Fakultät für Wirtschaftswissenschaften
Fachgebiet Wirtschaftsinformatik
Groupware-basiertes Workplace-Portal G8
Konzeption und prototypische Implementierung eines Workplace-Portals zur
Unterstützung des organisatorischen Wissensmanagements
Dissertation
zur Erlangung des akademischen Grads
des Doktors der Wirtschaftswissenschaften
(Dr. rer. pol.)
der Universität Paderborn
vorgelegt von
Dipl.-Wirt. Ing. Thomas Bruse
Auf der Griesemert 17, 57462 Olpe
Mai 2005
Verzeichnisse III
Inhaltsverzeichnis
1 EINLEITUNG ............................................................................................................................................. 1
1.1 SZENARIO ............................................................................................................................................. 1
1.2 ZIELSETZUNG........................................................................................................................................ 3
1.3 AUFBAU DER ARBEIT............................................................................................................................ 5
2 THEORIE DES WISSENSMANAGEMENTS......................................................................................... 7
2.1 WISSEN ALS ÖKONOMISCHE GRÖßE ...................................................................................................... 7
2.1.1 Informationsüberflutung als Folge modernen Informationsmanagements...................................... 8
2.1.2 Wissen als Objekt des Wissensmanagements ................................................................................ 12
2.1.2.1 Definitionen und Abgrenzungen ......................................................................................................... 12
2.1.2.2 Wissensbewusstsein ............................................................................................................................ 15
2.1.2.3 Personelle Bindung.............................................................................................................................. 16
2.1.2.4 Artikulierbarkeit.................................................................................................................................. 17
2.1.2.5 Wissen als Ergebnis menschlicher Intelligenz..................................................................................... 18
2.1.3 Die organisatorische Wissensbasis...............................................................................................19
2.1.4 Wissensintensive Unternehmen..................................................................................................... 23
2.2 ANSÄTZE ZUR DYNAMISCHEN ENTWICKLUNG DER WISSENSBASIS..................................................... 24
2.2.1 Lernen in der Wissensgesellschaft ................................................................................................ 25
2.2.2 Individuelles Lernen...................................................................................................................... 26
2.2.3 Organisatorisches Lernen............................................................................................................. 28
2.2.4 Änderung der Wissensverfügbarkeit ............................................................................................. 31
2.3 WISSENSMANAGEMENT ALS ÖKONOMISCHES KONZEPT ..................................................................... 33
2.3.1 Definition und Abgrenzung ........................................................................................................... 33
2.3.1.1 Der Managementbegriff ...................................................................................................................... 34
2.3.1.2 Wissensmanagement ........................................................................................................................... 34
2.3.2 Ziele und Aufgaben des Wissensmanagements.............................................................................. 38
2.3.3 Wissensmanagement in der Praxis................................................................................................ 40
3 BESTEHENDE KONZEPTE DER INFORMATIONS- UND PORTAL-TECHNOLOGIE............. 43
3.1 BESTEHENDE KONZEPTE DER INFORMATIONS-TECHNOLOGIE ............................................................ 43
3.1.1 CSCW und Groupware.................................................................................................................. 44
3.1.2 Systemklasse Workflow Management............................................................................................ 49
3.1.3 Internet-Technologie..................................................................................................................... 51
3.1.3.1 Security auf Basis der Internet-Technologie........................................................................................ 54
3.1.3.2 Java...................................................................................................................................................... 56
3.2 BESTEHENDE KONZEPTE DER PORTAL-TECHNOLOGIE IN WISSENSCHAFT UND PRAXIS...................... 58
3.2.1 Definition und Abgrenzung ........................................................................................................... 59
3.2.2 Die Geschichte der Internet-Portale.............................................................................................62
Verzeichnisse IV
3.2.3 Die Evolution des Portal-Konzeptes ............................................................................................. 65
3.2.4 Das Dilemma der Intranet-Technologie........................................................................................ 66
3.2.5 Die Grundidee des Intranet-Portals..............................................................................................68
3.2.6 Intentionen für die Anwendung von Portal-Konzepten ................................................................. 70
3.2.7 Portal-Klassifizierung................................................................................................................... 72
3.2.8 Kernfunktionen eines Intranet-Portals.......................................................................................... 76
3.2.9 Personalisierung ........................................................................................................................... 79
3.2.9.1 Profiling Ansätze................................................................................................................................. 82
3.2.9.2 Single Sign-on..................................................................................................................................... 83
3.2.9.3 Rollenkonzepte.................................................................................................................................... 83
3.2.10 Portal Software-Architektur .....................................................................................................84
3.2.11 Das Konzept des Workplace-Portals........................................................................................ 88
4 ABLEITUNG DER ANFORDERUNGEN AN DAS PORTAL............................................................. 91
4.1 BEISPIELHAFTE ERFAHRUNGEN AUS PRAXISPROJEKTEN..................................................................... 91
4.2 ANFORDERUNGEN AN DIE MENSCH-MASCHINE-INTERAKTION........................................................... 94
4.2.1 Der „Faktor Mensch“ im Wissensmanagement............................................................................ 94
4.2.2 Ausrichtung des Portals auf eine abgegrenzte Zielgruppe............................................................ 96
4.2.3 Integration des Portals in die Arbeitsumgebung........................................................................... 98
4.3 ANFORDERUNGEN AN DIE PORTAL-LÖSUNG....................................................................................... 99
4.3.1 Eingrenzung der unterstützten Wissensmanagement-Funktionen des Portals............................ 100
4.3.2 Selektion von Werkzeugen und Informationen ............................................................................ 102
4.3.3 Unterstützung der Gruppenarbeit ............................................................................................... 104
4.3.4 Unterstützung der Kommunikation ............................................................................................. 105
4.3.5 Unterstützung der Lernprozesse..................................................................................................106
4.3.6 Hohe Performance ...................................................................................................................... 107
4.3.7 Verwendung von erprobten Bedienkonzepten ............................................................................. 108
4.3.8 Generierung einer konsistenten Benutzeroberfläche .................................................................. 109
4.3.9 Aktualität und Verlässlichkeit ..................................................................................................... 110
4.3.10 Reduzierung der Informationsflut........................................................................................... 111
4.3.11 Moderiertes Informationsangebot.......................................................................................... 112
4.3.12 Zentrale Informations-Distribution........................................................................................ 113
4.3.13 Kontrollierte Aufmerksamkeit................................................................................................. 114
4.3.14 Aggregation von Wissens-Strukturen ..................................................................................... 115
4.3.15 Adaptierbarkeit....................................................................................................................... 116
4.3.16 Sicherheit und Zugriffskontrolle............................................................................................. 117
4.3.17 Unterstützung verschiedener Clients...................................................................................... 118
4.3.18 Integration von Informationssystemen ................................................................................... 119
4.3.19 Management des Informationsangebots über Rollen- und Gruppenkonzepte........................ 120
4.3.20 Zusammenfassung der definierten Anforderungen................................................................. 121
Verzeichnisse V
5 ARCHITEKTUR UND MODELLBILDUNG DES WORKPLACE-PORTALS G8........................ 123
5.1 GRUNDSÄTZLICHE ARCHITEKTUR-ENTSCHEIDUNGEN...................................................................... 123
5.1.1 Definition des Portal-Typus ........................................................................................................ 123
5.1.2 3-Tier-Architektur ....................................................................................................................... 125
5.1.3 Java Servlets als Implementierungs-Ansatz ................................................................................ 127
5.1.4 Die relationale Datenbank als Basis der Personalisierung ........................................................ 129
5.1.5 Unterstützung unterschiedlicher Clients für den Zugriff............................................................. 131
5.2 PERSONALISIERUNG DES PORTALS.................................................................................................... 133
5.2.1 Zentrale versus dezentrale Personalisierung .............................................................................. 133
5.2.2 Abgrenzung zwischen Individualisierung und Personalisierung ................................................ 134
5.3 SICHERHEIT ...................................................................................................................................... 136
5.3.1 Authentifizierung......................................................................................................................... 137
5.3.2 Session Management................................................................................................................... 138
5.3.3 Single Sign-on ............................................................................................................................. 139
5.4 SYSTEMINTEGRATION....................................................................................................................... 140
5.4.1 Integrationsvarianten.................................................................................................................. 141
5.4.2 Das Konzept des Content Adapters............................................................................................. 142
5.4.3 Groupware Integration ............................................................................................................... 146
5.4.4 Workflow Integration .................................................................................................................. 147
5.4.5 Content Management Integration ............................................................................................... 151
5.5 ADMINISTRIERBARKEIT .................................................................................................................... 154
5.5.1 Design Repository....................................................................................................................... 155
5.5.2 Generierung der Portlets ............................................................................................................ 157
5.5.3 Generierung der Pages ............................................................................................................... 158
5.5.4 Personalisierung des Portals ...................................................................................................... 159
5.5.5 Individuelle Anpassung des Portals ............................................................................................ 161
5.5.6 Phasenmodell der Personalisierung ........................................................................................... 162
5.6 DARSTELLUNG DER GESAMTARCHITEKTUR...................................................................................... 163
6 PROTOTYPISCHE EVALUIERUNG UND PRAKTISCHE ERFAHRUNGEN............................. 166
6.1 DARSTELLUNG DER PORTAL-LÖSUNG G8......................................................................................... 167
6.1.1 Oberfläche und Navigation......................................................................................................... 168
6.1.1.1 Persistente Bedienelemente............................................................................................................... 169
6.1.1.2 Portal-Seiten...................................................................................................................................... 171
6.1.1.3 Portlets............................................................................................................................................... 172
6.1.1.4 Attention Management...................................................................................................................... 174
6.1.2 Personalisierung und Individualisierung.................................................................................... 176
6.1.2.1 Generierung einer Portal-Seite .......................................................................................................... 176
6.1.2.2 Generierung eines Templates ............................................................................................................ 178
6.1.2.3 Personalisierung und Individualisierung einer Seite.......................................................................... 180
Verzeichnisse VI
6.1.2.4 Individualisierung eines Portlets ....................................................................................................... 181
6.1.3 Technische Administration.......................................................................................................... 183
6.1.3.1 Portlet Definition DB ........................................................................................................................ 183
6.1.3.2 Definition eines Notes Portlet............................................................................................................ 185
6.1.3.3 Definition eines Workflow Portlet..................................................................................................... 187
6.1.3.4 Weitergehende Portlet Typen............................................................................................................ 190
6.1.3.5 Selbständige Registrierung................................................................................................................ 191
6.2 ERFAHRUNGEN AUS PRAXISPROJEKTEN............................................................................................ 192
6.2.1 Ergänzende Leistungsprofile von Lotus Notes und G8 ............................................................... 193
6.2.2 Aspekte des Wissensmanagements .............................................................................................. 195
6.2.3 Maßnahmen zur Reduktion der Komplexität............................................................................... 197
6.2.4 Darstellung von nicht personalisierten Inhalten......................................................................... 198
6.2.5 Management von externen Inhalten ............................................................................................ 200
6.3 WEITERENTWICKLUNGEN UND VISIONEN......................................................................................... 201
6.3.1 Funktionale Portlet Integration................................................................................................... 201
6.3.2 Grafische Modellierung und Analyse des Portals....................................................................... 202
6.3.3 Erweiterung des Content Adapters.............................................................................................. 203
6.3.4 Unternehmensübergreifende Portale .......................................................................................... 204
7 ZUSAMMENFASSUNG UND SCHLUSSBETRACHTUNG............................................................. 208
7.1 ZUSAMMENFASSUNG ........................................................................................................................ 208
7.2 SCHLUSSBETRACHTUNG ................................................................................................................... 210
8 LITERATURVERZEICHNIS ............................................................................................................... 212
Verzeichnisse VII
Abbildungsverzeichnis
ABBILDUNG 1: NUTZENOPTIMIERUNG VON WISSEN DURCH ANPASSUNG DER KOMPLEXITÄT [IN ANLEHNUNG AN:
DE WAAL/FOURMAN 2000, S. 129].............................................................................................................. 11
ABBILDUNG 2: BEZIEHUNGEN ZWISCHEN DEN EBENEN DER BEGRIFFSHIERARCHIE [PROBST ET AL. 1999, S. 36].. 13
ABBILDUNG 3: DAS KONTINUUM VON DATEN, INFORMATIONEN ZU WISSEN [PROBST/ROMHARDT 1997, S. 2].... 14
ABBILDUNG 4: KNOWLEDGE SOURCES [DELPHI GROUP 1999, S. 5]...................................................................... 15
ABBILDUNG 5: EIN SCHICHTENMODELL DER ORGANISATORISCHEN WISSENSBASIS [PAUTZKE 1989, S. 79] ......... 20
ABBILDUNG 6: SCHRITTE DER ENTWICKLUNG EINER ORGANISATIONALEN WISSENSBASIS [WILLKE 1996, S. 289]22
ABBILDUNG 7: GRUNDLEGENDES MODELL ORGANISATIONALEN LERNENS [PAWLOWSKI 1994, S. 182]............... 29
ABBILDUNG 8: STUFEN DES LERNENS [WILLKE 1996, S. 292]............................................................................... 30
ABBILDUNG 9: BAUSTEINE DES WISSENSMANAGEMENTS [PROBST ET AL. 1999, S. 58]......................................... 36
ABBILDUNG 10: KOMPONENTEN DES WISSENSMANAGEMENTS [REINMANN-ROTHMEIER/MANDL 2000, S. 16].... 38
ABBILDUNG 11: GROUPWARE-TYPEN UND -WERKZEUGE [NASTANSKY ET AL. 2002, S. 240]............................... 46
ABBILDUNG 12: KOMMUNIKATION, KOOPERATION UND KOORDINATION [NASTANSKY ET AL. 2002, S. 242]....... 47
ABBILDUNG 13: EIGNUNG VON NETZINFRASTRUKTUREN FÜR MULTIMEDIA-DATEN [HEIL 1999, S. 53]............... 53
ABBILDUNG 14: SERVLET LIFE CYCLE [HUNTER/CRAWFORD 1998, S. 6] .............................................................. 57
ABBILDUNG 15: PORTAL CALL [HIBBARD 2002, S. 1] ........................................................................................... 64
ABBILDUNG 16: EVOLUTIONSSCHRITTE DER PORTAL-ENTWICKLUNG................................................................... 66
ABBILDUNG 17: A VERY SIMPLE VIEW OF PORTAL FUNCTIONALITY [OVUM 2000, S. 42] ...................................... 69
ABBILDUNG 18: TOPOLOGY OF THE PORTAL LANDSCAPE [DELPHI GROUP 1999, S. 7].......................................... 75
ABBILDUNG 19: A HIERARCHY OF PORTAL TYPES [OVUM 2000, S. 38].................................................................. 76
ABBILDUNG 20: KOMPLEXITÄTSREDUKTION DURCH INTEGRATIVE KOMPLEXITÄT INTRAORGANISATIONALER
WISSENSSYSTEME [PAWLOWSKY 1994, S. 276]........................................................................................... 80
ABBILDUNG 21: PERSONALISATION VIA PORTALS [OVUM 2000, S. 33] ................................................................. 81
ABBILDUNG 22: AUFBAU EINES PORTALS [RÜTSCHLIN 2001, S. 3] ....................................................................... 85
ABBILDUNG 23: PORTAL-ARCHITEKTUR [BULLINGER ET AL. 2002, S. 20] ............................................................ 86
ABBILDUNG 24: THE JANUS FACE OF PORTALS [OVUM 2000, S. 20]...................................................................... 87
ABBILDUNG 25: ZIELGRUPPE DES PORTALS........................................................................................................... 98
ABBILDUNG 26: AUFGABENBEREICHE DES WISSENSMANAGEMENTS .................................................................. 101
ABBILDUNG 27: SELEKTION VON WERKZEUGEN UND INFORMATIONEN OHNE PORTAL....................................... 103
ABBILDUNG 28: SELEKTION VON WERKZEUGEN UND INFORMATIONEN DURCH DAS PORTAL ............................. 104
ABBILDUNG 29: BILDUNG VON KONTEXTEN ....................................................................................................... 115
ABBILDUNG 30: AUFBAU DER 3-TIER-ARCHITEKTUR.......................................................................................... 126
ABBILDUNG 31: DARSTELLUNG DER RELATIONALEN STRUKTUR ZWISCHEN BENUTZER, AGGREGATIONEN UND
INFORMATIONEN ........................................................................................................................................ 130
ABBILDUNG 32: DEZENTRALE VERSUS ZENTRALE PERSONALISIERUNG............................................................... 133
ABBILDUNG 33: REDUKTION DURCH PERSONALISIERUNG UND INDIVIDUALISIERUNG......................................... 136
Verzeichnisse VIII
ABBILDUNG 34: CONTENT ADAPTER ALS SCHNITTSTELLE ZWISCHEN PORTAL-ENGINE UND BESTEHENDEN
INFORMATIONSSYSTEMEN.......................................................................................................................... 144
ABBILDUNG 35: INTEGRATION VON INFORMATIONSSYSTEMEN IN DAS PORTAL .................................................. 145
ABBILDUNG 36: INTEGRATION DER WORKFLOWS DURCH DAS PORTAL............................................................... 149
ABBILDUNG 37: DIE OBERFLÄCHE DES PROCESSMODELER................................................................................. 150
ABBILDUNG 38: INTEGRATION VON BESTEHENDEN INTRANET-SEITEN IN DAS PORTAL....................................... 152
ABBILDUNG 39: INTEGRATION DES PORTALS IN BESTEHENDE INTRANET-SEITEN................................................ 153
ABBILDUNG 40: AUFGABENBEREICHE DES WISSENSMANAGEMENTS UND SEIN EINFLUSS AUF DIE
WISSENSVERTEILUNG ................................................................................................................................154
ABBILDUNG 41: DYNAMISCHE GENERIERUNG DER PORTAL-OBERFLÄCHE AUF BASIS DES DESIGN REPOSITORY
UND INHALTEN DER UNTERNEHMENS-RESSOURCEN.................................................................................. 156
ABBILDUNG 42: PERSONALISIERUNG DER PORTAL-INSTANZEN........................................................................... 160
ABBILDUNG 43: PHASEN DER PERSONALISIERUNG DES PORTALS........................................................................ 163
ABBILDUNG 44: ARCHITEKTUR DES PORTALS G8................................................................................................ 164
ABBILDUNG 45: DARSTELLUNG DES PORTALS G8 IM PALMPILOT....................................................................... 167
ABBILDUNG 46: PORTAL G8 LOGIN BILDSCHIRM................................................................................................ 169
ABBILDUNG 47: OBERFLÄCHE DES PERSONALISIERTEN PORTALS........................................................................ 170
ABBILDUNG 48: MENÜ MIT PERSONALISIERUNGSOPTIONEN................................................................................ 171
ABBILDUNG 49: AUFBAU EINES PORTLETS .......................................................................................................... 173
ABBILDUNG 50: PORTLETS MIT GRAFISCHEN HERVORHEBUNGEN ....................................................................... 175
ABBILDUNG 51: PORTLET MIT LOGOS.................................................................................................................. 175
ABBILDUNG 52: DIALOG ZUR GENERIERUNG EINER NEUEN PORTAL-SEITE......................................................... 177
ABBILDUNG 53: SPEZIAL-LAYOUTS FÜR PORTAL-SEITEN ................................................................................... 178
ABBILDUNG 54: G8 TEMPLATE DESIGNER........................................................................................................... 179
ABBILDUNG 55: PERSONALISIERUNG ODER INDIVIDUALISIERUNG EINER PORTAL-SEITE..................................... 181
ABBILDUNG 56: INDIVIDUALISIERUNG EINES PORTLETS...................................................................................... 182
ABBILDUNG 57: ANSICHTEN DER PORTLET DEFINITION DB................................................................................ 184
ABBILDUNG 58: MASKE ZUR DEFINITION EINES GENERIC NOTES PORTLETS - ALLGEMEIN................................. 185
ABBILDUNG 59: MASKE ZUR DEFINITION EINES GENERIC NOTES PORTLETS - BENUTZER UND RECHTE ............. 186
ABBILDUNG 60: MASKE ZUR DEFINITION EINES GENERIC NOTES PORTLETS - USER-OPTIONEN UND
VORGABERECHTE....................................................................................................................................... 187
ABBILDUNG 61: PAVONE ESPRESSO KOMPONENTENÜBERSICHT [HABERSTOCK 1999, S. 182]......................... 189
ABBILDUNG 62: SELBSTÄNDIGE GENERIERUNG EINES LOGINS............................................................................ 192
ABBILDUNG 63: VISUALISIERUNG AUSGEWÄHLTER EIGENSCHAFTEN VON LOTUS NOTES UND PORTAL G8........ 195
ABBILDUNG 64: WIRTSCHAFTSINFORMATIK-PORTAL DER UNIVERSITÄT PADERBORN........................................ 199
ABBILDUNG 65: PORTAL MIT INTEGRATION VON EXTERNEN INFORMATIONSANGEBOTEN................................... 200
ABBILDUNG 66: NUTZUNG VON EXTRANET-PORTALEN UND E-MAILS FÜR KOMMUNIKATION ÜBER
UNTERNEHMENSGRENZEN HINWEG............................................................................................................ 205
ABBILDUNG 67: KOPPLUNG VON PORTALEN ....................................................................................................... 206
Verzeichnisse IX
Tabellenverzeichnis
TABELLE 1: DEFINING CHARACTERISTICS OF THE CORPORATE PORTAL [PLUMTREE 1999, S. 5]........................... 61
TABELLE 2: MENSCHEN, PROZESSE UND SYSTEME [IN ANLEHNUNG AN: PWC/SAP 2001, S. 37].......................... 89
TABELLE 3: ZUSAMMENFASSUNG DER DEFINIERTEN ANFORDERUNGEN AN DAS PORTAL.................................... 122
TABELLE 4: BEWERTUNG DES ZIELERREICHUNGSGRADES BZGL. DER DEFINIERTEN ZIELVORGABEN .................. 194
Verzeichnisse X
Abkürzungsverzeichnis
AG Aktiengesellschaft
API Application Programming Interface
ASP Application Service Providers
B2B Business to Business
B2C Business to Consumer
CAD Computer Aided Design
CMS Content Management System
CSCW Computer Supported Cooperative Work
CSS Cascading Style Sheet
CRM Customer Relationship Management
DB Database
DB2 Database 2
DFN Deutsches Forschungs-Netz
DSAPI Domino Server Application Interface
DMS Dokumenten-Management-System
EIS Executive Information System
ERP Enterprise Resource Planning
ESS Employee Self Services
e.V. eingetragener Verein
FTP File Transfer Protocol
GCC Groupware Competence Center
HTML Hypertext Markup Language
HTTP Hypertext Transfer Protocol
IBM Industrial Business Machines
ISDN Integrated Services Digital Network
J2EE Java 2 Enterprise Edition
J2ME Java 2 Micro Edition
JDBC Java Database Connectivity
JVM Java Virtual Machine
KI Künstliche Intelligenz
MS Microsoft
Verzeichnisse XI
NNTP Network News Transfer Protocol
OECD Organization for Economic Cooperation and Development
PC Personal Computer
PwC Pricewaterhouse Coopers
RDBMS Relationales Datenbank-Management-System
SAP Systeme Anwendungen Produkte
SCM Supply Chain Management
SMTP Simple Mail Transfer Protocol
TCP/IP Transmission Control Protocol / Internet Protocol
WAP Wireless Application Protocol
WfMC Workflow Management Coalition
WFMS Workflowmanagementsysteme
WWW World Wide Web
XML Extensible Markup Language
XSL Extensible Stylesheet Language
Einleitung Seite 1
1 Einleitung
1.1 Szenario
Die wirtschaftliche Situation der letzten Jahre wurde durch einen zunehmenden
Wettbewerbsdruck auf Unternehmen vieler Branchen geprägt. Viele Anbieter reagierten auf
diesen Druck mit einer verstärkten und beschleunigten Ausrichtung ihrer Produkte und
Dienstleistungen auf die Anforderungen der Nachfrager. Beispielsweise wurden in der
Automobilindustrie die Entwicklungszyklen neuer Modelle in den letzten Jahren von fünf bis
sieben Jahren auf zwei bis drei Jahre verkürzt [Bullinger/Tölg 1999, S. 12]. Dieser
Anpassungsdruck stellt hohe Ansprüche an die Entwicklungskraft von Unternehmen. Ein
wesentlicher Faktor für die Entwicklung von Wettbewerbsvorteilen ist der Besitz von
aktuellem Wissen. Diese Erkenntnis ist nicht erst in der Neuzeit entstanden, sondern bereits
seit der Antike bekannt. Schon vor rund 2000 Jahren prägte der Philosoph Seneca den bis
heute allgemein bekannten Ausspruch „Non scolae, sed vitae discimus“ und weist damit auf
die große Bedeutung von Wissen hin. Entwickelt hat sich in den letzten Jahren aber das große
Interesse und die breite Beachtung für das Thema Wissensmanagement in Wissenschaft und
Praxis. Dieses Interesse spiegelt sich in der wachsenden Nachfrage nach Veröffentlichungen,
Veranstaltungen und insbesondere Beratungsleistung zu diesem Thema wider.
Ausgehend von den Industrienationen ist ein globaler Trend zu erkennen, der als Wandel zur
Wissensgesellschaft beschrieben wird. In dieser Wissensgesellschaft sind ökonomische wie
auch gesellschaftliche Aktivitäten zunehmend von wissensabhängigen Operationen
durchdrungen [Geiselhart 2001, S. 31]. In der Wissensgesellschaft ist der Besitz von
Informationen, der Zugriff auf Informationen und die Nutzung von Informationen und Wissen
zu einem wesentlichen Einflussfaktor für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen, sowie
für den beruflichen und den sozialen Status der Menschen geworden. Kmuche weist darauf
hin, dass nicht die Ansammlung von Informationen und Wissen, wohl aber die ökonomisch
sinnvolle Nutzung durch die Mitarbeiter Wettbewerbvorteile erzeugen kann: „Erfolg bringt
nur, für das eigene Geschäft wichtige Informationen und Wissen richtig aufbereitet
anzuwenden und daraus die (inhaltlich) richtigen Schlüsse zu ziehen.“ [Kmuche 2000, S. 55].
Somit stellt sowohl für Individuen, als auch für Unternehmen die Investition in Wissen und
Einleitung Seite 2
Mechanismen für den Umgang mit Wissen eine attraktive Investition mit hoher
Renditechance dar. Drucker spricht gar davon, dass die Ressource Wissen in der
Wissensgesellschaft die grundlegende ökonomische Ressource ist, in Ergänzung zu den
Ressourcen Kapital, Boden und Arbeit [vgl. Drucker 1992, S. 15 ff].
Die zunehmende Bedeutung des Gutes Wissen, sowie der zunehmende Konkurrenzdruck der
Unternehmen untereinander fördert die Entwicklung von angepassten Management-
Konzepten in Bezug auf den Umgang mit der wertvollen Ressource Wissen. Viele
Unternehmen reagieren unter anderem mit einem Auf- und Ausbau der betrieblichen
Informationssysteme, um den Versuch zu unternehmen, Wissen in digitalisierter Form zu
generieren und zu konservieren. Die rasant steigende Leistungsfähigkeit von PCs bei
gleichzeitig sinkenden Preisen ermöglicht und unterstützt diesen Trend zur Technisierung der
betrieblichen Arbeit.
In den meisten Unternehmen findet sich heute eine Vielzahl von unterschiedlichen
Informationssystemen mit spezifischen Leistungsmerkmalen, Bedienoberflächen und
Funktionalitäten. In Kombination mit ausgefeilten Suchmaschinen bieten die neuen digitalen
Medien den Mitarbeitern einen zuvor undenkbaren Zugang zu riesigen
Informationsbeständen. Theoretisch bietet die Vernetzung der Computer die Möglichkeit, von
jedem Arbeitsplatz im Unternehmen Recherchen über sämtliche Informationen im
Unternehmen durchzuführen.
Die Erfahrung zeigt, dass diese neuen Medien und technischen Möglichkeiten Ursache für
eine neue Klasse von Problemen sind, die unter dem Oberbegriff Informationsüberflutung
zusammengefasst werden. Eingeführt mit dem Ziel, die Informationsversorgung der
Mitarbeiter durch einen gezielten und vereinfachten Zugriff auf Informationsquellen zu
verbessern, wird in vielen Unternehmen die Erfahrung gemacht, dass die subjektiv
wahrgenommene Informationsversorgung der Mitarbeiter durch die digitalen
Informationssysteme nicht besser geworden ist [Steiger 2000, S. 12 ff]. Die Delphi Group
beschreibt: “Widely implemented, these content and search systems have been powerless to
solve problems of information overload for business professionals.” [Delphi Group 2001, S.
2]. Ein Erklärungsansatz für diese neu entstandene Problemklasse ist, dass die individuelle
Bewältigung des Informationsangebots nicht vorausgesetzt werden kann [Reinmann-
Rothmeier/Mandl 2000, S. 9].
Einleitung Seite 3
Neben der Informationsflut stellt in vielen Fällen auch die Vielfalt der verfügbaren Systeme
und Werkzeuge der Informationsbeschaffung für die Anwender eine Herausforderung dar.
Mitarbeiter müssen als Basis für ihre Entscheidungsfindung oder zur Erledigung von
Aufgaben in der Regel mehrere Informationssysteme heranziehen, um auf benötigte
Informationen oder Funktionalitäten zugreifen zu können. Besonders nachteilig wirkt sich
diese Vielfalt aus, wenn die Anforderung besteht, bestimmte Informationsstände oder
Vorgänge regelmäßig zu beobachten oder zu überwachen. Dieser Effekt verstärkt sich bei den
Mitarbeitern, die mehrere Funktionen im Unternehmen tragen und daher einen breiten
Informationsbedarf besitzen.
Ferner bedeutet dies für den einzelnen Mitarbeiter, dass er sich mit den Bedien- und
Navigationskonzepten verschiedener Informationssysteme vertraut machen muss. Durch die
Weiterentwicklung der Informationssysteme veralten die einmal erlernten Bedien- und
Navigationskonzepte schnell, so dass immer wieder Lern- und Schulungsaufwand entsteht.
1.2 Zielsetzung
Aus dem dargestellten Szenario wird das Ziel der vorliegenden Dissertation abgeleitet, eine
Konzeption für ein groupware-basiertes Workplace-Portal für das Office-Umfeld zu
entwerfen und prototypisch zu implementieren.
Digitale Informationssysteme bieten neue Möglichkeiten für die Anwendung bestehender
betriebswirtschaftlicher Konzepte, beispielsweise durch die Auflösung von Medienbrüchen,
der Beschleunigung und Harmonisierung von Geschäftsprozessen, der übersichtlichen
Gestaltung von Informationsbeständen und der Unterstützung von Teamarbeit [Lehner 2000,
S. 3]. Ein wesentliches Ziel der vorliegenden Arbeit wird es sein, Ansätze für die
Zusammenführung der unterschiedlichen Informationssysteme und Informationsobjekte eines
Unternehmens in einem zentralen Workplace zu liefern. Um die beschriebenen Problematiken
durch den Einsatz vielfältiger unterschiedlicher Informationssysteme zu eliminieren, sollen
aus Sicht der Anwender die Grenzen zwischen den technischen Systemen aufgelöst werden,
das heißt, die unterschiedlichen Systeme sollen zu einem geschlossenen Informationsangebot
zusammengeführt werden. Dabei soll keine Beschränkung auf Informationssysteme
bestimmter Hersteller oder bestimmte Typen von Informationssystemen vorgenommen
werden. Die Integrationskonzepte besitzen generischen Charakter und basieren auf etablierten
Einleitung Seite 4
Standardtechnologien, um Schnittstellen zu möglichst vielen Informationssystemen zu
ermöglichen, und auch mit sich abzeichnenden zukünftigen technologischen Entwicklungen
kompatibel zu sein.
Die Unterstützung des Wissensmanagements mit Hilfe geeigneter
informationstechnologischer Werkzeuge stellt eines der Kernziele der Portal-Konzeption dar,
um vor dem Hintergrund des beschriebenen Wettbewerbs- und Handlungsdrucks vieler
Unternehmen Ansätze für die Verbesserung der Wettbewerbssituation zu liefern. Unter der
Unterstützung des Wissensmanagements mit den Mitteln der Informationstechnologie wird
dabei verstanden, dass den Nutzern in ihrer Arbeitsumgebung Werkzeuge zur Verfügung
gestellt werden sollen, die das Wissensmanagement erleichtern, also beispielsweise die
Generierung, Weitergabe und Nutzung von Wissen. Von besonderer Bedeutung ist dabei die
Steigerung der Effizienz und Effektivität der Leistungserstellung in teamorientierten
Arbeitsabläufen durch die Unterstützung der Kommunikation, Kooperation und Koordination
von Arbeitsgruppen. Es ist nicht das Ziel der vorliegenden Arbeit, Ansätze für die
maschinelle Verarbeitung von Wissen im Sinne künstlicher Intelligenz (KI) [vgl. Steinbock
1994, S. 73] zu entwickeln.
Eine möglichst hohe Leistungsfähigkeit und Praxistauglichkeit stellen weitere Kernziele der
Konzeption dar, wobei typische Anforderungen aus der Praxis zugrunde gelegt werden sollen.
Aus diesem Grund wurde vor und zwischen den Implementierungsphasen ein intensiver
Kontakt zu den Praxispartnern des Groupware Competence Center der Universität Paderborn
(GCC) gesucht, bis hin zu Einsätzen des fertig gestellten Portals in Praxisprojekten. Die dort
gewonnenen Erfahrungen führten in der Phase der Systemkonzeption zu der Entscheidung,
eine Reihe von erforderlichen Grundfunktionen durch Integration etablierter
Industrieplattformen zu realisieren. Insbesondere gilt dies für die Integration von Groupware-
Komponenten für die Unterstützung der Kommunikation, Kooperation und Koordination im
Unternehmen. Durch den so erreichten Reifegrad des Portal-Prototyps eröffnete sich die
Möglichkeit, die Konzeption schon in der frühen Entwicklungsphase in realen
unternehmerischen Situationen zu erproben, und die daraus gewonnenen Ergebnisse in den
späteren Entwicklungsphasen einfließen zu lassen.
In Bezug auf die wissenschaftstheoretische Fundierung der Arbeit ist diese im Bereich der
Wirtschaftsinformatik angesiedelt und basierte auf dem existierenden betriebswirtschaftlichen
Einleitung Seite 5
Theoriegebäude zum Thema Wissensmanagement. Es ist nicht das Ziel, dieses
Theoriegebäude zu erweitern, sondern dieses vor dem Hintergrund konkreter Fragestellungen
und Anwendungsfälle der Wirtschaftsinformatik zur Anwendung zu bringen.
1.3 Aufbau der Arbeit
Die vorliegende Arbeit gliedert sich in insgesamt 7 Kapitel.
Das erste Kapitel beschreibt die zugrunde liegende Problemstellung und Motivation für die
vorliegende Arbeit. Ferner werden die daraus resultierenden Ziele und der Aufbau der Arbeit
beschrieben.
Das zweite Kapitel beschreibt den wissenschaftlichen Bezugsrahmen der Arbeit. Darin
werden zunächst die besonderen Eigenschaften von Wissen und der organisatorischen
Wissensbasis beschrieben. Anschließend werden Ansätze für die gezielte Entwicklung einer
Wissensbasis aufgezeigt. Abschließend wird der Begriff des Wissensmanagements definiert
und Ziele und Aufgaben des Wissensmanagements vor dem Hintergrund der Anforderungen
der Praxis beschrieben.
Das dritte Kapitel beschreibt existierende Konzepte der Informations- und Portal-
Technologie. Dabei werden sowohl die wissenschaftliche Literatur berücksichtigt, als auch
historische und aktuelle Entwicklungen aus der Praxis.
Kapitel 4 entwickelt auf Basis der in Kapitel 2 und 3 beschriebenen Theorien und Konzepte
und vor dem Hintergrund des in Kapitel 1 beschriebenen Szenarios Anforderungen an das zu
konzipierende Workplace Portal. Dabei wird zunächst auf eigene Erfahrungen des Autors aus
Praxisprojekten eingegangen. Danach werden die Schlussfolgerungen durch die Ausrichtung
des Portals auf die Bedürfnisse der Zielgruppe beschrieben. Anschließend werden einzelne
Anforderungen an das Portal hergeleitet, erläutert, und abschließend zusammengefasst.
In Kapitel 5 wird die Architektur des Workplace-Portals G8 beschrieben. Nach der
Erläuterung einiger grundlegender Architekturentscheidungen werden die Aspekte
Personalisierung, Sicherheit, Systemintegration und Administrierbarkeit verdeutlicht.
Abschließend wird die Gesamtarchitektur zusammenfassend dargestellt.
Einleitung Seite 6
In Kapitel 6 wird die prototypische Implementierung des Workplace Portals G8 vorgestellt.
Dabei wird auf die Elemente der Oberfläche, die Möglichkeiten der Personalisierung und der
Administration eingegangen. Anschließend werden Erfahrungen aus Praxisprojekten
beschrieben, die zur Überprüfung der Konzeption durchgeführt wurden. Abschließend werden
Ansätze für zukünftige Weiterentwicklungen des Portals aufgezeigt, die im Rahmen der
vorliegenden Arbeit nicht realisiert wurden.
Den Abschluss der Arbeit bildet Kapitel 7, in dem eine knappe Zusammenfassung der Arbeit
gegeben wird, sowie in der Retrospektive die Ergebnisse der Arbeit kritisch betrachtet
werden.
Theorie des Wissensmanagements Seite 7
2 Theorie des Wissensmanagements
In der aktuellen Diskussion wurden durch das aufkeimende Interesse unterschiedlichste
Definitionen für den Wissensbegriff entwickelt. Die Begriffe Wissen, Information und Daten
werden in der Regel durch Abgrenzung definiert, wobei diese Abgrenzung in vielen Fällen
unscharf ist. Die unterschiedlichen Ausgangspunkte, Fokusse und Ziele der an der Diskussion
Beteiligten haben dazu geführt, dass sich bis heute keine einheitliche Definition etablieren
konnte. Insbesondere die Abgrenzung zwischen Wissen und Information ist jedoch wichtig
für die vorliegende Arbeit, um eine Abgrenzung zwischen Informationssystemen und
Wissensmanagement-Systemen vornehmen und darauf aufbauend die Konzepte für ein
Wissensmanagement-Portal ableiten zu können.
Im Rahmen der vorliegenden Arbeit soll nicht der Versuch unternommen werden, eine
Wertung oder Weiterentwicklung des bestehenden Theoriegebäudes vorzunehmen.
Stattdessen werden die wichtigsten Definitionen und Modelle aufgegriffen und vor dem
Hintergrund der gestellten Aufgabe erläutert. Ohne eine Einführung in diese Grundlagen ist es
nicht möglich, die notwendigen Schlüsse und Ableitungen der Konzeption zu verdeutlichen.
Im nachfolgenden Kapitel wird der wissenschaftliche und fachliche Bezugsrahmen für die
vorliegende Arbeit entwickelt. Dazu werden zunächst begriffliche Definitionen und
Abgrenzungen der Themenkomplexe Wissen und Wissensmanagement aufgegriffen und im
Kontext der vorliegenden Aufgabenstellung erläutert. Anschließend werden Ansätze zur
Veränderung und Entwicklung des Wissens im Unternehmen beschrieben. Bei diesen
Betrachtungen liegt der Fokus auf den menschlichen Fähigkeiten zur Generierung,
Verarbeitung und Nutzung von Wissen und Informationen.
2.1 Wissen als ökonomische Größe
Wissen wurde neben den klassischen Produktionsfaktoren Boden, Arbeit und Kapital als
weiterer Produktions- und Wettbewerbsfaktor erkannt. Gleichzeitig wurde dem Faktor Wissen
eine übergeordnete Rolle zugesprochen, da der Kombinationsprozess der klassischen
Produktionsfaktoren im Sinne von planenden, orientierenden und koordinierenden Tätigkeiten
grundsätzlich den Einsatz von Wissen erfordert [Rehäuser / Krcmar 1996, S. 9 ff].
Theorie des Wissensmanagements Seite 8
Wissen ist ein Gut mit außergewöhnlichen Eigenschaften. Im Gegensatz zu den meisten
anderen Gütern entsteht durch die Nutzung kein Verlust an Substanz, es wird also nicht
abgeschrieben. Vielmehr entwickelt sich durch Teilung, Prüfung, Verstärkung und
Weiterentwicklung ein Zugewinn. Auch ist es nicht möglich, durch Schonung und Isolation
einen dauerhaften Erhalt der Ressource zu erreichen. Vielmehr kann ungenutztes Wissen
durch fehlende Weiterentwicklung und Selektion irrelevant oder falsch werden; ungenutzt
geht menschliches Wissen häufig in den Zustand des Vergessens über. Brücher beschreibt
diesen flüchtigen Charakter des Wissens und die besonderen Schwierigkeiten im Umgang mit
Wissen folgendermaßen: "Wissen ist somit nichts Beständiges, sondern es veraltet und muss
immer wieder hinterfragt werden." [Brücher 2001, S. 9].
Die besondere Bedeutung von Wissen in unserer Gesellschaft, wie auch in modernen
Industrieunternehmen, erfordert ein Grundverständnis für die besonderen Eigenschaften von
Wissen. Aus dem Verständnis dieser Eigenschaften lassen sich geeignete Ansätze für einen
planvollen Umgang mit Wissen ableiten.
Daher wird im Folgenden zunächst das Phänomen der Wissensexplosion und der subjektive
Eindruck der Informationsüberflutung beschrieben und erklärt. Im Anschluss wird der
Wissensbegriff definiert und einige Aspekte von Wissen als ökonomische Größe untersucht.
Darauf aufbauend wird die organisatorische Wissensbasis definiert und die besondere
Bedeutung der Ressource Wissen für wissensintensive Unternehmen beschrieben.
2.1.1 Informationsüberflutung als Folge modernen
Informationsmanagements
Im Jahre 1771 erschien die erste Ausgabe der Encyclopædia Britannica in 3 Bänden
[Encyclopædia Britannica 2005]. Diese wurde von nur sechs Wissenschaftlern erstellt und
erhob den Anspruch, die Gesamtheit des menschlichen Wissens zu erfassen. Der Begriff des
Universalgelehrten wurde auf Menschen angewendet, die einen Großteil des verfügbaren
Wissens besaßen. Die 15. Ausgabe der Encyclopaedia Britannica umfasste im Jahre 1985
bereits 32 Bände und wurde von einem ganzen Stab von Wissenschaftlern erstellt. Heute ist
es bereits innerhalb eines Wissensgebietes schwierig bis unmöglich, einen umfassenden
Überblick über das verfügbare Wissen zu erlangen, so dass häufig der Begriff der
Wissensexplosion verwendet wird. An der Erstellung großer Enzyklopädien sind daher heute
Theorie des Wissensmanagements Seite 9
tausende von spezialisierten Wissenschaftlern beteiligt. Gleichzeitig nimmt die Bedeutung
von Wissen in allen Bereichen des täglichen Lebens und auch als ökonomische Ressource
ständig zu. Diese Entwicklung wird als eine Entwicklung zur Wissensgesellschaft bezeichnet
[Drucker 1992, S. 15].
Dieser allgemeine Trend ist zwangsläufig auch im unternehmerischen Umfeld spürbar.
Infolge zunehmenden Konkurrenzdrucks wird durch kontinuierliche Forschung und
Entwicklung immer mehr Wissen generiert oder aus externen Quellen internalisiert, das
Einfluss auf Entscheidungsprozesse hat. Informationen werden zunehmend in digitaler Form
generiert und archiviert, so dass schnelle Recherche und Zugriff möglich sind. Typische
Informationssysteme sind Webseiten aus dem Internet oder Intranet, E-Mails, Datenbanken,
Fachliteratur, aber auch Telefonate und Gruppengespräche. In Summe bilden diese
Informationsquellen ein enormes Informationsangebot, das Unternehmen für ihre Mitarbeiter
nutzbar machen können.
Trotz des durch die neuen Medien verbesserten Zugangs zu Informationen fühlen sich viele
Mitarbeiter schlecht informiert und klagen über einen Mangel an für sie relevantem Wissen
[Steiger 2000, S. 14]. Die zunehmende Informationsüberflutung [Steiger 2000, S. 12 ff] der
Mitarbeiter in den Unternehmen, und der sich häufig daraus entwickelnde subjektive
Eindruck der Überforderung, ist aber nicht alleine durch die zunehmende Generierung von
Wissen zu erklären. Der Einsatz von Informationstechnologie im Unternehmen hat
weitreichende Konsequenzen für die Nutzer, und damit für die Organisationen, in denen diese
Nutzer arbeiten. Schon wenig geübte Mitarbeiter sind in kurzer Zeit in der Lage, mit Hilfe
von Recherche-Mechanismen selbständig auf umfangreiche Informationsbestände
zuzugreifen. Diese Offenheit der Navigationskonzepte führt zu einem Verschwimmen oder
gar Verschwinden von Grenzen und Informationsbarrieren, die in der Zeit vor der Einführung
derartiger Systeme selbstverständlich waren und akzeptiert wurden. Diese Grenzen sind auf
der anderen Seite aber hilfreich, um ein Unternehmen oder einen Unternehmensbereich als
solchen erst erkennbar zu machen, ihm also ein Profil zu geben [Soukup 2001, S. 105 ff].
Das subjektive Gefühl der Informationsüberflutung entsteht aus der Tatsache, dass durch das
Verschwinden von Grenzen bezüglich der Verfügbarkeit von Informationen der vorgegebene
Rahmen verschwindet, der die Mitarbeiter bei der Selektion der für sie relevanten
Informationen unterstützt. Dieser Rahmen wurde in der Vergangenheit von dem Management
Theorie des Wissensmanagements Seite 10
im Sinne einer Bringschuld vorgegeben, oder hat sich durch das Entwickeln einer durch die
Historie des Unternehmens geprägten Unternehmenskultur evolutionär gebildet. Werden
diese Grenzen abgebaut, wird die Aufgabe der Selektion der für ihn relevanten Informationen
im Sinne einer Holschuld an den Mitarbeiter delegiert.
Häufig wird eine Informationsverteilung nach dem Push-Modell, bei dem Informationen aktiv
vom Sender zu einem Empfänger oder an Gruppen von Empfängern übermittelt werden [vgl.
Lotus 1995, S. 14], ersetzt durch eine auf Datenbanken basierende Kooperationsunterstützung
nach dem Pull-Modell, bei dem die Nutzer die Möglichkeit haben, die für sie relevanten
Informationen als individuelle Informationsselektion abzurufen [Lotus 1995, S. 21 f;
Nastansky et al. 2002, S. 241]. Nastansky et al. beschreiben die Notwendigkeit für eine aktive
Wissensverteilung nach dem Push-Modell folgendermaßen: „Eine aktive Wissensverteilung
ist beispielsweise dann notwendig, wenn Entscheidungsträger häufig Wissensinhalte mit
einem hohen Aktualisierungsgrad benötigen.“ [Nastansky et al. 2002, S. 262]. Pull-Modelle
werden eingesetzt, um Informationen miteinander zu teilen, gemeinsam zu pflegen, zu
strukturieren, und gezielt in Kontexte einzubetten und weiterzuentwickeln [Nastansky et al.
2002, S. 241]. Für den einzelnen Mitarbeiter entstehen dadurch wachsende
Informationsangebote, und gleichzeitig die Notwendigkeit zu einer aktiveren und
selbständigeren Arbeitsweise in Bezug auf die Informationsrecherche.
Ein Überangebot an Informationen, insbesondere wenn es unspezifisch in Bezug auf die
Aufgabe des Mitarbeiters ist, erzeugt neben dem subjektiven Eindruck der
Informationsüberflutung paradoxerweise einen Wissensmangel, und daraus resultierend eine
Verschlechterungen der Arbeitsergebnisse [vgl. Steiger 2000, S. 14 f]. Brücher beschreibt als
ein Phänomen der Informationsüberflutung: „dass ab einer bestimmten Größe der zur
Verfügung stehenden Informationsmenge die Entscheidungsqualität sinkt.“ [Brücher 2001, S.
23]. Erklärt wird dies damit, dass die Möglichkeiten der Informationsverarbeitung und die
Menge der zur Verfügung gestellten Informationen nicht in einem zweckmäßigen Verhältnis
zueinander stehen. Steiger erklärt dieses Phänomen mit der schwierigen Aufgabe, ein
Überangebot an Informationen zu relevantem Wissen aufzubereiten und zu verdichten.
Es ist also nahe liegend, dass es an Techniken mangelt, interne und externe Wissensbestände
gezielt zu identifizieren und zu nutzen. Probst et al. sprechen von der Notwendigkeit einer
„angemessenen Transparenz über kritische Wissensbestände“ [Probst et al. 1999, S. 104]. Sie
Theorie des Wissensmanagements Seite 11
sagen aus, dass in Anbetracht ständig wachsender Informationsmengen und
Informationsverfügbarkeiten ein absoluter Überblick über alle Informationsquellen nicht
realisierbar ist und stattdessen ein angemessenes Informationsangebot generiert werden sollte.
Auch De Waal und Fourman beschreiben die Informationstransparenz als eine wesentliche
Einflussgröße auf den Nutzen, den der Einzelne daraus ziehen kann [De Waal/Fourman 2000,
S. 120 ff]. Die notwendige Informationstransparenz kann nach De Waal und Fourman nur
geschaffen werden, wenn neben der Quantität auch die Komplexität der Informationen und
Informationssysteme für den einzelnen Nutzer angemessen ist. Abbildung 1 verdeutlicht, dass
eine unangemessene Komplexität der Informationen einen suboptimalen Nutzen erzeugt.
Abbildung 1: Nutzenoptimierung von Wissen durch Anpassung der Komplexität [in Anlehnung an: De
Waal/Fourman 2000, S. 129]
Der Zustand bzw. der subjektive Eindruck der Informationsüberflutung sollte also abgestellt
werden können, wenn dem einzelnen Mitarbeiter ein transparentes und angemessenes
Theorie des Wissensmanagements Seite 12
Informationsangebot zur Verfügung gestellt wird. Im Rahmen der vorliegenden Arbeit soll
daher die Frage diskutiert werden, wie der Mitarbeiter mit einem transparenten, und dennoch
differenzierten und abgegrenzten Informationsangebot versorgt werden kann (vgl. Kapitel
1.1).
2.1.2 Wissen als Objekt des Wissensmanagements
In den folgenden Kapiteln wird zunächst eine Auswahl von Definitionen und Abgrenzungen
von Wissen angeführt. Im Anschluss daran wird aus der Vielzahl der möglichen
Betrachtungsperspektiven [vgl. Schreyögg 2001, S. 7 ff] eine pragmatische Reduzierung auf
drei relevante Abgrenzungsansätze vorgenommen. Dabei werden die
Betrachtungsperspektiven Wissensbewusstsein (implizites Wissen / explizites Wissen),
personelle Bindung (individuelles Wissen / organisatorisches Wissen) und Artikulierbarkeit
(transferierbares Wissen / nicht transferierbares Wissen) eingehender diskutiert [vgl. Brücher
2001, S. 23 ff].
2.1.2.1 Definitionen und Abgrenzungen
Für das integrierte Verständnis des Wissensmanagements ist es unerlässlich, die
Zusammenhänge zwischen Wissen, Informationen und Daten zu erkennen, und die Begriffe
und Eigenschaften voneinander abgrenzen zu können. Ein häufig zitierter Ansatz zur
Abgrenzung der Begriffe Wissen, Information, Daten und Zeichen wurde von Probst et al.
entwickelt und durch Abbildung 2 visualisiert [Probst et al. 1999, S. 36 f].
Die Autoren stellen in diesem Standardwerk ein in acht Bausteine gegliedertes Modell zur
Beschreibung der Herausforderungen des Wissensmanagements vor. Die Generierung von
Wissen aus Informationen, Daten und Zeichen wird dabei als Anreicherungsprozess
beschrieben. Zeichen werden darin durch Syntaxregeln zu Daten angereichert. Durch die
Einbindung in einen bestimmten Kontext werden diese interpretierbar und stellen für den
Empfänger eine Information dar. Durch die Vernetzung von Informationen entsteht Wissen,
dass in einem bestimmten Handlungsfeld genutzt werden kann.
Probst et al. definieren: „Wissen bezeichnet die Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten,
die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen. Dies umfasst sowohl theoretische
Erkenntnisse als auch praktische Alltagsregeln und Handlungsanweisungen.“ [Probst et al.
Theorie des Wissensmanagements Seite 13
1999, S. 46]. Probst et al. sehen Informationen als das Fundament für die Bildung von
Wissen, wobei das Wissen immer auf Basis einer menschlichen Intelligenzleistung entsteht,
und damit auch immer an Individuen gebunden ist: „Wissen stützt sich auf Daten und
Informationen, ist im Gegensatz zu diesen jedoch immer an Personen gebunden. Es wird von
Individuen konstruiert und repräsentiert deren Erwartungen über Ursache-Wirkungs-
Zusammenhänge.“ [Probst et al. 1999, S. 46]. Wissen entsteht durch die Vernetzung von
Informationen vor dem Hintergrund eines konkreten Anwendungsfeldes [vgl. Krcmar 1998,
S. 6 ff]. Krebs spricht in diesem Zusammenhang von einem durch Wissen geschaffenen
Handlungsvermögen, das vor dem Hintergrund der jeweiligen Rahmenbedingungen
interpretiert werden muss [Krebs 1998, S. 55 ff].
Abbildung 2: Beziehungen zwischen den Ebenen der Begriffshierarchie [Probst et al. 1999, S. 36]
Pawlowsky erläutert, dass Wissen insofern über Informationen hinausgeht, dass es diese
verbindet, interpretiert und erklärt [Pawlowsky 1994, S. 37]. Probst et al. geben zu bedenken,
dass eine Abgrenzung zwischen den Begriffen Wissen und Information nur mit einem
Unschärfebereich möglich ist, so dass in der Literatur bisher kein beständiger Konsens
Theorie des Wissensmanagements Seite 14
gefunden wurde [Probst et al. 1999, S. 36]. Die unterschiedlichen Ansätze unterscheiden sich
durch die unterschiedlichen Hintergründe, aber auch die Ziele der Autoren.
Probst und Romhardt stellen die wesentlichen Eigenschaften und Unterschiede von Daten und
Wissen in einer Grafik gegenüber (vgl. Abbildung 3). Daraus wird ersichtlich, dass Wissen in
einem hohen Maße eine Einbettung in einen Problem-, Handlungs- oder Struktur-Kontext
benötigt, um entstehen und existieren zu können.
Abbildung 3: Das Kontinuum von Daten, Informationen zu Wissen [Probst/Romhardt 1997, S. 2]
Scheuble beschreibt zwischen den Begriffen Information und Wissen eine Ursache- und
Ergebnis-Beziehung: "Wissen ist immer das Ergebnis verarbeitender und interpretierender
Reize. Informationen sind dagegen Signale, die zu einer Veränderung des vorhandenen
Wissens führen." [Scheuble 1998, S. 30].
Wissen ist immateriell und muss daher an Wissensträger gebunden werden, um existieren zu
können. Amelingmeyer definiert den Begriff Wissensträger folgendermaßen: „Unter dem
Begriff Wissensträger werden diejenigen körperlichen Elemente subsumiert, in denen sich
Wissen manifestieren kann.“ [Amelingmeyer 2002, S. 52].
Umfangreiche Erklärungsansätze, Beschreibungen und Definitionen für diese Begriffe finden
sich in der wissenschaftlichen Literatur [siehe Probst et al. 1999; Davenport/Prusak 1998b;
strukturiert
verankert
kontext-abhängig
hohe Verhaltenssteuerung
kognitive Handlungsmuster
mastery / capability
unstrukturiert
isoliert
kontext-unabhängig
geringe Verhaltenssteuerung
Zeichen
distinction
WissenInformationenDaten
strukturiert
verankert
kontext-abhängig
hohe Verhaltenssteuerung
kognitive Handlungsmuster
mastery / capability
unstrukturiert
isoliert
kontext-unabhängig
geringe Verhaltenssteuerung
Zeichen
distinction
WissenInformationenDaten
Theorie des Wissensmanagements Seite 15
Brücher 2001; Steiger 2000; Fink 2000; Picot et al. 1998; Pawlowsky 1994]. Im Folgenden
werden ausgewählte Aspekte des Wissensbegriffs diskutiert.
Im Rahmen der vorliegenden Arbeit wird der Wissensbegriff nach Probst verwendet. Wissen
ist nach dieser Argumentation nicht mit einer reinen Erkenntnis gleichzusetzen. Vielmehr
muss Wissen seinen Nutzen und damit auch seinen Wert in der praktischen Anwendung
erweisen [Probst et al. 1999, S. 47; Davenport/Prusak 1998b, S. 34].
2.1.2.2 Wissensbewusstsein
Die Abgrenzung des Wissensbewusstseins nach Nonaka und Takeuchi zielt auf die
Fragestellung ab, ob der Besitz des Wissens von dem Träger bewusst wahrgenommen wird,
oder nicht [vgl. Nonaka/Takeuchi 1995].
Explizites Wissen (explicit knowledge / embodied knowledge) ist der besitzenden Person
bewusst, und wird von ihr als Wissen wahrgenommen. Explizites Wissen ist in der Regel
auch artikulierbar und kodifizierbar, das heißt, es kann in Form von Schriftstücken oder
Worten abgebildet werden.
Abbildung 4: Knowledge Sources [Delphi Group 1999, S. 5]
Implizites Wissen (tacit knowledge / embodied knowledge) besitzt einen engen persönlichen
Bezug zu dem Träger des Wissens. Es ist damit schwer oder gar nicht kodifizierbar.
Theorie des Wissensmanagements Seite 16
Schreyögg bezeichnet dieses Wissen auch als Erfahrungsschatz oder Intuition [Schreyögg
2001, S. 8 f].
Im Unternehmen liegt Wissen sowohl explizit, als auch implizit vor. Die Delphi Group nennt
einige typische Beispiele und ordnet diese in ein Kontinuum zwischen Explicit und Tacit ein
(vgl. Abbildung 4).
Die Unterscheidung ist von Bedeutung für die vorliegende Untersuchung, weil die
Möglichkeit der Kodifizierung Einfluss auf die Wege zur Speicherung, Übertragung und
Verteilung mit den Mitteln der Informationstechnologie hat. Die Nutzung von
Informationstechnologie setzt in der Regel die Kodifizierbarkeit von Wissen voraus.
2.1.2.3 Personelle Bindung
Bei der Betrachtung der personellen Bindung von Wissen geht es um die Unterscheidung
zwischen individuellem Wissen und organisatorischem Wissen (auch organisationales oder
institutionelles Wissen). Die Unterscheidung in explizites und implizites Wissen bezieht sich
ausschließlich auf das Wissen von Individuen. Es existiert aber noch ein weiteres
Wissenselement, das nicht an den Kenntnissen oder Fähigkeiten einzelner Individuen
festgemacht werden kann. Dieses organisatorische Wissen ist im Prinzip unabhängig von
einzelnen Personen und überdauert somit gegebenenfalls auch deren Weggang aus der
Organisation [vgl. Schreyögg 2001, S. 6]. Durch die enge Verankerung dieser
Wissenskomponente mit der Organisation stellt sie eine schwer zu imitierende Ressource im
Wettbewerb dar.
Willke nennt die Arbeitsprozess-Beschreibungen, Routinen, Regelsysteme und Traditionen
als wesentliche Bestandteile des überindividuellen Wissens einer Organisation:
„Organisationales oder institutionelles Wissen steckt in den personen-unabhängigen,
anonymisierten Regelsystemen, welche die Operationsweise eines Sozialsystems definieren.“
[Willke 1996, S. 281]. Als typische Elemente von individuellem Wissen werden
Erfahrungswelten, Beobachtungskompetenz oder Relevanzmuster aufgeführt.
Das Wissen der Organisation kann also nicht gleichgesetzt werden mit der Summe des
Wissens aller Mitglieder. Probst formuliert: „Kollektives Wissen, das mehr als die Summe
des Wissens einer Anzahl von Individuen darstellt, ist von besonderer Bedeutung für das
Theorie des Wissensmanagements Seite 17
langfristige Überleben einer Organisation“ [Probst et al. 1999, S. 43], und Pautzke fasst
zusammen: "Es ist gleichzeitig weniger und mehr." [Pautzke 1989, S. 464]. Jedoch basiert
organisatorisches Wissen grundsätzlich auf individuellem Wissen und entwickelt sich aus der
Kombination des individuellen Wissens.
Der Begriff des Wissensmanagements, der in Kapitel 2.3 eingeführt wird, und der Begriff des
organisatorischen Wissens sind eng miteinander verbunden. Willke beschreibt die
Verknüpfung und Rekombination von individuellen und organisatorischen Wissenselementen
als ein Kernproblem des Wissensmanagements [Willke 2001, S. 18]. Ein Konzept für die
Unterstützung des Wissensmanagements durch Informationstechnologie muss somit sowohl
die individuelle, als auch die organisatorische Wissensebene betrachten.
2.1.2.4 Artikulierbarkeit
Ein weiterer Abgrenzungsansatz differenziert Wissen nach der Artikulierbarkeit. Bei der
Betrachtung der Artikulierbarkeit von Wissen geht es um die Frage, ob Wissen von einem
Wissensträger auf einen anderen transferierbar ist oder nicht [vgl. Brücher 2001, S. 12 ff]. Die
Kommunizierbarkeit steht in einem engen Zusammenhang mit dem in 2.1.2.2 beschriebenen
Wissensbewusstsein. Implizites Wissen besitzt nach Nonaka und Takeuchi in der Regel eine
geringe Kodifizierbarkeit und Artikulierbarkeit, und damit eine schlechte
Kommunizierbarkeit. Explizites Wissen kann in der Regel in Form von Schriftstücken
kodifiziert werden und ist damit artikulierbar und kommunizierbar [Nonaka/Takeuchi 1995].
Brücher beschreibt: „Je komplexer das Wissen, je spezifischer der Kontext, je geringer das
Vorwissen des Wissensempfängers und je geringer die Artikulationsmöglichkeiten des
Wissensinhabers desto geringer ist die Transferierbarkeit des Wissens.“ [Brücher 2001, S.
14].
North beschreibt, dass neben der Fähigkeit Wissen zu generieren und zu kombinieren auch
die Fähigkeit Wissen zu transferieren eine wesentliche Voraussetzung für die Sicherung von
nachhaltigen Wettbewerbsvorteilen darstellt [vgl. North 1999, S. 10]. Frank und Schauer
beschreiben die besondere Qualität multimedialer Informationsobjekte als vorteilhaft für die
Transformation von Wissen: „Kommunizierbares Wissen lässt sich größtenteils mit Hilfe
multimedialer Repräsentationsformen darstellen. Damit ist es grundsätzlich möglich, dieses
Wissen auf einem Rechner abzubilden.“ [Frank/Schauer 2001, S. 169].
Theorie des Wissensmanagements Seite 18
Für die Entwicklung einer informationstechnologischen Wissensmanagement-Lösung stellt
die Artikulierbarkeit des Wissens eine wichtige Voraussetzung dar.
2.1.2.5 Wissen als Ergebnis menschlicher Intelligenz
In den zurückliegenden Kapiteln wurde eine Reihe von Definitions- und
Abgrenzungsansätzen für die Begriffe Wissen und Information angeführt, die den für die
vorliegende Arbeit notwendigen Verständnisrahmen bilden. Im Anschluss wurden drei für die
Arbeit relevante Aspekte des Wissensbegriffs näher betrachtet. Es wurde unter anderem
festgestellt, dass Wissen in expliziter Form in der Regel artikulierbar und kodifizierbar ist,
und damit auch in digitaler Form gespeichert werden kann.
In der wissenschaftlichen Diskussion findet sich auch der davon abweichende Standpunkt, der
die Möglichkeit der Kodifizierung und damit die Loslösung vom Menschen als Träger des
Wissens ausschließt. Beispielsweise Koop et al. interpretieren Wissen als Bestandteil des
individuellen menschlichen Bewusstseins, das erst durch die Vernetzung mit anderen
Informationen entstehen kann: "Wissen besteht demnach aus subjektiv interpretierten und
bewerteten Informationen, die erst durch die individuelle Verknüpfung mit anderen
Informationen ihren speziellen Wissenscharakter erhalten." [Koop et al. 2001, S. 9].
In Kapitel 2.1.2.1 wurde bereits der Ansatz von Probst et al. angeführt, der Wissen als
Ergebnis einer menschlichen Interpretation der Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge von
Informationen und Daten beschreibt [vgl. Probst et al. 1999, S. 46].
Krogh et al. beschreiben die Fähigkeit zur Beobachtung und differenzierten Wahrnehmung als
einen Wesenszug von Wissen: „Knowledge is what makes managers able to make distinctions
in their observations (for example between themselves and others) and, based on their norms,
determine what they see.“ [Krogh et al. 1996, S. 164]. Diese Wahrnehmung wird durch die
Einordnung der Beobachtungen in den Gesamtkontext des vorhandenen Wissens bestimmt.
Aulinger et al. beschreiben die Entstehung von Wissen als einen Prozess der Veränderung
bestehenden Wissens durch die Interpretation neuer Informationen. „Dieses entsteht erst
durch die Aufnahme von Signalen bzw. Daten, wenn diese für den Empfänger informativ
(bzw. Informationen) sind, da sie sein individuelles Wissen in Form bringen, also verändern.“
[Aulinger et al. 2001, S. 78]. Als ein Indiz für die Korrektheit dieser Auffassung führen Sie
Theorie des Wissensmanagements Seite 19
die offensichtliche Unmöglichkeit an, Wissen in identischer Form von einem Menschen auf
einen anderen Menschen zu übertragen. Wird Wissen also durch einen Menschen expliziert,
und nach der Übertragung von einem anderen Menschen impliziert, entsteht bei diesem
niemals das identische Wissen, sondern immer eine weiterentwickelte Version der bereits
bestehenden Wissensbasis. Eine identische Replik von implizitem Wissen ist somit nicht
möglich, was dafür spricht, dass in der expliziten Form nicht von Wissen gesprochen werden
kann, sondern von Informationen oder Daten.
In der Literatur lassen sich zahlreiche Argumente für beide Standpunkte finden, also für den
Standpunkt, dass Wissen kodifizierbar ist, sowie für den Standpunkt, dass lediglich
Informationen kodifiziert werden und das Wissen erst durch die Interpretation eines
Menschen entsteht. In Kapitel 1.2 wurde als Ziel der vorliegenden Arbeit definiert, das
menschliche Wissen und somit auch die menschliche Intelligenzleistung in den Mittelpunkt
der Arbeit zu stellen. Im Rahmen der vorliegenden Arbeit nimmt die Informationstechnologie
für den Mitarbeiter im Unternehmen die Stellung eines Werkzeugs ein, das diesen bei seiner
Arbeit mit Wissen und Information unterstützt. Es besteht nicht die Notwendigkeit zu
entscheiden, ob die Informationssysteme Träger von Wissen sind, oder ob sie lediglich
Informationen tragen, die durch die Nutzung eines Mitarbeiters zur Generierung von neuem
Wissen führen.
2.1.3 Die organisatorische Wissensbasis
Die Idee der organisatorischen Wissensbasis transportiert die bisher eingeführten
Wissensbegriffe in den Kontext von Unternehmen oder anderen sozialen Systemen.
Organisationen können als informationsverarbeitende Gebilde betrachtet werden, die sich im
Laufe der Zeit einen gewissen Bestand an Kenntnissen und Fertigkeiten aneignen, auf die die
Organisation zur Lösung ihrer Aufgaben zurückgreifen kann. Dieser Wissensbestand wird als
organisatorische Wissensbasis bezeichnet. In der Literatur haben sich unterschiedliche
Begriffe ausgeprägt, beispielsweise organisatorisches Gedächtnis, Unternehmensgedächtnis,
oder organisatorische Wissensbasis.
Probst et al. definieren: "Die organisationale Wissensbasis setzt sich aus individuellen und
kollektiven Wissensbeständen zusammen, auf die eine Organisation zur Lösung ihrer
Aufgaben zurückgreifen kann. Sie umfasst darüber hinaus die Daten und
Theorie des Wissensmanagements Seite 20
Informationsbestände, auf welchen individuelles und organisationales Wissen aufbaut."
[Probst et al. 1999, S. 46].
Abbildung 5: Ein Schichtenmodell der organisatorischen Wissensbasis [Pautzke 1989, S. 79]
Der Begriff der organisatorischen Wissensbasis ist zunächst nicht technisch geprägt, auch
wenn im Rahmen der zurzeit technisch geprägten Wissensmanagement-Diskussionen leicht
der Eindruck entstehen kann. Vielmehr steht dieses Thema in der Tradition von
Organisationsentwicklung, organisatorischem Lernen und Wissensmanagement. Die
wissenschaftlichen Konzepte wurden bisher größtenteils von theoretischen Überlegungen
gekennzeichnet und weisen nur wenige Anhaltspunkte für praktische Umsetzungen auf.
Durch die raschen technologischen Fortschritte der letzten Jahre entstehen jetzt aber
Theorie des Wissensmanagements Seite 21
praktische Ansätze und geeignete Werkzeuge für die Integration dieser Konzepte in der
Unternehmenspraxis.
Pautzke hat ein Schichtenmodell der organisatorischen Wissensbasis aufgestellt, das eine
wichtige Basis für weitere Forschung und Konzepte bildet [Pautzke 1989, S. 76 ff]. Dieses
Schichtenmodell ordnet das Wissen nach der Wahrscheinlichkeit, mit der es für
Entscheidungsprozesse innerhalb der Organisation genutzt wird.
Wissen kann nur gebunden an Wissensträger existieren (vgl. Kapitel 2.1.2.1). Die
Wissensbasis (vgl. Kapitel 2.1.3) eines Unternehmens setzt sich aus unterschiedlichen
Wissensträgern zusammen. Amelingmeyer unterscheidet im Gegensatz zu Probst et al. (vgl.
Kapitel 2.1.2.1) die folgenden Wissensträger [Amelingmeyer 2002, S. 52 ff]:
• Personelle Wissensträger
Personen als Träger des Wissens sind in jedem Unternehmen und in jedem
Unternehmensbereich zu finden. Nur die personellen Wissensträger besitzen Wissen
in Form von Handlungskompetenz, um unternehmerisch aktiv werden zu können.
• Materielle Wissensträger
Wird Wissen auf nicht-personelle, materielle Wissensträger übertragen spricht man
von materiellen Wissensträgern. Dazu gehörten gedruckte, audiovisuelle, computer-
basierte und produkt-basierte Wissensträger.
• Kollektive Wissensträger
Eine Einheit von mehreren personellen und materiellen Wissensträgern kann als
kollektiver Wissensträger bezeichnet werden. Dazu gehören z.B. Teams,
Projektgruppen oder Abteilungen.
Von besonderer Bedeutung in arbeitsteiligen Unternehmen ist das kollektive Wissen. Die
Betrachtung „bezieht sich überwiegend auf Aspekte des Zusammenspiels der einzelnen
Elemente des jeweiligen kollektiven Wissensträgers, also zum Beispiel auf Abläufe und
Vorgehensweisen.“ [Amelingmeyer 2002, S. 66]. Nur durch die Entwicklung von kollektivem
Wissen sind Unternehmensleistungen zu erklären, die in ihrer Komplexität die
Auffassungsgabe eines einzelnen Menschen weit übertreffen. Jeder Ansatz, der die
Theorie des Wissensmanagements Seite 22
Generierung und Nutzung von Wissen im Sinne von Wissensmanagement (vgl. Kapitel 2.3.3)
optimiert, muss somit die Verfügbarkeit insbesondere dieser kollektiven Wissensträger
untersuchen.
Die Wissensbasis ist eine rationalisierbare Größe. Sie kann größer oder kleiner werden, ihre
Qualität kann verbessert oder verschlechtert werden, sie kann das Unternehmensziel
unterstützen oder gar behindern [vgl. Schreyögg 2001, S. 11]. Daher muss sie im Rahmen der
Konzeption für ein Wissensmanagement-Werkzeug mit betrachtet werden.
Abbildung 6: Schritte der Entwicklung einer organisationalen Wissensbasis [Willke 1996, S. 289]
Willke verdeutlicht, dass Organisationen ihre eigene Wissensbasis aufbauen, ihr Wissen für
eigene Zwecke verwenden, und auch ein eigenes Wissensmanagement betreiben. Die
einzelnen Schritte zur Entwicklung der organisatorischen Wissensbasis werden in Abbildung
Kerngeschäft
Kernkompetenzen
Kernstruktur
Geschäftsprozesse
Systemische Intelligenz
Verantwortung
Entwicklung von
Ressourcen
Definition von
Grenzen
Gestaltung von
Prozessen
Gestaltung von
Strukturen
Aufbau einer
Vision
organisationales
Lernen
Kerngeschäft
Kernkompetenzen
Kernstruktur
Geschäftsprozesse
Systemische Intelligenz
Verantwortung
Entwicklung von
Ressourcen
Definition von
Grenzen
Gestaltung von
Prozessen
Gestaltung von
Strukturen
Aufbau einer
Vision
organisationales
Lernen
Theorie des Wissensmanagements Seite 23
6 dargestellt. Die Gesamtheit dieser von den Mitarbeitern verinnerlichten Regelwerke wird
auch als Unternehmenskultur bezeichnet, die von neuen Mitarbeitern eines Unternehmens erst
erlernt werden muss.
Lehner weist darauf hin, dass das organisatorische Gedächtnis zu einem bedeutenden Teil
durch die Mitarbeiter eines Unternehmens gebildet wird. Lehner beschreibt darüber hinaus
eine dynamische Komponente des organisatorischen Gedächtnisses, die durch die
Kommunikation und Kollaboration der Mitarbeiter in sozialen Strukturen entsteht: „Neben
unterschiedlichsten Technologien und Informationssystemen besteht es vor allem aus Netzen
und Subnetzen von Personen.“ [Lehner 2001, S. 245]. Aulinger et al. heben die besondere
Bedeutung der Kommunikation bei der Bewirtschaftung von Wissen hervor: „Mit immer
mehr komplexem Wissen erfolgreich umgehen zu können, ist nicht so sehr ein daten- und
informationsbezogenes als vielmehr ein kommunikationsbezogenes Verständigungsproblem.“
[Aulinger et al. 2001, S. 83]
2.1.4 Wissensintensive Unternehmen
Seit einigen Jahren ist Wissen als unternehmerische Ressource in den Fokus einer intensiven
Diskussion in Wissenschaft und Praxis gerückt. Bis dahin wurden in der
betriebswirtschaftlichen Diskussion primär die Produktionsfaktoren Boden, Arbeit und
Kapital betrachtet. Die Ressource Wissen manifestiert sich in den Unternehmen in Form von
Technologie, Innovation, Wissenschaft, Know-how und Kreativität.
In einigen Unternehmen stellt Wissen die wichtigste oder zumindest eine dominante
Ressource dar. Diese Unternehmen werden als wissensintensive Unternehmen bezeichnet.
Sydow und van Well beschreiben: „[...] dass ihr ökonomischer Erfolg entscheidend durch
eine entsprechende Wissensorganisation mitbestimmt ist.“ [Sydow/van Well 1996]. Ein
wichtiges Indiz für die Wissensintensität einer Unternehmung ist eine hohe Akademiker-
Quote in der Belegschaft.
Durch den reflektierten Umgang mit der Ressource Wissen in den Unternehmen hat sich auch
eine neue Facette bezüglich der Beurteilung der Aufgaben und Qualifikationen der
Mitarbeiter entwickelt. Ein Anzeichen dafür ist die Berufs- oder Tätigkeitsbezeichnung des
Knowledge Worker, die von PwC/SAP folgendermaßen beschrieben wird: „Solche
Mitarbeiter sind willens, fähig und sogar begierig darauf, mehr Verantwortung dafür zu
Theorie des Wissensmanagements Seite 24
übernehmen, wie sie mit Informationen, Applikationen und Services interagieren. Wo geistige
Arbeit dominiert, steigt der Wert von Informationen proportional zur Anzahl der Personen,
die darauf Zugriff haben.“ [PwC/SAP 2001, S. 44]. Eine wesentliche Eigenschaft eines
Knowledge Workers ist es daher, mit umfangreichen und komplexen Informationssystemen
umgehen zu können, und relevante Informationen recherchieren und selektieren zu können
(vgl. Kapitel 2.1.1).
Stahlknecht und Hasenkamp beschreiben die besondere Rolle der Unternehmensberatungen in
der Diskussion um die Ressource Wissen: "Vorreiter beim Wissensmanagement sind
Unternehmensberatungsgesellschaften, weil das Wissen der Mitarbeiter ihr Kapital und die
Weitergabe dieses Wissens ihr Produkt ist." [Stahlknecht/Hasenkamp 1999, S. 433]. Daneben
wurde das intensive Interesse an diesem Thema von vielen Beratungsunternehmen zur
Akquisition neuer Beratungsprojekte genutzt.
Wissensintensive Unternehmen benötigen in besonderem Maße die Bewirtschaftung und
Weiterentwicklung ihres Wissens zur Erhaltung Ihrer Wettbewerbsfähigkeit. Weitere
Beispiele für wissensintensive Unternehmen sind Banken oder Versicherungen.
2.2 Ansätze zur dynamischen Entwicklung der Wissensbasis
In Kapitel 2.3.3 wird Wissensmanagement als ein Ansatz für die Nutzung, Veränderung und
Fortentwicklung der Wissensbasis dargestellt. Wissen wurde als eine unternehmerische
Ressource, ähnlich wie Boden, Arbeit und Kapitel, wenn auch mit herausragenden
Eigenschaften, beschrieben.
Jeder Management-Ansatz einer Ressource beinhaltet, dass die betreffende Ressource
beschafft und dem Leistungsprozess des Unternehmens zugeführt wird. In dem vorliegenden
Kapitel sollen daher individuelle und organisatorische Lernprozesse als Basis für die
Entwicklung einer Wissensbasis beschrieben werden.
In einigen Unternehmen, den wissensintensiven Unternehmen (vgl. Kapitel 2.1.4), wird der
ökonomische Erfolg entscheidend durch das Wissen der personellen und materiellen
Wissensträger beeinflusst. Unternehmensberatungen wurden bereits als ein typischer
Vertreter für wissensintensive Unternehmen beschrieben. Diese Unternehmen sind abhängig
von ihren Wissensträgern, die zur Sicherung von Wettbewerbsvorteilen benötigt werden.
Theorie des Wissensmanagements Seite 25
Somit werden diese Unternehmen ständig bestrebt sein, neues und bestehendes Wissen auf
möglichst viele Wissensträger zu verteilen, um die Gefahr des Verlustes und auch der
Imitation möglichst gering zu halten. Zur Erreichung dieses Ziels ist es notwendig, immer
wieder durch Vernetzung des bestehenden Wissens im Unternehmen und durch Generierung
von neuem Wissen den Wettbewerbsvorsprung auszubauen.
In dem vorliegenden Kapitel sollen die grundlegenden Konzepte für individuelles und
organisatorisches Lernen als Basis für die Entwicklung von Wissen im Unternehmen
verdeutlicht werden. Im Anschluss wird die Veränderung der Wissensverfügbarkeit als eine
Möglichkeit der Erweiterung der Nutzungsoptionen und der Verbesserung des
Nutzungsgrades (vgl. Kapitel 2.3.1.2) der Wissensbasis bestimmt.
2.2.1 Lernen in der Wissensgesellschaft
In den zurückliegenden Kapiteln wurde bereits auf die zunehmende Bedeutung der Ressource
Wissen in der Gesellschaft hingewiesen. Eine der wesentlichen Eigenschaften der
Wissensgesellschaft ist das in den Hintergrund treten einer vorschreibenden oder normativ
geprägten Geisteshaltung. Die dominierende Erwartung an das Individuum, wie auch an die
Organisation, ist Lernbereitschaft [vgl. Geiselhart 2001, S. 31 ff].
Die Ausbildung in klassischen Bildungssystemen ist schon lange nicht mehr der einzige Weg,
um Menschen zu befähigen, einen Beruf auszuüben. Die Ausbildung im Unternehmen ist zu
einem wichtigen Element der Bildungsangebote in der Wissensgesellschaft geworden [vgl.
Bullinger/Tölg 1999, S. 9]. Mit dem Schlagwort lebenslanges Lernen drückt sich die
Erkenntnis aus, dass Menschen sich während des gesamten Berufslebens weiterbilden
müssen, um dauerhaft am Wertschöpfungsprozess mitwirken zu können. Bullinger und Tölg
stellen fest, dass aktuelle Informationstechnologie gut geeignet ist, um Lernprozesse und neue
Formen des Lernens zu unterstützen: „Hierzu muss das breite Spektrum bereits heute
verfügbarer Informations- und Kommunikationstechnologien in integrierter Form eingesetzt
werden“ [Bullinger/Tölg 1999].
Der Lernbegriff ist eng mit dem Wissensbegriff verbunden. So besagt die kognitive
Lerntheorie, dass sich im Zuge von Erfahrungen, Einsichten, Explorationen, Imitationen und
Beobachtungen Kognitionen im Sinne von elementaren Erkenntnissen bilden, die gespeichert,
klassifiziert, verknüpft, verdichtet und ausgesondert werden. Im Rahmen dieses Vorgangs
Theorie des Wissensmanagements Seite 26
bildet sich ein vernetztes System von Wissensbestandteilen, die so genannte Wissensbasis
(vgl. Kapitel 2.1.3). Diese reflektierenden Vorgänge finden permanent statt, auch wenn sich
die Organisation und ihre Mitglieder dessen nicht bewusst sind. Somit entwickelt jedes
Unternehmen durch Lernvorgänge seine Wissensbasis, unabhängig davon, ob diese bewusst
bewirtschaftet wird oder nicht. Das Unternehmen, seine Ziele und Aufgaben bilden im
Idealfall einen Referenzpunkt, der für die Steuerung und Lenkung individueller Lernprozesse
verwendet wird. Durch die Steuerung der individuellen Lernprozesse wird somit die
Weiterentwicklung der organisatorischen Wissensbasis determiniert, wodurch ein enger
Zusammenhang von Lernvorgängen und Management der Wissensbasis entsteht.
Eine Aussage der kognitiven Lerntheorie ist, dass neue Elemente der Wissensbasis nicht
zwingend zu einer Änderung des Verhaltens führen müssen. Ein Lernvorgang hat schon
stattgefunden, wenn eine Änderung der Kognitionen festzustellen ist. „Wissen ist demnach
ein Potentialbegriff, der nicht mit Verhalten in eins gesetzt werden kann“ [Schreyögg 2001, S.
5]. Aus dem Vorhandensein von Wissen erfolgt also nicht zwingend eine vordefinierte
Handlung, sondern es existiert ein Spielraum für die Nutzung oder das Ignorieren der
Kognitionen.
Im Rahmen der vorliegenden Arbeit soll Lernen jedoch in Abgrenzung zu dem
Potentialbegriff als eine Komponente des Wissensmanagements betrachtet werden, die sich
somit an der tatsächlichen Nutzung bzw. Nutzbarkeit im Leistungsprozess des Unternehmens,
und damit auch an dem Einfluss auf die Wettbewerbssituation des Unternehmens messen
lassen muss (vgl. Kapitel 2.3.1.2).
2.2.2 Individuelles Lernen
Unter dem Begriff des individuellen Lernens werden im Allgemeinen die Prozesse zur
Aneignung von Wissen und Fähigkeiten von Individuen zusammengefasst. Amelingmeyer
beschreibt individuelles Lernen als „eine Zunahme der Handlungsmöglichkeiten des
jeweiligen personellen Wissensträgers“ [Amelingmeyer 2002, S. 101].
Lernen muss nicht unbedingt bewusst angestrebt werden, sondern findet ständig und beiläufig
statt. Gerade Kinder, aber auch Erwachsene lernen im täglichen Leben kontinuierlich, ohne
dies bewusst wahrzunehmen. Der Mensch hat im Laufe der Evolution Mechanismen
entwickelt, die zu einer ständigen Überarbeitung und Aktualisierung seines Wissens führen.
Theorie des Wissensmanagements Seite 27
Tagtäglich werden wir mit einer Fülle von Informationen konfrontiert, wobei der größte Teil
dieser Informationen nicht zu einer dauerhaften Veränderung des Wissens führen, das heißt
nur sehr kurzfristig gespeichert werden. Nur einem geringen Teil dieser Nachrichten wird ein
"Nachrichtenwert" zugewiesen, um sie für einen längeren Zeitraum zu speichern [Pawlowski
1994, S. 185].
Sowohl im Bereich der universitären Ausbildung als auch bei der Ausbildung von
Mitarbeitern im Unternehmen findet ein Wandel der Lernkonzepte statt. In Lehrberufen
werden große Teile des Wissens im Ausbildungsunternehmen vermittelt, in vielen
Studiengängen sind Berufspraktika obligatorisch, Unternehmen bieten Trainee-Programme
an, um Mitarbeiter auf das Berufsleben vorzubereiten. Auch in fast allen aktuellen Formen
der beruflichen Weiterbildung spielt On-the-job-training eine wichtige Rolle [Probst et al.
1999, S. 280]. In dieser Form des Lernens findet eine Auflösung der statischen
Rollenverteilung in Lehrer und Lernende, ferner eine Verschmelzung von Lern- und
Arbeitssituation statt, die Petkoff folgendermaßen beschreibt: „Während des Lern- bzw.
Problemlösungsprozesses ist man gezwungen, ständig die Rolle vom aktiv Handelnden zum
passiv Beobachtenden, vom spezifisch Teilhabenden zum generell Analysierenden zu
wechseln.“ [Petkoff 2001, S. 279].
PwC/SAP beschreiben diesen Wandel folgendermaßen: „Der Schwerpunkt verschiebt sich:
Vom Erlernen des statischen Best Practice zum permanenten Lernen.“ [PwC/SAP 2001, S.
43]. Ziel ist zunehmend die von Amelingmeyer beschriebene Zunahme der
Handlungsmöglichkeiten, die sich am besten durch praktische Erfahrungen im Kontext des
täglichen Anwendungsfeldes erlernen lassen [Amelingmeyer 2002, S. 118 ff]. Viele
Unternehmen versuchen deshalb zunehmend, das Arbeitsumfeld so zu gestalten, dass die
Mitarbeiter in ihrem Arbeitsumfeld in die Lage versetzt werden, notwendiges Wissen zu
erlernen. Sie benötigen dazu jederzeit Zugriff auf die Informationen, Applikationen und
Services, die sie zur Weiterbildung benötigen [PwC/SAP 2001, S. 43].
Im Rahmen der vorliegenden Arbeit soll nicht der Lernprozess im Sinne einer Schaffung von
neuen Erkenntnissen betrachtet werden. Im Folgenden wird der Fokus vielmehr auf die
Möglichkeiten der Unterstützung, Steuerung und des Managements von Lernprozessen
gelegt, um so Einfluss auf die organisatorische Wissensbasis nehmen zu können.
Theorie des Wissensmanagements Seite 28
2.2.3 Organisatorisches Lernen
In Kapitel 2.1.3 wurde die organisatorische Wissensbasis als die Summe aus personellen,
materiellen und kollektiven Wissenselementen beschrieben. Die zielgerichteten
Veränderungsprozesse der organisatorischen Wissensbasis wurden als ein wesentlicher
Aspekt von Wissensmanagement beschrieben. In dem vorliegenden Kapitel wird aufbauend
auf den Erkenntnissen des organisatorischen Wissensmanagements und des individuellen
Lernens das Konzept des organisatorischen Lernens erläutert. Reinmann-Rothmeier und
Mandl beschreiben die thematische Nähe folgendermaßen: "Konzepte zur lernenden
Organisation verfolgen nahezu die gleichen Ziele wie Wissensmanagement; in seiner
Konkretisierung aber kann Wissensmanagement geradezu als Voraussetzung für die
Schaffung und Erhaltung lernender Organisationen gelten." [Reinmann-Rothmeier/Mandl
2000, S. 22].
Der Auslöser für die Diskussion um den Umgang mit organisatorischem Wissen war das
Bewusstsein, dass Unternehmen, ähnlich wie Individuen, lernen können. Nur so ist die
Schaffung oder Integration von neuem Wissen zu erklären, sofern dieses für die Reaktion auf
Umweltbedingungen notwendig ist. Pawlowski beschreibt eine "turbulente Umwelt" als den
Auslöser für die Notwendigkeit des organisatorischen Lernens. Diese Turbulenzen werden
durch gesellschaftliche Veränderungsprozesse ausgelöst, die für die Unternehmen zu einer
Planungsunsicherheit führen [Pawlowski 1994, S. 177]. Lehner beschreibt die Erhöhung der
organisatorischen Effizienz und Flexibilität als das wichtigste Ziel der Lernvorgänge, um die
Organisation an die Dynamik der Umwelt oder den Wettbewerbsdruck anzupassen [Lehner
2001, S. 224].
Im Rahmen der Wissensmanagementdiskussion wird organisatorisches Lernen in der Regel
als Veränderung der organisatorischen Wissensbasis aufgefasst. In Bezug auf die
Lernvorgänge unterliegen Organisationen vergleichbaren Gesetzmäßigkeiten wie Individuen.
Dier und Lautenbacher kommen in Bezug auf Organisationen zu dem Ergebnis: "Es können
ihnen im Prinzip ähnliche Fähigkeiten zugeschrieben werden wie intelligenten Individuen."
[Dier/Lautenbacher 1994, S. 77 f]. Rehäuser und Krcmar entwickeln aus dieser Äquivalenz
folgende Aussage: "Organisatorisches Lernen äußert sich in der Art und Weise, wie die
organisatorische Wissensbasis für die Beteiligten einer Organisation nutzbar gemacht,
verändert und fortentwickelt wird." [Rehäuser/Krcmar 1996, S. 9].
Theorie des Wissensmanagements Seite 29
Organisatorisches Lernen bedingt zunächst das Lernen des Individuums als Teil der
Organisation, darf aber nicht auf dieses reduziert werden. Ein einfaches Beispiel verdeutlicht
diesen Gedanken. In Organisationen arbeiten viele Menschen zusammen. Ein Grund für die
Zusammenarbeit könnte sein, dass das Wissen mehrerer Individuen zusammengetragen
werden muss, um den Arbeitsprozess durchführen zu können. Dann sollte es für einen
einzelnen Mitarbeiter nach einer langen und intensiven Lern- und Vorbereitungsphase
möglich sein, das notwendige Wissen zusammenzutragen, um alle Arbeitsschritte selbständig
durchzuführen. Da selbst Alltagsprodukte wie Autos oder Mikroprozessoren sich auf diese
Weise sicher nicht herstellen lassen, sind offenbar weitere Komponenten des Wissens
notwendig.
Abbildung 7: Grundlegendes Modell organisationalen Lernens [Pawlowski 1994, S. 182]
Es erscheint somit nicht sinnvoll, die für Individuen entwickelten Lernkonstrukte auf soziale
Systeme anzuwenden, sondern die Erfahrungen in ein neues Konzept einfließen zu lassen.
Schreyögg sagt aus: „Die Idee des Lernens, nicht aber die individuellen Lernmechanismen,
sollen auf organisationale Prozesse übertragen werden, so dass die Vorstellung einer
lernenden oder eben gerade nicht-lernenden Organisation entsteht.“ [Schreyögg 2001, S. 4 f].
Vor dem Hintergrund der Zielsetzung der vorliegenden Arbeit sind Ansätze von Interesse, die
zielgerichtet Einfluss auf die Lernvorgänge im Unternehmen nehmen, um so ein Management
Wissens-
systeme
Organisations-
lernen
Wissens-
systeme
Organisations-
lernen
Theorie des Wissensmanagements Seite 30
der organisationalen Wissensbasis zu ermöglichen. Pawlowsky beschreibt die
Wechselwirkung zwischen Wissenssystemen und Organisationslernen (vgl. Abbildung 7)
folgendermaßen: "Aufgabe eines Wissensmanagements in Organisationen ist es, individuelles
und kollektives Wissen auf der Grundlage unterschiedlicher Lernformen, Lerntypen und
Lernprozesse so einzusetzen, dass organisationales Lernen gefördert wird." [Pawlowsky 1994,
S. 314]. Dazu wird eine Plattform benötigt, die eine breite Kommunikation und Distribution
von Wissen ermöglicht [Bullinger/Tölg 1999, S. 11].
Abbildung 8: Stufen des Lernens [Willke 1996, S. 292]
Wissen Lernen mehr
Wissen
Wissen Lernen mehr
Wissen
Wissen Lernen neues
Wissen
Wissen Lernen neues
Wissen
Wissen Lernen Wissens-
management
Wissen Lernen Wissens-
management
Lineares Lernen
Reflektiertes Lernen
Reflexives Lernen
Theorie des Wissensmanagements Seite 31
Willke unterscheidet drei Stufen des organisatorischen Lernens (siehe Abbildung 8). Unter
linearem Lernen versteht Willke dabei das Erlernen von Zusammenhängen und Regeln. Als
reflektiertes Lernen beschreibt Willke einen Prozess, bei dem reflektiert mit der Wissensbasis
umgegangen wird, um daraus neues Wissen zu generieren. Als Basis für organisatorisches
Wissensmanagement beschreibt Willke das reflexive Lernen. Dabei wird über das
Wissensmanagement aktiv Einfluss auf die Lernvorgänge genommen, um nicht nur neues
Wissen anzuhäufen, sondern explizit nach dem die Unternehmensziele unterstützenden
Wissen zu suchen [Willke 1996, S. 290 ff]. Bullinger und Tölg beschreiben in diesem
Zusammenhang die schnelle Reaktion auf unvorhergesehene Ereignisse als eine wesentliche
und schwierige Herausforderung [Bullinger/Tölg 1999, S. 12].
Abschließend soll noch darauf hingewiesen werden, dass Wissen von den Mitarbeitern als
Mittel genutzt werden kann, um persönliche Einflussmöglichkeiten im Unternehmen zu
sichern. Aus diesem Grund kann die Weitergabe von Wissen an andere Mitarbeiter für den
Einzelnen mit einem Verlust von strategischen Vorteilen verbunden sein [Steiger 2000, S. 58
f]. Hanft weist auf die bedeutende Rolle der Lern- und Lehrbereitschaft der Individuen in
einer Organisation hin: „Was Organisationen lernen, ist beeinflusst von den Lerninteressen
der Organisationsmitglieder und ihrer Bereitschaft, ihr Wissen oder ihre Erfahrungen mit
anderen zu teilen.“ [Hanft 1996, S. 135]. Durch die Unternehmensleitung müssen daher
Rahmenbedingungen geschaffen werden, in der die Bereitschaft zur Weitergabe von Wissen
stärker honoriert wird, als der Besitz von exklusivem Wissen. Die damit verbundenen
Lösungskonzepte liegen aber außerhalb der thematischen Abgrenzung der vorliegenden
Arbeit und werden daher nicht vertiefend diskutiert.
2.2.4 Änderung der Wissensverfügbarkeit
Neben den Möglichkeiten zur Veränderung der Wissensbasis sollte besonderes Augenmerk
auf die Entwicklung der Nutzungsmöglichkeiten der Wissensbasis gelegt werden. De Waal
und Fourman nennen als das wesentliche Konzept für die Verbesserung der
Wissensverfügbarkeit die Informations-Transparenz (vgl. Kapitel 2.1.1) und erklären diese
folgendermaßen: „Every person in the organization must have easy access to the information
that they may need to do their job. [...] Information transparency requires easy access to
information from many sources.” [De Waal/Fourman, S. 120].
Theorie des Wissensmanagements Seite 32
Amelingmeyer beschreibt fünf Verfügbarkeitsdimensionen, die den Nutzungsgrad der
Wissensträger im Leistungsprozess des Unternehmens beeinflussen [Amelingmeyer 2002,
S.92 ff]:
• Prozessbezogene Verfügbarkeit der Wissensträger
Die Prozessnähe beschreibt den Grad der Involvierung in den Leistungsprozess, bzw.
in die an dem Leistungsprozess beteiligten Unternehmen.
• Standortbezogene Verfügbarkeit der Wissensträger
Die standortbezogene Verfügbarkeit beschreibt die räumliche Nähe bzw. die
physische oder virtuelle Transportmöglichkeit.
• Rechtliche Verfügbarkeit der Wissensträger
Die rechtliche Verfügbarkeit wird durch Sicherung der Rechte an dem Wissen, bzw.
an den Wissensträgern sichergestellt.
• Situative Verfügbarkeit der Wissensträger
Die situative Verfügbarkeit wird durch Herstellung von Rahmenbedingungen
gesichert, die die Bereitschaft und Fähigkeit zur Wissensabgabe von personellen
Wissensträgern fördert.
• Metawissenbezogene Verfügbarkeit der Wissensträger
Die metawissenbezogene Verfügbarkeit entsteht durch systematische Erfassung des
verfügbaren Wissens und die Strukturierung mit Hilfe von Klassifikationsschemata für
Wissen und Wissensträger.
Durch die Verbesserung der Verfügbarkeit kann der Nutzungsgrad des Wissens optimiert
werden, das heißt sie führt zu einem höheren „im Rahmen der Unternehmensprozesse
verfügbaren Wissen“ [Amelingmeyer 2002, S. 100]. Lernprozesse können die Verfügbarkeit
positiv beeinflussen, werden aber nicht notwendigerweise zu einer Veränderung der
Verfügbarkeit benötigt.
Theorie des Wissensmanagements Seite 33
2.3 Wissensmanagement als ökonomisches Konzept
Erfolgreiches unternehmerisches Handeln bedeutet den zur Zielerreichung sinnvollen Einsatz
der zur Verfügung stehenden Ressourcen. Dies bedeutet selbstverständlich nicht, Boden,
Arbeit oder Kapitel in größtmöglicher Quantität oder Qualität einzusetzen, sondern den
Bedarf möglichst exakt zu planen und diesen zielgenau zu befriedigen. Dieses gilt
entsprechend für die Ressource Wissen. Auch die Beschaffung, Speicherung und Verteilung
von Wissen ist in der Regel mit Aufwand verbunden. Somit gilt es den Bedarf zu bestimmen
und die Nutzung entsprechend der Unternehmensziele zu steuern.
PwC/SAP beschreiben sehr unterschiedliche Vorstellungen und Kulturen, wie mit Wissen
umgegangen wird [PwC/SAP 2001, S. 41 f]. So existiert in einigen Unternehmen eine
Einstellung, die sich mit dem Begriff technokratischer Utopismus beschreiben lässt. Hier
werden im Wesentlichen technologische Aspekte herangezogen, und viel Wert auf Sicherung
und Organisation der Informationsbestände gelegt. In anderen Unternehmen hat sich ein eher
anarchistischer Umgang mit Wissen durchgesetzt, das heißt, Wissen wird in den
unterschiedlichsten und teilweise individuell organisierten Systemen abgelegt, und zur
Recherche werden offizielle wie auch inoffizielle Systeme herangezogen. In manchen
Unternehmen erinnert der Umgang an feudale oder sogar monarchistische Strukturen, in
denen eine einzelne Einheit die Informationsbestände kontrolliert und dem übrigen
Unternehmen kontrolliert zugänglich macht. Besonders häufig sind föderalistische Strukturen
anzutreffen, in denen Informationssysteme als Insellösungen in den unterschiedlichsten
Einheiten entstehen und genutzt werden. Nicht selten werden diese Strukturen verwendet, um
Wissen an bestimmte Personen oder Personengruppen zu binden, und so Machtpositionen zu
sichern.
In den folgenden Kapiteln sollen daher aktuelle Ansätze des Wissensmanagements aufgezeigt
und unter dem Gesichtspunkt ökonomischer Ziele betrachtet werden. Zunächst werden einige
wesentliche Begriffe definiert. Anschließend werden Aufgaben und Ziele des
Wissensmanagements, sowie einige typische Erfahrungen aus der Praxis beschrieben.
2.3.1 Definition und Abgrenzung
Die breite Diskussion um das Thema Wissensmanagement hat dazu geführt, dass vielfältige
und unterschiedliche Definitionen für den Begriff entstanden sind. Daher werden in den
Theorie des Wissensmanagements Seite 34
folgenden Kapiteln die Begriffe Management und Wissensmanagement definiert und erläutert,
um den für die weitere Konzeption notwendigen Rahmen zu bilden.
2.3.1.1 Der Managementbegriff
Der Managementbegriff wird in der Literatur und Praxis in einem dualistischen Sinne
verwendet [vgl. Brücher 2001, S. 22]. Aus institutioneller Sicht beschreibt Management einen
Personenkreis mit speziellen Rollen im Unternehmen, der in der Regel anderen Personen
Weisungen erteilen darf. In der Literatur wird auch der Begriff des dispositiven Faktors
verwendet. Aus funktionaler Sicht wird der Begriff unabhängig von einer Position oder Ebene
im Unternehmen betrachtet. Vielmehr wird unter dem Managementbegriff ein Komplex von
Handlungen zusammengefasst, die der Führung und Steuerung der Leistungserstellung
dienen, ohne an einen bestimmten Personenkreis gebunden zu sein.
Managementaufgaben sind notwendig zur Steuerung und Sicherung von arbeitsteiligen
Systemen. In der Managementlehre werden die Hauptaufgaben Planung, Organisation,
Personaleinsatz, Führung und Kontrolle unterschieden und abgegrenzt von den Sachaufgaben
wie Beschaffung, Produktion und Absatz [Brücher 2001, S. 22]. Rehäuser und Krcmar
beschreiben als eine der Hauptaufgaben des Managements in Bezug auf Informationen und
Wissen im Unternehmen, „die Produktionsfaktoren Information und Wissen im dynamischen
Wettbewerb als Ressource strategisch zu bewirtschaften, d.h. zu pflegen und
weiterzuentwickeln.“ [Rehäuser/Krcmar 1996, S. 14].
Heute wird der Begriff des Managements häufig in Verbindung mit einem Fachgebiet als
Fokus des Managements verwendet. Typische Begriffe sind daher Umweltmanagement,
Projektmanagement, Produktmanagement, Informationsmanagement und
Wissensmanagement [Steiger 2000, S. 55]. Im Rahmen der vorliegenden Arbeit wird unter
Management zum einen die zielgerichtete Beeinflussung der Geschäftsprozesse verstanden,
als auch die Aufgabenträger im Unternehmen.
2.3.1.2 Wissensmanagement
Der Begriff Wissensmanagement ist ein relativ junger Terminus und wurde zum ersten Mal
1986 auf der von den Vereinten Nationen organisierten Konferenz „International Labor
Organization“ [Karagiannis et al. 2001, S. 311] verwendet. In den folgenden Jahren wurde der
Theorie des Wissensmanagements Seite 35
Begriff sowohl von den internationalen Beratungsunternehmen, wie auch von einer Reihe von
Wissenschaftlern aufgegriffen und der Themenkomplex eingehend untersucht. Der Begriff
Wissensmanagement oder Knowledge Management unterliegt bis heute einer hohen Dynamik,
so dass es zurzeit unmöglich erscheint, eine vollständige und umfassende Definition zu
entwickeln. Die Einflüsse der diversen Disziplinen haben zu unterschiedlichsten Ansätzen
geführt. Lediglich bezüglich der Notwendigkeit und des angestrebten Ziels herrscht eine
gewisse Einigkeit. Im Sinne der vorherrschenden Auffassung definieren Nastansky et al. die
Aspekte und Ziele des Wissensmanagements folgendermaßen: „Das Management von Wissen
umfasst [...] die verschiedensten Prozesse aus den Bereichen der Erstellung, Verteilung und
Verwendung von Wissen zum Erreichen der Unternehmensziele. Reinmann-Rothmeier und
Mandl beschreiben als den Kern dieser Aufgabe, „generelle Strategien im Umgang mit
Informationen und Wissen zu entwickeln und dabei auch die Potentiale der neuen Medien
intelligent und zielsicher zu nutzen." [Reinmann-Rothmeier/Mandl 2000, S. 30]. Ziel eines
effektiven und effizienten Knowledge Management ist es dabei, die Akkumulation von
Wissen und die daraus entstehenden Wettbewerbsvorteile zu fördern.“ [Nastansky et al. 2002,
S. 260]. Amelingmeyer beschreibt als Kernaufgabe, „das richtige Wissen in der erforderlichen
Menge und Qualität zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort verfügbar zu machen.“
[Amelingmeyer 2002, S. 28]. Unter Gesichtspunkten der Wettbewerbsfähigkeit ist es die
Aufgabe des Unternehmens, das Wissen der Mitarbeiter im Sinne der unternehmerischen
Ziele zu verknüpfen und optimal zur Anwendung zu bringen [Soukup 2001, S. 4;
Stahlknecht/Hasenkamp 1999, S. 433].
Viele Unternehmen reagieren auf die Erkenntnis, dass das Management des Wissens einen
erheblichen Einfluss auf die zukünftige Entwicklung ihrer Unternehmen haben wird, mit der
Entwicklung neuer Leitungsfunktionen und Stabstellen. Gleichzeitig werden
Unternehmenskonzepte postuliert, in denen jeder Mitarbeiter ein Wissensmanager sein soll.
In Kapitel 2.1 wurde bereits auf die übergeordnete Rolle des Produktions- und
Wettbewerbsvorteils von Wissen hingewiesen. Rehäuser und Krcmar leiten daraus ab, dass
Wissensmanagement als eine Querschnittsfunktion anzusehen ist, die untrennbar mit der
Führungsaufgabe verbunden ist: „Das bedeutet, dass Wissensmanagement überall im
Unternehmen stattfindet und jede Führungskraft ein Wissensmanager ist.“ [Rehäuser/Krcmar
1996, S. 17].
Theorie des Wissensmanagements Seite 36
Probst et al. haben den Themenkomplex Wissensmanagement abgegrenzt und in sechs
Kernprozesse und zwei pragmatische Bausteine zerlegt [Probst et al. 1999]. Diese logische
Separierung erleichtert das Verständnis der operativen Probleme im Umfeld von
Wissensmanagement-Ansätzen und die Entwicklung von Interventionsmöglichkeiten. In
Abbildung 9 werden die abgegrenzten Aktivitäten, bezeichnet als Bausteine des
Wissensmanagements, und ihre logistischen Beziehungen dargestellt.
Wissens-
identifikation
Wissens-
bewahrung
Wissens-
erwerb
Wissens-
nutzung
Wissens-
(ver)teilung
Wissens-
entwicklung
Wissens-
ziele
Wissens-
bewertung
Feedback
Abbildung 9: Bausteine des Wissensmanagements [Probst et al. 1999, S. 58]
Amelingmeyer bemerkt, dass es für das Management von Wissen notwendig ist, dass „das
Management eines Unternehmens über einen hinreichenden Gestaltungsspielraum verfügt,
um aktiv und gezielt auf die Wissensbasis des Unternehmens einzuwirken.“ [Amelingmeyer
2002, S. 118].
Theorie des Wissensmanagements Seite 37
Darunter versteht Amelingmeyer:
• Zielorientierte Erweiterung der Wissensbasis
• Zielorientierte Nutzung der Wissensbasis
• Zielorientierte Sicherung der Wissensbasis
Amelingmeyer zeigt damit auf, dass Sicherung und Erweiterung der Wissensbasis immer vor
dem Hintergrund einer ökonomisch erfolgreichen Nutzung durchgeführt werden sollte. Die
Erweiterung der Nutzungsoptionen und die Verbesserung des Nutzungsgrades verfolgen
letztendlich immer das Ziel, die Wettbewerbssituation des Unternehmens positiv zu
beeinflussen.
Nastansky unterscheidet in Bezug auf die Unterstützung des Knowledge Managements durch
Office Systeme folgende Perspektiven [Nastansky et al. 2002, S. 260]:
• Prozessorientierte Perspektive
Betrachtung der Kooperation von Personen mit dem Ziel, verteiltes Wissen optimal zu
nutzen und einzusetzen
• Produkt- und objektorientierte Betrachtungsweise
Betrachtung der Erhebung, Wartung und Wiederverwendung von explizitem Wissen
durch technologische Konzepte des Dokumentenmanagements
Für die technologische Unterstützung des Knowledge Management bieten Systeme aus dem
Umfeld des Workgroup Computing und des Workflow Management (vgl. Kapitel 1)
geeignete Funktionalitäten [Nastansky et al. 2002, S. 260 ff].
Theorie des Wissensmanagements Seite 38
Wissensmanagement
Mensch
Organisation
Technik
Gesellschaft
Wissensmanagement
Mensch
Organisation
Technik
Gesellschaft
Abbildung 10: Komponenten des Wissensmanagements [Reinmann-Rothmeier/Mandl 2000, S. 16]
Reinmann-Rothmeier und Mandl weisen darauf hin, dass ein ganzheitlicher
Wissensmanagement-Ansatz immer die Komponenten Mensch, Organisation und Technik,
und auch die Einbettung in die Wissensgesellschaft berücksichtigen muss [Reinmann-
Rothmeier/Mandl 2000, S. 15]. Wissensmanagement sollte also keinesfalls mit der
Einführung von technischen Systemen zur Wissensexplikation gleichgesetzt werden [vgl.
Trittmann/Mellis 1999], da diese Systeme nur einen Teilaspekte des Wissensmanagements
unterstützen können.
2.3.2 Ziele und Aufgaben des Wissensmanagements
Herauszustellen ist, dass das Ziel von Wissensmanagement nicht die Verbesserung des
Nutzungsgrades von Wissen an sich ist, denn Wissensmanagement ist eine betriebliche
Unterstützungsaktivität. Das übergeordnete Ziel ist es, betriebliche Einflussgrößen positiv zu
verändern. Erst in der Anwendung bekommt Wissensmanagement einen unternehmerischen
Sinn [Soukup 2001, S. 105 ff].
Die Aktivitäten des Unternehmens, und damit auch die Bemühungen, das
Wissensmanagements auf Kernkompetenzen auszurichten, sind wichtige Maßnahmen des
Managements. Kernkompetenzen werden dabei als „systematisch gebündelte Kombination
Theorie des Wissensmanagements Seite 39
aus verschiedenen Ressourcen (insbesondere Technologien und Fähigkeiten) mit hoher
Unternehmensspezifität definiert, die als Grundlage für die Entwicklung einer Vielzahl von
Produktlinien dienen.“ [Amelingmeyer 2002, S. 6]. In jedem Fall ist es nach Badaracco aber
zwingend notwendig, dass Manager „eine klare, strategische Vorstellung nicht nur von den
vorhandenen Fähigkeiten ihres Unternehmens, sondern auch von jenen Fähigkeiten haben
müssen, die es in Zukunft benötigen wird.“ [Badaracco 1991, S. 149].
Soukup [Soukup 2001] beschreibt folgende Hauptaufgaben des Wissensmanagements (vgl.
auch Abbildung 9):
• Erzeugung und Verarbeitung von Wissen
• Speicherung und Verteilung von Wissen
• Steuerung von Wissen
• Bilanzierung von Wissen
Brücher ergänzt diese Aufstellung noch um die „Entsorgung von veraltetem bzw.
unbrauchbarem Wissen“ [Brücher 2001, S. 24].
Soukup beschreibt als eine wesentliche Schwierigkeit bei der Erfüllung dieser Management-
Aufgaben in der Praxis, dass nur die wenigsten Unternehmen tatsächlich wissen, welches
Wissen sie besitzen oder benötigen [Soukup 2001, S. 33]. Lehner weist auf die Notwendigkeit
einer klaren Zieldefinition für ein erfolgreiches Wissensmanagement hin [Lehner 2000, S.
10].
Probst et al. grenzen die Aufgabe des Wissensmanagements von organisatorischem Lernen
(siehe Kapitel 2.2.3) durch die Anwendungsorientierung des Wissensmanagements ab.
Organisatorisches Lernen wird dabei als Veränderungsprozess der organisatorischen
Wissensbasis beschrieben. Wissensmanagement hingegen wird als ein integriertes
Interventionskonzept dargestellt, das sich mit Möglichkeiten zur Gestaltung der
organisatorischen Wissensbasis befasst [vgl. Probst et al. 1999, S. 47].
Theorie des Wissensmanagements Seite 40
Wissensmanagement kann letztendlich auch als eine logistische Aufgabe verstanden werden
mit dem Ziel, das richtige Wissen zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der richtigen Qualität
zur Verfügung zu stellen, damit es dort gewinnbringend angewendet werden kann [vgl.
Soukup 2001, S. 99; Pawlowsky 1994, S. 161]. Davenport und Beck beschreiben darüber
hinaus die Notwendigkeit, auch Einfluss auf die Aufmerksamkeit der Nutzer der Information
zu nehmen. Dieser Einfluss ist notwendig, um sicherzustellen, dass aktuell besonders wichtige
Informationen nicht übersehen werden. Diese Kontrolle und Beeinflussung der
Aufmerksamkeit wird von Davenport und Beck als Attention Management bezeichnet
[Davenport/Beck 2001, S. 3 ff].
Im Rahmen der vorliegenden Arbeit wird der Begriff des Wissensmanagements im Sinne von
Soukup verwendet.
2.3.3 Wissensmanagement in der Praxis
Ein hohes Bildungsniveau in den Industrienationen bildet die Basis, um Wissen in hoher
Quantität und Qualität zu produzieren oder zu beschaffen. Moderne Technologien zur
Generierung, Speicherung und Verteilung von Informationen und Wissen bieten das Potential,
dass Menschen jederzeit und von jedem Ort auf Informationen oder Wissen zugreifen können.
Diese Voraussetzungen scheinen optimal, eine hinreichende Lösung der
Allokationsproblematik zu ermöglichen, und um Wertschöpfungsprozesse der Unternehmen
zu unterstützen. Praktische Erfahrungen zeigen jedoch, dass sich gerade Projekte im Bereich
Wissensmanagement äußerst schwierig gestalten und häufig mit unbefriedigendem Ergebnis
abgeschlossen werden.
Wissen ist aufgrund neuer Erfahrungen und sich verändernder Umweltbedingungen einem
ständigen Wandel unterworfen, es finden kontinuierlich Lern- und Anpassungsvorgänge statt.
Probst et al. weisen darauf hin, dass dieser Transformationsprozess durch Eingriffe des
Managements dirigiert werden sollte: „Wir dürfen das Wissen in unserem Unternehmen nicht
einfach sich selbst überlassen, sondern müssen es gezielt beeinflussen.“ [Probst et al. 1999, S.
47]. Die systematische Steuerung dieser Vorgänge, das heißt, die Schaffung der
infrastrukturellen Voraussetzungen zur Nutzung, sowie die Veränderung und Fortentwicklung
der Wissensbasis ist Aufgabe des organisatorischen Wissensmanagements [Rehäuser/Krcmar
1996, S. 18]. Dabei sollte durch die Erweiterung und Nutzung der Wissensbasis für den
Theorie des Wissensmanagements Seite 41
Mitarbeiter möglichst kein zusätzlicher Aufwand entstehen, da andernfalls die Motivation für
die Nutzung gering ist, und somit die Einführung von Motivations- und Entlohnungs-
Mechanismen unumgänglich ist, um die Mitarbeiter zur Nutzung zu bewegen [Österle et al.
2000, S. 245; Steiger 2000, S. 126].
Die Entwicklung moderner Systeme für das Informationsmanagement, wie zum Beispiel
Datenbank-, Archiv-, ERP-, Workflow- und Groupware-Systeme, eröffnen gänzlich neue
Möglichkeiten, Informationen und Wissen zu archivieren, zu kommunizieren und im
Wertschöpfungsprozess einzusetzen. Die hohe Verfügbarkeit von Informationen und Wissen
werden von Lehner jedoch als ein in der Praxis neu entstandenes Problem beschrieben: "Die
Vermehrung von Informationen und Wissen ist keine Lösung, sondern ein neues Problem!"
[Lehner 2000, S.10]. Krcmar, Reinmann-Rothmeier und Mandl beschreiben eine Diskrepanz
zwischen den Möglichkeiten moderner Informationssysteme und den individuellen
Fähigkeiten, diese Werkzeuge sinnvoll einzusetzen [Krcmar 1998, S. 6; Reinmann-
Rothmeier/Mandl 2000, S. 9]. Krcmar bezeichnet diese Diskrepanz als das „Dilemma der
Informationswirtschaft“.
Das große Interesse an dem Thema Wissensmanagement in Wissenschaft und Praxis führt zu
einer Vielzahl von Wissensmanagement-Projekten und Entwicklungsansätzen. Diese führen
häufig nicht zu den erhofften Resultaten und gestalten sich schwieriger als erwartet, so dass
vielfältige Kritik geäußert wird [Schneider 1996, S. 34 f]. Einerseits wird bemängelt, dass die
Konzepte und Lösungswege theoretisch zu wenig fundiert seien, auf der anderen Seite, dass
die existierenden Konzepte wenig konkrete Lösungsansätze liefern.
Davenport und Prusak haben in einer Studie 31 Wissensmanagementprojekte in 24
Unternehmen untersucht. Im Rahmen dieser Studie haben sie festgestellt, dass folgende Ziele
primär verfolgt wurden [Davenport/Prusak 1998a, S. 44 ff]:
• Aufbau von Wissensspeichern und Archiven für Dokumente, Berichte und
Veröffentlichungen
• Verbesserung der Wissensverfügbarkeit und des Wissenstransfers durch technische
und nichttechnische Maßnahmen, z.B. Experten-Netzwerke, Skill-Datenbanken und
direkte Mitarbeiterkontakte
Theorie des Wissensmanagements Seite 42
• Kulturelle Veränderungen zur Förderung eines wissensorientierten Umfeldes, z.B.
durch Entlohnungssysteme
• Management der Ressource „Wissen“ durch bilanzierende Bewertung und auch
gezielte Generierung wissensintensiver Güter und Dienstleistungen
Im Rahmen der vorliegenden Untersuchung werden diese typischen Ziele teilweise
aufgegriffen und Lösungsansätze entwickelt.
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 43
3 Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-
Technologie
In dem vorliegenden Kapitel werden aktuelle Konzepte und Technologien vorgestellt, die
geeignet sind, zur Unterstützung des Wissensmanagements zum Einsatz zu kommen.
Zunächst werden die Begriffe CSCW und Groupware, Workflow und Internet- und Intranet-
Technologie definiert und erläutert. Anschließend wird der Portal-Begriff definiert, und es
werden aktuelle Konzepte und Lösungen der Portal-Technologie beschrieben.
3.1 Bestehende Konzepte der Informations-Technologie
Informationstechnologie hat in allen Lebensbereichen eine bedeutende Stellung eingenommen
und ist weder aus dem privaten Umfeld, noch aus dem beruflichen Kontext wegzudenken.
Das Interesse an dem Themenkomplex Wissensmanagement, auch das Interesse an der
Informationstechnologie und an weitergehenden Nutzungsmöglichkeiten hat sich in vielen
Unternehmen verstärkt. Die Zahl der Publikationen zu dem Thema ist ein Indiz für das breite
Interesse, aber auch für die große Zahl der ungelösten Probleme und Fragestellungen. Eine
zentrale Frage aus Sicht der Wirtschaftsinformatik in diesem Zusammenhang ist: Wie kann
die Informationstechnologie zur Speicherung und zum Transport von Wissen eingesetzt
werden?
Die Entwicklung der Werkzeuge für das Office-Umfeld wurde lange dominiert von
Werkzeugen, die die professionelle Gestaltung und den qualitativ hochwertigen Druck von
Papierdokumenten erleichtern. Durch diese Entwicklungen wurden Arbeitsschritte bei der
Erstellung von Dokumenten erleichtert und beschleunigt. Das Ergebnis des Einsatzes dieser
Office-Werkzeuge ist aber in der Regel ein auf Papier gedrucktes Dokument, genau wie bei
der Benutzung einer herkömmlichen Schreibmaschine, das anschließend mit konventionellen
Mitteln verteilt, dupliziert und verwaltet werden muss [Nastansky 1998; PwC/SAP 2001, S.
39].
Moderne Entwicklungen der Informationstechnologie, wie Groupware Systeme oder das
Internet, zielen auf eine elektronische Informationsverarbeitung und eine Verbesserung der
elektronischen Interaktion zwischen den Nutzern ab. Reinmann-Rothmeier und Mandl stellen
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 44
fest: "Im Rahmen der Wissenskommunikation fungieren die neuen Informations- und
Kommunikationstechnologien gewissermaßen als leistungsfähige Pipeline, deren Potentiale in
punkto Zeit- und Ortsunabhängigkeit sowie Schnelligkeit im Vergleich zu traditionellen
Möglichkeiten der Wissenskommunikation unschlagbar sind." [Reinmann-Rothmeier/Mandl
2000, S. 21]. Dadurch sind die Systeme potentiell geeignet, Mechanismen zur Verfügung zu
stellen, die im Rahmen des Managements von Wissen genutzt werden können.
Das hohe Potential der Informationstechnologie für den Austausch von Wissen sollte nicht zu
der Annahme verleiten, dass ein Unternehmen durch den Einsatz von
Informationstechnologie automatisch seine Wissensbasis verbessert. Davenport und Prusak
geben zu bedenken: "Technology alone won't make you a knowledge-creating company."
[Davenport/Prusak 1998a, S. 142]. Reinmann-Rothmeier und Mandl bemerken: „Eine
Garantie für erfolgreiche Identifikationsprozesse und für einen wirkungsvollen Austausch von
Wissen aber lässt sich aus der Implementation neuer Technologien in Organisationen nicht
ableiten." [Reinmann-Rothmeier/Mandl 2000, S. 21]. Vielmehr muss der Fokus auf der
Aufgabe liegen, Strategien für das Wissensmanagement zu entwickeln, und diese mit
geeigneten Werkzeugen zu realisieren.
Die folgenden Kapitel beschreiben aus diesem Grunde ausgewählte Komponenten der
Informationstechnologie. Diese werden im weiteren Verlauf der Arbeit in geeigneter Form in
die Gesamtkonzeption einfließen, um als Werkzeuge zur Verbreiterung der Wissensbasis
genutzt werden zu können. Die Betrachtung bezieht dabei Groupware- bzw. Workflow-
Technologie ein, anschließend wird die Entwicklung des Internets und der Internet-
Technologie betrachtet.
3.1.1 CSCW und Groupware
Der Begriff Groupware hat sich aus dem Forschungsgebiet Computer Supported Cooperative
Work (CSCW) entwickelt, das in den letzten Jahren zu einem wichtigen Bereich innerhalb der
Informatik und Wirtschaftsinformatik geworden ist. 1994 schufen Cashmann und Greif den
Begriff CSCW und prägten damit eine Kurzbezeichnung für ein interdisziplinäres
Forschungsgebiet, das sich mit Fragestellungen bezüglich der Computerunterstützung von
Personen und Gruppen im Arbeitsumfeld beschäftigt [Greif 1988, S. 5 ff; Nastansky et al.
2002, S. 238 ff]. Ziel ist die Entwicklung von Konzepten für die Nutzung von
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 45
Informationstechnologie zur Unterstützung von Gruppenprozessen [Teufel 1995, S. 17].
Forciert wird das Interesse an CSCW unter anderem durch den Trend hin zu dynamischer und
flexibler Teamarbeit [Nastansky et al. 2002, S. 238]. In das Forschungsgebiet fließen z.B.
Erkenntnisse der Disziplinen Informatik, Wirtschaftsinformatik, Informations- und
Personalmanagement, Soziologie und Kommunikationswissenschaften ein. Ein wesentlicher
Aspekt ist dabei die Unterstützung des kooperativen Arbeitens im Sinne von arbeitsteiliger
Arbeitsorganisation, also von sich gegenseitig beeinflussenden Personen zur Erreichung
gemeinsamer Ziele.
Kmuche beschreibt als Ziel für die Entwicklung des CSCW im Wesentlichen die qualitative
Verbesserung der Arbeitsergebnisse: „Das Ziel war mehr und mehr, Tätigkeiten nicht mehr
nur zu beschleunigen (wie zu Anfang der EDV), sondern neuen Nutzen aus der EDV zu
ziehen.“ [Kmuche 2000, S. 41]. Steinbock sieht die Kooperation und Koordination von
Office-Funktionen im Rahmen von Gruppenarbeitsprozessen als den Kern von CSCW
[Steinbock 1994, S. 113].
Während CSCW einen wissenschaftlichen Rahmen darstellt, bezeichnet Groupware eine
Klasse von Software-Produkten, die die Arbeit von Gruppen unterstützen. Damit kann
Groupware von reinen Office-Produkten abgegrenzt werden, die auf die Unterstützung
manueller Tätigkeiten eines Individuums optimiert sind. Amberg und Zimmermann definieren
sehr pragmatisch: „Groupware (such as communication software) supports human
participants in team work.“ [Amberg/Zimmermann 1998, S. 116]. Eine exakte und
einheitliche Definition hat sich bis heute in der Wissenschaft nicht entwickelt. Stattdessen
lassen sich in der Literatur unterschiedliche Systematisierungs- und Erklärungsansätze finden
[Riempp 1998, S. 26 ff; Teufel 1995, S. 21 ff].
Die Entwicklungen im Bereich Mobile Computing haben dazu geführt, dass in einigen
Anwendungsfällen auch spezielle Hardware mit in den Fokus der Groupware-Forschung
gerückt wurde. Hier können tragbare PCs (Notebooks) genutzt werden, aber auch tragbare
Mini-Computer (Handhelds). Diese Geräte erlauben einen flexiblen Einsatz von Groupware-
Applikationen auch außerhalb der stationären Office-Umgebung.
Die Groupware-Plattform mit dem größten Marktanteil ist Lotus Notes [Österle et al. 1996,
S. 154]. Es gibt Ansätze, einzelne Groupware-Funktionalitäten auf Basis der Internet-
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 46
Technologie nachzubilden, jedoch erreichen diese nicht annähernd die Reife und die
Funktionalität von Lotus Notes [vgl. Lotus 1995, Dierker/Sander 1998].
Eine Herausforderung an Groupware ist die Überwindung der Hemmnisse, die durch
asynchrone oder räumlich verteilte Teamarbeit entstehen. Groupware unterstützt die
Mitarbeiter daher im Rahmen ihrer gruppendynamischen Prozesse durch eine Verbesserung
der Kommunikation, Kooperation und Koordination durch Überwindung von räumlichen oder
zeitlichen Distanzen. Informationen werden dabei in Compound Documents abgelegt und
können sowohl als gemeinsamer Datenraum genutzt werden, als auch als mobile Message
Objekte durch Push-Verfahren (vgl. Kapitel 2.1.1) weitergeleitet werden. Compound
Documents bieten einen höchst flexiblen Container, da diese Informationsobjekte hochgradig
strukturierte Informationen bis hin zu unstrukturierten multimedialen Informationsobjekten
verwalten können [Nastansky et al. 2002, S. 152 ff].
Groupware-Applikationen werden häufig anhand ihrer örtlichen und zeitlichen Verteilung
kategorisiert. Abbildung 11 stellt eine Raum-Zeit-Matrix nach Johansen dar [Johansen 1988,
S. 44].
Zusammenarbeit der
Teammitglieder zu gleicher Zeit zu verschiedenen Zeiten
am gleichen Ort
•
•
•
Systeme zur computerunterstützten
Sitzungsmoderation
Präsentationssysteme
Group Decision Support Systems
•
•
Systeme zum Terminkalendermanagement für
Gruppen
Projektmanagement-Systeme
an verschiedenen
Orten
•
•
•
Audio- und Videokonferenzsysteme
Screen-Sharing-Systeme
Mehrautorensysteme
•
•
•
•
•
•
E-Mail-Systeme
Voice-Mail-Systeme
Systeme für Electronic Conferencing
Elektronische Bulletin Boards
Shared Information Systems
Workflow-Systeme
Abbildung 11: Groupware-Typen und -Werkzeuge [Nastansky et al. 2002, S. 240]
Die Kommunikation bezeichnet die einseitige oder wechselseitige Übertragung von
Informationen zwischen den Mitgliedern einer Gruppe und ist eine notwendige
Voraussetzung für die Teamarbeit. Kommunikation stellt daher auch die Grundlage für
Kooperation und Koordination dar. Groupware-Systeme stellen z.B. E-Mail, Audio- oder
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 47
Videokonferenzen oder Diskussionsforen zur Unterstützung der Kommunikation zur
Verfügung.
Von Kooperation wird gesprochen, wenn mehrere Personen gemeinsam an der Erreichung
eines Ziels arbeiten [Nastansky et al. 2002, S. 240 f]. Groupware-Systeme stellen z.B.
Gruppenterminkalender, gemeinsame Datenbanken oder gemeinsam nutzbare virtuelle
Arbeitsbereiche (Multiuser-Editoren) zur Unterstützung der Kooperation zur Verfügung. Im
Gegensatz zur Kommunikation via E-Mail unterstützt Groupware die Kooperation nach dem
Share-Prinzip: „Die Gruppenmitglieder haben dabei Zugriff auf einen gemeinsamen
Datenbestand, den sie in beliebiger Reihenfolge verändern und erweitern können“ [Nastansky
et al. 2002, S. 241].
Koordination
Push- und Pull-Modell mit Workflow und Synchronisation
KooperationKommunikation
Pull-ModellPush-Modell
Workflow
Virtual
Start Node
Virtual
Endnode
Synchronization
Synchronization
Synchro-
nization
node
Synchronisation
Abbildung 12: Kommunikation, Kooperation und Koordination [Nastansky et al. 2002, S. 242]
Unter Koordination wird die Abstimmung und Harmonisierung von Gruppenprozessen
verstanden [Nastansky et al. 2002, S. 240 f]. Die Koordination verfolgt das Ziel, die
Kooperation von Gruppenmitgliedern so zu steuern, dass das angestrebte Ziel möglichst
effizient erreicht werden kann. Groupware-Systeme stellen z.B. Workflow Management-
Funktionen zur Koordination bereit. Steinbock beschreibt einen Zusammenhang zwischen
Gruppengröße und Koordinationsbedarf folgendermaßen: „Je größer die Arbeitsteilung bzw.
die Gruppe, desto größer ist der Koordinationsbedarf und desto eher ist das Koordinieren als
eine eigenständige Funktion zu betrachten.“ [Steinbock 1994, S. 113].
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 48
Zur Unterstützung der Kommunikation, Kooperation und Koordination stellt Groupware
Funktionen bereit, die von Nastansky in folgende Systemklassen untergliedert werden
[Nastansky et al. 2002, S. 242 ff]:
• Systemklasse Workflow Management
• Systemklasse Workgroup Computing
• Systemklasse Shared Information Space
• Systemklasse Kommunikation
Die Groupware Plattform Lotus Notes besitzt die folgenden Architekturmerkmale, die von
Nastansky et al. weitergehend beschrieben werden [vgl. Nastansky et al. 2002, S. 249 ff]:
• Verteilte Datenbankarchitektur und Replikation
• Integrierte Teamkommunikation und Message-Objekte
• Compound Documents
• Dokumenten- und Transaktionsmanagement
• Sicherheits- und Zugangskonzepte
• Entwicklungsumgebung
• Integrationskonzepte für heterogene Umgebungen der Informationstechnologie
Compound Documents sind geeignet, neben strukturierten Informationen auch multimediale
Informationsobjekte aufzunehmen. In Kapitel 2.1.2.4 wurde beschrieben, dass multimediale
Repräsentationsformen geeignet sind, kommunizierbares Wissen darzustellen. Dies impliziert,
dass Compound Documents auch zur Darstellung kommunizierbaren Wissen geeignet sind.
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 49
Die Systemklasse Workflow Management wird im Anschluss näher untersucht, da sie für das
Verständnis der Konzeption des Portals von besonderer Bedeutung ist. Zu den übrigen
Punkten sei an dieser Stelle auf die umfangreichen Veröffentlichungen zu dem Thema
verwiesen [siehe Nastansky et al. 2002; Österle et al. 2002; Steinbock 1994; Enterprise Office
2001].
3.1.2 Systemklasse Workflow Management
Workflow Management wurde als eine der Systemklassen von Groupware-Anwendungen
beschrieben. Darüber hinaus können Workflow Management-Systeme aber auch als
eigenständige Produktklasse der Informationstechnologie betrachtet werden. Da die
Charakterisierung von Workflow Management von entscheidender Bedeutung für das
Verständnis der vorliegenden Arbeit ist, soll diese Systemklasse eingehender betrachtet
werden.
Österle et al. definieren: „Workflowmanagementsysteme (WFMS) dienen zur Steuerung und
Überwachung von Arbeitsabläufen auf Basis formaler Ablaufspezifikationen.“ [Österle et al.
2000, S. 173]. Workflow-Systeme werden in der Praxis häufig über Schnittstellen in eine
bestehende Landschaft von Applikationen und Systemen der Informationsverarbeitung
eingebettet, sofern diese für die Arbeitsabläufe benötigt werden [Amberg/Zimmermann 1998,
S. 117].
Nastansky definiert die Aufgliederung einer Gesamtaufgabe in Teilaufgaben, und die
planvolle Strukturierung der Teilaufgaben als ein wesentliches Charakteristikum der
Systemklasse Workflow: „Unter einem Workflow wird die zeitlich-strukturelle
Aneinanderreihung von einzelnen, zur Bearbeitung eines Gesamtvorganges notwendigen
Teilaufgaben verstanden, wobei sich diese Folge von Teilaufgaben aus einzelnen Aktivitäten
zusammensetzt und durch Ereignisse ausgelöst und beendet wird.“ [Nastansky et al. 2002, S.
243].
Amberg und Zimmermann weisen darauf hin, dass jede Aktivität der Leistungserbringung als
Teil eines oder mehrerer Prozesse betrachtet werden kann: „From a workflow management
point of view, all business tasks of an organization are performed by workflows (processes) at
one or more workplaces.“ [Amberg/Zimmermann 1998, S. 109]. Ein Workflow kann
theoretisch aus nur einer Aktivität bestehen, aber auch aus einer Vielzahl von Aktivitäten die
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 50
in einem oder in mehreren Unternehmen bearbeitet werden. Workflow Management im
Generellen, somit auch vor dem Hintergrund von Wissensmanagement-Projekten, dient
keinem Selbstzweck, sondern wird immer zur Unterstützung der Geschäftsprozesse konzipiert
[Österle et al. 2000, S. 245].
Die Workflow Management Coalition (WfMC) wurde 1993 als eine internationale
Organisation von Workflow-Anbietern, Kunden und Beratern gegründet. Diese Koalition hat
einen entscheidenden Beitrag zur Entwicklung von Workflow-Standards geleistet. Die WfMC
definiert: A workflow management system is a system, that “completely defines, manages and
executes ‘workflows’ through the execution of software whose order of execution is driven by
a computer representation of the workflow logic." [WFMC 1995, S. 6].
Je nach Einsatzgebiet von Workflow lassen sich Produktions-Workflows, Administrations-
Workflows, Kollaborations-Workflows und Ad-hoc-Workflows unterscheiden [Österle et al.
2000, S. 174 f]. Durch den Workflow wird ein Informations-Container, der hochwertige
Informationsobjekte unterschiedlicher Medialitäten aufnehmen kann, gemäß einer
Ablaufdefinition durch das Unternehmen geleitet. Die am Prozess beteiligten Mitarbeiter
werden auf diese Weise mit Informationen versorgt, können an der Bearbeitung der
Informationen teilnehmen und Informationen koordiniert an andere Mitarbeiter weiterleiten.
Brücher bezeichnet die aktive und koordinierte Versorgung eines Mitarbeiters mit
Informationen als die Teilungsfunktion des Wissensmanagements und definiert: „Die
Teilungsfunktion findet auf der individuellen Ebene des Wissensmanagements statt, wenn im
Rahmen eines Workflows Wissen und Informationen den verschiedenen Benutzern gemäß der
Aufgabenverteilung zugeteilt werden müssen. [...] Dabei ist es nicht erforderlich, dass neues
Wissen an alle Benutzer verteilt wird, sondern nur an diejenigen Benutzer, für die es von
Interesse ist." [Brücher 2001, S. 49 f].
Workflow kann aus der Perspektive einer Wissensmanagement-Forschung als eine
Möglichkeit zur koordinierten Vernetzung von Intelligenz und Elementen der
organisatorischen Wissensbasis betrachtet werden. Die Information einer Workflow-Instanz
wird gemäß der Regeln des Prozesses von einem Verarbeitungsschritt zu dem nächsten
transportiert, und dabei immer weiter verknüpft und ergänzt, um ein angestrebtes Ergebnis zu
erzielen. Diese Vernetzung wird immer wichtiger, weil zunehmende Spezialisierung und
ständiger Wissenszuwachs eine steigende Komplexität erzeugt, die immer mehr
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 51
fachübergreifende Kooperation erfordert [Geiselhart 2001, S. 40 f]. Ein schwierig gestalteter
Zugriff auf die Unternehmensprozesse, oder eine aufwändige Recherche nach für die
Bearbeitung benötigten Informationen führt zu einer Verzögerung der Aktivitäten und geht
somit unmittelbar zu Lasten der Durchlaufzeiten von Geschäftsprozessen [Österle et al. 1996,
S. 156]. Eine Beschleunigung dieser Aktivitäten führt somit zu einer Beschleunigung der
Geschäftsprozesse und somit zu einer verbesserten Vernetzung der Elemente der
organisatorischen Wissensbasis.
3.1.3 Internet-Technologie
Die rasante Erfolgsgeschichte des Internet begann am Anfang der 90er Jahre. Die Ursprünge
lagen in einem militärisch und wissenschaftlich genutzten Kommunikationsnetz, das primär
unter dem Gesichtspunkt der Ausfallsicherheit entwickelt wurde. Das Internet verbindet
weltweit Millionen von Computern, die über dieses Netzwerk sehr einfach und schnell Daten
austauschen können [Dangelmaier/Felser 2000, S. 336]. Die Kommunikation erfolgt auf Basis
des Kommunikationsprotokolls TCP/IP, dass von jedem Rechner im Internet zur Verfügung
gestellt werden muss [Österle et al. 1996, S. 139 ff]. Dieses Protokoll ist so konzipiert, dass
sich Datenpakete selbständig einen Weg durch das Internet suchen können, so dass der
Ausfall eines Teils des Internets nicht zum Zusammenbruch des Gesamtnetzes führt. Durch
diesen Ansatz wurde im Wesentlichen die oben genannte Forderung nach Robustheit
umgesetzt.
Das Internet ist einer ständigen und dynamischen Weiterentwicklung unterworfen. Es
unterliegt nicht der Kontrolle einer zentralen Steuerung oder Organisation, was die
kontinuierliche Anpassung und Skalierung des Netzwerks erleichtert. Diese dezentrale
Struktur führt aber auch dazu, dass sich auf die Informationen in dem Gesamtsystem Internet
keine Abfragen im Sinne der klassischen Datenbanktechnologie anwenden lassen [Babiak
1997, S. 14 f].
Das Internet ist somit ein Netzwerk, das die Konnektivität bereitstellt, um die Nutzung
vielfältiger Dienste mit unterschiedlichsten Eigenschaften und spezialisierten Protokollen zu
ermöglichen. Dazu gehören z.B. E-Mail (SMTP), Dateiübertragung (FTP), Diskussionsforen
(NNTP) oder das World Wide Web (HTTP). Die Entwicklung des benutzerfreundlichen
WWW und die Verfügbarkeit kostengünstiger Soft- und Hardware verhalfen dem Internet zu
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 52
einem Massenmedium und mächtigen Wirtschaftsfaktor. Aktuelle Betriebssysteme beinhalten
bereits die wichtigsten Protokoll- und Software-Komponenten, wie die Implementierung des
Protokolls TCP/IP und einen Browser für den Zugriff auf Inhalte im Internet. Durch den
Bekanntheitsgrad des Dienstes WWW wird dieser häufig mit dem Begriff „Internet“
gleichgesetzt, auch wenn es sich dabei nur um einen speziellen Dienst auf Basis des Internets
handelt, der den Zugriff auf Hypertext-Dokumente ermöglicht, die in der Dokumentensprache
HTML generiert werden [Österle et al. 1996, S. 140 ff].
Ein häufig genanntes Argument für die Internet-Technologie ist die Plattformunabhängigkeit.
Erfahrungen in der Praxis zeigen jedoch, dass diese nicht immer gegeben ist. Der verwendete
Browsertyp, die Browserversion, sowie die Einstellungen des Browser, das Betriebssystem
des Clients sowie das Betriebssystem des Servers haben Einfluss auf die Darstellung der
Inhalte [Dangelmaier/Felser 2000, S. 337]. Insbesondere bei der Verwendung von sehr
aktuellen Erweiterungen der Funktionen und Standards ist mit Kompatibilitätsschwierigkeiten
zu rechnen.
Der hohe Standardisierungsgrad und die breite und günstige Verfügbarkeit der Software- und
Hardware-Komponenten für die Nutzung der Internet-Technologie haben dazu geführt, dass
diese inzwischen sehr häufig auch innerhalb der Unternehmensnetzwerke eingesetzt wird. Als
Intranet wird ein unternehmensinternes Kommunikationsnetz bezeichnet, das auf Basis der
Standards und mit Technologiekomponenten der Internet-Technologie betrieben wird
[Bach/Österle/Vogler 2000, S. 180 f]. In der Praxis wird auch der Begriff Intranet häufig
gleichgesetzt mit der WWW-Technologie auf Basis des Intranets.
In der Praxis werden die Intranets häufig über einen definierten Rechnerknoten mit dem
Internet verbunden, so dass Daten mit Rechnern außerhalb des Intranets ausgetauscht werden
können. Digital definiert den Begriff Intranet daher folgendermaßen: „Ein Intranet ist ein
internes Netzwerk beruhend auf Internet-Technologien, welches durch ein Sicherheits-
Gateway zum öffentlichen Internet abgeschirmt ist. Zu einem Intranet-Konzept gehört auch
die externe Kommunikation eines Unternehmens oder einer Organisation mit externen
Adressaten über das Internet.“ [Digital 1998]. Diese hier genannte Verbindung muss aber
nicht notwendigerweise bestehen und wird in manchen Fällen aus Sicherheitsgründen
abgelehnt.
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 53
Ein wesentlicher Unterschied zwischen dem Internet und einem Intranet stellt in der Regel die
zur Verfügung stehende Bandbreite dar. Im Intranet kann die Bandbreite durch den Ausbau
der Infrastruktur nahezu beliebig vergrößert werden. Im Internet stehen keine garantierten
Bandbreiten zu Verfügung. Die Bandbreite einer Übertragungsstrecke wird immer
determiniert durch den schwächsten Abschnitt. Daher sind für Internet-Systeme manche
Technologien zurzeit noch nicht sinnvoll einsetzbar, die im Intranet ohne Schwierigkeiten
genutzt werden können. Einen Überblick über die Bandbreitenanforderungen von
Multimedia-Daten gibt Abbildung 13.
Abbildung 13: Eignung von Netzinfrastrukturen für Multimedia-Daten [Heil 1999, S. 53]
Für viele Unternehmen bietet die Internet-Technologie die Möglichkeit, mit relativ geringem
Aufwand eine für jeden Mitarbeiter erreichbare Informationsplattform zu entwickeln. Laut
einer Forrester Studie [in: Verity 1999, S. 2 ff] ist es ein Hauptziel von Investitionen in
Intranetinfrastruktur, Unternehmenswissen in der gesamten Organisation verfügbar zu
machen.
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 54
Viele Unternehmen öffnen Teile ihres Intranets in der Form, dass aus dem Internet ein Zugriff
auf bestimmte Inhalte des Intranets ermöglicht wird, sofern der Benutzer sich über eine
gültige Benutzerkennung authentifizieren kann. Dieser Teil des Unternehmens-Netzwerks
wird als Extranet bezeichnet. Adressaten für einen derartigen Extranet-Zugang sind
beispielsweise ausgewählte Kunden oder Lieferanten, die so Zugang zu nicht öffentlich
zugänglichen Unternehmensinformationen oder Unternehmensapplikationen erhalten. Für die
Öffnung eines Extranets ist die Standardisierung der Technologiekomponenten von
besonderer Bedeutung.
Die Standardisierung und die günstige und leichte Verfügbarkeit der benötigten
technologischen Komponenten verringert die Einstiegshürde für den Gebrauch [vgl. Rützel-
Banz 2001, S. 14] und erleichtert die Kommunikation innerhalb des Unternehmens, und
insbesondere mit Kunden, Partnern, und Lieferanten außerhalb des Unternehmens.
3.1.3.1 Security auf Basis der Internet-Technologie
Der verstärkte Ausbau der Intranets und Extranets führt dazu, dass zunehmend auch
vertrauliche und schützenswerte Informationen in den Unternehmensnetzen bereitgestellt
werden. Dies bedingt, dass eine Absicherung des Zugriffs auf Inhalte und Applikationen in
den Netzwerken benötigt wird. PwC/SAP beschreiben die folgenden grundlegenden
Sicherheitsmaßnahmen zur Absicherung von Inhalten und Applikationen [vgl. PwC/SAP
2001, S. 132 ff]:
• Authentifizierung
Durch die Authentifizierung wird die Identität eines Benutzers gegenüber einem
System bekannt gegeben und geprüft. Typische Methoden der Authentifizierung sind
Log-in mit Benutzerkennung und Passwort, Client-Zertifikate, biometrische Verfahren
wie Fingerabdruck- oder Netzhaut-Scan, oder die Nutzung von Smartcards oder
anderen persönlichen Hardware-Komponenten. In Hochsicherheitsumgebungen wird
häufig eine Kombination aus mehreren Verfahren eingesetzt.
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 55
• Single Sign-on
Durch die Realisierung eines Single Sign-on wird nach der ersten Authentifizierung
des Benutzer an einem zentralen Zugangspunkt die Identität des Nutzers gespeichert
und kann für einen definierten Zeitraum als Credentials jederzeit wieder rekonstruiert
werden. Bei dem Zugriff auf weitere Systeme wird die bereits ermittelte Identität als
Grundlage für den weiteren Zugriff verwendet, so dass eine erneute Authentifizierung
nicht notwendig ist. Die Realisierung eines Single Sign-on gehört aufgrund der noch
mangelnden Standardisierung zu den schwierigsten Aufgaben in einem Intranet- oder
Portal-Projekt.
• Berechtigung (Autorisation)
Nach der zuvor beschriebenen Authentifizierung wird durch die Autorisation ermittelt,
welche Zugriffsrechte der Benutzer an den unterschiedlichen Systemen und
Informationsquellen hat. Da die Elemente des Intranet normalerweise unterschiedliche
Sicherheitsanforderungen besitzen, unterschiedlichen Zwecken dienen, und
differenzierbare Zugriffoptionen bieten, sollte die Berechtigung durch diese Systeme
selbst sichergestellt werden.
• Protokollierung
Die Protokollierung der wesentlichen Transaktionen innerhalb eines Netzwerks dient
nicht der direkten prophylaktischen Sicherung, sondern ermöglicht die Dokumentation
und Rekonstruktion von Benutzeraktionen. Dies dient der Abschreckung und
Aufklärung von Angriffen gegen die Sicherheitsinfrastrukturmaßnahmen.
Die Protokollierung dient nicht nur der Verbesserung der Sicherheit, sondern kann
auch für Auswertung und Optimierung des Portals und seiner Inhalte genutzt werden.
• Netzwerksicherheit
Um die Daten während des Transports zwischen Server und Client vor Spionage oder
Manipulation zu schützen muss auch das Netzwerk selber, bzw. der Netzwerkverkehr
abgesichert werden. Von besonderer Bedeutung ist dies bei dem Transport von
Unternehmensdaten über das Internet.
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 56
Weitergehende Ausführungen zur Sicherheit auf Basis der Internet-Technologie finden sich
unter anderem in [Cronin 1994, S. 38; Sun 2003; Wobst 1998].
3.1.3.2 Java
Die Entwicklung der Programmiersprache Java hatte entscheidenden Einfluss auf die
Entwicklung und Popularität der Internet- und Portal-Technologie [vgl. Krüger 2002], und ist
inzwischen zu einem De-facto-Standard im Internet geworden. Daher werden aktuelle
Entwicklungen für Internet-Applikationen häufig in Java realisiert.
Java ist eine objektorientierte Programmiersprache, die große Ähnlichkeit mit der
Programmiersprache C++ besitzt. Die Besonderheit an Java sind Klassen und Methoden, die
die Kommunikation zwischen einem Client und einem Server auf Basis einer TCP/IP
Verbindung ermöglichen. Darüber hinaus ist der Zugriff eines Java-Programms auf die Hard-
und Software des ausführenden Rechners stark eingeschränkt, was unautorisierte Angriffe auf
Daten und Programme durch Java-Programme nahezu unmöglich macht [Österle et al. 1996,
S. 143 ff].
Java wurde von Sun Microsystems ursprünglich als eine Programmiersprache für Controller
und verteilte Applikationen entwickelt. Die Sprache wurde so konzipiert, dass die
Entwicklung von plattformunabhängiger Software möglich ist, die unabhängig von der
Hardware und dem Betriebssystem der Zielumgebung entwickelt werden kann [vgl. Krüger
2002]. Dieser Vorteil von Java wird von Sun Microsystems mit der Werbebotschaft "write
once, run anywhere" beworben. Erreicht wurde diese Flexibilität durch die Entwicklung der
Java Virtual Machine (JVM). In dieser virtuellen Umgebung laufen die
plattformunabhängigen Programme, die Java Virtual Machine ist plattformabhängig und für
nahezu alle Betriebssysteme verfügbar. Diese JVM übernimmt die Übersetzung des
vorkompilierten plattformunabhängigen Byte-Code in die Maschinensprache der vorhandenen
Umgebung [Sun 2003; Tamura 2001, S. 332 ff]. Durch die Plattformunabhängigkeit entsteht
eine hohe Investitionssicherheit bei Entwicklungen in Java, da die Java-Programme auch bei
einem Wechsel auf eine andere Plattform unverändert genutzt werden können.
Java-Programme können sowohl auf einem Server ausgeführt werden (Servlet), als auch als
Element einer Internet-Seite in einem Internet-Browser (Applet), ferner als eigenständiges
Programm auf unterschiedlichster Hardware (Application). Die Entwicklungs- und
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 57
Ausführungsumgebung für Java-Programme ist in unterschiedlichen Versionen vorhanden,
die für die Eigenschaften der Zielumgebung optimiert sind. Die komplexeste Version ist für
die Entwicklung von Enterprise Applikationen optimiert (J2EE), wogegen die minimale
Version für die Ausführung auf mobilen Geräten wie Mobiltelefonen oder Handhelds
optimiert ist (J2ME).
Abbildung 14: Servlet life cycle [Hunter/Crawford 1998, S. 6]
Der große Bekanntheitsgrad von Java wurde durch die Integration einer Java Virtual Machine
in die Mehrzahl der Internet-Browser erreicht. Dadurch können in HTML-Seiten eingebettet
Java Applets ohne zusätzliche Installation oder Konfiguration ausgeführt werden. Die
Plattformunabhängigkeit einer Kombination aus Web- und Java-Technologie eröffnet
weitreichende technische Möglichkeiten für die Interaktion zwischen Mitarbeitern, mit
Kunden oder Geschäftspartnern. Applikationen oder Informationen lassen sich in einer Form
bereitstellen, die unabhängig von der eingesetzten Hard- und Software genutzt werden kann.
Ferner ist die benötigte Ausführungsumgebung in die Mehrzahl der heute verfügbaren
Betriebssysteme bereits integriert, so dass Unternehmen beim Einsatz von Java-Lösungen nur
geringen Aufwand für den Aufbau der Infrastruktur zu erwarten haben.
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 58
Die Bedeutung von Java Applets im Internet ist inzwischen aber stark zurückgegangen, da die
Ladezeiten für ein Applet für Nutzer von Internet-Zugängen mit geringer Bandbreite
unangemessen groß werden können. In Umgebungen mit gesicherten Bandbreiten, z.B. im
Intranet eines Unternehmens, ist diese Eigenschaft von nur geringer Bedeutung. Im Gegensatz
dazu haben sich Java Servlets zu einem Industriestandard entwickelt und größte Verbreitung
erreicht. Servlets können auf allen wichtigen Application Servern, wie zum Beispiel IBM
WebSphere Application Server, Lotus Domino oder Jakarta TomCat ausgeführt werden. Ein
wesentlicher Vorteil von Java Servlets ist die persistente Ausführung. Das bedeutet, dass ein
Servlet beim ersten Aufruf nur einmal in den Speicher geladen wird (vgl. Abbildung 14).
Danach wird bei erneuten Anfragen lediglich ein neuer Thread instanziert, wodurch eine sehr
hohe Performance erreicht wird [Tamura 2001, S. 349].
Ein weiterer Vorteil von Java ist die Vielzahl der Programmbibliotheken, die insbesondere für
die Entwicklung von Internet-Applikationen zur Verfügung stehen. Dazu gehören z.B.
Bibliotheken für die Verarbeitung von XML- und XSL-Dokumenten, die Authentifizierung
von Benutzern, die Kompression von Daten, die Übertragung von Daten zwischen
Rechnerknoten, oder der Zugriff auf relationale Datenbanken (JDBC). Die Mehrzahl dieser
Bibliotheken ist kostenlos verfügbar und kann damit in Entwicklungsprojekten
uneingeschränkt genutzt werden. Dadurch können Unternehmensapplikationen in hoher
Qualität sehr schnell und kostengünstig entwickelt werden.
3.2 Bestehende Konzepte der Portal-Technologie in
Wissenschaft und Praxis
In der Vergangenheit wurde der Begriff Portal primär in der Architektur oder
Kunstgeschichte verwendet. Der Begriff Portal kommt aus dem Lateinischen und wird als der
durch architektonische Gliederung und plastischen Schmuck hervorgehobene Eingang von
Tempeln, Kirchen und Palästen beschrieben. Durch die Entwicklung der Internet-Technologie
hat dieser Begriff eine neue, jedoch artverwandte Bedeutung erhalten.
Der Begriff „Portal“ erfreut sich in den letzten Jahren sowohl bei Internet-Anbietern, als auch
bei Herstellern von Systemen zur Informationsverarbeitung wachsender Beliebtheit. Durch
die Entwicklung dieser eingängigen Metapher ist eine breite Diskussion und Popularität
entstanden, die von den Marketing-Abteilungen der Content-Anbieter, den Herstellern der
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 59
System-Plattformen und insbesondere den Beratungsunternehmen aufgegriffen wurde. Das
hat dazu geführt, dass unterschiedlichste Definitionen und Auffassungen in Bezug auf die
Begrifflichkeit bzw. die typischen Charakteristika eines Portals entstanden sind.
In dem vorliegenden Kapitel werden die substanziellen Konzepte und Ansätze der Portal-
Technologie aus Wissenschaft und Praxis vorgestellt, und die für die Arbeit relevanten
Aspekte aufgezeigt. Nach einem Rückblick auf die historische und evolutionäre Entwicklung
wird das Portal als ein Lösungsansatz für typische Probleme bei der Nutzung der Internet-
Technologie für die Entwicklung von E-Business-Lösungen positioniert. Zur Entwicklung
eines Sprachraumes für die Arbeit werden ausgewählte Definitionen und
Klassifizierungsansätze betrachtet. Weiter werden die wichtigsten Funktionen und
Architekturelemente bestehender Portal-Lösungen beschrieben. Abschließend werden die
charakterisierenden Eigenschaften eines Workplace-Portals dargestellt.
3.2.1 Definition und Abgrenzung
Portale lassen sich in den unterschiedlichsten fachlichen und technischen Szenarien
realisieren. Die große Flexibilität in Kombination mit der bereits beschriebenen breiten
Diskussion hat dazu geführt, dass unterschiedlichste Definitionen des Portal-Begriffs
entstanden sind. In dem vorliegenden Kapitel sollen daher die wesentlichen Definitionen
genannt werden, die unter Berücksichtigung der Fragestellung der vorliegenden Arbeit einen
erkenntnisleitenden Beitrag leisten können.
Österle et al. wählen einen sehr anschaulichen Ansatz zur Beschreibung eines Portals: „Ein
Portal ist – technisch gesprochen – das Fenster zu allen Funktionen aus unterschiedlichen
Applikationen.“ [Österle et al. 2002, S. 23]. Ferner definieren Österle et al.: „Portale können
als webbasierte, personalisierbare und integrierte Zugangssysteme zu Content, Applikationen,
und Services für einen bestimmten Anwendungszweck verstanden werden.“ [Österle et al.
2002, S. 97]. Ovum definiert den Portal-Begriff ebenfalls sehr generisch und unabhängig vom
Zweck des Portals mit den Worten: „A portal provides personalized access to an appropriate
range of information for a particular purpose.“ [Ovum 2000, S. 37]. Walker et al. beschreiben
den Aspekt der Navigation im Internet als die grundlegende Aufgabe eines Portals: „Internet
portals [...] help people find their way around the Internet.“ [Walker et al. 1999, S. 4].
Stahlknecht und Hasenkamp beschreiben darüber hinaus als Zielsetzung eines Portals, dass
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 60
die Nutzer den Zugang zum Internet möglichst immer über das individuell gestaltete Portal
realisierten sollten [vgl. Stahlknecht/Hasenkamp 1999, S. 115].
Delphi sieht bereits eine Verwandtschaft zwischen einem Portal und einem Computer-
Desktop und beschreibt, dass „the concept of portals can be used to describe almost any sort
of desktop with network access.“ [Delphi Group 1999, S. 7]. Ein wesentlicher Unterschied
und Vorteil ist aber die Web-Fähigkeit eines Portals und die damit verbundene
Plattformunabhängigkeit [vgl. Rütschlin 2001, S. 2].
Bullinger hebt neben der Systemintegration die Ortsunabhängigkeit eines Portals hervor: „Ein
Portal ist eine vernetzte, elektronische Plattform, welche ortsunabhängig einen zentralen
Zugang zu Ressourcen aus verschiedenen Quellen ermöglicht.“ [Bullinger et al. 2002, S. 13].
Ferner konstatiert er: „Ein Portal bietet somit einen Überblick über die im jeweiligen
Netzwerk verfügbaren Informationen und erlaubt den direkten Zugriff auf dieselben.“
[Bullinger et al. 2002, S. 13].
West beschreibt die Gründe für die Einführung eines Portals und stellt dabei die strukturelle
Bereinigung eines heterogenen Intranets in den Vordergrund: „Their character is to bring
order to de facto enterprise intranets that have grown through a variety of initiatives in a
number of departments without successful, conscious synchronization of purpose or use
across the enterprise.“ [West 1999, S. 1].
Ovum stellt heraus, dass jede Portal-Lösung eine Spezialisierung eines generischen Portals-
Konzeptes darstellt, die sich lediglich durch das verfolgte Ziel unterscheiden: „Specialized
portals are instances of the generic portal definition, each designed for a specific purpose.
Some application service providers (ASPs) for example, offer ASP portals specifically to
provide their clients with easy access to an application they are renting from the ASP.”
[Ovum 2000, S. 38].
Tkach stellt die Eigenschaft eines zentralen und benutzerfreundlichen Zugangspunkts in den
Vordergrund: „[...] Portals present users with a gateway providing a single logon, single
image and common look and fell to access the many enterprise sources of content.“ [Tkach
1999].
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 61
Requirement Explanation
Comprehensive A corporate portal integrates access to information in a wider
variety of formats than a Web portal, including data stored in
relational and groupware databases, mainframes, and enterprise
resource planning systems.
Organized A corporate portal organizes access to information for users to
browse. Simply indexing information for text-search requires
users to issue queries, which often return extraneous results.
Personalized A corporate portal assembles personalized views of key
information, notifying users of new material's availability via
electronic mail and other media.
Location-Transparent A corporate portal organizes access to data, but does not
actually store that data. Groupware and document management
systems that store content are not portals.
Extensible A corporate portal supports extensions for cataloging new
types of information, enabling the system to adapt to existing
heterogeneous corporate infrastructures as well as to the
standard protocols of the Web.
Automated A corporate portal automatically identifies and organizes
access to new content, keeping the portal up-to-date without
requiring dedicated resources to manually organize and publish
content.
Secure A corporate portal is secure, selectively brokering access to
sensitive internal information, often for users outside the
company.
Tabelle 1: Defining Characteristics of the Corporate Portal [Plumtree 1999, S. 5]
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 62
Plumtree entwickelt die in Tabelle 1 aufgeführten Kriterien, um die Eigenarten eines
Unternehmensportals in Abgrenzung zu einem Intranet-Portal zu verdeutlichen. Die hier
genannten Definitionen stellen nur einen kleinen Ausschnitt aus den in Wissenschaft und
Praxis entwickelten Abgrenzungsansätzen dar. Die Entwicklung unterschiedlicher
Definitionen ist auf die unterschiedlichen Betrachtungsweisen und Ziele der Autoren
zurückzuführen. Die zuvor genannte Definition von Österle beschreibt den wesentlichen Kern
des Portalbegriffs und wird im Folgenden als Referenz für die weiteren Beschreibungen
verwendet.
3.2.2 Die Geschichte der Internet-Portale
Durch die rasante Entwicklung des Internets, und die damit verbundene fast unbegrenzte Flut
von Informationen, ist in den 90er Jahren eine Situation entstanden, in der die Entwicklung
von Recherche-Werkzeugen für das naturgemäß unstrukturierte Informationsangebot des
Internets notwendig wurde (vgl. Kapitel 3.1.3). Um den gezielten Zugang zu diesen
Informationen zu erleichtern wurden Suchmaschinen entwickelt, die das Auffinden der
gewünschten Informationen durch eine Volltext- oder Schlagwort-Suche vereinfachten.
Diese Suchmaschinen bildeten den Ausgangspunkt für die Entwicklung der ersten Internet-
Portale. Das Ergebnis einer Volltextrecherche ist eine Liste von Links auf Inhalte außerhalb
des Portals. Das Portal selbst liefert somit keine eigenen Inhalte, sondern lediglich Verweise
auf Seiten im Internet. Durch die Zunahme der verfügbaren Inhalte im Internet wurden die
Treffermengen zunehmend größer und unübersichtlicher. Daher wurden die Ergebnislisten
der Suchmaschinen schon bald durch redaktionell oder automatisch erstellte Beschreibungen
der Inhalte ergänzt.
Im April 1994 veröffentlichten David Filo und Jerry Yang, Doktoranden an der Stanford
University, ihre persönliche Linksammlung im WWW unter dem Namen Yahoo (Yet Another
Hierarchical Officious Oracle). Gegenüber den bis dahin bekannten Suchmaschinen wurden
auf dieser Seite Links bewertet, nach Kategorien geordnet und zusammengefasst. Diese
Arbeitschritte wurden durch die Autoren und ihre Helfer geleistet, somit floss die persönliche
Meinung der Betreiber in die Sammlung mit ein; auf der anderen Seite stellte die Aufnahme
in diese Sammlung ein gewisses Qualitätskriterium dar. Für die Benutzer reduzierte sich
damit die Häufigkeit, auf veraltete oder fehlerhafte Links zu treffen. Somit konnte die
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 63
Nutzung dieses Portals zu einer Zeitersparnis bei der Recherche führen. Darüber hinaus
werden keine Kenntnisse in Bezug auf die Formulierung von Suchanfragen an eine
Suchmaschine benötigt.
Ab Dezember 1996 firmierte dieser Katalog unter dem Namen „My Yahoo“. Erstmals wurde
es möglich, sich selbständig und kostenlos ein Login zu generieren. Nach der Anmeldung
konnte der Benutzer aus einem fest vorgegebenen Informationsangebot die für ihn
interessanten Vorschläge auswählen. Typische Informationsangebote sind Börsenkurse,
Wetterinformationen, Nachrichten, Sportergebnisse, Suchfunktionen oder Inhalte von E-Mail-
Postfächern. Diese Optionen sind als der Startschuss der personalisierten
Informationsangebote im Internet anzusehen.
Walker et al. beschreiben 1999 in ihrer Portal-Definition die wesentlichen Eigenschaften von
Internet-Portalen, die sich bis zu diesem Zeitpunkt entwickelt hatten: „Internet Portals (…)
help people find their way around the Internet. By combining powerful search technology,
recognizable topic hierarchies, and personalized services, these Internet ‚applications‘ make
visitors happy and productive on-online“ [Walker et al. 1999, S. 4]. Aus Sicht der
Portalanbieter verfolgen diese Informationsangebote im Wesentlichen das eine Ziel, eine
möglichst große Zahl von Nutzern so lange wie möglich an die Portalseiten zu binden, um
über Werbung oder E-Commerce-Angebote Gewinne zu erwirtschaften [Delphi Group 1999,
S. 2 ff].
Das Personalisierungskonzept wurde sehr schnell international wahrgenommen und intensiv
diskutiert. Bereits Mitte 1997 entwickelten Planet Direct, c/net und andere Unternehmen
Standardsoftware, die es Internet-Dienstanbietern ermöglichte, Personalisierungsoptionen in
Internetangebote zu integrieren. Hierfür wurde erstmals der Name Portal gewählt. Die
Suchmaschinen Infoseek, Excite und Lycos benutzten im Herbst 1997 das Portalkonzept, um
einen Mehrwert ihrer Dienstleistungen zu erreichen und sich von herkömmlichen
Suchmaschinen zu differenzieren. Neben Suche und Kategorisierung wurden die Systeme um
weitere Zusatzleistungen ergänzt, um die Attraktivität der Portale zu steigern. Z. B. wurden
Communities, also abgegrenzte Bereiche, die sich ausschließlich einem Thema widmeten,
Chats, Direktzugriff auf Shopping-Networks und Möglichkeiten zum Online-Handel
eingerichtet. Es entstand die Anforderung eines Single Point of Access für Internet-Benutzer.
Portale schienen am ehesten geeignet, diese zu erfüllen [Delphi Group 1999, S. 2].
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 64
Seit der Entstehung dieser erfolgreichen und viel beachteten Portal-Pioniere sind andere
Portale in unüberschaubarer Zahl und in unterschiedlichsten Ausprägungen entstanden.
Getrieben wurde das schnell wachsende Angebot überwiegend durch B2C-Konzepte, die eine
enge Bindung der Kunden an die Portal-Betreiber bewirken sollten [PwC/SAP 2001, S. 16].
Dies war der Grund für die Entwicklung der Themen-Portale, die eine klar beschriebene
Kunden-Klientel ansprechen sollen, wie z.B. Menschen mit einem bestimmten Hobby,
bestimmten Interessen oder bestimmten Kaufinteressen.
Abbildung 15: Portal Call [Hibbard 2002, S. 1]
Dieser unmittelbare Nutzen unter B2C-Gesichtspunkten ist eine Erklärung dafür, dass auch zu
Beginn des 21. Jahrhunderts, während durch einen weltweiten wirtschaftlichen Abschwung
auch die Investitionsbereitschaft im IT-Bereich deutlich rückläufig war, das Interesse und die
Investitionsbereitschaft für Portal-Lösungen weiterhin zunahmen. Das
Marktforschungsinstitut IDC hat festgestellt, dass die Ausgaben für Systeme zur
Informationsverarbeitung weltweit im Jahr 2001 nur um 0,3% gegenüber 2000 gewachsen
sind. Im gleichen Zeitraum sind die Investitionen für Portal Software um 57,1%
angewachsen. Abbildung 15 veranschaulicht diese Entwicklung.
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 65
Die Entstehung und Weiterentwicklung der Portale im Internet hält bis heute an. Die
Hersteller der Portal-Plattformen entwickeln immer professionellere Methoden, um die
Interessen der Nutzer zu ergründen, und somit die Angebote immer spezifischer
zusammenzustellen. Diese Professionalisierung ermöglicht die Generierung und
Beherrschung von Portalen für riesige Nutzerzahlen, wie sie in den letzten Jahren von vielen
Online-Shops erfolgreich betrieben werden.
Der zunehmende Einsatz von Internet-Technologie im Intranet vieler Unternehmen, sowie die
fortschreitende Entwicklung von Portalen im Internet haben dazu geführt, dass die
bestehenden Portal-Konzepte inzwischen von vielen Herstellern von Intranet-Lösungen
aufgegriffen und adaptiert wurden.
3.2.3 Die Evolution des Portal-Konzeptes
In dem vorangegangenen Kapitel wurde chronologisch die Entstehungsgeschichte des Portals
beschrieben. In dem vorliegenden Kapitel soll herausgestellt werden, dass die
Entwicklungsschritte von der Suchmaschine bis zum Workplace Portal als eine evolutionäre
Weiterentwicklung aufgrund von steigenden Anforderungen betrachtet werden kann.
Suchmaschinen können als Vorläufer der ersten Internet-Portale betrachtet werden. Auf Basis
dieser Suchmaschinen sind dann die ersten horizontalen Portale entstanden, die neben der
Suche weitergehende Funktionalität wie themenorientierte Navigation, Webmail, Chat oder
auch Communities integrierten. Wichtige Beispiele stellen Yahoo [Yahoo 2004] oder AOL
[AOL 2004] dar. Getrieben durch die E-Commerce-Ziele vieler Portal-Anbieter sind darauf
aufbauend vertikale Portale entstanden, die bestimmte Zielgruppen themenorientiert
ansprechen sollen. Beispiele sind das Segelportal Segel.de [Segel.de 2004] oder die
Competence Site, ein Kompetenz-Netzwerk für Manager und Nachwuchskräfte [Competence
Site 2004]. Die weitere Entwicklung hat dann die Mehrwert-Portale entstehen lassen, die für
den Benutzer ein Dienstleistungs- oder Informations-Angebot assemblieren, das über die
reine Zusammenstellung von Links hinausgeht. Beispiele sind das Portal Baufoerderer.de des
Bundesverbandes der Verbraucherzentrale [Baufoerderer 2004] oder das
Wirtschaftsinformatik-Portal der Universität Paderborn [Winfo 2004]. Das Konzept des
Workplace-Portals, das zurzeit in Wissenschaft und Praxis intensiv diskutiert wird, stellt eine
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 66
konsequente Weiterentwicklung und Aufwertung der bereits beschriebenen Portal-Typen dar.
Abbildung 16 stellt diese Stufen der Entwicklung grafisch dar.
Abbildung 16: Evolutionsschritte der Portal-Entwicklung
Aus dieser Darstellung kann eine Differenzierung nach dem Typ der integrierten
Informationsobjekte abgeleitet werden. Portale vom Typ Suchmaschine integrieren
ausschließlich Zugangsinformationen zu bestehenden Informationsangeboten. Horizontale
Portale, Vertikale Portale und Mehrwert-Portale integrieren eigenen Content in das Portal.
Workplace-Portale integrieren die operativen Systeme des Unternehmens, und können so die
Arbeitsumgebung des Mitarbeiters abbilden.
Auf die besonderen Eigenschaften eines Workplace-Portals, das im Mittelpunkt der
Betrachtungen der vorliegenden Arbeit steht, wird intensiv in Kapitel 3.2.11 eingegangen.
3.2.4 Das Dilemma der Intranet-Technologie
Aufgrund der zunehmenden Popularität des Internets und der Verfügbarkeit von
professionellen Werkzeugen für die Nutzung von Internet-Technologie wird von vielen
Zeit
Wert-
schöpfung
Such-
maschinen
Horizontale
Portale
Vertikale
Portale
Mehrwert
Portale
Workplace
Portale
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 67
Unternehmen der Versuch unternommen, die Internet-Technologie auch innerhalb der
Unternehmens-Netze einzusetzen (vgl. Kapitel 3.1.3). Auslöser und gleichzeitig Bedingung
für die Entwicklung von umfangreichen Intranet-Angeboten ist die zunehmende
Digitalisierung von Informationsbeständen in den Unternehmen. Bestehende papierbasierte
Dokumentenbestände werden in vielen Unternehmen nachträglich digitalisiert, um die
Verfügbarkeit zu optimieren und die digitale Archivierung zu ermöglichen. Im Office-Umfeld
werden papierlose oder papierarme Konzepte angewendet, um die Entstehung von
Medienbrüchen zu vermeiden.
Dies führt dazu, dass die Nutzer dieser Informationstechnologie Zugang zu großen
Informationsbeständen und einer Vielzahl von Werkzeugen erhalten. Vergleichbar den
Informationsangeboten im Internet existiert auch im Intranet in der Regel eine dezentrale
Informations-Struktur. In der Praxis zeigen sich daher häufig die nachfolgend genannten
Schwierigkeiten, die den Aufbau und die Nutzung eines Intranets erschweren [vgl. Verity
1999; Plumtree 1999]:
• Unkoordiniert gewachsene Daten-Inseln mit heterogenen Datenformaten und
Zugriffsmöglichkeiten
• Explosionsartiges Wachstum des Datenvolumens, gefördert durch vereinfachte
Publikationsmöglichkeiten
• Verstärkte Nutzung des Intranets durch unerfahrene Benutzer
• Fehlende Akzeptanz bei Anwendern aufgrund fehlender Recherchewerkzeuge
• Wachsende Ansprüche bezüglich der Informationsqualität aufgrund steigender
Spezialisierung der Mitarbeiter und zunehmender Produktkomplexität
Durch die stark gewachsene Verfügbarkeit der Informationen an jedem Arbeitsplatz ist bei
den Mitarbeitern ein Gefühl entstanden, das in Kapitel 2.1.1 bereits als
„Informationsüberflutung“ bezeichnet wurde. In Kapitel 2.3.3 wurde verdeutlicht, dass die
starke Vermehrung von Informationen und Wissen wiederum zu neuen Problemen führt.
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 68
Zusätzlich entsteht bei der Navigation in zu komplexen Hypertext-Strukturen (vgl. Kapitel
3.1.3) bei dem Nutzer ein Gefühl, dass in der Literatur als Lost in Hyperspace beschrieben
wird. Dabei droht der Navigierende durch einen fehlenden kontextuellen Zusammenhang der
Informationen und Verweise in der Hypertext-Struktur die Orientierung zu verlieren [vgl.
SELFHTML 2004].
Es fehlen geeignete Mechanismen, um die Fülle an Informationen, Services und Werkzeugen
in einer Weise nutzbar zu machen, die den Mitarbeiter bei der Erledigung seiner Aufgaben im
Unternehmen unterstützen. Aus diesem Grund suchen viele Unternehmen nach Lösungen, um
die Inhalte des Intranets den Mitarbeitern näher zu bringen. Logischerweise werden die
Erfahrungen und Lösungen der Internet-Portale auf den Einsatz im Unternehmenskontext
übertragen.
Im Intranet kann ein Portal einen zentralen Einstiegspunkt zu den Unternehmens-
Informationen und Werkzeugen, aber auch zu externen Informationen darstellen, und so die
Dateninseln virtuell zusammenführen. Dieser Aspekt eines Portals wird als Single Point of
Access bezeichnet. Gleichzeitig stellt das Portal für den Mitarbeiter einen Rückzugs- und
Startpunkt für die Nutzung der Unternehmens-Umgebung dar, der als Ausgangspunkt für die
Orientierung und Recherche verwendet werden kann. Diese Option stellt gerade für
unerfahrene Benutzer eine wichtige Unterstützung dar. Das Portal-Konzept scheint daher
geeignet, das aufgezeigte Dilemma aufzulösen.
3.2.5 Die Grundidee des Intranet-Portals
Durch den schnellen technischen Fortschritt und die Einführung vielfältiger
Datenverarbeitungs-Systeme werden Mitarbeiter bei der Bewältigung ihrer Aufgaben in
vielen Unternehmen mit einer großen Bandbreite von technischen Systemen konfrontiert.
Dazu gehören massiv gewachsene Intranets, Enterprise-Applikationen, Kollaborations-
Werkzeuge, Werkzeuge zur Interaktion mit Kunden oder Lieferanten, Office-Werkzeuge und
externe Datenbanksysteme [Delphi Group 2001, S. 3].
Zur Lösung dieses Problems werden Ansätze benötigt, die einen Überblick über die in einem
Netzwerk verfügbaren Informationen und Systeme geben können. Da Internet-Portale ein
ähnliches Problem für die Angebote im Internet adressieren, ist es nahe liegend, die Konzepte
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 69
und Lösungen der Internet-Portale auf die typischen Gegebenheiten im Intranet der
Unternehmen zu übertragen.
Im Jahre 1998 wurde erstmalig der Begriff Enterprise Information Portal durch Shilakes und
Tylmann in ihrem Merrill-Lynch-Report verwendet [Shilakes/Tylmann 1998]. Mit dieser
Portierung der Begrifflichkeit und der bis dahin gemachten Erfahrungen aus dem Internet-
Umfeld auf das Gebiet der Portale für den innerbetrieblichen Einsatz wurde der gedankliche
Startpunkt für die Entwicklung der Corporate Portals gesetzt.
Die Grundidee des Portals wird in Abbildung 17 dargestellt. Diese basiert auf dem Gedanken,
dass ein Mitarbeiter im Unternehmen über einen einzigen Zugang Zugriff auf alle
Informationen und Funktionen der Unternehmens-Infrastruktur erhalten sollte. Somit bildet
das Portal eine Abstraktionsschicht zwischen Mitarbeiter und den Datenverarbeitungs-
Systemen des Unternehmens.
Abbildung 17: A very simple view of portal functionality [Ovum 2000, S. 42]
Delphi Group sieht durch die Entwicklung von Intranet-Portalen die Möglichkeit erwachsen,
die Vielzahl von eigenständigen und nicht verknüpften Informationssystemen im
Unternehmen zu Komponenten einer integrierten Arbeitsumgebung für den Mitarbeiter zu
verschmelzen. Neben der konzeptionellen Weiterentwicklung sieht Delphi Group die sich
schnell entwickelnden Möglichkeiten der Internet-Technologie als Chance für den Einsatz im
Unternehmens-Kontext: „With the rapid deployment of intranets, the new capabilities to
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 70
identify, capture, store, retrieve, and distribute vast amounts of information from multiple
internal and external sources, at an individual, team, or function level, are pushing the
envelope of legacy computing infrastructures and challenging the assumptions of current
models of information processing.“ [Delphi Group 1999, S. 4].
Plumtree beschreibt den zu erwartenden Nutzen wie folgt: „Just as the Internet portal had a
transformative impact on the value of the Web for consumers, the corporate portal can
dramatically increase the value of corporate information for business users.“ [Plumtree 1999,
S. 4]. Die Delphi Group identifiziert die folgenden drei zu erwartenden Nutzenaspekte [vgl.
Delphi Group 1999, S. 8]:
• Portale ermöglichen den strukturierten Zugriff auf große, verteilte und heterogene
Informationssysteme im Unternehmen
• Portale bieten die Möglichkeit, durch Personalisierung eine für den einzelnen
Mitarbeiter optimierte Sicht auf das Intranet zu generieren
• Portale bieten die Möglichkeit, die Systemgrenzen heterogener Informationssysteme
zu überbrücken
Aus der Entwicklung dieses Verständnisses heraus sind unterschiedlichste Ansätze,
Überlegungen und Entwicklungen erwachsen, die das aktuell große Interesse an Portalen
begründet haben.
3.2.6 Intentionen für die Anwendung von Portal-Konzepten
Investition in Technologie im Unternehmen verfolgt in der Regel das Ziel,
betriebswirtschaftliche Größen des Unternehmens zu beeinflussen. Diese Erkenntnis kann auf
die Beweggründe für die Einführung eines Intranetportals übertragen werden. Vor dem
Hintergrund des in Kapitel 1.1 beschriebenen zunehmenden Konkurrenzdrucks erscheinen die
technischen Möglichkeiten eines Portals geeignet, die Wettbewerbsposition eines
Unternehmens zu verbessern. Plumtree [vgl. Plumtree 1999, S. 9], Walker et al. [Walker et al.
1999, S. 4] und Verity [Verity 1999, S. 1 ff] nennen als wesentliche Gründe für die
Einführung eines Portals:
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 71
• Produktivitätssteigerung
Portale bieten großen Spielraum bei der Gestaltung der Such- und Navigations-
Oberflächen für die Mitarbeiter. Diese Möglichkeit kann genutzt werden, um einen
Zugang zu den Unternehmensinformationen zu schaffen, der das Auffinden der
relevanten Informationen vereinfacht und somit für den Benutzer eine Zeitersparnis
bei dem Suchvorgang bedeutet.
• Effizienzsteigerung
Die beschriebenen Such- und Navigations-Oberflächen, wie auch die technischen
Integrationskonzepte geben dem Anwender Zugriff auf Informationen, die andernfalls
für ihn nicht oder nur schwer erreichbar wären.
• Kostensenkung
Portale können als ergänzende Bausteine in Kombination mit Groupware-, Workflow-
und Archiv-Lösungen eingesetzt werden, um Konzepte einer papierlosen oder
papierarmen Office-Umgebung zu ergänzen und die Praxistauglichkeit einer
Gesamtlösung zu verbessern. Somit ergeben sich direkte Einsparungspotentiale bei
den Kosten für Informationsverteilung und Kommunikation. Ferner können die
Kosten für den Aufbau und den Betrieb der Infrastruktur gesenkt werden, da die
eingesetzte Software günstig ist und einen relativ geringen administrativen Aufwand
generiert.
Durch die Einführung eines Portals ist es möglich, Funktionen im Unternehmen aufzulösen,
die mit der Verwaltung von papierbasierten Informationen, wie z.B. Telefonbüchern,
Richtlinien, Arbeitsanweisungen, Listen und Marketing-Materialien betraut sind. Der Zugang
zu diesen Informationen kann durch ein Portal vereinfacht werden, so dass die Mitarbeiter
sich eigenständig mit den notwendigen Informationen vorsorgen können. Bullinger beschreibt
diese Potentiale folgendermaßen: „Die Verbesserungen kommen durch die Einführung und
Anwendung von Portal-Technologien im Unternehmen zum Tragen, da die freigestellten
Ressourcen nun ohne zusätzlichen Kostenaufwand für die Festigung oder den Ausbau der
Marktposition des Unternehmens eingesetzt werden.“ [Bullinger et al. 2002, S. 7].
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 72
PwC/SAP beschreiben das Potential zur Beeinflussung und Veränderung der folgenden
Parameter [vgl. PwC/SAP 2001, S. 48 ff]:
• Besserer Service
• Sinkende Preise
• Höhere Qualität
• Kürzere Auftragszeiten
Durch die verbesserte Überschaubarkeit der Informationen und Systeme können Mitarbeiter
schneller auf wichtige Ereignisse reagieren, was eine beschleunigte Bearbeitung der Prozesse
im Unternehmen ermöglicht [vgl. OECD 2002, S. 11]. Dies verbessert das
Reaktionsvermögen des Unternehmens, was wiederum eine Verbesserung der
Wettbewerbssituation des Unternehmens ermöglicht.
3.2.7 Portal-Klassifizierung
Ebenso vielfältig wie die Definitionsversuche sind die existierenden Klassifizierungsansätze
für Portale. In dem vorliegenden Kapitel sollen einige Klassifizierungsansätze genannt
werden, die geeignet sind, das im Rahmen der vorliegenden Arbeit zu entwickelnde Portal zu
beschreiben.
Eine sehr einfache Klassifizierung stellt die Unterscheidung nach der Reichweite bzw. dem
Sichtbarkeitsbereich des Portals dar [vgl. Ovum 2000, S. 8 ff]. Ein Intranet Portal steht
dementsprechend den Personen im Intranet eines Unternehmens zur Verfügung. Ein Internet
Portal steht grundsätzlich jedem Nutzer des Internets offen, in der Regel können die
Interessenten sich selbständig ein Login für den Zugang generieren.
Darüber hinaus wird in der Literatur zwischen horizontalen Portalen und vertikalen Portalen
unterschieden [Meier 2001, S. 20 ff; Bullinger et al. 2002, S. 14; Nenninger/Lawrenz 2001, S.
22 f]. Horizontale Portale integrieren dabei ein möglichst breites Informationsangebot, um
eine breite Zielgruppe ansprechen zu können. Die Informationstiefe nimmt üblicherweise mit
zunehmender Breite ab. Vertikale Portale hingegen stellen ein stärker fokussiertes
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 73
Informationsangebot dar, das auf eine bestimmte Zielgruppe zugeschnitten wird, und somit
eine größere Informationstiefe besitzt. Intranet-Portale sind dementsprechend typische
vertikale Portale, da sie sich an eine klar umgrenzte Zielgruppe richten, um diese möglichst
umfassend mit Informationen zu versorgen.
Bullinger beschreibt die folgenden vier Grundformen von Portalen, die sich aus der
Aufgabenstellung ergeben [Bullinger 2001, S. 15 ff]:
• Consumer Portal
• Business Portal
• Corporate oder Enterprise Portal
• Marktplatz
Consumer Portale sind horizontale Plattformen, die in der Regel redaktionell betreut einen
Einstiegspunkt in das Internet darstellen. Diese Portale werden häufig durch im Portal
platzierte Werbung finanziert, so dass die Betreiber an einer möglichst häufigen und
andauernden Nutzung interessiert sind. Business Portale weisen hingegen eine vertikale
Ausrichtung auf, und bieten neben den Informationsangeboten auch Services und
Dienstleistungen an. Nutzer dieses Portal-Typs sind in der Regel Kunden eines
Unternehmens, oder bestimmte Interessengruppen. Corporate oder Enterprise Portale bilden
eine Plattform für die Mitarbeiter, Lieferanten oder Kunden eines Unternehmens.
Entsprechend kann hier noch einmal untergliedert werden nach Mitarbeiterportalen,
Lieferantenportalen und Kundenportalen. Der Nutzer dieser Portale kann entsprechend seiner
Rollen oder Rechte im Unternehmen Informationen abrufen, aber auch geschäftsrelevante
Prozesse bearbeiten. Marktplätze verfolgen primär das Ziel, den elektronischen Handel bzw.
die Abwicklung von Transaktionen zu ermöglichen. Charakteristisch ist, dass viele Kunden
auf mehrere Anbieter stoßen, wogegen beim Shop-System in der Regel nur ein Anbieter
auftritt.
Parallel zu den zuvor beschriebenen Grundformen entwickelt Bullinger die folgenden drei
Kriterien, nach denen sich Portale klassifizieren lassen [Bullinger et al. 2002, S. 13 ff]. Dazu
gehören die Kriterien Anwendungsfall, Zielgruppe und Funktionalität. Diese Kriterien
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 74
spannen innerhalb des Koordinatensystems einen Raum auf, in den sich ein dreidimensionales
Klassifizierungssystem einbetten lässt.
Die Achse Anwendungsfall beschreibt die Anzahl der Prozesse, die in die Portal-Anwendung
integriert werden. Dabei wird im wesentlichen beschrieben, zu welchem Zweck die Portal-
Anwendung konzipiert wurde. Für dieses Kriterium ist mit einer steigenden Zahl von
Anwendungen und Prozessen zu rechnen.
Für die Achse Zielgruppe unterscheidet Bullinger vier verschiedene Gruppen:
• Private Nutzer
Gelegenheitsnutzer ohne bestimmtes Interesse
• Kunden
Gewerbliche oder private Kunden oder Nutzer einer Plattform, die einem
gemeinsamen Interessengebiet oder einem gemeinsamen Informationsbedarf
zugeordnet werden können
• Mitarbeiter eines Unternehmens
Mitarbeiter eines realen oder virtuellen Unternehmens, die geschäftsrelevante Prozesse
über die Plattform abwickeln wollen.
• Nutzer von Transaktionen
Gewerbliche oder private Nutzer, die primär Transaktionen abwickeln möchten.
Für die Achse Funktionalität ist es nicht möglich, die Grenzen des Klassifizierungsraums
festzulegen, da durch technischen Fortschritt und wachsende Bedürfnisse der Kunden Art und
Zahl der integrierten Funktionen steigen werden.
Schildhauer, Nenninger und Lawrenz unterscheiden zusätzlich noch zwischen offenen
Portalen und geschlossenen Portalen [Schildhauer 1999; Nenninger/Lawrenz, S. 23 f]. Offene
Portale stehen prinzipiell jedem interessierten Nutzer zur Verfügung, da sie in der Regel
durch Werbung finanziert werden. Das gleiche gilt auch für die Inhalte, die häufig von
unterschiedlichen Anbietern zusammengetragen werden. Geschlossene Portale stehen nur
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 75
bestimmten Nutzern zur Verfügung, da sie in der Regel durch diese finanziert werden. Ebenso
sind die Portalbetreiber in der Regel fest definiert und den Portal-Nutzern bekannt.
Abbildung 18: Topology of the Portal Landscape [Delphi Group 1999, S. 7]
Die Delphi Group entwickelt eine Klassifizierung, die eine Einordnung eines Portals in ein
Koordinatensystem ermöglicht [Delphi Group 1999, S. 7 f], und den Grundformen nach
Bullinger ähnlich sind. Die eine Achse repräsentiert die Breite des Inhalts, die andere Achse
die Breite der angesprochenen Zielgruppe (vgl. Abbildung 18). Publishing Portals sprechen
darin mit einem breiten Informationsangebot eine unspezifische Zielgruppe an. Commercial
Portals werden häufig auch als Channel bezeichnet und präsentieren spezifische Inhalte einer
breiten Gruppe von Interessenten. Personal Portals bieten ein für einen einzelnen Nutzer
optimiertes Informationsangebot. Corporate Portals bieten ein breites Informationsangebot
einer klar umgrenzten Benutzergruppe an. Typischerweise werden diese Portale im Intranet
großer Unternehmen eingesetzt.
Ovum entwickelt auf Basis der in Kapitel 3.2.1 genannten generischen Portal-Definition den
Begriff der spezialisierten Portale und definiert diesen wie folgt: „Specialized portals are
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 76
instances of the generic portal definition, each designed for a specific purpose.“ [Ovum 2000,
S. 38]. Abbildung 19 stellt einen Klassifizierungsansatz typischer Vertreter der spezialisierten
Portale nach Ovum dar.
Abbildung 19: A hierarchy of portal types [Ovum 2000, S. 38]
Die in diesem Kapitel erläuterten Klassifizierungsansätze stellen lediglich einen Ausschnitt
aus den diversen Klassifizierungsmöglichkeiten dar. Die Dimensionen und die Granularität
der Klassifizierung werden dabei lediglich von der angestrebten Aussagekraft determiniert.
3.2.8 Kernfunktionen eines Intranet-Portals
Das vorliegende Kapitel wird unterschiedliche Aspekte und Funktionen von Portalen
beschreiben. Allen Portal-Formen ist nach PwC/SAP gemein, dass sie im Wesentlichen zwei
Aufgabenblöcke übernehmen [PwC/SAP 2001, S. 129 f]:
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 77
• Managementfunktionen
Dazu gehört zum Beispiel die Benutzer- und Rollenverwaltung (Security und
Authentifizierung), Navigationsfunktionen und Personalisierung, sowie die
Admionistration.
• Integrationsaufgaben
Dazu gehören die Verwaltung der Schnittstellen zu den unterschiedlichen Systemen,
sowie die Aggregation und Aufbereitung von Informationen zu kontextbezogenen
Strukturen.
Alle im Folgenden beschriebenen oder entwickelten Funktionen eines Portals lassen sich auf
diese zwei Kernfunktionen zurückführen.
Nach Ovum [Ovum 2002] muss ein Portal für den Nutzer die folgenden funktionalen
Bereiche bereitstellen oder integrieren (siehe Kapitel 3.2.10):
• Personalisierung
Durch die Personalisierung wird das Portal an die Bedürfnisse des einzelnen Nutzers
angepasst.
• Suche und Navigation
Wie auch im Internet stellt die Suche im Intranet eine wesentliche Funktionalität dar,
um auf spontane Ereignisse und Anfragen reagieren zu können.
• Push-Technologie
Ein Portal sollte nicht nur eine passive Informationsquelle darstellen. Die aktive
Übermittlung von Informationen durch Push-Technologie (vgl. Kapitel 2.1.1) ist
immer dann von großem Nutzen, wenn aktuelle Informationen möglichst unmittelbar
an einzelne Benutzer oder Benutzergruppen übermittelt werden sollen.
• Kollaboration und Groupware
Das Ziel eines Portals ist oftmals die Schaffung einer Plattform zur Interaktion der
nutzenden Mitarbeiter. Vor dem Hintergrund betrieblicher Abläufe muss somit die
Möglichkeit der Zusammenarbeit in Teams geschaffen werden.
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 78
• Workflow
Die Automatisierung und Steuerung der betrieblichen Prozesse ist eine wesentliche
Voraussetzung für die erfolgreiche Abbildung einer E-Business Strategie. Somit muss
ein Portal die Möglichkeit besitzen, den Mitarbeiter über den Stand der für ihn
relevanten Prozesse zu informieren, und ihm einen einfachen Zugang zu den für ihn
relevanten Prozessen zu bieten.
• Applikationen
Wie bereits beschrieben soll ein Portal für den Nutzer einen zentralen Zugang zu
seinen Informationssystemen darstellen. Da Applikationen eine wesentliche Rolle in
jedem Informationssystem darstellen, müssen diese in das Portal integriert und so dem
Anwender zur Verfügung gestellt werden.
• Infrastruktur
Da ein Portal lediglich einen bestimmten Teil der Informations-Infrastruktur eines
Unternehmens darstellt, ist seine Leistungsfähigkeit wesentlich beeinflusst von der
vorhandenen Infrastruktur. Daher sollte das Portal eine möglichst große Flexibilität
und Adaptierbarkeit gegenüber Infrastruktur-Komponenten besitzen.
• Integration
Der Mehrwert für den Nutzer entsteht im Wesentlichen durch die Integration der
unterschiedlichen Informationen und Ressourcen des Unternehmens.
Durch die Nutzung eines Portals verwischen aus Sicht des Nutzers die Grenzen zwischen den
Datenverarbeitungs-Systemen eines Unternehmens. Die typischen Elemente einer
Datenverarbeitungs-Infrastruktur, bestehend aus z.B. Groupware-, ERP-, CRM-, EIS- oder
SCM-Systemen wachsen zusammen [Österle et al. 2002, S. 178 ff] und bilden unter dem
Gesichtspunkt der Informationsversorgung des Mitarbeiters eine Einheit. Somit ergibt sich die
wichtige Erkenntnis, dass durch die Einführung eines Portals die bestehenden
Datenverarbeitungs-Systeme des Unternehmens in der Regel nicht abgelöst werden. Vielmehr
bilden diese Systeme eine Basis für ein Portal-Konzept, ohne die das Portal nutzlos ist
[PwC/SAP 2001, S. 31].
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 79
Die vorstehend genannten funktionalen Bereiche werden im Verlauf der Arbeit noch
eingehender beschrieben und in das Portal-Konzept integriert.
3.2.9 Personalisierung
In Kapitel 3.2.8 wurde die Personalisierung als eine der Kernfunktionen eines Intranet-Portals
genannt. Da diese Funktion einen wesentlichen Aspekt eines Portals darstellt, soll sie
nachfolgend eingehender beschrieben werden.
Durch die rasante Weiterentwicklung der Informations-Systeme und Werkzeuge zur
Informationsbearbeitung stehen die Mitarbeiter im Unternehmen einem wachsenden
Informationsangebot gegenüber. Theoretisch kann die Intranettechnologie genutzt werden,
um jedem Mitarbeiter im Unternehmen Zugang zu allen Informationsangeboten zu
ermöglichen. In einem Unternehmens-Konzept arbeitsteiliger Prozesse ist es jedoch nicht
sinnvoll, jeden Mitarbeiter mit dem vollständigen Informationsangebot des Unternehmens zu
konfrontieren.
Vielmehr sollte es das Ziel sein, jeden Mitarbeiter mit den für ihn relevanten Informationen
zu versorgen. Aulinger et al. beschreiben diese Erfahrung folgendermaßen: „Denn eine
organisationale Wissensbasis, die zu Innovationen führen soll, zeichnet sich gerade dadurch
aus, dass nicht alle das Gleiche über dasselbe wissen.“ [Aulinger et al. 2001, S. 82]. Ziel ist
also die Schaffung einer Gleichzeitigkeit von geteiltem und nicht geteiltem Wissen innerhalb
eines sozialen Systems.
Ein wichtiger Ansatz zur Anpassung eines Informationssystems an die Bedürfnisse eines
Mitarbeiters ist die Personalisierung. Die Notwendigkeit zur Personalisierung ergibt sich aus
den unterschiedlichen Fähigkeiten und Vorlieben der Individuen, sowie den unterschiedlichen
Aufgaben und Problemstellungen, mit denen die Mitarbeiter konfrontiert werden. Die primäre
Aufgabe eines Mitarbeiters im Unternehmen ist die Lösung von Problemen im
unternehmerischen Alltag. Die Anforderungen eines Mitarbeiters an ein Office-System
entstehen somit aus dem Problemlösungsprozess des Benutzers in der Interaktion mit dem
Office-System. Das vorrangige Ziel einer Personalisierung oder Individualisierung ist somit
die optimale Unterstützung des Benutzers in diesem Problemlösungsprozess, mit dem Ziel
einer Verbesserung der Produktivität und Effizienz (vgl. Kapitel 3.2.6).
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 80
Walker et al. und PwC/SAP beschreiben, dass eine angemessene und zweckmäßige
Versorgung mit Informationen, Werkzeugen und Services eine wesentliche Voraussetzung für
die Zufriedenheit und Effizienz der Mitarbeiter darstellt [Walker et al. 1999, S. 4 ff;
PwC/SAP 2001, S. 23]. Bill Gates sieht in der Unzufriedenheit der Mitarbeiter eine Reaktion
auf eine unangemessene Informationsversorgung mit einem wachsenden Gefühl der
Geringschätzung der eigenen Arbeitskraft des Mitarbeiters [Gates 1999].
Information Information
Gering
integrierte
Entschei-
dungen /
Informations-
weitergabe
Höher
integrierte
Entschei-
dungen /
Informations-
weitergabe
Information Information
Gering
integrierte
Entschei-
dungen /
Informations-
weitergabe
Höher
integrierte
Entschei-
dungen /
Informations-
weitergabe
Abbildung 20: Komplexitätsreduktion durch integrative Komplexität intraorganisationaler
Wissenssysteme [Pawlowsky 1994, S. 276]
Bullinger definiert den Begriff Personalisierung folgendermaßen: „Hauptaufgabe der
Personalisierung ist die Bereitstellung auf den Nutzer zugeschnittener Informationen und
Funktionen“ [Bullinger et al. 2002, S. 21]. PwC/SAP beschreiben die Personalisierung mit
den Worten: „Unter Personalisierung versteht man die Anpassung der optischen Gestaltung
oder des Contents des Workplace an die Anforderungen des jeweiligen Benutzers.“
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 81
[PwC/SAP 2001, S. 148]. Die Qualität der Personalisierung hat einen wesentlichen Einfluss
auf das Nutzenpotential eines Portals, sowie auf die Akzeptanz durch den Benutzer.
Im Kontext von Portalen versteht man somit unter Personalisierung die Anpassung der Portal-
Oberfläche, und damit die Selektion und Integration relevanter Informationen eines
Informations- und Werkzeug-Angebotes für eine bestimmte Person oder eine Gruppe von
Personen. Abbildung 20 macht den Effekt einer geringen, und einer hohen Integration
anschaulich deutlich. Pawlowsky beschreibt mit dem oberen Teil des Schaubilds eine
Situation mit fehlenden Integrationsregeln, die auf Dauer zu einer permanenten
Informationsüberlastung führen kann [Pawlowsky 1994, 276 f].
Abbildung 21: Personalisation via portals [Ovum 2000, S. 33]
Im Gegensatz zu einem nicht personalisierten Intranet werden die Inhalte und die Struktur des
Portals an den Nutzer angepasst. Daher kann das Angebot unter Berücksichtigung der
Aufgaben und Probleme des Mitarbeiters entwickelt werden, was eine optimierte Integration
und Formierung ermöglicht (vgl. Abbildung 21).
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 82
In der Regel ist die Anmeldung die Voraussetzung für die Personalisierung, um den Nutzer
eindeutig zu identifizieren. Die durch die Anmeldung ermittelte Identität kann anschießend
für die Realisierung eines Single Sign-on verwendet werden (vgl. Kapitel 3.2.9.2).
Bei der Anpassung eines Systems an sich ändernde Anforderungen werden zwei
grundsätzliche Ansätze unterschieden [Brücher 2001, S. 110 f]. Wird die Anpassung durch
explizite Eingriffe des Nutzers in das System vorgenommen, das heißt der Benutzer kann das
System z.B. über eine Konfigurationsumgebung an seine persönlichen Bedürfnissen anpassen,
spricht man von adaptierbaren Systemen. Findet die Anpassung hingegen ohne expliziten
Eingriff des Benutzers statt, spricht man von adaptiven Systemen.
3.2.9.1 Profiling Ansätze
Grundlage für die zuvor beschriebene Personalisierung sind Profile, die nutzerindividuell,
oder aber durch die Zugehörigkeit zu einer Gruppe gebildet werden können [Bullinger et al.
2002, S. 21 f]. Bei der Generierung von Profilen finden überwiegend die folgenden Ansätze
Verwendung:
• Explizites Profiling
Der Benutzer wird befragt, um die benötigten Informationen zu erhalten. Verwendet
werden hierzu in der Regel standardisierte Fragebogen.
• Implizites Profiling
Das Verhalten des Benutzers wird ohne sein Zutun überwacht, um die benötigten
Informationen zu erhalten. Dabei werden zum Beispiel Informationen über die von
ihm verwendeten Informationen oder Applikationen gesammelt.
• Legacy Daten
Die Präferenzen des Benutzers werden aufgrund gespeicherter Daten aus Legacy-
Systemen ermittelt. Dazu gehören z.B. getätigte Bestellungen, Reklamationen,
Anfragen oder Empfehlungen.
Die Ansätze sind geeignet, Informationen über die Nutzer zu sammeln, die als Basis für die
Profil-Generierung genutzt werden können. Die so generierten Profile können ausgewertet
und als Basis für die Personalisierung von Informationsangeboten genutzt werden. Auch sind
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 83
Misch- oder Zwischenformen der hier genannten Profiling-Ansätze denkbar, um ein
möglichst aussagekräftiges Profil entwickeln zu können.
Im unternehmerischen Einsatz werden diese Formen des Profiling nicht immer benötigt, weil
über Personalinformationssysteme und Organisationsverzeichnisse schon umfangreiche
Informationen über den einzelnen Mitarbeiter oder Gruppen von Mitarbeitern mit identischen
Aufgaben vorliegen, die als Basis für die Generierung eines Profils genutzt werden können.
Eine Information mit hoher Relevanz für die Personalisierung sind die Rollen eines
Mitarbeiters im Unternehmen (vgl. 3.2.9.3).
3.2.9.2 Single Sign-on
Wie bereits erläutert, muss der Benutzer sich in der Regel an einem System anmelden, um auf
ein personalisiertes Informationsangebot zuzugreifen. Dabei wird zumeist die Eingabe einer
Benutzerkennung und eines Passwortes gefordert, bei hohen Sicherheitsanforderungen
können aber auch mehrere Authentifizierungs-Mechanismen verwendet werden (vgl. Kapitel
3.1.3.1). Um ein System möglichst benutzerfreundlich zu gestalten, sollte der Benutzer nur
einmal aufgefordert werden, sich gegenüber dem System zu authentisieren.
Das Ziel einer Single Sign-on Lösung ist es, dass benutzerspezifische Daten aus den
angeschlossenen Systemen gelesen werden könne, bzw. dass benutzerspezifische Aktionen
ausgelöst werden können, ohne dass eine explizite Authentifizierung des Nutzers an jedem
integrierten Subsystem erforderlich ist. Dieses Single Sign-on stellt eine bedeutende
Rationalisierung für den Benutzer dar und fördert somit die Akzeptanz des Portals [Bullinger
et al. 2002, S. 22].
Unter technischen Gesichtspunkten handelt es sich somit um eine Zusammenführung der
Authentifizierungsmechanismen mit denen des Portals im Hinblick auf eine einmalige
Anmeldeprozedur.
3.2.9.3 Rollenkonzepte
Wie zuvor beschrieben ist die Erstellung eines Profils die notwendige Voraussetzung für die
Erstellung eines personalisierten Informationsangebots. Wichtige Informationen können dazu
aus den Organisations- und Personaldaten des Unternehmens gewonnen werden. Aus diesen
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 84
Informationsquellen können häufig z.B. die Rollen eines Mitarbeiters im Unternehmen
ermittelt werden, die eine wichtige Information zur Erstellung eines personalisierten
Informationsangebots darstellen [PwC/SAP 2001, S. 18].
Jeder Mitarbeiter in einer Organisation kann eine oder mehrere Rollen bekleiden. Rollen
können auf Basis einer funktionalen Perspektive, oder aber auf Basis einer prozessorientierten
Perspektive abgeleitet werden. Rollen sind typischerweise einer Dynamik entworfen, die sich
aus der Dynamik der Unternehmensorganisation ergibt. Diese Zuordnung der Rollen kann
unabhängig von seiner Position in der Organisationsstruktur sein. So kann ein Mitarbeiter z.B.
Leiter eines Projekts, und gleichzeitig Mitglied in dem Projektteam eines anderen Projekts
sein.
Nastansky beschreibt die Aufgabe einer Rolle im Kontext von Geschäftsprozessen
folgendermaßen: „Eine Rolle ist eine Abstraktion einer Person, die zur Laufzeit eines
Geschäftsprozesses zur Bestimmung einer konkreten Person herangezogen wird.“ [Nastansky
et al. 2002, S. 291].
PwC/SAP erläutert: „Rollen erwachsen aus Geschäftszielen und Geschäftsprozessen und
verbinden Menschen mit ihnen. Wenn Rollen zur Definition eines Workplace eingegeben
werden, legen sie fest, auf welche Informationen, Applikationen und Services einzelne
Mitarbeiter zugreifen können, damit sie ihre Aufgaben erfüllen können.“ [PwC/SAP 2001, S.
65].
Durch die Ableitung eines Profils für die Personalisierung aus den Rollen des Mitarbeiters ist
es möglich, eine direkte funktionale Beziehung zwischen den Aufgaben und Problemen des
Mitarbeiters im Unternehmen, und der Gestalt und Erscheinung seines personalisierten
Portals zu schaffen. PwC/SAP beschreibt diesen Zusammenhang folgendermaßen: „Die
Informationen, die zur Durchführung von Transaktionen und zum Management von
Beziehungen erforderlich sind, werden jedoch je nach Rolle des einzelnen Mitarbeiters im
Unternehmen gefiltert und dargestellt.“ [PwC/SAP 2001, S. 28].
3.2.10 Portal Software-Architektur
In dem aktuellen Kapitel werden die wesentlichen Komponenten einer Portal Software-
Architektur genannt und erläutert.
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 85
In Abbildung 17 wurde bereits eine vereinfachte Darstellung einer Portal-Funktionalität
aufgezeigt. Diese verdeutlicht, dass ein Mitarbeiter über einen zentralen Zugangspunkt
Zugriff auf alle Informationen und Funktionen der Unternehmens-Infrastruktur erhalten soll.
Das Portal nimmt eine organisierende und strukturierende Aufgabe zwischen dem Benutzer
und den Inhalten der Anbieter ein. Diese Grafik veranschaulicht, dass durch ein Portal nicht
das Ziel verfolgt wird, Komponenten der bestehenden Datenverarbeitungs-Infrastruktur eines
Unternehmens zu ersetzen. Vielmehr wird die Infrastruktur sinnvoll durch die kollaborativen
Funktionen eines Portals ergänzt, aufgebaut und erweitert, um auf diesem Wege einen
Mehrwert zu generieren [PwC/SAP 2001, S. 31].
Abbildung 22: Aufbau eines Portals [Rütschlin 2001, S. 3]
Auch Rütschlin beschreibt diesen Integrationsaspekt und entwickelt die in Abbildung 22
dargestellte Portal Architektur [Rütschlin 2001, S. 3]. Rütschlin unterteilt die zu
integrierenden Systeme und Dienste in Information Services, Collaboration und Application.
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 86
Information Services sind Systeme zur Generierung oder Übermittlung von Informationen
und Web-Inhalten. Systeme zur Collaboration ermöglichen die Zusammenarbeit in Gruppen
auf einem gemeinsamen Datenbestand nach dem Share-Prinzip. Application sind dabei
bestehende Applikationen im Sinne von Funktionen und Services. Durch die Application
Integration des Portals werden diese zusammengeführt und zu einer interoperablen Einheit
verschmolzen. Die Portal Services setzen die Aggregation der Inhalte um, durch die
Presentation werden die Inhalte in eine geräteunabhängige Darstellung konvertiert. Darüber
hinaus existiert ein Portal Management, das die Verwaltung und die Überwachung des
Portals ermöglicht.
Abbildung 23: Portal-Architektur [Bullinger et al. 2002, S. 20]
Bullinger unterscheidet grundsätzlich zwischen modularer Portal Software und Portal
Frameworks [Bullinger et al. 2002, S. 20 f]. Eine modulare Portal Software wird in dieser
Unterscheidung gekennzeichnet durch vorgefertigte Komponenten, die entsprechend der
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 87
Anforderung des Kunden kombiniert werden. Portal Frameworks stellen lediglich die
Basismodule für die Entwicklung eines Portals bereit. Diese müssen individuell für den
Kunden angepasst und um individuell benötigte Funktionen erweitert werden.
In Abbildung 23 werden die Kernelemente eines Portals dargestellt, die in beiden Portal-
Typen vorhanden sind. Diese sind Web-Server, Application Server mit Systemmodulen und
die Integration in die Backend-Systeme. Als helle Kästen innerhalb des Application Server
werden die vorgefertigten Komponenten einer modularen Portal Software dargestellt.
Abbildung 24: The Janus face of portals [Ovum 2000, S. 20]
Diese Komponenten werden innerhalb des Portals als separate Ressourcen behandelt, deren
Inhalte von den Portal Services unverändert, oder aber gefiltert oder abgewandelt in die
Presentation eingefügt werden. Diese Elemente werden als Portlets, MiniApps, Gadgets oder
Webparts bezeichnet [vgl. PwC/SAP 2001, S. 69]. Das Assemblieren der einzelnen Portlets
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 88
zu einem Portal für einen spezifischen Nutzer kann dabei durch den Benutzer selbst, aber
auch über Push-Ansätze erfolgen (vgl. Kapitel 3.2.9).
In den vorhergehenden Kapiteln wurde differenziert zwischen Internet- und Intranet-Portalen.
Diese Unterscheidung bezog sich auf die Intention bzw. Zielgruppe eines Portals. In Bezug
auf die Architektur eines Portals kann es durchaus angebracht sein, ein Portal sowohl über das
Intranet, als auch über das Internet zugreifbar zu machen. Typischerweise könnte über das
Internet ein Zugang für Kunden, Zulieferer oder Partner geschaffen werden.
Ovum verwendet das Bild des römischen Gottes Janus, um zu verdeutlichen, dass ein
Unternehmensportal zwei Erscheinungen oder „Gesichter“ besitzen kann (siehe Abbildung
24). Es kann gleichzeitig im Intranet, wie auch über das Internet nutzbar sein. Um diese Form
der Nutzung zu ermöglichen, muss das Portal für die jeweilige Zielgruppe personalisierbar
sein. Dadurch, dass für die Mitarbeiter im Unternehmen wie auch für die Kontaktpartner
außerhalb des Unternehmens das gleiche Portal genutzt wird, kann sichergestellt werden, dass
der Informationsfluss über die Unternehmensgrenzen ungehindert möglich ist. Darüber hinaus
sind auch Skaleneffekte, und somit Kostenvorteile zu erwarten [Ovum 2000, S. 20].
Auch unter dem Aspekt der Administrierbarkeit ist durch einen derartigen Einsatz mit
Vorteilen zu rechnen, da die Zahl der notwendigen Systeme reduziert werden kann.
3.2.11 Das Konzept des Workplace-Portals
In Kapitel 3.2.3 wurden die Evolutionsschritte der Portal-Entwicklung aufgezeigt. Diese
Entwicklungsschritte wurden sowohl durch die konzeptionelle Weiterentwicklung, als auch
durch die Erweiterung der technischen Möglichkeiten gefördert und bestimmt. In dem
vorliegenden Kapitel wird die Idee des Workplace-Portals beschrieben und die besonderen
Eigenschaften verdeutlicht.
Das Portal-Konzept mit der höchsten Wertschöpfungs-Option wird als Workplace-Portal
bezeichnet. Workplace-Portale werden in der Literatur und Presse häufig auch als
Unternehmens- oder Enterprise-Portale bezeichnet, da diese B2B-Lösungen genutzt und
überwiegend im Intranet von Unternehmen eingesetzt werden. Die Idee des Workplace-
Portals besteht darin, dem Mitarbeiter durch ein Portal nicht nur einen optionalen Zugang zu
den Informationen, Services und Werkzeugen des Unternehmens zu präsentieren, sondern das
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 89
Portal als zentralen Zugangspunkt und primäre Arbeitsumgebung für die tägliche Arbeit zu
positionieren.
PwC/SAP definieren den Workplace wie folgt: „Ein Workplace ist eine personalisierte
Benutzerschnittstelle, mit der die einzelnen Mitarbeiter mithilfe webbasierter Technologien
Zugang zu allen IT-basierten Informationen, Applikationen und Services erhalten, die sie zur
Ausführung ihrer jeweiligen Arbeit benötigen.“ [PwC/SAP 2001, S. 16]. Ferner beschreibt
PwC/SAP die Attraktivität dieses Konzeptes folgendermaßen: „Der Reiz des Workplace
besteht darin, dass er die Art und Weise vereinfacht, mit der Informationen, Applikationen
und Services den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, und gleichzeitig auch den
Umfang und die Reichweite des verfügbar gemachten Materials erweitert.“ [PwC/SAP 2001,
S. 44]. Tabelle 2 stellt die Auswirkungen der Portal-Evolution auf Menschen, Prozesse und
Systeme dar.
Ovum definiert das Workplace-Portal, hier bezeichnet als Workspace-Portal, in Bezug auf
ihre Arbeitsausführung: „A workspace portal is a single coherent integrated portal that
presents its users with all the information they need to carry out their jobs.“ [Ovum 2000, S.
40].
Prä-Portal Portal Workplace
Menschen Funktionen ausführen Prozesse fördern Zusammenarbeit
fördern
Systeme statisch Best Practice fördern Dynamisch
Konzentration auf Systeme Prozesse Menschen
Tabelle 2: Menschen, Prozesse und Systeme [in Anlehnung an: PwC/SAP 2001, S. 37]
Auch bei der Arbeit mit einem Workplace-Portal braucht der Nutzer weder die Herkunft,
noch das Format der Informationen zu kennen, er muss auch nicht mehr wissen, auf welche
Weise diese Informationen an seinen Arbeitsplatz gelangen. Über einen Webbrowser erhält er
einen übersichtlichen Zugang zu seinem virtuellen Arbeitsplatz und allen Komponenten, die
Bestehende Konzepte der Informations- und Portal-Technologie Seite 90
er zur Ausübung seiner Tätigkeit benötigt. Die angebotenen Informationen können sowohl
aus internen, als auch aus externen Quellen stammen.
Das Workplace-Portal bildet den persönlichen Arbeitsplatz des einzelnen Mitarbeiters ab.
Dennoch ist das Workplace-Portal ein Zugang zu einer kollaborativen Arbeitsumgebung, die
den Zugriff auf die Unternehmens-Informationen ermöglicht, genauso wie die direkte
Kommunikation mit anderen Mitarbeitern des Unternehmens. Unter Berücksichtigung der in
Kapitel 2 beschriebenen Eigenschaften der Ressource Wissen wird deutlich, dass ein
Workplace-Portal geeignet ist, die Wissensnutzung und Verteilung im Unternehmen zu
verbessern.
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 91
4 Ableitung der Anforderungen an das Portal
In Kapitel 2 wurde für die vorliegende Arbeit ein Bezugsrahmen aus wissenschaftlichen
Theorien und bestehenden Konzepten der Informationstechnologie entwickelt. Auf Basis
dieses Bezugsrahmens, der Erkenntnisse aus Kapitel 3, sowie unter Einbeziehung von
Erfahrungen aus Projekten und Diskussionen mit Praxispartnern, werden im vorliegenden
Kapitel verschiedene Anforderungen abgeleitet, die das zu entwickelnde Portal erfüllen soll.
Diese Anforderungen werden vor dem Hintergrund der definierten Aufgabenstellung, einen
informationstechnologischen Lösungsansatz für die Unterstützung des betrieblichen
Wissensmanagements zu entwickeln (vgl. Kapitel 1.2), den Rahmen für die anschließende
Entwicklung der Portal-Architektur bilden.
4.1 Beispielhafte Erfahrungen aus Praxisprojekten
Die Ergebnisse der vorliegenden Arbeit basieren neben den theoretischen Erkenntnissen auf
einer Fülle von praktischen Erfahrungen, die unter anderem im Groupware Competence
Center in Paderborn unter Leitung von Prof. Dr. Ludwig Nastansky gemacht wurden. Aus
diesen Erfahrungen konnte ein Bewusstsein für die typischen Probleme der Unternehmen im
Umgang mit Informationen und Wissen entwickelt werden. Dieses Verständnis konnte
während der Konzeption genutzt werden, um daraus Lösungskonzepte abzuleiten, die auch
eine Bewährung im praktischen Einsatz sehr wahrscheinlich machen. In diesem Kapitel sollen
einige Schlüsselerkenntnisse beschrieben werden, die erheblichen Einfluss auf die
Entwicklung der anschließend genannten Ziele hatten.
Eine sehr wichtige Erfahrung ist, dass viele Mitarbeiter in Unternehmen trotz der
Verfügbarkeit moderner Informationssysteme gedruckte Informationen bevorzugen. Da die
elektronischen Informationssysteme häufig die gesamte Datenbasis des Unternehmens
wiedergeben, wird das Angebot durch den einzelnen Mitarbeiter als zu unübersichtlich
empfunden. Diese Mitarbeiter treiben daher einen großen Aufwand, papierbasierte
Dokumente in einer persönlichen Struktur zu archivieren und zu pflegen, was sich negativ auf
ihre Produktivität auswirkt. Diese persönlichen Archive füllen in vielen Unternehmen ganze
Schränke pro Mitarbeiter, und stellen somit eine nicht zu vernachlässigende Belastung dar.
Die Mitarbeiter treiben diesen Aufwand aber dennoch, um so eine persönliche, und an ihre
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 92
Bedürfnisse angepasste Informationsablage zu erhalten, auf die sie im Bedarfsfall schnell und
effizient zugreifen können.
Ein Projekt mit einer deutschen Großbank hat gezeigt, dass die Erzeugung von
Aufmerksamkeit für bestimmte Informationen eine sehr wichtige Funktion für das
Management von Wissen darstellen kann. Die Bank hat sehr wichtige und aktuelle
Informationen über eine Groupware-basierte Wissensdatenbank in die Filialen verteilt. Dazu
gehörten beispielsweise Informationen über aktuelle Erkennungsmerkmale von Falschgeld.
Da in dieser Wissensdatenbank täglich auch weniger brisante Informationen verteilt wurden,
führte dies dazu, dass die wichtigen Informationen häufig erst verzögert von den Mitarbeitern
wahrgenommen wurden.
Es wurde also ein Mechanismus benötigt, der die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter intensiv
auf die aktuellen und besonders wichtigen Informationen lenkt. In vielen Unternehmen wird
auf ähnliche Problemstellungen mit dem Versenden von E-Mails an betroffene Mitarbeiter
reagiert. Dieser Lösungsansatz führt in der Regel aber zu neuen Problemstellungen,
insbesondere, wenn es sich um sehr kurzlebige Informationen handelt. Der Versender der E-
Mail hat nach dem Absenden keine Kontrolle mehr über die Informationsobjekte, so dass der
weitere Informationsfluss unkontrolliert und unstrukturiert erfolgt. Datenbank-basierte
Konzepte bieten im Gegensatz zur E-Mail die Möglichkeit, die Informationen auch nach der
Veröffentlichung zu kontrollieren, also sie bei Bedarf beispielsweise zu überarbeiten oder
wieder zu löschen. Zusätzlich benötigt werden aber noch Mechanismen, die Aufmerksamkeit
der Mitarbeiter aktiv und kontrolliert auf bestimmte Informationsobjekte in der Datenbank zu
lenken.
Eine weitere Erfahrung ist, dass die Geschäftsleitung vieler Unternehmen die Nutzung des
Internets für ihre Mitarbeiter nur eingeschränkt befürwortet. So wird das Surfen im Internet
bestenfalls in den Arbeitspausen erlaubt. Häufig besteht von Seiten der Geschäftsleitung sogar
der Wunsch, den Zugang auf wenige explizit freigegebene Seiten zu beschränken. In diesen
Unternehmen hat sich noch nicht die Erkenntnis durchgesetzt, dass die Mitarbeiter durch die
Nutzung des Internets zur Weiterentwicklung der Wissensbasis und damit zum Erfolg des
Unternehmens beitragen können. Die Nutzung des Intranets stellt in vielen Fällen aber keine
adäquate Alternative dar, da hier häufig nur wenige Informationen angeboten werden. Das
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 93
Intranet spiegelt in der Regel nicht die tatsächliche Arbeitswelt der Mitarbeiter, sondern wird
häufig als reine Ablage von statischen Inhalten verwendet.
Ein Praxisprojekt mit einem deutschen Automobilhersteller zeigte anschaulich, dass der
Aufwand für die Überwachung und Sichtung von Informationsquellen für die Mitarbeiter
hohen Aufwand generieren kann. In diesem Unternehmen werden während der
Konstruktionsphase von neuen Modellen Groupware-basierte Datenbanken für die
Abstimmung und Koordination der internationalen Teams verwendet. Einzelne Mitarbeiter,
insbesondere Führungskräfte, sind gleichzeitig in einer Vielzahl von Teams involviert, und
müssen sich somit regelmäßig in einer ebenso großen Zahl von Groupware-Datenbanken über
den aktuellen Stand der Arbeit informieren. Schon die Überwachung, ob neue Informationen
angelegt wurden, erzeugt dabei einen hohen Aufwand. Gefordert wurden daher Mechanismen,
die eine individuell konfigurierbare Auswahl von Datenbanken überwachen können, und über
neue oder geänderte Dokumente informieren.
Die zuvor skizzierten Erfahrungen beschreiben beispielhaft typische Herausforderungen im
Bereich des Informations- und Wissensmanagements mit Hilfe digitaler Informationssysteme.
Diese Erfahrungen decken sich sehr gut mit der in Kapitel 2.3.3 beschriebenen Erfahrung von
Lehner [vgl. Lehner 2000, S. 10], dass die Vermehrung von Informationen und Wissen eine
neue Klasse von Problemen hervorbringt. Aus diesen Erfahrungen sollen vier Anforderungen
abgeleitet werden, die an das zu entwickelnde Portal gestellt werden:
• Die Mitarbeiter fordern individuell zugeschnittene Informationsangebote
• Das Management benötigt Mechanismen zur Steuerung der Aufmerksamkeit der
Mitarbeiter
• Die Mitarbeiter benötigen hochwertige Informationen aus verschiedenen Quellen
• Die Mitarbeiter benötigen Mechanismen zur einfachen Überwachung von
Informationssystemen
Die weiteren Untersuchungen werden zeigen, dass sich die aus praxisbezogenen Erfahrungen
abgeleiteten Anforderungen sehr gut mit den auf Basis der theoretischen Untersuchungen
identifizierten Anforderungen decken.
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 94
4.2 Anforderungen an die Mensch-Maschine-Interaktion
In den folgenden Kapiteln wird die Frage diskutiert, welche Anforderungen an das Portal in
Bezug auf die Mensch-Maschine-Interaktion gestellt werden. Dabei steht im Fokus der
Betrachtung eine effektive Unterstützung des Nutzers bei seiner Arbeit.
Dazu wird zunächst die Frage gestellt, welche Rolle der Mensch bei der Verarbeitung von
Wissen mit Hilfe von Informationstechnologie einnehmen soll. Weiter wird die Zielgruppe
beschrieben, die einen erkennbaren Nutzen aus der Verwendung eines Portals ziehen kann,
und für die das Portal konzipiert wird. Abschließend wird dargestellt, wie die
Unterstützungsfunktionen des Wissensmanagements in die bestehenden Arbeitsplätze der
Unternehmen zu integrieren sind.
4.2.1 Der „Faktor Mensch“ im Wissensmanagement
In Kapitel 2 wurde dargestellt, welch wichtige und dominante Rolle die Intelligenzleistung
des Menschen im Kontext des unternehmerischen Wissensmanagements darstellt. Aus dieser
Erkenntnis heraus soll in dem vorliegenden Kapitel die Rolle und die Aufgabe des Menschen
in Bezug auf das zu konzipierende Portal abgeleitet werden, und welche Rolle das Portal beim
Wissensmanagement einnehmen kann. Insbesondere soll dabei geklärt werden, welche
Aufgaben sinnvoll gestützt oder sogar automatisiert durch Datenverarbeitungs-Anlagen zu
erledigen sind, und welche Aufgaben der Intelligenz und Kreativität des Menschen auch
weiterhin bedürfen. Aus diesen Erkenntnissen werden dann die Anforderungen an das
Leistungsspektrum des Portals abgeleitet.
In Bezug auf die Rolle der Informationssysteme für die Unterstützung des
Wissensmanagements sind zwei grundsätzlich unterschiedliche Denkansätze und
Ausrichtungen der Konzeptionen möglich:
1. Eine eher mechanistische Konzeption könnte das Ziel verfolgen, die überlegenen
Rechen- und Speicher-Ressourcen moderner Informationssysteme zu nutzen, um aus
der Fülle großer Daten- und Informationsbestände Wissen zu extrahieren oder zu
generieren, oder Wissensobjekte im Kontext betrieblicher Aufgabenstellungen zu
identifizieren und dem Menschen zur Verfügung zu stellen.
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 95
2. Eine Konzeption, die den Menschen und seine Fähigkeiten in das Zentrum der
Problemlösung setzt, könnte das Ziel verfolgen, den Mitarbeiter bei einfachen
Handhabungen zu unterstützen und somit Raum für die Erledigung von schwierigen
und kreativen Aufgaben zu schaffen. Die Informationssysteme würde in diesem
Modell die Rolle eines Werkzeugs einnehmen, das dem Menschen bei seiner geistigen
Arbeit nützt und somit seine Fähigkeiten fördert.
Konzeptionen die dem ersten Ansatz folgen, werden intensiv in dem Forschungsgebiet der
Künstlichen Intelligenz diskutiert. Steinbock beschreibt dieses Forschungsgebiet mit
folgenden Worten: „Das Forschungsgebiet der Künstlichen Intelligenz (KI) beschäftigt sich
mit der Übertragung menschlicher Intelligenzleistungen auf den Computer. Unter Software-
Gesichtspunkten sind Expertensysteme und neuronale Netze als wichtige
Forschungsschwerpunkte der KI hervorzuheben.“ [Steinbock 1994, S. 73]. Mit
Expertensystemen wird versucht, die Erfahrungen und das Wissen von Experten in einer
geeigneten Form abzubilden, so dass dieses durch Software genutzt und ausgewertet werden
kann. Durch Neuronale Netze wird die neurobiologische Struktur des Gehirns nachgebildet,
um selbständig lernende Systeme zu entwickeln. Ein wichtiges Argument für die Forcierung
der KI-Forschung liegt in den Prognosen bzgl. exponentiell wachsender Speicher- und
Rechenkapazitäten, die die notwendige Voraussetzung für die Entwicklung von Roboter- und
Expertensystemen, sowie von künstlicher Intelligenz darstellen.
Aus heutiger Sicht kann jedoch resümiert werden, dass KI-Systeme bis dato nicht in der Lage
sind, die komplexen Zusammenhänge und Entscheidungsstrukturen im Office-Umfeld zu
erbringen, die im Kontext von E-Business benötigt werden. Für die Verarbeitung von Wissen,
also für die Erbringung von Intelligenzleistungen, ist die Intelligenz des Menschen nach wie
vor notwendig. Diese Erfahrung entspricht den in Kapitel 2 dargestellten Theorien zum
Thema Wissen und Wissensmanagement, die den Menschen als primären Träger von Wissen
und seine geistigen Fähigkeiten als herausragendes Element des Wissensmanagements
beschreiben.
Diese Erkenntnis soll auf die zu erwartenden Ergebnisse der Portal-Konzeption übertragen
werden. Aus diesem Grund wurde in Kapitel 1.2 als Ziel der vorliegenden Arbeit definiert,
einen Ansatz zur Unterstützung der menschlichen Intelligenzleistung durch
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 96
Informationssysteme zu entwickeln. Es wurde nicht das Ziel definiert, die menschliche
Intelligenz durch Informationssysteme zu ersetzen.
Für das Portal-Konzept gilt, dass der menschliche Faktor einen grundlegenden und
unersetzlichen Baustein der Gesamtlösung bildet. Nur der Mensch ist in der Lage, die
kommunikativen und kollaborativen Aufgaben im Unternehmen wahrzunehmen. Ein
Werkzeug im Bereich Wissensmanagement hat somit die Aufgabe, ihn bei der Bewältigung
dieser Aufgabe zu unterstützen. Daher soll für die weitere Konzeption die Anforderung
abgeleitet werden, dass das Portal dem Anwender Funktionalitäten zur Verfügung stellen soll,
die ihn bei seiner geistigen Arbeit unterstützen und entlasten. Es wird nicht gefordert, dass das
Portal dem Nutzer die geistige Arbeit abnehmen soll.
Die eigentliche Aufgabe der Wissensgenerierung und Wissensnutzung soll also weiterhin
durch den Menschen wahrgenommen werden. Die Informationssysteme stellen
Kommunikationsmöglichkeiten und eine Plattform für die Zusammenarbeit von Menschen
zur Verfügung. Hieraus soll die Anforderung abgeleitet werden, dass das Portal dem
Mitarbeiter eine Arbeitsumgebung zur Verfügung stellen soll, die ihn bei seiner geistigen
Arbeit unterstützt.
4.2.2 Ausrichtung des Portals auf eine abgegrenzte Zielgruppe
Die Entwicklung eines Werkzeugs für die Datenverarbeitung muss immer auch die
Eigenschaften und Bedürfnisse der zukünftigen Nutzer berücksichtigen. Deshalb wird in
diesem Kapitel die Zielgruppe beschrieben, die aus der Nutzung eines Portals einen großen
Nutzen ziehen kann. Die Ausrichtung der Lösung auf diese Zielgruppe hat Auswirkungen auf
die weitere Konzeption des Portals.
Die kontinuierliche Fortentwicklung der Datenverarbeitungs-Systeme hat dazu geführt, dass
deren Funktionen und Möglichkeiten ebenfalls stetig gewachsen sind. Gleichzeitig sind die
Entwicklungszyklen der Software-Hersteller immer kürzer geworden. Dies führt dazu, dass
die Nutzer dieser Systeme sich immer häufiger mit geänderten Funktionen und Oberflächen
konfrontiert sehen. Darüber hinaus werden in den meisten Unternehmen viele
unterschiedliche Werkzeuge eingesetzt. Aufgrund individueller Eigenarten reagieren die
Mitarbeiter auf diese Situation in unterschiedlicher Weise.
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 97
Die Mitarbeiter können im Bezug auf Ihr Nutzungsverhalten von Informationssystemen in
Gruppen unterteilt werden. MacLean unterscheidet die Benutzer nach den Gruppen Worker,
Tinkerer und Programmer [vgl. MacLean et al. 1990]. Der Worker ist dabei ein Nutzer eines
Systems, der normalerweise keine Veränderungen an einem System vornimmt. Der Tinkerer
ist typischerweise in der Lage, kleine Anpassungen an bestehenden Systemen vorzunehmen.
Der Programmer ist in der Lage, Systeme weiterzuentwickeln oder zu erstellen. Die Gruppe
der Programmer geht also in einer kreativen Form mit den angebotenen Systemen um.
Darüber hinaus ist noch zu unterscheiden, ob ein Nutzer ein Spezialist oder ein Generalist in
Bezug auf die Nutzung von Datenverarbeitungssystemen ist. Ein Spezialist ist dabei ein
Nutzer, der sich überwiegend mit einem oder wenigen spezialisierten Systemen beschäftigt,
und hier tief greifendes Wissen besitzt. Ein Beispiel ist ein CAD-Entwickler. Ein Generalist
ist dagegen ein Nutzer, der viele verschiedene Systeme situationsbedingt und im Kontext
einer Aufgabe einsetzt, über die einzelnen Systeme aber nur grundlegende Kenntnisse besitzt.
Ein Beispiel könnte eine Sekretariats-Kraft oder auch ein Mitarbeiter im Management sein.
Auf Basis der bereits beschriebenen Eigenschaften und Möglichkeiten eines Portals soll
geschlossen werden, für welche Nutzertypen ein Portal sinnvoll eingesetzt werden kann. Es
erscheint wenig Erfolg versprechend, ein Portal für einen Spezialisten zu entwickeln. In
diesem Fall müsste das Portal die gesamte Funktionalität der Spezialanwendung abbilden,
was technisch unmöglich erscheint. Vielmehr ist es angebracht, das Portal für die Gruppe der
Generalisten zu entwickeln. Da diese viele verschiedene Werkzeuge verwenden, werden sie
immer wieder mit unterschiedlichen Benutzerschnittstellen konfrontiert. Eine
Vereinheitlichung der Oberfläche würde zu einer Erleichterung in der Bedienung führen. Da
die Generalisten auch nur geringe Kenntnisse in Bezug auf die eingesetzten Systeme besitzen,
kann schon die Abbildung der wichtigsten Funktionalitäten zu einem befriedigenden Ergebnis
aus Sicht der Nutzer führen.
In Bezug auf das Nutzerverhalten kann sich die Notwendigkeit ergeben, dass das Portal für
die Nutzung durch den Worker, möglicherweise noch durch den Tinkerer optimiert werden
sollte. Diese Nutzer werden von einer standardisierten Oberfläche profitieren, sofern die
Oberfläche ihren Bedürfnissen angepasst ist. Der Programmer wird durch die Nutzung eines
Portals die Möglichkeit verlieren, seine Umgebung seinen Bedürfnissen anzupassen und zu
optimieren. Aus diesem Grund kann die Nutzung eines Portals für den Programmer eine
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 98
Einschränkung darstellen, die nicht sinnvoll ist. Abbildung 25 stellte die Abgrenzung der
Zielgruppe grafisch dar.
Abbildung 25: Zielgruppe des Portals
Die hier aufgezeigte bildhafte Beschreibung der Zielgruppe erhebt nicht den Anspruch, eine
eindeutige und scharfe Abgrenzung der Gruppe darzustellen. Jedoch kann aus der
Anforderung, das Portal auf die beschriebene Zielgruppe auszurichten, in Kapitel 4.3.20 eine
Reihe von Architekturentscheidungen abgeleitet werden.
4.2.3 Integration des Portals in die Arbeitsumgebung
In diesem Kapitel soll die Frage geklärt werden, wie ein Portal in die Arbeitsumgebung des
Mitarbeiters im Unternehmen integriert werden sollte.
Zwei gegensätzliche konzeptionelle Ansätze bezüglich der Integration sind möglich.
Grundsätzlich könnten separate Werkzeuge entwickelt werden, die alternativ zu den
bestehenden Office-Werkzeugen genutzt werden können und die Aufnahme und Weitergabe
von Wissen im Unternehmen ermöglichen. In diesem Fall muss der Nutzer entscheiden, ob er
ein Office-Werkzeug oder ein Wissensmanagement-Werkzeug einsetzten möchte. Es
erscheint jedoch wesentlich sinnvoller, die Unterstützungsfunktionen des
Worker Tinkerer Programmer
Specialist
Generalist
Zielgruppe
Veränderung
der Systeme
Nutzung
spezifischer
Programme
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 99
Wissensmanagements direkt mit den täglich genutzten Werkzeugen zu koppeln, und so die
Grenze zwischen Wissensmanagement-Werkzeug und Arbeitsumgebung aufzulösen.
Im Bereich der beruflichen Weiterbildung wurden vergleichbare Erkenntnisse in vielen
Unternehmen bereits zum Anlass genommen, die Schulungskonzepte für die Aus- und
Weiterbildung der Mitarbeiter zu überarbeiten (vgl. Kapitel 2.2.2). Heute wird vielfach die
Weiterbildung unmittelbar am Arbeitsplatz, und somit im Kontext der täglichen Aufgaben,
durchgeführt. Typische Beispiele sind Coaching- oder Trainee-Programme, sowie Computer
Based Training in Kombination mit On-Demand-Nutzung.
Aus dieser Erfahrung heraus soll für die weitere Konzeption gefordert werden, dass die
Mechanismen zur Verbesserung des Wissensmanagements so zu entwickeln sind, dass sie
sich nahtlos in die Arbeitsprozesse eines Unternehmens, und somit in die Arbeitsumgebung
der Mitarbeiter integrieren lassen. Die Funktionen zur Unterstützung des
Wissensmanagements dürfen daher aus Sicht der Anwender nicht als Alternative zu den
bestehenden Systemen im Unternehmen angeboten werden, sondern sie müssen sich vielmehr
in die bestehenden Systeme und somit auch in die betrieblichen Abläufe integrieren. Das
Portal muss also ein Fenster darstellen, das einen Blick auf das aktuelle Wissen und die
aktuellen Vorgänge des Unternehmens ermöglicht, um so jederzeit die Ressource Wissen
nutzen oder gestalten zu können. Dabei soll durch die Verwendung des Portals für den Nutzer
kein zusätzlicher Aufwand entstehen. Ansonsten ist mit Akzeptanz-Problemen zu rechnen,
auf die mit zusätzlichen Motivations-Mechanismen reagiert werden muss (vgl. Kapitel 2.3.3).
4.3 Anforderungen an die Portal-Lösung
In Kapitel 2 wurden Erkenntnisse zu den Themen Wissen, Wissensmanagement und
Wissensentwicklung aufgenommen und im Kontext der vorliegenden Aufgabenstellung
erläutert. Anschließend wurden in Kapitel 3 konzeptionelle Grundlagen im Bereich der
Informations- und Portaltechnologie beleuchtet. In Kapitel 4.1 wurden zusätzlich einige
wesentliche Erfahrungen aus Praxisprojekten im Umfeld von Wissensmanagement
beschrieben. Mit Hilfe des dadurch gewonnenen Verständnisses für die Möglichkeiten eines
durch Informationstechnologie gestützten Wissensmanagements werden in den folgenden
Kapiteln die Anforderungen abgeleitet, die an das zu entwickelnde Portal gestellt werden
sollen.
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 100
Den Rahmen für die in den folgenden Kapiteln abgeleiteten Anforderungen an die Lösung
stellen die in Kapitel 1.2 beschriebenen Kernziele der vorliegenden Konzeption dar. Diese
sollen daher aufgegriffen, und vor dem Hintergrund des bisher entwickelten Verständnisses
im Bereich des Wissensmanagements und der Portal-Technologie noch einmal beschrieben
werden:
• Verbesserung des Wissensmanagements
Das Portal soll Mechanismen zur Verfügung stellen, die den Mitarbeiter bei dem
Umgang mit der Ressource Wissen im Unternehmen unterstützen.
• Praxistauglichkeit
Das Portal soll in der Form konzipiert werden, dass es Lösungsansätze für
Problemstellungen anbietet, die typischerweise in vielen Unternehmen auftreten.
Diese Probleme wurden durch intensive Erfahrungen und Diskussionen mit
Praxispartnern des Groupware Competence Center (GCC) Paderborn ermittelt.
• Leistungsfähigkeit
Das Portal soll in der Form konzipiert und realisiert werden, dass mit im Markt
verfügbaren Infrastruktur-Komponenten eine angemessene Leistungsfähigkeit erreicht
werden kann. Es wird nicht die Optimierung der Leistungsfähigkeit gefordert, da eine
Leistungssteigerung in der Regel steigenden Aufwand und steigende Betriebskosten
generiert. Für die Realisierung der Leistungsfähigkeit werden im Wesentlichen
technische Aspekte und Erfahrungen mit aktuellen Systemen der
Informationstechnologie berücksichtigt, die Einfluss auf die Art der Implementierung
haben.
Die in den folgenden Kapiteln beschriebenen Anforderungen an die Lösung stellen
Verfeinerungen und Ausprägungen dieser drei Kernziele dar.
4.3.1 Eingrenzung der unterstützten Wissensmanagement-Funktionen
des Portals
Die Darstellungen in Kapitel 2 haben gezeigt, dass das Thema Wissensmanagement, je nach
Ausgangspunkt und Ziel der Betrachtung, vielfältige Facetten besitzt und sehr unterschiedlich
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 101
betrachtet werden kann. Auch im Themenumfeld von Portalen der Informationstechnologie
existiert eine breite Palette von Erfahrungen und Konzepten. Daher soll zunächst eine
Eingrenzung des Leistungsspektrums des angestrebten Portals vorgenommen werden.
Wissensbasis
Speicherung
Verarbeitung
Management
Wissens-Bilanz
Bewer-
tung
Erzeugung Verteilung
Steue-
rung
Wissensbasis
Speicherung
Verarbeitung
Management
Wissens-Bilanz
Bewer-
tung
Erzeugung Verteilung
Steue-
rung
Abbildung 26: Aufgabenbereiche des Wissensmanagements
Die vier Hauptaufgaben des Wissensmanagements nach Soukup (siehe Kapitel 2.3.2) und die
Erkenntnisse bezüglich der Eigenschaften der organisatorischen Wissensbasis (siehe Kapitel
2.1) werden in Abbildung 26 in einer abstrakten Form dargestellt. In Kapitel 3.2.1 wurde der
Standpunkt von Österle [Österle et al. 2002] dargestellt, dass Portale geeignet sind, ein
personalisiertes Fenster auf die Informationen und Applikationen eines Unternehmens zu
generieren. Diesem Standpunkt folgend soll als Anforderung definiert werden, dass das Portal
primär die Verteilungsfunktion unterstützen soll.
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 102
Es wurde in Kapitel 1.2 als Ziel der vorliegenden Arbeit gefordert, bestehende Konzepte und
Technologien der Informationstechnologie zu berücksichtigen und, sofern sinnvoll, in das
Gesamtkonzept einfließen zu lassen. Für die Aufgaben der Erzeugung, Speicherung,
Verarbeitung und des Managements von Wissen mit Hilfe der Informationstechnologie
existieren bereits ausgereifte und erprobte Groupware- und Workflow-Lösungen sowie
Datenbank-Lösungen, die in die Konzeption einfließen werden.
Fragen nach der Möglichkeit der Bilanzierung der organisatorischen Wissensbasis stellen eher
einen Teilaspekt der Fragen um die Beurteilung von Unternehmen dar (siehe z.B. aktuelle
Diskussion um die Kreditvergaberichtlinie Basel 2). Diese Fragestellung überschreitet den in
Kapitel 1 definierten thematischen Rahmen der vorliegenden Arbeit und wird daher nicht
weiter betrachtet.
4.3.2 Selektion von Werkzeugen und Informationen
Bei der Bewältigung einer Aufgabe hat der Benutzer neben der fachlichen Herausforderung
häufig zwei weitere Fragestellungen zu beantworten. Zum einem muss er die für die Aufgabe
am besten geeigneten Werkzeuge auswählen und in die Problemlösung einbeziehen. Zum
anderen muss er die für die Problemlösung benötigten Informationen selektieren und in die
Verarbeitungs- und Entscheidungsprozesse einfließen lassen (vgl. Abbildung 27). Dadurch
wird neben der fachlichen Beherrschung einer Aufgabe eine Fülle von weiteren Fähigkeiten
benötigt. Dieses Wissen bezieht sich nicht auf die eigentliche Geschäftstätigkeit des
Unternehmens, sondern auf Beherrschung der Unterstützungsfunktionen im Unternehmen.
Aus diesem Verständnis leitet sich die Anforderung an das Portal ab, den Benutzer so weit
wie möglich bei der Auswahl der Werkzeuge und Informationen zu unterstützen. In
Abhängigkeit von der Rolle und den aktuellen Aufgaben eines Mitarbeiters sollten nur die
Informationen und Werkzeuge zur Nutzung angeboten werden, die einen sinnvollen Beitrag
für seine Arbeit leisten können. Das Portal übernimmt die Aufgabe, die relevanten
Informationen und Werkzeuge über einen einheitlichen Zugang zur Verfügung zu stellen (vgl.
Abbildung 28).
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 103
Aufgabe
Werkzeug Information
Aufgabe
Werkzeug Information
Abbildung 27: Selektion von Werkzeugen und Informationen ohne Portal
Durch diese Unterstützung des Mitarbeiters entsteht der Vorteil, dass der Einzelne sich stärker
auf die fachliche Bewältigung der Aufgabe konzentrieren kann, und sich weniger mit der
technischen Beurteilung der Werkzeuge und der Selektion der notwendigen Informationen
beschäftigen muss. Durch diese Entlastung kann die Aufgabe schneller erledigt werden. Auch
ist weniger Wissen über die Werkzeuge und ihre Eigenschaften notwendig, was zu einem
sinkenden Bedarf an Schulungsmaßnahmen führt.
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 104
Aufgabe
Werkzeug Information
Portal
Aufgabe
Werkzeug Information
Portal
Abbildung 28: Selektion von Werkzeugen und Informationen durch das Portal
Ein weiterer Effekt ist, dass Werkzeuge sich leichter durch aktuelle Versionen oder andere
Werkzeuge ersetzen lassen. Da der Benutzer nur indirekten Kontakt zu den Werkzeugen hat,
können diese leichter gegen andere Werkzeuge ausgetauscht werden. In der Praxis lässt sich
feststellen, dass so oftmals Widerstände gegen Veränderungen der Infrastruktur bei den
Mitarbeitern weniger stark auftreten.
4.3.3 Unterstützung der Gruppenarbeit
In Kapitel 2.3.2 wurde das Wissensmanagement als eine betriebliche Unterstützungsaktivität
beschrieben. Um durch Wissensmanagement die Wettbewerbssituation des Unternehmens zu
verbessern (vgl. Kapitel 1.2), sollte auch die Verteilung und Nutzung des Wissens möglichst
effizient realisiert werden.
Eine wesentliche Einflussgröße für die Entwicklung einer sich am Markt behauptenden
Organisation ist das Wissen, das zur Entwicklung von Gütern und Dienstleistungen benötigt
wird. Die organisatorische Wissensbasis setzt sich dabei aus personellen Wissensträgern,
materiellen Wissensträgern und kollektiven Wissensträgern zusammen (vgl. Kapitel 2.1.3).
Um die Wissensbasis optimal zu nutzen, muss die Möglichkeit geschaffen werden, dass die
Mitarbeiter vorhandenes Wissen möglichst effizient einsetzen können. Dieser Zugriff kann in
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 105
Form eines Wissenstransfers stattfinden, oder aber auch in Form einer Unterstützung bei der
Lösung einer Aufgabe, ohne das Wissen selber zu transferieren. In Kapitel 3.1.2 wurde
erläutert, dass es nicht sinnvoll ist, benötigtes Wissen grundsätzlich auf möglichst viele
Wissensträger zu übertragen, sondern stattdessen die Wissenselemente sinnvoll miteinander
zu verknüpfen. Die zweite Form der Wissensnutzung ist somit in der Regel effektiver, auch
weil es dem Grundgedanken einer arbeitsteiligen Organisation widerspricht, dass jeder
Mitarbeiter das gleiche Wissen besitzen sollte. Vielmehr entwickeln sich in arbeitsteiligen
Organisationen Spezialisten für bestimmte Aufgaben, die dann in Abhängigkeit von der
aktuellen Problemstellung gemeinsam eine Aufgabe bearbeiten.
Aus diesem Grund soll die Anforderung an das Portal gestellt werden, Mechanismen zur
Verfügung zu stellen, die die Bearbeitung von Aufgaben in einer Gruppe gestatten. Um die
Nutzung und Zusammenführung von Wissen in Gruppen zu unterstützen, werden
Mechanismen benötigt, die die Integration von Experten in die Bearbeitung einer Aufgabe
vereinfachen und die Zusammenarbeit verbessern und koordinieren. Wie in Kapitel 3.1.1
beschrieben wurde, stellt Groupware eine Reihe von Mechanismen zur Verfügung, die die
Bearbeitung von Aufgaben im Team unterstützen.
4.3.4 Unterstützung der Kommunikation
In Kapitel 4.3.3 wurde die Möglichkeit beschrieben, Wissensträger für die Bearbeitung einer
Aufgabe zu arrangieren, um so das für die Bearbeitung notwendige Gesamtwissen zu
generieren. Eine zweite Möglichkeit ist die Übertragung von Wissen von einem
Wissensträger auf einen anderen. Dazu können personelle Wissensträger ihr Wissen in eine
explizite Form übertragen, und zum Beispiel kodifizieren (vgl. Kapitel 2.1.2.2). Diese Form
bietet sich insbesondere an, wenn das Wissen danach vervielfältigt oder archiviert werden
soll.
Der einfachste Fall ist häufig aber die Übertragung von einer Person auf eine andere durch
direkte Kommunikation. Dies kann in Form von Schulungen stattfinden (vgl. Kapitel 2.3.3),
in vielen Fällen ist jedoch die Weitergabe von Wissen im Kontext einer konkreten
Aufgabenstellung und realen Arbeitssituation effizienter.
Heute ist in nahezu jedem Büro ein Telefon zu finden. Jedoch zeigt die Erfahrung, dass sich
Wissen oftmals deutlich leichter übermitteln lässt, wenn weitere Medien oder
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 106
Informationstypen, zum Beispiel in multimedialer Form, mit eingesetzt werden können (vgl.
Kapitel 2.1.2.4). Ferner lassen sich manche Sachverhalte leichter schriftlich oder in Form
einer Abbildung darstellen und einem Empfänger verständlich machen.
Aus diesem Grund wird die Anforderung an das Portal gestellt, Mechanismen zur Verfügung
zu stellen, die die Kommunikation zwischen Mitarbeitern im Kontext einer Aufgabe
ermöglicht. Das Portal soll daher die Nutzung verschiedener Informationstypen und
Medialitäten für die Verbesserung der Kommunikation unterstützen. Diese Mechanismen zur
Unterstützung der Kommunikation sollen in das Portal integriert werden, um auf diese Weise
ein Bestandteil des Arbeitsplatzes des Mitarbeiters zu werden.
4.3.5 Unterstützung der Lernprozesse
Individuelles und organisatorisches Lernen wurde in Kapitel 2.3.3 als wesentliche
Voraussetzung für die Veränderung der organisatorischen Wissensbasis interpretiert, und ist
somit ein Ansatz zur Verbesserung des Wissensmanagements.
In Kapitel 1 wurde erklärt, dass im Rahmen dieser Arbeit das Wissensmanagement eine
Verbesserung der unternehmerischen Wettbewerbssituation zum Ziel haben soll. Die
Veränderung der Wettbewerbsfähigkeit stellt somit im Rahmen der Arbeit ein wesentliches
Kriterium für den Erfolg des Wissensmanagements dar. Daher soll im Folgenden die
Unterstützung der Lernprozesse als eine Möglichkeit verstanden werden, unmittelbaren
Einfluss auf den Leistungsprozess des Unternehmens zu nehmen. Lernprozesse werden nicht
bereits dann als erfolgreich bezeichnet, wenn definierte Lernziele zum Beispiel im Rahmen
einer Schulung erreicht werden, sondern erst dann, wenn das erworbene Wissen im Rahmen
der Unternehmensprozesse sinnvolle Verwendung findet, und somit zu einer ökonomischen
Einflussgröße geworden ist (vgl. Kapitel 2.2.1).
In Kapitel 2.3.3 wurde die Erkenntnis von Bullinger und Tölg [Bullinger/Tölg 1999]
beschrieben, dass zur Unterstützung des organisatorischen Lernens eine Plattform benötigt
wird, die die breite Kommunikation und Distribution von Wissen ermöglicht. Daraus soll die
Anforderung an das Portal abgeleitet werden, dass Lernvorgänge durch Kommunikation und
Distribution von Wissen im Unternehmen im Kontext der Arbeitsumgebung und den jeweils
aktuellen Aufgaben der Mitarbeiter unterstützt werden sollen. Inhalte zur Weiterbildung
sollten also in dem gleichen Kontext angeboten werden, in dem auch die Aufgaben erledigt
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 107
werden. Die Informationsangebote sollten durch das Management des Unternehmens
gesteuert werden können, so dass ein reflexiver Umgang mit dem organisatorischen Lernen
möglich ist (vgl. Kapitel 2.2.3).
Das bewährte Lehren und Lernen nach dem „Gießkannenprinzip“ ist auch weiterhin
zweckmäßig für den Erwerb allgemein benötigter Grundfertigkeiten. Diese Form der
Vermittlung von Wissen wird durch das Portal nicht primär unterstützt. Lerninhalte, die im
Zusammenhang mit aktuellen Aufgaben oder als Reaktion auf gestellte Anforderungen
benötigt werden, sollten eng an den unternehmerischen Kontext gebunden werden, und
unmittelbar im Portal nutzbar und einsetzbar sein.
4.3.6 Hohe Performance
Ein Portal dient dem Mitarbeiter als zentraler Einstiegs- und Zugangspunkt zu den von ihm
benötigten Informationen und Werkzeugen der Informationstechnologie. Daraus ergibt sich
eine zu erwartende hohe Frequentierung durch den einzelnen Mitarbeiter. Es ist daher von
großer Bedeutung, dass das System ein günstiges Antwortzeit-Verhalten zeigt, um die
Wartezeiten des Nutzers zu minimieren.
Erfahrungen bei der Gestaltung von Internet-Seiten haben gezeigt, dass ein typischer Internet-
Nutzer nur wenige Sekunden auf das Laden und den Aufbau einer Internet-Seite im World
Wide Web wartet. Danach bricht er den Vorgang ab und wendet sich einer anderen Seite zu.
Dies ist darauf zurückzuführen, dass die Wartezeit als unangenehm empfunden wird und zur
Ablehnung der Angebote führt. Man kann davon ausgehen, dass auch im unternehmerischen
Kontext ähnliche negative Effekte auftreten, auch wenn die Benutzer in anderer Weise darauf
reagieren. In jedem Fall kann aus dieser Erkenntnis die Forderung abgeleitet werden, dass ein
Portal während der Arbeit möglichst geringe Lade- und Wartezeiten erzeugen sollte.
Andernfalls würde der Mitarbeiter unnötig in seinem Arbeitfluss behindert, da die Wartezeit
nicht produktiv genutzt werden kann, und sich somit negativ auf die Wettbewerbssituation
des Unternehmens auswirkt. Diese Forderung gewinnt durch die Tatsache an Bedeutung, dass
ein Workplace-Portal (vgl. Kapitel 3.2.11) dem Nutzer einen zentralen Einstiegspunkt für den
Zugang zu seinen täglichen Arbeitsmitteln und Daten zur Verfügung stellt, und daher häufig
und intensiv genutzt wird.
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 108
Aus diesen Gründen ist schon bei der Konzeption eine möglichst kurze Antwortzeit
anzustreben. Während der Implementierung des Portals sollten Technologien und
Implementierungs-Ansätze verwendet werden, die geeignet sind, das gewünschte Ziel zu
erreichen.
4.3.7 Verwendung von erprobten Bedienkonzepten
Durch die Nutzung eines Portals im Unternehmen sollen die Mitarbeiter in ihrer Arbeit
unterstützt und entlastet werden. Um den Einarbeitungsaufwand für die Nutzer zu
minimieren, sollten die Bedienelemente daher möglichst ergonomisch und intuitiv
verständlich gestaltet werden. Ferner sollten die Bedienkonzepte sich so weit wie möglich an
etablierte Standards für die Entwicklung von Benutzeroberflächen anlehnen, um so die
notwendige Einarbeitung zu minimieren und die Nutzung bereits erlernter Fähigkeiten und
Bedienkonzepte zu ermöglichen.
Durch den Einsatz eines Portals wird oftmals das in Kapitel 3.2.1 beschriebene Ziel verfolgt,
dem Mitarbeiter so weit wie möglich eine zentrale und benutzerfreundliche
Benutzeroberfläche für unterschiedliche Informationssysteme im Unternehmen anzubieten,
um so den Lern- und Trainingsaufwand zu reduzieren. Dieser Vorteil sollte nicht dadurch
gemindert werden, dass die Portal-Oberfläche aufwändig und schwierig zu erlernen ist. Daher
soll die Anforderung an das Portal gestellt werden, dem Benutzer eine möglichst einfache und
leicht zu bedienende Oberfläche zur Verfügung zu stellen.
Die primäre Bedienoberfläche einer Intranet Applikation ist der Web-Browser (vgl. Kapitel
3.1.3). Viele Menschen sind es inzwischen aus dem beruflichen oder privaten Umfeld
gewohnt, mit einem Internet-Browser im Internet zu navigieren und sich dort zu informieren.
Es liegt somit nahe, die Gestaltung der Portal-Oberfläche an die Erscheinung aktueller
Webseiten im Internet anzulehnen. Hier haben sich inzwischen allgemein gültige Regeln für
den Aufbau etabliert, die von Arlene H. Rinaldi 1998 erstmalig unter der Bezeichnung
Netiquette [Rinaldi 1998] zusammengefasst und zwischenzeitlich in viele Sprachen übersetzt
wurden. Die Beachtung dieser Regeln wird vielen Nutzern den Zugang zu der
Portaloberfläche erleichtern.
Der gleiche Grundsatz sollte ebenfalls bei der Gestaltung der Administrations- und
Entwicklungs-Umgebung Beachtung finden. Auch für diese Aufgaben sollten einfache und
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 109
leicht zu bedienende Werkzeuge angeboten, oder sogar die Einbindung etablierter Werkzeuge
ermöglicht werden, auch wenn der Fokus des zu entwickelnden Portals nicht auf der
Verbesserung dieser Arbeitsumgebungen liegt (vgl. Kapitel 4.2.2).
4.3.8 Generierung einer konsistenten Benutzeroberfläche
Erfahrungen in der Praxis haben gezeigt, dass die informationstechnische Infrastruktur eines
Unternehmens sich in der Regel aus unterschiedlichen Systemen von verschiedenen
Herstellern sowie vielfältigsten Informationsquellen zusammensetzt. Eine heterogene
Systemlandschaft ist aus Sicht der Unternehmen sinnvoll, um die Stärken der
unterschiedlichen Systeme nutzbringend kombinieren zu können. Ferner ist festzustellen, dass
die Hersteller von Datenverarbeitungs-Software in immer kürzeren Abständen neue
Versionen entwickeln, um so auf die Konkurrenzsituation am Markt zu reagieren.
Aus Sicht der Anwender führt dies dazu, dass sie mit zunehmender Geschwindigkeit
unterschiedlichste und immer wieder überarbeitete Bedien- und Navigationskonzepte erlernen
müssen, um die unterschiedlichen Systeme bedienen zu können. Unter dem Gesichtspunkt
eines verbesserten Wissensmanagements (vgl. Kapitel 2.3.1) und der Erreichung der
unternehmerischen Ziele stellt das Wissen über die Informationssysteme nur einen geringen
Wert dar, da die Informationstechnologie in der Regel nur eine Unterstützungsfunktion im
Unternehmen hat. Somit ist eine Maßnahme unter dem Aspekt des Wissensmanagements als
gewinnbringend zu betrachten, wenn dadurch der Lern- und Schulungsaufwand in Bezug auf
das Wissen über die Informationssysteme reduziert werden kann.
Aus diesem Grund soll die Anforderung an das Portal abgeleitet werden, dass die
unterschiedlichen Systeme im Unternehmen unter einer einheitlichen Oberfläche mit einem
einheitlichen Navigations- und Bedienkonzept zusammengefasst werden. Die verschiedenen
Bedienkonzepte sollen dabei in einem Oberflächenkonzept mit einheitlicher Symbolik,
einheitlicher Navigation und einheitlicher Sprache zusammengefasst werden. Dies verringert
zum einen den Lernaufwand bei der Bedienung der Systeme, zum anderen kann die
Oberfläche unabhängig von technischen Gegebenheiten problemlösungszentriert gestaltet
werden. Auch bei der Einführung neuer Informationssysteme im Unternehmen ist mit einem
verminderten Aufwand für die Einarbeitung und Schulung der Anwender zu rechnen, wenn es
gelingt, diese Informationssysteme nahtlos in das bestehende Bedienkonzept zu integrieren.
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 110
4.3.9 Aktualität und Verlässlichkeit
Das Portal soll für Mitarbeiter einen zentralen Einstiegspunkt für die Datenrecherche und den
Zugriff auf Informationssysteme bilden. Somit repräsentiert und präsentiert das Portal im
Idealfall einen wichtigen Teil der unternehmerischen Informations- und Werkzeug-
Umgebung. Diese Umgebungen sind wesentliche Elemente für die Unterstützung der Arbeits-
und Entscheidungs-Prozesse der Mitarbeiter. Aus diesem Grund ist es von großer Wichtigkeit
für die Akzeptanz eines Portals wie für jedes andere Datenverarbeitungs-System im
Unternehmen, dass die Inhalte korrekt und angemessen aktuell dargestellt werden.
Bezüglich der Aktualität der dargestellten Inhalte ist es im Office-Umfeld in der Regel nicht
unbedingt notwendig, eine optimale und jederzeitige Aktualität der Inhalte zu garantieren. Es
ist somit nicht erforderlich, die Zeitdifferenz vom Entstehen neuer Informationen bis zur
Darstellung im Portal unter allen Umständen zu minimieren. Es ist unumgänglich, dass eine
technische Steigerung der Aktualität unter ansonsten gleichen Rahmenbedingungen zu
erhöhter Last für die Server und Netzwerke durch die Portal-Engine führen muss. Somit
würde die Forderung nach einer perfekten Aktualität der in Kapitel 4.3 beschriebenen
Forderung nach einer angemessenen Leistungsfähigkeit, und damit nach einem schonenden
Umgang mit den Server- und Netzwerk-Ressourcen entgegenstehen, also einen Zielkonflikt
bilden.
Es existieren natürlich Anwendungsgebiete, wo eine perfekte Aktualität zwingend
erforderlich ist. Typische Beispiele sind ein Buchungssystem für Flug-Tickets oder die
Darstellung von Wertpapierkursen für einen professionellen Händler. Da im Rahmen dieser
Arbeit ein System für den Office-Einsatz entworfen wird (vgl. Kapitel 1.2), ist die ständige
Aktualität der Daten nicht grundsätzlich und uneingeschränkt zu fordern. Vielmehr sollte das
System so konzipiert sein, dass die Aktualität konfigurierbar ist, um sie dem Inhalt und den
fachlichen Anforderungen anpassen zu können.
Hieraus soll die Anforderung an das Portal abgeleitet werden, dass es Mechanismen zur
Verfügung stellt, um die Häufigkeit der Aktualisierung dem Inhalt und dem Nutzen der
Informationen anzupassen. Dabei ist zu bedenken, dass dieser Parameter nicht grundsätzlich
global für das gesamte Portal zu definieren ist, sondern vielmehr im Kontext der
unterschiedlichen fachlichen Anforderungen, die durch das Portal unterstützt werden sollen.
Neben dieser Konfiguration der Aktualisierungsgeschwindigkeit sollte auch der Nutzer die
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 111
Möglichkeit besitzen, die Inhalte des Portals zu aktualisieren, um so auf spontan auftretende
Bedürfnisse unmittelbar reagieren zu können. An dieser Stelle soll auf die wichtige Erfahrung
aus der Praxis hingewiesen werden, dass kein Datenverarbeitungs-Werkzeug so konzipiert
werden sollte, dass es den Charakter eines Korsetts annimmt. Vielmehr sollte es einen
sinnvollen Rahmen und eine Stütze für die Mitarbeiter darstellen.
4.3.10 Reduzierung der Informationsflut
Mitarbeiter in Unternehmen sehen sich in Ihrer Arbeit häufig einem schwer zu
überblickenden Informationsangebot gegenüber (vgl. Kapitel 2.1.1). Durch die im
Informationszeitalter immer schnellere Entstehung von neuen Informationen und die
steigenden Speicherkapazitäten moderner Datenverarbeitungs-Anlagen wird das
Informationsangebot für den einzelnen Mitarbeiter im Unternehmen zunehmend größer.
Dabei wird das Informationsangebot häufig nicht auf die Informationsbedürfnisse der
einzelnen Nutzer zugeschnitten, sondern vielmehr determiniert durch technische
Gegebenheiten und das Angebot an Informationen. Diese Fülle an Informationen und
Informationskanälen wird von dem Individuum häufig als Wissensexplosion wahrgenommen
und kann nicht gewinnbringend für die unternehmerischen Tätigkeiten eingesetzt werden. Ein
Überangebot an Informationen führt zu steigendem Aufwand bei der Informations-Recherche,
zu einer Verunsicherung des Mitarbeiters während der Recherche, und somit auch in Bezug
auf die Ergebnisse. Das subjektive Gefühl der Verunsicherung bei der Navigation in
komplexen Hypertext-Strukturen [vgl. Nastansky et al. 2002, S. 248] wird bereits in Kapitel
3.2.3 mit dem Ausdruck „Lost in Hyperspace“ beschrieben.
Aus dieser Erkenntnis wird die Anforderung an das Portal abgeleitet, dass dieses
Mechanismen bietet, um das Informationsangebot für den einzelnen Mitarbeiter auf ein
sinnvolles Maß reduzieren zu können. Zu diesem Zweck ist eine personalisierte Aufbereitung
und Filterung der Informationen notwendig. Diese Personalisierung sollte durch die
Administration (vgl. Kapitel 5.5) auf Basis der persönlichen Informationsbedürfnisse, bzw.
des Aufgabengebietes des Mitarbeiters im Unternehmen vorgenommen werden. Das Portal ist
damit geeignet, die technisch zur Verfügung stehenden Informationen und Applikationen
durch Personalisierung und Individualisierung auf ein angemessenes Maß zu reduzieren (vgl.
Kapitel 2.1.1).
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 112
4.3.11 Moderiertes Informationsangebot
Obgleich das Informationsangebot im Unternehmen häufig eine enorme Quantität erreicht,
sind die Mitarbeiter teilweise nicht in der Lage, einen umfassenden und kontextbezogenen
Überblick über das zur Verfügung stehende Informationsangebot zu erhalten. Viele
Mitarbeiter fühlen sich deshalb schlecht informiert und nicht ausreichend mit relevantem
Wissen versorgt (vgl. Kapitel 2.1.1). Die mangelnde Überschaubarkeit führt dazu, dass
wichtige Informationsquellen unbekannt bleiben und daher nicht gewinnbringend eingesetzt
werden. Ferner bindet die Recherche und Selektion von Informationen Ressourcen und
verzögert die Bearbeitung der geschäftlichen Vorgänge, was sich negativ auf die
Wettbewerbssituation des Unternehmens auswirken kann.
Dieses Problem kann nicht gelöst werden, indem man dem Mitarbeiter mehr und breiter
gestreute Informationen anbietet, da eine Informationsüberflutung paradoxerweise einen
Wissensmangel bei den Mitarbeitern verursacht (vgl. Kapitel 2.1.1). Vielmehr sollte ein
Informationsangebot so gestaltet werden, dass der Mitarbeiter so zielgenau und zügig wie
möglich an ein angemessenes Informationsangebot herangeführt wird, um seinen planbaren
Informationsbedarf zu befriedigen. Gleichzeitig muss auch die aktive und spontane Recherche
nach benötigten Informationen möglich sein, sofern nicht planbarer Informationsbedarf
entsteht. In Kapitel 2.2.3 wurde die Möglichkeit zur spontanen Reaktion auf
unvorhergesehenen Informationsbedarf als ein weiterer wichtiger Faktor für die Generierung
neuen Wissens beschrieben. Idealerweise sollten diese Informationsangebote aus Sicht des
Anwenders nicht über unterschiedliche Systeme und Informationsquellen verstreut liegen,
sondern einfach und übersichtlich über einen Zugangspunkt zu erreichen sein (vgl. Kapitel
4.3.8).
Im Gegensatz zu Portalen im Internet wird mit einem Enterprise Portal oder Workplace-Portal
nicht das Ziel verfolgt, den Mitarbeiter so lange wie möglich an das Portal zu binden (vgl.
Kapitel 3.2.1). Vielmehr ist es das vorrangige Ziel, die Produktivität und Effizienz des
Mitarbeiters in seinem Problemlösungsprozess zu verbessern (vgl. Kapitel 3.2.9). Daher soll
für das zu entwickelnde Portal die Anforderung abgeleitet werden, dass der Nutzer durch ein
moderiertes und administriertes Informationsangebot bei seiner Arbeit unterstützt werden soll.
Durch die gezielte Moderierung des Informationsangebotes kann der Mitarbeiter seinen
Rollen und Aufgaben gemäß und in seiner gewohnten Arbeitsumgebung an
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 113
Informationsquellen herangeführt werden. Ein wichtiger Schritt bei der Aufbereitung der
Informationen ist somit die personalisierte Filterung auf ein angemessenes Maß (vgl. Kapitel
4.3.10). Wie in Kapitel 4.3.5 beschrieben, können zum Beispiel Lerninhalte sinnvoll im
Arbeitsumfeld des Mitarbeiters angeboten und vermittelt werden, um so Lernvorgänge zu
unterstützen.
4.3.12 Zentrale Informations-Distribution
Im vorangegangenen Kapitel wurde die Anforderung abgeleitet, mit Hilfe des Portals dem
Benutzer ein angemessenes Informationsangebot aufzuzeigen. Darüber hinaus zeigt sich in
der Praxis, insbesondere in großen und dezentral organisierten Unternehmen, häufig die
Anforderung, Informationen sehr schnell und zielgerichtet durch eine zentrale Stelle an die
Mitarbeiter zu verteilen. Bereits beschrieben wurde die Anforderung eines Praxispartners,
einer international tätigen Bank aus Frankfurt, Filialen möglichst schnell über aktuelle
Falschgeld-Funde und die Merkmale zur Erkennung der Fälschungen zu informieren (vgl.
Kapitel 4.1).
In Kapitel 2.1.1 wurde das Push-Modell zur aktiven Übermittlung von Informationen an
einzelne Empfänger oder Gruppen von Empfängern beschrieben. Push-Modelle wurden in
den Fällen als vorteilhaft beschrieben, in denen Entscheidungsträger Wissensinhalte mit
hohem Aktualisierungsgrad benötigen. Zu dem Zweck der aktiven Verteilung von
Informationen werden in vielen Unternehmen Mail-Verteiler eingesetzt. Jedoch sind Mail-
Verteiler für die Distribution in großen Organisationen nicht optimal. Ein wesentlicher
Nachteil ist, dass der Distribuent keine Kontrolle über den Verbleib und die Nutzung der
Wissens-Objekte behält. Auch wird die Aufgabe der Verwaltung und Verarbeitung bei einer
Übertragung als E-Mail vollständig an dem Empfänger delegiert, wogegen bei einer
zentralisierten Informationsverwaltung die Kontrolle nicht verloren geht.
Aus diesem Verständnis heraus wird für das zu entwickelnde Portal die Anforderung
abgeleitet, dass es Mechanismen zur Verfügung stellen soll, die die zentrale und kontrollierte
Verteilung von Informationen an Empfänger oder Gruppen von Empfängern unterstützen.
Durch dieses Verfahren wird aktiv und kontrollierbar Einfluss auf die Verteilung von
Informationen, und damit auf die Entwicklung der organisatorischen Wissensbasis
genommen. Es wird Information bzw. explizites Wissen gezielt zu bestimmten Mitarbeitern
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 114
oder Gruppen von Mitarbeitern transportiert, um so implizites Wissen bei diesen aufbauen zu
können.
4.3.13 Kontrollierte Aufmerksamkeit
In Kapitel 4.3.12 wurde bereits darauf eingegangen, dass Mechanismen benötigt werden,
Informationen aktiv und zielgerichtet an Mitarbeiter zu verteilen, um so Einfluss auf die
organisatorische Wissensbasis nehmen zu können. Insbesondere unter Berücksichtigung der
Zielgruppe für ein Workplace-Portal (vgl. Kapitel 4.2.2) ist es nahe liegend, dass dies eine
wichtige Funktionalität für ein Portal darstellt. Unter Berücksichtigung der Problematik der
Informationsüberflutung ist damit zu rechnen, dass Informationen unter Umständen nicht oder
nicht zeitnah von dem Empfänger wahrgenommen werden. In Kapitel 2.3.2 wurde bereits
beschrieben, dass Davenport und Beck aus diesem Grund eine aktive Kontrolle und
Beeinflussung der Aufmerksamkeit der Benutzer empfehlen, das so genannte Attention
Management.
Aus diesen Erkenntnissen wird die Anforderung an das Portal abgeleitet, dass dieses
Mechanismen zur Verfügung stellen muss, um die Aufmerksamkeit des Benutzers auf
bestimmte Elemente der Portal-Oberfläche zu lenken. Diese Mechanismen sollen so gestaltet
werden, dass ein möglichst starker Einfluss auf die Informationsaufnahme und die Aktivitäten
der Mitarbeiter genommen werden kann. Dies bedeutet, dass ihm bestimmte Informationen
nicht nur angeboten werden, sondern dass ein starker Reiz erzeugt werden muss, genau diese
Information aufzunehmen. Dabei sollte allerdings darauf geachtet werden, dass die
Erscheinung der Oberfläche nicht zu unruhig wird. Der Bildschirmaufbau sollte die
Aufmerksamkeit auf die wichtigen Elemente lenken und den Navigationskontext intuitiv
erfassbar machen, ohne den Betrachter zu überfordern [PwC/SAP 2001, S. 41].
Erwähnt werden sollte an dieser Stelle, dass diese technischen Ansätze für die Erregung von
Aufmerksamkeit es nicht überflüssig machen, entsprechende Handlungsanweisungen im
Unternehmen zu etablieren, die den Umgang mit diesen wichtigen Informationsobjekten
regeln.
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 115
4.3.14 Aggregation von Wissens-Strukturen
Die in Kapitel 2.1.2.1 aufgezeigten Definitionen des Wissensbegriffs heben einen
wesentlichen Schritt für die Generierung von Wissen hervor: die Vernetzung und
Kombination von einzelnen Informationsobjekten zu neuen und komplexeren Strukturen und
Kontexten, und gleichzeitig das in Beziehung setzen von Wissensobjekten zu einer Aufgabe,
einem Ziel oder bestehendem Vorwissen. Eine Lösung für die Verbesserung der Wissensbasis
benötigt daher unter anderem die Fähigkeit, die unterschiedlichen Informationen der
unternehmerischen Informationssysteme zu kontextbezogenen Strukturen zu verdichten und
sie dem Mitarbeiter zu präsentieren. Die Generierung dieser Strukturen vor dem Hintergrund
einer konkreten Aufgabe stellt einen Ansatz dar, um den in Kapitel 2.1.2.1 geforderten Wert
des Wissens in der praktischen Anwendung zu erhöhen.
Kontext
Informationssysteme
Kontext
Informationssysteme
Abbildung 29: Bildung von Kontexten
Aus dieser Erkenntnis soll die Anforderung abgeleitet werden, dass das Portal Mechanismen
zur Verfügung stellen soll, Informationen aus verschiedenen Informationssystemen flexibel
zu Strukturen zusammenzustellen und darzustellen. Um diese Anforderung zu erfüllen muss
zunächst die Möglichkeit geschaffen werden, Informationen aus verschiedenen technischen
Systemen in das Portal zu integrieren (siehe Kapitel 4.3.18). Darüber hinaus werden
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 116
Mechanismen benötigt, die die einzelnen Informationsobjekte flexibel zu neuen Strukturen
zusammenstellen.
Um den Mitarbeiter gezielt in der Erledigung seiner Aufgaben im Unternehmen zu
unterstützen ist es wichtig, die zur Verfügung stehenden Informationsobjekte im Kontext
seiner Aufgaben zusammenstellen zu können. Diese Strukturen sollten nicht durch technische
Gegebenheiten der Informationssysteme oder Medialitäten der Informationen bestimmt
werden, sondern unter rein fachlichen Gesichtspunkten über die Grenzen der
Informationssysteme hinweg gebildet werden können (vgl. Abbildung 29). Die so gebildeten
Strukturen müssen danach den Nutzern oder Nutzergruppen im Kontext ihrer Arbeit
angeboten werden (vgl. Kapitel 4.3.11), um sie so für die Erledigung ihrer Aufgaben optimal
mit Informationen zu versorgen.
4.3.15 Adaptierbarkeit
In Kapitel 2.1 wurde bereits dargestellt, dass Wissen einen stark dynamischen Charakter
besitzt und somit immer wieder verstärkt oder hinterfragt werden muss, um seinen Wert nicht
zu verlieren. Es ist von einer beständigen Veränderung der organisatorischen Wissensbasis
auszugehen, ebenso wie der Wissensbedarf des Unternehmens sich ständig verändert. Daraus
leitet sich ab, dass sich ein System für die Unterstützung des Wissensmanagements an sich
ändernde Anforderungen und Rahmenbedingungen anpassen lassen muss.
In Kapitel 2.3.1.2 wurde der Standpunkt von Rehäuser und Krcmar aufgegriffen, dass jede
Führungskraft im Unternehmen ein Wissensmanager sein sollte. Die unternehmerische
Wissensbasis soll in diesem Verständnis also durch bestimmte Mitarbeiter des Unternehmens
überwacht und gesteuert werden. Diesem Grundverständnis folgend kann die Steuerung der
Wissensbasis nicht durch statistische oder mathematische Verfahren abgelöst werden.
Aus diesen Erkenntnissen soll die Anforderung abgeleitet werden, dass das Portal eine große
Flexibilität gegenüber sich ändernden Rahmenbedingungen besitzen soll. Ferner kann
abgeleitet werden, dass der Anpassungsprozess durch Führungskräfte des Unternehmens, und
nicht auf Basis von statistischen oder mathematischen Verfahren gesteuert werden soll. Somit
sollte das System für die Unterstützung des Wissensmanagements als adaptierbares System
konzipiert werden (vgl. Kapitel 3.2.9). Nicht empfehlenswert vor dem Hintergrund der
gestellten Aufgabe ist die Konzeption eines adaptiven Systems.
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 117
Die Adaptierbarkeit des Systems soll sich auf unterschiedliche Bereiche des
Wissensmanagements erstrecken. Im Sinne der Abgrenzung der Bausteine des
Wissensmanagements nach Probst (vgl. Abbildung 9) liegt der Kern der
Unterstützungsfunktion eines Portals im Bereich der Wissensverteilung und Wissensnutzung.
Auch die anderen Bausteine, also Wissensbewahrung, Wissensidentifikation, Wissenserwerb
und Wissensentwicklung (vgl. Kapitel 2.3.1.2) werden benötigt, damit sich die Wissensbasis
des Unternehmens weiterentwickeln kann. Das Portal sollte daher in der Lage sein, auch diese
Bausteine durch Bereitstellung oder Integration geeigneter Funktionalitäten zu unterstützen.
Auch in Bezug auf einzelne Mitarbeiter oder Gruppen von Mitarbeitern soll das Portal aus
verschiedenen Gründen flexibel angepasst werden können. Der Informationsbedarf eines
Mitarbeiters ist abhängig von seinen aktuellen Aufgaben, Fähigkeiten, Kenntnissen und seiner
Leistungsfähigkeit in Bezug auf die Informationsverwertung. Auf eine Veränderung dieser
Rahmenbedingungen muss durch Anpassung der angebotenen Informationen durch die
Führungskräfte, oder aber den Benutzer selber reagiert werden. Der Verantwortungsbereich
eines Mitarbeiters bestimmt den persönlichen Bedarf an Informationen und Werkzeugen, aber
auch seine Rechte auf diese zuzugreifen.
4.3.16 Sicherheit und Zugriffskontrolle
Wissen stellt, wie die klassischen Produktionsfaktoren, eine wesentliche und wertvolle
Ressource im Unternehmen dar. Somit müssen der Zugriff, die Nutzung und die Veränderung
von Wissen durch geeignete Mechanismen geschützt und reglementiert werden.
Auch aus Sicht der Nutzer ist von entscheidender Bedeutung, dass das System einen
angemessenen Schutz ihrer persönlichen Daten ermöglicht. Ferner sollten Änderungen von
Informationen nachvollziehbar sein und einzelnen Bearbeitern zugeordnet werden können. In
der Praxis hat sich gezeigt, dass diese Sicherheitsmechanismen vorhanden sein müssen, damit
die Nutzer diesem System das notwendige Vertrauen entgegenbringen. Das Vertrauen ist
wichtig, damit die Nutzer bereit sind, auch wichtige oder kritische Informationen über das
System zu verarbeiten. Ansonsten würden durch einen Mangel an Sicherheit neue
Wissensbarrieren entstehen.
Aus dieser Erkenntnis kann die Anforderung an das Portal abgeleitet werden, dass dieses
Mechanismen zur Sicherung der Informationen und der Kontrolle des Zugriffs unterstützt.
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 118
Diese Mechanismen sollten so benutzerfreundlich wie möglich in das Portal integriert
werden, um die Benutzung nicht zu erschweren.
Eine besondere Bedeutung kommt diesem Schutz der Integrität in Unternehmen bei, die
papierarm oder papierlos arbeiten. In Vorgängen, die auf Basis von Papierdokumenten
durchgeführt werden, können auf verschiedene Art auf dem Dokument Informationen
hinzugefügt und Entscheidungen kenntlich gemacht werden, z.B. durch handschriftliche
Notizen, Stempel oder Unterschriften. Systeme der Informationstechnologie benötigen daher
ebenso einfach anzuwendende und mindestens genauso sichere Mechanismen, um diese
elektronischen Informationen mit Bemerkungen, Annotationen oder Signaturen zu versehen.
4.3.17 Unterstützung verschiedener Clients
Wie bereits in Kapitel 3.1.3 beschrieben wurde, hat sich die Internet-Technologie in vielen
Unternehmen zu einem wesentlichen Bestandteil der Datenverarbeitungs-Infrastruktur
entwickelt. Dadurch ist der Internet-Browser für einen Teil der Anwendungen im Intranet und
Internet zu einem wichtigen Teil der Infrastruktur geworden.
Der Internet-Browser kann jedoch nicht in allen Umgebungen und für alle Aufgaben sinnvoll
eingesetzt werden. Für manche Aufgaben ist die eingeschränkte Funktionalität nicht
ausreichend, oder eine ergonomische Gestaltung der Oberfläche ist nicht möglich. Ein
Beispiel dafür ist der Zugriff auf eine Lotus Notes-Datenbank mit einem Web-Browser. Der
Lotus Domino-Server stellt für diesen Zugriff transparente Intra- und Internet-
Funktionalitäten bereit, die ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand genutzt werden können.
Für bestimmte Aufgaben jedoch wird der Lotus Notes Client benötigt, da diese nicht mit Hilfe
eines Web-Browsers durchgeführt werden können. Dazu gehört zum Beispiel die Anpassung
der Zugriffskontrollliste einer Datenbank, oder die Veränderung der Datenbank-Gestaltung
[vgl. Haberstock 1999, S. 236 f].
Ebenso existieren Anwendungsbereiche, in denen besonders einfache und leicht zu erlernende
Clients benötigt werden. Darüber hinaus werden Rechner in Umgebungen eingesetzt, in
denen normale Desktop-Computer oder auch Notebooks nicht sinnvoll einzusetzen sind,
sondern besonders leichte oder robuste Hardware benötigt wird, die dann in der Regel einen
eingeschränkten Funktionsumfang bietet. Ein Beispiel dafür sind Rechner für die Erfassung
von Projektdaten auf Baustellen.
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 119
Um den Informationsfluss in den unterschiedlichen Anwendungsgebieten nicht durch
Medienbrüche oder Informationsbarrieren zu behindern, sollte ein Informationssystem in der
Lage sein, die unterschiedlichen Endgeräte und Zielumgebungen zu bedienen und gemäß
ihrer Leistungsfähigkeit mit Informationen zu versorgen. Eine Zielumgebung mit großer
Leistungsfähigkeit sollte mit komplexen und reichhaltigen Informationen und Medien
versorgt werden, Zielumgebungen mit einer geringen Leistungsfähigkeit mit reduzierten
Informationen und Medien.
Aus dieser Erkenntnis wird die Anforderung an das Portal abgeleitet, dass dieses die Nutzung
unterschiedlicher Endgeräte für den Zugriff ermöglichen soll, um so die Funktionen und
Eigenschaften der unterschiedlichen Endgeräte nutzen zu können. In Abhängigkeit von dem
eingesetzten Client soll die Darstellung der Informationen und die Auswahl der Funktionen
angepasst werden.
4.3.18 Integration von Informationssystemen
Informationen und Wissen liegen im Unternehmen verteilt vor und werden in
unterschiedlichen Formen und Medialitäten repräsentiert. In modernen Unternehmen
existieren zu diesem Zweck häufig schon eine Vielzahl unterschiedlicher
Informationssysteme und Werkzeuge für die Informationsverarbeitung. Diese Informationen
und Werkzeuge können auf zentralen Servern des Unternehmens, oder auch auf den lokalen
Arbeitsplätzen der Anwender vorhanden sein. Aus Sicht eines Mitarbeiters ist es von
Nachteil, wenn die für die Erledigung einer Aufgabe benötigten Informationen sich über
unterschiedliche technische Systeme verteilen, auf die über verschiedene Einstiegspunkte und
Benutzeroberflächen zugegriffen wird.
Um den Mitarbeiter im Unternehmen optimal bei der Erledigung seiner Aufgaben zu
unterstützen, benötigt er eine angemessene Informationsversorgung (vgl. Kapitel 2.1.1). In
Kapitel 4.3.10 wurde bereits verdeutlicht, dass das Informationsangebot so gestaltet werden
sollte, dass der Mitarbeiter dieses effizient und ergonomisch nutzen kann. Technische
Eigenschaften der Informationssysteme sollten den Zugriff auf die Informationen nicht
erschweren.
Aus dieser Erkenntnis kann die Forderung an das Portal abgeleitet werden, dass dieses die
Möglichkeit bieten soll, ein möglichst großes Spektrum von Informationssystemen und
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 120
Werkzeugen zur Informationsverarbeitung zu integrieren, unabhängig von deren physischem
Speicherort. Durch diese Integration erhält der Anwender einen einheitlichen Zugangspunkt
zu diesen Systemen.
Das Portal sollte daher so gestaltet werden, dass existierende Informationssysteme in einer
homogenen Benutzeroberfläche zusammengefasst werden. Um diese Zusammenführung zu
erreichen, ist zunächst eine technische Integration der Systeme notwendig. Diese technische
Integration sollte möglichst einfach und mit geringem Aufwand zu realisieren sein, um das
Portal möglichst schnell und flexibel an sich ändernde Bedingungen adaptieren zu können
(vgl. Kapitel 4.3.15). Anschließend müssen die Inhalte und Funktionen der Systeme zu einem
für die Nutzer angemessenen Angebot aufbereitet werden.
4.3.19 Management des Informationsangebots über Rollen- und
Gruppenkonzepte
Bereits beschrieben wurde die Bedeutung der Management-Aufgabe, für eine angemessene
Informationsversorgung der Mitarbeiter im Unternehmen zu sorgen (vgl. Kapitel 2.1.1).
Darüber hinaus wurde die Forderung an das Portal abgeleitet, den Mitarbeiter durch für ihn
relevante Informationen und Werkzeuge in seiner Arbeit zu unterstützen (vgl. Kapitel 4.3.2).
Um diese Anforderungen zu realisieren, muss eine Vorselektion und Vorstrukturierung der
Informationsangebote vorgenommen werden. Es muss also die Administration der Integration
der Informationssysteme und die Konfiguration eines sinnvollen Informationsangebots für die
Mitarbeiter durchgeführt werden. Diese Aufbereitung muss in der Form geschehen, dass dem
Nutzer des Portals die tatsächliche Komplexität und Kompliziertheit des
Informationsangebots verborgen bleibt. Der Nutzer sollte einen aufgaben- und
lösungszentrierten Zugang zu den Informationsangeboten erhalten.
Die Aufgabe, jedem Mitarbeiter ein angemessenes Informationsangebot zur Verfügung zu
stellen, kann bei einer großen Anzahl von Nutzern sehr komplex und aufwändig werden. Aus
diesem Grund muss eine Möglichkeit der Abstraktion geschaffen werden, die die Aufgabe
beherrschbar macht. In Kapitel 3.2.9.3 wurden die Rollen einer Person als eine Information
beschrieben, die zur Ermittlung des Informationsbedarfs einer Person genutzt werden kann.
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 121
Aus dieser Erkenntnis soll die Anforderung an das Portal abgeleitet werden, dass die
Personalisierung der Inhalte auf Basis von Rollen-Informationen möglich ist. Um die Aufgabe
auch für große Benutzerzahlen zu ermöglichen, soll die Administration auch für Gruppen von
Personen durchgeführt werden können.
Die Nutzung einer abstrahierenden Personalisierung führt dazu, dass die Bedürfnisse
einzelner Individuen nicht berücksichtigt werden können. Das Angebot kann also nicht
optimal für den einzelnen Mitarbeiter zusammengestellt werden, sondern stellt immer nur
eine mehr oder weniger gute Approximation für den Einzelnen dar. Zum Beispiel erhalten
Mitarbeiter, die viele verschiedene Rollen tragen, unter Umständen ein sehr umfangreiches
Informationsangebot, das sich aus den Teilangeboten für die einzelnen Rollen zusammensetzt.
Aus diesem Grund soll die weitergehende Anforderung abgeleitet werden, dass der Nutzer
des Portals die Möglichkeit haben soll, das Informationsangebot in einem zweiten
Konfigurationsschritt für sich individuell zu optimieren. Jedoch sollte diese Individualisierung
nicht unkontrolliert durchgeführt werden. Die individuellen Anpassungen des Benutzers
dürfen nicht den durch die zentrale Administration vorgegebenen Rahmen überschreiten.
Beispielsweise dürfen zentral verteilte Unternehmensinformationen (vgl. Kapitel 4.3.13) nicht
aus dem Portal entfernt werden können, ebenso dürfen die definierten Zugriffsrechte (vgl.
Kapitel 4.3.16) nicht überschritten werden.
4.3.20 Zusammenfassung der definierten Anforderungen
In den zurückliegenden Kapiteln wurden die Anforderungen beschrieben, die aus den in
Kapitel 1.2 definierten und in Kapitel 4.3 aufgegriffenen Kernzielen der Konzeption
abgeleitet wurden. In Tabelle 3 werden die abgeleiteten Anforderungen noch einmal
zusammengefasst. In den Spalten 2 bis 4 wird markiert, welche der Kernziele: Unterstützung
des Wissensmanagement (W), Praxistauglichkeit (P) und Leistungsfähigkeit (L), durch die
jeweilige Anforderung primär unterstützt werden.
Ableitung der Anforderungen an das Portal Seite 122
Zielbeschreibung W P L
Unterstützung der Informationsverteilung (vgl. Kapitel 4.3.1) X
Unterstützung des Benutzers bei der Auswahl von Werkzeugen und
Informationen (vgl. Kapitel 4.3.2)
X
Unterstützung von Groupware-Mechanismen (vgl. Kapitel 4.3.3) X X
Unterstützung von Kommunikation, Steuerung und Distribution von
Wissen (vgl. Kapitel 4.3.4 und 4.3.5)
X X
Hohe Performance (vgl. Kapitel 4.3.6) X
Bereitstellung einer einfachen und konsistenten Benutzeroberfläche
(vgl. Kapitel 4.3.7 und 4.3.8)
X X
Steuerbarkeit der Aktualisierungs-Zyklen (vgl. Kapitel 4.3.9) X X
Reduzierung des Informationsangebots (vgl. Kapitel 4.3.10) X X
Mechanismen zur Moderation und Administration des
Informationsangebots (vgl. Kapitel 4.3.11)
X X
Unterstützung der zentralen Verteilung von Informationen
(vgl. Kapitel 4.3.12)
X X
Mechanismen zum Hervorheben von Informationen
(vgl. Kapitel 4.3.13)
X X
Mechanismen zur Zusammenstellung von Informationen aus
verschiedenen Systemen (vgl. Kapitel 4.3.14)
X X X
Flexibilität gegenüber sich ändernden Rahmenbedingungen
(vgl. Kapitel 4.3.15)
X X
Mechanismen zur Sicherung der Informationen und der Kontrolle des
Zugriffs (vgl. Kapitel 4.3.16)
X
Unterstützung verschiedener Endgeräte und Zielumgebungen
(vgl. Kapitel 4.3.17)
X X
Integration verschiedener Informationssysteme und Werkzeuge
(vgl. Kapitel 4.3.18)
X X
Mechanismus zur Steuerung des Informationsangebots über Gruppen-
und Rollen-Konzepte und Individualisierung durch den Anwender
(vgl. Kapitel 4.3.19)
X X
Tabelle 3: Zusammenfassung der definierten Anforderungen an das Portal
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 123
5 Architektur und Modellbildung des Workplace-
Portals G8
In dem vorliegenden Kapitel wird die Architektur des Workplace-Portals entwickelt. Diese
Architektur und der anschließend entwickelte Portal-Prototyp tragen den Arbeitsnamen G8.
Die Architektur wird in der Form entwickelt, dass die in Kapitel 4 abgeleiteten
Anforderungen erfüllt werden.
Zu Beginn werden grundsätzliche Architekturentscheidungen beschrieben und begründet.
Anschließend wird ein Modell eines personalisierten Portals mit dem Arbeitsnamen G8
entwickelt. Als Betrachtungsperspektiven des Modellentwurfs werden die in Kapitel 3.2.8
beschriebenen Kernfunktionen eines Portals, nämlich Sicherheit, Personalisierung,
Administrierbarkeit (Managementfunktionen) und Systemintegration (Integrationsaufgaben)
dargestellt. Abschließend wird ein Schaubild der Gesamtarchitektur entwickelt.
5.1 Grundsätzliche Architektur-Entscheidungen
In Kapitel 2 wurde verdeutlicht, dass sich der Themenkomplex Wissensmanagement aus
einem weiten Feld von Aufgaben und Zielen zusammensetzt. In Kapitel 4 wurden aus den
Erkenntnissen Anforderungen an das zu entwickelnde Portal abgeleitet. Im aktuellen Kapitel
sollen grundlegende Architekturentscheidungen beschrieben werden, die geeignet sind, die
Erfüllung dieser Anforderungen zu unterstützen.
5.1.1 Definition des Portal-Typus
In dem vorliegenden Kapitel wird der Typ des zu entwickelnden Portals dargestellt, wobei die
in Kapitel 3.2.7 erläuterten Klassifizierungsansätze zur Beschreibung verwendet werden. Die
in diesem Kapitel beschriebenen grundlegenden Überlegungen und Abgrenzungen bilden die
Basis für die in den folgenden Kapiteln beschriebenen Architektur-Entscheidungen.
Es ist das Ziel der vorliegenden Arbeit, ein Portal zu entwickeln, das das Wissensmanagement
im Unternehmen verbessert (vgl. Kapitel 1.2). Somit wird es sich bei der Lösung um ein
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 124
Enterprise Portal (vgl. Kapitel 3.2.7) handeln, das als Zielgruppe die Mitarbeiter eines
Unternehmens adressiert.
In Kapitel 4.3.18 wurde die Anforderung beschrieben, die im Unternehmen existierenden
Informationssysteme und Applikationen in das Portal zu integrieren. Im Sinne der
Klassifizierung nach Bullinger soll damit ein Portal-Framework entwickelt werden (vgl.
Kapitel 3.2.10). Das Portal G8 stellt somit lediglich die Kernfunktionen (vgl. Kaptitel 3.2.8)
eines Portals bereit. Im praktischen Einsatz muss die Portal-Instanz um die individuell
benötigten Funktionen erweitert werden.
Wie bereits in Kapitel 4.2.3 erläutert, wird mit dem Portal G8 nicht der Versuch
unternommen, ein von der Arbeitsumgebung des Nutzers losgelöstes Wissensmanagement-
Werkzeug zu entwickeln. Vielmehr müssen die Mechanismen, die den Umgang des
Mitarbeiters mit Wissen unterstützen, direkt in die Arbeitsumgebung integriert werden. Aus
dieser Überlegung heraus und nach den Beschreibungen der Eigenschaften der verschiedenen
Portal-Typen in Kapitel 3.2 kann abgeleitet werden, dass ein Workplace-Portal geeignet ist,
die in Kapitel 4 definierten Anforderungen zu erfüllen.
Das Portal soll, wie in Kapitel 4.3.1 beschrieben, die Eigenschaft besitzen, die Verteilung und
Nutzung von Informationen und Wissen zu verbessern. Dies wird erreicht, indem das Portal
dem Mitarbeiter einen seinen Bedürfnissen und Ansprüchen entsprechenden Arbeitsplatz zur
Verfügung stellt. Das Portal wird also ein auf den einzelnen Nutzer zugeschnittenes Fenster
auf die Informationssysteme des Unternehmens bilden. Dieser konzeptionellen Entscheidung
liegt die in Kapitel 2.1.3 beschriebene Erkenntnis zugrunde, dass die organisatorische
Wissensbasis zu einem wesentlichen Teil durch die Mitarbeiter des Unternehmens gebildet
und entwickelt wird.
Für ein effizientes Wissensmanagement im Sinne von Nastansky et al. (vgl. Kapitel 2.3.1.2)
ist es nicht ausreichend, das Portal für die Verteilung von zentral erstellten Informationen,
zum Beispiel durch eine Portal-Redaktion, zu verwenden. Eine ausschließlich zentrale
Informationsverteilung würde nur auf einen geringen Teil der organisatorischen Wissensbasis
zurückgreifen, und somit einen wesentlichen Teil dieser Ressource ungenutzt lassen. Um eine
möglichst vollständige Nutzbarkeit der organisatorischen Wissensbasis zu ermöglichen ist es
wichtig, möglichst viele Wissensträger, also auch personelle Wissensträger, aktiv in die
Wissensmanagement-Prozesse zu involvieren.
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 125
Gleichzeitig wird das Portal der Forderung aus Kapitel 4.2.1 genügen, dass nicht die
Fähigkeiten der Datenverarbeitungssysteme zur Verarbeitung von Wissen im Zentrum der
Betrachtung stehen sollten, sondern die Fähigkeiten des Menschen und seine Intelligenz. Die
Datenverarbeitungssysteme stellen lediglich die Funktionalität bereit, um den Menschen in
seiner kreativen Arbeit zu unterstützen.
5.1.2 3-Tier-Architektur
Auch die kontinuierliche Weiterentwicklung und Leistungssteigerung von Server-, Netzwerk-
und Desktop-Technologie hat nicht dazu geführt, dass durchschnittlichen Unternehmen große
Leistungsreserven im Bereich der Datenverarbeitungsanlagen zur Verfügung stehen.
Vielmehr sind in gleichem Maß die Anforderungen der Betriebssysteme und Anwendungen
an die Hardware gestiegen, so dass trotz sprunghafter Leistungssteigerungen der schonende
Umgang mit den Datenverarbeitungs-Ressourcen, sowie eine Skalierbarkeit bei sich
ändernden Rahmenbedingungen notwendige Bedingungen sind, um die in Kapitel 4.3.5
geforderte hohe Performance zu erreichen. Gleiches gilt auch für die Netzwerkkapazitäten, da
in vielen Einsatzbereichen die zurzeit zur Verfügung stehende Bandbreite noch sehr gering ist
(siehe Abbildung 13).
Eine wesentliche Maßnahme zu Erreichung einer hohen Performance und Skalierbarkeit ist
die Realisierung des Systems in Form einer 3-Tier-Architektur [vgl. Österle et al. 1996, S. 148
ff]. Diese Art der Systemarchitektur ist entstanden durch die Vernetzung der Computer, die
eine Verteilung einer komplexen Aufgabe auf verschiedene Recheneinheiten ermöglicht, und
als Distributed Computing bezeichnet wird.
Bei dieser Form der Verteilung werden unterschiedliche Aufgaben des Systems auf
unterschiedliche Architektur-Layer oder -Tiers verteilt. Durch die entkoppelte Betrachtung
kann jeder Tier eigenständig konzipiert, entwickelt und optimiert werden. Die Skalierung des
Gesamtsystems ist durch die Aufteilung weniger komplex, da jeder Tier einzeln an die
Anforderungen angepasst werden kann. Auch im Betrieb wird die Last der Gesamtaufgabe
auf die verschiedenen Layer verteilt, was zu einer guten Ausnutzung der zur Verfügung
stehenden Rechnerleistung führt.
Tier-1 bildet den Präsentations-Layer und wird gebildet durch die Client-Software und Client-
Hardware. Die Software wird typischerweise gebildet durch einen Thin-Client wie einen
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 126
Internet-Browser. Dieser Layer hat im Wesentlichen die wenig Last erzeugende Aufgabe, die
von Tier-2 gelieferten Daten grafisch aufzubereiten und darzustellen. Darüber hinaus kann
dieser Tier auch einfache Logiken ausführen, die in Form eines durch den Client ausführbaren
Codes an diesen Tier übertragen werden. Dabei kann es sich zum Beispiel um ein Java
Applet, JavaScript oder eine auf dem Client installierte Software handeln.
Abbildung 30: Aufbau der 3-Tier-Architektur
Tier-2 bildet den Applikations-Layer und wird gebildet durch den Web- oder Applikations-
Server, der die eigentliche Applikations-Logik ausführt, in diesem Fall also die Portal-Engine.
Typische Vertreter stellen der WebSphere Application Server, der Lotus Domino Server oder
der Jakarta TomCat Server dar. Dieser Tier generiert den Inhalt, der an Tier-1 übergeben
wird, und greift dazu auf die Daten des Tier-3 zu.
Tier-3 bildet den Daten-Layer, der durch eine Reihe von Datenbanksystemen gebildet wird.
Dazu gehören relationale Datenbanken wie DB2, dokumentenorientierte Datenbanken wie
Lotus Domino oder auch Content Management Systeme wie Enterprise Office [Enterprise
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 127
Office 2001]. Neben den Systemen, die zur Haltung der eigentlichen Unternehmensdaten
benötigt werden, finden sich in diesem Tier auch alle Systeme, die für die Strukturdaten zum
Betrieb und zur Steuerung der Portal-Engine in Tier-2 benötigt werden.
Durch diese Aufteilung wird für Tier-1 nur eine relativ schwache Hardware und eine einfache
Software für die Darstellung benötigt. Daher wird der Client auch als Thin-Client bezeichnet.
Primär wird für diesen Tier ein Internet-Browser eingesetzt. Das hat den Vorteil, dass der
überwiegende Teil der Portal-Konfiguration in Tier-2 und Tier-3 zentral vorgenommen
werden kann. Unter Berücksichtigung der in Kapitel 4.2.2 beschriebenen Zielgruppe für ein
Portal wird so erreicht, dass der Nutzer nur minimales Know-how über die Konfiguration des
Portals benötigt, weil die Konfiguration von Fachpersonal zentral durchgeführt wird. Ferner
werden zwischen Tier-1 und Tier-2 in der Regel nur die bereits gefilterten und aufbereiteten
Präsentationsdaten übermittelt, was zu einer Minimierung der benötigten Bandbreite führt.
Insbesondere bei der Nutzung von Übertragungswegen mit geringer Bandbreite ist diese
Eigenschaft von sehr großer Bedeutung.
Für den Tier-1 muss nicht notwendigerweise ein Thin-Client verwendet werden, sondern es
wird durch diese Form der Architektur die Möglichkeit eröffnet, einen Thin-Client zu
verwenden. Ebenso ist die Nutzung eines Fat-Client möglich, sofern dieser die Darstellung
der Daten im Internet-Format unterstützt.
5.1.3 Java Servlets als Implementierungs-Ansatz
In Kapitel 5.1.1 wurde bereits die 3-Tier-Architektur als der gewählte Ansatz zur Erreichung
einer guten Skalierbarkeit beschrieben. Die eigentliche Portal-Logik oder Portal-Engine liegt
in Tier-2. Bei der Auswahl der Entwicklungsplattform für die Implementierung ist zu
beachten, dass die in Kapitel 4 abgeleiteten Anforderungen mit möglichst geringem Aufwand
zu erfüllen sind. In Kapitel 3.1.3.2 wurden bereits einige Eigenschaften der
Programmiersprache Java aufgezeigt. Aufgrund dieser besonderen Eigenschaften,
beispielsweise der Unterstützung des Netzwerkprotokolls TCP/IP, der Sicherheitsaspekte, der
Plattformunabhängigkeit, der flexiblen Integrationsansätze und der hohen Performance durch
die persistente Ausführung, wurde eine Realisierung der Portal-Engine G8 in Form von Java
Servlets gewählt.
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 128
In Kapitel 4.3.5 wurde auf die große Bedeutung eines möglichst guten Antwortzeit-
Verhaltens als Grundvoraussetzung für Benutzerakzeptanz eines Portals eingegangen. Aus
diesem Grund muss die Konzeption eine möglichst flexible Skalierung des Systems und die
Möglichkeit einer optimalen Nutzung bestehender Ressourcen bieten, um sich so den
Anforderungen des praktischen Szenarios anzupassen. Von besonderer Bedeutung für die G8
Konzeption ist in diesem Zusammenhang insbesondere die persistente Ausführung von Java
Servlets. Der Overhead bei der Bearbeitung einer Anfrage durch einen Benutzer wird so
minimiert, wodurch ein sehr gutes Antwortzeit-Verhalten erreicht wird.
In einer frühen Phase des Dissertationsprojekts wurde eine Implementierung der G8 Engine
auf Basis von Lotus Domino Agenten-Technologie durchgeführt. Dabei zeigte sich, dass die
geforderte Funktionalität auch in dieser Umgebung effizient implementiert werden konnte.
Jedoch entwickelte sich das Antwortzeit-Verhalten von Lotus Domino Agenten bei einer
großen Zahl von parallelen Anfragen negativer als das von Java Servlets, da Lotus Notes
Agenten nicht persistent ausgeführt werden. Lotus Domino Agenten werden nach der
Abarbeitung der Aufgaben terminiert, was bei einer erneuten Anfrage eine erneute
Instanzierung erfordert. Diese Art der Ausführungs-Steuerung ist im Groupware Umfeld
sinnvoll und eröffnet höchst flexible und effiziente Möglichkeiten des Applikations-Designs.
So können während der Instanzierung eines Agenten zum Beispiel die Bedingungen für die
Ausführung jeder Agenten-Instanz spezifisch definiert werden. Dazu gehören beispielsweise
die Zugriffsrechte des Agenten auf die Datenbasis, oder der Dokumenten-Kontext in dem der
Agent ausgeführt wird. Für die Bearbeitung einer vergleichsweise standardisierten
Massenanfrage wie der Selektion und Aggregation von Informationen zu einer
personalisierten Darstellung sind Java Servlets, wie die Beschreibung der besonderen
Eigenschaften von Java in Kapitel 3.1.3.2 zeigt, deutlich besser geeignet.
Für die Ausführung der Servlets des G8 Portals wird ein Application Server als
Ausführungsumgebung benötigt, der den Rahmen für Tier-2 des 3-Tier-Modells bildet (vgl.
Kapitel 5.1.1). Hierzu kann prinzipiell jeder Application Server eingesetzt werden, also jeder
Server, der Java Programme ausführen kann. Durch die Plattformunabhängigkeit von Java ist
keine Festlegung auf einen bestimmten Application-Server oder ein bestimmtes
Betriebssystem notwendig. Für das Portal G8 wird der Server Lotus Domino in der Version 6
eingesetzt, da dieser neben der Ausführung der Portal-Engine auch die benötigten Groupware-
Funktionalität zur Verfügung stellt (vgl. Kapitel 4.3.3). Auf die Weise kann die benötigte
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 129
Hardware minimiert werden, da der Domino-Server verschiedene Anforderungen gleichzeitig
erfüllt.
Das Antwortzeitverhalten einer 3-Tier-Applikation wird immer auch durch die zur Verfügung
stehende Bandbreite zwischen den einzelnen Tiers bestimmt. Servlets liefern als Ergebnis in
der Regel HTML. Zu dem Tier-1 werden also nur die bereits gefilterten und aufbereiteten
Informationen übertragen. Dadurch wird eine Minimierung des zu übertragenden
Datenvolumens erreicht, und ceteris paribus eine Maximierung der Leistungsfähigkeit der
Lösung, wie in Kapitel 4.3 gefordert. Dadurch entsteht der Nebeneffekt, dass das Portal auch
über Leitungen mit geringer Bandbreite (z.B. über ISDN oder Funknetze) oder auf Geräten
mit geringer Leistungsfähigkeit (z.B. auf Handhelds oder Handys) noch sinnvoll einzusetzen
ist.
Die Realisierung der Portal Engine als Java Servlets ermöglicht ferner auch die geforderte
hohe Integrationsfähigkeit. Java stellt vielfältige APIs zur Verfügung, zum Beispiel JDBC,
die die Einbindung von externen Datenquellen ermöglichen. Der entwickelte Lösungsansatz
zur Schaffung einer offenen und erweiterbaren Schnittstelle wird in Kapitel 5.3 eingehend
beschrieben.
5.1.4 Die relationale Datenbank als Basis der Personalisierung
Zur Optimierung der Informationsversorgung der Mitarbeiter hat das Portal die Aufgabe, aus
der Gesamtheit der zur Verfügung stehenden Informationsobjekte die für den einzelnen
Benutzer relevanten Objekte zu selektieren (vgl. Kapitel 4.3.2), und in Form von
Aggregationen aufzubereiten (vgl. Kapitel 4.3.14). Diese Aufgabe untergliedert sich in zwei
Teilaufgaben:
• Im ersten Schritt müssen die Informationsobjekte zu sinnvollen und fachbezogenen
Aggregationen verdichtet werden
• Im zweiten Schritt müssen die Aggregationen den Nutzern zugewiesen bzw.
angeboten werden
Die Abbildung 31 verdeutlicht, dass es sich bei der so entstandenen Struktur um eine
relationale Struktur zwischen den Informationsobjekten der Wissensbasis und den Nutzern
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 130
des Portals handelt. Diese relationalen Strukturen zwischen den Nutzern und den
Informationsobjekten und deren Aggregationen müssen von dem Portal abgebildet und
verwaltet werden.
Der Aufbau dieser Struktur wird determiniert durch die Konfiguration des Portals, und den
Rollen und den persönlichen Individualisierungen des Nutzers (siehe Kapitel 5.1.5). Die
Ermittlung dieser Relationen wird von der Portal Engine in Tier-2 durchgeführt. Dazu muss
die Engine auf die Daten in Tier-3 zugreifen.
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Benutzer
•Rolle 1
•Rolle 2
•Rolle n
Benutzer •Rolle 1
•Rolle 2
•Rolle n
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Aggregation 1
Information Information
Information Information
Aggregation 2
Information Information
Information Information
Aggregation n
Information Information
Information Information
Aggregation 1
Information Information
Information Information
Aggregation 1
Information Information
Information Information
Aggregation 2
Information Information
Information Information
Aggregation 2
Information Information
Information Information
Aggregation n
Information Information
Information Information
Aggregation n
Information Information
Information Information
Information
Information
Information
Information
Information
Information
Abbildung 31: Darstellung der relationalen Struktur zwischen Benutzer, Aggregationen und
Informationen
Um eine schnelle, hohe Performance zu erreichen muss die Portal-Engine in der Lage sein,
sehr schnell die personalisierten Informationen aufzubereiten und darzustellen. Zwangsläufig
ist die Generierung eines personalisierten Informationsangebots mit erheblichem
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 131
Rechenaufwand verbunden. Dieser Rechenaufwand wächst für das Gesamtsystem mit der
Größe der Datenbasis, der Zahl der Benutzer, der Zahl der potentiellen Informationsquellen,
und der durch den einzelnen Nutzer abonnierten Informationsquellen. Aus diesem Grund ist
besonderes Augenmerk auf die Verwaltung dieser Relationen zu richten. Ferner wurde in
Kapitel 4.3.9 erläutert, dass im Office-Umfeld keine optimale Aktualität der Inhalte gefordert
werden muss, sondern eine dem Kontext angemessene Aktualität anzustreben ist.
Unlösbar ist, dass die Generierung einer personalisierten Portaldarstellung mit hohem
Rechenaufwand verbunden ist, weshalb großer Wert auf die Performanz der Portal Engine
gelegt werden muss. Deshalb wurde die Entscheidung getroffen, die Ergebnisse dieser
Darstellung für einen definierten Zeitraum in einem Cache abzulegen, und bei erneuter
Abfrage aus diesem Cache abzurufen. Dies führt dann dazu, dass keine Rechenlast für die
Selektion und Aggregation der benötigten Informationen in Tier-2 entsteht, sofern noch
aktuelle Ergebnisse im Cache vorliegen, und das Gesamtsystem dadurch entlastet wird. Diese
eingesparte Rechenzeit steht damit für andere Aufgaben zur Verfügung, zum Beispiel für die
Bedienung der Nutzer, deren personalisiertes Informationsangebot noch nicht im Cache
vorgehalten wird.
Aufgrund der potentiell großen Zahl der Nutzer ist ein Cache im RAM alleine nicht
ausreichend. Vielmehr bietet sich aufgrund des relationalen Charakters der Inhalte und des
potentiell großen Datenvolumens eine Ablage in einer relationalen Datenbank an. Aus diesem
Grund wird eine relationale Datenbank Bestandteil des Portal-Konzepts G8. Diese Datenbank
wird von der Portal Engine über JDBC angesprochen, wodurch eine weitgehende
Unabhängigkeit von dem verwendeten Datenbank-Typ erreicht wird. Einzige Voraussetzung
ist, dass für die Datenbank ein JDBC Treiber verfügbar ist.
5.1.5 Unterstützung unterschiedlicher Clients für den Zugriff
Schwierigkeiten bei der Nutzung von heterogenen Informationssystemen im Unternehmen
bereiten häufig die unterschiedlichen Clients für den Zugriff. Diese Clients basieren auf
unterschiedlichen Bedien- und Navigationskonzepten. Dies erfordert hohen Schulungs- und
Einarbeitungsbedarf für die Mitarbeiter, sowie erheblichen Aufwand auf Seiten der
Administration.
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 132
Eines der Ziele des Wissensmanagements ist es, den Mitarbeiter von unnötigem Wissen zu
entlasten, um im Gegenzug das für den betrieblichen Ablauf notwendige Wissen nachhaltig
vermitteln zu können (vgl. Kapitel 2.1.1). Hieraus wurde in Kapitel 4.3.17 die Anforderung
an das Portal abgeleitet, dass unterschiedliche Clients für den Zugriff auf das Portal
unterstützt werden sollen. So ist es möglich, dass die Nutzer entsprechend ihren Bedürfnissen
und Fähigkeiten einen angemessenen Client verwenden.
Unter Berücksichtigung der Zielgruppe (vgl. Kapitel 4.2.2) und des zunehmend hohen
Bekanntheitsgrades des Internet-Browser in der Gesellschaft [ARD/ZDF 2004, S. 351 ff] wird
der Browser mit seinem relativ einfachen Bedienkonzept als der primäre Client für den
Portal-Zugriff gewählt. Durch den Ausbau und die Popularisierung des Internets haben sich
die dazu benötigten Software-Komponenten mit hoher Geschwindigkeit weiterentwickelt.
Insbesondere gilt dies für die Weiterentwicklung der Internet-Browser, die umfassende
Optionen zur Gestaltung von Oberflächen besitzen, und inzwischen bereits mit allen
wichtigen Betriebssystemen ausgeliefert werden (vgl. Kapitel 3.1.3). Somit ist es sinnvoll, das
Portal in der Form zu konzipieren, dass primär ein Zugang mit Hilfe eines Internet Browsers
möglich ist. Dabei soll durch die Verwendung eines generischen technischen Lösungsansatzes
für die Realisierung der Oberfläche eine weitgehende Unabhängigkeit bezüglich der Browser-
Software erreicht werden. Eine Ausrichtung auf einen bestimmten Browser würde den Vorteil
eröffnen, die spezifischen Funktionalitäten des Browsers nutzen zu können. Jedoch würde
diese Ausrichtung eine Abhängigkeit von der Weiterentwicklung des speziellen Browser
bedeuten, die aus konzeptioneller Sicht nachteilig erscheint.
Die Architektur soll darüber hinaus die Einbindung und Verwendung beliebiger anderer
Clients mit abweichenden Eigenschaften ermöglichen. Dazu wird bei der administrativen
Gestaltung des Portals in der in Kapitel 5.1.4 beschriebenen relationalen Struktur bereits die
Art der unterstützten Clients mit abgelegt. Hierdurch kann später beim Zugriff automatisiert
entschieden werden, ob ein Informationsobjekt an einen Client übertragen werden kann oder
nicht. Darüber hinaus ist es möglich, die Informationen automatisiert in ein von dem Endgerät
unterstütztes Datenformat zu konvertieren. Dadurch wird der Tatsache Rechnung getragen,
dass unterschiedliche Clients unterschiedliche Fähigkeiten zur Darstellung besitzen.
Beispielsweise können auf mobilen Endgeräten wie Handys oder Handhelds komplexe
Oberflächen und Bedienelemente nicht sinnvoll abgebildet werden (vgl. Kapitel 4.3.17). Die
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 133
Konfiguration wird im Rahmen der Beschreibung der Content Adapter in Kapitel 5.4.2
erläutert.
5.2 Personalisierung des Portals
In Kapitel 3.2.9 wird die Personalisierung als ein wesentliches Konzept für die Schaffung
einer angemessenen Informationsversorgung für die Mitarbeiter eines Unternehmens
beschrieben. Diese Optimierung beruht im Wesentlichen auf einer für die individuellen
Aufgaben des Mitarbeiters sinnvollen und angemessenen Reduktion der Komplexität.
In dem vorliegenden Kapitel wird das Konzept für die Generierung von personalisierten
Portal-Inhalten entwickelt.
5.2.1 Zentrale versus dezentrale Personalisierung
Durch die Personalisierung wird das Informationsangebot an die Bedürfnisse des Nutzers
oder einer Nutzergruppe angepasst (vgl. Kapitel 3.2.9). Die Personalisierung kann dabei
zentral oder dezentral durchgeführt werden.
Abbildung 32: Dezentrale versus zentrale Personalisierung
Bei der zentralen Personalisierung wird diese Aufgabe durch eine Gruppe von Mitarbeitern
durchgeführt, oder aber durch automatisierte Profiling-Mechanismen. Die zentrale
Personalisierung bietet sich immer dann an, wenn die Nutzer nur geringes Wissen über die
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 134
Informationsangebote besitzen, und daher keine sinnvolle Selektion vornehmen können.
Diese Form der Personalisierung ermöglicht einen großen Effizienzgewinn, da die Aufgabe in
Kombination mit Rollenkonzepten die rationelle Personalisierung für große Benutzergruppen
ermöglicht. Gleichzeitig ist die Personalisierung bei großen Benutzergruppen vergleichsweise
unspezifisch für den einzelnen, da die Personalisierung sich nicht an den Bedürfnissen des
einzelnen Nutzers orientieren kann.
Bei der dezentralen Personalisierung wird die Aufgabe durch den Benutzer selbst
durchgeführt. Sofern vorhanden, können zentral vorgenommene Einstellung auch
überschrieben werden. Der Nutzer hat dabei die Aufgabe, aus einem Angebot an
Informationen oder Informationsklassen die für ihn relevanten zu selektieren. Der
Effizienzgewinn ist geringer als bei der zentralen Personalisierung, da jeder Benutzer die
Selektion eigenständig durchführen muss, und somit Zeit für die Einarbeitung und
Durchführung benötigt. Das Ergebnis ist spezifisch auf die Bedürfnisse des einzelnen Nutzers
ausgerichtet, da keine Rücksicht auf die Bedürfnisse einer Gruppe genommen werden muss.
Das Portal G8 erlaubt beide Varianten der Personalisierung, auch kann jede Zwischenstufe
realisiert werden. Beispielsweise können Informationsangebote so in das Portal integriert
werden, dass sie unveränderlich an einer bestimmten Stelle des Portals erscheinen. Durch eine
herausragende Positionierung kann die Aufmerksamkeit aktiv auf diese Informationen gelenkt
werden (vgl. Kapitel 4.3.13), um so Einfluss auf die Distribution und Wahrnehmung
bestimmter Informationen auszuüben. Gleichzeitig können andere Bereiche des Portals für die
Personalisierung durch den Nutzer freigegeben werden. Einen Zwischenschritt stellt die
Möglichkeit dar, Informationsangebote zentral in das Portal des Nutzers einzubinden, diesem
aber die Möglichkeit zu geben, die Selektion selbständig zu verändern, oder die Angebote
sogar aus dem Portal zu entfernen.
Die Details der Administrations-Optionen werden eingehend in Kapitel 5.5 beschrieben.
5.2.2 Abgrenzung zwischen Individualisierung und Personalisierung
In Kapitel 5.2.1 wurde eine Abgrenzung zwischen einer zentralen und einer dezentralen
Personalisierung vorgenommen. In dem vorliegenden Kapitel soll aus diesen Möglichkeiten
ein Vorgehensmodell für die Personalisierung des Portals G8 entwickelt werden. Daher sollen
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 135
für die weiteren Beschreibungen die Begriffe Personalisierung und Individualisierung
unterschieden werden.
Unter Individualisierung wird fortan die individuelle Selektion eines zentral personalisierten
Informationsangebots durch den Nutzer verstanden [vgl. Bullinger et al. 2002, S. 21 f]. Der
Rahmen für die mögliche Individualisierung wird somit durch die zuvor durchgeführte
Personalisierung gebildet.
Die Generierung eines Informationsangebots für einen Benutzer findet in zwei Stufen statt,
indem zunächst eine zentrale Personalisierung durchgeführt wird, anschließend eine
dezentrale Individualisierung:
• In der ersten Stufe wird dabei aus dem technisch zur Verfügung stehenden
Informationsangebot durch die Personalisierung ein personalisiertes Angebot
zusammengestellt. Dabei werden üblicherweise Informationen über Rollen des
Mitarbeiters oder Gruppenzugehörigkeiten als Basis für die Personalisierung
verwendet.
• In der zweiten Stufe kann der Nutzer durch die Individualisierung aus dem
personalisierten Informationsangebot die für ihn relevanten Informationsangebote
selektieren und in seine Portal-Oberfläche einfügen, bzw. nicht benötigte
Informationsangebote aus seinem Portal entfernen. Auf diese Weise wird das
Informationsangebot an die individuellen Bedürfnisse angepasst.
Durch die Individualisierung kann ein deutlich besser zugeschnittenes Informationsangebot
generiert werden, da die Nutzung der beschriebenen Gruppen- oder Rollen-Informationen für
die Personalisierung immer nur eine grobe Beschreibung der Aufgaben und Fähigkeiten eines
Individuums zulässt. Dabei wird der individuellen Persönlichkeit des Mitarbeiters nicht
vollständig Rechnung getragen. Daher wird in dieser Stufe das Informationsangebot
tendenziell umfassender als tatsächlich notwendig definiert, um keine unnötige Beschränkung
zu erzeugen. Erst durch die individuelle Selektion und Einschränkung des
Informationsangebots durch den einzelnen Mitarbeiter kann eine gute Qualität des
Informationsangebots erreicht werden.
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 136
Das Informationsangebot wird somit in zwei Stufen eingeschränkt und auf den einzelnen
Nutzer angepasst. Der einzelne Mitarbeiter ist nicht in der Lage, aus der durch die
Personalisierung gebildeten Objektmenge auszubrechen, und zusätzliche Elemente
hinzuzufügen. Abbildung 33 zeigt, dass die personalisierte Informationsmenge eine
Teilmenge der organisatorischen Wissensbasis bildet, und die individualisierte
Informationsmenge wiederum eine Teilmenge der personalisierten Informationsmenge ist.
Abbildung 33: Reduktion durch Personalisierung und Individualisierung
Die individualisierte Informationsmenge liegt somit vollständig innerhalb der personalisierten
Informationsmenge. Der Benutzer kann also durch seine Individualisierung den durch die
Personalisierung vorgegebenen Rahmen nicht verlassen.
5.3 Sicherheit
Die Einführung von Workflow- oder ERP-Systemen, elektronischen Archiven und
Dokumentendatenbanken führt dazu, dass in immer mehr Einsatzfeldern im Unternehmen das
Papier durch elektronische Dokumente abgelöst wird. Daraus entsteht die Notwendigkeit,
dass Alternativen zu der handschriftlichen Signatur geschaffen werden müssen, um eine
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 137
Rechtsverbindlichkeit und Authentizität in der elektronischen Kommunikation gewährleisten
zu können.
Das vorliegende Kapitel beschreibt die im Portal G8 realisierten Sicherheitsmechanismen.
5.3.1 Authentifizierung
Durch den bereits beschriebenen Einsatz unterschiedlichster Systeme der
Informationstechnologie im Unternehmen ist es notwendig, dass der Benutzer sich gegenüber
jedem dieser Systeme identifiziert, um die in Kapitel 4.3.16 geforderte Sicherheit und
Zugriffskontrolle realisieren zu können. In der Praxis wird dazu überwiegend eine
Kombination aus Benutzerkennung und Passwort verwendet, aber auch andere
Authentifizierungs-Maßnahmen sind möglich (vgl. Kapitel 3.1.3.1).
Bereits beschrieben wurde, dass das Portal G8 als Servlet in Java entwickelt wurde und in
einem Application Server ausgeführt wird. Eines der Servlets ist das Login-Servlet, das für
den Anmelde- und Abmelde-Vorgang verantwortlich ist.
Bei der Anmeldung werden die eingegebenen Benutzerdaten gegen ein Directory geprüft, um
so die Korrektheit der Authentifizierung zu prüfen. Dabei können verschiedene Directorys
genutzt werden. Zum einen kann das Domino Directory des Lotus Domino Servers genutzt
werden, der Bestandteil der Gesamtkonzeption G8 ist (vgl. Kapitel 5.1). Darüber hinaus kann
jedes Directory nach dem LDAP Standard zur Authentifizierung herangezogen werden. Auf
diese Weise können bereits bestehende Benutzerdaten aus existierenden Directorys sehr
einfach als Basis für das Portal genutzt werden. Als dritte Möglichkeit kann in der bereits
bestehenden relationalen Datenbank (vgl. Kapitel 5.1.4) eine Tabelle mit Benutzernamen und
Passwörtern gepflegt werden, die für den gleichen Zweck genutzt wird. Diese Möglichkeit der
Pflege von Benutzern bietet sich beispielsweise an, wenn externe Partner oder Kunden
Zugriff auf das Portal bekommen sollen, diese aber nicht in den internen Directorys des
Unternehmens gepflegt werden sollen. Durch diese Erweiterung wird die Flexibilität des
Portals in Bezug auf die Einsatzoptionen vergrößert, wodurch die in Kapitel 4.3 geforderte
Praxistauglichkeit verbessert wird.
Die Einbindung von standardisierten externen LDAP Directorys hat den großen Vorteil, dass
zur Pflege die am Markt verfügbaren Standardwerkzeuge verwendet werden können. Diese
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 138
Werkzeuge erlauben auch bei großen Benutzerzahlen die übersichtliche Pflege von Gruppen
und Rollen und die Zuordnung der einzelnen Nutzer. Dies hat wiederum Einfluss auf die
Möglichkeit des Portal Managements und die Portal Administration, worauf näher in Kapitel
5.5 eingegangen wird.
Die Aufgabe des Portals beschränkt sich dabei auf die reine Authentifizierung des Benutzers.
Die Autorisierung wird dezentral in den angeschlossenen Applikationen durchgeführt, da es
in der Praxis selten möglich ist, ein durchgängiges Zugriffs-Konzept über alle Systeme zu
entwickeln. Vielmehr handelt es sich dabei um eine Aufgabe, die dezentral und auf
verschiedensten Zugriffsebenen möglich sein soll.
5.3.2 Session Management
Das bereits beschriebene Login-Servlet ist auch für das Session Management verantwortlich.
Session Management ist notwendig, da das für die Darstellung von Internet-Seiten
verwendete HTTP-Protokoll stateless ist. Dies bedeutet, dass der Server bei der Anfrage eines
Clients nicht erkennen kann, ob vorher bereits andere Anfragen von dem gleichen Client
durchgeführt wurden. Dies gilt somit auch für eine bereits durchgeführte Authentifizierung
des Benutzers. Um zu verhindern, dass bei jedem Seitenaufruf erneut Benutzername und
Kennwort abgefragt werden, muss das Ergebnis der einmal durchgeführten Authentifizierung
gesichert werden, so dass bei erneuten Aufrufen durch den gleichen Client keine erneute
Abfrage der Benutzerdaten notwendig ist.
Für das Portal G8 wurde ein auf Cookies basierendes Session Management entwickelt. Das
Session Management sorgt dafür, dass ein Benutzer nach der einmaligen Anmeldung für die
Dauer der Portal-Nutzung eindeutig identifizierbar bleibt. Nach einer erfolgreichen
Authentifizierung des Benutzers wird auf Basis der IP-Adresse, des Benutzernamens und der
aktuellen Systemzeit ein sicherer Hash errechnet, der als Cookie an den Client gesendet wird.
Dieses Cookie wird durch eine Datei repräsentiert, die auf dem Client-Rechner gespeichert
wird. Bei jedem folgenden Seitenabruf wird diese Datei mit zur Portal-Engine übertragen und
kann dort für die Identifikation des Nutzers ausgewertet werden.
Während der ersten Übermittlung des Cookies an den Client wird der errechnete Hash
zusätzlich im relationalen Cache des G8-Portals zusammen mit dem bereits ermittelten
Benutzernamen des Users gespeichert. Bei den folgenden Anfragen des Clients an das Portal
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 139
kann der Hash des Cookies mit den gespeicherten Hashs im Cache des Portals verglichen
werden. Wurde der Benutzer bereits erfolgreich authentifiziert, findet sich dort ein identischer
Hash und es kann so eindeutig der zugehörige Benutzername ermittelt werden. Findet sich
kein identischer Hash, wird der Benutzer abgewiesen und eine Authentifizierung angefordert.
Der einmal angemeldete Benutzer sollte das Portal über eine Logout-Funktion verlassen.
Durch dieses Logout werden das Cookie vom Client und der Eintrag im relationalen Cache
des Portals gelöscht. Für einen erneuten Zugriff wird eine Authentifizierung angefordert.
Um zu verhindern, dass bei einer nicht erfolgten Abmeldung, z.B. beim Absturz des Clients
vor der Abmeldung, die Authentifizierung dauerhaft bestehen bleibt, wurde ein Timeout-
Mechanismus implementiert. Im relationalen Cache des Servers wird zusammen mit dem
Hash und dem Benutzernamen auch die Zeit des letzten Zugriffs gespeichert. Wird eine durch
den Administrator des Portals frei konfigurierbare Zeitspanne überschritten, wird der Hash
automatisch als ungültig erklärt und so eine automatische Anmeldung des Benutzers
unmöglich.
5.3.3 Single Sign-on
Ein Portal hat die Aufgabe, die unterschiedlichen Informationssysteme des Unternehmens in
einer einheitlichen Oberfläche zusammenzuführen. Dies bedeutet, dass während der Arbeit in
dem Portal auf Informationen der eingebundenen Systeme zugegriffen wird. Die technischen
Aspekte der Systemintegration sollen dabei vor dem Benutzer verborgen werden (vgl. Kapitel
5.4).
Ein spezieller Aspekt der Systemintegration ist die Zusammenführung der Mechanismen der
Autorisierung in dem Portal. Der Benutzer soll nur einmal seine Benutzerkennung eingeben
müssen, auch wenn er über das Portal auf Informationen verschiedener Informationssysteme
zugreift. Ist der Benutzer also am Portal erfolgreich authentifiziert worden, sollte die so
ermittelte Identität auch für die Ermittlung der Zugriffsrechte für die eingebundenen Systeme
verwendet werden. Ein so realisiertes Single Sign-on (vgl. Kapitel 3.2.9.2) ist eine sehr
wichtige Grundvoraussetzung für die Generierung einer konsistenten Benutzeroberfläche der
Portal-Lösung (vgl. Kapitel 4.3.8) durch die Nutzer. Ohne ein Single Sign-on könnten die
integrierten Systeme nicht in einer einheitlichen Oberfläche zusammengeführt werden, da der
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 140
Benutzer die technischen Systeme als solche erkennen müsste, um sich jeweils korrekt
authentifizieren zu können.
Single Sign-on kann auf zwei Arten realisiert werden. Die einfachste Authentisierungs-
Methode ist die Basis HTTP Authentification. Bei dieser Form der Authentifizierung werden
Benutzername und Passwort bei jeder Anfrage des Clients mit den Anfragedaten übertragen.
Da die Daten unverschlüsselt übertragen werden, sind diese sehr leicht abzuhören. Aufgrund
der Schlüsselposition des Portals als zentralem Authentisierungspunkt für das Single Sign-on
kommt dem Aspekt der Sicherheit der verwendeten Technologien eine wesentliche Rolle zu.
Aus diesem Grund soll die Basic HTTP Authentification nicht verwendet werden.
Deutlich sicherer ist die Nutzung der zuvor beschriebenen Session Informationen auch für das
Single Sign-on. Durch die einmalige Anmeldung des Benutzers ist die Identität bekannt
geworden. Bei dem Zugriff auf weitere Systeme müssen die angeschlossenen Systeme die
bereits durchgeführte Authentisierung der Portal Engine akzeptieren und verwenden, ohne
eine eigene Prüfung durchzuführen.
Um diese Form des Single Sign-on zu realisieren, benötigen die angeschlossenen Systeme
eine entsprechende Schnittstelle, die die Delegierung der Authentisierung an das Single Sign-
on System ermöglicht. Lotus Domino besitzt zu diesem Zweck das Domino Webserver
Application Interface (DSAPI). Diese C-Programmierschnittstelle ermöglicht die Realisierung
von individuellen Filtern, die die Authentifizierung des Benutzers durchführen. Auf diese
Weise können angepasste und flexible Anmeldemechanismen realisiert werden.
Voraussetzung für die im Portal G8 implementierte Single Sign-on Lösung ist eine
Homogenisierung der Benutzernamen in allen Systemen. Nicht vorgesehen ist die Verwaltung
einer Mapping-Tabelle, die unterschiedliche Benutzernamen in den verschiedenen Systemen
auf eine einzelne Identität zusammenführt.
5.4 Systemintegration
Die überwiegende Zahl der Unternehmen hat in den letzten Jahren bereits intensiv in den
Ausbau der Datenverarbeitungs-Anlagen investiert. Die Menge der Informationen und
Applikationen, die den Mitarbeitern durch die internen Systeme des Unternehmens oder aus
externen Quellen zur Verfügung gestellt werden, wächst rapide. Vor diesem Hintergrund wird
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 141
für die vorliegende Konzeption von einem Szenario ausgegangen, in dem bei der Einführung
eines Portals bereits eine komplexe und heterogene Datenverarbeitungs-Infrastruktur
vorhanden ist, die die wichtigsten Aufgaben und Funktionen im Unternehmen unterstützt. Die
Elemente der organisatorischen Wissensbasis, das heißt, die Informationen, die von dem
Mitarbeiter für einzelne Arbeits- oder Entscheidungsschritte benötigt werden, liegen somit in
der Regel in unterschiedlichen Systemen und Formaten vor. Es ist die Aufgabe der
Systemintegration, diese Elemente in dem Portal zusammenzuführen, ohne die
Datenverarbeitung des Unternehmens standardisieren oder homogenisieren zu müssen. Selbst
innerhalb einer Organisation ist eine Standardisierung der technischen und inhaltlichen
Formate in der Regel nicht sinnvoll, da die einzelnen Bereiche und Funktionen einer
Organisation unterschiedliche Anforderungen an ihre Informationen stellen. Daher werden
diese in der Regel dezentral verwaltet und für das jeweilige Ziel optimiert. Bei einer
Betrachtung von Integrationsansätzen über Unternehmensgrenzen hinweg wird schnell
deutlich, dass eine Standardisierung, außer in speziellen Nischen, unmöglich zu erreichen ist.
Aus diesem Grund wird es die Aufgabe des Portals sein, den Datenaustausch zwischen den
eingebundenen Datenquellen und den Nutzern des Portals zu standardisieren. Diese
Standardisierung ist notwendige Voraussetzung, um das Ziel zu erreichen, für den Benutzer
einen Single Point of Access darstellen zu können. In den folgenden Kapiteln wird ein
Konzept entwickelt, wie diese Integration generisch und unter praktischen Gesichtspunkten
sinnvoll gelöst werden kann.
5.4.1 Integrationsvarianten
Bei der Integration einer Ressource in das Portal lassen sich noch grundsätzlich zwei
Vorgehensweisen unterscheiden. Der technologisch einfachere Weg ist es, die aufbereitete
Ausgabe des zu integrierenden Systems direkt in das Portal einzubinden. Die Ausgabe wird
also von dem System im Hintergrund generiert. Das Portal übernimmt in diesem Fall lediglich
die Aufgabe, eine Roadmap zu den vorhandenen Informationen und Services zu generieren.
Dieser Weg ist nur dann möglich, wenn das System selber das benötigte Ausgabeformat
generieren kann, z.B. HTML.
Aufwändiger ist der Weg, bei dem die Informationen und Services der Systeme von dem
Portal ausgelesen und aufbereitet dargestellt werden. Bei dieser Vorgehensweise ist die
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 142
Integration in der Regel schwieriger, bietet aber ein höheres Potential und möglicherweise
auch einen höheren Nutzen, da die Ausgabe durch das Portal an den Kontext angepasst und
aufgewertet werden kann.
Der erste Weg kann, wenn die technischen Voraussetzungen gegeben sind, sehr schnell
angewendet werden. Der zweite Weg ist zwar aufwändiger, eröffnet dafür aber eine größere
Flexibilität bei der Verarbeitung der Informationen. Beispielsweise lässt sich auf diesem Weg
eine Client-abhängige Selektion und Aufbereitung der Informationsobjekte realisieren (vgl.
Kapitel 5.1.5). Daher sollen durch die vorliegende Konzeption beide Integrationswege
ermöglicht werden, um sie in Abhängigkeit von den Gegebenheiten und Anforderungen in der
Praxis einsetzen zu können.
5.4.2 Das Konzept des Content Adapters
Bereits beschrieben wurde die Annahme, dass bei der Einführung eines Portals schon eine
Reihe von Informationssystemen im Unternehmen vorhanden ist (vgl. Kapitel 4.3.18). Aus
diesem Grund musste ein Konzept entwickelt werden, das eine schnelle und flexible
technische Integration der unterschiedlichsten Informationssysteme ermöglicht.
Um eine möglichst große Flexibilität gegenüber Anforderungen aus der Praxis zu erreichen,
soll ein generischer Ansatz entwickelt werden. Die Festlegung auf eine beschränkte Zahl von
Ressourcen-Typen, also z.B. auf gängige Datenbankprodukte, würde eine für das Ergebnis
nicht sinnvolle Einschränkung bedeuten. Daher wurde, wie in Kapitel 5.1.1 beschrieben, die
Entscheidung getroffen, ein offenes und generisches Portal-Framework zu entwickeln, das an
sich ändernde technische Rahmenbedingungen angepasst werden kann.
Um diese technische Anforderung erfüllen zu können ist es notwendig, eine Schnittstellen-
Konzeption zu entwickeln, die mit vertretbarem Aufwand und einer möglichst großen
Flexibilität an die Eigenschaften und Datenformate unterschiedlichster Systeme angepasst
werden kann. Die dazu notwendige Systemintegration kann unter Umständen sehr schwierig
und aufwändig sein, was den Gesamtnutzen des Portaleinsatzes unter Umständen schmälern
könnte. Aus diesem Grund wird ein Weg gewählt, der nur minimale Abhängigkeiten
zwischen der Portal-Engine und der Schnittstellentechnologie generiert, und so relativ
unabhängige Lösungsansätze für die Entwicklung der Schnittstellen ermöglicht. Der folgende
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 143
Lösungsansatz ist geeignet, den in Kapitel 4.3.18 beschriebenen Anforderungen bezüglich der
Systemintegration zu genügen:
• Es wird eine Schnittstellen-Technologie entwickelt, die unabhängig von der
eigentlichen Portal-Engine ist. Diese modulare Schnittstellen-Lösung ist so konzipiert,
dass sie unabhängig von der Portal-Engine angepasst und erweitert werden kann.
Dadurch wird es ohne großen Aufwand möglich sein, weitere Schnittstellen-Module
zu entwickeln.
• Darüber hinaus werden bereits Schnittstellen-Module zu wichtigen Datenbank- und
Content-Management-Systemen entwickelt. Diese Schnittstellen-Module werden ohne
besondere Programmierung und mit geringem Aufwand an die vorgefundenen
Bedingungen angepasst werden können.
Für die Realisierung soll das Konzept des Java Interface genutzt werden. Ein Interface
definiert und beschreibt die geforderten Eigenschaften einer Java Klasse, implementiert diese
aber noch nicht. Durch die Öffnung eines Interface wird die Beschreibung der Eigenschaften
einer Klasse von ihrer Implementierung getrennt [Krüger 2002, Kapitel 9]. Diese Öffnung
eines Interfaces eröffnet die Möglichkeit, unterschiedliche und spezialisierte Content-Adapter
für unterschiedliche Informationssysteme als Java-Klassen zu generieren. Somit können bei
der Implementierung optimal die Eigenschaften und Schnittstellen der anzubindenden
Systeme berücksichtigt werden.
Durch diese Konzeption wird eine logische und physische Trennung zwischen der
eigentlichen Portal-Engine und den Schnittstellen-Modulen ermöglicht. Die Portal-Engine
besitzt lediglich eine standardisierte Schnittstelle zu den Schnittstellen-Modulen. Bei der
Entwicklung neuer Schnittstellen-Module muss lediglich die Spezifikation der Schnittstelle
erfüllt werden. Die Logik der Schnittstellen-Module selbst kann gemäß den Anforderungen
der zu integrierenden Systeme frei entwickelt werden. Die Schnittstellen-Module haben dabei
die Aufgabe, die Inhalte aus den unterschiedlichen Datenverarbeitungs-Anlagen in das Portal-
Framework zu integrieren. Im Folgenden werden diese als Content Adapter bezeichnet.
Durch die so gewonnene Freiheit bei der Entwicklung der Schnittstellen-Module ist es
möglich, die spezifischen Eigenschaften der zu integrierenden Systeme zu berücksichtigen,
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 144
um die jeweiligen Stärken dieser Systeme in den Gesamt-Framework einbringen zu können.
Es ist unter praktischen Gesichtspunkten nicht möglich, alle bestehenden und sich zukünftig
entwickelnden Unternehmens- oder Office-Anwendungen oder Datenformate zu
berücksichtigen [Bullinger 2001, S. 7]. Durch den Ansatz wird aber sichergestellt, dass bis
dato nicht berücksichtigte Systeme oder Daten-Formate zukünftig möglichst leicht integriert
werden können.
Das Portal muss eine standardisierte und klar dokumentierte Schnittstelle besitzen, die von
dem Content Adapter zu implementieren ist (siehe Abbildung 34). Die Spezifikation für diese
Schnittstelle muss eindeutig definiert und mit vertretbarem Aufwand zu implementieren sein.
Auf der anderen Seite muss die Spezifikation so offen sein, dass sie Raum für die
Entwicklung unterschiedlichster Content Adapter bietet, ohne die Flexibilität und
Leistungsfähigkeit zukünftiger Entwicklungen von Content Adaptern unnötig einzuschränken.
Tier-2Tier-3
Content
Adapter
Informations-
system
Portal
Engine
Tier-2Tier-3
Content
Adapter
Informations-
system
Portal
Engine
Abbildung 34: Content Adapter als Schnittstelle zwischen Portal-Engine und bestehenden
Informationssystemen
Die Content Adapter müssen also selbständige Module sein. Sie erfüllen die Aufgabe,
Verbindungen zu unterschiedlichen Datenquellen und Ressourcen herzustellen, diese in das
Portal einzubinden, und den Benutzern zur Verfügung zu stellen. Abbildung 35 zeigt den
Zusammenhang, wobei aus Gründen der Abstraktion Tier-2 nicht dargestellt wurde. Tier-2
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 145
generiert die Verknüpfungen zwischen den Objekten der Ressourcen und dem Portal, die als
Pfeile dargestellt werden.
Informations-
system C
PortalPortal
TIER-1TIER-3
Informations-
system B
Informations-
system A
Abbildung 35: Integration von Informationssystemen in das Portal
Bei der Integration in das Portal sollte es das Ziel sein, nicht nur die reinen Datenobjekte,
sondern, wenn möglich, auch die implementierte Business-Logik mit anzubinden. Bei einem
reinen Datenzugriff, zum Beispiel in Form einer Datenbankabfrage, würde diese
Applikationslogik verloren gehen. Der für das angestrebte Ziel sinnvollere Weg ist es daher,
den Zugriff über bestehende Applikationsschichten zu realisieren. Dieser Weg ist bei der
Anbindung von Datenbanken grundsätzlich zu bevorzugen, da so zum Beispiel das
Sicherheitsmodell des Informationssystems Berücksichtigung findet und auch bei zukünftigen
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 146
Migrationsprojekten mit geringerem Adaptionsaufwand zu rechnen ist [vgl. Koop et al. 2001,
S. 91].
Die Schnittstelle wird technisch als Java Interface zur Verfügung gestellt. Durch die Öffnung
eines standardisierten Interface wird sichergestellt, dass jeder Adapter die notwendigen
technischen Eigenschaften besitzt und zwingend benötigte Funktionen zur Verfügung stellt.
Die technische Möglichkeit der Java Interfaces, eine offene und zugleich standardisierte
Schnittstelle zu entwerfen, war einer der in Kapitel 5.1.3 beschriebenen Gründe für die
Entwicklung des Portals in Java.
Durch die Öffnung eines Java Interface ist es mit vergleichsweise geringem Aufwand
möglich, weitere Content Adapter zu entwickeln. Der Entwickler eines Adapters benötigt
dazu kein Wissen über die interne Funktionsweise des Portals. Das Wissen über die
Implementierung des Interface und das Wissen über das zu integrierende System sind
ausreichend, um einen neuen Content Adapter zu programmieren.
Zu klären bleibt noch die Frage, wie diese Integration in der täglichen Benutzung bzw. in der
Administration des Portals zu realisieren ist. In Kapitel 4.3.18 wurde die Anforderung
beschrieben, dass die Integration neuer Datenquellen schnell und mit geringem Aufwand
möglich sein soll. Gleichzeitig sollte das Portal technische Lösungswege eröffnen, um im
Falle außergewöhnlicher Anforderungen die Integrationsmöglichkeiten durch eine
individuelle Anpassung der Schnittstellen erweitern zu können. In Kapitel 5.5 wird die
Oberfläche zur Unterstützung der Administratoren bei dieser Aufgabe erörtert.
5.4.3 Groupware Integration
Die Integration von Groupware Funktionalität in das Portal nimmt einen besonderen
Stellenwert in der Konzeption ein, weshalb diese in einem eigenen Kapitel behandelt werden
soll.
In Kapitel 2.3.1.2 wurde der Standpunkt von Rehäuser und Krcmar reflektiert, dass
Wissensmanagement als eine Querschnittsfunktion anzusehen ist, und überall im
Unternehmen stattfinden sollte [vgl. Rehäuser/Krcmar 1996, S. 17]. In Kapitel 4.3 wurde aus
diesem Verständnis heraus für das Portal G8 unter anderem das Ziel entwickelt, die
Gruppenarbeit und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu erleichtern und zu
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 147
verbessern. In Kapitel 4.3.1 wurde die zentrale Anforderung abgeleitet, dass das Portal im
Wesentlichen die Aufgabe übernehmen soll, das Wissen im Unternehmen zu verteilen und für
die Mitarbeiter zugänglich zu machen. Daraus folgt, dass die notwendigen Funktionalitäten
für die Kollaboration und die Kommunikation über die Schnittstelle zur Integration in das
Portal eingefügt werden müssen. Durch diese Integration ist das eigentliche Ziel des
Wissensmanagements zu erreichen, nämlich die Prozesse der Leistungserstellung zu
unterstützen und so die Wettbewerbssituation des Unternehmens zu verbessern. Hierzu ist
eine Wissensverteilung im Sinne eines Makelns von Wissen alleine nicht ausreichend.
Vielmehr werden Mechanismen für das Managen von Wissen benötigt, die die Mitarbeiter in
der Kollaboration im Unternehmen unterstützen (vgl. Kapitel 5.1.1).
Daher werden weitergehende Funktionalitäten benötigt, die über die Systemintegration im
Portal zur Verfügung zu stellen sind. Diese noch fehlenden Funktionen können durch eine
Groupware-Plattform wie Lotus Notes zur Verfügung gestellt werden [vgl. Bruse 2001]. Im
Sinne des zuvor beschriebenen Integrationskonzeptes soll daher ein dedizierter Content
Adapter für die Groupware Plattform Lotus Notes entwickelt werden. Dadurch ist es möglich,
Lotus Notes sowohl in seiner Eigenschaft als dokumentenorientierte Datenbank zu nutzen, als
auch die besonderen Eigenschaften im Bereich von Kommunikation, Kooperation und
Kollaboration dem Portal zur Verfügung zu stellen. Gleichzeitig übernimmt der Server Lotus
Domino, wie in Kapitel 5.1.3 erläutert, die Aufgabe des Application Servers für die
Ausführung der G8 Engine. Durch diese Mehrfachnutzung kann die benötigte Portal-
Infrastruktur besonders schlank gehalten werden.
Auf Basis dieses generischen Notes-Adapters werden weitere Adapter für die Einbindung von
Notes-Applikationen mit speziellen Eigenschaften zu entwickeln sein, wie z.B. Adapter für
Mail-Integration, Kalender-Funktionalität, oder auch von Workflow-Applikationen. Diese
spezialisierten Adapter werden im Laufe der Arbeit noch beschrieben.
5.4.4 Workflow Integration
Die Integration von Workflow Funktionalität in das Portal nimmt ebenso wie die zuvor
beschriebene Integration von Groupware Funktionalität einen besonderen Stellenwert in der
Konzeption ein, weshalb diese in einem eigenen Kapitel behandelt werden soll.
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 148
In Kapitel 3.1.2 wurde bereits verdeutlicht, dass aus Prozesssicht jede Aufgabe in einem
Unternehmen als ein Teil eines Workflows betrachtet werden kann, die an einem Arbeitsplatz
zu erbringen ist. Workflows unterstützen durch die arbeitsteilige Strukturierung einer
Aufgabe die Bildung von kollektivem Wissen (vgl. Kapitel 2.1.3). Computer sind dabei die
Werkzeuge, die eingesetzt werden, um die Arbeit innerhalb der Prozesse zu leisten. Die
Qualität und Geschwindigkeit der Prozesse der Leistungserstellung hat einen großen Einfluss
auf die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens, da diese unmittelbaren Einfluss auf die
Qualität der Produkte und die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens hat (vgl. Kapitel 3.1.2).
Daraus lässt sich ableiten, dass die Optimierung der Prozesse eines Unternehmens zu den
effizientesten Ansätzen gehört, um die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu
verbessern. Unter Berücksichtigung der Erkenntnis aus Kapitel 2.3.2, dass
Wissensmanagement unter anderem eine logistische Aufgabe darstellt wird deutlich, dass
durch die Modellierung der Prozessdefinition unmittelbar Einfluss auf den Informationsfluss
und damit auf die Wissensverteilung im Unternehmen genommen werden kann.
Aus diesem Grund wurde in Kapitel 4.2.3 die Forderung definiert, keine Trennung zwischen
der Wissensmanagement-Umgebung und der Arbeits-Umgebung der Mitarbeiter
vorzunehmen. Vielmehr wurde gefordert, die bereits etablierten Informationen,
Applikationen, Prozesse und Prozessumgebungen in das Portal zu integrieren, und den
Zugang und die Nutzungsoptionen unter dem Aspekt des Wissensmanagements zu
verbessern.
Durch die Integration der Prozesse in das Portal wird für den Nutzer eine Erleichterung in der
Benutzung geschaffen. Durch die Einführung von elektronischen Workflow-Umgebungen
wird der einzelne Mitarbeiter in die Lage versetzt, an einer wachsenden Zahl von
Geschäftsprozessen teilzunehmen. Durch diese Zunahme entsteht für den Mitarbeiter ein
erheblicher Überwachungs- und Koordinationsaufwand, um seine Aufgaben termingerecht
und sachgemäß zu erledigen. Diese Aufgaben können wiederum zu einem Gefühl der
Informationsüberflutung führen. Der Mitarbeiter benötigt daher die Möglichkeit einer
integrierenden Darstellung aller für ihn relevanten Aufgaben und Prozesse. Diese Darstellung
muss auf Basis seiner Aufgaben und Rollen im Unternehmen generiert werden, um so auch
unter den Bedingungen von zunehmend flexibleren Prozessen oder sogar Ad-hoc Workflow
Management [Nastansky et al. 2002, S. 245] eine aktuelle Darstellung und vollständige
Kontrolle zu ermöglichen.
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 149
Abbildung 36: Integration der Workflows durch das Portal
Der Content Adapter benötigt die Eigenschaft, aus den verschiedenen Workflow-
Applikationen die für den jeweiligen Portalnutzer relevanten Workflows zu identifizieren und
darzustellen (siehe Abbildung 36). Als Referenzprodukt für Workflow im Office-Kontext
wurde die Workflow Umgebung PAVONE Espresso Workflow des Herstellers Pavone AG
verwendet. Diese besteht unter anderem aus der Workflow Laufzeitkomponente PAVONE
Espresso Engine, die auf Basis der Groupware-Plattform Lotus Notes realisiert wurde. Daher
wurde für die Realisierung des Content Adapters für die Workflow-Integration in das Portal
ein Architektur-Ansatz entwickelt, der auf dem Architektur-Ansatz des zuvor beschriebenen
Adapters für die Groupware-Integration basiert. Die Funktionalität dieses Adapters stellt
somit eine Spezialisierung der Funktionalität des Groupware-Adapters (vgl. Kapitel 5.4.3)
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 150
dar. Dieser Adapter besitzt zusätzlich die Funktionalität, aus einer Workflow Applikation die
Workflows zu identifizieren, die für den aktuellen Nutzer relevant sind. Dazu gehören die
Workflows, die von dem aktuellen Benutzer initiiert wurden, oder die Workflows, in denen
der Benutzer aktuell eine Aufgabe zu erledigen hat.
Abbildung 37: Die Oberfläche des ProcessModeler
Durch die Integration von PAVONE Espresso in das Portal ist es möglich, über die
Werkzeuge dieser Workflow Umgebung Einfluss auf die in dem Portal dargestellten
Informationen zu nehmen. Teil der Wissensmanagement-Umgebung PAVONE Espresso ist
das grafische Vorgangstypen-Modellierungswerkzeug Espresso ProcessModeler [Nastanky et
al. 2002; Haberstock 1999]. Mit diesem in Abbildung 37 dargestellten Werkzeug lassen sich
die Struktur und das Regelwerk eines Prozesses grafisch modellieren.
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 151
Bereits beschrieben wurde, dass die zunehmende Dynamik heutiger Märkte und zunehmender
Konkurrenzdruck es unumgänglich machen, mit möglichst hoher Geschwindigkeit auf die
Anforderungen und Bedürfnisse des Marktes reagieren zu können. Das bedeutet natürlich
auch, dass die unternehmerischen Prozesse häufig und schnell angepasst werden müssen, um
die benötigten Produkte oder Dienstleistungen erzeugen zu können. Das Werkzeug
ProcessModeler erlaubt die schnelle und einfache Anpassung der Prozesse im Unternehmen.
Die Workflows werden über den Workflow-Adapter in die Portal-Instanz der beteiligten
Mitarbeiter integriert. Durch den ProcessModeler kann definiert werden, welche Mitarbeiter
an der Bearbeitung eines Workflows beteiligt sind. Somit kann durch die Prozess-Gestaltung
mit Hilfe des ProcessModeler Einfluss auf die Informationen in dem Portal genommen
werden. Dieser Mechanismus kann somit genutzt werden, um auf die Informationsverteilung
im Unternehmen einwirken zu können.
5.4.5 Content Management Integration
Wie zuvor beschrieben ist davon auszugehen, dass in Unternehmen schon verschiedenste
Informationssysteme vorhanden sind, bevor ein Portal eingeführt wird. Dies gilt in gleicher
Weise für das Vorhandensein von Intranets. Diese Intranets basieren häufig auf statischen
HTML-Seiten, die durch ein Content Management System generiert werden. Zunehmend sind
aber auch dynamische Systeme auf Basis von Content Management Systemen mit Anbindung
von Datenbanken vorhanden, die HTML-Seiten auf Anfrage dynamisch generieren.
Diese Intranet-Strukturen müssen nicht durch ein Portal abgelöst werden. Das Portal G8 stellt
zwei Integrationsansätze zur Verfügung. Der erste Integrationsansatz ermöglicht die
Integration über einen speziellen Content Adapter, der für die Integration von Inhalten im
HTML-Format optimiert wird. Abbildung 38 zeigt, dass nicht nur eine einzelne HTML-Seite
integriert werden kann, sondern eine ganze Struktur mit inhärenter Link- und Aktionslogik.
Bei dieser Form der Integration wird lediglich die URL der Startseite der HTML-Struktur als
Parameter für den Content Adapter benötigt, um die Inhalte in das Portal zu integrieren.
Durch diese Form der Integration kann keine Anpassung an die Inhalte der HTML-Struktur
vorgenommen werden, sondern es handelt sich um ein reines Weiterleiten der Inhalte. Dies
gilt somit auch für die Gestaltung, die unter Umständen von der Gestaltung des Portals
abweichen kann.
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 152
Informations-
system B
PortalPortal
TIER-1TIER-3
Informations-
system A
Informations-
system A
CMSCMS
Abbildung 38: Integration von bestehenden Intranet-Seiten in das Portal
Der zweite Integrationsansatz ermöglicht das Einbinden des Portals in eine bestehende
HTML-Struktur. Dabei wird von beliebig vielen Punkten der bestehenden Inhalte ein Link auf
die Login Seite des Portals hergestellt. Abbildung 39 zeigt diesen Integrationsansatz, bei dem
aus dem Intranet Links auf das Portal hergestellt werden. Der Benutzer kann sich somit
zunächst im Intranet bewegen, ohne sich anmelden zu müssen. Sobald der personalisierte
Bereich des Portals betreten wird, erscheint die Aufforderung zur Anmeldung, und nach der
Anmeldung die personalisierte Darstellung.
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 153
Abbildung 39: Integration des Portals in bestehende Intranet-Seiten
In der Praxis können auch Kombinationen aus beiden Integrationsansätzen hergestellt werden.
Beide Ansätze sind sehr einfach und schnell zu realisieren, und ermöglichen auch nach der
Portal-Einführung die Nutzung bestehender Strukturen und Systeme für die Pflege des
Intranets.
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 154
5.5 Administrierbarkeit
Durch die Nutzung des Portals G8 soll der einzelne Mitarbeiter im Unternehmen durch eine
angemessene Versorgung mit Informationen unterstützt werden. Die Steuerung der
Informationsverteilung ist ein wesentlicher Aspekt von Wissensmanagement, wie in
Abbildung 26 dargestellt wurde. Zu diesem Zweck wird eine Administrationsumgebung
benötigt, die den Aufbau und die Darstellung des Portals auch für große Gruppen von
Anwendern ermöglicht. Durch die Steuerung der Verteilung kann das Management einen
unmittelbaren Einfluss auf die Informationsversorgung der Mitarbeiter nehmen. Abbildung 40
ist eine Weiterentwicklung von Abbildung 26 und stellt diesen Zusammenhang dar.
Abbildung 40: Aufgabenbereiche des Wissensmanagements und sein Einfluss auf die Wissensverteilung
In den folgenden Kapiteln wird das Konzept einer zentralen Administrations-Umgebung für
das Portal G8 entwickelt. Nicht im Focus der vorliegenden Arbeit liegt dabei die technische
Administration der Server-Plattform oder der Netzwerkkomponenten. Vielmehr wird unter
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 155
Administration die Integration der bestehenden Informationssysteme, sowie die Moderation
der Informationsangebote für die Nutzer verstanden.
Die Administrationsumgebung ist die technische Realisierung der in Kapitel 5.1.5
beschriebenen Personalisierung und Individualisierung des Informationsangebots des Portals.
Der Komfort der Administrationsumgebung ist von entscheidender Bedeutung für die
Praxistauglichkeit des Portals. Die Qualität beeinflusst den Aufwand im Bereich der
Administration, und somit die Betriebskosten für das Portal. Indirekt hat sie durch die
Reduktion der Komplexität und die Steuerung der Entwicklung der Wissensbasis auch
Einfluss auf Arbeitsergebnisse der Nutzer, und beeinflusst darüber hinaus auch den Nutzen.
5.5.1 Design Repository
Das Portal besitzt eine Standardoberfläche, die unmittelbar nach der Installation des Portals
genutzt werden kann. Durch eine Trennung der Gestaltung der Oberfläche von der
eigentlichen Portal Engine kann diese fast vollständig frei gestaltet werden. Diese
Anpassungen sind in der Regel notwendig, um die Oberfläche so an schon bestehende
Intranet-Inhalte oder das Corporate Design eines Unternehmens anpassen zu können.
Aus diesem Grunde wurde die Oberfläche des Portals in generische Bausteine zerlegt. Jeder
dieser Bausteine wurde als separate HTML-Datei entwickelt und in einem Design Repository
auf dem Application Server abgelegt. Beispiele für diese Bausteine sind die
Navigationsleiste, Dropdown-Menüs, der Portal-Hintergrund oder die Erscheinung eines
Portlets. Diese HTML-Bausteine können von einem HTML-Designer mit den am Markt
verfügbaren HTML-Entwicklungswerkzeugen im Rahmen von dokumentierten Grenzen
geändert werden. Für diese Anpassungen ist kein spezielles Wissen über die Funktionsweise
des Portals notwendig, wodurch diese Form der Anpassungen erleichtert wird. Diese
Bausteine können auch in verschiedenen Sprachen hinterlegt werden, sofern sie zum Beispiel
beschreibende Texte enthalten. Der Benutzer kann so später zwischen verschiedenen
Sprachversionen der Oberfläche wählen.
Auch für die Farbgestaltung wurde eine Standardfunktionalität von HTML verwendet. Zur
Konfiguration der Farben kommt ein Cascading Style Sheet (CSS) zum Einsatz. Durch die
Nutzung einer CSS Datei wird die farbliche Gestaltung sowie die räumliche Aufteilung der
Elemente in einer zentral ausgelagerten Datei definiert. Dadurch werden Anpassungen sehr
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 156
erleichtert, da nicht jede HTML-Datei des Portals überarbeitet werden muss, sondern nur die
zentrale CSS Datei. Die Änderungen wirken sich dann umgehend auf alle HTML-Dateien des
Portals aus. Auch für diese Anpassungen sind verschiedenste Standardwerkzeuge am Markt
verfügbar, die für die Gestaltung des Portals genutzt werden können.
Abbildung 41: Dynamische Generierung der Portal-Oberfläche auf Basis des Design Repository und
Inhalten der Unternehmens-Ressourcen
Abbildung 41 verdeutlicht, wie aus diesen zentral abgelegten Design Ressourcen und den
darzustellenden Inhalten durch die Portal Engine zur Laufzeit die Portal Oberfläche generiert
wird.
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 157
5.5.2 Generierung der Portlets
In dem konzeptionellen Teil dieser Arbeit wurde bereits erläutert, dass für den Benutzer eines
Portals technische Aspekte einer Applikation so weit wie möglich verborgen werden sollten.
Der Benutzer soll durch die Entlastung von technischen Fragestellungen in die Lage versetzt
werden, sich verstärkt auf die sachlogischen Zusammenhänge seiner Tätigkeit zu
konzentrieren.
Dieses Ziel wird erreicht durch eine sachgerechte Vorbereitung des Portals für den einzelnen
Nutzer bzw. Nutzergruppen. Dazu werden im ersten Schritt aus den im Unternehmen zur
Verfügung stehenden Informationssystemen Portal-Angebote in Form von Portlets generiert.
Ferner sind technische Konfigurationen oder Beschreibungen zu erstellen, die von den
Content Adaptern ausgewertet werden können.
Um diese Aufgabe möglichst effizient durchführen zu können, wurde eine Lotus Notes
Datenbank als Konfigurationsumgebung angebunden. In dieser Datenbank werden Notes-
Dokumente erstellt, die jeweils ein einzelnes Portlet technisch beschreiben und definieren.
Die Masken in der Lotus Notes Datenbank sind benutzerfreundlich gestaltet, so dass die
Erstellung eines einfachen Portlets nur wenige Minuten erfordert.
Bei dieser Aufgabe müssen im Wesentlichen technische Parameter der angebundenen
Ressource beschrieben werden. Dazu gehören beispielsweise Netzwerkadresse, Netzwerk-
Port und das Datenformat des Systems. Ferner kann auf Ebene des Portlets bereits eine
Einschränkung des Zugriffs definiert werden. So kann bereits auf dieser Ebene sichergestellt
werden, dass nur bestimmte Benutzer Zugriff auf das Portlet, seine Inhalte und Funktionen
erhalten. Die dazu notwendigen Informationen sind in der Regel nur Systemadministratoren
bekannt, so dass dieser Teil der Portal-Konfiguration auch von einem Administrator
durchgeführt werden sollte.
Das Portlet erhält darüber hinaus einen Namen, der den fachlichen Zweck des Portlets
beschreiben sollte, nicht die technische Realisierung. Dieser Name wird den Benutzern des
Portals zur Identifikation des Portlets angezeigt und sollte daher möglichst kurz und präzise
sein. Darüber hinaus kann eine Reihe von weiteren Parametern definiert werden, die das
Verhalten des einzelnen Portlets definieren. Dazu gehört die in Kapitel 4.3.9 geforderte
konfigurierbare Aktualität, um eine dem fachlichen Ziel angemessene Belastung der
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 158
Ressourcen sicherstellen zu können. Aus diesem Grund wird hier das Aktualisierungs-
Intervall auf Ebene des einzelnen Portlets definiert.
Wichtig für den Betrieb eines Portals ist eine übersichtliche Darstellung des aktuellen Portal-
Zustandes. Der Administrator muss also einen einfachen Zugang zu der Information haben,
welche Portlets zurzeit vorhanden sind, und welche Benutzer Zugriff auf die Portlets haben,
um ggf. korrigierend eingreifen zu können. Zu diesem Zeck werden entsprechende
Übersichtsdarstellungen generiert, die diese Informationen liefern können.
5.5.3 Generierung der Pages
Ein einzelnes Portlet als Repräsentation einer Unternehmensressource erfüllt noch nicht die in
Kapitel 4 entwickelten Anforderungen an ein Portal. Erst durch die Aggregation und
Rekombination der einzelnen Informationsobjekte kann ein hochwertiges
Informationsangebot generiert werden. Steiger beschreibt einen Ansatz für die Generierung
von Wissenslandkarten oder Wissens-Clustern durch Identifikation, Gruppierung und
Strukturierung von Informationsobjekten [Steiger 2000].
Daher stellt das Portal das Konstrukt der Page oder Portal-Seite zur Verfügung, die die
Realisierung der in Kapitel 5.1.4 beschriebenen Aggregation ist. Die Page stellt eine
zweidimensionale Informationsmatrix dar. Jede Page kann theoretisch beliebig viele Portlets
unterschiedlichen Typs aufnehmen. Die Anordnung wird in Form von Spalten vorgenommen,
die unterschiedliche Ausdehnung annehmen können, um den Portlets verschiedene
Ausdehnungen zu ermöglichen.
Die einzelnen Portlets, also die Bausteine der organisatorischen Wissensbasis, müssen durch
den Schritt der Aggregation zu höherwertigen Strukturen verdichtet und in Relation
zueinander gesetzt werden. Dieser Zusammenhang wurde bereits in Abbildung 35 dargestellt.
Eine Portal-Instanz kann sich aus beliebig vielen Pages zusammensetzen.
Die Generierung von Pages wird üblicherweise zentral durchgeführt. Diese Pages besitzen
den Charakter eines Templates und können als Basis für den Aufbau der Portal-Instanzen der
einzelnen Nutzer verwendet werden. Es wird dazu kein administratives Spezialwissen
benötigt, da die technischen Konfigurationen bereits auf der Ebene der Portlet-Generierung
durchgeführt wurden. In dieser Phase der Personalisierung werden Fragen der fachlichen
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 159
Zielsetzung in den Vordergrund gestellt. Daher sollten für diese Aufgabe die fachlichen
Experten eines Unternehmens eingesetzt werden, nicht die technischen Experten. Der
Bearbeiter dieser Aufgabe nimmt vielmehr die Funktion eines Moderators ein. Für diese
Moderation wird kein spezieller Client benötigt, sondern die Aufgabe kann vollständig mit
Hilfe des Web-Browsers durchgeführt werden. Es wurde kein spezieller Client entwickelt
oder angebunden, da dieser in der Regel eine spezielle Installation und Einarbeitung erfordert.
Die Generierung von Pages muss nicht zwingend durch einen zentralen Moderator des Portals
durchgeführt werden. Sofern gewünscht, kann auch der einzelne Nutzer diese Aufgabe
durchführen. Auf diesen Aspekt wird in Kapitel 5.5.5 im Rahmen der Individualisierung
eingegangen.
5.5.4 Personalisierung des Portals
Die zuvor generierten Pages können im Rahmen eines zentralen Managements der Portal-
Instanzen bestimmten Benutzern über eine Gruppen- oder Rollenzugehörigkeit zugeordnet
werden. Diese Aufgabe bildet eine der Hauptaufgaben des Wissensmanagements, die in
Kapitel 2.3.2 beschrieben wurden. Die Tätigkeiten besitzen wiederum wenig technischen
Charakter, werden ebenfalls von einem Moderator über die Browser-Oberfläche des Portals
vorgenommen und erfordern somit keine spezielle Software.
Die Zuordnung kann als Individualisierungsoption, oder als verpflichtende Zuordnung
realisiert werden. Bei der ersten Variante wird die Page dem Nutzer im Rahmen seiner
Individualisierung zur Auswahl angeboten. In diesem Fall besitzt die Page den Charakter
eines Templates, das von dem Nutzer für den Aufbau eigener Seiten verwendet werden kann.
Bei der zweiten Variante wird die Page automatisch in die Portal-Instanz der betroffenen
Benutzer eingefügt. Aus den in Kapitel 5.2.1 bereits genannten Gründen ist durch die
weitgehend zentrale Administration und Personalisierung das höchste
Rationalisierungspotential zu realisieren.
In dieser Phase müssen somit die Pflege der Rollen und Gruppen in dem Directory, die
Generierung von Portlets und die Aggregation zu Pages abgeschlossen sein. Bei der
Personalisierung wird ein Mapping zwischen den Gruppen- und Rollen-Informationen und
den Pages vorgenommen. Abbildung 42 stellt die Zuordnung der Informationsobjekte zu den
Benutzern über die beschriebenen Mechanismen dar. Die Aufgabe sollte durch einen
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 160
Moderator durchgeführt werden, der neben dem Wissen um die fachlichen Aufgaben der
Mitarbeiter ein Wissen über die Organisationsstruktur des Unternehmens besitzt.
Informations-
system C
Page 1
Informations-
system B
Informations-
system A
Page 2 Page 3
Gruppe / Rolle X Gruppe / Rolle Y
Personalisierung
Personalisierung
Personalisierung
Informations-
system C
Page 1Page 1
Informations-
system B
Informations-
system A
Page 2Page 2 Page 3Page 3
Gruppe / Rolle X Gruppe / Rolle Y
Personalisierung
Personalisierung
Personalisierung
Abbildung 42: Personalisierung der Portal-Instanzen
Wenn mehrere Pages zu einer Rolle zugeordnet werden, oder wenn eine Person mehrere
Rollen besitzt, führt das in der Portal-Instanz dazu, dass mehrere Pages eingefügt werden. Der
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 161
Benutzer kann dann zwischen den einzelnen Pages navigieren. Bei der Zuordnung kann der
Moderator auch eine Wildcard einsetzen, die dazu führt, dass die entsprechende Page in der
Portal-Instanz jedes Portal-Nutzers erscheint.
Diese Architektur eröffnet die Möglichkeit, die ohnehin vorhandenen Organisations-
Informationen aus einem Directory auch für die Steuerung der Informationsversorgung durch
das Portal zu nutzen, ohne signifikanten Mehraufwand für die Administration zu erzeugen.
Durch die Nutzung der Rollen- oder Gruppeninformationen wird eine Abstraktion vom
Individuum erreicht, die die Aufgabe auch bei großen Benutzerzahlen beherrschbar macht
(vgl. Kapitel 3.2.9.3). Das Resultat der Personalisierung ist eine für den Nutzer personalisierte
und lauffähige Portal-Instanz. Die Instanz kann also ohne weitergehende Eingriffe genutzt
werden. Bei Bedarf kann diese Personalisierung auf dem Weg der Individualisierung im
Rahmen der eingeräumten Rechte durch den Benutzer angepasst werden.
5.5.5 Individuelle Anpassung des Portals
Durch die zuvor beschriebene zentrale Administration und Moderation des Portals können
Portal-Instanzen für beliebig große Nutzergruppen erstellt werden. Aufgrund der
beschriebenen Architektur können diese Instanzen bereits mit einer relativ hohen Genauigkeit
das Informationsbedürfnis der Benutzer befriedigen.
Neben den Bedürfnissen, die sich aus den Organisations-Informationen ableiten lassen,
entstehen immer wieder Informationsbedürfnisse, die einen spontaneren oder individuelleren
Charakter besitzen. Diesen Bedürfnissen, die z.B. durch Ad-Hoc-Prozesse [vgl. Nastansky et
al. 2002, S. 245] im Projekt-Kontext oder spezielle Fähigkeiten oder Kenntnisse eines
Mitarbeiters entstehen können, kann auf dem Wege der Individualisierung Rechnung getragen
werden.
Auf diesem Wege kann auch der einzelne Benutzer im Rahmen der ihm zugewiesenen
Möglichkeiten eine weitergehende Konfiguration der Oberfläche vornehmen. Auch in dieser
Phase der Anpassung muss sichergestellt sein, dass der Benutzer des Portals durch die
Individualisierung nicht den durch das Wissensmanagement gebildeten Rahmen verlassen
kann. Das bedeutet, dass weder der Zugriff auf Systeme oder Informationen ermöglicht
werden darf, für die keine Zugriffserlaubnis existiert, noch dürfen Portlets auf diesem Wege
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 162
in das Portal zu integrieren sein, für die keine Nutzungsberechtigung besteht. Der Nutzer hat
also lediglich das Recht, sich im Rahmen des vorher definierten Informationsraums zu
bewegen.
Die Möglichkeit der Individualisierung sollte insbesondere vor dem Hintergrund einer
angestrebten Vereinfachung und Rationalisierung und der damit verbundenen
Kosteneinsparung im Unternehmen nur eingeschränkt genutzt werden können.
Empfehlenswert sind daher eine weitgehend zentrales Management, und die Schaffung von
kontrollierten und aufgabenbezogenen Individualisierungsoptionen. Der einzelne Mitarbeiter
sollte lediglich Anpassungen im Rahmen der vorkonfigurierten Möglichkeiten durchführen.
Je nach Fähigkeiten und Aufgabengebiet des jeweiligen Mitarbeiters kann der Freiheitsgrad in
der persönlichen Gestaltung vergrößert oder eingeschränkt werden.
5.5.6 Phasenmodell der Personalisierung
Aus der in den vorhergehenden Kapiteln beschriebenen Architektur und den Schritten zur
Generierung eines personalisierten Portals wird in dem vorliegenden Kapitel ein
Phasenmodell der Personalisierung des G8-Portals entwickelt. Ziel der Abgrenzung ist eine
logische Strukturierung der Aufgabe, sowie eine eindeutige Zuordnung der Aufgaben und der
Akteure zu den einzelnen Phasen. Nicht Bestandteil des Phasenmodells ist die Installation des
Portals, bzw. die Administration der eingebundenen Systeme, wie beispielsweise der
Organisationsdatenbank.
Der gesamte Prozess der Administration, Personalisierung und Individualisierung des Portals
kann in vier Phasen untergliedert werden, die in Abbildung 43 dargestellt werden. In der
Phase 1 findet eine technische Administration durch einen Administrator statt, bei der die
Portlets des Portals definiert werden (vgl. Kapitel 5.5.2). In der Phase 2 findet eine
Aggregation der Portlets zu fachlich sinnvollen Pages durch einen Moderator statt (vgl.
Kapitel 5.5.3). In der Phase 3 wird, ebenfalls durch einen Moderator, eine Personalisierung
der Portal-Instanzen durch Zuweisung der generierten Pages zu den Nutzern vorgenommen
(vgl. Kapitel 5.5.4). Zusätzlich zu der fachlichen Betrachtung liegt in dieser Phase der Fokus
auf der Organisationsstruktur. In der Phase 4 kann der Nutzer die Inhalte seiner Portal-Instanz
seinen individuellen Präferenzen entsprechend und im Rahmen der administrativ
eingeräumten Rechte anpassen (vgl. Kapitel 5.5.5).
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 163
Abbildung 43: Phasen der Personalisierung des Portals
Dieses Phasenmodell beschreibt nicht eine zwingende zeitliche Abfolge der Arbeitsschritte.
Im praktischen Einsatz des Portals werden immer wieder auch vorgelagerte Phasen
durchlaufen, wenn sich beispielsweise die Rahmenbedingungen im Unternehmen oder die
verfolgten Ziele verändern.
5.6 Darstellung der Gesamtarchitektur
In den zurückliegenden Kapiteln wurden auf Basis der in Kapitel 4.3 entwickelten
Anforderungen die Architekturelemente für das Workplace Portal entwickelt. In dem
vorliegenden Kapitel wird das Ergebnis durch ein Schaubild der Gesamtarchitektur
verdeutlicht. Die Darstellung wurde in Anlehnung an die Architektur-Darstellung nach
Bullinger (siehe Abbildung 23) entwickelt.
In Tier-3 werden hier beispielhaft die Ressourcen Workflow, Groupware und Content
Management-Systeme genannt. Durch das Konzept des Content-Adapters wurde ein Konzept
für eine generische Schnittstelle für die Anbindung weiterer Ressourcen-Klassen ermöglicht.
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 164
Durch die Content-Adapter wird für die Portal-Engine auf Basis eines Application-Servers
der Zugriff auf die Ressourcen ermöglicht. Ein Web-Server übernimmt die Verwaltung der
Anfragen durch die Portal Clients und die Übertragung der Antworten der Portal Engine.
Abbildung 44: Architektur des Portals G8
Die Portal Engine besteht aus drei Blöcken, wovon die zwei Servlets die Aufgaben der
Authentifizierung und der Aufbereitung der Inhalte übernehmen. Die relationale Datenbank
wird von beiden Servlets genutzt und trägt die Personalisierungseinstellungen und den Cache
für bereits generierte Inhalte.
Im Bereich der Administrations-Daten befinden sich die Informationen, die für die
Konfiguration und Personalisierung des Portals benötigt werden. Auf diese Informationen
wird von der Portal Engine lesend zugegriffen. Die Informationen bilden die Basis für die
Darstellung der Inhalte und die Zugriffsrechte der Benutzer.
Im Bereich der Administrations-Werkzeuge befinden sich die Funktionen, die zur Erstellung
und Pflege der Administrations-Daten eingesetzt werden. Diese Funktionen werden
Architektur und Modellbildung des Workplace-Portals G8 Seite 165
vollständig mit Hilfe von am Markt verfügbaren Standardlösungen realisiert. Die Werkzeuge
sind als ein Bestandteil der Architektur zu betrachten, da die Integration von allgemein
verfügbaren Werkzeugen für Standardaufgaben als eine Prämisse der Arbeit definiert wurde.
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 166
6 Prototypische Evaluierung und praktische
Erfahrungen
Das im Folgenden beschriebene Workplace-Portal G8 wurde von dem Autor der vorliegenden
Arbeit konzipiert und prototypisch implementiert. Die Umsetzung gliedert sich dabei in zwei
Projektphasen, die sich jeweils in eine Reihe von Software-Versionen untergliedern. In dem
ersten Schritt wurden wesentliche Leistungsmerkmale und Gestaltungselemente eines
Workplace-Portals entwickelt. Dieser Entwicklungsschritt wurde vollständig auf der
technologischen Plattform Lotus Domino realisiert (vgl. Kapitel 5.1.3). Am Ende dieses
Entwicklungsschritts wurden intensive Tests und Evaluierungen des Prototypen durchgeführt.
Auf Basis dieser Erfahrungen wurde im zweiten Schritt eine neue Entwicklungsumgebung
und Plattform für die Ausführung gewählt. In diesem Schritt wurde das Portal in Java
entwickelt, und auf den Betrieb auf einem Application Server ausgelegt. Gleichzeitig wurde
das Konzept des Content Adapters realisiert, der die Einbindung unterschiedlicher
Datenquellen ermöglicht.
In beiden Phasen wurden die Ergebnisse intensiv im Rahmen von Konferenzen und Messen
vorgestellt, um die Tragfähigkeit der Konzepte und die Leistungsfähigkeit der
technologischen Umsetzung überprüfen zu können. Das Portal G8 wurde durch den Autor
beispielsweise bei Veranstaltungen des DFN e.V., der Universität St. Gallen, der Universität
Paderborn, der Deutschen Notes User Group e.V., der DMS Expo, der CeBIT und der Pavone
Powersphere vorgestellt. Ferner wurde ein intensiver Austausch mit zahlreichen
Praxispartnern, beispielsweise der Pavone AG und CSC Ploenzke gepflegt, mit denen das
Portal sowohl im Laborumfeld, als auch in realen Kundensituationen erprobt wurde.
In dem vorliegenden Kapitel werden die Ergebnisse dieser prototypischen Implementierung
des Portals G8 dargestellt; zunächst die Portal-Oberfläche mit den typischen
Gestaltungselementen, anschließend die Möglichkeiten der Personalisierung und
Individualisierung und abschließend die Umgebung zur Administration des Portals. Ferner
werden die wesentlichen Erfahrungen aus Praxisprojekten mit der Pavone
Informationssysteme AG und der Universität Paderborn wiedergegeben. Letztlich werden aus
den Erfahrungen der Implementierung und der Praxisprojekte Ideen und Visionen für eine
Weiterentwicklung abgeleitet.
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 167
6.1 Darstellung der Portal-Lösung G8
In den folgenden Kapiteln werden Oberfläche und Bedienung des Portals G8 dargestellt. Die
Abbildungen und Beschreibungen beziehen sich dabei auf die Erscheinung des Portals in
einem Internet-Browser. Das Portal unterstützt, wie in der Architektur in Kapitel 5.1.5
beschrieben, die Verwendung von anderen Clients für den Zugriff. Realisiert wurde ein
Zugriff mit einem Lotus Notes Client, einem mobilen Telefon mit WAP-Browser oder einem
tragbaren PalmPilot (siehe Abbildung 45).
Abbildung 45: Darstellung des Portals G8 im PalmPilot
Die Erscheinung der Portal-Oberfläche und die angebotenen Funktionalitäten werden dabei an
die technischen Darstellungsoptionen der jeweiligen Hardware angepasst. Die wesentlichen
Bedienelemente werden jedoch auf jedem Endgerät dargestellt. Aus diesem Grunde beziehen
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 168
sich die folgenden Beschreibungen der Oberfläche auf die Darstellung mit einem Internet-
Browser.
In den folgenden Kapiteln werden die Dialoge und Möglichkeiten zur Personalisierung und
Individualisierung des Portals erläutert. Die Abbildungen zeigen dabei die Standard-
Oberfläche beim Zugriff mit Hilfe eines MS Internet Explorers. Es sei angemerkt, dass es
aufgrund der Design-Variabilität des Konzeptes möglich ist, Portal-Oberflächen mit einer
vollständig anderen Erscheinung auf Basis des Portals G8 zu entwickeln. Lediglich die
Objekt-Typen wie Seiten, Portlets und Informationsobjekte sind immer gleichartig und
variieren nur in ihrer Erscheinung.
Anschließend wird die Administrationsoberfläche für die Generierung der Portlets
beschrieben. Der Zugriff auf die Administrationsumgebung wird dabei mit Hilfe eines Lotus
Notes Clients in der Version 6 durchgeführt.
6.1.1 Oberfläche und Navigation
Das Portal G8 wird mit Hilfe eines Web-Browsers über eine Startadresse geöffnet. Vor dem
ersten Zugriff auf die personalisierten Inhalte des Portals G8 müssen Benutzername und
Passwort in eine Anmeldemaske eingegeben werden, um die Authentifizierung und die
nachfolgende Autorisierung auf die eingebundenen Systeme durchführen zu können.
Abbildung 46 zeigt die Anmeldemaske des G8 Portals. Bereits vor der Anmeldung kann über
die Ländersymbole eine Auswahl der Sprache vorgenommen werden.
Nach dem erfolgreichen Login wird der Benutzer zu dem personalisierten Bereich des Portals
weitergeleitet. In Abbildung 47 wird die Oberfläche des Portals eines Praxispartners
dargestellt, die weitgehend der Standard-Oberfläche des Portals G8 entspricht.
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 169
Abbildung 46: Portal G8 Login Bildschirm
In den folgenden Kapiteln werden die wichtigsten Elemente der Portal Oberfläche und ihre
Funktion unter dem Gesichtspunkt des Wissensmanagements beschrieben.
6.1.1.1 Persistente Bedienelemente
Der obere Bereich des Portals, in Abbildung 47 erkennbar durch die zwei horizontal
verlaufenden Balken und die Logos, ist ein zentrales Element, das während der Nutzung des
Portals ständig sichtbar bleibt. So sind die zentralen Bedienelemente, die auf den horizontalen
Balken positioniert wurden, jederzeit erreichbar. Dadurch kann der Nutzer stets auf die
wichtigsten Funktionen des Portals zugreifen.
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 170
Zu den persistenten Bedienelementen gehört der Link 1. Infolayer, der die Rückkehr auf die
Startseite des personalisierten Portals ermöglicht. So kann der Benutzer jederzeit zur
Startseite des Portals als definierten Startpunkt und Navigationsoberfläche seines Workplace
zurückkehren, zum Beispiel, wenn er während der Recherche in Informationssystemen die
Orientierung verloren hat. Ferner befindet sich dort ein Link auf den Bereich Hilfe, der
Informationen und abgegrenzte Lerneinheiten zur Bedienung und Personalisierung des Portals
anbietet. Der Benutzer kann so aus dem Kontext seiner Arbeit heraus auf die Lernumgebung
zugreifen und selbständig und an seinem Arbeitsplatz notwendiges Wissen aufbauen.
Daneben befindet sich die Funktion Abmelden, die die Löschung der Anmeldung ermöglicht,
zum Beispiel wenn der Arbeitsplatz verlassen wird.
Abbildung 47: Oberfläche des personalisierten Portals
Der zweite horizontale Balken zeigt den Namen des aktuell angemeldeten Benutzers. Das
Portal erlaubt ohne weitergehende Konfiguration die Nutzung von geteilten
Rechnerarbeitsplätzen. Wird der Rechner nacheinander von mehreren Personen genutzt, ist es
wichtig, den Namen des aktuell angemeldeten Benutzers anzuzeigen, um Fehlbedienungen zu
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 171
vermeiden. Ferner befindet sich dort der Link Personalisierung, der ein Menü mit Funktionen
zur Personalisierung und Individualisierung einblendet, wie in Abbildung 48 abgebildet.
Diese Funktionen öffnen die Dialoge zur Personalisierung und Individualisierung des Portals.
Abhängig von den Rechten des aktuellen Benutzers werden Funktionen ein- oder
ausgeblendet.
Abbildung 48: Menü mit Personalisierungsoptionen
Der obere Bereich des Portals ist nicht personalisiert, abgesehen von der Einblendung des
aktuellen Benutzernamens und der verfügbaren Menüoptionen. Unterhalb der beiden
horizontalen Balken beginnt der Bereich mit der eigentlichen Darstellung der personalisierten
Portal-Inhalte.
6.1.1.2 Portal-Seiten
Die Portal-Instanz eines Benutzers kann sich theoretisch aus beliebig vielen einzelnen Seiten
oder Pages zusammensetzen (vgl. Kapitel 5.5.3). Jede Seite kann mehrere
Informationsobjekte und Funktionen aus verschiedenen Informationssystemen gleichzeitig
aufnehmen und in einer einheitlichen und konsistenten Darstellung zusammenfassen. Dadurch
ist es möglich, die Seiten unter ergonomischen Aspekten zu gestalten, unabhängig von der
Medialität der Informationen oder den Eigenschaften der integrierten technischen Systeme.
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 172
Durch das Zusammenführen von Informationsobjekten und Funktionen unterschiedlicher
Informationssysteme auf einer übersichtlichen Seite werden diese in Beziehung zueinander
gesetzt. Es lassen sich unter fachlichen und sachlogischen Aspekten Kontexte bilden, um die
Arbeit der Nutzer zu unterstützen. Technologisch bedingte Wissensinseln werden auf die
Weise aufgelöst und durch die Aggregation und Strukturierung zusammengeführt. Die Seiten
können dazu flexibel gestaltet werden, was in Kapitel 6.1.2.1 detailliert beschrieben wird.
Die Navigation zwischen den verschiedenen Seiten einer Portal-Instanz wird über die Links in
Form von Akten-Reitern am oberen Rand des personalisierten Bereichs ermöglicht, wie in
Abbildung 47 zu sehen. Der Reiter der aktuell sichtbaren Seite wird durch einen Farbwechsel
hervorgehoben, so dass der Benutzer jederzeit erkennen kann, auf welcher Seite er sich
momentan befindet. Die Darstellung der Links in Form von Reitern wurde verwendet, da
diese Metapher von vielen Internet-Seiten und Office-Produkten verwendet wird, bei vielen
Nutzern bekannt ist, und der Zweck intuitiv erkannt werden kann. Diese Links können optisch
beliebig gestaltet werden, so dass auch andere Oberflächen-Metaphern verwendet werden
können.
Unterhalb der Reiter beginnt der eigentliche Inhaltsbereich. Die Abbildung 47 stellt ein
zweispaltiges Seiten-Layout dar, wobei die linke Spalte 3 Portlets enthält, die rechte Spalte
zwei Portlets.
6.1.1.3 Portlets
Jedes Portlet wird von einem rechteckigen Rahmen umgrenzt und repräsentiert das
Informationsangebot bzw. den Zugang zu einem Informationssystem des Unternehmens. Die
Portlets können auf einer Seite positioniert und dargestellt werden. Abbildung 49 zeigt ein
typisch aufgebautes Portlet, in diesem Fall ein E-Mail-Portlet, das die aktuelle Eingangsbox
des angemeldeten Benutzers darstellt.
Im oberen Bereich befindet sich die Bedienleiste des Portlets. Auf der linken Seite wird der
Name des Portlets angezeigt, der vom Administrator bei der Generierung gewählt wurde (vgl.
6.1.3.2). Dieser Name sollte den Typ der darin dargestellten Information beschreiben. Der
Benutzer muss an dieser Stelle nicht mit der Medialität der Informationsobjekte oder dem Typ
des Informationssystems konfrontiert werden, da die Darstellung im Portal dieses unnötig
macht.
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 173
Auf der rechten Seite des Portlets befinden sich Schaltflächen mit Bedienelementen. Die
Schaltfläche Edit öffnet den Dialog für die Individualisierung des Portlets, auf die in Kapitel
6.1.2.4 detailliert eingegangen wird. Die Schaltfläche mit den Pfeilen dient der Aktualisierung
der Inhalte dieses Portlets. In Kapitel 5.5.2 wurde beschrieben, dass das
Aktualisierungsintervall für Portlets eines bestimmten Typs bereits bei der administrativen
Generierung des Portlets definiert wird. Nach Ablauf der Aktualisierungsperiode werden
automatisch die Inhalte des Portlets mit den Inhalten des integrierten Informationssystems
abgeglichen und aktualisiert. Dennoch hat der Benutzer wie in Kapitel 4.3.9 gefordert die
Möglichkeit, spontan eine Aktualisierung eines Portlets auszulösen, wenn Bedarf besteht.
Diese Aktualisierung kann deshalb durch den Benutzer jederzeit durch Betätigung dieser
Schaltfläche ausgelöst werden.
Des Weiteren erscheint eine Schaltfläche mit einem X, die das Portlet aus dieser Portal-Seite
entfernt. Diese Schaltfläche erscheint nur, wenn der Benutzer auch das Recht hat, die aktuelle
Seite zu individualisieren, und damit Einfluss auf die Zahl und Art der angezeigten Portlets zu
nehmen.
Abbildung 49: Aufbau eines Portlets
Die Zahl und Art der sichtbaren Schaltflächen kann abhängig vom verwendeten Portlet-Typ,
und auch der dem Nutzer durch den Administrator eingeräumten Rechte (vgl. Kapitel 6.1.3.2)
variieren. Es ist also nicht zwingend notwendig, dass dem Benutzer immer alle Schaltflächen
zur Verfügung stehen. In der darunter liegenden Zeile befinden sich Bedienelemente, die
typisch sind für den jeweiligen Portlet-Typ. In Abbildung 49 zum Beispiel befindet sich hier
ein Link auf das Mailsystem des Benutzers. Dieser Link öffnet das Mailsystem außerhalb der
Portal-Oberfläche in einem eigenen Browser-Fenster, um auf die volle Information und
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 174
Funktionalität des Mailfiles zugreifen zu können. Andere Portlet-Typen besitzen in dieser
Zeile andere Bedienelemente, die auf das integrierte System abgestimmt sind.
In dem Bereich unterhalb dieser beiden Zeilen befindet sich die eigentliche Information des
Portlets bzw. des integrierten Systems. Die Information ist zeilenweise aufgebaut, das heißt,
jede Zeile im Portlet repräsentiert ein Informationsobjekt. Ein Portlet kann mehrere Spalten
besitzen, die unterschiedliche Aspekte der Information darstellen.
Die dargestellte Information bildet in der Regel eine Teilmenge der Gesamtinformation, die
durch die Selektions- und Filtermechanismen des Portals eingeschränkt wird (siehe Kapitel
4.3.2). Die Anzahl der Zeilen kann theoretisch beliebig groß werden, sollte aber durch den
Einsatz der Selektions- und Filtermechanismen auf ein übersichtliches und unter fachlichen
Gesichtspunkten sinnvolles Maß reduziert werden.
6.1.1.4 Attention Management
Die Schaffung und Nutzung eines Portals als zentrale und unternehmensweite
Informationsplattform eröffnet eine Reihe von Möglichkeiten, um wie in Kapitel 4.3.13
gefordert die Aufmerksamkeit der Nutzer gezielt zu steuern und damit den Informationsfluss
im Unternehmen zu kontrollieren. In Kombination mit einer zentralen Managementumgebung
können so Push-Mechanismen realisiert werden, um direkten Einfluss auf die Entwicklung
der unternehmerischen Wissensbasis zu nehmen. Ferner kann die Aufmerksamkeit auf offene
Aktivitäten und Aufgaben gelenkt werden, um die Bearbeitung zu forcieren und somit die
Durchlaufzeit von Workflows zu reduzieren. Für den Mitarbeiter resultiert daraus eine
Arbeitserleichterung, da er weniger Energie für die aktive Recherche nach aktuellen
Informationen und Aktivitäten aufwenden muss.
Das Portal G8 bietet auf verschiedenen Ebenen Mechanismen an, um die Aufmerksamkeit der
Benutzer zu dirigieren. Dazu gehört die Möglichkeit der Positionierung der
Informationsobjekte an einem herausragenden Ort innerhalb der Informationsstruktur. Die
Möglichkeit der zentralen Administration der Seiten kann dazu genutzt werden, um wichtige
Portlets auf der Startseite des Portals zu positionieren. Diese Seite wird nach jedem
Anmeldevorgang, oder wenn der Link „1. Infolayer“ verwendet wird, angezeigt. Dadurch
wird sichergestellt, dass die hier positionieren Informationsobjekte sich regelmäßig im
Blickfeld des Benutzers befinden. Durch eine geschickte Positionierung der Portlets kann
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 175
zusätzlich die Aufmerksamkeit auf bestimmte Informationen gelenkt werden. Dabei sollte der
Nutzer nicht die Möglichkeit bekommen, auf dem Wege der Individualisierung des Portals
diese Informationen aus dem Portal zu entfernen.
Abbildung 50: Portlets mit grafischen Hervorhebungen
Um die Aufmerksamkeit des Empfängers auf ein bestimmtes Informationsobjekt zu lenken,
existieren Mechanismen auf Ebene der Portlets. Wichtige Informationen können durch
Layout-Maßnahmen gekennzeichnet werden, zum Beispiel durch spezielle Symbole oder
Farben.
Abbildung 51: Portlet mit Logos
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 176
Abbildung 50 zeigt zwei Portlets, bei denen durch Symbole und farblich hervorgehobene
Texte bereits wichtige Informationen oder der Informationstyp angezeigt werden. Darüber
hinaus können, wie in Abbildung 51 dargestellt, auch beschreibende Bilder oder Logos
dynamisch mit in das Portlet integriert werden, um bereits auf dieser Ebene den Inhalt der
Information zu veranschaulichen. Daneben bietet sich eine Hervorhebung durch farbliche
Kennzeichnungen an. Das Portal G8 ist so konzipiert, dass prinzipiell jede
Darstellungsoption, die von dem HTML-Standard unterstützt wird, verwendet werden kann.
6.1.2 Personalisierung und Individualisierung
Für die zentrale Generierung und Personalisierung von Seiten, sowie für die
Individualisierung der Oberfläche durch die Nutzer, wird annähernd die gleiche Oberfläche
verwendet. Der Moderator besitzt im Gegensatz zu dem Anwender des Portals die
Möglichkeit, Templates zu generieren und diese bestimmten Nutzergruppen zuzuweisen. Die
benötigten Funktionen wurden in das Portal integriert und sind vollständig mit Hilfe eines
Browsers zu bedienen.
Um die Funktionen auf Basis eines Browsers durchführen zu können, und um eine möglichst
hohe Bearbeitungsgeschwindigkeit und Interaktivität zu erreichen, wurde die Logik mit
JavaScript realisiert. Dabei wurden ausschließlich Basis-Befehle von JavaScript verwendet,
die von allen gängigen Internet-Browsern unterstützt werden, um Kompatibilitätsprobleme
aktueller JavaScript-Erweiterungen soweit wie möglich zu vermeiden (vgl. Kapitel 3.1.3).
Durch die Art der Entwicklung sind die Scripte weitgehend unabhängig von Betriebssystemen
und Browsertypen. Diese Scripte werden vollständig auf dem Client des Benutzers
ausgeführt. Der Datenaustausch mit dem Server für die Speicherung der Ergebnisse findet erst
nach der abgeschlossenen Personalisierung statt, wodurch auch bei geringer Bandbreite eine
performante Bedienung möglich ist.
In den folgenden Kapiteln werden die Möglichkeiten zur Personalisierung und
Individualisierung des Portals beschrieben.
6.1.2.1 Generierung einer Portal-Seite
Eines der wesentlichen Ziele der Konzeption des Portals G8 ist die Unterstützung der Nutzer
bei der Selektion von relevanten Informationen (vgl. Kapitel 4.3.11). Somit kommt der
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 177
Zusammenstellung von Informationen in Form von Portal-Seiten eine besondere Bedeutung
zu. Eine Entlastung der Nutzer, und möglicherweise auch eine Verbesserung der
Informationsversorgung, kann durch die Zentralisierung dieser Vorgänge erreicht werden.
Unter Berücksichtigung der typischen Zielgruppe für ein Portal (vgl. Kapitel 4.2.2) wurde
abgeleitet, dass diese Aufgabe in der Regel nicht durch den Nutzer des Portals, sondern durch
die Administratoren bzw. Wissensmanager des Portals wahrgenommen werden sollte (vgl.
Kapitel 5.5). Der Benutzer sollte lediglich die Individualisierung bestehender Inhalte und
Seiten vornehmen können, und zwar im Rahmen der administrativ erteilten
Individualisierungsrechte.
Abbildung 52: Dialog zur Generierung einer neuen Portal-Seite
Die Generierung einer neuen Seite wird aus dem Menü gestartet und mit Hilfe des in
Abbildung 52 gezeigten Dialogs durchgeführt. Der Benutzer hat dabei die Möglichkeit, die
neue Seite auf Basis eines bestehenden Templates zu erstellen, oder die Seite vollständig neu
aufzubauen. Sofern für ihn verfügbare Templates existieren, werden diese im linken Bereich
des Dialogs angezeigt. Die Dialoge über der Liste ermöglichen zur besseren Übersicht die
Darstellung von Teilmengen aus der Liste.
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 178
Wenn kein Template genutzt werden soll, kann über die Schaltflächen im rechten Bereich
eine neue Seite angelegt werden. Dabei kann zwischen den drei Standard-Layouts
„einspaltig“, „zweispaltig“ und „dreispaltig“ gewählt werden. Darüber hinaus stehen über
einen Auswahldialog Spezial-Layouts zur Verfügung.
Abbildung 53: Spezial-Layouts für Portal-Seiten
Diese Layouts ermöglichen die flexible Aufteilung des zur Verfügung stehenden Raums einer
Portal-Seite in Abhängigkeit vom Raum-Bedarf der eingebundenen Portlets. Da die
Aufteilung am besten grafisch verdeutlicht werden kann, wird in einem Dialog jeweils ein
Beispiel für die Aufteilung dargestellt, wie in Abbildung 53 zu sehen.
Bei der Generierung einer neuen Seite wird der Benutzer aufgefordert, einen Namen für die
Seite zu wählen. Dieser wird bei der Nutzung des Portals als Beschriftung des Akten-Reiters
angezeigt. Im unteren Bereich des in Abbildung 52 sichtbaren Dialogs werden die bereits
existierenden Seiten angezeigt. Mit Hilfe der Pfeiltasten können diese umsortiert werden. Die
Schaltfläche mit dem X entfernt die zurzeit selektierte Seite.
6.1.2.2 Generierung eines Templates
Templates stellen eine besondere Form der Portal-Seiten dar. Sie haben die Eigenschaft, dass
sie leicht als Vorlage für die Generierung einer Portal-Seite verwendet werden können. Die
Generierung von Templates durch den Moderator geschieht mit der gleichen
Benutzeroberfläche wie die in Kapitel 6.1.2.1 beschriebene Generierung einer Portal-Seite.
Zusätzlich müssen über den in Abbildung 54 dargestellten Dialog einige Einstellungen
vorgenommen werden, die die Verwendung des Templates steuern.
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 179
Neben der Bezeichnung und der Sprache des Templates kann bereits die Position des
Templates innerhalb einer Portal-Instanz bestimmt werden. So ist es möglich, eine Seite an
einer bestimmten Position innerhalb einer Portal-Instanz zu verankern. Darüber hinaus wird
konfiguriert, für welche Nutzergruppen das Template optional oder verpflichtend zur
Verfügung gestellt wird. Dabei kann zur Auswahl der Personenkreise auf Informationen des
Directorys zugegriffen werden. Im Bereich Optionen wird definiert, welche Möglichkeiten
zur Individualisierung der Seite der Benutzer besitzt. Letztendlich wird auf dieser Ebene ein
Administrator definiert, der nachträglich das Recht zu Veränderung der Template Definition
besitzt
Abbildung 54: G8 Template Designer
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 180
Während der Erstellung eines Templates ist nicht bekannt, ob ein späterer Nutzer das
Nutzungsrecht für jedes integrierte Portlet besitzt, da sich nach der Erstellung eines Templates
die Rollenstruktur noch verändern kann. Aus diesem Grund wird auch während der Nutzung
des Portals noch einmal das Nutzungsrecht für jedes einzelne Portlet geprüft, bevor die
Inhalte und Funktionen dem Benutzer zur Verfügung gestellt werden. Das kann dann dazu
führen, dass die Nutzer in ihrer Portal-Seite weniger Portlets sehen, als während der
Generierung des Templates geplant wurde. Diese Vorgehensweise ist notwendig, um die in
Kapitel 4.3.16 geforderte Sicherheit und Zugriffskontrolle auch bei der Verwendung von
Templates zu gewährleisten.
6.1.2.3 Personalisierung und Individualisierung einer Seite
Die Personalisierung oder Individualisierung einer Seite wird über den gleichen geführten
Dialog im Portal durchgeführt. Die Oberfläche erlaubt das Einfügen, Verschieben und
Löschen von Portlets auf einer Seite im Rahmen des zuvor gewählten Seiten-Layouts.
Der Benutzer wird in dieser Phase der Gestaltung des Portals nicht mehr mit technischen
Fragestellungen konfrontiert. Die technische Konfiguration wurde bereits zuvor durch den
Administrator des Portals erstellt (vgl. Kapitel 5.5.6). Dem Benutzer werden in der Liste der
verfügbaren Portlets nur die beschreibenden Namen der Portlets präsentiert. Dabei sieht er nur
die Portlets, für die er das Recht zum Zugriff hat.
Da die Zahl der verfügbaren Portlets sehr groß werden kann, besitzt die Seite die Möglichkeit
der Filterung nach zwei Kriterien, um insbesondere dem ungeübten Anwender die Auswahl
zu erleichtern. Die Filterung wird über die Auswahl in zwei Selektionsfeldern vorgenommen,
die in Abbildung 55 über der Liste der Portlets erkennbar sind. Zum einen kann nach dem
Typ des Portlets selektiert werden, z.B. nach WWW-Portlet, Workflow-Portlet oder Mail-
Portlet. Daneben befindet sich die Möglichkeit der Filterung nach der inhaltlichen Kategorie,
z.B. nach „Portlets des Vertriebs“, „Portlets der Geschäftsleitung“ oder
„Wissensmanagement-Portlets“.
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 181
Abbildung 55: Personalisierung oder Individualisierung einer Portal-Seite
Durch Betätigung der Schaltflächen können die Portlets in die im unteren Bereich
befindlichen Listen für jede Spalte des Portals übernommen werden. Die Anzahl der Listen
entspricht dabei der Anzahl der Spalten der Portal-Seite. Innerhalb der Listen kann die
Reihenfolge der Portlets verändert werden. Auch lassen sich Portlets zwischen den Spalten
verschieben, oder aus den Spalten entfernen.
6.1.2.4 Individualisierung eines Portlets
Bereits beschrieben wurden die Mechanismen zur Individualisierung von Portal-Seiten. Auch
auf der Ebene der Portlets können Individualisierungen durchgeführt werden, sofern diese
Möglichkeit während der administrativen Generierung des Portlets eingeräumt wurde. Wird
die Individualisierungs-Option aktiviert, wird die Schaltfläche Edit sichtbar, die den
Individualisierungs-Dialog öffnet.
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 182
Der Individualisierungs-Dialog ermöglicht die Anpassung der in dem Portlet dargestellten
Informationen. Abhängig vom Portlet-Typ und der administrativen Konfiguration variieren
diese Optionen. In Abbildung 56 ist die Personalisierung eines Portlets zu sehen, das die
Einblendung der Informationen „Autor“, „Erstelldatum“, „Zuletzt geändert von“ und „Zuletzt
geändert am“ ermöglicht.
Direkt darunter kann die Anzahl der dargestellten Zeilen in dem Portlet begrenzt werden.
Sofern während der Nutzung des Portlets durch diese Begrenzung Informationen
ausgeblendet werden, wird dies durch die Darstellung von drei Punkten am unteren Rand des
Portlets angezeigt. Durch Anklicken der drei Punkte können die ausgeblendeten
Informationen wieder sichtbar gemacht werden.
Abbildung 56: Individualisierung eines Portlets
Im unteren Bereich der Portlet-Einstellung kann ein Suchtext hinterlegt werden. Durch die
individuelle Filterung der Inhalte eines Portlets auf Basis einer Such-Regel kann der
Anwender sein persönliches Informationsangebot reduzieren (vgl. Kapitel 4.3.10). Diese
Suche generiert das gleiche Ergebnis wie eine spontane Volltextsuche, wird aber automatisch
und regelmäßig durch den Portal-Server durchgeführt. Durch die fixierte Definition der
Volltextsuche besteht die Möglichkeit, einen bestimmten Datenbestand kontinuierlich nach
bestimmten Informationen durchsuchen zu lassen. Ist die Suche erfolgreich, wird dieses dem
Benutzer sofort durch die Darstellung des Treffers im Portlet angezeigt. Sofern gewünscht,
können mehrere Suchbegriffe durch die Verwendung von AND oder OR miteinander
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 183
kombiniert werden. Um in einem Portlet nach verschiedenen Begriffen parallel zu suchen ist
es aber auch möglich, das gleiche Portlet mehrfach in eine Portal-Seite zu integrieren, und die
einzelnen Portlets unabhängig voneinander mit unterschiedlichen Individualisierungen, also
unterschiedlichen Such-Optionen, zu versehen.
6.1.3 Technische Administration
In den Phasen der Personalisierung und der Individualisierung werden auf Basis der
bestehenden Portlets Portal-Instanzen gestaltet. Diese Tätigkeitsprofile wurden so konzipiert,
dass kein technisches Verständnis für die integrierten Systeme benötigt wird. Dieses Ziel
wurde dadurch erreicht, dass während der technischen Administration durch die Generierung
der Portlets eine abstrakte Beschreibung der Informationsobjekte generiert wurde. Diese
Beschreibung sollte unter fachlichen Gesichtspunkten vorgenommen werden.
In den folgenden Kapiteln wird die Administrationsumgebung und die Generierung einiger
elementarer Portlet-Typen beschrieben. Ferner wird die Möglichkeit der selbständigen Login-
Generierung für die Benutzer erläutert.
6.1.3.1 Portlet Definition DB
Für die zentrale Administration wird eine möglichst benutzerfreundliche Applikation
benötigt, um die Aufgabe auch in komplexen Installationen mit vertretbarem Aufwand
durchführen zu können. Aus diesem Grund wurde eine spezielle Lotus Notes Applikation
entwickelt, in der diese Aufgabe erledigt wird. Notes wurde als Plattform für die Entwicklung
der Administrationsumgebung gewählt, weil sich in dieser Umgebung mit geringem Aufwand
hochwertige Interfaces zur Unterstützung des Administrators entwickeln lassen. Ferner
erlaubt das Security Management von Notes die Kontrolle über die administrativen Aufgaben
und Rechte auf unterschiedlichsten Ebenen (vgl. Kapitel 5.3.1). Diese Applikation ist im
eigentlichen Sinne kein Bestandteil des G8-Portals. Durch die Applikation wird eine
Datenausgabe generiert, die von der Portal Engine eingelesen und ausgewertet wird.
Grundsätzlich ist die Administration mit jeder Umgebung möglich, die die geforderte
Datenausgabe generiert.
Die Portlet Definition DB (Database) ermöglicht einen Überblick über die existierenden
Portlets durch die Bereitstellung optimierter Ansichten. Jedes Dokument in der Portlet-
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 184
Definition DB repräsentiert ein Portlet in dem Portal G8, das dann beliebig häufig instanziert
werden kann. Für die unterschiedlichen Typen von Portlets existieren optimierte Lotus Notes-
Masken zur Konfiguration. Durch die Generierung eines Portlet Dokuments in der Portlet
Definition DB wird auf Basis eines bestehenden Content Adapters eine Adapter Instanz
generiert und konfiguriert, die dann bei der Definition von Seiten als Portlet integriert werden
kann.
Abbildung 57: Ansichten der Portlet Definition DB
Abbildung 57 zeigt im linken Bereich einen Navigator mit den zur Verfügung stehenden
Ansichten, und im rechten Bereich die Ansicht aller verfügbaren Notes Portlets. Durch die
Kategorisierung und Sortierung der Ansicht können die Portlets sinnvoll gruppiert und
übersichtlich dargestellt werden.
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 185
6.1.3.2 Definition eines Notes Portlet
Aus den in Kapitel 5.4.3 beschriebenen Gründen ist es besonders Erfolg versprechend, Inhalte
der Groupware-Plattform Lotus Notes in ein Workplace-Portal zu integrieren und
darzustellen. Auf diese Weise können die Funktionen von Lotus Notes zur Kommunikation
und Kollaboration in das Portal integriert werden. Aus diesem Grund wurden im Rahmen der
Arbeit bereits mehrere Adapter für Lotus Notes Applikationen entwickelt.
Abbildung 58: Maske zur Definition eines Generic Notes Portlets - Allgemein
Der am wenigsten spezifische Portlet-Typ ist das Generic Notes Portlet. Mit diesem Portlet-
Typ ist es möglich, jede existierende Notes Applikation in das Portal zu integrieren. Die im
Portlet dargestellte Information wird dabei auf Basis der bestehenden Designelemente von
Lotus Notes definiert.
Die Erfassungsmaske, dargestellt in Abbildung 58, ermöglicht über einen geführten
Auswahldialog die Definition der Applikation und des Servers, auf dem die Applikation liegt.
Danach wird eine Liste aller verfügbaren Ansichten angeboten, aus der eine Ansicht
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 186
auszuwählen ist. Die Portal Engine selektiert danach über die Notes-Ansicht die
darzustellenden Dokumente. Auf diese Weise ist es möglich, eine Selektions- und
Darstellungslogik der bestehenden Ansichten weitgehend in das Portal zu übernehmen.
Auch bei der Definition des im Portal darzustellenden Links können die bestehenden Notes
Applikations-Elemente integriert werden. Entweder wird der Inhalt einer Spalte der gewählten
Notes-Ansicht oder der Inhalt eines Notes-Feldes zur Darstellung verwendet, oder es kann die
Darstellung durch die Eingabe einer HTML-Formel definiert werden, um so die flexible
Kontrolle über Inhalt und Darstellung zu erhalten.
Abbildung 59: Maske zur Definition eines Generic Notes Portlets - Benutzer und Rechte
Für die Definition der Zugriffsrechte wird der Teil der Maske genutzt, der in Abbildung 59
dargestellt wird. Über einen Dialog werden Personen oder Personengruppen aus dem
Directory ausgewählt, oder es wird die in der Notes Applikation definierte
Zugriffskontrolliste importiert. Ferner wird an dieser Stelle definiert, für welche Devices das
Portlet nutzbar ist. Dabei wird unterschieden zwischen HTML-Devices, WAP-Devices und
dem Palm Pilot.
Abbildung 60 zeigt den Teil der Definitionsmaske, in dem die Individualisierungs-Optionen
des Benutzers auf der Ebene des Portlets definiert werden. Pro Option existiert eine
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 187
Optionsschaltfläche, über die diese aktiviert werden kann. Darüber hinaus wird an dieser
Stelle die Standardgültigkeitsdauer aktiviert, nach der die Inhalte des Portlets erneut mit der
Datenquelle aktualisiert werden.
Abbildung 60: Maske zur Definition eines Generic Notes Portlets - User-Optionen und Vorgaberechte
An dieser Stelle sollen nur die wichtigsten Möglichkeiten des Portals G8 erläutert werden.
Neben diesen Optionen existiert eine Vielzahl weitergehender Konfigurationsmöglichkeiten.
Diese sind von großer Bedeutung für die Praxistauglichkeit des Portals, spielen aber für das
Verständnis der Konzeption nur eine untergeordnete Rolle. Aus diesem Grunde sollen diese
Konfigurationsmöglichkeiten nicht detailliert dargestellt, sondern stattdessen auf die
Dokumentation des Portals G8 verwiesen werden.
6.1.3.3 Definition eines Workflow Portlet
In Kapitel 5.4.4 wurden die konzeptionellen Ansätze für die Integration einer Workflow-
Umgebung in das Portal G8 entwickelt. Für die Integration wird ein spezialisierter Content
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 188
Adapter verwendet, der über eine spezielle Maske zur Definition des Portlets instanziert wird.
Für die prototypische Evaluierung wurde die Workflow- und Office-Lösung PAVONE
Espresso Workflow [Enterprise Office 2001] mit Hilfe des Content Adapters in das Portal
integriert, um auf diese Weise die ausgereiften Groupware- und Workflow-Funktionalitäten
[Nastansky et al. 2002; Haberstock 1999] in das Portal zu integrieren.
Der Adapter ist geeignet, in einer Workflow Applikation personalisiert genau jene Prozesse
zu identifizieren, die für einen bestimmten Mitarbeiter von Interesse sind. Dabei können die
Prozesse anhand zweier Kriterien identifiziert werden. Zum einen werden die Prozesse
identifiziert, in denen der Mitarbeiter aktuell eine Aufgabe zu erledigen hat. Darüber hinaus
werden alle Prozesse identifiziert, die von dem Mitarbeiter gestartet wurden.
Durch das Arrangieren verschiedener Portlets auf einer Seite des Portals ist es möglich, eine
Aggregation aller Prozesse eines Mitarbeiters auf einer Seite des Portals zu bilden, wodurch
ein personalisiertes Fenster über die Unternehmensprozesse gelegt wird. Dabei ist es aus der
Perspektive des Portal-Nutzers unerheblich, ob die Workflows in verschiedenen
Applikationen und Systemen realisiert wurden. Das Portal schafft einen definierten Zugang zu
der oder den Ausführungsumgebungen der Unternehmensprozesse für die Mitarbeiter, im
Extranet auch zu Kunden, Lieferanten oder Partnern. Dadurch werden die in Kapitel 4.3
entwickelten Forderungen nach einem moderierten und übersichtlichen Zugang zu den
Informationssystemen erfüllt. Für den Nutzer entsteht durch diese ergonomische Darstellung
ein erheblicher Mehrwert, da er auf einer Seite des Portals beliebig viele Prozesse und
Workflow-Applikationen aggregieren und konsolidiert überwachen kann. Der Aufwand für
die Recherche nach relevanten Informationen und offenen Aufgaben kann für den Nutzer so
erheblich reduziert werden. Durch die Integration dieses Zugangs in den Workplace wird
weiterhin die Grenze zwischen der Bearbeitung von Workflows und der Nutzung anderer
Informationssysteme aufgelöst. Auch umgekehrt kann eine Page auch personalisiert die
Aktionen darstellen, die geeignet sind, um Workflows zu starten. Auf diese Weise erhält der
Mitarbeiter einen Überblick über alle Prozesse, die er nutzen kann, um seine betrieblichen
Aufgaben zu erledigen.
Aus Sicht des Wissensmanagements stellt diese Form der Konsolidierung eine effiziente
Form der Gestaltung der Informationssysteme dar. Durch die Einführung einer elektronischen
Workflow-Umgebung wird die Beschleunigung, Optimierung und Bearbeitung ohne
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 189
Medienbrüche von Unternehmens-Prozessen ermöglicht. Durch die Kombination mit einem
Workplace-Portal eröffnet sich die Möglichkeit, in gleicher Weise die Oberfläche der
Prozesse für den Mitarbeiter zu optimieren. Workflows optimieren somit die Bearbeitung der
Prozesse im Unternehmen, Portale optimieren die Darstellung am Arbeitsplatz. Ein
Workplace bildet sich dabei immer zwangsläufig an den Stellen im Unternehmen, an denen
sich mehrere Prozesse und damit Wertschöpfungsketten in der Verantwortung eines
Mitarbeiters kreuzen. Das Portal G8 unterstützt den Mitarbeiter bei der Aufgabe, diesen
Kreuzungspunkt zu kontrollieren und seine Aufgaben zu erledigen.
Abbildung 61: PAVONE Espresso Komponentenübersicht [Haberstock 1999, S. 182]
Neben der Laufzeitkomponente PAVONE Process Engine besteht die Umgebung aus dem
PAVONE ProcessModeler zur grafischen Modellierung, der Analyse und der Simulation von
Prozessen. Durch die Entscheidung für die Integration von PAVONE Espresso in das Portal
G8 können auch die professionellen Werkzeuge dieser Lösung zur Steigerung der
Praxistauglichkeit genutzt werden. Diese Werkzeuge bestehen aus einer Gruppe von
Anwendungen für die Gestaltung und Optimierung von Prozessen, die in Abbildung 61
dargestellt werden.
Die Modellierungsumgebung ermöglicht eine schnelle und einfache Anpassung der Prozesse
mit Hilfe des grafischen Modellierungswerkzeugs. Auf diese Weise kann direkt Einfluss auf
die in dem Portlet bzw. dem Portal verfügbaren Informationsobjekte genommen werden, und
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 190
somit auch auf den Informationsfluss und die Entwicklung der unternehmerischen
Wissensbasis. Das Simulationswerkzeug erlaubt bereits vor der Produktivsetzung die
Betrachtung und Identifikation von möglichen Schwachpunkten im Prozess, um die
Erkenntnisse in die Modellierung der Prozesse einfließen zu lassen. Durch das
Analysewerkzeug ist eine Analyse der tatsächlichen Informationsflüsse möglich, wodurch
ebenfalls Erkenntnisse über Optimierungspotentiale generiert werden können.
Durch die Kombination des Portals mit den Werkzeugen des Prozessmanagements ist ein
effizientes System entstanden, das einen Beitrag zu Verbesserung der Informationsversorgung
der Mitarbeiter leisten kann.
6.1.3.4 Weitergehende Portlet Typen
Vergleichbar mit den bereits beschriebenen Adaptern für Lotus Notes und Workflow-
Applikationen und den zur Definition verwendeten Portlet-Dokumenten wurden weitere
Adapter entwickelt, die im Folgenden in ihren Grundzügen beschrieben werden. Bereits
beschrieben wurde das Konzept des generischen Content Adapters und die Möglichkeit der
Entwicklung weiterer Adapter. Somit stellen die bereits realisierten Adapter lediglich eine
Auswahl von prototypischen Evaluierungen der konzeptionellen Möglichkeiten des Portals
G8 dar. Aus diesem Grunde sollen lediglich die wesentlichen Aspekte der Implementierung
beschrieben werden.
Große Informationsbestände liegen in vielen Unternehmen aufgrund ihres
Strukturierungsgrades und hoher relationaler Abhängigkeit zwischen einzelnen
Informationsobjekten in relationalen Datenbanken. Um auf diese Informationsbestände über
das Portal zugreifen zu können, existiert ein Adapter und Portlet Typ für relationale
Datenbanken. Dieses Portlet ermöglicht die Definition einer Selektionsformel für eine Tabelle
in der relationalen Struktur. Diese Selektionsformal kann auf dem Wege der
Individualisierung verfeinert werden, um so dem Benutzer die Möglichkeit einer Recherche in
der Datenbank zu geben.
Zunehmend werden Informationen in Content Management-Systemen [Koop et al. 2001, S.
16] erfasst, die Informationen als Hypermedia-Struktur in der
Dokumentenbeschreibungssprache HTML erfassen und verarbeiten. Auch Informationen, die
außerhalb des Unternehmens generiert werden und über das Internet verfügbar sind, werden
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 191
häufig in dieser Form angeboten. Diese Informationen werden in das Portal über einen
Content Management-Adapter integriert. Dieses Portlet wird über die URL des Content
definiert, und integriert die Informationen ohne eine portalseitige Filterung oder Verarbeitung
der Informationen.
Neben der bisher beschriebenen Integration von serverbasierten Funktionen liegt ein großer
Teil der von den Mitarbeitern genutzten Applikation in Form von lokal installierten
Applikationen vor. Das gleiche gilt für Informationen, die häufig auf lokalen Festplatten oder
Netzlaufwerken zur gemeinsamen Bearbeitung abgelegt werden (vgl. Kapitel 4.3.18). Dazu
gehören diverse Office-Werkzeuge wie Textverarbeitungen oder Tabellenkalkulationen und
ihre Dateiformate, Groupware-Werkzeuge wie Lotus Notes, oder auch spezielle
Unternehmensapplikationen auf Basis von Java. Diese werden über spezielle URLs ebenfalls
in das Portal integriert, um das Workplace-Portal auch zum zentralen Navigationspunkt für
diese Art der Informationen zu machen.
Ein Datenformat mit zunehmender Bedeutung im Internet stellt XML dar. Dieses generische
Datenformat ist sehr gut geeignet, Daten zwischen Informationssystemen auszutauschen.
Viele aktuelle Informationssysteme besitzen Schnittstellen für den Austausch von Daten im
XML Format. Das Portal G8 besitzt einen Content Adapter für die Integration von Daten im
XML Format, so dass dadurch eine große Flexibilität und Adaptierbarkeit erreicht wird (vgl.
Kapitel 4.3.15). Auch die Formatierung mit XSL Dateien wird unterstützt, so dass neben den
Daten auch die Darstellungsinformationen verwendet werden können.
6.1.3.5 Selbständige Registrierung
Das Portal G8 besitzt eine Funktion zur selbständigen Generierung eines Logins durch die
Nutzer, um das Portal zum Beispiel im Internet für offene Benutzergruppen einsetzen zu
können. Abbildung 46 zeigt den Link „Zur Registrierung“. Diese Funktion kann genutzt
werden, um externen Personen, also Personen, die nicht im Directory des Unternehmens
geführt werden, die Nutzung des Portals zu ermöglichen. Typischerweise könnten dieses
Kunden, Partner oder Lieferanten sein (vgl. Kapitel 3.1.3). Durch die selbständige
Anmeldung wird auch kein Eintrag im Directory vorgenommen, sondern die Login-Daten
werden in einer speziellen Tabelle der relationalen Datenbank abgelegt.
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 192
Abbildung 62: Selbständige Generierung eines Logins
Sofern gewünscht, kann der neue Nutzer das Portal unmittelbar nach der Registrierung
verwenden. In der Praxis wird in der Regel eine manuelle Prüfung vor der tatsächlichen
Freischaltung sinnvoll sein, um unerwünschten Personen den Zugriff auf Unternehmensdaten
verwehren zu können.
6.2 Erfahrungen aus Praxisprojekten
Das Portal G8 wurde im Rahmen des Dissertationsprojekts bereits mehrfach gemeinsam mit
Praxispartnern unter realen Bedingungen erprobt und eingesetzt. Ferner wurden die Konzepte
und die Lösungsansätze regelmäßig auf Konferenzen und vor Entscheidungsträgern in der
Wirtschaft präsentiert und intensiv diskutiert. Durch diese Kontakte konnte eine Fülle von
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 193
Erfahrungen gesammelt werden, die teilweise bereits wieder in die Weiterentwicklung und in
die Gestaltung weiterer Praxisprojekte eingeflossen sind. Einige wesentliche Erfahrungen
sollen in den folgenden Kapiteln dargestellt werden.
6.2.1 Ergänzende Leistungsprofile von Lotus Notes und G8
Die Erfahrungen in den Praxisprojekten haben gezeigt, dass sich mit dem Prototypen G8 in
sehr kurzer Zeit Portale mit hohem Nutzwert und großer Praxistauglichkeit erstellen lassen.
Diese Erfahrungen können unter anderem auf die durch die Konzeption des Portals G8
definierten besonderen Eigenschaften dieser Lösung zurückgeführt werden.
Hochwertige Ergebnisse konnten besonders effizient erzielt werden, wenn auf eine bereits
eingeführte und operativ genutzte Lotus Notes-Infrastruktur aufgesetzt werden konnte. Dies
ist zum Teil auf die einfache Integration der bestehenden Notes-Applikationen durch die
ausgereiften Content Adapter zurückzuführen. Ferner ist eine einfache Integration auf Client-
Ebene durch Verlinkungs-Mechanismen zu realisieren, wodurch Portal-Inhalte im Web-
Browser gezielt über Links in der Notes-Umgebung angesprungen werden können. Ebenso
können Applikationen des Notes-Clients über Portal-Links im Web-Browser angesprungen
werden (vgl. Kapitel 5.1.2).
Der wichtigste Grund für die hochwertigen Ergebnisse ist aber die gute Ergänzung der
Eigenschaften-Profile der Groupware-Plattform Lotus Notes und des Portals G8. Vor dem
Hintergrund der definierten Ziele bietet das Portal G8 Funktionen und Eigenschaften, die in
einer reinen Groupware-Plattform wie Lotus Notes nicht oder nur schwach ausgeprägt
vorhanden sind. Umgekehrt bietet Lotus Notes Funktionen und Eigenschaften, die durch die
Integration in das Portal G8 eine wertvolle und praxistaugliche Ergänzung bilden.
Um diese sich ergänzenden Profile zu verdeutlichen, werden in Tabelle 4 die wichtigsten
Zielvorgaben aus Kapitel 4.3 und empirische Erfahrungswerte des Autors aus den
Praxisprojekten tabellarisch aufgeführt. Es sei dazu angemerkt, dass die Bewertungen eine
subjektive Einschätzung des Autors auf Basis der Erfahrungen in den Praxisprojekten
darstellen. In den folgenden Spalten werden diese Eigenschaften mit einer Bewertung
versehen, wobei der Wert 4 eine sehr gute Zielerreichung beschreibt, der Wert 1 eine sehr
schlechte Zielerreichung, und die Werte 2 und 3 entsprechende Zwischenschritte.
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 194
Eigenschaften Notes Portal G8
A. Benutzerverwaltung 4 1
B. Zugriffskontrolle 4 2
C. Dokumenten-Management und Kollaboration 4 1
D. Workflow und Automatisierung 4 1
E. Personalisierbare Oberfläche 3 4
F. Gestaltbare Oberfläche 1 4
G. Zentrale Administration 2 4
H. Verwaltung relationaler Informationsstrukturen 2 4
I. Performance-Optimierung durch Cache-Mechanismen 1 4
J. Single Sign-on 2 3
K. Systemintegrationsfähigkeit 4 4
Tabelle 4: Bewertung des Zielerreichungsgrades bzgl. der definierten Zielvorgaben
Aus den in Tabelle 4 subsumierten Erkenntnissen kann die in Abbildung 63 dargestellte
Visualisierung erstellt werden. Die Abbildung zeigt sehr anschaulich, dass die durch die
beiden Kurven gebildete Fläche nahezu eine Kreisfläche ergibt, somit der angestrebte
Idealzustand fast vollständig erreicht wird. Gleichzeitig überlappen die beiden Flächen nur
geringfügig. Diese geringe Überlappung zeigt an, dass die Leistungsprofile von Lotus Notes
und dem Portal G8 sehr unterschiedlich sind, also in Lotus Notes existierende Eigenschaften
nicht durch das Portal G8 erneut implementiert wurden.
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 195
0
1
2
3
4
A
B
C
D
E
FG
H
I
J
K
Notes
G8
Abbildung 63: Visualisierung ausgewählter Eigenschaften von Lotus Notes und Portal G8
Das Portal G8 wurde in der Form konzipiert, dass die definierten Ziele in Kombination mit
der Groupware-Plattform Lotus Notes erreicht werden. Das Portal G8 und die Groupware-
Plattform Lotus Notes ergänzen sich somit vor dem Hintergrund der definierten Ziele nahezu
ideal. Lotus Notes hat dabei seine Stärken im Bereich des Managements von Informations-
und Wissensobjekten, inklusive der Steuerung und Unterstützung der Bearbeitung. Das Portal
G8 hat seine Stärken im Bereich der zentralisierbaren Gestaltung eines Workplaces und des
Managements der relationalen Beziehungen zwischen Informationsobjekten und den Nutzern
der Informationsobjekte.
6.2.2 Aspekte des Wissensmanagements
In Kapitel 2.3 wurden einige Strategien bezüglich des Umgangs mit Wissensmanagement im
Unternehmen beschrieben. Der in der Praxis sehr häufig angetroffene technokratische
Utopismus basiert auf einem großen Vertrauen in das Potential der Informationstechnologie,
auch bei der Lösung von Wissensmanagement-Problematiken. Projektziele werden häufig
stark vor dem Hintergrund der technologischen Möglichkeiten der eingesetzten Systeme
definiert. Der technologischen Betrachtung und Optimierung der Systemkomponenten wird
oftmals ein dominanter Anteil der Projektarbeit gewidmet. Dabei wird jedoch zu wenig
berücksichtigt, dass Wissensmanagement an sich kein technologisch dominiertes
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 196
Aufgabengebiet darstellt. Die Tatsache, dass Technologie-Komponenten für die
Unterstützung von Teamarbeit und Wissensmanagement im Unternehmen in professioneller
und ausgereifter Qualität am Markt verfügbar sind, zeigt, dass dieser Betrachtung häufig ein
zu großes Gewicht gegeben wird.
Eine der wesentlichen Erkenntnisse aus den Praxisprojekten mit dem Portal G8 ist die
Erfahrung, dass die Lösung der technologischen Probleme noch kein Garant für ein
erfolgreiches Projekt im Bereich Wissensmanagement darstellt. Neben diesen Fragestellungen
ist immer ein ganzes Bündel von weiteren Aspekten zu berücksichtigen. Sehr wichtig ist zum
Beispiel die Einstellung der Mitarbeiter zu diesem Thema. In der Regel sind intensive
Aufklärung und Informationsarbeit zu leisten, um die Mitarbeiter von dem Nutzen eines
digital unterstützten Wissensmanagements zu überzeugen. Darüber hinaus müssen meist auch
die Prozesse und Verfahren des Unternehmens betrachtet und ggf. optimiert werden. Ebenso
müssen häufig die Unternehmensstrukturen vor dem Hintergrund des Ziels verändert werden,
um zum Beispiel die informellen Wissensnetzwerke zu öffnen und breiter nutzbar zu machen.
Das bedeutet, dass ein Portal-Projekt Auswirkungen auf weite Bereiche eines Unternehmens
hat, und somit auch immer die intensive Unterstützung durch das Management benötigt.
Das Portal G8 bietet flexible Ansätze, um die bestehenden Informationssysteme in einer
Oberfläche zu integrieren und so einen zentralen Einstiegspunkt für die Nutzer zu bilden.
Diese Systeme stellen Enabling-Komponenten dar, die umfangreiche Mechanismen zur
Realisierung von Wissensmanagement-Ansätzen zur Verfügung stellen. Die Qualität des
Ergebnisses einer Gesamtlösung wird aber wesentlich dadurch bestimmt, wie gut die
informationstechnologischen Möglichkeiten in die Entscheidungen des Managements
Eingang finden, um alle notwendigen Aspekte und Steuerungsfunktionen aufeinander
abzustimmen und in Einklang zu bringen.
Daraus lässt sich die Erkenntnis ableiten, dass Portal-Projekte als strategische Projekte der
Unternehmensentwicklung betrachtet werden sollten. Somit bedarf es einer engen Einbindung
der Projektziele in die strategische Unternehmensführung. Im Gegenzug stellen Portale ein
mächtiges Werkzeug dar, um Vorgaben des Managements zu realisieren und Ziele der
Unternehmensentwicklung zu erreichen.
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 197
6.2.3 Maßnahmen zur Reduktion der Komplexität
Die Nutzung der gestalterischen Möglichkeiten des Portals G8 in der Praxis hat gezeigt, dass
sich mit der Lösung sehr übersichtliche und intuitiv erfassbare Oberflächen mit geringem
Aufwand entwickeln lassen. Dabei haben sich zwei elementare Gestaltungsregeln
abgezeichnet, die als Grundvoraussetzung für die Akzeptanz der Oberfläche durch den Nutzer
bezeichnet werden können:
Zum Ersten sollte die Anzahl der Seiten des Portals nicht zu groß werden. Eine maximale
Zahl von 10 Seiten erscheint unter praktischen Gesichtspunkten empfehlenswert, da bei einer
größeren Anzahl viele Benutzer Schwierigkeiten bei der inhaltlichen Unterscheidung der
Seiten und der Navigation zwischen den Seiten haben. Die einzelnen Seiten sollten
thematisch möglichst klar voneinander abgegrenzt werden, und eine den Inhalt beschreibende
Bezeichnung tragen.
Zum Zweiten sollte die Komplexität und Größe der einzelnen Seiten begrenzt werden. Die
Zahl und Anordnung der Portlets sollte so gewählt werden, dass alle Inhalte auf einer
Bildschirmseite gleichzeitig sichtbar sind, damit der Benutzer nicht scrollen muss. So ist er
sehr schnell in der Lage, neue Informationsobjekte, zum Beispiel neue Arbeitsaufträge, zu
erkennen und zu bearbeiten. Das in Abbildung 64 dargestellte Winfo-Portal der Universität
Paderborn zeigt ein idealtypisch konzipiertes Portal.
Die Beachtung dieser beiden Grundregeln führt zwangsläufig dazu, dass die Zahl der
gleichzeitig im Portal sichtbaren Informationsobjekte begrenzt wird. Es wird aber auch
deutlich, dass die Hoffnungen, die vielfach in die Einführung von Browser- und Portal-
Oberflächen im Unternehmen gesetzt werden, nicht immer ohne weiteres erfüllt werden
können. Browser- und Portal-Oberflächen bieten den großen Vorteil, dass sie in ihrer
grundsätzlichen Konzeption intuitiv begreifbar und einfach bedienbar sind. Diese Vorteile
gehen aber verloren, wenn die dargestellten Informationsstrukturen und Applikationen selbst
wieder sehr komplex und unübersichtlich werden.
Es ist somit wenig sinnvoll, den Nutzer mit einer zu großen Zahl von Einzelinformationen im
Portal zu überlasten. Eine zu starke Differenzierung in Einzelinformationen und damit eine zu
feine Granularität führt selbst wieder zu einer zunehmenden Komplexität. Es hat sich in den
Praxisprojekten als zweckmäßiger herausgestellt, die Zahl der Informationsobjekte zu
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 198
reduzieren, und stattdessen die Qualität und den Gehalt der einzelnen Informationsobjekte zu
erhöhen.
Erreicht wird dies zum Beispiel dadurch, dass relevante Einzelinformationen bereits als
hochwertig aggregierte Dokumente in Lotus Notes abgebildet werden. Die Aggregation sollte
bereits im Kontext der zu bearbeitenden Aufgabe erfolgen. Das Portal stellt in diesem Fall
lediglich einen Link auf das reichhaltige Informationsobjekt dar, anstatt eine Fülle von Links
aufzunehmen. Dadurch wird die Portal-Oberfläche maximal entlastet. Der Benutzer behält
dennoch den gleichen Zugang zu den relevanten Informationsobjekten.
6.2.4 Darstellung von nicht personalisierten Inhalten
Das Portal G8 ist in der Lage, auch schon vor der Anmeldung des Benutzers Informationen
darzustellen. Dazu können Seiten und Portlets durch Nutzung einer Wildcard (vgl. Kapitel
5.5.4) für den anonymen Zugang definiert werden. Der Benutzer bekommt dann beim Zugriff
auf die Startseite bereits Seiten mit Portlets präsentiert. Das Informationsangebot ist in diesem
Augenblick aber noch nicht personalisiert und kann auch nicht individualisiert werden. Erst
nach der Anmeldung öffnen sich der personalisierte Zugang und der Zugang auf die
personenspezifischen Informationen.
Die Erfahrungen haben gezeigt, dass diese Form der Gestaltung einen wesentlichen Mehrwert
bietet. Dieser Portalaufbau wird beispielsweise für das Portal der Wirtschaftsinformatik der
Universität Paderborn [Winfo 2004] genutzt, das mit dem Portal G8 realisiert wurde. Alle die
Informationen, die für jeden Nutzer des Portals zugänglich sein sollen, werden bereits vor der
Anmeldung präsentiert. Für den Mitarbeiter besteht so die Möglichkeit, sehr schnell und ohne
Anmeldung Zugang zu einigen Informationen zu erhalten.
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 199
Abbildung 64: Wirtschaftsinformatik-Portal der Universität Paderborn
Diese Form der Gestaltung des Portals ist geeignet, die klassischen Intranet-Seiten einer
Organisation zu generieren. Durch die Nutzung des Portals G8 für die Abbildung dieser
Informationen bewegt sich der Benutzer schon hier in der gleichen Navigationsstruktur und
Oberfläche. Er muss also nicht die Bedienung eines zweiten Userinterfaces erlernen, wodurch
die in Kapitel 4.3.8 beschriebene Forderung nach einer konsistenten Benutzeroberfläche
erfüllt wird. Aus Sicht der Administration bieten sich ebenfalls große Vorteile, da nur ein
System für die Generierung benötigt wird. Darüber hinaus können im Bereich des Content
Managements die bereits beschriebenen Groupware- und Workflow-Mechanismen verwendet
werden, um die kollaborativen Prozesse zur Erstellung der Inhalte zu steuern.
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 200
6.2.5 Management von externen Inhalten
Über ein spezielles Portlet für die Integration von HTML-Inhalten ist es möglich, flexibel
Inhalte und Funktionen von Internet-Seiten in das Portal zu integrieren. Diese Integration
kann für ein Unternehmen insbesondere vor dem Hintergrund attraktiv sein, dass viele
Internet-Angebote kostenfrei zur Verfügung stehen. Typische Beispiele für derartige
Angebote sind Seiten zur Übersetzung von Texten, Nachschlagewerke, Routenplaner oder
öffentliche Telefonverzeichnisse. Gegen die Nutzung dieses Angebots steht in vielen
Unternehmen die Anforderung, dass für Mitarbeiter nicht grundsätzlich der Zugriff auf das
Internet geöffnet werden soll. Gegen die Öffnung spricht beispielsweise die Möglichkeit der
Verbreitung von Viren über Internet-Seiten.
Abbildung 65: Portal mit Integration von externen Informationsangeboten
Mit Hilfe des Portals G8 konnte für dieses Szenario eine sehr attraktive Lösung entwickelt
werden. Es wurde die Umgebung so konfiguriert, dass die Benutzer nur auf bestimmte Seiten
zugreifen können. Diese Seiten sind so in das Portal integriert, dass sie nicht von internen
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 201
Angeboten zu unterscheiden sind. Das Portal fungiert in diesem Fall als eine semipermeable
Schnittstelle für Inhalte aus dem Internet.
Abbildung 65 zeigt die Installation bei einem Praxispartner, der hier die Seiten des Dudens in
ein Portlet integriert hat. Die Nutzer können in dieser Umgebung nur auf die Inhalte
zugreifen, die über Portlets zur Verfügung gestellt werden.
Dieses einfache Integrations-Szenario ist vergleichbar mit der Nutzung eines Services, der
durch einen Application Service Provider (ASP) zur Verfügung gestellt wird. Auch derartige
Mietangebote lassen sich in das Portal G8 integrieren, um sie in einem Unternehmen
anzubieten und nutzbar zu machen.
6.3 Weiterentwicklungen und Visionen
Aus den konzeptionellen Überlegungen, den Erfahrungen der prototypischen
Implementierung, und den anschließenden Überprüfungen der Konzeption durch den
praktischen Einsatz sind weitere Ideen und Visionen entstanden, die aus Kapazitätsgründen
im Rahmen der vorliegenden Arbeit nicht realisiert wurden. In den folgenden Kapiteln
werden daher einige der Ansätze für mögliche Weiterentwicklungen und Erweiterungen der
Konzeption beschrieben.
6.3.1 Funktionale Portlet Integration
In der momentanen Konzeption des Content Adapters und der Portlet Definition basiert die
Erscheinung und Funktionalität eines Portlets ausschließlich auf dem angebundenen System,
der Individualisierung des Benutzers und seinen persönlichen Zugriffsrechten. Es ist bisher
nicht möglich, auf Informationen oder Funktionen eines anderen Portlets zu reagieren. Sofern
Abhängigkeiten zwischen Informationen mehrerer Portlets hergestellt werden sollen, müssen
diese bereits auf der Ebene der Systemintegration berücksichtigt werden.
Eine wichtige Erweiterung könnte durch Integration der Portlets auf der Ebene des Portals
geschaffen werden. Denkbar sind Anwendungen, bei denen Informationen durch einen Drag-
and-drop-Mechanismus von einem Portlet in ein anderes übertragen werden. Ein typisches
Beispiel wäre die Verbindung eines Portlets mit Kundenadressen mit einem Portlet für eine
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 202
Bestellapplikation, bei dem durch die Übertragung der Kundenadresse in die
Bestellapplikation eine Bestellung für genau diesen Kunden ausgelöst wird.
Notwendige Voraussetzung für eine derartige Integration ist eine standardisierte
Beschreibung der Portlets und der Informationsobjekte innerhalb der Portlets. Eine solche
allgemeingültige Standardisierung existiert bisher nicht, müsste also im Rahmen des Portal-
Projekts G8 geschaffen werden.
6.3.2 Grafische Modellierung und Analyse des Portals
Eine anspruchsvolle Aufgabe stellt die Personalisierung des Portals durch den
Wissensmanager dar, sofern diese Aufgabe für große Benutzerzahlen durchgeführt wird. Die
Personalisierung erfolgt durch die Zuordnung von Pages zu Personengruppen, und wird in
einer sehr abstrakten Form durchgeführt.
Eine wesentliche Vereinfachung dieser Aufgabe könnte durch ein grafisches Modellierungs-
und Analysewerkzeug geschaffen werden. Diese Umgebung sollte sowohl die zur Verfügung
stehenden technischen Ressourcen, als auch die Benutzer und Benutzergruppen auf Basis des
eingebundenen Directorys zur Verknüpfung anbieten. Die Portal-Struktur kann in Form eines
Graphen dargestellt werden, der die aufgebauten Beziehungen zeigt.
Dieses Werkzeug sollte auch die Auswertung der aktuellen Portal-Konfiguration ermöglichen.
Typische Fragestellungen, die durch solch ein Werkzeug beantwortet werden sollten, sind:
„Was sieht ein bestimmter Benutzer?“, oder: „Wer kann ein bestimmtes Portlet nutzen?“.
Eine Szenario-Analyse würde die Administration ebenfalls deutlich erleichtern, also die
Beantwortung der Frage: „Wie sieht die Portal-Umgebung aus, nachdem bestimmte
Änderungen durchgeführt werden?“. Dabei sollten Parameter wie die Anzahl der Portlets auf
einer Seite, die Anzahl der Seiten im Portal der Nutzer, oder die zu erwartende Performance
des Portals nach Änderung wichtiger Parameter ermittelbar sein.
Auch in der Phase der Individualisierung des Portals durch den Benutzer ist eine
unterstützende Benutzerführung möglich. Diese könnte durch ein grafisches
Modellierungswerkzeug erreicht werden, das die Auswirkungen einer Veränderung der
Seitengestaltung unmittelbar anzeigt. Ein anderer Ansatz könnte die Entwicklung von so
genannten Assistenten sein, die den Benutzer schrittweise durch eine Aufgabe führen, und
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 203
gerade für unerfahrene Benutzer eine große Hilfe darstellen können. In jedem Fall müssen
diese Hilfsmittel direkt in das Portal integriert werden, und ohne zusätzliche Installationen
nutzbar sein, um nicht im Widerspruch zu den bisherigen Architekturentscheidungen zu
stehen.
6.3.3 Erweiterung des Content Adapters
Der Nutzen eines Portals wird wesentlich von den Möglichkeiten der Integration bestehender
Informationssysteme bestimmt. Zum einen können durch zusätzliche Integrationsszenarien
neue Einsatzgebiete für das Portal entwickelt werden, wodurch wiederum konzeptionelle
Erweiterungen möglich werden. Zum anderen wird durch die Integrationsmöglichkeiten die
Praxistauglichkeit der Lösung wesentlich determiniert.
Aufgrund der sich kontinuierlich weiterentwickelnden Informationssysteme werden immer
wieder Anforderungen für neue oder weiterentwickelte Adapter entstehen. Aus diesem Grund
ist die Entwicklung eines generischen Integrationskonzeptes sinnvoll.
Sinnvoll erscheint auch die Nutzung des sich seit einigen Jahren entwickelnden Standards der
Web Services. Dieses Konzept ermöglicht eine universelle und flexible Kommunikation
zwischen bestehenden Applikationen auf Basis der Internet-Protokolle, unabhängig von der
verwendeten Plattform, der Systemumgebung oder der verwendeten Programmiersprache.
Dabei stellt ein Service-Anbieter einem Service-Nutzer eine Operation zur Verfügung, ohne
dass die Implementierung der Operation dem Service Nutzer bekannt sein muss. Web
Services ermöglichen somit die Assemblierung von Gesamtsystemen, ohne Detailwissen über
die Subsysteme besitzen zu müssen [Kreger 2001, S. 6 ff]. Die Daten zwischen den lose
gekoppelten Service-Partnern werden dabei in einem textbasierten XML-Format als Messages
ausgetauscht [W3C 2003; Graham et al. 2002].
Das Konzept einer serviceorientierten Architektur, im Gegensatz zu einer
komponentenbasierten Architektur, ist nicht grundsätzlich neu, gewinnt aber durch eine breite
Akzeptanz des Web Service-Standards bei den Herstellern und Nutzern von
Informationstechnologie zunehmend an Bedeutung.
Ein wichtiger Vorteil von Web Services vor dem Hintergrund der Portal-Gestaltung ist, dass
der Service Anbieter nicht notwendigerweise den vollständigen Funktionsumfang eines
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 204
Informationssystems über die Service-Schnittstelle zur Verfügung stellen muss. Unter
Berücksichtigung der adressierten Zielgruppe (vgl. Kapitel 4.2.2) werden oftmals nur
ausgewählte Services einer Applikation in ein Portal zu integrieren sein. Durch eine sinnvolle
Definition eines Web Services kann diese Selektion erreicht werden.
Ein Content Adapter mit der Eigenschaft, Web Services zu integrieren, könnte also eine
generische Methode zur Verfügung stellen, um Funktionen oder Informationen von externen
Systemen in das Portal zu integrieren. Umgekehrt könnte auch ein Web Service-Dienst in das
Portal G8 integriert werden, der einzelne Portal-Funktionen externen Nutzern zur Verfügung
stellt. Dieser Dienst würde einzelne Portlets zur Verfügung stellen, die dann in andere Portale
zu integrieren sind, oder auch andere typische Funktionen eines Portals, wie beispielsweise
den Service der Authentifizierung.
6.3.4 Unternehmensübergreifende Portale
Unter zunehmendem Konkurrenzdruck sind viele Unternehmen dazu übergegangen, sich in
ihrer Aktivität auf ihre Kernkompetenzen zu reduzieren, und viele Aufgaben außerhalb der
Kernkompetenz durch Dienstleistungsbetriebe, Zulieferer oder Partner erledigen zu lassen.
Das führt zu einer Zunahme der Informationsflüsse über die Unternehmensgrenzen hinweg.
Somit entsteht ein ständiger Zu- und Abfluss von Wissen [Schreyögg 2001, S. 11 ff].
In der Praxis wird die notwendige Kommunikation häufig unkoordiniert durch das Versenden
von E-Mails zwischen den beteiligten Personen abgewickelt. Sofern Portal-Technologie
genutzt wird, bieten die beteiligten Unternehmen in der Regel ein Extranet-Portal an, das für
die Partner geöffnet wird (siehe Abbildung 66). Aus dieser Vorgehensweise entsteht
insbesondere dann eine Problematik, wenn Mitarbeiter mit mehreren Partner-Unternehmen in
Kontakt stehen. Die Kommunikation muss dann über mehrere verschiedene Portale
abgewickelt werden, was dem grundsätzlichen Portal-Gedanken, der Schaffung eines
einheitlichen Zugangspunktes, widerspricht.
Die in Kapitel 6.3.3 beschriebene Konzeption der Service-Integration kann auch verwendet
werden, um Portale über Unternehmensgrenzen hinweg miteinander zu verknüpfen. Die
Kopplung erfolgt dabei auf der Ebene der Portal-Engine, wodurch der Benutzer des Portals
nicht erkennen kann, ob ein Portlet aus der eigenen Infrastruktur stammt, oder über eine
Portal-Schnittstelle importiert wurde (vgl. Abbildung 67). Die externen Portlets werden über
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 205
ein Portal Gateway in die interne Umgebung überführt und dort als Ressource zur Verfügung
gestellt. Das Portal Gateway kann auch mehrfach instanziert werden, um auf diese Weise
Netzwerke von Unternehmens-Portalen zu generieren.
Unternehmen BUnternehmen A
Extranet
Portal A
Intranet
Portal A
Intranet
Portal B
Extranet
Portal B
Unternehmen BUnternehmen A
Extranet
Portal A
Intranet
Portal A
Intranet
Portal B
Extranet
Portal B
Abbildung 66: Nutzung von Extranet-Portalen und E-Mails für Kommunikation über
Unternehmensgrenzen hinweg
Dazu wurde eine prototypische Implementierung der Portal-Schnittstelle im Rahmen der
Entwicklung des Portals G8 entwickelt. Der Informationsaustausch erfolgt in diesem Modell
zyklisch auf Basis eines XML-Datenformats. Die Inhalte der Portlets, sowie auch die durch
die Inhalte des Portlets verknüpften Informationen, werden dabei durch einen zyklischen
Transfer von robusten und in sich abgeschlossenen Message-Objekten zwischen den Portlets
ausgetauscht. Es wurde ein Push-Modell für den Austausch der Portlets gewählt, um so die
Kontrolle über den Informationsfluss bei dem Besitzer der Information zu belassen. Die
beteiligten Unternehmen übertragen die Portlets kreuzweise an den Partner.
Durch diese zyklische Kopplung der Portale können keine Portlets ausgetauscht werden, die
einen direkten Zugriff auf in das Portal integrierte Systeme benötigen. Es lassen sich
ausschließlich abgeschlossene und autarke Informationsobjekte transportieren. Funktionen
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 206
und Services, beispielsweise realisiert als Java Applets, können nur dann transportiert werden,
wenn diese ohne Zugriff auf externe Daten lauffähig sind. Dieser Weg wurde gewählt, weil so
die Kontrolle über die übertragenen Portlets bei dem Besitzer des Portlets liegt. Es ist nicht
notwendig, das Unternehmensnetz für einen Zugriff durch das externe Unternehmen zu
öffnen. Dieses Modell ist somit besonders gut für eine lose und kurzfristige Kopplung von
Unternehmen geeignet, da keine Öffnung der Netzwerke nach außen notwendig ist.
Unternehmen BUnternehmen A
Portal
Gateway
Intranet
Portal A
Intranet
Portal B
Unternehmen BUnternehmen A
Portal
Gateway
Intranet
Portal A
Intranet
Portal B
Abbildung 67: Kopplung von Portalen
Durch die prototypische Implementierung der Portal-Schnittstelle konnte gezeigt werden, dass
die Portal-Kopplung möglich und sinnvoll ist, und praxistauglich implementiert werden kann.
Die Implementierung basiert jedoch auf der Annahme, dass zwei Portal-Instanzen vom Typ
G8 miteinander gekoppelt werden.
Eine Gruppe von Unternehmen, darunter Sun, IBM, SAP und Novell, bemühen sich derzeit
um die Standardisierung der Definition eines Portlets und der Einbindung eines Portlets in ein
Portal. Diese Spezifikation trägt den Namen JSR 168 und ermöglicht eine Interoperabilität
zwischen Portlets und Portalen [Sun 2003]. Durch eine Portierung der G8 Konzepte auf eine
allgemeingültige Portlet- und Service-Architektur (siehe Kapitel 6.3.3) kann das bestehende
Prototypische Evaluierung und praktische Erfahrungen Seite 207
Konzept in ein allgemeingültiges, plattformunabhängiges und leistungsfähigeres Modell
überführt werden.
Zusammenfassung und Schlussbetrachtung Seite 208
7 Zusammenfassung und Schlussbetrachtung
Nachfolgend werden die wesentlichen Ergebnisse der vorliegenden Arbeit zusammengefasst.
In der folgenden Schlussbetrachtung werden die Ergebnisse einer kritischen Würdigung
unterworfen.
7.1 Zusammenfassung
Ziel der Untersuchung war es, ein Modell eines personalisierbaren Workplace-Portals zu
entwickeln, und dieses Modell durch eine prototypische Implementierung zu evaluieren.
Zentrales Ergebnis der Arbeit ist die Konzeption und Realisierung eines Portals auf Basis
moderner Informationstechnologien, das einen generischen Ansatz für die Gestaltung von
Arbeitsplätzen im kollaborativen Office-Umfeld unter dem Aspekt einer Verbesserung des
Wissensmanagements darstellt. Das so entstandene Portal G8 stellt einen flexiblen Ansatz für
die Selektion, Aggregation und Strukturierung von Informations- und Funktionsbausteinen
auf Basis individueller Bedürfnisse dar.
Im ersten Kapitel wurden die Motivation und die Zielsetzung der vorliegenden Untersuchung
vorgestellt, nachfolgend der Aufbau und die Vorgehensweise.
Im zweiten Kapitel wurden die Grundlagen des Wissensmanagements erläutert, sowie die
Herausforderungen und Probleme im Umgang mit Wissen vor dem Hintergrund der
zunehmenden Bedeutung von Wissen in der Wissensgesellschaft betrachtet. Dazu wurden
neben der Abgrenzung der Begrifflichkeiten Ansätze zur Entwicklung von individuellem und
organisatorischem Wissen aufgezeigt. Individuelles Lernen wurde dabei als Voraussetzung
für organisatorisches Lernen, und somit als Voraussetzung für die Veränderung der
organisatorischen Wissensbasis identifiziert. Abschließend wurde der Begriff des
Wissensmanagements eingeführt und vor dem Hintergrund praxisorientierter
Problemstellungen verdeutlicht.
Das dritte Kapitel beschäftigt sich mit den technologischen Grundlagen für die Realisierung
des Portals. In den Kapiteln 3.1.1 bis 3.1.3 wurden die Themengebiete CSCW und
Groupware, Workflow Management und Internet-Technologie vorgestellt. Anschließend
Zusammenfassung und Schlussbetrachtung Seite 209
wurden bestehende Portal-Konzepte und deren historische Entwicklung veranschaulicht, um
als Basis für die weiteren Entwicklungen zu dienen.
Im vierten Kapitel wurde durch Ableitung von Zielen aus den zuvor entwickelten
Erkenntnissen die erforderliche individuelle Ausrichtung des Portals vorgenommen. Nach
einer kurzen Beschreibung von relevanten Erfahrungen des Autors aus Praxisprojekten, die zu
der Motivation zu der Arbeit beigetragen haben, werden die Anforderungen an das Portal in
Bezug auf die Ausrichtung auf die Endbenutzer, sowie die aus den konzeptionellen
Vorüberlegungen abgeleiteten Anforderungen an das Portal-Konzept beschrieben.
Kapitel 5 bildet die Synthese der vorhergehenden Kapitel, indem auf Basis der dargelegten
Ergebnisse die Konzeption des Portals G8 entwickelt wurde. Ein wesentlicher Leitgedanke ist
dabei die Einbindung und Integration von im Markt etablierten Technologie-Plattformen, und
die Zusammenführung dieser Plattformen in einer Portal-Anwendung. Neben der Erläuterung
einiger technologischer Grundsatzentscheidungen werden insbesondere die zentralen
Architekturelemente Personalisierung, Sicherheit, Systemintegration und Administrierbarkeit
des Portals entwickelt und dargestellt. Ein wesentliches Ergebnis ist dabei die Entwicklung
eines Phasenmodells für die Personalisierung eines Portals. Den Abschluss dieses Kapitels
bildet die zusammenfassende Darstellung der Gesamtarchitektur.
Im sechsten Kapitel wurden das Ergebnis der prototypischen Evaluierung des Portals G8 und
die technischen Möglichkeiten des Prototyps dargestellt. Dabei wurden intensiv die
funktionalen und gestalterischen Elemente der Portal-Oberfläche aus Sicht des Nutzers, die
Möglichkeiten der Personalisierung und Individualisierung, sowie die
Administrationsoberfläche des Portals erläutert, um die vielfältigen Möglichkeiten für die
Unterstützung des Wissensmanagements unter praxisorientierten Bedingungen zu
verdeutlichen. Anschließend wurden wesentliche Erfahrungen aus Praxisprojekten
dokumentiert, um die Leistungsfähigkeit und Flexibilität des Prototyps zu verdeutlichen.
Abschließend wurden auf Basis der Erfahrungen einige Visionen entwickelt, die mögliche
Weiterentwicklungen und Nutzungen des Portals beschreiben.
Zusammenfassung und Schlussbetrachtung Seite 210
7.2 Schlussbetrachtung
Der überwiegende Teil der Unternehmen setzt heute eine Vielzahl unterschiedlicher
Informationssysteme mit unterschiedlichen Leistungsmerkmalen und Bedienoberflächen ein.
Das in der vorliegenden Arbeit entwickelte Portal G8 kann als ein wertvoller Ansatz
betrachtet werden, die aus der Heterogenität resultierenden Probleme zu überwinden, indem
die Informationssysteme in einem konsolidierten Portal zusammengeführt werden.
Besonderer Wert wurde dabei auf die Integration von Groupware- und Workflow-Funktionen
gelegt, da diese von besonderer Bedeutung für die Unterstützung von kollaborativen
Vorgängen in Office-Umgebungen sind. Durch die vielfältigen Möglichkeiten zum
Management von Wissen kann die Arbeit darüber hinaus als ein Ansatz für die Lösung
einiger wesentlicher Probleme des Informationszeitalters betrachtet werden. Dennoch sind
auch einige kritische Anmerkungen zu den Ergebnissen der Arbeit erforderlich.
Eine der wichtigen Erfahrungen der letzten Jahre ist die Tatsache, dass technologische
Lösungsansätze durch eine rasante Weiterentwicklung schnell veralten und gleichzeitig an
Bedeutung verlieren. Durch den schnellen Fortschritt sind für sehr viele Grundprobleme der
Informationstechnologie bereits ausgereifte und erprobte Lösungen am Markt verfügbar. Die
Grundsatzentscheidung, als Basis für die Entwicklung auf etablierte Industrieplattformen zu
setzen, hat sich somit in der Retrospektive als sinnvoll erwiesen. Eine auch langfristig
relevante Fragestellung ist die nach den Einsatzmöglichkeiten der Technologie und den
Synergiepotentialen durch die Verbindung unterschiedlicher Technologien, die nicht im
Fokus der vorliegenden Arbeit stand.
Unabdingbar entsteht bei dem Entwurf von Informationssystemen ein Zielkonflikt zwischen
dem Gehalt an Informationen und Funktionen und der Einfachheit der Bedienkonzepte. Ein
vergleichbarer Zielkonflikt entsteht bei der Moderation eines Portals zwischen der Schaffung
eines umfassenden und eines übersichtlichen Angebots. Die vorliegende Arbeit bietet eine
Vielzahl von Werkzeugen und Mechanismen für die Optimierung einer Benutzeroberfläche.
Nicht betrachtet wurden Fragen nach Einführungsstrategien und optimaler Nutzung.
Im Rahmen der vorliegenden Arbeit wurde das Hauptaugenmerk auf die Entwicklung eines
Unterstützungssystems für das Wissensmanagement gelegt. Das Portal stellt ein neuartiges
Instrumentarium bereit, das für die Verbesserung des Wissensmanagements verwendet
Zusammenfassung und Schlussbetrachtung Seite 211
werden kann. Aufgrund der offenen und unkomplizierten Architektur bietet das Portal aber
auch eine gute Ausgangsbasis zur Erstellung von personalisierten Portalen für andere
Anwendungsbereiche. Der Bedarf zur Generierung von einfachen und personalisierbaren
Oberflächen ist auch in vielen anderen Bereichen gegeben, beispielsweise im Bereich der
Präsentation von Produkten oder Dienstleistungen, für die Bereitstellung von Employee Self
Services (ESS), oder im Benutzer-Support von Unternehmen. Die vorliegende Arbeit bietet
damit eine sehr gute und generische Basis für die Entwicklung von Portalen für den Einsatz in
weitergehenden Einsatzgebieten.
Literaturverzeichnis Seite 212
8 Literaturverzeichnis
[Amberg/Zimmermann 1998]
Amberg, M.; Zimmerman, F.: Enabling Virtual Workplaces with Advanced Workflow
Management Systems; in: Igbaria, M., Tan, M. (Hrsg.): The Virtual Workplace, Idea Group
Publishing, London 1998.
[Amelingmeyer 2002]
Amelingmeyer, J.: Wissensmanagement: Analyse und Gestaltung der Wissensbasis von
Unternehmen; 2. Auflage, Gabler, Wiesbaden 2002.
[Ananthamurthy 2002]
Ananthamurthy, L.: Web Services Glossary;
http://www.developer.com/services/article.php/1485771 (am 15.05.2002) 2002.
[AOL 2004]
o.V.: AOL.DE: Homepage; http://www.aol.de (am 08.02.2004) 2004.
[Apache 2002]
o.V.: Apache.org: Homepage; http://www.apache.org (am 16.12.2002) 2002.
[Appsolut 2000]
o.V.: factory3: The Next-Generation Enterprise Portal Suite (Whitepaper); o. O. 2000.
[ARD/ZDF 2004]
van Eimeren, B.; Gerhard, H.; Frees, B.: ARD/ZDF-Online-Studie 2004: Internetverbreitung
in Deutschland: Potenzial vorerst ausgeschöpft?; Media Perspektiven 8/2004, http://www.das-
erste.de/studie (am 13.09.2004) 2004.
[Aulinger et al. 2001]
Aulinger, A.; Pfriem, R.; Fischer, D.: Wissen managen: ein weiterer Beitrag zum Mythos des
Wissens?; in: Schreyögg, G. (Hrsg.): Wissen im Unternehmen: Konzepte, Maßnahmen,
Methoden; Erich Schmidt Verlag, Berlin 2001, S. 69-87.
Literaturverzeichnis Seite 213
[Babiak 1997]
Babiak, U.: Effektive Suche im Internet; O'Reilly, Cambridge 1997.
[Bach/Österle/Vogler 2000]
Bach, V.; Österle, H.; Vogler, P. (Hrsg.): Business Knowledge Management in der Praxis:
Prozessorientierte Lösungen zwischen Knowledge Portal und Kompetenzmanagement;
Springer, Berlin et al. 2000.
[Badaracco 1991]
Badaracco, J.: Strategische Allianzen: Wie Unternehmen durch Know-how-Austausch
Wettbewerbsvorteile erzielen; Ueberreuter, Wien 1991.
[Baufoerderer 2004]
o.V.: Baufoerderer.de: Homepage; Verbraucherzentrale Bundesverband (vzbv) e.V. ,
http://www.baufoerderer.de (am 16.6.2004) 2004.
[Bürgel 1998]
Bürgel, H. D. (Hrsg.): Wissensmanagement: Schritte zum intelligenten Unternehmen;
Springer, Berlin et al. 1998.
[Brücher 2001]
Brücher, H.: Dynamisches, agentenbasiertes Benutzerportal im Wissensmanagement;
Dissertation, Techn. Hochsch. Aachen, Dt. Univ.-Verl., Wiesbaden, 2001.
[Bullinger et al. 2002]
Bullinger, H.-J. (Hrsg.); Eberhardt, C.-T.; Gurzki, T.; Hinderer, H.: Marktübersicht Portal
Software für Business-, Enterprise-Portale und E-Collaboration; Fraunhofer IRB Verlag,
Stuttgart 2002.
[Bullinger/Tölg 1999]
Bullinger, H.-J.; Tölg, C.: Lernende Unternehmen und neue Technologien; in: Industrie
Management 15 (1999) Nr. 6, S. 9-14.
Literaturverzeichnis Seite 214
[Bruse 2001]
Bruse, Thomas: Lotus Domino und Portale; in: o.V.: Redmond's Inside: Lotus Notes/Domino;
Redtec Publishing GmbH, Poing August 2001.
[Chawla 1995]
Chawla, S. (Hrsg.): Learning organizations: developing cultures for tomorrow's workplace;
Productivity Press, Portland 1995.
[Competence Site 2004]
o.V.: Competence Site - das Kompetenz-Netzwerk für Manager und Nachwuchskräfte:
Homepage; NetSkill AG, http://www.competence-site.de (am 02.06.2004) 2004.
[Cronin 1994]
Cronin, M. J.: Doing business on the Internet: how the electronic highway is transforming
American companies; van Nostrand Reinhold, New York 1994.
[Dangelmaier/Felser 2000]
Dangelmaier, W. (Hrsg.); Felser, W.: Das reagible Unternehmen; Heinz Nixdorf Institut,
Universität Paderborn, Paderborn, 2000.
[Dawson 1996]
Dawson, P.: Technology and quality: change in the workplace; Internat. Thomson Business
Press, London 1996.
[Davenport/Beck 2001]
Davenport, T. H.; Beck, J. C.: The attention economy, Harvard Business School Press; Boston
Mass. 2001.
[Davenport/Prusak 1998a]
Davenport, T. H.; Prusak, L.: Working knowledge: How organizations manage what they
know; Harvard Business School Press, Boston 1998.
Literaturverzeichnis Seite 215
[Davenport/Prusak 1998b]
Davenport, T. H.; Prusak, L.: Wenn Ihr Unternehmen wüßte, was es alles weiß: das
Praxishandbuch zum Wissensmanagement; Verl. Moderne Industrie, Landsberg/Lech, 1998.
[Delphi Group 1999]
Delphi Group: Enterprise Portal Shape: Emerging Business Desktop (Whitepaper); The
Delphi Group, http://www.delphigroup.com (am 26.08.2000) 1999.
[Delphi Group 2001]
Delphi Group: Wiring Business Portals: Driving Content Intelligence through the Network;
Delphi Group, http://www.verity.com/pdf/3rd_party (am 28.12.2003) 2001.
[Digital 1998]
o.V.: Digital Equipment GmbH Deutschland: Homepage; Digital Equipment GmbH
Deutschland, http://www.digital.de/products/intranet.htm (am 13.01.1998) 1998.
[Dier/Lautenbacher 1994]
Dier, M.; Lautenbacher, S.: Groupware: Technologien für die lernende Organisation;
Computerwoche Verlag GmbH, München 1994.
[Dierker/Sander 1998]
Dierker, M.; Sander, M.: Lotus Notes 4.6 und Domino: Integration von Groupware und
Internet; Addison-Wesley, Bonn et al. 1998.
[Drüke 2001]
Drüke, H.: Internet: Technologie des Neo-Taylorismus oder Durchbruch zur Ent-
Hierarchisierung in der Akteursbeziehung?; in: Schreyögg, G. (Hrsg.): Wissen im
Unternehmen: Konzepte, Maßnahmen, Methoden; Erich Schmidt Verlag, Berlin 2001, S. 249-
265.
[Drucker 1992]
Drucker, P. F.: Die Zukunft managen; ECON Verlag, Düsseldorf 1992.
Literaturverzeichnis Seite 216
[Encyclopædia Britannica 2005]
Encyclopædia Britannica: History of Encyclopædia Britannica and Britannica.com;
Encyclopædia Britannica, Inc., http://corporate.britannica.com/company_info.html (am
23.01.2005) 2005.
[Enterprise Office 2001]
o.V.: Systemdokumentation des Enterprise Office Systems; Pavone Informationssysteme,
Rel.-4.5.1, Paderborn 2001.
[Fields/Kolb 2001]
Fields, D. K.; Kolb, M. A.: Java Server Pages: Dynamische Webservices entwickeln;
Addison-Wesley, München, 2001.
[Fink 2000]
Fink, K.: Know-how-Management: Architektur für den Know-how-Transfer; Oldenbourg,
Wien 2000.
[Frank/Schauer 2001]
Frank, U.; Schauer, H.: Potentiale und Herausforderungen des Wissensmanagements aus
Sicht der Wirtschaftsinformatik; in: Schreyögg, G. (Hrsg.): Wissen im Unternehmen:
Konzepte, Maßnahmen, Methoden; Erich Schmidt Verlag, Berlin 2001, S. 163-182.
[Gaßen 1999]
Gaßen, H.: Wissensmanagement - Grundlagen und IT-Instrumentarium; in: Lehrstuhl für
Allg. BWL und Wirtschaftsinformatik, Johannes Gutenberg-Universität (Hrsg.):
Arbeitspapiere WI; Nr. 6/1999, Mainz 1999.
[Gates 1999]
Gates, B.; Hemingway, C.: Digitales Business: Wettbewerb im Informationszeitalter; Heyne,
München 1999.
Literaturverzeichnis Seite 217
[Geiselhart 2001]
Geiselhart, H.: Das lernende Unternehmen im 21. Jahrhundert: Wissen produzieren,
Lernprozesse initiieren, in virtuellen Realitäten agieren; Gabler, Wiesbaden 2001.
[Graham et al. 2002]
Graham, S.; Simeonov, S.; Boubez, T.; Davis, D.; Daniels, G.; Nakamura, Y.; Neyama, R.:
Building Web Services with Java: Making Sense of XML, SOAP, WSDL, and UDDI; Sams
Publishing, Indianapolis 2002.
[Greif 1988]
Greif, I. (Hrsg.): Computer Supported Cooperative Work: A Book of Readings; Morgan
Kaufmann Publishers, San Mateo, California 1988, S. 5-12.
[Götz 2000]
Götz, K. (Hrsg.): Wissensmanagement: zwischen Wissen und Nichtwissen; Hampp, München
2000.
[Güldenberg 2001]
Güldenberg, S.: Wissensmanagement und Wissenscontrolling in lernenden Organisationen:
Ein systemtheoretischer Ansatz; Deutscher Universitäts-Verlag, Wiesbaden 2001.
[Haberstock 1999]
Haberstock, P.: Executive information systems und groupware im Controlling: Integration
durch das prozessorientierte Team-Controllingsystem (ProTeCos); Dissertation, Universität
Paderborn, Paderborn 1999.
[Hanft 1996]
Hanft, A.: Organisationales Lernen und Macht: Über den Zusammenhang von Wissen,
Lernen, Macht und Struktur; in: Schreyögg, G; Conrad, P. (Hrsg.): Managementforschung 6;
Berlin et al. 1996.
Literaturverzeichnis Seite 218
[Hase 2000]
Haase, P. G.: Finanzservices in verteilten Umgebungen groupware-basierter
Informationsmanagementsysteme: Konzept eines prozessorientierten Bonitätsmanagement-
Systems: Ausgangsmodelle, Basissysteme, Prototyping, Designelemente und
Praxiserfahrungen mit innovativen Groupware-Systemen; Dissertation, Universität Paderborn,
Paderborn 2000.
[Heil 1999]
Heil, B.: Online-Dienste, Portal Sites und elektronische Einkaufszentren:
Wettbewerbsstrategien auf elektronischen Massenmärkten; Gabler, Wiesbaden 1999.
[Hibbard 2002]
Hibbard, J.: The portal-software maker is eyeing the public market - again; in: Red Herring,
Juni 2002, S. 56.
[Hunter/Crawford 1998]
Hunter, J.; Crawford, W.: Java Servlet Programming; O’Reilly & Associates, Sebastopol
1998.
[Johansen 1988]
Johansen, R.: Groupware: Computer Support for Business Teams; The Free Press, New York
1988.
[Karagiannis et al. 2001]
Karagiannis, D.; Telesko, R.: Wissensmanagement: Konzepte der künstlichen Intelligenz und
des Softcomputing; Oldenbourg Wissenschaftsverglag, München 2001.
[Kmuche 2000]
Kmuche, W.: Strategischer Erfolgsfaktor Wissen - Content Management - der Weg zum
erfolgreichen Informationsmanagement; Dt. Wirtschaftsdienst, Köln 2000.
Literaturverzeichnis Seite 219
[Krcmar 1998]
Krcmar, H.: Informationsmanagement im Zeichen des Wandels; in: Gablers Magazin, Nr. 3,
Wiesbaden 1998, S. 6-9.
[Krebs 1998]
Krebs, M.: Organisation von Wissen in Unternehmungen und Netzwerken, Dt. Univ.-Verlag,
Weisbaden 1998.
[Kreger 2001]
Kreger, H.: Web Services Conceptual Architecture (WSCA 1.0); IBM,
http://www.alphaworks.ibm.com/tech/ettk (am 17.05.2003) 2001.
[Kremer 1999]
Kremer, R.: Replikatives Informationsmanagement in verteilten Groupware-Umgebungen;
Dissertation, Universität Paderborn, Paderborn 1999.
[Krüger 2002]
Krüger, G.: Handbuch der Java-Programmierung; Addison-Wesley, München 2002.
[Koop et al. 2001]
Koop, H. J.; Jäckel, K. K.; van Offern, A. L.: Erfolgsfaktor Content Management: Vom Web
Content bis zum Knowledge Management; Vieweg, Braunschweig 2001.
[Krogh et al. 1996]
Krogh, G.; Roos, J.; Slocum, K.: An Essay on Corporate Epistemology; in Krogh, G.(Hrsg.):
Managing Knowledge: Perspectives on Cooperatoin and Competition; Sage, London 1996, S.
157-183.
[Kunow/Schwickert 1999]
Kunow, K.; Schwickert, A.: Intranet-basiertes Workgroup-Computing; in: Lehrsuhl für Allg.
BWL und Wirtschaftsinformatik (Hrsg.), Johannes Gutenberg-Universität: Arbeitspapiere WI,
Nr. 3/1999; Mainz 1999.
Literaturverzeichnis Seite 220
[Kurtzke 1999]
Kurtzke, C.: Das wissensbasierte Unternehmen: Praxiskonzepte und Management-Tools;
Hanser, München 1999.
[Lehner 2000]
Lehner, F.: Organisational Memory: Konzepte und Systeme für das organisatorische Lernen
und das Wissensmanagement; Hanser, München 2000.
[Lehner 2001]
Lehner, F.: Computergestütztes Wissensmanagement: Fortschritt durch Erkenntnisse über das
organisatorische Gedächtnis; in: Schreyögg, G. (Hrsg.): Wissen im Unternehmen: Konzepte,
Maßnahmen, Methoden; Erich Schmidt Verlag, Berlin 2001, S. 223-247.
[Linke 1999]
Linke, A.: PalmPilot: Grundlagen, Anwendungen, Tips & Tricks; dpunkt-Verlag, Heidelberg
1999.
[Lotus 1995]
Lotus; o.V: Groupware - Communication, Collaboration, Coordination; Lotus Development
Corporation (Hrsg.), Cambridge, Massachusetts 1995.
[Lotus 1996]
o.V.: Lotus Notes: A System for Managing Organizational Knowledge. A Technical White
Paper; Lotus Development Corporation (Hrsg.), o. O. 1996.
[Lotus 1998]
o.V.: Lotus, IBM, and Knowledge Management: A Lotus Development Strategic White
Paper; Lotus Development Corporation (Hrsg.), 1998.
[Lubich 1995]
Lubich, H. P.: Towards a CSCW framework for scientific cooperation in Europe; Springer,
Berlin et al. 1995.
Literaturverzeichnis Seite 221
[MacLean et al. 1990]
MacLean, A.; Carter, K.; Lövstrand, L.; Moran, T.: User-Tailorable Systems: Pressing The
Issues with Buttons; in: Chew, J.; Whiteside, J. (Hrsg.): Human Factors in Computing
Systems, Proc. of CHI´90, ACM Press, New York 1990, S. 175-182.
[Meier 2001]
Meier, A.: Internet & Electronic Business: Herausforderungen an das Management; Orell
Füssli Verlag, Zürich 2001.
[Moore 2002]
Moore, C.: Portal to Web services; Infoworld Media Group, San Francisco 20.05.2002.
[Nastansky et al. 2002]
Nastansky, L.; Bruse, T.; Haberstock, P.; Huth, C.; Smolnik, S.: Büro-informations- und
Kommunikationssysteme: Groupware, Workflow Management, Organisationsmodellierung
und Messaging-Systeme; in: Fischer et al.: Bausteine der Wirtschaftsinformatik: Grundlagen,
Anwendungen, PC-Praxis; Erich Schmidt Verlag, Berlin 2002, S. 237-324.
[Nastansky 1993]
Nastansky, L.: Workgroup Computing: Computergestützte Teamarbeit (CSCW) in der Praxis,
Neue Entwicklungen und Trends; S + W Steuer- und Wirtschaftsverlag, Hamburg 1993.
[Nastansky 1998]
Nastansky, L.: Message-Objekte und Team-Kommunikation: Systembausteine für die
Unternehmensführung in neuen Organisationsformen; in: Franke, G. (Hrsg.); Breuer, W.;
Hax, H.: Unternehmensführung und Kapitalmarkt; Springer, Berlin et al. 1998, S. 176 – 211.
[Nenninger/Lawrenz 2001]
Nenninger, M.; Lawrenz, O.: B2B-Erfolg durch eMarkets; Vieweg, Braunschweig et al. 2001.
Literaturverzeichnis Seite 222
[Nonaka 2001]
Nonaka, I. (Hrsg.): Managing industrial knowledge: creation, transfer and utilization; Sage,
London et al. 2001.
[Nonaka/Takeuchi 1995]
Nonaka, I. ;Takeuchi, H.: The Knowledge Creating Company: How Japanese Companies
Create the Dynamics of Innovation; Oxford University Press, New York et al. 1995.
[North 1999]
North, K.: Wissensorientierte Unternehmensführung: Wertschöpfung durch Wissen; Gabler,
Wiesbaden 1999.
[OECD 2002]
o.V.: OECD Information Technologie Outlook 2002; OECD Publications,
http://www.oecd.org/pdf/M00030000/M00030907.pdf (am 19.08.2004), Paris 2002.
[Österle et al. 1996]
Österle, H.; Riehm, R.; Vogler, P.: Middleware: Grundlagen, Produkte und
Anwendungsbeispiele für die Integration heterogener Welten; Vieweg, Braunschweig et al.
1996.
[Österle et al. 2002]
Österle, H.; Fleisch, E.; Alt, R.: Business Networking in der Praxis: Beispiele und Strategien
zur Vernetzung mit Kunden und Lieferanten; Springer, Berlin 2002.
[Ovum 2000]
o.V.: Enterprise Portals: New Strategies for Information Delivery; Ovum Ltd., London 2000.
[Pawlowsky 1994]
Pawlowsky, P.: Wissensmanagement in der lernenden Organisation; Dissertation, Universität
Paderborn, Paderborn 1994.
Literaturverzeichnis Seite 223
[Pautzke 1989]
Pautzke, G.: Die Evolution der organisatorischen Wissensbasis: Bausteine zu einer Theorie
des organisatorischen Lernens; Verlag Barbara Kirsch, München, 1989.
[Petkoff 2001]
Petkoff, B.: Wissensmanagement: theoretische Aspekte; in: Schreyögg, G. (Hrsg.): Wissen im
Unternehmen: Konzepte, Maßnahmen, Methoden; Erich Schmidt Verlag, Berlin 2001, S. 267-
302.
[Picot et al. 1998]
Picot, A.; Reichwald, R.; Wigand, R.: Die grenzenlose Unternehmung: Information,
Organisation und Management, Lehrbuch zur Unternehmensführung im Informationszeitalter;
Gabler, Wiesbaden 1998.
[Plumtree 1999]
o.V.: Corporate Portals: A Simple View of a Complex World; Plumtree Software,
http://www.plumtree.com/pdf/Corporate_Portal_White_Paper.pdf (am 02.11.2000) 1999.
[Polanyi 2002]
Polanyi, M.: Personal knowledge: towards a post-critical philosophy; Routledge, London
2002.
[Probst et al. 1999]
Probst, G.; Raub, S.; Romhardt, K.: Wissen managen: Wie Unternehmen ihre wertvollste
Ressource optimal nutzen; Frankfurter Allg. et al., Frankfurt am Main 1999.
[Probst/Romhardt 1997]
Probst, G.; Romhardt, K.: Bausteine des Wissensmanagements: Ein praxisorientierter Ansatz;
in: Dr. Wieselhuber & Partner Unternehmensberatung (Hrsg.): Lernende Organisation;
Gabler, Wiesbaden 1997, S. 129-143.
Literaturverzeichnis Seite 224
[PwC/SAP 2001]
o.V.: Der E-Business Workplace: Das Potential von Unternehmensportalen; Galileo Pr., Bonn
2001.
[Reid/Hammersley 2000]
Reid, M.; Hammersley, R.: Communicating successfully in groups: a practical guide for the
workplace; Routledge, London 2000.
[Rehäuser/Krcmar 1996]
Rehäuser, J.; Krcmar, H.: Wissensmanagement im Unternehmen; in: Schreyögg, G.; Conrad,
P. (Hrsg.): Managementforschung 6, Berlin et al. 1996.
[Reinmann-Rothmeier/Mandl 2000]
Reinmann-Rothmeier, G.; Mandl, H.: Individuelles Wissensmanagement: Strategien für den
persönlichen Umgang mit Information und Wissen am Arbeitsplatz; Huber, Bern 2000.
[Rinaldi 1998]
Rinaldi, A. H.: Netiquette Home Page, Florida Atlantic University,
http://wise.fau.edu/netiquette/netiquette.html (am 10.08.2004) 1998.
[Riempp 1998]
Riempp, G.: Wide area workflow management; creating partnerships for the 21st century;
Springer, London 1998.
[Roepnack 1997]
Roepnack, A.: Vergleich der Terminologie des Informations (Resource) Managements und
Knowledge Managements (und Ergänzung IM-Web-Glossary); Doktorandenseminar,
Universität St. Gallen (Hrsg.), http://www.ifi.unizh.ch/ikm/morger/DokSem97/roepnack.zip
(am 12.11.1999) 1997.
[Rützel-Banz 2001]
Rützel-Banz, M. (Hrsg.): Bibliotheken - Portale zum globalen Wissen; Klostermann,
Frankfurt am Main 2001.
Literaturverzeichnis Seite 225
[Rütschlin 2001]
Rütschlin, J.: Ein Portal - Was ist das eigentlich; in: Bauknecht, K; Brauer, W.; Mück, T.:
(Hrsg.): Wirtschaft und Wissenschaft in der Network Economy: Visionen und Wirklichkeit;
Tagungsband der GI/OCG-Jahrestagung, Universität Wien, Wien 2001.
[Saha 1999]
Saha, A.: Application Framework for e-business: Portals; IBM Software Strategy,
http://www-4.ibm.com/software/developer/library/portals/index.html?dwzone=web (am
08.07.2001) 1999.
[Schildhauer 1999]
Schildhauer, T.: Portale; Institute of Electronic Business e.V.,
http://people.freenet.de/kmoschner/portale-schildhauer.pdf (am 06.04.2001) 1999.
[Scheuble 1998]
Scheuble, S.: Wissen und Wissenssurrogate: eine Theorie der Unternehmung; Dt. Univ.-Verl.,
Wiesbaden 1998.
[Schneider 1996]
Schneider, U. (Hrsg.): Wissensmanagement: Die Aktivierung des intellektuellen Kapitals;
Frankfurt Allgemeine Zeitung, Verl.-Bereich Wirtschaftsbücher, Frankfurt am Main 1996.
[Schreyögg 1996]
Schreyögg, G. (Hrsg.): Wissensmanagement, Erich Schmidt Verlag, Berlin 1996.
[Schreyögg 2001]
Schreyögg, G. (Hrsg.): Wissen im Unternehmen: Konzepte, Maßnahmen, Methoden; Erich
Schmidt Verlag, Berlin 2001.
[Segel.de 2004]
o.V.: Das deutsche Segelportal Segel.de: Homepage; Svend Krumnacker, http://www.segel.de
(am 29.07.2004) 2004.
Literaturverzeichnis Seite 226
[SELFHTML 2004]
Münz, S.: SELFHTML: Homepage; SELFHTML e.V., http://www.selfhtml.org (am
13.06.2004) 2004.
[Shilakes/Tylmann 1998]
Shilakes, C. C.; Tylmann, J.: Enterprise Information Portals; Merrill Lynch, New York 1998.
[Smith 2002]
Smith, R. E.: Authentication: from passwords to public keys; Addison-Wesley, Boston et al.
2002.
[Soukup 2001]
Soukup, C.: Wissensmanagement: Wissen zwischen Steuerung und Selbstorganisation;
Gabler, Wiesbaden 2001.
[Stahlknecht/Hasenkamp 1999]
Stahlknecht, P.; Hasenkamp, U.: Einführung in die Wirtschaftsinformatik; Springer, Berlin et
al. 1999.
[Steiger 2000]
Steiger, C.: Wissensmanagement in Beratungsprojekten auf Basis innovativer Informations-
und Kommunikationstechnologien: das System K 3; Konzeption, Entwicklung und
Implementierung eines Wissensmanagementsystems für Beratungsunternehmen sowie
empirische Einsatzerfahrungen im Inhouse Consulting der BMW AG; Dissertation,
Universität Paderborn, Paderborn 2000.
[Steinbock 1994]
Steinbock, H. J.: Potentiale der Informationstechnik: State-of-the-Art und Trends aus
Anwendungssicht; Teubner, Stuttgart 1994.
Literaturverzeichnis Seite 227
[Sun 2003]
o.V.: Introduction to JSR 168: The Java Portlet Specification; Sun Microsystems, Inc.,
http://developers.sun.com/prodtech/portalserver/reference/techart/jsr168/pb_whitepaper.pdf
(am 19.04.2004) 2003.
[Sydow/van Well 1996]
Sydow, J.; van Well, B.: Wissensintensiv durch Netzwerkorganisation:
Strukturationstheoretische Analyse eines wissensintensiven Netzwerks; in: Schreyögg, G.;
Conrad, P. (Hrsg.): Managementforschung 6, Berlin et al. 1996.
[Tamura 2001]
Tamura, R. A.: Domino 5 web programming with XML, Java and JavaScript; Que,
Indianapolis 2001.
[Teufel 1995]
Teufel, S.: Computerunterstützung für die Gruppenarbeit; Addison-Wesley, Bonn et al. 1995.
[Tkach 1999]
Tkach, D.: Knowledge Portals: A Knowledge Consumer Interface; Knowledge Management
Magazine, Los Angeles Juli 1999.
[Trittmann/Mellis 1999]
Trittmann, R.; Mellis, W.: Ökonomische Gestaltung des Wissenstransfers; Industrie
Management Nr. 6, Köln 1999, S. 64-68.
[Verity 1999]
o.V.: The Verity Corporate Portal: White Paper; Verity Inc.,
http://www.verity.com/pdf/mk0310.pdf (am 02.11.2000) 1999.
[De Waal/Fourman 2000]
De Waal, A.; Fourman, M.: Managing in the New Economy: Performance Management
Habits to Renew Organizations for the New Millennium; Arthur Andersen, Show Business
Software Ltd., London 2000.
Literaturverzeichnis Seite 228
[Walker et al. 1999]
Walker, J.; Schadler, T.; Ciardelli, A. J.; Overby, C. S.: Building An Intranet Portal; in: o.V.:
The Forrester Research Report; Forrester Research Inc., Cambridge January 1999.
[Welfens/Jungmittag 2002]
Welfens, P.; Jungmittag, A.: Internet, Telekomliberalisierung und Wirtschaftswachstum: 10
Gebote für ein digitales Wirtschafswachstum; Springer, Berlin et al. 2002.
[West 1999]
West, M.: A Framework for Enterprise Portals Simplifies Intranets; Gartner Group, Monthly
Research Review, April 1999.
[WfMC 1995]
Hollingworth, D.: Workflow Management Coalition: The Workflow Reference Model;
Document Number TC00-1003; http://www.aiai.ed.ac.uk/WfMC (am 05.09.2000) 1995.
[Willke 1996]
Willeke, H.: Dimensionen des Wissensmanagements: Zum Zusammenhang von
gesellschaftlicher und organisationaler Wissensbasierung; in: Schreyögg, G.; Conrad, P.
(Hrsg.): Managementforschung 6; Berlin et al. 1996.
[Willke 2001]
Willke, H.: Systemisches Wissensmanagement; Lucius und Lucius, Stuttgart 2001.
[Winfo 2004]
o.V.: Wirtschaftinformatik-Portal der Universität Paderborn: Homepage; Universität
Paderborn, http://winfo.upb.de (am 01.02.2004) 2004.
[Wobst 1998]
Wobst, R.: Abenteuer Kryptologie: Methoden, Risiken und Nutzen der Datenverschlüsselung;
Addison-Wesley, München et al. 1998.
Literaturverzeichnis Seite 229
[Wolf 2001]
Wolf, V.: Baustelle E-Business: wie Sie E-Commerce-Lösungen in etablierte IT-Strukturen
einbinden; Financial Times Deutschland, München et al. 2001.
[W3C 2003]
Haas, H.; Brown, A.: Web Services Glossary: W3C Working Draft 8. August 2003; World
Wide Web Consortium, http://www.w3.org/TR/2003/WD-ws-gloss-20030808 (am
01.06.2004) 2003.
[Yahoo 2004]
o.V.: Yahoo! Deutschland: Homepage; Yahoo! Deutschland GmbH, http://de.yahoo.com (am
16.06.2004) 2004.
Seite 230
Ehrenwörtliche Erklärung
Hiermit erkläre ich, dass ich die vorliegende Dissertation selbständig verfasst und nur die
angegebenen Quellen und Hilfsmittel benutzt habe. Wörtlich oder inhaltlich übernommene
Stellen sind als solche gekennzeichnet.
Die Dissertation ist keine Gemeinschaftsleistung.
Weiter erkläre ich, dass ich bisher an keiner deutschen oder ausländischen Hochschule den
Antrag auf ein Promotionsverfahren gestellt habe.
Olpe, im Mai 2005
Thomas Bruse
