Analyse der Einführung eines ERP-Systems bei einem mittelständischen Unternehmen [original]

Universität Ulm | 89069 Ulm | Germany Fakultät für

Ingenieurwissenschaften

und Informatik

Institut für Datenbanken

und Informationssysteme

Analyse der Einführung

eines ERP-Systems bei

einem mittelständischen Unternehmen

Masterarbeit an der Universität Ulm

Vorgelegt von:

Manuel Rüger

[email protected]

Gutachter:

Prof. Dr. Manfred Reichert

Dr. Vera Künzle

Betreuer:

Nicolas Mundbrod

2015

Fassung 28. April 2015

2015 Manuel Rüger

This work is licensed under the Creative Commons. Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0

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94105, USA.

Satz: PDF-L

TEX2ε

Kurzfassung

Der zunehmend globalisierte und Internet basierte Handel verändert auch die Wett-

bewerbssituation des regionalen Großhandels in bedeutendem Maße. Dadurch steht

der traditionell mittelständische Handel in einer schwierigen Umbruchsituation und wird

zunehmend von global agierenden Konzernen bedrängt.

Um sich auch künftig im generell steigenden Wettbewerbsdruck behaupten zu können,

müssen Unternehmen ihre Erfolgspotenziale durch strategische Maßnahmen stärken

und ihre Prozesse in kürzeren Zyklen verändern und optimieren. Dabei müssen Prozesse

von fachlicher Seite wie auch technischer Seite verändert und entsprechend implemen-

tiert werden. Der Einsatz von Informationstechnologie wird hierbei als selbstverständlich

angesehen, wobei die Einführung von Enterprise-Ressource-Planing (ERP)-Systemen

zu den häufigsten IT-Projekten zählt.1

Im Rahmen dieser Arbeit wird anhand einer Fallstudie aufgezeigt, wie die Prozesse

eines mittelständischen Großhändlers für KFZ-Teile analysiert, dokumentiert und opti-

miert werden können. Für die Umsetzung dieser optimierten Prozesse wird ein neues

ERP-System systematisch ausgewählt und eingeführt. Durch diesen Einblick in die

Praxis resultieren konkrete Handlungsanweisungen für zukünftige Projekte und weitere

Anknüpfungspunkte für weitere Forschungen.

1[Fin05, Geleitwort]

iii

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung 1

1.1.Problemstellung ................................ 3

1.2.Zielsetzung ................................... 4

1.3.AufbaudieserArbeit.............................. 5

2. Grundlagen 9

2.1. Hintergrund der Fallstudie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2.2.ERP-Systeme.................................. 16

2.3. Projekt zur Einführung eines neuen ERP-Systems . . . . . . . . . . . . . 22

2.4.Projektmethodik ................................ 22

2.4.1. Wissenschaftliche Methodik dieser Fallstudie . . . . . . . . . . . . 22

2.4.2. Prozessdokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

2.4.3. Prozessanalyse- und Optimierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

2.4.4. Lastenheft Erstellung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

2.4.5. ERP-Auswahl durch Präsentation von ERP-Systemen . . . . . . . 27

2.4.6. Vertragsabschluss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

2.4.7. StartWorkshop............................. 28

2.4.8. Pflichtenheft erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

2.4.9. Customizing durchführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

2.4.10.Testphase................................ 29

2.4.11.Schulung ................................ 29

2.4.12.Go-Live und Abnahme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Inhaltsverzeichnis

3. Prozessanalyse und -optimierung 31

3.1.Ist-Zustand ................................... 32

3.1.1. Bisheriges ERP-System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

3.1.2. Bisherige Netzwerkinfrastruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

3.1.3. Bewertung des aktuellen ERP-Systems . . . . . . . . . . . . . . . 37

3.1.4. Ist-Zustand ............................... 40

3.2.Soll-Zustand .................................. 49

3.2.1. Zukünftige Funktionalität . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

3.2.2. Usability................................. 66

4. Konzeption 69

4.1.Prozessübersicht................................ 70

4.2. Weitere Anforderungen an das ERP-System . . . . . . . . . . . . . . . . 74

4.3. Auswahl von ERP-Systemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

4.3.1. Sondierung geeigneter ERP-Systeme . . . . . . . . . . . . . . . . 75

4.3.2. Präsentation der ERP-Systeme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

4.3.3. Auswertung der Präsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

4.3.4. Entscheidung und weiteres Vorgehen . . . . . . . . . . . . . . . . 82

4.4. Zukünftige IT-Landschaft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

5. Umsetzung 89

5.1. Einkauf- und Beschaffung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

5.1.1. Elektronische Lieferantenanbindung . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

5.1.2. Automatische Lagerbedarfsplanung . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

5.1.3. Automatische Disposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

5.1.4. Automatischer Wareneinkauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

5.1.5. Manueller Wareneinkauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

5.2.Verkaufsprozess ................................ 97

5.2.1. Telefonverkauf ............................. 97

5.2.2. Anbindung des Web-Shops . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

5.3.ChangeManagement .............................101

5.3.1. Mitarbeiterschulung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Inhaltsverzeichnis

5.3.2. Go-Live .................................102

6. Bewertung 107

6.1. Vor- und Nachteile der Einführung eines neuen ERP-Systems . . . . . . . 108

6.1.1. Funktionale Anforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

6.1.2. Usability.................................110

6.1.3. Effizienz.................................112

6.1.4. Flexibilität................................113

6.2.OptimierteProzesse..............................114

6.3. Kosten-Nutzen-Analyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

6.4. Projektvorgehensweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

7. Fazit 119

7.1.Fazit.......................................120

7.2.Ausblick.....................................121

Akronyme 123

A. Dokumentation der Schnittstellen 125

A.1. Beschreibung der XML Parameter zur Artikelbestands- und Preisabfrage 125

A.2. XML-Struktur zu Request und Response . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

B. Auswertung der ERP-Präsentationen 129

B.1. Fragebogen zur ERP-Präsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

B.2. Auswertung der ERP-Systeme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

vii

Einleitung

Die zunehmende Internationalisierung der Handelsbeziehungen durch die Globalisie-

rung und der steigende Wettbewerbsdruck im Großhandel stellt Unternehmen vor die

Aufgabe, ihre Wettbewerbsfähigkeit und Erfolgspotenziale durch geeignete Strategien

zu sichern und auszubauen.

Im Großhandel ist es auf Grund zunehmend gesättigter

Märkte und trotz verbesserter Kundenorientierung besonders schwierig sich allein durch

Produkte von der Konkurrenz anzuheben.

Mittels „Kosteneffizienz“, „Flexibilität“ und

noch schnellerer Lieferung versuchen sich Großhändler voneinander abzuheben.3

Durch die flächendeckende Einführung des Internets können nun Unternehmen ver-

stärkt digital untereinander kommunizieren und die Forderungen an „Flexibilität“ und

1Vgl. [Him05, S. 3].

2Vgl. [SMB08, S. 3].

3Vgl. [Fun08, S. 69].

1. Einleitung

schnelleren Lieferungen erfüllen. Seit 2000 hat sich der

Internet-basierte

Handelsum-

satz

in Deutschland von

2,5 Milliarden

auf

38 Milliarden Euro

gesteigert. Eine weitere

Steigerung ist nach aktuellen Prognosen noch zu erwarten.

Legt man den Fokus des

Internet-basierten

Handels gezielt auf den Handel zwischen Unternehmen, den B2B

Bereich, so hat sich dieser im Zeitraum von 2005 bis 2012 mehr als verdoppelt.7

Der Einsatz von Informationstechnologien (IT) zur Unterstützung dieser Handelspro-

zesse ist dabei ein fundamentaler Faktor ohne welchen Internet-basierter Handel nicht

möglich ist und nimmt entscheidenden Einfluss auf den Wettbewerb. Dazu kommen

sich schnell ändernde Kundenanforderungen, die eine enorme Flexibilität und Effizienz

innerhalb des Unternehmens erfordern und eine Automatisierung von Handelsprozessen

bedingen. Kaum ein Großhändler kann derzeit noch Prozesse ohne den Einsatz von

IT-Systemen beherrschen und ohne einen Web-Shop auf dem Markt bestehen.

Gleich-

zeitig soll die von Unternehmen eingesetzte Software noch sämtliche Geschäftsprozesse

in genau dieser geforderten Flexibilität abbilden können, mehrere Systeme vernetzen

und unabhängig von Ort und Zeit bedienbar machen. Das alles natürlich möglichst leicht

bedienbar und kostengünstig.9

Gerade aufgrund dieser sich teilweise widersprechenden Anforderungen zählen daher

die Einführung von Enterprise-Resource-Planning

(ERP)-Systemen zu den derzeit

häufigsten IT-Projekten.

Bei ERP-Systemen handelt es sich um integrierte Softwa-

relösungen, die Standardfunktionalitäten mit flexibler Software-Anpassung verbinden.

ERP-Systeme verknüpfen hierbei Geschäftsprozesse von Unternehmensbereichen wie

Marketing, Finanzbuchhaltung, Produktion oder auch dem Einkauf.12

4Vgl. Statistik [Han14].

5Vgl. Statistik [Dea14].

6Business-to-Business

7Vgl. [Han13].

8Vgl. [Sch11, S. 1].

9Vgl. [Bre05, S. 2].

10ERP= Enterprise-Resource-Planning, dt. Unternehmens-Ressourcen-Planungsprogramm.

11Vgl. [Sch11, S.2].

12Vgl. [Fin05, S.2].

1.1. Problemstellung

Unternehmen unterschätzen jedoch oftmals das Risiko einer ERP-System Einführung, da

diese sämtliche Unternehmensbereiche betrifft und unternehmensweite Auswirkungen

nach sich zieht. Zu den auftretenden Risiken und Problemen folgt im nächsten Abschnitt

eine genauere Betrachtung.

1.1. Problemstellung

Wie im vorherigen Abschnitt 1 erwähnt, führt die Einführung eines ERP-Systems ho-

he Risiken mit sich. Diese Risiken bestehen nicht nur aus hohen finanziellen und

zeitlichen Aufwänden für das Unternehmen, sondern betreffen oftmals sogar die Un-

ternehmensexistenz. Somit haben die Ergebnisse ein breites Spektrum, vom Bankrott

eines Unternehmens auf der einen Seite bis hin zu deutlichen Vorteilen, mehr Umsätzen,

einer höheren Kundenzufriedenheit und optimierten Prozessen.13

Die auftretenden Probleme bei einer ERP-System Einführung sind vielseitig und lassen

sich aufteilen in betriebswirtschaftliche, technische und organisatorische Probleme.

Betriebswirtschaftlich sind an erster Stelle die Kosten einer Einführung zu nennen.

Zusammengesetzt sind diese aus Lizenzkosten, den Kosten für das Beratungsunterneh-

men, Softwareanpassung, Aufrüstung von Hardware, höheren laufenden Kosten und

den Mitarbeiterkosten im eigenen Unternehmen, welche für das Projekt und Schulungen

zu gewissen Teilen freigestellt werden müssen, vgl.[

Gro08

, S.70]. Gerade bei mittel-

ständischen Unternehmen fehlt oftmals das Bewusstsein und die finanziellen Mittel für

die Notwendigkeit eines neuen ERP-Systems. Diese Unternehmen sind auf Grund der

begrenzten Mittel besonderem Risiko während der Einführung ausgesetzt.

Zur Einführung eines ERP-Systems bedarf es auf technischer Seite einer geeigneten

flexiblen IT-Infrastruktur, einer performanten Anbindung der Niederlassungen über das

Internet und aktueller Netzwerkstrukturen. Es sollte außerdem das Verständnis bei

Unternehmen für Datensicherheit und Redundanz vorhanden sein, um auch Firewall-

13Vgl. [Sch11, S. 2].

14Vgl. [Gro08, S. 86].

1. Einleitung

Lösungen und redundante Systeme einführen zu können.

Letztendlich sind weder technische noch betriebswirtschaftliche Probleme hauptverant-

wortlich für das Scheitern von ERP-Einführungen. Der häufigste Grund für ein Scheitern

und die meisten Probleme verursachen organisatorische Schwierigkeiten und mangel-

hafte Beratung.

Angefangen bei fehlenden Lastenheften, einer zu oberflächlichen

ERP-Auswahl, nicht definierten Prozessen, schlechtem Projektmanagement, nicht oder

mangelhaft ausgeführten Tests und lückenhaft umgesetzter Anforderungen ist die Liste

der Probleme bei einer ERP-Einführung weiter fortsetzbar. So gibt es auch massive

Schwierigkeiten bei einer ungenügenden Einbeziehung von Mitarbeitern, oberflächlichen

Schulungen und einem schlechten Change Management für die Inbetriebnahme.16

Zurückzukommen auf diese Fallstudie, wird die Auswahl und Einführung eines neuen

ERP-Systems betrachtet, das ein bestehendes langjähriges ERP-System ablöst. So stellt

sich hier das Problem der Überführung eines rein funktionsorientierten ERP-Systems in

ein neues prozessorientiertes ERP-System. Daneben müssen sämtliche Daten zuerst

exportiert, überarbeitet und danach wieder in das neue ERP-System importiert werden.

Sämtliche vorliegenden Prozesse müssen überarbeitet und mit dem ERP-System umge-

setzt werden. Ein strukturiertes Change Managements bei der Mitarbeiterschulung und

Inbetriebnahme ist vonnöten. Zur Einführung bedarf es außerdem einerseits ein hohes

Maß an Expertise im sachlichen andererseits auch Expertise im technischen Bereich,

sowie ein fundiertes Verständnis für das Unternehmen und die Branche.

1.2. Zielsetzung

Das Ziel dieser Arbeit ist dabei konkret ein umfassendes Bild über die Einführung ei-

nes ERP-Systems in einem mittelständischen Unternehmen zu zeichnen und dabei

aufzuzeigen welche Anforderungen, Herausforderungen, Prozessoptimierungen und

15Vgl. [Sch11, S. 165].

16Vgl. [Sch11].

1.3. Aufbau dieser Arbeit

Lösungsmöglichkeiten vorhanden sind und wie damit die vorher genannten Probleme

bei einer ERP-Einführung umgangen werden können. Im Rahmen dieser Fallstudie

sollen Vorgehensweisen herausgearbeitet werden um damit ähnliche Projekte einer

ERP-Einführung umsetzen zu können. Diese Arbeit soll ein Einschätzungsvermögen für

Schwierigkeiten und Fallstricke vermitteln.

Die Fallstudie zeigt die realisierte Prozessoptimierung anhand der Einführung des

ERP-Systems SAP Business One, jedoch in einer Art und Weise, die unabhängig vom

gewählten ERP-System ist und sich damit auch auf andere ERP-Systeme übertragen

lässt. Wert gelegt wird hierfür auf die Dokumentation, Optimierung und praxisnahe

Einführung von Unternehmensprozessen.

Im Rahmen dieser Fallstudie wird ein Einblick in die Realität eines aktuellen IT-Projektes

gegeben und hierbei auch die Diskrepanz zwischen idealem wissenschaftlichen Vorge-

hen und der Praxis aufgezeigt. So werden hier die Veränderungen zwischen der ideal

geplanten Anforderungsanalyse und der späteren praktischen Einführung verdeutlicht,

die sich durch viele unbekannte, finanzielle oder unternehmenspolitische Komponenten

ergeben.17

1.3. Aufbau dieser Arbeit

Der Aufbau dieser Arbeit ist in Abbildung 1.1 grafisch dargestellt.

Kapitel 2

stellt die notwendigen Grundlagen der Fallstudie vor. Es wird das Unternehmen

vorgestellt, bei welchem das ERP-System eingeführt wird und der Projekthintergrund

beschrieben. Des Weiteren wird Hintergrundwissen zu ERP-Systemen vermittelt und

die Methodik der Einführung erklärt.

Kapitel 3

beschreibt im Rahmen der Anforderungsanalyse den Ist- und Soll-Zustand

von Prozessen in der Firma. Es wird die aktuelle Infrastruktur mit dem derzeitigen

ERP-System beleuchtet und zwei Prozesse zur genaueren Analyse diskutiert.

17Vgl. [Sch11, S. 165].

1. Einleitung

Kapitel 4

zeigt eine Prozessübersicht und erläutert die optimierten Prozesse. Das Ka-

pitel widmet sich der Auswahl eines geeigneten ERP-Systems anhand der erstellten

Anforderungsanalyse und den optimierten Prozessen aus Kapitel 3. Hier werden Her-

angehensweisen vermittelt wie man geeignete ERP-Systeme auf dem Markt findet, sie

analysiert und das geeignete System für einen Kunden auswählt. Zudem werden die

optimierten Prozesse betrachtet. Der Leser findet in diesem Kapitel auch Kriterien nach

welchen ERP-Systeme bewertet werden können.

Kapitel 5

geht auf die Umsetzung der überarbeiteten Prozesse mit einem neuen ERP-

System ein. Es werden Informationen über die benötigte IT-Infrastruktur, eine Pro-

zessübersicht und einen Überblick in die Funktionen eines modernen ERP-Systems

vorgestellt.

Kapitel 6

bewertet die Fallstudie zur ERP-Einführung indem es die Vor- und Nachteile

des eingeführten ERP-Systems diskutiert und die Projektvorgehensweise beurteilt.

Kapitel 7

zieht ein Fazit über die Fallstudie und gibt einen Ausblick auf ausstehende

Arbeiten und weitere Projekte, die der ERP-Einführung folgen werden.

1.3. Aufbau dieser Arbeit

•Problemstellung

•Zielsetzung

•Aufbau dieser Arbeit

1) Einleitung

•Hintergrund der Fallstudie

•ERP-Systeme

•Projekt zur Einführung eines neuen ERP-Systems

•Projektmethodik

2) Grundlagen

•Ist-Zustand

•Soll-Zustand

3) Prozessanalyse- und Optimierung

•Prozessübersicht

•Weitere Anforderungen an das ERP-Sysetm

•Auswahl von ERP-Systemen

4) Konzeption

•Einkauf- und Beschaffung

•Verkaufsprozess

•Change Management

5) Umsetzung

•Vor- und Nachteile der Einführung eines neuen ERP-Systems

•Optimierte Prozesse

•Kosten-Nutzen-Analyse

•Projektvorgehensweise

6) Bewertung

•Fazit

•Ausblick

7) Fazit

Anhang

Abbildung 1.1.: Inhaltsverzeichnis aller Kapitel

Grundlagen

Dieses Kapitel, siehe Abbildung 2.1, beschreibt die notwendigen Grundlagen, die der

Leser benötigt um die folgenden Kapitel einordnen zu können. Eingeführt wird der

Hintergrund des Projektes in welchem die ERP-Einführung stattfindet. Anschließend

erfolgt eine genauere Projektbeschreibung und die Beschreibung der Bestandteile eines

ERP-Systems. Abschließend wird die Methodik dieser Fallstudie sowie die Methodik zur

Einführung des ERP-Systems erläutert.

2. Grundlagen

1UfEinleitung

•

2.1U

HintergrundfderfFallstudie

•

2.2U

ERP

Systeme

•

2.3U

ProjektfzurfEinführungfeinesfneuenfERP

Systems

•

2.4U

Projektmethodik

2UfGrundlagen

3UfAnforderungsanalyse

4UfKonzeption

5UfUmsetzung

6UfBewertung

7UfFazit

Anhang

Abbildung 2.1.: Inhaltsverzeichnis Grundlagen

2.1. Hintergrund der Fallstudie

Durch die Fallstudie wird das Projekt über die Einführung eines ERP-Systems bei dem

Großhändler Karl Rücker Kraftfahrzeugteile GmbH & Co. untersucht. Das Unternehmen

Rücker bezieht selbst sämtliche KFZ-Teile von weiteren Großhändlern oder direkt von

herstellenden Industrieunternehmen, dabei agiert Rücker als Zwischenhändler zwischen

den Lieferanten und Autowerkstätten. Zudem vertreibt Rücker auch KFZ-Teile direkt an

private Endnutzer durch einen Ladenverkauf.

Da Rücker ca. 20 Jahre mit einem nun veralteten ERP-Sytsem arbeitet, das den aktuellen

Anforderungen des Unternehmens nicht mehr entspricht, hat sich der Geschäftsführer

von Rücker im Jahr 2013 dazu entschlossen ein Projekt zur Einführung eines ERP-

Systems zu initiieren.

Für eine Einführung des ERP-Systems bei Rücker ist es von grundsätzlicher Bedeutung

die Mechanismen der KFZ-Großhandelsbranche zu verstehen und letztendlich die

Prozesse im Unternehmen optimal ausrichten und verbessern zu können.

2.1. Hintergrund der Fallstudie

In der KFZ-Branche mit Handel und Instandsetzung von Kraftfahrzeugen arbeitet jeder

70. deutsche

Erwerbstätige.

Der Branchenumsatz beträgt

5 %

des Bruttoinlandspro-

duktes

, davon ausgenommen ist die produzierende Industrie für Fahrzeuge. Jedoch

ist diese Branche in großem Maße gesättigt und es sind hohe Markteintrittsbarrieren

vorhanden.

Vom Jahr 2006 an hat sich der Branchenumsatz kaum verändert und blieb

bei

200 Mrd. Euro

nahezu konstant.

Als KFZ-Teile werden in diesem Umfeld die Er-

satzteile eines PKWs bezeichnet. Dazu gehören sämtliche Teile, die an einem Fahrzeug

ausgetauscht werden können und von Werkstätten auf Grund von Serviceintervallen

oder Verschleiß ausgetauscht oder repariert werden, siehe Abbildung 2.2.

Autowerkstätten sind entweder Vertragswerkstätten eines Autoherstellers oder freie

Werkstätten, die an Werkstattsysteme ihrer Großhändler gebunden sind. Mit ca.

55 %

aller

KFZ-Werkstätten

bilden freie Werkstätten die Mehrheit, die restlichen

45 %

sind

Vertragswerkstätten und beziehen sämtliche KFZ-Teile direkt vom Hersteller.

Der Han-

del mit KFZ-Teilen wie er in dieser Fallstudie betrachtet wird, bezieht sich demnach nur

auf die freien Werkstätten, welche ihre Ersatzteile von Großhändlern und nicht direkt

vom Hersteller beziehen.

Die Bestellungen von KFZ-Teilen haben sich in den letzten Jahren dahingehend ver-

ändert, dass KFZ-Teile vom Großhandel immer schneller an KFZ-Werkstätten geliefert

werden müssen.

Da immer neue Fahrzeugmodelle mit kürzeren Zyklen und einer grö-

ßeren Modellvielfalt auf den Markt drängen, sind Zubehörteile leicht veraltet oder passen

nur in spezielle Fahrzeugmodelle. Aus diesem Grund beschränkt sich die Lagerhaltung

bei den Autowerkstätten meist nur auf Schmierstoffe, Schrauben und Flüssigkeiten, wel-

che für nahezu alle Modelle passen. Alle anderen KFZ-Teile werden beim Großhandel

unter Lieferzeiten von wenigen Stunden (

just-in-time

) bestellt. KFZ-Werkstätten erwarten

deshalb von ihrem Großhändler mehrmals tägliche Auslieferungen und eine sehr hohe

1Vgl. [Zen14].

2Vgl. [Zen14].

3Vgl. [Zen14].

4Vgl. [Zen14].

5Vgl. [Zen15].

6Vgl. [Zen14].

2. Grundlagen

Artikelverfügbarkeit. Dies erfordert eine strukturierte und zuverlässige Lagerorganisation

beim KFZ-Teile Großhändler.

Zudem ergeben sich für den KFZ-Teile Großhandel noch weitere Herausforderungen.

Bisher hatte der KFZ-Teile Großhändler seine festen KFZ-Werkstätten als Kunden, die

neben KFZ-Teilen auch Reifen, Schmiermittel und Autochemie eingekauft haben. Durch

den verstärkten Internet-basierten Handel werden Preise nun zwischen mehreren Groß-

händlern online durch die Werkstätten verglichen.

Damit ist der Preisdruck gewachsen

und die Marge der Händler dadurch einem erhöhten Wettbewerb ausgesetzt. Eine prä-

zise und flexible Preisfindung ist notwendig um weiterhin wettbewerbsfähig bleiben zu

können.

In der KFZ-Handelsbranche werden jedoch nicht nur fahrzeugspezifische Ersatzteile

verkauft, sondern auch Kleinteile oder Zubehör, bei dem hohe Gewinnmargen erzielt

werden. Dazu gehören beispielsweise Lacke, Öle, Scheibenreinigungsflüssigkeit, Sprays

und durch antizyklischen Großeinkauf erworbene Saisonwaren wie Reifen, Schneeket-

ten oder Kühlerfrostschutz, die im Sommer schon zu günstigen Preisen für den Winter

eingekauft werden. Die Herausforderung besteht dann darin einen Zyklus vorher schon

den Bedarf für die nächste Saison ermitteln zu können um von günstigen Staffel- und

Großeinkaufspreisen profitieren zu können.

Das Unternehmen Rücker als Objekt der Fallstudie

Das ist dieser Fallstudie betrachtete Unternehmen Karl Rücker Kraftfahrzeugteile GmbH

& Co. ist ein KFZ-Teile Großhandel und beliefert hauptsächlich freie Auto- und LKW-

Werkstätten.

Rücker betreibt drei Verkaufsniederlassungen, siehe Abbildung 2.3, mit jeweils eigenem

Lager und eigenem

Endverbraucher-Shop

in Crailsheim, Eppingen und Schwäbisch

Hall mit jeweils 6-10 Verkaufsmitarbeitern und weiteren Fahrern pro Niederlassung. Die

7Vgl. [Han13].

2.1. Hintergrund der Fallstudie

Beleuchtung

Bremse

Chemie/ Öle

Elektrik Fahrwerk/ Lenkung/

Stoßdämpfer

Filter Kühlung/ Klima

Antrieb

Abgas-

anlagen/

Katalysa-

toren

Karosserie-

teile/ Glas

Reifen und Zubehör Hydraulik-

bedarf

Werkzeuge und

Ausrüstung

Lacke/

Farben

Interieur-

bedarf

Anhänge

kup-

plungen

Anbau-

teile/

Tuning

Abbildung 2.2.: Produktpalette des Unternehmens Rücker

Abbildung 2.3.: Niederlassung des Unternehmens Rücker in Schwäbisch Hall

2. Grundlagen

Standorte sind auf Abbildung 2.4 markiert. Gesamt arbeiten bei der Fa. Rücker um die

30 Mitarbeiter und in allen Lagern liegen zusammengenommen ungefähr 40.000 Artikel.

Zusätzlich führt Rücker in Massenbachhausen ein eigenes Lager für Reifen, Batterien

und Flüssigkeiten, die in großen Mengen eingekauft werden. Die Geschäftsführung mit

der Buchhaltung des Unternehmens liegt in Heilbronn.

Kunden des Unternehmens Rücker sind hauptsächlich freie Autowerkstätten, die durch

eigene Fahrzeuge der Firma Rücker mehrmals täglich beliefert werden. Bestellt wird

primär über das Telefon, geringfügig per Fax-Bestellauftrag. Von Niederlassung zu Nie-

derlassung unterschiedlich ist das Verhältnis von Thekenkunden gegenüber belieferten

Werkstattkunden. Vom Auftragsvolumen her gesehen sind ca.

70-80 %

Werkstattkunden,

wobei das restliche Umsatzvolumen durch privat Endverbraucher über den Ladenverkauf

erwirtschaftet wird. Der Fokus liegt damit in der Ausrichtung auf Werkstattkunden, da

dort die höchste Wachstumsrate und die größte Kundenbindung besteht. Insgesamt

hatte das Unternehmen Rücker einen Jahresumsatz von ca.

6 Mio. Euro

im Jahr 2013

erwirtschaftet. Einen großen Wachstumsmarkt verspricht sich die Geschäftsführung

des Unternehmens Rücker durch die Einführung eines neuen ERP-Systems, das die

Anbindung an einen Web-Shop und eine intelligente Lagerhaltung ermöglicht. In diesem

Zuge werden auch sämtliche Prozesse analysiert, optimiert und dann mit dem neuen

ERP-System umgesetzt, wie in Kapitel 3 erläutert.

Betrachtet man das Unternehmen Rücker als System, ergibt sich Abbildung 2.5. Hierbei

wird unterschieden zwischen den einzelnen Niederlassungen, der Firma Rücker als Gan-

zes und den weiteren beteiligten Kunden, Lieferanten und Unternehmen. Nahezu jeder

Beteiligte soll im Zuge der ERP-Einführung durch entsprechende Datenschnittstellen an

das ERP-System von Rücker extern oder intern angebunden werden.

Auf Seite der Lieferanten steht nach Abbildung 2.5 an erster Stelle die CARAT Unter-

nehmensgruppe, eine Einkaufsgemeinschaft mit eigenem Zentrallager, bei der Rücker

schon seit Gründung im Jahre 1997 Mitglied ist. Über 150 KFZ-Teile Großhändler haben

sich damals zusammengeschlossen. Weitere Lieferanten bieten auch das gesamte

2.1. Hintergrund der Fallstudie

Abbildung 2.4.: Verkaufsniederlassungen der Fa. Rücker. Quelle: maps.google.com

2. Grundlagen

Zentrale

Heilbronn

Niederlassung

Crailsheim

Niederlassung

Schwäbisch

Hall

Niederlassung

Eppingen

Lager

Massenbach-

hausen

Kunden Fa. Rücker Lieferanten

Industrie

KFZ-Werkstätten

Unternehmen mit eigenem

Fuhrpark

Privatkunden

Hersteller

- TecDoc-Schnittstelle:

Honeywell, Jurid, Herth+Buss,

Henkel

Automobilvertragshändler

Großhändler

- Stahlgruber

- Göhrum

-Hennig

Carat-Zentrallager

- eigene Bestellschnittstelle CoSy

Zentrale und

Verwaltung

Heilbronn

webElekat

Online-

Shop

Bestell-

schnitt-

stellen

Abbildung 2.5.: Das Unternehmen Rücker als System

Ersatzteilsortiment an und dienen als Ausweichlieferanten. Das Unternehmen Rücker

kann zudem auch direkt von der herstellenden Industrie bestellen.

Auf der Kundenseite stehen die Systemwerkstätten, Kunden aus Industrie und Handwerk

mit eigenen Fuhrparks und die Endverbraucher.

2.2. ERP-Systeme

Ein Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System wird nach seinem Funktionsumfang,

aufgrund der integrierten Datenhaltung oder unter Zuhilfenahme des Begriffs Ressource

definiert. Unter dem Begriff Ressource, der zum Begriff ERP-System beiträgt, versteht

man Quellen der Grundlagen der Reproduktion, z.B. Bodenschätze, Hilfsmittel, Waren

oder auch Geldmittel.

Ursprünglich hat sich der Begriff Enterprise Resource Planning

aus Material Requirement Planning (MRP) entwickelt, einem Planungskonzept für Stück-

8Vgl. [Gro10, S.3].

9Vgl. [Gro10, S. 3].

2.2. ERP-Systeme

listenauflistung.

Zuerst wurde in der Materialwirtschaft die Planung von Materialien

auf den PC übertragen, die englische Bezeichnung hierfür lautet Material Requirement

Planning (MRP). Als dann weitere Funktionen wie Einkauf, Planung und Steuerung

hinzukamen und die reine Materialbedarfsplanung zur Termin- und Kapazitätsplanung

führte, hat sich die Bezeichnung zu Manufacturing Resource Planing (MRP) entwickelt.

Daraus entstand nun durch durch weitere Entwicklungen der Begriff Enterprise Ressour-

ce Planning (ERP) um 1990.11

Es sind in der Betriebswirtschaftslehre folgende Funktionsbereiche eines Unternehmens

definiert: Materialwirtschaft, Produktionswirtschaft, Absatz und Marketing, Kapitalwirt-

schaft, Personalwirtschaft, Rechnungswesen und Controlling.

Es ist nun das Ziel eines

ERP-Systems alle diese Geschäftsprozesse in einer zentrale Datenapplikation integriert

abzubilden. Ein wesentliches Merkmal hierbei ist die gemeinsame Datenhaltung an-

zusehen, auf welche sämtliche Funktionen im ERP-System zugreifen können. Diese

Funktionen sind in Abbildung 2.6 aufgeführt. Mittels eines ERP-Systems und der zentra-

len Datenhaltung können so auch Geschäftsprozesse über Abteilungsgrenzen hinweg

abgebildet werden. Im Vergleich zu einem reinen Warenwirtschaftssystem sind in einem

ERP-System dagegen auch die Funktionen im Bereich Controlling und Marktwirtschaft

integriert.13

Durch den Einsatz von ERP-Systemen im Unternehmen ergeben sich zahlreiche Vorteile,

die in Tabelle 2.1 zusammengefasst sind, vgl. [Sum05, S. 5].

10Vgl. [LM05, S. 59-62].

11Vgl. [S.1] [Gro15].

12Vgl. [Gro08, S. 3].

13Vgl. [Gro08, S. 5].

2. Grundlagen

Vor ERP-Einsatz Mit ERP-Einsatz

Durchlaufzeit

Konstenintensive Engpässe (z.B.)

Personal

Zeit und Kostenersparnis in Ge-

schäftsprozessen

Auftragsbearbeitung

Bearbeitung durch mehrere Stellen

benötigt Daten an mehreren Stellen

(Kunden, Produkte, Aufträge)

Schnellere Bearbeitung durch ge-

meinsame Dten reduziert Zeitbe-

darf und Aufwand für mehrfache Ak-

tualisierung

Finanzielle Situation

Steigende Kosten durch Überbe-

stände und zu hohe Außenstände

Verbesserung der operativen Leis-

tung durch Bestandskontrolle und

automatisches Mahnwesen

Geschäftsprozesse

Verbreitung fragmentierter Abläufe

mit Mehrfachaufwand

Neugestaltung basierend auf „Best

Practice-Prozessen“

Produktivität

Fehlende Fähigkeit schnell gegen-

über Kunden und Lieferanten rea-

gieren zu können

Verbesserungen beim Liquiditäts-

management und Kundenservice

Supply Chain Management Fehlende Integration

Verbdinungen zu Lieferanten und

Kunden

Information

Keine effiziente Beobachtung und

Steuerung der Ressourcen des Un-

ternehmens

Bereichsübergreifender Zugang zu

den gleichen Daten zur Planung

und Steuerung

Kommunikation

Keine effiziente Kommunikation mit

Kunden und Lieferanten

Ermöglicht die Kommunikation des

Unternehmens mit Kunden und Lie-

feranten

Tabelle 2.1.: Vorteile durch ein ERP-System (vgl. [Sum05]

Dennoch gibt es nicht nur Vorteile, sondern ein ERP-Einsatz kann auch zu wettbewerb-

lichen Nachteilen führen. Im Handel haben frühere Anwendungssysteme, die oftmals

Individualentwicklungen waren, durch besonders effiziente Informationsverarbeitung zu

einem Wettbewerbsvorteil geführt, den heutzutage Standardsystem nicht mehr mitbrin-

gen.

Da jedoch ERP-System auch in einer gewissen Weise konfigurierbar und flexibel

sind, kann dieser Wettbewerbsvorteil durch eine Konfiguration des ERP-Systems auch

erhalten bleiben. Der Grad der Standardisierung hat den Nachteil, dass ein ERP-System

angepasst werden muss um branchenspezifische Besonderheiten abbilden zu können.

14Vgl. [Gro10, S. 13].

2.2. ERP-Systeme

Abbildung 2.6.: Funktionen und Aufgaben von ERP-Systemen aus [Gro10]

Auf dem deutschen Markt sind derzeit ca. 500 Anbieter aktiv.

Dabei unterschei-

den sich die ERP-Anbieter in ihrem Funktionsumfang und der Branchenausrichtung

stark. So gibt es ERP-Systeme mit integrierter Finanzbuchhaltung als auch mit einer

Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle zu externen Systemen. Genauso bieten manche ERP-

Systeme auch integrierte Personalverwaltungsfunktionen, Kundenmanagementsysteme

oder Dokumentenmanagementsysteme an. Bei ERP-Systemen gibt es verschiedene

Hersteller wie SAP mit seinem SAP ERP (R/3), SAP Business All-In-One, SAP Business-

One und SAP Business ByDesign. Starke Marktanteile haben in Deutschland auch noch

Microsoft mit seiner Mittelstandslösung Microsoft Dynamics NAV (ehemals Navision) und

Microsoft Dynamics AX für größere Unternehmen und Konzerne. Weitere ERP-Systeme,

die in dieser Arbeit auch untersucht werden, werden in Kapitel 4 ab Seite 69 vorgestellt.

Eine von mehreren möglichen Architekturen eines ERP-Systems ist in Abbildung 2.7

dargestellt. So bietet eine zentrale Datenhaltungsschicht, die auch aus mehreren ver-

schiedenen Datenbanken bestehen kann, die Grundlage für das ERP-System. Die

15Vgl. [SD07].

2. Grundlagen

Applikationsschicht setzt auf die Datenhaltungsschicht auf, stellt den Applikationskern

und die Programmierumgebung. In diese Schicht sollte für die Anpassung des ERP-

Systems an Unternehmensanforderungen nicht eingegriffen werden, da sonst die Re-

leasefähigkeit beeinträchtigt werden könnte. Hierauf folgt die Adaptionsschicht. Diese

Schicht dient nun der Anpassung an Anforderungen. Mittels Parametrisierungsfunk-

tionen und der Anpassung der User-Oberfläche (GUI) kann so das ERP-System in

gewissem Rahmen angepasst werden. Diese Schicht bietet auch Schnittstellen zur An-

wendungsprogrammierung und den Zugriff auf die Datenbanken. Auch die Belegstruktur

wird in der Adaptionsschicht verwaltet. Auf der darüberliegenden Benutzungsschicht

können mehrere Clientsysteme auf die Adaptionsschicht zugreifen. So kann häufig

über Web-Clients, Smartphone Apps oder klassisch über Desktopanwendungen auf das

ERP-System zugegriffen werden.

Zur Einführung eines ERP-Systems selbst gibt es auch verschiedene Projektvorge-

hensweisen, die im Abschnitt 2.4 genauer betrachtet werden. Zunächst nun ein kurzer

Überblick über Gründe weshalb ein ERP-System in einem Unternehmen eingeführt wird.

2.2. ERP-Systeme

Datenbank Management System (DBMS) Schnittstelle zu anderen DBs

Datenhaltungs-

Schicht

Applikations-

Schicht

Adaptions-

Schicht

Benutzungs-

Schicht

Programmierumgebung

Applikations-Kern

Datenbankunabhängiger Teil

Datenbankabhängiger Teil

Aufrufen anderer

Programme User Exits

Customiziing/

Parametrisierungsfunktionen

Integrationselement

(Workflow)

Benutzeroberfläche GUI

GUI-Adaptionen

Web-Client Smartphone Apps

Beleganpassungen

Diagramme

Anpassung

der Aus-

wertungen

Auswertung

der

Geschäfts-

zahlen

ERP-System BI-Tool

Abbildung 2.7.:

Systemarchitektur eines ERP-Systems mit angeschlossenem Business-

Intelligence-Tool (BI), nach [Gro15]

2. Grundlagen

2.3. Projekt zur Einführung eines neuen ERP-Systems

Nachdem dem Geschäftsführer Unternehmenskennzahlen und professionelle Auswer-

tungen zu seinem Unternehmen gefehlt hatten, welche er für das Controlling in seinem

Unternehmen benötigt, hat dieser 2013 beschlossen ein neues ERP-System einzufüh-

ren. Weitere Gründe hierfür sind die veränderte Marktsituation, wie sie in Abschnitt 1.1

beschrieben wurde, die veränderten Kundenanforderungen und die begrenzte Funk-

tionalität des bisherigen ERP-Systems an welches der Web-Shop mit wirtschaftlich

vertretbarem Aufwand nicht angeschlossen werden kann.

Das Unternehmen hat daraufhin vom Geschäftsführer der Fa. Rücker den Auftrag be-

kommen die Prozesse im Unternehmen zu analysieren um danach ein geeignetes

ERP-System auszuwählen und im Rahmen eines Projektes einzuführen.

Als Projektteam agiert auf der einen Seite der Geschäftsführer der Fa. Rücker, der

Niederlassungsleiter der größten Niederlassung in Crailsheim und ein Projektmanager

von Rücker. Auf Auftragnehmerseite das Unternehmen WUD Business Solutions GmbH

aus Kirchheim unter Teck mit einem dreiköpfigen Team aus Vertrieb, Technik und Soft-

wareentwicklung. Das Budget ist festgelegt auf 250.000 Euro für Lizenzen und externes

Projektmanagement.

Die Methodik wie das ERP-System eingeführt werden kann, wird im nächsten Abschnitt

2.4 beschrieben.

2.4. Projektmethodik

2.4.1. Wissenschaftliche Methodik dieser Fallstudie

Die Analyse von Fallbeispielen hat bei informationstechnischen Fragestellungen eine

große Bedeutung. So können viele Aspekte zum Softwareeinsatz auch nur in der Pra-

xis ausgewertet werden. Die Datenerhebung erfolgt in dieser Fallstudie anhand eines

2.4. Projektmethodik

durchgehenden ERP-Einführungsprojektes, das nach anerkannter wissenschaftlicher

Projektmethodik durchgeführt wird. Bei der Vorstudie wird eine Analyse der bestehenden

Prozesse mittels problem-zentrierter Interviews durchgeführt und diese mit wissen-

schaftlichen Methoden dokumentiert. Auf Grundlage der Vorstudie werden Fragebögen

erstellt und nach empirischen Methoden die verschiedenen ERP-Anbieter bewertet.

Die messbare Auswertung erfolgt dabei nach einer Bewertungsmatrix. Anschließend

werden die in der Vorstudie analysierten und optimierten Prozesse mit dem ERP-System

in die Praxis umgesetzt und dabei die Umsetzungsmethodik analysiert. Abschließend

wird das ERP-System an sich auf Funktionsdefizite, Usability, Effizienz und Flexibilität

analysiert und evaluiert. Zudem erfolgt eine Bewertung der Projektvorgehensweise mit

Handlungsempfehlungen und Anknüpfungspunkten für die weitere Forschung.

Durch Projektmethodiken werden komplexe und aufwändige Aufgaben in Teilprozesse

zerlegt und damit beherrschbar gemacht. Damit kann das Projekt geplant, gesteuert,

kontrolliert und evaluiert werden. Die Projektgruppe enthält einen Überblick über alle

Aktivitäten, die zu erledigen sind und erhält hilfreiche Informationen zu den eingesetzten

Werkzeugen. Bekannte und verbreitete Projektmethoden sind das Wasserfallmodell,

das moderne Spiralmodell sowie auch das V-Modell.

Nachteilig wirkt sich bei den

rein technisch ausgerichteten Modell aus, dass diese die soziale Komponente, wie den

Endanwender oder Weisungsstrukturen innerhalb eines Unternehmens, vernachlässi-

gen. Zudem werden Vor- und Nachphasen, wie die Entscheidung zum Projekt oder

Release- und Updatephasen am Ende, nicht explizit aufgeführt.

Aus diesem Grund

wird entschieden ein modifiziertes V-Modell nach [

Off11

] zur Projektorganisation einzu-

setzen, dessen Phasen im Folgenden genauer beschrieben werden und in Abbildung

2.8 dargestellt sind.

16Vgl. [Stö07, S. 7].

17Vgl. [Off11, Skript 7, S.5].

2. Grundlagen

Prozess-

analyse

Prozess-

optimierung

Lastenheft

Erstellung

ERP Auswahl

durch

Präsentationen

der Hersteller

Unterzeichnung

der Verträge

Start

Workshop

Pflichtenheft

erstellen

Anpassungen

durchführen

Testen

Schulung

Go-Liveund

Abnahme

Prüfung

überarbeiten

Abbildung 2.8.: Einführung eines ERP-Systems nach dem modifizierten V-Modell

2.4.2. Prozessdokumentation

In der Vorphase der Prozessanalyse werden die Standards festgelegt, die technischen

Voraussetzungen ermittelt, Key-User benannt sowie das Projektteam zusammengestellt

und mit Zuständigkeiten versehen.18

Die Prozessdokumentation lässt sich in zwei Phasen gliedern19:

•Die Aufnahme der Unternehmensstruktur

•Die Aufnahme der Geschäftsprozesse (Ist-Zustand)

Das Ziel der Aufnahme der Unternehmensstruktur ist ein ganzheitliches Bild der Organisations-

und Aufbaustruktur des Unternehmens zu bekommen. Danach folgt die Aufnahme der

Geschäftsprozesse in Form von Interviews mit den Mitarbeitern. Zur Vorbereitung der In-

terviews sollten bereits existierende Dokumentationen und Arbeitsplatzbeschreibungen

gesichtet und damit eine Struktur der Interviews vorgegeben werden.

Anschließend

18Vgl. [Stö07, S. 13].

19Vgl. [Nüs00].

20Vgl. [Bun11, S.8].

2.4. Projektmethodik

werden strukturierte Interviews mit den Key-Usern zu ihren Arbeitsprozessen geführt

und diese dokumentiert.

Neben den Prozessen wird auch die IT-Infrastruktur aufgenommen. In dieser Fallstudie

werden die Prozesse in der Logistik, im Einkauf und im Verkauf analysiert. Ziel ist es

ein ganzheitliches Bild der Organisations- und Aufbaustruktur des Unternehmens zu

bekommen. 21

2.4.3. Prozessanalyse- und Optimierung

Die Prozessanalyse dient dazu ein klares Bild der Prozesse im Unternehmen zu be-

kommen und diesen Ist-Zustand auf Schwachstellen und Einsparpotenziale hin zu

überprüfen.22

Liegt eine Dokumentation über die Prozesse im Unternehmen aus der Prozessdokumen-

tation vor, kann damit begonnen werden in Zusammenarbeit mit den Key-Usern und der

Geschäftsführung diese Prozesse zu optimieren. Hilfreich sind dabei folgende Fragen

•Entspricht das tatsächliche Prozessergebnis (Output) dem geforderten Produkt?

•

Werden Ressourcen verbraucht, ohne zur Erreichung von geplanten Prozesser-

gebnissen beizutragen?

•Können die Prozesskosten (bei gleichem Prozessergebnis) gesenkt werden?

•Können die Bearbeitungs-, Liege- und Transportzeiten reduziert werden?

•Gibt es Medienbrüche?

•

Gibt es redundante Datenerfassung, welche Anforderungen bestehen an die

Datenstandards/-qualität?

•Können interne und/ oder externe Schnittstellen verringert werden?

•Können Kommunikations- und/ oder Entscheidungswege vereinfacht werden?

21Vgl. [Nüs00].

22Vgl. [Nüs00].

23Vgl. [Bun11, S. 15].

2. Grundlagen

•

Besitzt der jeweilige Prozessbeteiligte alle notwendigen Kenntnisse, Informationen

und Befugnisse?

•Sind die Zuständigkeiten eindeutig geregelt?

•

Kann die Qualität der Produkte verbessert beziehungsweise die Fehlerquote

gesenkt werden?

•Kann die Kundenzufriedenheit gesteigert werden?

•Kann die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht werden?

•Wo können Laufwege eingespart werden?

•Was könnte eine Software übernehmen?

•Wo gibt es Qualitätsschwierigkeiten

Zusammengefasst ergibt sich laut [

Nüs00

] ein Optimierungspotenzial in Sachen Qualität,

Zeit und Kosten.

2.4.4. Lastenheft Erstellung

Sind sämtliche Prozesse optimiert kann das Lastenheft erstellt werden. Nachdem eine

Kategorisierung der Anforderungen erfolgt ist, muss der Anforderungskatalog im Rah-

men des Lastenheftes von der Geschäftsführung verabschiedet werden. Das Lastenheft

stellt das hauptsächliche Bewertungskriterium für den Erfolg der ERP-Einführung dar.

Das nachher installierte ERP-System muss sich daran messen lassen, inwieweit die zu

Projektbeginn aufgestellten Anforderungen erfüllt werden.

Deshalb muss schon vor

der Auswahl ein detailliertes Lastenheft vorliegen.

24Vgl. [Gro01, S.3].

2.4. Projektmethodik

2.4.5. ERP-Auswahl durch Präsentation von ERP-Systemen

Nach Abschluss und Verabschiedung des Lastenheftes ist es erforderlich, Anbieter von

ERP-Systemen für einen Vergleich des Funktions- und Leistungsumfangs auszuwählen.

Dabei kommen mehrere Möglichkeiten infrage:25

•Fachzeitschriften und Bücher

•Messebesuche und Recherche im WWW

•Mitbewerber befragen

•ERP-System Anbieter befragen

•Branchenevents von ERP-Anbietern

Es sollten nach der Vorauswahl auch nicht mehr als drei Systeme selektiert werden um

deren Leistungsspektrum präziser untersuchen zu können. Diese drei Systeme werden

nun einer intensiveren Auswahlphase im Rahmen einer ERP-Präsentation unterzogen,

vgl. [

Gro01

]. Vor der ERP-Präsentation erhalten die Anbieter das Lastenheft zugeschickt

und haben die Möglichkeit etwaige Unklarheiten beim Unternehmen nachzufragen. Hier

stellt sich schon erstmals das Engagement des ERP-System Partners heraus. Der

Kerngedanke bei der folgenden ERP-Präsentation ist es den ERP-System Partner mit

den Spezifikationen und Prozessen des Unternehmens zu konfrontieren und zu analy-

sieren, ob diese mit dem Standard des ERP-Systems abgedeckt werden können oder

ein finanzieller Aufwand durch weitere Anpassungen entstehen kann. Diese Analyse

sollte während der ERP-Präsentation mit einem Fragebogen festgehalten werden (vgl.

Abschnitt B.1.)

Nach den Präsentationen erfolgt eine Auswertung der Fragebögen auf wissenschaftli-

cher Basis mit einer Bewertungsmatrix. Zuvor sollten im Projektteam die Kriterien und

Gewichtungen der Bewertungsmatrix diskutiert und festgelegt werden. Neben der rein

funktionalen Betrachtung werden auch weitere Kriterien mit in die Auswahl eingebracht.

So sind auch die Größe des ERP-Herstellers, die Reputation, Historie, Releasehäufig-

keit, Support und Unternehmensgröße sowie Kosten der Lizenzen von Bedeutung. Die

25Vgl. [Gro01, S. 4].

2. Grundlagen

Bewertungsmatrix und die Zusammenfassung der Fragebögen findet sich in Anhang

B.1. Ist dann eine positive Anbieterauswahl erfolgt kann mit Vertragsverhandlungen

begonnen werden, vgl. [Gro01].

2.4.6. Vertragsabschluss

Bevor Verträge unterzeichnet werden können, muss über die Einführungskosten und

den Tagessatz verhandelt werden. Anschließend werden die Verträge ausgearbeitet,

die Haftung überprüft und durch einen Rechtsanwalt ausgearbeitet. Abzuklären ist,

ob der Auftragnehmer Versicherungen gegen Falschberatung, Softwarefehler und zur

Wiederherstellung von Unternehmensdaten im Fehlerfall abgeschlossen hat oder noch

abschließen sollte. Näheres hierzu unter Abschnitt 4.3.4.

2.4.7. Start Workshop

Bei einem gemeinsamen Start-Workshop wird die Projektorganisation überprüft, da nun

auch ERP-Partner in das Projekt eingebunden werden müssen. Es wird ein Terminplan

festgelegt und der zeitliche und finanzielle Aufwand abgeschätzt. Zudem wird geklärt

welche IT-Infrastruktur benötigt wird.

2.4.8. Pflichtenheft erstellen

Aus dem Lastenheft wird nun zusammen mit dem ERP-Partner ein Pflichtenheft erstellt.

Es wird analysiert welche Prozesse aus dem Lastenheft umgesetzt werden und welche

man aus strukturellen oder finanziellen Gründen überarbeiten muss. Das Pflichtenheft

wird in Form von Workshops erstellt, da diese Form die typische Arbeitsform zur ge-

meinsamen Erarbeitung von Detaillösungen für die unterstützenden Geschäftsprozesse

darstellt, vgl. [

Gro01

]. Das Pflichtenheft wird von beiden Seiten unterzeichnet und bildet

die Vertragsgrundlage zur Einführung des ERP-Systems. Nach diesem Pflichtenheft

wird der Projekterfolg gemessen und etwaige rechtliche Nachforderungen gestellt.

2.4. Projektmethodik

2.4.9. Customizing durchführen

Die genannten Anpassungen und Programmierungen aus dem Pflichtenheft werden

nun konfiguriert und implementiert, wie in Kapitel 5 beschrieben. Unter Customizing

versteht man dabei die Anpassung des Standardproduktes an den Kunden nach seinen

Anforderungen.

Mit einem Testkunden- und Artikelstamm können gewisse Abläufe am

Pilotsystem getestet werden. An dieser Stelle werden auch Schnittstellen zu anderen

Systemen und Lieferanten ausgearbeitet, konfiguriert und getestet, wie in Anhang A

aufgeführt. Darüber hinaus müssen Belege, Rapporte und Auswertungen angepasst

werden.

2.4.10. Testphase

Ziel dieser Phase ist es, die zuvor eingestellten Parameter des ERP-Systems unter

realitätsnahen Bedingungen testen zu können. Vorher bedarf es daher der Übernahme

der Stammdaten aus dem Alt-System. Es muss auf richtige Benutzerberechtigungen,

die Korrektheit von Belegen und die korrekte Anbindung der Schnittstellen geachtet

werden. Dazu eignet sich ein vorher ausgearbeiteter Testablauf. Zudem können Mitar-

beiter die Bedienbarkeit auf Übersichtlichkeit und Schnelligkeit testen. Grundsätzlich

sollte auch das System unter Last getestet werden, da sich dadurch erst Performance-

Probleme zeigen können, vgl.[Gro01]. Nach Notwendigkeit können Schleifen zwischen

den Anpassungen und dem Testen durchgeführt werden. Es sollte dauerhaft gegen das

Pflichtenheft geprüft werden, bis das vollständige ERP-System implementiert ist.

2.4.11. Schulung

Schulungen werden auch schon während der Testphase durchgeführt und somit das

Pilotsystem immer genauer verfeinert. Mitarbeiter sollten ein Verständnis für die Prozesse

eines ERP-Systems bekommen, da Mitarbeiter neben einer neuen Bedienung auch neue

Prozesse erlernen müssen. Zum späteren Nachschlagen eignen sich Schulungsmappen

mit Schaubildern und schrittweisen Arbeitsanleitungen.

26Vgl. [May13].

2. Grundlagen

2.4.12. Go-Live und Abnahme

Je nach Methodik des Change Managements stehen zur Umstellung mehrere Methoden

zur Auswahl, vgl. [Nea15]. Die detaillierte Beschreibung findet sich in Abschnitt 5.3.2.

1. Big Bang: Einführung innerhalb eines Tages.

2. Phasenorientiertes Roll-Out

: Der Wechsel geschieht in mehreren Phasen über

eine gewisse Zeit. Die Benutzer wechseln das System in mehreren Schritten.

3. Parallele Einführung

: Das Altsystem und das neue ERP-System laufen parallel

zur gleichen Zeit. Benutzer lernen das neue System während sie parallel das alte

System bedienen.

In der Go-Live Phase wird eine Inventur durchgeführt und die aktuellen Stammdaten,

Sachkontensalden und Belegnummerierungen aus dem Alt-System übernommen. Vor

der Unterzeichnung der Abnahme gilt es noch die offenen Punkte des Pflichtenheftes

abzuklären und hier, wenn notwendig, noch nachzuarbeiten. Das Pflichtenheft wird

nochmals aufgerollt und sämtliche dort dokumentierten Einzelheiten mit dem derzeitigen

Stand abgestimmt, so dass bei Übereinstimmung die Abnahme durchgeführt werden

kann und die Haftung vom Auftragnehmer zum Auftraggeber übergeht.

Standardsoftware unterliegt einem Lebenszyklus, da immer wieder Updates und neue

Versionen zur Verfügung stehen. Neben den Updates unterliegt Standardsoftware einer

stetigen Optimierung. Es werden immer wieder neue Veränderungen an den Parametern

durchgeführt, betriebliche Abläufe umgestellt, Funktionen erweitert und Schnittstellen

verändert. Weitgehend unbestritten ist, dass die Phase nach der eigentlichen ERP-

System Einführung die kostenträchtigste ist, da auf Grund von stetigem Wandel immer

wieder Anpassungen notwendig sind, vlg. [Gro01].

Prozessanalyse und -optimierung

In diesem Kapitel werden die derzeitigen Prozesse der Fa. Rücker dokumentiert und an-

schließend beschrieben, wie diese optimiert werden können, siehe Abbildung 3.1. Dabei

werden die Funktionen des aktuellen

ERP-Systems

sowie die Anforderung hinsichtlich

der Umsetzung der optimierten Prozesse durch ein neues ERP-System beschrieben.

3. Prozessanalyse und -optimierung

1hpEinleitung

2hpGrundlagen

•

3.1hpIst

Zustand

•

3.2hpSoll

Zustand

3hpAnforderungsanalyse

4hpKonzeption

5hpUmsetzung

6hpBewertung

7hpFazit

Anhang

Abbildung 3.1.: Inhaltsverzeichnis Prozessanalyse und -optimierung

3.1. Ist-Zustand

3.1.1. Bisheriges ERP-System

Rücker arbeitet seit über

20 Jahren

mit dem ERP-System OpusWare der Firma

OrgaPlus

aus Heilbronn. OpusWare wurde speziell für den Handel von Kraftfahrzeugteilen entwi-

ckelt und setzt als Branchenlösung entsprechende Eigenheiten und rechtliche Vorgaben

des Kraftfahrzeugteilehandels um. Es bietet Logistikfunktionalitäten wie Warenein- und

Ausgangsmanagement, Lagerhaltung, eine einfache Auftragsanlagemaske, Reklamations-

und Retourenabwicklung, Lieferantenmanagement und unterscheidet auch zwischen

Barkassen- und Rechnungskunden. Zudem bietet es eine integrierte Finanzbuchhaltung

mit Debitoren und Kreditorenbuchhaltung und sogar eine komplette Anlagenbuchhaltung.

Der OpusWare Server läuft auf einem Linux-System und wurde in den letzten 20 Jahren

nur geringfügig verändert. Der Nutzer verbindet sich über ein Terminalprogramm mit dem

Server und interagiert auf textueller Basis mit dem System. Es wurden nur die Updates

installiert, die aus rechtlicher Sicht unbedingt notwendig waren, z.B. die Mehrwert-

3.1. Ist-Zustand

steueranhebung oder der Umstieg auf das SEPA Verfahren. Obwohl es eine grafische

Oberfläche für das ERP-System gibt, wurde diese aus finanziellen Gründen nicht bei der

Firma Rücker nachgerüstet. Abbildung 3.2 zeigt die Anmeldung in OpusWare mit der

Benutzerkennung, Abbildung 3.3 zeigt die Auftragsanlagemaske. Mit Tastaturengehen

wechselt ein Mitarbeiter zwischen den Feldern und kann in jedem Feld nach möglichen

Eingaben suchen, wie der Kundennummer, dem Kundennamen oder dem jeweiligen

Artikel.

Die Ausgabe aller Belege, Auswertungen, Statistiken und des Buchungsjournals erfolgt

auf einem Nadeldrucker ausschließlich textorientiert. Grafische Auswertungen müs-

sen nachträglich händisch erzeugt werden. Es gibt keine Möglichkeit, die Daten aus

OpusWare zu exportieren, sondern diese müssen manuell übertragen werden.

Abbildung 3.2.: Anmeldung an Opus Ware

3. Prozessanalyse und -optimierung

Abbildung 3.3.: Auftrag erstellen mit OpusWare

Logistik

OpusWare bietet Funktionen zur Unterstützung von Logistikprozessen. So ist es möglich

Lieferscheine als Wareneingang zu buchen und direkt im Wareneingang neue Artikel im

Artikelstamm anlegen zu können. Es können mehrere Lager verwaltet werden, jedoch

keine Lagerplätze oder Lagerreihen. Die Preisfindung findet nach hinterlegten Preislisten

von Artikelgruppen statt, so dass ein Kunde einfach einer Preisliste zugeordnet wird und

sich dadurch die Verkaufspreise berechnen.

Ein separater Warenausgang oder eine Kommissionierung anhand von Kommissionier-

listen ist aber nicht möglich. Wird ein Kundenauftrag eingebucht und der Lieferschein

ausgedruckt, folgt automatisch die Buchung des Warenausgangs. So entstehen unter

Umständen Negativbestände im Lager, da ein Lieferschein mehrmals ausgedruckt wird

und sich so jedes Mal der Warenbestand verringert. Eine Kommissionierung ist nur

mit dem Lieferschein möglich. Ein weiteres Problem bei OpusWare ist, dass es auch

nur eine geringe Anzahl von Belegen unterstützt. Es wird nur mit einem Lieferschein

für Rechnungen, einem Barverkauf und einer Gutschrift gearbeitet. Die gesamte Orga-

3.1. Ist-Zustand

nisation mit Wiedervorlagen, offenen Belegen, Retouren und Erinnerungen geschieht

von Hand mit Hilfe von Ordnern und Ablagen. Angebote werden über eine Textverar-

beitung geschrieben. Die Kundenverwaltung ist auch durch wenige Felder beschränkt,

u.a. die Rechnungs- und Lieferadressen, Bankverbindungen (kein SEPA), zugeordnete

Preislisten, Telefonnummern und veraltete Felder wie Telex oder Funkruf.

Finanzbuchhaltung und Verwaltung

Neben den Logistikfunktionalitäten bietet OpusWare auch eine integrierte Finanzbuch-

haltung. Es können sämtliche buchhalterischen Dokumente wie die Umsatzsteuervor-

anmeldung, die betriebswirtschaftlichen Auswertungen oder auch eine Übersicht über

das Anlagevermögen ausgegeben werden. So ist eine interne Kostenrechnung vor-

handen und Umsatzzahlen können nach verschiedenen Kriterien ausgegeben werden.

Jedoch muss jede Bewegung in der Warenwirtschaft manuell in der Finanzbuchhaltung

nachgebucht werden.

3.1.2. Bisherige Netzwerkinfrastruktur

Die bisherige Netzwerkinfrastruktur enthält lediglich das Notwendigste, um das textba-

sierte Warenwirtschaftssystem OpusWare betreiben zu können. Auf Abbildung 3.4 ist die

bisherige Netzwerkinfrastruktur dargestellt. In der Zentrale in Heilbronn dient ein Linux-

Server als zentraler Applikationsserver, DNS-Router, Druckserver und DHCP-Server.

Auf ihm läuft auch das bisherige ERP-System. Der Server wird repliziert auf einen Linux

Backup-Server. Die ISDN-Telefonanlage ist nicht an das Netzwerk angebunden und

liefert weder Anruferinformationen an ein Computertelefoniesystem noch gleicht sie

Kundenkontakte mit dem Warenwirtschaftssystem ab. Als Datensicherung dient eine

Netzwerkfestplatte (NAS)

. Mittels eines VPN-Routers, der als Gateway fungiert, wird

die Verbindung zum Internet für http-Anwendungen und zu den anderen VPN-Routern

hergestellt. Eine redundante SDSL

Standleitung über ISDN-Kanalbündelung sorgt für

1NAS = Network Attached Storage, dt. Netzwerkfestplatte.

2Synchrones DSL, Upload und Download mit selber Bandbreite

3. Prozessanalyse und -optimierung

Internet

Server Backup

VPN 2 Mbit/s SDSL

VPN 2 Mbit/s ADSL

VPN 16 Mbit/s ADSL

VPN 2 Mbit/s ADSL

Crailsheim

Heilbronn (Zentrale) Eppingen

Schwäbisch Hall

NAS

ISDN

Tel-Anlage

ISDN

Tel-Anlage

ISDN

Tel-Anlage

ISDN

Tel-Anlage

Abbildung 3.4.: Übersicht über die Netzwerkinfrastruktur der Fa. Rücker

3.1. Ist-Zustand

eine konstante und zuverlässige Internetverbindung.

3.1.3. Bewertung des aktuellen ERP-Systems

Das bisherige ERP-System OpusWare wird in diesem Abschnitt bewertet, um den Ist-

Zustand festzuhalten sowie Verbesserungen und Anforderungen an das gewünschte

ERP-System herausarbeiten zu können. Zum einen wird auf die Usability des ERP-

Systems eingegangen und zum anderen die Funktionalität beleuchtet. Die Usability

ist gerade deshalb wichtig, da bei der Suche nach einem neuen ERP-System auf

Usability ein hoher Wert gelegt werden soll. Die Funktionalität ist Grundbestandteil der

aktuellen Unzufriedenheit mit dem ERP-System. OpusWare ist in seiner Funktionalität

eingeschränkt, so dass neue optimierte, softwaregestützte Prozesse nicht umgesetzt

werden können.

Usability Bewertung

Wie in Abbildungen 3.2 und 3.3 dargestellt, können Eingaben in das OpusWare nur

über die Tastatur getätigt werden, es gibt keine Mausbedienung. Dementsprechend

muss über die TAB-Taste jedes Feld nacheinander angewählt werden. Eine Anwahl

kann nur nach der Reihenfolge von oben nach unten in der Auftragseingabemaske

erfolgen. Möchte man ein Feld zurückspringen, muss man mehrmals die TAB-Taste

betätigen, bis man wieder in das vorherige Feld gesprungen ist. Auch wird die Ansicht

je nach Monitorgröße und Auflösung teilweise unvollständig oder fehlerhaft dargestellt.

Der Nutzer muss genau wissen, in welchem Eingabeformular er sich gerade befindet.

Es gibt keine Übersicht in welchem Menübaum gerade Daten eingegeben wird. So

ist die Oberfläche auch nicht nach Anwendern oder Gruppen anpassbar und auch die

Rechtevergabe von bestimmten Funktionen ist nur auf Programmierebene zu ändern. Da

diese Rechtevergabe sehr aufwändig ist, bekommen neue Mitarbeiter die Accounts von

ausgeschiedenen Mitarbeitern, die jedoch oft mit höheren Rechten gearbeitet haben. Auf

Grund der schwierigen Bedienung kann es vorkommen, dass mit diesen weit gefassten

3. Prozessanalyse und -optimierung

Rechten Fehler in der Lagerhaltung erzeugt werden. Jedoch hat die Oberfläche für

Neueinsteiger auch Vorteile. Man braucht nicht mehrstufig zu denken und hat keine

Ablenkung durch eintreffende automatische Benachrichtigungen. Doch nicht nur die

Oberfläche ist nicht mehr zeitgemäß auch der Ausdruck erfolgt auf grün-weiß liniertem

Endlospapier oder vorgedrucktem Endlosbriefpapier. Beides mit einem Nadeldrucker.

Eine weitere Quelle für Fehler in der Bedienung ist die nicht vorhandene Schulungsmen-

talität bei Rücker. Mitarbeiter werden wenige Minuten in das Programm eingewiesen, um

direkt Aufträge erfassen zu können. Ihm ist die Prozesskette nicht bewusst und er macht

genau die selben Fehler wie der Mitarbeiter, der ihn einweist. Über die Jahre haben sich

so Workarounds herausgebildet mit denen Programm- oder Anwenderfehler umgangen

werden können. Einem Mitarbeiter ist nicht bewusst, dass manche Workarounds zu tief-

greifenden Buchungsfehlern im Hintergrund führen können, die jedoch von niemandem

mehr beseitigt werden, da sie im ersten Blick nicht auffallen. So kommt es vor, dass bei

der Inventur der Artikelbestand mancher Artikel zweistellig im Negativen liegt.

Funktionale Bewertung

Doch nicht nur rein bei der Usability gibt es Schwierigkeiten, auch bei der funktionalen

Betrachtung ist die Software in großem Maße eingeschränkt.

So gibt es keine Möglichkeit, Lieferanten über Schnittstellen anzubinden. Derzeit muss

der Lagerbestand und der aktuelle Preis beim Lieferanten manuell angefragt werden.

Neue Artikel müssen ebenfalls manuell eingetragen und Preise den passenden Preis-

listen zugeordnet werden. Ohne Integration der Lieferanten ist eine automatische Be-

stellung bei Unterlaufen einer Mindesbestandsschranke im Lager nicht möglich. Das

OpusWare liefert außerdem keine Warnungen bei niedrigem Lagerbestand und keine

Bedarfsvorausschau nach saisonalen Artikeln, basierend auf dem Vorjahr. So erhält die

Geschäftsführung weder eine Liquiditätsplanung noch einen Bestellvorschlag. Beides

muss manuell mit Hilfe unpräziser Daten kalkuliert werden. Dabei gibt es im Controlling

kaum Kennzahlen nach Artikel- oder Kundengruppen. Lediglich der Kontenrahmen und

3.1. Ist-Zustand

die BWA

bietet Auskunft über betriebswirtschaftliche Kennzahlen. Da nur der Geschäfts-

führer von Rücker die BWA ausdrucken kann, die einen Überblick über das gesamte

bilanzierende Unternehmen bietet, ist ein Niederlassungsleiter auf die Aussagen des Ge-

schäftsführers im Hinblick auf die Leistungsfähigkeit seiner Niederlassung angewiesen.

Detaillierte Auswertungen auf genaue Artikelgruppen, die für den Niederlassungsleiter

wichtig sind, können auf Grund fehlender NUtzerrechte nicht ausgegeben werden. Dies

führt zu veralteten Lagerbeständen mit Artikeln, die sich nicht mehr verkaufen und

eigentlich an den Hersteller zurückgegeben werden sollten.

Zu einer aktuellen Lagerführung gehören natürlich auch Barcodescanner, die aber an

das OpusWare nicht angebunden werden können. So müssen alle Artikel händisch

beim Wareneingang und der Auftragserfassung eingegeben werden und die Inventur

ist jährlich ein Aufwand von mehreren Wochen. Wäre es möglich Erweiterungen für

OpusWare zu kaufen, wäre die Einbindung von Barcodescanner vielleicht möglich. Da

es aber keine Updates mehr für OpusWare gibt, wird diese Funktion auch in Zukunft

nicht verfügbar sein.

Auch bei der Preisfindung für Verkaufspreise ist mit OpusWare wenig effektiv, denn

diese erweist sich damit als äußerst undurchsichtig und schwierig. Dies ist nicht nur

dem Programm selbst geschuldet, sondern auch jahrelangen Workarounds seitens

der Mitarbeiter. Alte und fehlerhafte Preiseinträge führten dazu, dass Artikel unter

dem Einkaufspreis verkauft wurden, da neue Preise nicht mehr oder nur fehlerhaft

nachgepflegt werden. Zudem haben in OpusWare Mitarbeiter die Möglichkeit, Rabatte

und Verkaufspreise selbst anzulegen. Somit lag es am Verhandlungsgeschick des

Kunden, welchen Rabatt er bei welchem Mitarbeiter bekommt. Dies führte nicht nur bei

Kunden zu Argwohn auf Grund wechselnder Rabatte bei verschiedenen Mitarbeitern,

sondern überstieg auch die Kompetenz der Mitarbeiter im Verkauf. Auf Grund der

Betriebswirtschaftliche Auswertung. Vorgegebene Standardauswertung nach Kontenrahmen und Kosten-

stellen

3. Prozessanalyse und -optimierung

undurchsichtigen und manuellen Preisfindung entging der Firma Rücker jährlich ein

Ertrag von mehreren tausend Euro.4

3.1.4. Ist-Zustand

Nach der Analyse des bisherigen ERP-Systems werden nun die von diesem System

teilweise unterstützten Prozesse in ihrem Ist-Zustand betrachtet. Darauf aufbauend

werden die Prozesse im Soll-Zustand erläutert (siehe Abschnitt 3.2)

Laut [BK95, S.25] lässt sich ein Unternehmen mit 5-7 Kernprozessen beschreiben:

•Forschung- und Produktentwicklung

•Anfrage- und Angebotsabwicklung

•Auftragsabwicklung

•Materialbeschaffung

•Produktionsplanung- und Steuerung

•Reklamationsbearbeitung

•Kundendienst und Service

Ein Kernprozess wird dahingehend definiert, dass er wertschöpfend sein muss. Dies

unterscheidet einen Kernprozess von einem unterstützenden Prozess, wie den Finanz-

buchhaltungs- oder Qualitätsmanagementprozess, vgl. [

Sta06

]. Nur kundennahe Pro-

zesse, aus welchen der Kunde direkt einen Nutzen zieht, sind Kernprozesse, die zur

direkten Wertschöpfung eines Unternehmens gehören. Dennoch sind unterstützende

Prozesse notwendig, damit Kernprozesse überhaupt funktionieren.

Da die Firma Rücker im Großhandel für Kfz-Teile agiert, wird in dieser Arbeit nur auf

Handelsprozesse eingegangen. Damit werden sowohl Forschungs- als auch Produkti-

4Aussage des Geschäftsführers der Fa. Rücker.

3.1. Ist-Zustand

onsprozesse ausgeklammert.

Betrachtet man den Durchlauf eines Produktes durch den Wertschöpfungszyklus eines

Handelsunternehmens gelangt man zu einer Prozesskette (siehe Abbildung 3.5). Dabei

ist die Marktanalyse am Anfang oder der Retourenprozess am Ende nicht maßgeblich

für jeden Artikel notwendig.

Marktanalyse Ankauf Lagerhaltung Verkauf

Transport Rechnungsstellung Retoure Gutschrift

Abbildung 3.5.: Prozesskette der Wertschöpfung in einem Handelsunternehmen

Im Folgenden wird nur auf jene Kernprozesse eingegangen, die in herausragendem Ma-

ße für die Wertschöpfung verantwortlich sind: Den Einkaufs- und Beschaffungsprozess

sowie den Verkaufsprozess. Alle weiteren Prozesse werden für die

ERP-Einführung

ebenfalls berücksichtigt, eine detaillierte Betrachtung würde aber den Rahmen dieser

Arbeit sprengen. Eine kurze Übersicht findet sich aber dennoch unter Abschnitt 4.1.

Gerade beim Einkaufs-und Beschaffungsprozess sowie dem Verkaufsprozess erhofft

sich die Firma Rücker das höchste Optimierungspotenzial durch die Einführung eines

neuen

ERP-Systems

. Beide Prozesse werden zuerst im IST-Zustand vorgestellt, danach

der optimierte SOLL-Zustand erörtert und letztendlich die Umsetzung mit dem ausge-

3. Prozessanalyse und -optimierung

wählten ERP-System vorgestellt.

Die Prozesse werden anhand der Notation aus [

SD07

] beschrieben. Anhand der farbigen

Quadrate im Hintergrund ist die jeweilige Abteilung des Unternehmens dargestellt. Der

Prozess beginnt beim Prozessschritt 10 (weißer Kreis) und fährt fort bei der nächst

höheren Prozessnummer. Dabei stellen die durchgehenden Pfeile Informationsflüsse und

die gestrichelten Pfeile Warenflüsse dar. Das Diagramm gibt eine schnelle Übersicht über

beteiligte Abteilungen, Waren und Informationsflüsse, das im Gegensatz zu BPMN ohne

jedes Vorwissen auch von Geschäftsführern gelesen werden kann und im Projekt eine

breite Anwendung findet. Detailliertere Informationen zum Prozess werden nachfolgend

als BPMN-Diagramm dargestellt, vgl. [RW12].

Einkaufs- und Beschaffungsprozess

Der derzeitige Einkauf bei der Fa. Rücker ist gegliedert in vier Einkaufsprozesse (siehe

Abbildung 3.6):

1. Sofortbestellung nach Auftragseingang pro Niederlassung

2. Tages- und Wochenbestellung zur Lagerauffüllung pro Niederlassung

3. Sortimentsumstellung nach Industrievorgabe pro Niederlassung

4. Saisonale Bestellung von Massengütern im Zentrallager

1) Sofortbestellung nach Auftragseingang pro Niederlassung

Werden Aufträge telefonisch, an der Theke, per Fax oder E-Mail entgegengenommen,

prüft der Mitarbeiter, der den Auftrag erfasst hat, ob der bestellte Artikel auf Lager liegt

oder bestellt werden muss. Unter Umständen gehen Bestellungen doppelt per E-Mail

und gleichzeitig telefonisch wegen Nachfragen ein. Der Verkaufsprozess wird in Ab-

schnitt 3.2.1 im Detail beschrieben. Liegt der bestellte Artikel auf Lager, wird er sofort mit

dem Lieferschein kommissioniert. Muss der Artikel bestellt werden, prüft der Mitarbeiter

bei bis zu fünf Lieferanten den Lagerstatus, den Preis, die richtige Fahrzeugzuordnung

3.1. Ist-Zustand

Vertrieb

Produktion

Einkauf

Logistik

Rechnungs-

wesen

Entwicklung /

Konstruktion

Legende:

Personal-

wesen

Marketing

Informations-

fluss

Waren-

fluss

Lieferanten

Transport Logistiker

Lager

Waren-

eingang

WE Sperrlager

Lieferanten-

stammpflege

Lieferanten-

Retouren-

bearbeitung

Verkauf

Lieferant

Versand

Lieferant

Einkauf /

Beschaffung

Bestellung

frei gegebene

Lieferung

Bestellung

Lieferung

Lieferanten-

daten

zurück

gewiesene

Lieferung

Liefer-

schein

Liefer-

schein

Lieferung

Prozessablauf

Nr. Prozess-Schritt

10 Einkauf der Artikel

20 Versand beim Lieferanten

30 Wareneingang

Prozess Einkauf IST-Zustand Fa. Rücker

Auftrags-

bearbeitung

Bestellung

Bestand

Abbildung 3.6.: Bisherige Einkaufsprozesse bei Rücker

3. Prozessanalyse und -optimierung

des Ersatzteiles, die Artikelnummer, Mindermengenzuschläge, Liefertermine, Haupt-

und Vorzugslieferanten (Rahmenverträge), etwaige Staffelpreise, mengen- und wert-

abhängige Zu- und Abschläge, Lieferkosten und abweichende Preiseinheiten. Diese

Prüfungen erfolgen online über Bestellsysteme oder oft noch telefonisch. Daraufhin wird

der Artikel telefonisch oder online bestellt. Nach erfolgter Bestellung schickt der Lieferant

eine Bestellbestätigung per Mail, die auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft werden

muss und ggf. eine Nachbearbeitung erfordert.

Auftragsbearbeitung

Bestellung

gehtWein

Bestellung

annehmen LieferantWund

LagerWprüfen PerWFax

bestellen

OnlineWbestellen

Telefonisch

bestellen

Bestellung

abschicken Bestellung

überprüfen

BestellungWOK?

Bestellung

nachbearbeiten

Bestellung

erfolgreich

Wie

bestellen?

Lieferant

Bucht

BestellungWein

Bestell-

bestätigung

Bestellung

verschicken

Bestellung

verschickt

Kunde

nein

Abbildung 3.7.: Sofortbestellung nach Auftragseingang pro Niederlassung

Diese Prüfungen können nicht pauschalisiert werden, da die angewandten Regeln

artikelgruppen-, hersteller- und lieferantenabhängig sind. Erfahrung und Expertise wer-

den benötigt um zu entscheiden, welche Artikel bei welchen Lieferanten zu welchen

Konditionen bestellt werden. Neben hohem Spannungspotential unter Mitarbeitern führt

dies dazu, dass es tagtäglich zahlreiche Bestellungen bei den einzelnen Lieferanten gibt

und sich nach jedem neuen Auftrag der Mitarbeiter zeitintensiv darum kümmern muss,

dass auch nur wenige Artikel nach obigen Prüfungen sofort bestellt werden. Da aber

einige Lieferanten mehrmals am Tag anliefern, werden Bestellungen nicht gesammelt, da

eine Kommunikation unter Mitarbeitern nicht erfolgt. Bei einer künftigen automatischen

Bestellung ist es ein hoher Aufwand festzulegen welche Artikelgruppen bei welchen

3.1. Ist-Zustand

Subprozess:.Lieferant.auswählen.und.Prüfen

Auftrag

angelegt

Lagerbestand

prüfen

Software-

Lagerbestand

einsehen

Durch.Lager

laufen

Auf.Lager?

Kunde.telefon.

/Mail.über

Liefertermin

benachrichtigen

Haupt-

lieferanten.zu

Artikel.suchen

Liefertermin

prüfen

Zu-/Abschläge

prüfen

Rahmen-

vertrag.prüfen

Lieferkosten

prüfen

Preis-/Mengen-

einheiten.prüfen

Fahrzeug-

zuordnung

prüfen

Bedingungen

auswerten

Bedingungen

erfüllt

weiteren

Lieferanten

prüfen

lagerndnicht.lagernd

Bedingungen.nicht

erfüllt

Abbildung 3.8.: Subprozess: Lieferant und Lager prüfen

Herstellern bestellt werden und welche Staffelpreise, Zuschläge und Liefertermine ge-

paart mit Rahmenverträgen bestehen. Dieses Wissen ist derzeit verteilt auf mehrere

Mitarbeiter.

2) Tages- und Wochenbestellung zur Lagerauffüllung pro Niederlassung

Täglich prüft ein Mitarbeiter im Lager einer Niederlassung, welche Regale leer sind.

An jedem Artikelstellplatz ist ein Magnetschild mit der Artikelnummer, dem Hersteller

und der Produktbezeichnung geklebt. Anhand dieses Magnetschildes wird dann der

fehlende Artikel ins Bestellheft handschriftlich aufgenommen. Nimmt ein Mitarbeiter den

letzten Artikel aus dem Regalplatz, ist er auch dazu verpflichtet eine Nachbestellung ins

Bestellheft einzutragen. Da dies oftmals aber im Tagesstress vergessen wird, hat dies

auch schon zu schwerwiegenden Folgen in betrieblichen Abläufen geführt.

Anhand des Bestellheftes wird einmal täglich das Notwendigste bestellt, so dass in jedem

Regalstellplatz wieder ein Artikel liegt. Eine Wochenbestellung dient dann dazu die

3. Prozessanalyse und -optimierung

Artikelmenge auf den Maximalbestand, der abhängig der Warengruppe ist, aufzufüllen.

Bei jeder Bestellung werden die in 1) genannten Richtlinien artikelweise abgearbeitet.

3) Sortimentsumstellung nach Industrievorgabe pro Niederlassung

Mehrmals im Jahr gibt es neue Herstellervorgaben aus der Industrie, welche Artikel

auf Lager sein sollten. Es gibt diese Herstellervorgaben, da sich die Fahrzeugmodelle

schnell ändern und neue Fahrzeuge neue Ersatzteile benötigen. Diese werden mit den

Außendienstmitarbeitern der produzierenden Unternehmen und dem Niederlassungslei-

ter durchgesprochen.

Auf Basis dieser Industrievorgaben wird das Lager neu bestückt. Es werden alte Artikel

zurück an die Industrie zur Wiedereinlagerung oder Wiederverwertung geschickt und

neue auf Lager genommen. Jede Überarbeitung der lagerhaltigen Waren erfordert eine

Neubestellung, die zu günstigen Konditionen mit dem Außendienst verhandelt wird.

Oftmals wird die Erstbestückung direkt von der Industrie geliefert oder zu Sonderkondi-

tionen von Großhändlern. Nach Abarbeitung der in 1) genannten Richtlinien wird dann

bestellt.

4) Saisonale Bestellung von Massengütern im Zentrallager

In der KFZ-Branche gibt es viele saisonale Artikel wie Sommer- und Winterreifen, Frost-

schutz für Kühler, Scheibenreiniger, Schneeketten oder auch Batterien, die hauptsächlich

im Winter verkauft werden. Bei all diesen Artikeln setzt der Großhändler darauf, diese

antizyklisch einzukaufen um Sonderkonditionen zu erhalten. Die Reifenindustrie als

Beispiel produziert im Sommer Winterreifen, die dann direkt nach der Produktion an die

Großhändler geliefert werden, um die Lagerhallen des Produzenten leer zu halten. Auf

Basis des Absatzes im Vorjahr wird dann die Menge bestimmt, die dann palettenweise

beim jeweils günstigsten Händler nach Prüfung der Lieferverträge sowie Jahresboni

bestellt und im Rücker Zentrallager eingelagert wird. Zu Saisonbeginn wird dann die

Ware auf die Niederlassungen verteilt.

3.1. Ist-Zustand

Verkaufsprozess

Aufträge werden derzeit über Telefon, Fax, E-Mail, den Außendienstmitarbeiter oder

persönlich an der Theke jeder Niederlassung entgegengenommen (siehe Abbildung

3.7). Derzeit gibt es noch keinen Online-Shop. Jedoch wird parallel zur Einführung eines

ERP-Systems daran gearbeitet, welcher schon vor der ERP-Einführung in Betrieb sein

wird.

Fast alle Bestellungen treffen telefonisch in der Niederlassung ein und jeder Mitar-

beiter, außer der Niederlassungsleitung, nimmt Bestellungen per Telefon entgegen.

Einen dedizierten Telefonverkauf gibt es in den Niederlassungen nicht. Der Kunde gibt

die Bestellung mit folgenden Daten über die Bestellkanäle Telefon, Fax, E-Mail oder

Direktannahme durch. Dabei nennt er eines oder mehrere der folgenden Merkmale:

•Artikelbezeichnung und/oder Hersteller

•VIN5/ KBA-Nr.6des Fahrzeuges und benötigtes Ersatzteil

•

Fahrzeugservice mit aktuellem Kilometerstand, für welchen er Ersatzteile benötigt

•VIN/ KBA des Fahrzeuges

•Herstellernummer oder Carat-Nummer7

•Achsnummer des LKWs und benötigtes Teil

Die Aufgabe des Mitarbeiters ist es, anhand eines Merkmales oder mehrerer genannter

Merkmale den richtigen Artikel mit der richtigen Artikelnummer herauszusuchen. Ab-

bildung 3.9 beschreibt diesen Auswahlprozess der Bestellannahme. Gibt der Kunde

die genaue Artikelbezeichnung und/oder die Herstellerartikelnummer durch, kann der

Mitarbeiter direkt im OpusWare den Artikel nachschlagen, den Kunden auswählen und

Vehicle Identification Number. Eindeutige und einmalige Fahrzeugidentitätsnummer, ähnlich einer Perso-

nalausweisnummer. Enthält alle Sonderausstattungen des Fahrzeuges.

Kraftfahrtbundesamts-Nr. Ein Schlüssel für Hersteller, Modell, Baujahr und Motorgröße. Enthält keine

Informationen über Sonderausstattungen oder Modellvarianten

Artikelnummer der CARAT-Großhandelsgesellschafter. Jeder der 6 Mio. bestellbaren Artikel hat eine

einzigartige CARAT-Nummer

3. Prozessanalyse und -optimierung

Besellung.annehmen/.Auftrag.anlegen

Bestellung

erste/.nächste

Bestellposition

auswählen

passenden

Teilekatalog

öffnen

OpusWare

öffnen Kunde

auswählen

Artikel.und

Preis.heraus-

suchen

Preis.manuell

nachkalkulieren Auftrag.mit

Artikeln.anlegen

Alle.Pos.

angelegt?

Auftrag.angelegt

Fahrzeug.mit

KBA/.VIN

auswählen

Service

auswählen

Artikel-

nummern

heraus-

suchen

Art.-Nr.

angegeben?

nur.Fahrzeug

oder.auch

Service?

mit.Art.-Nr. ohne.Art.-Nr.

Alle.Pos..fertig

mehr.Pos..vorhanden

nur.Fahrzeug.mit.KBA/.VIN

nur.Service.wählen

Abbildung 3.9.: Subprozess: Bestellannahme Prozess

den Auftrag anlegen.

Bekommt ein Mitarbeiter bei einer telefonischen Bestellung nicht die genaue Artikelbe-

zeichnung genannt, legt er das Telefon mit Hinweis auf einen späteren Rückruf wegen

des Liefertermins auf und öffnet am PC die Lieferantenkataloge. Der Mitarbeiter sucht

nun aus den Ersatzteilkatalogen der verschiedenen Lieferanten anhand der KBA-Nr., VIN,

Modell und den weiteren Daten das passende Fahrzeug heraus und kann zudem über

die Angabe des Kilometerstandes den passenden Service auswählen. In den Lieferan-

tenkatalogen ist hinterlegt welche Ersatzteile das Fahrzeug zu welchem Service benötigt.

Die passenden Artikelnummern notiert sich nun der Mitarbeiter und schlägt sie im aktuel-

len Warenwirtschatsprogramm OpusWare nach, um die Lagerverfügbarkeit von Rücker

zu sehen. Da diese Verfügbarkeit aber in vielen Fällen nicht stimmen muss, vergewissert

sich der Mitarbeiter im Lager, ob der angegebene Lagerbestand korrekt ist. Er bestellt

nun die Artikel wie in Abschnitt 3.1.4 erläutert und druckt anschließend den Lieferschein

aus. Danach ruft er den Kunden zurück und nennt ihm die Liefertermine und Preise.

Da sich die Artikel meist nicht im Artikelstamm von Rücker befinden, sondern nur im

Lieferantenstamm, ist keine Preisfindung für den Kunden hinterlegt. Deshalb rechnen

die Mitarbeiter sehr häufig die Preise mit dem Taschenrechner und Kundenrabatttabellen

manuell aus und schreiben sie in den Auftrag.

3.2. Soll-Zustand

Der Mitarbeiter, der die Bestellung entgegengenommen hat, ist anschließend für den

gesamten Auftrag verantwortlich. Er kümmert sich um den Wareneingang für seinen

Kunden, holt die passenden Artikel aus dem Lager, kommissioniert diese in Lieferkisten,

bestellt etwaige Artikel mit Besonderheiten telefonisch und wickelt auch falsche Liefe-

rungen ab. Durch fehlende Aufgabenteilung kommt es zu mangelnder Effizienz und zu

erhöhter Fehleranfälligkeit. Da während des Abarbeitens eines Auftrages noch mehr

Kunden anrufen, werden leicht Aufträge vergessen, Bestellungen falsch abgegeben,

Kunden falsch zugeordnet oder Preise falsch berechnet. In Spitzenzeiten herrscht in den

Niederlassungen oft ein Durcheinander, da die Mitarbeiter durch das Lager rennen, kom-

missionieren, telefonieren, bestellen, den Wareneingang für seine Artikel abwickeln und

zwischendurch wieder unterwegs mit dem Schnurlostelefon Aufträge entgegennehmen.

Eine weitere Schwierigkeit besteht darin, dass jeder Kunde mehrmals am Tag, bis zu

drei Mal, von Rücker angefahren wird und deshalb jeder Kunde mindestens drei Mal,

gewöhnlich noch häufiger anruft und bestellt. Anzunehmen ist, dass die genannten

Prozesse bei jeder Bestellung von vorne ablaufen. Zu jeder Bestellung wird dann meist

noch der Kunde zurückgerufen und ihm die Preise mit Lieferterminen nach aufwändiger

Recherche genannt.

Das aus genannten Gründen oftmals erforderliche Retourenmanagement wird in dieser

Arbeit nicht angesprochen, da es den Rahmen dieser Arbeit sprengen würde.

3.2. Soll-Zustand

Im vorherigen Abschnitt 3.1, dem IST-Zustand, wurden die aktuellen Prozesse beschrie-

ben und diskutiert. In diesem Abschnitt werden nun die optimierten Prozesse in einer

optimalen Form vorgestellt. Dies dient dazu, im nächsten Kapitel 4, der Konzeption, ein

passendes ERP-System für die optimierten Prozesse finden zu können.

3. Prozessanalyse und -optimierung

3.2.1. Zukünftige Funktionalität

Um die aktuelle, ineffektive manuelle Preisfindung in Zukunft unterbinden zu können,

sollte an erster Stelle eine automatische Preisfindung eingeführt werden, die zu jedem

Artikel einen Verkaufspreis für einen bestimmten Kunden ausgibt. Anhand verschiedener

Kriterien wie Warengruppe, Kundengruppe, zugeordneter Preisliste oder auch Aktionen

sollte das ERP-System in der Lage sein automatisch den richtigen Preis zu kalkulieren,

der in allen Niederlassungen und bei jedem Mitarbeiter somit gleich ist. Dies bedarf der

Integration von den Systemen der Lieferanten entsprechender Schnittstelle, um die Prei-

se tagesaktuell automatisch auf dem Laufenden halten zu können. Für die Preisfindung

existiert ein ganzes Kapitel mit mehreren Preisfindungsmechanismen im Lastenheft, das

jedoch in dieser Arbeit den Rahmen überschreiten würde. Neben den Preisschnittstellen

zu Lieferanten sollten zudem auch neue Artikelstammdaten über Lieferantenschnittstel-

len automatisch in den Artikelschattenstamm aufgenommen werden können.

Mit besseren Artikelstammdaten kann auch die EAN

-Nummer in den Stammdaten

gepflegt werden. Somit sollen künftig Barcodeleser im Wareneingang und dem Barver-

kauf eingesetzt werden. Damit kann der Prozess erheblich beschleunigt und auch die

Inventur stark vereinfacht werden.

Eine große Verbesserung in der Geschäftsführung wäre eine bessere Analyse von

Geschäftsdaten über ein Business-Intelligence Modul im ERP-System. Damit sollte es

möglich sein, sämtliche betriebswirtschaftlichen Auswertungen grafisch darstellen zu

können. So wird eine komplette Übersicht über Buchhaltungskonten, Verkaufsstatistiken,

Warengruppen, Lagerbestände, Lagerwerte und auch Kunden benötigt, um ein effekti-

ves Controlling bei Rücker etablieren zu können. Auch die Niederlassungsleiter sollten

damit ihre Filialen besser kaufmännisch überwachen und fundierte Einkaufsentschei-

dungen treffen können. Ein grafisches Dashboard beim Start des ERP-Systems sollte

sämtliche Werte nach persönlichen Anforderungen übersichtlich für jeden Mitarbeiter

darstellen können und damit jeden Mitarbeiter auf anstehende Aufgaben, Wiedervorla-

European Article Number, einzigartige Artikelnummer, meist als Barcode auf der Verpackung aufgedruckt

3.2. Soll-Zustand

gen, Retourenbearbeitung, offene Aufträge und viele weitere aktuelle Themen hinweisen.

Die Firma Rücker ist zwar ein Großhandelsunternehmen, hat jedoch wie bereits erwähnt

eine kleine Schlauchkonfektionierung für Hydraulikschläuche in jeder Niederlassung.

Dieser Produktionsprozess mit Stücklisten, Preisfindung und Seriennummernverwaltung

eines jeden produzierten Schlauches sollte im ERP-System benutzerfreundlich abgebil-

det werden können.

Auch in der Buchhaltung gibt es zahlreiche Prozesse, die verbessert werden sollten.

Dazu gehört eine integrierte Finanzbuchhaltung, die sehr eng mit der Logistik vernetzt ist.

So sollen nicht nur eingehende Waren bestandsmäßig auf das Lager gebucht werden,

sondern auch automatisch wertmäßig in der Buchhaltung. Auch ausgehende Rechnun-

gen, Lieferscheine, Warenausgänge, Retouren, Gutschriften und Bestellungen sollen

automatisch auf das zugeordnete Konto gebucht werden ohne dass Mitarbeiter manuell

die Buchung vornehmen müssen. Hiermit kann dann zu jedem Zeitpunkt eine komplette

finanzielle Übersicht über Warenbestand, offene Posten, anstehende Kreditorenrech-

nungen, liquide Mittel und weitere Geschäftsvorfälle ausgegeben werden. Eine weitere

Erleichterung in der Buchhaltung wäre eine vollständig integrierte Bankenschnittstelle.

Somit könnten automatisch Zahlungseingänge den offenen Posten aus Debitorenrech-

nungen zugeordnet, Lastschrifteinzüge bearbeitet und Kreditorenrechnung überweisen

werden. Dies würde die Buchhaltung in starkem Maße entlasten, da derzeit mit den aus-

gedruckten Kontoauszügen die offenen Posten aus Debitorenrechnungen zeitraubend

ausgeglichen werden müssen.

Im Kundenservice besteht ein weiteres großes Optimierungspotenzial. So soll es künftig

möglich sein, mit dem ERP-System schnell ein Angebot zu erstellen und per E-Mail

versenden zu können. Da ein Online-Shop aktuell in Arbeit ist, soll dieser an das ERP-

System angebunden werden. Lieferzeit, Lagerbestand und kundenspezifische Preise

sollen über eine entsprechende XML-Schnittstelle übermittelt werden können. Nach

erfolgter Bestellung, egal ob telefonisch oder online, soll es möglich sein, Bestellbestä-

3. Prozessanalyse und -optimierung

tigungen zeitnah per Mail versenden zu können. Zu einem Kundenservice im Handel

gehört auch maßgeblich, dass die angefragten Waren auch in ausreichender Stück-

zahl lagernd sind und schnell verschickt werden können. Die Optimierung des dazu

notwendigen Einkaufs- und Beschaffungsprozesses wird in Abschnitt 3.2.1 dargestellt.

Der zugehörige Verkaufsprozess folgt in selbem Abschnitt 3.2.1.

Exemplarisch werden im Folgenden die beiden Prozesse aus Abschnitt 3.1 wieder

aufgegriffen und in optimierter Form vorgestellt. Eine tiefgreifende Analyse aller Prozesse

muss vor jeder ERP-Auswahl stattfinden und hat auch im Projekt stattgefunden, jedoch

werden anschließend aus Platzgründen nur exemplarisch die beiden Prozesse mit dem

höchsten Optimierungspotenzial in der Wertschöpfungskette dargestellt.

Einkaufs- und Beschaffungsprozess

Wie in Abschnitt 3.1 beschrieben, gibt es momentan ein Bestellheft und tägliche In-

spektionsgänge durch das Lager. Diese Bestandsführung soll in Zukunft durch das

neue ERP-System geregelt werden. Vergleicht man Abbildung 3.6 mit dem Diagramm

3.10 des Soll-Einkaufs- und Beschaffungsprozesses, so fällt auf, dass es nun eine

zentrale Bestandsführung, eine Disposition, einen Web-Shop, eine Bestellüberwachung

und einen Informationsfluss zur Finanzbuchhaltung gibt. Diagramm 3.12 beschreibt die

Darstellung in BPMN-Notation. Die Bestandsführung soll automatisch in der Disposition

einen Bedarf übermitteln. Durch den Web-Shop und persönliche Bestellungen über

Telefon, Fax, E-Mail oder den Thekenverkauf werden zusätzlich Bedarfe ermittelt und

der Disposition übergeben. Die Disposition soll vollautomatisiert durch das ERP-System

mittels Bestellschranken, die im nächsten Absatz genauer erläutert werden, entschei-

den, welche Artikelmenge von welchem Artikel bei Lieferanten bestellt werden und

übergibt diese an den automatisierten Einkauf. Dieser entscheidet durch vorgegebene

Regeln bei welchem Lieferanten welche Artikel zu welchen Uhrzeiten über eine digitale

Bestellschnittstelle automatisch eingekauft werden. Zusätzlich generiert der Einkauf

Erinnerungen in die Dashboards im neuen ERP-System, so dass Mitarbeiter in der

Bestellüberwachung die Bestellung nachverfolgen können. Außerdem bekommt die Fi-

3.2. Soll-Zustand

nanzbuchhaltung eine Mitteilung, dass durch die generierte Bestellung Verbindlichkeiten

gegenüber Lieferanten entstanden sind. Im Wareneingang wird dann der Lieferschein

mit der Bestellung abgeglichen, die Bestellung geschlossen und ein Wareneingang

gebucht.Im Wareneingang werden die Waren mit Barcodescannern erfasst. Außerdem

kommt im Hintergrund in der Bestandsführung automatisch eine Warenzugangsbuchung

zustande, die wiederum eine wertmäßige Veränderung in der Finanzbuchhaltung im

Warenkonto und gleichzeitig eine mengenmäßige Veränderung im Lager zur Folge hat.

Im Folgenden wird nun die Disposition näher beleuchtet. Das Disponieren der Waren soll

möglichst automatisch durch das ERP-System zu bestimmten Uhrzeiten erfolgen. Dies

bedeutet, dass für jeden Artikel im Lager ein Maximalbestand, eine Tagesbestellschran-

ke und ein Mindestbestand festgelegt werden (siehe Abbildung 3.11) dargestellt. Das

Beispiel dient der Verdeutlichung und muss für jede Artikelgruppe angepasst werden.

Fällt beispielsweise der Artikelbestand auf unter 5 Stück (aber immer noch über 3 Stück),

so wird einmal in der Woche automatisch durch das ERP-System so viel nachbestellt,

dass wieder 10 Stück auf Lager sind. Fällt der Bestand auf unter 3 Stück, greift die

tägliche Bestellung und es wird auf 5 Stück aufgefüllt. Ist der Bestand bei 0 oder auch nur

1 Stück, wird immer sofort auf 2 Stück beim nächsten verfügbaren Lieferanten aufgefüllt.

Nun könnte man natürlich auch immer den Bestand auf 10 Stück halten. Auf Grund von

Staffelpreisen und unterschiedlichen Lieferanten mit unterschiedlichen Konditionen ist

es aber sinnvoll mit diesen Bestellschranken zu arbeiten. Beispielsweise ist der Lieferant,

der immer von 0-1 Stück auf 2 Stück auffüllt mit Expresslieferkosten behaftet und es

können keine Staffelpreise gezogen werden. So kann aber einmal pro Woche beim

Lieferanten mit den besten Preisen, der besten Jahresbonifizierung und dem größten

Nachlass auf Großbestellungen bestellt werden.

Im darauffolgenden Einkaufsprozess wird dann automatisch vom System der Lieferant

ausgewählt, welcher der Sofort-/ Tages-/ oder Wochenbestellung und der jeweiligen Arti-

kelgruppe als Erstlieferant zugeordnet ist. Bestellt ein Kunde einen Artikel, der überhaupt

nicht lagernd ist, liegt eine Dringlichkeit mit höchster Stufe vor und das System bestellt

beim Lieferanten mit der kürzesten Lieferzeit

just-in-time

zur sofortigen Auslieferung an

3. Prozessanalyse und -optimierung

Vertrieb

Produktion

Einkauf

Logistik

Rechnungs-

wesen

Entwicklung /

Konstruktion

Legende:

Personal-

wesen

Marketing

Informations-

fluss

Waren-

fluss

Lieferanten

Transport Logistiker

Lager

Waren-

eingang

WE Sperrlager

Finanz-

buchhaltung

Lieferanten-

stammpflege

Lieferanten-

Retouren-

bearbeitung

Verkauf

Lieferant

Versand

Lieferant

Einkauf /

Beschaffung

Bestand

max

min

A1 A2 A3 A4

Bestands-

führung

Bestellung

frei gegebene

Lieferung

Bestellung

Lieferung

Bestands-

veränderung

Zugangs-

buchung

Lieferanten-

daten

zurück

gewiesene

Lieferung

Liefer-schein

Liefer-

schein

Lieferung

Zugangs-

buchung

Prozessablauf

Nr. Prozess-Schritt

0 Disposition

10 Einkauf der Artikel

20 Versand beim Lieferanten

30 Wareneingang

Prozess Einkauf SOLL-Zustand Fa. Rücker

Auftrags-

bearbeitung

Bestellung

Bestand

Bestellbedarf

Produktionsplan

Disposition

Web Shop

Mo Di Mi Do Fr Sa So

1 2 3 4 5

678 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18 19

21 22 23 24 25 2620

28 29 30 3127

Bestell-

überwachung

Online-

Bestellung

Bestelldaten +

Termin

Bedarf

Erinngerung

Forderungen gegenüber

Lieferanten

Abbildung 3.10.: Einkaufs-und Beschaffungsprozess im Soll-Zustand

3.2. Soll-Zustand

Tagesbestellschranke bis Maximalbestand

Mindestbestand bis Tagesbestellschranke

2 bis Mindestbestand 1x tägl auf

3 Stück

wöchentl.

auf 5 Stück

0 bis 1 Stück sofort auf

2 Stück

6-10

Stück

4-5

Stück

2-3

Stück

0-1

Stück

Abbildung 3.11.: Bestellschranken und automatisches Nachbestellen

den Kunden. Dann überprüft das System über Schnittstellen, ob der Lieferant den Artikel

sofort liefern kann und im letzten Schritt noch den Einkaufspreis. Sollte der Lieferant nicht

lieferfähig sein oder der Preis gegenüber der letzten Bestellung, welche sich das System

gemerkt hat, stark negativ abweichen, prüft das ERP-System beim Zweitlieferanten.

Soweit bis alle Lieferanten mit Bestellschnittstellen durchgefragt wurden. Kann nicht

geliefert werden oder die Preise weichen stark ab, geht eine Meldung zum zuständigen

Mitarbeiter, der dann manuell bestellen muss.

Mittels einer Materialbedarfsplanung (MRP) soll es künftig möglich sein, die saisonalen

Artikel mit besserer Planung bestellen zu können. Eine MRP-Funktion wertet die Ver-

brauchsdaten der letzten Saison statistisch aus und berechnet durch einen Algorithmus

den Bedarf für die kommende Saison. Dabei werden Parameter wie das Unternehmens-

wachstum bei verschiedenen Artikelgruppen beachtet, genauso wie Rücksendungen an

die Lieferanten auf Grund von Lagerbereinigungen und weitere manuell spezifizierbare

Parameter.

3. Prozessanalyse und -optimierung

Kunde

Fa.zRücker

Auftragsbearbeitung

Bestellung

entgegen

nehmen

WebjShop

Bestellungzwird

erzeugt

Bestellj

bestätigung

wegschicken

Disposition

Bestellmenge

disponieren

automatisch

mittelszERPj

System

Finanzbuchhaltung

Offene

Forderungen

gegenüber

Lieferanten

buchen

EinkaufjzundzBeschaffung

Lieferantzund

Lagerzprüfen Onlinezbestellen

automatisch

PerzFax

bestellen

automatisch

Telefonisch

bestellen

zuzfesten

Bestellzeiten

mehrmalszam

Tagzzuzfesten

Zeiten

automatisch

durchzERPj

System

Bestellung

abschicken Bestellung

überprüfen

Bestellungzok?

Bestellung

erfolgreich

Bestellung

nachj

bearbeiten

durchzERPj

System

Reklamieren

Bestandsführung

Bedarf

ermittelnzund

Bestellung

erzeugen

Bestand

zuzniedrig

durchzERPj

System

Lieferant

Bucht

Bestellungzein

Bestellj

bestätigung

Bestellung

prüfen

festgelegte

Zeit

TrifftzStorno

ein?

Reklamation

Bestellung

stornieren

Bestellung

verschicken

nein

Abbildung 3.12.: Einkaufs- und Beschaffungsprozess im Soll-Zustand

3.2. Soll-Zustand

Subprozess:kLieferantkauswählenkundkPrüfenkSoll/Zustand

Bedingungen

auswerten

Bedarfekaus

Disposition

Haupt/

lieferantenkzu

Artikelksuchen

Liefertermin

prüfen

weiteren

Lieferanten

prüfen

Preiskprüfen

ERP/System

automatO

Schnittstellekzu

Lieferanten

Preisschnitt/

stellekzu

Lieferant

weitererkLieferant

vorhanden?

manuellknach

weiteren

Lieferanten

suchen

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Lieferanten

keinkLieferant

mehrkvorhanden

manuellekSuchekerfolgreich

keinkLieferantkhat

ArtikelkaufkLager

PreiskundkLieferterminkOK

mindOk1kBedOknichtkerfüllt

Abbildung 3.13.: Subprozess: Lieferant Auswählen und Prüfen im Soll-Zustand

Subprozess:WBestellungWdisponieren

festgelegte

Uhrzeiten

Bedarfe

ermitteln

ERP-System

AufträgeWüber

Web-Shop

abfragen

AufträgeWüber

ERP-System

abfragen

BedarfeWaus

LagerWermitteln

mittels

Bestands-

schranken

Lagerstatus

allerWArtikel

abfragen

ERP-System

BedarfeWan

Einkauf

weitergeben Disposition

beendet

Abbildung 3.14.: Subprozess: Bestellmenge disponieren

3. Prozessanalyse und -optimierung

Verkaufsprozess

Damit überhaupt erst der Einkaufsprozess greifen kann, müssen erst einmal die Aufträge

erfasst werden können. Wie schon in Abschnitt 3.1.4 beschrieben, sind Mitarbeiter mit

der Auftragsannahme, der Artikelsuche, Bestellung, manueller Lagerüberprüfung und

Kommissionierung oftmals überfordert. Das neue ERP-System muss daher eine Erleich-

terung und strukturierte Prozesse bieten. Vor allem sollte es den Mitarbeiter dahingehend

erleichtern, dass die Lagerinformationen des eigenen Lagers und der Lieferantenlager

in der Auftragserfassungsmaske direkt ersichtlich sind. Der Verkaufsprozess ist in Abbil-

dung 3.15 grafisch dargestellt.

Wie auch bisher werden Aufträge in Zukunft über folgende Bestellkanäle beim zuständi-

gen Mitarbeiter eintreffen. Der korrespondierende Ist-Prozess findet sich in Abschnitt

3.1.4.

1. Telefonisch

2. Per E-Mail oder Fax

3. Persönlich an der Theke

4. Durch den Außendienstmitarbeiter

5. Bestellungen über den Online-Teilekatalog WebElekat

1) Telefonische Bestellannahme

Künftig soll es in den Niederlassungen dedizierte

Mitarbeiter geben, die ausschließlich telefonische Bestellungen bearbeiten. An separa-

ten Arbeitsplätzen, ausgestattet mit Headsets und abseits der Verkaufstheke, sind diese

Mitarbeiter gut gegen Lärm abgegrenzt und können sich auf ihre Arbeit konzentrieren.

Um diesen Telefonverkauf testen zu können, wird in der Niederlassung Schwäbisch Hall

ein solcher Telefonverkauf zuerst testweise eingeführt.

Meldet sich ein Kunde telefonisch, öffnet sich eine durch die Telefonanlage gesteuerte

Software, die den Anrufer mit Namen, Kundennummer und Ort anzeigt. Der Mitarbeiter

3.2. Soll-Zustand

Subprozess:FBestellungFannehmenR

AuftragFanlegen

AuftragFmit

Artikeln

abschließen

Bestellung

passenden

Teilekatalog

öffnen

ArtikelFund

PreisFheraus?

suchen

AuftragFangelegt

FahrzeugFmit

KBARFVIN

auswählen

Service

auswählen

ArtikelFperFXML

SchnittstelleFin

Auftragsmaske

übernehmen

ArtE?NrE

angegeben?

nurFFahrzeug

oderFauch

Service?

Auftragsmaske

öffnenFmit

Kundendaten

ERP?System

Kundendaten

anhandFvonFTelE?

NrEFüberFTAPI

Preis

automatisch

kalkuliert

ggfEFAuskunftFzu

offenen

AufträgenFgeben

ersteRFnächste

Bestellposition

auswählen

Artikel

auswählen

LieferzeitFanhand

AmpelnFOK?

PassenFPreis

undFLieferzeit?

PreisFinFERP?

System

überprüfen

PreisFin

Ordnung?

altenFArtikel

ausFAuftrag

löschenF?

Alternativ?

ArtikelFsuchen

ArtikelFin

AuftragFfest

anlegen

weitereFArtikel

zumFBestellen

vorhanden?

Alternativ?

ArtikelFaus?

wählen

ArtikelFin

Auftragsmaske

anlegen

BeiFmehreren

Ergebnissen

Auswahl

richtigerFArtikel

ERPFsuchtFpassende

RückerFArt?NrE

Lieferzeit

passtFnicht

ohneFArtE?NrE

nurFFahrzeugFmitFKBARFVIN

nurFServiceFwählen

LieferzeitFpasst

PreisFpasst

nicht

neinja

mitFArtE?NrE

nein

Abbildung 3.15.:

Subprozess: Bestellung entgegennehmen (Verkaufsprozess) im Soll-

Zustand

3. Prozessanalyse und -optimierung

kann sich dann schon während des Klingelns auf den Anrufer vorbereiten und das

ERP-System durch einen Klick auf die Telefonsoftware mit den aktuellen Kundendaten

öffnen. Über die Schnittstelle zwischen der Telefonsoftware und dem ERP-System wird

dann im besten Fall auch schon eine Übersicht über offene Bestellungen, offene Rech-

nungsposten und die meist bestellten Artikel gezeigt. Nun kann der Mitarbeiter den Anruf

entgegennehmen und den Kunden mit Namen begrüßen. Oftmals gibt es Nachfragen

zu Lieferzeiten von offenen Bestellungen. Die passende Antwort soll der Verkaufsmitar-

beiter schneller geben können, da er eine Übersicht über offene Lieferungen vor sich hat.

Bei einer Bestellung öffnet der Verkaufsmitarbeiter mit einem Klick die Auftragserfas-

sungsmaske, die schon automatisch die richtige Kundennummer enthält. In den meisten

Fällen nennt der Kunde ihm dann ein Fahrzeug und benötigte Teile. Aus der Auftragser-

fassungsmaske öffnet nun der Verkaufsmitarbeiter den Teilekatalog, wenn der Kunde

ihm nicht schon direkt die Hestellerartikelnummer nennen kann. Im Teilekatalog sucht er

die passenden Ersatzteile mit der KBA-Nummer, oder weiteren Angaben, siehe Abschnitt

3.1.4. Über eine Schnittstelle kann er nun aus dem Teilekatalog die Ersatzteile in die

Auftragserfassungsmaske übernehmen. Da im Teilekatalog nur die Herstellernummer

angezeigt wird, sucht das ERP-System bei der Teileübernahme über ein separates

Prüfprogramm anhand der Herstellernummer die Rücker-Artikelnummer heraus und

trägt den Artikel in die Auftragserfassungsmaske ein. Sollte die Rücker-Artikelnummer

nicht gefunden werden oder es mehrere Suchergebnisse geben, öffnet sich ein weite-

res Fenster, in welchem der Mitarbeiter zwischen den Suchergebnissen auswählen kann.

Nachdem der Mitarbeiter die passenden Teile in der Auftragserfassungsmaske zur Ver-

fügung hat, sieht er über ein Ampelsystem die Verfügbarkeit im eigenen Lager. Er kann

dabei die Verfügbarkeit von den einzelnen Artikeln bei allen hinterlegten Lieferanten

über die in Abschnitt 3.2.1 aufgeführten Schnittstellen prüfen. Dabei bedeutet grün,

dass der Artikel auf Lager liegt und mit der nächsten Lieferung innerhalb von 2 Stunden

versendet wird. Gelb bedeutet, dass der Artikel bei einem Lieferanten auf Lager liegt und

am gleichen Tag noch bei Rücker angeliefert werden kann und rot, dass der Artikel auch

erst beim Lieferanten selbst bestellt werden muss und mindestens einen oder mehrere

3.2. Soll-Zustand

Tage Lieferzeit hat.

Der Mitarbeiter nennt dem Kunden die voraussichtliche Lieferzeit, fragt bei Wunsch

noch Alternativartikel und deren Lieferzeit an und pflegt weitere Artikel in die Auftragser-

fassungsmaske ein. Anschließend druckt er den Lieferschein und kommissioniert mit

diesem selbst die lagerhaltigen Artikel, in dem er durch das Lager läuft und solange

beim Telefon eine Rufumleitung schaltet. Nebenbei wird automatisch per E-Mail oder

Fax eine Auftragsbestätigung mit Angabe der voraussichtlichen Lieferzeit an den Kunden

verschickt. Wenn ein eigener Lagerist eingestellt werden würde, könnte dieser dann

die Lieferung kommissionieren. Dies ist jedoch aus finanziellen Gründen von der Fa.

Rücker bisher nicht vorgesehen. Um eine Bestellung beim Lieferanten muss sich der

Verkaufsmitarbeiter nicht weiter kümmern. Wie im vorherigen Abschnitt beschrieben,

bestellt das ERP-System automatisch die Artikel aus den offenen Aufträgen, welche

nicht auf Lager liegen.

2) Per E-Mail oder Fax

Eine schriftliche Bestellung verhält sich prinzipiell wie eine

telefonische Bestellung. Sämtliche schriftliche Bestellungen werden auch im Telefon-

verkauf bearbeitet. Bei einer schriftlichen Bestellung gibt es sehr selten die genaue

Angabe der Artikelnummer. Meist bestellt der Kunde für ein bestimmtes Fahrzeug mit

einer KBA-Nummer, einem Hersteller oder auch einer VIN-Nummer. Nach dem Öffnen

der Auftragsmaske muss auch hier wieder der Teilekatalog geöffnet und in diesem die

passenden Herstellernummern herausgesucht werden. Alle weiteren Abläufe verhalten

sich wie bei der telefonischen Bestellung. Nach Abarbeiten der Bestellung verschickt

das System wieder eine automatisch generierte Auftragsbestätigung mit Angabe der

voraussichtlichen Lieferzeit.

3) Persönlich an der Theke

Ein Thekenverkauf unterscheidet sich unwesentlich von

einem Verkauf am Telefon. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Ware direkt

vom Mitarbeiter aus dem Lager geholt und nach der Übergabe die Barrechnung erstellt

wird. Abgerechnet wird dann bar, mit EC-Cash oder Kreditkarte. Ein angelegter Kunde

kann auch per Lieferschein Ware entgegennehmen und erhält dann in den nächsten

3. Prozessanalyse und -optimierung

Tagen postalisch die Rechnung, die entweder über das SEPA-Lastschriftverfahren oder

per Überweisung bezahlt wird.

4) Durch den Außendienstmitarbeiter

Bestellt ein Kunde direkt beim Außendienst-

mitarbeiter, welcher den Kunden vor Ort besucht, kann dieser ihm aktuell noch keine

Aussage über eine Lieferzeit, Preise und Konditionen nennen. Er kann noch nicht einmal

die Artikel aus dem System heraussuchen. Der Außendienstmitarbeiter kann lediglich

den Auftrag handschriftlich aufnehmen und die Artikel abends im Büro bestellen oder

während der Autofahrt in der Auftragsannahme anrufen und dort bestellten.

Dies soll sich aber in Zukunft grundlegend ändern.Außendienstmitarbeiter sollen künf-

tig mit einem Smartphone und einem VPN-fähigen Laptop mit UMTS und LTE-Karte

ausgestattet werden. Das auszuwählende ERP-System soll eine App mitbringen, die

es dem Außendienstmitarbeiter ermöglichen soll, anhand der Hersteller- oder Rücker-

Artikelnummer einen Auftrag anlegen zu können bzw. Preise für Kunden heraussuchen

zu können. Im besten Fall hat die App zusätzlich die Möglichkeit, über die integrierte

Kamera Barcodes lesen zu können. So kann der Außendienstmitarbeiter vor Ort im

Lager eines Industriekunden Lagerschilder, die meist mit der EAN-Barcodenummer

versehen sind, abscannen und die Teile direkt in den Auftrag legen.

Den Laptop mit VPN-Zugang benötigt er um auf den Terminalserver der Fa. Rücker

zugreifen zu können. Über das Mobilfunknetz wird hierbei ein Videosignal mit Einga-

bebefehlen der Tastatur und Maus übertragen, um auf das ERP-System zugreifen zu

können.

5) Bestellungen über den Web-Shop WebElekat

Eine komplett neue Möglichkeit

der Bestellung soll der neue Web-Shop der Fa. Rücker bieten (siehe Abbildung 3.16).

Der WebElekat ist eine Eigenentwicklung der CARAT-Unternehmensgruppe, läuft aber

auf einem eigenen Server der Fa. Rücker und soll künftig an das ERP-System mit Preis-

und Artikelschnittstelle angebunden werden. Im WebElekat kann der Kunde anhand des

3.2. Soll-Zustand

Fahrzeugmodells, oder weiteren Angaben, das passende Fahrzeug finden. Danach kann

er über eine Volltextsuche, eine Baugruppenauswahl (links im Bild) oder auch durch Aus-

wahl des Reparaturservices die passenden Ersatzteile heraussuchen. Im Auswahlfenster

rechts oben sieht er dann die Detailauswahl, kann Ersatzteile nach Einbauorten (Vorder-

und Hinterachse) filtern und sieht rechts unten die passenden Arbeitszeiten, die vom

Hersteller für die Montage des Ersatzteiles vorgeschlagen werden. Hinter jedem Artikel

wird rechts, wie in Abbildung 3.17, eine Ampel angezeigt, die die Verfügbarkeit des

Artikels angibt. Im Hintergrund soll bei der Anzeige jedes Artikels eine Abfrage über das

Warenwirtschaftssystem laufen, das wiederum nicht lagernde Artikel bei den Lieferanten

der Firma Rücker nachfragt. Das Warenwirtschaftssystem soll abhängig von der Liefer-

tour des Kunden, den Bestellzeiten der Lieferanten, der Verfügbarkeit und der nächsten

Lieferung von Lieferanten eine grüne, gelbe oder rote Ampel anzeigen. So sieht der Kun-

de, ob er den Artikel zur nächsten Lieferung, am nächsten Tag oder erst später bekommt.

Abbildung 3.16.: WebElekat Online-Teilekatalog der Fa. Rücker

3. Prozessanalyse und -optimierung

Abbildung 3.17.:

Screenshot des Warenkorbes im WebElekat zur Anzeige der Verfüg-

barkeit mit Ampel

Abbildung 3.18.: Auswahl des Fahrzeugservices im WebElekat

3.2. Soll-Zustand

Anschließend bestellt der Kunde alle Artikel im Warenkorb und bekommt vom Warenwirt-

schaftssystem eine Auftragsbestätigung automatisch per Mail. Die Kommissionierung

erfolgt durch Mitarbeiter aus dem Theken- oder Telefonverkauf.

Geplante IT-Infrastruktur

Internet

Virtualisierte Server

VPN mit 10 Mbit/s SDSL

VPN mit SDSL

Crailsheim

Heilbronn (Zentrale) Eppingen

Schwäbisch Hall

NAS

zentrale

IP-TK-

Anlage

Client-

Firewall

Client-

Firewall

Client-

Firewall

Zentrale Firewall

IP-ISDN Telefon

Gateway IP-ISDN Telefon

Gateway

IP-ISDN Telefon

Gateway

Barcode-

Drucker

Barcode-

Drucker

Barcode-

Drucker

Abbildung 3.19.: Geplante IT-Infrastruktur

Ein neues ERP-System mit optimierten Prozessen kann nur umgesetzt werden, wenn

auch die passende IT-Infrastruktur zur Verfügung steht. Die derzeitige Infrastruktur kann

die Anforderungen eines modernen ERP-Systems nicht stemmen. Fehlende zentrale

Datenablagen, Kalender oder E-Mail-Systeme sowie schlechte Verbindungen von den

3. Prozessanalyse und -optimierung

Niederlassungen zum Hauptserver bilden keine belastbare Grundlage für ein modernes

ERP-System.

Folgende IT-Infrastruktur muss vor der Einführung eines ERP-Systems umgesetzt wer-

den:

•

Synchrone SDSL-Verbindungen zu den Niederlassungen mit mind. 2 Mbit/s Down-

load und Upload

•Neuer Windows-Server mit Virtualisierung

•

Telefonanlagen mit TAPI

und CTI

Funktionalität zur Anbindung des ERP-

Systems an die Telefonanlage

•

Passende IP-ISDN-Gateways in den Niederlassungen zur Nutzung von ISDN für

ausgehende Gespräche

•

Laserdrucker in den Niederlassungen, derzeit nur Nadeldrucker für das ERP-

System im Einsatz

•Barcodedrucker in den Niederlassungen zusammen mit Funk-Barcodescannern

•

Eine zentral administrierbare Firewall mit Mail-Filter, Proxy-Server, Content-Filter

und Virus Protection.

•

Separate Client-Firewalls in den Niederlassungen um den dortigen SDSL-Anschluss

beim Ausfall der Zentrale auch noch nutzen zu können.

3.2.2. Usability

Seitens der Geschäftsführung von Rücker wird bei der ERP-Auswahl großen Wert auf

Usability der Software gelegt. Eine optimierte Bedienung fördert nicht nur die bessere

Übersichtlichkeit, sondern beugt Fehlern und Falscheingaben vor und leitet den Mitarbei-

ter schrittweise durch den Prozess. Beim derzeitigen ERP-System, vgl. dazu Abbildung

Telephony Application Programming Interface. Schnittstelle von der Telefonanlage zum PC. Wird ver-

wendet zur Wahl von Telefonnummern aus dem ERP-System oder Outlook. Zeigt auch eingehende

Telefonate mit Namen und Rufnummer am PC an

Computer Telephonie Integration. Überbegriff über TAPI und weitere Systeme. Bezeichnet die Telefonie

über den PC mit einer Telefonanlage

3.2. Soll-Zustand

3.3, sind schnell Verbesserungsmöglichkeiten in der Bedienung aufzeigbar. So soll das

künftige ERP-System eine modulare Oberfläche haben, die je nach Mitarbeiterfunkti-

on individuell durch einen Systemadministrator angepasst werden kann. So sollte es

dem Systemadministrator möglich sein, beispielsweise die Auftragserfassungsmaske für

bestimmte Mitarbeitergruppen schnell anpassen zu können. Benötigte Auswahlfelder,

Eingabefelder oder benutzerspezifische Felder sollen so schnell eingebaut werden kön-

nen ohne Anpassungen am ERP-System selbst vornehmen zu müssen.

In einem anpassbaren Dashboard (siehe Abbildung 3.20) sollen sich alle Erinnerungen,

offenen Aufträge, Informationen und anstehende Aufgaben grafisch aufbereitet einsehen

lassen. Dieses Dashboard soll für jeden Mitarbeiter die Zentrale des ERP-Systems sein

über welche er anstehende Tätigkeiten direkt einsehen und planen kann.

Abbildung 3.20.: Beispielhaftes Dashboard in einem ERP-System, nach [Mic15]

Ein großes Augenmerk wird auch auf die leichte Menüführung gelegt. So soll es mög-

lich sein das Auswahlmenü nach Mitarbeitergruppen anpassen und dementsprechend

3. Prozessanalyse und -optimierung

Benutzerrechte vergeben zu können. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt alle Funktionen

und soll natürlich auch keine Einblicke in Unternehmenskennzahlen bekommen, die

der Geschäftsführung vorbehalten sind. Besondere Aufmerksamkeit liegt auch auf der

grafischen Auswertung der Unternehmenskennzahlen. So sollen sämtliche Kennzahlen

grafisch darstellbar und auch leicht und schnell filterbar sein. Vorgefertigte Berichte

erleichtern das zeitaufwändige Anlegen von benutzerspezifischen Berichten und können

als Grundlagen für angepasste Berichtsstrukturen verwendet werden. Ähnlich wie im

Dashboard soll es der Geschäftsführung möglich sein alle notwendigen Geschäftszahlen

grafisch am Bildschirm und als Dokument ausgeben zu können.

Insgesamt soll das ERP-System durch eine schnellere Bedienung mit Tastenkürzeln,

grafischen Auswertungen, farbigen Schaltflächen, anpassbaren Oberflächen und de-

signfähigen Masken den Mitarbeitern die tägliche Arbeit erleichtern und Funktionen

zugänglich machen, die Mitarbeiter aktuell auf Grund der Komplexität noch telefonisch

bei der Buchhaltung erfragen mussten. Nach der Unternehmensdevise der Fa. Rücker,

dass jeder Mitarbeiter auch die Prozesse seines Kollegen vollends beherrschen muss,

wird durch eine übersichtliche und einfache Benutzerführung genau dies gewährleistet.

So sollen Krankheits- und Urlaubstage gut durch Kollegen abgefangen werden kön-

nen, da eine relativ kompakte Schulung in der Bedienung des Programmes für die

Hauptfunktionen ausreichen soll.

Konzeption

Auf Grundlage der detaillierten Analyse der Prozesse in Kapitel 3 beinhaltet dieses

Kapitel, siehe Abbildung 4.1, die Auswahl eines passenden ERP-Systems, sowie die

Beschreibung von Prozessen, die mit dem ERP-System umgesetzt werden. Im weite-

ren Verlauf wird ebenfalls darauf eingegangen, wie überhaupt ERP-Systeme sondiert

werden können und welche Möglichkeiten sich hierzu konkret bieten. Hierzu werden

ERP-Systeme miteinander verglichen, indem drei ERP-Systeme im Rahmen von Präsen-

tationen mit Fragebögen und Präsentationsleitfäden, wie in Abschnitt 6.4 beschrieben,

evaluiert werden. Es werden Bewertungskriterien vorgestellt und die Entscheidung für

ein ERP-System erläutert.

4. Konzeption

BIWEinleitung

7IWGrundlagen

FIWAnforderungsanalyse

•

45BIWProzessübersicht

•

457IW

WeitereWAnforderungenWanWdasWERP

System

•

45FIW

AuswahlW

vonWERP

Systemen

•

454IWZukünftigeWIT

Landschaft

4IWKonzeption

5IWUmsetzung

6IWBewertung

7IWFazit

Anhang

Abbildung 4.1.: Inhaltsverzeichnis Konzeption

4.1. Prozessübersicht

Für einen systematischen Vergleich von ERP-Systemen und die anschließende Ein-

führung bedarf es im Voraus einer detaillierten Prozessanalyse und Dokumentation,

wie in Abschnitt 3 dargestellt. Kleine Eigenheiten bestimmter Funktionen und Abläufe

müssen besonders genau dokumentiert werden, da diese oftmals nur mit wenigen

ERP-Systemen im Standard umsetzbar sind. Das Ziel bei der ERP-Auswahl ist es einen

möglichst vollständigen Funktionen- und Anforderungskatalog vor sich zu haben, um

dann den Deckungsgrad dieses Kataloges mit dem ERP-System abzugleichen.

Bisher wurden zwei Prozesse von Rücker im Detail angesprochen. Zuerst der Einkaufs-

und Beschaffungsprozess (siehe Abschnitt 3.2.1) und an zweiter Stelle der Verkaufspro-

zess (im selben Abschnitt 3.2.1). Prozesse in der Buchhaltung, der Verwaltung und der

Produktion wurden noch nicht im Detail behandelt. Für diese Bereiche im Unternehmen

ist das ERP-System ebenfalls von besonderer Bedeutung. Daher soll nun oberflächlich

auch auf die anderen Prozesse im Unternehmen eingegangen werden. In Abbildung

4.2 wird eine Übersicht nahezu aller Prozesse vereinfacht dargestellt wie sie nach der

4.1. Prozessübersicht

Vertrieb

Produktion

Einkauf

Logistik

Rechnungs-

wesen

Entwicklung /

Konstruktion

Legende:

Personal-

wesen

Marketing

Informations-

fluss

Waren-

fluss

Fa. Rücker Prozessübersicht

Vertrieb

Produktion

Einkauf

Logistik

Rechnungs-

wesen

Entwicklung /

Konstruktion

Legende:

Personal-

wesen

Marketing

Informations-

fluss

Waren-

fluss

GPS SoftwareAtlas 4.0

Unternehmen

Lieferanten

Transport Logistiker

Lager

Waren-

eingang

Produktionsplan

Auftrags-

bearbeitung

Kontrakte /

Rahmenverträge

WE-

Kontrolle

WE Sperrlager

Lieferanten-

stammpflege

Lieferanten-

Retouren-

bearbeitung

Verkauf

Lieferant

Versand

Lieferant

Einkauf /

Beschaffung

Bestand

max

min

A1 A2 A3 A4

Bestands-

führung

Bestellung

frei gegebene

Lieferung

Frei-

gabe

Bestellung

Waren-

eingang

Bestell-

anforderung

Lieferung

Prüf-

muster

Bestand-

veränderung

Zugangs-

buchung

Freigabe

Kon-

trakte

Lieferanten-

daten

zurück gewiesene

Lieferung

Liefer-

schein

Liefer-

schein

Lieferung

Zugangs-

buchung

Unternehmen

Lieferung

Finanz-

buchhaltung

Kundenauftrag

Kunden-

auftrag

Lieferung

Kunden-

auftrag

Liefer-

schein

Kunden-

auftrag

Kundenrechnung

Auftrags-

bestätigung

Auftrags-

bearbeitung

Fakturierung

Kunden-

stammpflege

Kundenbedarf

Zahlung

Bank

Kunden

Rechnungswesen

Lieferant

Entgelt-

abrechnung

Rechnungs-

prüfung

Außendienst

Angebots-

bearbeitung Artikelstamm-

pflege

L&G-

Zahlung

Mitarbeiter

Entgelt-

abrechnung

Lohn- und

Gehalts-summen

Zahlung

Rechnung

Zahlungs-

ausgang

Zahlungs-

eingang

Bestellung

Lieferanten-

rechnung

Rechnungs-

prüfung

Kunde

Kundenbesuche

Stammpflege

R-

Anschrift

Web Shop

Internet

Bestellungen

Bestellung

Finanzamt

GuV / Bilanz

UmSt.

Zahlungen

Angebotsanfrage

Angebot

Artikelstamm und

Preisänderungen

Zahlungs-

ausgleich

Rechnungfreigabe

frei gegebene

Lieferung

Thekenverkauf

Kundenauftrag

Kunden-

auftrag

Transport Logistiker

Retoure

Retourengutschrift

Retoure

Gutschrift

Transport

Abgleich

Angebot als

Auftrag

Liefer-

schein

Retourenlieferschein

Ware

Ware Theke

Barbeleg

Offene Posten

Vorfertigung

Auftrag

Rohteile

Fertigteile

Bestand und Preisabfrage

Abbildung 4.2.: Prozessübersicht der Firma Rücker mit optimierten Prozessen

4. Konzeption

Einführung eines neuen ERP-Systems umgesetzt werden sollen. Dieses Schaubild

beschreibt vor allem das Zusammenspiel der verschiedenen Funktionen und stellt den

Beleg- und Warenfluss vereinfacht dar. Im Folgenden wird eine Kurzübersicht über

Prozesse und Aufgaben der Firma aufgeführt:

•Finanzbuchhaltung

Bekommt Daten aus der Logistik, die verbucht werden. Erstellt Rechnungen und

kümmert sich um das Mahnwesen. Bucht Kreditoren und Debitoren und kommu-

niziert mit Banken und Finanzamt. Gibt Lohn-und Gehaltsabrechnungen extern

in Auftrag, verwaltet die Barkasse und organisiert die Inventuren. Abhängig von

offenen Aufträgen und monatl. Finanzabschlüssen.

•Artikelverwaltung

Pflegt die Artikelstammdaten mit Preislisten, Artikelgruppen und Stammdaten. Fügt

neue Artikel hinzu und löscht überflüssige Artikel. Abhängig von neuen Angeboten,

neuen Preisen und Neuaufnahme von Artikeln.

•Retourenmanagement

Zuständig für Kommunikation mit Kunden und Lieferanten wegen Retouren. Nimmt

Retouren entgegen und organisiert Retourenabwicklung. Kümmert sich um Rücklie-

ferung von Altteilen an Industrie und verbucht Altteilsteuer bzw. Retouren. Abhängig

von Lieferantenretouren und Kundenretouren.

•Logistik

Organisiert die Artikelumlagerung zwischen Niederlassungen. Erstellt Tourenpla-

nung für Auslieferung. Organisiert Entsorgungslogistik für Müll und Wertstoffe.

Führt Lagerbereinigung durch und schickt Artikel zurück an Industrie. Erstellt

Wareneingangsprüfung und Wareneingangsbuchung. Kommissioniert Ware für

Lieferfahrzeuge. Abhängig von Aufträgen, Warenein- und Ausgängen.

•Web-Shop WebElekat

Pflegt Zugangsdaten für Kunden. Führt Neukundenanlage im Web-Shop durch.

Es werden Kundeneinführungen und Schulungen durchgeführt. Stellt Schnittstelle

zu ERP-System bereit. Fordert die Pflege von Aktionen auf Startseite. Abhängig

von Kundenaufträgen, Neukundenanlage und Aktionen.

4.1. Prozessübersicht

•Außendienst

Verhandelt mit Kunden und nimmt Bestellungen entgegen. Nimmt Retouren an

und erstellt Angebote. Ist bei Kundenprojekten Ansprechpartner und berät zu

Werkstattausstattung. Verteilt Werbematerial und führt Neukundenakquise durch.

Überwacht Jahresboni. Abhängig von Kundenwunsch und Marketing- oder Akqui-

seaktionen.

•Einkauf- und Beschaffung

Verhandelt mit Lieferanten zu Konditionen. Disponiert und bestellt. Sondiert neue

Lieferanten. Überwacht Jahreskontrakte mit Lieferanten. Führt Sammelbestellun-

gen durch. Abhängig von offenen Aufträgen und Lagerbestand.

•Verkauf

Pflegt die Preisfindung anhand einer Marktanalyse. Nimmt Kundenaufträge ent-

gegen. Gibt Aufträge weiter an Kommissionierung. Überwacht offene Aufträge.

Abhängig von Kundenaufträgen.

•Lagerhaltung

Druckt Magnetschilder und bringt diese an Lager an. Pflegt den Lagerbestand der

lagerhaltigen Artikel. Führt Lagerbereinigungen durch und lagert um. Führt Inventur

durch startet Materialbedarfsplanung. Abhängig von Warenein- und Ausgang.

Abhängig von Inventurtermin.

•Kundenpflege (CRM)

Vermarktet Angebote und Aktionen per Post, E-Mail und pflegt Adressen. Plant

Schulungen für Kunden und bildet Neukundenakquise ab. Überwacht Zielverein-

barungen für Kunden. Verwaltet Aktionen. Verwaltet Dokumente zu Kunden und

überprüft Stammdaten. Abhängig von Kunden und Aktionen.

•Produktion

Produziert Hydraulikschläuche mit Hydraulikanschlüssen. Führt eine eigene Seri-

ennummernverwaltung mit. Verwaltet eigenes Lager und bestellt selbständig nach.

Abhängig von Produktionsaufträgen zu Schläuchen und eigenem Lager.

•Controlling und Strategie

Überwacht Unternehmenskennzahlen. Leitet dadurch

Strategien fürs Unternehmen ab. Beobachtet Märkte und Mitbewerber und op-

4. Konzeption

timiert Prozesse. Leitet Banken- und Finanzierungsmanagement. Regelt Finan-

zierung für Neu- und Umbauten. Führt Liquiditätsmanagement. Abhängig von

Unternehmenskennzahlen und Investitionen.

Neben diesen aufgeführten Prozessen, die vom künftigen ERP-System abgebildet wer-

den sollen, existieren noch weitere im Detail beschriebene Anforderungen zur Auswahl

des ERP-Systems.

4.2. Weitere Anforderungen an das ERP-System

In diesem Abschnitt werden weitere Anforderungen an das ERP-System beschrieben,

die als Grundlage des Auswahlprozesses dienen.

Finanzbuchhaltung

Neben den vorgestellten Optimierungen im Einkauf und Verkauf sollen sich vor allem

auch buchhalterische Prozesse verschlanken. Kontoauszüge und Lastschrifteinzüge sol-

len außerdem automatisch über die Bankenschnittstelle abgewickelt und gebucht werden.

Die Inventur sollte zur schnelleren Abwicklung mit Barcodescannern abgewickelt werden.

Preispflege

Sehr große Schwierigkeiten bietet aktuell die Preispflege. Die Artikelpreise ändern sich

sehr schnell und Preispflegedateien werden momentan zu selten händisch eingepflegt.

Durch ein automatisches Einlesen direkt vom FTP-Server des Zulieferers könnte hier

ein wirtschaftlicher Schaden durch falsche Preise künftig vermieden werden. Des Wei-

teren existieren keine klaren Preisfindungsstrukturen. Ein neues ERP-System muss

hier grundsätzliche Preisfindungsmöglichkeiten anbieten und leicht zu konfigurieren

sein. Rabatte sollten auf Warengruppen anwendbar sein und die Preisfindung in einer

Prioritätenpyramide nach bestimmten Richtlinien nachvollziehbar zu kalkulieren sein.

4.3. Auswahl von ERP-Systemen

Retourenabwicklung

Zu einer gut funktionierenden Logistik gehört auch eine gut funktionierende Retouren-

abwicklung, seitens der Lieferanten und auch gegenüber Kunden. Ein ERP-System

muss hier eine klar strukturierte Retourenabwicklung bereitstellen können und mittels

Wiedervorlagen und Erinnerungen auf aktive Retouren und Gewährleistungsanträge

Aufmerksam machen.

Unternehmenskennzahlen

In breitem Maße wurde schon die Unternehmenskennzahlen angesprochen, die dem

Geschäftsführer grafisch aufbereitete Unternehmenszahlen und vorgefertigte Berichte

liefert. Die Wichtigkeit dieser Funktion wird hier nochmals unterstrichen, da eine solide

und auf Zahlen basierte Unternehmensführung die Grundlage für jegliche Entscheidung

im Unternehmen bietet.

4.3. Auswahl von ERP-Systemen

Nach der Vorstellung der Anforderungen an ERP-Systeme im letzten Abschnitt 4.2 wird

in diesem Abschnitt der Fallstudie die Auswahl eines ERP-Systems auf Grundlage der

erarbeiteten Anforderungen vorgestellt.

4.3.1. Sondierung geeigneter ERP-Systeme

In diesem Abschnitt wird die Auswahl geeigneter ERP-Systeme nach Abschnitt 2.4.5

vorgestellt. Dabei wird zuerst eine Eigenentwicklung eines ERP-Systems betrachtet.

Die Eigenentwicklung eines ERP-Systems ist jedoch aus wirtschaftlichen und zeitlichen

Gründen nicht andenkbar. Deshalb wird diese Möglichkeit nicht weiter verfolgt.

Nach Abschnitt 2.4.5 bleiben Fachzeitschriften, Messebesuche, Mitbewerber und Bran-

chenevents zur Auswahl geeigneter ERP-Systeme.

4. Konzeption

Benchmarkings auf Basis von Gesprächen und Workshops mit Mitbewerbern und Carat-

Gesellschaftern haben ergeben, dass bei vergleichsweise großen KFZ-Teile Großhänd-

lern Microsoft Dynamics NAV, SHC, SAGE b7, SAP All-In-One, SAP Business-By-Design

oder individuell entwickelte Systeme eingesetzt werden. SAP-Systeme wurden jedoch

verhältnismäßig oft erwähnt.

Auf der IT & Business Messe, die jedes Jahr im Oktober in Stuttgart stattfindet, fin-

det sich eine Häufung weiterer ERP-Systemhersteller. Ein wichtiges Kriterium in der

ersten Auswahlphase war die übersichtliche Bedienung, die Anpassbarkeit der Bedieno-

berfläche, Abbildung verschiedener Niederlassungen, die Materialbedarfsplanung, die

automatische Disposition und Bestellung, die Integration der Bankenabwicklung über

eine HBCI-Schnittstelle und eine Funktion für die Barkasse.

Einige auf der Messe vertretene ERP-Systeme sind spezialisiert auf Fertigung und

Produktion, dazu gehören PSI, proAlpha und Abas. Diese Systeme sind jedoch nicht

geeignet für den Großhandel, da ihr Schwerpunkt in der Produktionsplanung- und

-Steuerung (PPS) liegt.

Das SAP ERP (vormals SAP R3) wird gekennzeichnet durch relativ hohe Lizenzkosten

und relativ hohe Kosten bei der Einführung. Es müssen zudem im Standard acht aufein-

anderfolgende Masken abgearbeitet werden bis ein Artikel angelegt ist. Dies resultiert

aus Abfragen zu Landesniederlassungen, verschiedenen Steuersätzen, Zoll-Fragen und

der Zuordnung zu separat bilanzierenden Mandanten. Die aufgestellten Kriterien der

Usability sind somit nicht zu erfüllen.

Die ERP-Systeme von Assecco mit APplus und SAP mit SAP Business One werden

in die engere Auswahl genommen. Diese ERP-Systeme decken die Mehrheit an An-

forderungen ab, beide Softwarepartner können Erfahrung im technischen Großhandel

nachweisen und auch beide Systeme sind mit einer übersichtlichen Bedienung ausge-

stattet. Auf einer weiteren Messe ist als Branchenlösung für den KFZ-Großteilehandel

ebenfalls noch die Software SHCware der Firma SHComputersysteme GmbH ins Blick-

4.3. Auswahl von ERP-Systemen

feld gerückt. Dieses ERP-System adressiert ebenfalls einen Großteil der angelegten

Anforderungen und ist seit vielen Jahren im Markt etabliert.

4.3.2. Präsentation der ERP-Systeme

Für einen detailreichen und belastbaren Abgleich der Anforderungen wurde entschie-

den, die drei ERP-Systeme SAP Business One, SHCware und Assecco APplus zur

Präsentation einzuladen. Im Voraus wurde den ERP-Systemhäusern eine detaillierte Auf-

listung der Anforderungen und ein Präsentationsleitfaden zugesendet, wie in Abschnitt

2.4.5 dargelegt. Durch den Präsentationsleitfaden wurde der Ablauf der Präsentation

vorgegeben. Mit dieser Herangehensweise wird sichergestellt, dass die ERP-Systeme

vergleichbar sind und anhand einer Checkliste, die sich nach dem Präsentationsleitfaden

richtet, während der Präsentation bewertet werden können. Die Checkliste zur Auswahls

eines ERP-Systems bei Rücker ist im Anhang B.1 abgebildet.

4.3.3. Auswertung der Präsentation

Nach den Präsentationen im Hause Rücker wurden die Fragebögen aus Anhang B.1

ausgewertet. Bei der Auswertung wurde auf eine geordnete Übersicht Wert gelegt,

die den Entscheidungsträgern einen prägnanten Überblick über die Unterschiede der

ERP-Systeme liefert. Funktionen, die sich nur kaum zwischen den ERP-Systemen unter-

scheiden, wurden deshalb nicht aufgeführt. Diese Auswertung wird in Tabelle 4.1 mittels

einer Bewertungsmatrix dargestellt.

Bewertungsmatrix des ERP-Auswahlprozesses

In diesem Abschnitt werden die Ergebnisse aus dem Fragebogen aus Anhang B.2 in

einer Bewertungsmatrix eingetragen, mit der Gewichtung g verrechnet und anschließend

summiert. Die Bewertungszahlen pro Kriterium reichen von 1 (schlecht) bis 4 (sehr

4. Konzeption

gut). Das Produkt a*g steht für die Multiplikation der Bewertungszahl a (bei SAP B1)

mit der Gewichtung g. Dabei gibt die Zahl in Klammer neben der Zwischensumme die

maximal erreichbare Punktzahl an. Somit ergibt sich eine Übersicht über funktionale

und nicht-funktionale Anforderungen. Abschließend wird eine Gesamtsumme über die

Bewertungen aus funktionalen- und nicht-funktionalen Anforderungen gebildet.

4.3. Auswahl von ERP-Systemen

Kriterium g APplus (a) a*g SAP B1(b) b*g SHC (c) c*g

Funktionale Anforderungen

Usability 20

Übersichtlichkeit und Bedienbarkeit 20 480 360 120

Prozesse 30

Telefonieverkauf im Elekat 3 262639

Kassenschublade 2 241236

Wareneingang 3 3939412

Kommissionierung und Lieferung 5 315 210 315

Artikelstammverwaltung 2 242436

Intell. Lagerbedarfsplanung 10 220 110 330

Aktionen planen und CRM 5 315 315 315

Verwaltung 20

Inventur 5 315 315 315

Finanzbuchhaltung 4 416 2814

Dashbaord 4 416 312 28

Business Intelligence 4 312 1428

Preisfindung 3 3926412

Weiteres 15

DMS und Cloud 7 321 214 321

Projektdurchführung 8 324 216 324

ZWISCHENSUMME 100 (340) 266 191 205

Tabelle 4.1.: Bewertungsmatrix des ERP-Auswahlprozesses mit den funktionalen Anforderungen.

Kriterium g APplus (a) a*g SAP B1(b) b*g SHC (c) c*g

Nicht-funktionale Anforderungen

ERP-Hersteller 40

Marketing Effekt bei Kunden 16 232 464 116

Zukunftsfähigkeit der Software 11 333 444 111

Kompetenz des ERP-Herstellers 9 327 436 327

Tabelle 4.2.: Bewertungsmatrix des ERP-Auswahlprozesses mit den nicht-funktionalen Anforderungen.

4. Konzeption

Kriterium g APplus (a) a*g SAP B1(b) b*g SHC (c) c*g

Anzahl Updates 4 312 312 28

ERP-Partner 30

Größe des ERP-Partners 6 318 424 212

Partnerwechsel möglich 4 14312 14

Zukunftsfähigkeit des Partners 9 327 436 19

Projektengagement 5 210 420 210

Erfahrung in KFZ-Teile Branche 3 1313412

Support nach Einführung 3 263939

ZWISCHENSUMME 70 (280) 172 260 118

Endsummen

ENDSUMME 170 (680) 438 451 323

Tabelle 4.2.: Bewertungsmatrix des ERP-Auswahlprozesses mit den nicht-funktionalen Anforderungen.

Betrachtet man rein die funktionale Auswertung in Abschnitt B.2 und die zugehörige

Bewertungsmatrix 4.3.3, hebt sich Assecco APplus als bestbewertetes System her-

vor, nahe gefolgt von SHCware und SAP Business One. Assecco APplus besticht bei

den Beteiligten durch die gut bewertete Usability (siehe Abbildung 4.3). Auffällig ist

hierbei die Perlenkette in der Mitte oben, die den Auftragsfortschritt anzeigt und mit

Hilfe dieser zugehörige Belege und Masken schnell aufrufbar sind. APplus wurde durch

das Softwareprüfinstitut GPS aus Ulm Ende 2014 mit „sehr gut“ für Funktionalität und

Bedienung ausgezeichnet1. APplus bietet auch als einziges verglichenes ERP-System

eine komplett integrierte Bankenabwicklung und mit dem BI

-Tool „Gecko“ eine sehr leis-

tungsfähige integrierte Unternehmenszahlenauswertung. Basierend auf HTML5 ist auch

eine Bedienung auf dem Tablet oder unterwegs auf dem Smartphone mit eigener App

möglich. Auf Grund der webbasierten Benutzeroberfläche bietet APplus eine modulare

und flexible Oberfläche.

1Vgl. [Pre15].

Business-Intelligence. Programm zur grafischen Auswertung von Unternehmenszahlen. Dient auch der

Zukunfts- und Strategieplanung anhand von Parameterveränderungen

4.3. Auswahl von ERP-Systemen

Abbildung 4.3.:

Screenshot der Auftragsbearbeitungsmaske von Assecco APplus Versi-

on aus 2012, aus [Ass15]

An zweiter Stelle der funktionalen Auswertung liegt SHCware. Sämtliche branchenspezi-

fische Besonderheiten und rechtliche Anforderungen der Kfz-Branche wurden adäquat

umgesetzt. Die meisten Schnittstellen zu Lieferanten sind wohl definiert und ausgereift.

Da das ERP-System für den Kfz-Teilegroßhandel konzipiert ist und laut 4.1 schon viele

Funktionen erfüllt, bedürfte es nur wenig Anpassung für die Firma Rücker. Die nicht

mehr zeitgemäße Oberfläche und das wenig Ergonomie-orientierte Design geraten in

den Hintergrund, wenn die funktionale Abdeckung in Betracht gezogen wird. Die Vorteile

der Warenwirtschaft werden allerdings durch die Schwächen der Finanzbuchhaltung

ausgeglichen. Die Finanzbuchhaltung wird im Standard erst über einen einmal täglichen

Verarbeitungsjob mit der Warenwirtschaft abgeglichen, weshalb sämtliche Finanzdaten

immer erst einen Tag später aktuell sind. Getrennte Systeme von Warenwirtschaft und

Finanzbuchhaltung und viele nur manuell erstellbaren Auswertungen über technische Be-

fehle lassen das Gesamtpaket erst an Platz zwei der funktionalen Bewertung erscheinen.

4. Konzeption

Das SAP Business One steht mit einer rein funktionalen Betrachtung auf dem dritten

und letzten Platz. In der getesteten Version 9.0 können Masken nur aufwändig und

beschränkt angepasst werden. Die Bedienung und Usability ist zwar übersichtlicher

als bei SHCware, aber auch von der Schnelligkeit und Ergonomie mit APplus nicht zu

vergleichen. Abbildung 4.4 zeigt die Auftragserfassungsmaske, die sich in einem eigenen

Fenster öffnet, im Hintergrund erkennt man Teile des Dashboards. Des Weiteren ist in

SAP Business One in der Version 9.0 keine Kassenlösung integriert. Es müsste hier

die manuelle Registrierkasse weiterverwendet und ein Rechnungsbeleg auf DIN A4

ausgedruckt werden. Eine elektronische Schnittstelle zu einer Kasse mit Bondrucker

ist nicht vorhanden. Auch die integrierte Finanzbuchhaltung hat Schwächen. Beispiels-

weise ist keine integrierte Bankenabwicklung über eine HBCI-Schnittstelle integriert,

jedoch können zumindest Kontoauszüge digital eingelesen und weiterverarbeitet werden.

Übersichtlich sind wiederum die Dashboards, die sich automatisch beim Programmstart

öffnen und die anstehenden Aufgaben anzeigen. So wird eine Übersicht über offene

Lieferungen, offene Bestellungen, offene Rechnungen und bestverkaufte Artikelgrup-

pen problemlos gewonnen. Zu jeder Abteilung im Unternehmen gibt es vorgefertigte

Dashboards mit den wichtigsten Unternehmensdaten. Über ein Dashboard werden

die verknüpften Belege und Funktionen aufgerufen, sowie die kritischen Abläufe farbig

dargestellt.

4.3.4. Entscheidung und weiteres Vorgehen

Neben dem Deckungsgrad der funktionalen Anforderungen spielten die nicht-funktionalen

Kriterien eine entscheidende Rolle. Diese sind im zweiten Teil der Auswertung in Tabelle

4.2 zusammengefasst. Einen hohen Stellenwert genießt hierbei die Reputation des ERP-

Systems und des Anbieters. „Das Marketing und der Vertriebseffekt sind gegenüber

Kunden und Geschäftspartnern von hoher Bedeutung“, so der Geschäftsführer der Fa.

Rücker. Ein weiterer Punkt in der nicht-funktionalen Anforderung ist die Zukunftsfähigkeit

des Systems. Es ist wichtig, dass es auch noch in zehn Jahren Support und Updates

gibt. Deshalb wird geprüft, ob der ERP-Partner zukunftsfähig aufgestellt ist. Ebenfalls

4.3. Auswahl von ERP-Systemen

Abbildung 4.4.: SAP Business One 6mit Auftragserfassungsmaske im Vordergrund

4. Konzeption

wichtig ist es, dass die Entwickler und Projektmanager des Softwarehauses Erfahrung im

KFZ-Teilebereich mitbringen und vor allem auch gut zum Projektteam der Fa. Rücker pas-

sen. Es muss ebenfalls abgewägt werden, ob ein hochwertiger Telefonsupport geboten

wird, oder ob das Systemhaus gewechselt werden kann, wenn man mit dem Team nicht

zufrieden ist. All das wird im zweiten Teil der Auswertungstabelle in Abschnitt B.2 erörtert.

Im Rahmen dieser Fallstudie konnte festgehalten werden, dass diese nicht-funktionalen

Anforderungen der Geschäftsführung von Rücker sehr wichtig sind. Mit 100 Gewich-

tungspunkten (siehe Tabelle 4.1) für die funktionalen Anforderungen, bestechen die

nicht-funktionalen Anforderungen mit 70 Punkten. Die nicht-funktionalen Anforderungen

sind deshalb von hoher Bedeutung, da diese beim aktuellen System in großem Maße

nicht erfüllt sind. Beispielsweise ist beim bisher eingesetzten OpusWare ERP-Programm

der Support beschränkt auf eine Person. Gekennzeichnet von der bisherigen Erfahrung

legt die Geschäftsführung von Rücker Wert darauf, dass das ERP-System von mehreren

Softwarepartnern administriert werden kann. Außerdem wird Wert darauf gelegt auf

ausreichend Kapital und Zuverlässigkeit des Partners, damit ein langjähriger Support

gewährleistet ist. Damit fiel SHCware aus der Auswahl heraus, da SHC ein kleineres

Softwarehaus ist, in dem es die letzten Jahre keine Aktualisierungen im großen Umfang

gab. Bei den verbleibenden beiden ERP-Systemen SAP Business One und Assecco

APplus stellte die Geschäftsführung die Reputation von SAP in den Vordergrund. Zu-

sätzlich steht für eine Einführung das Systemhaus WUD aus Kirchhheim unter Teck, das

SAP Business One als Partner vertreibt, zur Verfügung. Niemand außer der Firma WUD

hat sich in die Anforderungsliste so detailliert eingearbeitet und das Lastenheft derart

akribisch durchgearbeitet wie die Firma WUD. Dieses Gesamtpaket aus funktionaler

und nicht-funktionaler Bewertung bestärkte die Geschäftsführung in der Entscheidung

das SAP Business One ERP-System bei der Firma Rücker einzuführen.

Im Anschluss wurde die Entscheidung, wie in Abschnitt 2.4.6 beschrieben, mit einem

Rechtsanwalt vertraglich manifestiert und Auftragsbedingungen und Projekteckdaten

festgehalten. Dazu gehören Haftungsfragen durch Fehler der Software, terminliche

Eckdaten mit dem Fertigstellungsdatum, Entschädigungszahlungen bei fehlerhafter

4.4. Zukünftige IT-Landschaft

Einführung oder Terminverzug und natürlich die funktionalen Anforderungen, die in

einem detaillierten Pflichtenheft auf Grundlage des bereits existierenden Lastenheftes

dokumentiert werden mussten. In weiteren Workshops wurde dann das exakte Vorgehen

erarbeitet und im Detail abgeklärt, inwieweit die Soll-Prozesse in Übereindeckung mit

SAP Business One gebracht werden könnnen (siehe Kapitel 5).

4.4. Zukünftige IT-Landschaft

Durch die Entscheidung für das ERP-System SAP Business One, haben sich die An-

forderungen gegenüber den geplanten Anforderungen an die IT-Infrastruktur (siehe

Abschnitt 3.2.1) marginal geändert. Die Anmeldung an den SAP Business One Clients

wird durch die Windows Domänenstruktur gesteuert. Mittels Windows Remotedesktop-

verbindung kann von den Niederlassungen aus auf den Terminal-Server in der Zentrale

in Heilbronn zugegriffen werden. In SAP Business One ist über die Software ESTOS ein

CTI-Server vorhanden, der über die TAPI-Schnittstelle auf jede TAPI-fähige Telefonanla-

ge zugreifen kann.

Ein nennenswerter Unterschied zur bisherigen Planung besteht darin, dass für SAP

Busines One ein dedizierter Server für ein Datenbanksystem verwendet werden muss.

Rücker hat sich dabei für SAP Business One for HANA entschieden. HANA ist eine In-

Memory-Datenbank und Eigenentwicklung von SAP. In Abbildung 4.6 ist die Architektur

im SAP Umfeld dargestellt. Neben der in relationalen Datenbank-Systemen anzutreffen-

den zeilenbasierten Speicherweise, nutzt SAP HANA eine Mischung aus zeilen- und

spaltenweiser Datenablage. Das Datenbanksystem befindet sich im Arbeitsspeicher und

der sehr schnelle CPU-Cache wird in großem Maße verwendet. HANA läuft nur auf zerti-

fizierter Hardware mit eigens zertifiziertem Arbeitsspeicher und nur speziellen CPUs mit

großem Cache. In kurzen Abständen wird regelmäßig ein Snapshot des RAM-Inhaltes

auf die Festplatten geschrieben, so dass bei einem Stromausfall im schlechtesten Fall

nur ein Datenverlust von wenigen Sekunden besteht. Eine separate zertifizierte USV

3Unterbrechungsfreie Stromversorgung

4. Konzeption

ist deshalb vorgeschrieben.4

Durch die Verwendung der durchdachten Datenbanktechnologie und dem Ersatz der

Festplatten durch den schnelleren Arbeitsspeicher ergeben sich laut [

Tri12

] spürbare

Vorteile in der Performanz. Gerade in Business-Intelligence und Analyse Werkzeugen

würde der Vorteil durch die Schnelligkeit in großem Maße spürbar. Sämtliche Funktionen

wie das SAP Business One Integration Framework oder Mobilanwendungen setzten

letztendlich auf der HANA Datenbank auf und bieten ein Interface zur Anbindung eigener

Anpassungen, siehe Abbildung 4.5. Ein separater Server wird für das ERP-System nicht

mehr benötigt.

Abbildung 4.5.:

Möglichkeiten des Zugriffs auf die SAP HANA Datenbank mittels ver-

schiedener Schnittstellen, aus [Tri12].

4Vgl. [Tri12].

4.4. Zukünftige IT-Landschaft

Abbildung 4.6.: SAP HANA Architektur nach [Cub15]

Umsetzung

Nach der Auswahl des ERP-Systems SAP Business One und dem Abgleich mit den

Anforderungen aus dem Lastenheft wird in diesem Kapitel die Umsetzung der Soll-

Prozesse mit dem ERP-System erläutert, siehe Abbildung 5.1. So wird an erster Stelle

überprüft, welche Prozesse und Funktionen mit dem Standard des ERP-Systems umge-

setzt werden können, welche nachimplementiert werden müssen und welche Funktionen

auf Grund von mangelnder Wirtschaftlichkeit weggelassen werden müssen oder in einer

anderen Weise umgesetzt werden können. Dabei spielen die finanziellen wie auch

zeitlichen Faktoren die entscheidende Rolle. Nur Funktionen, die sich später auch amor-

tisieren und einen hohen Mehrwert bringen, werden kostenintensiv nachimplementiert.

Dieses Kapitel lehnt sich hierbei an das Vorgehen aus Abbildung 2.8 auf Seite 24 an.

Ist die Entscheidung für ein ERP-System getroffen, wird seitens des SAP-Partners

ein Pflichtenheft erstellt, das sich nahe dem Lastenheft orientiert und die tatsächliche

5. Umsetzung

1wBEinleitung

2wBGrundlagen

3wBAnforderungsanalyse

4wBKonzeption

•

5.1wBEinkauf

undBBeschaffung

•

5.2w

Verkaufsprozess

•

5.5wBChangeBManagement

5wBUmsetzung

6wBBewertung

7wBFazit

Anhang

Abbildung 5.1.: Inhaltsverzeichnis Umsetzung

Umsetzung im Detail enthält. Dieses Pflichtenheft ist Vertragsgrundlage für die spätere

Abnahme und ist in Abschnitt 2.4.8 erläutert.

Die Umsetzbarkeit der Anforderungen wird hierbei in Workshops besprochen (siehe

Abschnitt 2.4.7). So gab es im Rahmen dieser Fallstudie Workshops zur Finanzbuchhal-

tung, der Preisfindung, den logistischen Prozessen, zum Einkauf, zur Beleggestaltung-

und Nummerierung, der Tourenplanung, zu Benutzerrechten und Benutzergruppen, zur

Auftrags- und Retourenabwicklung, Planung der Schulungen und zur Fakturierung. In

diesen Workshops findet sich die Geschäftsleitung, die Projektleitung beider Seiten und

dementsprechend nach Thema die Abteilungsleiter und zuständigen Führungskräfte

zusammen.

Ist das Pflichtenheft vollständig, wird es von der Geschäftsführung unterzeichnet und es

beginnt die Phase der Umsetzung. Ist die Implementierung der Schnittstellen zu den

Lieferanten, der Preisfindung und die Anpassung bestimmter Funktionen beendet, läuft

die Testphase an, in welcher nach vorher festgelegten Testprotokollen alle Sonderfälle

getestet werden. In diesem Kapitel wird aus Gründen der Übersichtlichkeit nur auf die

5.1. Einkauf- und Beschaffung

Umsetzung der Prozesse aus der Anforderungsanalyse aus Abschnitt 3.2 eingegangen,

so dass sich diese Prozesse vom Lastenheft bis zur Umsetzung hin nachverfolgen

lassen. Ein kleiner Einschub mit der Anbindung des Webshops folgt bis schließlich das

Change Management mit den sich anschließenden Schulungen und der Organisation

für die Programmumstellung dieses Kapitel abschließt.

5.1. Einkauf- und Beschaffung

Bei der Auswahl der ERP-Systeme wurde sehr viel Wert auf die Umsetzbarkeit der in der

Anforderungsanalyse in Kapitel 3 beschriebenen Prozesse und Funktionen gelegt. Somit

müssen die optimierten Prozesse aus dem Soll-Zustand (siehe Abschnitt 3.2), nur in

geringem Maße für SAP Business One angepasst werden. Wie in der Beschreibung des

Soll-Zustandes erläutert soll die Disposition und Bestellung in großen Teilen automatisch

durch periodische Dispositionsläufe im ERP-System erfolgen. Bevor jedoch das ERP-

System automatisierte Bestellungen abschicken kann, bedarf es der Implementierung

von Web-Schnittstellen zu den Lieferanten. Danach wird die automatisierte Disposition

erläutert und nachfolgend die automatische Bestellung beim Lieferanten beschrieben.

Wie im letzten Teil dieses Abschnittes aufgezeigt, kann jeder Mitarbeiter jedoch weiterhin

manuell bestellen.

5.1.1. Elektronische Lieferantenanbindung

Zur automatischen Bestellung bei Lieferanten braucht es Schnittstellen zu jedem grö-

ßeren Lieferanten, über welche die Informationen zum Preis und der Verfügbarkeit

jedes Artikels abgerufen werden können und der Bestellauftrag übergeben werden kann.

Insgesamt müssen sechs Lieferanten über vier verschiedene Schnittstellen angebunden

werden.

Im folgenden wird zur Veranschaulichung exemplarisch die Schnittstelle mit der Be-

zeichnung „partego2 Webservice“ zur Firma Stahlgruber vorgestellt, (vgl. Abbildung 5.2).

5. Umsetzung

Mittels eines Webserviceaufrufs mit Authentifizierung (Kundennummer, Passwort und

Kundenname) können folgende Informationen abgerufen oder übermittelt werden:

•Anfrage von Artikelinformationen (komplett)

•Anfrage von Artikelinformationen (detailliert)

•Warenkorbübergabe zur direkten Bestellung

•Warenkorbübergabe und Online über Kundenportal bestellen

•Abfrage der getätigten Aufträge

•Abfrage der Kundenoptionen

Auf Seiten von SAP Business One wird der Webservice mittels des SAP Business One

Integration Frameworks konfiguriert. Das Integration Framework ist in SAP Business

One enthalten und kann nativ mit Webservices umgehen, so dass sich der Programmier-

aufwand in Grenzen hält. Eine Tabelle und die zugehörige XML-Struktur über welche

Artikelinformationen abgerufen werden können findet sich im Anhang A. Sind diese

Schnittstellen erfolgreich implementiert und getestet worden, kann die automatische La-

gerbedarfsplanung im nächsten Abschnitt nach einem bestimmten temporalen Regelsatz

Bestellungen absenden.

5.1.2. Automatische Lagerbedarfsplanung

Wie in Abbildung 3.11(Bestellschranken) auf Seite 55 beschrieben, soll SAP Business

One den Lagerbedarf automatisch ermitteln und danach einen Dispositionsvorschlag

erzeugen, der von dem automatisierten Bestell-Job abgeholt, verarbeitet und über die

Bestellschnittstellen den Lieferanten übergeben wird. Die zugehörige Abbildung 3.10

des Einkaufs-und Beschaffungsprozesses findet sich auf Seite 54.

5.1.3. Automatische Disposition

SAP Business One bietet eine automatische Disposition, die konfiguriert werden kann.

Mittels des SQL-Interfaces für das Datenbankmanagement-System HANA kann so eine

5.1. Einkauf- und Beschaffung

Abbildung 5.2.:

Ablauf von Artikel-, Preis- und Verfügbarkeitsinformationen über einen

Webservice von Stahlgruber (Partego2), nach [aba13].

5. Umsetzung

„Stored Procedure“ in HANA angelegt werden, die die Bestellschranken aus Abbildung

3.11 berücksichtigt. Zu festgelegten Intervallen wird diese mittels eines Timers aufge-

rufen und der Lagerbestand mit den Bestellschranken verglichen. Mit Hilfe des SAP

Business One User Interface API (siehe Abbildung 5.3), kann nun auf die SAP Business

One Server Tools zugegriffen werden und dort für jeden fehlenden Artikel ein offener

Bestellauftrag erstellt werden. Hinter jeder Artikelgruppe muss somit einmal ein Lieferant

mit Bestellschnittstelle hinterlegt werden, für welchen dann der Bestellvorschlag automa-

tisch erstellt wird (siehe Abbildung 5.4). Ist die Prüfung der Artikelverfügbarkeit über die

Bestellschnittstelle negativ, wird bei einem weiteren Lieferanten nachgefragt und sonst

eine Meldung an den zuständigen Disponenten mit einem Fehler ausgegeben. Dieser

offene Bestellauftrag wird nun vom automatischen Wareneinkauf aus dem nächsten

Abschnitt aufgegriffen und beim Lieferanten bestellt.

Abbildung 5.3.:

Softwarebausteine zur Konfiguration von SAP Business One, nach

[May13].

5.1. Einkauf- und Beschaffung

5.1.4. Automatischer Wareneinkauf

Die offenen Bestellaufträge (siehe Abschnitt 5.1.3) werden anschließend vom Waren-

einkauf aufgegriffen. Wie auch bei der Disposition ist diese Aufgabe automatisiert. In

SAP Business One existiert hierfür ein Beschaffungsassistent für Kundenaufträge, der

sich periodisch starten lässt und mittels „SAP Business One Server Tools“ (siehe Ab-

bildung 5.3) automatisch starten und konfigurieren lässt. So wird über die hinterlegten

Schnittstellen (siehe Abschnitt 5.1.1) automatisch eine Bestellung abgeschickt.

Abbildung 5.4.: Offener Bestellauftrag in SAP Business One

5. Umsetzung

5.1.5. Manueller Wareneinkauf

Neben den täglichen Bestellungen bei Lieferanten, die automatisch verschickt werden,

gibt es auch manuelle Bestellungen von Saisonware oder Lagervorschlägen aus der

Industrie (siehe Abschnitt 3.2.1). Zudem werden häufig Massenartikel bestellt, deren

Bestellung auch manuell gebucht wird. Manuelle Bestellungen können über einen

Beschaffungsassistenten oder eine ganz gewöhnliche Bestellung getätigt werden. Sie

werden an die Disposition weitergeleitet, die sich dann automatisch beim hinterlegten

Lieferanten bestellt. Die in Abschnitt 3.2.1 vorgestellte Materialbedarfsplanung kann

direkt schon durch SAP Business One abgebildet werden. So ist es mit Hilfe des in

SAP Business One integrierten „Materialbedarfsplanungs-Assistenten“ möglich, eine

Vorschau auf saisonale Artikelbedarfe generieren zu können (siehe Abbildung 5.5). SAP

Business One greift hierzu auf die letzten Perioden, die man zuvor konfigurieren kann,

zurück und plant anhand dieser Daten nach einem Algorithmus, wann welcher Artikel

mit welcher Stückzahl bestellt werden muss. Diese Bestellungen werden wiederum an

die Disposition übergeben, die automatisch bestellt werden (siehe Abschnitt 5.1.4).

Abbildung 5.5.: Materialbedarfsplanungs-Assistent in SAP Business One

5.2. Verkaufsprozess

In den letzten Abschnitten wurde der Einkaufs- und Beschaffungsprozess beschrie-

ben, hauptsächlich ausgehend vom Lagerbestand oder dem Materialbedarfsplanungs-

Assistenten. Der größte Teil von Bestellungen bei Lieferanten wird jedoch durch Kun-

denaufträge ausgelöst und

just-in-time

beim Lieferanten durch den automatisierten

Einkauf bestellt. Die Umsetzung von zwei Prozessen, die grundlegend im Vergleich zum

Ist-Zustand (siehe Abschnitt 3.1.4 und Abbildung 3.15) optimiert wurden, werden nun

vorgestellt.

5.2.1. Telefonverkauf

Im Telefonverkauf ergibt sich durch die Einführung von SAP Business One ein hohes

realisiertes Optimierungspotenzial. Wie in Abschnitt 3.2.1 beschrieben, bekommt der

Mitarbeiter beim Anruf schon im Fenster des TAPI-Telefonprogrammes den Namen

des Anrufers angezeigt (siehe Abbildung 5.6). Er hat nun mit den Symbolen von links

nach rechts die Möglichkeit, sich den Geschäftspartner-Stamm anzeigen zu lassen,

einen neuen Auftrag anzulegen, ein neues Angebot oder eine Aktivität zum Telefonat

anzulegen. Über die Geschäftspartner-Stammdaten (siehe Abbildung 5.7), ist es dann

mit einem weiteren Klick auf die gelben Pfeile rechts oben möglich, offene Aufträge,

offene Rechnungen und offene Lieferungen einsehen sowie dem Kunden Auskunft dazu

erteilen zu können. Die Service-Qualtiät am Telefon verbessert sich hiermit enorm.

Verfolgt man die Auftragsannahme (siehe Abbildung 3.15) so erfolgt nach der Annahme

des Telefongespräches das Öffnen der Auftragsmaske in SAP Business One und danach

wiederum das Öffnen des WebElekat Teilekataloges zur Auswahl des Fahrzeuges und

des dazugehörigen passenden Ersatzteiles. Ist der Kunde in der SAP Business One

Auftragsmaske ausgewählt, kann mit einem Klick auf die WebElekat Schaltfläche der

WebElekat-Teilekatalog im Browser geöffnet werden.

5. Umsetzung

Schon im WebElekat kann der Mitarbeiter durch die grafische Verfügbarkeitsanzeige

mit Ampeln (siehe Abbildung 3.17) dem Kunden über die Verfügbarkeit der Artikel

Auskunft geben. Der Mitarbeiter kann nun, wie im BPMN-Diagramm in Abbildung 3.15

auf Seite 59 alle notwendigen Teile in den Warenkorb des WebElekat legen und mit

einem Klick auf die Schaltfläche „Ü“ zurück in die SAP Auftragsmaske übernehmen.

SAP Business One nimmt die Daten vom Browser entgegen und übergibt sie einer SAP

Prozedur, die wiederum Zeile für Zeile die Auftragsdaten in die SAP Auftragsmaske

einfügt. Neben den Artikeln werden auch Metadaten, z.B. Modell und Hersteller des

Fahrzeuges, an SAP übermittelt. Diese Metadaten werden dem Auftrag hinzugefügt, im

späteren Prozess auf dem Lieferschein abgedruckt und erleichtern der Werkstatt das

Zuordnen der Teile aus dem Bestellprozess zu den Fahrzeugen. Für den Mitarbeiter ist

nun der Auftrag beendet. Er speichert abschließend den Auftrag ab, der dann wiederum

durch die automatische Disposition bearbeitet und mittels des automatischen Einkaufs-

und Beschaffungsprozesses bestellt wird. Neben der telefonischen Bestellung kann ein

Kunde aber auch wie folgt selbst über den WebElekat online KFZ-Teile bestellen.

Abbildung 5.6.: TAPI Software ESTOS für den Telefonverkauf

5.2.2. Anbindung des Web-Shops

Neben der telefonischen Bestellung bei Rücker hat der Kunde nun auch die Möglichkeit,

über den Online-Teilekatalog WebElekat Teile herauszusuchen, den Bestand und Preis

zu überprüfen und zu bestellen. Möglich macht dies der sogenannte CoSy-Server

der zentral bei Rücker positioniert ist. Die grafische Oberfläche des WebElekat und die

Fahrzeug/Teilezuordnung sind auf einem externen Server positioniert (siehe Abbildung

1CoSy = Carat-Order-System, Carat-Bestellsystem.

5.2. Verkaufsprozess

Abbildung 5.7.: Geschäftspartner Stammdaten in SAP Business One.

5.9). Meldet sich der Kunde im WebElekat online an, wird die Anmeldung über CoSy,

auf welchem die Kundendaten hinterlegt sind, überprüft und jede Interaktion an den

CoSy-Server bei Rücker weitergeleitet. So wird bei jedem Aufruf eines Ersatzteiles der

Preis und die Verfügbarkeit über den CoSy-Server am SAP Business One nachgefragt.

Die Rückmeldung über Verfügarkeit und Preis wird daraufhin wieder im WebElekat

dargestellt. Über die identischen Schnittstellen werden letztlich auch Bestellungen über-

tragen.

Neben der Bestellung über den WebElekat, die aktuell schon bei Kunden in Betrieb ist

und umgesetzt wurde, müssen die Prozesse durch Veränderungen im organisatorischen

Bereich bei Rücker manifestiert werden.

5. Umsetzung

Abbildung 5.8.: WebElekat - Warenkorbansicht aus Kundenperspektive.

Internet Internet

WebElekat CoSy „Pförtner“

Kunde

CARAT

Unternehmensgruppe

Karl Rücker Kraftfahrzeugteile

GmbH & Co.

SAP Business One

Web-GUI

https XML XML-Schnittstelle

Abbildung 5.9.: Schnittstellen zwischen CoSy, WebElekat und SAP Business One.

100

5.3. Change Management

Nachdem in den vorherigen Abschnitten die technische Umsetzung der Anforderungen

mit SAP Business One dargelegt wurden, folgen nun nach Abschnitt 2.4 das Go-Live

und die Mitarbeiterschulungen. Zur Umsetzung des konfigurierten ERP-Systems mit

dem Mitarbeiterteam bedarf es einer strukturierten Vorgehensweise. Unter Change

Management

versteht man eine Sammlung von organisatorischen Maßnahmen und

Tätigkeiten um Veränderungen in einem Unternehmen durchzusetzen und zu pflegen.

Change Management beinhaltet dreierlei Abschnitte: Diagnose der Veränderungen,

bereit sein für die Veränderungen, Implementierung der Änderungen und Pflege der

Änderungen.3

Auf Grundlage der Prozesse leiten sich alle Änderungen, neue Tätigkeiten, organisa-

torische Zuordnungen, Kompetenzen und Verhaltensweisen ab.

Die Handlungsanwei-

sungen müssen rollenspezifisch nach Organisationseinheiten zusammengefasst und

danach die Schulungen ausgerichtet werden. Nach [

Gat01

] gibt eine solche Handlungs-

anweisung dem Mitarbeiter nach kurzer Zeit der Unsicherheit ein gewisses Maß an

persönlicher Sicherheit zurück, da die Veränderungen schriftlich vor ihm liegen. Neben

den Handlungsanweisungen sind auch Trainingspläne sowie Arbeitsplatz- und Prozess-

beschreibungen Mittel des Change Managements. Einen Hauptbestandteil bilden die

Mitarbeiterschulungen, welche mittels der Trainingspläne durchgeführt werden.

5.3.1. Mitarbeiterschulung

Die Mitarbeiterschulungen finden im Projekt im dritten Quartal 2015 statt, zu diesem

Zeitpunkt sollten die Anpassungen erfolgreich umgesetzt und getestet worden sein.

Vor den Schulungen muss zuerst eine exakte Mitarbeiter- und Rollenstruktur in Bezug

auf das SAP Business One hergestellt und Handlungsanweisungen erarbeitet werden.

Danach werden die Mitarbeiter pro Niederlassung in zwei Gruppen unterteilt und immer

2dt. Veränderungsmanagement

3Vgl. [CPL14].

4(Vgl. [Gat01, S. 22].

101

5. Umsetzung

eine Gruppe geschult, während die andere Gruppe ihrem Tagesgeschäft nachgeht.

Nach diesen ersten Schulungen, welche das Gesamtbild des SAP Business One mit

Funktionalitäten, Belegabfolgen und der Bedienung nach Mitarbeiterrollen präsentie-

ren und an PCs schulen, folgen weitere Einzelschulungen an den Arbeitsplätzen der

jeweiligen Mitarbeiter. Sobald der Go-Live Termin kurz bevor steht, werden parallel zum

bestehenden OpusWare-ERP-System alle Handlungen auch in der Testdatenbank von

SAP Business One vorgenommen.

5.3.2. Go-Live

Nach den Mitarbeiterschulungen folgt der Go-Live Termin, der im September 2015

stattfinden soll. Um auf ein ERP-System umzustellen gibt es laut [

Nea15

] mehrere

Einführungspraktiken:

1. Big Bang: Einführung innerhalb eines Tages.

2. Phasenorientiertes Roll-Out

: Der Wechsel geschieht in mehreren Phasen über

eine gewisse Zeit. Die Benutzer wechseln das System in mehreren Schritten.

3. Parallele Einführung

: Das Altsystem und das neue ERP-System laufen parallel

zur gleichen Zeit. Benutzer lernen das neue System während sie parallel das alte

System bedienen.

Nach [

Nea15

] haben sich laut einer nicht repräsentativen Studie von 45 Unternehmen,

die vor kurzem ein ERP-System eingeführt hatten 38 % für die Variante Big Bang,

40% für ein phasenorientieres Roll-Out, 9 % für eine parallele Anpassung und die

restlichen 13% für Kombinationen aus beiden entschieden. Auf die Antwort, ob die

Implementierung ein Erfolg war, antworteten 88% mit „ja“. Bei 12 % gab es demnach

Schwierigkeiten in der Organisation des Go-Live Termins. Im Folgenden werden die

Methoden und ihre Risiken kurz aufgeführt.

102

5.3. Change Management

Big Bang

Beim „Big Bang“ erfolgt die Umstellung an einem einzigen Tag, meist unternehmensweit.

Alle Module und Programme werden vorher unter Last getestet und sämtliche Vorarbeit,

wie z.B. Inventur oder ein Hardware Test vorher geprüft. Nach der letzten Buchung im

Altsystem wird auf das neue ERP-System umgestellt und alle Aufträge und Buchungen

nur noch darin geführt.

Diese Einführungspraxis ist jedoch sehr risikobehaftet. Es gibt immer Risikofaktoren

und Fehlerquellen, die schlecht einzuschätzen sind. Neben den Risikofaktoren bei

der Umstellung haben auch Mitarbeiter weniger Zeit sich im Live-Betrieb mit dem

System auseinanderzusetzen. Neben der kürzeren Einführungszeit und daher weniger

Kosten bietet diese Möglichkeit jedoch auch den Vorteil, dass die Mitarbeiter nur für das

Arbeiten im neuen ERP-System geschult werden müssen und nicht auch noch für die

parallele Arbeit mit dem Altsystem. Zudem steigt die Konzentration der Mitarbeiter bei

der Einführung und jede kleine Handlung wird sorgsam mit den Arbeitsanweisungen

verglichen.

Phasenorientiertes Roll-Out

Beim „Phasenorientierten Roll-Out“ wird ein ERP-System schrittweise eingeführt. Dabei

unterscheidet man nach [

Nea15

] zwischen der schrittweisen Einführung nach Modulen,

der Einführung nach Abteilungen oder der Einführung nach geografischen Gegebenhei-

ten, wie unterschiedlichen Niederlassungen. So wird in kleinen aufeinanderfolgenden

Schritten das ERP-System nach festgelegtem Muster eingeführt.

Egal welche dieser drei Varianten gewählt wird, gibt es bei zentralen ERP-Systemen

immer die Schwierigkeit, dass bestimmte Daten noch im Altsystem und andere bereits

im neuen ERP-System vorhanden sind. Zur Auswertung und Finanzbuchhaltung muss

deshalb auf Daten im Altsystem zugegriffen werden. Die konsistente Datenhaltung ist

mit hohem Organisationsaufwand verbunden. Im Vergleich zu der Big Bang-Variante

103

5. Umsetzung

erstreckt sich die Einführung über einen längeren Zeitraum, erfordert höhere Kosten

und zieht die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter nicht so sehr auf sich wie eine punktuelle

Einführung bei Big Bang. Vorteilhaft für die weiteren Einführungsschritte ist hingegen der

Erfahrungsschatz, der bei der ersten schrittweisen Einführung gesammelt werden kann.

Es wird deutlich, welche Mitarbeiter noch Schwierigkeiten haben und auf welche bei

dem nächsten Einführungsschritt mehr eingegangen werden muss. Auch Mitarbeiter, die

verglichen mit Big Bang am Tage der Einführung nicht anwesend sein können, haben

bei dieser Einführungspraxis immer noch die Möglichkeit mitzukommen. Es gibt zudem

Mitarbeitern mehr Zeit, sich mit dem neuen ERP-System vertraut zu machen und die

Bedienung in der Praxis zu vertiefen.

Parallele Einführung

Die „Parallele Einführung“ eines ERP-Systems ist die am wenigsten risikobehaftete

Einführungspraxis. So wird das alte ERP-System eine gewisse Zeit zusammen mit

dem neuen ERP-System betrieben und jede Transaktion und Buchung in beiden Syste-

men parallel durchgeführt. Sind diese Phasen erfolgreich, wird das Altsystem für neue

Transaktionen gesperrt und es können dort nur noch alte Transaktion nachgesehen

werden. Die Parallele Einführung versteht sich somit als Mittelweg zwischen der Big

Bang Einführungspraxis und dem Phasenorientierten Roll-Out.

Die Einführung dauert länger als bei Big Bang, ist jedoch kürzer als beim Phasenorientier-

ten Roll-Out. Auch die Mitarbeiter haben viel mehr Zeit sich auf das neue ERP-System

einzustellen als bei Big Bang und erlangen damit Sicherheit bei der täglichen Arbeit.

Dagegen sind die Kosten bei einer parallelen Einführung die höchsten im Vergleich zu

den beiden anderen Einführungspraktiken.

. Es ist nicht effektiv, dass Mitarbeiter sämt-

liche Buchungen und Transaktionen in beiden ERP-System ausführen. Dies hat zum

Nachteil, dass Kunden beispielsweise beim Telefon- oder Barverkauf warten müssten

bis ein Mitarbeiter alle Daten in zwei Systeme eingegeben und zwei Lieferscheine aus

unterschiedlichen ERP-System ausgedruckt hat.

5Vgl. [Nea15]

104

5.3. Change Management

Entscheidung für eine Einführungspraxis

Betrachtet man die drei vorgestellten Einführungspraktiken hat jede dieser Vorgehens-

weisen bestimmte Vor- und Nachteile. Ziel ist es also SAP Business One zielgerichtet,

mit absehbaren Risiken, wenig Kosten und einem kurzen Zeitraum einführen zu können.

Im Hinblick auf Big Bang ist das Risiko zu hoch, dass Ware auf Grund von Bedien- oder

Systemfehlern nicht ausgeliefert werden kann. Bei einem Handelsunternehmen kann ein

Ausfall von wenigen Tagen große Auswirkungen auf die Kundenbeziehungen haben und

führt zudem zu einem Umsatzausfall. Bei SAP Business One ist die Finanzbuchhaltung

integriert und es werden somit sämtliche Buchungen in der Logistik direkt buchhalterisch

erfasst (siehe Abschnitt 4.3). Somit ist ein Phasenorientiertes Roll-Out schwierig zu

organisieren, da viele Buchungen von Hand nachgetragen werden müssten, würde man

zuerst das Logistikmodul einführen und nachgelagert erst die Finanzbuchhaltung.

Rücker entschied sich dazu das SAP Business One parallel in allen Niederlassungen

zusammen mit dem Altsystem zu betreiben. Jedoch kann aus genannten Gründen nicht

jede Transaktion doppelt geführt werden. Sind aber einmal weniger Kunden an der

Kasse oder gibt es weniger telefonische Bestellungen sind die Mitarbeiter angehalten die

letzten Aufträge, die sie gerade im OpusWare erfasst haben, nochmals im SAP Business

One einzutragen. Dies wird auch durch das Projektteam und eigens dafür geschulte

Mitarbeiter überprüft. Jeder Mitarbeiter muss einen gewissen Soll an Trainingstrans-

aktionen selbständig im SAP Business One durchgeführt haben, bevor produktiv auf

SAP Business One umgestellt werden kann. Sind alle Mitarbeiter gut geschult, wird an

drei hintereinander folgenden Tagen jeweils eine Niederlassung auf SAP Business One

umgestellt. An diesem Umstellungstag bleibt jeweils die umzustellende Niederlassung

geschlossen und es werden nur Lagerbestände korrigiert und Bestellungen für den

nächsten Tag bei Lieferanten über SAP Business One erstellt.

105

Bewertung

Das folgende Kapitel dient der Bewertung der ERP-Systemeinführung. Es wird zuerst

auf die Vor-und Nachteile des ERP-Systems eingegangen und danach bewertet, ob

die Soll-Prozesse auch in dem Umfang umgesetzt werden konnten, die gewünscht

waren. Letztendlich wird die Projektvorgehensweise betrachtet, beurteilt und daraus

Möglichkeiten für künftige Projekte vorgestellt. Das Inhaltsverzeichnis zu diesem Kapitel

findet sich unter Abbildung 6.1.

107

6. Bewertung

FS.Einleitung

2S.Grundlagen

3S.Anforderungsanalyse

4S.Konzeption

5S.Umsetzung

•

6wFS

Vor

und.Nachteile.der.Einführung.eines

neuen.ERP

Systems

•

6w2S.Optimierte.Prozesse

•

6w3S.Kosten

Nutzen

Analyse

•

6w4S.Projektvorgehensweise

6S.Bewertung

7S.Fazit

Anhang

Abbildung 6.1.: Inhaltsverzeichnis Bewertung

6.1. Vor- und Nachteile der Einführung eines neuen

ERP-Systems

Wie in Abschnitt 4.3 aufgeführt, hat SAP Business One einige Vor-und Nachteile, die auf

Grund der praktischen Erfahrung mit dem System näher beleuchtet werden. Dabei wird

nach Kriterien bewertet, die sich laut [

SD14

] in der Praxis bewährt haben. Neben dem

bisherigen Vergleich aus 4.3.3 werden weitere Kriterien angeführt.

6.1.1. Funktionale Anforderungen

SAP Business One bietet länderübergreifend eine Menge an Funktionen, die sich

automatisch nach Umstellung auf das jeweilige Land anpassen. So sind sämtliche Kon-

tenrahmen, steuerliche Besonderheiten, Zollabwicklungs-Schnittstellen und Währungen

für 42 Länder in 27 Sprachen

verfügbar. Auf Grund der länderübergreifenden Nutzung

bietet SAP Business One jedoch noch keine HBCI Bankenschnittstelle, die viele anderer

ERP-Systeme im Standard integriert haben. Dies ist dadurch geschuldet, dass die unter-

1Vgl. [SAP14].

108

6.1. Vor- und Nachteile der Einführung eines neuen ERP-Systems

stützten Länder sehr unterschiedliche Schnittstellen zur Zahlungsabwicklung aufweisen

und diese einzeln in jedem Land zertifiziert werden müssten. Fehlende Funktionen, wie

z.B. die ELSTER-Schnittstelle zur Übermittlung von steuerlichen Dokumenten an das

Finanzamt, können mittels kostenlosen Erweiterungen von SAP nachgerüstet werden.

Alle weiteren notwendigen Funktionen für Rücker konnten annähernd mit dem von SAP

Business One zur Verfügung gestellten DI-API

- und UI-API

-Schnittstelle in vertretba-

rem Aufwand konfiguriert werden. Mittels dieser beiden Schnittstellen ist es erfahrenen

Anwendern möglich, das ERP-System anzupassen und trotzdem in vollem Umfang

releasefähig zu bleiben ohne im eigentlichen Programm-Quellcode arbeiten zu müssen,

vgl. dazu Abbildung 5.3 auf Seite 94.

Eine MRP

- Funktion ist seit Version 9.0 enthalten, die zwar nicht den Umfang bietet

wie in anderen Systemen, dennoch ausreichend ist für die häufigsten Anwendungen

und sich ausreichend parametrisieren lässt. Mittels der XML-Schnittstellen konnten auch

die Bestell- und Artikelabfrage Schnittstellen zu den Lieferanten konfiguriert werden, so

dass auch in diesem Bereich die Funktionalität erfüllt ist. Mit der Version 9.0, welche

im Auswahlprozess betrachtet wurde, konnten Niederlassungs-Strukturen mit eigenen

Belegen nicht abgebildet werden. Dies ist auch mit der Version 9.1, die eingeführt wird,

behoben.

SAP Business One bietet zudem mittlerweile in der Version 9.1 auch eine Kassenlösung

an, die zur Zeit des Auswahlprozesses mit der Version 9.0 noch nicht vorhanden war.

Jedoch fehlt noch immer eine Web-Application, die alle Funktionen von SAP Business

One im Browswer abbildet. Die bisherige Web-Application ist in ihrer Funktionalität ein-

geschränkt und eher zur Auftragserfassung gedacht als zur vollumfänglichen Bedienung.

Data-Interface Application Programming Interface. Programmierschnittstelle für Daten-Manipulation in

SAP Business One.

User-Interface Application Programming Interface. Programmierschnittstelle für die Anpassung der

Nutzeroberfläche in SAP Business One.

4Material-Requirements-Planning, dt: Materialbedarfsplanung.

109

6. Bewertung

6.1.2. Usability

Ein kritischer Punkt von SAP Business One ist die Usability. In der Standardeinstel-

lung ist die Schrift der Eingabemasken sehr klein, in einer schlecht lesbaren Schriftart

und Tabellenzeilen heben sich nicht voneinander ab, sondern enthalten alle denselben

Hintergrund, so dass man gerne Zeilen verwechselt (siehe Abbildung 4.4 auf Seite

83.). Nahezu jeder Mitarbeiter hat sich nach dem ersten Arbeiten über die schwere

Lesbarkeit des zu kleinen Textes geäußert und das ERP-System nicht intuitiv bedienen

können. In der Version 9.1 hat sich die Usability im Vergleich zu vorher sogar noch in

großem Maße verschlechtert. So war in der Version 9.0 noch die Menüleiste mit farbigen

Symbolen versehen. In der Version 9.1 ist jedoch die komplette Menüleiste ausgetauscht

worden und besteht nun aus monochromen Symbolen, die sich in der Ansicht auf einem

Full-HD Bildschirm nur durch genaues Hinsehen voneinander unterscheiden lassen

(siehe Abbildung 4.4).

Wie erwähnt, lässt sich SAP Business One nicht sonderlich intuitiv bedienen. So hat

beispielsweise die Stammdatenmaske für Geschäftspartner zwei mögliche Ansichten.

Einmal kann man nach einem Geschäftspartner suchen und in der gleichen Maske auch

einen neuen Geschäftspartner anlegen. SAP Business One zeigt dem Benutzer nicht

übersichtlich an, ob er sich nun in der Einfügen-Funktion einer Maske oder in der Such-

Funktion einer Maske befindet, was oftmals zu Schwierigkeiten und Fehlern geführt hat.

Das, oft unbewusste, Betätigen der Escape-Taste auf der Tastatur führt beispielsweise

dazu, dass sich das geöffnete Fenster schließt und sämtliche erfassten Daten ohne

Nachfragen löscht. Nur durch Wissen von bestimmten Tastenkombinationen, die man

immer neben dem Arbeitsplatz liegen hat, lassen sich Summen, das Tagesdatum, Fracht

und andere Eingaben einfügen, da es nicht immer Schaltflächen für alle Funktionen

gibt. Viele Funktionen sind hinter dem Kontextmenü des „Rechte-Maus-Klicks“ versteckt

und können weder durch ein Menü in der Menüleiste noch durch weitere Schaltflächen

aufgerufen werden. So lässt sich beispielsweise die Journalbuchungsvorschau nur durch

das Kontextmenü aus einem Beleg heraus öffnen.

110

6.1. Vor- und Nachteile der Einführung eines neuen ERP-Systems

Eine besonders hervorzuhebende Funktionalität ist der Verknüpfungsplan, der auch

in Abbildung 6.2 dargestellt ist. In jeder Belegmaske kann mit einem Rechtsklick der

Verknüpfungsplan angezeigt werden. Hier sind alle vorhergehenden und nachfolgenden

Belege ersichtlich. Außerdem gibt er Informationen dazu, ob der Beleg geschlossen ist

oder noch Punkte offen sind. Die Belege sind mit Links hinterlegt, so dass man direkt

die dahinterliegenden Belege öffnen und bearbeiten kann.

Abbildung 6.2.:

Screenshot aus SAP Business One. Ansicht des Verknüpfungsplans

aller miteinander verknüpfter Belege in SAP Business One.

SAP Business One bietet nützliche Assistenten, die einen mittels übersichtlicher Dialoge

zum Ziel führen. Es gibt jedoch hier aber noch ein hohes Optimierungspotenzial. Für die

Mitarbeiter ist das Öffnen zahlreicher hintereinanderliegender Fenster bei einem Aufruf

einer neuen Funktion verwirrend. So wurden beim ersten Testen mehr als fünf Fenster

hintereinander geöffnet. Danach haben Mitarbeiter wiederum eine Funktion aufgerufen

deren Fenster schon geöffnet war und nicht mehrmals geöffnet werden kann. Mit der

anschließenden rot-hinterlegten Fehlermeldung waren die Mitarbeiter „unbekannter

Fehler“ in der Statuszeile am unteren Bildschirmrand verunsichert und ratlos.

Doch SAP Business One bietet in der Version 9.1 in Sachen Usability auch Verbes-

serungen. So können jetzt mittels „Drag&Drop“ Eingabefelder und Schaltflächen pro

111

6. Bewertung

Eingabemaske nach Mitarbeiter oder Mitarbeiterrolle neu angeordnet werden. Es können

zudem auch weitere Schaltflächen oder Informationsfelder hinzugefügt werden. Nur ist

diese Funktion wiederum nicht ausgereift: Die verschobenen Felder rasten nicht ein,

Größenänderungen sind nicht schrittweise, sondern beliebig und auch das Verschieben

gelingt nicht ohne mehrmaliges Klicken.

Zusammengefasst lässt die Bedienung mit Navigation und Orientierung zu wünschen

übrig und ist unausgereifter als die Bedienung von konkurrierenden ERP-Systemen.

6.1.3. Effizienz

In Sachen Effizienz bietet SAP Business One durch die Bedienung mit Tastenkürzeln

einen hohen Mehrwert. Da sich die Menüstruktur individuell auf die Bedürfnisse des

einzelnen Benutzers anpassen lässt und sich unnötige Schaltflächen verstecken lassen,

ist das ERP-System effizient zu bedienen. Mit der nicht intuitiven Umschaltefunktion

in jeder Maske zwischen Suchen und Erfassen werden zwar zusätzliche Bedienfehler

generiert, die Effizienz in der Bedienung steigt dadurch jedoch auch nach einer gewis-

sen Zeit der Übung. Mittels vieler Tastenkürzel kann in jeder Auftragsmaske schnell

zwischen den Zeilen hin- und hergewechselt und auch Eingabefelder wie Lieferdatum

oder die Artikelliste schnell angesprungen werden. Auf Grund der Funktion viele Fenster

gemeinsam öffnen und nebeneinander anzeigen zu können, ist zeitgleich die Information

vieler Fenster, wie Kundenstammdaten und letzte Aufträge, ersichtlich.

Die Zeit, um eine Umsatzauswertung erstellen zu können, kann nach [

SD14

] für einen

Effizienztest herangezogen werden. Mittels insgesamt drei Klicks ist die voreingestellte

Umsatzauswertung des aktuellen Monats für alle Kunden über das Hauptmenü abrufbar.

Nach zwei Klicks öffnet sich schon die voreingestellte Umsatzauswertungsmaske, auf

welcher sich die Parameter zur Auswertung anpassen lassen. Eine grafische Ansicht

lässt sich zudem mit einem weiteren Klick noch öffnen und nach Wunsch die Daten

filtern und Ansichten konfigurieren. Ähnlich schnell lässt sich auch die Auswertung für

offene Aufträge anzeigen, deren Aufrufgeschwindigkeit auch ein Merkmal für Effizenz

112

6.1. Vor- und Nachteile der Einführung eines neuen ERP-Systems

darstellt.5

Dieser Fallstudie ergibt, dass insgesamt betrachtet SAP Business One im Tagesgeschäft

schnell zu bedienen ist und auch wichtige und oft aufgerufene Berichte in kurzer Zeit

liefert.

6.1.4. Flexibilität

Mit Flexibilität ist im ERP-System Kontext die Anpassbarkeit des ERP-Standards mit

Bordmitteln gemeint ohne zusätzlich Anpassungen über Implementierungen realisieren

zu müssen. Dazu gehört das Konfigurieren neuer Datenfelder oder Tabellen, anpass-

barer Dialogfelder, Menüstrukturen, individueller Abfragen, individueller Reports, neuer

Formularfelder, einer Workflow-Steuerung und die Einbindung externer Dokumente, vgl.

[SD14].

Wie in Abschnitt 6.1.1 aufgeführt, ist die Hinzunahme benutzerspezifischer Datenfelder

und Auswahltabellen leicht zu bewerkstelligen. In SAP Business One werden Tabellen

UDT

und Datenfelder UDF

genannt. Dialogfelder können hingegen nicht angepasst

werden und neue Dialoge auch nicht mit dem Standard erstellt werden, dazu bedarf es

eines tieferen Eingriffes ins System, das damit nicht mehr releasefähig bliebe. Formulare

und Belege hingegen können mit SAP Crystal Reports, dem SAP Formulardesigner,

erst nach einer Schulung und kleiner Trainingsphase angepasst werden. Vergleichbare

ERP-Systeme bieten leichter verständlichere Formulardesigner. SAP Crystal Reports

bietet jedoch den vollumfänglichen Zugriff auf die gesamte Datenbank und kann mittels

komplexer SQL abfragen auch aufwändige Berechnungen durchführen und diese dann

auf den Belegen aufdrucken. Es lassen sich nicht nur SAP-Belege abspeichern, sondern

jedes beliebige externe Dateiformat kann zu den Belegen hinzugefügt oder verlinkt

werden.

5Vgl. [SD14].

6UDT = User defined table dt: Benutzerdefinierte Tabelle.

7UDF = User defined field, dt: Benutzerdefiniertes Feld.

113

6. Bewertung

Nach den Kriterien aus [

SD14

] zum Thema Flexibilität ist SAP Business One ein flexibles

Programm, das nahezu alle Kriterien dazu erfüllt hat.

6.2. Optimierte Prozesse

Wie in Kapitel 5 beschrieben, gelang es nahezu alle fundamentalen Prozesse in der

Praxis mit SAP Business One umzusetzen. Dies wurde im speziellen durch die hohe

Flexibilität von SAP Business One und der Erfahrung des SAP Partners ermöglicht.

So konnten die Schnittstellen zu Lieferanten umgesetzt und damit auch die Funktion

der automatischen Bestellung realisiert werden. Es können nun die Artikel aus dem

Teilekatalog in die SAP Business One Auftragsmaske übergeben und zeitgleich der

Artikelbestand abgefragt werden. Außerdem gelang die Anbindung des Web-Elekat an

SAP Business One (siehe 5.2).

Jedoch sind diese Anpassungen derzeit in Testfällen vorhanden und müssen noch

durchgehend mit Testprotokollen verifiziert werden. Es steht damit noch nicht fest, ob die

derzeitige Konfiguration sich in der Praxis beweist. Bisher haben erst wenige Mitarbeiter

Zugriff auf SAP Business One und es kann noch keine Aussage darüber getroffen

werden, ob diese optimierten Prozesse nicht noch über die Schulungen verändert

werden müssen und ob sie sich in der Praxis und der täglichen Arbeit bewähren.

6.3. Kosten-Nutzen-Analyse

Auf Grund des derzeitigen Projektstandes kann noch keine qualifizierte Aussage über

das Kosten-Nutzen-Verhältnis aufgestellt werden. Nach Abschnitt 2.3 wurden vor dem

ERP-Auswahl Prozess Gesamtkosten von 250.000 EURO für das Projekt veranschlagt,

die erforderliche Hardware ausgeschlossen. Bisher ist abzusehen, dass die veranschlag-

ten Gesamtkosten bis zum Go-Live Termin überschritten werden. Allerdings waren vor

der ERP-Auswahl die Lizenzpreise für SAP noch nicht bekannt, die schon die Hälfte der

veranschlagten Projektsumme für sich beansprucht haben. SAP Business One ist eines

114

6.3. Kosten-Nutzen-Analyse

der kostenintensivsten ERP-Systeme

für den Mittelstand am Markt und benötigt zudem

noch einen eigenen SAP-zertifizierten Server für die Datenbank mit separaten Lizenzen

(siehe Abschnitt 4.4).

Allerdings ist der ökonomische Mehrwert durch ein aktuelles ERP-System von gravie-

render Bedeutung. Erstmalig kann der Geschäftsführer tagesaktuelle Auswertungen

über einzelne Artikelgruppen erstellen, Kundenumsätze aktuell auswerten und vor allem

schnell eine Übersicht über offene Aufträge erhalten. Bisher musste hierzu seitenweise

Papier mit dem Nadeldrucker ausgedruckt und händisch mit Taschenrechner und Papier

Auswertungen selbst erstellt werden. Der Geschäftsführer erhält zu jeder Zeit mittels

Dashboards, Erinnerungen und Alarmen automatisch Informationen über sein Unterneh-

men und kann es somit auf Grund von aktuellen Unternehmenszahlen steuern. Dadurch

ergibt sich die Möglichkeit moderne Controlling-Prozesse einführen zu können, da nun

die erforderlichen Unternehmenszahlen vorhanden sind.

Mit der neu entwickelten Preisfindung gelingt es, aktuelle Preise und Rabatte im System

zu haben. So werden Einkaufs- und UVP-Preise9mittels der Lieferanten-Schnittstellen

sekundenaktuell abgefragt und damit die Verkaufspreise berechnet. Bisher konnte es

sein, dass Artikelpreise veraltet waren und hinterlegte Rabatte über Jahre hinweg nicht

mehr dem Markt entsprechend angepasst wurden. Es kam vor, dass Kundenkonditionen

zu bestimmten Artikelgruppen stark veraltet waren, der Kunde jedoch immer noch die

sehr guten Konditionen von vor mehreren Jahren bekommen hat, obwohl er mittlerweile

nur noch wenig bei Rücker bestellt. Ein Grund dafür war, dass Kundenkonditionen nicht

transparent hinterlegt und nur schwer im Programm zu ändern waren. Diese Transparenz

ist nun ein SAP Business One vorhanden und jede Kondition kann übersichtlich geändert

werden.

Neben der Preisfindung ist auch die Zeitersparnis ein großer Faktor. Mitarbeiter brau-

chen nun nicht mehr jeden Artikel beim Lieferanten telefonisch oder im Online-Shop

8Vgl. [SD14] für Lizenzkosten anderer ERP-Systeme.

9UVP = Unverbindlicher Verkaufspreis des Herstellers.

115

6. Bewertung

bestellen. Dies erledigt nun bei den Hauptlieferanten das ERP-System automatisch.

Der hohe zeitliche Vorteil dieser Prozessoptimierung kann erst erkannt werden, wenn

der Go-Live Termin nahekommt und jeder Mitarbeiter Übung mit der Bedienung von

SAP Business-One hat. Wenn sich der Wareneingang daran hält und jeden Artikel

gewissenhaft in die Lagerverwaltung des neuen ERP-Systems einbucht, entfällt der

zeitaufwändige Schritt, dass sich im Lager selbst noch darüber vergewissert werden

muss. Denn es wird ein verlässlicher Lagerbestand angezeigt.

Ein großer Mehrwert kann auch durch die Anbindung des Web-Elekat an SAP Business

One generiert werden. Mittels WebElekat können Kunden bei Rücker bestellen, die auf-

grund eines bisher fehlenden WebShops Rücker als Hauptlieferanten gewechselt hatten.

Gerade jüngere Kundschaft bestellt gezielt online. Ein großer Vorteil besteht darin, dass

Kunden online den Lagerbestand einsehen und somit ihre Reparaturen besser planen

können. Damit wird durch die ERP-Einführung ein hoher Zuwachs an Kundenservice

generiert, der wiederum zu mehr Umsatz und einer besseren Kundenbindung führen soll.

Insgesamt betrachtet wurden die Kernprozesse bei Rücker signifikant optimiert und die

Bestellung und Lagerhaltung automatisiert, so dass sich das ERP-System in wenigen

Jahren beim derzeitigen Unternehmenswachstum amortisiert haben könnte. Jedoch wird

erst im Live-Betrieb ersichtlich werden, welche Umsatzsteigerung auf Grund der aktuel-

len Preise, der besseren Servicequalität, der Online-Bestellmöglichkeit und den weiteren

Verbesserungen zu erwarten ist. Durch übersichtlichere Unternehmensauswertungen

in SAP Business One können allerdings in Zukunft noch vielfältige Einsparpotenziale

erkannt und genutzt werden.

6.4. Projektvorgehensweise

Die Projektvorgehensweise (siehe Abschnitt 2.4) konnte eingehalten werden und hat

sich in der Analysephase der Ist-Prozesse und beim Erstellen des Lastenheftes für die

ERP-Auswahl als sehr praktikabel und notwendig erwiesen. Ohne eine Anforderungsana-

116

6.4. Projektvorgehensweise

lyse mit der Aufnahme aller Prozesse, Besonderheiten von Rücker als Unternehmen und

rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen der Branche, kann ein ERP-System

nicht präzise ausgewählt werden. Mittels eines ausführlichen Lastenheftes konnte die

Grundlage für die Evaluation der ERP-Systeme gelegt werden, so dass auf Grund des-

sen eine ausführliche Auswertung (siehe Abbildung 4.3.3) erstellt werden konnte. Zudem

war es auch Grundlage für die Angebotserstellung der ERP-Partner, da diese schon ab-

schätzen konnten auf welche Prozesse ein besonderes Augenmerk gelegt werden muss

und welche aufwändiger in der Anpassung werden würden. Das Lastenheft bot auch

eine gute Vorlage für das Pflichtenheft, das anschließend im Projektteam zusammen

mit dem ERP-Hersteller erstellt werden konnte. Fasst man die Erfahrungen zusammen,

hat sich ergeben, dass ein umso besseres Lastenheft mit genau definierten idealen

Prozessen die Auswahl und Einführung eines ERP-Systems in großem Maße unterstützt.

Umso mehr Aufwand man in die Erstellung eines Lastenheftes investiert, desto präziser

kann die Auswahl eines ERP-System vorgenommen werden und desto effektiver ist die

gesamte ERP-Einführung mit Pflichtenheft und Umsetzung. Ausgehend von idealen

Soll-Prozessen werden Einschränkungen bei Funktionen in der Einführung aufgrund von

wirtschaftlichen Beweggründen gemacht, aber erst dadurch kann ein amortisierender

Faktor durch das ERP-System erreicht werden.

Bewertet man die Projektvorgehensweise in ihrer Umsetzung, lassen sich Schlüsse für

vergleichbare Vorhaben ableiten. Auf Grund vieler paralleler Projekte von Projektma-

nagern sind fixe terminierte Meilensteine notwendig um eine Priorisierung auf Seiten

des Projektpartners erreichen zu können. Des Weiteren sollten für die Umsetzung von

Schnittstellen und Erweiterungen Angebote eingeholt und bewertet werden, bevor die

detaillierte Umsetzung entschieden wird. Im Projekt wurde dies so gehandhabt, dass der

ERP-Partner eine Schnittstelle programmiert hat und mit dieser Erkenntnis der Aufwand

für die weiteren Schnittstellen abgeschätzt wurde. Dies schaffte einen Überblick über

Zusatzkosten, die in kaum einem Projekt ausbleiben werden und kann sich bei zu hohen

Kosten für Zusatzprogrammierungen auch das Kosten/Nutzen-Verhältnis vor Augen

führen und die Entscheidung überdenken.

117

6. Bewertung

In dieser Fallstudie hat es sich als positiv erwiesen, dass es als Unternehmen von Vorteil

ist einen Projektmanager zu beauftragen, der nicht im eigenen Unternehmen angestellt

ist und deshalb eine kritische Außensicht auf Prozesse und Strukturen vorweisen kann.

In Bezug auf Terminierung und Häufigkeit von Besprechungen bieten sich wöchentliche

Projektteamsitzungen zu festen Terminen an. Die Einführung einer solchen wiederkeh-

renden Besprechung hat im Laufe der Fallstudie den Vorteil gebracht, dass auch kleinere

Schwierigkeiten schnell angesprochen und auch schnell gelöst werden konnten.

Über die Umsetzung und Mitarbeiterschulungen kann auf Grund des derzeitigen Pro-

jektstandes noch keine Auskunft gegeben werden. Da im Großhandel jeder Mitarbeiter

intensiv mit dem ERP-System arbeitet, sind intensive und fundierte Mitarbeiterschulun-

gen notwendig. Zu Beginn des Live-Betriebes wird noch auf automatische Bestellungen

verzichtet und diese erst nach einiger Zeit des produktiven Arbeitens aktiviert.

118

Fazit

In diesem Kapitel 7 werden die Ergebnisse dieser Fallstudie zusammengefasst und ein

Ausblick auf das weitere Vorgehen und sich anschließende Projekte gegeben, siehe

Abbildung 7.1.

119

7. Fazit

1)wEinleitung

2)wGrundlagen

3)wAnforderungsanalyse

4)wKonzeption

5)wUmsetzung

6)wBewertung

•

7.1)w

Fazit

•

7.2)wAusblick

7)wFazit

Anhang

Abbildung 7.1.: Inhaltsverzeichnis Fazit

7.1. Fazit

In dieser Fallstudie wird der komplette Einführungsprozess eines ERP-Systems in einem

mittelständischen Großhandelsunternehmen analysiert, beginnend mit der Anforde-

rungsanalyse und endend mit der ERP-System Einführung.

Diese Fallstudie greift das Problem auf, dass mittelständische Großhandelsunternehmen

derzeit Schwierigkeiten mit dem Internet-basierten Handel und dem daraus resultie-

renden globalen Wettbewerb haben. Ausgehend von dieser Problematik bietet diese

Arbeit Lösungen mit einer Einführung eines neuen ERP-Systems mit angeschlossenem

Web-Shop an.

Zuerst wurde wissenschaftlich eine Methode recherchiert wie im Rahmen einer Fall-

studie ein ERP-System in einem Unternehmen eingeführt werden kann. Danach nach

dieser Methode folgend sämtliche Prozesse im Unternehmen dokumentiert. Anschlie-

ßend wurden diese Prozesse analysiert, im Hinblick auf ein ERP-System optimiert und

daraus ein Lastenheft erstellt. Mittels dieser optimierten Prozesse konnten so geeignete

120

7.2. Ausblick

ERP-Systeme sondiert, analysiert und in einem Auswahlprozess mittels Fragebögen

und einer Bewertungsmatrix verglichen werden. Nach dem Vergleich der ERP-Systeme

und der Entscheidung für SAP Business One wurde auf Basis des Lastenheftes im

Unternehmen ein Pflichtenheft erarbeitet und auf Grundlage dessen SAP Business One

angepasst, Schnittstellen zum Webshop, zu Lieferanten und AddOns implementiert und

das ERP-System beim Kunden mit optimierten Prozessen eingeführt. Abschließend

wurde das ERP-System und die Einführung evaluiert um daraus konkrete Handlungsan-

weisungen für weitere ERP-Einführungsprojekte und Forschungsprojekte ableiten zu

können.

7.2. Ausblick

In den folgenden Projektschritten werden noch Testszenarien erarbeitet, die Mitarbeiter-

schulungen abgeschlossen und auf SAP Business One im Produktivbetrieb umgestellt.

Dann kann eine Studie zur tatsächlichen Prüfung erstellt werden, im Rahmen derer

untersucht wird, ob die versprochenen Vorteile durch die Einführung des ERP-Systems

SAP Business One erzielt werden konnten.

Zukünftig interessant für wissenschaftliche Arbeiten wäre noch der exakte Vergleich im

Rahmen einer Studie von SAP HANA zu SAP auf SQL-Basis. Mittels genau gleicher

Datenbankabfragen und gleicher Datenbestände wäre es interessant zu sehen welchen

exakten Vorteil bei welcher Art von Abfragen SAP HANA bietet. Derzeit hält sich SAP zu

diesem Thema bedeckt und veröffentlicht nur eigens angefertigte Studien.

In dieser Arbeit wurde zudem kaum von modernen Systemen zur Kommunikation im

Projektteam Gebrauch gemacht. Interessant wäre es zu erforschen welchen Einfluss

moderne Systeme zur Kommunikation auf eine ERP-Einführung haben und wie sich

durch Videokonferenzen und Online-Schulungen die Einführungspraxis verändert.

121

Akronyme

B2B Business-to-Business.

Business-Intelligence. Programm zur grafischen Auswertung von Unternehmenszah-

len. Dient auch der Zukunfts- und Strategieplanung anhand von Parameterverän-

derungen.

BWA

Betriebswirtschaftliche Auswertung. Vorgegebene Standardauswertung nach Kon-

tenrahmen und Kostenstellen.

Carat-Nummer

Artikelnummer der CARAT-Großhandelsgesellschafter. Jeder der 6 Mio.

bestellbaren Artikel hat eine einzigartige CARAT-Nummer.

CTI

Computer Telephonie Integration. Überbegriff über TAPI und weitere Systeme.

Bezeichnet die Telefonie über den PC mit einer Telefonanlage.

EAN

European Article Number, einzigartige Artikelnummer, meist als Barcode auf der

Verpackung aufgedruckt.

KBA-Nr.

Kraftfahrtbundesamts-Nr. Ein Schlüssel für Hersteller, Modell, Baujahr und

Motorgröße. Enthält keine Informationen über Sonderausstattungen oder Modell-

varianten.

SDSL Synchrones DSL, Upload und Download mit selber Bandbreite.

TAPI

Telephony Application Programming Interface. Schnittstelle von der Telefonanlage

zum PC. Wird verwendet zur Wahl von Telefonnummern aus dem ERP-System

123

Akronyme

oder Outlook. Zeigt auch eingehende Telefonate mit Namen und Rufnummer am

PC an.

USV Unterbrechungsfreie Stromversorgung.

VIN

Vehicle Identification Number. Eindeutige und einmalige Fahrzeugidentitätsnummer,

ähnlich einer Personalausweisnummer. Enthält alle Sonderausstattungen des

Fahrzeuges..

124

Dokumentation der Schnittstellen

Diese Schnittstellenbeschreibung liefert weitergehende Informationen zur Webservice

Schnittstelle aus Abschnitt 5.1.1 auf Seite 91. Über diese Schnittstelle können mittels

XML Artikelinformationen vom Lieferanten Stahlgruber abgerufen werden. Der zugehöri-

ge Ablauf findet sich unter Abbildung 5.2.

A.1. Beschreibung der XML Parameter zur Artikelbestands-

und Preisabfrage

Über die Funktion „GetItemInfo“ können gleichzeitig zu mehreren Artikeln die entspre-

chenden Informationen zu Preis und Verfügbarkeit abgefragt werden.

125

A. Dokumentation der Schnittstellen

Tag Bezeichnung Typ

Request

InItemsRows Es können Informationen zu beliebig vielen

Artikeln abgefragt werden

InItemsRow.ItemID Artikelnummer Integer

InItemsRow.Quantity Menge Double

Response

Currency Währung String

ItemsInfoRows

ItemsInfoRow.ItemtemID Übergebene Artikelnummer Integer

ItemsInfoRow.ItemDescription1 Artikelbeschreibung 1 String

ItemsInfoRow.ItemDescription2 Artikelbeschreibung 2 String

ItemsInfoRow.ItemAvailableQuantity Menge verfügbar sofort Double

ItemsInfoRow.ItemHostAvailableQuantity Menge verfügbar innerhalb 24 h Double

ItemsInfoRow.ItemPrice Ermittelter Preis Double

ItemsInfoRow.ItemDiscount Ermittelter Rabatt Double

ItemsInfoRow.ItemPriceNetto Ermittelter Nettopreis Double

ItemsInfoRow.ItemPriceForQuantity Menge für die der Preis ermittelt wurde Double

ItemsInfoRow.ItemAlternativeItem Ersatzartikelnummer Integer

ItemsInfoRow.ItemMessageID Im Falle eines Fehlers (Artikelebene) die String

entsprechende Fehlerbeschr., sonst leer

ItemsInfoRow.ItemMessageDescription Im Falle eines Fehlers (Artikelebene) die String

entsprechende Fehlernummer, sonst leer

MessageID Im Falle eines Fehlers (Anfrageebene) die String

entsprechende Fehlernummer, sonst leer

MessageDescription Im Falle eines Fehlers (Anfrageebene) die String

entsprechende Fehlerbeschr., sonst leer

Tabelle A.1.:

Beschreibung der XML Webservice Schnittstelle des Lieferanten Stahlgruber. Mit dem Request

wird die Artikelnummer und Menge übertragen und mit der Response sämtliche Artikelinfor-

mationen, Preise und die Lagerverfügbarkeit zurückgesendet.

126

A.2. XML-Struktur zu Request und Response

Im Folgenden ist eine XML-Struktur vorgestellt, welche die XML Parameter aus dem

vorherigen Abschnitt A.1 zur Preis- und Verfügbarkeitsabfrage eines oder mehrerer

Artikel verwendet.

Quelltext A.1: Get für Artikelabfrage

1<GetItemInfo>

2<InItemsRows>

3<InItemsRow>

4<ItemID>int</ItemID>

5<Quantity>double</Quantity>

6</InItemsRow>

7<InItemsRows>

8</GetItemInfo>

Quelltext A.2: Response auf Artikelabfrage

1<GetItemInfoResponse>

2<ItemsInfo>

3<Currency>string</Currency>

4<ItemsInfosRows>

5<ItemInfoRow>

6<ItemItemID>int</ItemItemID>

7<ItemDescription1>string</ItemDescription1>

8<ItemDescription2>string</ItemDescription2>

9<ItemAvailableQuantity>double</ItemAvailableQuantitiy>

10 <ItemHostAvailableQu[...]>double</ItemHostAvailableQu[...]>

11 <ItemPrice>double</ItemPrice>

12 <ItemDiscount>double</ItemDiscount>

13 <ItemPriceNetto>double</ItemPriceNetto>

14 <ItemPriceForQuantity>double</ItemPriceForQuantity>

15 <ItemAlternativeItem>int</ItemAlternativeItem>

127

A. Dokumentation der Schnittstellen

16 <ItemMessageID>string</ItemMessageID>

17 <ItemMessageDescription>string</ItemMessageDescription>

18 </ItemsinfoRow>

19 <ItemsInfoRow>

20 [...]

21 </ItemsInfoRow>

22 </ItemsInfoRows>

23 <MessageID>string</MessageID>

24 <MessageDescription>string</MessageDescription>

25 </ItemsInfo>

26 </GetItemInfoResponse>

128

Auswertung der ERP-Präsentationen

Dieses Kapitel enthält alle Unterlagen der ERP-Auswahl. Zuerst einmal den Fragebogen,

welchen jeder Mitarbeiter während der Präsentation bekommen hat und danach eine

Übersicht über die Kriterien nach denen die Auswertungsmatrix von Tabelle 4.1 erstellt

wurde.

B.1. Fragebogen zur ERP-Präsentation

Dieser Fragebogen dient der Bewertung der ERP-Systeme durch die Mitarbeiter der

Fa. Rücker im ERP-Auswahlprozess. Er wird von jedem Zuhörer der ERP-Präsentation

ausgefüllt und im Nachhinein ausgewertet. Eine nähere Beschreibung findet sich unter

Abschnitt 4.3 auf Seite 75. Die präsentierenden Firmen werden dazu aufgerufen sich an

129

B. Auswertung der ERP-Präsentationen

den Leitfaden mit Themen zu halten, der ihnen im Voraus der Präsentation zugegangen

ist.

130

Seite 1 von 19

Persönliche Angaben

Name und Abteilung: ____________________ ______________

Evaluiertes ERP

System:

________________________

Datum: ________

INHALTSVERZEICHNIS:

Abschnitt

im Lastenheft

Seite

12.1

Übersichtlichkeit

12.2

Telefonverkauf

12.3

Barverkauf

12.4

Wareneingang

12.5

Kommissionierung

12.6

Artikelstamm / Lieferantenabfrage

12.8

Disposition

12.10

Aktionen planen / Flyer / Angebote

12.11

Inventur

12.12

Buchhaltung

12.14

Dashboard, Kennzahlenauswertung

12.13

CMS (Customer Managmenet-System)

8.6

Preisfindung

12.15

DMS Document-Management-System

12.19

Projektdurchführung

Seite 2 von 19

FEEDBACK ZUR ERP-VORSTELLUNG

Übersichtlichkeit

Trifft

vollkommen

Trifft

eher zu

Trifft kaum

Trifft nicht

Nicht

bewertbar

Übersichtlicher Einsatz von Farben

Sinnvoller Einsatz von Symbolen

Übersichtl. Anordnung von Menüs

Intuitive Bedienung

Schnelle Bedienbarkeit (Tastenkürzel)

6. Menüs sind anpassbar an Bediener

(individuell konfigurierbar)

7. Menü an Benutzerrolle zentral

anpassbar

Menüstruktur klar ersichtlich

9. Quicktipps beim Mouse-

Over (Maus

bleibt auf Symbol stehen, Hilfe-

Text

erscheint)

10.

Gute Hilfefunktion

11. Auch selten benutzte Funktionen

können schnell gefunden und bedient

werden

Seite 3 von 19

NOTIZEN ÜBERSICHTLICHKEIT UND BEDIENBARKEIT:

______________________________________________________________________________

Telefonverkauf mit ELEKAT

Vollständig

vorhanden

Kann günstig

programmiert

werden

Kann

aufwändig

programm.

werden

Kann nicht

realisiert

werden

Gar nicht

angesprochen

Elekat Schnittstelle für ERP-System

2. TAPI (Kundenmaske öffnet sich

automatisch, wenn

Kunde anruft anhand

von Tel-Nr.)

Offene Posten erscheinen, wenn Kunde

anruft

4. Warenkorb aus Elekat kann in

Telefonauftrag übernommen werden

5. Auswahl eines Teiles anhand

Herstellerartikel-Nr. aus ERP-

Teilestamm

Kundenseitige Nachfrage zur Lieferzeit /

Lagerstatus beantworten können

7. Schnelle Abfrage des Lagerstatus bei

Lieferanten, wenn Kunde am Telefon ist

8. Auskunft, wann welche Liefertour die

Seite 4 von 19

Telefonverkauf mit ELEKAT

Vollständig

vorhanden

Kann günstig

programmiert

werden

Kann

aufwändig

programm.

werden

Kann nicht

realisiert

werden

Gar nicht

angesprochen

Ware an Kunde ausliefert -> Zusage

Liefertermin

9. Software Bestellung beim Lieferanten

nach Auftragsanlage

-> Sammel-Bestellung

10.

Schnellbestellung bei Lieferanten möglich

11.

Auftragsbestätigung an Kunden per Mail /

Fax

12. Sperre des Mitarbeitertelefons und

Arbeitsplatzes bis Auftrag kommissioniert

ist

13. Angebotserstellung / per Fax, Mail an

Kunden

NOTIZEN TELEFONVERKAUF:

______________________________________________________________________________

Seite 5 von 19

Barverkauf / Kassenverkauf

Vollständig

vorhanden

Kann günstig

programmiert

werden

Kann

aufwändig

programm.

werden

Kann nicht

realisiert

werden

Gar nicht

angesprochen

Barcodescanner anschließbar

Artikelsuche über Stichworte, Hersteller,

EAN, Hersteller-Nr. Cosy-Nr.

3. Rabatt-

Sperre, so dass MA nur geringen

Spielraum hat

, Mindestpreise bei Artikeln

4. Rabattanfrage per Pop-Up Fenster bei

Niederlassungsleiter bei hohem Rabatt

Automatisch öffnende Kassenschublade

6. Extra Druck auf DIN A5 Papier für

Bardrucke bzw. Kassenstreifen

Elektron. Führung von Barkasse, elektron.

Abrechnung

Rückgeld Anzeige in Kassendisplay

9. Zahlung per EC-Karte über

angeschlossenes Terminal

NOTIZEN BARVERKAUF:

______________________________________________________________________________

Seite 6 von 19

Wareneingang buchen

Vollständig

vorhanden

Kann günstig

programmiert

werden

Kann

aufwändig

programm.

werden

Kann nicht

realisiert

werden

Gar nicht

angesprochen

1. Barcodescanner über EAN-Nr. bei

Wareneingang nutzbar

2. Automatischer Abgleich der offenen

Bestellung mit Wareneingang

3. Ein Artikel mit einer EAN-Nr. kommt

gleichzeitig von 2 Lieferanten, manuelle

Zuordnung zu offenem Posten?

Falsche Lieferung über Barcodescanner

dokumentierbar, Menge falsch, falscher

Artikel?

Anzeige an Barcodescanner, ob Artikel ins

Lager kommt oder direkt in

Warenausgangskorb geht?

6. Automatisches Erstellen von

Lagerschildern, wenn Artikel noch nicht

im Lager lag -> Automat. Ausdruck

Erst wenn Schild gedruckt ist, kann Ware

eingeräumt werden?

NOTIZEN WARENEINGANG:

______________________________________________________________________________

Seite 7 von 19

Kommissionierung und

Lieferung

Vollständig

vorhanden

Kann günstig

programmiert

werden

Kann

aufwändig

programm.

werden

Kann nicht

realisiert

werden

Gar nicht

angesprochen

1. Scan der Ware bei Auslieferung zur

Dokumentation beim Kunden

2. Anzeige fehlender Positionen beim

Ausliefern auf Barcodescanner

3. Kunde unterschreibt digital auf

Barcodescanner

NOTIZEN KOMMISSIONIERUNG UND LIEFERUNG:

______________________________________________________________________________

Artikelstamm und

Lieferantenabfrage

Vollständig

vorhanden

Kann günstig

programmiert

werden

Kann

aufwändig

programm.

werden

Kann nicht

realisiert

werden

Gar nicht

angesprochen

Übernahme Artikelstamm von Carat

EAN-

Nr. (Barcode) werden übernommen

Automatische Aktualisierung Artikelstamm

Einlesen Artikelstamm über Excel, XML,

CSV

5. Automatische Aktualisierung bei

Doubletten

Aufnahme weiterer Schattenstamm von

weiteren Herstellern (Stahlgruber) ->

Problem mit Doubletten

7. Verfügbarkeit eines Artikels bei

sämtlichen Lieferanten abfragen

8. Leichte Schnittstellen-

Konfiguration über

Grafische Benutzeroberfkäche für neuen

Lieferanten (XML)

Seite 8 von 19

NOTIZEN ARTIKELSTAMM UND LIEFERANTENABFRAGE:

______________________________________________________________________________

Disposition,

Lagerbedarfsplanung

Vollständig

vorhanden

Kann günstig

programmiert

werden

Kann

aufwändig

programm.

werden

Kann nicht

realisiert

werden

Gar nicht

angesprochen

1. Lagervorschläge von Industrie können

leicht eingepflegt werden

Automatische Bestandssteuerung

Automatische Bestellung bei Lieferanten

Vorschläge für Lagerumräumungen

5. Einpflegen von Bestandsschrank (Max,

Min, Bestellschranke…) möglich

Bestellübersicht eines Disponenten zeigen

lassen

NOTIZEN DISPOSITION UND LAGERBEDARFSPLANUNG:

______________________________________________________________________________

Seite 9 von 19

Aktionen planen, Flyer,

Angebote drucken

Vollständig

vorhanden

Kann günstig

programmiert

werden

Kann

aufwändig

programm.

werden

Kann nicht

realisiert

werden

Gar nicht

angesprochen

1. Flyer können leicht mit Bild

zusammengestellt werden

2. Aktionen können per Mail/Fax an

Kundengruppen geschickt werden

3. Gültigkeitsdatum für Aktionen. Preise

werden automat. Zurückgesetzt

Aktionen auf Menge X beschränken

5. Aktionen als .xls Liste von Händlern

übernehmen

NOTIZEN AKTIONEN PLANEN, FLYER ERSTELLEN:

______________________________________________________________________________

nventur

Vollständig

vorhanden

Kann günstig

programmiert

werden

Kann

aufwändig

programm.

werden

Kann nicht

realisiert

werden

Gar nicht

angesprochen

Inventur mit Barcodescanner

2. Inventur bei laufendem Betrieb (Zu-

Abgänge werden automat. gebucht)

Permanente Inventur möglich?

NOTIZEN INVENTUR:

______________________________________________________________________________

Seite 10 von 19

Buchhaltung

Vollständig

vorhanden

Kann günstig

programmiert

werden

Kann

aufwändig

programm.

werden

Kann nicht

realisiert

werden

Gar nicht

angesprochen

Eigene FiBu von ERP-Hersteller

DATEV Schnittstelle

Offene Posten Verwaltung über Rückgabe

aus FiBu in ERP

RECHNUNGEN ERSTELLEN:

Unterschiedliche Stapelkennzeichen mit

Skonto und ohne Skonto

5. Rechnungen gleichzeitig an 2

Rechnungsadressen

6. Bestimmte Warengruppen benötigen

extra Rechnung (bspw. Werkzeug extra

als Betriebsmittel oder Anlagevermögen)

7. Automatische Lieferpauschale für

bestimmte Kunden monatl.

Manche Kunden pro Lieferschein immer

extra Rechnung

9. Rechnungen solange sperren bis SAP-

Nr.

des Kunden vorliegt, SAP-Nr. dann auf

Rechnung aufdrucken

10. Automatisches Löschen von leeren

Lieferscheinen

BANKING / ZAHLUNGEN:

11. Automatische Zuordnung von

Zahlungseingängen zu offenen Posten

über Kunden-Nr., Rechnung-Nr….

12. Automat. Erstellen von SEPA-XML

Lastschriftdateien (Nachfolger von

DTAUS)

13. Erstellen von Überweisungen an

Kreditoren über FiBu

MAHNWESEN:

14.

Erstellen der Mahnung mit einem Klick,

Auswahl verschiedener Texte

15.

Erkennung von Liquiditätsengpässen über

interne Vergabe von Punktestaffeln

ABSCHLUSSARBEITEN:

16.

Barkasse: Digital abgerechnet

Seite 11 von 19

NOTIZEN BUCHHALTUNG:

______________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Seite 12 von 19

Dashboard,

Unternehmenszahlen

Vollständig

vorhanden

Kann günstig

programmiert

werden

Kann

aufwändig

programm.

werden

Kann nicht

realisiert

werden

Gar nicht

angesprochen

Übergabe in Excel

Graphische Anzeige sämtlicher Zahlen

Viele Auswertungen vorgegeben

Selbst anpassbare Auswertungen

Auswertungen selbst zusammenklickbar

ohne SQL und Progammierkenntnisse

Kennzahlen ERP für Auswertungen

vorhanden

Nicht vorhanden

nicht angesprochen

Kundenspezifische Auswertungen:

Umsatz nach Warengruppe, Vergleich mit Vorjahr

Jahresumsätze mit Vorjahresvergleich

Kreditlimit, offenes Einkaufsvolumen pro Kunde

Anzahl Barverkäufe, Verkäufe im Ladengeschäft,

Lieferverkäufe

Anzahl Nicht-Verkäufe, falls erfasst werden

Offene Posten

Zahlungsgewohnheiten (Tage)

Kauf von Aktionen?

9. Welche Preisfindung (Prioritätenpyramide) trifft

beim Kunden zu?

10.

Statistik zu Reklamationen und Rücknahmen pro

Hersteller, pro Warengruppe

11.

Niederlassungsspezifische Auswertungen:

12.

Sämtliche Infos zu Lager

13. Artikelumsätze nach Warengruppe, Artikel,

Hersteller

14.

Muss Artikel umpositioniert werden?

15.

Umsätze nach Kundenarten

16. Statistik zu Lieferung (Zeit von Bestellung bis

Auslieferung)

Lieferantenspezifische Kennzahlen

17.

Fehlende Umsätze bei Lieferant für Jahresbonus

Seite 13 von 19

Kennzahlen ERP für Auswertungen

vorhanden

Nicht vorhanden

nicht angesprochen

18. Preisunterschiede von gängigen Artikeln bei

verschiedenen Lieferanten

19.

Mitarbeiter-spezifische Kennzahlen

20.

Umsatz nach Mitarbeiter

21.

Telefonverkäufe von Mitarbeiter

22.

Reklamationen zu Kundenaufträgen pro MA

23. Urlaubstage, Fehlzeiten, Krankheitstage (nur

Führung), wenn hinterlegt

24.

Lohnquote (wenn hinterlegt)

25.

Umsatzziele erreicht für Außendienst

Kennzahlen für Unternehmensführung

Konstitution (Vermögensaufbau),

2. Eigenkapitalrentabilität,

3. Gesamtkapitalrentabilität,

4. Umsatzrentabilität,

5. ROCE,

6. Return on Equity,

7. Return on Investment,

8. Arbeitsproduktivität,

9. kritische Gesamtkapitalrentabilität,

10. Anlageintensität,

11. Verschuldungsgrad,

12. Eigenkapitalquote,

13. Fremdkapitalquote,

14. Anlagedeckung,

15. Liquidität (Grad 1,2,3),

16. Goldene Bilanzregel

17. Goldene Finanzierungsregel,

18. Working-Capital,

19. Cashflow direkt und indirekt,

20. Kapitalumschlag,

21. Kennzahlen GUV

22. Betriebsergebnis,

23. EBITA, EBITDA, EBT,

24. Ergebnis der gewöhnlichen

Geschäftstätigkeit,

25. Finanzergebnis

26. Gesamtleistung

27. Materialaufwandsquote

Seite 14 von 19

Kennzahlen ERP für Auswertungen

vorhanden

Nicht vorhanden

nicht angesprochen

28. NOPAT, NOPLAT

29. Personalaufwandsquote

30. Rohergebnis

31. Zinsdeckungsgrad

32.

Marktanteil ?, Marktkapitalisierung

33. Produktivität

34. Minimalprinzip

35. Maximalprinzip

NOTIZEN KENNZAHLEN:

______________________________________________________________________________

CMS, Kundenanlage

Vollständig

vorhanden

Kann günstig

programmiert

werden

Kann

aufwändig

programm.

werden

Kann nicht

realisiert

werden

Gar nicht

angesprochen

1. Kudengruppierungen wählbar in

unterschiedliche 10.000er und 20.000er

Konzernen

Unterschiedliche Rabatte auf unterschiedl.

Warengruppen

Preisfindung über Prioritätenpyramide

Selbst anpassbare Auswertungen

5. Auswertungen selbst zusammenklickbar

Seite 15 von 19

CMS, Kundenanlage

Vollständig

vorhanden

Kann günstig

programmiert

werden

Kann

aufwändig

programm.

werden

Kann nicht

realisiert

werden

Gar nicht

angesprochen

ohne SQL und Progammierkenntnisse

NOTIZEN KUNDENANLAGE, CMS:

______________________________________________________________________________

Preisfindung

Vollständig

vorhanden

Kann günstig

programmiert

werden

Kann

aufwändig

programm.

werden

Kann nicht

realisiert

werden

Gar nicht

angesprochen

Einlesen von Preisaktualisierungen über

Excel, CSV und XML manuell über

Importschnittstelle

2. Automatische Aktualisierung von

Preislisten

Automatische Zuordnung über EAN, bzw.

Hersteller/Hersteller-Nr. zu Carat-Nr.

Preisfindung laut Preispyramide abbildbar

Seite 16 von 19

NOTIZEN PREISFINDUNG:

______________________________________________________________________________

DMS, Cloud, IT

Infrastruktur

Vollständig

vorhanden

Kann günstig

programmiert

werden

Kann

aufwändig

programm.

werden

Kann nicht

realisiert

werden

Gar nicht

angesprochen

1. Word/Excel Dokumente und Bilder

können Kunden / Aufträgen hinterlegt

werden

Cloud-Fähigkeit

NOTIZEN PREISFINDUNG:

______________________________________________________________________________

Kunden-

Angebot

Aktionspreis

Preis manuell dem Kunden

zugeordnet

Preis über Netto-EK-Listen plus

Zuschlag in Prozent oder Pauschalte

Preise über UVP minus Rabattafel nach

Kunde

UVP-Preis (falls Preis älter als 1 Jahr) -> Hinweis an

Seite 17 von 19

Projektdurchführung

Kommentare

1. Word/Excel Dokumente und Bilder

können Kunden / Aufträgen hinterlegt

werden

___________________________________________________

2. Cloud-Fähigkeit

___________________________________________________

3. Lizenzpreise

___________________________________________________

4. Monatl. /Jährl. Kosten

___________________________________________________

5. Benötigte IT-Infrastruktur

___________________________________________________

6. Welche Zeiträume gibt es für PM?

___________________________________________________

Welche Vorgehensweisen haben Sie im

PM?

___________________________________________________

8. Welche Milestones gibt es?

___________________________________________________

9. Wie lange dauert das Projekt

normalerweise?

___________________________________________________

10.

Wie viele MA von Rücker benötigen Sie

zur Projekteinführung?

___________________________________________________

11.

Welche Daten benötigen Sie in welchem

Format?

___________________________________________________

Seite 18 von 19

Projektdurchführung

Kommentare

12. Gibt es regelmäßige Kundentreffen /

Stammtische für

Verbesserungsmöglichkeiten?

___________________________________________________

13.

Welche Möglichkeiten hat man als Kunde

in Releases mitzuwirken?

___________________________________________________

14. Wie viele Releases haben Sie jährlich?

___________________________________________________

WEITERE NOTIZEN:

______________________________________________________________________________

Seite 19 von 19

______________________________________________________________________________

B.2. Auswertung der ERP-Systeme

Diese Zusammenfassung ist das Ergebnis der Fragebogenauswertung aus Anhang

B.1 von Seite 129. Während der Präsentation der drei ERP-Systeme haben die Mitar-

beiter der Fa. Rücker den Fragebogen aus Anhang B.1 ausgefüllt. In einer 4-stufigen

Bewertungsskala werden hier die einzelnen Funktionen der ERP-Systeme miteinander

verglichen. Dabei wird aus Übersichtlichkeitsgründen nicht jeder Punkt des Fragebogens

bewertet, sondern nur diejenigen Punkte, welche sich bei den ERP-Systemen unterschei-

den. Die Auswertung dient dem Geschäftsführer als Kurzübersicht und gemeinsamer

Diskussionsleitfaden im Auswahlprozess. Folgende Skala wird hierbei angewandt:

•Rot = Funktion nicht erfüllt und negativ gegenüber verglichenen Produkten

•Grau = Funktion nicht herausragend und nur teilweise erfüllt

•Grün = Positiv, Funktion gut erfüllt

•Doppelt Grün = Funktion in besonders herausragender Qualität erfüllt

141

Übersicht ERP-Systeme Fa. Rücker

Manuel Rüger 07.03.2014

Seite 1 von 5

Kriterien Asseco AP-Plus Bewertung SAP Business One Bewertung2 SHCware Bewertung3

Funktionale Anforderungen

Übersichtlichkeit und - Offen Belege auf einen Blick - Keine große Wertlegung auf die Über-

Bedienbarkeit - sehr gute Anordnung von Funktionen - To-Do Liste rechts außen sichtlichkeit

- durchdachte Bedienung mit Alarmen -> Übersichtlich

Weiteres Allgemeines - Tastaturkürzel bedienbar - ein wenig veraltetes Design und kaum

- Favoriten auf Desktop abspeicherbar - Suche nach allem über extra Suchfelder Ergonomieorientierung des Benutzers

- Grundlage: Wissenschaftl. fundierte

Methodiken zur Bedienbarkeit - sehr übersichtlicher Verknüpfungsplan über - Symbole nicht sofort verständlich, erst durch

- zertifizierte Bedienung, Ergonomie zert. Angebot -> Auftrag -> Rechnung Quicktipps Funktion erkennbar

- ausführliche Hilfen zu jedem Menüpunkt

über F1 - Menüs individuell anpassbar auf Bediener - Gute Hilfefunktion, überall F1 möglich

- ausführliche Dokumentation

- Quicktipps bei Mouseover - Oberfläche kann nicht ohne Programmier- - Themenbezogene Hilfe und Dokumentation

- Rechtschreibprüfung für Rechnungstexte kenntnisse angepasst werden

- PASST SICH DEM KUNDEN AN, nicht der

- Fibu auf Tastaturkürzel getrimmt - Tastaturkürzel bedienbar Kunden dem ERP-System

- IT-ZERT ISO 9241

- übersichtliche Auftragserfassungsmaske - TecDoc, TecCom, DVSE, CARAT (cosy)

- Sehr leicht anpassbare Oberfläche durch Elekat sind schon integriert

Maskendesigner - Hilfefunktion nicht so übersichtlich wie bei

AP-Plus, könnte viel besser sein - können im Standard: Altteile-MwSt., Pfand-

- in jedem Feld sofort suchbar, keine Match- verwaltung, variable Preisfindung,

codes notwendig - Testsystem ist extra Programm, muss extra

geöffnet werden - kein dediziertes Testsystem vorgesehen,

- Auftragsmaske ist gleich Suchmaske kann aber eingerichtet werden

- sehr guter Zugriff auf Testsystem, automat.

Daten vom Vortag dort vorhanden

Telefonieverkauf Elekat - Ampel Abfrage zu Lieferzeit muss noch - Barcodescanner-Integration kann günstig - offene Posten erscheinen, wenn Kunde

programmiert werden programmiert werden anruft sofort

- sehr gut parametrierbar

- Warenkorb kann im Standard aus Elekat

übernommen werden

- Nachfrage zu Lieferzeit über mehrere

Lieferanten direkt abrufbar, sekundengenau

- Schnellbestellung bei Lieferanten im Standard

Übersicht ERP-Systeme Fa. Rücker

Manuel Rüger 07.03.2014

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Kriterien Asseco AP-Plus Bewertung SAP Business One Bewertung2 SHCware Bewertung3

Kassenschublade - Verschiedene Lösungen, müssen angepasst - nicht vorgesehen, muss Lösung noch durch- - Barcodescanner anschließbar

werden, keine Standardlösung vorhanden dacht werden - Kasse schon realisiert, extra Kassenober-

- Elektron. Führung der Barkasse nicht im fläche zur Bezahlung

- Elektron. Führung von Kassensystem möglich Standard möglich - kann digital abgerechnet werden

- EC-Terminal nicht direkt ansprechbar - Extra Druck auf Kassenbon realisiert

- extra Bondruck im Standard realisiert - 1 Kassenschublade möglich

- EC-Cash kann angeschlossen werden und

und auch abgerechnet werden

- Rückgeldanzeige in Kassendisplay

Wareneingang - Etiketten ausdruckbar, falls noch kein - Anzeige des Lagerortes bei Wareneingang - Rückstände können über MDE Gerät direkt

Lagerstamm existiert kann auf MDE-Gerät programmiert werden gebucht werden, Verwaltung über MDE Gerät

- Anzeige auf MDE Gerät für Lagerort kann - Erstellen von Lagerschildern im Standard der Fehllieferungen, falscher Mengen usw.

schnell und günstig programmiert werden realisiert - sehr gute HTML Oberfläche für MDE Gerät

- Wareneingang über Bestell-Nr. buchbar - Automat. Erstellen von Artikelschildern muss

noch programmiert werden, Lösungen sind da

Kommissionierung - Gute HTML Oberfläche für mobile Geräte - Gerät mit UMTS-Verbindung und GPS ist - MDE Gerät mit GPS und UMTS über 5€ /Tag

und Lieferung - Kunde kann digital Lieferung bestätigen nicht vorgesehen und Gerät mietbar (Jahr: 4 Geräte 5200 €)

Artikelstammverwaltung - Einlesen von CSV, XML möglich, auch - Schnelles Einlesen von CSV, Artikelstamm - Schnelles Einlesen von CSV, XML, XLS

automatisiert online, müssen auf XML usw - Stahlgruber Artikel Stamm überhaupt kein

Standardmaske gebracht werden - weiterer Schattenstamm (Stahlgruber) Problem

programmierbar (3-5.000 €)

- Bestandsschranken Pflege möglich, Eil- - Falls Lieferanten über XML arbeiten, können

bestellung muss noch eingepflegt werden diese Zugriffe programmiert werden

Intelligente Lagerbedarfs- - intelligente Lagerbedarfsplanung mögl. - intelligente Disposition mit Rückschau teuer - Dynam. Bestandssteuerung über letzte 12

planung und Disposition bzw. aufwändig zu programmieren zu programmieren und aufwändig Monate vorhanden, Bestandssteuerung über

- würde über SQL Job programmiert werden - Einpflege von Bestandssschranken kann Regression, gute statistische und stochastische

und nachts ausgeführt werden konstengünstig realisiert werden Schätzung!

- Automat. Bestellung kann realisiert werden

Aktionen planen - Aktionen können geplant werden mit Ablauf- - Flyer können mit Bildern erstellt werden - Flyer können leicht erstellt werden mit Bild

datum - Aktionen von Lieferanten als .xls übernehmen - Aktionen auf Menge, Datum begrenzbar

- Flyer können schön erstellt werden mit - Aktionen nicht auf Menge beschränkbar

Bildern - Aktionen zeitl. Beschränkbar

Inventur - Zertifiziertes Verfahren für Inventur - Inventur im laufenden Betrieb oder auch - Nullmengeninventur möglich (permantente

- Inventur bei laufendem Betrieb möglich permanente Inventur (0-Bestand) möglich Inventur)

- Inventur im laufenden Betrieb möglich

Übersicht ERP-Systeme Fa. Rücker

Manuel Rüger 07.03.2014

Seite 3 von 5

Kriterien Asseco AP-Plus Bewertung SAP Business One Bewertung2 SHCware Bewertung3

Finanzbuchhaltung - Rechnungen nicht gleichzeitig an 2 Adressen - Rechnungen an 2 Adressen über Crystal - Eigene FiBu integriert vom Hersteller

Rechnungskopie möglich, gesetzl. nicht Reports möglich

erlaubt - extra Rechnungen für bestimmte Waren- - Banking nur über Profi Cash möglich

gruppen nicht möglich - weiter Sepa-XML erstellen und über Profi

- Nachfakturierung möglich für SAP-Nr. - Automat. Lieferpauschale monatl. im Standard Cash buchen, wie bisher auch

- Manche Kunden pro Lieferung automat.

- extra Valutadatum möglich Rechnung -> benutzerdef. Feld - automat. Abgleich von offenen Posten über

Kontoauszüge

- Kontoauszüge automatisiert einlesen, HBCI - Banking weiterhin nur über Profi-Cash mögl.

Schnittstelle vorhanden über MT49 Modul - Buchhaltung leicht antiquiert

- Kontoauszüge können digital eingelesen und - Buchung von Fakturierung immer nur über

- Zahlungsavis automatisch erstellen zugeordnet werden Nacht

- Lastschriften automat. Einsammeln - Überweisungen nur über Sepa XML möglich - keine HBCI Schnittstelle

weiterhin nur über Profi-Cash

- Überweisungen direkt über FiBu tätigen - Keine graphische Ansicht von FiBu, nur

immer über Bildschirm-Druck

- Monatl. Lieferpauschale in Rechnungs- - Keine Verlinkung der FiBu auf WaWi

stellung möglich -> getrennte Systeme

- UmSt.-VA nur über Elster möglich

- BWA, Bilanz, GuV gehen recht schnell

- Immer erst Auswahl der SQL Befehle, dann

erst Ausdrucke möglich, keine Listendar-

stellung, welche in Excel übernommen

werden kann

Dashboard - Sehr gut selbst anpassbar, sehr gute - Übergabe in Excel möglich - Viele Auswertungen vorgegeben

Auswertungsmöglichkeiten - AP-Plus um Welten besser

- wenig richtig ausführliche Vorgaben - keine schnell selbst anpassbaren Auswer-

- Graphische Auswertung sämtlicher Zahlen - SQL Befehle direkt sichtbar und anpassbar tungen möglich

- Vorgaben müssen durch Admin erstellt - muss man SQL Kenntnisse haben, um diese

- Sehr viele Auswertungen vorgegeben werden neue Auswertungen erstellen zu können

- Vorjahresvergleiche eingebunden - Graphische Anzeigen müssen durch Admin

- Programm eGecko wurde zugekauft vorbereitet werden

BI - Aruba-BI: Datawarehouse-System siehe Dashboard - Besser: BI-Analyzer oder Oracle BI

Klickbare Dashboards, ClickView, ähnlich - Vorjahresvergleiche nur mit Excel - Auswertungen besser machbar, jedoch

wie Excel mit Pivot Tabellen - Anzahl Barverkäufe usw. nur über Excel müssen Tabellennamen bekannt sein

- nicht Verkäufe werden nicht erfasst

- weitere Auswertungen nur über programm- - Keine Kundenübersichten, welche schon

ierte Crystal Reports Auswertungen machbar vorgegeben sind, bis auf Standard

- PLSQL Schulungen notwendig für BI

- Kundenauswertungen: Aufwändig zu erstellen

Übersicht ERP-Systeme Fa. Rücker

Manuel Rüger 07.03.2014

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Kriterien Asseco AP-Plus Bewertung SAP Business One Bewertung2 SHCware Bewertung3

Preisfindung - Einlesen von CSV, XML möglich - keine automat. Aktualisierung, Excel-Dateien - wenn über FTP vorhanden: Automat. Ein-

- Automat. Aktualisierung von Preislisten mögl. müssen manuell eingepflegt werden lesen von .csv Preisdateien und aktualisieren

- Automat. Zuordnung über EAN - Preisfindung muss noch viel angepasst

werden - Preispflege sehr ausgereift -> sehr gute

Branchenkenntnisse, bis zu 8 VK Preise für

Kunden berechenbar

DMS, Cloud - Cloud Fähigkeit ohne Probleme möglich - Word/Bilder/Excel können Kunde und Auftrag - kann angebunden werden an d³, DocuWare

hinterlegt werden savis-DMS, Easy-Software…

- Bilder/Dokumente hinterlegbar zu Auftrag

- Rechenzentrum: 34.000 € / jährl. für 27 Liz. und Kunde

- Rechenzentrum: 50 € / User / Monat

Rechenzentrum von Lufthansa Nürnberg

-> 16.200 € /Jahr

Projektdurchführung - regelmäßige Kundentreffen: Think-Forums - DSAG: Deutsche SAP Anwender Gruppe - 4x Autoteile Arbeitskreis im Jahr

- Stammtische, Advisory Reports - Branchenlösungen über DSAG entstanden

- Conception Dates, AP-Plus for You Forum - 1x Gesamttreffen im Hotel im Jahr

Nicht-funktionale Anforderungen

Marketing-Effekt gegenüber - Firma aus Osteuropa - SAP als Weltmarktführer im ERP-Bereich - relativ unbekannte Lösung

Kunden - noch wenig Bekanntheit in Deutschland - Deutsche Firma aus Walldorf - reine Branchenlösung für den KFZ-Bereich

- auf sämtlichen Messen vertreten - Marketingeffekt enorm - nur ein Unternehmen

- sehr gutes Feedback in der Fachpresse - Aufsteigen in höhere Unternehmensriege - wird von Stahlgruber gegenüber Partnern

- bei Kunden kaum bekannt - spiegelt Erfolg und Zuverlässigkeit wider forciert

- kennt jeder Unternehmer und Kunde - kaum Werbeeffekt

Zukunftsfähigkeit der Software - sehr schneller Entwicklungsschub in letzten - 500 Entwickler Vollzeit beteiligt - Oracle Datenbank seit über 20 Jahren

Jahren - sehr schnelle Versionsschübe in letzten 3 - wird von Stahlgruber forciert

- HTML basiert, läuft auf allen Endgeräten Jahren - keinerlei HTML Integration

- zukunftsweisende Webtechnologie - SAP investiert sehr viel in die Entwicklung - keine Apps

- in Europa noch eher im Aufbau - hat Business-By-Design abgelöst und diese - Entwicklung der Software hängt allein von

- rüstet eher in Osteuropa und Russland auf Entwickler arbeiten jetzt für Business-One 20 Personen ab, Chef im fortgeschritten

- Cloud fähig im Rechenzentrum von SAP Alter

Kompetenzen des ERP- - Kompetenzen liegen hauptsächlich in der - Kompetenz des größten ERP-Herstellers

Herstellers Fertigungssteuerung weltweit

- sehr gut für KFZ-Zulieferer und Industrie- - Entwickler können auf Know-How von SAP

Unternehmen ERP (R3) zugreifen

- weltweite Unternehmergemeinschaft

- SAP B1 läuft in über 60 Ländern mit deren

rechtlichen und buchhalterischen Sonderfällen

Übersicht ERP-Systeme Fa. Rücker

Manuel Rüger 07.03.2014

Seite 5 von 5

Kriterien Asseco AP-Plus Bewertung SAP Business One Bewertung2 SHCware Bewertung3

Anzahl Updates und Update - Monatl. Releases - 1 neue Version pro Jahr mit vielen neuen - viele neue Patches und Bugfixes

Qualität 70 % Neuerungen und 30 % Bugfixes Änderungen - sehr schnelle Reaktion auf Fehler

- Komplette Versionen ca. 3 x jährlich - alle 2-3 Jahre komplett neue Vollversion - Quartalsreleases mit Änderungen

- monatl. Patches - nicht viele neue Funktionen

- längere Reaktionszeit auf Bugs - sehr selten neue Vollversion

Größe des Partners - Betreuung direkt durch Asseco - Betreuung durch SAP Partner - ca. 20 Mitarbeiter

- 1 Projektmanager wird gestellt - 20 Mitarbeiter beim Partner - Betreuung direkt durch Hersteller

- ca. 100 Entwickler - WUD hat lange Erfahrung mit Sage und ist - Bei Fragen kann direkt zu Entwicklern durch-

SAP Gold Partner gestellt werden

Anzahl verfügbarer Partner - keine Partnerstruktur vorhanden - mehrere Partner in Baden-Württemberg - kein Wechsel möglich, da Betreuung direkt

beim Wechsel - nur Asseco in Karlsruhe für BW verfügbar - Partner in der Nähe verfügbar durch Entwicklerfirma

- kein Wechsel möglich, nur Projektmanager - Wechsel gut möglich - Projektmanager kann nicht gewechselt

kann gewechselt werden - neuer Projektmanager kann vom Partner werden

selbst auch gestellt werden - abhängig von SHC und deren Entwicklung

Zukunftsfähigkeit des Partners - Asseco direkt Hersteller - sehr gute Zukunftsfähigkeit von WUD - Unternehmensgründer geht demnächst in

- gute Zukunftsfähigkeit - gutes Wachstum in letzten Jahren Rente

- jedes Jahr 3-5 neue Mas - mehrere ältere Mitarbeiter, auch Chef von

- alle Mitarbeiter sehr gut zertifiziert und Fibu

qualifiziert - wenig technologische Neuentwicklungen

in letzten Jahren

Bisheriges Engagement im - weniger Engagement - sehr gute Vorbereitung mit Lastenheft - nicht allzu sehr in Lastenheft eingearbeitet

Projekt - wurde nicht allzu sehr auf Vorlagen zu - sehr gut in KFZ-Teile Themen eingearbeitet - beschränkt auf Standardprozesse

der Präsentation eingegangen - Prozesse und Besonderheiten im Voraus - keine einzige Nachfrage telefonisch vor

- nicht gut auf Lastenheft vorbereitet nachgefragt und vorbereitet der Präsentation eingegangen

- Sonderthemen des KFZ-Teile Bereiches

nicht vorbereitet

Erfahrung im KFZ-Teile Bereich - keine Projekte bei einem KFZ-Teile - keine Erfahrung bei einem KFZ-Teile - sehr viel Erfahrung im KFZ-Teile Bereich, da

Händler Händler spezialisiert genau auf diese Branche

Support nach Einführung - Support über Asseco Germany in Karlsruhe - Support über SAP Partner und über selbes - Support direkt durch Entwickler und Projekt-

- Pflegevertrag enthält Support Personal, das Kunden sehr gut kennt manager

- Projektmanager für Support nicht mehr - Projektmanager auch noch erreichbar - Support in Pflegevertrag enthalten

erreichbar - immenses Wissen im KFZ-Teile Bereich

- Support über Hotline anhand von

Dokumentation

Abbildungsverzeichnis

1.1. Inhaltsverzeichnis aller Kapitel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

2.1. Inhaltsverzeichnis Grundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2.2. Poduktpalette der Firma Rücker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.3. Niederlassung des Unternehmens Rücker in Schwäbisch Hall . . . . . . . 13

2.4. Verkaufsniederlassungen der Fa. Rücker . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2.5. Unternehmen als System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2.6. Funktionen und Aufgaben von ERP-Systemen . . . . . . . . . . . . . . . 19

2.7. Systemarchitektur eines ERP-Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

2.8. Einführung eines ERP-Systems nach dem modifizierten V-Modell . . . . . 24

3.1. Inhaltsverzeichnis Prozessanalyse und -optimierung . . . . . . . . . . . . 32

3.2. Anmeldung an OpusWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

3.3. Auftrag erstellen mit OpusWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

3.4. Übersicht über die Netzwerkinfrastruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

3.5. Prozesskette der Wertschöpfung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

3.6. IST Prozesse Einkauf Rücker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

3.7. Sofortbestellung nach Auftragseingang pro Niederlassung . . . . . . . . . 44

3.8. Lieferant und Lager prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

3.9. Subprozess: Bestellannahme-Prozess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

3.10.Einkaufs-und Beschaffungsprozess Soll-Zustand . . . . . . . . . . . . . . 54

3.11.Bestellschranken................................ 55

3.12.Einkaufs- und Beschaffungsprozess Soll-Zustand . . . . . . . . . . . . . . 56

147

Abbildungsverzeichnis

3.13.Subprozess: Lieferant Auswählen und Prüfen im Soll-Zustand . . . . . . . 57

3.14.Subprozess: Bestellmenge disponieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

3.15.

Subprozess: Bestellung entgegennehmen (Verkaufsprozess) im Soll-

Zustand..................................... 59

3.16.WebElekat Online-Teilekatalog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

3.17.

Screenshot des Warenkorbes im WebElekat zur Anzeige der Verfügbarkeit

mitAmpel.................................... 64

3.18.Auswahl des Fahrzeugservices im WebElekat . . . . . . . . . . . . . . . . 64

3.19.Geplante IT-Infrastruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

3.20.Beispielhaftes Dashboard in einem ERP-System . . . . . . . . . . . . . . 67

4.1. Inhaltsverzeichnis Konzeption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

4.2. Prozessübersicht der Firma Rücker mit optimierten Prozessen . . . . . . 71

4.3. Screenshot von Assecco APplus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

4.4. SAP Business One mit Auftragserfassungsmaske im Vordergrund . . . . 83

4.5. Möglichkeiten des Zugriffs auf die SAP HANA Datenbank . . . . . . . . . 86

4.6.ArchitekturSAPHANA............................. 87

5.1. Inhaltsverzeichnis Umsetzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

5.2. Ablauf von Anfragen über den Webservice von Stahlgruber (Partego2) . 93

5.3. Softwarebausteine zur Konfiguration von SAP Business One . . . . . . . 94

5.4. Offener Bestellauftrag in SAP Business One . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

5.5. Materialbedarfsplanungs-Assistent in SAP Business One . . . . . . . . . 96

5.6.

TAPI Software ESTOS für den Telefonverkauf mit SAP Business One

Integration.................................... 98

5.7. Geschäfspartner Stammdaten in SAP Business One . . . . . . . . . . . . 99

5.8. WebElekat Online Teilekatalog, Warenkorbansicht . . . . . . . . . . . . . 100

5.9. Schnittstellen zwischen CoSy, WebElekat und SAP Business One . . . . 100

6.1. Inhaltsverzeichnis Bewertung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

6.2. Screenshot aus SAP Business One, Verknüpfungsplan . . . . . . . . . . 111

7.1. Inhaltsverzeichnis Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

148

Tabellenverzeichnis

2.1. Vorteile durch ein ERP-System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

4.1.

Bewertungsmatrix des ERP-Auswahlprozesses mit den funktionalen An-

forderungen................................... 79

4.2.

Bewertungsmatrix des ERP-Auswahlprozesses mit den nicht funktionalen

Anforderungen ................................. 79

4.2.

Bewertungsmatrix des ERP-Auswahlprozesses mit den nicht funktionalen

Anforderungen ................................. 80

A.1.

Beschreibung der XML Webservice Schnittstelle des Lieferanten Stahlgruber

126

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157

Name: Manuel Rüger Matrikelnummer: 672681

Erklärung

Ich erkläre, dass ich die Arbeit selbstständig verfasst und keine anderen als die angege-

benen Quellen und Hilfsmittel verwendet habe.

Ulm,den .............................................................................

Manuel Rüger