz
diese Optimierung in dem Einsatz eines Werkzeuges über den kompletten Prozess münden.
Uniforme Werkzeuge bieten den Vorteil der leichteren Erlernbarkeit aufgrund einer einheitli-
chen Benutzerschnittstelle. Dabei ist jedoch umso mehr darauf zu achten, dass das uniforme
Werkzeug seinen Anwender bei der Identifikation des adäquaten Hilfsmittels im Kontext der
Aktivitäten des einzelnen Arbeitsschrittes unterstützt (vgl. [Herczeg 1994], S. 151).
Arbeitsschritt 1
Fabrik-Metapher
Arbeitsschritt 2 Qualitatskontrolle Arbeitsschritt 3 Endergebnis
Abbildung 3-4: Fabrik-Metapher (vgl. [Dittert 2002], S. 143 f.)
Werkzeuge, die nach der Werkzeug-Material-Metapher konzipiert sind, weisen eine geringe
bis keine Prozessorientierung auf und sind allein für die Unterstützung einzelner Tätigkeiten
ausgelegt. Je stärker ein Werkzeug neben der Unterstützung einzelner Tätigkeiten die Planung
und Steuerung der jeweiligen Arbeitsschritte eines Prozesses fördert, desto höher ist seine
Prozessorientierung anzusehen.
Diese Abgrenzung ist im Grundsatz vergleichbar mit der Unterscheidung von funktionsorien-
tierten und prozessorientierten Organisationsformen (vgl. auch Abschnitt 2.3.1 sowie
[Riempp 1998], S. 41 f.). Während in funktionsorientierten Organisationsformen die jeweili-
gen Arbeitsschritte von Organisationseinheiten, die auf die jeweilige Aufgabe spezialisiert
sind, übernommen werden, obliegen diese in prozessorientierte Organisationsformen mög-
lichst einer – gegebenenfalls temporär für einen Prozess geschaffenen – Organisationseinheit.
Eine Übertragung dieser organisationalen Sicht auf die Werkzeuge einer virtuellen Arbeits-
umgebung führt zu einer analogen Abgrenzung. Unter ihrer Berücksichtigung drückt der Grad
der Prozessorientierung neben den zuvor herausgearbeiteten Merkmalen der Planung und
Steuerung der jeweiligen Arbeitsschritte zusätzlich die Eignung eines Werkzeugs für die
kontinuierliche Unterstützung aller Arbeitsschritte des Prozesses aus. Demzufolge lassen sich
die folgenden Arten der Prozessorientierung unterscheiden:
3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen 71
Koordinative Prozessorientierung beinhaltet die Planung und Steuerung eines Prozes-
ses. Ein unter Berücksichtigung koordinativer Prozessorientierung konzipiertes Werk-
zeug bietet Funktionalitäten für die Planung der Arbeitsabläufe und der jeweils verant-
wortlichen Aufgabenträger. Zur Laufzeit eines Prozesses verteilen sie die zu einem
Prozess gehörenden Artefakte entsprechend den geplanten Arbeitsabläufen an die
jeweiligen Aufgabenträger.
Handlungsspezifische Prozessorientierung führt dazu, dass ein Werkzeug für die in
einem bzw. mehreren Arbeitsschritten auszuführenden Aktivitäten optimiert wurde,
sodass jeweils auf das identische Werkzeug zurückgegriffen werden kann und
dennoch im Kontext eines jeden Arbeitsschrittes die notwendigen Funktionen bereit-
stehen.
Das anhand von Metaphern und Analogien vorgestellte Maß der Prozessorientierung ist trotz
seiner Anschaulichkeit und der Untergliederung in koordinative und handlungsspezifische
Prozessorientierung nicht per se anhand fester Kriterien messbar. Vielmehr ist der Grad der
Prozessorientierung vor dem Hintergrund eines Prozesses individuell zu beurteilen.
3.3 Taxonomie kollaborativer Werkzeuge virtueller
Arbeitsumgebungen
Ausgehend von den in den vorhergehenden Abschnitten dargestellten Charakteristika Verbrei-
tung, Automation und Prozessorientierung wird im Folgenden eine Taxonomie der in virtuel-
len Arbeitsumgebungen eingesetzten Werkzeuge zum Informations- und Prozessmanagement
vorgestellt. Ausgehend von diesen eindimensionalen Charakteristika lässt sich eine alle drei
Dimensionen einbeziehende Taxonomie aufstellen. Der dadurch aufgespannte Raum wird in
Abbildung 3-5 visualisiert. Obwohl ausschließlich die extremen Merkmalsausprägungen
benannt sind und so eine dichotome Ausprägung der jeweiligen Charakteristika suggeriert
wird, sind die einzelnen Merkmale als in weiten Teilen kontinuierlich anzusehen.
72 3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen
Automation
Prozessorientierung
Verbreitung
Persönliches
Informations-
management
Kooperatives
Workgroup Computing
Funktionales
Workgroup Computing
funktionale
Einzelbenutzerwerkzeuge
Persönliche
Prozessunterstützung
Workflow Management
Persönliches
Prozessmanagement
Gruppen
Prozessunterstützung
Abbildung 3-5: Taxonomie für Werkzeuge virtueller Arbeitsumgebungen unter Berücksichtigung der
Dimensionen Verbreitung, Automation und Prozessorientierung
Die allein individuell nutzbaren Werkzeuge virtueller Arbeitsumgebungen werden unter
Berücksichtigung ihrer geringen Verbreitung unterschieden in die Systemklassen des persön-
lichen Informationsmanagements (PIM), des persönlichen Prozessmanagements, der funktio-
nalen Einzelbenutzerwerkzeuge und der persönlichen Prozessunterstützung.
Die Systemklasse des persönlichen Informationsmanagements weist für jede der Charakteris-
tika Verbreitung, Automation und Prozessorientierung eine untergeordnete Ausprägung auf.
Sie umfasst eine Gruppe von Werkzeugen, die sich aufgrund ihrer funktional geringen Spezia-
lisierung und der Beschränkung auf die grundlegenden Anforderungen zur Verwaltung der
persönlichen Informationen sowohl im beruflichen als auch privaten Alltag universell
einsetzen lassen. Neben der reinen Verwaltung persönlicher Informationen bieten PIM-Syste-
me traditionell Funktionen zur Unterstützung der persönlichen Kommunikation. Die dazu ein-
gesetzten Kommunikationsmittel, wie beispielsweise E-Mail-Systeme, bilden für den jeweili-
gen Anwender ein individuell nutzbares System, das über Schnittstellen zur Kommunikation
mit anderen Systemen verfügt und somit höchstens indirekt ein begrenztes Maß an Verbrei-
tung aufweist. Einen historischen Überblick über die Entstehung, Bedeutung und zukünftige
Entwicklungen von PIM geben die Arbeiten von [Lansdale 1988], [Teevan/Jones 2006] sowie
[Bergmann et al. 2003].
In die Systemklasse des persönlichen Prozessmanagements werden Werkzeuge aufgenom-
men, die den Anwender bei der Verwaltung seiner persönlichen Aufgaben unterstützen. Auf-
grund ihrer ausgeprägten Prozessorientierung sind entsprechende Systeme gemäß den hand-
lungsorientierten Anforderungen der mit ihnen verwalteten Prozesse funktional ausgestaltet.
Beispiele für die dieser Systemklasse zuzuordnenden Anwendungen sind Systeme zur
integrierten Aufgabenverwaltung.
3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen 73
Funktionale Einzelbenutzerwerkzeuge zeichnen sich im Bereich der persönlichen Werkzeuge
durch ausgeprägte Fähigkeiten zur (teil-)automatisierten Ausführung in der virtuellen Arbeits-
umgebung anstehender Aufgaben aus. Die in diese Systemklasse fallenden Systeme bzw.
Systemkomponenten weisen zumeist einen hohen Grad an aufgabenbezogener Spezialisierung
auf, die sich auf einzelne Arbeitsschritte beschränkt. Systeme zur automatisierten Auswertung
eines Informationsbestandes sind beispielsweise dieser Systemklasse zuzuordnen.
Eine ausgeprägte Prozessorientierung und ein hohes Maß an Automation der jeweiligen
Arbeitsschritte kennzeichnen persönliche Prozessunterstützungssysteme. Gegenüber Grup-
penprozessunterstützungssystemen sind sie für die Nutzung durch einzelne Personen ausge-
legt, die ihre Arbeitsabläufe koordinieren und zumindest die wiederkehrenden strukturierten
Arbeitsschritte automatisieren wollen. Über die Automation hinausgehend weisen PU-Syste-
me eine tiefgreifende handlungsbezogene Prozessorientierung auf. Erste persönliche PU-
Systeme, die unter Berücksichtigung der handlungsorientierten Prozessorientierung ausgestal-
tet wurden, finden sich beispielsweise bei [Adobe 2007]. GPU-Systeme sind darüber hinaus
neben ihrer Prozessorientierung als auch der Fähigkeit zur Automation einzelner Arbeits-
schritte auf den Einsatz in verteilten, arbeitsteilig ausgeführten Prozessen ausgelegt. Damit
benötigen sie Funktionalitäten, um die Abläufe und die Ressourcenallokation der einzelnen
Arbeitsschritte zu planen und zur Zeit ihrer Ausführung die entsprechenden Artefakte an die
Aufgabenträger weiterzuleiten. Obwohl für die Taxonomie kollaborativer Werkzeuge virtuel-
ler Arbeitsumgebungen eine explizite Unterscheidung persönlicher PU-Systeme und GPU-
Systeme vorgenommen wird, sollen in den weiteren Ausführungen dieser Arbeit unter PU-
Systemen implizit auch GPU-Systeme verstanden werden.
Workflow-Management-Systeme weisen gegenüber GPU-Systemen einen niedrigeren Grad
an Automation auf und sind oftmals als allgemeine, universelle Werkzeuge des Prozessmana-
gements für kollaborative Arbeitsaufgaben ausgelegt. Entsprechend ist die Systemklasse des
Workflow-Managements gekennzeichnet durch eine hohe Prozessorientierung, insbesondere
koordinativer Art und durch Verbreitung. Weitergehende Betrachtungen dieser Systemklasse
finden sich in Abschnitt 2.2.3 und den dort referenzierten Quellen.
Zur Systemklasse des Workgroup Computings werden allgemein Werkzeuge virtueller Ar-
beitsumgebungen gezählt, die Arbeitsgruppen bei der Erfüllung einer gemeinsamen Aufgabe
unterstützen (vgl. Abschnitt 2.2.4; [Petrovic 1993], S. 6). Entsprechend dem Grad der Auto-
mation ist zwischen kooperativem und funktionalem Workgroup Computing zu unterschei-
den. Unter kooperativem Workgroup Computing werden Ansätze zusammengefasst, die sich
auf die Unterstützung der Kooperationsbeziehungen beschränken. Beispiele für Werkzeuge
dieser Systemklasse sind Terminverwaltungssysteme oder Sitzungsmoderationssysteme. Un-
74 3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen
terstützen automatisierte Workgroup-Computing-Systeme darüber hinaus einzelne Aktivitäten
der Arbeitsgruppen, werden sie dem funktionalen Workgroup Computing zugerechnet.
3.4 Arbeitsumgebungen und Arbeitskontexte von
Prozessunterstützungssystemen
Sowohl die Definition von PU-Systemen (vgl. Abschnitt 2.4.2) als auch ihre Einordnung hin-
sichtlich der Charakteristika Verbreitung, Automation und Prozessorientierung (vgl.
Abschnitt 3.3) beschreiben diese Systemklasse anhand ausgewählter Merkmale. Aus der
Perspektive ihrer Nutzer bilden sie die virtuelle, im Fall von GPU-Systemen zugleich die
kollaborative Arbeitsumgebung zur Durchführung der von einem PU-System unterstützten
Aufgaben. Damit wird das PU-System zu einem maßgeblichen Faktor, der die Qualität und
Effizienz der persönlichen sowie kollaborativen Arbeitsleistung beeinflusst. Lonchkamp
fordert in seiner Arbeit über den Collaboration-Flow-Management-Ansatz richtigerweise,
dass die durch ein Informationssystem etablierte virtuelle Arbeitsumgebung ihren Akteuren
den Eindruck vermitteln muss, dass sie adäquat unterstützt werden und dass durch die Virtua-
lisierung der Arbeitsumgebung kein Verlust der konstruktiven, teils synergetischen Zusam-
menarbeit eintritt (vgl. [Lonchkamp 2002], S. 71). Virtuelle Arbeitsumgebungen sollten folg-
lich nicht nur über Kompetenzen und Zuständigkeiten informieren, sondern zugleich als eine
Kommunikationsplattform zum Austausch relevanter Informationen, gemeinsamer Ziele und
Aufgaben dienen. Dies erfordert von der virtuellen Arbeitsumgebung neben der Unterstützung
formaler, strukturierter Kommunikationsprozesse eine Bereitstellung spontaner, auch infor-
meller Kommunikationskanäle, sodass sich beispielsweise gemeinsame Ziele, Missverständ-
nisse oder Fragestellungen zur Lösung einer aktuellen Arbeitsaufgabe diskutieren lassen (vgl.
[Lonchkamp 2002], S. 72).
Grundlage für die individuelle und kollaborative Auseinandersetzung mit einer Arbeitsaufga-
be bildet der von einem PU-System aufgespannte Informationsraum. Die einzelnen Artefakte
dieses Informationsraumes, zumeist in Dokumenten gespeichert und bestehend aus formali-
sierten, strukturierten als auch unstrukturierten Informationen, sind durch das PU-System zu
verwalten und im Kontext einer Arbeitsaufgabe bereitzustellen (vgl. Abbildung 3-6).
3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen 75
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Arbeitskontext
Person A Arbeitskontext
Person B
Gemeinschaftlicher
Arbeitskontext
Artefakt
Artefakt
Abbildung 3-6: Arbeitskontexte in virtuellen Informationsräumen
Die in einem Arbeitskontext benötigten Artefakte bestimmen sich maßgeblich durch die
Arbeitsaufgabe, den Prozesskontext, in den diese eingebettet ist, und das Maß sowie die Form
der arbeitsteiligen Prozessdurchführung. Hierfür sind regelmäßig Informationsobjekte bereit-
zustellen, die für die Beantwortung der nachfolgenden Fragen geeignet sind:
Woraus besteht die Arbeitsaufgabe und welches Ziel ist intendiert?
Wer oder welche Arbeitsgruppe ist zuständig?
Welche (Zwischen-)Ergebnisse wurden in vorhergehenden Arbeitsschritten bereits
erreicht und inwiefern nehmen diese Einfluss auf die Durchführung der aktuellen
Arbeitsaufgabe?
Welche nachfolgenden Arbeitsschritte stehen bevor und welche Informationen über
das Ergebnis des eigenen Arbeitsschrittes sind zur Verfügung zu stellen, damit deren
Durchführung gelingt?
Einzelne für eine Arbeitsaufgabe relevante Artefakte können dabei allein von einer Person
benötigt, erstellt oder verändert werden, während andere Artefakte von weiteren Personen bei
der gleichen oder einer anderen Arbeitsaufgabe parallel genutzt werden. Findet die Nutzung
identischer Artefakte im Zuge desselben Prozesses statt, bilden jene Artefakte die Informa-
tionsbasis ihres gemeinschaftlichen Arbeitskontextes.
Hinsichtlich der koordinativen Prozessorientierung verfügen PU-Systeme über Mechanismen
zur Koordination von Arbeitsprozessen. Im breiten Spektrum zwischen Ad-hoc- und fest
vorausgeplanten und strukturierten Prozessen (vgl. Abschnitt 2.2.3) erfordert dies auf der
administrativen Ebene mehr oder minder flexible Mechanismen zur Planung der Prozess-
schritte und -zuständigkeiten. Auf der operativen Ebene sind die Artefakte der virtuellen
Informationsräume anhand des geplanten Prozessablaufs den in einem Prozessschritt
zuständigen Personen vorzulegen. Die Artefakte wandern damit virtuell dem Prozessplan fol-
gend zwischen den beauftragten Personen hin und her. Sind die einzelnen Personen in meh-
76 3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen
reren Prozessen bzw. Prozessinstanzen zuständig für die Durchführung einzelner oder mehre-
rer Arbeitsschritte, repräsentieren die zu einem Zeitpunkt dieser Person in der virtuellen
Arbeitsumgebung vorgelegten Artefakte gleichfalls verschiedene Prozesse bzw. Prozess-
instanzen. Folglich setzen sich die Artefakte des persönlichen Arbeitskontextes aus einem
aktiven und einem passiven Bereich zusammen (vgl. Abbildung 3-7). Zum Zeitpunkt der
Durchführung einer Arbeitsaufgabe befinden sich im aktiven Arbeitskontext jene Artefakte,
die für diese Tätigkeit relevant sind. Im passiven Arbeitskontext werden Artefakte bereitge-
stellt, deren Bearbeitung durch die Person noch aussteht oder zumindest zwischenzeitlich
unterbrochen wurde.
Arbeitskontext
Person A
Prozess 2
Instanz a
Arbeitsschritt IV
Prozess 1
Instanz b
Arbeitsschritt I
Prozess 1
Instanz a
Arbeitsschritt III
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Aktiver
Arbeitskontext
Passiver
Arbeitskontext
Abbildung 3-7: Aktiver und passiver Arbeitskontext
Häufig interagieren einzelne Aktivitäten und ihre spezifischen Kontexte miteinander oder
Personen führen ineinander verzahnt einzelne Aktivitäten unterschiedlicher Prozesse oder
Prozessinstanzen aus (vgl. [Herczeg 1994], S. 149), was zugleich einen fortwährenden
Wechsel des aktiven Arbeitskontextes erfordert. Dabei ist eine echte Parallelität der einzelnen
Aktivitäten zumeist nicht oder nur eingeschränkt möglich, sodass im Zuge ihrer Durchfüh-
rung fortwährend eine Linearisierung, also die Bildung einer sequenziellen Reihenfolge hin-
tereinander ausgeführter Tätigkeiten, erforderlich wird. Der Wechsel des aktiven Kontextes
erfordert jedoch einen beträchtlichen mentalen Aufwand, der insbesondere dem Gedächtnis
eine hohe Leistung abverlangt.
Stone bezeichnet die fortwährende Teilung der eigenen Aufmerksamkeit auf mehrere Aktivi-
täten Continuous Partial Attention (vgl. [Stone 2006]). Dabei ist der Akteur motiviert, durch
das Bestreben in einem Netzwerk von Aktivitäten, Personen und Möglichkeiten zu jedem
Zeitpunkt das persönliche Optimum für die eigenen Aktivitäten zu finden:
„In the all time, full out, golden days of continuous partial attention, it was not unusual for people to
enter a meeting and spend the time emailing, sending SMS messages and, other than a vague presence
of a physical entity, the attention was anywhere but in the physical meeting room.“ ([Stone 2006])
Während der kontinuierliche Wechsel des aktiven Kontextes zwischen verschiedenen Aktivi-
täten oftmals zur Erreichung einer höheren Produktivität führt, skizziert das von Stone
geschilderte Szenario zugleich die Gefahren durch den Verlust der Fokussierung auf eine Ak-
3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen 77
tivität. Mittlerweile nimmt Stone einen Wandel wahr, der sich in einem gesteigerten Bedürf-
nis nach der Beschränkung der simultanen Aktivitäten auf das Wesentliche äußert. Entspre-
chend beobachtet Stone unter den wissensintensiven Arbeitern zunehmend den Wunsch, die
fortwährende, nur partiell zu gewährende Aufmerksamkeit auf eine Vielzahl von Aktivitäten
und Personen durch eine strengere Fokussierung auf die Nutzen bringenden Elemente zu
ersetzen, sodass letztlich die persönliche Lebensqualität gesteigert wird.
Folglich müssen auch die Werkzeuge für die Unterstützung wissensintensiver Tätigkeiten –
im Fall der PU-Systeme insbesondere deren virtuelle Informationsräume – einerseits einen
leichten und schnellen Wechsel des aktiven Kontextes zulassen. Andererseits ist der Anwen-
der durch die Bereitstellung von Filtern oder vergleichbaren Techniken vor der Überflutung
durch zu viele Informationen zu schützen. Für die Bereitstellung der Artefakte des virtuellen
Informationsraumes bedeutet dies, dass das PU-System einerseits einen leichten Wechsel
zwischen unterschiedlichen Prozessen bzw. Prozessinstanzen und den damit verbundenen
Informationsobjekten ermöglichen muss. Andererseits ist die Auswahl der angebotenen
Artefakte so weit einzugrenzen, dass die Arbeitsaufgabe weiterhin gelöst werden kann und
dennoch der Anwender bei der Identifikation und Selektion der relevanten Informationen
nicht überfordert wird. Damit ist die Form der Darstellung und Vernetzung der Artefakte von
ausschlaggebender Bedeutung.
Die im Bereich des Wissensmanagements diskutierten Ansätze dokumentieren parallel dazu
die Notwendigkeit für diese Bemühungen und stellen zugleich Konzepte für die Selektion und
Identifikation von Daten und Informationen in virtuellen Informationsräumen vor. Die dabei
entstandenen Techniken sind so unterschiedlich wie die Anforderungsstruktur. Während die
dem Forschungsgebiet der künstlichen Intelligenz abstammende Forschungsdisziplin des
Knowledge Discovery in Databases (KDD)5, zu deren Kernelement das Verfahren des Data
Minings zu zählen ist, eine Reduktion und Interpretation von Daten mittels bedingt automa-
tisierter Identifikation von Mustern in großen strukturierten Datenbeständen untersucht,
verfolgt der Ansatz der Klassifikation lediglich die Strukturierung und Organisation von
Informationsobjekten anhand von Ähnlichkeiten. Mit der Einteilung von Objekten in Gruppen
oder Klassen – basierend auf Gemeinsamkeiten – wird zumindest indirekt im Kontext der
virtuelle Informationsraum reduziert, indem der Wissensarbeiter anhand einer vorgegebenen
oder dynamisch ausgebildeten Taxonomie gezielt in einzelnen, zumeist semantisch
verbundenen Bereichen des Informationsraumes nach Artefakten mit benötigten
5 Fayyad, Piatetsky-Shapiro und Smyth definieren KDD wie folgt: „Knowledge discovery in databases is the
non-trivial process of identifying valid, novel, potentially useful, and ultimately understandable patterns in
data.“ ([Fayyad/Piatetsky-Shapiro/Smyth 1996], S. 6). Der KDD-Prozess setzt sich aus fünf teils interaktiven
und iterativen Schritten zusammen: Selektion, Vorverarbeitung/Bereinigung, Transformation, Data
Mining/Analyse, Interpretation/Evaluation. Weiterführende Erläuterungen zu den verwendeten Konzepten
und Methoden finden sich auch bei [Brachman/Anand 1996] und [Ester/Sander 2000].
78 3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen
Informationen suchen kann. Voraussetzung hierfür ist neben der Bildung einer Taxonomie die
Zuordnung der Artefakte eines Informationsraumes zu einer oder mehrerer Klassen, häufig in
Form von Meta-Informationen über das Artefakt (vgl. [Delphi 2004], S. 6; [Bailey 1994]).
Ein darüber hinausgehender, auf semantischen Netzen beruhender Ansatz wird mit dem
Instrument der Topic Maps verfolgt. Im Wesentlichen abstrahieren Topic Maps durch die
Bildung eines semantischen Netzwerkes, beruhend auf den Kernelementen Topics, Topic
Associations und Topic Occurrences, von den in einer Topic Map verzeichneten Artefakten
und ermöglichen dadurch die Explikation und Exploration in einem semantischen
Verknüpfungsnetzwerk (vgl. [Smolnik 2005]). Topics stehen in diesem Netzwerk für
feststehende Konstrukte der Realwelt, die durch Topic Associations in Beziehung gesetzt
werden. Über Topic Occurrences lassen sich Verbindungen zwischen Topics und den im vir-
tuellen Informationsraum befindlichen Artefakten herstellen, sodass sich über eine Explora-
tion einer Topic Map letztlich thematisch relevante Artefakte identifizieren lassen. Im Um-
kehrschluss ist gleichfalls durch die Referenzierung eines Artefakts in einer Topic Map seine
Einordnung auf semantischer Ebene in Relation zu anderen Artefakten möglich.
Weiterführende Literatur über Topic Maps findet sich insbesondere bei [Smolnik 2005],
[Park/Hunting 2003], [Rath/Pepper 1999] und in der von der International Organization for
Standardization (ISO) offiziell verabschiedeten Spezifikation von Topic Maps (vgl. [ISO/IEC
2002]).
Aktiver
Arbeitskontext
Person A
Prozess 1
Instanz b
Arbeitsschritt I
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Primare
Artefakte
Artefakt
Sekundare
Artefakte Tertiare
Artefakte
Erweiterter
Arbeitskontext Wissensbasis
Abbildung 3-8: Primäre, sekundäre und tertiäre Artefakte des aktiven Arbeitskontextes
Bereits die kurze Betrachtung ausgewählter Ansätze im Forschungsbereich des Wissensmana-
gements lässt ein breites Spektrum zur Verwaltung, Verknüpfung und Bereitstellung von
Informationen in virtuellen Informationsräumen erkennen. In PU-Systemen ist eine Untertei-
lung der Artefakte im Kontext einer Arbeitsaufgabe in drei Klassen möglich (vgl. Abbildung
3-8):
Primäre Artefakte enthalten Informationen, die unmittelbar für die Durchführung einer
Arbeitsaufgabe von einem Bearbeiter benötigt werden. Sie beinhalten die Informatio-
nen der Instanz eines Geschäftsprozesses und können als solche durch das Prozess-
3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen 79
management des PU-Systems den jeweiligen Beauftragten eines Arbeitsschrittes
automatisiert zur Verfügung gestellt werden.
Sekundäre Artefakte sind im Kontext einer Arbeitsaufgabe nicht zwingend erforder-
lich. Sie beinhalten jedoch Informationen, die im Zusammenhang des Geschäftspro-
zesses entstanden sind und in einem anderen Arbeitsschritt benötigt oder von einem
anderen Bearbeiter im selben Arbeitsschritt verwendet werden. Analog zu den primä-
ren Artefakten kann das PU-System vielfach diese Artefakte als Erweiterung des akti-
ven Arbeitskontextes anhand ihrer Zuordnung zu einem Geschäftsprozess automati-
siert bereitstellen oder dem Anwender die einfache Möglichkeit zur manuellen Auf-
nahme von Artefakten in den erweiterten Arbeitskontext, beispielsweise über die
Erstellung von Verknüpfungen erlauben.
Tertiäre Artefakte stehen lediglich indirekt im Zusammenhang mit der Erfüllung einer
Arbeitsaufgabe. Die in ihnen abgelegten Informationen werden im Regelfall für die
Erfüllung einer Arbeitsaufgabe nicht benötigt und stehen in keinem direkten Zusam-
menhang zu einem Geschäftsprozess. Ihre Informationen werden von den Prozess-
beauftragten jedoch bei Bedarf genutzt, um beispielsweise Hintergrundinformationen
zu recherchieren oder aus den Ergebnissen artverwandter Arbeitsaufgaben Rück-
schlüsse für die aktuell zu bearbeitende Aufgabe zu ziehen.
Während sowohl primäre als auch sekundäre Artefakte im aktiven Arbeitskontext automati-
siert durch ein PU-System bereitgestellt werden können, ist diese Möglichkeit aufgrund der
fehlenden expliziten Zuordnung tertiärer Artefakte zu dem im aktiven Kontext befindlichen
Geschäftsprozess erheblich schwerer. Entsprechend sollte ein PU-System Mechanismen
bereitstellen, um eine Recherche in der Informationsbasis des virtuellen Informationsraumes
durchzuführen. Hierfür bieten sich die klassischen Techniken aus dem Forschungsbereich des
Wissensmanagements an. In Abhängigkeit von der Flexibilität und Einzigartigkeit der unter-
stützten Geschäftsprozesse sowie der bereits vorhandenen Wissensstruktur der Prozessbeauf-
tragten kann es genügen, im Vergleich einfache Werkzeuge, wie Klassifikationen oder Such-
mechanismen bereitzustellen. Darüber hinausgehende Ansätze, die verstärkt die Explikation
und Recherche in der Wissensbasis einer Organisation auf semantischer Ebene ermöglichen,
sind in Abhängigkeit vom Umfang der Wissensbasis und von ihrer Verbreitung zusätzlich
vorzusehen.
Bider, Johansson, Perjons und Striy (vgl. [Bider et al. 2006], S. 14) unterteilen in diesem
Zusammenhang die Wissensbasis in eine erfahrungsbasierte Wissensbasis (engl. experience-
based knowledge) und eine allgemeine Wissensbasis (engl. generalized knowledge base). In
der erfahrungsbasierten Wissensbasis werden Artefakte verwaltet, die Aufzeichnungen über
Aktivitäten in der Vergangenheit, deren Ergebnisse und ihren Kontext beinhalten. Eine
80 3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen
Recherche in dieser Wissensbasis erlaubt einem Aufgabenträger aufgrund der dokumentierten
Erfahrungen vergangener Aktivitäten im Kontext seiner Arbeitsaufgabe Rückschlüsse auf
seine Handlungsschritte zu ziehen. Die allgemeine Wissensbasis umfasst demgegenüber
Regularien und Vorschriften zur Steuerung der Aktivitäten in einer Organisation, wie bei-
spielsweise feststehende Handlungsanweisungen, Beschreibungen von Arbeitsabläufen oder
Hintergrundinformationen zu gesetzlichen Vorschriften. Bider, Johansson, Perjons und Striy
kommen zu der Erkenntnis, dass mit der automatisierten Bereitstellung von Informationen aus
der organisationalen Wissensbasis eine direkte Steigerung des Nutzens und der Attraktivität
eines Anwendungssystems einhergeht.
Von daher sollte ein PU-System nicht nur Mechanismen zur Recherche im Informations-
bestand bieten, sondern darüber hinaus im Kontext einer Arbeitsaufgabe selbstständig dem
Anwender Hintergrundinformationen und Möglichkeiten zur Erfüllung seiner Arbeitsschritte
aufzeigen. Die dafür notwendigen Informationen sind in der Klassifikation von primären,
sekundären und tertiären Artefakten, insbesondere in den beiden zuletzt genannten Gruppen
enthalten. Die primären Artefakte repräsentieren den Kontext einer Arbeitsaufgabe und
ermöglichen dem PU-System die automatisierte Identifikation der sekundären, sodass diese
ohne zusätzlichen Aufwand dem Benutzer bereitgestellt werden können.
Die näheren Betrachtungen der Arbeitsumgebung von Prozessunterstützungssystemen, insbe-
sondere der durch sie bereitgestellten virtuellen Informationsräume zeigen erneut die Bedeu-
tung der Arbeitskontexte und die Verbindungen zu den Artefakten der Arbeitsumgebung auf.
Kontexte müssen genutzt werden, um Artefakte in einer Arbeitsumgebung zu strukturieren, zu
recherchieren oder auch kollaborativ zu nutzen. Artefakte, die für eine Person primäre
Elemente des aktiven Arbeitskontextes darstellen, repräsentieren im aktiven Arbeitskontext
anderer Personen gegebenenfalls höchstens ein Hilfsmittel, das in Form von sekundären oder
tertiären Artefakten bereitgestellt wird. Dieser Wandel der Perspektive ist eng verbunden mit
dem Arbeitskontext und geprägt von dem bereits vorhandenen Vorwissen. Die Erkennung des
Arbeitskontextes durch ein PU-System ist zugleich Aufgabe und Voraussetzung dafür, dass
die für die Durchführung einer Arbeitsaufgabe erforderlichen Informationen bereitgestellt
werden. Die zur Anwendung kommende Form der Kooperation beeinflusst dabei die indivi-
duelle und kollaborative Verwendung dieser Artefakte und soll im folgenden Abschnitt näher
betrachtet werden.
3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen 81
3.5 Taxonomie für Kooperation in Prozessunterstützungssystemen
3.5.1 Vorüberlegungen
Grundlegende Basis für das Gelingen von Geschäftsprozessen sind die Fähigkeiten der Indivi-
duen, im Prozessverlauf ihre individuellen Kompetenzen zur Erreichung eines gemeinsamen
Ziels erfolgreich einzubringen. Darüber hinaus hängt der Erfolg entscheidend davon ab,
inwiefern die verschiedenen Fähigkeiten effizient miteinander kombiniert werden können.
Gelingt dies, übersteigt das daraus resultierende Potenzial regelmäßig die Summe ihrer Ein-
zelbestandteile (vgl. [Probst et al. 2003], S. 20 ff.). Prozessunterstützungssysteme, insbeson-
dere GPU-Systeme, sind die Werkzeuge, die sowohl die Aktivitäten des Einzelnen unterstüt-
zen als auch das Bindeglied zwischen den Prozessbeteiligten bilden. Sie nehmen dadurch
Einfluss auf die Erreichung des gemeinsamen Ziels. Hierfür muss vorausgesetzt werden, dass
alle Prozessbeteiligten für die Erfüllung ihrer Aufgaben von dem PU-System Gebrauch
machen und umgekehrt das PU-System darauf ausgelegt ist, alle Prozessbeteiligten bei der
Erfüllung ihrer Aufgaben zu unterstützen (vgl. Abschnitt 2.4.1).
Basis der durch PU-Systeme unterstützten Kooperationen sind Geschäftsprozesse, die in
Form von Informationen im virtuellen Informationsraum des PU-Systems repräsentiert
werden. Die Verwaltung und Speicherung dieser Informationen erfolgt über Artefakte des
virtuellen Informationsraumes, die im Rahmen der kooperativen Aktivitäten gemeinschaftlich
genutzt werden müssen. Die Artefakte nehmen damit eine Schlüsselrolle für die Durchfüh-
rung von Geschäftsprozessen ein. Stehen einem Prozessbeteiligten die für die Ausführung
seiner Aktivitäten benötigten Informationen nicht zur Verfügung, weil beispielsweise die rele-
vanten Artefakte aufgrund von Zugriffsmechanismen geschützt sind, besteht die Gefahr, dass
die Effizienz des Prozesses und die Qualität des Ergebnisses nachhaltig negativ beeinflusst
werden. Gleiches gilt, wenn Artefakte grundsätzlich vorhanden sind, jedoch aufgrund konkur-
rierender paralleler Zugriffe zumindest vorübergehend nicht für die Bearbeitung zur
Verfügung stehen.
In Konflikt stehende Zugriffe entstehen immer dann, wenn mehrere Personen zur gleichen
Zeit eine knappe Ressource benötigen, die nicht weiter geteilt und zugleich nicht simultan
genutzt werden kann (vgl. Abschnitt 2.3.3). Geschäftsprozesse, die eine Durchführung der
Arbeitsschritte im Rahmen gemeinschaftlicher oder arbeitsteiliger Aktivitäten vorsehen, bein-
halten immer das Risiko, Konflikte um gemeinsam genutzte Ressourcen entstehen zu lassen.
Die Art des Prozessablaufs, der Arbeitsschritte in Arbeitsgruppen bis hin zu verschiedenen
spezialisierten Organisationseinheiten oder Organisationen vorsehen kann, beeinflusst nach-
haltig die Wahrscheinlichkeit, mit der solche Situationen entstehen. Auf elementarer Ebene
sind folglich die Arbeitsschritte und ihre Anlage zur gemeinschaftlichen oder arbeitsteiligen
82 3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen
Durchführung zu betrachten. Knappe Ressourcen entstehen bei der Arbeit mit PU-Systemen
potenziell im Umgang mit den Artefaktem des virtuellen Informationsraumes. Eine
Taxonomie, die diese beiden Dimensionen betrachtet, ist in Abbildung 3-9 dargestellt.
Sowohl in der Dimension der Arbeitsschritte als auch der Artefakte sind kongruente und
divergente Ausprägungen voneinander abzugrenzen. Die unter Berücksichtigung dieser
Eigenschaften entstehenden Arbeitsbeziehungen werden im Folgenden Arbeitsgemeinschaft,
Arbeitsteilung, Aufgabenteilung und Arbeitsanalogie genannt.
Arbeitsgemeinschaft
Aufgabenteilung Arbeitsanalogie
Arbeitsteilung
kongruente divergente
kongruentedivergente
Arbeitsschritte
Artefakte
Abbildung 3-9: Taxonomie für Kooperationsformen in PU-Systemen
3.5.2 Arbeitsgemeinschaft
Arbeitsgemeinschaften entstehen, wenn in identischen Arbeitsschritten eines Geschäftspro-
zesses arbeitsteilig auf denselben Artefakten eines Geschäftsprozesses Aktivitäten ausgeführt
werden. Häufig handelt es sich um Arbeitsschritte, in denen sich die Prozessbeteiligten auf-
grund ihres Vorwissens und ihrer Erfahrungen gegenseitig unterstützen oder kontrollieren,
wodurch eine reziproke Koordination erforderlich wird (vgl. Abschnitt 2.3.3). Im Mittelpunkt
aller Aktivitäten steht ein gemeinschaftlich zu erreichendes Ziel eines Arbeitsschrittes, zu
dem jeder der Beteiligten bei identischer Aufgabenstellung etwas beitragen kann. Die von der
Arbeitsgemeinschaft benötigten primären und sekundären Artefakte sind bedingt durch die
identische Aufgabenstellung und den identischen Prozesskontext für alle Mitglieder der
Arbeitsgemeinschaft gleich, sodass ihren Aktivitäten einerseits eine identische Informations-
basis in ihrem aktiven Arbeitskontext zur Verfügung steht und andererseits von einem
erhöhten Risiko zur Entstehung von Zugriffskonflikten ausgegangen werden muss.
Ein primär Einfluss nehmendes Merkmal auf die Entstehung von Konflikten ist die räumliche
und zeitliche Verteilung der Kooperation (vgl. Abbildung 3-10). Am gleichen Ort zur glei-
chen Zeit gemeinschaftlich genutzte Artefakte, beispielsweise im Rahmen von Präsentationen
3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen 83
oder Diskussionsrunden, lassen kaum einen Zugriff erwarten, der zu Konflikten führen
könnte. Demgegenüber ist bei räumlich verteilter simultaner Nutzung die zeitnahe Bereit-
stellung von Änderungen erforderlich, um zu jedem Zeitpunkt eine für alle Kooperations-
teilnehmer aktuelle Informationsbasis bereitzustellen. Mit zunehmendem zeitlichem Abstand
zwischen Änderungen und der Aktualisierung der verteilten Informationsbasis steigen die
Risiken für die Entstehung von Missverständnissen, Fehlentscheidungen oder unnötig mehr-
fach ausgeführten Aktivitäten, die wiederum zu Konflikten führen können. Handelt die
Arbeitsgemeinschaft zu verschiedenen Zeiten, so schwächen sich die Anforderungen an die
Aktualität der Informationsbasis dahingehend ab, dass spätestens mit Beginn einer Aktivität
ihre Aktualisierung zu erfolgen hat. Analog sind mit der Beendigung einer Aktivität die
erzielten Ergebnisse in der kollaborativen Informationsbasis abzulegen, sodass nachfolgend
Beteiligte der Arbeitsgemeinschaft Zugriff auf den letzten Stand der gemeinsamen Arbeits-
aufgabe erhalten.
zur gleichen Zeit
am gleichen Ort
Artefakt Artefakt
zur gleichen Zeit
an verschiedenen Orten
Artefakt
zu verschiedenen Zeiten
an verschiedenen Orten
Artefakt
zu verschiedenen Zeiten
am gleichen Ort
Direkter Zugriff
an verschiedenen Orten
Direkter Zugriff
am gleichen Ort
Inaktives Mitglied
der Arbeitsgemeinschaft
zu einem Zeitpunkt
Aktives Mitglied
der Arbeitsgemeinschaft
zu einem Zeitpunkt
Abbildung 3-10: Zugriff auf Artefakte in Arbeitsgemeinschaften
3.5.3 Aufgabenteilung
Die Kooperationsform der Aufgabenteilung entsteht, wenn die zur Durchführung eines Ge-
schäftsprozesses notwendigen Arbeitsschritte auf verschiedene Personen oder auch Arbeits-
gemeinschaften übertragen werden. Unter organisatorischen Gesichtspunkten handelt es sich
um die klassische Form der Artenteilung (vgl. Abschnitt 2.3.1). Spezialisierte Aufgabenträger
leisten in ihren jeweiligen Arbeitsschritten etwas zum Erreichen des Zieles eines Geschäfts-
prozesses. Die Ablauforganisation des Wertschöpfungsprozesses entsteht aus Kombinationen
der Grundformen von Arbeitsfolgen (vgl. Abschnitt 2.3.3) und gibt den Rahmen kooperativen
Handelns vor. Leitgedanke der Aufgabenteilung ist die Spezialisierung, die die Ausführung
einzelner Arbeitsschritte durch auf die dafür notwendigen Aktivitäten spezialisierten Aufga-
benträger vorsieht. Im zeitlichen Verlauf eines Wertschöpfungsprozesses werden somit Auf-
gaben an Personen mit spezifischen Fähigkeiten verschiedener Organisationseinheiten über-
tragen, denen in ihrem aktiven Arbeitskontext nur ein Ausschnitt des gesamten Prozesskon-
84 3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen
textes vorgelegt wird. Die Informationsbasis dieser Ausschnitte wird auch im Fall der Aufga-
benteilung aus den primären und sekundären Artefakten des aktiven Arbeitskontextes
gebildet. Während eine Arbeitsgemeinschaft simultan anhand identischer Artefakte im akti-
ven Arbeitskontext ein gemeinsames Ziel verfolgt, unterscheiden sich sowohl die Teilziele als
auch die zu ihrer Erreichung erforderlichen Aktivitäten in jedem Arbeitsschritt. Entsprechend
wandeln sich auch die Anforderungen an die Informationsbasis eines jeden Arbeitsschrittes.
Die Artefakte des virtuellen Informationsraumes sind die Mediatoren, die zwischen einzelnen
Arbeitsschritten vermitteln, indem sie die Informationsbasis, bestehend aus bereits erreichten
Zwischenergebnissen, Hintergrundinformationen, Arbeitsaufträgen und Zieldefinitionen (vgl.
Abschnitt 3.4), bereitstellen. Folglich ‚wandern‘ diese Artefakte dem Prozessmodell folgend
zwischen den Akteuren der verschiedenen Arbeitsschritte hin und her (vgl. Abbildung 3-11).
Für streng lineare Arbeitsfolgen in der Grundform der Kette bedeutet dies, dass in den Arte-
fakten zu Beginn eines jeden Arbeitsschrittes alle bereits erreichten Zwischenergebnisse
dokumentiert sind und somit konkurrierende Zugriffe im Kontext dieses Geschäftsprozesses
ausgeschlossen sind. Erst durch die Parallelisierung der Arbeitsfolge, wie sie in den Grundfor-
men UND-Verknüpfung und UND-Verzweigung nach UND-Verknüpfung vorkommt, entste-
hen potenzielle Konkurrenzsituationen. Aufgabe eines PU-Systems muss es daher sein,
Mechanismen bereitzustellen, die einen konkurrierenden Zugriff erlauben. Konzepte zur
Lösung dieses Problems finden sich in der einschlägigen Literatur über WFMS und liegen
nicht im Fokus dieser Arbeit (vgl. Abschnitt 2.2.3 und die dort referenzierte Literatur).
Zusammenfassend ist festzuhalten, dass für die Kooperationsform Aufgabenteilung die Doku-
mentation von Zwischenergebnissen vorausgesetzt werden muss und über die Speicherung
dieser Informationen in den Artefakten des virtuellen Informationsraumes sowohl der
aufgabenbezogene, zeitliche als auch räumliche Transfer zwischen den Akteuren der
Arbeitsschritte und den jeweiligen Arbeitskontexten erfolgt.
Arbeitsschritt
A1
Arbeitsschritt
A2
Arbeitsschritt
A3
Arbeitsschritt
A4
Arbeitsschritt
A5
Artefakt Artefakt Artefakt Artefakt
Artefakt
Arbeitsfolge
Nutzung eines
Artefakts
Bearbeiter
Abbildung 3-11: Weiterleitung von Artefakten bei Aufgabenteilung
3.5.4 Arbeitsteilung
Grundgedanke der Arbeitsteilung ist die Aufteilung einer Menge identischer Aktivitäten auf
unterschiedliche Bearbeiter. In der Organisationstheorie wird diese Form der Kooperation als
3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen 85
Mengenteilung bezeichnet (vgl. Abschnitt 2.3.1). Werden lediglich vollständige Instanzen
eines Geschäftsprozesses zwischen verschiedenen Bearbeitern verteilt, liegt die reinste Form
der Mengenteilung vor. Die Zuständigkeiten verbleiben in diesem Fall für diese eine Instanz
bei einem Bearbeiter, der alle Arbeitsschritte übernimmt und über entsprechende Kenntnisse
zur Durchführung aller Arbeitsschritte verfügt. Häufiger anzutreffen sind Mischformen unter-
schiedlicher Kooperationsformen, die eine Arbeitsteilung nur für einzelne ausgewählte
Arbeitsschritte vorsehen. Davon unabhängig ist in beiden Fällen zu gegebener Zeit eine Auf-
teilung der Prozessinstanzen auf Bearbeiter vorzunehmen. Diese kann auf bereits vorab
etablierten Beziehungen zwischen den Bearbeitern und den Prozessinstanzen basieren, bei-
spielsweise aufgrund bestehender Kundenbeziehungen, fester Ansprechpartner oder einge-
spielter Arbeitsgruppen. Regelmäßig werden für die Aufteilung der Prozessinstanzen Regel-
werke eingesetzt, um übergeordnete Prozessziele, wie beispielsweise minimale Durchlauf-
zeiten von Geschäftsprozessen, garantieren zu können. In einer solchen Konstellation kann
ein in das PU-System integriertes Regelsystem die Zuweisung der Prozessinstanzen auf Bear-
beiter konsequenterweise ohne weitere Eingriffe von außen vornehmen. Ist die Möglichkeit
einer automatisierten Zuweisung dagegen nicht gegeben, benötigen die Bearbeiter Informatio-
nen darüber, welche Prozessinstanzen zur Bearbeitung ausstehen, sodass sie aus diesen
jeweils immer wieder eine Instanz auswählen können.
Die Artefakte, in denen die Informationen zu den einzelnen Instanzen der Geschäftsprozesse
hinterlegt sind, werden bei arbeitsteiliger Kooperation jeweils allein von einem Bearbeiter für
die Durchführung eines Arbeitsschritts benötigt. Folglich konkurrieren mehrere Bearbeiter
nicht um den alleinigen Zugriff auf ein Artefakt, solange benötigte Werkzeuge in beliebiger
Anzahl verfügbar oder gar nicht erst mengengebunden sind. Ein Koordinationsbedarf entsteht
jedoch bei der Verteilung der Artefakte respektive von Prozessinstanzen auf verschiedene
Bearbeiter. Wenngleich somit keine Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Prozessinstan-
zen und den Bearbeitern bestehen, handeln sie in einem Arbeitsschritt in vergleichbaren
Kontexten und führen regelmäßig identische Aktivitäten durch (vgl. Abbildung 3-12).
86 3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen
Arbeitsschritt
A1
Arbeitsschritt
A2
Arbeitsschritt
A3
Arbeitsschritt
A4
Arbeitsschritt
A5
Artefakt Artefakt Artefakt Artefakt
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Arbeitsteilung
Abbildung 3-12: Weiterleitung von Artefakten bei Arbeitsteilung
3.5.5 Arbeitsanalogie
Die in den Kooperationsformen Arbeitsgemeinschaft, Aufgabenteilung und Arbeitsteilung
ausgeführten Arbeitsschritte verfügen aufgrund der Bearbeitung identischer Artefakte oder
aufgrund der Ausführung vergleichbarer Arbeitsschritte über Beziehungen, die direkt wahrge-
nommen werden können. Unterscheiden sich demgegenüber die von den Bearbeitern einge-
setzten Artefakte und die auf ihnen durchgeführten Arbeitsschritte, liegen in der Prozess-
durchführung voneinander unabhängige Arbeitsprozesse vor. Werden trotz dieser Unterschie-
de die Arbeitsprozesse in dem gleichen PU-System verwaltet, ist dennoch von grundsätzli-
chen Gemeinsamkeiten der in den Prozessen auszuführenden Arbeitsschritte auszugehen.
Diese Annahme begründet sich durch die Eigenschaft eines PU-Systems, die zur Durchfüh-
rung der Arbeitsschritte notwendigen Aktivitäten möglichst umfangreich zu automatisieren
(vgl. Abschnitte 3.2 und 3.3). Die zu erwartende Ähnlichkeit der Arbeitsschritte hängt folg-
lich von dem Grad der Spezialisierung eines PU-Systems ab. Mit zunehmender Anpassung
eines PU-Systems an die zu verwaltenden und zugleich zu unterstützenden Prozess- und
Arbeitsabläufe tritt eine Spezialisierung ein, die durch die Komplexität und die Anzahl der
verschiedenen durch das PU-System unterstützten Prozesstypen bestimmt und eingeschränkt
wird.
Die Arbeitsanalogie bezeichnet eine Kooperationsform, die sich durch eine weitgehende
Unabhängigkeit der betrachteten Arbeitsschritte und Prozesse zueinander auszeichnet und die
dennoch aufgrund der Art der auszuführenden Aktivitäten Ähnlichkeiten aufweist. Sie wird
daher auch als koagierende Kooperation bezeichnet (vgl. Abschnitt 2.2.4). Die Bearbeiter der
Arbeitsschritte stehen in keiner Abhängigkeitsbeziehung und operieren weitgehend
unabhängig voneinander. Dementsprechend überschneiden sich die im aktiven Arbeitskontext
verwendeten primären und sekundären Artefakte kaum, sodass das Potenzial für die
Entstehung konfliktionärer Zugriffsmuster gering ist.
3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen 87
Ähnlichkeiten von Aktivitäten entstehen, wenn Aufgaben zu lösen sind, die zur Erreichung
der Zielsetzung zumindest phasenweise identische Handlungen in gleicher oder variierter
Abfolge erfordern. Bedingt durch die Ähnlichkeit der ausgeübten Aktivitäten ist folglich zu
erwarten, dass die Bearbeiter für ihre Aktivitäten in einem gewissen Maß vergleichbare
Informationen und Informationsquellen benötigen. Die Verteilung dieser Informationen auf
die primären und sekundären Artefakte des aktiven Arbeitskontextes kann dabei grundlegend
verschieden sein. Für die Recherche von Hintergrundinformationen, wie beispielsweise von
Handlungsanweisungen oder Erfahrungsberichten, wird ebenfalls auf identische tertiäre Arte-
fakte des Informationsraumes zurückgegriffen. Zugleich können die in voneinander unabhän-
gigen Arbeitsschritten und Geschäftsprozessen erlangten Erfahrungen und dokumentierten Er-
gebnisse im Kontext einer unter Arbeitsanalogie ausgeführten Aktivität genau jene Artefakte
darstellen, die eine tertiäre Informationsquelle bilden. Die zunächst unabhängig ausgeführten
Arbeitsschritte treten dabei in eine indirekte Kooperationsbeziehung, die die Unterstützung
zunächst unabhängiger Arbeitsschritte durch den Austausch von Erfahrungen, Ergebnissen
und Know-how zum Ziel hat. Die Kooperation ist dabei nicht auf die gemeinschaftliche
Nutzung von Informationen aus identischen Artefakten beschränkt. Gleichfalls können die
ausführenden Bearbeiter ihr bereits erlangtes Wissen in direkter Kommunikation untereinan-
der austauschen und damit zur Steigerung des Erfolgs einer Organisation beitragen. Das von
den Mitarbeitern einer Organisation erlangte Wissen wird so zum elementaren Baustein dieser
Kooperationsbeziehung, was unter anderem von North oder Probst, Raub und Romhardt
beschrieben wird (vgl. [North 2002]; [Probst et al. 2003]).
Die Erschließung dieses Pools von Informationen und Wissen ist Voraussetzung für die Ent-
stehung einer Kooperation unter Arbeitsanalogie (vgl. Abbildung 3-13). Eine von den Bear-
beitern nicht erkannte Möglichkeit zur Kooperation beeinträchtigt dabei die voneinander
unabhängigen Geschäftsprozesse nur indirekt, da eine direkte Beeinträchtigung der Arbeits-
schritte, wie sie beispielsweise bei konkurrierenden Zugriffen um knappe Ressourcen auftre-
ten kann, nicht entsteht. Allerdings bleiben Potenziale zur Steigerung der Qualität des
Ergebnisses oder zur Verringerung der Bearbeitungsdauer für einen Arbeitsschritt ungenutzt,
wenn auf das bereits in einer Organisation vorhandene Know-how nicht zurückgegriffen wer-
den kann. Jedoch ist die Identifikation einer Arbeitsanalogie aufgrund der Unabhängigkeit der
Geschäftsprozesse weitaus komplexer als bei gemeinschaftlichen, arbeits- oder aufgaben-
teiligen Kooperationen.
88 3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen
Arbeitsschritt
A1
Arbeitsschritt
A2
Arbeitsschritt
A3
Arbeitsschritt
A4
Arbeitsschritt
A5
Artefakt Artefakt Artefakt Artefakt
Artefakt
Ähnlicher Arbeitsschritt
Wissens- & Informationspool
der Arbeitsanalogie
Arbeitsschritt
B1
Arbeitsschritt
B2
Arbeitsschritt
B3
Arbeitsschritt
B4
Artefakt Artefakt Artefakt Artefakt
ArtefaktArtefakt
Tertiare
Artefakte
Geschäftsprozess
B
Geschäftsprozess
A
Primäre Artefakte
Geschäftsprozess
A
Primäre Artefakte
Geschäftsprozess
B
Abbildung 3-13: Wissens- und Informationspool der Arbeitsanalogie
Das für die Durchführung der Geschäftsprozesse genutzte PU-System verwaltet in seinem
virtuellen Informationsraum die Informationen der Geschäftsprozesse, die ähnliche Arbeits-
schritte aufweisen. PU-Systeme, die über Techniken zur Exploration dieser Ähnlichkeiten und
der Vermittlung von Informationen zwischen bisher vollständig unabhängigen Individuen
verfügen, leisten einen aktiven Beitrag zur Steigerung der Qualität von Kooperationen. Aus
dieser Erkenntnis erwächst die Forderung, dass PU-Systeme Funktionalitäten zur Unterstüt-
zung der Identifikation von Arbeitsanalogien aufweisen sollten.
3.5.6 Zusammenfassung
Aus der Erkenntnis, dass aus der Kombination der Fähigkeiten einzelner Personen ein Leis-
tungspotenzial eröffnet wird, das die Summe ihrer einzelnen Elemente übersteigt, entstand die
Motivation zur Betrachtung der Kooperationsformen von in PU-Systemen unterstützten
Geschäftsprozessen. Basierend auf der Unterscheidung kongruenter und divergenter Arbeits-
schritte resultiert in Kombination mit divergent und kongruent genutzten Artefakten eine
Taxonomie für Kooperationsformen, bestehend aus den Ausprägungen Arbeitsgemeinschaft,
Aufgabenteilung, Arbeitsteilung und Arbeitsanalogie. Auch wenn die Kooperationsformen
aus der Analyse der kollaborativen Nutzung der Artefakte eines virtuellen
Informationsraumes hergeleitet werden, sind diese Organisationsformen arbeitsteiligen Han-
delns bereits aus der Organisationstheorie unter der Betonung anderer Aspekte unter
abweichenden Bezeichnungen weitgehend bekannt (vgl. Abschnitt 2.3). Während in der
Organisationstheorie der Fokus der Betrachtungen häufig auf der Verteilung und Organisation
von Personen und Aufgaben liegt, beruht der Kern der hier entwickelten Taxonomie auf der
3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen 89
Unterscheidung und Identifikation des kollaborativen Nutzungsverhaltens von Informationen,
wie sie in den Artefakten des virtuellen Informationsraumes gespeichert sind. Die Taxonomie
zeigt somit Szenarien auf, wie die Artefakte des virtuellen Informationsraumes in
Abhängigkeit von der gewählten Kooperationsform in einem breiten Spektrum von
Nutzungsformen – von der simultanen über eine sequenzielle und parallele bis hin zur
unabhängigen Nutzung – eingesetzt werden kann (vgl. Tabelle 1).
Arbeitsgemeinschaft Aufgabenteilung Arbeitsteilung Arbeitsanalogie
Aufgabe kongruent divergent kongruent divergent
Kollaborations-
beziehung Gemeinschaft Teilung Teilung Unterstützung
Prozessabfolge simultan sequenziell parallel unabhängig
Artefakte des
primären
Arbeitskontextes identisch identisch vergleichbar ähnlich
Koordination zur Teamsteuerung Aufgabenzuordnung Instanzzuordnung ---
Tabelle 1: Eigenschaften von Kooperationen
Die strikte Trennung und Gegenüberstellung der Kooperationsformen erweckt leicht den
fälschlichen Eindruck, dass sich diese gegenseitig ausschließen und Alternativen für die Mo-
dellierung von Arbeitsabläufen sind. Im Rahmen der Modellierung von Geschäftsprozessen
treten sie jedoch häufig als Kombinationen auf, die in Abhängigkeit von der zu erbringenden
Arbeitsleistung stehen und von den inneren und äußeren Rahmenbedingungen beeinflusst
werden. So ist der Einsatz der Aufgabenteilung besonders angebracht, wenn Arbeitsschritte zu
tätigen sind, die aufgrund ihres Anforderungsprofils von den Bearbeitern spezifische Fähig-
keiten verlangen, wie sie Spezialisten in einem Bereich vorweisen können. In einer anderen
Phase desselben Geschäftsprozesses kann gleichfalls die Arbeitsteilung zur Verkürzung der
Bearbeitungsdauer sachdienlicher erscheinen.
Demgegenüber ist ein Wechsel der Perspektive zu berücksichtigen, wenn neben einem spezi-
fischen Geschäftsprozess eine Menge von Geschäftsprozessen betrachtet wird. Arbeitsschritte
eines Geschäftsprozesses, die unter Arbeitsgemeinschaft, Aufgabenteilung oder Arbeitstei-
lung ausgeführt werden, treten zugleich in eine Arbeitsanalogie ein, wenn die Aktivitäten
Ähnlichkeiten oder Parallelen aufweisen. Dieses Szenario ist dabei nur ein Beispiel dafür, wie
eine Gruppe unterschiedlicher Aktivitäten zur gleichen Zeit Bestandteil verschiedener Koope-
rationsformen werden kann. Entsprechend vielschichtig sind je nach Szenario auch die
Bedürfnisse zum Informationsaustausch zwischen den Kooperationspartnern. Die Identifika-
tion der jeweils erforderlichen Informationen ist Voraussetzung für eine effiziente Koopera-
tionsbeziehung. Dementsprechend sollten Informationen über Arbeitskontexte nicht nur vor
90 3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen
dem Hintergrund einer vordergründigen Kooperationsbeziehung erfasst, sondern auch mit
einem Blick auf einen erweiterten Kontext einer Organisation dokumentiert werden. Insbe-
sondere Arbeitsanalogien benötigen diese Informationen als Hinweise auf Anknüpfungspunk-
te, um einen Austausch von Know-how einleiten zu können. Insofern zeigt die Taxonomie für
durch PU-Systeme unterstützte Kooperationsformen den Bedarf für die zentralisierte Erfas-
sung der einen Geschäftsprozess betreffenden Informationen auf und stellt zugleich Szenarien
für ihre Verwendung vor. Das grundlegende Element zur Verwaltung der Informationen sind
die Artefakte des virtuellen Informationsraumes, die kollaborativ im breiten Spektrum von
abhängiger bis unabhängiger Nutzung eingesetzt werden können.
3.6 Zwischenbetrachtung
In den vorangegangenen Abschnitten wurde im Rahmen der Modellbildung die Systemklasse
der PU-Systeme konkretisiert und abgegrenzt. PU-Systeme stellen ein ganzheitliches Werk-
zeug dar, das von wissensintensiven Unternehmungen zur Unterstützung der Abwicklung von
Geschäftsprozessen eingesetzt werden kann. Gegenüber klassischen Kollaborationswerk-
zeugen zeichnen sich PU-Systeme durch einen hohen Grad an Verbreitung, Automation und
Prozessorientierung aus. Die vorgestellte Taxonomie von kollaborativen Werkzeugen virtuel-
ler Arbeitsumgebungen ordnet anhand dieser Merkmale sowohl die traditionellen System-
klassen als auch die PU-Systeme in ein mehrdimensionales Kontinuum ein, sodass eine
Abgrenzung zwischen den Systemklassen ermöglicht wird. Die Übergänge zwischen den
Systemklassen sind jedoch fließend.
Persönliche PU-Systeme und GPU-Systeme sind spezialisierte Werkzeuge, die angepasst an
spezifische Typen von Geschäftsprozessen eine ganzheitliche Unterstützung selbiger ermögli-
chen. Aufgrund einer ausgeprägten Prozessorientierung bieten PU-Systeme den in die
Geschäftsprozesse eingebundenen Bearbeitern optimierte Werkzeuge zur Durchführung der
jeweiligen Arbeitsschritte an und unterscheiden sich damit grundlegend von generischen
Groupware-Anwendungen, die lediglich eine Plattform zum Austausch und zur Verwaltung
von Informationen darstellen. Durch die Spezialisierung und Anpassung an die in den unter-
stützten Geschäftsprozessen vorkommenden Arbeitsschritte verfügen PU-Systeme darüber
hinaus über Mechanismen zur Automatisierung einzelner Aktivitäten bis hin zu vollständigen
Arbeitsschritten, sodass mit ihrem Einsatz die Bearbeitungszeit verkürzt wird. Parallel dazu
beeinflusst ein PU-System die Qualität des Ergebnisses eines Geschäftsprozesses, indem es
wiederkehrende Aufgaben bei gleichbleibender Ergebnisqualität automatisiert und für
manuelle Arbeitsschritte Werkzeuge mit regelbasierter Validierung der Ergebnisse bereitstellt.
Voraussetzung hierfür ist die Formulierung eines Regelsystems zur Kontrolle der Ergebnisse,
was mit einem steigenden Maß an Individualität und Kreativität zunehmend schwieriger wird.
3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen 91
An die Stelle der systemunterstützten Qualitätssicherung muss in diesen Fällen die
persönliche und teambasierte Kontrolle der Ergebnisse treten.
Voraussetzung für die effiziente Durchführung von Geschäftsprozessen wissensintensiver
Unternehmungen ist die Bereitstellung eines gemeinschaftlich genutzten Informationsraumes,
in dem die Informationen der kollaborativ zu bearbeitenden Prozesse verwaltet werden. Die
Unterstützungsfunktionen von PU-Systemen erstrecken sich folglich neben der Bereitstellung
von Werkzeugen zur manuellen Durchführung von Arbeitsaufgaben und der Automation von
Arbeitsschritten gleichfalls auf die Etablierung dieses virtuellen Informationsraumes. Dieser
dient wissensintensiven Organisationen unabhängig von der räumlichen und zeitlichen Vertei-
lung seiner Nutzung als indirekte Kommunikationsplattform für den Austausch von Informa-
tionen. Bedingungen für den erfolgreichen Einsatz eines PU-Systems sind seine Durchdrin-
gung und Ausbreitung innerhalb der Organisation. Erst wenn die an dem Geschäftsprozess
beteiligten Organisationseinheiten gemeinsam ein identisches integriertes Informations- und
Kommunikationssystem einsetzen, werden die Grundlagen für die Bildung eines synergeti-
schen virtuellen Informationsraumes geschaffen. Durch die Ablage aller einen Geschäftspro-
zess betreffenden Informationen in einem zentralen Informationspool ergeben sich letztend-
lich Potenziale für ihre automatisierte Verwaltung.
So eignen sich PU-Systeme aufgrund ihrer tiefen Verwurzelung mit den Strukturen der
Geschäftsprozesse insbesondere zur kontextsensitiven Bereitstellung und Aufbereitung der
ausgewählten Informationen im Kontext der jeweiligen Arbeitsaufgabe. Diese Potenziale
werden allerdings nur vollständig realisierbar, wenn bereits während der Konzeption eines
PU-Systems die Ausgestaltung der Bereitstellung von Informationen unter Berücksichtigung
der zu erwartenden Kooperationsformen erfolgt ist. Da eine solche Abschätzung im Detail
aufgrund der häufig bei wissensintensiven Geschäftsprozessen anzutreffenden Flexibilität und
Dynamik der eingesetzten Kooperationsformen kaum präzise möglich erscheint, sollte ein
PU-System grundsätzlich ein breites Spektrum an Kooperationsformen unterstützen. Zum
Zeitpunkt der Planung und Durchführung einzelner Instanzen eines Geschäftsprozesses stehen
damit den an dem Geschäftsprozess beteiligten Bearbeitern jene Informationen und Werkzeu-
ge zur Verfügung, die sie bei der in ihrem Kontext gewählten Kooperationsform benötigen.
Allerdings darf die Selektion und Filterung dieser Informationen nicht vernachlässigt werden,
da ansonsten leicht eine Überflutung mit Informationen eintritt, die letztlich zu einer Überfor-
derung des Einzelnen und damit zur Schwächung seiner Leistungsfähigkeit führt. Das Kon-
zept der Workspace Awareness soll vor diesem Hintergrund einen Lösungsansatz anbieten,
der im Kontext einer jeweiligen Arbeitsaufgabe die Wahrnehmung der für die persönlich aus-
zuführenden Arbeitsschritte notwendigen Informationen erleichtert. Hierfür sind neben dem
92 3. Kollaboration mithilfe von Prozessunterstützungssystemen
persönlichen Arbeitskontext auch die kollaborativen Kooperationsformen zu berücksichtigen,
die Aufschlüsse über den persönlichen und gemeinschaftlichen Informationsbedarf geben.
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 93
4 Rahmenmodell für Workspace Awareness
Aufbauend auf den in Kapitel 2 dargestellten Grundlagen, der Abgrenzung des For-
schungsumfeldes und der Darstellung der grundsätzlichen Problemstellung wurde in Kapitel 3
im Rahmen der Modellbildung die Systemklasse der Prozessunterstützungssysteme konkreti-
siert, um zugleich eine Fundierung der von diesen Systemen unterstützten kollaborativen
Kooperationsformen vorzunehmen. Im Folgenden ist als Kern der Arbeit für diese System-
klasse eine Lösungskonzeption für die Verbreitung von Workspace Awareness zu erarbeiten.
Dieses umfassende Vorhaben lässt sich in insgesamt drei Teilbereiche strukturieren.
Basierend auf der Analyse der Bedeutung von Workspace Awareness (Abschnitt 4.1), in der
sowohl die Vorteile als auch die Problemfelder zu betrachten sind, werden in einem ersten
Schritt Anforderungen an die Etablierung von Workspace Awareness entwickelt (Abschnitt
4.2). Der sich anschließende Architekturentwurf (Abschnitt 4.3) stellt den Abschluss der
Modellbildung dar. Unter Berücksichtigung der Festlegung einer Vorgehensweise für den
Architekturentwurf umfasst dieser sowohl die Bildung eines Modells für Arbeitskontexte als
auch das daraus abgeleitete Paradigma virtueller Plätze. Darauf aufbauend wird ein
Fragenkatalog entworfen, der die Identifikation der zu erfassenden und zu verbreitenden
Awareness-Informationen für kollaborative Arbeitskontexte ermöglicht. Damit steht ein
Grundgerüst für die Konzeption der Workspace Awareness zur Verfügung, welches das Rah-
menwerk für die Operationalisierung des Vorhabens bildet. Die Identifikation informations-
technologischer Komponenten zur automatisierten Explikation der kollaborativen Arbeits-
kontexte schafft abschließend die Grundlagen für eine spätere exemplarische informations-
technische Anwendung und Realisierung des Rahmenmodells, wie sie in Kapitel 5 dargestellt
wird.
4.1 Bedeutung von Workspace Awareness
Nachdem bereits in den Grundlagen der vorliegenden Arbeit das Konzept von Awareness im
Bereich der CSCW-Forschung vorgestellt und die Motivation für die wissenschaftliche Aus-
einandersetzung damit dargelegt wurde, soll nun die Bedeutung von Awareness im Allgemei-
nen und von Workspace Awareness im Besonderen herausgearbeitet werden. Die mit den
Zielen dieses Vorhabens verbundenen Vorteile für das Erfassen und Verstehen der Aktivitäten
im Kontext der persönlichen und kollaborativen Aufgabenerfüllung sind dafür genauso von
Bedeutung wie die Berücksichtigung der durch die Verbreitung von Awareness eventuell
entstehenden Probleme und Ängste. Dabei ist zu bedenken, dass es sich bei der Erfassung und
Verbreitung von Informationen über kollaborative Zusammenarbeit nicht um ein grundsätz-
liches Novum handelt. Der Unterschied zu bisherigen Ansätzen besteht darin, dass unter dem
94 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Begriff der Workspace Awareness ein Modell für die automatisierte Bereitstellung Nutzen
stiftender Informationen zum passenden Zeitpunkt für den richtigen Adressaten entwickelt
wird, sodass im Kontext einer persönlichen als auch kollaborativ ausgeführten Arbeitsaufgabe
die korrekte Interpretation des Arbeitskontextes erleichtert wird.
4.1.1 Vorteile durch Workspace Awareness
Die Bereitstellung von Awareness-Informationen über aktuelle und in der Vergangenheit
liegende Aktivitäten und Zustandsänderungen einer kollaborativen Arbeitsumgebung ist eine
Schlüsselfunktion, die bei Interaktionen in der realen Welt ohne zusätzlichen Aufwand über
die Sinneswahrnehmungen der kooperierenden Individuen geschieht. So nehmen Personen,
die sich zur gleichen Zeit gemeinsam in einem Raum aufhalten, sowohl bewusst als auch un-
bewusst die Sprache anderer Personen, die bei der Benutzung von Werkzeugen entstehenden
Geräusche oder vorgenommene Veränderungen an der Arbeitsumgebung wahr (vgl. [Pinelle
et al. 2003], S. 291). Diese Wahrnehmungen können sich als nützlich erweisen, wenn die auf
diesem Wege aufgenommenen Informationen für die Durchführung der persönlichen Arbeits-
aufgabe hilfreich sind. Sie können jedoch genauso von einer anderen Person im Kontext ihrer
Arbeitsaufgabe als störende Ablenkung und Behinderung empfunden werden.
Während in einer virtuellen kollaborativen Arbeitsumgebung, wie sie von PU-Systemen
bereitgestellt wird, diese als unerwünscht betrachteten Awareness-Informationen häufig
bereits durch die Virtualisierung der Arbeitsumgebung und durch die damit einhergebende
ausbleibende Verbreitung von Awareness-Informationen unterdrückt werden, stellt selbiger
Umstand zugleich einen elementaren Nachteil dar. Unterstützt die virtuelle Arbeitsumgebung
dagegen eine explizite Verbreitung von Awareness-Informationen sowohl über räumliche als
auch zeitliche Grenzen hinweg, kann sogar eine über die in der realen Welt mögliche Wahr-
nehmung der Aktivitäten anderer hinausgehende kontextbezogene Versorgung mit relevanten
Informationen realisiert werden. Denn selbst wenn sich mehrere kooperierende Personen in
der realen Welt zur gleichen Zeit am gleichen Ort aufhalten und ihre Aufgaben in einer durch
Informationssysteme bereitgestellten virtuellen Arbeitsumgebung erfüllen, ist das wahrnehm-
bare Abbild ihrer Tätigkeiten auf die in der realen Welt erfolgten Tätigkeiten, wie die Betäti-
gung einer Tastatur, beschränkt. Die Workspace Awareness erfasst und verbreitet dagegen in
der virtuellen Arbeitsumgebung Informationen über Vorgänge und Zustandsänderungen, die
für die in der realen Arbeitsumgebung ausgeübten Aktivitäten als selbstverständlich
angesehen werden. Darüber hinaus gewährt sie Möglichkeiten zur Vermittlung zwischen
räumlich und zeitlich verteilt erfolgten Aktivitäten, so wie es in der realen Arbeitsumgebung
ohne zusätzlichen Aufwand gleichfalls nicht umsetzbar ist.
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 95
Durch die Etablierung einer Workspace Awareness sollen folglich nicht nur die durch die
Virtualisierung der Arbeitsumgebung entstandenen Wahrnehmungsverluste ausgeglichen
werden. Die Bildung eines Bewusstseins für den gegenwärtigen Stand der persönlichen und
kooperativen Arbeit ermöglicht eine Wahrnehmung der durchgeführten Aktivitäten, die über
die Wahrnehmung der vorgenommenen Erweiterungen und Modifikationen an den Artefakten
der virtuellen Arbeitsumgebung einen positiven Beitrag zur Koordination und Strukturierung
der eigenen Arbeitsschritte erwarten lässt (vgl. [Berlage/Sohlenkamp 1999], S. 207). Durch
die Einbeziehung der in Form von Awareness-Informationen erfassten und verbreiteten Infor-
mationen über die virtuelle Arbeitsumgebung in die Entscheidungs- und Arbeitsprozesse der
einzelnen Akteure lassen sich unnötig ausgeführte Doppelarbeiten sowie kontradiktorische
Aktivitäten vermeiden oder zumindest reduzieren (vgl. [Dourish/Bellotti 1992], S. 112;
[Berlage/Sohlenkamp 1999], S. 207).
Gutwin und Greenberg identifizieren in ihren Arbeiten und Studien über Workspace
Awareness insbesondere fünf Eigenschaften als Vorteile für die Verbesserung kollaborativer
Arbeitsprozesse (vgl. [Gutwin/Greenberg 2002]; [Gutwin 1997], S. 46 ff.):
Antizipation von Aktivitäten und Ereignissen
Förderung und Vereinfachung von Kopplungsprozessen
Vereinfachung der Kommunikation
Koordination von Aktivitäten
Unterstützung bei der Durchführung von Arbeitsschritten
Ergänzend hierzu sind die Vorteile zu berücksichtigen, die für die eigenständige Bearbeitung
eines Arbeitsschrittes aufgrund einer verbesserten Wahrnehmung der Arbeitsumgebung ent-
stehen können. Die folgenden Ausführungen basieren im Wesentlichen auf den Ergebnissen
der Darstellungen und Studien von Gutwin und Greenberg.
4.1.1.1 Antizipation von Aktivitäten und Ereignissen
Indem zwischen den Partnern einer Kooperation ein Verständnis für den individuellen und
gemeinsamen Arbeitskontext sowie den Stand des jeweiligen Arbeitsfortschrittes geschaffen
wird, entsteht ein Bewusstsein, welches neben der Stärkung der gegenwärtigen Zusammen-
arbeit auch eine Antizipation der zukünftigen Aktivitäten der Kooperationspartner zulässt. Die
Kooperationspartner werden somit in die Lage versetzt, basierend auf der Auswertung
vergangener Aktivitäten und den dokumentierten Ergebnissen und Erfahrungen eine Prognose
für zukünftige Ereignisse aufzustellen, um ihre eigenen Aktivitäten an die Handlungen und
die Zustandsänderungen der kollaborativ genutzten Arbeitsumgebung anzugleichen (vgl.
[Gutwin/Greenberg 2002], S. 412).
96 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
4.1.1.2 Förderung und Vereinfachung von Kopplungsprozessen
Durch die Bereitstellung von Awareness-Informationen lassen sich zumindest in Teilen
Verluste nonverbaler Kommunikationskanäle, wie Gestik oder Mimik, ausgleichen, die im
Rahmen der Virtualisierung der Arbeitsumgebung und der damit einhergehenden räumlichen
als auch zeitlichen Verteilung der Kooperationspartner eingetreten sind. In einer real-physi-
schen Büroumgebung reichen regelmäßig unbewusst ausgestrahlte Signale, wie Körperspra-
che oder kurze Blickkontakte, aus, um als Indikatoren für die Identifikation optimaler Zeit-
punkte einer Kommunikation oder Kooperation herangezogen zu werden. Bereits mit dem
Verlust der räumlichen Bindung der Kommunikationspartner und dem zwangsweise notwen-
digen Einsatz elektronischer Kommunikationskanäle für Echtzeitkommunikation geht dieses
Gefühl verloren. Die Bereitstellung von Informationen über die Verfügbarkeit potenzieller
Kommunikationspartner hilft, einen Teil dieser Verluste auszugleichen, sodass die für eine
Kommunikation und Kooperation notwendigen Kopplungsprozesse der Outeraction effizien-
ter koordiniert werden können (vgl. Abschnitt 2.5.2).
Die Ergebnisse einer von Dabbish und Kraut (vgl. [Dabbish/Kraut 2004]) durchgeführten
Studie über die Zusammenhänge von Unterbrechungen und der Gewährung von Awareness
zeigen direkt auf, dass Personen mit einer stärkeren Wahrnehmung der Aktivitäten und
Verfügbarkeiten anderer Personen ihre Kooperationspartner seltener unterbrechen. Um-
gekehrt beobachteten die Autoren, dass eine fehlende Wahrnehmung der Verfügbarkeit
anderer Personen zugleich als eine Art Freibrief fungierte, da dem Anfrager aufgrund seiner
Unwissenheit kein Vorwurf aus einer zeitlich ungünstigen Unterbrechung gemacht werden
kann. Während folglich für die reine Verminderung dieser ungünstigen Unterbrechungen eine
einfache Presence Awareness ausreicht, soll die Workspace Awareness zusätzlich
Anhaltspunkte über den korrekten oder optimalen Kontaktpartner vermitteln. Die
Kopplungsprozesse werden somit nicht nur zwischen bereits etablierten, sondern auch
zwischen noch unerkannten potenziell Nutzen stiftenden Kooperationspartnern erleichtert.
Neben den durch die räumliche und zeitliche Verteilung der Kooperationspartner direkt
eintretenden Auswirkungen auf die geplante Etablierung von Kopplungsprozessen werden aus
dem gleichen Grund die Möglichkeiten der zufälligen Begegnungen reduziert. Sowohl die
Kommunikation als auch der Austausch von Wissen und Erfahrungen erfolgt im Alltag häufig
durch zufällige Ereignisse und Begegnungen in der Arbeitsumgebung (vgl. [Prinz et al. 2002],
S. 255). Prusak beschreibt vor diesem Hintergrund das durch den Verlust der physischen
Bindung der Organisationsmitglieder entstehende Problem sehr treffend:
„If the water cooler was a font of useful knowledge in the traditional firm, what constitutes a virtual
one?“ ([Prusak 1997], S. xiii)
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 97
Zufälligen Begegnungsstätten in einer Organisation, wie Kopierer, Drucker oder Kaffee-
maschinen, bilden Orte für die Pflege sozialer Kontakte, an denen ohne die Einhaltung starrer
Organisations- und Kommunikationsstrukturen der wechselseitige Austausch von Informatio-
nen gleichfalls wie die Koordination von Aktivitäten ermöglicht wird. Durch den Einsatz von
Informationssystemen zur Gewährung von Awareness, insbesondere Presence Awareness
oder Workspace Awareness, wird den Mitgliedern einer Organisation ein virtuelles Medium
als Ersatz für die spontane Pflege ihrer sozialen Kontakte angeboten (vgl. [Nardi et al. 2000],
S. 84 ff.).
4.1.1.3 Vereinfachung der Kommunikation
Aufseiten bereits erfolgreich etablierter Kommunikationsprozesse werden häufig Elemente
der Arbeitsumgebung als zusätzliche Kommunikationskanäle zur Erleichterung und Unter-
stützung der rein verbalen Kommunikation eingesetzt (vgl. die Untersuchungen von
[Brinck/Gomez 1992]). Während bei der Zusammenarbeit am gleichen Ort hierfür regelmäßig
ein gemeinsamer Blick auf ein Artefakt, einen Bildschirm oder eine Projektionsfläche genügt,
fällt bei der räumlich verteilten und voneinander unabhängigen Verwendung einer virtuellen
Arbeitsumgebung die Identifikation der von einem Kommunikationspartner zum aktuellen
Zeitpunkt betrachteten Artefakte schwer. Nonverbale Elemente der Kommunikation
erleichtern den Austausch von Informationen, indem durch die nebenläufige Übermittlung
von Eigenschaften und Merkmalen des Kontextes die Komplexität und der Umfang der verba-
len Anteile reduziert werden können (vgl. [Sohlenkamp 1999], S. 42 f.).
Studien über persönliche und direkt ausgeübte Kollaboration zeigen auf, dass nonverbale
Kommunikation primär für deiktische Referenzen, Demonstrationen, Bekundungen oder
visuelle Rückmeldungen von den Kommunikationspartnern eingesetzt wird. Unter deiktischen
Referenzen werden Handlungen verstanden, die über den Austausch von Gesten oder
Hindeutungen einen in der verbalen Kommunikation nur vage umschriebenen Begriff
konkretisieren (vgl. [Krauss/Fussell 1990]; [Segal 1995]; [Brown et al. 1989]). In der
persönlichen und direkten Kommunikation werden häufig Formulierungen wie „an dieser
Stelle“, „hier“, „dort“, „dahin“, „dies hier“ benutzt, die ohne zusätzliche Informationen über
den Kontext der Äußerung und die im Zusammenhang intendierte Bedeutung für den
Empfänger unverständlich bleiben. Brown, Collins und Duguid illustrieren die beim Wegfall
der sekundär übermittelten Informationen auftretenden Schwierigkeiten anschaulich in einem
Beispiel:
98 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
„Perhaps the best way to discover the importance and efficiency of indexical terms and their embedding
context is to imagine discourse without them. Authors of a collaborative work such as this one will
recognize the problem if they have ever discussed the paper over the phone. ‚What you say here‘ is not
a very useful remark. Here in this setting needs an elaborate description (such as ‚page 3, second full
paragraph, fifth sentence,‘ beginning …) and can often lead to conversations at cross purposes. The
problem gets harder in conference calls when you becomes as ambiguous as here is unclear. The con-
tents of a shared environment make a central contribution to conversation.“ ([Brown et al. 1989], S. 36)
Ergänzend zur Illustration von Konversationen werden körperliche Gesten auch zur Demon-
stration von Aktionen oder Verhaltensweisen eingesetzt. Insbesondere eine Kommunikation
über eine Abfolge von sich dynamisch verändernden Aktivitäten oder Zuständen lässt sich
durch die Demonstration oder imitierende Andeutung leichter und effizienter ausdrücken, als
die Abläufe umständlich in Form von Worten zu umschreiben (vgl. [Tang 1989]).
Physisch ausgeführte Aktivitäten können verbale Kommunikation sogar gänzlich ersetzen
(vgl. [Clark 1996]). Diese Form der Kommunikation wird insbesondere für den Austausch
von Informationen eingesetzt, wenn Handlungen aufgrund sozial etablierter Protokolle eine
eindeutige Interpretation zulassen. Beispielsweise genügt es in einem Supermarkt, die ge-
wünschten Waren an der Kasse auf ein Transportband zu legen, um eine Kaufabsicht auszu-
drücken. Während die Interpretation der Handlungen in diesem Szenario eindeutig erscheint,
können in einem anderen Kontext vor einem unspezifischeren Hintergrund getätigte Aktivitä-
ten gleichfalls leicht missverstanden werden. Die Kommunikation mittels bekundender
Handlungen ist zur Vermeidung von Missverständnissen nur mit Bedacht einzusetzen und
setzt ein bereits vorab etabliertes gemeinsames Verständnis ihrer Bedeutungen voraus.
Bleiben dem Beobachter Teilbereiche der Handlungen verborgen, steigt die Gefahr für ihre
Verzerrung und missverständliche Interpretation zusätzlich an. Mit der Virtualisierung der
Arbeitsumgebung gehen Beschneidungen der Kommunikationskanäle einher, die das Spekt-
rum der wahrnehmbaren Aktivitäten gleichfalls einschränken und die Gefahr von Missver-
ständnissen weiter erhöhen. Von einer Reduzierung dieser Wahrnehmungsverluste, wie sie
durch den Einsatz von Workspace Awareness beabsichtigt wird, sind folglich positive Effekte
auf die Qualität der bekundenden Kommunikation zu erwarten.
Wenn Menschen miteinander kommunizieren, erwarten sie in der Regel von ihren Kommuni-
kationspartnern eine Rückmeldung darüber, ob die gesendete Nachricht verstanden wurde.
Bei persönlicher, direkter Kommunikation erfolgt der Austausch dieser Anzeichen in der
Regel über visuelle Gesten, wie beispielsweise durch ein bestätigendes Nicken. Analog dazu
können physisch ausgeführte Reaktionen auf eine empfangene Handlungsanweisung als
Rückmeldung verstanden werden (vgl. [Clark 1996]). In der direkten Kommunikation werden
diese Reaktionen unterschwellig wahrgenommen und erfordern neben einem Mindestmaß an
Aufmerksamkeit keine besonderen Maßnahmen, um die auf diesen indirekten Kommunika-
tionskanälen transportierten Informationen auszusenden bzw. zu empfangen.
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 99
Jede der hier betrachteten Formen der Kommunikation setzt in einem ersten Schritt den
Empfang der Nachricht voraus, bevor diese in einen Kontext gesetzt und durch Verknüpfung
mit dem persönlichen mentalen Modell verstanden werden kann (vgl. Abschnitt 2.1.1).
Insbesondere im Fall der nonverbalen Kommunikation ist es für das Verständnis des
Zusammenhangs, in dem eine Information abgesendet wird, wichtig, den Kontext, in dem der
Sender diese Nachricht verfasst hat, zu erkennen. Gleichfalls sind für nonverbal ausgesandte
Informationsobjekte eine sinngemäße Dekodierung und Interpretation der Informationen
aufgrund ihres hohen Abstraktionsgrades und ihrer geringen alleinstehenden Aussagekraft
nicht garantiert. Workspace Awareness kann vor diesem Hintergrund als Ersatz für die in der
realen Umgebung (unbewusst) genutzten Kommunikationskanäle dienen, um die für das
Verständnis des Kontextes notwendigen Hintergrundinformationen auszutauschen. Zugleich
entlastet sie die eine Information aussendenden Kommunikationspartner, indem diese den
Kontext einer Information leichter in ihre Nachricht integrieren können.
4.1.1.4 Koordination von Aktivitäten
Die Koordination von Aktivitäten stellt eine der grundlegenden Komponenten der kooperati-
ven Zusammenarbeit dar (vgl. Abschnitt 2.2.3). Die Struktur und Abläufe der kollaborativen
Handlungen können dabei auf fest strukturierten Arbeitsabläufen beruhen, wie sie im Rahmen
der Prozessplanung entwickelt und des Prozessmanagements gesteuert werden. In Szenarien,
wie der arbeitsteilig durchgeführten Kooperation, wird die Koordination der Aktivitäten dage-
gen über die verwendeten Artefakte einer Arbeitsumgebung dynamisch von den Koopera-
tionspartnern ausgehandelt (vgl. Abschnitt 3.5.4). Dourish und Bellotti betonen in diesem
Zusammenhang treffend die Notwendigkeit zur Verbreitung von Awareness-Informationen:
„Awareness information is always required to coordinate group activities, whatever the task domain.“
([Dourish/Bellotti 1992], S. 107)
Workspace Awareness unterstützt beide Formen der Kooperation, indem die Grenzen der
aktuell ausgeführten Handlungen der einzelnen Benutzer einer virtuellen Arbeitsumgebung
aufzeigt und damit die eigenen Handlungen leichter an den Tätigkeiten der weiteren Akteure
ausgerichtet werden. Insbesondere wenn die jeweiligen Aktivitäten eine konkurrierende
Nutzung identischer Artefakte erfordern, sind Maßnahmen zur Abstimmung der Zugriffe
unentbehrlich (vgl. Abschnitt 2.3.3). Durch den Einsatz von Workspace Awareness werden
die optimistischen Verfahren der Nebenläufigkeitskontrolle zuverlässiger nutzbar, sodass häu-
figer auf den Einsatz pessimistischer Ansätze verzichtet werden kann. Diese Annahme lässt
sich durch die Verbesserung der Wahrnehmung räumlich verteilt ausgeführter Aktivitäten
begründen, sodass die Akteure der kollaborativ genutzten Arbeitsumgebung auch ohne
explizite Sperrmechanismen die konfliktionäre Verwendung eines Artefakts erkennen und
ihre Handlungen entsprechend koordinieren können. In dieser Situation tritt an die Stelle einer
100 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
pessimistischen Nebenläufigkeitskontrolle die individuelle Abstimmung der Tätigkeiten, die
unter Berücksichtigung sozialer Protokolle mittels kommunikativer Prozesse ermöglicht wird.
Durch die Bereitstellung eines direkten Kommunikationskanals und die Wahrnehmung des
kollaborativen Nutzungsverhaltens werden folglich die Akteure im Kontext ihrer Aktivitäten
und der eingesetzten Artefakte direkt in die Lage versetzt, ihrer Zugriffe auf die Ressourcen
zu koordinieren (vgl. [Greenberg/Marwood 1994]). Jedoch ist zu bedenken, dass durch den
Einsatz von Workspace Awareness keine Garantie für eine konfliktfreie Bearbeitung der
Artefakte gegeben werden kann, da letztlich lediglich die Koordination der optimistischen
Verfahren verbessert wird. Einen garantierten Ausschluss können daher auch weiterhin nur
die pessimistischen Verfahren geben. Workspace Awareness informiert in diesem Fall
zumindest über die gegenwärtige Verwendung eines Artefakts, sodass andere Akteure in der
Arbeitsumgebung ihre Aktivitäten leichter nach der vorübergehenden fehlenden Verfügbar-
keit des Artefakts richten können.
Zusätzlich zur Koordination des Einsatzes von Ressourcen trägt die Workspace Awareness
auch zur Abstimmung von Tätigkeiten bei (vgl. [Prinz et al. 2002], S. 256 f.). Insbesondere
bei der Ausführung nur gering vorstrukturierter Arbeitsabläufe wird in Abständen eine
Planung und Koordination der anstehenden Arbeitsschritte erforderlich. Indem mittels Work-
space Awareness die Wahrnehmung des bisher erreichten Bearbeitungszustandes und der
dafür sowohl gegenwärtig als auch in der Vergangenheit durchgeführten Aktivitäten erleich-
tert wird, können die an einem Geschäftsprozess beteiligten Bearbeiter schneller bisher nicht
beachtete Aufgaben erkennen.
4.1.1.5 Unterstützung bei der Durchführung von Arbeitsschritten
Die Unterstützung anderer Akteure bei der Ausführung ihrer Arbeitsschritte ist ein integraler
Bestandteil kollaborativer Zusammenarbeit. Grundlage jeder Hilfestellung sind einerseits das
Wissen und die Fähigkeiten einer Person oder Personengruppe und andererseits die Bedürf-
nisse der Hilfe suchenden Person. Ausgelöst durch ein Ungleichgewicht von Wissen und
Fähigkeiten sowie von den Anforderungen an einen Akteur zur Durchführung einer Arbeits-
aufgabe entsteht aufseiten des Akteurs ein Wunsch nach Unterstützung durch jemanden, der
über die benötigten Erfahrungen oder Fähigkeiten verfügt. Umgekehrt ist zu beobachten, dass
in kollaborativen Arbeitsumgebungen einzelne Personen bereits ohne gesonderte Auffor-
derung einem Hilfesuchenden ihre Mithilfe anbieten, wenn sie selbst über das notwendige
Wissen oder die benötigten Erfahrungen verfügen (vgl. [Gutwin/Greenberg 2002], S. 431).
Ein elementares Hindernis für die Etablierung von Hilfestellungen ist die gegenseitige
Unkenntnis. Während bei persönlicher Zusammenarbeit am gleichen Ort in kleineren Teams
bereits eine einfache, eventuell sogar unbewusst ausgesprochene Äußerung genügen kann, um
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 101
die anderen Mitglieder des Teams auf die eigenen Probleme aufmerksam zu machen, steigt
der notwendige Aufwand zur Identifikation potenziell hilfreicher Ansprechpartner mit einem
Anwachsen der räumlichen sowie zeitlichen Verteilung als auch der Anzahl der Wissensträger
innerhalb der einzelnen Organisationseinheiten bis hin zur gesamten Organisation (vgl. [North
2002]; [Probst et al. 2003]). Die Unkenntnis über die Fähigkeiten der in einer Organisation
kooperierenden Individuen ist Ausdruck einer Intransparenz, die aus Gründen des
Datenschutzes, Ängsten aufseiten der Wissensträger, einer mangelnden Berücksichtigung der
Notwendigkeiten oder vergleichbaren Motiven entsteht. Klassische Ansätze des Wissens-
managements sind bereits seit vielen Jahren durch eine Explikation der Fähigkeiten, beispiels-
weise in Form von Expertenverzeichnissen, Wissenskarten oder Wissensmatrizen um eine
Überwindung dieser Intransparenz bemüht (vgl. [Probst et al. 2003], S. 67 ff.; [Klempke
2000]).
Parallel zu den Konzepten im Bereich des Wissensmanagements eignet sich die Workspace
Awareness für die Vermittlung zwischen Hilfesuchenden und Unterstützung leistenden
Individuen. Indem mittels Workspace Awareness die Wahrnehmung der Aktivitäten anderer
Akteure in der kollaborativ genutzten Arbeitsumgebung geschaffen wird, werden Personen,
die sich mit identischen oder ähnlichen Arbeitsaufgaben befassen, leichter identifizierbar. So
lässt sich mittels Workspace Awareness die Wahrnehmung der unter Arbeitsteilung oder
Arbeitsanalogie durchgeführten Aktivitäten erreichen, sodass Personen mit identischen oder
ähnlichen Aufgaben leichter voneinander Kenntnis erlangen. Zu unterscheiden sind dabei
Personen, die zur gleichen Zeit eine ähnliche Arbeitsaufgabe – eventuell sogar unter Arbeits-
gemeinschaft die identische Aufgabe im identischen Geschäftsprozess – durchführen, und
jene, die bereits in der Vergangenheit eine solche Aufgabe gelöst haben oder in der Zukunft
noch lösen müssen. Während die zuerst genannte Gruppe eventuell noch nicht über ein
ausreichendes Maß an Erfahrungen zur Lösung der Aufgabe verfügt, stehen ihr eventuell
bereits weitere Informationen zur Verfügung. Darüber hinaus können die Personen mit
ähnlichen Arbeitsaufgaben denkbare Lösungsansätze untereinander diskutieren und somit
gemeinschaftlich einen Lösungsansatz entwickeln. Sollten die Personen jedoch bereits über
die zur Gewährung einer Hilfestellung benötigten Kenntnisse verfügen, sind diese Personen
aufgrund der Aktualität der Tätigkeit potenziell bessere Kandidaten als Personen, die in der
Vergangenheit eine vergleichbare Aufgabe lösen mussten und bereits Teilaspekte ihrer
Handlungen und Überlegungen wieder vergessen haben könnten. Andererseits verfügt dieser
Personenkreis durch die vollständige Durchführung der vergleichbaren Arbeitsaufgabe
potenziell über Erfahrungswerte, die zum Zeitpunkt der Bearbeitung noch nicht zur Ver-
fügung stehen können. Außerdem bieten sich Personen, die in der nahen Zukunft eine
vergleichbare Arbeitsaufgabe zu lösen haben, aufgrund ihrer grundsätzlich vorauszusetzenden
102 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Qualifikation für diese Arbeitsaufgabe gleichfalls als Ansprechpartner zur Diskussion einer
möglichen Vorgehensweise und eines Lösungswegs an. In diesem Szenario würde folglich
neben dem aktuell Unterstützung suchenden Individuum auch der identifizierte Ansprech-
partner von dem gemeinsam entwickelten Lösungskonzept profitieren können.
4.1.1.6 Förderung eigenständiger Arbeitsschritte
Die klassischen Ansätze für Awareness betrachten dieses Konzept ausschließlich im
Zusammenhang kollaborativer Interaktionen. Mit der Workspace Awareness wird jedoch die
Explikation der in einer kollaborativ genutzten Arbeitsumgebung erfolgten Aktivitäten,
Zustandsänderungen und letztlich deren spezifische Kontexte verfolgt. Indem die Wahrneh-
mung der jeweiligen Arbeitskontexte – die eigenen Arbeitskontexte sind hierbei nicht auszu-
schließen – gefördert wird, sind positive Effekte für die Durchführung der eigenständig zu
bearbeitenden Arbeitsschritte zu erwarten. So kann ein Bearbeiter die Informationen über
zuvor von ihm ausgeführte vergleichbare Arbeitsschritte in einem anderen Prozesskontext
oder einer anderen Instanz eines identischen Geschäftsprozesses nutzen, um Rückschlüsse auf
die Lösung der gegenwärtigen Arbeitsaufgabe zu ziehen (vgl. Abschnitt 3.5.5). Daneben
unterstützt die Workspace Awareness den Bearbeiter direkt bei der Durchführung einer
Arbeitsaufgabe, wenn sie ihn über bereits erfolgreich abgeschlossene und über die von ihm
noch durchzuführenden Arbeitsschritte informiert. Die Explikation dieser Zustände hilft dem
Bearbeiter, seine Aktivitäten zu planen, und ist insbesondere für ihn wertvoll, wenn die für die
Durchführung notwendigen Erfahrungen und die Routine fehlen oder die letzte Ausführung
einer vergleichbaren Aktivität bereits längere Zeit zurückliegt und daher zumindest
Teilaspekte in Vergessenheit geraten sein könnten.
4.1.1.7 Zwischenbetrachtung
Die in den vorhergehenden Abschnitten vorgestellten Szenarien können nur ansatzweise die
Vielfalt der Möglichkeiten zur Gewährung von Hilfestellungen und des dafür erforderlichen
Prozesses zur Identifikation von Ansprechpartnern darstellen. Die Komplexität der Bedürf-
nisse des Hilfesuchenden und die zugleich mangelnde Explikation der Fähigkeiten und Erfah-
rungen der Mitglieder einer Organisation führen zu einem Kopplungsproblem. Dieses kann
nicht automatisiert aufgelöst, jedoch durch die Bereitstellung von Werkzeugen für die Durch-
führung einer Recherche erleichtert werden. Die Workspace Awareness trägt zur Verein-
fachung dieses Kopplungsprozesses bei. Dies gelingt durch die Förderung der Wahrnehmung
der in Gegenwart, Vergangenheit und Zukunft erfolgten Aktivitäten und der daraus
resultierenden Ergebnisse in dem speziell durch die virtuelle Arbeitsumgebung unterstützten
Tätigkeitsumfeld. Dabei darf die Workspace Awareness nicht als Ersatz für die klassischen
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 103
Ansätze des Wissensmanagements angesehen werden. Sie stellt vielmehr eine Ergänzung der
Konzepte zur Optimierung der Zusammenarbeit in Organisationen dar.
Allerdings ist der durch den Einsatz von Workspace Awareness erzielbare Nutzen ebenso wie
der Nutzen von Informationssystemen zur Unterstützung kollaborativer Zusammenarbeit
hinsichtlich eindeutiger Kriterien, wie der Effizienz oder der Ausführungsgeschwindigkeit der
Arbeitsschritte, wissenschaftlich fundiert nicht eindeutig messbar. Luczak, Bullinger, Schlick
und Ziegler heben in diesem Zusammenhang treffend hervor:
„Die Nutzenaspekte moderner kooperationsunterstützender Systeme beschränken sich nicht auf den
reinen Bereich von Effizienz, d. h. sie sind nicht ausschließlich als unmittelbar meßbare Produktivitäts-
steigerung zu sehen. Der Nutzen ist auch im Hinblick auf die Verbesserung der Qualität des Arbeits-
ergebnisses und die Flexibilität des Arbeitens zu bemessen. Weiterhin ist die Belastung für die Mit-
arbeiter ein wesentlicher zu berücksichtigender Faktor, der für die langfristige Leistungsfähigkeit der
Organisation eine wesentliche Rolle spielt.“ ([Luczak et al. 2001], S. 89)
Folglich ist eine direkte Übertragung der in den vorangehenden Betrachtungen identifizierten
Vorteile von Workspace Awareness auf die Szenarien kollaborativer Zusammenarbeit (vgl.
Abschnitt 3.5) in einen messbaren Nutzen nicht realisierbar. Tabelle 2 fasst die Vorteile für
eine schnelle Übersicht zusammen. Die dargestellten Szenarien zeigen die Potenziale zur
Verbesserung der Kollaboration in Organisationen auf und bieten Anhaltspunkte für die
Formulierung von Anforderungen zur Konzeption und technologischen Realisierung von
Systemen zur Verbreitung von Workspace Awareness. Unabhängig davon lassen sich unter
ihrer Berücksichtigung bestehende Groupware-Systeme analysieren, um Ansatzpunkte für
deren Optimierung zu entwickeln. Wenngleich die sich aus diesen Bemühungen ergebenden
Vorteile nicht eindeutig messbar sind, führen die prognostizierten Effekte zu einer Ver-
besserung der Voraussetzungen für die Kommunikation, Kooperation und Koordination in
Arbeitsgruppen. Eine daraus resultierende Steigerung der Effizienz und Flexibilität kollabora-
tiver Prozesse ist aufgrund von Erfahrungen und den in diesem Abschnitt referenzierten
Studien anzunehmen. Der wissenschaftliche Nachweis muss jedoch in weiteren wissenschaft-
lich fundierten Studien erbracht werden.
104 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Aktivität Vorteile durch Workspace Awareness
Antizipation von Aktivitäten
und Ereignissen
Vorhersage der Handlungen anderer Akteure, sodass die
eigenen Handlungen sich gegebenenfalls an den fremden
Aktivitäten orientieren können.
Förderung und Vereinfachung
von Kopplungsprozessen Unterstützt die Personen einer Organisation bei dem Wechsel
zwischen individuellen und gemeinsamen Tätigkeiten, indem
die Kopplungsprozesse unter Berücksichtigung der gegen-
wärtigen Aktivitäten koordiniert werden können.
Vereinfachung der Kommunikation Erleichtert die Kommunikation mit anderen aktiven Personen im
kollaborativen Arbeitsbereich durch die Unterstützung
nonverbaler Kommunikation und die Kommunikation über
Artefakte der Arbeitsumgebung.
Koordination von Aktivitäten Ermöglicht die nahtlose Koordination der kooperativen sowie
konkurrierenden Aktivitäten in der kollaborativen Arbeits-
umgebung, ohne dass hierfür spezielle Sperrmechanismen
eingesetzt werden müssen.
Unterstützung bei der Durchführung
von Arbeitsschritten Unterstützung bei der Identifikation von Personen, die bei der
Durchführung einer Aktivität eine Hilfestellung geben können
oder dabei eine Hilfestellung benötigen.
Förderung eigenständiger Arbeitsschritte Erleichtert das Erfassen der eigenen Arbeitsaufgabe und
ermöglicht einen einfacheren Zugriff auf Erfahrungen aus
bereits in der Vergangenheit liegenden Arbeitsschritten.
Tabelle 2: Szenarien für den Einsatz von Workspace Awareness
4.1.2 Problemfelder durch den Einsatz von Workspace Awareness
Die durch den Einsatz von Informationstechnologien zur Verbreitung von Workspace Aware-
ness zu erwartenden positiven Auswirkungen auf die kollaborative Zusammenarbeit sind
nicht ohne das gleichzeitige Auftreten gegenläufiger Effekte und Risiken zu erreichen. Neben
den technologisch veränderten Rahmenbedingungen, die aufgrund der Intensivierung der zu
analysierenden und zu verteilenden Informationen eine Steigerung der Komplexität der An-
wendungssysteme und damit ein erhöhtes Risiko für ihren Ausfall oder ihre Fehleranfälligkeit
bedeuten, sind insbesondere die Auswirkungen auf das Bedürfnis der informationellen Selbst-
bestimmung einerseits und die Behinderung der individuellen Tätigkeiten durch Unterbre-
chungen andererseits zu berücksichtigen. Von den Auswirkungen betroffen sind folglich
sowohl die Personen, über die Informationen erfasst und verteilt werden, als auch ihre
Empfänger.
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 105
4.1.2.1 Privatsphäre und informationelle Selbstbestimmung
Indem mittels Workspace Awareness Informationen über die Aktivitäten und Ereignisse in
einer kollaborativ genutzten Arbeitsumgebung automatisiert für die in dieser Arbeitsumge-
bung aktiven Personen erfasst und verteilt werden, erfolgt ein Eingriff in die Privatsphäre der
beteiligten Individuen. Autoren, die sich damit im Rahmen ihrer Forschungsarbeiten über
Technologien zur Vermittlung von Awareness kritisch auseinandersetzen, betonen neben der
Einschränkung der Privatsphäre auch das Risiko des potenziellen Missbrauchs
personenbezogener Daten (vgl. [Hudson/Smith 1996]; [Sohlenkamp 1999], S. 46 ff.; [Gode-
froid et al. 2000]). Clement bemerkt in diesem Zusammenhang, dass dieses Problem nicht
allein für Informationssysteme zur Verbreitung von Awareness besteht, sondern einen
allgemeinen Umstand im Bereich der CSCW-Forschung darstellt:
„However, it is an intrinsic feature of all CSCW applications that detailed information about personal
behaviour is made available to others. In a wide range of settings, the fine grained information about
individuals’ activities useful for cooperation and optimizing collective performance, also may become a
threatening resource in the hands of others.“ ([Clement 1994], S. 87)
Das Recht auf informationelle Selbstbestimmung, das im deutschen Rechtsraum das grund-
sätzliche Recht des Einzelnen auf die Preisgabe und Verwendung seiner personenbezogenen
Daten festigt, soll der missbräuchlichen Verwendung der persönlichen Daten vorbeugen. Der
Zweck des BDSG ist es jedoch nicht, persönliche Daten direkt zu schützen, sondern
„den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in
seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird“ (Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), §1 (1); vgl.
[Simitis/Bizer 2006], S. 155).
Der Schutz der personenbezogenen Daten ist für den deutschen Rechtsraum im Bundesdaten-
schutzgesetz (BDSG) festgeschrieben. In Kombination mit dem allgemeinen Persönlichkeits-
recht aus Art. 2 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 des deutschen Grundgesetzes wurde
vom Bundesverfassungsgericht im sogenannten Volkszählungsurteil 1983 die informationelle
Selbstbestimmung als Grundrecht anerkannt (AZ. 1 BvR 209, 269, 362, 420, 440, 484/83).
Zusammen mit dem im BDSG unter Paragraf 3a auferlegten Grundsatz der Datenvermeidung
und -sparsamkeit wird ein gesetzlicher Rahmen geschaffen, der augenscheinlich im Gegensatz
zu den durch den Einsatz von Awareness-Systemen beabsichtigten Zielen und dafür
eingesetzten Technologien steht. Indem jedes Individuum über die Preisgabe und
Verwendung seiner persönlichen Daten unabhängig bestimmen kann, entsteht ein Zielkonflikt
zu den durch den Einsatz von Workspace Awareness beabsichtigten positiven Auswirkungen
auf die kollaborative Zusammenarbeit. Im Besonderen widerspricht die automatisierte
Erfassung, Auswertung und Verteilung der personenbezogenen Daten über die von einer
Person ausgeführten Aktivitäten und ihres aktuellen Arbeitszustandes diesem Grundsatz.
Entsprechend sind für den Einsatz der Workspace Awareness in der Praxis sowohl
organisatorische als auch technologische Rahmenbedingungen zu schaffen, die zur
freiwilligen Preisgabe der personenbezogenen Daten aufseiten der Anwender führen.
106 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Neben den direkt aus der Gesetzgebung abzuleitenden Konsequenzen auf die Einsatzmög-
lichkeiten von Workspace Awareness ist die rein menschliche Ebene der individuellen
Bedürfnisse zu beachten. Es ist offensichtlich, dass viele Menschen nicht alle Details ihrer
gegenwärtigen oder zurückliegenden Aktivitäten preisgeben möchten (vgl. [Sohlenkamp
1999], S. 47). Verstärkt wird dieses Bedürfnis durch eine mangelnde Einflussnahme bei der
Erfassung der Awareness-Informationen sowie durch ein nicht vorhandenes oder unvollstän-
diges Wissen über den Personenkreis der Empfänger dieser Informationen und letztlich durch
die fehlende Einflussnahme ihrer Verwendung. Die Wahl eines ausgewogenen Gleich-
gewichts zwischen dem menschlichen Bedürfnis nach Privatsphäre und der Notwendigkeit,
zur Verbesserung der Kommunikation und Kooperation benötigte Informationen über sich
selbst preiszugeben, ist daher eine der zentralen Herausforderungen. Es ist jedoch nicht zu
erwarten, dass eine Lösung allein durch die funktionale Anpassung der Informationssysteme
gefunden werden kann (vgl. [Dourish/Anderson 2006], S. 337). Sohlenkamp fordert daher
treffend:
„Instead, systems should rely on the establishing of social protocols and conventions analogous to those
used in real-world collaborations to allow flexible cooperation and to prevent misuse.“ ([Sohlenkamp
1999], S. 47)
Vor diesem Hintergrund ist den Schlussfolgerungen von Dourish zuzustimmen, der bereits
1993 in Studien über Media-Space-Systeme zu der Ansicht gelangte, dass sich die Auswir-
kungen auf die Privatsphäre ihrer Anwender nicht allein durch Systemtechnologien steuern
lassen. In erster Linie sind es die auf sozialen Protokollen beruhenden und außerhalb der
Informationssysteme etablierten zwischenmenschlichen Regeln, die den gegenseitig aner-
kannten Rahmen für die Verwendung der Informationen aufspannen (vgl. [Dourish 1993]).
Fehlt ein solcher, sind zu den Intentionen von Awareness-Systemen konkurrierende Gegen-
bewegungen zu erwarten, die sich sowohl in einem gegenseitigen Verbergen als auch bewuss-
ten Boykott sowie Missbrauch der Systemumgebung niederschlagen können (vgl. [Schmalzl
et al. 2004]).
4.1.2.2 Unterbrechungen und Informationsüberflutung
Die evolutorische Weiterentwicklung von Informationssystemen hat bisher mit nahezu jedem
Entwicklungsschritt neue funktionale Möglichkeiten zur Erfassung, Aufbereitung und
Darstellung von Informationen ergeben. Mit der daraus resultierenden immer umfangreiche-
ren Erschließung der Informationsräume ist eine Wandlung zu beobachten, die aus einem
ursprünglichen Mangel an Informationen sehr leicht eine gegensätzliche Informationsüber-
flutung entstehen lässt (vgl. Abschnitt 2.5.1.2). Die Einführung von Informationssystemen zur
Verbreitung von Awareness stellt einen weiteren Baustein dar, der diesen nachteiligen Effekt
auslösen kann. Hudson und Smith weisen bereits in ihrem sehr frühen Beitrag über
Awareness auf den Antagonismus zwischen den gewünschten positiven und zugleich hinder-
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 107
lichen Auswirkungen von Awareness hin (vgl. [Hudson/Smith 1996], S. 248 f. sowie S. 256).
Auf der einen Seite verspricht ein höheres Maß an bereitgestellten Awareness-Informationen
eine Verbesserung der Wahrnehmung der kollaborativen Arbeitsumgebung und des Kontextes
der Arbeitsaufgabe der beteiligten Personen. Auf der anderen Seite erhöht sich zugleich
jedoch die Gefahr, dass durch die steigende Menge der seitens der Empfänger empfangenen
und zu verarbeitenden Informationen eine Überflutung mit Informationen eintritt, die sowohl
als Belästigung als auch als Arbeitsstörung empfunden werden kann (vgl. [Kirsch-Pinheiro et
al. 2003], S. 47 f.; [Schlichter et al. 1998], S. 211).
Neben der Menge der einem Anwender angebotenen Awareness-Informationen sind auch
deren Darstellungszeitpunkt und -kontext bei der Beurteilung ihrer Auswirkungen auf diesen
Anwender zu berücksichtigen. Veränderungen an der Darstellung von Awareness-Informatio-
nen werden in der Regel nicht durch den Betrachter ausgelöst, sondern durch Ereignisse und
Aktivitäten innerhalb der erfassten Arbeitsumgebung. Ihr Erscheinen ist für den Betrachter
daher häufig unerwartet und kann bei ihm in Abhängigkeit von der Darstellungsform eine
einfache Irritation auslösen und zur Unterbrechung seiner gegenwärtigen Aktivitäten führen.
Sohlenkamp merkt hierzu an, dass dieser Effekt in ausgewählten Situationen sogar beabsich-
tigt sein kann, um die Aufmerksamkeit einer Person zumindest kurzfristig auf einen spezifi-
schen Umstand zu lenken (vgl. [Sohlenkamp 1999], S. 48). Dieses Szenario steht jedoch in
direkter Diskrepanz zu den durch den Einsatz von Awareness-Technologien beabsichtigten
Effekten zur Vereinfachung und Harmonisierung der Kommunikations- und Kooperations-
strukturen (vgl. Abschnitt 4.1.1). Daher ist für die Mehrheit der Anwendungsfälle davon
auszugehen, dass eine durch Awareness hervorgerufene Unterbrechung der Arbeitsabläufe zu
ihrer Behinderung führen wird. Dieser Effekt wird besonders auffällig, wenn das die
Unterbrechung auslösende Ereignis und die gegenwärtige Tätigkeit eines Benutzers nicht in
einem gemeinsamen Kontext stehen.
Vor diesem Hintergrund ist die Wahl eines alle Einflüsse berücksichtigenden Gleichgewichts
der Detaillierungs- und Granularitätsgrade der bereitzustellenden Awareness-Informationen
entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg der eingesetzten Awareness-Technologie. Ihre
Bedeutung verstärkt sich zusätzlich, wenn neben dem Empfänger der Awareness-Informatio-
nen auch ihr Ursprung berücksichtigt wird. In Abhängigkeit von dem Verfahren zur Generie-
rung der Awareness-Informationen werden diese automatisiert im Hintergrund durch das
Awareness-System gesammelt und aufbereitet oder manuell von einem Bearbeiter explizit
generiert (vgl. Abschnitt 2.1.3.1). Während der zuerst genannte Fall eine im vorherigen
Abschnitt bereits identifizierte Problematik des unerwünschten Eingriffs in die Privatsphäre
des Anwenders zur Folge haben kann, stellt die manuelle Explikation des Arbeitskontextes
für den Bearbeiter einen zusätzlichen Mehraufwand dar. Die aus der manuellen Beschreibung
108 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
des Arbeitskontextes resultierenden Aktivitäten hindern den Bearbeiter an der Ausführung
anderer Arbeitsschritte, ohne dass dieser einen direkten Nutzen aus seinen zusätzlichen Hand-
lungen ziehen kann (vgl. [Dourish/Bellotti 1992], S. 109; [Khoshafian/Buckiewicz 1995], S.
314). Der daraus resultierende Interessenkonflikt kann wiederum dazu führen, dass ein
Bearbeiter nur widerwillig oder zumindest unzureichend von anderen Akteuren benötigte
Informationen über seine Aktivitäten bereitstellt. Zusätzlich ist es für jeden Bearbeiter nur
schwer absehbar, welche Informationen von anderen Akteuren zum gegenwärtigen Zeitpunkt
oder in der Zukunft benötigt werden, sodass die Auswahl der zu explizierenden Informationen
meist nur beruhend auf dem Kontext der eigenen Aktivitäten erfolgen kann (vgl. analog dazu
Abschnitt 2.1.1). Heath et al. sehen in der Problemstellung sogar ein allgegenwärtiges
Problem für die Versorgung mit Awareness-Informationen, das nicht nur auf die manuelle
Explikation von Awareness-Informationen beschränkt ist:
„(i) it may not be clear what others know or need to know,
(ii) it may not be clear how they require information (in what form and when),
(iii) and it may not be clear whether people are themselves too busy to receive
particular information.“ ([Heath et al. 2002], S. 320)
Die von Heath, Svensson, Hindmarsh, Luff und vom Lehn gekennzeichnete Problematik zur
Auswahl der von einem Anwender benötigten Awareness-Informationen ist ein weiterer
Faktor für die Entstehung von Informationsüberflutung und inadäquaten Unterbrechungen.
Zugleich bietet diese Erkenntnis jedoch auch einen Ansatzpunkt für ihre Vermeidung.
4.1.3 Zusammenfassung
Die Betrachtung der durch den Einsatz von Workspace Awareness zu erwartenden Vorteile
und eventuell parallel dazu eintretender Probleme hat ergeben, dass in diesem Ansatz ein
Potenzial zur Steigerung der Effizienz und Effektivität von Arbeitsprozessen insbesondere in
kollaborativen Arbeitsszenarien besteht. Dem gegenüber stehen die mit der Einführung von
Workspace Awareness verbundenen Probleme, die neben der Verringerung der positiven
Effekte auch negative Auswirkungen auf die eigentlichen Arbeitsprozesse haben können.
Daher sind die Chancen und Risiken wohlüberlegt gegeneinander abzuwägen.
Bei der Konzeption eines Rahmenmodells für Workspace Awareness gilt es folglich, einen
adäquaten Kompromiss zwischen den Bedürfnissen und den Vorbehalten der Anwender zu
identifizieren. Aufseiten der Anforderungen an Workspace Awareness sind vor diesem Hin-
tergrund neben den rein konzeptionellen und technischen Aspekten vor allen Dingen die
organisatorischen und menschlichen Rahmenbedingungen zu beachten. Nur wenn es gelingt,
das natürliche Misstrauen gegenüber dieser Form von Technologie zu überwinden, können
ihre Vorzüge in vollem Umfang zum Tragen kommen.
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 109
Auf der anderen Seite beruhen die in den vorangegangenen Abschnitten identifizierten Vortei-
le und Probleme teilweise auf Studien über die Auswirkungen und Effekte von Awareness im
Allgemeinen oder für ganz spezielle Einsatzszenarien. Daher ist ihre Übertragbarkeit auf
Workspace Awareness im jeweiligen Einsatzbereich erneut zu untersuchen, um eine abschlie-
ßende Bewertung durchführen zu können. Die bereits diskutierten Potenziale und Probleme
zeigen erste Ansatzpunkte für diese Untersuchungen auf.
4.2 Anforderungen für Workspace Awareness
Aufbauend auf der Analyse der Bedeutung von Workspace Awareness werden unter Berück-
sichtigung der mit dem Einsatz von Workspace Awareness verfolgten Ziele in diesem
Abschnitt grundlegende Anforderungen auf organisatorischer, funktionaler und technischer
Ebene an ein Rahmenmodell für Workspace Awareness formuliert. Die Ausführungen erhe-
ben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sie sollen vielmehr allgemeingültige und essenzielle
Anforderungen an das Rahmenmodell formulieren. In der praktischen Anwendung des
Rahmenmodells sind die Anforderungen auf das jeweilige Anwendungsszenario hin zu
adaptieren und zugleich auf notwendige Ergänzungen zu überprüfen.
4.2.1 Organisatorische Ebene
4.2.1.1 Akzeptanz
Für den erfolgreichen Einsatz von Awareness-Systemen ist die Akzeptanz durch ihre Anwen-
der eine grundlegende Voraussetzung. Nur wenn sie die Bereitschaft zeigen, ihr Wissen zu
teilen und Informationen über ihre Aktivitäten und deren Hintergründe preiszugeben, lassen
sich diese über ein Awareness-System erfassen und verbreiten (vgl. Abschnitt 4.1.2.1). Auf
organisatorischer Ebene ist folglich ein Arbeitsumfeld vorauszusetzen oder zu schaffen,
welches basierend auf Vertrauen, Sicherheit und sozialen Protokollen unter Berücksichtigung
der juristischen Rahmenbedingungen den Einsatz von Workspace Awareness ermöglicht. Die
dafür relevanten Einflussfaktoren hängen überwiegend von individuellen Ängsten und
Vorurteilen sowie zwischenmenschlichen Verhaltensweisen ab und liegen damit zu großen
Teilen außerhalb des Einflussbereichs eines Awareness-Systems.
4.2.1.1.1 Vertrauen
Voraussetzung für die menschliche Zusammenarbeit ist die Etablierung einer gemeinsamen
Vertrauensbasis. Senst stellt treffend fest:
„Vertrauen ist die Grundlage aller Teamarbeit. Kann ein Team kein Vertrauen aufbauen, werden die
Mitglieder weniger offen, weniger engagiert und weniger kooperativ zusammenarbeiten.“
([Senst 2001], S. 85)
110 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Allgemein wird Vertrauen in der Literatur als eines der konstituierenden Merkmale von
verteilter, virtueller Zusammenarbeit identifiziert (vgl. [Isermann 2004], S. 77; [Powell 1996];
[Loose/Sydow 1994]; [Davenport/Prusak 1998], S. 34 ff.). Insbesondere in virtuellen Arbeits-
umgebungen, in denen die einzelnen Beteiligten aufgrund ihrer zeitlichen und räumlichen
Verteilungen eine geringere persönliche Verbindung wahrnehmen, ist Vertrauen erforderlich,
damit Kooperationen funktionieren. Zugleich wird die Entstehung von Vertrauen jedoch
durch die Virtualisierung und die damit begleitete reduzierte Wahrnehmung der Ko-
operationspartner behindert (vgl. [Schelske 2002], S. 337 ff.). Umgekehrt ist die eingesetzte
Technologie nicht allein ausreichend, um Vertrauen entstehen zu lassen (vgl. [Handy 1995],
S. 44 ff.).
Folgerichtig positionieren Davenport und Prusak den Einfluss von Vertrauen auf eine
Organisation:
„Without trust, knowledge initiatives will fail, regardless of how thoroughly they are supported by
technology and rhetoric and even if the survival of the organization depends on effective knowledge
transfer.“ ([Davenport/Prusak 1998], S. 34)
Nemiro (vgl. [Nemiro 2000], S. 105) differenziert drei Einflussfaktoren, die zur Bildung von
Vertrauen in virtuellen Teams beitragen:
Vertrauen in Personen
Die Beteiligten müssen untereinander in Bezug auf Kompetenz und Zuverlässigkeit
vertrauen.
Vertrauen in Aufgaben und Ziele
Durch gemeinsames Verfolgen identischer Ziele wird Vertrauen aufgebaut.
Vertrauen in Informationskanäle
Die Beteiligten müssen darauf vertrauen, dass sich die über verschiedene Informa-
tionskanäle angebotenen Informationen als die besten verfügbaren Informationen
erweisen und dass die für ihren Bezug eingesetzten Informationskanäle einen
effizienten Weg für ihren Erwerb darstellen.
Der Einfluss und die Bedeutung von Vertrauen werden in der Literatur von zahlreichen
Autoren (vgl. [Seifert 2001]; [Sprenger 2002]; [Böhm 2006]; [Lewicki/Bunker 1996];
[Kramer et al. 1996]) unter verschiedenen Aspekten, wie der Schaffung und Relevanz von
Vertrauen, den möglichen Absicherungsmaßnahmen bei der Verletzung von Vertrauen und
weiteren im Zusammenhang mit Vertrauen stehenden Faktoren betrachtet. Für die Etablierung
eines Rahmenmodells für Workspace Awareness im organisationalen Umfeld stellt Vertrauen
einen determinierenden Faktor dar, der einen maßgeblichen Einfluss auf die Akzeptanz und
damit letztlich auf den durch Einsatz von Workspace Awareness erzielbaren Erfolg hat. Die
Workspace Awareness selbst darf vor diesem Hintergrund nicht ein hemmender Faktor,
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 111
bedingt durch einen Mangel an Vertrauen in die Technologie, sein. Darüber hinaus wird
Vertrauen für die weiteren Betrachtungen als exogener Faktor angesehen und ist damit selbst
nicht Gegenstand der Untersuchungen.
4.2.1.1.2 Sicherheit
Werden mittels Awareness-Systemen persönliche Informationen über Handlungen und
Zustände ihrer Benutzer erfasst, müssen diese, insbesondere die automatisiert ohne explizite
Zustimmung von einem Anwender verarbeiteten Informationen, vor Missbrauch und unbe-
rechtigtem Zugriff geschützt werden. In Anlehnung an den Beitrag von Fuchs lassen sich drei
Strategien zur Sicherung der Privatsphäre unterscheiden (vgl. [Fuchs 1998], S. 66 f.):
Unterdrückung von Awareness-Informationen
Anonymisierung der Awareness-Informationen
Begrenzung des Zugriffs auf Awareness-Informationen.
Unterdrückung bedeutet, dass die Entstehung von Awareness-Informationen verhindert wird,
um Aufzeichnungen über Zustandsänderungen oder Aktivitäten eines Anwenders zu vermei-
den. Alternativ wird mittels Anonymisierung lediglich die Erfassung, Verteilung und Speiche-
rung von Hinweisen auf den Urheber einer Awareness-Information verhindert. Komplementär
zu diesen Ansätzen lässt sich ein Zugriffsschutz realisieren, indem Awareness-Informationen
zunächst umfassend erfasst, jedoch nur an einen ausgewählten und berechtigten Nutzerkreis
weitergegeben werden.
Jede dieser Strategien weist Vor- und Nachteile auf, die vor dem Hintergrund des jeweiligen
Einsatzszenarios gegenübergestellt und sorgfältig abgewägt werden müssen. Sowohl ein
Unterdrücken als auch die Anonymisierung der Awareness-Informationen verhindern die mit
Workspace Awareness beabsichtigten Effekte zur Erleichterung und Steigerung der Kommu-
nikation, Kooperation und Koordination. Indem eine eindeutige Zuordnung der in einem PU-
System eingetretenen Zustandsänderungen zu einem Urheber verhindert wird, wird ein
grundlegender Bestandteil von Workspace Awareness blockiert. In der Gesamtheit entsteht
ein Zustand, der jenem ohne Workspace Awareness annähernd vergleichbar ist und damit den
Einsatz gänzlich in Frage stellt. Umgekehrt garantiert eine Anonymisierung keinesfalls eine
vollständige Sicherheit, da sich die in den Awareness-Informationen unterdrückten Hinweise
auf den Urheber häufig aus den primären Aufzeichnungen des PU-Systems mit einem
vertretbaren Aufwand rekonstruieren lassen. Demgegenüber bietet die dritte Alternative, die
Begrenzung des Zugriffs, den Vorteil, dass sich für einen ausgewählten Personenkreis die mit
dem Einsatz von Workspace Awareness beabsichtigten Ziele umsetzen lassen, ohne
persönliche Informationen Unbefugten zur Verfügung stellen zu müssen. Ein Konzept für die
112 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Zugriffsbeschränkung ist unter Berücksichtigung der jeweiligen Kooperationsformen auszu-
legen, sodass den Personen im Kontext einer gemeinsamen Arbeitsaufgabe ein möglichst
umfangreicher Zugriff auf die Awareness-Informationen zum kollaborativen Arbeitskontext
gewährt wird. Personen mit geringeren oder keinen Anknüpfungspunkten an den jeweiligen
Arbeitskontext werden hingegen mit entsprechend geringeren Rechten ausgestattet.
Unabhängig von den zuvor diskutierten Strategien trägt die Auswahl der mittels Awareness-
Technologien erfassten Ausschnitte eines Arbeitskontextes gleichfalls zur Sicherung der
Privatsphäre bei. Durch die Beschränkung auf Ausschnitte, die potenziell für andere Personen
oder den Bearbeiter selbst zu einem gleichen oder zu einem späteren Zeitpunkt von Interesse
sein könnten, wird nach dem Grundsatz der Datenvermeidung verfahren. Durch eine
Kombination beider Ansätze, ergo der Zugriffsbeschränkung und der Datenvermeidung, lässt
sich eine Strategie für die Wahrung der Privatsphäre formulieren, die nach dem Need-to-
know-Prinzip6 verfährt.
Zusammenfassend ist festzuhalten, dass jede Sicherheitsarchitektur einen Eingriff in die
Generierung und Verteilung von Awareness-Informationen darstellt, der zum Zeitpunkt der
Nutzung des Awareness-Systems nachteilige Auswirkungen auf die Informationsversorgung
haben kann. Deshalb sind extern motivierte Ansätze zur Bildung von Vertrauen dem
technologischen Eingriff zur Minimierung des Missbrauchs unter konzeptionellen Gesichts-
punkten vorzuziehen. Derzeit ist im Bereich der Nutzung von Web-2.0-Angeboten im Internet
eine Tendenz hin zu einem freizügigeren Umgang mit persönlichen Daten zu erkennen, die im
Umkehrschluss einen positiven Einfluss auf die Akzeptanz von Awareness-Systemen im
Arbeitsumfeld erwarten lässt. Plattformen wie flickr7, YouTube8, XING9 oder Twitter10
6 Fuchs verwendet den Begriff im Zusammenhang mit der automatisierten Vergabe von Zugriffsrechten im
Kontext einer Arbeitsaufgabe für ereignisgesteuerte Awareness-Systeme (vgl. [Fuchs 1998], S. 66 f.). Im
Gegensatz zu seinem Verständnis findet in der vorliegenden Arbeit unter dem need-to-know-Prinzip neben
der Perspektive des Betrachters jedoch auch die Perspektive des Urhebers Berücksichtigung. Informationen
über einen kollaborativen Arbeitskontext, für die von anderen Kooperationspartnern in keinem denkbaren
Szenario ein berechtigtes Interesse zu erwarten ist, sind folglich nicht zu erfassen.
7 Bei der Plattform www.flickr.com handelt es sich um ein Web-2.0-Angebot, mittels dessen sich private Fotos
archivieren und anderen Personenkreisen zur Verfügung stellen lassen. Das Sicherheitsmodell beruht auf drei
Stufen: (1) frei zugänglich, (2) beschränkt auf Freunde bzw. die Familie oder (3) die private Archivierung
von Bildern.
8 Das Web-2.0-Angebot www.YouTube.com bietet analog zu flickr eine Plattform für den Austausch digitaler
Medien. Im Gegensatz zu flickr werden auf YouTube private Filmsequenzen archiviert und anderen Benut-
zergruppen zur Ansicht und Diskussion zur Verfügung gestellt. Das Sicherheitsmodell ist grundsätzlich mit
dem von flickr vergleichbar.
9 Bei www.XING.com handelt es sich um ein Business-Netzwerk, welches für die Etablierung und Pflege von
Geschäftskontakten eingesetzt werden kann. Mitglieder dieser Plattform können sowohl Fähigkeiten als auch
Interessen oder ihren beruflichen Werdegang anderen Benutzern zur Verfügung stellen, um einen schnellen
Kontaktaufbau unter Experten zu ermöglichen. Das Sicherheitsmodell beruht auf einer gezielten Freigabe
einzelner Informationen für ausgewählte Mitglieder und die Gesamtzahl aller Nutzer.
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 113
werden bereits von einigen, zumeist jüngeren Benutzerkreisen, die mit dem Medium Internet
aufgewachsen sind, für den offenen Austausch von privaten Fotos oder Videos, Qualifika-
tions- und Interessenprofilen, Gedankengängen oder über die gegenwärtig ausgeübte Tätigkeit
genutzt. Jede dieser Plattformen bietet ihren Nutzern in einem spezifischen Umfang
Mechanismen zum Schutz der persönlichen Daten an. Dennoch ist eine auffällig
umfangreiche Menge an persönlichen Informationen frei für andere Besucher oder zumindest
Mitglieder der jeweiligen Plattform zugänglich. Vor diesem Hintergrund muss die Bedeutung
der Sicherheit für die Akzeptanz von Awareness-Systemen zukünftig noch genauer untersucht
werden. In der vorliegenden Arbeit wird dennoch die Notwendigkeit eines Sicherheits-
konzepts für Awareness-Informationen als erforderlich angesehen. Gleichfalls sollte dies
zukünftige Entwicklungen aufseiten der Benutzer berücksichtigen können.
4.2.1.1.3 Gesetzmäßigkeit
Bereits in Abschnitt 4.1.2.1 wurde im Rahmen der Problemdiskussion von Awareness-
Systemen aufgezeigt, dass in Deutschland wie auch in vielen anderen Ländern für die Erfas-
sung und Verarbeitung personenbezogener Daten die Rahmenbedingungen der Datenschutz-
gesetzgebung eingehalten werden müssen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten wird
im deutschen Rechtsraum im Bundesdatenschutzgesetz reguliert. Für Awareness-Systeme von
besonderer Bedeutung ist die darin geforderte Zweckgebundenheit der Datenerhebung und
Speicherung, die nicht allein durch organisatorische Vereinbarungen realisiert wird, sondern
zugleich durch technische Maßnahmen sicherzustellen ist (vgl. BDSG § 28).
Aufgrund der Eignung eines Awareness-Systems als technische Einrichtung zur Über-
wachung der Leistung und des Verhaltens der Mitarbeiter unterliegt es zusätzlich den
Vorschriften des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG). Daher sind für die konzeptionelle
Gestaltung und technische Umsetzung die im BetrVG kodifizierten Mitbestimmungsrechte
der Betriebs- und Personalräte zu berücksichtigen (vgl. [Fuchs 1998], S. 50; [Schaar 2002],
S. 240 f.). Ein Recht auf Mitbestimmung entsteht nach der Rechtsprechung des Bundes-
arbeitsgerichts, „wenn die Einrichtung zur Kontrolle geeignet ist“ ([Schaar 2002], S. 241).
Dieser Umstand muss, wie in Abschnitt 4.1.2.1 bereits diskutiert, für Awareness-Systeme
allgemein und für Workspace Awareness aufgrund ihrer Eignung zur umfangreichen Erfas-
sung eines persönlichen Arbeitskontexts und der darin ausgeführten Aktivitäten prinzipiell als
10 Mit www.Twitter.com etabliert sich derzeit eine Plattform für den Austausch von Informationen über
gegenwärtig ausgeübte Tätigkeiten. Dieses Ziel soll durch die Publikation von kurzen Textnachrichten
erreicht werden, die über einen Browser oder ein mobiles Endgerät schnell und unveränderlich in einer Art
Blog entlang eines Zeitstrahls eingetragen werden. Zusätzlich werden die Nachrichten an alle Benutzer
verteilt, die sich für das jeweilige Thema, den Autor oder eine Gruppe interessieren. Verglichen mit
Workspace Awareness folgt dieser Ansatz einer grundsätzlich gleichartigen Idee, jedoch ist seine Nutzung
aufgrund eines fehlenden gemeinsamen Arbeitskontextes auf die Anwendung im zwischenmenschlichen,
bislang vorrangig privaten Bereich ausgelegt.
114 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
gegeben angesehen werden. Dennoch ist eine Berücksichtigung der im Einzelfall mit den
jeweiligen Mitarbeitervertretungen getroffenen Vereinbarungen über den Schutz spezifischer
personenbezogener Daten im Rahmen der vorliegenden, theoretisch und konzeptionell
ausgerichteten Arbeit nicht möglich. Vielmehr ist allgemein zu fordern, dass das Rahmen-
modell für Workspace Awareness flexibel genug ist, um gezielt Awareness-Informationen
über einzelne Aktivitäten, Personen oder Personengruppen unterdrücken zu können. Die
individuelle Ausgestaltung obliegt dann den Rahmenbedingungen des jeweiligen
Einsatzszenarios.
4.2.1.2 Reziprozität
Die Wahrnehmung der Aktivitäten und Zustände von Kooperationspartnern im Kontext einer
kollaborativen Arbeitsaufgabe stellt einen Grundpfeiler von Workspace Awareness dar.
Hierfür erforderlich ist ein ausgeglichenes Verhältnis von Geben und Nehmen, auch Rezipro-
zität genannt. Das Prinzip der Reziprozität beruht auf einer wechselseitig gleichberechtigten
Behandlung der Kooperationspartner, dessen Bedeutung Prinz anhand eines Beispiels
vorstellt:
„(…) wenn Benutzer A die Aktivitäten von Benutzer B vermittelt bekommt, dann wird Benutzer B
darüber informiert, bzw. Benutzer A kann nur dann die Aktivitäten von B sehen, wenn dies auch
umgekehrt gilt“ ([Prinz 2001], S. 337).
Die Reziprozität fordert einerseits von jedem Benutzer, der Awareness-Informationen erhal-
ten möchte, dass er zugleich Informationen über sich selbst anderen Benutzern zur Verfügung
stellt und damit seinen Beitrag für den Gemeinnutzen leistet. Die Reziprozität wirkt somit als
Motivator, um Informationen über den persönlichen Arbeitskontext zu veröffentlichen, auch
wenn dies nicht mit einem persönlichen Nutzen und zugleich eventuell auch mit einem
persönlichen Aufwand verbunden sein kann. Andererseits ist zu erwarten, dass die
Reziprozität die Bildung von Akzeptanz und Vertrauen in ein Awareness-System unterstützen
kann. Indem die Reziprozität neben der Bereitstellung von Awareness-Informationen auf den
Bezug von Awareness-Informationen ausgeweitet wird, sodass auch der Urheber einer
Awareness-Information erkennen kann, von wem und wann diese Informationen eingesehen
werden, bleiben die Nutzer dieser Informationen nicht mehr unerkannt. Entsprechend vertritt
Prinz die nachvollziehbare Ansicht, dass dadurch die missbräuchliche Verwendung der
Awareness-Informationen gehemmt wird (vgl. [Prinz 1999], S. 398 f.).
4.2.1.3 Vollständigkeit
Ein kollaboratives Verständnis individueller und gemeinschaftlicher Arbeitskontexte, der
darin ausgeführten Aktivitäten und der erzielten Zustandsänderungen setzt voraus, dass dem
jeweiligen Individuum eine Vielzahl von Informationen über den Arbeitskontext angeboten
wird. Ein Verständnis kann jedoch nur erreicht werden, wenn sich die wahrgenommenen
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 115
Informationen in Bezug zu den individuell erworbenen Kenntnissen setzen lassen, die von
jedem Individuum verschiedenartig erworben werden. Weisen die angebotenen Informationen
Lücken auf, die sich nicht durch das persönliche Wissen ausgleichen lassen, droht dieser
Prozess aufgrund von Unverständlichkeiten oder Missverständnissen zu scheitern (vgl.
Abschnitt 2.1.1). Für Awareness-Systeme ergibt sich aus dieser Erkenntnis für die Erfassung
der einen Arbeitskontext beschreibenden Elemente, Aktivitäten und Zustandsänderungen die
Forderung nach Vollständigkeit.
Vollständigkeit bedeutet, dass in Bezug auf den jeweiligen Arbeitskontext alle relevanten
Aspekte lückenlos dokumentiert werden müssen. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die
Menge der einen Kontext vollständig charakterisierenden Merkmale ganz offensichtlich viel
zu groß ist, um durch Awareness-Systeme erfasst, verteilt und gespeichert zu werden (vgl.
[Klempke 2000], S. 14-3 f.). Die Voraussetzungen für die Bestimmung der zu erfassenden
Merkmale ergeben sich daher durch Einflussfaktoren auf unterschiedlichen Ebenen:
Abgrenzbarkeit des Arbeitskontextes
Erkennbarkeit von Änderungen des Arbeitskontextes
Kontinuität der Aufzeichnung der Merkmale des Arbeitskontextes
Unter der Abgrenzbarkeit eines Arbeitskontextes wird die Fähigkeit verstanden, die einen
Arbeitskontext charakterisierenden Merkmale eindeutig zu identifizieren und von externen
Elementen ohne Bezug zu unterscheiden. Offensichtlich charakterisierende Merkmale sind
die in einem Arbeitskontext aktiven Personen, ihre Aufgaben und die für die erforderlichen
Aktivitäten in der Arbeitsumgebung verwendeten Artefakte. Für andere Eigenschaften, wie
die Arbeitszeiten oder Tätigkeitsorte der beteiligten Personen, ist eine allgemeingültige
Abgrenzung nicht möglich, da ihre Bedeutung sowohl von der Art der Tätigkeit als auch von
dem Betrachter abhängig sein kann. So sind für die Planung einer gemeinsamen und persönli-
chen Besprechung der aktuelle Aufenthaltsort und die Anwesenheitszeiten von Relevanz.
Liegt der Fokus der Betrachtung dagegen auf der Koordination von Arbeitsschritten in einer
Prozesskette, werden weitere Eigenschaften für das Verständnis des Arbeitskontextes bedeut-
sam. Bereits anhand dieses vereinfachten Beispiels wird ersichtlich, dass die Abgrenzbarkeit
nicht nur von einem Arbeitskontext, sondern zugleich von der Sicht auf diesen von Bedeutung
ist (vgl. außerdem Abschnitt 3.5). Damit handelt es sich bei dem Merkmal der Vollständigkeit
um eine nicht absolut messbare Eigenschaft, sondern um ein individualisiertes Kriterium. Um
einen möglichst hohen Grad an Vollständigkeit erreichen zu können, müssen für die
Abgrenzung seiner Eigenschaften folglich neben den offensichtlichen Merkmalen zugleich
verschiedene Perspektiven auf den Arbeitskontext einbezogen werden.
116 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Eine umfassende und wohlüberlegte Abgrenzung der relevanten Merkmale eines Arbeits-
kontextes stellt dennoch keinen Garanten für die Beschreibbarkeit eines Arbeitskontextes dar.
Nur wenn sich die durch das Merkmal charakterisierten Eigenschaften als valid erkennen und
messen lassen, können diese dokumentiert und in Form von Awareness-Informationen publi-
ziert werden. Besondere Schwierigkeiten bereiten Merkmale, die ohne äußerlich wahrnehm-
bare Veränderungen dennoch einen Wandel erfahren können (vgl. [Brézillon 2003a], S. 3).
Ein Beispiel hierfür sind die gedanklichen Leistungen der Akteure einer Arbeitsumgebung,
die lediglich eine mental erbrachte Leistung darstellen und bis zu ihrer Explikation durch den
Mitarbeiter im Verborgenen bleiben. Auch wenn diese Leistungen eindeutige Merkmale eines
Arbeitskontextes darstellen, ist ihre Erkennbarkeit nicht in jedem Zustand gewährleistet. Je
höher der Anteil der äußerlich nicht erkennbaren Merkmale eines Arbeitskontextes, desto
niedriger ist seine Erkennbarkeit und desto schwerer lässt sich eine verteilte Gruppen-
wahrnehmung realisieren. Folglich ist zu fordern, dass insbesondere jene Anteile, die
implizite und zugleich verborgene Eigenschaften des Arbeitskontextes charakterisieren, so
weit wie möglich zu explizieren sind. Diese Aufgabe ist allein von Personen, die Kenntnis
darüber haben, und nicht durch eine Technologie zu lösen. Es bedarf aus diesem Grund
organisatorischer Rahmenbedingungen, die diese Explikation motivieren können und damit
außerhalb der in dieser Arbeit betrachteten Fragestellung zu diskutieren sind.
Kontinuität bezeichnet unabhängig von den Ebenen Abgrenzbarkeit und Erkennbarkeit die
Explikation eines Arbeitskontextes im zeitlichen Verlauf. Arbeitskontexte sind über die Zeit
durch die in diesem Kontext erfolgten Aktivitäten und auftretenden Ereignisse kontinuierli-
chen Veränderungen unterworfen. Zu den vollständigen Eigenschaften eines Arbeitskontextes
sind daher nicht nur sein gegenwärtiger Zustand, sondern gleichfalls die historische
Entwicklung, die letztlich zu dem aktuellen Zustand geführt hat, hinzuzuzählen. Vielfach lässt
sich für einen Außenstehenden ein Verständnis eines Arbeitskontextes nur erreichen, indem
seine historische Entwicklung in die Betrachtungen mit einbezogen wird. Hierdurch lassen
sich die in der Vergangenheit getroffenen Entscheidungen oder Ereignisse, die wesentliche
Einflussfaktoren für den gegenwärtigen Zustand darstellen, leichter nachvollziehen und in
einen Gesamtkontext einordnen (vgl. [Hoffmann 2002], S. 248).
Notwendige Voraussetzung für Arbeitskontexte, die in virtuellen, durch Informationssysteme
unterstützten Arbeitsumgebungen expliziert werden sollen, ist folglich, dass sich für ihre
lückenlose und zugleich zentrale Dokumentation sowohl alle Aktivitäten mit dieser
Arbeitsumgebung realisieren lassen als auch alle beteiligten Akteure diese Arbeitsumgebung
für die Durchführung ihrer jeweiligen Arbeitsschritte nutzen. Während sich die technologi-
sche Eignung einer Arbeitsumgebung beispielsweise durch eine ausreichend flexible funktio-
nale Ausstattung des Informationssystems beeinflussen lässt, ist ihre Verwendung nur durch
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 117
organisatorische Maßnahmen zu garantieren. Ist dies nicht möglich, sind Maßnahmen zu
ergreifen, die dennoch eine Erfassung von Aktivitäten und Zustandsänderungen
gewährleisten, damit sich diese in Form von Awareness-Informationen verteilen und für die
nachträgliche Inspektion verwenden lassen. Die geforderte Vollständigkeit garantiert auf
diese Weise, dass der externe Betrachter ein Verständnis über den Arbeitskontext erlangt. Die
exemplarisch aufgezeigten Ungenauigkeiten im Bereich der Abgrenzbarkeit und
Erkennbarkeit lassen jedoch eine vollständige Explikation eines Arbeitskontextes nicht zu.
Diese Erkenntnis sollte jedoch in den häufig in der Praxis auftretenden Situationen kein reales
Hindernis darstellen, da sich im Einzelfall fehlende Merkmale durch das persönliche
Vorwissen oder durch Erfahrungen ausgleichen werden. Dennoch verbleibende Unverständ-
lichkeiten lassen sich durch eine persönliche Kommunikation der beteiligten Personen auflö-
sen. Für die Wirksamkeit des Workspace-Awareness-Ansatzes wird jedoch angenommen,
dass ein höheres Maß an Vollständigkeit positive Auswirkungen auf die Wahrnehmung von
Arbeitskontexten hat.
4.2.2 Funktionale Anforderungen
4.2.2.1 Automatismen zur Kontextexplikation
Grundlage des Austausches von Wissen zwischen Kooperationspartnern ist die Bereitstellung
von Informationen (vgl. Abschnitt 2.1.1). Handelt es sich hierbei nicht um allgemein
zugängliche und publizierte Informationen, sondern um persönliche Erfahrungen und Kennt-
nisse, entsteht dem Inhaber von Wissen durch den Vorgang der Explikation seines Wissens
ein persönlicher Aufwand an Zeit und Mühe. Die Empfänger dieser Informationen erzielen
einen potenziellen Vorteil, von dem in der Regel der Inhaber des Wissens nicht direkt
profitieren kann. Davenport und Prusak sehen in dem Wissen folgerichtig ein Wertobjekt, das
auf einem Markt, dem Wissensmarkt, in einer Organisation gehandelt wird (vgl. [Daven-
port/Prusak 1998], S. 30 ff.). Unter der Voraussetzung gegenseitigen Vertrauens identifizieren
sie die Reziprozität (vgl. Abschnitt 4.2.1.2), das Ansehen und die Selbstlosigkeit als Einfluss
gebende Faktoren für den Austausch von Wissen. Durch die Teilung von Expertenwissen
erlangen ihre Inhaber in der Regel Ansehen, welches ihnen sowohl immaterielle als auch
materielle Vorteile gewährt. So werden andere Personen eher zu einer Gegenleistung bereit
sein, wenn jemand einen guten Ruf als kollegialer Anbieter von Informationen genießt. Ande-
rerseits identifizierten Davenport und Prusak in ihrer Arbeit Personengruppen, die ihr Wissen
ohne Hintergedanken selbstlos aufgrund ihrer persönlichen Faszination und Begeisterung für
ihr Fach oder aufgrund anderer selbstloser Beweggründe mit anderen Personen teilen.
Wenngleich für den Austausch von Wissen höhere persönliche Ziele als individuelle Motiva-
toren angenommen werden können, ist eine direkte Übertragbarkeit dieser Faktoren auf die
118 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Bereitstellung von Awareness-Informationen anzuzweifeln. Indem ein Mitarbeiter seinen
Kollegen Informationen über seine gegenwärtigen Aktivitäten, deren Hintergründe und Ziele
preisgibt, stellt er lediglich seine Bereitschaft zur Veröffentlichung seines Arbeitskontextes
dar. Durch diesen selbstlosen Akt kann er jedoch seine Faszination oder eventuell gegebene
herausragende Qualifikation für eine Tätigkeit nicht in gleich bedeutender Art und Weise
ausdrücken. Gleichfalls ist zu vermuten, dass der zu erwartende Anstieg an Ansehen eher auf
einem anerkennenden Respekt vor der Einwilligung zur Preisgabe persönlicher Informationen
beruht. Ein guter kollegialer Ruf kann sich daraus erst entwickeln, wenn neben den einen
Kontext explizierenden Awareness-Informationen auch ein Austausch von Wissen einsetzt.
Die Gewährung von Awareness ist in diesem Zusammenhang jedoch lediglich als qualifizie-
render Aktivator anzusehen.
Wenngleich eine wissenschaftlich fundierte Untersuchung über die Motivationsfaktoren für
die Gewährung von Workspace Awareness noch aussteht, ist eine direkte Analogie zu den
Beweggründen für die Entstehung von Wissensmärkten zu erkennen. Sowohl der Austausch
von Wissen als auch die Gewährung von Awareness sind von einem Ungleichgewicht der
Kosten und des Nutzens geprägt. Den Personen, die Awareness-Informationen über ihre
Arbeitskontexte bereitstellen, entsteht bei der manuellen und aktiven Explikation ihrer
Arbeitskontexte ein Aufwand. Einen daraus resultierenden Vorteil kann jedoch in vielen Fäl-
len nicht diese Person selbst, sondern ein anderes Mitglied der Organisation erzielen, wenn es
die Informationen für die Bewältigung der eigenen Arbeitsaufgaben nutzbringend einsetzen
kann (vgl. [Dourish/Bellotti 1992], S. 108). Allgemein wird dieses Ungleichgewicht in
wissenschaftlichen Arbeiten über Awareness als Aufwands-Nutzen-Dilemma diskutiert (vgl.
[Rittenbruch 2002], S. 165; [Dourish/Bellotti 1992]).
Für das Konzept der Workspace Awareness ist dem Aufwands-Nutzen-Dilemma dennoch
eine untergeordnete Bedeutung zuzurechnen. Einerseits ist aufgrund der prognostizierten
Vorteile (vgl. Abschnitt 4.1.1) von Workspace Awareness von einer gleichmäßigeren
Verteilung der Vorzüge sowohl auf die Empfänger als auch auf die Anbieter von Awareness-
Informationen auszugehen. So profitiert beispielsweise jeder der Kommunikationspartner von
zusätzlich im Kontext einer Kommunikation bereitgestellten Informationen, wenn dadurch die
Eindeutigkeit und das Verständnis gefördert oder zumindest der verbale Kommunikationsauf-
wand reduziert wird. Andererseits ist der durch die Gewährung von Workspace Awareness
auftretende persönliche Aufwand bereits konzeptionell weitgehend zu minimieren. Dieses
Ziel lässt sich sowohl durch die gezielte Eingrenzung spezifischer Bereiche des zu
explizierenden Arbeitskontextes erreichen als auch durch eine automatisierte, im Hintergrund
durch das Awareness-System erfolgte Durchführung der Explikation. Während der zuerst
genannte Ansatz spezifische Kenntnisse über die späteren Verwendungsmöglichkeiten der
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 119
Awareness-Informationen voraussetzt, um die ausreichende Versorgung mit Awareness-
Informationen zur Erreichung der prognostizierten Vorteile sicherzustellen, erfordert die auto-
matisierte Explikation der Arbeitskontexte spezifische, von einem Awareness-System analy-
sierbare und auswertbare Kenntnisse über die Arbeitskontexte der Anwender, ihre Aktivitä-
ten, Hintergründe und Ziele. Eine automatisierte Generierung von Awareness-Informationen
ist daher nur für jene Ausschnitte eines Arbeitskontextes sinnvoll, die sich zuverlässig durch
ein Informationssystem anhand von vorab hinterlegten Regelsätzen oder spezifischen Formen
künstlicher Intelligenz analysieren lassen. Darüber hinaus ist dem Anwender die Möglichkeit
zu geben, dass er aktiv die Explikation seines Arbeitskontextes unterstützt, indem er
ergänzend Informationen über seine Absichten, implizit von ihm getroffene Überlegungen
und darüber hinausgehende Aspekte des Arbeitskontextes bereitstellt, die seiner Meinung
nach eine spätere Nachvollziehbarkeit seiner Aktivitäten erleichtern.
4.2.2.2 Gebrauchstauglichkeit
Soll ein bestehendes PU-System um Workspace Awareness erweitert werden, sind Verände-
rungen an seiner Benutzeroberfläche für die zusätzliche Darstellung von Awareness-Informa-
tionen notwendig. Zwangsläufig ergibt sich damit die Fragestellung, in welcher Form Aware-
ness-Informationen einem Anwender präsentiert werden sollen und wie tief greifend ihre Dar-
stellungen mit der bisherigen Oberfläche der Anwendung zu verzahnen oder zu integrieren
sind. Hierbei zu berücksichtigen ist eine Eigenschaft von Awareness, die bereits von Gutwin
und Greenberg zutreffend identifiziert wurde:
„Awareness is usually a secondary goal – that is, the overall goal is not simply to maintain awareness
but to complete some task in the environment.“ ([Gutwin/Greenberg 2004])
Damit drücken Gutwin und Greenberg eine grundlegend an Awareness-Systeme zu stellende
Forderung aus: Ein Awareness-System sollte über die Aktivitäten der Anwender Awareness-
Informationen bereitstellen, ohne dass diese dadurch bei ihren Arbeitsschritten behindert
werden. Auch wenn ein Anwender selbst seinen eigenen Arbeitskontext mit der größten
Präzision und Aussagekraft explizieren könnte (vgl. [Rittenbruch 2002], S. 166), stünde der
resultierende Mehraufwand in direktem Widerspruch zu dem Anspruch, eine Arbeits-
erleichterung durch den Einsatz von Workspace Awareness zu erreichen. Umgekehrt sind die
empfangenen Awareness-Informationen möglichst transparent in die virtuelle Arbeits-
umgebung zu integrieren, sodass diese weder eine Einschränkung noch eine informationelle
sowie funktionale Überfrachtung erfährt.
120 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Unter Berücksichtigung dieser vorrangigen Forderung, die sich grundlegend an der Ergono-
mie von Benutzerschnittstellen11 orientiert, lassen sich darüber hinausgehende Detailforde-
rungen formulieren. Diese konzeptionell-funktionalen Anforderungen an die Darstellung von
Awareness-Informationen sind zur Sicherstellung der Gebrauchstauglichkeit an den in der
europäischen Norm ISO 9241-110:2006 spezifizierten Grundsätzen der Dialoggestaltung
auszurichten, insbesondere an der Aufgabenangemessenheit, Steuerbarkeit, Erwartungs-
konformität und der Individualisierbarkeit:
Assoziation von Awareness-Informationen und Informationsobjekten
Kontextuelle Filterung von Awareness-Informationen
Exploration und Recherche in Awareness-Informationen
Assoziation von Awareness-Informationen und Informationsobjekten
Unter dem Kriterium der räumlichen Positionierung von Awareness-Informationen sind die
separierte und integrierte Darstellungsform zu unterscheiden. Bei der separierten Darstellung
werden die Awareness-Informationen optisch unabhängig in einem gesonderten Bereich der
Arbeitsoberfläche angezeigt, während sie bei der integrierten Darstellung mit den elementaren
Informationen des PU-Systems verknüpft werden. Eine integrierte, mit weiteren Informa-
tionen verzahnte Wahrnehmung von Awareness-Informationen ist grundsätzlich möglich, da
beruhend auf dem von der Gestaltpsychologie formulierten Gesetz der Nähe Elemente mit
geringerem Abstand zueinander als zusammengehörig wahrgenommen werden (vgl. [Herczeg
1994], S. 58; [Glaser 1994], S. 25 f.). Während sich der inhaltliche Bezug zwischen
Awareness-Informationen und den Informationen eines Anwendungssystems durch ihre
Integration somit leicht darstellen ließe, führt dieser Ansatz zugleich zu einer Erhöhung der
Informationsdichte der Eingabemasken. Die damit einhergehende steigende Gefahr einer
Überlastung des Anwenders mit Informationen ist daher nicht auszuschließen. Eine räumlich
getrennte Positionierung der Awareness-Informationen erleichtert es einem Anwender
dagegen, seine Aufmerksamkeit gezielt auf einzelne Bereiche zu fokussieren, erschwert
jedoch zugleich die Wahrnehmung der kontextuellen Beziehungen zu anderen Informations-
bereichen.
11 Unter dem Kriterium der Softwareergonomie werden Empfehlungen und Richtlinien zur Modellierung von
Benutzerschnittstellen von Softwaresystemen zusammengefasst. Die Erkenntnisse in diesem Forschungs-
bereich stützen sich in großen Teilen auf die Grundsätze der Medizin, Psychologie und der Arbeitswissen-
schaften über die menschliche Informationsaufnahme und Informationsverarbeitung. Ergänzt durch Beobach-
tungen und Analysen des Benutzerverhaltens von Softwaresystemen, sind darauf aufbauend maßgebliche
Gestaltungsgrundsätze zur Verbesserung der Gebrauchstauglichkeit von Softwaresystemen entstanden. Für
einen Einstieg sowie eine vertiefende Betrachtung der Ergebnisse dieses Forschungsgebiets sei auf [Herczeg
1994], [Eberleh 1994] sowie [Oberquelle 2001] verwiesen. Die sieben Grundsätze der Dialoggestaltung sind
darüber hinaus in ISO 9241-110:2006 festgeschrieben und stellen Leitlinien für die Leistungsbeschreibung,
Gestaltung und Bewertung von Dialogsystemen auf.
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 121
Gutwin und Greenberg unterscheiden neben der räumlichen Positionierung zusätzlich nach
der Art der informationellen Aufbereitung von Awareness-Informationen (vgl. [Gutwin/
Greenberg 2002], S. 432 ff.). Bei wortgetreuer Darstellung werden die erfassten Awareness-
Informationen in unveränderter Form angezeigt, bei symbolischer Darstellung hingegen
werden ausgewählte Aspekte explizit aufbereitet und ikonisiert dargestellt. Die höchste
Ähnlichkeit zur Wahrnehmung im physischen Arbeitsumfeld kann durch die Kombination
von integrierter und wortgetreuer Darstellung erreicht werden. Aufgrund der Menge der einen
Arbeitskontext beschreibenden Einflüsse ist diese Form jedoch nur für ausgewählte Eigen-
schaften für den Workspace-Awareness-Ansatz zu empfehlen. Vielmehr ist ein ausgewogenes
Gleichgewicht zwischen einer vollständigen, aber auch aufnehmbaren Informationsversor-
gung zu finden. Die Art der Assoziation von Awareness-Informationen mit den Informationen
des Anwendungssystems ist dabei sowohl nach ihrer Bedeutung für die Ausführung von
Arbeitsschritten als auch nach ihrer Veränderlichkeit auszurichten. Der die Informationen ver-
bindende Kontext muss davon unabhängig jedoch für jede Assoziationsform erkennbar
bleiben.
Kontextuelle Filterung von Awareness-Informationen
Die Forderung nach einer Filterung von Awareness-Informationen begründet sich aus der
durch ihre Anzeige resultierenden Steigerung der angebotenen und damit von einem Anwen-
der aufzunehmenden Informationsmengen (vgl. Abschnitt 4.1.2.2). Das Risiko einer Überver-
sorgung kann vermieden werden, wenn im Kontext einer Arbeitsaufgabe gegenwärtig nicht
benötigte Awareness-Informationen verborgen bleiben, jedoch bei Bedarf jederzeit wieder in
den Fokus der Darstellung gerückt werden können. Dadurch lässt sich auch das Risiko
minimieren, aufgrund fremder Aktivitäten im Randbereich des eigenen Arbeitskontextes von
der Durchführung der eigenen Arbeitsaufgabe ungewollt abgelenkt oder sogar im laufenden
Arbeitsschritt unterbrochen zu werden. Dabei ist dem Anwender vor dem Hintergrund der
Steuerbarkeit und Individualisierbarkeit die Möglichkeit der Einflussnahme auf die Filterung
zu gewähren. Zugleich sind in Abhängigkeit von dem Kontext, seinen durch die Awareness-
Informationen beschriebenen Merkmalen sowie dem Einsatzszenario sinnvolle Grundeinstel-
lungen für die Filterung einzelner Eigenschaften zu finden, um eine direkte Gebrauchsfähig-
keit zu gewährleisten. Sohlenkamp unterscheidet in diesem Zusammenhang analog zwischen
aktiver und passiver Auswahl der darzustellenden Awareness-Informationen und hebt hervor,
dass eine Eingrenzung auf die in einem Arbeitskontext relevanten Awareness-Informationen
zwar notwendig, jedoch selbst für den Anwender nur unter Schwierigkeiten durchführbar ist
(vgl. [Sohlenkamp 1999], S. 66).
Eine Filterung von Awareness-Informationen ist im Umkehrschluss auch bei ihrer Generie-
rung denkbar. Die Anwender könnten dadurch individuell entscheiden, welche Informationen
122 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
sie über ihren gegenwärtigen Arbeitskontext preisgeben möchten. Wenngleich dadurch dem
Bedürfnis nach informationeller Selbstbestimmung entsprochen werden könnte, steht dieser
Ansatz in Konflikt zu der bereits in Abschnitt 4.2.1.3 geforderten Vollständigkeit. Diese
gegensätzlichen Interessen sind folglich für die Anforderungen im Kontext eines Anwen-
dungsszenarios gegeneinander abzuwägen.
Exploration und Recherche in Awareness-Informationen
Wenngleich die mittels Workspace Awareness erfassten Awareness-Informationen lediglich
Auszüge eines Arbeitskontextes abbilden können, ist bereits in kürzester Zeit von einer An-
häufung erheblicher Informationsmengen auszugehen. Sollen diese für einen längeren Zeit-
raum für einen Anwender zugänglich sein, um ihm nicht nur ein Verständnis der gegenwärti-
gen, sondern auch der in der Vergangenheit liegenden Aktivitäten in einer kollaborativ
genutzten Arbeitsumgebung zu gewähren, sind diese Awareness-Informationen analog zu den
klassischen Informationen eines PU-Systems zu speichern. Parallel dazu sind dem Anwender
Funktionalitäten anzubieten, die ihm eine Recherche und Navigation in den Informa-
tionsbeständen nach seinen individuellen Bedürfnissen ermöglichen.
Idealerweise ist die Exploration von Awareness-Informationen mit den Mitteln zur Recherche
in den Informationen des PU-Systems zu verzahnen, wenn eine allgemeine Suche erfolgt. Die
zusätzlich erfassten Awareness-Informationen lassen sich dann zur Präzision der Suchergeb-
nisse und Eingrenzung der Ergebnismenge im Kontext einer Suchanfrage direkt nutzen.
Andererseits sind im Kontext einer Arbeitsaufgabe eher spezifische Fragestellungen zu
beantworten, wie die Frage nach den vorherigen Bearbeitern in einer Prozesskette oder die
Frage nach Personen mit einer identischen Aufgabenstellung. Unter diesen Voraussetzungen
grenzt der Kontext einer Arbeitsaufgabe die Ergebnismenge bereits entscheidend ein und
sollte für den Einstieg in die Exploration genutzt werden. Zugleich sollte für die Recherche im
Arbeitskontext ein Wechsel desselben möglichst vermieden werden, um die Arbeitsabläufe
nicht unnötig zu verkomplizieren. In Abhängigkeit von der Flexibilität der Arbeitsaufgaben,
den eingesetzten Kooperationsformen und den erfassten Merkmalen der Arbeitskontexte sind
anhand der daraus resultierenden Informationsbedürfnisse darüber hinausgehende Technolo-
gien zur explorativen Navigation vorzusehen. Diese sollten sich zum besseren Verständnis
analog zum eingesetzten PU-System an den klassischen Ansätzen des Wissensmanagements
orientieren (vgl. Abschnitt 3.4).
Zusammenfassend sind für die Sicherstellung der Gebrauchstauglichkeit von Workspace
Awareness zwei grundsätzliche Anforderungen herauszustellen, die allgemein für die Darstel-
lung kontextueller Informationen Anwendung finden müssen. Auf der einen Seite müssen
Awareness-Informationen in einer Form dargestellt werden, die für den Betrachter leicht
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 123
verständlich und direkt aufnehmbar ist. Auf der anderen Seite muss die Darstellung dennoch
so flexibel ausgelegt werden, dass sich in Abhängigkeit vom jeweiligen Kontext ein breites
Spektrum an einen Kontext charakterisierender Informationen visualisieren lässt. Die daraus
für die Entwicklung eines Awareness-Systems resultierende wesentliche Herausforderung
liegt in der Gewichtung der teils gegenläufigen Einflussfaktoren. Daher darf die Individualität
des einzelnen Anwenders nicht unberücksichtigt bleiben, sodass letztlich er den Grad an
Detailgenauigkeit in jedem Arbeitskontext selbst bestimmen können sollte.
4.2.2.3 Integration kollaborativer Funktionalitäten
Die Verbesserung der Wahrnehmung kollaborativer Arbeitskontexte ist eine der Hauptfunk-
tionen des Ansatzes der Workspace Awareness. Dies allein reicht jedoch nicht aus, um die in
Abschnitt 4.1.1 skizzierten positiven Auswirkungen auf die kollaborativen Kommunikations-
und Arbeitsprozesse einer Organisation auszulösen. Während sich in einer physischen
Arbeitsumgebung am gleichen Ort sowohl die gemeinschaftlich ausgeführten Aktivitäten
innerhalb des kollaborativen Arbeitskontextes direkt wahrnehmen lassen, stehen für den Aus-
tausch von Informationen zahlreiche verbale als auch nonverbale Kommunikationskanäle zur
Verfügung (vgl. Abschnitt 4.1.1.3). Entsprechend ist ein Bedarf zur Bereitstellung von Kom-
munikationskanälen im Kontext virtueller Arbeitsumgebungen bereits theoretisch im Bereich
der CSCW-Forschung erkannt worden. Ihm ist auch in der Praxis in Form von IuK-Systemen
zur Unterstützung von Echtzeitkommunikation entsprochen worden (vgl. Abschnitt 2.2.2
sowie 2.5.2).
Für den Workspace-Awareness-Ansatz ergibt sich daraus, dass synergetische Effekte erreicht
werden können, indem die Awareness-Informationen über Aktivitäten und Ereignisse in der
Arbeitsumgebung direkt in die Kommunikationskanäle zu ihren Verursachern integriert
werden. So ließe sich die Etablierung eines Kommunikationskanals zwischen den Kommu-
nikationspartnern im Kontext einer Arbeitsaufgabe weiter erleichtern und die Häufigkeit des
Wechsels verschiedener Werkzeuge minimieren. Diese Forderung deckt sich auch mit den
Ergebnissen einer von Forrester Research durchgeführten Studie über den Einsatz von Instant-
Messaging-Systeme in Unternehmen (vgl. [Koplowitz et al. 2007]). Darin wird die Integration
von IM in Kombination mit Presence Awareness in die klassischen Anwendungssysteme als
ein Trend dargestellt, der den Prozess der Identifikation von Kommunikationspartnern
grundsätzlich erleichtert und damit letztlich auch die Durchführung von Geschäftsprozessen
beschleunigt. Die Verknüpfung von Awareness-Informationen der Workspace Awareness und
der Presence Awareness der beteiligten Personen dient dabei der Vereinfachung von
Kopplungsprozessen zwischen den kooperierenden Personen. Durch die integrierte
124 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Bereitstellung textueller als auch verbaler Kommunikationskanäle werden die Hürden zur
Etablierung einer Kommunikation reduziert.
4.2.3 Technische Anforderungen
4.2.3.1 Stabilität und Korrektheit
Die mittels Workspace Awareness erfassten Informationen über die Arbeitskontexte der An-
wender eines PU-Systems lassen sich von anderen Anwendern desselben Systems zum
Erwerb eines Verständnisses über fremde Aktivitäten, ihrer Hintergründe als auch Zusam-
menhänge nutzen. Ein bei der Nutzung von Awareness-Systemen grundsätzlich auftretendes
Risiko ist die unbemerkte Verbreitung inkorrekter oder unvollständiger Informationen, die
aufseiten der Anwender zu einer fehlerhaften Interpretation einer Situation führen können.
Während jedoch beispielsweise für die klassischen Presence-Awareness-Systeme durch die
Übermittlung eines unzutreffenden Verfügbarkeitsstatus lediglich der Aufbau einer Kommu-
nikationsbeziehung gestört wird oder unbewusst eine unerwünschte Störung aufseiten eines
Kommunikationspartners auftreten kann, sind durch die Fehlinterpretation eines Arbeitskon-
textes weiter reichende Konsequenzen zu erwarten. Die jeweiligen Auswirkungen können
sich dabei in Abhängigkeit von den Kooperationsbeziehungen (vgl. Abschnitt 3.5) als hinder-
lich erweisen, wenn beispielsweise einer räumlich verteilt tätigen Arbeitsgemeinschaft für die
gemeinsame Durchführung einer Arbeitsaufgabe nicht alle verfügbaren Informationen über
die gemeinsame Arbeitsaufgabe und die beteiligten Gruppenmitglieder bereitgestellt werden.
Zusätzlich kann durch die inkorrekte Übermittlung eines Bearbeitungszustandes einer
Arbeitsaufgabe der Prozessablauf im Fall der Arbeitsteilung auch nachhaltig gestört werden.
Zur Etablierung von Vertrauen in ein Awareness-System müssen sich seine Anwender infol-
gedessen auf die Korrektheit der ihnen angebotenen Informationen verlassen können. Daher
sind nur jene Awareness-Informationen zu erfassen und zu verteilen, die als inhaltlich
gesichert angesehen werden. Für manuell durch einen Anwender explizierte Eigenschaften
eines Arbeitskontextes kann die Korrektheit jedoch nicht automatisiert überprüft werden,
sodass diese Aufgabe notwendigerweise den Anwendern überlassen werden muss. Für
automatisiert erfasste Informationen ist hingegen zu fordern, dass bereits im Rahmen der
Konzeption des Awareness-Systems nur Ansätze zu verfolgen sind, die eine zuverlässige,
inhaltlich gesicherte Explikation des Arbeitskontextes garantieren können.
4.2.3.2 Integrierbarkeit, Erweiterbarkeit und Wiederverwendbarkeit
Ziel der vorliegenden Arbeit ist die Konzeption eines Rahmenmodells für die Verbreitung von
Workspace Awareness bei der Verwendung von PU-Systemen. Auch wenn damit die Zielset-
zung eindeutig eingegrenzt ist, sind die Freiheitsgrade aufgrund der Unbestimmtheit des kon-
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 125
kreten Einsatzszenarios nicht zu vernachlässigen. Entsprechend flexibel und zugleich unab-
hängig vom jeweiligen Anwendungsfall ist das Rahmenmodell bereits in seiner Konzeption
anzulegen, sodass es sich flexibel an das jeweilige Einsatzszenario anpassen lässt. Allgemein
ist für den Ansatz der Awareness festzustellen, dass bis auf wenige Ausnahmen jede Form der
Umsetzung lediglich eine Lösung einer spezifischen Problemstellung darstellt und sie sich
daher nur schwer auf andere Anwendungsfälle übertragen lässt (vgl. [Kirsch-Pinheiro et al.
2003], S. 48). Mit der Fokussierung auf den speziellen Einsatzbereich von PU-Systemen wird
eine notwendige Eingrenzung des Anwendungsbereichs vorgenommen und dennoch eine
breite Klasse von Anwendungssystemen adressiert (vgl. Abschnitt 3.3).
Ergänzend dazu ist für die Konzeption einer technischen Realisierung davon auszugehen, dass
die Elemente der Workspace Awareness als Erweiterung bereits existierender und sich im
Einsatz befindlicher PU-Systeme auszulegen sind. Dabei ist die Integrierbarkeit in PU-
Systeme von den technologischen Eigenschaften des Systems selbst und zu gleichen Teilen
von der technologischen Konzeption eines Workspace-Awareness-Systems abhängig. Ent-
sprechend ist sowohl für das abstrakte Konzept des Rahmenmodells für Workspace Aware-
ness als auch für seine praktische Umsetzung zu fordern, dass dieses eine Erweiterbarkeit auf-
seiten der Erfassung, Übermittlung und Darstellung der verschiedenen Arten von Awareness-
Informationen vorsieht und dennoch einen ausreichenden Grad an Komponentisierbarkeit12
der einzelnen Systemelemente aufweist. Die Konzeption in Form einer Komponentenarchi-
tektur gewährleistet dabei, dass das Rahmenmodell für Workspace Awareness als abgeschlos-
sene Komponente bzw. als Menge von Komponenten ausgelegt wird und damit über eindeuti-
ge und feststehende Schnittstellen zu einem PU-System verfügt. Zugleich werden dadurch die
grundlegenden Elemente des Workspace-Awareness-Systems gegenüber anderen Software-
bausteinen gekapselt, sodass sich ihre Komplexität auf die Schnittstellen der Komponenten
reduziert. Folglich trägt die komponentenbasierte Architektur sowohl zur Integrierbarkeit als
auch Wiederverwendbarkeit eines Workspace-Awareness-Systems bei. Die für eine Integra-
tion erforderlichen Anpassungen eines bestehenden PU-Systems können analog dazu auf ein
Minimum reduziert werden, da lediglich erforderliche Schnittstellen für die Erfassung von
Aktivitäten und Zustandsänderungen bereitgestellt sowie etwaige Erweiterungen für die
integrierte Darstellung der Awareness-Informationen vorgenommen werden müssen.
12 Unter dem Schlagwort der komponentenbasierten Entwicklung, kurz Komponentisierung, werden im Bereich
der Softwarearchitektur verschiedene Ansätze zur Konzeption und Entwicklung von Softwaresystemen
zusammengefasst. Dabei wird der Begriff der Softwarekomponente für ein Softwareelement verwendet,
welches als abgeschlossener Baustein konform zu einem Komponentenmodell angelegt und mit anderen
Komponenten ohne Änderung verknüpft und ausgeführt werden kann (vgl. [Heineman/Councill 2001]). Jede
Komponente verfügt über eine verbindliche Schnittstelle (engl. Interface), durch welche die Wiederverwend-
barkeit einer Komponente in unterschiedlichen Kontexten ermöglicht wird. Für eine Vertiefung der Aspekte
komponentenbasierter Entwicklung und den Einsatz von Softwarearchitekturen sei auf [Heineman/Councill
2001], [Szyperski et al. 2002] sowie [Horn/Reinke 2002] verwiesen.
126 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
4.2.3.3 Management von Awareness-Informationen
Informationssysteme zur Verbreitung von Awareness verarbeiten traditionell große Informa-
tionsmengen. Dabei unterscheiden sich die zu verarbeitenden Awareness-Informationen in
ihrem Aufbau und ihrer Struktur häufig grundsätzlich von den im Umfeld von Groupware
traditionell eingesetzten Dokumentenmodellen (vgl. Abschnitt 2.5.1.1). Sohlenkamp differen-
ziert daher treffend zwischen dokumentenbasierten Anwendungsinformationen, Meta-
Informationen der Dokumente und den Kontext explizierenden Awareness-Informationen (vgl.
[Sohlenkamp 1999], S. 50 f.). Dabei verfügen Awareness-Informationen aufgrund ihrer
Kennzeichnung spezifischer Eigenschaften eines Arbeitskontextes, wie beispielsweise
Aufgabe, Bearbeiter oder auch Zeitpunkt einer Bearbeitung, vielfach über einen hohen
Strukturierungsgrad. Wenngleich sich die Struktur der erfassten Daten grundlegend von dem
Aufbau der traditionellen Anwendungsinformationen unterscheiden kann, sind diese einem
Anwender transparent im Kontext seiner Arbeitsaufgabe anzubieten. Folglich ist auch die
Verfügbarkeit der Awareness-Informationen nach der Verfügbarkeit der Anwendungsinfor-
mationen auszurichten. Hiervon betroffen ist insbesondere die Art der Verteilung und der
zentralisierten bzw. dezentralisierten Verwaltung. Erlaubt das PU-System seinen Anwendern
einen Zugriff auf die Anwendungsinformationen, ohne dass dafür eine Verbindung zu einer
zentralen Systeminstanz bestehen muss, ist zur Beibehaltung der Verfügbarkeit auch das
Awareness-System – soweit technisch realisierbar – entsprechend auszurichten.
Parallel dazu ist im Rahmenmodell für Workspace Awareness ein Konzept zur Sicherstellung
der Vertraulichkeit der sowohl sehr persönlichen Informationen seiner Anwender als auch der
die Geschäftsprozesse betreffenden Aspekte der Awareness-Informationen vorzusehen. Der
Schutz der Awareness-Informationen hat dabei unter Berücksichtigung der organisatorischen
Anforderungen (vgl. Abschnitt 4.2.1) zu erfolgen.
4.2.4 Zusammenfassung
Durch die Betrachtung der Anforderungen an ein Rahmenmodell für Workspace Awareness
konnten bereits zentrale Fragestellungen für seine Konzeption beantwortet werden. Auf orga-
nisatorischer Ebene wurden mit der Forderung nach Akzeptanz von Workspace Awareness
sowohl exogene als auch endogene Einflussfaktoren für den erfolgreichen Einsatz identifiziert
und die erforderlichen Rahmenbedingungen aufgezeigt. Eng mit diesem Aspekt verbunden ist
die Reziprozität, die von jedem Nutzer von Awareness-Informationen die Offenlegung des
eigenen Arbeitskontextes einfordert, sodass eine gleichberechtigte Informationsversorgung
der Kooperationspartner garantiert werden kann. Aus dem Aspekt der Identifikation der von
Arbeitskontexten zu explizierenden Eigenschaften resultiert die Forderung nach Vollständig-
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 127
keit, die unter Berücksichtigung von Abgrenzbarkeit, Erkennbarkeit und Kontinuität eine
umfassende Offenlegung selbiger vorsieht.
Auf funktionaler Ebene wurde die selbstständig im Hintergrund ablaufende und damit von
einem Akteur weitgehend unbemerkte Erfassung der Arbeitskontexte als elementare Eigen-
schaft eines Workspace-Awareness-Systems identifiziert. Automatismen sind erforderlich, um
den durch die Explikation des individuellen Arbeitskontextes erforderlichen zusätzlichen
Arbeitsaufwand so weit wie möglich zu minimieren. Dennoch wurde gleichfalls herausgear-
beitet, dass sich spezifische Bereiche eines Arbeitskontextes nur manuell explizieren lassen.
Entsprechend sind auch hierfür effiziente Möglichkeiten vorzusehen. Neben der Explikation
der Arbeitskontexte ist die visuelle Aufbereitung und Darstellung ein grundlegender Einfluss-
faktor für die Wahrnehmung der Awareness-Informationen. Die Schnittstelle zwischen
Mensch und Maschine zur Aufnahme von Informationen bildet ihre Repräsentation, die eine
effiziente Integration der dargebotenen Informationen in das persönliche mentale Modell
ermöglichen muss. Dabei darf der Anwender aufgrund der dargestellten Menge von Informa-
tionen weder überfordert noch in seinen gewohnten Arbeitsabläufen anderweitig behindert
werden. Als maßgeblich Einfluss nehmende Aspekte für die Gebrauchstauglichkeit der
Awareness-Informationen wurden folglich ihre Assoziation mit kontextuell verbundenen
Informationsobjekten, die Filterung in Abhängigkeit vom Kollaborations- und Arbeitskontext
sowie die Möglichkeiten zur freien Exploration und Recherche in Awareness-Informationen
herausgearbeitet.
Auf technischer Ebene wurde für die Konzeption eines Rahmenmodells für Workspace
Awareness aufgezeigt, dass sowohl Stabilität als auch Korrektheit notwendige Voraussetzun-
gen für den Einsatz von Workspace-Awareness-Systemen sind und folglich im Konzept-
entwurf zu berücksichtigen sind. Die Einsatzszenarien des Rahmenmodells für Workspace
Awareness sind durch die Beschränkung auf die Betrachtung mithilfe von PU-Systemen
durchgeführter kollaborativer Zusammenarbeit eindeutig eingegrenzt und zugleich aufgrund
der Breite dieser Systemklasse im Detail weitgehend offen. Unter diesen Voraussetzungen
wurde folglich die Wahl einer Systemarchitektur gefordert, die sowohl die Integrierbarkeit als
auch die Erweiterbarkeit und Wiederverwendbarkeit der für die Umsetzung des Rahmen-
modells benötigten Softwarebausteine sicherstellt.
4.3 Architekturentwurf eines Rahmenmodells für
Workspace Awareness
Auf Grundlage der im Abschnitt 4.1 dargelegten Bedeutung von Workspace Awareness wird
in den folgenden Abschnitten unter Berücksichtigung der im vorangegangenen Abschnitt 4.2
diskutierten Anforderungen das Rahmenmodell für Workspace Awareness entworfen. Dabei
128 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
ist zu berücksichtigen, dass die Konzeption eines Rahmenmodells für Workspace Awareness
an sich bereits ein komplexes Vorhaben darstellt und sowohl ein strukturiertes als auch plan-
volles Vorgehen erfordert. Vor diesem Hintergrund ist zunächst eine Vorgehensweise festzu-
legen, die mit dem Entwurf des Rahmenmodells für Workspace Awareness die Grundlage für
den daran anschließenden Abschluss des Modellentwurfs darstellt.
4.3.1 Vorgehensweise für den Entwurf des Rahmenmodells für
Workspace Awareness
Die unter Berücksichtigung der Prinzipien der Sekundärforschung durchgeführte Analyse der
Literaturbasis (vgl. Abschnitt 2.1.3) hat aufgezeigt, dass sich bisher für den Modellentwurf
eines Informationssystems zur Gewährung von Awareness kein einheitlicher Ansatz heraus-
gebildet hat. Vielfach sollen Fragen zu bestimmten kontextuellen Merkmalen oder Status-
eigenschaften entwickelt werden, zu deren Beantwortung ein Konzept für ein Awareness-
System entworfen wird (exemplarisch sei hierfür auf [Gutwin/Greenberg 2002]; [Borges et al.
2005]; [Kirsch-Pinheiro et al. 2003] und [Hoffmann 2002] verwiesen).
Für den Entwurf des Rahmenmodells für Workspace Awareness soll eine vergleichbare
Methodik Anwendung finden, die jedoch als Bottom-up-Ansatz auf einer niedrigeren konzep-
tionellen Ebene ansetzt. Hierbei werden auf der untersten Ebene zunächst die zentralen Eigen-
schaften der im Zusammenhang mit PU-Systemen auftretenden persönlichen sowie kollabora-
tiven Arbeitskontexte herausgearbeitet, um daran anschließend die mittels Workspace
Awareness zu beantwortenden Fragestellungen zu identifizieren. In einem folgenden Schritt
sind Systemkomponenten zu konzipieren, die sich für die Bereitstellung von Informationen
zur Beantwortung zuvor aufgestellter Fragestellungen eignen. Die Validierung der Ergebnisse
hat jeweils durch die Rückwärtsbetrachtung in Form eines Top-down-Ansatzes zu erfolgen,
um sicherzustellen, dass sich die entwickelten Systemkomponenten sowohl für die
Explikation der Arbeitskontexte eignen als auch die zuvor aufgestellten Anforderungen
berücksichtigen (vgl. Abschnitt 4.3.4.5).
4.3.2 Modell für Arbeitskontexte in PU-Systemen
Die Menge der einen Arbeitskontext beschreibenden Informationen ist aufgrund ihrer Viel-
schichtigkeit und ihrer logischen Verknüpfungen zu ihrer Umwelt als nahezu unbegrenzt
anzusehen. Die Relevanz der einzelnen Kontextinformationen ist dabei abhängig vom indivi-
duellen Fokus des Betrachters und seinem Wissensstand (vgl. Abschnitt 2.1.2 sowie 4.2.1.3).
Vor diesem Hintergrund sollte nur dann ein Modell für die in Zusammenhang mit PU-Syste-
men auftretenden Arbeitskontexte konzipiert werden, wenn von einem neutralen, unfokus-
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 129
sierten Betrachter ausgegangen und eine spezifische Abgrenzung zu den einen Arbeitskontext
einbettenden kontextuellen Elementen vorgenommen werden kann.
Für die Klassifizierung und Beschreibung von Kontexten werden in der Literatur zahlreiche,
aufgrund ihrer spezifischen Ausrichtung auf bestimmte Situationen teils grundverschiedene
Modelle vorgeschlagen (vgl. Abschnitt 2.1.2.1 sowie für einen beispielhaften Überblick über
ausgewählte Ansätze [Kofod-Petersen/Cassens 2005]; [Chen/Kotz 2000]; [Klempke 2000];
[Rosa et al. 2003] sowie [Pinelle et al. 2003]). Von jedem dieser Ansätze werden modellhaft
für die Analyse spezifischer Fragestellungen verschiedene Eigenschaften eines Kontextes her-
vorgehoben. Entsprechend müssen für die Modellbildung die maßgeblichen Merkmale der in
Zusammenhang mit PU-Systemen auftretenden Arbeitskontexte identifiziert werden. Erste
Hinweise für deren grundlegende Aspekte liefern die Taxonomie für Kooperationen in PU-
Systemen (vgl. Abschnitt 3.5) sowie die Grundlagen asynchroner und synchroner Kollabora-
tion (vgl. Abschnitt 2.3). Die unabhängig von der spezifischen Kooperationsform stabil wie-
derkehrenden Merkmale sind:
Personen, die als Bearbeiter auftreten können,
Aufgaben, die von Bearbeitern auszuführen sind, sowie
Artefakte, die für die Durchführung der Aufgaben von Personen benötigt werden.
Damit bilden die Merkmale Personen, Aufgaben und Artefakte zugleich den abgrenzenden
Rahmen des Kontextmodells, da sie nicht nur im Fall kooperativ ausgeführter Geschäftspro-
zesse die grundlegend bestimmenden Aspekte der Arbeitskontexte darstellen, sondern gleich-
falls die entscheidenden Eigenschaften persönlicher Arbeitsprozesse charakterisieren. Sowohl
die drei Hauptmerkmale als auch ihre Beziehungen zueinander sind zur weiteren Detaillierung
des Modells zu attribuieren (vgl. Abbildung 4-1). Die auf diesem Wege identifizierten Attri-
bute stellen ihrerseits weitere Merkmale des Kontextmodells dar, die sich erneut detaillieren
und sich damit auch attribuieren ließen. Entsprechend könnte durch die rekursive Anwendung
dieser Methodik das dargestellte Kontextmodell beliebig umfangreich und detailgetreuer
spezifiziert werden. Im Rahmen der Modellbildung kann hierauf jedoch verzichtet werden, da
für die abstrakte Entwicklung eines Rahmenmodells für Workspace Awareness bereits die
zentralen Aspekte erfasst werden. Für die Übertragung auf ein spezifisches Anwendungs-
szenario ist die erreichte Vollständigkeit des Modells jedoch erneut zu prüfen und dieses
gegebenenfalls um fehlende Merkmale zu erweitern oder um nicht erforderliche Aspekte zu
vereinfachen.
Der Vorteil der rekursiven Konzeption des Modells für Arbeitskontexte liegt folglich in seiner
den Detaillierungsgrad betreffenden Flexibilität. Aufgrund der zahlreichen sowie zum Teil
nur individuell wahrgenommenen Verknüpfungen der Merkmale eines Kontextes einerseits
130 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
(vgl. Abschnitt 2.1.2) und der grundsätzlich vorliegenden Problematik der Abgrenzbarkeit
(vgl. Abschnitt 4.2.1.3) andererseits ist eine Anlage als statisches Modell auszuschließen. Mit-
tels der vorgestellten rekursiven Konzeption ist dagegen eine Abbildung von Arbeitskontex-
ten in Bezug auf die beteiligten Personen, auf ihre Aufgaben und die dafür benötigten
Artefakte mit einem beliebigen, auf die jeweilige Fokussierung angepassten Detaillierungs-
grad möglich. Dennoch wird durch die Eingrenzung auf Personen, Aufgaben und Artefakte
die erforderliche Abgrenzung gegenüber dem einen spezifischen Arbeitskontext umfließenden
externen kontextuellen Kontinuum erreicht. Diese Abgrenzung stellt jedoch zugleich die
Limitation des vorgestellten Modells dar, da sich die außerhalb stehenden Merkmale damit
nicht abbilden lassen. Für den Architekturentwurf des Rahmenmodells für Workspace
Awareness ist diese Eigenschaft des Modells jedoch kein limitierendes, sondern ein erforder-
liches Merkmal, da dadurch die unter der Forderung nach Vollständigkeit obligatorische
Abgrenzbarkeit gewährleistet werden kann.
Personen
Aufgaben Artefakte
nutzten
sehen für ihre Durchführung vor
führen durch
s
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Identität
Stelle & Rolle
Kontaktdaten
Aufenthaltsort
Qualifikation
Typ
Verfügbarkeit
Eigenschaften
ErreichbarkeitVoraussetzungen
Ergebnis
Intentionen
Ziele
Zuständigkeiten
Fristen & Dringlichkeit
Art
Grund
Dauer
DauerAbhängigkeiten
Organisationsform Kooperationsform
Tätigkeitsform
Zeitraum
Intentionen
Aktivitäten
Dauer
Zeitpunkt
Art
Dauer
Hilfsmittel
Fähigkeiten
Zeitpunkt
Abhängigkeiten
Ähnlichkeiten
Geschäftsprozesszugehörigkeit
Grund
Abbildung 4-1: Modell für Arbeitskontexte in PU-Systemen
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 131
Zur Verdeutlichung und Kommentierung der in Abbildung 4-1 dargestellten Attribute wird
darüber hinaus auf die Angaben in den folgenden Tabellen verwiesen. Die darin zu findenden
Erläuterungen ermöglichen ein Verständnis der Attributsbedeutungen und geben darüber
hinaus Hinweise, wie sich die Attribute in einem folgenden Rekursionsschritt weiter
verfeinern ließen.
Merkmal: Personen
Identität Kennzeichnet eine Person durch ihren Namen, ihr Geschlecht oder auch ihr
äußeres Erscheinungsbild.
Aufenthaltsort Bezeichnet zu einem spezifischen Zeitpunkt die Position einer Person in einer
Umgebung. Folglich kann mit dem Aufenthaltsort sowohl die Position in einer
physischen, räumlichen Arbeitsumgebung als auch die virtuelle Anwesenheit in
einem virtuellen Informationsraum, wie beispielsweise einer Webkonferenz,
ausgedrückt werden.
Qualifikation Drückt die Befähigung einer Person aus, eine bestimmte Tätigkeit regelmäßig und
wiederkehrend auf einem spezifischen Leistungsniveau auszuführen. Eindeutige
Kennzeichen hierfür sind die im Rahmen von Ausbildung, Studium, Weiterbil-
dung oder auch in der Praxis erworbenen Erfahrungen. Zu unterscheiden sind die
Qualifikationen, welche die potenziellen Fähigkeiten einer Person ausdrücken,
und die Leistung, welche als qualifizierte, tatsächliche Tätigkeit von einer Person
erbracht wird.
Stelle & Rolle Charakterisiert die Stellung einer Person in einem organisatorischen, sozialen oder
auch administrativen System. Darin inbegriffen ist auch die Stellung in einem
Geschäftsprozess, welche in der Regel für die Konzeption von Geschäftsprozessen
zunächst durch die Bildung von Rollen als Bearbeiter von Arbeitsschritten abstra-
hiert und für eine Instanz eines Geschäftsprozesses zum Zeitpunkt seiner Realisie-
rung durch spezifische Personen ausgefüllt wird.
Kontaktdaten Beschreiben die Möglichkeiten zur Etablierung einer Kommunikationsbeziehung
mit einer Person unter Angabe der verfügbaren Kommunikationskanäle und ihrer
Parameter.
Tabelle 3: Attribute von Personen
132 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Merkmal: Aufgaben
Ziele Legen Zustände oder Ereignisse fest, die durch die Erfüllung von Aufgaben als ihr
Resultat angestrebt werden.
Ergebnis Kennzeichnet das zu einem spezifischen Zeitpunkt erreichte Resultat der Aufga-
bendurchführung. Dies umfasst sowohl alle Zwischenergebnisse als auch das
finale Endergebnis.
Intention Drückt das mit einer Aufgabe verbundene Vorhaben und Motiv aus. Im Gegensatz
zu den Zielen einer Aufgabe kennzeichnet die Intention auf einer übergeordneten
Meta-Ebene die Beweggründe, die sowohl für die Entstehung der Aufgabe
verantwortlich als auch für die Verwendung der Ergebnisse maßgeblich sind.
Voraussetzungen Charakterisieren die Zustände als auch Eigenschaften, die vor der Durchführung
einer Aufgabe erfüllt sein müssen.
Fristen und
Dringlichkeiten
Definieren die Rahmenbedingungen einer Aufgabe unter temporalen Aspekten.
Mit inbegriffen sind verbindliche maximale Fertigstellungstermine, die kalkulierte
Dauer für die Durchführung einer Aufgabe oder die Priorität, die die Veränder-
lichkeit eines Zustandes in Abhängigkeit von der Zeit konkretisiert.
Geschäftsprozess-
zugehörigkeit
Darlegung der Eingliederung einer Aufgabe in einen Geschäftsprozess auf struk-
tureller Ebene und in eine seiner Instanzen auf operationaler Ebene.
Zuständigkeiten Legt fest, durch wen eine Aufgabe durchzuführen ist.
Tabelle 4: Attribute von Aufgaben
Merkmal: Artefakte
Typ Definiert die Art eines Objekts der Arbeitsumgebung. Grundsätzlich zu unter-
scheiden sind Artefakte, die im Rahmen einer Aufgabe erstellt werden, im End-
ergebnis einer Bearbeitung als eigenständiges Objekt untergehen oder in Form
von Werkzeugen nahezu unveränderlich für einen gewissen Zeitraum lediglich für
die Durchführung einer Aufgabe benötigt werden.
Eigenschaften Kennzeichnet die Merkmale eines Objekts, sodass eine Abgrenzung sowie Unter-
scheidung von anderen Objekten und der Umgebung gelingt. Bezogen auf die
Informationsobjekte (z. B. Dokumente) eines PU-Systems fallen darunter
exemplarisch die Struktur, die Form der Ablage sowie die Kategorisierung oder
auch der Status der Bearbeitung.
Verfügbarkeit Legt die Eigenschaft eines Artefakts in Bezug auf seine Verwendung zu einem
spezifischen Zeitpunkt fest. Eine Einschränkung der Verfügbarkeit entsteht bei-
spielsweise, wenn sich ein im Gebrauch quantitativ eingeschränktes Artefakt
bereits in Anwendung befindet und keine weiteren simultanen Nutzungsmöglich-
keiten bestehen.
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 133
Erreichbarkeit Beschreibt die Möglichkeiten für den Zugriff auf das Artefakt sowie die dafür
erforderlichen Zugriffswege als auch ihre Realisierbarkeit zu einem spezifischen
Zeitpunkt. Einschränkungen in der Erreichbarkeit können folglich durch den
Wegfall einer oder mehrerer Zugriffswege als auch einer fehlenden Berechtigung
entstehen. Während das abstrakte Merkmal der Erreichbarkeit eines Artefakts
lediglich die Rahmenbedingungen definiert, wird durch ihre Umsetzung und
Anwendung auf eine durch einen Zeitpunkt, das Umfeld oder auch eine Person
spezifizierte Situation die situative Verfügbarkeit gebildet.
Tabelle 5: Attribute von Artefakten
Beziehung: Personen führen Aufgaben durch (PersonZuAufgabe)
Aktivitäten Beschreibt die Handlungen von Personen zur Erfüllung der durch die Aufgaben
definierten Ziele.
Zeitraum Bestimmt den oder die Zeitabschnitte, in denen sich eine Person der Durchführung
von Aufgaben widmet und dafür erforderliche Aktivitäten ausübt.
Intentionen Drückt das mit den Aktivitäten einer Person verbundene Vorhaben und Motiv aus.
Maßgeblich Einfluss nehmende Faktoren sind die mit einer Aufgabe verbundene
Intention als auch die individuellen Beweggründe der beteiligten Personen, die der
Beziehung einen hohen Grad an Individualität verleihen. Ein einfaches Beispiel
hierfür sind Personen, die mit leidenschaftlicher Akribie und Gewissenhaftigkeit
die ihnen gestellten Aufgaben mit höchster Sorgfalt erledigen, und im Vergleich
dazu Personen, die zu ihrem persönlichen Vorteil ihre Aktivitäten auf ein erforder-
liches Mindestmaß reduzieren.
Tätigkeitsform Kennzeichnet die Art der ausgeführten Aktivitäten in Bezug auf das umgebende
System. Zu unterscheiden sind Aktivitäten auf oberster Ebene, die aufgrund der
ausgeübten Handlungen zu den in der Systemumgebung explizit wahrnehmbaren
Zustandsveränderungen oder Ereignissen führen, sowie jene, die lediglich fiktive
oder rein theoretische Änderungen bewirken und damit äußerlich nicht wahr-
nehmbar sind. Auf darunter liegenden Ebenen lassen sich diese in weitere
Gruppen, wie beispielsweise sinnieren oder memorieren unterteilen.
Tabelle 6: Attribute der Beziehung zwischen Personen und Aufgaben
134 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Beziehung: Personen nutzen Artefakte (PersonZuArtefakt)
Art Charakterisiert die Form des Gebrauchs eines Artefakts durch eine Person.
Grundsätzlich ist für den Umgang mit Artefakten im Zusammenhang von PU-
Systemen zwischen stabilen und transformierenden Gebrauchsformen zu unter-
scheiden. Während Erstgenannte keinen bleibenden Einfluss auf den Zustand
eines Artefakts nach seiner Anwendung ausüben, treten durch transformierende
Gebrauchsformen Veränderungen an einem Artefakt auf. Diese können sowohl
seine Erstellung, Erweiterung, Reduzierung oder auch Auflösung oder Löschung
bedeuten und im Umgang mit Informationsobjekten häufig nur exklusiv
ausgeführt werden (vgl. Abschnitt 2.3.3).
Zeitpunkt Kennzeichnet den Moment der Verwendung eines Artefakts.
Dauer Drückt die Zeitspanne aus, für die sich ein Artefakt von einer Person in An-
wendung befindet.
Tabelle 7: Attribute der Beziehung zwischen Personen und Artefakten
Beziehung: Aufgaben sehen für ihre Durchführung Artefakte vor (AufgabeZuArtefakt)
Grund Charakterisiert die Beziehung einer Aufgabe zu einem Artefakt und umgekehrt.
Zeitpunkt Kennzeichnet den Moment, für den zur Durchführung einer Aufgabe die Verwen-
dung eines Artefakts vorgesehen ist.
Dauer Bezeichnet die veranschlagte Zeitspanne, für die ein Artefakt benötigt wird, um
eine Aufgabe zu erledigen.
Hilfsmittel Charakterisiert die zusätzlich erforderlichen Objekte, die für den im Sinne der
Aufgabenstellung erfolgreichen Einsatz eines Artefakts erforderlich sind. Da auch
diese Objekte in der Regel Artefakte der Arbeitsumgebung darstellen, drückt die
Eigenschaft folglich Querbeziehungen zu anderen Artefakten in Verbindung mit
spezifischen Aufgabenstellungen oder Tätigkeitsmustern aus.
Fähigkeiten Definiert qualifizierende Merkmale, die für die Verwendung von Artefakten unter
gewissen Aufgabenstellungen erforderlich sind. Im Fall der Verwendung von PU-
Systemen fallen darunter beispielsweise Kenntnisse zu seiner Verwendung, also
zu den für bestimmte Anforderungen angebotenen Funktionalitäten, zur Interpre-
tation der daraus resultierenden Zustandsveränderungen sowie zur differenzierten
Abwägung zwischen eventuell gegebenen unterschiedlichen Einsatzmöglich-
keiten.
Tabelle 8: Attribute der Beziehung zwischen Aufgaben und Artefakten
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 135
Beziehung: Personen kollaborieren miteinander (PersonZuPerson)
Organisationsform Spezifiziert die Art der Zusammenarbeit unter den Kriterien der Organisations-
theorie, insbesondere der Aufbau- und Ablauforganisation (vgl. Abschnitt 2.3.1).
Kooperationsform Konkretisiert die Form der Zusammenarbeit in der Ebene ihrer Ausführung. Im
Zusammenhang mit PU-Systemen sind dies insbesondere die Arbeitsgemein-
schaft, Aufgabenteilung, Arbeitsteilung und Arbeitsanalogie (vgl. Abschnitt 3.5).
Abhängigkeiten Legt die Interdependenzen zwischen den Personen fest und gibt damit Auskunft
über die organisatorischen sowie sozialen Freiheitsgrade zwischen den jeweiligen
Personen.
Dauer Kennzeichnet die Zeitspanne, für die eine Zusammenarbeit zwischen den Perso-
nen erfolgt. Diese kann von kurzen Augenblicken bis hin zu langfristig organisa-
torisch konstituierten Strukturen reichen und gibt damit indirekt auch Auskunft
über den Grad der Etablierung der Kooperationsbeziehung.
Tabelle 9: Attribute der Beziehungen zwischen Personen
Beziehung: Aufgaben stehen in Beziehung zueinander (AufgabeZuAufgabe)
Abhängigkeiten Definiert die Struktur zwischen verschiedenen Aufgaben im Sinne einer Arbeits-
folge (vgl. Abschnitt 2.3.3). Zu unterscheiden sind sowohl Vorgänger- und Nach-
folgerbeziehungen als auch die Nebenläufigkeit sowie der Fall der gegenseitigen
Unabhängigkeit.
Ähnlichkeiten Charakterisiert den Grad der Übereinstimmung zwischen verschiedenen Aufgaben
anhand ihrer eindeutigen Merkmale (siehe Tabelle 4).
Tabelle 10: Attribute der Beziehungen zwischen Aufgaben
Beziehung: Artefakte stehen in Zusammenhang miteinander (ArtefaktZuArtefakt)
Art Drückt die Verbundenheit verschiedener Artefakte zueinander aus. Neben einem
Abhängigkeitsverhältnis, welches die Nutzung eines Artefakts nicht ohne ein
anderes zulassen kann, fällt darunter auch die Form des Zusammenhangs. Dieser
kann im Fall der von PU-Systemen unterstützten Artefakte aus einer Zusammen-
gehörigkeit auf informationeller, struktureller oder funktionaler Ebene bestehen.
Dauer Bezeichnet den Zeitraum, für den ein Zusammenhang zwischen verschiedenen
Artefakten festgestellt werden kann.
Grund Charakterisiert den Hintergrund, aus dem heraus ein Zusammenhang zwischen
verschiedenen Artefakten gebildet wird.
Tabelle 11: Attribute der Beziehungen zwischen Artefakten
136 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
4.3.3 Platzmetapher für Arbeitskontexte
Das im vorangegangenen Abschnitt vorgestellte Modell für Arbeitskontexte in PU-Systemen
verkörpert einen abstrakten Ansatz zur Charakterisierung von Arbeitskontexten. Damit bildet
es die qualifizierende Grundlage für die Konzeption eines Modells für Workspace Awareness,
entspricht dabei jedoch aufgrund seines hohen Formalisierungs- und Abstraktionsgrades nicht
der menschlichen, auf Anschaulichkeiten beruhenden Wahrnehmung seiner Umgebung. Zur
Veranschaulichung abstrakter Konzepte werden daher häufig Metaphern eingesetzt, die auf-
grund ihrer Ähnlichkeit zu allgemein bekannten Gegebenheiten die Verständlichkeit theoreti-
scher Modelle steigern können. Die Einführung einer Metapher für Arbeitskontexte empfiehlt
sich daher gleichfalls.
Menschen verbinden mit ihren Handlungen häufig spezifische Orte, an denen diese Hand-
lungen stattfinden. Diese mentale Verbundenheit schlägt sich auch in umgangssprachlichen
Formulierungen wie „ich gehe zur Arbeit“ oder „auf der Arbeit“ nieder. Während solche
Ausdrücke allgemein die Art der eigenen Handlungen bezeichnen, werden damit auch der Ort
und die physische Arbeitsumgebung, in deren Umfeld die Arbeitsleistung erbracht wird,
charakterisiert. Die Wechselwirkungen mit der räumlichen Arbeitsumgebung erzeugen damit
eine Verbundenheit, die als kennzeichnend für einen Arbeitskontext wahrgenommen werden
kann. Eine Übertragung der räumlichen Bedingungen auf virtuelle Arbeitsumgebungen, so
wie sie durch PU-Systeme bereitgestellt werden, wird durch eine räumliche Metapher für
Arbeitskontexte in virtuellen Arbeitsumgebungen geschaffen.
Der Ansatz der Raummetapher findet bereits Anwendung in einem Beitrag von Fuchs über
die situationsorientierte Unterstützung von Gruppenwahrnehmungen (vgl. [Fuchs 1998],
S. 42 ff.). Basierend auf dem Konzept der räumlichen Nähe verwendet er die Metapher der
Räume als abgrenzendes und ordnendes Strukturierungsmittel, um neben der Wahrnehmung
der Anwesenheit darüber hinausgehende Ansätze zur Unterstützung der Orientierung in
Räumen, respektive in Arbeitskontexten, mithilfe von Übersichtskarten oder dreidimensio-
nalen Welten zu vereinfachen.
Im Rahmen der vorliegenden Arbeit soll analog dazu eine auf der räumlichen Nähe beruhende
Metapher zur Abgrenzung und Charakterisierung von Arbeitskontexten Anwendung finden.
Während Räume die Existenz feststehender Abgrenzungen und Navigationspfade, wie
Wände, Türen oder Fenster, suggerieren, drücken Plätze nur die Existenz einer örtlichen
Gegebenheit mit mehr oder minder weichen Übergängen zu ihrer weiteren Umgebung aus.
Damit weisen Plätze eine essenzielle Gemeinsamkeit zu Arbeitskontexten auf, deren präzise
Abgrenzung nur schwerlich möglich, doch deren Einbettung in das sie umgebende
kontextuelle Kontinuum formulierbar ist (vgl. Abschnitte 4.2.1.3 sowie 2.1.2). Ein Platz
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 137
bezeichnet folglich im übertragenen Sinn einen Arbeitskontext, der betreten wird, indem eine
Person aktiver Teil dieses Kontextes wird. Die räumliche Nähe drückt dabei den Grad der
Verbundenheit zum Kern des Arbeitskontextes aus, der sich über Personen, Aufgaben und
Artefakte charakterisiert.
Eine besondere Rolle nehmen dabei die Personen ein, die durch ihre Beziehungen zu den
Aufgaben gestaltende Bestandteile eines Arbeitskontextes sind und somit für Plätze sowohl
einen Teil der charakteristischen Merkmale wie auch deren Besucher bilden. Daher sind für
eine gegenwärtige Ausprägung eines Platzes die in ihm aktiven Personen von jenen zu unter-
scheiden, die lediglich aufgrund ihrer zugewiesenen Aufgaben im Kontext eines
Geschäftsprozesses eine Verbindung zu einem Arbeitskontext und damit auch einem Platz
aufweisen. Abbildung 4-2 veranschaulicht unter Abstraktion der unterschiedlichen Ausprä-
gungen persönlicher Beziehungen die Zusammenhänge von Personen, Aufgaben und
Artefakten für Plätze kollaborativer Arbeitskontexte.
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Aufgabe
Aufgabe
Aufgabe
Platz
Kollaborativer
Arbeitskontext
Person
Person
Person
Abbildung 4-2: Platzmetapher für kollaborative Arbeitskontexte
Die Platzmetapher eignet sich jedoch nicht nur zur Versinnbildlichung kollaborativer
Arbeitskontexte, sondern gleichfalls zur anschaulichen Charakterisierung, Strukturierung und
Abgrenzung persönlicher Arbeitskontexte in virtuellen Arbeitsumgebungen. Dem im
Abschnitt 3.4 vorgestellten Modell für Arbeitskontexte virtueller Informationsräume folgend
lassen sich aktive und passive persönliche Arbeitskontexte voneinander unterscheiden.
Übertragen auf die Metapher der Plätze entspricht die Anwesenheit in einem Platz einem
aktiven Arbeitskontext, während die Abwesenheit die existierende Verbundenheit zu einem
passiven Arbeitskontext ausdrückt. Damit wird deutlich, dass Personen in Beziehungen zu
verschiedenen Plätzen stehen können, die untereinander wiederum semantische Relationen
aufweisen. Die in unterschiedlichen Arbeitskontexten eingebundenen identischen Personen,
Aufgaben und Artefakte bilden dabei die semantischen Verbindungen zwischen ihnen.
Übertragen auf die Platzmetapher drücken sich diese Relationen durch die räumliche Nähe
138 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
verschiedener Plätze aus, wobei einzelne Personen, Aufgaben sowie Artefakte als
Bestandteile mehrerer Plätze auftreten können. Diese Überschneidungen führen
versinnbildlicht zu Verbindungen zwischen verschiedenen Plätzen, die in Abhängigkeit von
der Anzahl ihrer Gemeinsamkeiten umso umfangreicher ausfallen (vgl. Abbildung 4-3).
Neben einfachen Beziehungen aufgrund von Ähnlichkeiten oder Überdeckungen weisen
Arbeitskontexte vielfach auch strukturelle bis hin zu hierarchischen Abhängigkeiten zueinan-
der auf. Diese entstehen, wenn umfangreiche Arbeitskontexte mithilfe der Fokussierung
untergliedert werden. Für die persönlichen Arbeitskontexte stellt die Abgrenzung der aktiven
von passiven Ausschnitten eine solche Fokussierung dar. Komplementär dazu lässt sich eine
Strukturierung in über- und untergeordnete Arbeitskontexte identifizieren, indem Geschäfts-
prozesse als übergeordneter Arbeitskontext angesehen werden, die sich in spezifische Arbeits-
schritte bis hin zu einzelnen Aufgaben untergliedern lassen. Entsprechend bilden sich diese
hierarchischen Strukturen gleichfalls auf über- sowie untergeordneten Plätzen ab.
Artefakt
Artefakt
Aufgabe
Aufgabe
Aufgabe
Platz
Kollaborativer
Arbeitskontext
Person
Person
Artefakt
Artefakt
Artefakt
Aufgabe
Aufgabe
Platz
Kollaborativer
Arbeitskontext Person
Person
Aktiver
Arbeitskontext
Abbildung 4-3: Semantische Beziehungen zwischen Plätzen
Für die Gestaltung eines Konzepts für Workspace Awareness stellt die Platzmetapher eine
Veranschaulichung dar, die sowohl die Konzeption als auch das Verständnis der Awareness-
Informationen durch die Akteure in einer virtuellen Arbeitsumgebung vereinfacht. Indem
abstrakte Arbeitskontexte als Plätze verstanden und ihre Merkmale als die Bestandteile oder
Besucher von Plätzen angesehen werden, wird durch die räumliche Vorstellungskraft des
Menschen ein Arbeitskontext in einer virtuellen Umgebung visualisierbar. Workspace Aware-
ness stellt vor diesem Hintergrund auch im übertragenen Sinn einen Ausgleich für durch die
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 139
Virtualisierung und die räumliche Verteilung einer Arbeitsumgebung eintretenden Verluste
der örtlichen Wahrnehmung dar.
Unabhängig davon weisen Plätze eine Eigenschaft auf, die für die automatisierte Kontext-
explikation von Nutzen ist: Plätze können betreten als auch verlassen werden. Dabei ist das
Betreten eines Platzes mit der Fokussierung auf einen spezifischen, aktiven Ausschnitt eines
Arbeitskontextes durch diese Person gleichzusetzen. Entsprechend kann automatisiert eine
Filterung der darzustellenden Awareness-Informationen auf die für diesen Platz relevanten
Ausschnitte stattfinden. Analog dazu ist eine direkte Zuordnung von Aktivitäten zu Aufgaben
und Arbeitskontexten möglich, wenn durch das explizite Betreten eines Platzes der Kontext
der Handlungen bereits zuvor implizit offengelegt wird. Rittenbruch stellt in einem
vergleichbaren Zusammenhang fest, dass sich der Aufwand für die Zuordnung von
Aktivitäten und Ereignissen zu einzelnen Kontexten für den Anwender reduzieren lässt,
indem in einem vorgelagerten Schritt zunächst der Kontext für alle nachfolgenden
Handlungen expliziert wird (vgl. [Rittenbruch 2002], S. 166). Folglich sind Konzepte zu
entwickeln, wie sich ein Betreten und Verlassen virtueller, Arbeitskontexte repräsentierender
Plätze realisieren lässt. Für die Konzeption der Fragestellungen für Workspace Awareness ist
von einer Möglichkeit zur Umsetzbarkeit auszugehen. Im Rahmen des Entwurfs einer
informationstechnologischen Konzeption ist dieser Aspekt wieder aufzugreifen.
4.3.4 Konzeption von Fragestellungen für Workspace Awareness
4.3.4.1 Vorüberlegungen
Die Konzeption von Fragestellungen für die Entwicklung von Awareness-Systemen ist eine
allgemein verwendete Methodik, die sich gleichermaßen für die Explikation von Kontexten
anwenden lässt. Der Einsatz von Fragestellungen entspricht der üblichen menschlichen
Vorgehensweise, um sich Informationen über Kontexte zu verschaffen. Die Fragen werden
dabei entweder explizit formuliert und zu ihrer Beantwortung an die Umwelt gerichtet oder
anhand impliziter Denkmuster von einem Individuum selbstständig für die Wahrnehmung
eines Kontextes eingesetzt. Für den Entwurf des Rahmenmodells für Workspace Awareness
bietet dieser Ansatz Vorteile auf mehreren Ebenen:
Verständlichkeit
Indem durch das Rahmenmodell explizite Fragestellungen formuliert und Hinweise
für ihre Beantwortung in Form eines Awareness-Systems gegeben werden, ist die
Intention der jeweiligen Komponenten nachvollziehbar dargelegt.
140 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Übertragbarkeit
Die im Folgenden entwickelten Fragestellungen berücksichtigen durch ihren Aus-
tausch, ihre Erweiterung oder ihre Reduktion die notwendigen Freiheitsgrade, die für
eine flexible Anpassung an ein spezifisches Anwendungsszenario – ergo ein ver-
feinertes Modell für Arbeitskontexte – benötigt werden. Zugleich wird damit auch die
Methodik vorgestellt, um diesen Transfer durchzuführen.
Gutwin und Greenberg schlagen für ihr Rahmenmodell von Workspace Awareness einen
allgemeinen Katalog von Fragen vor, der aufgrund seiner Allgemeinheit auch auf spezi-
fischere Arbeitskontexte und Anwendungsszenarien übertragen und daher als Grundlage für
das Rahmenmodell der Workspace Awareness für PU-Systeme dienen kann (vgl. [Gutwin/
Greenberg 2002]; Abschnitt 2.8.2.2). Die Fragen nach dem Wer, Was, Wo, Wann und Wie
adressieren die grundlegenden Merkmale des im vorangegangenen Abschnitt vorgestellten
Modells für Arbeitskontexte, sind jedoch zur Explikation selbiger noch zu unspezifisch.
Parallel zu den Fragestellungen ist die zeitliche Dimension eines Arbeitskontextes zu berück-
sichtigten. Während seine Wahrnehmung zwangsläufig in der Gegenwart erfolgt, beruhen
viele seiner Merkmale auf Ereignissen und Handlungen der Vergangenheit sowie Gegenwart
oder auf Erwartungen zukünftiger Entwicklungen. Entsprechend sind für die Konzeption des
Rahmenmodells für Workspace Awareness die Workspace Awareness der Vergangenheit,
Gegenwart und Zukunft zu unterscheiden, die in ihrer Gesamtheit den Fragenkatalog für das
Rahmenmodell bilden. Mit der Einführung einer temporalen Komponente als elementarer Be-
standteil des Rahmenmodells wird gleichermaßen ein Mechanismus der Alterung erforderlich.
Fragestellungen, die zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch in der Zukunft liegende und damit
vage zu beantwortende Aspekte eines Arbeitskontextes betreffen, beziehen sich im Verlauf
der Zeit auf die dann gelebte Gegenwart und letztlich auf die Vergangenheit. Entsprechend
ließen sich viele der im Folgenden vorgestellten Fragestellungen direkt in die jeweilige
Zeitform transferieren. Zur Verbesserung der Verständlichkeit und der Übersichtlichkeit
werden jedoch nur jene Fragestellungen betrachtet, die in einem direkten Bezug zur
Erlangung der in Abschnitt 4.1.1 im Speziellen vorgestellten Vorteile stehen und darüber
hinaus allgemein für den Erfolg des Ansatzes als relevant angesehen werden. Dabei ist zu
berücksichtigen, dass diese Beschränkung keine Einschränkung des Rahmenmodells für
Workspace Awareness darstellt, da dieses explizit eine Aufnahme weiterer Fragestellungen
vorsieht.
4.3.4.2 Workspace Awareness der Gegenwart
Die Workspace Awareness der Gegenwart expliziert jene Ausschnitte eines Arbeitskontextes,
die sich auf Ereignisse, Aktivitäten und Zustände zum augenblicklichen Zeitpunkt beziehen.
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 141
Die Workspace Awareness der Gegenwart erlaubt damit die vereinfachte Wahrnehmung jener
Bereiche, die insbesondere für eine simultan ausgeübte Kollaboration erforderlich sind. In der
nachfolgenden Tabelle 12 und der Tabelle 13 werden für jedes Merkmal des Modells für
Arbeitskontexte in PU-Systemen exemplarische Fragestellungen zu ihrer Explikation vor-
gestellt und in Gruppen zusammengefasst.
Unter der Gruppe der Identität lassen sich jene Fragestellungen über einen Arbeitskontext
zusammenfassen, die Auskunft über die kooperierenden Personen und ihre individuellen
Eigenschaften geben. In der Gruppe der Anwesenheit wird der Aufenthaltsort der Personen,
sowohl in der realen Umgebung als auch virtuell im Sinne ihrer Arbeitssituation, betrachtet.
Mit den Fragestellungen der Gruppe der Zuständigkeit wird die Zuordnung von Arbeits-
aufträgen zu Personen zur Bestimmung der gegenwärtig auszuführenden Tätigkeiten
expliziert. Zusammen bilden die Identität, Anwesenheit und Zuständigkeit die Fragen-
komplexe nach dem Wer und dem Wo ab. Neben den organisationalen Beziehungen zu
anderen Personen und ihren Arbeitsaufträgen wird durch sie insbesondere die Kenntnis über
den Aufenthaltsort bestimmter Personen einerseits und beliebiger Personen im persönlichen
direkten Arbeitsumfeld andererseits offengelegt. Der Aufenthaltsort bezeichnet dabei nicht
nur den physischen Ort einer Person in einer realen Umgebung, sondern auch die Anwesen-
heit einer Person an einem Platz im Sinne der Platzmetapher, ergo einem Arbeitskontext.
Workspace Awareness der Gegenwart – Wer & Wo
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen
Person Name
Qualifikation
Stelle & Rolle
Wer arbeitet mit mir zusammen?
Welche Kompetenzen bestehen?
Welche Funktion haben diese inne?
Identität
(WA-G-Id)
PersonZuPerson Organisationsform,
Abhängigkeiten
In welcher Beziehung stehe ich zu ihnen?
Welche Befugnisse und Abhängigkeiten
bestehen?
Anwesenheit
(WA-G-An)
Person Aufenthaltsort
Wer ist neben mir in der (virtuellen)
Arbeitsumgebung bzw. in einem Platz aktiv?
Wo halten sich andere Personen auf?
Was wird gegenwärtig betrachtet?
Zuständigkeit
(WA-G-Zu)
Aufgabe Zuständigkeiten,
Fristen und
Dringlichkeiten
Wer ist für eine Aufgabe zuständig?
Welche Aufgabe ist jetzt zu bearbeiten?
Kontakt
(WA-G-Ko)
Person Kontaktdaten
Wie kann ein Kontakt hergestellt werden?
Tabelle 12: Workspace Awareness der Gegenwart – Wer & Wo
142 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Die Fragenkomplexe nach dem Was und dem Wie werden durch die Gruppen Aktion,
Intention, Artefakt und Kontakt erfasst. Die Fragestellungen der Gruppe Aktion erstrecken
sich dabei auf jene Aspekte eines Arbeitskontextes, die die Beziehungen zwischen Personen,
Aufgaben und Artefakten in der gegenwärtigen Ausprägung betreffen. Durch sie wird
deutlich, welche Aktivitäten gegenwärtig in einer Arbeitsumgebung ausgeführt werden,
welchen Aufgaben sie zugeordnet werden können und wie die Lösung zurzeit angestrebt wird.
Ergänzend legen die Fragestellungen der Gruppe Intention die Hintergründe der ausgeführten
Aktivitäten dar, indem deren Ziele, Motivation und ihre Eingliederung in einen
Geschäftsprozess verdeutlicht werden.
Workspace Awareness der Gegenwart – Was & Wie
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen
PersonZuPerson Kooperationsform
Wie arbeiten wir zusammen?
PersonZuAufgabe Aktivitäten,
Tätigkeitsform
Was wird aktuell von anderen Personen
bearbeitet?
Wie wird eine Aufgabe gelöst?
AufgabeZuAufgabe Abhängigkeit,
Ähnlichkeit
Welche Abhängigkeiten und Ähnlichkeiten
bestehen zu anderen Aufgaben?
Aufgabe Voraussetzungen
Welche Zustände müssen erfüllt sein, damit
die Aufgabe ausgeführt werden kann?
Aktion
(WA-G-Ak)
AufgabenZuArtefakt Hilfsmittel, Grund Welche Artefakte und Hilfsmittel werden für
diese Aufgabe benötigt?
PersonZuAufgabe Intention Welches Ziel wird mit einer Aktivität
verfolgt?
Intention
(WA-G-In)
Aufgabe Intention, Ziele,
Geschäftsprozess-
zugehörigkeit
Warum und wozu wird diese Aufgabe
gestellt?
Zu welchem Geschäftsprozess und zu
welcher -instanz gehört diese Aufgabe?
Artefakt
(WA-G-Ar)
Artefakt Eigenschaften,
Verfügbarkeit,
Erreichbarkeit
Welchen Status weist ein Artefakt auf?
Wird ein Artefakt bereits verwendet?
Wie kann auf ein Artefakt zugegriffen
werden?
PersonZuArtefakt Art, Dauer,
Zeitpunkt
Mit welchen Artefakten arbeiten die anderen
Personen?
Wie werden die Artefakte eingesetzt?
ArtefaktZuArtefakt Art, Grund
Welche weiteren Artefakte benötige ich?
Tabelle 13: Workspace Awareness der Gegenwart – Was & Wie
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 143
Über die Fragestellungen der Gruppe Artefakt wird der Zustand der in einem Arbeitskontext
vorhandenen sowie gegenwärtig eingesetzten Artefakte betrachtet (vgl. Abschnitt 3.4). Die
Explikation ihrer Verfügbarkeiten und Erreichbarkeiten trägt zur Vermeidung von Zugriffs-
konflikten bei, während die Wahrnehmung ihres derzeitigen Anwenders und ihrer
Anwendungsart die Koordinierung möglicherweise konfliktionärer Zugriffe ermöglicht. Die
Etablierung einer Kommunikationsbeziehung ist dafür in der Regel erforderlich. Die
Fragestellungen der Gruppe Kontakt legen Informationen über aktuell zur Verfügung
stehende Kommunikationskanäle offen.
Zusammen eignen sich die Fragestellungen der Workspace Awareness der Gegenwart für eine
vollständige Explikation des Arbeitskontextes in seinem gegenwärtigen Zustand, wie dieser
modellhaft im Abschnitt 4.3.2 eingeführt wurde. Dabei bieten die so gewonnenen Informatio-
nen über den Zustand eines Arbeitskontextes ein breites Informationsspektrum zur Unterstüt-
zung der persönlichen als auch kollaborativen Arbeitsprozesse. Anhand der identifizierten
Fragen sind in einem nachfolgenden Schritt Systemkomponenten herauszuarbeiten, die ihre
Beantwortung und damit auch die Wahrnehmung des entsprechenden kontextuellen
Ausschnittes der Gegenwart erlauben. Zu berücksichtigen ist dabei die Aktualität der
Kontextinformationen, da diese insbesondere aufgrund der sich fortwährend verändernden
Aktivitäten und Zustände einem kontinuierlichen Alterungsprozess unterliegen. Dies hat zur
Folge, dass vor allem Informationen über den Gebrauch von Artefakten und der damit
verbundenen Anwesenheit in einer kollaborativen Arbeitsumgebung mit ihrer Veränderung
umgehend ihre Relevanz verlieren und sich sogar als Hemmnisse erweisen können, wenn sie
fälschlicherweise die Blockierung von Ressourcen signalisieren.
4.3.4.3 Workspace Awareness der Vergangenheit
Arbeitskontexte unterliegen einem kontinuierlichen Alterungsprozess, sodass sich ihre
Zustände in der Gegenwart bereits in Bruchteilen eines Augenblicks zu einem Merkmal der
Vergangenheit transformieren. Dennoch sind es insbesondere diese Eigenschaften, die den
Zustand eines Arbeitskontextes und damit aller seiner Merkmale in der Gegenwart
grundlegend beeinflussen. Eine isolierte Betrachtung von Gegenwart und Vergangenheit ist
aus diesem Grund nicht möglich, denn nur die Merkmale aus allen Zeitperioden vereinigen
sich zu den Einflussfaktoren, die einen Arbeitskontext präzise charakterisieren. Für die
Explikation von Arbeitskontexten mittels Workspace Awareness ist eine gesonderte
Betrachtung der Aspekte der Vergangenheit jedoch unvermeidbar, da für eine spätere
technologische Konzeption zunächst durch die Bildung entsprechender Fragestellungen die
relevanten Ausschnitte des Kontextmodells zu identifizieren sind. Dies ist von besonderer
Bedeutung, da sich die Umsetzung in technologische Komponenten zur Vermittlung von
144 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Workspace Awareness für die Vergangenheit grundsätzlich von jener für die Gegenwart
unterscheiden muss. Während für die Gegenwart Konzepte zu entwickeln sind, die eine
Wahrnehmung der gegenwärtigen Aktivitäten und Zustände einer Arbeitsumgebung nahezu in
Echtzeit ermöglichen, werden für die Merkmale der Vergangenheit Konzepte benötigt, die
ihre längerfristige Archivierung und einen späteren Zugriff gewährleisten.
Unter der Workspace Awareness der Vergangenheit werden folglich jene Ausschnitte eines
Arbeitskontextes zusammengefasst, die über seine Entstehung genauso informieren wie über
die zurückliegenden, in Zusammenhang mit ihm stehenden Ereignisse, Statusveränderungen,
Aktivitäten sowie deren Hintergründe. Damit wird einerseits die Historie eines Arbeits-
kontextes erschlossen, die das Fundament seines gegenwärtigen Zustandes darstellt.
Andererseits sind dadurch jene Eigenschaften zu erfassen, die sowohl eine Antizipation von
Aktivitäten als auch Ereignissen und damit die Unterstützung einer Arbeitsleistung auch über
die Grenzen des einzelnen Arbeitskontextes hinweg ermöglichen. Die Workspace Awareness
der Vergangenheit bildet damit jenen Informationspool, der sowohl für die Koordination der
eigenen Arbeitsschritte als auch der kooperativ ausgeführten Aktivitäten erforderlich ist.
Analog zu den Merkmalen der Gegenwart lassen sich diese auch für die Vergangenheit
gruppieren. Allen gemeinsam ist dabei die Offenlegung historischer Informationen über den
Arbeitskontext, sodass auch für die Bildung der Bezeichnungen der einzelnen Gruppen der
Begriff der Historie genutzt werden soll. Die in der Historie zu erfassenden Merkmale müssen
dazu geeignet sein, Fragen zum Was, Wie, Wann, Wer und Wo zu beantworten, sodass die
bearbeiteten Aufgaben, die Art ihrer Lösung, der Zeitpunkt sowie die daran beteiligten Perso-
nen und Artefakte offengelegt werden können. Daher umfassen die Fragestellungen der
Gruppe Aktionshistorie jene Ausschnitte des Arbeitskontextes, die Auskunft über die in der
Vergangenheit durchgeführten Aktivitäten geben. Dabei ist von Bedeutung, wer eine Aufgabe
gelöst oder die dafür erforderlichen Aktivitäten durchgeführt hat, welche Artefakte dafür
bisher bearbeitet wurden und wie diese Bearbeitung erfolgt ist.
Unter der Objekthistorie werden Informationen über Aktivitäten, Ereignisse und Status-
änderungen aus der Perspektive der betroffenen Artefakte zusammengefasst. Ausgehend von
einem spezifischen Artefakt lässt sich mithilfe der Objekthistorie feststellen, welche
Veränderungen an einem Artefakt vorgenommen wurden, wann und durch wen diese
erfolgten. Werden Artefakte zu Bestandteilen des aktiven Arbeitskontextes (vgl. Abschnitt
3.4), ist es die Aufgabe der Objekthistorie, den Bearbeiter über die bisher vorgenommenen
Arbeitsschritte sowie die daraus resultierenden Zwischen- und Endergebnisse zu informieren,
sodass dieser darauf aufbauend die Aufgaben des anstehenden Arbeitsschrittes durchführen
kann. Zur Ausräumung von Unklarheiten oder zur Ergänzung der durch die Objekthistorie
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 145
eventuell nicht ausreichend explizierten Hintergrundinformationen sind im Rahmen der
Objekthistorie auch die potenziellen Ansprechpartner aufzuzeigen.
Workspace Awareness der Vergangenheit
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen
PersonZuAufgabe Aktivitäten,
Intention,
Tätigkeitsform
Wie ist eine Aktivität durchgeführt worden?
Womit hat sich eine Person bisher
beschäftigt?
Welche Aufgaben hat eine Person bisher
gelöst?
Wer hat diese Aufgabe bereits (erfolgreich)
gelöst?
Aktionshistorie
(WA-V-Ak)
PersonZuArtefakt Art Welche Aktivitäten sind auf einem Artefakt
(in einem Zeitraum) ausgeführt worden?
Welche Artefakte sind bisher bearbeitet
worden?
Warum ist eine Aktivität ausgeführt
worden?
Artefakt Eigenschaften
Welche Veränderungen sind vorgenommen
worden, um das (Zwischen-)Ergebnis zu
erzielen?
Objekthistorie
(WA-V-Ob)
PersonZuArtefakt Dauer, Zeitpunkt,
Art
Wann ist die Veränderung eingetreten?
Wie ist das (Zwischen-)Ergebnis
entstanden?
Wer hat die Bearbeitung vorgenommen?
Anwesenheits-
historie
(WA-V-An)
Person Aufenthaltsort
Wer war bisher in der kollaborativen
Arbeitsumgebung aktiv?
Wann hat dies stattgefunden?
Tabelle 14: Workspace Awareness der Vergangenheit
Zur Identifikation der in einer Arbeitsumgebung im Kontext einer spezifischen Arbeits-
aufgabe bisher aktiven Personen gibt die Anwesenheitshistorie Auskunft über die zurück-
liegende Anwesenheit. Hierbei verweist die reine in der Vergangenheit liegende Anwesenheit
einer Person in einer Arbeitsumgebung in verschiedenen Kontexten auf die potenzielle
Existenz von Kenntnissen über die Arbeitsumgebung oder den jeweiligen Arbeitskontext.
Die Gesamtheit von Aktions-, Objekt- als auch Anwesenheitshistorie gibt umfangreiche Auf-
schlüsse über die in einer virtuellen Arbeitsumgebung zurückliegenden Ereignisse,
Aktivitäten und auch Hintergründe. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die in Tabelle 14
dargestellten Fragestellungen lediglich einen Ausschnitt der zurückliegenden Zustände und
Merkmale eines Arbeitskontextes explizieren. Ihre Erweiterung um Fragestellungen aus dem
Bereich der Workspace Awareness der Gegenwart ist daher explizit vorzusehen. Während für
146 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
die Gegenwart jedoch eine spezifische Ausdifferenzierung der einzelnen Merkmale eines
Arbeitskontextes zur Wahrnehmung seiner gegenwärtigen Merkmale zwingend erforderlich
ist, genügt für ein rückblickendes Verständnis seiner Vorgeschichte häufig die Wahrnehmung
der aus den Aktivitäten resultierenden Ergebnisse, ihrer Hintergründe als auch der Art und
Weise ihrer Erreichung. Indem damit eine Reduzierung auf die wesentlichen Eigenschaften
der historischen Entwicklung eines Arbeitskontextes vorgenommen wird, reduziert sich
zugleich die Menge der zu archivierenden Awareness-Informationen. Für die abstrakte
Konzeption der Workspace Awareness der Vergangenheit wird daher auf die weitere
Detaillierung ihrer Fragestellungen verzichtet, nicht ohne jedoch auf die Möglichkeit und
eventuelle Notwendigkeit explizit hinzuweisen.
4.3.4.4 Workspace Awareness der Zukunft
Sowohl die Workspace Awareness der Gegenwart als auch der Vergangenheit explizieren
gegenwärtige oder vergangene Merkmale eines Arbeitskontextes, die auf realen Ereignissen,
Aktivitäten sowie Zuständen beruhen und damit als gesichert anzusehen sind. Unsicherheiten
für ihre Wahrnehmung beruhen vorrangig auf ihrer potenziell unzureichenden Interpretierbar-
keit aufgrund fehlender Informationen sowie ihren Inkompatibilitäten zum mentalen Modell
des wahrnehmenden Individuums (vgl. Abschnitt 2.1.1). Über die Workspace Awareness der
Zukunft soll demgegenüber sowohl die Wahrnehmung potenzieller zukünftiger Ereignisse,
Aktivitäten als auch Zustandsveränderungen eines Arbeitskontextes ermöglicht werden.
Damit dringt die Workspace Awareness der Zukunft in jene Bereiche eines Arbeitskontextes
vor, die auf ungesicherten Abschätzungen sowie Erwartungen zukünftiger Entwicklungen
beruhen. Ein möglicher Ansatz für die Entwicklung einer Abschätzung trotz großer
Unsicherheiten wird in einem Beitrag von Hoffmann vorgestellt (vgl. [Hoffmann 2002] sowie
Abschnitt 2.8.2.4). Zur Reduktion als auch Vermeidung von Imponderabilitäten beschränkt
sich der im Folgenden vorzustellende Ansatz für die Workspace Awareness der Zukunft auf
jene Ausschnitte eines Arbeitskontextes, die auf gesicherten Kenntnissen über die Prozess-
und Arbeitsabläufe und über ihre Beziehungen zu den Aufgabenträgern sowie den
erforderlichen Artefakten beruhen. Es obliegt damit dem wahrnehmenden Individuum, die so
gewonnenen Informationen zu interpretieren und darüber hinausgehende Entwicklungen
abzuschätzen. Dieser Ansatz ist zu bevorzugen, da sich sowohl persönlich gewonnene
Erfahrungswerte als auch die individuelle Bereitschaft, das Risiko einer Unsicherheit ein-
zugehen, nicht durch die Mittel der Awareness zuverlässig abschätzen lassen. Zugleich wird
die Gefahr reduziert, dass vage Abschätzungen eines Awareness-Systems als gesicherte
Erkenntnisse und Merkmale eines Arbeitskontextes angesehen werden könnten.
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 147
Folglich sind für die Workspace Awareness der Zukunft die Ausschnitte eines
Arbeitskontextes zu identifizieren, für die ein hohes Maß an Vorhersagbarkeit besteht. Diese
erstrecken sich aufgrund der eingeschränkten Betrachtung von in Verbindung mit PU-
Systemen stehenden Arbeitskontexten auf jene Bereiche, die durch die Kenntnisse über die
gegenwärtigen Prozessabläufe und deren zukünftige Arbeitsschritte gesichert sind. Die
verlässlichen Erkenntnisse über die Beziehungen zwischen Aufgaben und Artefakten erlauben
darüber hinausgehend eine Prognose der zukünftig in einem Arbeitsschritt benötigten
Artefakte, nicht nicht jedoch des Zeitpunktes ihres Einsatzes. Analog dazu gibt ein voraus-
geplanter Geschäftsprozess Auskunft über die noch ausstehenden Arbeitsschritte sowie die
Rollen, Gruppen oder Personen, die diese als Arbeitsaufträge vorgelegt bekommen. Eine
Prognose der zukünftigen Aufgaben einer Person ist daher genauso wie die Vorhersage der
zukünftigen Akteure im Rahmen eines Geschäftsprozesses möglich.
Workspace Awareness der Zukunft
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen
Aufgaben Ziele, Fristen &
Dringlichkeiten,
Voraussetzungen,
Geschäftsprozess-
zugehörigkeit
Welche Aufgaben sind zukünftig zu
bearbeiten und wozu dienen sie?
Bis wann muss ein Ergebnis vorliegen?
Welche Voraussetzungen sind dafür
erforderlich?
Welche Geschäftsprozesse sind betroffen?
AufgabenZuAufgaben Abhängigkeiten Welche Aufgaben müssen abgeschlossen
werden, damit eine zukünftige Aufgabe
durchgeführt werden kann?
Aufgaben-
vorschau
(WA-Z-Au)
PersonenZuAufgaben Aktivitäten,
Zeitraum,
Intentionen
Welche Aufgaben sind von einer Person
bzw. Gruppe in Zukunft zu bearbeiten?
In welchem zeitlichen Rahmen werden
Aufgaben voraussichtlich zur Bearbeitung
anstehen?
Welche Absichten werden mit ihnen
verfolgt?
Welche Qualifikationen werden für
zukünftige Aufgaben benötigt?
Artefakte Eigenschaften
Welcher Zustand wird für ein Artefakt
zukünftig erwartet?
Objekt-
vorschau
(WA-Z-Ob) AufgabenZuArtefakt Hilfsmittel, Dauer,
Grund
Welche Artefakte und Hilfsmittel werden
für zukünftige Aufgaben benötigt?
Wie lange wird ein Artefakt voraussicht-
lich noch benötigt?
Wofür wird ein Artefakt zukünftig
eingesetzt werden?
Tabelle 15: Workspace Awareness der Zukunft
148 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Unter der Gruppe Aufgabenvorschau sind jene Fragestellungen zusammengefasst, die
Auskunft geben über die künftig zu bearbeitenden Aufgaben, ihre Fristen und die Vorausset-
zungen für ihre Ausführung. Zusammen mit ihrer Einordnung in die Arbeitsschritte eines
Geschäftsprozesses und der daraus resultierenden Explikation von Zuständigkeiten vermittelt
die Aufgabenvorschau damit sowohl aus der Perspektive eines einzelnen Aufgabenträgers als
auch einer Arbeitsgruppe einen Eindruck über die in Zukunft anstehenden Aktivitäten.
Aufseiten des erwarteten zukünftigen Einsatzes von Artefakten erlauben die Fragestellungen
der Objektvorschau einen Ausblick darauf, wie sich ihr Zustand durch noch ausstehende Akti-
vitäten verändern wird und im Rahmen welcher Aufgaben es zu diesen Veränderungen vor-
aussichtlich kommen wird. Die Objektvorschau kann dabei im Regelfall jedoch nicht die
Ergebnisse der manuell auszuführenden Bearbeitungsschritte vorwegnehmen, sondern muss
sich in diesen Fällen auf gesicherte Eigenschaften, wie beispielsweise einen Bearbeitungs-
zustand beschränken.
4.3.4.5 Zwischenbetrachtung
Die in den vorangegangenen Abschnitten vorgestellte Konzeption der Gruppen von
Fragestellungen für die Gewährung von Workspace Awareness lassen direkt erkennen, dass
sich die Eigenschaften von Arbeitskontexten für jede Zeitperiode durch die Entwicklung
entsprechender Fragestellungen explizieren lassen. Die Aussagekraft der auf diese Weise
gewonnenen Informationen über einen Arbeitskontext reicht dabei von der relativ
unscheinbaren Ebene der Anwesenheit von Personen in einer virtuellen Arbeitsumgebung bis
hin zur präzisen Explikation der Aktivitäten einzelner Personen und ihrer Beziehungen zu
einzelnen Aufgaben oder Geschäftsprozessen. Dabei beschreibt die Anwesenheit zunächst
lediglich eine unspezifische Verbindung zu einem Arbeitskontext oder der Arbeitsumgebung,
aus der sich weder Rückschlüsse auf die Aktivitäten noch Aufgaben einer Person ziehen
lassen. Jedoch legt sie eine grundlegende Beziehung zu einem Arbeitskontext, einer
Arbeitsaufgabe oder zumindest der virtuellen Arbeitsumgebung offen, welche gegebenenfalls
das kleinste Bindglied zwischen zwei Personen darstellt. Diese Beziehung kann sich jedoch
als ausreichend erweisen, damit sich die Personen gegenseitig Hilfestellung geben. Auch
wenn die einzelnen Personen weder in einen identischen Arbeitskontext noch in einen
gemeinsamen Geschäftsprozess eingebunden sind, verfügen sie durch die Verwendung der
identischen Arbeitsumgebung über Kenntnisse ihrer Anwendung sowie ihrer funktionalen
Möglichkeiten. Bestehen darüber hinausgehende Gemeinsamkeiten, beispielsweise weil sich
die Personen in der Kooperationsform einer Arbeitsteilung oder zumindest einer
Arbeitsanalogie befinden, ist eine Identifikation geeigneter Ansprechpartner durch Recherche
in den Awareness-Informationen der Workspace Awareness direkt möglich.
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 149
Demgegenüber profitieren Arbeitsgemeinschaften (vgl. Abschnitt 3.5.2) von einer
verbesserten Wahrnehmbarkeit der Aktivitäten anderer Gruppenmitglieder, indem sowohl ihre
gegenwärtigen als auch zurückliegenden Aktivitäten und die dafür eingesetzten Artefakte
durch die Workspace Awareness expliziert werden. Wenngleich sich diese Merkmale zur
Vermeidung von Zugriffskonflikten als unverzichtbar erweisen, benötigen Arbeitsgemein-
schaften im Besonderen ein gemeinschaftliches Verständnis der zu lösenden Aufgaben. Für
die geteilte Wahrnehmbarkeit der persönlichen als auch kollaborativen Intentionen verfügt
das Konzept der Workspace Awareness für jede temporale Phase über entsprechende Frage-
stellungen, sodass ihre Offenlegung auch bei räumlich oder zeitlich verteilt operierenden
Arbeitsgemeinschaften gelingen kann.
Kooperationen unter Aufgabenteilung (vgl. Abschnitt 3.5.3) werden komplementär dazu
durch eine durchgängige Dokumentation der Arbeitsabläufe und der in den einzelnen
Arbeitsschritten erzielten sowie erwarteten Zwischen- und Endergebnisse durch die Mittel der
Workspace Awareness gefördert. Aufgrund der Strukturierung der Arbeitsprozesse dieser
Kooperationsform nach den Grundsätzen der Artenteilung verteilen sich die für einen
Geschäftsprozess als auch für eine Instanz desselbigen erforderlichen Aufgaben auf
divergente Arbeitsschritte (vgl. Abschnitt 3.5), die häufig zugleich von verschiedenen
Bearbeitern ausgeführt werden. Die mittels Workspace Awareness erreichte gezielte
Explikation der Ergebnisse einer Arbeitsaufgabe bereits zurückliegender Arbeitsschritte
ermöglicht damit den Zugriff auf Hintergrundinformationen zu den vorangegangenen
Aktivitäten in jedem Arbeitsschritt. Zugleich erfasst die Workspace Awareness die Personen,
die an der Durchführung dieser Aktivitäten beteiligt waren, sodass sie im Falle einer
notwendigen Rücksprache identifiziert werden können. Andererseits gewährt die Workspace
Awareness der Zukunft einen Ausblick auf nachfolgende Arbeitsschritte, sodass ein
Bearbeiter bereits die Ergebnisse seiner Aufgaben leichter an ihnen ausrichten kann.
Eine besonders zu berücksichtigende Rolle nehmen unter Arbeitsteilung (vgl. Abschnitt 3.5.4)
die Artefakte ein, wenn die Menge der zur Bearbeitung ausstehenden Instanzen eines
Geschäftsprozesses auf verschiedene Bearbeiter aufzuteilen ist. Mit den Mitteln der
Workspace Awareness der Gegenwart als auch der Vergangenheit lässt sich dieser Vorgang
selbst ohne Verwendung zentraler Vergabemechanismen unterstützen, indem mittels
Objekthistorie sowie der Wahrnehmung gegenwärtig verwendeter Artefakte die sich bereits in
Bearbeitung befindlichen Instanzen erkennen lassen. Ein darüber hinausgehender Einfluss
von Workspace Awareness ist außerdem nicht zu vernachlässigen, wenn die Art und Weise
der Durchführung einer Arbeitsaufgabe betrachtet wird. Sollte trotz arbeitsteiliger
Kooperation über alle Instanzen ein vergleichbares, identischen Maßstäben unterliegendes
Endergebnis gefordert werden, benötigen die zuständigen Bearbeiter Mittel und Wege, wie sie
150 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
ihre Aktivitäten und Vorgehensweisen aufeinander abstimmen können. Sowohl die in der
Gegenwart gewonnenen Informationen über die Aktivitäten und dafür relevanten Intentionen
der anderen Kooperationspartner als auch die dafür eingesetzten Artefakte und ihre
Zustandsänderungen, welche sich auch zu einem späteren Zeitpunkt in Form der Aktions- und
Objekthistorie erfassen lassen, erlauben die Wahrnehmung der Arbeitsweisen und Ergebnisse
der Kooperationspartner. Die Workspace Awareness ermöglicht folglich auch ohne explizite
Kommunikationsprozesse eine Antizipation sowie Angleichung der Vorgehensweisen.
Ergänzend werden die gegenwärtig im gleichen Arbeitsschritt aktiven Kooperationspartner
unmittelbar ersichtlich, sodass diese mit den Mitteln der direkten Kommunikation ihre
Aktivitäten aufeinander abstimmen können.
Neben den Arbeitsgemeinschaften, der Aufgaben- oder Arbeitsteilung profitieren auch die
Arbeitsanalogien von den mittels Workspace Awareness explizierten Merkmalen
kollaborativer Arbeitskontexte. Wenngleich aufgrund einer mangelnden prozessbedingten
Verbindung die Beziehungen zwischen Aktivitäten unter einer Arbeitsanalogie nicht direkt
erkennbar und vorhersehbar sind, erlaubt die Explikation der Merkmale von zunächst als
grundlegend verschieden eingeschätzten Arbeitskontexten unabhängiger Geschäftsprozesse
die Identifikation von Gemeinsamkeiten aufgrund ähnlicher Vorgehensweisen, Aktivitäten,
Zielsetzungen oder auch Intentionen. Die Workspace Awareness kann demzufolge unter
diesen Voraussetzungen einen Beitrag für die Bildung eines Informationspools leisten, der für
die Identifikation von Arbeitsanalogien eine essenzielle Voraussetzung darstellt.
Neben den spezifischen Aspekten zur Unterstützung der verschiedenen Szenarien
kooperativen Arbeitens deckt das vorgestellte Modell der Workspace Awareness auch die
Merkmale von Arbeitskontexten auf, die zur Erreichung der im Abschnitt 4.1.1 diskutierten
Vorteile notwendig sind. So expliziert die Workspace Awareness der Gegenwart sowohl mit
den Fragestellungen der Gruppen „Aktion“, „Intention“ als auch „Artefakt“ für die Gegenwart
sowie mit den Gruppen „Aktions-“ und „Objekthistorie“ für die Vergangenheit jene
Eigenschaften von Arbeitskontexten, die für eine Antizipation von Aktivitäten und
Ereignissen eine integrale Voraussetzung darstellen. Die zur Unterstützung von Kopplungs-
prozessen notwendigen Informationen über die gegenwärtigen Aktivitäten sowie Expertisen
der Kooperationspartner vermitteln für die Gegenwart die Gruppen von Fragestellungen über
Aktion, Identität, Anwesenheit, Zuständigkeit und Kontakt. Komplementär dazu informieren
die Merkmale „Artefakt“ und „Zuständigkeit“ für die Gegenwart, die „Aktions-“ und
„Objekthistorie“ für die Vergangenheit sowie die Aufgabenvorschau für die Zukunft über den
Status sowie die derzeitigen als auch zukünftigen Arbeitsschritte, sodass die Koordination der
kollaborativen Ausführung vereinfacht wird. Dabei gewährt insbesondere die Workspace
Awareness der Gegenwart umfangreiche Einblicke in die derzeitig in der kollaborativen
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 151
Arbeitsumgebung stattfindenden Arbeitsprozesse, sodass sie einen zusätzlichen
Informationskanal zwischen kooperierenden Akteuren bildet.
4.3.5 Architekturentwurf für Workspace Awareness
Nachdem in den vorangegangenen Abschnitten ein Modell für die in Zusammenhang mit PU-
Systemen auftretenden Arbeitskontexte entwickelt und Fragestellungen für ihre Explikation
identifiziert wurden, kann im Folgenden aufbauend auf den so gewonnenen Erkenntnissen die
eigentliche Konzeption einer informationstechnologischen Architektur zur Verbreitung von
Workspace Awareness durchgeführt werden.
4.3.5.1 Vorüberlegungen
Für die Entwicklung einer Architektur zur Verbreitung von Workspace Awareness ist neben
der Frage nach der Art der zur Erlangung von Awareness benötigten Informationen die Frage
nach der Form ihrer informationstechnologischen Aufnahme, Aufbereitung, Verteilung,
Speicherung und Darstellung zu beantworten. Antworten auf die erstgenannte Frage liefert die
in den vorangegangenen Abschnitten vorgestellte Konzeption von Fragestellungen für
Workspace Awareness (vgl. Abschnitt 4.3.4). Eine informationstechnologische Architektur
zur Verbreitung von Workspace Awareness ist folglich so zu gestalten, dass durch ihre
Umsetzung in Form eines Awareness-Systems die Fragestellungen für Workspace Awareness
beantwortet und damit die Arbeitskontexte explizierbar werden. Die Architektur ist daher
gleichfalls wie das in Abschnitt 4.3.2 entwickelte Modell für Arbeitskontexte unter der
Zielsetzung einer vollständigen Explikation von Arbeitskontexten auszugestalten. Dem
gegenüber steht die Informationsversorgung eines PU-Systems, welches bereits eine
grundlegende, für die unterstützende Durchführung von Geschäftsprozessen elementare
Versorgung der Bearbeiter mit aufgaben- und prozessspezifischen Informationen in den
jeweiligen Arbeitsschritten gewährleistet. Daher sind für die Konzeption eines Awareness-
System im Sinne des Rahmenmodells für Workspace Awareness auch nur jene Merkmale der
Arbeitskontexte zu berücksichtigen, die nicht bereits durch das PU-System abgedeckt werden.
Für den Architekturentwurf für Workspace Awareness ergibt sich daraus, dass eine
Architektur zu wählen ist, die eine Umsetzung in ein Awareness-System sowohl vollständig
als auch in Ausschnitten ermöglicht. Indem diese Voraussetzungen geschaffen werden, kann
gleichfalls die erforderliche Erweiterbarkeit, Integrierbarkeit und Wiederverwendbarkeit (vgl.
Abschnitt 4.2.3.2) gewährleistet werden, da eine offene respektive nicht monolithische
Architektur notwendigerweise Schnittstellen für ihre Verknüpfung, Erweiterung und
Integration benötigt. Ein Ansatz, der diese Anforderungen berücksichtigt, liegt in der bereits
vorgestellten komponentenbasierten Entwicklung, die eine Konzeption von eigenständigen
152 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Bausteinen, Komponenten genannt, vorsieht, die einerseits gewisse Funktionalitäten kapseln
und andererseits explizite Schnittstellen für ihre Integration und Kombination aufweisen (vgl.
[Heineman/Councill 2001]; [Szyperski et al. 2002] sowie [Horn/Reinke 2002]). Für die
Entwicklung einer Architektur für Workspace Awareness wird unter Berücksichtigung aller
Voraussetzungen daher die Konzeption von Komponenten vorgeschlagen und im Folgenden
verfolgt.
Unabhängig davon ist für die Beantwortung der Fragestellung nach der informationstechno-
logischen Aufnahme, Aufbereitung, Verteilung, Speicherung und Darstellung der
Informationen über Arbeitskontexte der Prozess ihrer Wahrnehmung sowie ihrer
informationstechnologischen Verarbeitung näher zu betrachten. Berlage und Sohlenkamp
unterscheiden dabei zwischen der statischen Darstellung des Zustands eines Arbeitskontextes
zu einem spezifischen Zeitpunkt und der dynamischen Präsentation von Veränderungen im
zeitlichen Verlauf (vgl. [Berlage/Sohlenkamp 1999], S. 220 f.). Für die Wahrnehmung der
Merkmale eines Arbeitskontextes werden sowohl die statischen als auch die dynamischen
Verfahren benötigt, da nur so die temporalen Einflüsse auf einen Arbeitskontext zeitnah für
die Wahrnehmung durch einen Beobachter aufbereitet werden können. Entsprechend ist für
die Workspace Awareness der Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft eine
Komponentenarchitektur zu entwickeln, die basierend auf den in der Vergangenheit erfassten
Merkmalen über einen Arbeitskontext die Aufbereitung in Form von statischen Awareness-
Informationen ermöglicht. Demgegenüber verlangt die Workspace Awareness der Gegenwart
sowie in Teilaspekten auch die Workspace Awareness der Zukunft eine zusätzliche
Berücksichtigung dynamischer Aspekte, um die Veränderungen eines gegenwärtigen
Arbeitskontextes vermitteln zu können.
Ein Modell für die Verarbeitung, Visualisierung und kognitive Wahrnehmung der
dynamischen Veränderungen von Arbeitskontexten wird in Abbildung 4-4 dargestellt. Das
Modell basiert auf einem von Berlage und Sohlenkamp vorgestellten Beitrag über die
allgemeine Vermittlung von Awareness dynamischer Zustandsveränderungen, welches
entsprechend den Erfordernissen für die Awareness von Arbeitskontexten erweitert wurde.
Die aus den Aufgaben eines aktiven Arbeitskontextes von Person A resultierenden Aktivitäten
führen darin zu Zustandsänderungen des Arbeitskontextes. Mit der Ausführung der
Aktivitäten lassen sich Ereignisse verbinden, die durch ihre Auslösung die Veränderung des
Zustandes beschreiben. Gleichzeitig lassen sich die Ereignisse nutzen, um eine Aktualisierung
der von Person B dargestellten Awareness-Informationen über den Arbeitskontext von Person
A auszulösen. Die Aktualisierung der Awareness-Informationen ermöglicht eine
Wahrnehmung der Aktivitäten von Person A und beeinflusst damit letztlich das Verständnis
des kollaborativen Arbeitskontextes aufseiten der Person B.
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 153
Aufgabe
Artefakt
fuhrt durch
Person A
sieht
Verwendung
vor
nutzt
Aktiver
Arbeitskontext von Person A
resultiert
in
Zustand des kollaborativen Arbeitskontextes
Ereignis
beein-
flusst
resultiert
in
erzeugt
beschreibt
beeinflusst
Visualisierung
Person B
Awareness erlangt
nimmt
wahr
zeigt
an
zeigt
an
Kollaborativer Arbeitskontext
ermoglicht
Aktivitat
uber
lost aus
Zustandsanderung
Abbildung 4-4: Ereignisbasierte Erzeugung von Awareness
Eine zentrale Stellung für die dynamische Vermittlung von Awareness nehmen die Ereignisse
ein, da sie die Entstehung von Awareness-Informationen über die durch Aktivitäten der An-
wender hervorgerufenen Zustandsänderungen des kollaborativen Arbeitskontextes auslösen.
Die so gewonnenen Awareness-Informationen sind mithilfe eines Awareness-Systems für die
Visualisierung und Benachrichtigung der Kollaborationspartner zu verteilen. Damit erfüllt das
in Abbildung 4-4 dargestellte Modell die klassischen Eigenschaften eines ereignisbasierten
Awareness-Systems. Dieses wird nur aktiv, wenn basierend auf zuvor definierten Messgrößen
Zustandsveränderungen als Ereignisse erkannt oder aufseiten des Empfängersystems Benach-
richtigungen über Ereignisse eingehen und dort für die Darstellung aufbereitet werden.
Sohlenkamp schlägt vor, dass für die Verarbeitung dynamischer Awareness-Informationen
eine sogenannte Awareness-Information-Pipeline einzusetzen ist, die für die Sammlung,
Übertragung, Filterung und Präsentation der Awareness-Informationen zwischen verschiede-
nen Personen verantwortlich ist (vgl. [Sohlenkamp 1999], S. 56 ff.). Angelegt in Form eines
unidirektionalen Informationsflusses sind darin Zwischenstufen vorgesehen, die eine Filte-
rung von Awareness-Informationen ermöglichen, sodass einerseits aufseiten ihrer Entstehung
die Bedürfnisse zur Wahrung der Vertraulichkeit, Privatsphäre wie auch der informationellen
Selbstbestimmung des Urhebers gewahrt werden. Andererseits finden auch die Erfordernisse
zur Vermeidung von Unterbrechungen und Informationsüberflutungen der Empfänger Beach-
tung. Insgesamt setzt sich die Awareness-Information-Pipeline aus sieben im Folgenden kurz
vorgestellten Komponenten zusammen. Für eine detaillierte Betrachtung wird ergänzend auf
den Beitrag von Sohlenkamp verwiesen.
154 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
1. Sensorik
Erfasst Zustandsänderungen des Arbeitskontextes anhand von Ereignissen im
Benutzer-Interface des Akteurs und erzeugt daraus Awareness-Informationen
2. Transport und Verteilung
Mechanismus zur Verteilung der Awareness-Informationen
3. Allgemeiner Filter
Filter zur Gewährleistung der allgemein für eine Organisation geltenden
Vereinbarungen über die Vertraulichkeit von Informationen
4. Individueller Privatsphären-Filter
Filtert Awareness-Informationen vor ihrer Verbreitung gemäß den individuellen
Bedürfnissen für den Erhalt der Privatsphäre und der informationellen Selbstbestim-
mung des Akteurs
5. Historienspeicher
Sammelt für die spätere Nachverfolgung der Ereignisse eines Arbeitskontextes die
Awareness-Informationen in einer Historie
6. Individueller Interessen-Filter
Filtert aufseiten des Empfängers die Awareness-Informationen anhand seiner
Informationsbedürfnisse
7. Darstellung
Stellt die Awareness-Informationen über Ereignisse im Arbeitskontext des
Empfängers dar
Der von Sohlenkamp vorgestellte Ansatz der Awareness-Information-Pipeline trägt durch die
verschiedenen Filterungen grundsätzlich zur Vermeidung der im Abschnitt 4.1.2 diskutierten
Problembereiche von Awareness-Systemen bei. Für die Konzeption einer ereignisbasierten
Architektur zur Verbreitung von Workspace Awareness ist folglich gleichfalls der Ansatz der
Awareness-Information-Pipeline zu verfolgen. Dabei ist jedoch zu prüfen, ob diese Pipeline
direkt zwischen dem Urheber und dem Empfänger von Awareness-Informationen zu
etablieren oder mithilfe eines zentralen Systems zur Kanalisierung und Verteilung von
Awareness-Informationen aufzusetzen ist. Die Vorteile des zentralen Ansatzes sind begründet
in der Existenz einer zentralen Komponente, die neben der Verteilung der Awareness-
Informationen in Echtzeit zugleich eine Historie pflegen kann, die für die Realisierung der
Workspace Awareness der Vergangenheit zwingend benötigt wird. Bei einer dezentralen
Realisierung müsste diese Historie gleichfalls dezentral, entweder vom System des Akteurs
oder der Empfänger, gepflegt werden. Wenngleich der Ansatz zu einer größeren Unabhängig-
keit von einem zentralen System führt, ist aufgrund der Anwendung der Workspace Aware-
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 155
ness auf ein zentrales PU-System dieser Aspekt als untergeordnet anzusehen. Für den folgen-
den Entwurf von Komponenten zur Verbreitung von Workspace Awareness ist daher der
zentrale Ansatz vorzuziehen, damit die Vollständigkeit der Historie im Rahmen der Grenzen
des Modells für Arbeitskontexte durch diese Komponente sichergestellt werden kann.
Die Vorüberlegungen haben damit bereits essenzielle Grundlagen für den Entwurf einer
Architektur zur Verbreitung von Workspace Awareness aufgezeigt. Die Art der zu vermitteln-
den Informationen über Arbeitskontexte wird durch die im Abschnitt 4.3.4 diskutierten Frage-
stellungen eingegrenzt, während sich die Art der informationstechnologischen Übermittlung
in statische und dynamische Elemente unterteilt. Unter Berücksichtigung der Erkenntnis, dass
einzelne Aspekte der in PU-Systemen auftretenden Arbeitskontexte bereits durch selbiges
System in einem ausreichenden Umfang expliziert werden können, ist für den Architektur-
entwurf der Komponentenansatz gewählt worden. Dieser verspricht ein hohes Potenzial für
die Integrierbarkeit, Erweiterbarkeit und Wiederverwendbarkeit der einzelnen Komponenten.
Dabei ist für den Entwurf von Komponenten zu berücksichtigen, dass sich Awareness über
die zum gegenwärtigen Zeitpunkt statischen Eigenschaften eines Arbeitskontextes durch eine
Darstellung des aktuellen Zustands des Arbeitskontextes realisieren lässt, während eine dyna-
misch auftretende Veränderung in Form eines ereignisbasierten Ansatzes unter Anwendung
der Awareness-Information-Pipeline Berücksichtigung finden muss.
4.3.5.2 Komponentenentwurf
Ziel des im Folgenden vorgestellten Komponentenentwurfs ist die abstrakte Konzeption von
Komponenten für die Verbreitung von Workspace Awareness. Dazu hat zunächst anhand der
in Kapitel 4.3.4 vorgestellten Fragestellungen eine abstrakte Komponentisierung zu erfolgen,
bei der einzelner Gruppen von Fragestellungen für ihre Beantwortung auf spezifische
Komponenten des Rahmenmodells für Workspace Awareness zugeordnet werden. Die
Komponenten des Rahmenmodells sind im Gegensatz zur Konzeption der Fragestellungen
nicht an der temporalen Ausprägung der zu vermittelnden Merkmale eines Arbeitskontextes
auszurichten, sondern an den Merkmalen eines Arbeitskontextes an sich. Zugleich steckt der
Komponentenentwurf lediglich einen abstrakten Rahmen für die nach Awareness-Funktionen
untergliederten Komponenten ab. Dieser ist im Zuge der Realisierung durch die Konzeption
von Softwarekomponenten zu erweitern.
Sowohl das Modell für Arbeitskontexte als auch die Fragestellungen zur Explikation seiner
Merkmale lassen erkennen, dass sich unter dem Dach der Workspace Awareness
verschiedene Gruppen von Awareness zusammenfinden, wie beispielsweise die bereits
etablierte Presence Awareness (vgl. Abschnitte 2.1.3 sowie 2.5.2). Diese lassen sich in Form
von Komponenten jeweils spezialisiert für die Explikation einzelner Teilbereiche eines
156 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Arbeitskontextes einsetzen. Entsprechend können die unten stehenden Komponenten den in
Abschnitt 4.3.4 gebildeten Fragestellungen zugeordnet werden (vgl. Anhang 8.1):
Social Awareness
Process Awareness
Object Awareness
Presence Awareness
Individual Awareness
Place-based Awareness
Zusammen bilden diese Komponenten das informationstechnologische Rahmenmodell der
Workspace Awareness, welches in Abbildung 4-5 in seinen Bestandteilen visualisiert wird.
Die elementarsten Komponenten des Komponentenmodells bilden die Social, Process, Object
und Individual Awareness. Aufgabe dieser Komponenten ist die Explikation der gleich-
namigen Ausschnitte eines Arbeitskontextes auf elementarer, zumeist statischer Ebene. Die
Presence Awareness bildet sowohl eine eigenständige Komponente als auch einen
integrativen Baustein, der die weiteren Komponenten der Workspace Awareness um
Awareness-Informationen über den Status, die Erreichbarkeit und den Aufenthaltsort der
Kollaborationspartner erweitert. Der Platzmetapher folgend verbindet die Place-based
Awareness die zuvor genannten Komponenten durch eine dynamische Wahrnehmung der
Personen und ihrer Aktivitäten an einem virtuellen, einen Arbeitskontext symbolisierenden
Platz. Zugleich repräsentiert die Place-based Awareness damit auch die Komponente zur
Visualisierung der dynamischen Veränderungen eines Arbeitskontextes, während die essen-
ziellen Komponenten mehrheitlich ihren Fokus auf die Explikation der weniger veränderli-
chen Eigenschaften legen. Ein weiterführender Entwurf der Komponenten der Workspace
Awareness erfolgt unabhängig voneinander in den folgenden Abschnitten, da sie eigenständi-
ge Merkmale der kollaborativen Arbeitskontexte explizieren. Eine detaillierte Zuordnung der
im Abschnitt 4.3.4 entwickelten Fragestellungen auf die Komponenten der Workspace
Awareness kann ergänzend dem Anhang 8.1 entnommen werden.
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 157
Social
Awareness
Process
Awareness
Object
Awareness
Individual
Awareness
Place-based Awareness
Workspace Awareness
Presence Awareness
Abbildung 4-5: Komponentenmodell für Workspace Awareness
4.3.5.3 Social Awareness
Aufgabe der Social Awareness ist die Explikation der Organisationsstrukturen, die einem
Arbeitskontext zugrunde liegen. Damit hat die Social Awareness geeignete Informationen
bereitzustellen, die zur Beantwortung der Fragestellungen über die Identität (Gruppe WA-G-
Id) der Personen eines Arbeitskontextes und ihrer Beziehungen untereinander geeignet sind.
Hierfür ist ein Verzeichnis aller Mitglieder einer Organisation bereitzustellen, das sowohl
persönliche und dennoch frei zugängliche Informationen über die einzelnen Personen
offenlegt als auch ihre Eingliederung in die Strukturen einer Organisation wiedergibt. Die
persönlichen Informationen – z. B. der Name oder auch ein Portraitbild – geben Auskunft
über die Identität einer Person. Verknüpft mit den Angaben über ihre Fähigkeiten und bereits
erworbene Expertisen entsteht ein Organisationsverzeichnis, das sowohl die Einschätzbarkeit
eines bisher nur unzureichend bekannten Kooperationspartners zulässt als auch die gezielte
Suche nach Personen mit spezifischen Fähigkeiten erlaubt. Parallel dazu gibt die
Eingliederung der Person in das Organisationsmodell Auskunft über ihre Position innerhalb
der Organisation. Ergänzt durch Angaben über ihre Mitgliedschaften in Gruppen oder Teams
lässt sich ein Informationsraum aufspannen, der die Aufgabenbereiche einer Person als auch
ihre Rolle bei der Erfüllung von Aufgaben erkennen lässt.
Die Social Awareness trägt damit zur Wahrnehmung von Einflüssen der sozialen Umgebung
eines Arbeitskontextes bei. Diese Einflüsse können als vergleichsweise statische Eigenschaf-
ten eines Arbeitskontextes angesehen werden, da sie durch Aktivitäten der Geschäftsprozesse
nicht verändert werden. Folglich kann die Schaffung von Social Awareness in Form eines
statischen Zugriffs auf das Organisationsverzeichnis erfolgen. Eine kontinuierliche Über-
158 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
wachung und Darstellung von Veränderungen ist dementsprechend gleichfalls nicht erforder-
lich, wenngleich die Aktualität der Informationen eine grundlegende Anforderung an die
Social Awareness darstellt.
Aus informationstechnologischer Sicht muss zur Erlangung von Social Awareness ein
Organisationsverzeichnisses etabliert werden, das einerseits die erforderlichen Informationen
über die Personen einer Organisation, ihre Fähigkeiten und ihre Beziehungen untereinander
verwalten kann. Andererseits ist zur Erlangung der Social Awareness ein unmittelbarer
Zugriff auf die Informationen des Organisationsverzeichnisses im Kontext einer
Arbeitsaufgabe zu gewähren. Dies kann über die direkte Integration der entsprechenden
Informationen in die Benutzerschnittstelle des PU-Systems oder durch die Bereitstellung
eines unmittelbaren Navigationswerkzeugs zum Aufruf der entsprechenden Informationen
erfolgen. Im Regelfall ist letzterer Ansatz zu bevorzugen, wenn Kooperationen in kleineren
bis mittleren Gruppengrößen vorliegen, in denen die Kooperationspartner zumindest eine
latente Kenntnis voneinander aufweisen. Die Aufblähung der Benutzerschnittstelle durch
zumeist im Fokus einer Arbeitsaufgabe nicht unmittelbar benötigte Informationen würde so
vermieden, der direkte Zugriff auf die Informationen über das soziale Umfeld wäre allerdings
dennoch gegeben. Unter einem direkten Zugriff ist dabei zu verstehen, dass Social Awareness
über die den Arbeitskontext betreffende Personen und ihre Beziehungen hergestellt werden
kann, ohne dass dafür ein Wechsel des Anwendungssystems oder eine gesonderte Recherche
im Organisationsverzeichnis erforderlich wird.
Abbildung 4-6 visualisiert eine Architektur für Social Awareness, die als zentrale Komponen-
ten ein Modul für Social Awareness und ein Organisationsverzeichnis vorsieht. Die
Komponente für Social Awareness analysiert für den Anwender transparent im Hintergrund
durch Beobachtung seiner Interaktionen mit dem PU-System den Fokus des gegenwärtigen
Arbeitskontextes, während sie zugleich die mit diesem Arbeitskontext verbundenen Personen
identifiziert. Für den auf diesem Wege festgestellten Personenkreis lassen sich durch die
Komponente für Social Awareness Werkzeuge zur Navigation zu den Informationsobjekten
des Organisationsverzeichnisses in die Benutzerschnittstelle integrieren, sodass im Bedarfsfall
ein direkter Aufruf möglich ist. Die Informationen zur Beantwortung der Fragestellungen in
der Gruppe der Identität sind folglich über die Informationsobjekte des Organisations-
verzeichnisses bereitzustellen, welches über die Social Awareness an das PU-System
angebunden wird. Dementsprechend ist das Organisationsverzeichnis insofern unabhängig
von einem PU-System als auch der Komponente für Social Awareness, da es lediglich über
eine Schnittstelle verfügen muss, über welche die Komponente für Social Awareness die
benötigten Informationsobjekte identifizieren und einen Verweis auf diese in der
Benutzerschnittstelle integrieren kann.
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 159
Aufgabe
Artefakt
Person X
Aufgabe
Artefakt
Person Person
Person
Arbeitsgruppe
Kollaborativer Arbeitskontext
Person X
Kontextuelle Meta-Ebene
Informationstechnologische Ebene
Benutzer-
schnittstelle
Social Awareness
Organisationsverzeichnis
Ubermittelt gegen-
wartigen Fokus
Integriert Verweise auf
Informationsobjekte
Liefert Informationen zu
Personen & Beziehungen
Identifiziert
Informationsobjekte
zu Personen &
Beziehung
Abbildung 4-6: Komponentenentwurf Social Awareness
4.3.5.4 Process Awareness
Die Process Awareness fördert die Wahrnehmung eines der Kernbereiche des PU-Systems,
welches per Definition eine ausgeprägte Prozessorientierung aufweist (vgl. Abschnitt 3.3).
Aufgabe der Process Awareness ist die Offenlegung jener Aspekte eines Arbeitskontextes, die
die mit ihm verbundenen Aufgaben sowie ihrer Beziehungen zu Personen als auch Artefakten
betreffen. Für die Workspace Awareness der Gegenwart beantwortet die Process Awareness
Fragestellungen zur Zuständigkeit, Aktion und Intention (Gruppen WA-G-Zu, WA-G-In
sowie zu Teilbereichen von WA-G-Ak), während sie für die Workspace Awareness der
Vergangenheit im Rahmen der Aktionshistorie lediglich Auskunft über die Hintergründe der
Aktivitäten und der beteiligten Personen gibt (Teilbereiche von WA-V-Ak). Im Gegensatz
dazu basiert die Process Awareness der Zukunft auf den Vorhersagen des PU-Systems über
die Abläufe von Geschäftsprozessen, welche mithilfe der Process Awareness bereitgestellt
werden. Folglich sind durch die Process Awareness insbesondere die Fragestellungen der
Workspace Awareness der Zukunft zu beantworten (Gruppen WA-Z-Au sowie WA-Z-Ob).
Der Ansatz der Process Awareness stellt keine grundlegende Innovation dar, da die Konzepte
für Informationssysteme zur Planung und Steuerung von Geschäftsprozessen bereits
langjährig erprobt sind und eine entsprechende Systemlandschaft sich bereits erfolgreich am
Markt etabliert hat (vgl. Abschnitt 2.2.3 sowie [Smith et al. 2006]). Unter Process Awareness
ist daher vorrangig ein Paradigma zu verstehen, welches neben den Bedürfnissen zur Planung
160 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
und Steuerung von Geschäftsprozessen zugleich die Notwendigkeit der Explikation des
vergangenen, gegenwärtigen als auch zukünftigen Zustandes der Instanzen von Geschäfts-
prozessen aufzuzeigen versucht. Entsprechend ist es nicht die Aufgabe von Process
Awareness, neue Informationen über Geschäftsprozesse zu generieren, die mithilfe eines PU-
Systems gesteuert und ausgeführt werden. Die Process Awareness hat vielmehr die explizit
als auch implizit vorhandenen Informationen über die Geschäftsprozesse zu nutzen, um
mittels Verdichtung und Analyse ihren Zustand und die mit ihnen in Beziehungen stehenden
Personen, Aufgaben und Artefakte zu explizieren. Die an einem Geschäftsprozess beteiligten
Personen können somit unmittelbar den Kontext ihrer gegenwärtigen als auch zukünftigen
Arbeitsaufgaben erkennen und diese in einen gemeinsamen Kontext mit der Historie eines
Geschäftsprozesses bringen. So lassen sich andere an einem Geschäftsprozess beteiligte
Personen direkt identifizieren, während auch Ansprechpartner erkennbar werden, die mit
einer vergleichbaren Aufgabe betraut sind und für den Austausch von Erfahrungen und die
Abstimmung der erforderlichen Aktivitäten in Frage kommen (vgl. Abschnitt 4.1.1).
Zur Realisierung der Workspace Awareness der Zukunft bedarf es spezifischer Informationen
über die geplanten Abläufe von Geschäftsprozessen, um eine Vorhersage für eine Instanz des
Geschäftsprozesses treffen zu können. Die Präzision dieser Vorhersagen ist entsprechend
abhängig von der Planbarkeit eines Geschäftsprozesses. Eine geringere Planbarkeit bedeutet
zwangsläufig auch, dass eine Vorhersage nur unter dem steigenden Einsatz von Annahmen
erstellt werden kann, wodurch zugleich die Qualität der Vorhersage negativ beeinflusst wird
(vgl. Abschnitt 4.3.4.4). Die Komponente der Process Awareness hat daher nur Awareness-
Informationen über die zukünftigen Entwicklungen von Geschäftsprozessen bereitzustellen,
die einerseits einen hohen Grad an Planbarkeit aufweisen und andererseits zumindest
aufgrund statistischer Auswertungen bereits abgeschlossener Instanzen desselben Geschäfts-
prozesses eine Prognose erlauben.
Für den Entwurf der Komponente zur Bereitstellung von Process Awareness ergibt sich aus
diesen Vorüberlegungen, dass eine Visualisierung der Eigenschaften und Zustände von
Geschäftsprozessen im Kontext einer Arbeitsaufgabe zu konzipieren ist, die Informationen
des PU-Systems über die jeweiligen Geschäftsprozesse darstellt. Entsprechend ist eine
Schnittstelle zwischen der Darstellungskomponente und der Planungs- und Steuerungskompo-
nente des PU-Systems erforderlich, über die die Darstellungskomponente die erforderlichen
Informationen bezieht. Die Darstellung der Process Awareness ist gemäß den Anforderungen
für Workspace Awareness im Kontext einer Arbeitsaufgabe in die Benutzerschnittstelle des
PU-Systems derart zu integrieren, dass die erforderliche Informationsversorgung garantiert
ist, eine Informationsüberflutung jedoch zugleich vermieden wird. Dementsprechend ist der
gegenwärtige Betrachtungsfokus des Anwenders der Process Awareness bereitzustellen,
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 161
sodass für diesen speziellen Arbeitskontext die entsprechenden Informationen vom PU-
System abgerufen und visualisiert werden können (vgl. Abbildung 4-7).
Person X
Benutzer-
schnittstelle
Process Awareness
PU-System
integriert Awareness-
Informationen uber den
Geschaftsprozess
liefert Awareness-Information
uber den Geschaftsprozess
ubermittelt gegen-
wartigen Fokus
Prozessanalyse & -auswertung
Prozesskontext Visiualisierung
ruft Informationen
zum Geschafts-
prozess ab
Abbildung 4-7: Komponentenentwurf Process Awareness
Zur Vermeidung der Überfrachtung der Benutzerstelle mit Informationen über einen
Geschäftsprozess sind automatisiert nur jene Awareness-Informationen in die Benutzer-
schnittstelle zu integrieren, die unmittelbaren Einfluss auf die Ausführung eines Arbeits-
schrittes nehmen. Zu diesen Awareness-Informationen gehören folglich Awareness-Infor-
mationen der Gegenwart, die Fragestellungen über die gegenwärtig auszuführenden
Aktivitäten beantworten (z. B. WA-G-Zu oder auch WA-G-Ak). Zugleich kann dieser
Ausschnitt einen Einstieg in die Recherche über den Kontext des Geschäftsprozesses bilden,
deren weitergehende Explikation jedoch manuell durch den Anwender für die Beantwortung
spezifischer Fragestellungen auszulösen ist.
4.3.5.5 Object Awareness
Unter Object Awareness wird eine Komponente des Rahmenmodells für Workspace Aware-
ness verstanden, die ausgehend von einem spezifischen Artefakt der virtuellen Arbeitsumge-
bung die Wahrnehmung ihrer bisherigen Entwicklung ermöglicht. Hierunter fallen insbeson-
dere die Fragestellungen der Objekthistorie (Gruppe WA-V-Ob) der Workspace Awareness
der Vergangenheit, die Auskunft über die an einem Artefakt vorgenommenen Veränderungen
und deren Urheber geben. Entsprechend wird der Kontext der Object Awareness durch das
gegenwärtig vom Anwender verwendete Artefakt der virtuellen Arbeitsumgebung bestimmt,
für die Awareness-Informationen zu seiner Historie bereitzustellen sind.
Die Historie eines Artefakts beruht auf der Identifikation von Zustandsänderungen und ihren
Verursachern. Diese sind im Sinne einer Änderungsnachverfolgung chronologisch zu erfassen
und bei Bedarf dem Anwender zu präsentieren. Zu unterscheiden sind Änderungsnachverfol-
gungen, die vollständige Abbilder eines Artefakts mit jeder Veränderung oder zumindest nach
einer gewissen Menge von Veränderungen erfassen, und jene Ansätze, die lediglich Verände-
rungen spezifischer Merkmale eines Artefakts explizieren. Erstgenannter Ansatz ist vergleich-
bar mit einem Mechanismus zur Versionierung, der vollständige Kopien von Artefakten
anlegt und einen späteren Zugriff auf vorherige Ausprägungen eines Artefakts zulässt. Obliegt
162 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
die Identifikation von Unterschieden von historischen und aktuellen Versionen eines
Artefakts dem Anwender, muss dieser manuell deren Explikation vornehmen. Von daher ist
auch für den Fall der Versionierung ein Mechanismus vorzusehen, der die Identifikation von
Veränderungen und ihren Urhebern unmittelbar zulässt. Demgegenüber basiert die Ände-
rungsnachverfolgung spezifischer Merkmale auf der Identifikation von Modifikationen zum
Zeitpunkt ihrer Änderungen, die damit nicht erst nachträglich durch den Vergleich verschie-
dener Versionen gefunden werden müssen. Während die Versionierung jedoch einen
vorhergehenden Zustand durch die Erstellung einer Kopie vollständig zurückholen kann,
gewährt die Änderungsnachverfolgung einzelner Merkmale nur die Explikation spezifischer
Eigenschaften, die erst durch die Interpretation aufseiten des Anwenders ein zusammenhän-
gendes Verständnis über den Zustand zu einem spezifischen Zeitpunkt erlauben.
In Abhängigkeit von der zu beantwortenden Fragestellung können sowohl die Versionierung
als auch die Nachverfolgung einzelner Merkmale eines Artefakts als vorteilhafter angesehen
werden. Von daher empfiehlt sich der Ansatz der Versionierung immer dann, wenn ein um-
fangreiches, ungefiltertes Verständnis der historischen Zustände eines Artefakts benötigt wird.
Die Änderungsnachverfolgung ist zu bevorzugen, wenn lediglich historische Veränderungen
einzelner Merkmale eines Artefakts für die Durchführung von Arbeitsaufgaben von Bedeu-
tung sind und daher auf vollständige Abbilder verzichtet werden kann. Entsprechend hat im
Rahmen der Umsetzung der Object Awareness für einen Anwendungsfall eine Analyse zu
erfolgen, welche Merkmale eines Artefakts für die Gewährung von Object Awareness zu
berücksichtigen sind.
Die Wahl der Zeitpunkte für die Protokollierung von Änderungen an einem Artefakt bestimmt
maßgeblich den Aufwand für die Protokollierung als auch den resultierenden Umfang der
Objekthistorie. Unter zeitraumbezogener Object Awareness soll eine Form von Object
Awareness verstanden werden, die die Zeitpunkte anhand der verstrichenen Zeit seit der
letzten Erfassung von Veränderungen in festgelegten Intervallen wählt. Diese Form bietet den
Vorteil, dass eine Rekonstruktion der Veränderungen im zeitlichen Ablauf gefördert wird,
wenn Veränderungen kontinuierlich ohne Unterbrechungen erfolgen. Mit der Wahl eines
Intervalls wird entsprechend die temporale Auflösung und damit der Umfang der Protokollie-
rungen definiert. Im Gegensatz dazu erfolgt bei ereignisbezogener Object Awareness eine
Bestimmung von Veränderungen mit dem Eintreten zuvor definierter Ereignisse. Beispiele für
in Frage kommende Ereignisse sind die Unterbrechung oder die Beendigung eines Arbeits-
schrittes gleichermaßen wie die erfolgreiche Durchführung nachhaltiger Veränderungen an
einem Artefakt. Während für die zeitraumbezogene Object Awareness die Zeitspanne zwi-
schen den einzelnen Protokollierungen statisch gewählt wird, ist sie für die ereignisbezogene
Object Awareness flexibel. Einerseits folgt daraus, dass eine Protokollierung nur dann erfolgt,
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 163
wenn ein spezifisches, zumeist mit Veränderungen am Artefakt verbundenes Ereignis eintritt.
Andererseits bleiben die zwischen zwei Ereignissen liegenden Arbeitsschritte und die daraus
resultierenden (Zwischen-)Ergebnisse für die Protokollierung unberücksichtigt, sodass eine
temporale Rekonstruktion nur durch die Verbindung von Ereignissen, den Zeitpunkten ihres
Eintretens als auch der dazwischen liegenden Zeitspanne möglich wird. Folglich empfiehlt
sich die ereignisbezogene Object Awareness für die Bildung einer Objekthistorie über
Änderungen, die entweder nicht in fest definierbaren Intervallen eintreten oder deren
zwischenzeitliche Zustände für das spätere Verständnis und die Nachvollziehbarkeit der
Arbeitsschritte bedeutungslos sind.
Zur Gewährleistung der Verständlichkeit der Aktionshistorie ist der Umfang der mittels
Object Awareness angebotenen Awareness-Informationen möglichst auf das erforderliche
Minimum zu beschränken. Sowohl die zeitraumbezogene als auch die ereignisbezogene
Objekt Awareness sollten daher ihre Protokollmechanismen auf Zeiträume beschränken, in
denen an einem Artefakt aktiv Veränderungen vorgenommen werden. Analog dazu hat für die
Konzeption der Visualisierung der Object Awareness eine Auswahl der automatisiert darzu-
stellenden Awareness-Informationen zu erfolgen. Dabei ist der Grundsatz zu berücksichtigen,
dass lediglich Awareness-Informationen über den gegenwärtigen Zustand eines Artefakts zur
Exploration des unmittelbaren Arbeitskontextes automatisiert bereitgestellt werden, während
für die Befriedigung des darüber hinaus gehenden Informationsbedarfs zusätzliche Mechanis-
men für die weiterführende Exploration oder Recherche zur Verfügung zu stellen sind.
4.3.5.6 Individual Awareness
Individual Awareness bezeichnet eine Komponente des Rahmenmodells für Workspace
Awareness, die eine am jeweiligen Arbeitskontext ausgerichtete Explikation äußerlich ver-
deckter Merkmale ermöglicht. Die Individual Awareness ist erforderlich, da nicht von der
vollständig automatisierten Explizierbarkeit aller Merkmale eines Arbeitskontextes ausge-
gangen werden kann (vgl. Abschnitt 4.2.1.3). Entsprechend ist für Aspekte eines Arbeitskon-
textes, deren Erkennbarkeit nicht gegeben ist, eine Möglichkeit zu ihrer Offenlegung
anzubieten. Davon betroffen sind Teilbereiche der Gruppen WA-G-Ak, WA-V-Ak, WA-V-
Ob sowie WA-Z-Ob.
Aufgrund der Eigenschaft von Informationssystemen, bedeutungslose als auch kontextuell
angereicherte Daten verarbeiten zu können, sind ihre Möglichkeiten zur semantischen Analy-
se und Exploration von Arbeitskontexten konzeptionell beschränkt. Dem Menschen stehen
hingegen aufgrund seiner Fähigkeit, Informationen mit seinem mentalen Modell verknüpfen
und damit diese in einen Gesamtkontext einordnen zu können, Möglichkeiten zur seman-
tischen Verarbeitung von Informationen zu Wissen zur Verfügung (vgl. Abschnitt 2.1.1).
164 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Vielfach stehen auch gerade die nicht explizierbaren Merkmale von Arbeitskontexten mit den
menschlichen Aktivitäten innerhalb der Arbeitsumgebung in Zusammenhang. Während sich
die Ergebnisse physisch ausgeführter Handlungen einer Person beispielsweise durch
Beobachtung identifizieren lassen, fällt die eindeutige Interpretation ihrer Beweggründe oder
der von einer Person getroffenen Auswahlentscheidungen, die letztlich zu einer Handlung
geführt haben, entsprechend schwerer. Demgegenüber kennen die an einer Aktivität
beteiligten Personen jedoch in der Regel die Hintergründe und die von ihnen vorgenommenen
Überlegungen, die letztlich zu der äußerlich wahrnehmbaren Handlung geführt haben. Vor
diesem Hintergrund ist von ihnen zu fordern, dass sie in dem erforderlichen Umfang die
Explikation ihres Arbeitskontextes individuell ausführen.
Individual Awareness erfordert folglich von den Akteuren einer Arbeitsumgebung einen
gewissen Grad an Mitwirkung, um eine spätere Nachvollziehbarkeit ihrer Handlungen zu
ermöglichen. Auch wenn damit die bereits in Abschnitt 4.2.2.1 diskutierten hinderlichen Ein-
flüsse des Aufwands-Nutzen-Dilemmas verbunden sind, kann aufgrund der zuvor dargestell-
ten Hintergründe die manuelle Explikation nicht vollständig vermieden werden. Die Indivi-
dual Awareness sollte den Prozess der Explikation jedoch im Rahmen der informationstech-
nologischen Möglichkeiten so weit unterstützen, dass der individuelle Aufwand möglichst
minimiert wird. Hierfür ist erforderlich, dass der Anwender leicht erkennen kann, welche
Informationen über seinen Arbeitskontext automatisiert expliziert werden, sodass dieser nicht
unnötig Arbeitsschritte zur redundanten Offenlegung unternimmt. Genauso sollten dem
Anwender Werkzeuge zur einfachen Darlegung der individuell zu explizierenden
Informationen über den Arbeitskontext bereitgestellt werden. Hierfür lassen sich die
Referenzierung von Informationsobjekten als auch die manuelle Dokumentation als
grundsätzliche Ansätze voneinander unterscheiden.
Werden Geschäftsprozesse mithilfe von Informationssystemen ausgeführt, liegen häufig die
einen Arbeitskontext charakterisierenden Informationen gleichfalls in elektronischer Form
vor, können jedoch im Kontext einer Arbeitsaufgabe nicht direkt wahrgenommen werden.
Hintergründe hierfür sind einerseits die fehlende Assoziation von Informationsobjekten mit
dem jeweiligen Arbeitskontext sowie andererseits die Diversifikation spezialisierter Informa-
tionssysteme für unterschiedliche Anwendungsgebiete, die eine Aggregation von Informatio-
nen aus unterschiedlichen Informationsquellen im Kontext einer Arbeitsaufgabe behindern.
Auch wenn PU-Systeme Funktionalitäten zum Management der im Kontext der Geschäftspro-
zesse auftretenden Informationen anbieten sollten, ist zu erwarten, dass sich auch PU-Systeme
lediglich als Komponenten der informationstechnologischen Systemlandschaft einer Orga-
nisation erweisen. Die Bezüge zwischen den in unterschiedlichen Informationssystemen
verwalteten Informationen können daher auch in diesem Fall schnell unentdeckt bleiben,
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 165
insbesondere wenn diese in unstrukturierter Form vorliegen. Mithilfe der Referenzierung wird
einem Anwender ein Werkzeug zur Explikation von semantischen Beziehungen zwischen
Informationsobjekten im Kontext einer Arbeitsaufgabe bereitgestellt, sodass dieser aufgrund
seiner Kenntnisse über die Zusammenhänge direkt auf die kontextuell verbundenen Infor-
mationen zugreifen kann.
Neben der Referenzierung von Informationsobjekten stellt die manuelle Dokumentation einen
universellen Ansatz zur Explikation kontextueller Merkmale dar. Die Wissensinhaber stellen
ihre Kenntnisse über einen Arbeitskontext durch Reflexion und Explikation der entspre-
chenden Ausschnitte ihres mentalen Modells zur Verfügung und dokumentieren die so
gewonnenen Awareness-Informationen im direkten Kontext ihrer Arbeitsaufgabe (vgl.
Abschnitt 2.1.1). Indem die Explikation im Zusammenhang ihrer gegenwärtigen Aktivitäten
erfolgt, kann die Assoziation der Awareness-Informationen zu ihrem Kontext für den Anwen-
der erleichtert werden, während er selbst keinen Wechsel seines eigenen Arbeitskontextes
durchführen muss. Die Unterbrechung der eigenen Aktivitäten kann somit weitgehend
minimiert werden.
Sowohl für die Referenzierung von Informationsobjekten als auch für die manuelle Dokumen-
tation ist eine Erweiterung der Benutzeroberfläche des PU-Systems erforderlich, sodass dieses
eine Aufnahme der Awareness-Informationen im Kontext der Arbeitsaufgabe bei der Nutzung
von Artefakten erlaubt. Somit stellt die Individual Awareness keine echte eigenständige
Systemkomponente dar. Sie ist daher gleichermaßen wie die Process Awareness als ein
Paradigma zu verstehen, welches Hinweise für die Gestaltung von Benutzerschnittstellen zur
Unterstützung der manuellen Explikation von Arbeitskontexten gibt.
4.3.5.7 Presence Awareness
Die Komponente der Presence Awareness ist als eigenständiges Awareness-System bereits
langjährig etabliert und in Verbindung mit Informationssystemen zur Unterstützung von Echt-
zeitkommunikation an verteilten Orten auf dem Plateau seiner Produktivität angekommen
(vgl. [Knox et al. 2007]; [Goasduff/Forsling 2007]). Dabei erlaubt die Presence Awareness
die Explikation jener Merkmale eines Arbeitskontextes, die Auskunft über den Status einer
Person, ihrer Erreichbarkeit als auch ihres Aufenthaltsorts in der real-physischen
Arbeitsumgebung geben (Gruppe WA-G-Ko).
Eine allgemeine Einführung in die Bedeutung und die Funktionalitäten von Presence Aware-
ness in Verbindung mit der Bereitstellung von Kommunikationskanälen zur Echtzeitkommu-
nikation kann Abschnitt 2.5.2 entnommen werden. Für das Rahmenmodell der Workspace
Awareness stellt die Presence Awareness jedoch kein eigenständiges Informationssystem dar,
welches unabhängig von einem Anwendungssystem über die Bereitschaft zur Kommunika-
166 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
tion anderer Personen informiert. Vielmehr ist die Presence Awareness das erste Bindeglied
zwischen Social Awareness, Process Awareness, Object Awareness und Individual Aware-
ness. Als solches integriert sich die Presence Awareness als Basiskomponente in die zuvor
vorgestellten Komponenten der Workspace Awareness, um im Kontext der jeweiligen
Arbeitsaufgabe sowie der Wahrnehmung des Arbeitskontextes eine Kommunikation mit
anderen Beteiligten des eigenen Arbeitskontextes zu ermöglichen (vgl. Abbildung 4-5).
Entsprechend hat die Darstellung der gegenwärtigen Verfügbarkeit einer Person für eine
Echtzeitkommunikation jeweils in Verbindung mit der Darstellung ihrer Beziehungen zu
einem Arbeitskontext zu erfolgen. Für die Object Awareness bedeutet dies, dass im Rahmen
der Objekthistorie zusätzlich zu den jeweiligen Bearbeitern auch deren Verfügbarkeit
anzuzeigen ist, um unmittelbar eine Kommunikation mit ihnen initiieren zu können. Aufgrund
der zahlreichen Beziehungen im Modell für Arbeitskontexte sowohl von Personen zu
Personen, von Personen zu Aufgaben als auch von Personen zu Artefakten lässt sich diese
Forderung direkt auf die weiteren Komponenten des Rahmenmodells für Workspace
Awareness übertragen.
Neben der Integration der Presence Awareness in die weiteren Komponenten der Workspace
Awareness hat komplementär die Erweiterung der Presence Awareness, insbesondere der
durch sie bereitgestellten Kommunikationskanäle um Awareness-Informationen der gegen-
wärtigen Kommunikationspartner zu erfolgen, sodass eine Anreicherung des Kommunika-
tionskanals mit nonverbalen Informationen im Kontext der Kommunikation gelingt (vgl.
Abschnitt 4.1.1.3).
Entsprechend hat die Komponente der Presence Awareness Schnittstellen bereitzustellen,
damit sie in eine Anwendung integriert werden kann und damit sie um Awareness-
Informationen, die den Kontext einer Kommunikation betreffen, erweitert werden kann. Die
Komponente der Presence Awareness bildet damit das Bindeglied in doppelter Hinsicht, da
sie ihre Funktionalitäten kontextuell integriert bereitstellt, während sich Informationen über
den Kontext gleichermaßen in die Presence Awareness integrieren.
4.3.5.8 Place-based Awareness
Den in den vorangegangenen Abschnitten vorgestellten Komponenten des Rahmenmodells
für Workspace Awareness ist gemeinsam, dass sie gezielt für die Explikation einzelner
Merkmale eines Arbeitskontextes ausgelegt sind. Entsprechend expliziert auch die
Komponente der Place-based Awareness (PBA) lediglich spezifische Eigenschaften von
Personen und ihren Beziehungen zu Artefakten im Bereich der Workspace Awareness der
Gegenwart (Gruppen WA-G-An und Teilbereiche von WA-G-Id, WA-G-Ar) sowie der der
Vergangenheit (Teilbereiche von WA-V-Ak).
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 167
Des Weiteren stellt die Place-based Awareness jedoch die zentrale Komponente zur
Explikation der gegenwärtig in der kollaborativen Arbeitsumgebung, ergo mit einem PU-
System, aktiven Personen und ihren ausgeführten Aktivitäten dar. Sie ist dazu an der
Platzmetapher für Arbeitskontexte ausgerichtet (vgl. Abschnitt 4.3.3), sodass eine Explikation
in Anlehnung an räumliche Modelle erfolgt. Die Explikation eines Arbeitskontextes unterliegt
damit räumlichen Metriken, die sowohl den Fokus auf einen Arbeitskontext charakterisieren
als auch den sichtbaren Ausschnitt eines Arbeitskontextes beschreiben.
Damit ist für die Konzeption der Place-based Awareness die Bestimmung des Fokus auf einen
Arbeitskontext und damit einhergehend die Identifikation der zu explizierenden Ausschnitte
eines Arbeitskontextes von grundsätzlicher Bedeutung. Für die Anwendung der Place-based
Awareness muss daher vorausgesetzt werden, dass sich Arbeitskontexte im übertragenen Sinn
in Form virtueller Plätze identifizieren lassen. Hierfür ist erforderlich, dass ein PU-System
den aggregierten Zugriff auf die erforderlichen Artefakte im Kontext der zu lösenden
Aufgaben erlaubt, sodass ein Bearbeiter sowohl seine Aufgaben als auch die dafür
erforderlichen Artefakte direkt verfügbar hat. Diese Aggregation von Informationen in der
Benutzerschnittstelle eines Anwenders ist jedoch zugleich ein eindeutiges Indiz für seinen
gegenwärtigen aktiven Arbeitskontext. Entsprechend kann die Anwesenheit eines Bearbeiters
an einem Platz aus diesen Eigenschaften abgeleitet werden.
Die Komponente der Place-based Awareness hat neben der Anwesenheit von Personen an
einem Platz auch über ihre Aktivitäten mit den Artefakten zu informieren (Gruppe WA-G-
Ar). Daher sind neben der Anwesenheit an einem Platz auch ihre Zugriffe auf die Artefakte
der virtuellen Arbeitsumgebung zu identifizieren. Dabei ist von untergeordneter Bedeutung,
welche Veränderungen an einem Artefakt vorgenommen werden, da diese Merkmale bereits
mithilfe der Object Awareness umfangreich expliziert werden können. Vielmehr hat die
Place-based Awareness darüber zu informieren, dass ein Artefakt des eigenen
Arbeitskontextes gegenwärtig von einem anderen Mitglied der Arbeitsgruppe verwendet wird,
sodass sich eventuell gegenseitig ausschließende und damit behindernde Aktivitäten im
kollaborativen Arbeitskontext leichter koordinieren lassen (vgl. Abschnitt 4.1.1.4). Die
Komponente der Place-based Awareness hat dazu die von einem Bearbeiter gegenwärtig
genutzen Artefakte und die Art ihrer Verwendung zu identifizieren. Die Art ihrer Verwen-
dung ist aufgrund der Konzeption der Nebenläufigkeitskontrolle von Groupware-Systemen,
zu denen auch PU-Systeme zu zählen sind, von Bedeutung, da diese den Zugriff auf ihre
Artefakte, insbesondere auf die durch sie verwalteten Informationsobjekte unter der Annahme
der optimistischen Nebenläufigkeitskontrolle erlauben (vgl. Abschnitt 2.3.3). Konfliktionäre
Zugriffsmuster entstehen unter dieser Voraussetzung potenziell nur für simultan ausgeführte
Veränderungen an demselben Artefakt, sodass eine manuelle Zusammenführung notwendig
168 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
würde oder einer Person das Recht zur Veränderung eines Artefakts temporär entzogen
werden müsste. Entsprechend ist für die Wahrnehmung potenziell konfliktionärer Zugriffe die
Art des Zugriffs auf die Artefakte offenzulegen.
Parallel dazu charakterisiert die Art der Aufbereitung und Darstellung von Awareness-
Informationen entscheidend die Place-based Awareness. Die Eingrenzung der sichtbaren
Plätze orientiert sich an räumlichen Metriken, denen Modelle der örtlichen Nähe zugrunde
liegen. Wenngleich die Arbeitskontexte virtueller Arbeitsumgebungen lediglich im
übertragenen Sinn mit einem Netzwerk von Plätzen in räumlichen Welten gleichzusetzen
sind, können dennoch wesentliche Aussagen übernommen werden. In der räumlichen Welt
bestimmen sowohl der Aufenthaltsort einer Person als auch ihre Blickrichtung den direkt
wahrnehmbaren Ausschnitt der Umgebung. Zudem nimmt der Grad der wahrnehmbaren
Detaillierung der Objekte und Aktivitäten in der Umgebung mit zunehmendem Abstand zu
ihrem Beobachter kontinuierlich weiter ab. Auf diese Weise entsteht ein natürlicher
Mechanismus zur Fokussierung auf einzelne Elemente der Umgebung, indem eine Person ihre
eigene Position als auch ihre Aufmerksamkeit durch die Verschiebung ihrer Blickrichtung
repositionieren kann. Ein auf diesen Grundsätzen basierendes räumliches Modell für die
Unterstützung der Gruppenwahrnehmung in dreidimensionalen, virtuellen Welten wird in
einem Beitrag von Benford und Fahlén vorgestellt (vgl. [Benford/Fahlén 1993]). Weitere
Anwendungen dieses Modells finden sich in Beiträgen von ter Hofte, Mulder und Grootveld
im Rahmen der Modellierung von Place-based Presence (vgl. [ter Hofte et al. 2002]) sowie als
Erweiterung des ursprünglichen Modells bei Rodden (vgl. [Rodden 1996]).
Eine Übertragung dieser Grundsätze auf die Konzeption der Place-based Awareness ist mög-
lich, da sich auch für die Plätze – respektive die Arbeitskontexte eines PU-Systems – eine
Metrik zur Bestimmung der Distanz zwischen einem Beobachter und den Plätzen, den darin
aktiven Personen und ihren gegenwärtigen Aktivitäten finden lässt (vgl. Abschnitt 4.3.3). Die
Distanz zwischen verschiedenen Plätzen drückt dabei den Grad der semantischen
Verknüpfung der durch sie repräsentierten Arbeitskontexte aus. Zur Vermeidung der
Informationsüberflutung sowie zur Stärkung der Übersichtlichkeit der platzbezogenen
Awareness-Informationen ist das Sichtfeld eines Bearbeiters bezüglich der Place-based
Awareness zunächst auf den Platz zu beschränken, der dem aktiven Arbeitskontext einer
Person entspricht. Diese Art der Fokussierung ist damit vergleichbar mit der Wahrnehmung
der realen Umgebung, in der gleichfalls der unmittelbare Fokus auf der direkten Umgebung
einer Person liegt. Darüber hinaus sind jedoch Mechanismen vorzusehen, die eine
Wahrnehmung von Personen als auch Aktivitäten in größerer Distanz ermöglichen, sodass
eine Verschiebung des gegenwärtigen Sichtfeldes erfolgen kann.
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 169
Platz
A
Platz
A.1.2
Platz
A.1 Platz
A.2
Platz
A.1.1 Platz
A.2.1
Beobachter
Sichtbereich
3. Grades
Sichtbereich
2. Grades
Abbildung 4-8: Metrik für Sichtbereiche von Plätzen
Abbildung 4-8 stellt eine Metrik zur Bestimmung des Sichtbereichs hierarchisch angeordneter
Plätze dar, die ausgehend vom gegenwärtigen aktiven Arbeitskontext eines Beobachters eine
schrittweise Ausweitung des sichtbaren Bereichs vorsieht. Aufgrund der hierarchischen
Beziehungen zwischen den Plätzen lassen sich Vorgänger, Nachfolger als auch direkte Nach-
barn auf der gleichen Ebene identifizieren, die eine kontextuelle Abhängigkeit untereinander
aufweisen. Die im übertragenen Sinn auf Plätze abgebildete Hierarchie drückt die Abhängig-
keiten zwischen Arbeitskontexten aus und stellt eine Verfeinerung von einem allgemeinen
Arbeitskontext (Platz A) bis hin zu einem spezifischen Ausschnitt des allgemeinen
Arbeitskontextes (Platz A.1.2) dar. Eine Anwesenheit oder auch eine Aktivität in einem
untergeordneten Platz (A.1.2) ist diesem Kontext zuzuordnen, hinsichtlich der hierarchischen
Abhängigkeiten kann die Anwesenheit oder die Aktivität jedoch gleichfalls eine Bedeutung
für die übergeordneten Plätze (A.1 sowie A) aufweisen. Im Umkehrschluss sind Einflüsse
übergeordneter oder benachbarter Plätze auf den persönlichen Arbeitskontext eines Bearbei-
ters nicht auszuschließen, sodass eine Wahrnehmung von Personen oder Ereignissen auch für
diese Plätze erforderlich wird. Beispiele solcher Situationen sind die Gewährung von
Hilfestellungen durch andere Teammitglieder im identischen Geschäftsprozess (vgl.
Abschnitte 3.5.3 und 3.5.4) oder in analogen Arbeitsprozessen (vgl. Abschnitt 3.5.5).
Vor diesem Hintergrund erscheint die in Abbildung 4-8 dargestellte Metrik besonders
sinnvoll, da sie eine Ausweitung der Wahrnehmung sowohl auf übergeordnete, unter-
geordnete als auch benachbarte Arbeitskontexte erlaubt. So gewährt die Ausweitung des
mittels Place-based Awareness wahrnehmbaren Ausschnittes im ersten Schritt einen Einblick
in die hierarchisch unmittelbar vor- und nachgelagerten Plätze, wodurch ein direkter Einblick
170 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
in die angrenzenden Arbeitskontexte gewährt wird. Die simultane Explikation benachbarter
Plätze (im Beispiel Platz A1.1) ist sinnvoll, wenn die hierarchischen Beziehungen zwischen
den Plätzen zugleich einen Einfluss auf die Arbeitsaufgaben ausdrücken, sodass Plätze auf
gleicher Ebene von Analogien geprägt sind (vgl. Abschnitt 3.5.5) oder die Aufgaben unterein-
ander gewisse Abhängigkeiten aufweisen (vgl. Abschnitt 3.5.3).
Weisen die Plätze der Arbeitskontexte eines PU-Systems hierarchische Strukturen mit der
Bedeutung einer zunehmenden Fokussierung auf, sind sowohl die Anwesenheit als auch die
Aktivitäten der Bearbeiter von untergeordneten auf übergeordnete Plätze abzubilden, da
untergeordnete Plätze lediglich enger fokussierte Ausschnitte der übergeordneten Plätze
darstellen. Entsprechend setzen sich die Mitglieder eines übergeordneten Platzes sowohl aus
den an einem Platz aktiven Anwendern als auch aus allen Anwendern der untergeordneten
Plätze zusammen. Die Anzahl der potenziellen Mitglieder eines Platzes ist folglich größer, je
höher die Hierarchieebene eines Platzes anzusetzen ist (vgl. [Strathkötter 2007], S. 39).
Entsprechend größer ist zugleich das Potenzial einzuschätzen, um Personen mittels Place-
based Awareness zur Gewährung von Hilfestellungen für die persönlichen Arbeitsaufgaben
zu identifizieren oder mittels Place-based Awareness die Koordination von Aktivitäten zu
fang des durch einen Bearbeiter effizient wahrnehmbaren
unterstützen.
Zu berücksichtigen ist jedoch, dass sich mit einer ansteigenden Anzahl wahrzunehmender
Personen und ihrer Aktivitäten leicht die Übersichtlichkeit für einen Beobachter verringert,
was letztlich sogar zu einer informationellen Überversorgung führen kann. Aus diesem Grund
ist analog zur Wahrnehmung in der realen Umgebung gleichfalls für hierarchische Plätze ein
Ansatz zur Abschwächung der Detaillierung in Abhängigkeit von der Distanz zu entwickeln.
Einen Ausgangspunkt hierfür stellen die Awareness-Informationen über die Anwesenheit und
die Aktivitäten innerhalb eines Platzes dar. Dabei weist die Wahrnehmung von Aktivitäten
einen höheren Grad an Detaillierung als die Anwesenheit auf, sodass die Darstellung von
Aktivitäten auf den Platz des persönlichen Arbeitskontextes einzuschränken ist, während für
umgebende Plätze zunächst nur die Anwesenheit anderer Bearbeiter und ihr Status ersichtlich
wird. Basierend auf der Erkenntnis, dass der Bedarf zur Abstimmung der Aktivitäten
kollaborierender Bearbeiter mit steigender Distanz ihrer Arbeitskontexte, die vorrangig auf
der Art ihrer Kooperationsform beruht (vgl. Abschnitt 3.5), kontinuierlich abnimmt, orientiert
sich dieser Ansatz an den Informationsbedürfnissen der Bearbeiter. Darüber hinausgehende
Ansätze zur Filterung der Awareness-Informationen sind zu entwickeln, wenn aufgrund der
Anzahl der in einem Platz kollaborierenden Personen die Menge der darzustellenden
Awareness-Informationen den Um
Informationsumfangs übersteigt.
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 171
Auch ohne den Einsatz der Filterung erfüllt die Place-based Awareness die Anforderung der
Reziprozität (vgl. Abschnitt 4.2.1.2) zur Unterstützung der Akzeptanz bei den Anwendern.
Die gegenseitige Wahrnehmung der Präsenz als auch der Aktivitäten beruht auf Plätzen, die
kollaborative Arbeitskontexte kennzeichnen. Analog zur Wahrnehmung in der natürlichen
Umgebung schränkt die Place-based Awareness die Anzeige von Awareness-Informationen
auf die an einem Platz anwesenden Personengruppen ein und gewährt umgekehrt allen
anwesenden Bearbeitern einen gleichberechtigten Zugriff auf die Awareness-Informationen.
Der ergänzende Einsatz von Filtern zur individuellen Reduzierung der angebotenen Informa-
e Mechanismen, wie Hinweis-
nteraktionen bietet. Die Bereitstellung von
tionsmenge steht dazu nicht im Widerspruch, da die Beschränkung basierend auf der
persönlichen Fokussierung einer Person erfolgt und von ihr beliebig gewählt werden kann.
Um dennoch außen stehenden Bearbeitern eine Wahrnehmung von Aktivitäten an einem von
ihnen gegenwärtig nicht besuchten Platz zu ermöglichen, hat die Komponente der Place-based
Awareness den allgemeinen Status eines jeden Platzes, wie beispielsweise die aktuelle Anzahl
der aktiven Mitglieder bereitzustellen. Zu unterscheiden sind hierfür allerdings Plätze, für die
ein Bearbeiter aufgrund seiner Aufgabenstellungen ein Mitglied darstellt, die Plätze jedoch
gegenwärtig seinen passiven Arbeitskontext bilden, sowie Plätze ohne seine Mitgliedschaft.
Die Kenntnis anderer anwesender Personen an einem Platz des passiven Arbeitskontextes
eines Bearbeiters ist in Situationen hilfreich, in denen kollaborative Aktivitäten simultan
auszuführen sind. Auch ohne eine vorherige Koordination der Zeitpunkte der Kollaboration
können die beteiligten Mitglieder eines Platzes aufgrund der Kenntnis über die Anwesenheit
anderer Kooperationspartner ihren eigenen Fokus verschieben, sodass die Zusammenarbeit
spontan erfolgen kann. Zu berücksichtigen ist, dass eine solche Vorgehensweise regelmäßig
eine Unterbrechung des gegenwärtigen Arbeitsablaufs des beobachtenden Bearbeiters
darstellt, die es grundsätzlich zu vermeiden gilt (vgl. Abschnitt 4.1.2.2). Daher hat eine aktive
Benachrichtigung des Bearbeiters über Aktivitäten an einem Platz nur nach einer vorherigen
Interessensbekundung seinerseits zu erfolgen. Entsprechend
fenster oder Systemklänge zur aktiven Benachrichtigung, sind daher grundsätzlich vor-
zusehen, jedoch durch den Bearbeiter manuell zu aktivieren.
Die Komponente der Place-based Awareness setzt auf der Komponente der Presence Aware-
ness auf und ermöglicht eine Wahrnehmung der gegenwärtigen aktiven Arbeitskontexte
anderer Bearbeiter durch den Einsatz räumlicher Metriken. Die Place-based Awareness
schließt in Kombination mit Presence Awareness eine Lücke, die durch die räumliche Vertei-
lung kooperierender Bearbeiter entsteht. Die Place-based Awareness expliziert den gegenwär-
tigen kontextuellen Verbund der Kooperationspartner, während die Presence Awareness
zugleich die Möglichkeiten zur Initiierung von I
172 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
Kommunikationskanälen zwischen den Mitgliedern eines Platzes ist vor diesem Hintergrund
gleichermaßen konsequent wie auch erforderlich.
Zus
Awaren
die aufgrund der
rbeitskontextes eines Bearbeiters ist durch die Kom-
ordern, sind
heit als auch die
cksichtigen, um eine abgestufte Wahrneh-
rierende Filter schaffen einen darüber hinaus-
Awareness als auch Kommunikationskanäle für die aktiven Mitglie-
n einem Platz zu
ammenfassend sind für die Konzeption der Komponente zur Verbreitung von Place-based
ess die folgenden Anforderungen und Funktionalitäten festzuhalten:
Innerhalb des PU-Systems sind Arbeitskontexte zu identifizieren,
aggregierten Aufbereitungen der Artefakte automatisiert Rückschlüsse auf den
Arbeitskontext erlauben und damit als Plätze zu interpretieren sind.
Die Identifikation des aktiven A
ponente der Place-based Awareness automatisiert in eine Anwesenheit an einem
virtuellen Platz zu überführen.
Aktivitäten eines Bearbeiters, die die Verwendung von Artefakten erf
allen Mitgliedern des zugehörigen Platzes offenzulegen, um sowohl die Koordination
ihrer Verwendung als auch die Kommunikation über sie zu unterstützen.
Über eine räumliche Metrik werden Distanzen zwischen verschiedenen Plätzen gebil-
det, die sowohl die Ausbreitung der Informationen über die Anwesen
Aktivitäten an einem Platz bestimmen sowie im Umkehrschluss die Wahrnehmbarkeit
im Umfeld des persönlichen aktiven Arbeitskontextes spezifizieren.
Hierarchien zwischen Plätzen sind zu berü
mung in Abhängigkeit von der Fokussierung auf einen Arbeitskontext über verschie-
dene Detaillierungsgrade zu ermöglichen.
Persönliche, individuell zu konfigu
gehenden Mechanismus zur Fokussierung des wahrnehmbaren Ausschnittes der
Aktivitäten innerhalb eines Platzes.
Sowohl Presence
der eines Platzes sind bereitzustellen, um Kopplungsprozesse ohne Kontextwechsel
zu ermöglichen.
Entsprechend ergibt sich für die Place-based Awareness eine Komponentenarchitektur, die
sich aus Sensoren für die Identifikation des Arbeitskontextes und Interaktionen mit den
dortigen Artefakten als auch der Verteilung und Visualisierung der gewonnenen Awareness-
Informationen zusammensetzt. Zur Beantwortung der Fragestellungen der Workspace Aware-
ness der Gegenwart hat die Verteilung der Awareness-Informationen in Echtzeit zu erfolgen,
während für die historische Nachverfolgung im Rahmen der Workspace Awareness der
Vergangenheit eine Historie über die Anwesenheit und die Aktivitäten a
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 173
pflegen ist. Eine Komponentenarchitektur, die den abstrakten Entwurf dieser Anforderungen
als auch Funktionalitäten berücksichtigt, wird in Abbildung 4-9 dargestellt.
Kollaborativer Arbeitskontext
Person A
Kontextuelle Meta-Ebene
Informationstechnologische
Ebene
Benutzer-
schnittstelle
Artefakt
Artefakt
Platz
Person
A
nutzt
ist anwesend
ist
anwesend nutzt
Person
B
Historie der Place-based Awareness
Sensorik
&
Filterung
Sensorik
&
Filterung
Verteilung
Verteilung
PU-System
Person B
Benutzer-
schnittstelle
Abbildung 4-9: Komponentenentwurf für Place-based Awareness
Die Komponente der Sensorik und Filterung expliziert transparent für den Anwender seine
gegenwärtige Zugehörigkeit zu einem Platz und seine dort ausgeführten Aktivitäten, wobei
die Filterung die erforderliche Reduktion der erfassten als auch darzustellenden Awareness-
Informationen auf den aktiven Arbeitsbereich gewährleistet. Die Komponente der Verteilung
stellt darauf aufbauend die Verbreitung der Awareness-Informationen in Echtzeit zur Ver-
fügung. Eine simultane Aufzeichnung der Awareness-Informationen garantiert die spätere
Nachvollziehbarkeit der Ereignisse an einem Platz durch ein berechtigtes Mitglied des
Platzes. Die Darstellung der Awareness-Informationen der Place-based Awareness erfolgt
gsinformationen des PU-Systems, sodass ein Verlassen
der Anwendung nicht erforderlich wird.
wiederum im Kontext der Anwendun
4.3.5.9 Zwischenbetrachtung
Der informationstechnologische Komponentenentwurf des Rahmenmodells für Workspace
Awareness konnte aufzeigen, dass sich die mit den Fragestellungen der Workspace
Awareness verbundenen Awareness-Informationen weitgehend automatisiert explizieren
lassen. Zudem wurde mit der Individual Awareness eine Komponente vorgestellt, die die
manuelle Explizierbarkeit jener Ausschnitte eines Arbeitskontextes unterstützt, die sich
174 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
aufgrund einer unzureichenden äußerlichen Erkennbarkeit der automatisierten Explikation
durch ein Awareness-System ansonsten entziehen würden. Bei Einsatz aller Komponenten des
ss-Komponente dargestellt werden, jedoch
ahmenmodell nicht nur
Rahmenmodells für Workspace Awareness kann damit die Forderung der Vollständigkeit
(vgl. Abschnitt 4.2.1.3) erreicht werden.
Wenngleich der informationstechnologische Komponentenentwurf lediglich einen Grob-
entwurf darstellt, der nicht mit dem Entwurf von Softwarekomponenten zu verwechseln ist,
stellen die in den vorangegangenen Abschnitten vorgestellten Komponenten zur Realisierung
von Workspace Awareness einen Ausgangspunkt für ihre Konzeption im Rahmen eines
konkreten Anwendungsszenarios dar. Auch zur Gewährleistung der Integrierbarkeit in ein
bestehendes PU-System wurde ein hoher Abstraktionsgrad gewählt, sodass zwar die grund-
sätzlichen Funktionalitäten der jeweiligen Awarene
ihre informationstechnologische Umsetzung unter Berücksichtigung der technologischen
Voraussetzungen des PU-Systems erfolgen kann.
Das Modell für Arbeitskontexte in PU-Systemen (vgl. Abschnitt 4.3.2) basiert auf einem
rekursiven Ansatz, der im Rahmen der anwendungsorientierten Konzeption eine an die
Bedürfnisse der Anwender angepasste Verfeinerung des Modells zulässt. Entsprechend ist
eine Verfeinerung der Fragestellungen für Workspace Awareness erforderlich, um den Grad
der Explikation der Merkmale eines Arbeitskontextes zu erhöhen. Letztlich erfordert damit
eine rekursive Verfeinerung des Modells für Arbeitskontexte eine Erweiterung der Kompo-
nenten der Workspace Awareness um Funktionalitäten zu ihrer Explikation in Form von
Awareness-Informationen, ihrer Übermittlung, Speicherung als auch Integration in die
Benutzerschnittstelle des um Workspace Awareness erweiterten PU-Systems. Die vorgestell-
ten Komponenten der Workspace Awareness geben aufgrund der jeweils angegebenen Zuord-
nungen der Gruppen von Fragestellungen Auskunft darüber, welche Komponenten von einer
solchen Verfeinerung betroffen wären. Insofern ist das vorgestellte R
für seine Erweiterung vorbereitet, sondern unterstützt einen Entwickler auch bei der Identifi-
kation von Komponenten, die von einer Verfeinerung betroffen sind.
Die Anwendung des Rahmenmodells für Workspace Awareness auf ein spezifisches Anwen-
dungsszenario und das dabei eingesetzte PU-System erfordert zunächst sowohl eine tief
greifende Analyse der Arbeitsprozesse, der bei der Durchführung der Arbeitsaufgaben auf-
tretenden Arbeitskontexte als auch der durch das PU-System bereitgestellten Informationen
zur Befriedigung der Informationsbedürfnisse der Prozessbeteiligten. Anhand der Ergebnisse
dieser Analysen sind die Aspekte der Arbeitskontexte zu bestimmen, die bisher von dem
verwendeten PU-System nicht oder unter unzureichender Detaillierung informationstechno-
logisch expliziert werden. Der so identifizierte Ausschnitt der Arbeitskontexte umfasst
zwangsläufig lediglich Teilaspekte der Arbeitskontexte, da ein an die Geschäftsprozesse
4. Rahmenmodell für Workspace Awareness 175
adaptiertes PU-System aufgrund seiner Prozessorientierung eine bereits grundlegende
Informationsversorgung vorsieht. Der offene Komponentenentwurf gewährleistet unter diesen
Voraussetzungen die Anpassbarkeit der einzelnen Komponenten, sodass das PU-System
lediglich um jene Komponenten erweitert werden muss, die bisher unberücksichtigte Aus-
ktivitäten und Ereignissen durch die umfassende Explikation der bisher erfolgten
rden kann und die
Gesprächspartner zugleich mittels Place-based Awareness über die gegenwärtig von den
kontexte in Kenntnis gesetzt werden.
schnitte der Arbeitskontexte explizieren. Außerdem lassen sich die Komponenten damit so
weit reduzieren, dass lediglich die erforderlichen Ausschnitte expliziert werden.
Wird das Rahmenmodell für Workspace Awareness nicht nur als Paradigma, sondern auch als
Baukasten für die Konzeption von Awareness-Systemen in Verbindung mit PU-Systemen
angesehen und entsprechend umfassend angewendet, ist von der informationstechnologischen
Realisierbarkeit der durch den Einsatz von Workspace Awareness erwarteten Vorteile
auszugehen. Die Komponenten des Rahmenmodells sind aufgrund ihrer Eignung zur
vollständigen Explikation der kollaborativen Arbeitskontexte für die Verbreitung von
Workspace Awareness in allen temporalen Ebenen ausgelegt. Entsprechend wird die Antizi-
pation von A
Aktivitäten ebenso wie durch die gegenwärtigen und zukünftig erwarteten Handlungen
gefördert.
Mit der Einführung der Platzmetapher wurde die Grundlage für die Komponente der Place-
based Awareness geschaffen, die unter Integration von Presence Awareness eine
Vereinfachung von Kopplungsprozessen erlaubt. Ursächlich hierfür ist die gewährte Offen-
legung der gegenwärtigen Auseinandersetzung anderer Mitglieder der Arbeitsgruppe mit
ihren persönlichen Arbeitskontexten, sodass ein Kommunikationspartner bereits vor der
Initiierung einer Kommunikation den gegenwärtigen Status seiner Gesprächspartner erkennen
und diesen sowohl bei der Wahl der Kontaktperson als auch des Zeitpunktes berücksichtigen
kann. Ermöglicht wird dies durch die mittels Process Awareness realisierte Explikation der
Verbundenheit der Gruppenmitglieder mit identischen oder analogen Aufgaben, sodass
beispielsweise für reine Unterstützungsfunktionen die Identifikation adäquater
Ansprechpartner leichter fällt. Jedoch auch unabhängig von dem Grund einer Kollaboration
eignen sich die Komponenten der Workspace Awareness für die Anreicherung der Kommu-
nikationskanäle um nonverbale Elemente. Verantwortlich hierfür ist die Integration der
Presence Awareness in die persönlichen als auch kollaborativen Arbeitskontexte, sodass eine
Kommunikation direkt aus dem Arbeitskontext heraus initiiert we
Gesprächspartnern aktiven Arbeits
176 4. Rahmenmodell für Workspace Awareness
4.4 Zusammenfassung
Die erfolgte Operationalisierung und Erstellung eines Rahmenmodells zur Verbreitung von
Workspace Awareness stellt den wesentlichsten Baustein der Zieldefinition dieser Arbeit dar
(vgl. Abschnitt 2.8.1). Die Operationalisierung hat durch die Einführung eines Modells für
Arbeitskontexte, durch die Konzeption von Fragestellungen zu ihrer Explikation und durch
den informationstechnologischen Grobentwurf von Komponenten zu ihrer Beantwortung den
Raum aufgespannt, innerhalb dessen Awareness-Systeme realisiert werden können. Die
it die Zielerreichung gefährden. Die Kenntnis
enmodell für
ie Etablierung von Komponenten zur Verbreitung von Workspace Awareness geschaffen,
welches sich universell für den integrierten Einsatz mit PU-Systemen eignet. Eine
informationstechnologische Validierung sowie exemplarische Anwendung des Rahmen-
modells auf ein spezifisches Anwendungsszenario wird in Kapitel 5 vorgestellt.
Definition der organisationalen, funktionalen als auch technischen Anforderungen setzt auf
der Analyse der Bedeutung von Workspace Awareness auf. In dessen Zusammenhang werden
sowohl die intendierten Vorteile als auch die das Vorhaben einschränkenden Hemmnisse
dargelegt.
Die vorgestellte Architektur und das Komponentenmodell für Workspace Awareness berück-
sichtigen sowohl die funktionalen als auch die technischen Anforderungen. Eine ergänzende
Förderung der organisatorischen Anforderungen, die vorrangig durch die Etablierung der
Akzeptanz innerhalb der Organisation und damit außerhalb des Rahmenmodells zu realisieren
sind, wird durch die Berücksichtigung der Reziprozität gewährleistet. Dennoch hängt die
Entstehung der Akzeptanz von Rahmenbedingungen ab, die sich durch das Rahmenmodell
nicht unmittelbar beeinflussen lassen und dam
der möglichen Hemmnisse erlaubt jedoch sowohl in den Phasen der Planung, Umsetzung als
auch in der Einführung ihre Beachtung. Dadurch können diese gleichermaßen wie die
Schulung der Benutzer für die Umsetzung der organisatorischen Anforderungen im Rahmen
eines Gesamtkonzeptes berücksichtigt werden.
Mit der Vorstellung des Rahmenmodells für Workspace Awareness ist die Modellbildung
abgeschlossen. Aufbauend auf den theoretischen Grundlagen wurde ein Rahm
d
5. Anwendungsszenario Grading-Management 177
5 Anwendungsszenario Grading-Management
In diesem Kapitel wird die Anwendung des Rahmenmodells für Workspace Awareness auf
ein spezifisches Szenario vorgestellt und diskutiert. Grundlage hierfür sind Geschäftsprozesse,
die in Bildungseinrichtungen regelmäßig im Rahmen der Lehre und insbesondere der
abschließenden Leistungsüberprüfung entstehen. Im folgenden Abschnitt wird zunächst das
Szenario in seiner Bedeutung, Struktur als auch in den auftretenden Geschäftsprozessen näher
spezifiziert (Abschnitt 5.1). Daran schließt sich die Einführung des zu analysierenden und zu
erweiternden PU-Systems, des GCC Grading-Management-Systems (GM-System) an
(Abschnitt 5.2). Die Identifikation und Analyse von ausgewählten Arbeitskontexten, die bei
der Durchführung von Geschäftsprozessen mit Unterstützung durch das GM-System auftreten
können, runden die Beschreibung des Anwendungsszenarios ab (Abschnitt 5.3). Aufbauend
auf dieser Grundlage erfolgt eine Analyse der Potenziale zur Förderung ihrer kontextuellen
Wahrnehmung mittels Workspace Awareness. Dies bildet den Ausgangspunkt, um
anschließend die identifizierten Schwachstellen durch den Entwurf prototypischer Software-
komponenten zu reduzieren (Abschnitt 5.5). Die ersten Erfahrungen aus der Praxis werden
abschließend dargestellt (Abschnitt 5.7).
5.1 Szenario Grading-Management
Wenn Bildungseinrichtungen ihrem Auftrag zur Vermittlung von Wissen nachgehen, ist eine
Auswahl der zu behandelnden Themenkomplexe genauso wie die Konzeption von Lehr-
formen und Lehreinheiten erforderlich. Die sich an die Lehre anschließende Überprüfung des
Lernerfolgs ist ein Mittel, um den Teilnehmern eine Rückmeldung bezüglich ihrer erreichten
Lernziele zu geben sowie eine Einordnung ihrer Leistungen anhand des erwarteten
Zielhorizonts vorzunehmen. Das im Folgenden betrachtete Szenario des Grading-
Managements berücksichtigt insbesondere den zuletzt genannten Aspekt, indem die
Geschäftsprozesse zur Bestimmung der Leistungsbewertung in einem kollaborativ geprägten
Arbeitsumfeld untersucht werden. Exemplarisch wird dazu das Prüfungs- und Bewertungs-
wesen an staatlichen Hochschulen im Land Nordrhein-Westfalen untersucht – aufgrund der
persönlichen Beziehungen und Erfahrungen des Autors zu seinem eigenen Arbeitsumfeld
insbesondere für das Bewertungsmanagement und die Prüfungsbewertung an der Fakultät für
Wirtschaftswissenschaften im Department für Wirtschaftsinformatik der Universität
Paderborn. Wenngleich damit ein eng umrissener Anwendungsfall analysiert wird, ist eine
Verallgemeinerung sowie Übertragung auf andere Bildungseinrichtungen wegen der
gleichermaßen für alle Organisationen gegebenen gesetzlichen Rahmenbedingungen und der
178 5. Anwendungsszenario Grading-Management
daraus resultierenden Auswirkungen auf die organisatorischen und prozeduralen
Eigenschaften des Bewertungsmanagements inhärent.
Unter dem Bewertungsmanagement und der Prüfungsbewertung werden jene Geschäftspro-
zesse verstanden, die im Anschluss an eine Prüfung die Bestimmung der Leistungsbewertung
von Prüfungsteilnehmern umfassen. Sie beinhalten sowohl die Bewertung einer einzelnen
Prüfungsleistung, die organisatorischen Aufgaben für die Zuordnung von Gutachtern und
Prüfungsleistungen als auch die summarische Erfassung der Einzel- und Gesamtergebnisse
sowie ihre Übermittlung an zentrale Organisationseinheiten des Prüfungswesens. Dabei
werden die Lehre und die Prüfungen im Department für Wirtschaftsinformatik an der
Universität durch die Lehrstühle der Fakultät realisiert. Die Inhaber der Lehrstühle treten
zumeist als Prüfer auf, deren wissenschaftlichen Mitarbeiter als unterstützende Gutachter.
Folglich entsteht für den Bewertungsprozess ein kollaborativ zu lösendes Szenario, welches in
seinem organisatorischen Aufbau und seinem Ablauf wiederkehrenden Rahmenbedingungen
unterliegt.
Im Zuge der Realisierung eines ‚Europas des Wissens‘ wird ein Zusammenwachsen des euro-
päischen Hochschulraumes angestrebt. Erste Meilensteine dieser Entwicklung stellen die
Erklärungen von Sorbonne (vgl. [Allegre et al. 1998]) sowie Bologna (vgl. [Einem et al.
1999]) dar, zu der sich im Jahr 1999 insgesamt 29 europäische Nationen bekannten. Bereits
die Erklärung von Bologna benannte fünf vorrangige Ziele, die für eine Errichtung eines
europäischen Hochschulraumes als erforderlich angesehen wurden und damit Eckpfeiler für
die gegenwärtige Lehre an europäischen Hochschulen darstellen. Darauf aufsetzend definie-
ren die Beschlüsse der Kultusministerkonferenz aus dem Jahr 2000 operationalisierte Rah-
menbedingungen für die Struktur von Studiengängen und Lehrangeboten und damit letztlich
auch für das Prüfungswesen (vgl. [KMK 2004]). Kernelemente dieser neuen Strukturen sind
die Einführung von Bachelor- und Master-Abschlüssen sowie die Modularisierung der Lehre.
Ziel der Einführung dieses Dreiklangs ist die Förderung der Transparenz, die Vereinheit-
lichung von Studienstrukturen sowie die Steigerung der Mobilität der Studierenden, sodass
die traditionellen Strukturen der unterzeichnenden europäischen Nationen auf Dauer abgelöst
werden. Für das Lehrangebot folgt aus diesem Wandel, dass die Lehrinhalte zu thematisch
und zeitlich abgeschlossenen Stoffgebieten zusammenzufassen sind, die in sich abgeschlossen
belegt und im Rahmen von Prüfungen – mit vergleichbaren Leistungspunkten versehen –
bewertet werden können. Entsprechend ergeben sich aus den angestrebten zukünftigen
Strukturen neue Anforderungen als auch Möglichkeiten für die integrierte Kombination
unterschiedlicher und dennoch semantisch verbundener Fachgebiete zu Inhalten eines
Moduls. Das Angebot solcher Module erfordert eine Kooperation der Lehreinheiten, damit
5. Anwendungsszenario Grading-Management 179
eine gemeinsame Durchführung von Lehre, Prüfungen und Prüfungsbewertung für ein
fachübergreifendes Modul realisierbar wird.
Für die organisatorischen Strukturen der Bewertungsprozesse ergeben sich damit neue
Rahmenbedingungen. Die Prüfungsleistungen eines Moduls können sich gleichermaßen wie
die Lehre aus der Kombination mehrerer Teilgebiete zusammensetzen, die fachlich und ope-
rativ von verschiedenen Lehreinheiten angeboten und geprüft werden. Ein exemplarisches
Szenario der sich aus diesem Umstand ergebenden Kooperationsbeziehungen wird in
Abbildung 5-1 dargestellt.
Gutachter
Teilmodulprufung 2
Gutachter
Gutachter
Prufer
Teilmodulprufung 1
Gutachter
Gutachter
Teilmodulprufung 3
Modulkoordinator
Modulprufung
Prufer
Prufer
Prufer
Abbildung 5-1: Kooperationsbeziehungen für modularisierte Prüfungen
Ein zentraler Koordinator, der sogenannte Modulkoordinator, tritt in dem dargestellten
Szenario als Ansprechpartner und Manager eines Moduls auf. Neben der Koordination der
Lehre dieses Moduls ist er für die Koordination der Prüfungsdurchführung und die
Koordination der sich anschließenden Bewertungsprozesse zuständig. Die Prüfung eines
Moduls kann auf einer einzelnen, alle Themengebiete umspannenden Prüfungsleistung zum
Ende des Semesters beruhen oder sich auf mehrere, über ein Semester verteilte Teilleistungen
aus verschiedenen Fachgebieten erstrecken. Entsprechend können in den einzelnen Teil-
modulprüfungen unterschiedliche Prüfer als auch unterstützende Gutachter auftreten, die die
Leistungen der einzelnen Prüfungsteilnehmer für den jeweiligen Prüfungsteil bewerten. Die
Ergebnisse der Teilmodulprüfungen sind abschließend zu einem Gesamtergebnis für jeden
Prüfungsteilnehmer durch den Modulkoordinator oder einen Stellvertreter – gegebenenfalls
unter Berücksichtigung von Gewichtungen – zu summieren. Kollaborationen entstehen folg-
180 5. Anwendungsszenario Grading-Management
lich sowohl zwischen den Prüfern und Gutachtern der einzelnen Teilmodulprüfungen als auch
zwischen diesen Gruppen und dem Modulkoordinator, der sich für den Gesamtablauf des
Geschäftsprozesses verantwortlich zeigt. Für die Koordination des Bewertungsprozesses
durch den Modulkoordinator ergibt sich damit ein mehrstufiger Prozess, der von der
Bestimmung der Teilnehmer einer Prüfung bis hin zur Bereitstellung ihrer Ergebnisse reicht.
Damit sind für dieses Szenario die nachstehend aufgeführten Geschäftsprozesse und ihre
Arbeitskontexte zu analysieren:
Koordination der Bewertung von Modul- bzw. Teilmodulprüfungen
Der Modulkoordinator zeigt sich im Rahmen des Koordinationsprozesses verantwort-
lich für das Management des Bewertungsprozesses und den Abgleich von zur Prüfung
zugelassenen und an der Prüfung teilnehmenden Studierenden. Für Modulprüfungen
mit Teilleistungen sind bei Bedarf gesonderte Koordinationsprozesse für diese Teil-
modulprüfungen zu initiieren und mit Abschluss ihrer Bewertung zusammenzuführen.
Für Modulprüfungen ohne Teilleistungen ist demgegenüber ein Anstoß der Bewer-
tungsprozesse zur Begutachtung der Prüfungsleistungen erforderlich. Nach Abschluss
der Bewertungen sind gegebenenfalls die Teilergebnisse zu Endergebnissen zu ver-
rechnen und diese abschließend an die zentrale Prüfungsverwaltung der Hochschule
weiterzuleiten.
Bewertung einer Prüfungsleistung
Der Kern des betrachteten Anwendungsszenarios Grading-Management drückt sich in
der Bewertung von Prüfungsleistungen aus, die sich auf einzelne Teilgebiete oder auf
die gesamte erbrachte Leistung einer Prüfung erstrecken. Gleichfalls kann der
Begutachtungsprozess die Erstellung von Erst- und Zweitgutachten vorsehen.
Nachkorrektur einer Bewertung
Die Nachkorrektur einer Bewertung wird erforderlich, wenn nach Abschluss des
Bewertungsprozesses Gründe für die Korrektur einer Bewertung eintreten. Die Kor-
rektur der Bewertungen kann von der reinen Veränderung der erreichten Punkte für
eine Teilmodulprüfung bis hin zur Modifikation der Endnote reichen, sodass sich
Auswirkungen auf die Bewertung der Teilmodulprüfung sowie der gesamten Modul-
prüfung für einen Teilnehmer an der Prüfung ergeben können.
Wenngleich die damit vorgenommene Beschreibung der Geschäfts- und Arbeitsprozesse
keinen umfassenden Einblick in die erforderliche Aufbau- und Ablauforganisation gewährt,
ist der allgemeine Rahmen des Anwendungsszenarios für die Einführung von Workspace
Awareness dennoch hinreichend. Eine tiefer greifende Analyse der Arbeitskontexte und
potenzieller Kooperationsmuster erfolgt darauf aufbauend im Abschnitt 5.3.
5. Anwendungsszenario Grading-Management 181
5.2 Das GCC Grading-Management-System
5.2.1 Historie und Einordnung
Die Koordination und Durchführung von Bewertungsprozessen ist historisch, formal und
juristisch bedingt in der Regel ein dokumentenzentrierter Prozess. Die erbrachten Prüfungs-
leistungen und ihre Begutachtungen werden in der Regel in Form von Dokumenten erfasst.
Dies gewährleistet einen dauerhaften Leistungsnachweis, erfordert jedoch eine entsprechende
Archivierung der Dokumente. Sich daraus ableitende Anforderungen bestimmen das
Dokumentenmanagement für papierbasierte und elektronische Dokumente (vgl. Abschnitt
2.5.1.2).
Das GCC Grading-Management-System (GM-System) repräsentiert vor diesem Hintergrund
einen informationstechnologischen Ansatz zur Realisierung eines PU-Systems für die Unter-
stützung von Bewertungsprozessen einzelner und kooperierender Lehrstühle im Rahmen
modularisierter Studiengänge. Der ursprüngliche Ansatz geht auf eine Entwicklung aus dem
Jahr 1995 am Groupware Competence Center (GCC) der Universität Paderborn zurück.
Anfangs wurde durch das GM-System lediglich eine manuelle Erfassung von Bewertungen
sowie der ihnen zugrunde liegenden Prüfungsaufgaben unterstützt, sodass die verteilte, kolla-
borative Durchführung von Bewertungen und die elektronische Archivierung der Prüfungs-
ergebnisse ermöglicht wurden. Im Zuge von Weiterentwicklungen fand durch den Autor der
vorliegenden Arbeit und sein Team eine Erweiterung des GM-Systems zu einem die zuvor
skizzierten Geschäftsprozesse unterstützenden PU-System statt.
Im Rahmen eines Forschungsprojekts wurde mit der Weiterentwicklung des GM-Systems
jedoch nicht die Zielsetzung verfolgt, ein marktreifes Softwareprodukt zu entwickeln.
Vielmehr sollte in einem ersten Schritt ein PU-System geschaffen werden, das die im Rahmen
des Bewertungsmanagements auftretenden Geschäftsprozesse so weit in ihrer Durchführung
unterstützt, dass wiederkehrende und automatisierbare Arbeitsabläufe weitgehend selbst-
ständig ausgeführt und manuelle Arbeitshandlungen durch die Bereitstellung adäquater
Werkzeuge bestmöglich entlastet werden. Entsprechend ist die funktionale Ausgestaltung an
den Abläufen und Rahmenbedingungen des Groupware Competence Centers und der
kooperierenden Lehreinheiten, die sowohl innerhalb als auch außerhalb der Universität
Paderborn zu finden sind, ausgerichtet worden. Das GM-System erfüllt damit die Merkmale
eines PU-Systems, da es sowohl eine ausgeprägte Prozessorientierung und Automation als
auch Funktionalitäten für seine Verbreitung aufweist (vgl. Abschnitt 3.3).
182 5. Anwendungsszenario Grading-Management
5.2.2 Basistechnologie
Das GM-System ist als PU-System der Systemklasse der Groupware-Anwendungen (vgl.
Abschnitt 2.2.1) zuzuordnen. Für seine Entwicklung wurde auf eine am Markt langjährig
etablierte Middleware-Plattform für die Erstellung dokumentenbasierter Groupware-Anwen-
dungen zurückgegriffen. Diese bietet allgemeine Dienste und Funktionalitäten zur Bereitstel-
lung und Entwicklung verteilter kollaborativer Anwendungen an (vgl. [Knäpper/Donskoj
2007]). Die Middleware-Plattform IBM Lotus Notes/Domino, die zugleich als Informations-
und Kommunikationsinfrastruktur an der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften der Univer-
sität Paderborn eingesetzt wird, bildet folglich die technologische und konzeptionelle Basis
für den praktischen Teil der vorliegenden Forschungsarbeit. Groupware-Anwendungen, die
auf dieser Basis entwickelt werden, gründen auf eine umfassende Infrastruktur zur Erfassung,
Speicherung, Verteilung sowie Archivierung strukturierter als auch unstrukturierter Informa-
tionen. Essenzielles Medium zur Ablage von Informationsobjekten sind Dokumente, die
entsprechend den in Abschnitt 2.5.1.1 diskutierten Eigenschaften die maßgeblichen Artefakte
einer mittels dieser Plattform realisierten virtuellen Arbeitsumgebung darstellen.
Wenngleich das Groupware-System IBM Lotus Notes/Domino grundsätzlich als proprietär
anzusehen ist, erlaubt es einem Anwendungsentwickler durch die Verfolgung eines Ansatzes
für Rapid Application Development (RAD) die schnelle, evolutorische und auf proto-
typischen Entwicklungsschritten beruhende Konzeption sowie Realisierung von Groupware-
Anwendungen (vgl. [Howard 2002] sowie zum Rollenverständnis von Entwickler und
Anwender bei der Nutzung von RAD [Mackay et al. 2000]). In Version 8.0 von IBM Lotus
Notes/Domino wurde ein Komponentenmodell eingeführt, mit dessen Hilfe Softwarekompo-
nenten entwickelt werden können, die miteinander interagieren, zugleich aber lose gekoppelt
sind. Aus diesen Softwarekomponenten ist es anschließend möglich, Rich-Client-
Anwendungen zu bilden, sodass die Plattform auch die erforderliche Infrastruktur für die
Realisierung von Awareness-Komponenten des Rahmenmodells für Workspace Awareness
zur Verfügung stellt.
Die Entwicklung von Groupware-Anwendungen mittels IBM Lotus Notes/Domino basiert
traditionell auf dem Design von Anwendungsdatenbanken, die beruhend auf Formularen und
Ansichten einen Zugriff auf in Dokumenten hinterlegte Informationen und ihre Pflege
gewähren. Seit Langem erlaubt dieses etablierte Entwicklungsszenario aufgrund der Unter-
stützung zahlreicher Programmiersprachen, der Bereitstellung von Schnittstellen zu externen
Anwendungen und dem Internet die Integration von Daten und Funktionalitäten aus
verschiedenen Bereichen der IT-Landschaft. Mit der Einführung der sogenannten Composite
Applications durch IBM entstand ein weit über die bisherigen Optionen hinausgehendes
Potenzial für die Entwicklung integrativer, die individuellen kontextuellen Informations-
5. Anwendungsszenario Grading-Management 183
bedürfnisse berücksichtigender Groupware-Anwendungen (vgl. [IBM 2008]). Ermöglicht
wird dies durch ein für den IBM Lotus Notes Client neues, auf Komponenten beruhendes
Design- als auch Entwicklungsparadigma, das die integrative Kombination unterschiedlichster
Softwarekomponenten in der Benutzerschnittstelle des Clients vorsieht. Dieses gestattet es,
Informationen auch aus bisher voneinander unabhängigen Anwendungen und
Anwendungsplattformen zusammengehörig im Kontext einer Arbeitsaufgabe in einer
Oberfläche dem Anwender zur Verfügung zu stellen. Mit dieser Erweiterung geht ein Wandel
der Architektur des Notes Clients einher, der seit der Version 8.0 auf der Eclipse Rich Client
Platform (RCP) aufsetzt. Die Offenheit dieser Plattform ermöglicht sowohl die Integration
klassischer Anwendungsdatenbanken und ihrer Designelemente zu neuen kombinierten
Groupware-Anwendungen als auch die Entwicklung sogenannter Eclipse Plug-in-Kom-
ponenten, die als native, für die RCP ausgelegte Java-Komponenten noch umfangreichere
Potenziale für die Entwicklung integrativer Anwendungskomponenten versprechen.
Grundgedanke des Composite-Application-Ansatzes der IBM ist die Integration von Anwen-
dungskomponenten direkt in der Benutzeroberfläche des IBM Lotus Notes Clients. Dies kann
entweder durch einen Anwendungsentwickler oder auch durch den geschulten Endanwender
gemäß seinen persönlichen Informationsbedürfnissen oder jenen seiner Arbeitsgruppe
erfolgen. Dabei sind die Komponenten einer Composite Application als monolithisch
anzusehen. Sie stellen unabhängige Bausteine einer Benutzerschnittstelle dar und kapseln ihre
Daten und Operationen in sich. Einer Komponente einer Composite Application steht in der
Regel ein fest abgegrenzter Bereich der Benutzeroberfläche für die Darstellung ihrer Informa-
tionen und das Angebot von Funktionalitäten zur Verfügung. Das Bindeglied zwischen den
Komponenten einer Composite Application bildet der Property Broker, der den Austausch
von Nachrichten, den sogenannten Properties, zwischen den Komponenten ermöglicht. Dabei
werden die von einer Komponente publizierten Properties zunächst an den Property Broker
des IBM Lotus Notes Clients übergeben, der diese entsprechend dem für eine Composite
Application definierten Wiring an eine oder auch mehrere Komponenten der Composite
Applications, insbesondere deren sogenannte Actions weiterleitet. Actions bilden die
Schnittstellen einer Komponente, über die Informationen von anderen Komponenten
empfangen und Funktionalitäten innerhalb der Komponente ausgelöst werden können.
Logisch verbunden werden die Properties und Actions der Komponenten einer Composite
Application über Wires, die Nachrichtenkanäle zwischen den ansonsten unabhängigen
Komponenten beschreiben.
Weiterführende Literatur zur Architektur von IBM Lotus Notes/Domino sowie dem von IBM
verfolgten Entwicklungsparadigma der Composite Applications findet sich bei [Dierker/San-
der 1997], [Knäpper/Donskoj 2007] und [IBM 2008].
184 5. Anwendungsszenario Grading-Management
5.2.3 Architektur
Das GM-System stellt ein Anwendungssystem basierend auf der IBM Lotus Notes/Domino-
Plattform dar, welches aus einer Anwendungsdatenbank und zusätzlichen Hilfsdatenbanken
besteht. Das GM-System bettet sich in die informationstechnologische Landschaft der
Universität Paderborn und der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften derart ein, dass es
Schnittstellen zu den Anwendungssystemen für die Verwaltung des Modulangebots in Form
eines elektronischen Modulhandbuchs und für das studentische Anmeldesystem, WiWi
Modulanmeldung genannt, zur Anmeldung der Teilnahme an Modulen und entsprechend
gleichfalls den zugehörigen Prüfungen bereitstellt (vgl. Abbildung 5-2). Das zentrale
Prüfungssekretariat der Universität Paderborn, das für die Verwaltung studentischer Prüfungs-
leistungen, für die Zulassung zu Prüfungen und für die Ausstellung entsprechender
Leistungsnachweise verantwortlich zeichnet, verwendet für die prozessorientierte Unterstüt-
zung seiner Aufgaben ein Informationssystem der Hochschul Informations System GmbH
(HIS), insbesondere aus der HIS-GX-Familie das Modul POS13. Das GM-System gewähr-
leistet durch die Bereitstellung offener Schnittstellen zu den externen Anwendungssystemen
einen durchgängigen Datenaustausch, sodass manuelle Neuerfassungen der prüfungs- und
bewertungsrelevanten Daten vollständig vermieden werden können.
Das GM-System greift seinerseits auf zentralisierte Hilfsdatenbanken, wie das Organisations-
verzeichnis, das Prozessverzeichnis und die Einstellungsdatenbank zu. Das Organisations-
verzeichnis dient vorrangig der Abbildung der Strukturen einer Organisation und der
Einordnung ihrer Mitglieder. Das GM-System nutzt diese Informationen für die Realisierung
eines feingliedrigen Rechtemanagements, sodass der Zugriff auf Prüfungs- und
Bewertungsinformationen den Mitgliedern der verantwortlichen Organisationseinheiten,
beispielsweise den Angehörigen eines Lehrstuhls, vorbehalten bleibt. Das Prozessverzeichnis
dient zur zentralisierten Verwaltung der Ablaufstrukturen von Geschäftsprozessen, welche
das GM-System für die Steuerung einzelner Prozessinstanzen benötigt. Die Einstellungs-
datenbank komplementiert die erforderlichen Hilfsdatenbanken für den zentralisierten
Austausch von Parametrisierungsdaten zwischen dem GM-System und den weiteren
Anwendungsdatenbanken des GCC sowie der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften.
Zusammenfassend ist damit festzustellen, dass das GM-System ein hochgradig in die
informationstechnologische Landschaft der Hochschule integriertes PU-System darstellt, das
aufgrund des Einsatzes von Schnittstellen dennoch als eigenständiges Anwendungssystem
betrieben werden kann. Die Schnittstellen zu den externen Systemen sind dabei einer der
Grundbausteine der Prozessorientierung.
13 Weiterführende Informationen zur HIS-GX-Familie und zum Modul POS können der Leistungsbeschreibung
und dem Produktkatalog der HIS GmbH entnommen werden: http://www.his.de
5. Anwendungsszenario Grading-Management 185
Modulhandbuch
WiWi
Modulanmeldung
GCC
Grading Management System
Prozess-
verzeichnis
Einstellungs-
datenbank
Organisations-
verzeichnis
HIS-GX
Modul POS
Abbildung 5-2: Architektur GCC Grading-Management-System
Das Datenmodell des GM-Systems orientiert sich an den funktionalen Anforderungen und
den sachlogischen Zusammenhängen des Bewertungsprozesses. Basis einer jeden zu bewer-
tenden Prüfungsleistung sind die Aufgabenstellungen einer spezifischen Prüfung. Wenngleich
die Erstellung und Verwaltung von Aufgabenstellungen einen den Bewertungsprozess
vorgelagerten Prozess darstellen, ist eine integrative Verknüpfung beider Prozesse,
insbesondere ihrer Ergebnisse für eine umfassende Prozessunterstützung erforderlich. Das
Datenmodell des GM-Systems umfasst daher Entitäten für die Modellierung von Modul-
prüfungen (MP) und bedarfsweise von Teilmodulprüfungen (TMP), in denen jeweils Meta-
Informationen zu einer Prüfung (wie Titel, Prüfungstermin oder Prüfungssemester) sowie
Informationen zur Struktur einer Prüfung, zu ihren (Teil-)Aufgaben als auch zu ihren
Bewertungsmaßstäben hinterlegt werden können. Die auf diesem Wege erfassten Informatio-
nen über eine Prüfung dienen als Grundlage für die Erzeugung von Bewertungsdokumenten,
da ihre Struktur an den Aufbau einer Prüfung anzugleichen ist.
Teilmodul-
prufung 3
Teilmodul-
prufung 2
Modulprufung
Teilmodul-
prufung 1
Teilmodul-
bewertung 3
Student M. Meier
Teilmodul-
bewertung 2
Student M. Meier
Teilmodul-
bewertung 1
Student M. Meier
Modulbewertung
Student M. Meier
charakterisieren
charakterisiert
durch
charakterisiert
durch
Modul-
prufung
Teilmodul-
prufung
gehort zu
Modul-
bewertung
Teilmodul-
bewertung
gehort zu
Dokumentenstruktur ER-Diagramm
Abbildung 5-3: Datenmodell des GCC Grading-Management-Systems
186 5. Anwendungsszenario Grading-Management
Analog zur Unterscheidung der Entitäten Modulprüfung und der Teilmodulprüfung sind für
die Entitäten der Bewertungen die Modulbewertung (MB) und die Teilmodulbewertung
(TMB) voneinander abzugrenzen. Einen Überblick über das Datenmodell des GM-Systems
gibt Abbildung 5-3 durch Visualisierung der Dokumentenstruktur und eines Entity-
Relationship-Diagramms (ER-Diagramm). Zu beachten ist, dass jede der Entitäten in Form
eines speziellen Dokumententyps vom GM-System verwaltet wird.
Teilmodulprüfungen sowie dazugehörige Teilmodulbewertungen werden in jenen Prüfungs-
und Bewertungsszenarien benötigt, in denen sich eine Modulprüfung aus voneinander unab-
hängigen Prüfungsteilen unterschiedlicher Lehreinheiten zusammensetzt oder in denen die
einzelnen Teilleistungen losgelöst voneinander geprüft und bewertet werden sollen. Ein TMP-
Dokument nimmt in diesem Szenario Informationen über die bewertungsrelevanten
Ausschnitte der Prüfungsstruktur für eine Teilleistung auf, sodass analog zur Struktur aus
MP- und TMP-Dokumenten für jeden Kandidaten einer Prüfung eine identisch strukturierte
Menge aus MB- und TMB-Dokumenten zu erstellen ist. Die Erfassung der Bewertung für
einen Kandidaten erfolgt über die ihm zugeordneten TMB-Dokumente, während die Verdich-
tung der Einzelergebnisse zu einem Endergebnis innerhalb des zugehörigen MB-Dokuments
vollzogen wird.
Sowohl Modulprüfung, Teilmodulprüfung, Modulbewertungen und Teilmodulbewertungen
als auch die Ebene der Prüfungen und Bewertungen bilden zueinander eine hierarchische
Struktur von über- und untergeordneten Informationsobjekten. Entsprechend sind die einzel-
nen Dokumententypen miteinander vernetzt und weisen Abhängigkeiten zueinander auf. So
erfordern beispielsweise Änderungen an der Bewertungsstruktur einer TMP gleichfalls eine
Anpassung an allen ihr zugeordneten TMB-Dokumenten, um diese auf die Bewertungen zu
übertragen. Analog resultieren Änderungen der in einem TMB-Dokument erfassten
Leistungsbewertung in einer Anpassung der Gesamtbewertung, die für den Prüfungskan-
didaten in dem zur Prüfung zugehörigen MB-Dokument hinterlegt wird. Aufgrund der
Verwendung einer dokumentenbasierten Middleware-Plattform sind diese Informationen
redundant in den verschiedenen Dokumentenarten zu erfassen, da sich relationale Abhängig-
keiten, wie sie beispielsweise von relationalen Datenbanksystemen unterstützt und in
Abbildung 5-3 dargestellt werden (vgl. [Heuer/Saake 2000]; [Pernul/Unland 2001]), nicht auf
das Dokumentenmodell übertragen lassen. Zuständig für diesen Abgleich ist jedoch das GM-
System, welches für den Anwender transparent die Konsistenz des Datenmodells gewähr-
leistet.
5. Anwendungsszenario Grading-Management 187
5.2.4 Prozessorientierung und -management
Eine grundlegende Eigenschaft des GM-Systems ist seine ausgeprägte Prozessorientierung.
Als PU-System unterstützt es den Bewertungsprozess über alle Arbeitsschritte und erfüllt
damit die Voraussetzungen der Fabrik-Metapher (vgl. Abschnitt 3.2). Entsprechend weist es
sowohl Merkmale einer koordinativen als auch handlungsspezifischen Prozessorientierung
auf.
Die koordinative Prozessorientierung beruht auf der Integration einer Komponente zur
Planung sowie Steuerung von Workflows, sodass die Dokumente des Bewertungsprozesses
planvoll den jeweiligen Bearbeitern unter Angabe der auszuführenden Arbeitsschritte vorge-
legt werden können. Besonderes Merkmal dieser Integration ist ihre Transparenz für den
Anwender, da die Steuerung einzelner Workflow-Instanzen automatisiert durch das GM-
System aufgrund der Handlungen der Anwender und der bereits erreichten Ziele erfolgt.
Demgegenüber erfordern traditionelle WFMS für die Beendigung eines Arbeitsschrittes
häufig spezifische Handlungen ihrer Anwender, um den nachfolgenden Prozessschritt auszu-
lösen. Aufgrund unzureichender Kenntnisse über die spezifischen Aktivitäten eines Arbeits-
schrittes werden diese Handlungen notwendig, da reinen WFMS die funktionalen Fähigkeiten
zur Erkennung des Zustandes eines Arbeitsschrittes fehlen und die erforderlichen Handlungen
für den Abschluss eines Arbeitsschrittes aufgrund ihrer unzureichenden Planbarkeit und
Strukturierbarkeit nicht vorhersehbar sind. Im Fall des Grading-Managements lassen sich
dagegen zumeist eindeutige Merkmale identifizieren, die dem GM-System die Fertigstellung
eines Arbeitsschrittes signalisieren und damit die Weiterleitung eines Workflows auslösen.
Die Fähigkeit des GM-Systems, jeden Arbeitsschritt des Bewertungsmanagements zu unter-
stützen, ist kennzeichnend für seine handlungsspezifische Prozessorientierung. Das GM-
System versucht durch seinen Funktionsumfang wiederkehrende Handlungen zu auto-
matisieren, die zugleich festen Regeln folgen, sodass der Aufwand der manuellen Handlungen
weitgehend minimiert und durch die Reduzierung manueller Fehlerquellen die Qualität des
Endergebnisses gesteigert werden kann. Parallel dazu verfügt das GM-System über
Werkzeugfunktionalitäten, die einem Anwender die Ausführung manueller Aktivitäten
erleichtern. Exemplarisch hierfür seien die Funktionalitäten zur Bewertung studentischer
Teams oder die grafische Auswertung und Analyse der Ergebnisse einer Prüfung genannt.
5.3 Arbeitskontexte und Kooperationsformen des Grading-
Managements
Die bei der Verwendung des GM-Systems auftretenden Arbeitskontexte und Kooperationsfor-
men sind grundlegend von den unterstützten Geschäftsprozessen geprägt (vgl. Abschnitt 5.1).
188 5. Anwendungsszenario Grading-Management
Diese lassen sich zu den Arbeitskontexten Bewertungsmanagement und Prüfungsbewertung
zusammenfassen, sodass im Folgenden zunächst eine Analyse dieser beiden Kontexte
erfolgen soll.
5.3.1 Bewertungsmanagement
Das Bewertungsmanagement umfasst die Vorgänge zur Planung, Vorbereitung, Koordination
und Nachbereitung der Prüfungsbewertung. Entsprechend ist der Prozess der Prüfungsbewer-
tung mit dem Prozess des Bewertungsmanagements verzahnt. Übernommen werden die
Aufgaben des Bewertungsmanagements von dem Koordinator eines Moduls (vgl. Abschnitt
5.1) oder einem von ihm eingesetzten Stellvertreter, der seinerseits für die Planung,
Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung einzelner Teilprüfungen durch weitere
Prozessbeauftragte unterstützt werden kann. Entsprechend lässt sich der Prozess des Bewer-
tungsmanagements für Modulprüfungen und Teilmodulprüfungen getrennt instanziieren, ihre
Ausführung steht jedoch in einem eindeutigen hierarchischen Verhältnis zueinander. Das
Bewertungsmanagement der TMP stellt damit eine untergeordnete Verfeinerung des
allgemeinen Arbeitskontextes für das Management der Prüfungsbewertung eines Moduls dar.
Besonderes Merkmal des Bewertungsmanagements ist die Art der Aufgabenverteilung, da
eine Instanz dieses Geschäftsprozesses zumeist durch denselben Bearbeiter über alle
Arbeitsschritte bearbeitet wird.
Arbeitskontext
Bewertungsmanagement
einer Modulprufung
Primares
Artefakt
Sekundare
Artefakte
MP-Dokument
Modul X
TMP-Dokument
Modul X
Teil 1
TMP-Dokument
Modul X
Teil 2
MB-Dokument
Modul X
Student A
Arbeitskontext
Bewertungsmanagement
einer Teilmodulprufung
Primares
Artefakt
Sekundare
Artefakte
MP-Dokument
Modul X
TMP-Dokument
Modul X
Teil 2
TMB-Dokument
Modul X
Teil 1
Student A
TMP-Dokument
Modul X
Teil 1
Abbildung 5-4: Artefakte im Arbeitskontext Bewertungsmanagement
Die den Arbeitskontext des Bewertungsmanagements charakterisierenden primären Artefakte
bilden das MP-Dokument für eine Modulprüfung sowie analog je ein TMP-Dokument für
jede Teilmodulprüfung. Aufgrund der hierarchischen Abhängigkeiten verkörpern die TMP-
Dokumente im Kontext einer Modulprüfung die sekundären Artefakte (vgl. Abbildung 5-4,
5. Anwendungsszenario Grading-Management 189
Abschnitt 3.4). Umgekehrt stellt das MP-Dokument im aktiven Arbeitskontext einer
Teilmodulprüfung ein sekundäres Artefakt dar. Für beide Arbeitskontexte gilt, dass im
Zusammenhang des zu bewertenden Moduls und seiner Prüfungen unabhängig von einem
GM-System erfasste Informationen, beispielsweise über die Lehr- und Prüfungsinhalte oder
über die Organisation der Prüfung, im Kontext des Bewertungsmanagements gleichfalls zur
Gruppe der sekundären Artefakte zu zählen sind. Dieser sind auch die Bewertungsdokumente
zuzuordnen, die im Rahmen des Bewertungsmanagements erstellt und im Arbeitskontext der
Prüfungsbewertung für die Erfassung der Bewertungsergebnisse genutzt werden.
Koordination
Prufungs -
bewertung
MB
Abstimmung der
Noten
Ubermittlung der
Ergebnisse
MP- & TMP -
Dokumente
anlegen
Prufungs-
kandidaten
bestimmen
MP-Dokument
konfigurieren
MB- & TMB -
Dokumente
anlegen
Bewertungsmanagement
Modulprüfung
Bewertungsmanagement
Teilmodulprüfung
Prozessablauf Prozesssynchronisation
Koordination
Prufungs -
bewertung
TMB
Finalisierung
TMB-Dokumente
TMP-Dokument
konfigurieren
Abbildung 5-5: Prozessmodell Bewertungsmanagement
Der Geschäftsprozess des Bewertungsmanagements setzt sich aus Arbeitsschritten zusammen,
die für eine Prozessinstanz zumeist in der Abfolge der Kette auszuführen sind (vgl. Abschnitt
2.3.3). Dennoch bestehen Wechselwirkungen zwischen der Prozessinstanz der Modulprüfung
und den Prozessinstanzen der Teilmodulprüfungen. Diese äußern sich darin, dass für die
190 5. Anwendungsszenario Grading-Management
Ausführung einzelner Arbeitsschritte einer Prozessinstanz gegebenenfalls zunächst Arbeits-
schritte einer anderen Prozessinstanz abgeschlossen werden müssen. Ein Ablaufschema eines
derart verzahnten Prozessaufbaus ist der Abbildung 5-5 zu entnehmen.
Wenngleich die Zuständigkeiten für die Durchführung der Arbeitsschritte einer Instanz von
Geschäftsprozessen des Bewertungsmanagements regelmäßig bei einer Person liegen, vertei-
len sich die Zuständigkeiten für die Instanzen der einzelnen Teilmodulprüfungen zumeist auf
verschiedene Mitarbeiter der beteiligten Lehreinheiten. Entsprechend agieren sie bezogen auf
eine Modulprüfung und ihre assoziierten Teilmodulprüfungen in der Kooperationsform der
Arbeitsteilung auf divergenten Dokumenten bei identischen Arbeitsaufträgen.
5.3.2 Prüfungsbewertung
Die Bewertung von Prüfungsleistungen stellt den Kernprozess des in Abschnitt 5.1
eingeführten Anwendungsszenarios Grading-Management dar. Maßgebliche den Prozess der
Prüfungsbewertung beeinflussende Faktoren sind die eingesetzte Prüfungsform, der Aufbau
der Prüfung sowie die Aufbauorganisation von Prüfern und Gutachtern. Die Prüfungsform
und der Aufbau der Prüfung charakterisieren den von einem Kandidaten der Prüfung zu
erbringenden Leistungsnachweis, den es zu bewerten gilt. Entsprechend verschieden kann
sich die Art der zu bewertenden studentischen Leistungen gestalten. Klassische Formen sind
beispielsweise die schriftliche Prüfung mittels Volltext- oder Multiple-Choice-Klausuren oder
mündliche sowie praktische Prüfungen als Einzel- oder Gruppenleistungen. Während
mündlich erbrachte Prüfungsleistungen unmittelbar durch einen Prüfer bzw. ein Prüfungs-
komitee in der Kooperationsform einer Arbeitsgemeinschaft zu bewerten sind, kann die
Bewertung schriftlicher Prüfungsleistungen durch einen einzigen Gutachter für die gesamte
Prüfung oder arbeitsteilig für einzelne Prüfungskandidaten oder einzelne Teilleistungen
erfolgen. Entsprechend breit gestaltet sich das Spektrum möglicher Kooperationsformen im
Rahmen der Prüfungsbewertung. Eine Arbeitsteilung liegt vor, wenn eine Aufteilung der zu
bewertenden Prüfungsleistungen anhand der Kandidaten erfolgt, sodass ein Gutachter jeweils
nur eine Teilmenge aller Prüfungskandidaten bewertet. Bewertungen anhand von
Aufgabenteilungen vollziehen sich unter Einteilung der zu beurteilenden Teilleistungen –
beispielsweise einzelner Aufgaben oder Aufgabengebiete – auf verschiedene Gutachter für
alle Prüfungskandidaten, sodass jeder Gutachter lediglich einen spezifischen Ausschnitt der
Prüfungsleistungen aller Prüfungskandidaten bewertet. Darüber hinausgehend sind Misch-
formen beider Kooperationsformen zu beobachten, wenn sowohl die Prüfungskandidaten als
auch die Prüfungsleistungen auf mehrere Gutachter verteilt werden.
Gemäß der Aufteilung gestaltet sich der Prozess der Prüfungsbewertung als einstufiger oder
mehrstufiger Prozess für jeden Prüfungskandidaten. Die Aufgaben der Gutachter sind im
5. Anwendungsszenario Grading-Management 191
Rahmen der Bewertung grundsätzlich vergleichbar – im Fall der Arbeitsteilung sogar iden-
tisch –, sodass eine Abstimmung der Arbeitsabläufe oder der Bewertungsmaßstäbe erfor-
derlich ist, um eine Aufteilung der Prüfungskandidaten vornehmen und einheitliche Maßstäbe
für die Bewertung anwenden zu können. Die für die Durchführung einer Bewertung erfor-
derlichen Artefakte erstrecken sich auf die erbrachten Prüfungsleistungen, die insbesondere
für den Fall der schriftlichen Prüfung bei aufgaben- oder arbeitsteiliger Bewertung eine
koordinative Aufteilung zwischen den Gutachtern erfordern, sowie auf die Bewertungs-
dokumente (MB- und TMB-Dokumente) des GM-Systems. Erstgenannte stellen aufgrund des
Medienbruchs – schriftliche Prüfungsleistungen liegen zumeist papierbasiert vor – für die
weiteren Betrachtungen exogene Artefakte dar, die außerhalb der informationstechnologi-
schen Arbeitsumgebung verwaltet werden müssen und somit die Schnittmenge zwischen
virtueller und realer Arbeitsumgebung bilden. Die Bewertungsdokumente unterliegen
denselben Rahmenbedingungen, werden jedoch durch das GM-System verwaltet und können
daher informationstechnologisch im Kontext einer Arbeitsaufgabe bereitgestellt werden. Für
die Bewertung einer Prüfungsleistung stellen sie gemeinsam die Artefakte des primären
Arbeitskontextes dar. Die Ergebnisse der Bewertung sind in den Bewertungsdokumenten zu
erfassen, während die erbrachten Prüfungsleistungen das Objekt der Begutachtung repräsen-
tieren. Dabei verkörpern die Bewertungsdokumente eine knappe Ressource, wenn verschiede-
ne Gutachter zur gleichen Zeit unterschiedliche Teilleistungen eines Prüfungskandidaten
bewerten und dafür Veränderungen simultan an einem identischen Bewertungsdokument
vornehmen wollen.
Zusammenfassend ist für den Prozess der Prüfungsbewertung festzuhalten, dass das GM-
System die Koordination der Aufteilung der Prüfungsfälle auf die beteiligten Gutachter und
Prüfer unterstützen kann, jedoch die im Arbeitskontext erforderlichen Artefakte nur in Teilen
durch das GM-System verwaltet werden. Kooperationen entstehen, wenn die Bewertungsfälle
in der Menge oder anhand der Prüfungsbereiche aufgeteilt werden. Während der Prüfungs-
bewertung kann jede Kooperationsform der Taxonomie für Kooperationen (vgl. Abschnitt
3.5) eintreten, da sich die grundsätzlichen Aufgabenstellungen insgesamt sehr ähnlich sind;
im speziellen Einzelfall kann jedoch eine eindeutige Prägung durch die Prüfung und die Art
der kooperativ ausgeführten Bewertung erfolgen.
5.4 Potenzialanalyse zur Förderung der kontextuellen
Wahrnehmung
Im Folgenden sollen anhand der Anwendung des Rahmenmodells für Workspace Awareness
auf das Anwendungsszenario des Grading-Managements die informationstechnologischen
Bedürfnisse zur Steigerung der kontextuellen Wahrnehmung kollaborativer Arbeitskontexte
192 5. Anwendungsszenario Grading-Management
bei der Verwendung des GCC Grading-Management-Systems identifiziert werden. Hierfür ist
das durch das GM-System bereitgestellte Informationsangebot für die Arbeitskontexte
Bewertungsmanagement und Prüfungsbewertung zu analysieren, um seine Eignung zur
Beantwortung der Fragestellungen für Workspace Awareness zu prüfen (vgl. Abschnitt 4.3.4).
Das Ergebnis dieser Analyse bildet eine Schnittmenge, die den Grad der Explikation des
kollaborativen Arbeitskontextes vor der Umsetzung des Rahmenmodells für Workspace
Awareness darstellt und die bisher unzureichend berücksichtigten Merkmale und Elemente
der Arbeitskontexte aufzeigt. Entsprechend gilt es, im Anschluss an die Analyse dieses um
die erforderlichen Komponenten der Workspace Awareness zu erweitern. Die folgenden
Abschnitte stellen die Ergebnisse der Analyse getrennt nach den Arbeitskontexten
Bewertungsmanagement und Prüfungsbewertung vor.
5.4.1 Analyse für den Arbeitskontext Bewertungsmanagement
Im Kontext des Bewertungsmanagements werden MP- sowie TMP-Dokumente für die
Erfassung und Verwaltung der Meta-Informationen der Prüfungsbewertung eingesetzt. Die in
diesen Dokumententypen zu hinterlegenden Informationen bilden die Grundlage der Analyse
ihrer bisherigen informationstechnologischen Verwaltung. Exemplarisch für die Analyse des
Arbeitskontextes Bewertungsmanagement wird im Folgenden der Dokumententyp MP-
Dokument näher untersucht. Die Ergebnisse lassen sich jedoch direkt auf den Dokumententyp
TMP-Dokument im Arbeitskontext des Bewertungsmanagements einer Teilmodulprüfung
übertragen.
MP-Dokumente zeichnen sich durch die Verwaltung von Meta-Informationen über eine
Modulprüfung aus. Sie repräsentieren das zentral einzusetzende Dokument für die Aufgaben-
erfüllung des Bewertungsmanagements. Entsprechend ist die Struktur dieses Dokumententyps
ausgerichtet auf die Verwaltung von Informationen über das zu prüfende Modul, die betrof-
fenen Teilmodulprüfungen, das Bewertungsschema für die Vergabe von Noten, die Rechte-
verwaltung und die Prozesssteuerung. Abbildung 5-6 zeigt ein MP-Dokument unmittelbar
nach seiner Öffnung. Es fällt auf, dass in einem oberen Bereich allgemeine Angaben zu dem
zu prüfenden Modul, dem Semester der Prüfungsleistung sowie den beteiligten Lehreinheiten
und dem Koordinator der Modulprüfung angezeigt werden. Die Visualisierung des
gegenwärtigen Prozessfortschritts nimmt darüber hinaus im rechten Teil der Anzeige einen
umfangreichen Darstellungsbereich ein. Die Anzeige des Prozessfortschritts vermittelt eine
direkte Wahrnehmung des aktuellen Arbeitsschrittes und der bereits durchgeführten und noch
ausstehenden Arbeitsschritte. Erläuterungen zu der momentan auszuführenden Aufgabe
werden sichtbar, wenn die Maus über die gelb hinterlegten Bereiche des Prozessfortschritts
geführt wird.
5. Anwendungsszenario Grading-Management 193
Abbildung 5-6: Einstiegsseite Modulbewertungsdokument
Detailliertere Informationen über den Workflow des MP-Dokuments stehen unter dem Reiter
Workflow (vgl. Abbildung 5-7) zur Verfügung und können an dieser Stelle gleichfalls
manipuliert werden. Der Bearbeiter kann sowohl die Fristen für die Erledigung einzelner
Aufgaben, Mechanismen zur Erinnerung der Aufgabenträger bei drohender Überschreitung
der Fristen als auch eine Neuzuordnung der Aufgabenträger des Workflows vornehmen.
Damit erlauben die bisher für ein MP-Dokument erfassten Informationen die Beantwortung
der Fragestellungen für die Gruppe WA-G-Zu vollständig sowie für die Gruppen WA-G-Id,
WA-G-Ak, WA-G-Ar, WA-V-Ak, WA-Z-Au, WA-Z-Ob in Teilaspekten (vgl. Abschnitte
4.3.4.2, 4.3.4.3 und 4.3.4.4). Die Fragestellungen der Gruppen WA-G-An, WA-G-Ko,
WA-V-Ob, WA-V-An können basierend auf dem bisherigen Informationsangebot nicht
beantwortet werden. Eine detaillierte Aufschlüsselung des Ergebnisses der Analyse findet sich
im Anhang 8.2.
194 5. Anwendungsszenario Grading-Management
Abbildung 5-7: Informationen zu einem Workflow eines Modulbewertungsdokuments
Zusammenfassend ist festzustellen, dass das bisherige Informationsangebot der MP-Doku-
mente vorrangig auf die Verwaltung der Meta-Informationen einer Modulprüfung und auf die
Verwaltung und Steuerung des Prozessablaufs ausgelegt ist. Funktionalitäten zur direkten
Bearbeitung der Informationen und zur teilweise automatisierten Durchführung der Arbeits-
schritte – beispielsweise für die Anlage der MB- und TMB-Dokumente für die Teilnehmer
der Prüfung – sind vorhanden. Die Aspekte der Identität, der Aktion, Aktionshistorie sowie
Aufgabenvorschau werden jedoch nur unzureichend dargestellt, sodass für ihre Wahr-
nehmung zunächst eine aufwendige Suche oder Interpretation der angebotenen Informationen
durch den Anwender notwendig ist. Eine zusammenfassende Darstellung aller zu einer
Modul- bzw. Teilmodulprüfung gehörenden Dokumente fehlt gleichfalls. Für den Zugriff auf
diese assoziierten Dokumententypen stehen Mechanismen zu ihrer unmittelbaren Anzeige
bereit, jedoch erfordern diese einen kontinuierlichen Wechsel des Arbeitskontextes und damit
jeweils eine Neuorientierung durch den Anwender.
Die Wahrnehmung der gegenwärtig ausgeführten Aktivitäten anderer Anwender im Kontext
desselben Moduls oder anderer Module ist basierend auf dem bisherigen Informationsangebot
des GM-Systems nicht möglich, sodass Potenziale für die gegenseitige Unterstützung
verborgen bleiben. Die Identifikation von Ansprechpartnern fällt genauso schwer wie die
Identifikation möglicher Kommunikationskanäle, sodass nur retrospektiv aufgrund der vorge-
nommenen Veränderungen Rückschlüsse auf die bisher erfolgten Aktivitäten möglich sind.
5. Anwendungsszenario Grading-Management 195
Damit ergibt sich für das Bewertungsmanagement folgendes Potenzial zur Verbesserung der
Informationsversorgung: Durch eine Ausweitung des Informationsangebots lassen sich die
gegenwärtig ausgeführten Aktivitäten anderer Anwender, ihre Aufgaben sowie die derzeitigen
und zukünftig erforderlichen Arbeitsschritte besser wahrnehmbar machen.
5.4.2 Analyse für den Arbeitskontext Prüfungsbewertung
Die im Arbeitskontext der Prüfungsbewertung eingesetzten Artefakte gehören zu den
Dokumententypen MB-Dokument und TMB-Dokument. TMB-Dokumente nehmen separat
für jeden Prüfungskandidaten und jede Teilmodulprüfung in einem eigenständigen Dokument
Informationen über die Bewertung der Teilleistung auf. Entsprechend enthalten MB-
Dokumente eine Zuordnung zu ihrem übergeordneten MP-Dokument, TMB-Dokumente
analog zu einem TMP-Dokument. Informationen über den Prüfungskandidaten, wie Name,
Matrikelnummer, Kontaktdaten und ein Passbild, werden sowohl in MB-Dokumenten als
auch in den zugeordneten TMB-Dokumenten hinterlegt und untereinander synchronisiert.
Setzt sich eine Modulprüfung aus verschiedenen Teilmodulprüfungen zusammen, wird das
MB-Dokument anhand der in den TMB-Dokumenten hinterlegten Bewertungen selbstständig
vom GM-System gepflegt, sodass über die gewichtete Summierung der Einzelergebnisse eine
Note für die Modulprüfung berechnet wird. Kann demgegenüber auf die Untergliederung
einer Modulprüfung in Teilmodulprüfungen verzichtet werden, erfolgt die Bewertung der
Prüfungsleistung direkt innerhalb des MB-Dokuments, sodass TMB-Dokumente und TMP-
Dokumente nicht erforderlich sind. Die Art und Weise, wie Informationen zu einer
Prüfungsleistung in einem TMB-Dokument oder MB-Dokument zu erfassen sind,
unterscheidet sich dabei nicht, sodass für die Beurteilung der informationstechnologischen
Informationsversorgung im Arbeitskontext der Prüfungsbewertung eine Betrachtung des
komplexeren Anwendungsszenarios, bestehend aus TMB-Dokumenten und MB-Dokumenten,
ausreichend ist.
Für den Zugriff auf die Bewertungsdokumente einer Teilmodulprüfung stehen innerhalb des
GM-Systems Ansichten zur Verfügung, die alle verfügbaren TMB-Dokumente anhand ihrer
Zugehörigkeit zu einer Teilmodulprüfung sowie Modulprüfung kategorisiert auflisten, sodass
der Anwender mittels Navigation die für seine Arbeitsschritte relevanten Dokumente zunächst
individuell identifizieren muss (vgl. Abbildung 5-8). Funktionalitäten zur individuellen
Filterung der angezeigten Dokumente werden nicht angeboten, sodass es dem Anwender
obliegt, die korrekte Dokumentenauswahl sicherzustellen. Für spezifische Arbeitsschritte
stehen darüber hinaus spezialisierte Ansichten bereit, die eine Anordnung der Bewertungs-
dokumente anhand ihrer Zugehörigkeit zu einem MB-Dokument, ihrer Verbindung zu einem
studentischen Team oder unabhängig von der betroffenen Prüfung anhand der persönlichen
196 5. Anwendungsszenario Grading-Management
Daten der Prüfungskandidaten ermöglichen. Die Selektion der Bewertungsdokumente des
aktiven Arbeitskontextes ist folglich Aufgabe des Anwenders. Zusätzlich dazu ist für den
Anwender nicht ersichtlich, welche TMB-Dokumente gegenwärtig von einem anderen
Gutachter bearbeitet werden. Wenngleich eine Zuordnung von Bewertungsdokumenten zu
einem Gutachter möglich ist, erlauben diese Angaben keine Rückschlüsse auf aktuelle
Vorgänge innerhalb der Arbeitsumgebung.
Abbildung 5-8: Ansicht für die Navigation auf den TMB-Dokumenten des GM-Systems
Die TMB-Dokumente – wie auch die MB-Dokumente – sind grundsätzlich vergleichbar zu
den im vorherigen Abschnitt 5.4.1 diskutierten Prüfungsdokumenten aufgebaut. Im oberen
Bereich werden Meta-Informationen über den zu bewertenden Prüfungskandidaten, die Teil-
modulprüfung und den Status der Bewertung sowie der systeminternen Verarbeitung an-
gezeigt (vgl. Abbildung 5-9). Über Verknüpfungen können das zugeordnete MB-Dokument
des Prüfungskandidaten sowie das TMP-Dokument direkt geöffnet werden. Für die
Bewertung stehen je Aufgabe Felder für die Angabe der erreichten Punktzahlen sowie für die
Erfassung weicher Bewertungskriterien zur Verfügung. Über die Angabe von Bemerkungen
zu den Bewertungen der einzelnen Aufgaben wird die Möglichkeit zur Explikation ihrer
Entscheidungsbasis angeboten.
5. Anwendungsszenario Grading-Management 197
Abbildung 5-9: Bewertungsmaske eines Teilmodulbewertungsdokuments
Das bisherige Informationsangebot des GM-Systems erlaubt eine vollständige Beantwortung
der Fragestellungen der Workspace Awareness für die Gruppen WA-G-Zu und WA-G-In. In
Teilaspekten lassen sich die Fragestellungen der Gruppen WA-G-Id, WA-G-Ak, WA-G-Ar,
WA-V-Ak, WA-Z-Au und WA-Z-Ob beantworten. Vollständig unberücksichtigt bleiben
bisher folglich die Gruppen WA-G-An, WA-G-Ko, WA-V-Ob und WA-V-An (vgl.
Abschnitte 4.3.4.2, 4.3.4.3 und 4.3.4.4). Eine darüber hinausgehende tabellarische Übersicht
der Ergebnisse der Analyse findet sich im Anhang 8.3.
Ein großes Potenzial zur Verbesserung der Informationsversorgung im Arbeitskontext der
Prüfungsbewertung liegt in der stärkeren Abgrenzung der Bewertungsdokumente des gegen-
wärtigen Arbeitskontextes von jenen anderer Teilmodulprüfungen. Parallel dazu fehlt jegliche
Explikation der derzeitigen Aktivitäten anderer Gutachter, sodass eine simultane Bearbeitung
identischer TMP-Dokumente nicht ausgeschlossen werden kann. Entsprechend bleiben
Potenziale zur gegenseitigen Unterstützung durch die Gewährung von Hilfestellungen
weitgehend ungenutzt, da auch die Aktivitäten anderer Gutachter im Kontext derselben oder
einer anderen Prüfung im Verborgenen bleiben. Damit einhergehend mangelt es an der
Bereitstellung von Kommunikationskanälen, um eine Kommunikation zwischen verteilt
operierenden Gutachtern direkt aus dem aktiven Arbeitskontext heraus etablieren zu können.
Die Explikation historischer Zustände einer Bewertung und der Anwender, die eine Begut-
achtung für einzelne (Teil-)Aufgaben vorgenommen haben, bleibt bisher aus. So ist lediglich
der aktuelle Zustand eines Bewertungsdokuments erkennbar, ohne dass der Gutachter
zuverlässig identifiziert werden kann. In der Explikation dieser historischen Zustände (Gruppe
WA-V-Ob) eines TMB-Dokuments besteht jedoch ein tief greifendes Potenzial, um bei der
198 5. Anwendungsszenario Grading-Management
Bewertung unter Aufgabenteilung den Gutachter und damit auch den verantwortlichen
Ansprechpartner bei Rückfragen zu einer Bewertung identifizieren zu können.
5.4.3 Zusammenfassung
Eine Analyse des GM-Systems unter Anwendung der Fragestellungen des Rahmenmodells
für Workspace Awareness ergibt, dass die informationstechnologische Explikation der kolla-
borativen Arbeitskontexte anhand des bestehenden Informationsangebots bisher unzureichend
gelöst ist. Begleitet von dem Effekt, dass Dokumente des primären sowie sekundären
Arbeitskontextes über verschiedene Zugriffswege manuell von einem Anwender aus dem
umfassenden Bestand verfügbarer Dokumente herausgesucht werden müssen, erfordert das
GM-System von seinen Anwendern einen erheblichen Aufwand, um sich im Kontext einer
Arbeitsaufgabe zu orientieren. Kooperationen zwischen dem Modulkoordinator, den Prüfern
und Gutachtern eines Moduls und verschiedener Module lassen sich nur durch manuelle
Tätigkeiten des Einzelnen erreichen, da eine automatisierte Explikation der gegenwärtigen
und vergangenen Aktivitäten anderer Personen nahezu vollständig ausbleibt. Lediglich die
Ergebnisse einer Aktivität sind anhand der Zustände der Dokumente erkennbar, wenngleich
deren Verursacher zumeist verborgen bleiben und der Umstand einer Veränderung allein
aufgrund der Kenntnis eines vorhergehenden Zustandes wahrgenommen werden kann.
Aufgrund der Ergebnisse der Analyse wird die Erweiterung des GM-Systems um Komponen-
ten der Workspace Awareness als sinnvoll erachtet, um die Effizienz der persönlichen
Arbeitsabläufe zu steigern. Dafür erforderlich ist, dass einem Anwender im Kontext seiner
Arbeitsaufgabe die nötigen Informationen, ergo die Dokumente des GM-Systems, gefiltert zur
Verfügung gestellt werden. Gleichermaßen muss die Wahrnehmung der kollaborativen
Arbeitsschritte gefördert werden, sodass die Koordination der kooperativen Handlungen, die
Antizipation fremder Handlungen, die gegenseitigen Hilfestellungen und die Kommunika-
tionsbeziehungen verbessert werden.
5.5 Erweiterung des Grading-Management-Systems um
Komponenten für Workspace Awareness
5.5.1 Vorüberlegungen
Die im vorangegangenen Abschnitt 5.4 dargestellten Potenziale zur Verbesserung der
informationstechnologischen Versorgung der Anwender des GM-Systems sind in einer Form
zu realisieren, die auf einer Erweiterung des bestehenden Anwendungssystems beruht. Das
Rahmenmodell für Workspace Awareness sieht hierfür den Entwurf von Komponenten vor,
die sich adaptiv in das GM-System integrieren lassen und damit Anpassungen an der
5. Anwendungsszenario Grading-Management 199
bestehenden Anwendung technologisch minimieren und zugleich die Veränderungen der
Benutzerschnittstelle so weit reduzieren, dass Benutzer des GM-Systems dieses weiterhin in
gewohnter Art und Weise nutzen können. Die weiterführende Explikation und Darstellung der
Merkmale der Arbeitskontexte durch die Erfassung und Bereitstellung von Awareness-
Informationen hat ergänzend zu erfolgen und ist transparent in die Benutzerschnittstelle zu
integrieren. Dadurch erforderliche Veränderungen der Benutzerschnittstelle sind als
Erweiterungen auszulegen, die eine direkte Wiedererkennung der bereits bekannten
Arbeitsumgebung gewährleisten und den eventuell erforderlichen Aufwand für die Schulung
der Anwender auf die neuen Funktionalitäten der Workspace Awareness reduzieren.
Diese Anforderung lässt sich für das GM-System insoweit erfüllen, als das Groupware-
System IBM Lotus Notes/Domino mit dem Composite-Application-Entwicklungsmodell die
erforderlichen Voraussetzungen für die Entwicklung von Komponenten und für ihre Integra-
tion zu einer Anwendung bereitstellt (vgl. Abschnitt 5.2.2). Eine zentrale Eigenschaft dieses
Komponentenmodells besteht in der losen Kopplung monolithischer Komponenten, die sich
erst in der Benutzerschnittstelle zu einer Anwendung integrieren lassen und über den Versand
sowie Empfang von Nachrichten transparent den systeminternen Austausch von
Anwendungsdaten ermöglichen. Während diese Architektur für die situative und zügige
Erstellung bedarfsgerechter Groupware-Anwendungen aus einem Pool bestehender Kompo-
nenten für die informationstechnologische Unterstützung zahlreicher kollaborativer Anwen-
dungsfälle einen Vorteil darstellen kann, bildet sie in Bezug auf die Realisierung der
Komponenten der Workspace Awareness eine Einschränkung. Durch die Anlage der
Komponenten einer Composite Application als monolithische Blöcke, die in voneinander
abgegrenzten Bereichen der Benutzerschnittstelle eine weitgehend eigenständige Oberfläche
für die Bedienung ihrer Funktionalitäten bereitstellen, besteht eine technologische
Einschränkung in Bezug auf die Anforderung, dass Awareness-Informationen unter dem
Paradigma der räumlichen Nähe in direktem Umfeld zu den jeweiligen Informationen des
Anwendungssystems darzustellen sind (vgl. Abschnitt 4.2.2.2). Daher ist das
Komponentenmodell der Composite Applications nur für jene Komponenten der Workspace
Awareness geeignet, die sich gleichfalls als monolithische Bausteine realisieren lassen. Diese
Eigenschaft wird von jenen Komponenten der Workspace Awareness erfüllt, die allgemeine
Merkmale eines Arbeitskontextes ohne Bezug zu einem spezifischen Element eines
Dokuments visualisieren und damit losgelöst von einem Dokument eine Aussagekraft
erlangen. Diese Voraussetzungen werden allein von der Komponente der Place-based Aware-
ness erfüllt, da sich die Anwesenheit an einem Platz lediglich allgemein auf die eingesetzten
und gegenwärtig betrachteten Dokumente des GM-Systems bezieht und diese Komponente
damit keinen direkten Bezug zu einzelnen Elementen der Benutzeroberfläche aufweist.
200 5. Anwendungsszenario Grading-Management
Folglich ist für die Process Awareness, die Object Awareness und die Individual Awareness
eine Erweiterung des GM-Systems vorzusehen, die Veränderungen direkt am GM-System
erfordert, sodass eine Darstellung der Awareness-Informationen in örtlicher Nähe zu den
kontextuell korrespondierenden Anwendungsinformationen ermöglicht wird. Gleichfalls hat
eine Integration der Presence Awareness sowohl innerhalb des bestehenden GM-Systems als
auch für die neuen Komponenten der Workspace Awareness zu erfolgen, sodass sie die
Eigenschaft als Bindeglied einnimmt (vgl. Abschnitt 4.3.5.7).
Parallel zu den technologischen Voraussetzungen für die Integration der Komponenten der
Workspace Awareness in das GM-System ist seine Eignung für die fokussierte Darstellung
spezifischer Arbeitskontexte zu berücksichtigen. Die automatisierte Explikation von Arbeits-
kontexten beruht auf der Grundvoraussetzung, dass sich der gegenwärtige Arbeitskontext
eines Anwenders aufgrund seines Nutzungsverhaltens des GM-Systems eindeutig bestimmen
lässt. Die im vorangegangenen Abschnitt 5.4 vorgenommene Analyse hat jedoch ergeben,
dass darin eine zentrale Schwachstelle des GM-Systems besteht. Folglich ist eine Erweiterung
des GM-Systems anzustreben, die eine kontextuell fokussierte Darstellung der Dokumente für
den Anwendungsfall des Bewertungsmanagements und der Prüfungsbewertung für eine
Modul- bzw. Teilmodulprüfung ermöglicht. Einerseits werden damit die Voraussetzungen für
die Realisierung der Place-based Awareness geschaffen. Andererseits lässt sich durch die
Fokussierung und Aggregation der Informationsobjekte eines Arbeitskontextes innerhalb der
Benutzeroberfläche die Verständlichkeit des GM-Systems für seine Anwender erhöhen. Auf-
grund der engen Beziehungen zur Place-based Awareness sollen die hierfür erforderlichen
Erweiterungen des GM-Systems gleichfalls wie die Komponenten der Place-based Awareness
in Abschnitt 5.5.6 diskutiert werden.
5.5.2 Process Awareness
Aufgabe der Process Awareness ist die Explikation der prozessrelevanten Merkmale eines
Arbeitskontextes durch die Visualisierung von Informationen über die durch das GM-System
unterstützten Geschäftsprozesse. Insbesondere für den Arbeitskontext des Bewertungs-
managements ist diese Form der Awareness aufgrund der zumeist langen Prozesslaufzeiten
und der Komplexität des Geschäftsprozesses von Bedeutung. Damit einhergehend besteht für
diesen Geschäftsprozess ein hoher Strukturierungsgrad, der eine Voraussetzung für die
Realisierung der Process Awareness darstellt (vgl. Abschnitt 4.3.5.4). Demgegenüber ist für
den Arbeitskontext der Prüfungsbewertung sowohl die Komplexität als auch die
vorbestimmte sowie explizite Strukturierung der Arbeitsabläufe lediglich auf einer
allgemeineren Ebene gegeben, sodass eine feingliedrige Steuerung und Explikation der
einzelnen Prozessschritte zur Bewertung einer Prüfungsleistung nicht durch das GM-System
5. Anwendungsszenario Grading-Management 201
realisiert werden kann. Für die Konzeption der Process Awareness wird im Folgenden daher
ausschließlich der Arbeitskontext des Bewertungsmanagements betrachtet und dafür eine
Umsetzung vorgestellt.
Die Explikation der Prozessmerkmale, insbesondere der Ablaufstruktur des Prozesses, der
Intentionen der einzelnen Bearbeitungsschritte und der Abhängigkeiten zwischen den
einzelnen Prozessschritten hat direkt im Zusammenhang mit dem die Prozessinstanz
repräsentierenden Prüfungsdokument zu erfolgen. Sowohl MP- als auch TMP-Dokumente
verfügen bereits über einen Darstellungsbereich zur Visualisierung der Ablaufstruktur und des
gegenwärtigen Arbeitsschrittes (vgl. Abbildung 5-6). Die darin dargestellten Informationen
reichen jedoch nicht aus, um die vom Rahmenmodell der Workspace Awareness
vorgesehenen Merkmale eines Arbeitskontextes bezüglich der Intention eines Arbeitsschrittes,
der Voraussetzungen zu seiner Durchführung sowie zu seinem Abschluss direkt wahrzu-
nehmen. Eine Erweiterung des Darstellungsbereichs um die zuvor genannten Merkmale
gewährleistet eine unmittelbare Integration dieser Eigenschaften in die Benutzerschnittstelle
und bedeutet keinen zusätzlichen Aufwand zu ihrer Wahrnehmung für die Anwender.
Der grundlegende Aufbau des Darstellungsbereichs der Prozessablaufstruktur kann für die Er-
weiterung beibehalten werden. Zusätzlich werden für jeden Arbeitsschritt weitergehende
Informationen ergänzt, die Auskunft über einzelne Handlungen zur Erledigung eines Arbeits-
schrittes geben und damit den Status ihrer Durchführung automatisiert visualisieren (vgl.
Abbildung 5-10).
202 5. Anwendungsszenario Grading-Management
Abbildung 5-10: Erweiterte Darstellung der Prozessablaufstruktur für das Bewertungsmanagement
Zur Vermeidung einer unnötigen informationellen Aufblähung der Benutzerschnittstelle
werden lediglich für den gegenwärtig aktiven Arbeitsschritt die erweiterten Informationen zu
seiner Durchführung automatisiert angezeigt. Für bereits abgeschlossene Arbeitsschritte und
für noch ausstehende zukünftige Arbeitsschritte können diese Informationen vom Anwender
durch einen Klick auf die Symbole „+“ bzw. „–“ ein- und ausgeblendet werden, sodass
jederzeit vergangene und zukünftige Aktivitäten sichtbar gemacht werden können. Durch die
Verwendung farbiger Pfeile für die einzelnen Aktivitäten wird der gegenwärtige Status der
Erledigung visualisiert. Rote Pfeile signalisieren noch verbindlich ausstehende Aktivitäten,
während orange gekennzeichnete Aktivitäten optionale Handlungen darstellen, die für den
Abschluss eines Arbeitsschrittes aus Sicht des GM-Systems nicht zwingend erforderlich sind,
jedoch aufgrund der situativen Ausgestaltung einer Prozessinstanz zur erfolgreichen
Zielerreichung notwendig sein können und daher eine manuelle Prüfung des Anwenders
erfordern. Beispiel hierfür ist die Anpassung des Notenschemas, die nach Beurteilung der
Prüfungs- sowie Lehrsituation und der Verteilung der Ergebnisse im Gesamtspektrum nach
manueller Überprüfung durch die Prüfer erforderlich werden kann.
Neben der Auflistung der einzelnen Aktivitäten eines Arbeitsschrittes werden für ihre
Durchführung Navigationsmechanismen angeboten, sodass der Fokus der Benutzeroberfläche
eines Anwenders durch einen einzigen Klick auf das entsprechende Eingabeelement der
5. Anwendungsszenario Grading-Management 203
Eingabemaske verschoben bzw. das erforderliche Werkzeug zu seiner Ausführung aufgerufen
wird. Damit entsteht eine Synergie aus Visualisierung der Process Awareness und der Durch-
führung der einzelnen Handlungen, die ungeübten Anwendern die Nutzung des Systems
erleichtert und den Aufwand für seine Anwendung reduziert. Für das Verständnis der
Intention einer jeden Aktivität können kurze Erläuterungen eingeblendet werden, indem die
Maus über dem jeweiligen Anzeigeelement kurz positioniert wird.
Antworten auf Fragestellungen der Workspace Awareness, die die Beziehungen von
Aufgaben und Personen (Merkmal PersonZuAufgabe) sowie Aufgaben und Artefakten
(Merkmal AufgabenZuArtefakt) betreffen, können durch die ergänzende Bereitstellung einer
Ansicht für Process Awareness gegeben werden. Eine Integration dieser Informationen in die
Darstellung einzelner Dokumente ist aufgrund einer fehlenden Beziehung zu einem
spezifischen Dokument dagegen nicht sinnvoll. Das im aktiven Arbeitskontext eines
Anwenders geöffnete Dokument beschreibt jedoch den Ausgangspunkt für die Recherche,
sodass dieser für die Navigation zur Ansicht der Process Awareness und für die
Positionierung innerhalb des durch sie dargestellten Dokumentenpools genutzt werden kann.
Abbildung 5-11: Ansicht Process Awareness
Die Ansicht für Process Awareness visualisiert alle Dokumente des GM-Systems, die gegen-
wärtig in die Ausführung eines Workflows eingebunden sind oder es in der Vergangenheit
waren (vgl. Abbildung 5-11). Ziel der Bildung und Visualisierung eines solchen Dokumen-
tenpools ist die Beantwortung von Fragestellungen der Aktionshistorie (Gruppe WA-V-Ak)
und der Aufgabenvorschau (Gruppe WA-Z-Au). Hierzu werden die Dokumente zunächst
nach ihrem Workflow-Typ auf der obersten Ebene kategorisiert, sodass eine Gruppierung der
204 5. Anwendungsszenario Grading-Management
Dokumente anhand ihres Prozesskontextes erfolgt. Die zweite Kategorisierungsebene
repräsentiert die Arbeitsschritte des Workflow-Typs, die ein jedes Dokument vollständig oder
in Ausschnitten zu durchlaufen hat. Abhängig davon, ob der Arbeitsschritt für ein Dokument
bereits erfolgreich abgeschlossen wurde, der Arbeitsschritt sich gegenwärtig in Bearbeitung
befindet oder zukünftig nach Abschluss vorhergehender Arbeitsschritte zur Bearbeitung
ansteht, wird jedes Dokument dieses Workflow-Typs auf der darunter liegenden dritten Ebene
der Kategorie „abgeschlossen“, „in Bearbeitung“ oder „zukünftig“ für die jeweiligen
Arbeitsschritte aufgeführt. Auf vierter Kategorisierungsebene erfolgt letztlich eine
Gruppierung der Dokumente anhand der zuständigen Bearbeiter für den Arbeitsschritt, sodass
die Beziehungen zwischen Personen und Aufgaben direkt sichtbar werden. Somit lassen sich
Personen identifizieren, die für einen Workflow-Typ gegenwärtig oder zukünftig einen
Arbeitsschritt zu bearbeiten haben oder bereits erfolgreich abschließen konnten. Analog dazu
gibt die Ansicht der Process Awareness darüber Auskunft, welche Arbeitsschritte von einer
Person bereits ausgeführt wurden und welche zukünftig zu bearbeiten sind, sodass anhand der
in die Ansicht integrierten Presence Awareness bei Bedarf eine Kommunikation mit dem
Bearbeiter initiiert werden kann. Für zukünftige Arbeitsschritte gibt die Ansicht für jedes
Dokument Auskunft über noch ausstehende Arbeitsschritte und die erwarteten Bearbeiter,
sodass eine Vorhersage aufgrund gegenwärtiger Prozesseigenschaften expliziert wird.
5.5.3 Object Awareness
Die Object Awareness soll die Wahrnehmung zurückliegender Zustände eines Dokuments
und der Bearbeiter, die eine Veränderung vorgenommen haben, ermöglichen. Informations-
technologisch ist für die Explikation dieser Eigenschaften zwischen der Änderungsnach-
verfolgung und Versionierung zu wählen, deren Charakteristika bereits in Abschnitt 4.3.5.5
diskutiert wurden. Im Kontext des GM-Systems bietet die Änderungsnachverfolgung den
Vorteil, dass sie die Explikation ausgewählter Eigenschaften eines Dokuments erlaubt, sodass
Änderungen und deren Urheber bei Bedarf unmittelbar erkennbar werden und zugleich die
Verknüpfungen zwischen den verschiedenen Dokumenten und Dokumententypen ohne
Einschränkungen weiter aufrechterhalten werden können.
Voraussetzung für die Realisierung der Änderungsnachverfolgung ist die Abgrenzbarkeit der
auf Änderungen zu überwachenden Eigenschaften eines Dokuments. Die vom Groupware-
System IBM Lotus Notes/Domino angebotene Datenstruktur für die Speicherung von
semistrukturierten Dokumenten unterstützt diesen Ansatz durch die Bereitstellung von
Feldstrukturen, in denen die in einem Dokument zu speichernden Informationen abgelegt
werden (vgl. [Lotus 2000], S. 57 ff.). Felder stellen vor diesem Hintergrund die kleinste
Einheit dar, die im Rahmen einer Änderungsnachverfolgung überwacht werden kann. Die
5. Anwendungsszenario Grading-Management 205
innerhalb der Felder gespeicherten Informationsfragmente sind aufgrund einer gegebenenfalls
fehlenden Strukturierung nicht weiter abgrenzbar. Unter diesen Rahmenbedingungen ist für
den Ansatz der Änderungsnachverfolgung vorauszusetzen, dass die betrachteten Dokumen-
tentypen die zu explizierenden Eigenschaften in gesonderten Feldern ablegen. Die Daten-
struktur der MP-, TMP und der MB- sowie TMB-Dokumente weist beispielsweise mit eigen-
ständigen Feldern für die maximalen und erreichten Punkte einer (Teil-)Aufgabe oder das
Notenschema einen diesen Anforderungen entsprechenden Strukturierungsgrad auf, sodass
eine Anwendung der Änderungsnachverfolgung technologisch realisierbar ist und damit die
Explikation von Veränderungen ausgewählter Informationsfragmente adäquat realisierbar
erscheint.
Für diesen Anwendungsfall ist die Versionierung im direkten Vergleich als nachteilig
anzusehen, da sie bei den vorliegenden komplexen Dokumentenstrukturen die Wahrnehmung
von Veränderungen zwischen einzelnen Versionen nur anhand eines intensiven manuellen
Vergleichs durch den Anwender erlauben würde. Zusätzlich blieben im Fall der
Versionierung die aufgrund der hohen Strukturierung gegebenen Potenziale zur auto-
matisierten Hervorhebung von Veränderungen ungenutzt. Zu berücksichtigen ist, dass die
Versionierung gegenüber der Änderungsnachverfolgung die vollständige Wiederherstellung
früherer Zustände eines Dokuments erlaubt. Aufgrund der relationalen Abhängigkeiten zwi-
schen den unterschiedlichen Dokumententypen und den in ihnen hinterlegten teils redun-
danten Informationen ist eine solche Vorgehensweise jedoch grundsätzlich für das GM-
System nicht möglich, ohne die logische Integrität der Daten zu gefährden. Entsprechend ist
für die Object Awareness des GM-Systems die Realisierung einer Änderungsnachverfolgung
anzustreben.
Nachzuverfolgende Veränderungen an einem Dokument des GM-Systems entstehen durch die
manuelle Abänderung seiner Feldwerte durch einen Anwender und die Speicherung dieses
neuen Dokumentenzustandes. Die dabei auftretenden Zeitintervalle sind unvorhersehbar und
folgen keinen festen Gesetzmäßigkeiten. Entsprechend ist nicht die zeitliche Nachverfolgung
der Entstehung einer Veränderung bis hin zu ihrer dauerhaften Speicherung für die
Objekthistorie der Dokumente von Bedeutung, sondern der Verlauf der Dokumentenzustände
nach der Durchführung einzelner Aufgaben oder ganzer Arbeitsschritte. Folglich wird eine
ereignisbezogene Object Awareness benötigt, die die Änderungsnachverfolgung zum
Zeitpunkt der Speicherung eines Dokuments für ausgewählte Felder eines Dokuments
automatisiert erfasst.
Die im Folgenden vorgestellten Komponenten zur Realisierung der Object Awareness sind
generisch gehalten, sodass eine direkte Übertragung auf andere Anwendungen oder Anpas-
sungen der überwachten Eigenschaften der Dokumente prinzipiell möglich ist. Die Anwend-
206 5. Anwendungsszenario Grading-Management
barkeit der Komponente der Object Awareness für unterschiedliche Dokumententypen ist
damit gewährleistet. Realisiert wird die Komponente der Object Awareness (vgl. Abbildung
5-12) durch den Änderungsnachverfolgungs-Service (ÄNV-Service) und die Änderungs-
nachverfolgungs-Visualisierung (ÄNV-Visualisierung).
Dokumentenmaske
lesen &
schreiben
Object Awareness Komponente
ANV-Service
Initialisierung(...)
Nachverfolgung(...)
show(...)
ANV-Visualisierung
Dokument
ANV-Daten Anwendungsdaten
lesen
Abbildung 5-12: Architektur Komponente Object Awareness für IBM Lotus Notes/Domino Dokumente
Aufgabe der ÄNV-Service-Komponente ist die Identifikation von Änderungen an den Feld-
werten eines Dokuments und die Protokollierung dieses Ereignisses, seines Zeitpunktes und
seines Urhebers. Hierzu ist mit jedem Öffnen eines Dokuments der ÄNV-Service für den
Anwender transparent im Hintergrund zu initialisieren, wodurch die Überwachung
spezifischer Felder eines Dokuments ausgelöst wird. Als Parameter sind der Initialisierung die
Namen der zu überwachenden Felder zu übergeben. Die Überprüfung auf Änderungen und
ihre Protokollierung wird im Rahmen der Nachverfolgung vorgenommen. Ergibt ein
Vergleich der bisherigen Feldwerte mit den aktuellen Feldwerten eine Modifikation, wird der
neue Feldwert zusammen mit dem Zeitpunkt der Änderung und dem gegenwärtigen
Bearbeiter in die Änderungshistorie aufgenommen und mitgespeichert. Mit dem Schließen
des Dokuments endet die Änderungsnachverfolgung für selbiges. Abbildung 5-13 stellt die
Funktionsweise des ÄNV-Services anschaulich in Form eines Zustandsdiagramms in UML-
Notation dar.
ANV-Service aktiv
Initalisierung aktiv Anderungs-
erkennung
Protokollierung
ist erforderlich
Ereignis:
Dokumentenspeicherung
[keine
Feldanderung gefunden] [Feldanderung
Gefunden]
erstelle & speichere
Anderungshistorie
schliesse Dokument
Abbildung 5-13: Zustandsdiagramm des ÄNV-Services
5. Anwendungsszenario Grading-Management 207
Die ÄNV-Visualisierung hat zu berücksichtigen, dass die Änderungshistorie eine sekundäre
Informationsquelle darstellt, die zur Vermeidung einer Überfrachtung der Benutzerschnitt-
stelle lediglich auf Veranlassung des Anwenders bereitzustellen ist. Dennoch sollten im Sinne
der örtlichen Nähe die Mechanismen zur Öffnung der Änderungshistorie eines Feldes in
seiner unmittelbaren Nähe positioniert werden. Eine Integration der ÄNV-Visualisierung in
die Masken zur Darstellung der Dokumente ist damit unvermeidlich. Um den Aufbau der
Visualisierung der Dokumente beibehalten zu können, basiert die ÄNV-Visualisierung auf
einer Ebene, welche die Änderungshistorie für ein Feld als Überlagerung zu den
Dokumenteninhalten bei Bedarf darstellt (vgl. Abbildung 5-14).
Abbildung 5-14: ÄNV-Visualisierung für den Punktwert von (Teil-)Aufgabe 2
Jede erfasste Änderung wird durch eine Zeile der Tabelle dargestellt, sodass sowohl frühere
Werte des Feldes, die Zeitpunkte seiner Änderungen als auch der Bearbeiter unmittelbar
wahrgenommen werden können. Mit Integration der Presence Awareness wird die
Möglichkeit zur unmittelbaren Initiierung eines Kommunikationskanals zu den jeweiligen
Bearbeitern geschaffen, falls diese gegenwärtig am System der Presence Awareness
angemeldet sind (vgl. Abschnitt ). Geöffnet wird die Änderungshistorie über kleine
Icons, die in unmittelbarer Nähe zum jeweiligen Eingabefeld in die Maske eines
5.5.5
208 5. Anwendungsszenario Grading-Management
Dokumententyps integriert werden können (vgl. Abbildung 5-14). Der Mechanismus zur
Anzeige der Änderungshistorie basiert auf einer generischen Technik, die durch
Parametrisierung des Feldes, für welches die Änderungshistorie darzustellen ist, das
entsprechende Protokoll aus dem Dokument ausliest und innerhalb der Ebene visualisiert.
Damit gewährleistet die Komponente der ÄNV-Visualisierung ihre Abgeschlossenheit als
eigenständige Komponente trotz ihrer Integration in die Masken der Dokumententypen.
Durch die Einführung der Object Awareness für MP-, TMP, MB- sowie TMB-Dokumente
werden für die Arbeitskontexte des Bewertungsmanagements und der Prüfungsbewertung
Informationen zur Beantwortung der Fragestellungen der Objekthistorie (Gruppe WA-V-Ob)
automatisiert expliziert. Die Änderungsnachverfolgung gewährleistet die Wahrnehmbarkeit
der Urheber, der Art und der Zeitpunkte einer Veränderung. Jedoch hat der Anwender gezielt
nach Veränderungen zu suchen, da die Änderungshistorie zugunsten der Übersichtlichkeit der
Benutzerschnittstelle nur auf manuelle Veranlassung visualisiert wird. Dafür erhält der
Anwender bei Bedarf für einzelne Eigenschaften eines Dokuments eine detaillierte Auflistung
ihrer Historie, sodass der Verlauf des entstandenen Zwischen- und des Endergebnisses
wahrnehmbar wird.
Ist nicht nur die Historie einer einzelnen Eigenschaft eines Dokuments von Interesse, sondern
auch die umfassende historische Entwicklung des Dokuments, genügt die ÄNV-
Visualisierung diesen Ansprüchen aufgrund ihrer strengen Fokussierung nicht. Entsprechend
wird zusätzlich eine allgemeine Visualisierung aller für ein Dokument vorgenommener
Änderungen benötigt, die die ÄNV-Daten zusammenfassend und chronologisch darstellt. Eine
derartige Erweiterung wird in Abbildung 5-15 dargestellt. Die allgemeine Änderungshistorie
umfasst die Darstellung der maximal letzten 50 Änderungen eines Dokuments in absteigender
Reihenfolge ihrer zeitlichen Entstehung. Sowohl die letzten Bearbeiter als auch ihre
Handlungen werden dadurch in einer Übersicht visualisiert, ohne dass die Änderungshistorie
für jede Eigenschaft separat geöffnet werden muss. Nachteilig wirkt sich die dadurch
entstehende Vermischung der Änderungshistorien unterschiedlicher Eigenschaften eines
Dokuments auf die Verständlichkeit der jeweiligen Änderungen aus, da ihre Wahrnehmung
losgelöst von einem spezifischen Eingabefeld erfolgen muss und Änderungen unterschied-
lichster Merkmalsgruppen eines Dokuments untereinander vermischt visualisiert werden.
Abbildung 5-15: ÄNV-Visualisierung der Änderungen aller Eigenschaften eines Dokuments
5. Anwendungsszenario Grading-Management 209
Die Hintergründe, die zu einer Veränderung geführt haben, können von der Änderungsnach-
verfolgung nicht erfasst werden. Daher sollen die notwendigen Techniken zur Realisierung
der dafür erforderlichen Individual Awareness im folgenden Abschnitt vorgestellt werden.
5.5.4 Individual Awareness
Mithilfe der Individual Awareness sollen jene Merkmale eines Arbeitskontextes explizierbar
werden, die aufgrund ihrer geringen wahrnehmbaren Eigenschaften und einer unzureichenden
semantischen Verknüpfung zu einem Arbeitskontext nicht wahrnehmbar sind (vgl. Abschnitt
4.3.5.6). Sowohl die manuelle Dokumentation als auch die Referenzierung stellen Ansätze zur
Überwindung dieser Hemmnisse dar. Für die manuelle Dokumentation, ergo für die
individuelle Explikation einzelner Ausschnitte eines persönlichen mentalen Modells, werden
Funktionalitäten zur Erfassung dieser Informationen innerhalb der Dokumente benötigt. Um
dem Anwender einen umfangreichen Spielraum hinsichtlich der Art seiner individuellen
Dokumentation zu gewähren, ist ein möglichst flexibler Datencontainer bereitzustellen, der
sowohl eine textuelle als auch multimediale Explikation erlaubt. Das Groupware-System IBM
Lotus Notes/Domino stellt hierfür mit Rich-Text einen Feldtyp für Eingabefelder bereit, der
die Erfassung dieses breiten Spektrums verschiedener einfacher und komplexer Datentypen
ermöglicht (vgl. [Knäpper/Donskoj 2007]). Entsprechend sind im Sinne der manuellen
Dokumentation Felder dieses Feldtyps in die Masken der Dokumententypen zu integrieren.
Die Analyse des GM-Systems (vgl. Abschnitt 5.4) zeigte auf, dass die für die Erstellung der
MP-, TMP-, MB- und TMB-Dokumente eingesetzten Masken bereits über die erforderlichen
Felder verfügen, sodass eine Erweiterung in diesem Fall nicht erforderlich ist.
Für die Referenzierung von Informationen, die in unterschiedlichen Dokumenten des GM-
Systems und weiteren Groupware-Anwendungen hinterlegt sein können, stellt das
Groupware-System IBM Lotus Notes/Domino Mechanismen zur Verknüpfung zur
Verfügung. Diese Verknüpfungen können auf ein Dokument oder einen speziellen Anker
innerhalb eines Dokuments verweisen, sodass ein Dokument bei der Nachverfolgung eines
Verweises direkt an der Position des Ankers geöffnet wird. Die Erstellung der Verknüpfungen
mit den klassischen Mechanismen von IBM Lotus Notes/Domino erfolgt in zwei Schritten.
Im ersten Schritt wird das Ziel der Verknüpfung in die Zwischenablage übernommen, um
anschließend im zweiten Schritt innerhalb eines Rich-Text-Feldes eine Verknüpfung auf
dieses Ziel zu hinterlegen. Der Mechanismus entspricht dem klassischen Interaktionsverhalten
von Kopieren und Einfügen, welches den Anwendern bereits langjährig vertraut ist. Diese
Technik gewährleistet eine hohe Flexibilität in ihrer Handhabung und ermöglicht die
Verwendung gemäß den situativen Erfordernissen. Sind jedoch im Rahmen der individuellen
Dokumentation zahlreiche Verknüpfungen auf ein identisches Ziel in unterschiedlichen
210 5. Anwendungsszenario Grading-Management
Dokumenten zu hinterlegen, steigt der hierfür erforderliche Aufwand erheblich. Dies kann
beispielsweise im Rahmen der Prüfungsbewertung erforderlich werden, wenn allen
Bewertungsdokumenten einer Prüfung eine Verknüpfung zu den in der Lehre verwendeten
Lehrmaterialien hinzugefügt werden soll. Die Bereitstellung von Mechanismen, die die
manuelle Verknüpfung eines Ziels in mehreren Dokumenten durch eine einzige Handlung
ermöglicht, kann vor diesem Hintergrund die Bereitschaft zur manuellen Explikation dieser
Beziehungen aufseiten der Anwender erhöhen und den dafür erforderlichen Aufwand
minimieren.
Das GM-System soll daher um eine Komponente erweitert werden, die einen Verweis auf
Dokumente oder Ansichten direkt aus selbigen heraus in ein oder mehrere Dokumente des
GM-Systems einfügen kann. Hierzu wurde ein neues Icon in die Symbolleiste des IBM Lotus
Notes Clients integriert, sodass die Erstellung der Verweise unabhängig von der gegenwärtig
geöffneten Groupware-Anwendung und ohne Modifikationen an ihnen gelingt. Die erfor-
derliche Programmlogik kann direkt in das GM-System integriert oder als eigenständige
Komponente in eine gesonderte Datenbank ausgelagert werden. Vorrangig besteht die
Komponente aus einem Dialog, der in drei Schritten dem Anwender die Festlegung der Art
des zu erstellenden Verweises, seiner Bezeichnung sowie der Auswahl der Dokumente und
die Position, an der der Verweis einzufügen ist, ermöglicht (vgl. Abbildung 5-16). Der erste
Schritt erfordert die Festlegung des Verweiszieles, das sich zunächst aus der gegenwärtig vom
Anwender geöffneten Bildschirmdarstellung bestimmt. Innerhalb des Dialogs ist jedoch auch
eine Verringerung der Fokussierung möglich. Außerdem muss in diesem Schritt eine Ansicht
des GM-Systems bestimmt werden, aus der im zweiten Schritt die zu ergänzenden
Dokumente zu selektieren sind. Die Dokumententypen der im zweiten Schritt ausgewählten
Dokumente definieren eine Menge von Feldern, aus denen im dritten Schritt des Dialogs die
Ablageorte der Verweise auszuwählen sind. Die Schaltfläche „Verweis erstellen“ löst
schließlich die Erstellung von Verweisen in allen ausgewählten Dokumenten aus.
Mit der manuellen Dokumentation und der Möglichkeit zur Referenzierung der Dokumente
außerhalb des primären Arbeitskontextes bestehen damit die Voraussetzungen, um die
Fragestellungen zur Vorgehensweise für die Lösung einer Aufgabe (Gruppe WA-G-Ak sowie
WA-V-Ak) oder der Entstehung eines (Zwischen-)Ergebnisses (Gruppe WA-V-Ob) für die
Arbeitskontexte des Bewertungsmanagements und der Prüfungsbewertung zu beantworten.
Die Verantwortung für die Explikation obliegt jedoch dem Anwender, der diese
Funktionalitäten für die Gewährung der Individual Awareness nutzen kann. Die vorgestellten
Technologien schaffen dafür die notwendigen Voraussetzungen und minimieren den
erforderlichen Aufwand.
5. Anwendungsszenario Grading-Management 211
Abbildung 5-16: Dialog zur Erstellung multipler Verweise
5.5.5 Presence Awareness
Die Presence Awareness erfüllt im Rahmenmodell der Workspace Awareness die Aufgabe
eines Bindeglieds, das Informationen über die gegenwärtige Verfügbarkeit der Kollabora-
tionspartner bereitstellt und die unmittelbare Etablierung eines Kommunikationskanals
ermöglicht. Diese Funktionen sind für jede Komponente des Rahmenmodells von Bedeutung,
in der Awareness-Informationen mit Personenbezug expliziert werden (vgl. Abschnitt
4.3.5.7). Die Integration der Presence Awareness direkt in die Benutzerschnittstelle des PU-
Systems und in die weiteren Komponenten des Rahmenmodells für Workspace Awareness
stellt eine elementare Voraussetzung dar, um unnötige Wechsel zwischen der Presence
Awareness und dem Anwendungssystem zu vermeiden und um damit die Awareness-
Informationen direkt im Kontext der jeweiligen Arbeitsaufgabe zu visualisieren und zu
nutzen.
Eine führende Plattform für Enterprise Instant Messaging ist IBM Lotus Sametime. Diese lässt
sich sowohl eigenständig betreiben als auch nahezu nahtlos in Anwendungen des Groupware-
Systems IBM Lotus Notes/Domino integrieren (vgl. [Bergland et al. 2007]; [Koplowitz et al.
2007]). Die Plattform stellt Funktionalitäten für Presence Awareness, Chat sowie Instant
Messaging bereit und bietet neben textuellen gleichfalls audio-/videobasierte Kommunika-
tionskanäle an. Mithilfe der Anbindung an Telefonsysteme ist eine darüber hinausgehende
Integration in die traditionellen Kommunikationssysteme möglich, sodass diese weiterhin
genutzt werden können, die Bestimmung der Erreichbarkeit und der Aufbau des adäquaten
Kommunikationskanals jedoch durch die IBM Lotus-Sametime-Plattform unterstützt werden.
212 5. Anwendungsszenario Grading-Management
Für die 1:n und n:m Echtzeitkommunikation (vgl. Abschnitt 2.2.2) lassen sich Web-
Konferenzen nutzen, die zusätzlich zu einem Audiokanal die räumlich verteilte Betrachtung
von Präsentationen, Bildschirminhalten oder Whiteboards ermöglichen sowie ein Werkzeug
für Abstimmungen anbieten (vgl. [Wagner 2007], S. 178).
Eine Integration von IBM Lotus Sametime in das PU-System und in die weiteren Komponen-
ten des Rahmenmodells für Workspace Awareness bedeutet, dass Informationen über die Ver-
fügbarkeit von Personen sowie Funktionalitäten zur direkten Etablierung eines Kommunika-
tionskanals in unmittelbarer räumlicher Nähe zur Darstellung der Informationen oder ihrer
Beziehungen zu Dokumenten und Aufgaben in die Benutzerschnittstelle zu integrieren sind.
Die dafür erforderlichen technologischen Voraussetzungen werden für Groupware-
Anwendungen unter IBM Lotus Notes/Domino bereits seit Version 6.5 erfüllt. Eine
Integration in das GM-System ist dennoch bisher nicht erfolgt.
Entsprechend hat die Integration sowohl für die Masken der Dokumente als auch für die
Ansichten zu erfolgen, die zur Navigation und Recherche des Dokumentenpools eingesetzt
werden können. Für den Anwender sichtbar wird die Integration dadurch, dass vor dem
Namen einer Person ein kleines Icon erscheint, wenn diese gegenwärtig am Instant Messaging
Dienst angemeldet ist. Das Icon gibt in den Ausprägungsstufen ich bin verfügbar, ich bin
abwesend, ich bin in einer Besprechung oder bitte nicht stören Auskunft über den aktuellen
Status der Person. Zugleich kann für die Person eine Visitenkarte eingeblendet werden, die
über die Kontaktdaten sowie den gegenwärtigen Aufenthaltsort der Person informiert.
Abbildung 5-17 stellt die Integration und die Anzeige einer Visitenkarte exemplarisch für die
Zuordnung eines Gutachters zu einem MB-Dokument dar. Obwohl die Presence Awareness
allein durch die Abbildung eines kleinen Icons vor einem Namen dargestellt wird, ist ihr
Wiedererkennungswert aufgrund eines prägnanten, gleichbleibenden Erscheinungsbildes über
alle Darstellungsbereiche als ausreichend einzustufen. Zugleich wird das Erscheinungsbild
der Benutzerschnittstelle des GM-Systems durch die Integration nur wenig verändert.
Abbildung 5-17: Integration von IBM Lotus Sametime in eine Maske des GM-Systems
5. Anwendungsszenario Grading-Management 213
Die Initiierung eines Kommunikationskanals kann unmittelbar aus einem Kontextmenü
heraus erfolgen, welches für jeden mit Presence Awareness dargestellten Namen nach der
Integration verfügbar wird. Zu beachten ist hierbei, dass die reine Integration der Presence
Awareness sowie die damit verbundene Anzeige der zuvor genannten Zustände nicht allein
ausreichen kann, um die in Abschnitt 4.1.1.2 dargestellte Vereinfachung von Kopplungspro-
zessen in vollem Umfang zu erreichen. Obwohl die Wahrnehmung des gegenwärtigen Status
einer Person eine allgemeine Einschätzung seiner Verfügbarkeit erlaubt, fällt die Beurteilung
seiner momentan ausgeführten Tätigkeiten weiterhin schwer, sodass die Auswirkungen einer
gegebenenfalls unerwünschten Unterbrechung nicht beurteilt werden können. Zwar erlaubt
die Integration neben der direkten Etablierung eines Kommunikationskanals für Echtzeit-
kommunikation auch die Erstellung einer E-Mail, eine Präzision der wahrnehmbaren
Aktivitäten der Kollaborationspartner wird jedoch erst durch die Place-based Awareness
erreicht.
Mit der Integration der Presence Awareness in das GM-System werden die Voraussetzungen
geschaffen, um aus Sicht des Rahmenmodells für Workspace Awareness die Möglichkeiten
für die Etablierung eines Kontaktes (Gruppe WA-G-Ko) zu explizieren und damit
einhergehend eine Kontaktaufnahme zu realisieren. Darüber hinaus gewährt die integrierte
Presence Awareness durch die Bereitstellung einer abstrakten Information über die
Verfügbarkeit eines potenziellen Kommunikationspartners einen ersten Einblick auf seinen
derzeitigen Status, sodass eine erste Verbesserung der Kopplungsprozesse zu erwarten ist.
5.5.6 Place-based Awareness
5.5.6.1 Identifikation und Abgrenzung virtueller Plätze
Aufgabe der Komponente für Place-based Awareness ist die Bereitstellung von Awareness-
Informationen über die gegenwärtig mit dem GM-System ausgeführten Aktivitäten anderer
Kooperationspartner (vgl. Abschnitt 4.3.5.8). Die Grundlage dieser Explikation bildet die in
Abschnitt 4.3.3 vorgestellte Platzmetapher für Arbeitskontexte, die auf einem abstrakten
räumlichen Modell semantischer Nähe beruht. Für die Bestimmung der Anwesenheit einer
Person an einem virtuellen Platz und der Relevanz einer von ihr ausgeführten Aktivität für
den jeweiligen aktiven Arbeitskontext der Kooperationspartner sind die Identifizierbarkeit des
Arbeitskontextes und die grundsätzliche Wahrnehmbarkeit eines virtuellen Platzes grund-
legende Voraussetzungen. Eine Umsetzung dieser Anforderung beruht auf der Aggregation
und Abgrenzung der dargestellten Artefakte innerhalb der virtuellen Arbeitsumgebung, sodass
durch die Fokussierung der betrachteten Arbeitsumgebung der Arbeitskontext abgegrenzt und
der direkte Zugriff auf die erforderlichen Artefakte gefördert wird.
214 5. Anwendungsszenario Grading-Management
Für das GM-System leitet sich daraus die Forderung nach der Realisierung von Bewertungs-
plätzen ab, die im Kontext einer Modulprüfung bzw. Teilmodulprüfung einen direkten Zugriff
auf die semantisch verbundenen MP-, TMP- sowie MB- bzw. TMB-Dokumente über eine
aggregierte Benutzeroberfläche ermöglichen. Die virtuellen Bewertungsplätze repräsentieren
damit allgemein den Kontext einer Modulprüfung oder Teilmodulprüfung und der mit der
Bewertung der zugehörigen Prüfungsfälle verbundenen Aufgaben sowie Dokumente. Die
einem Bewertungsplatz zugeordneten Dokumente setzen sich aus den die Struktur der
Prüfung und die Rahmenbedingungen für die Bewertung bestimmenden MP- sowie TMP-
Dokumenten zusammen. Ergänzt werden diese durch die jeweiligen MB- oder TMB-
Dokumente für die Bewertung der erbrachten Prüfungsleistungen der einzelnen
Prüfungskandidaten dieser Prüfung. Neben den Bewertungsplätzen für Modul- und
Teilmodulprüfungen kann das GM-System gleichfalls als übergeordneter virtueller Platz
interpretiert werden, den ein Anwender durch Gebrauch des Systems betritt und mit
Beendigung seiner Verwendung wieder verlässt. Die Bewertungsplätze verkörpern auf
untergeordneten Hierarchiestufen Spezialisierungen dieses allgemeinen Platzes und drücken
damit eine spezifische Fokussierung der aktiven Arbeitskontexte der Anwender aus.
Das GM-System weist in seiner bisherigen Ausprägung keine Funktionalitäten für eine
visuelle Abgrenzung und Aggregation der zuvor genannten Dokumententypen im Sinne von
Bewertungsplätzen auf. Für den Zugriff auf die einzelnen Dokumententypen werden bisher
voneinander losgelöste spezialisierte Ansichten bereitgestellt, die jeweils alle Dokumente
eines oder mehrerer Dokumententypen auflisten. Eine semantische Gruppierung der
Dokumente erfolgt über die Kategorisierung der Dokumente anhand des Semesters und der
Bezeichnung einer Prüfung (vgl. Abbildung 5-8) oder anhand weiterführender Kriterien, die
einen Zugriff auf die Dokumente unter spezifischen Fragestellungen ermöglichen. Die reine
Kategorisierung realisiert jedoch keine vollständige Abgrenzung der primären, sekundären
und tertiären Dokumente eines aktiven Arbeitskontextes, da neben ihnen weiterhin alle im
GM-System hinterlegten Dokumente der jeweiligen Dokumententypen in der Ansicht
aufgelistet werden. Letztlich führt dieser Mangel dazu, dass ein Anwender die jeweilig in
seinem aktiven Arbeitskontext benötigten Dokumente durch manuelle Auswahl der korrekten
Kategorie wiederholt extrahieren muss, wenn für die Arbeitsaufgabe verschiedene Ansichten
oder Dokumente aus unterschiedlichen Kategorien einer Ansicht benötigt werden. Zusätzlich
dazu ist eine Neuordnung der Dokumente einer Kategorie anhand individueller Sortier-
optionen nicht möglich, ohne die Kategorisierung aufzugeben und ohne damit alle
Dokumente miteinander zu vermischen. Die Erweiterung der Benutzerschnittstelle um
Bewertungsplätze schafft hierfür Abhilfe, indem ausschließlich Dokumente des aktiven
Arbeitskontextes visualisiert werden.
5. Anwendungsszenario Grading-Management 215
Die Darstellung eines Bewertungsplatzes setzt sich aus insgesamt zwei Ansichten zusammen,
die neben der allgemeinen Navigationsleiste des GM-Systems dargestellt werden (vgl.
Abbildung 5-18). Im oberen Bereich der Bildschirmoberfläche werden in einer unabhängigen
Ansicht die Prüfungsdokumente aufgelistet, die im Kontext einer Modulprüfung oder Teil-
modulprüfung die jeweiligen Meta-Informationen der Prüfung beinhalten. Die Ansicht gibt
dabei Auskunft über den gegenwärtig zuständigen Bearbeiter sowie die von ihm
auszuführende Arbeitsaufgabe, sodass eine Wahrnehmung des Bearbeitungsstatus im
Arbeitskontext des Bewertungsmanagements ermöglicht wird. Benötigt ein Anwender diese
Informationen oder den Zugriff auf die MP- sowie TMP-Dokumente im Kontext seiner
Arbeitsaufgabe nicht, kann er die Ansicht der Prüfungsdokumente temporär ausblenden, um
den Darstellungsbereich für die Ansicht der Bewertungsdokumente zu vergrößern.
Abbildung 5-18: Bewertungsplatz für eine Modulprüfung
Die Auflistung der Bewertungsdokumente einer Prüfung wird unterhalb der Prüfungsdoku-
mente visualisiert. Eine gesonderte Ansicht für Prüfungs- und Bewertungsdokumente ist
erforderlich, um die verschiedenen Informationsklassen der einzelnen Dokumententypen
adäquat darstellen zu können. Daher werden für die Auflistung der Bewertungsdokumente
insgesamt drei Ansichten benötigt – eine für Modulprüfungen mit Untergliederung in
Teilmodulprüfungen, eine für Modulprüfungen ohne Untergliederung in Teilmodulprüfungen
sowie eine für Teilmodulprüfungen –, von denen jeweils nur eine in Abhängigkeit von der Art
der darzustellenden Prüfung angezeigt wird. Innerhalb der Ansicht der Bewertungsdokumente
werden ausschließlich die zu einer Prüfung zugehörigen Bewertungsdokumente angezeigt.
Eine solche Reduktion der aufgelisteten Dokumente vereinfacht bereits den Zugriff auf die
Dokumente des persönlichen aktiven Arbeitskontextes.
216 5. Anwendungsszenario Grading-Management
Eine weiterführende Reduktion ist möglich, wenn die Bewertungsdokumente explizit
einzelnen Gutachtern zugeordnet worden sind. Die Aktion nur persönliche Dokumente
anzeigen aktiviert dazu einen Filter, der die Anzeige auf Bewertungsdokumente beschränkt, in
denen der gegenwärtige Anwender als Gutachter eingetragen wurde. Zusätzlich dazu kann der
Anwender die Kategorisierung der Bewertungsdokumente über Aktionen beeinflussen, die
ihm unter der Aktionsgruppe Ansicht angeboten werden. Die Ansicht nach Name verzichtet
auf eine Kategorisierung und stellt alle Bewertungsdokumente sortiert nach Namen der
Prüfungskandidaten dar. Die Kategorisierung nach Projekt ist für die Bewertung von den in
Gruppen erbrachten Prüfungsleistungen von Bedeutung, um die Bewertungsdokumente
anhand dieses Merkmals zu gruppieren. Die Ansichten nach Aufgabe, nach Bearbeiter sowie
nach Bearbeitungsstatus greifen diese Kategorisierungen auf und ergänzen sie um
übergeordnete Kategorien für die als Nächstes auszuführenden Arbeitsschritte, die
zuständigen Bearbeiter sowie den Status der Bearbeitung.
Die weitreichenden funktionalen Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung der Kategorisie-
rung als auch der Ordnungsmerkmale der aufgelisteten Bewertungsdokumente entstehen
durch die Filterung der dargestellten Dokumente. Hierfür ist erforderlich, dass jedem
Anwender des GM-Systems eine eigenständige Ansicht zur Verfügung steht, die er
unabhängig von anderen Anwendern gemäß seinen informationellen Bedürfnissen gestalten
kann. Daher werden für die Realisierung der Bewertungsplätze Ansichten vom Typ Shared,
private on first use eingesetzt, die die automatische Erstellung persönlicher Instanzen der
jeweiligen Ansichten bei der erstmaligen Darstellung eines Bewertungsplatzes gewährleisten.
Diese lassen sich für die Visualisierung unterschiedlicher Modulprüfungen oder
Teilmodulprüfungen wieder verwenden, indem die Regeln zur Selektion der darzustellenden
Dokumente und der Kategorisierung gemäß dem aktuell aktiven Arbeitskontext für den
Anwender transparent modifiziert werden.
Die Fokussierung und Öffnung des Bewertungsplatzes für eine spezifische Modul- oder Teil-
modulprüfung ist gleichbedeutend mit dem Beitritt eines Anwenders zu einem virtuellen Platz
im Sinne des Rahmenmodells für Workspace Awareness (vgl. Abschnitt 4.3.3). Der
Anwender steuert diesen Vorgang durch einen Dialog, der die direkte Auswahl aus einem der
zuletzt geöffneten Bewertungsplätze sowie der zuvor noch nicht betretenen Bewertungsplätze
zulässt (vgl. Abbildung 5-19). Für Modulprüfungen mit Untergliederung in mehrere
Teilmodulprüfungen besteht zusätzlich die Möglichkeit, aus einem bereits geöffneten
Bewertungsplatz die Fokussierung seines aktiven Arbeitskontextes auf eine dazugehörige
Teilmodulprüfung oder die Modulprüfung zu verschieben, um eine spezialisiertere oder
allgemeinere Sichtweise auf die Dokumente im Kontext dieser Prüfung zu erhalten. Die
hierfür angebotene Aktion Prüfung als neuen Platz öffnen kann über das Kontextmenü des
5. Anwendungsszenario Grading-Management 217
jeweiligen MP- oder TMP-Dokuments in der Ansicht der Prüfungsdokumente aufgerufen
werden.
Abbildung 5-19: Auswahldialog für einen darzustellenden Bewertungsplatz
5.5.6.2 Architekturentwurf der Komponente für Place-based Awareness
Die im vorhergehenden Abschnitt vorgestellte Realisierung von Bewertungsplätzen gewähr-
leistet die Abgrenzung der Dokumente des aktiven Arbeitskontextes bei ihrer Verwendung.
Die Explikation der Anwesenheit und die Bereitstellung von Awareness-Informationen über
die gegenwärtigen Aktivitäten anderer Akteure innerhalb eines virtuellen Bewertungsplatzes
ist Aufgabe der Komponente für Place-based Awareness (PBA). Diese Komponente stellt
sowohl Awareness-Informationen in Echtzeit über die Ereignisse innerhalb eines virtuellen
Platzes als auch zurückblickend für die Vergangenheit bereit (vgl. Abschnitt 4.3.5.8).
Entsprechend empfiehlt sich für die Komponente der Place-based Awareness eine
Client/Server-Architektur aus Komponenten für die Erfassung und Visualisierung der
Awareness-Informationen aufseiten der Benutzersysteme und Services für ihre Verteilung und
Speicherung aufseiten zentralisierter Server (vgl. Abbildung 5-20).
Der Entwurf einer von einem bestehenden Anwendungssystemen weitgehend unabhängigen
Komponente wird durch die Anwendung des Composite-Application-Entwicklungsparadig-
mas (vgl. Abschnitt 5.5.1) möglich. Die Integrierbarkeit dieser Komponente, der sogenannten
PBA-Eclipse-Komponente, in die Benutzerschnittstelle eines bestehenden Anwendungs-
systems wird dabei durch den IBM Lotus Notes Client gewährleistet. Durch Kombination von
GM-System und PBA-Eclipse-Komponente entsteht die neue Anwendung Grading
Management Composite Application, die eine Erweiterung des bestehenden GM-Systems um
Place-based Awareness darstellt. Die PBA-Eclipse-Komponente besteht aus einer Benutzer-
schnittstelle für die Visualisierung und Steuerung der Place-based Awareness und internen
Komponenten zur Kommunikation mit den Services des Servers, der Aufbereitung der
Awareness-Informationen für den Anwender sowie der Sensorik für Ereignisse und Status-
218 5. Anwendungsszenario Grading-Management
änderungen des Anwenders mittels eines Nachrichtenaustauschs mit dem Anwendungs-
system. Im Folgenden soll aufgrund des spezifischen Anwendungsszenarios des Grading-
Managements anstelle eines allgemeinen Anwendungssystems von einer Verwendung der
PBA-Eclipse-Komponente in Zusammenhang mit einem GM-System ausgegangen werden.
Die Architektur von Composite Applications und die damit einhergehende lose Kopplung der
einzelnen Komponenten gewährleistet den Einsatz der PBA-Eclipse-Komponente gleicherma-
ßen mit anderen Anwendungssystemen. Die dafür erforderlichen Schnittstellen für den Aus-
tausch von Nachrichten zwischen dem Anwendungssystem und der PBA-Eclipse-
Komponente unter Einsatz des Property Brokers werden gesondert in Abschnitt 5.5.6.3
vorgestellt.
UI-Service Control-Service
Management-
Service
Sametime-
Service
History-
Service
Eclipse View
Benutzerschnittstelle
PBA-Eclipse-Komponente
Grading Management Composite Application
Property
Broker
IBM Lotus Notes 8 Client
IBM Lotus Domino 8 Server
PBA Management NSF
Grading Management NSF
IBM Lotus Sametime 8 Server
Place-Service
Community-Service
People-Service
Livename-Service
direkte Kopplung
verteilte Kommunikation
PBA-Sensorik Grading Management System
loose Kooplung uber Nachrichten
Abbildung 5-20: Client/Server-Architektur der Komponenten und Services für Place-based Awareness
(in Anlehnung an [Strathkötter 2007])
Für die zentralisierte Verteilung der platzbezogenen Awareness-Informationen zwischen den
PBA-Eclipse-Komponenten der gegenwärtig aktiven Anwender wird aufseiten des Servers ein
Place-Service benötigt, der die Anwesenheit von Anwendern an einem virtuellen
Bewertungsplatz sowie ihrer Zustände und Aktivitäten verwaltet. Diese Merkmale sind von
dem Place-Service in Form von Awareness-Informationen aufzubereiten und in Echtzeit den
5. Anwendungsszenario Grading-Management 219
PBA-Eclipse-Komponenten der Anwender zu übermitteln, die aktuell an einem virtuellen
Bewertungsplatz anwesend sind. Diese funktionalen Merkmale weisen damit Parallelen zu
den klassischen Aufgaben eines Servers für Presence Awareness auf, der Awareness-
Informationen über den Status der gegenwärtig angemeldeten Benutzer anderen Anwendern
des Systems in Echtzeit zur Verfügung stellt. Die für die Komponente der Presence
Awareness bereits eingesetzte Plattform IBM Lotus Sametime (vgl. Abschnitt 5.5.5)
beinhaltet einen Place-Service, der Awareness-Informationen über die Personen eines
virtuellen Raumes verwalten und verteilen kann. Die von IBM Lotus Sametime
bereitgestellten virtuellen Räume erlauben die Abbildung von Hierarchien, wie auch die
Plätze der Place-based Awareness hierarchische Beziehungen aufweisen können (vgl.
Abschnitte 4.3.3 und 4.3.5.8). Die räumliche Metrik für die Verteilung von platzbasierten
Awareness-Informationen beruht allein auf der Anwesenheit in einem Raum, sodass lediglich
die Mitglieder eines virtuellen Raumes Kenntnis über den Zustand und die Aktivitäten
anderer anwesender Anwender erhalten. Wenngleich damit die Reziprozität gewährleistet
wird (vgl. Abschnitt 4.2.1.2), sieht das Konzept der Place-based Awareness eine weitreichen-
de Metrik für hierarchische Plätze vor (vgl. Abschnitt 4.3.3), die ergänzend den genauen
Standort eines Anwenders in der Hierarchie für die Fokussierung und Filterung der
Awareness-Informationen verlangt. Die Metrik der Place-based Awareness stellt jedoch ledig-
lich eine Verfeinerung der Metrik für Räume des Place-Service von IBM Lotus Sametime dar,
die mittels ergänzender Filterung durch die PBA-Eclipse-Komponente realisiert werden kann.
Das Bindeglied zwischen den virtuellen Räumen von IBM Lotus Sametime und den virtuellen
Bewertungsplätzen der Place-based Awareness bildet die Datenbank PBA Management, die
ein Management Repository und ein History Repository bereitstellt. Das Management
Repository dient der PBA-Eclipse-Komponente als Speicher für Verwaltungsdaten, wie den
verfügbaren Plätzen, ihren Meta-Informationen und den individuellen Komponenteneinstel-
lungen der Anwender der Komponente. Im History Repository werden demgegenüber Aware-
ness-Informationen über Zustände und Ereignisse der virtuellen Bewertungsplätze dauerhaft
gespeichert, sodass diese im Rahmen der Workspace Awareness der Vergangenheit zu einem
späteren Zeitpunkt als Historie durch die PBA-Eclipse-Komponente erneut bereitgestellt
werden können.
Veranlasst wird die Speicherung der Awareness-Informationen von dem Management-Service
der PBA-Eclipse-Komponente, der die Kommunikation mit der PBA Management Datenbank
für den Anwender transparent verwaltet und steuert. Der Sametime-Service übernimmt analog
dazu die Kommunikation mit den Services des IBM Lotus Sametime Servers und stellt die
benötigten Dienste der PBA-Eclipse-Komponente entkoppelt zur Verfügung. Fordert der
Anwender eine Historie zu einem virtuellen Bewertungsplatz an, löst der History Service der
220 5. Anwendungsszenario Grading-Management
PBA-Eclipse-Komponente eine Suche innerhalb des History Repository nach den
angeforderten Awareness-Informationen aus und stellt diese der Benutzerschnittstelle zur
Visualisierung zur Verfügung. Der Control Service führt die allgemeine Ablaufsteuerung der
PBA-Eclipse-Komponente durch. Er erhält Anforderungen von einem UI-Service, der sowohl
gegenüber der Benutzerschnittstelle die ereignisgesteuerten Reaktionen der Komponente
auslöst sowie Nachrichten über den Property Broker von der PBA-Sensorik des GM-Systems
empfängt und an den Control Service zur Auswertung weiterleitet.
Die Komponente der PBA-Sensorik bildet das Sensorsystem der Place-based Awareness und
ist als solche direkt in das GM-System zu integrieren. Die PBA-Sensorik erkennt die gegen-
wärtigen Bildschirminhalte eines Anwenders und übergibt diese Statusinformationen in Form
von Nachrichten an den Property Broker des IBM Lotus Notes Clients. Dafür ist die
Komponente der PBA-Sensorik sowohl für den Anwender transparent in die
Bildschirmoberfläche zur Darstellung der Bewertungsplätze als auch in die Masken der
einzelnen Dokumententypen zu integrieren.
Die Funktionalitäten der Awareness-Information-Pipeline (vgl. Abschnitt 4.3.5.1) verteilen
sich damit wie folgt auf die Komponenten des Prototyps
1. Sensorik: PBA-Sensorik
2. Transport- und Verteilung: IBM Lotus Sametime 8 Server
3. Allgemeiner Filter: PBA-Eclipse-Komponente
4. Individueller Privatsphären-Filter: PBA-Eclipse-Komponente
5. Historienspeicher: History Repository der PBA-Management-Datenbank
6. Individueller Interessen-Filter: PBA-Eclipse-Komponente
7. Darstellung: PBA-Eclipse-Komponente
5.5.6.3 Schnittstelle zwischen PBA-Sensorik und
PBA-Eclipse-Komponente
Die Schnittstelle zwischen der in das GM-System integrierten Komponente der PBA-Sensorik
und der innerhalb der Grading Management Composite Application lose gekoppelten PBA-
Eclipse-Komponente beruht auf Nachrichten, die in Extensible Markup Language (XML)
verfasst sind und Properties genannt werden. Die PBA-Sensorik erstellt diese Properties
aufgrund von Ereignissen, die durch die Aktivitäten eines Anwenders bei der Nutzung des
GM-Systems ausgelöst werden. Die Weiterleitung der Properties an die weiteren
Komponenten einer Composite Application gewährleistet der Property Broker des IBM Lotus
5. Anwendungsszenario Grading-Management 221
Notes 8 Clients anhand des für eine Composite Application festgelegten Wirings (vgl.
Abschnitt 5.2.2).
Dem Austausch von Awareness-Informationen über durch den Anwender ausgelöste
Ereignisse liegen insgesamt vier Properties zugrunde:
PBAStart
Kennzeichnet den Beginn einer zeitraumbezogenen Aktivität des Anwenders.
PBAChange
Signalisiert eine Zustandsänderung einer bereits begonnenen zeitraumbezogenen
Aktivität des Anwenders.
PBAStop
Beschreibt das Ende einer zeitraumbezogenen Aktivität des Anwenders.
PBASingle
Markiert eine zeitpunktbezogene Aktivität des Anwenders.
Die Properties PBAStart, PBAChange und PBAStop explizieren Ereignisse im Zusammen-
hang mit zeitraumbezogenen Aktivitäten eines Anwenders. Hierzu zählen das Lesen oder
Editieren eines Dokumentes oder allgemein die Anwesenheit an einem virtuellen Bewertungs-
platz. Zeitraumbezogene Properties beschreiben folglich Ereignisse, die in direktem Zusam-
menhang zu einem Zustand des Anwenders und seinen Aktivitäten für eine spezifische
Zeitperiode stehen. Zeitpunktbezogene Aktivitäten kennzeichnen demgegenüber Ereignisse
eines Augenblicks, die zu dauerhaften Zustandsänderungen der Arbeitsumgebung führen. Ein
Beispiel hierfür ist die Speicherung eines Dokuments durch den Anwender, sodass das
Dokument eine dauerhafte Zustandsänderung erfährt.
Der Nachrichtenaustausch anhand von Properties beruht auf Parametern, die in Properties
verpackt an die PBA-Eclipse-Komponente übermittelt werden. Die PlaceID charakterisiert
dabei die eindeutige Identität eines virtuellen Bewertungsplatzes, während eine ActionID die
Art der vom Anwender ausgeführten Aktivität kennzeichnet. Betrifft eine Aktivität ein
spezifisches Dokument des GM-Systems, identifiziert dieses die übermittelte
DocumentUNID. Die Meta-Informationen der Nachricht können zusätzlich durch eine frei zu
wählende Bezeichnung ergänzt werden, die das Ereignis im Klartext beschreibt.
5.5.6.4 Benutzeroberfläche der PBA-Eclipse-Komponente
Für die Wahrnehmung von Anwesenheit und Aktivitäten der Personen an einem virtuellen
Bewertungsplatz wird eine Visualisierung benötigt, die einen Blick auf den Platz gemäß der
Metrik für Sichtbereiche von Plätzen gewährt (vgl. Abschnitt 4.3.5.8). Zu berücksichtigen
sind die hierarchischen Strukturen zwischen Bewertungsplätzen für Modulprüfungen und
222 5. Anwendungsszenario Grading-Management
Teilmodulprüfungen. Sieht der Sichtbereich eines Anwenders die simultane Darstellung von
Awareness-Informationen mehrerer Plätze auf unterschiedlichen Stufen der Hierarchie vor,
sind diese in der Visualisierung entsprechend zu strukturieren und gegeneinander eindeutig
abzugrenzen. Baumstrukturen stellen hierfür eine adäquate Darstellungsform dar, da sie
ausgehend von einem Wurzelelement weitere Kindelemente flexibel auf mehreren Ebenen
anordnen können. Das Wurzelelement für kontextuelle Awareness-Informationen im Anwen-
dungsszenario des Grading-Managements bildet der virtuelle Platz des GM-Systems, der mit
Öffnung der Anwendung implizit betreten wird. Öffnet der Anwender zusätzlich einen vir-
tuellen Bewertungsplatz, sind die Awareness-Informationen für diesen als Kindelemente in
die Baumdarstellung zu integrieren. Zugleich ist diese Aktion als Standortwechsel des An-
wenders zu interpretieren, sodass die dargestellten Awareness-Informationen gemäß der
Reichweite seines Sichtbereichs ein- oder auszublenden sind. Abbildung 5-21 zeigt exempla-
risch die Visualisierung von Awareness-Information der virtuellen Plätze Grading-Manage-
ment-System, Modulprüfung Methoden der Wirtschaftsinformatik und der Teilmodulprüfung
Grundlagen des Informationsmanagements am Arbeitsplatz mit einem maximal ausgeweiteten
Sichtbereich auf alle Awareness-Informationen dieser virtuellen Plätze.
Abbildung 5-21: Darstellung von Awareness-Informationen durch die PBA-Eclipse-Komponente
(Gliederung nach virtuellen Plätzen)
Awareness-Informationen über die gegenwärtig an einem virtuellen Platz anwesenden Perso-
nen und ihre Aktivitäten werden in Form einzelner Zeilen dargestellt. Zusätzlich zu den Na-
5. Anwendungsszenario Grading-Management 223
men der Personen an einem Platz und der Beschreibung ihrer Aktionen werden die lesenden
und editierenden Tätigkeiten an einem Dokument über Icons visualisiert, sodass die
Identifikation konfliktionärer Zugriffe leichter möglich ist. Die vollständige Integration der
Presence Awareness von IBM Lotus Sametime erlaubt zudem die direkte Wahrnehmung des
aktuellen Status eines Kollaborationspartners und gibt damit Auskunft über die Bereitschaft
zur Kommunikation. Damit einhergehend wird die Initiierung eines Kommunikationskanals
sowie die Darstellung seiner Visitenkarte mit Informationen über den gegenwärtigen Standort
unterstützt.
Liegt das Informationsbedürfnis eines Anwenders vorrangig auf den Aktivitäten der
Kollaborationspartner innerhalb des eigenen aktiven Arbeitskontextes, ist eine Strukturierung
der Awareness-Informationen nach den Akteuren häufig der Strukturierung nach virtuellen
Plätzen vorzuziehen, sodass die gegenwärtig ausgeführten Aktivitäten einer Person im
eigenen Umfeld leichter identifiziert werden können. Kommunikationskanäle zwischen Kolla-
borationspartnern werden dadurch mit Hintergrundinformationen zu der Ausrichtung der
jeweils aktiven Arbeitskontexte angereichert. Die PBA-Eclipse-Komponente gewährt dafür in
einer gesonderten Ansicht einen Einblick in die Aktivitäten anderer Anwender, indem die
Awareness-Informationen anhand der Namen der Akteure der virtuellen Plätze kategorisiert
aufgelistet werden (vgl. Abbildung 5-22). Analog zu der zuvor vorgestellten Darstellung nach
virtuellen Plätzen beinhaltet auch die Gliederung nach den Namen der Anwender nur
Awareness-Informationen, die virtuelle Plätze des eigenen aktiven Arbeitskontextes betreffen,
sodass die Menge der darzustellenden und wahrzunehmenden Awareness-Informationen
minimiert wird und zugleich die Reziprozität der gewährten Einblicke gewahrt bleibt.
Abbildung 5-22: Darstellung von Awareness-Informationen durch die PBA-Eclipse-Komponente
(Gliederung nach Anwendern)
Die PBA-Eclipse-Komponente kann sowohl in Verbindung mit den Ansichten als auch den
Dokumenten des GM-Systems dargestellt werden. Durch die Kopplung der PBA-Eclipse-
Komponente mit einem Dokument erweitern sich ihre Ansichten um einen Anzeigebereich,
der die Personen auflistet, die dieses Dokument gegenwärtig lesend oder editierend geöffnet
haben (vgl. Abbildung 5-23). Wenngleich diese Awareness-Informationen bereits als
Aktivitäten in den nach Plätzen oder Benutzern strukturierten Ansichten enthalten sind, ist
224 5. Anwendungsszenario Grading-Management
ihre Erkennbarkeit jedoch von der Menge der dargestellten Awareness-Informationen
abhängig. Die Auflistung aller Benutzer, die dieses Dokument gerade verwenden, vereinfacht
die Wahrnehmbarkeit dieser Aktivitäten. Die PBA-Eclipse-Komponente leistet damit einen
Beitrag, um potenziell konfliktionäre Zugriffe auf ein Dokument auch ohne Sperr-
mechanismen (vgl. Abschnitt 2.3.3) identifizieren zu können. Die Koordination der Zugriffe
ist dabei weiterhin Aufgabe der Benutzer, die für die Abstimmung ihrer Aktivitäten die
Kommunikationskanäle der integrierten Presence Awareness verwenden können.
Abbildung 5-23: Darstellung von Awareness-Informationen durch die PBA-Eclipse-Komponente
(Benutzung eines Dokuments)
Neben der reinen Darstellung der Awareness-Informationen verfügen die Ansichten der PBA-
Eclipse-Komponente über Bedienelemente, die eine Manipulation des Sichtbereichs ermögli-
chen (vgl. Abbildung 5-21) oder spezielle Funktionen auf einzelnen Awareness-
Informationen anbieten. Aufgerufen werden diese Funktionen über ein Kontextmenü, dessen
Funktionsumfang in Abhängigkeit von dem Informationsgehalt der Awareness-Informationen
variiert (vgl. Abbildung 5-24).
Zusätzlich zu den Funktionen zur Steuerung der Darstellung der Ansichten, die sowohl
Mechanismen zur Ein- und Ausblendung von Awareness-Informationen als auch für die
dauerhafte Aktivierung und Deaktivierung von Filtern zur Reduzierung des Informations-
angebots umfassen, beinhalten die Kontextmenüs Funktionen von IBM Lotus Sametime für
den Aufbau eines Kommunikationskanals. Demgegenüber ermöglicht die Funktion Dokument
5. Anwendungsszenario Grading-Management 225
öffnen die Anzeige des Dokuments, das von einem Kollaborationspartner gegenwärtig
betrachtet oder editiert wird.
Abbildung 5-24: Kontextmenü für virtuelle Plätze (links) und Anwender (rechts)
Möchte der Anwender im Sinne der Workspace Awareness der Vergangenheit einen Blick auf
zurückliegende Aktivitäten und Ereignisse innerhalb des von ihm betretenen virtuellen Platzes
werfen, kann er die Historie über den Platz, über die Person oder das gelesene sowie
bearbeitete Dokument gleichfalls über das Kontextmenü öffnen. Der zeitliche Horizont, für
den die Historie zu einem Eintrag aufbereitet werden soll, kann sich sowohl über alle
verfügbaren Awareness-Informationen erstrecken als auch anhand einer Anzahl von Tagen
oder von Einträgen vom Anwender beschränkt werden. Die Darstellung der Historie erfolgt
anschließend in einer eigenständigen Ansicht als tabellarische, chronologische Auflistung
(vgl. Abbildung 5-25).
Abbildung 5-25: Darstellung der Historie für einen Bewertungsplatz
Möchte ein Anwender die Explikation seiner Anwesenheit in einem virtuellen Platz und
seiner darin ausgeführten Aktivitäten zum Schutz seiner Privatsphäre unterdrücken, bietet das
226 5. Anwendungsszenario Grading-Management
Kontextmenü des betreffenden Platzes über den Eintrag Mitgliedschaft die Möglichkeit zur
temporären oder dauerhaften Abbestellung der Awareness-Informationen für diesen Platz.
Unter Einhaltung der Reziprozität führt eine Abbestellung für einen virtuellen Platz dazu, dass
sowohl die Awareness-Informationen über die eigene Anwesenheit und die eigenen
Aktivitäten für die Darstellung bei den Kollaborationspartnern unterdrückt, im Gegenzug
jedoch auch die Awareness-Informationen der Kollaborationspartner verborgen werden. Zur
Gewährleistung der Vollständigkeit werden die Awareness-Informationen weiterhin erfasst
und gespeichert, sodass über die Historie ein konsistenter und zusammenhängender chrono-
logischer Verlauf aufbereitet und expliziert werden kann. Dieser Ansatz stellt daher das Recht
eines Anwenders sicher, seine Sichtbarkeit und Erreichbarkeit über die Place-based
Awareness einzuschränken. Eine vollständige Verhinderung der Explikation wird jedoch
zugunsten der angestrebten Vollständigkeit (vgl. Abschnitt 4.2.1.3) nicht ermöglicht. Die
Visualisierung der virtuellen Plätze weist im Fall der Abbestellung anstelle von Awareness-
Informationen über die Aktivitäten anderer Anwender lediglich den Bezeichner des Platzes
auf, angeführt von einem kleinen roten Punkt und gefolgt von der Anzahl der aktiven
Anwender innerhalb des Platzes (vgl. Abbildung 5-26).
Abbildung 5-26: Visualisierung eines abbestellten Platzes
5.5.6.5 Zwischenbetrachtung
Die in den vorangegangenen Abschnitten vorgestellte Architektur und prototypische Realisie-
rung für die Explikation und Verbreitung von platzbezogenen Awareness-Informationen
gewährt den Anwendern des GM-Systems erstmals die Wahrnehmung der räumlich verteilt
agierenden Kollaborationspartner, die gleichfalls der Lösung einer Aufgabe im Arbeitskontext
des Bewertungsmanagements oder der Prüfungsbewertung nachgehen. Die dafür erforderliche
Einführung von Bewertungsplätzen bewirkt, dass MP-, TMP-, MB- und TMB-Dokumente im
aktiven Arbeitskontext eines Anwenders eindeutig abgegrenzt und direkt zugreifbar werden.
Mithilfe der Bewertungsplätze können damit Fragestellungen des Rahmenmodells für Work-
space Awareness beantwortet werden, die für die Gegenwart in Zusammenhang mit den erfor-
derlichen Artefakten des aktiven Arbeitskontextes (Gruppe WA-G-Ak) und ihren Zugriffs-
möglichkeiten (Gruppe WA-G-Ar) in Zusammenhang stehen. Die automatisiert explizierten
Awareness-Informationen der Place-based Awareness gewähren ergänzend eine Wahrnehm-
barkeit der Beziehungen von Personen zu Artefakten im Rahmen ihrer gegenwärtig ausge-
5. Anwendungsszenario Grading-Management 227
führten Aktivitäten im Umfeld des persönlichen Arbeitskontextes – durch Einsatz der Historie
gleichfalls für die Vergangenheit (Gruppen WA-G-Id, WA-G-An, WA-G-Ar und WA-V-An).
5.5.7 Social Awareness
Die Explikation der Organisationsstrukturen zwischen den Kollaborationspartnern eines
Arbeitskontextes ist Aufgabe der Social Awareness (vgl. Abschnitt 4.3.5.3). Für die Beant-
wortung der Fragestellungen über die Identitäten der Kollegen, ihre Fähigkeiten und die
Beziehungen zu ihnen wird ein Organisationsverzeichnis benötigt, dessen Informationen
durch den Einsatz der Social Awareness unmittelbar aus dem aktiven Arbeitskontext eines
Anwenders heraus zugreifbar werden. Grundlegende Voraussetzung für die Gewährung von
Social Awareness ist damit die Existenz eines Organisationsverzeichnisses. Die Fakultät für
Wirtschaftswissenschaften unterhält mit der Groupware-Anwendung FB5 Organisation
bereits ein Organisationsverzeichnis. In diesem sind sowohl allgemeine personenbezogene
Daten zu den Professoren und Mitarbeitern der Fakultät, wie der Name oder ein Passbild, hin-
terlegt als auch die organisationalen Strukturen, wie beispielsweise die Zuordnung zu Abtei-
lungen, die Mitgliedschaften in Arbeitsgruppen oder die eingenommenen Rollen, aufgeführt.
Bisher werden diese Informationen vom GM-System jedoch nur für die Gewährung von
Zugriffsrechten auf die Dokumente genutzt, um die Vertraulichkeit der Bewertungen sicher-
zustellen. Das Organisationsverzeichnis und die in ihm hinterlegten Informationen bleiben
dem Anwender damit weitgehend verborgen.
Die Arbeitskontexte des Bewertungsmanagements und der Prüfungsbewertung beruhen auf
Arbeitsabläufen, die zumeist von einer eindeutig und bereits untereinander wohlbekannten
Gruppe von Personen eines oder mehrerer Lehrstühle ausgeführt werden. In der Regel handelt
es sich hierbei um ein bis zehn Personen, die sowohl in die Lehre als auch in die Durchfüh-
rung der Prüfungen und der Bewertungen für ein Modul eingebunden sind. Ein Bedarf für die
Integration der Social Awareness direkt in das GM-System ist unter Berücksichtigung dieses
Anwendungsszenarios folglich zu verneinen. Eine Ausnahme stellt die Place-based Aware-
ness dar, die neben den Akteuren im direkten Umfeld des persönlichen aktiven Arbeitskontex-
tes unter Einsatz eines maximalen Sichtbereichs die Wahrnehmung von Anwendern des GM-
Systems außerhalb des Kontextes der eigenen Modul- oder Teilmodulprüfung ermöglicht.
Entsprechend erscheint eine Integration der Social Awareness in die PBA-Eclipse-Kom-
ponente für diesen Anwendungsfall sinnvoll, um die Explizierbarkeit der Identität und der
organisatorischen Beziehungen von mittels Place-based Awareness identifizierten Anwendern
zu ermöglichen.
Die PBA-Eclipse-Komponente stellt daher im Kontextmenü zu einer Awareness-Information
unter dem Eintrag Informationen zur Person anzeigen (vgl. Abbildung 5-24) eine Funktion
228 5. Anwendungsszenario Grading-Management
bereit, die einen unmittelbaren Zugriff auf das Personendokument der entsprechenden Person
innerhalb der Groupware-Anwendung FB5 Organisation ermöglicht. Aktiviert wird diese
Funktion durch einen vom GM-System über den Property Broker abgesetzten Property
PBAOrgaDBInit, der der PBA-Eclipse-Komponente die Daten für den Zugriff auf das
Organisationsverzeichnis initial übermittelt. Die PBA-Eclipse-Komponente bestimmt aus
diesen bei Auslösung der Funktion das Personendokument für eine Person und veranlasst
seine Darstellung im IBM Lotus Notes 8 Client.
Die in den Personendokumenten des Organisationsverzeichnisses FB5 Organisation hinterleg-
ten Informationen genügen, um die Fragestellungen über die Identität einer Person (Gruppe
WA-G-Id) mehrheitlich zu beantworten. Bisher werden im Organisationsverzeichnis die
Kompetenzen und Qualifikationen einer Person nicht explizit erfasst, sodass Rückschlüsse zu
diesen allein aufgrund ihrer erfassten Einordnung in die Strukturen einer Organisation mög-
lich sind. Eine Erweiterung des Organisationsverzeichnisses ist vor diesem Hintergrund mög-
lich, jedoch aufgrund der Größe der Organisation und der auftretenden Kollaborationsbezie-
hungen zwischen den Mitgliedern der Organisation innerhalb des Anwendungsszenarios
Grading-Management nicht als zwingend erforderlich einzuschätzen.
5.6 Zusammenfassung
Mit der Erweiterung des vorhandenen GM-Systems um Komponenten zur Gewährung von
Workspace über alle Aspekte des Rahmenmodells wird eine informationstechnologische
Realisierung des in Kapitel 4 entwickelten abstrakten Konzepts für ein spezifisches Anwen-
dungsszenario vorgenommen. Veränderungen an dem bereits bestehenden Anwendungs-
system betreffen im Allgemeinen Erweiterungen, die in zunächst eigenständigen
Komponenten realisiert werden konnten und lediglich im Zuge ihrer Integration und
Anbindung einen Eingriff in die internen Strukturen und Abläufe des GM-Systems
erforderten. Dies ist als Indiz dafür zu werten, dass eine Realisierung von Workspace
Awareness auch ohne die Neuentwicklung oder grundlegende Umgestaltung eines sich bereits
im Einsatz befindlichen PU-Systems erfolgen kann und die Bereitstellung der identifizierten
Awareness-Informationen mithilfe weitgehend eigenständiger Komponenten möglich ist.
Mit Übertragung des Rahmenmodells auf das Anwendungsszenario Grading-Management
und der exemplarischen Realisierung von Komponenten zur Gewährung von Workspace
Awareness wurde eine funktionale Validierung vorgenommen, sodass der zweite Bestandteil
des in Abschnitt 2.8.1 formulierten Forschungsziels, die informationstechnologische
Überprüfung, als erreicht angesehen werden kann. Wenngleich die anwendungsorientierte
Validierung eine Aufgabe für weitere wissenschaftliche Studien darstellt, sollen die ersten
5. Anwendungsszenario Grading-Management 229
Erfahrungen und Eindrücke aus dem Praxiseinsatz des Prototyps im folgenden Abschnitt kurz
dargestellt werden.
5.7 Erste Erfahrungen
Im Kontext dieser Arbeit ist verdeutlicht worden, dass sich die Leistungsfähigkeit eines PU-
Systems in seiner Fähigkeit ausdrückt, die komplexen Geschäftsprozesse einer Organisation
und kooperierender Organisationen über alle Schritte ihrer Wertschöpfungskette hinweg zu
unterstützen. Im Umkehrschluss ergibt sich aus dieser Erkenntnis, dass der bestmögliche
Nutzen nur erreicht werden kann, wenn das PU-System zum Zweck der Aufgabenerfüllung
von allen Kollaborationspartnern im Kontext der gemeinschaftlichen Aufgabenstellungen
eingesetzt wird (vgl. Abschnitt 3.6). Das für das Anwendungsszenario Grading-Management
betrachtete PU-System geht demgegenüber aus einem universitären Forschungsprojekt hervor
und ist damit kein kommerzielles Produkt. Daher ist seine weitreichende Verbreitung
aufgrund organisatorischer Vorgaben – die aufgrund der gesetzlich zugesicherten Freiheiten
in Forschung und Lehre nur schwerlich umsetzbar wären – über alle kooperierenden Lehr-
und Forschungseinrichtungen einer Hochschule nicht zu erreichen. Folglich beruhen die bis-
herigen Praxiserfahrungen auf ungesicherten Einzeleindrücken, die basierend auf persönli-
chen Gesprächen mit einzelnen Anwendern des Systems vom Autor der vorliegenden Arbeit
gesammelt wurden. Eine darüber hinausgehende wissenschaftlich fundierte empirische Unter-
suchung der im Folgenden dargestellten ersten Ergebnisse hat daher gesondert und zusätzlich
zu erfolgen.
Vor Einführung der Komponenten für die Verbreitung von Workspace Awareness war festzu-
stellen, dass Anwender im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung regelmäßig Probleme bei der
Identifikation der Dokumente und der vom GM-System angebotenen Hilfsmittel zur
Erfüllung ihrer Aufgaben hatten. Diese Probleme wurden gefördert durch unzureichende
Kenntnisse über die vom GM-System angebotenen Funktionalitäten und die damit
verbundenen erwarteten Arbeitsabläufe. In Verbindung mit einer mangelnden Wahrnehm-
barkeit des gegenwärtigen Status der Prozesse Bewertungsmanagement und Prüfungs-
bewertung für eine Prüfung erschlossen sich für die Anwender die resultierenden Aufgaben
und Handlungsschritte nur sehr schwer. Gegenseitige Hilfestellungen unter Anwendern
beruhten vorrangig auf Rückfragen bei den Entwicklern, da Kenntnisse über weitere
Anwender und ihre Fähigkeiten im Umgang mit dem GM-System zumeist fehlten und vom
GM-System nicht offengelegt wurden.
Eine Verbesserung des Nutzungsverhaltens konnte bereits durch die Einführung der Bewer-
tungsplätze und der Process Awareness festgestellt werden. Die Einführung der Bewertungs-
plätze wurde mehrheitlich begrüßt, da diese den Zugriff auf die benötigten Dokumente im
230 5. Anwendungsszenario Grading-Management
Arbeitskontext des Bewertungsmanagements und der Prüfungsbewertung für eine Modul-
oder Teilmodulprüfung vereinfachen und die Darstellung der Dokumente klarer strukturieren.
Die Process Awareness unterstützt diesen Effekt, indem für jedes MP- und TMP-Dokument
der gegenwärtige Prozessstatus direkt dargestellt wird und die zwingend erforderlichen
Handlungen zum Abschluss eines Arbeitsschrittes vom GM-System offengelegt werden.
Demgegenüber lassen sich eindeutige Effekte aus der Einführung der Änderungshistorie
bisher nicht erkennen, da der Zeitraum seit Einführung der Komponente für eine Beurteilung
als noch nicht ausreichend anzusehen ist. Begleitet wird dieser Sachverhalt von dem
Umstand, dass die Zahl der Anwender des GM-Systems in Relation zum Anwendungs-
szenario und der innerhalb der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften auftretenden Prüfungs-
und Bewertungsprozesse als sehr gering eingestuft werden muss. Entsprechend ist die Zahl
der für eine Modul- oder Teilmodulprüfung miteinander kollaborierenden Anwender des GM-
Systems zu klein, als dass eine Änderungshistorie aufgrund stetig wechselnder
Aufgabenträger notwendig und hilfreich würde. Folglich ist die Beurteilung der Place-based
Awareness und ihrer Effekte bisher nicht möglich. Voraussetzung hierfür ist zunächst eine
ausreichend große Basis von Anwendern, die das System simultan nutzen.
Die Beschränkungen des Anwendungsszenarios, insbesondere die bisher nicht ausreichende
Verbreitung des GM-Systems, erlauben daher nur eine eingeschränkte praxisrelevante
Beurteilung zum jetzigen Zeitpunkt. Für die weitere anwendungsorientierte Validierung ist
folglich ein deutlich größerer Benutzerkreis des GM-Systems anzustreben. Deren Nutzung
des GM-Systems im operativen Tagesgeschäft lässt schlussendlich verlässliche Aussagen
hinsichtlich qualitativer Erfahrungen erst erwarten. Die bisher lediglich gelegentliche und
punktuelle Nutzung durch einzelne Gruppenmitglieder oder Lehr- und Forschungseinheiten
kann hier nur Indizien und Tendenzen liefern.
6. Schlussbetrachtungen und Ausblick 231
6 Schlussbetrachtungen und Ausblick
Die vorliegende Forschungsarbeit geht der Frage nach, wie sich Awareness-Technologien ein-
setzen lassen, um die Explikation kollaborativer Arbeitskontexte bei räumlich und zeitlich
getrennter Wahrnehmung im Kontext der geschäftsprozessbezogenen Aufgabenerfüllung zu
steigern. Der zentrale Fokus liegt auf der Unterstützung der Offenlegung kollaborativer
Arbeitskontexte in Zusammenhang mit dem Einsatz von PU-Systemen. Für eine Präzisierung
der Zielsetzung – die Bildung eines Rahmenmodells für die Etablierung von Workspace
Awareness zum Zweck der automatisierten Explikation kollaborativer Arbeitskontexte –
werden die Zusammenhänge zwischen Wissen, Kontexten und ihrer Awareness untersucht.
Parallel dazu werden die Grundlagen kollaborativer Zusammenarbeit und ihrer informations-
technologischen Unterstützung vorgestellt und diskutiert.
Voraussetzung für die Bildung eines Rahmenmodells für Workspace Awareness ist ein Ver-
ständnis der betrachteten Systemklasse der PU-Systeme und der charakteristischen Koopera-
tionsformen, die durch ihren Einsatz unterstützt werden können. Beiträge hierzu leisten die
Entwicklung einer Taxonomie für kollaborative Werkzeuge virtueller Arbeitsumgebungen
und die vorgestellte Taxonomie für Kooperation in PU-Systemen. Die sich anschließende
Modellbildung zeigt sowohl die Bedeutung von Workspace Awareness, ihre potenziellen
Vorteile als auch ihre Problemfelder auf, um Anforderungen organisatorischer, funktionaler
und technologischer Natur zu identifizieren. Basierend auf den erlangten Erkenntnissen und
der erfolgten Klassifikation potenzieller Kooperationsformen bildet das Modell für
Arbeitskontexte in PU-Systemen zusammen mit der Platzmetapher für Arbeitskontexte die
Basis des Architekturentwurfs der Workspace Awareness, welcher in einem informations-
technologischen Komponentenentwurf resultiert. Die Validierung des so entstandenen
Rahmenmodells basiert auf einer exemplarischen Anwendung für das Szenario Grading-
Management. Die dafür erforderliche Analyse des GCC Grading-Management-Systems bildet
die Ausgangslage für die Realisierung der einzelnen Komponenten der Workspace
Awareness. Deren Umsetzbarkeit und Einsetzbarkeit werden einer Validierung unterzogen,
indem prototypische Softwarekomponenten für die Verwendung mit dem GCC Grading-
Management-System erstellt werden.
In diesem abschließenden Kapitel wird der Beitrag der vorliegenden Arbeit zur Unterstützung
der Explikation und Wahrnehmung kollaborativer Arbeitskontexte zusammengefasst und an
der Zielsetzung der vorliegenden Arbeit gemessen. Der nachfolgende Abschnitt gibt
Ausblicke auf weiterführende, noch offene Fragestellungen und einen damit verbundenen
Forschungs- und Entwicklungsbedarf. Der abschließende Abschnitt fasst die Ergebnisse der
vorliegenden Arbeit zusammen und unterzieht diese einer kritischen Würdigung.
232 6. Schlussbetrachtungen und Ausblick
6.1 Ausblick
Das mit dieser Arbeit verfolgte ganzheitliche Konzept zur Explikation von Arbeitskontexten
anhand der Verbreitung von Workspace Awareness in Zusammenhang mit dem Einsatz von
PU-Systemen ermöglicht eine umfassende Offenlegung verschiedenster Aspekte gegenwärti-
ger, vergangener und zukünftiger kollaborativer Arbeitskontexte. Die einerseits offene und
erweiterbare sowie andererseits auf Kollaborationen mittels PU-Systemen fokussierte Modell-
bildung eröffnet sowohl im theoretischen als auch praktisch-konzeptionellen Teil Ansatz-
punkte für einen weiteren Forschungsbedarf. Insbesondere erfordert das Konzept umfassende
praktische Evaluierungen, deren Ergebnisse im konzeptionellen Rahmenmodell und in der
exemplarischen prototypischen Implementierung zukünftig Berücksichtigung finden müssen.
Evaluierung und weiterführende Anwendungsszenarien
Die in Kapitel 5 beschriebene exemplarische Anwendung des Rahmenmodells für Workspace
Awareness erlaubt es, grundsätzliche Rückschlüsse auf die praktische und operative Umsetz-
barkeit der Workspace Awareness und ihrer Komponenten zu ziehen. Damit kann jedoch
bisher nicht verbindlich beantwortet werden, ob sich die durch den Einsatz von Workspace
Awareness erwarteten Vorteile für die Qualität kollaborativer Zusammenarbeit und die
individuelle Aufgabenerfüllung in der Praxis nachhaltig realisieren lassen. Entsprechend
bilden zukünftige Untersuchungen über die Auswirkungen von Workspace Awareness auf
den Einsatz von PU-Systemen, die Aufgabenerfüllung der einzelnen Anwender und von
Arbeitsgruppen sowohl den nächsten Schritt zur Beurteilung dieses Ansatzes als auch die
Basis zur weiteren Verfeinerung des Rahmenmodells. Dafür sind Fragestellungen mit
einzubeziehen, die die soziologische Erforschung des Nutzungsverhaltens von PU-Systemen
als virtuelle, kollaborativ genutzte Arbeitsumgebung und insbesondere auch der
Komponenten der Workspace Awareness beinhalten. Soziologische Untersuchungsmethoden
erlauben Rückschlüsse darüber, ob und inwiefern die erwarteten Verbesserungen tatsächlich
realisiert werden können und welche weiteren Maßnahmen zu ihrer Erreichung
gegebenenfalls notwendig sind. Diese Untersuchungen wurden jedoch in der bisherigen
Zieldefinition zugunsten einer Fokussierung auf die grundsätzliche Konzeption des
Rahmenmodells für Workspace Awareness und den exemplarischen Nachweis ihrer
Umsetzbarkeit explizit ausgeklammert.
Um die allgemeine Relevanz des vorliegenden Ansatzes mittels weiterführender Studien
untersuchen zu können, ist das Rahmenmodell für Workspace Awareness neben dem in
Kapitel 5 vorgestellten Anwendungsszenario in weiteren Fallstudien und Einsatzszenarien
anzuwenden. Durch sie ist zu untersuchen, inwieweit die Einsetzbarkeit und die Nützlichkeit
der Workspace Awareness von unterschiedlichen Branchen, Wirtschaftssektoren oder
6. Schlussbetrachtungen und Ausblick 233
Organisationsformen und Organisationsgrößen abhängen. Ein wesentlicher Einflussfaktor
kann die in einer Organisation vorherrschende Kultur im Hinblick auf die Bereitschaft zur
Preisgabe von Wissen und die damit verbundene Bereitschaft zur Weitergabe persönlicher
Erfahrungen und gegenseitigen Unterstützung sein. Beispielsweise besteht in diesem
Zusammenhang ein zu untersuchender Aspekt in dem Zusammenhang zwischen dem Erfolg
von Workspace Awareness und der etablierten Organisationskultur für den Wissenstransfer.
Betriebswirtschaftliche Aspekte
Unter betriebswirtschaftlichen Aspekten ist zu betrachten, wie sich Awareness-Technologien
– insbesondere die Workspace Awareness – in die informationstechnologische Landschaft
einer Organisation integrieren lassen. Nur wenn ihre Existenz sowohl aufseiten der Anbieter
als auch der Konsumenten von Awareness-Informationen auf allgemeine Akzeptanz trifft und
sich damit die Explikation und Wahrnehmung kollaborativer Arbeitskontexte fest in den
Arbeitsabläufen einer Organisation verankern lassen, ist ein Erfolg dieser Systeme möglich.
Daher sind für die Einführung und Etablierung von Workspace Awareness in einer
Organisation Strategien zu entwickeln, die durch ein umfassendes Veränderungsmanagement
(engl. change management) begleitet werden.
Ein essenzieller Aspekt für die Beurteilung von Initiativen zur Verbreitung von Workspace
Awareness sind Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen. Es sind daher Messgrößen zu definieren,
die unter Berücksichtigung von Geschäftszielen eine Bewertung von Kosten und Nutzen
durch die Einführung von Workspace Awareness für eine Organisation erlauben. Typische,
durch den Einsatz von Awareness-Systemen verfolgte Geschäftsziele bestehen in der
Verbesserung von Kommunikation, Kooperation und Kollaboration für Gruppenprozesse und
einer damit einhergehenden Steigerung ihrer Produktivität, der Arbeits- und Produktqualität.
In weiteren Studien ist der Einfluss der Workspace Awareness auf diese Geschäftsziele einer
Organisation zu untersuchen.
Theoretisch-konzeptionelle Aspekte
Das Rahmenmodell für Workspace Awareness beruht auf der These, dass bei der
Verwendung von PU-Systemen auftretende Arbeitskontexte stabil wiederkehrende
gemeinsame Merkmale und Eigenschaften aufweisen, für deren automatisierte Explikation
informationstechnologische Systemkomponenten entwickelt und eingesetzt werden können.
Das Modell für Arbeitskontexte in PU-Systemen (vgl. Abschnitt 4.3.2) spiegelt das Ergebnis
dieser Überlegungen wider und gewährt mit seinem rekursiven Modellierungsansatz
umfassende Ansatzpunkte für seine Verfeinerung und Ausweitung. Seine grundsätzliche
Ausrichtung beruht auf einer Betrachtung von PU-Systemen und der durch ihren Einsatz
auftretenden Arbeitskontexte innerhalb einer virtuellen Arbeitsumgebung. Weiterführende
234 6. Schlussbetrachtungen und Ausblick
Forschungsaktivitäten sollten einer Übertragung dieses Modells für Arbeitskontexte auf
weitere Systemklassen virtueller Arbeitsumgebungen nachgehen. Letztlich eröffnet sich
dadurch ein Themenkomplex, der zu der Fragestellung nach der Existenz eines allgemeinen
Modells für Arbeitskontexte unabhängig von einer spezifischen Arbeitsumgebung oder
Kollaborationsform führt. Das Ziel eines derartigen Ansatzes läge in der Realisierung einer
allgegenwärtigen Explikation von Arbeitskontexten, deren Wahrnehmbarkeit mittels
Awareness-Mechanismen sowohl unabhängig von als auch übergreifend über Systemklassen
virtueller Arbeitsumgebungen oder Kollaborationsformen gewährleistet werden kann.
Ein Themenkomplex, der zu weiteren Fragestellungen führen wird, ist die Vorhersage zukünf-
tiger Zustände und Merkmale von Arbeitskontexten im Bereich der Workspace Awareness
der Zukunft. Der bisher verfolgte Ansatz setzt auf strikt vorstrukturierte Geschäftsprozesse
und Arbeitsabläufe, deren Entwicklung aufgrund von Planung und Beobachtung bekannt ist
und die damit nahezu identisch repetitiv ausgeführt werden. Für die gesicherte Vorhersage der
Entwicklung lediglich gering vorstrukturierter Arbeitsabläufe und damit verbundener zukünf-
tiger Zustände kollaborativer Arbeitskontexte werden demgegenüber neuartige Ansätze
benötigt, die basierend auf semantischer sowie statistischer Analyse, Simulation oder
künstlicher Intelligenz Abschätzungen für die Zukunft ermöglichen. Erst wenn diese Ansätze
gefunden sind und damit die Bereitstellung gesicherter Erkenntnisse zukünftiger
Entwicklungen eines Arbeitskontextes möglich wird, kann die Workspace Awareness der
Zukunft einen vollwertigen Baustein für die Wahrnehmung kollaborativer Arbeitskontexte
bilden. Bis dahin sind ihre Einsatzmöglichkeiten auf Geschäftsprozesse beschränkt, die festen
Regeln unterliegen.
Weiterentwicklung der prototypischen Komponenten für Workspace Awareness
Die im Rahmen des Anwendungsszenarios Grading-Management vorgestellten proto-
typischen Komponenten zur Bereitstellung von Awareness-Informationen sind grundsätzlich
praktisch einsetzbar und für die automatisierte Explikation der identifizierten Arbeitskontexte
des Bewertungsmanagements und der Prüfungsbewertung geeignet. Obwohl die vorgestellten
Implementierungen einen Beitrag zur Beantwortung aller zuvor offenen Fragestellungen der
Workspace Awareness leisten, sind allgemein die Robustheit und damit die Flexibilität der
Sensorik verbesserungsfähig. Dadurch ließen sich auch bislang unberücksichtigte
Anwendungsmuster des GM-Systems erfassen und explizieren.
Für die Gewährleistung einer umfassenden, kontinuierlichen und lückenlosen Explikation der
Arbeitskontexte im zeitlichen Verlauf ist die Erfassung von Awareness-Informationen unab-
hängig vom Standort eines Anwenders und einer damit in Verbindung stehenden
Verfügbarkeit zentralisierter Server-Dienste zu berücksichtigen. Dieser Aspekt gewinnt an
6. Schlussbetrachtungen und Ausblick 235
Relevanz, wenn das angeschlossene PU-System zumindest temporär einen Gebrauch ohne
Verbindung zu einem Zentralsystem – beispielsweise anhand von Replikations-Mechanismen
– zulässt. Während sowohl die Komponenten der Process, Object als auch der Individual
Awareness bislang eine Speicherung der gewonnenen Awareness-Informationen in direkter
Verbindung der sie betreffenden Dokumente vorsehen, benötigen die Place-based Awareness
sowie die Presence Awareness eine dauerhafte Verbindung zu einem zentralen System,
welches die Verteilung der Awareness-Informationen in Echtzeit oder ihre Speicherung in
einer Historie ermöglicht. Ein Ansatz für die Weiterentwicklung besteht daher darin, die
Erfassung und dauerhafte Speicherung der Awareness-Informationen auch für den Fall der
fehlenden Verfügbarkeit des zentralen Systems zu ermöglichen.
Die bisherigen Implementierungen der Softwarekomponenten für die Verbreitung von Work-
space Awareness fokussieren sich auf die Sensorik und Verteilung von Awareness-
Informationen gemäß den Fragestellungen für Workspace Awareness. Ein im Sinne der
Awareness-Information-Pipeline (vgl. Abschnitt 4.3.5.1) fein zu steuerndes Zugriffsmanage-
ment auf diese Awareness-Informationen, basierend auf Filtern und Zugriffsrechten, wird
bislang jedoch nur für die Place-based Awareness umgesetzt. Obwohl im Vergleich zur Place-
based Awareness die Process, Object und Individual Awareness in geringerem Umfang
personenbezogene, dem Recht nach informationeller Selbstbestimmung unterliegende
Awareness-Informationen verarbeiten und speichern, ist eine Realisierung der Awareness-
Information-Pipeline für diese gleichfalls anzustreben.
Die effiziente Wahrnehmung von Awareness-Informationen erfordert ihre integrierte Darstel-
lung innerhalb der Benutzeroberfläche eines Anwendungssystems. Die vorgestellten Imple-
mentierungen für das Anwendungsszenario des Grading-Managements sehen eine Visualisie-
rung von Awareness-Informationen in Textform vor, kombiniert mit verschiedenen Arten von
Icons. Insbesondere für die Visualisierung der Place-based Awareness, der aufgrund der
Platzmetapher für Arbeitskontexte ein räumliches Modell zugrunde liegt, ist der Nutzen und
die Realisierbarkeit grafischer Visualisierungsformen zu prüfen. Mögliche Ansatzpunkte hier-
für liefert ein Beitrag von Gutwin, der eine Darstellung anhand sogenannter Radaransichten
(engl. radar views) für Awareness-Informationen der Workspace Awareness vorstellt (vgl.
[Gutwin 1997]).
Trotz der Bemühungen, wieder verwendbare Softwarekomponenten zu konzipieren und zu
realisieren, ist eine direkte Übertragbarkeit auf abweichende Arbeitskontexte, Geschäftspro-
zesse und Systemumgebungen – insbesondere für die Komponenten und Funktionalitäten der
Process Awareness und Social Awareness – bisher nicht gegeben. Für die Process Awareness
gilt es daher, eine von einem Geschäftsprozess und von spezifischen Arbeitsabläufen unab-
hängige Visualisierung des Prozessfortschrittes, verbunden mit der Explikation der erforderli-
236 6. Schlussbetrachtungen und Ausblick
chen Aktivitäten zu ihrer Durchführung zu konzipieren. Parallel dazu ist die vorgestellte
Umsetzung der Social Awareness auf die im Anwendungsszenario vorgefundenen Informatio-
nen des Organisationsverzeichnisses beschränkt. Eine über diese Rahmenbedingungen hinaus-
gehende Konzeption und Realisierung der Social Awareness sollte sowohl das Organisations-
verzeichnis als auch die integrative Explikation sozialer Beziehungen losgelöst von bereits
existierenden Informationssystemen verfolgen. Anhand der gewonnenen Erkenntnisse ist eine
Standardisierung des Datenmodells für Organisationsverzeichnisse anzustreben, die eine
Gewährung von Social Awareness unabhängig von einzelnen Systemen, Systemgrenzen,
einzelnen Organisationen oder Organisationsbeziehungen ermöglicht.
Bisher in der prototypischen Umsetzung unberücksichtigt geblieben ist die integrative Anrei-
cherung der Kommunikationskanäle von IBM Lotus Sametime um Awareness-Informationen
über den gegenwärtig aktiven Arbeitskontext der Kommunikationspartner. Obwohl eine
Explikation dieser Merkmale bereits in großen Teilen durch die Place-based Awareness
realisiert werden kann, ist in der begleitenden Bereitstellung von Hintergrundinformationen
zu den Themen eines geführten Gesprächs ein großes Potenzial für die Verbesserung der
räumlich verteilten Kommunikation zu sehen (vgl. Abschnitt 4.3.5.7).
6.2 Ergebnis und kritische Würdigung der Arbeit
Die in der vorliegenden Arbeit vorgestellten Konzepte, Modelle und Umsetzungen für die
Explikation kollaborativer Arbeitskontexte in virtuellen Arbeitsumgebungen betten sich in
einen Forschungs- und Technologiezweig ein, der bereits in den frühen 1990er Jahren
entstanden ist und seitdem mit wechselnder Intensität neue Erkenntnisse und Lösungen
präsentiert. Sie sind Ergebnis eines mehrjährigen Forschungs- und Entwicklungsvorhabens,
dessen Ursprünge in der Entwicklung eines Prozessunterstützungssystems für die
Unterstützung von Bewertungsprozessen an Hochschulen liegen. Die im Rahmen dieser
Bestrebungen vom Autor beobachteten Unzulänglichkeiten traditioneller virtueller
Arbeitsumgebungen führten letztlich zu der Forschungsfrage der vorliegenden Arbeit. Als
solche sind die Ergebnisse als Beitrag zur Überwindung der Hemmnisse zu verstehen, die mit
der Virtualisierung von Arbeitsumgebungen und der räumlichen sowie zeitlichen Verteilung
kollaborativer Arbeitsprozesse verbunden sind. Gelingt dies, können nicht nur die unmittelbar
wahrgenommenen Nachteile virtueller gegenüber real-physischen Arbeitsumgebungen
ausgeglichen werden, sondern weiterführende Potenziale gehoben werden.
6. Schlussbetrachtungen und Ausblick 237
Die Ergebnisse der vorliegenden Arbeit sind insbesondere für die nachfolgend genannten
Zielgruppen von Interesse:
Wissenschaftliche Forschung
Der wissenschaftlichen Forschungsgemeinschaft zeigt die vorliegende Arbeit Ansätze
und Lösungskonzepte für die weiterführende Untererstützung kollaborativer Arbeits-
abläufe in verteilten Arbeitsumgebungen auf. Eine noch offene Aufgabe besteht in der
Validierung und vertiefenden Erforschung der sich daraus ergebenden Untersuchungs-
gegenstände (vgl. Abschnitt 6.1).
Anbieter und Entwickler von PU-Systemen
Aus Sicht der Anbieter und Entwickler von PU-Systemen sollte das Rahmenmodell
für Workspace Awareness Potenziale und Konzepte zur Verbesserung existierender
Anwendungssysteme aufzeigen. Dafür stellt das Rahmenmodell eine Methodik vor,
die auf spezifische Einsatzszenarien übertragen werden kann und damit unmittelbare
Hinweise für erforderliche Erweiterungen bestehender Anwendungssysteme gibt. Die
in der vorliegenden Arbeit aufgezeigten Lösungskonzepte sind jedoch nicht auf die
Analyse und Erweiterung bestehender PU-Systeme beschränkt. Entwicklern von PU-
Systemen wird mit dem Rahmenmodell für Workspace Awareness ein Fragenkatalog
bereitgestellt, der bei der Konzeption und Realisierung zukünftiger Anwendungs-
systeme berücksichtigt werden sollte, um die durch den Einsatz virtueller Arbeits-
umgebungen bisher regelmäßig auftretenden Defizite direkt zu vermeiden.
Unternehmen und Anwender von PU-Systemen
Für Unternehmen, die PU-Systeme einsetzen und deren Mitarbeiter und Anwender
Unzufriedenheiten aufgrund einer unzureichenden Unterstützung kollaborativer
Arbeits- und Kommunikationsprozesse unzufrieden sind, bietet das vorliegende
Rahmenmodell Lösungsansätze an. Voraussetzung für die Umsetzung bilden die
organisatorischen Rahmenbedingungen. So können durch die vorliegende Arbeit
bereits im Vorfeld der Einführung von Workspace Awareness potenzielle Hindernisse
in Bezug auf das erforderliche Vertrauen, die Sicherheit und Gesetzeskonformität
aufgelöst werden. Entsprechend ist ein Prozess des Wandels anzustoßen, der etwaige
Ängste und Bedenken der Mitarbeiter lindert und damit die Bereitschaft einer
Organisation zur produktiven, barrierefreien Kollaboration weiter festigt. Wenn
dadurch die Bereitschaft einer Organisation für die vollständige und zugleich
gewissenhafte Explikation kollaborativer Arbeitskontexte geschaffen wurde, kann ihre
Nachfrage nach Awareness-Technologien im Sinne einer Workspace Awareness die
zukünftige Entwicklung entsprechender Technologien nachhaltig beeinflussen und
beschleunigen.
238 6. Schlussbetrachtungen und Ausblick
Gemessen an dem in Abschnitt 2.8.1 formulierten Forschungsziel sind zusammenfassend die
folgenden Ergebnisse der vorliegenden Forschungsarbeit festzuhalten:
Präzisierung von Begriffszusammenhängen
Die Begriffe Wissen, Kontext und Awareness werden in einen umfassenden Gesamtzusam-
menhang gesetzt, deren Herleitung, Abgrenzung und Begründung entgegen den verfügbaren
(wissenschaftlichen) Publikationen auf einem Modellansatz beruht, der neben Aspekten des
Erwerbs von Wissen und des Managements der Wissensverteilung zugleich die Situationen
seiner Entstehung und Verwendung und damit verbunden insbesondere die Wahrnehmung
und Wahrnehmbarkeit berücksichtigt (vgl. Abschnitt 2.1). Entsprechend eindeutige
Definitionen der Begriffe Wissen, Kontext und Awareness drücken die starken Abhängig-
keiten und Beziehungen dieser Begriffe aus. Damit einhergehend wird die Bedeutung der
Awareness grundlegend gestärkt, die im Gesamtzusammenhang nicht mehr nur als
eigenständige Forschungsdisziplin angesehen werden kann.
Parallel zu den Begriffen Wissen, Kontext und Awareness leistet die Bildung und Charakte-
risierung der Systemklasse der Prozessunterstützungssysteme einen Beitrag zur Einordnung
von Anwendungssystemen. Diese wird anhand einer Taxonomie kollaborativer Werkzeuge
virtueller Arbeitsumgebungen präzisiert, die unter Berücksichtigung der Dimensionen
Verbreitung, Automation und Prozessorientierung einen imaginären Raum für die Einordnung
von informationstechnologischen Anwendungssystemen ermöglicht, die allgemein zur
Gruppe der Groupware-Systeme zu zählen sind (vgl. Abschnitte 2.4, 3.2 und 3.3). Prozess-
unterstützungssysteme treten in diesem Verständnis in einem Kontinuum von persönlichen
und Gruppenprozessunterstützungssystemen auf, für die die Letzteren lediglich die Maximal-
ausprägung von Verbreitung, Automation und Prozessorientierung darstellen. Demgegenüber
sind in der Praxis eher Mischformen anzutreffen.
Konzeptionalisierung von Kooperationsformen
Analog zur Einordnung von Groupware-Systemen in die dargestellte Taxonomie
kollaborativer Werkzeuge virtueller Arbeitsumgebungen ist die Konzeptionalisierung von
Kooperationsformen zu sehen (vgl. Abschnitt 3.5). Die Taxonomie für Kooperation in in PU-
Systemen erlaubt die Entwicklung eines umfassenden Verständnisses darüber, wie die an
einem Wertschöpfungsprozess beteiligten Organisationsmitglieder kollaborativ PU-Systeme
einsetzen und sich dabei sowohl unterstützen als auch gegenseitig behindern können. Indem
für die Bildung der Taxonomie die Beziehungen zwischen Aufgaben und Artefakten einer
virtuellen Arbeitsumgebung herangezogen werden, lassen sich die Kooperationsformen
Arbeitsgemeinschaft, Aufgabenteilung, Arbeitsteilung und Arbeitsanalogie identifizieren und
voneinander abgrenzen. Ihre jeweiligen charakteristischen Merkmale geben Aufschluss über
6. Schlussbetrachtungen und Ausblick 239
die grundsätzlichen Bedürfnisse der Kooperation und zeigen Potenziale für ihre informations-
technologische Unterstützung auf. Dabei stehen die Kooperationsformen nicht für neuartige
Aufbau- oder Ablauforganisationen einer Unternehmung. Sie drücken vielmehr die Beziehun-
gen zwischen verschiedenen Mitgliedern einer Organisation aus der Perspektive ihrer Ver-
wendung der Artefakte virtueller Arbeitsumgebungen aus, um diese sowohl für das
Verständnis und die Explikation kollaborativer Arbeitskontexte zu erschließen. Die
Taxonomie für Kooperationen geht diesbezüglich über alle bisherigen Ansätze zur
Beschreibung von Gruppenprozessen und ihrer zugrunde liegenden Organisationsstrukturen
hinaus.
Ganzheitliche Analyse von Bedeutungen und Anforderungen
Basierend auf den Studien von Gutwin und Greenberg wird in der Arbeit die Bedeutung von
Workspace Awareness auf die anhand der Taxonomie für Kooperationen identifizierten
Kooperationsformen übertragen. Die kritische Auseinandersetzung mit potenziellen, durch
ihren Einsatz hervorgerufenen Problemfeldern bildet die Grundlage für die umfassende
Betrachtung aller relevanten organisatorischen, funktionalen und technischen Aspekte der
Anforderungsanalyse. Sowohl die Erkenntnisse von Bedeutung und Problemen als auch die
daraus erwachsenden Anforderungen an die erforderlichen Rahmenbedingungen für die
Etablierung von Workspace Awareness stellen einen wesentlichen Beitrag für die
Positionierung von Awareness-Systemen dar. Damit geben sie zugleich erste Hinweise für die
zu ihrer Etablierung erforderlichen Veränderungsprozesse.
Geschlossene Bildung eines Rahmenmodells
Das Rahmenmodell der Workspace Awareness beruht auf einer umfassenden Auseinander-
setzung mit den Aspekten kollaborativer Arbeit, dem Austausch von Wissen und dem Einsatz
virtueller Arbeitsumgebungen zur Überwindung räumlicher und temporaler Distanz. Ergebnis
dieser Betrachtungen ist ein ganzheitliches Modell für Arbeitskontexte in PU-Systemen, das
neben wesentlichen Merkmalen und Eigenschaften ein rekursives Konzept für seine bedarfs-
gerechte Verfeinerung umfasst. Die vorgestellte Methodik für die daraus hervorgehende
Ableitung von Fragestellungen der Workspace Awareness und die darauf aufsetzende Bildung
von Komponenten zu ihrer Beantwortung formen den Kern des Rahmenmodells, der sowohl
die Flexibilität als auch die Übertragbarkeit des Vorhabens gewährleistet. Die in diesem
Zusammenhang vorgestellte Platzmetapher für Arbeitskontexte ermöglicht eine Veranschauli-
chung des Problembereichs und ihre Lösung, indem abstrakte Arbeitskontexte und Kollabora-
tionsbeziehungen in ein bekanntes räumliches Modell überführt werden. Der ganzheitliche
Ansatz des Rahmenmodells für Workspace Awareness leistet infolgedessen einen
substanziellen Beitrag für die Konzeption und Realisierung von Awareness-Systemen, der
240 6. Schlussbetrachtungen und Ausblick
über bisherige Modelle deutlich hinausgeht. Mit der damit einhergehenden Berücksichtigung
vielfältiger organisatorischer, funktionaler sowie technischer Anforderungen erfährt das
Rahmenmodell eine konsequente Ausrichtung auf die durch die Praxis vorgegebenen
Rahmenbedingungen, sodass seine Anwendbarkeit über den rein wissenschaftlich-
theoretischen Bereich hinaus gewährleistet werden kann.
Exemplarische Validierung der Anwendbarkeit
Die Anwendung des Rahmenmodells auf das spezifische Anwendungsszenario des Grading-
Managements (vgl. Kapitel 5) stellt eine umfassende Analyse von Defiziten und Bedürfnissen
und eine informationstechnologische Realisierung von Komponenten der Workspace Aware-
ness dar. Obwohl die in diesem Zuge realisierten prototypischen Softwarekomponenten die
charakteristischen Merkmale des ausgewählten Szenarios berücksichtigen müssen, ist ihre
grundsätzliche Übertragung auf weitere Einsatzbereiche prinzipiell gewährleistet. Die zahl-
reichen Softwarekomponenten ermöglichen eine umfassende Validierung des Gesamt-
konzepts und weisen damit die praktische Realisierbarkeit aller Bausteine der Workspace
Awareness nach. Sie bilden zugleich die Grundlage für weiterführende empirische Studien,
die in einem Dialog zwischen Forschung und Praxis die Auswirkungen und Potenziale der
Workspace Awareness weiter nachweisen können. Die vorliegende Arbeit liefert folglich eine
umfassende Grundlage, die eine informationstechnologische Validierung des verfolgten
Ansatzes in Theorie und Praxis ermöglicht.
Kritische Betrachtung der Zielerreichung
Die vorliegende Forschungsarbeit erreicht ihre eigene Zielsetzung in umfassender Weise. Die
Operationalisierung der automatisierten Explikation und Verbreitung von Kontextinformatio-
nen gelingt anhand der vorgestellten Methodik in vollem Umfang. Die dafür erforderlichen
Grundlagen werden anschaulich und nachhaltig dargelegt und ermöglichen das Verständnis
von Gruppenprozessen und den damit verbundenen Einsatz virtueller Arbeitsumgebungen.
Abschließend wird die praxistaugliche Realisierbarkeit anhand der Konzeption und
Umsetzung prototypischer Softwarekomponenten für ein ausgewähltes Anwendungsszenario
dargelegt. Damit wird neben den theoretisch-konzeptionellen Aspekten gleichfalls eine
praxisnahe Lösung aufgezeigt. Dennoch sind einige kritische Anmerkungen zwingend
erforderlich:
Obwohl die Anwendung des Rahmenmodells für Workspace Awareness auf ein
ausgewähltes Einsatzszenario gelungen ist, sind Rückschlüsse auf seine allgemeine
Verwendbarkeit mangels Vergleichsmöglichkeiten bisher nicht möglich. Sowohl das
Modell für Arbeitskontexte in PU-Systemen als auch die daraus abgeleiteten Frage-
stellungen können Lücken aufweisen, die eine Explikation, Verbreitung und
6. Schlussbetrachtungen und Ausblick 241
Wahrnehmung spezifischer Merkmale und Eigenschaften kollaborativer Arbeitskon-
texte verhindern. Zwar zeigt der rekursive Ansatz der Modellbildung Techniken für
die Auflösung dieser Unsicherheiten auf, ein zuverlässiger Erfolg dieser Bestrebungen
kann jedoch noch nicht nachgewiesen werden. Damit werden insbesondere zukünftige
Anwender des Rahmenmodells für Workspace Awareness in die Pflicht genommen,
das Modell für Arbeitskontexte im Zusammenhang mit seiner Verwendung
kontinuierlich zu hinterfragen und zu verfeinern.
Bisher blieben die betriebswirtschaftlichen Aspekte, in der Hauptsache das Verhältnis
von Kosten und Nutzen der Workspace Awareness, in den Betrachtungen weitgehend
unberücksichtigt. So fehlt es einerseits an eindeutigen Messgrößen, die die Messung
des Erfolgs von Workspace Awareness ermöglichen würden. Andererseits ist die
allgemeine Bestimmung der Kosten für die Etablierung von Awareness-Systemen für
die Gewährung von Workspace Awareness nicht möglich, da diese nachhaltig von
einem spezifischen Anwendungsszenario, ergo den von einem PU-System bereits
berücksichtigten Merkmalen und Eigenschaften der kollaborativen Arbeitskontexte,
mitbestimmt werden. Gesicherte Aussagen zu den Rahmenbedingungen, die unter
betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten eine Einführung von Workspace Awareness
als sinnvoll erscheinen lassen, können folglich bisher nicht getroffen werden.
Die Validierung der Praxistauglichkeit des Konzepts sowie der damit einhergehenden
Auswirkungen durch den Einsatz von Workspace Awareness konnte für das aus-
gewählte Anwendungsszenario bisher nicht vorgenommen werden. Wenngleich die
Ziele der vorliegenden Forschungsarbeit eine empirische Studie über die erzielten
Verbesserungen von Gruppenprozessen nicht vorgesehen haben, ist diese eine unab-
dingbare Grundlage für eine fundierte abschließende Bewertung der Praxistauglichkeit
und der praktischen Relevanz der vorliegenden Arbeit. Zwar lassen die ersten
Erfahrungen positive Auswirkungen erahnen, ein abschließendes Urteil muss jedoch
offen bleiben.
Vor dem Hintergrund der Erkenntnis, dass für die erfolgreiche Durchführung kollaborativer
Arbeitsprozesse ein geteiltes Verständnis des gemeinsamen Arbeitskontextes erforderlich ist,
kann mit dem Einsatz von Awareness-Technologien im Allgemeinen und von Workspace
Awareness im Besonderen ein Zugewinn durch die (unbewusste) Weitergabe von Wissen ver-
bunden werden. Durch die Explikation kollaborativer Arbeitskontexte werden Awareness-
Informationen expliziert, die verteilt wahrgenommen werden können und somit zur Bildung
von Wissen über die dargestellten Merkmale und Beziehungen von Personen, Aufgaben und
Artefakten beitragen. Die Ergebnisse der vorliegenden Forschungsarbeit leisten hierfür
sowohl konzeptionell als auch informationstechnologisch einen wesentlichen Beitrag. Der
242 6. Schlussbetrachtungen und Ausblick
Autor der vorliegenden Arbeit verbindet mit diesem Fortschritt die Hoffnung, zur Steigerung
der Qualität verteilter Zusammenarbeit in virtuellen Arbeitsumgebungen beigetragen sowie
die Diskussion über zukünftige Entwicklungen durch neue Aspekte bereichert zu haben.
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Weinberger, D.: Kontrolle als Risiko, in: Buhse, W.; Stamer, S. (Hrsg.): Enterprise 2.0 – Die
Kunst, loszulassen, Rhombos, Berlin, 2008, pp. 89-98.
[Weiser 1991]
Weiser, M.: The Computer for the 21st Century, in: Scientific American, Volume 265, Issue
3, Georg von Holtzbrinck, Stuttgart, 1991, pp. 94-104.
[Whittaker et al. 1994]
Whittaker, S.; Frohlich, D.; Daly-Jones, O.: Informal Workplace Communication: What is it
like and how might we Support it?, in: Proceedings of the SIGCHI conference on Human
factors in computing systems: celebrating interdependence, ACM, New York, 1994, pp. 131-
137.
[Whyte et al. 1991]
Whyte, W. F. (ed.): Participatory Action Research, Sage, Newbury Park a.o., 1991.
[Wiendieck 1992]
Wiendieck, G.: Teamarbeit, in: Frese, E. (Hrsg.): Handwörterbuch der Organisation,
Poeschel, Stuttgart, 1992, pp. 2375-2384.
[Wilhelm 2007]
Wilhelm, R.: Prozessorganisation, Oldenbourg, München, 2007, pp. 264.
7. Literaturverzeichnis 269
[Wilson 1995]
Wilson, P.: Unused Relevant Information in Research and Development, in: Journal of the
American Society for Information Science, Volume 46, Number 1, Wiley, New York, 1995,
pp. 45-51.
[Witkin 1982]
Witkin, H. A.: Cognitive styles – essence and origins, International University, New York,
1982.
[Wood 2006]
Wood, P.: The Regional Significance of Knowledge-Intensive Services in Europe, in:
Innovation: The European Journal of Social Sciences, Volume 19, Issue 1, Routledge,
Oxfordshire, 2006, pp. 51-66.
[Zigurs/Ilze 1994]
Zigurs, l.; Kozar, K. A.: An Exploratory Study of Roles in Computer-Supported Groups, in:
MIS Quarterly, Volume 18, Issue 3, Management Information Systems Research Center,
University of Minnesota, Minneapolis, 1994, pp. 277-297.
8. Anhang 271
8 Anhang
Ergänzend zu den Darstellungen im Hauptteil der vorliegenden Arbeit wird im Folgenden die
Zuordnung von Fragestellungen und Komponenten für Workspace Awareness im Detail
dargestellt (Abschnitt 8.1).
Im Zuge der Anwendung des Rahmenmodells für Workspace Awareness auf das
Anwendungsszenario Grading-Management sind anhand der Fragestellungen Analysen über
die Explikation der identifizierten kollaborativen Arbeitskontexte sowohl vor als auch nach
der Einführung von Workspace Awareness entstanden (vgl. Abschnitte 5.4 und 5.5). Die
Ergebnisse werden im Folgenden tabellarisch aufgelistet (vgl. Abschnitte 8.2 bis 8.5).
8.1 Zuordnung von Fragestellungen und Komponenten für
Workspace Awareness
Das Rahmenmodell für Workspace Awareness basiert auf einem Modell für Arbeitskontexte
in PU-Systemen (vgl. Abschnitt 4.3.2). Dessen Merkmale sind mithilfe von spezifischen
Fragestellungen über die gegenwärtigen Ausprägungen zu explizieren (vgl. Abschnitt 4.3.4).
Der Entwurf von Komponenten für die Gewährung von Workspace Awareness beruht als
Bestandteil des Architekturentwurfs auf der informationstechnologischen Identifikation von
Softwarekomponenten zur Beantwortung der Fragestellungen über die Merkmale des
Arbeitskontextes. Eine Diskussion der einzelnen Komponenten erfolgt in den Abschnitten
4.3.5.2 bis 4.3.5.8. Die in diesen Abschnitten textuell erörterten Zuordnungen von
Fragestellungen und Softwarekomponenten werden durch die folgenden tabellarischen
Übersichten ergänzt.
8. Anhang 272
Workspace Awareness der Gegenwart – Wer & Wo
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Komponente
Person Name
Qualifikation
Stelle & Rolle
Wer arbeitet mit mir zusammen?
Welche Kompetenzen bestehen?
Welche Funktion haben diese inne?
Place-based Awareness
Social Awareness
Social Awareness
Identität
(WA-G-Id)
PersonZuPerson Organisationsform,
Abhängigkeiten
In welcher Beziehung stehe ich zu ihnen?
Welche Befugnisse und Abhängigkeiten
bestehen?
Social Awareness
Social Awareness
Anwesenheit
(WA-G-An)
Person Aufenthaltsort
Wer ist neben mir in der (virtuellen)
Arbeitsumgebung bzw. einem Platz
aktiv?
Wo halten sich andere Personen auf?
Was wird gegenwärtig betrachtet?
Place-based Awareness
Place-based Awareness
Place-based Awareness
Zuständigkeit
(WA-G-Zu)
Aufgabe Zuständigkeiten,
Fristen und
Dringlichkeiten
Wer ist für eine Aufgabe zuständig?
Welche Aufgabe ist jetzt zu bearbeiten?
Process Awareness
Process Awareness
Kontakt
(WA-G-Ko)
Person Kontaktdaten Wie kann ein Kontakt hergestellt werden? Presence Awareness
Tabelle 16: Komponenten für die Explikation der Workspace Awareness der Gegenwart – Wer & Wo
8. Anhang 273
Workspace Awareness der Gegenwart – Was & Wie
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Komponenten
PersonZuPerson Kooperationsform Wie arbeiten wir zusammen? Process Awareness
PersonZuAufgabe Aktivitäten,
Tätigkeitsform
Was wird aktuell von anderen Personen
bearbeitet?
Wie wird eine Aufgabe gelöst?
Places-based Awareness
Individual Awareness
AufgabeZuAufgabe Abhängigkeit,
Ähnlichkeit Welche Abhängigkeiten und
Ähnlichkeiten bestehen zu anderen
Aufgaben?
Process Awareness
Aufgabe Voraussetzungen,
Welche Zustände müssen erfüllt sein,
damit die Aufgabe ausgeführt werden
kann?
Process Awareness
Aktion
(WA-G-Ak)
AufgabenZuArtefakt Hilfsmittel, Grund Welche Artefakte und Hilfsmittel werden
für diese Aufgabe benötigt?
Process Awareness
PersonZuAufgabe Intention Welches Ziel wird mit einer Aktivität
verfolgt?
Process Awareness
Intention
(WA-G-In)
Aufgabe Intention, Ziele,
Geschäftsprozess-
zugehörigkeit
Warum und wozu wird diese Aufgabe
gestellt?
Zu welchem Geschäftsprozess und zu
welcher -instanz gehört diese Aufgabe?
Process Awareness
Process Awareness
Artefakt
(WA-G-Ar)
Artefakt Eigenschaften,
Verfügbarkeit,
Erreichbarkeit
Welchen Status weist ein Artefakt auf?
Wird ein Artefakt bereits verwendet?
Wie kann auf ein Artefakt zugegriffen
werden?
Object Awareness
Place-based Awareness
Place-based Awareness
PersonZuArtefakt Art, Dauer,
Zeitpunkt Mit welchen Artefakten arbeiten die
anderen Personen?
Wie werden die Artefakte eingesetzt?
Place-based Awareness
Place-based Awareness
ArtefaktZuArtefakt Art, Grund Welche weiteren Artefakte benötige ich? Process Awareness
Tabelle 17: Komponenten für die Explikation der Workspace Awareness der Gegenwart – Was & Wie
274 8. Anhang
Workspace Awareness der Vergangenheit
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Komponenten
PersonZuAufgabe Aktivitäten,
Intention,
Tätigkeitsform
Wie ist eine Aktivität durchgeführt
worden?
Womit hat sich eine Person bisher
beschäftigt?
Welche Aufgaben hat eine Person bisher
gelöst?
Wer hat diese Aufgabe bereits
(erfolgreich) gelöst?
Individual Awareness
Process Awareness
Process Awareness
Process Awareness
Aktionshistorie
(WA-V-Ak)
PersonZuArtefakt Art Welche Aktivitäten sind auf einem
Artefakt (in einem Zeitraum) ausgeführt
worden?
Welche Artefakte sind bisher bearbeitet
worden?
Warum ist eine Aktivität ausgeführt
worden?
Object Awareness
Place-based Awareness
Process Awareness
Artefakt Eigenschaften
Welche Veränderungen sind
vorgenommen worden, um das
(Zwischen-)Ergebnis zu erzielen?
Object Awareness
Objekthistorie
(WA-V-Ob)
PersonZuArtefakt Dauer, Zeitpunkt,
Art
Wann ist die Veränderung eingetreten?
Wie ist das (Zwischen-)Ergebnis
entstanden?
Wer hat die Bearbeitung vorgenommen?
Object Awareness
Object Awareness &
Individual Awareness
Object Awareness
Anwesenheits-
historie
(WA-V-An)
Person Aufenthaltsort
Wer war bisher in der kollaborativen
Arbeitsumgebung aktiv?
Wann hat dies stattgefunden?
Place-based Awareness
Place-based Awareness
Tabelle 18: Komponenten für die Explikation der Workspace Awareness der Vergangenheit
8. Anhang 275
Workspace Awareness der Zukunft
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Komponenten
Aufgaben Ziele, Fristen &
Dringlichkeiten,
Voraussetzungen,
Geschäftsprozess-
zugehörigkeit
Welche Aufgaben sind zukünftig zu
Bearbeiten und wozu dienen sie?
Bis wann muss ein Ergebnis vorliegen?
Welche Voraussetzungen sind dafür
erforderlich?
Welche Geschäftsprozesse sind
betroffen?
Process Awareness
Process Awareness
Process Awareness
Process Awareness
AufgabenZuAufgaben Abhängigkeiten Welche Aufgaben müssen abgeschlossen
werden, damit eine zukünftige Aufgabe
durchgeführt werden kann?
Process Awareness
Aufgaben-
vorschau
(WA-Z-Au)
PersonenZuAufgaben Aktivitäten,
Zeitraum,
Intentionen
Welche Aufgaben sind von einer Person
bzw. Gruppe in Zukunft zu bearbeiten?
In welchem zeitlichen Rahmen werden
Aufgaben voraussichtlich zur
Bearbeitung anstehen?
Welche Absichten werden mit ihnen
verfolgt?
Welche Qualifikationen werden für
zukünftige Aufgaben benötigt?
Process Awareness
Process Awareness
Process Awareness
Process Awareness
Artefakte Eigenschaften
Welcher Zustand wird für ein Artefakte
zukünftig erwartet?
Process Awareness
Objekt-
vorschau
(WA-Z-Ob) AufgabenZuArtefakt Hilfsmittel, Dauer,
Grund
Welche Artefakte und Hilfsmittel werden
für zukünftige Aufgaben benötigt?
Wie lange wird ein Artefakt
voraussichtlich noch benötigt?
Wofür wird ein Artefakt zukünftig
eingesetzt werden?
Process Awareness
Process Awareness &
Individual Awareness
Process Awareness
Tabelle 19: Komponenten für die Explikation der Workspace Awareness der Zukunft
276 8. Anhang
8.2 Tabellarisches Ergebnis der Analyse für den Arbeitskontext
Bewertungsmanagement vor der Einführung von Workspace
Awareness
Die folgenden Tabellen stellen das Ergebnis der Analyse der informationstechnologischen
Versorgung der Anwender des GM-Systems vor dem Hintergrund des Rahmenmodells für
Workspace Awareness für den Arbeitskontext des Bewertungsmanagements dar. Eine
Kommentierung dieser Ergebnisse findet sich in Abschnitt 5.4.1.
Workspace Awareness der Gegenwart – Wer & Wo
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Ergebnis der Analyse
Person Name
Qualifikation
Stelle & Rolle
Wer arbeitet mit mir zusammen?
Welche Kompetenzen bestehen?
Welche Funktion haben diese inne?
expliziert
unzureichend ersichtlich
unzureichend ersichtlich
Identität
(WA-G-Id)
PersonZuPerson Organisationsform,
Abhängigkeiten
In welcher Beziehung stehe ich zu
ihnen?
Welche Befugnisse und
Abhängigkeiten bestehen?
unzureichend ersichtlich
nicht expliziert
Anwesenheit
(WA-G-An)
Person Aufenthaltsort
Wer ist neben mir in der (virtuellen)
Arbeitsumgebung bzw. einem Platz
aktiv?
Wo halten sich andere Personen auf?
Was wird gegenwärtig betrachtet?
nicht expliziert
nicht expliziert
nicht expliziert
Zuständigkeit
(WA-G-Zu)
Aufgabe Zuständigkeiten,
Fristen und
Dringlichkeiten
Wer ist für eine Aufgabe zuständig?
Welche Aufgabe ist jetzt zu bearbeiten?
expliziert
expliziert
Kontakt
(WA-G-Ko)
Person Kontaktdaten
Wie kann ein Kontakt hergestellt
werden?
nicht expliziert
Tabelle 20: Analyse Arbeitskontext Bewertungsmanagement bezüglich der Explikation der Workspace
Awareness der Gegenwart – Wer & Wo
8. Anhang 277
Workspace Awareness der Gegenwart – Was & Wie
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Ergebnis der Analyse
PersonZuPerson Kooperationsform Wie arbeiten wir zusammen? nicht expliziert
PersonZuAufgabe Aktivitäten,
Tätigkeitsform
Was wird aktuell von anderen Personen
bearbeitet?
Wie wird eine Aufgabe gelöst?
nicht expliziert
nicht expliziert
AufgabeZuAufgabe Abhängigkeit,
Ähnlichkeit
Welche Abhängigkeiten und
Ähnlichkeiten bestehen zu anderen
Aufgaben?
unzureichend ersichtlich
Aufgabe Voraussetzungen,
Welche Zustände müssen erfüllt sein,
damit die Aufgabe ausgeführt werden
kann?
unzureichend ersichtlich
Aktion
(WA-G-Ak)
AufgabenZuArtefakt Hilfsmittel, Grund Welche Artefakte und Hilfsmittel
werden für diese Aufgabe benötigt?
nur teilweise expliziert
PersonZuAufgabe Intention Welches Ziel wird mit einer Aktivität
verfolgt?
nicht expliziert
Intention
(WA-G-In)
Aufgabe Intention, Ziele,
Geschäftsprozess-
zugehörigkeit
Warum und wozu wird diese Aufgabe
gestellt?
Zu welchem Geschäftsprozess und zu
welcher -instanz gehört diese Aufgabe?
nicht expliziert
expliziert
Artefakt
(WA-G-Ar)
Artefakt Eigenschaften,
Verfügbarkeit,
Erreichbarkeit
Welchen Status weist ein Artefakt auf?
Wird ein Artefakt bereits verwendet?
Wie kann auf ein Artefakt zugegriffen
werden?
expliziert
nicht expliziert
nicht expliziert
PersonZuArtefakt Art, Dauer, Zeitpunkt
Mit welchen Artefakten arbeiten die
anderen Personen?
Wie werden die Artefakte eingesetzt?
nicht expliziert
nicht expliziert
ArtefaktZuArtefakt Art, Grund Welche weiteren Artefakte benötige
ich?
nicht expliziert
Tabelle 21: Analyse Arbeitskontext Bewertungsmanagement bezüglich der Explikation der Workspace
Awareness der Gegenwart – Was & Wie
278 8. Anhang
Workspace Awareness der Vergangenheit
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Ergebnis der Analyse
PersonZuAufgabe Aktivitäten,
Intention,
Tätigkeitsform
Wie ist eine Aktivität durchgeführt
worden?
Womit hat sich eine Person bisher
beschäftigt?
Welche Aufgaben hat eine Person
bisher gelöst?
Wer hat diese Aufgabe bereits
(erfolgreich) gelöst?
nicht expliziert
unzureichend ersichtlich
unzureichend ersichtlich
unzureichend ersichtlich
Aktionshistorie
(WA-V-Ak)
PersonZuArtefakt Art Welche Aktivitäten sind auf einem
Artefakt (in einem Zeitraum)
ausgeführt worden?
Welche Artefakte sind bisher
bearbeitet worden?
Warum ist eine Aktivität ausgeführt
worden?
nicht expliziert
unzureichend ersichtlich
unzureichend ersichtlich
Artefakt Eigenschaften
Welche Veränderungen sind
vorgenommen worden, um das
(Zwischen-)Ergebnis zu erzielen?
nicht expliziert
Objekthistorie
(WA-V-Ob)
PersonZuArtefakt Dauer, Zeitpunkt,
Art
Wann ist die Veränderung eingetreten?
Wie ist das (Zwischen-)Ergebnis
entstanden?
Wer hat die Bearbeitung vor-
genommen?
nicht expliziert
nicht expliziert
nicht expliziert
Anwesenheits-
historie
(WA-V-An)
Person Aufenthaltsort
Wer war bisher in der kollaborativen
Arbeitsumgebung aktiv?
Wann hat dies stattgefunden?
nicht expliziert
nicht expliziert
Tabelle 22: Analyse Arbeitskontext Bewertungsmanagement bezüglich der Explikation der Workspace
Awareness der Vergangenheit
8. Anhang 279
Workspace Awareness der Zukunft
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Ergebnis der Analyse
Aufgaben Ziele, Fristen &
Dringlichkeiten,
Voraussetzungen,
Geschäftsprozess-
zugehörigkeit
Welche Aufgaben sind zukünftig zu
Bearbeiten und wozu dienen sie?
Bis wann muss ein Ergebnis
vorliegen?
Welche Voraussetzungen sind dafür
erforderlich?
Welche Geschäftsprozesse sind
betroffen?
unzureichend ersichtlich
expliziert
unzureichend ersichtlich
expliziert
AufgabenZuAufgaben Abhängigkeiten Welche Aufgaben müssen
abgeschlossen werden, damit eine
zukünftige Aufgabe durchgeführt
werden kann?
expliziert
Aufgaben-
vorschau
(WA-Z-Au)
PersonenZuAufgaben Aktivitäten,
Zeitraum,
Intentionen
Welche Aufgaben sind von einer
Person bzw. Gruppe in Zukunft zu
bearbeiten?
In welchem zeitlichen Rahmen werden
Aufgaben voraussichtlich zur
Bearbeitung anstehen?
Welche Absichten werden mit ihnen
verfolgt?
Welche Qualifikationen werden für
zukünftige Aufgaben benötigt?
nicht expliziert
nicht expliziert
nicht expliziert
nicht expliziert
Artefakte Eigenschaften
Welcher Zustand wird für ein
Artefakte zukünftig erwartet?
nicht expliziert
Objekt-
vorschau
(WA-Z-Ob) AufgabenZuArtefakt Hilfsmittel, Dauer,
Grund
Welche Artefakte und Hilfsmittel
werden für zukünftige Aufgaben
benötigt?
Wie lange wird ein Artefakt
voraussichtlich noch benötigt?
Wofür wird ein Artefakt zukünftig
eingesetzt werden?
expliziert
nicht expliziert
expliziert
Tabelle 23: Analyse Arbeitskontext Bewertungsmanagement bezüglich der Explikation der Workspace
Awareness der Zukunft
280 8. Anhang
8.3 Tabellarisches Ergebnis der Analyse für den Arbeitskontext
Prüfungsbewertung vor der Einführung von Workspace
Awareness
Die folgenden Tabellen stellen das Ergebnis der Analyse der informationstechnologischen
Versorgung der Anwender des GM-Systems vor dem Hintergrund des Rahmenmodells für
Workspace Awareness für den Arbeitskontext der Prüfungsbewertung dar. Eine
Kommentierung dieser Ergebnisse findet sich in Abschnitt 5.4.2.
Workspace Awareness der Gegenwart – Wer & Wo
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Ergebnis der Analyse
Person Name
Qualifikation
Stelle & Rolle
Wer arbeitet mit mir zusammen?
Welche Kompetenzen bestehen?
Welche Funktion haben diese inne?
nicht expliziert
unzureichend ersichtlich
unzureichend ersichtlich
Identität
(WA-G-Id)
PersonZuPerson Organisationsform,
Abhängigkeiten
In welcher Beziehung stehe ich zu
ihnen?
Welche Befugnisse und
Abhängigkeiten bestehen?
unzureichend ersichtlich
nicht expliziert
Anwesenheit
(WA-G-An)
Person Aufenthaltsort
Wer ist neben mir in der (virtuellen)
Arbeitsumgebung bzw. einem Platz
aktiv?
Wo halten sich andere Personen auf?
Was wird gegenwärtig betrachtet?
nicht expliziert
nicht expliziert
nicht expliziert
Zuständigkeit
(WA-G-Zu)
Aufgabe Zuständigkeiten,
Fristen und
Dringlichkeiten
Wer ist für eine Aufgabe zuständig?
Welche Aufgabe ist jetzt zu
bearbeiten?
expliziert
expliziert
Kontakt
(WA-G-Ko)
Person Kontaktdaten
Wie kann ein Kontakt hergestellt
werden?
nicht expliziert
Tabelle 24: Analyse Arbeitskontext Prüfungsbewertung bezüglich der Explikation der Workspace
Awareness der Gegenwart – Wer & Wo
8. Anhang 281
Workspace Awareness der Gegenwart – Was & Wie
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Ergebnis der Analyse
PersonZuPerson Kooperationsform
Wie arbeiten wir zusammen? nicht expliziert
PersonZuAufgabe Aktivitäten,
Tätigkeitsform
Was wird aktuell von anderen
Personen bearbeitet?
Wie wird eine Aufgabe gelöst?
nicht expliziert
expliziert
AufgabeZuAufgabe Abhängigkeit,
Ähnlichkeit
Welche Abhängigkeiten und
Ähnlichkeiten bestehen zu anderen
Aufgaben?
unzureichend ersichtlich
Aufgabe Voraussetzungen,
Welche Zustände müssen erfüllt sein,
damit die Aufgabe ausgeführt werden
kann?
unzureichend ersichtlich
Aktion
(WA-G-Ak)
AufgabenZuArtefakt Hilfsmittel, Grund
Welche Artefakte und Hilfsmittel
werden für diese Aufgabe benötigt?
unzureichend ersichtlich
PersonZuAufgabe Intention Welches Ziel wird mit einer Aktivität
verfolgt?
expliziert
Intention
(WA-G-In)
Aufgabe Intention, Ziele,
Geschäftsprozess-
zugehörigkeit
Warum und wozu wird diese Aufgabe
gestellt?
Zu welchem Geschäftsprozess und zu
welcher -instanz gehört diese
Aufgabe?
expliziert
expliziert
Artefakt
(WA-G-Ar)
Artefakt Eigenschaften,
Verfügbarkeit,
Erreichbarkeit
Welchen Status weist ein Artefakt auf?
Wird ein Artefakt bereits verwendet?
Wie kann auf ein Artefakt zugegriffen
werden?
expliziert
nicht expliziert
unzureichend ersichtlich
PersonZuArtefakt Art, Dauer,
Zeitpunkt
Mit welchen Artefakten arbeiten die
anderen Personen?
Wie werden die Artefakte eingesetzt?
nicht expliziert
nicht expliziert
ArtefaktZuArtefakt Art, Grund
Welche weiteren Artefakte benötige
ich?
unzureichend ersichtlich
Tabelle 25: Analyse Arbeitskontext Prüfungsbewertung bezüglich der Explikation der Workspace
Awareness der Gegenwart – Was & Wie
282 8. Anhang
Workspace Awareness der Vergangenheit
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Ergebnis der Analyse
PersonZuAufgabe Aktivitäten,
Intention,
Tätigkeitsform
Wie ist eine Aktivität durchgeführt
worden?
Womit hat sich eine Person bisher
beschäftigt?
Welche Aufgaben hat eine Person
bisher gelöst?
Wer hat diese Aufgabe bereits
(erfolgreich) gelöst?
expliziert
unzureichend ersichtlich
unzureichend ersichtlich
unzureichend ersichtlich
Aktionshistorie
(WA-V-Ak)
PersonZuArtefakt Art Welche Aktivitäten sind auf einem
Artefakt (in einem Zeitraum)
ausgeführt worden?
Welche Artefakte sind bisher bearbeitet
worden?
Warum ist eine Aktivität ausgeführt
worden?
nicht expliziert
unzureichend ersichtlich
expliziert
Artefakt Eigenschaften
Welche Veränderungen sind
vorgenommen worden, um das
(Zwischen-)Ergebnis zu erzielen?
nicht expliziert
Objekthistorie
(WA-V-Ob)
PersonZuArtefakt Dauer, Zeitpunkt,
Art
Wann ist die Veränderung eingetreten?
Wie ist das (Zwischen-)Ergebnis
entstanden?
Wer hat die Bearbeitung
vorgenommen?
nicht expliziert
nicht expliziert
nicht expliziert
Anwesenheits-
historie
(WA-V-An)
Person Aufenthaltsort
Wer war bisher in der kollaborativen
Arbeitsumgebung aktiv?
Wann hat dies stattgefunden?
nicht expliziert
nicht expliziert
Tabelle 26: Analyse Arbeitskontext Prüfungsbewertung bezüglich der Explikation der Workspace
Awareness der Vergangenheit
8. Anhang 283
Workspace Awareness der Zukunft
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Ergebnis der Analyse
Aufgaben Ziele, Fristen &
Dringlichkeiten,
Voraussetzungen,
Geschäftsprozess-
zugehörigkeit
Welche Aufgaben sind zukünftig zu
Bearbeiten und wozu dienen sie?
Bis wann muss ein Ergebnis vorliegen?
Welche Voraussetzungen sind dafür
erforderlich?
Welche Geschäftsprozesse sind
betroffen?
unzureichend ersichtlich
expliziert
unzureichend ersichtlich
expliziert
AufgabenZuAufgaben Abhängigkeiten Welche Aufgaben müssen
abgeschlossen werden, damit eine
zukünftige Aufgabe durchgeführt
werden kann?
unzureichend ersichtlich
Aufgaben-
vorschau
(WA-Z-Au)
PersonenZuAufgaben Aktivitäten,
Zeitraum,
Intentionen
Welche Aufgaben sind von einer
Person bzw. Gruppe in Zukunft zu
bearbeiten?
In welchem zeitlichen Rahmen werden
Aufgaben voraussichtlich zur
Bearbeitung anstehen?
Welche Absichten werden mit ihnen
verfolgt?
Welche Qualifikationen werden für
zukünftige Aufgaben benötigt?
nicht expliziert
nicht expliziert
implizit verständlich
nicht expliziert
Artefakte Eigenschaften
Welcher Zustand wird für ein Artefakte
zukünftig erwartet?
nicht expliziert
Objekt-
vorschau
(WA-Z-Ob) AufgabenZuArtefakt Hilfsmittel,
Dauer, Grund
Welche Artefakte und Hilfsmittel
werden für zukünftige Aufgaben
benötigt?
Wie lange wird ein Artefakt
voraussichtlich noch benötigt?
Wofür wird ein Artefakt zukünftig
eingesetzt werden?
unzureichend ersichtlich
nicht expliziert
nicht expliziert
Tabelle 27: Analyse Arbeitskontext Prüfungsbewertung bezüglich der Explikation der Workspace
Awareness der Zukunft
284 8. Anhang
8.4 Tabellarisches Ergebnis der Analyse für den Arbeitskontext
Bewertungsmanagement nach der Einführung von Workspace
Awareness
Die folgenden Tabellen stellen informationstechnologische Versorgung der Anwender des
GM-Systems vor dem Hintergrund des Rahmenmodells für Workspace Awareness für den
Arbeitskontext des Bewertungsmanagements nach der Erweiterung durch Awareness dar.
Eine Kommentierung dieser Ergebnisse findet sich in Abschnitt 5.4.1.
Workspace Awareness der Gegenwart – Wer & Wo
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Ergebnis der Analyse
Person Name
Qualifikation
Stelle & Rolle
Wer arbeitet mit mir zusammen?
Welche Kompetenzen bestehen?
Welche Funktion haben diese inne?
expliziert
unzureichend ersichtlich
unzureichend ersichtlich
Identität
(WA-G-Id)
PersonZuPerson Organisationsform,
Abhängigkeiten
In welcher Beziehung stehe ich zu
ihnen?
Welche Befugnisse und
Abhängigkeiten bestehen?
expliziert
nicht expliziert
Anwesenheit
(WA-G-An)
Person Aufenthaltsort
Wer ist neben mir in der (virtuellen)
Arbeitsumgebung bzw. einem Platz
aktiv?
Wo halten sich andere Personen auf?
Was wird gegenwärtig betrachtet?
expliziert
expliziert
expliziert
Zuständigkeit
(WA-G-Zu)
Aufgabe Zuständigkeiten,
Fristen und
Dringlichkeiten
Wer ist für eine Aufgabe zuständig?
Welche Aufgabe ist jetzt zu
bearbeiten?
expliziert
expliziert
Kontakt
(WA-G-Ko)
Person Kontaktdaten
Wie kann ein Kontakt hergestellt
werden?
expliziert
Tabelle 28: Analyse Arbeitskontext Bewertungsmanagement bezüglich der Explikation der Workspace
Awareness der Gegenwart nach Erweiterung – Wer & Wo
8. Anhang 285
Workspace Awareness der Gegenwart – Was & Wie
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Ergebnis der Analyse
PersonZuPerson Kooperationsform
Wie arbeiten wir zusammen? expliziert
PersonZuAufgabe Aktivitäten,
Tätigkeitsform
Was wird aktuell von anderen
Personen bearbeitet?
Wie wird eine Aufgabe gelöst?
expliziert
expliziert
AufgabeZuAufgabe Abhängigkeit,
Ähnlichkeit
Welche Abhängigkeiten und
Ähnlichkeiten bestehen zu anderen
Aufgaben?
expliziert
Aufgabe Voraussetzungen,
Welche Zustände müssen erfüllt sein,
damit die Aufgabe ausgeführt werden
kann?
expliziert
Aktion
(WA-G-Ak)
AufgabenZuArtefakt Hilfsmittel, Grund
Welche Artefakte und Hilfsmittel
werden für diese Aufgabe benötigt?
expliziert
PersonZuAufgabe Intention Welches Ziel wird mit einer Aktivität
verfolgt?
expliziert
Intention
(WA-G-In)
Aufgabe Intention, Ziele,
Geschäftsprozess-
zugehörigkeit
Warum und wozu wird diese Aufgabe
gestellt?
Zu welchem Geschäftsprozess und zu
welcher -instanz gehört diese
Aufgabe?
expliziert
expliziert
Artefakt
(WA-G-Ar)
Artefakt Eigenschaften,
Verfügbarkeit,
Erreichbarkeit
Welchen Status weist ein Artefakt auf?
Wird ein Artefakt bereits verwendet?
Wie kann auf ein Artefakt zugegriffen
werden?
expliziert
expliziert
expliziert
PersonZuArtefakt Art, Dauer,
Zeitpunkt
Mit welchen Artefakten arbeiten die
anderen Personen?
Wie werden die Artefakte eingesetzt?
expliziert
expliziert
ArtefaktZuArtefakt Art, Grund
Welche weiteren Artefakte benötige
ich? expliziert
Tabelle 29: Analyse Arbeitskontext Bewertungsmanagement bezüglich der Explikation der Workspace
Awareness der Gegenwart nach Erweiterung – Was & Wie
286 8. Anhang
Workspace Awareness der Vergangenheit
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Ergebnis der Analyse
PersonZuAufgabe Aktivitäten,
Intention,
Tätigkeitsform
Wie ist eine Aktivität durchgeführt
worden?
Womit hat sich eine Person bisher
beschäftigt?
Welche Aufgaben hat eine Person
bisher gelöst?
Wer hat diese Aufgabe bereits
(erfolgreich) gelöst?
nicht expliziert
expliziert
expliziert
expliziert
Aktionshistorie
(WA-V-Ak)
PersonZuArtefakt Art Welche Aktivitäten sind auf einem
Artefakt (in einem Zeitraum)
ausgeführt worden?
Welche Artefakte sind bisher bearbeitet
worden?
Warum ist eine Aktivität ausgeführt
worden?
expliziert
unzureichend ersichtlich
expliziert
Artefakt Eigenschaften
Welche Veränderungen sind
vorgenommen worden, um das
(Zwischen-)Ergebnis zu erzielen?
expliziert
Objekthistorie
(WA-V-Ob)
PersonZuArtefakt Dauer, Zeitpunkt,
Art
Wann ist die Veränderung eingetreten?
Wie ist das (Zwischen-)Ergebnis
entstanden?
Wer hat die Bearbeitung
vorgenommen?
expliziert
expliziert
expliziert
Anwesenheits-
historie
(WA-V-An)
Person Aufenthaltsort
Wer war bisher in der kollaborativen
Arbeitsumgebung aktiv?
Wann hat dies stattgefunden?
expliziert
expliziert
Tabelle 30: Analyse Arbeitskontext Bewertungsmanagement bezüglich der Explikation der Workspace
Awareness der Vergangenheit nach Erweiterung
8. Anhang 287
Workspace Awareness der Zukunft
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Ergebnis der Analyse
Aufgaben Ziele, Fristen &
Dringlichkeiten,
Voraussetzungen,
Geschäftsprozess-
zugehörigkeit
Welche Aufgaben sind zukünftig zu
Bearbeiten und wozu dienen sie?
Bis wann muss ein Ergebnis
vorliegen?
Welche Voraussetzungen sind dafür
erforderlich?
Welche Geschäftsprozesse sind
betroffen?
expliziert
expliziert
expliziert
expliziert
AufgabenZuAufgaben Abhängigkeiten Welche Aufgaben müssen
abgeschlossen werden, damit eine
zukünftige Aufgabe durchgeführt
werden kann?
expliziert
Aufgaben-
vorschau
(WA-Z-Au)
PersonenZuAufgaben Aktivitäten,
Zeitraum,
Intentionen
Welche Aufgaben sind von einer
Person bzw. Gruppe in Zukunft zu
bearbeiten?
In welchem zeitlichen Rahmen werden
Aufgaben voraussichtlich zur
Bearbeitung anstehen?
Welche Absichten werden mit ihnen
verfolgt?
Welche Qualifikationen werden für
zukünftige Aufgaben benötigt?
expliziert
expliziert
nicht expliziert
nicht expliziert
Artefakte Eigenschaften
Welcher Zustand wird für ein
Artefakte zukünftig erwartet?
in Ansätzen expliziert
Objekt-
vorschau
(WA-Z-Ob) AufgabenZuArtefakt Hilfsmittel, Dauer,
Grund
Welche Artefakte und Hilfsmittel
werden für zukünftige Aufgaben
benötigt?
Wie lange wird ein Artefakt
voraussichtlich noch benötigt?
Wofür wird ein Artefakt zukünftig
eingesetzt werden?
expliziert
nicht expliziert
expliziert
Tabelle 31: Analyse Arbeitskontext Bewertungsmanagement bezüglich der Explikation der Workspace
Awareness der Zukunft nach Erweiterung
288 8. Anhang
8.5 Tabellarisches Ergebnis der Analyse für den Arbeitskontext
Prüfungsbewertung nach der Einführung von Workspace
Awareness
Die folgenden Tabellen stellen das Ergebnis der Analyse der informationstechnologischen
Versorgung der Anwender des GM-Systems vor dem Hintergrund des Rahmenmodells für
Workspace Awareness für den Arbeitskontext der Prüfungsbewertung dar. Eine
Kommentierung dieser Ergebnisse findet sich in Abschnitt 5.4.2.
Workspace Awareness der Gegenwart – Wer & Wo
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Ergebnis der Analyse
Person Name
Qualifikation
Stelle & Rolle
Wer arbeitet mit mir zusammen?
Welche Kompetenzen bestehen?
Welche Funktion haben diese inne?
expliziert
unzureichend ersichtlich
unzureichend ersichtlich
Identität
(WA-G-Id)
PersonZuPerson Organisationsform,
Abhängigkeiten
In welcher Beziehung stehe ich zu
ihnen?
Welche Befugnisse und
Abhängigkeiten bestehen?
expliziert
nicht expliziert
Anwesenheit
(WA-G-An)
Person Aufenthaltsort
Wer ist neben mir in der (virtuellen)
Arbeitsumgebung bzw. einem Platz
aktiv?
Wo halten sich andere Personen auf?
Was wird gegenwärtig betrachtet?
expliziert
expliziert
expliziert
Zuständigkeit
(WA-G-Zu)
Aufgabe Zuständigkeiten,
Fristen und
Dringlichkeiten
Wer ist für eine Aufgabe zuständig?
Welche Aufgabe ist jetzt zu
bearbeiten?
expliziert
expliziert
Kontakt
(WA-G-Ko)
Person Kontaktdaten
Wie kann ein Kontakt hergestellt
werden?
expliziert
Tabelle 32: Analyse Arbeitskontext Prüfungsbewertung bezüglich der Explikation der Workspace
Awareness der Gegenwart nach Erweiterung – Wer & Wo
8. Anhang 289
Workspace Awareness der Gegenwart – Was & Wie
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Ergebnis der Analyse
PersonZuPerson Kooperationsform
Wie arbeiten wir zusammen? in Ansätzen expliziert
PersonZuAufgabe Aktivitäten,
Tätigkeitsform
Was wird aktuell von anderen
Personen bearbeitet?
Wie wird eine Aufgabe gelöst?
expliziert
expliziert
AufgabeZuAufgabe Abhängigkeit,
Ähnlichkeit
Welche Abhängigkeiten und
Ähnlichkeiten bestehen zu anderen
Aufgaben?
expliziert
Aufgabe Voraussetzungen,
Welche Zustände müssen erfüllt sein,
damit die Aufgabe ausgeführt werden
kann?
unzureichend ersichtlich
Aktion
(WA-G-Ak)
AufgabenZuArtefakt Hilfsmittel, Grund
Welche Artefakte und Hilfsmittel
werden für diese Aufgabe benötigt?
expliziert
PersonZuAufgabe Intention Welches Ziel wird mit einer Aktivität
verfolgt?
expliziert
Intention
(WA-G-In)
Aufgabe Intention, Ziele,
Geschäftsprozess-
zugehörigkeit
Warum und wozu wird diese Aufgabe
gestellt?
Zu welchem Geschäftsprozess und zu
welcher -instanz gehört diese
Aufgabe?
expliziert
expliziert
Artefakt
(WA-G-Ar)
Artefakt Eigenschaften,
Verfügbarkeit,
Erreichbarkeit
Welchen Status weist ein Artefakt
auf?
Wird ein Artefakt bereits verwendet?
Wie kann auf ein Artefakt zugegriffen
werden?
expliziert
expliziert
expliziert
PersonZuArtefakt Art, Dauer,
Zeitpunkt
Mit welchen Artefakten arbeiten die
anderen Personen?
Wie werden die Artefakte eingesetzt?
expliziert
expliziert
ArtefaktZuArtefakt Art, Grund
Welche weiteren Artefakte benötige
ich? expliziert
Tabelle 33: Analyse Arbeitskontext Prüfungsbewertung bezüglich der Explikation der Workspace
Awareness der Gegenwart nach Erweiterung – Was & Wie
290 8. Anhang
Workspace Awareness der Vergangenheit
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Ergebnis der Analyse
PersonZuAufgabe Aktivitäten,
Intention,
Tätigkeitsform
Wie ist eine Aktivität durchgeführt
worden?
Womit hat sich eine Person bisher
beschäftigt?
Welche Aufgaben hat eine Person
bisher gelöst?
Wer hat diese Aufgabe bereits
(erfolgreich) gelöst?
expliziert
expliziert
expliziert
expliziert
Aktionshistorie
(WA-V-Ak)
PersonZuArtefakt Art Welche Aktivitäten sind auf einem
Artefakt (in einem Zeitraum)
ausgeführt worden?
Welche Artefakte sind bisher bearbeitet
worden?
Warum ist eine Aktivität ausgeführt
worden?
expliziert
in Ansätzen expliziert
expliziert
Artefakt Eigenschaften
Welche Veränderungen sind
vorgenommen worden, um das
(Zwischen-)Ergebnis zu erzielen?
expliziert
Objekthistorie
(WA-V-Ob)
PersonZuArtefakt Dauer, Zeitpunkt,
Art
Wann ist die Veränderung eingetreten?
Wie ist das (Zwischen-)Ergebnis
entstanden?
Wer hat die Bearbeitung
vorgenommen?
expliziert
expliziert
expliziert
Anwesenheits-
historie
(WA-V-An)
Person Aufenthaltsort
Wer war bisher in der kollaborativen
Arbeitsumgebung aktiv?
Wann hat dies stattgefunden?
expliziert
expliziert
Tabelle 34: Analyse Arbeitskontext Prüfungsbewertung bezüglich der Explikation der Workspace
Awareness der Vergangenheit nach Erweiterung
8. Anhang 291
Workspace Awareness der Zukunft
Gruppe Merkmal Attribute Fragestellungen Ergebnis der Analyse
Aufgaben Ziele, Fristen &
Dringlichkeiten,
Voraussetzungen,
Geschäftsprozess-
zugehörigkeit
Welche Aufgaben sind zukünftig zu
Bearbeiten und wozu dienen sie?
Bis wann muss ein Ergebnis vorliegen?
Welche Voraussetzungen sind dafür
erforderlich?
Welche Geschäftsprozesse sind
betroffen?
expliziert
expliziert
unzureichend ersichtlich
expliziert
AufgabenZuAufgaben Abhängigkeiten Welche Aufgaben müssen
abgeschlossen werden, damit eine
zukünftige Aufgabe durchgeführt
werden kann?
unzureichend ersichtlich
Aufgaben-
vorschau
(WA-Z-Au)
PersonenZuAufgaben Aktivitäten,
Zeitraum,
Intentionen
Welche Aufgaben sind von einer
Person bzw. Gruppe in Zukunft zu
bearbeiten?
In welchem zeitlichen Rahmen werden
Aufgaben voraussichtlich zur
Bearbeitung anstehen?
Welche Absichten werden mit ihnen
verfolgt?
Welche Qualifikationen werden für
zukünftige Aufgaben benötigt?
expliziert
nicht expliziert
implizit verständlich
nicht expliziert
Artefakte Eigenschaften
Welcher Zustand wird für ein Artefakte
zukünftig erwartet?
nicht expliziert
Objekt-
vorschau
(WA-Z-Ob) AufgabenZuArtefakt Hilfsmittel, Dauer,
Grund
Welche Artefakte und Hilfsmittel
werden für zukünftige Aufgaben
benötigt?
Wie lange wird ein Artefakt
voraussichtlich noch benötigt?
Wofür wird ein Artefakt zukünftig
eingesetzt werden?
unzureichend ersichtlich
nicht expliziert
expliziert
Tabelle 35: Analyse Arbeitskontext Prüfungsbewertung bezüglich der Explikation der Workspace
Awareness der Zukunft nach Erweiterung
293
Ehrenwörtliche Erklärung
Hiermit erkläre ich, dass ich die vorliegende Dissertation selbstständig verfasst und nur die
angegebenen Quellen und Hilfsmittel benutzt habe. Wörtlich oder inhaltlich übernommene
Stellen sind als solche gekennzeichnet.
Die Dissertation ist keine Gemeinschaftsleistung.
Hiermit erkläre ich, dass ich noch an keiner deutschen oder ausländischen Hochschule den
Antrag auf ein Promotionsverfahren gestellt habe.
Paderborn, im November 2008
Holger Ploch
